OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA DAN …...OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA DAN PRASARANA SMK/MAK Kelas...

OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA DAN PRASARANA

(C3) KELAS XII

Penulis :

Dra. Sri Rahayu, MMYuni Hidayati, S.Pd., M.Pd

PT. KUANTUM BUKU SEJAHTERA

OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA DAN PRASARANASMK/MAK Kelas XII

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2002 Tentang Hak Cipta Pasal 72 Ketentuan Pidana Sanksi Pelanggaran.1. Barang siapa dengan sengaja dan tanpa hak melakukan

perbuatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) atau Pasal 49 ayat (1) dan ayat (2) dipidana dengan pidana masing-masing paling singkat 1 (satu) bulan dan/atau denda paling sedikit Rp1.000.000,00 (satu juta rupiah), atau pidana penjara paling lama 7 (tujuh) tahun dan/atau denda paling banyak Rp5.000.000.000,00 (lima miliar rupiah).

2. Barang siapa dengan sengaja menyiarkan; memamerkan, mengedarkan, atau menjual kepada umum suatu ciptaan atau barang hasil pelanggaran Hak Cipta atau Hak Terkait sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 (lima) tahun dan/atau denda paling banyak Rp500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah).

© Hak cipta dilindungi oleh undang-undang. Dilarang menyebarluaskan dalam bentuk apapun

tanpa izin tertulis

Tata letak buku ini menggunakan program Adobe InDesign CS3, Adobe IIustrator CS3, dan Adobe Photoshop CS3. Font isi menggunakan Myriad Pro (10 pt)B5 (17,6 × 25) cmvi + 167 halaman

Penulis : Dra. Sri Rahayu, M.M Yuni Hidayati, S.Pd, M.Pd.Editor : Tim Quantum BookPerancang sampul : Tim Quantum BookPerancang letak isi : Tim Quantum BookPenata letak : Tim Quantum BookIlustrator : Tim Quantum BookTahun terbit : 2019ISBN : (terlampir di cover)Penerbit : PT. Kuantum Buku SejahteraAlamat : Jalan Pondok Blimbing Indah Selatan X N6 No 5 Malang - Jawa Timur

iii

Kata Pengantar

Kata Pengantar

Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberikan anugerah-Nya, sehingga penulis mampu menyelesaikan penulisan buku pembelajaran untuk SMK/MAK Ini.

Buku ini ditulis sebagai salah satu sumber belajar siswa SMK/MAK kelas XII untuk mempelajari dan memperdalam materi Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana. Selain itu, buku ini ditulis secara umum dalam rangka ikut serta mencerdaskan bangsa Indonesia di era perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini.

Setiap bab dalam buku ini dilengkapi dengan Kompetensi Inti, Kompetensi Dasar, Kata Kunci, Tujuan Pembelajaran, Peta Konsep, Aktivitas Siswa, Tugas Siswa, Info, Rangkuman, Uji Kompetensi, dan Tugas Proyek. Pembahasan materi disajikan dengan bahasa yang lugas dan mudah kita pahami, dari pembahasan secara umum ke pembahasan secara khusus.

Dengan demikian, buku ini diharapkan dapat menjadi teman sekaligus menjadi bacaan yang menyenangkan bagi Anda untuk mempelajari lebih dalam tentang Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana dan menerapkannya dalam kehidupan sehari-hari untuk diri sendiri dan lingkungan.

Akhirnya, semoga buku pelajaran Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana SMK/MAK Kelas XII ini bermanfaat bagi siswa dan seluruh pembaca dalam memperoleh pengetahuan.

Selamat belajar, semoga sukses.

Penulis

iv

Daftar Isi

Bab 1 Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana ............................................ 1 A. Analisis Perencanaan Kebutuhan ................................................................................ 3 B. Jenis-jenis Analisis Kebutuhan ...................................................................................... 6 C. Pengusulan Sarana dan Prasarana .............................................................................. 7 D. Bentuk-Bentuk Formulir Rencana Kebutuhan ........................................................ 9 E. Komputerisasi Dokumen Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana .. 10 Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 12

Bab 2 Pengadaan Sarana dan Prasarana ................................................................... 17 A. Pengertian Pengadaan ..................................................................................................... 19 B. Tujuan Pengadaan Sarana dan Prasarana ................................................................. 20 C. Asas-asas/Prinsip-prinsip Pengadaan ......................................................................... 20 D. Metode Pengadaan Barang ............................................................................................ 21 E. Sistem Pengadaan ............................................................................................................. 22 F. Kerja Sama dengan Pemasok ......................................................................................... 24 G. Analisis Pemasok ................................................................................................................ 26 H. Persepsi Pemasok ............................................................................................................... 28 I. Ketentuan Pengadaan .................................................................................................... 29 J. Etika Pengadaan ................................................................................................................ 32 K. Komputerisasi Dokumen Pengadaan Sarana Prasarana dengan ................... 33 Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 36

Bab 3 Penerimaan, Penyimpanan, dan Penyaluran Sarana Dan Prasarana ............ 41 A. Pengertian Penerimaan, Penyimpanan, dan Penyaluran .................................... 43 B. Asas-asas Penyaluran Sarana dan Prasarana Kantor .............................................. 47 C. Jenis-jenis Moda Transportasi ........................................................................................ 48 D. Proses Penyaluran Sarana .............................................................................................. 52 E. Komputerisasi Pembuatan Dokumen Distribusi..................................................... 54 Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 66

Bab 4 Inventarisasi Sarana dan Prasarana ................................................................. 71 A. Pengertian Inventarisasi ................................................................................................. 73 B. Tujuan, Manfaat, dan Dasar Hukum ............................................................................ 73 C. Langkah-langkah Inventarisasi .................................................................................... 77 D. Komputerisasi Pembuatan Dokumen Inventarisasi .............................................. 79 Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 88

Bab 5 Pemanfaatan Sarana dan Prasarana ............................................................... 93 A. Pengertian Pemanfaatan Sarana dan Prasarana ..................................................... 95 B. Tujuan Pemanfaatan Sarana dan Prasarana ............................................................. 97 C. Prosedur Pemanfaatan Sarana dan Prasarana ......................................................... 98 D. Pembuatan Dokumen Kegiatan Pemanfaatan Sarana dan Prasarana ............ 101 Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 104

vDaftar Gambar

Bab 6 Pengamanan Dan Pemeliharaan Sarana Dan Prasarana ............................... 111 A. Pengertian Pengamanan dan Pemeliharaan Sarana dan Prasarana ................ 113 B. Perencanaan Pengamanan dan Pemeliharaan ........................................................ 114 C. Kegiatan Inspeksi ............................................................................................................... 114 D. Macam-macam Perawatan dan Pemeliharaan Sarana dan Prasarana ........... 115 E. Tujuan dan Manfaat Pemeliharaan Sarana dan Prasarana .................................. 119 Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 121

Bab 7 Penghapusan Sarana Dan Prasarana ............................................................... 127 A. Pengertian Penghapusan ................................................................................................ 129 B. Peranan dan Syarat-syarat Penghapusan .................................................................. 129 C. Tata cara penghapusan ................................................................................................... 130 D. Prosedur Penghapusan Barang Inventaris ............................................................... 132 E. Dokumen Penghapusan ................................................................................................. 133 Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 136

Bab 8 Penyimpanan Dokumen Sarana Dan Prasarana ............................................. 141 A. Pengertian Sistem Penyimpanan Dokumen Administrasi Berdasarkan Sistem Kearsipan ................................................................................................................ 143 B. Pengumpulan Portofolio Dokumen Sarana dan Prasarana ................................ 144 C. Klasifikasi Dokumen Sarana dan Prasarana dan Kode Barang Inventaris ...... 146 D. Penyimpanan Portofolio Dokumen Sarana dan Prasarana Berdasarkan Sistem Penyimpanan Arsip ............................................................................................ 149 Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 150

Bab 9 Evaluasi Pengelolaan Administrasi Sarana Dan Prasarana ........................... 155 A. Pengertian Evaluasi Pengelolaan Administrasi Sarana dan Prasarana ........... 157 B. Pengertian Evaluasi Pengelolaan Administrasi Sarana dan Prasarana ........... 157 C. Penyusunan Portofolio Pengelolaan Administrasi Sarana dan Prasarana ..... 158 D. Perencanaan Isi dan Susunan Laporan Pengelolaan Administrasi Sarana dan Prasarana ............................................................................................................................... 159 E. Teknik Penyusunan Laporan Pengelolaan Administrasi Sarana dan Prasarana ............................................................................................................................... 160 Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 162

Profil Penulis ..................................................................................................................... 167

Perencanaan Kebutuhan Sarana Dan Prasarana 1

Perencanaan KebutuhanSarana dan Prasarana

3.10 Menganalisis Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana Kantor4.10 Membuat Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana

Kompetensi Dasar

1BAB

Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana Kelas XII untuk SMK/MAK2

Jenis-Jenis Analisis Kebutuhan

Peta Konsep

Setelah mempelajari bab ini, siswa diharapkan mampu:1. Siswa mampu menjelaskan analisis perencanaan kebutuhan.2. Siswa mampu menjelaskan jenis-jenis analisis kebutuhan.3. Siswa mampu menganalisis pengusulan sarana dan prasarana.4. Siswa mampu membuat bentuk-bentuk formulir rencana kebutuhan.5. Siswa mampu membuat dokumen perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana dengan

menggunakan aplikasi komputer.

Tujuan Pembelajaran

Analisis Perencanaan Kebutuhan

Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana

Pengusulan Sarana dan Prasarana

Bentuk-Bentuk Formulir Rencana Kebutuhan

Pembuatan Dokumen Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana dengan Menggunakan Aplikasi

Komputer


A. Analisis Perencanaan Kebutuhan

Materi Pembelajaran

Analisis kebutuhan sarana dan prasarana adalah mengamati dan mempelajari tentang apa saja yang menjadi kebutuhan sarana organisasi sekarang dan di masa mendatang. Oleh karena itu, analisis kebutuhan sarana dan prasarana perlu dilaksanakan agar dapat menilai dan memberikan sarana dan prasarana yang dibutuhkan oleh organisasi tersebut sehingga dapat menunjang kegiatan kantor. Sarana dan prasarana merupakan kebutuhan yang penting dalam sebuah perusahaan, apabila sarana dan prasarana tidak terpenuhi maka kegiatan organisasi tidak dapat berjalan dengan baik.

1. Pengertian Perencanaan Kebutuhan Pengertian Analisis jika dilihat dari Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), adalah proses

pengurai dan penelaahan suatu pokok yang saling berhubungan agar bisa mendapatkan pemahaman yang tepat dan pengertian secara keseluruhan. Berdasarkan pendapat dari para ahli, menyatakan bahwa pengertian analisis adalah sebuah aktivitas, proses, dan kegiatan yang saling berhubungan untuk memecahkan suatu komponen atau permasalahan agar lebih detail kemudian digabungkan kembali supaya bisa ditarik kesimpulan yang tepat.

Perencanaan adalah suatu proses untuk menentukan sesuatu yang ingin dicapai di masa yang akan datang serta menetapkan langkah-langkah yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Proses perencanaan dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:1. Menguji berbagai macam cara untuk pencapaian 2. Mengkaji ketidakpastian yang ada3. Mengukur kemampuan yang ada 4. Memilih langkah-langkah untuk mencapainya

Kebutuhan adalah segala sesuatu yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan pegawai di kantor dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sehingga dapat memberikan kepuasan baik jasmani maupun rohani untuk meningkatkan produktivitas.

Perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana dalam suatu kantor merupakan proses menganalisis dan menentukan sarana dan prasarana yang dibutuhkan oleh masing-masing bagian. Dalam menganalisis berapa banyak sarana dan prasarana yang diperlukan untuk melakukan kegiatan administrasi perkantoran, dapat disesuaikan dengan bidang pekerjaannya. Oleh sebab itu, sarana dan prasarana yang dibutuhkan untuk melakukan kegiatan administrasi perkantoran perlu mendapat perhatian yang serius, dalam rangka untuk menghemat biaya, waktu, dan tenaga sehingga tujuan organisasi akan tercapai.

2. Macam-macam Kegiatan Administrasi Perkantoran Setiap organisasi mempunyai ciri tersendiri dalam menjalankan kegiatannya serta

tidak akan sama antara satu perusahaan dengan yang lain dalam kegiatan administrasi perkantoran. Semakin besar perusahaan/organisasi yang berkembang dengan pesat tentu dalam menjalankan kegiatan administrasi perkantoran akan semakin kompleks.

Macam-macam kegiatan administrasi perkantoran sebagai berikut:


1. Perencanaan perkantoran (office planning) Perencanaan perkantoran merupakan salah satu aktivitas dalam suatu

organisasi atau perusahaan tentang sesuatu yang dilakukan pada masa akan datang mengenai perkantoran. Perencanaan perkantoran meliputi:1. Standarisasi pekerjaan ketatausahaan2. Anggaran pekerjaan kantor3. Sistem informasi dan komunikasi kantor 4. Perencanaan gedung 5. Perencanaan tata ruang kantor 6. Perencanaan perabot/peralatan kantor

Gambar 1.1 Perencanaan Perkantoran

2. Pengorganisasian perkantoran (office organizing) Pengorganisasian perkantoran adalah pengaturan keseluruhan proses

pengelompokan dan penempatan orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggung jawab, dan wewenang yang dapat digerakkan sebagai satu kesatuan dalam organisasi untuk mencapai tujuan. Pengorganisasian berguna untuk mengupayakan pemberdayaan sumber daya manusia agar dapar bekerja sama dalam sebuah sistem untuk mencapai suatu tujuan organisasi yang telah ditentukan. Pengorganisasian perkantoran meliputi:1. Menyediakan perbekalan/peralatan kantor untuk pegawai dengan

menyesuaikan jenis pekerjaannya sehingga memudahkan untuk melakukan pekerjaan.

2. Adanya pembagian tugas dan pekerjaan sesuai dengan kemampuan yang dimiliki pegawai.

3. Terjalin hubungan kerja yang baik antara atasan dengan bawahan. 4. Hubungan atasan dengan bawahan berdasarkan tugas pokok dan fungsi

kedinasan.3. Pengarahan perkantoran (office actuating) Pengarahan perkantoran adalah kegiatan yang dilaksanakan untuk

meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses kerja secara maksimal, agar hasil sesuai dengan target dan sasaran yang telah dirumuskan, serta menciptakan lingkungan kerja yang dinamis dan sehat. Pengarahan perkantoran meliputi: 1. Penggunakan sistem yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap

bawahan.


2. Penggunakan sistem yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan.

3. Memberikan bantuan atau solusi kepada bawahan yang mengalami kesulitan dalam bekerja.

4. Menyatukan visi misi karyawan dan organisasi.5. Perancangan sistem komunikasi yang efektif dengan karyawan.6. Menggunakan pemikiran yang adil dalam memberikan gaji karyawan.

4. Pengawasan perkantoran (office controlling) Menurut Admosudirjo, pengawasan adalah keseluruhan dari pada kegiatan

yang membandingkan atau mengukur apa yang sedang atau sudah dilaksanakan dengan kriteria, norma, standar, atau rencana yang telah ditetapkan sebelumnya. Pengawasan pada kantor atau organisasi sangat penting karena dengan adanya pengawasan dapat membantu kesalahan yang terjadi pada pekerjaan kantor dan dapat meminimalisir kecurangan yang terjadi dalam pelaksanaan pekerjaan kantor atau organisasi. Adapun objek yang menjadi pengawasan perkantoran yaitu:1. Manajemen waktu dan biaya 2. Kualitas dan kuantitas pekerjaan administrasi perkantoran3. Pekerjaan pelayanan kepada masyarakat4. Pemakaian perabot/peralatan kantor

Pengawasan sangat dibutuhkan karena dengan pengawasan dapat menumbuhkan suatu komunikasi yang baik antaranggota organisasi dengan pimpinan. Sebaiknya pengawasan dilakukan secara rutin sehingga dapat mengubah lingkungan organisasi menjadi lebih kondusif. Selain itu, pengawasan sebaiknya dilakukan oleh pimpinan secara langsung karena diperlukannnya ketegasan pimpinan.

Kegiatan administrasi perkantoran tidak akan berjalan dengan baik tanpa adanya dukungan sarana dan prasarana sesuai dengan perkembangan teknologi yang semakin canggih. Manfaat pemakaian sarana dan prasarana yang baik juga akan berdampak pada produktifitas perusahaan. Untuk menunjang pekerjaan administrasi perkantoran memerlukan analisis perencanaan pengadaan sarana dan prasarana kantor oleh petugas logistik atau petugas pengadaan.

Adapun tujuan analisis perencanaan kebutuhan sarana dan prasaran meliputi:1. Menyesuaikan antara pekerjaan perkantoran dengan alat yang akan dipakai.2. Pekerjaan yang berhubungan dengan surat menyurat membutuhkan peralatan

berupa seperangkat komputer, printer, yang dilengkapi dengan scan dan fotokopi.

3. Anggaran yang telah ditetapkan disesuaikan dengan biaya pengadaan perabot/peralatan.

4. Perusahaan setiap tahun menetapkan anggaran untuk pengadaan ataupun perbaikan saran dan prasarana perkantoran. Pengadaan perlu memperhatikan antara anggaran yang telah ditetapkan dengan manfaat kegunaan dari perabot/peralatan.

5. Mengikuti perkembangan teknologi. 6. Perusahaan setiap waktu perlu memperbarui peralatan yang akan digunakan

untuk menunjang pekerjaan administrasi yang disesuaikan dengan


perkembangan teknologi yang semakin canggih. Misalnya penggunaan handphone, video konferensi, dan lain-lain.

7. Mempertimbangkan penghematan tenaga, waktu, dan biaya. Fungsi analisis perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana:

1. Memenuhi kebutuhan sarana dan prasarana pada setiap bidang sesuai dengan kegiatannya.

2. Mengurangi penumpukan sarana dan prasarana pada tempat tertentu sehingga bisa menghemat tempat.

3. Menyesuaikan kebutuhan sarana dan prasarana berdasarkan permintaan dari masing-masing unit.

4. Menghemat anggaran yang ada karena pengadaan sarana dan prasarana berdasarkan pengajuan dari bawah sesuai kebutuhan karyawan.

B. Jenis-jenis Analisis Kebutuhan

Jenis-jenis analisis kebutuhan sarana dan prasarana suatu organisasi/perusahaan dibedakan menjadi dua macam yaitu:1. Analisis kebutuhan kualitatif 2. Analisis kebutuhan kuantitatif

1. Analisis Kebutuhan Kualitatif Analisis kebutuhan kualitatif adalah suatu rangkaian kegiatan mengelompokkan

informasi tentang macam-macam kegiatan yang terdapat dalam suatu organisasi/ perusahaan tertentu dan sarana yang dibutuhkan untuk melakukan kegiatan tersebut. Pengumpulan informasi yang diperlukan untuk menunjang perumusan kebutuhan sarana sebagai berikut:1. Menganalisis perabot/peralatan yang masing-masing ada di kantor. 2. Melihat kondisi perlengkapan yang masih ada. 3. Menyediakan fasilitas pendukung bila barang tiba di lokasi.

2. Analisis Kebutuhan Kuantitatif Analisis kebutuhan kuantitatif dilakukan dengan meneliti volume dan frekuensi

kegiatan yang terdapat dalam suatu unit organisasi tertentu. Kegiatan analisis ini akan mempersoalkan: 1. Apakah jumlah sarana yang ada masih efisien penggunaannya? 2. Apakah sarana yang ada sudah sesuai dengan jumlah pegawai yang ada? 3. Apakah sarana yang ada masih dapat memenuhi target capaian yang ditetapkan?

Langkah-langkah analisis kebutuhan kuantitatif adalah: 1. Untuk kebutuhan perabot perlu diketahui jumlah pegawai berdasarkan struktur

organisasi yang ada. 2. Untuk kebutuhan sarana penyimpanan warkat, perlu diketahui sedikit banyaknya

jumlah warkat yang dihasilkan untuk satuan periode waktu tertentu. 3. Untuk kebutuhan mesin-mesin (terutama mesin kantor) perlu diketahui waktu

riil penggunaan, waktu kerja untuk periode yang sama, dan waktu ekstra, (waktu ekstra adalah waktu diluar jam istirahat tetap).

4. Terhadap kebutuhan bahan habis pakai/bahan dasar, perlu diperhatikan


pengalaman dari kegiatan yang telah berjalan supaya tidak terjadi penumpukan/barang berlebih maupun kekurangan bahan baku sehingga menggangu proses penyelesaian pekerjaan dikarenakan masih menunggu datangnya pesanan.

5. Cara pengadaan/pesanan yang paling ekonomis dapat diterapkan pada permasalahan ini dengan memperhatikan syarat-syarat atau faktor-faktor sebagai berikut: a. Kebutuhan bersifat rutin (terus-menerus). b. Biaya setiap kali mengadakan pesanan. c. Biaya yang harus dikeluarkan setiap unit/satuan barang selama berada di

gudang. Kegiatan melakukan analisis mengenai kebutuhan sarana dan prasarana setiap

bidang pekerjaan yang akan dipakai adalah untuk menunjang pekerjaan perkantoran. Ada beberapa jenis sarana prasarana untuk menunjang kegiatan kantor yaitu:1. Peralatan kantor2. Perabot kantor3. Bekal kantor4. Hiasan kantor5. Mesin kantor6. Pesawat kantor 7. Alat bantu peraga8. Perabot tempelan

C. Pengusulan Sarana dan Prasarana

Pengusulan alat/sarana prasarana yang dibutuhkan oleh masing-masing bagian. Administrasi perkantoran meliputi kegiatan kantor dan sarana yang digunakan untuk melakukan pekerjaan ketatausahaan. Adapun sarana untuk melakukan pekerjaan perkantoran meliputi:a. Ditinjau dari segi keamanan Kantor tempat untuk menyimpan dokumen perusahaan. Dalam penempatan kantor

perlu memperhatikan keamanan, yaitu jauh dari kriminalitas atau kejahatan sehingga dokumen penting perusahaan dapat disimpan dengan baik tidak akan kawatir akan kehilangan warkat yang sangat penting. Selain itu juga, harus memperhatikan rasa nyaman agar pegawai bekerja lebih baik dan produktifitas tinggi.

b. Ditinjau dari faktor lingkungan Kantor yang terletak di tempat strategis akan menguntungkan bagi perusahaan

karena mudah dijangkau oleh masyarakat. Kantor mempunyai fungsi untuk melindungi aset atau harta perusahaan, sehingga kantor dapat digunakan untuk menyimpan data dan kekayaan perusahaan dengan aman.

a. Bagian Perlengkapan atau Bagian Logistik Peralatan/perabot kantor merupakan sarana pendukung yang berupa barang atau

mesin yang digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan sesuai target yang telah ditentukan. Agar dapat merencanakan kantor yang baik perlu memahami sarana dan prasarana yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan kantor.


Bagian perlengkapan atau bagian logistik mempunyai tugas yang berat antara lain:1. Melayani permintaan pengadaan perlengkapan2. Menerima barang yang datang3. Mengecek dan memeriksa perlengkapan/perabot yang baru datang4. Menyimpan perlengkapan/perabot kantor5. Memelihara perlengkapan/perabot kantor dari kerusakan6. Menerima pengaduan perlengkapan yang rusak 7. Melayani perbaikan perabot kantor yang rusak8. Kerja sama dengan perusahaan layanan jasa

Bagian perlengkapan atau bagian logistik harus melayani semua bagian yang ada di perusahaan. Bagi kantor yang sudah besar tentu tugas ini sangatlah kompleks karena banyaknya bagian-bagian yang harus mendapatkan pelayanan. Pengajuan permintaan barang kantor harus menunggu dan tidak dapat segera diproses, tentu saja menunggu giliran pengajuan. Oleh sebab itu, pengadaan barang atau perlengkapan harus sudah diusulkan sebelum barang habis sama sekali.

b. Pengusulan Sarana dan Prasarana Tata cara pengusulan sarana dan prasarana kantor harus sesuai dengan prosedur

yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Masing-masing kantor/perusahaan tentu mempunyai aturan yang tidak sama antara kantor satu dengan kantor yang lain. Hal ini tergantung besar kecil usaha yang dilakukan oleh kantor/perusahaan. Semakin maju perusahaan maka prosedur pengusulan sarana dan prasarana akan semakin lama prosesnya.

Pengusulan peralatan dilakukan sebelum peralatan habis. Utamanya pada bekal kantor, yaitu barang yang habis pakai dalam menunjang pekerjaan kantor. Bekal kantor itu terdiri dari alat tulis kantor yang penggunaannya secara langsung untuk menulis, mengetik, menghapus, dan menstempel. Bekal kantor yang lain adalah ATK yang pengunaannya tidak langsung tetapi hanya sebagai pelengkap dari alat tulis kantor.

Hal yang harus diperhatikan dalam pengusulan sarana dan prasarana:1. Mengisi formulir perlengkapan sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam satu

tahun atau satu semester maupun triwulan.2. Menentukan kualitas serta kuantitas sarana dan prasarana.3. Menentukan jenis dan spesifikasi sarana dan prasarana.4. Menentukan skala prioritas menurut urgensi kebutuhan.5. Menyesuaikan biaya yang telah ditetapkan dalam rancangan anggaran belanja

tahunan.6. Menganalisis manfaat dari sarana dan prasarana yang diusulkan oleh masing-

masing bagian. Sarana dan prasarana di kantor banyak jenis dan ragamnya maka pengadaan harus

direncanakan terlebih dahulu dengan membuat daftar usulan permintaan barang pada awal tahun buku, semua bagian diberi formulir untuk mengajuan pengusulan sarana dan prasarana yang dibutuhkan oleh masing-masing bagian.

Tujuan pengusulan sarana dan prasarana sebagai berikut:1. Mengetahui jenis, kualitas, dan kuantitas perlengkapan yang diusulkan oleh bagian. 2. Dapat memprediksi anggaran yang akan digunakan untuk pengadaan. 3. Menghemat tenaga, waktu, dan biaya. Pengadaan sarana dan prasarana dalam satu


tahun sekali dapat menghemat biaya karena harga lebih murah. Hal ini disebabkan pembelian dalam jumlah yang besar akan mendapatkan potongan harga.

4. Pengadaan saran dan prasarana mengikuti kecanggihan teknologi.

D. Bentuk-Bentuk Formulir Rencana Kebutuhan

Prosedur pengajuan sarana dan prasarana kantor dilakukan oleh masing-masing bagian dalam suatu perusahaan setiap awal tahun anggaran yang diajukan kepada bagian perlengkapan atau bagian logistik. Agar pengajuan sarana dan prasarana berjalan dengan efektif dan efisien maka bagian perlengkapan atau bagian logistik akan membuatkan formulir pengusulan permintaan perlengkapan kantor. Contoh formulir rencana kebutuhan perlengkapan kantor

Formulir Rencana Penyusunan Kebutuhan Sarana dan PrasaranaKantor Bagian …………………

Tahun Anggaran ……………

NoJenis Sarana

dan PrasaranaSatuan Jumlah Spesifikasi Biaya No. Reg. Ket

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

Disetujui OlehKepala Logistik

(10)

(11)

............................................ (9) Yang Mengajukan

Kepala Bagian(12)

(13)

Cara mengisi kolom nomor:1. Diisi nomor urut 2. Diisi jenis peralatan yang mau diusulkan untuk pengadaan3. Diisi satuan (rim, buah, dan lain-lain)4. Diisi jumlah sarana dan prasarana yang dibutuhkan 5. Diisi merek, ukuran, warna, dan lain-lain6. Diisi perkiraan harga dan biaya pengangkutan7. Diisi no. induk bila barang itu merupakan pengganti barang yang sudah rusak


8. Keterangan tentang ciri-ciri sarana dan prasarana 9. Tanggal penyerahan formulir10. Tanda tangan kepala logistik11. Nama kepala logistik12. Tanda tangan kepala bagian13. Nama kepala bagian

Format Kebutuhan Sarana Dan PrasaranaPT Sejahtera Tbk

Tahun Anggaran……………

BidangAlat yang

AdaAlat yang Dibutuhkan

Jenis Alat yang Dibutuhkan

Usulan Alat

E. Komputerisasi Dokumen Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana

Dokumen Contoh soal: Susunlah rencana kebutuhan sarana dan prasarana yang akan dipakai kantor untuk menunjang pekerjaan administrasi.


Rangkuman

Perencanaan adalah sebuah proses untuk menentukan dan mengatur apa yang dibutuhkan dan bagaimana cara memenuhi kebutuhan secara rasional. Administrasi perkantoran adalah pelayanan untuk membantu pimpinan dalam pengambilan keputusan atau kebijakan, menunjang kegiatan pelaksanaan pekerjaan operasional, dan menentukan kemajuan perusahaan atau orgnisasi. Macam-macam kegiatan administrasi perkantoran:1. Perencanaan perkantoran (office planning) 2. Pengorganisasian perkantoran (office organizing) 3. Pengarahan perkantoran (office actuating) 4. Pengawasan perkantoran (office controlling) Jenis-jenis analisis kebutuhan sarana dan prasarana meliputi analisis kebutuhan:1. Peralatan kantor2. Perabot kantor3. Bekal kantor4. Hiasan kantor5. Mesin kantor6. Pesawat kantor 7. Alat bantu peraga8. Perabot tempelan Pengusulan sarana dan prasarana merupakan bagian perlengkapan atau bagian loagistik. Bagian ini mempunyai tugas yang berat antara lain:1. Melayani permintaan pengadaan perlengkapan2. Menerima barang yang datang3. Mengecek dan memeriksa perlengkapan/perabot yang baru datang4. Menyimpan perlengkapan/perabot kantor5. Memelihara perlengkapan/perabot kantor dari kerusakan6. Menerima pengaduan perlengkapan yang rusak 7. Melayani perbaikan perabot kantor yang rusak8. Kerja sama dengan perusahaan layanan jasa


Uji KompetensiA. Pilihlah jawaban yang tepat!

1. Proses pengurai dan penelaahan suatu pokok yang saling berhubungan agar bisa mendapatkan pemahaman yang tepat dan pengertian secara keseluruhan adalah… a. Pengertian analisis menurut KBBIb. Pengertian analisis menurut ahlic. Prinsip analisisd. Jenis analisis e. Tujuan analisis

2. Proses perencanaan dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:1. Menguji berbagai macam cara untuk pencapaian 2. Mengkaji ketidakpastian yang ada3. Mengukur kemampuan yang ada 4. Memilih langkah-langkah untuk mencapainya5. Menyingkirkan kegagalan yang bakal terjadiDari pernyataan di atas, proses perencanaan dapat dilakukan pada nomor…a. No, 1, 2, 3, 5b. No. 1, 2, 3, 4c. No. 2, 3, 4, 5d. No. 1, 3, 4, 5e. No. 1, 3, 4, 5

3. Sofi melakukan aktivitas dalam perusahaan membuat SOP penerimaan surat yang akan dilakukan pada masa akan datang pada tata usaha. Sofi sedang melakukan kegiatan administrasi perkantoran yaitu…a. Perencanaanb. Pengarahanc. Pengawasand. Pengorganisasiane. Pengomunikasian

4. Seorang manajer PT BAHTERA mempunyai tugas mengawasi kegiatan karyawan di kantornya. Berikut yang bukan objek pengawasan yang dilakukan oleh manajer perkantoran yaitu…a. Manajemen waktu dan biaya b. Pemakaian perabot/peralatan kantor c. Hubungan sosialisasi antarpegawai d. Pekerjaan pelayanan kepada masyarakate. Kualitas dan kuantitas pekerjaan administrasi perkantoran

5. Jenis-jenis analisis kebutuhan sarana dan prasarana secara kuantitatif dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut…a. Sarana yang ada masih dapat memenuhi target capaian yang ditetapkanb. Menganalisis kelayakan perabot/peralatan yang masih ada di kantor c. Menganalisis sarana yang ada serta masih efisien penggunaannyad. Menyediakan fasilitas pendukung bila barang tiba di lokasi


e. Melihat kondisi perlengkapan yang masih ada6. Rangkaian kegiatan mengelompokkan informasi tentang macam-macam kegiatan yang

terdapat dalam suatu organisasi/perusahaan tertentu dan melakukan kegiatan analisis kebutuhan sarana yang dibutuhkan. Hal ini merupakan…a. Pengertian dari analisis kebutuhan kualitatifb. Pengertian dari analisis kebutuhan kuantitatifc. Kegiatan pengumpulan informasi untuk analisis kebutuhan saranad. Pengertian analisis perencanaan kebutuhane. Pengertian analisis kebutuhan sarana

7. Melakukan kegiatan menganalisis kebutuhan bekal kantor pada bidang pekerjaan tertentu yang akan dipakai untuk menunjang pekerjaan perkantoran di bawah ini adalah jenis-jenis kebutuhan perbekalan kantor yang akan dianalisis yaitu…a. Tinta printer, kertas HVS, dan dekorasib. Karbon, video kaset, dan bolpoinc. NCR, stylus, dan tipe exd. Ordner, paper clipe, dan formulire. Tinta printer, stempel, dan ordner

8. Bagian logistik membuat rencana analisis kebutuhan mesin kantor yang bisa digunakan sebagai alat komunikasi dan pengiriman data antara pegawai dengan klien berjalan lancar. Adapun alat komunikasi yang direncanakan sebagai kebutuhan kantor yaitu…a. Telepon kantorb. Handphonec. Intercomd. Iphonee. Faximile

9. KPU pusat mengusulkan alat yang harus mendapat perhatian utama untuk kegiatan penggandaan dokumen kartu suara seluruh Indonesia. Peralatan yang diusulkan KPU tersebut berupa… a. Mesin fotokopib. Mesin stensilc. Mesin offsetd. Mesin risographe. Mesin scanner

10. Alex sebagai kepala logistik di perusahaan keramik mempunyai tugas yang berat. Di bawah ini yang bukan tugas kepala logistik adalah…a. Menyimpan perlengkapan/perabot kantorb. Melayani permintaan pengadaan perlengkapanc. Memelihara perlengkapan/perabot kantor dari kerusakand. Menerima dan membayar barang pesanan yang datange. Mengecek dan memeriksa perlengkapan/perabot yang baru datang

11. Pengadaan sarana dan prasarana dalam satu tahun sekali dapat menghemat biaya, karena harga lebih murah. Hal tersebut disebabkan pembelian dalam jumlah yang besar akan mendapatkan potongan harga. Pernyataan tersebut adalah…a. Tujuan pengusulan sarana dan prasaranab. Prinsip pengadaan sarana dan prasaranac. Teknik analisis kebutuhan sarana dan prasarana


d. Tata cara pengusulan sarana dan prasarane. Prinsip analisis kebutuhan sarana dan prasarana

12. Melayani perbaikan perabot kantor yang rusak dari masing-masing bagian dan mengadakan kerja sama dengan perusahaan layanan jasa. Ini merupakan tugas bagian…a. Manajer b. Logistikc. Maintenerd. Perawatan e. Kepala gudang

13. Pengajuan pengusulan kebutuhan sarana dilakukan oleh masing-masing bagian setiap awal tahun anggaran, pengusulan formulir ditujukan kepada…a. Kepala gudang b. Manajer masing-masing bagian c. Bagian perlengkapand. Kepala kantor tata usahae. Kepala bagian keuangan

14. Kegiatan yang dilaksanakan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses kerja secara maksimal agar hasil sesuai dengan target dan sasaran yang telah dirumuskan serta menciptakan lingkungan kerja yang dinamis dan sehat. Ini pengertian dari…a. Office planningb. Office organizingc. Office controllingd. Office actuatinge. Office staffing

15. Untuk mengupayakan pemberdayaan sumber daya manusia agar dapat bekerja sama dalam sebuah sistem untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan. Ini merupakan…a. Fungsi organizingb. Pengertian organizingc. Fungsi manajemend. Ruang lingkup pekerjaan kantore. Jenis kegiatan perkantoran

b. Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan benar!1. Mengamati dan mempelajari tentang apa saja yang menjadi kebutuhan sarana

masing-masing bagian organisasi sekarang dan di masa mendatang merupakan pengertian dari…

2. Sumarsono dapat tugas untuk membantu kesalahan yang terjadi pada pekerjaan kantor dan dapat meminimalisir kecurangan yang terjadi dalam pelaksanaan pekerjaan kantor atau organisasi maka sumarsono sedang melakukan pekerjaan kantor…

3. Jenis-jenis analisis kebutuhan sarana dan prasarana suatu organisasi/perusahaan dibedakan menjadi dua macam, yaitu…

4. Yulia dapat tugas membuat undangan seminar tentang MEA dari pimpinan yang telah direkam, sebagai dasar pembuatan surat tersebut Yulia menggunakan alat


yang disebut…5. Pengadaan peralatan kantor perlu mendapat perhatian serius untuk mengurangi

penumpukan sarana dan prasarana pada tempat tertentu sehingga bisa menghemat tempat. Ini merupakan fungsi dari…

6. Pengusulan perabot kantor yang berupa meja dan kursi yang akan digunakan oleh pegawai untuk melakukan aktivitas kantor harus mempertimbangkan…

7. Perencanaan kantor yang baik perlu memahami sarana prasarana yang dibutuhkan, untuk menyelesaikan pekerjaan kantor yang berupa presentasi maka pegawai dapat mengajukan usulan sarana berupa…

8. Sarana dan prasarana di kantor banyak jenis dan ragamnya maka pengadaan harus direncanakan terlebih dahulu dengan membuat…

9. Serly mempunyai tugas mengurus surat di perusahaan asing. Kapan Serly dapat mengajukan ATK?

10. Agar pengajuan sarana dan prasarana berjalan dengan efektif dan efisien maka yang akan membuatkan formulir pengusulan permintaan perlengkapan kantor adalah bagian…

c. Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan uraian yang singkat, jelas, dan benar!1. Jelaskan macam-macam kegiatan administrasi perkantoran!2. Sebutkan fungsi analisis perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana!3. Bagaimana cara pengumpulan informasi yang diperlukan untuk menunjang

perumusan kebutuhan sarana dan prasarana dalam analisis kebutuhan kualitatif?4. Sebutkan hal yang harus diperhatikan dalam pengusulan sarana dan prasarana

di perusahaan!

Tugas Proyek

Judul kegiatan Perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana

Jenis kegiatan Diskusi kelompok

Tujuan kegiatan 1. Siswa mampu menganalisis pengusulan sarana dan prasarana

2. Siswa mampu membuat dokumen perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana dengan menggunakan aplikasi komputer

Langkah-langkah kegiatan:1. Bentuk kelompok terdiri dari 4 orang.2. Buatlah rencana penyusunan kebutuhan sarana dan prasarana untuk bagian TU.3. Hitung biaya/harga persatuan untuk pengadaan sarana.4. Kerjakan memakai komputer. 5. Cari informasi mengenai jenis-jenis sarana di internet mengenai harga dan kualitasnya.6. Isi formulir rencana penyusunan kebutuhan sarana dan prasarana dengan benar.


Kantor Bagian............Tahun Anggaran..................

No

Jenis

Sarana dan

Prasarana

Satuan Jumlah Spesifik BiayaNo.

Reg.Ket

1 2 3 4 5 6 7 8

Disetujui oleh

Kepala

Logistik

( 8 )

(9)

.............................. (7) Yang mengajukan

Kepala Bagian(10 )

( 11 )

OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA DAN …...OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA DAN PRASARANA SMK/MAK Kelas...

Documents

Transcript of OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA DAN …...OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA DAN PRASARANA SMK/MAK Kelas...