Kodak 2008. Kodak is a trademark.
Orientaes para GestoDocumental num Cenrio Digital
Odair RodriguesNovembro - 2009
Kodak 2008. Kodak is a trademark.
Vivemos num mundobaseado no papel
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Um mundo com muito papel...
4 Trilhes de Documentos em papel
Crescendo numa taxa de 22% por ano
Fonte : PricewaterhouseCoopers
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Os Problemas nos Arquivos...
Mais Papel
Todos os dias parte da nossa vida e trabalhoO fluxo do papel afeta o fluxo da informao O fluxo da informao afeta nossos negcios
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App#7891
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Gerenciamento de documento em Papel Espao e Volume Organizao Distribuio da informao Controle de acesso (segurana)
Pense e Imagine:
Quantos cheques so assinados por dia? Quantos documentos uma agncia de um banco recebe todos os dias? Quantos contratos de compra e venda so fechados por dia? Quantas notas fiscais so emitidas por dia? Quantos exames, pronturios, receitas so feitas por dia? Quantas pessoas so contratadas e demitidas todos os dias? Quantos processos jurdicos so criados por dia?
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Algumas Perspectivas
Empresas gastam $20 de mo de obra para arquivar um documento,
$120 para encontrar um documento mal arquivado $220 para reproduzir um documento perdido. 7.5 % de todos os documentos so perdidos Empregados gastam 5-15 % do seu tempo lendo a
informao, mas at 50% procurando (localizando).
Fonte: PricewaterhouseCoopers
Papeis !!!!!!
Estudos da AIIM No ter acesso a documento causa :
1. Inconsistencia na comunicao entre areas2. Duplicao nos esforos de reinveno da
informao3. Tomada de deciso errada , aumento de custos4. No atendimento a melhores praticas de governana
corporativa e regulaes5. Perda de clientes / queda satisfao6. Perda de competitividade no mercado
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Riscos
US$ 25 B gastos anualmente Armazenamento Arquivo Recuperao da Informao
Recuperao de Desastres
50% das empresas no tem plano de Recuperao de desastres
- Computerworld
80% dos negcios sem um planoDe recuperao de desastres , fracassam dentro de 6 meses aps o desastre
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Necessidades das empresas
1. Reduo de custo operacional
2. Agilidade nos processos Manipular o papel na velocidade eletrnica
Adequar o tempo de resposta no relacionamento com seu cliente
3. Controle na gesto da informao Acesso controlado e compartilhado
Tomada de deciso mais rpida
Encontrar os melhores meio de armazenagem da informao
Transforme este ambiente !!!
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Neste Ambiente !!!!
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Mercado e Clientes Digitalizao e Microfilmagem de documentos Clientes: Qualquer empresa ou departamento que manipula e gerencia documentos em papel.
Tipos de documentos: Cheques e documentos de caixa (Bancos)Cheques e documentos de caixa (Bancos) Contrato de venda, garantia e seguro (lojas de varejo e seguradoContrato de venda, garantia e seguro (lojas de varejo e seguradoras)ras) Nota fiscalNota fiscal Processos jurProcessos jurdicos dicos Pedido de comprasPedido de compras Comprovante de entrega de mercadoria (Empresas de Correios)Comprovante de entrega de mercadoria (Empresas de Correios) Comprovante de pagamentoComprovante de pagamento Documentos histDocumentos histricos (bibliotecas)ricos (bibliotecas) Documentos de Pessoais (RH) e escolares (Faculdades e escolas)Documentos de Pessoais (RH) e escolares (Faculdades e escolas) ProntuPronturios mrios mdicos e solicitadicos e solicitao de internao de internao e cirurgia (Hospital e o e cirurgia (Hospital e
clinicas)clinicas)
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Principais segmentos
Bancos e financiadoras Advogado Logstica e transportadora Hospital, clinicas e laboratrios Empresa privada em geral (comercio, industria ou servio) Bureau de servio de digitalizao Escolas e universidades Contabilidade e Auditoria Farmcias e drogarias Lojas de varejo (para uso interno em lojas) Governo (Tribunais, secretarias, etc..) Cartrios
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Portflio de Produto
Microfilmagem
Scanner Departamental
Scanner Produo
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Portflio de Produto
Fluxo do Documento reas envolvidas
Recepo rea FinalAquivo
reas CorrentesDocumento
Identificar qual melhor rea para colocar o Scanner? Verificar intra-estrutura necessrio (rede, link, espao na mesa) Software de Captura e GED Tipo de documento (carto PVC)
Perfil do Cliente
Antes de enviar uma proposta, devemos entender a situao e necessidade de cada cliente:
Insfra-estrutura: Desejada e/ou necessaria Possui rede, banco de dados, GED Aplicao simples
Investimento Comear num departamento para depois expandir
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Scanner Profissional vs Multifuncional
Velocidade de captura Modelos de 20 ppm at 200 ppm Digitaliza frente e verso ao mesmo tempo
Processamento de imagem Correo inclinao Detecta o tamanho exato de cada documento Auto- Brilho e rotao automtico do documento
Facilidade de uso Vrias opes de Software de captura Orientado a lotes, documentos ou pginas
Smart Touch
Fluxo do Documento reas envolvidas
Recepo rea Final Aquivoreas CorrentesDocumento
i1200/i1300
i1200/i1300i1120
Scanner de Rede
Scanner de Rede
I100/i1400
I600/i700
Scanner Recomendado
Principais perguntas para identificar uma oportunidade
Qual o tipo e volume de documentos (papel) gerado peladepartamento/empresa?
Quantidade de consulta? Por quanto tempo necessrio guardar os documentos? Enquanto tempo necessrio ter a informao disponivel? Qual o tamanho do seu arquivo fsico de documentos? Quanto tempo voc leva para localizar um documento? Qual a razo/motivo da consulta ao documento? conferencia de dados ou
processo jurdico?
J houve caso onde o documento no foi localizado? O que aconteceu?
PreparaoPreparao
Preparao e separao
dos documentos
Preparao e separao
dos documentos
DigitalizaoDigitalizao
Captao da imagem dos documentos
Captao da imagem dos documentos
Controlede
Qualidade
Controlede
Qualidade
Verificao da qualidade das
imagens digitalizadas
Verificao da qualidade das
imagens digitalizadas
IndexaoIndexao
Atribuir dados nos campos de
ndices para futuras
pesquisas
Atribuir dados nos campos de
ndices para futuras
pesquisas
SadaSada
Envio da informao
para um software de
GED ou outros aplicativos
Envio da informao
para um software de
GED ou outros aplicativos
EtapasEtapas
KODAK
PesquisaPesquisa
Consulta, distribuio e
gerenciamento dos
documentos
Consulta, distribuio e
gerenciamento dos
documentos
Venda de Scanner Etapas da Digitalizao
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Principais Scanners KodakScanner i1120 20 folhas por minuto
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Principais Scanners KodakScanner de foto S1220 30 fotos por minuto
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Scanner de Rede SS500 Digitaliza 30 folhas por minuto Envia imagens para: Impressora da rede FTP FAX Diretrio da rede Pen Drive Email
Principais Scanners Kodak
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Scanner i1860 200 folhas por minutoPrincipais Scanners Kodak
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Obsolescencia DigitalObsolescencia Digital
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O documento digital tambm vulneravel:
Depende de: Hardware (computador) Meio de armazenamento Software (Sistema Operacional, Programa e formato de imagem)
Mdia se deterioram ou evaporao de Bit Devido a efeitos fsicos, qumicos, magnticos, etc. Qualidade do meio de armazenamento Forma de gravao
Em alguns paises NO aceito como meio legal de reproduo (por exemplo: Brasil)
Obsolescncia DigitalObsolescncia Digital
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Paradigma: Tecnologia antiga??
Tecnologia analogica
Durabilidade: 500 anos (filme prata)
Melhor meio arquivstico
Tons de cinza e preto-e-branco
Microfilmagem com indexao por documento
Lei do Microfilme (Brasil)
MicrofilmeMicrofilme
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Equipamentos de Microfilmagem
Microfilmadora Eletrnica i9600 Grava imagens TIF em microfime 16mm At 33 mil imagens de documentos em um rolo
Scanner de Microfilme ScanPro Leitura digital do microfilme Usado para consulta no microfilme
Onde existir papel Existe Oportunidade!!!
Ser que as empresas com quem vocs relacionamno possui papel para gerenciar ???
Ordens de servio Documentos administrativos Contratos e documentos jurdicos Documentos de RH Nota Fiscal e comprovantes de entrega
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Obrigado!!
Contato:Benedito Odair Rodriguese-mail: [email protected]: 011 9940 6781/ 011 2132 6067
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