Desain dan Struktur Organisasi

Struktur organisasi mempunyai arti penting karena struktur organisasi merupakan bentuk atau pola formal kegiatan dan hubungan antara berbagai bagian-bagian di dalam suatu perusahaan. denga n mengetahui struktur organisasi dapat diperoleh gambaran tentang bagian-bagian yang ada di dalamnya, apa peranan masing-masing bagian tersebut dan wewenang serta tanggung jawabnya dalam melaksanakan tugasnya.

Dalam proses pengorganisasian, manajer mengalokasikan sumber daya organisasi sesuai dengan rencana yang telah dibuat berdasarkan suatu kerangka kerja organisasinya. Bentuk spesifik dari kerangka kerja itu disebut sebagai struktur organisasi.

Struktur organisasi pada dasarnya merupakan desain organisasi dimana manajer harus mampu :a. Mengalokasikan sumber daya organisasi dengan baik terutama yang terkait dengan pembagian kerja dan sumber daya yang dimiliki organisasib. Mengetahui bagaimana cara mengkoordinasikan dan mengkomunikasikan keseluruhan pekerjaan tersebut.Apabila fungsi perencanaan, tujuan dan rencana telah ditetapkan, maka dalam pengorganisasian rencana tersebut diturunkan dalam pembagian kerja dalam struktur organisasi di mana di dalamnya terdapat kejelasan bagaimana rencana organisasi akan dilaksanakan, dikoordinasikan dan dikomunikasikan.Empat Pilar dalam Pengorganisasian :1. Pembagian Kerja (division of work)Pembagian Kerja adalah Upaya untuk menyederhanakan dari keseluruhan kegiatan dan pekerjaan (yang telah di susun dalam proses perencanaan) yang mungkin saja bersifat kompleks menjadi lebih sederhana dan spesifik dimana setiap orang akan ditempatkan dan ditugaskan untuk setiap kegiatan yang sederhana dan spesifik tersebut. akan ditempatkan dan ditugaskan untuk setiap kegiatan yang sederhana dan spesifik tersebut.Pembagian kerja di Bober Caf terdiri dari Direktur, Manajer , dan pelayan. Direktur Bober Caf adalah Jodi janitra. selain sebagai pemilik perusahaan, ia juga bertugas mengawasi dan mengendalikan jalannya perusahaan dari awal dibentuk sampai akhir pencapaiannya. ManajerCaians terbagi menjadi 4 divisi yaitu manajer Keuangan dan Pajak, Manajer Produksi, Manajer Penjualan dan Pemasaran, dan Manajer SDM1. Manajer Keuangan dan pajakmembuat laporan atas pemasukan dan pengeluaran yang terjadi di dalam perusahaan serta mengurus perpajakan restoran kepada pemerintah2. Manajer ProduksiMengontrol tenaga kerja di bagian dapur (chef) dalam memproduksi makanan . untuk memenuhi persyaratan yang ada.3. Manajer Penjualan dan PemasaranMenentukan penjualan dan target pasar bagi perusahaan. 4. Manajer Sumber Daya ManusiaBertugas dalam mengawasi keseluruhan tenaga kerja yang ada di Bober Caf apakah telah bekerja sesuai dengan prosedur dalam penugasan tenaga kerja.

2. Pengelompokan pekerjaan (departmentalization)Setelah pekerjaan dispesifikkan, maka kemudian pekerjaan-pekerjaan tersebut dikelompokkan berdasarkan criteria tertentu yang sejenis.Pengelompokan pekerjaan atau departementalisasi pada dasarnya adalah proses pengelompokkan dan penamaan bagian atau kelompok pekerjaan berdasarkan criteria tertentu.

memasak makanan berdasarkan menu membeli bahan-bahan mentah seperti sayuran, lauk pauk, buah-buahan, minyak goring, es batu, dan bahan lainnya. menuliskan menu yang dipesan pelanggan menghantarkan makanan, pesanan, kepada meja pelanggan menerima pembayaran dari pelanggan.membuat laporan keuangan harianmembuat laporan keuangan bulananProses Pembagian kerja dan Pengelompokan kerja di Bober Cafe

Pekerjaan-pekerjaan yang akan dilakukan di Bober Caf

ProsesJob Departmentalization

memasak makanan berdasarkan berbagai menumembeli bahan-bahan mentah, seperti sayuran, lauk-pauk, buah-buahan, minyak goreng, es batu, dan lain sebagainya.

menuliskan menu yang dipesan pelangganmenghantarkan makanan pesanan kepada meja pelanggan

menerima pembayaran dari pelanggan Membuat laporan keuangan harian , bulanan.

Bagian keuanganBagian dapurBagian pelayanan

3. Penentuan Relasi Antar bagian dalam Organisasi (Hierarchy)Setelah pekerjaan dikelompokkan atau di departemenkan, kita mungkin bertanya-tanya berapa banyak pekerjaan yang perlu di kelompokkan untuk setiap bagian atau departemen, dan kemudian berapa banyak orang kelompok yang perlu ada di bawah suatu bagian atau departemen. Hierarchy adalah alat yang paling mudah untuk memahami masalah yang kompleks dimana masalah tersebut diuraikan kedalam elemen-elemen yang bersangkutan, menyusun elemen-elemen tersebut secara hirarkis dab akhirnya melakukan penilaian atas elemen-elemen tersebut sekaligus menentukan keputusan mana yang di ambil.Terdapat 2 konsep penting dalam Hierarcy, yaitu : Span of management control atau span of controlBanyaknya jumalah bawahan yang berada di dalam pengawasan seorang manajer, Konsep ini mengacu pada berapa banyak anak buah yang dapat diawasi secara efektif dan efesien oleh seorang manajer.

Atasan yang mengoordinasikanPenentuan Hirarki dalam Perusahaan Bober Cafe

Kepala Restoran Bober Cafe

Memerlukan

Manajer ProduksiManajer Bagian KeuanganManajer Bagian Pelayanan dan Pemasaran

Bawahan yang membantuTim Creative dan SDM (Kepala Gudang, Pembelian/Pengadaan, Personalia)Kasir(untuk lingkup universal pada Perusahaan Caians)

Chain of CommandGaris otoritas yang tidak boleh di langgar, dari manajemen puncak hingga manajemen yang paling bawah.

4. Koordinasi ( Coordination)

koordinasi adalah proses mengintegrasikan seluruh aktivitas dari berbagai departemen atau bagian dalam organisasi agar tujuan organisasi bisa tercapai secara efektif dan efisien. agar dapat meningkatkan penjualan di bober caf, maka bagian pemasaran untuk meningkatkan biaya promosi. disisi lain bagian keuangan bober caf mencatat bahwa biaya bober caf semestinya diefisienkan dengan mengkoordinasi bagian pemasaran dan bagian keuangan agar tidak terjadi konflik, dengan begitu tujuan bober caf akan berjalan secara efektif.

Faktor faktor yang mempengaruhi struktur organisasisebagaimana diterangkan sebelumnya, desain dan struktur organisasi sangat bersifat situasional. terdapat 4 faktor yang mempengaruhi struktur organisasi yaitu :

1. Strategi Organisasi 2. Skala Organisasi 3. Teknologi4. Lingkungan

Berbagai Pendekatan Dalam Proses Departmentalisasi

1. Pendekatan Fungsionalberdasarkan pendekatan ini, proses departementalisasi dilakukan berdasarkan fungsi-fungsi tertentu yang mesti dijalankan dalam sebuah organisasi.

Pembagian departementalisasi berdasarkan fungsi di bober caf Direktur Utama Bober Cafe

Manajer Pemasaran Rekruitmen dan Seleksi

Manajer ProduksiManajer SDMManajerkeuangan

FunctionalDepartmentalizationBagian PromosiBagian Penjualan

Pelatihan dan Pengembangan Tenaga Kerja dan Penelitian untuk Jenis Produk Baru

Bagian PergudanganBagian Produksi

2. Pendekatan ProdukBerdasarkan pendekatan ini, penentuan bagian-bagian dalam organisasi ditentukan berdasarkan jenis produk yang dibuat oleh organisasi.

3. Pendekatan Pelanggan penentuan bagian-bagian dalam organisasi ditentukan berdasarkan karakteristik pelanggan yang menjadi sasaran pelanggan dari organisasi.Bober Cafe sendiri tidak membuat desain organisasi berdasarkan pendekatan pelanggan, karena secara umum dalam bisnis restoran makanan dan minuman dapat dikonsumsi oleh semua orang, kecuali dengan produk sheesha smooking yang dapat dikonsumsi orang dewasa. 4. Pendekatan Geografispenentuan bagian-bagian organisasi ditentukan berdasarkan wilayah geografis dimana organisasi beroperasi.

5. Pendekatan MatriksPendekatan ini pada dasarnya merupakan proses departementalisasi yang menggabungkan antara pendekatan fungsional dengan pendekatan lainnya.

Bagan Struktur Organisasi Bober PRAKTIKANPembelian/Pengadaan WulanManajer Pemasaran RickyManajer Keuangan Akuntansi & Pajak Lies & AriefGeneral ManagerDharmono K. LawiDewan Direksi Jodi JanitaUmumMidi .NTeam Creative Nomi .PManajer Produksi Gita. GSekretaris Perusahaan Lucky D. A Manajer SDM M. Fadli Personalia Nani .K Gudang Okeu. Ncaf

Setelah membahas mengenai desain organisasi sebagai bagian dari proses pengorganisasian sebuah organisasi, khususnya organisasi bisnis di bidang restiran ini. Apapun pendekatan yang diambil dalam menyusun desain organisasi, kesemuanya melahirkan 4 konsep yang juga penting dalam struktur organisasi, yaitu kekuasaan (Power), kewenangan (authority), tanggung jawab (responsibility), dan pelimpahan wewenang (delegation). Setiap bagian dalam suatu organisasi memiliki kekuasaan, kewenangan, serta tanggung jawab,. Ketika kekuasaan, kewenangan, serta tanggung jawab tidak dapat dipegang oleh seseorang maka dapat dilakukan apa yang dinamakan sebagai pelimpahan kekuasaan dan kewenangan sekaligus juga tanggung jawab atau apa yang dinamakan delegation

KEKUASAAN, KEWENANGAN, TANGGUNG JAWAB & DELEGASIKekuasaan (Power) berarti sesuatu kemampuan untuk mempengaruhi orang atau merubah orang atau situasi. Jika perubahan tersebut kearah yang baik tentu power tersebut memberikan konotasi yang positif bahkan sangat diperlukan.Faktor-faktor yang mendasari adanya kekuasaan yaitu :1. Reward power 2. Coercive Power 3. Legitimate Power 4. Expert Power5. Referent PowerKewenangan (Authority)kewenangan atau Authority pada dasarnya merupakan bentuk lain dari kekuasaan yang sering kali dipergunakan dalam sebuah organisasi. Kewenangan merupakan kekuasaan formal atau terlegitimasi. seperti seseorang yang ditunjuk sebagai Manajer SDM di Bober Caf maka dengan sendirinya terlegitimasi untuk memiliki kewenangan dalam mengatur berbagai hal yang terkait dengan tenaga kerja yang ada di Bober Caf.Berdasarkan hasil dari analisis perusahaan restoran Bober Caf menerapkan kewenangan formal (classical view)dimana para tenaga kerja Bober Caf menjalakan atau menerima kewenangan yang telah diberikan oleh atasan mereka tanpa adanya kendala atau penolakan dari para tenaga kerja Bober Caf. dengan demikian kewenangan yang di jalankan oleh Bober Caf bersifat pendekatan top down atau hierarki. Berikut jenis-jenis kewenangan :1. Kewenangan Lini adalah mereka yang dalam organisasi bertanggung jawab terhadap berbagai kegiatan dalam rangka pencapaian tujuan organisasi2. Kewenangan Stafadalah mereka yang ditunjuk oleh organisasi untuk membantu bagian-bagian dalam sebuah organisasi yang memiliki kewenangan lini3. Kewenangan Fungsional adalah mereka yang berada di dalam bagian tertentu di organisasi, memiliki kewenangan lini maupun staff, namun juga dikarenakan tugasny diberikan kewenangan untuk melakukan control atau koordinasi dengan bagian lainnya. Berdasarkan jenis-jenis kewenangan tersebut maka kewenangan yang digunakan oleh Bober Caf yaitu kewenangan lini yang mutlak dan kewenangan fungisonal dengan memberdayakan para pimpinan untuk melakukan pengawasan dan pengontrolan dalam menjalankan pekerjaan. Secara keseluruhan pimpinan maupun bawahan saling mendukung dalam pencapaian tujuan organisai.

Pelimpahan Wewenang dan Tanggung Jawab (Deleggation)Pelimpahan wewenang pada dasarnya merupakan proses pengalihan tugas kepada orang lain yang sah atau terlegitimasi (menurut mekanisme tertentudalam organisasi)n dalam melakukan berbagai aktivitas yang ditunjukkan untukpencapaian tujuan organisasi yang jika tidak dilimpahkan akan menghambat proses pencapaian tujuan tersebut.

Pendelegasian atau pelimpahan wewenang dalam organisasi memang perlu. Dalam prakteknya pendelegasian dilakukan karena pimpinan memiliki kepercayaan terhadap seseorang untuk mengerjakan sebagian tugasnya, kepercayaan itu hadir karena komunikasi yang baik sebelunya dan komunikasi yang baik kedepanya agar tidak ada kesalah pahaman dalam mengerjakan tugas, selain itu manajer juga harus mempertimbangkan kemampuan pekerja atas apa yang akan di dilegasikan, hal ini di pertimbangkan agar tugas dilaksanankan sesuai dengan standar yang di tetapkan.

Stoner, Freeman dan gilbert (1995) menjelaskan bahwa terdapat tiga pendekatan dalam melakukan desain pekerjaan, yaitu pendekatan mekanis, pendekatan motivasi pendekan biologis.Ketiga ini digunakan secara berbeda-beda untuk berbagai jenis organisasi dan pekerjaa yang berbeda-beda. Bober Caf menerapkan ketiga pendekatan tersebut dalam pendekan mekanis. Bober Cafe menerapkan jadwal kerja yang disiplin dan terstruktur berdasarkan shift agar para pekerja terbiasa dengan jadwal kerja tersebut, dalam pendekatan motivasi dan pendekatan biologis Bober Caf menerapkan sifat kekeluargaan yang dapat mendorong para pekerjanya agar lebih bersemangat dalam bekerja tanpa adanya beban dari perusahaan.

Manajemen Sumber Daya Manusia Langkah terakhir dalam pengorganisasian adalah penempatan sumber daya manusia ke dalam setiap bagan yang telah ditentukan dalam organisasi. Kegiatan ini sering disebut staffing. Untuk mencapai tujuan dan merealisasikan rencana maka dalam fungsi pengorganisasian, didesain sebuah struktur organisasi yang di dalamnya berbagai sumber daya yang dimilki oleh organisasi dialokasikan beserta dengan tugas-tugas yang akan dijalankan menurut bagian-bagian yang terdapat dalam organisasi.

Di Bober Cafe telah ditentukan standardisasi untuk pegawai yang akan dipekerjakan Hal ini ditujukan agar perusahaan mendapatkan orang-orang yang tepat untuk menjalankan

Pentingnya Sumber Daya Manusia Dalam Organisasi Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) merupakan bagian integral dari setiap perusahaan atau setiap organisasi besar yang bisa anda temukan sehari-hari.Istilah Manajemen Sumber Daya Manusia, di sisi lain, merujuk kepada departemen yang menaungi kerja sistem hubungan antar pekerja di sebuah perusahaan, atau organisasi.Bober cafe memilikiperanan sumber daya manusia yang menghasilkan peran serta fungsi yang penting bagi tercapainya tujuan perusahaan. Sumber daya manusia dalam perusahaan merupakan keseluruhan individu yang terlibat dalam operasionalisasi suatu perusahaan dengan tingkat level yang berbedaakan tetapi semua sumber daya manusia tersebut memiliki peran yang sama dan signifikan bagi tercapai tidaknya tujuan dari perusahaan. Pencapaian terhadap salahsatu bagian dari sumber daya manusia tersebut akan berpotensi serius terhadap terhambat nya pencapaian tujuan perusahaan.Proses manajemen SDM1. Human Resource Planning(Perencanaan Sumber Daya Manusia)Dalam kegiatan sebuah perusahaan diperlukannya suatu perencanaan yang pasti, seperti contohnya dalam perencanaan sumber daya manusia yang merupakan hal yang startegis untuk mendapatkan dan memelihara kualifikasi sumber daya manusia yang diperlukan bagi organisasi perusahaan dalam mencapai tujuan Bober Cafe ini. Bober Cafe ini melakukan suatu perencanaan awal sebelum merekrut pegawai yang akan dipekerjakan dengan cara menentukan standardisasi sesuai dengan kebutuhan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang dilakukan Bober Cafe.lalu menganaisa dari kualifikasi tugas yang akan diemban oleh calon tenaga kerja, tahap selanjutnya menganalisa ketersediaan tenaga kerja dan melakukan tindakan inisatif, terakhir evaluasi dan modifikasi tindakan terhadap perencanaan sdm disesuaikan dengan perencanaan strategis Bober Caf.

2.Personnel Procurement(Penyediaan Sumber Daya Manusia)Setelah di tetapkan suatu perencanaan sumber daya manusia, maka langkah selanjutnya adalah pelaksanaannya berupa penyediaan sumber daya manusia atau penyediaan tenaga kerja. Beberapa kegiatan yang dilakukan pada penyediaan tenaga kerja ini adalah rekrutmen, seleksi, dan penempatan tenaga kerja. Bober cafe melakukannya dengan cara nemasangan iklan pada media massa dan media sosial mengenai lowongan pekerjaan di berbagai cabang Bober Cafe yang tepat untuk di tempatkan dengan sesuai standardisasi yang telah ditentukan. beberapa yang melamar ke Bober Cafe di seleksi untuk memperoleh tenaga kerja yang memenuhi syarat kualifikasi dari sekian pendaftar atau calon tenaga kerja yang dimiliki oleh perusahaandari proses rekrutmen tersebut. Namun rekrutmen tersebut terdapat dua cara :a. rekrutmen internal : Bober Caf biasanya mempertimbangkan tenaga kerja yang sudah ada untuk mempercepat proses rekruitmen tanpa harus melalui beberapa seleksi yang biasa di lakukan dalam proses rekruitmenb. rekrutmen eksternal :dalam rekruitmen eksternal ini biasanya bober caf membuka lowongan pekerjaan untuk umum yang dilakukan melau proses seperti intervie atau melalui agen penyaluran tenaga kerja tertentu. dan calon tenaga kerja wajib mengikuti proses seleksi (seleksi administrasi, seleksi kualifikasi, seleksi sikap dan prilaku ) yang di lakukan oleh Bober Caf dan berakhir pada penempatan tenaga kerja.

3.Pengembangan Sumber Daya Manusia (Personnel Development)Pengembangan sumber daya manusia adalah proses langkah kelanjutan dari penyediaan tenaga kerja yang dasarnya bertujuan untuk memastikan dan meningkatkan tenaga kerja yang tersedia tetap memenuhikualifikasi yang dipertanggungkan sehingga seimbang dengan perencanaan strategis yang Bober Cafe lakukandapat tercapai. Upaya dilakukan Bober Cafe untuk tetap memproduktivitas, efektivitas dan efisiensi perlu dilakukan secara terus menerus tenaga kerja tetap terjaga kualifikasi nya sesuai dengan perencanaan stretegis didalam perusahaan Bober Cafe.4.Personnel Maintenance(Pemeliharaan Tenaga Kerja)Bober Cafe melakukan kompensasi dan Benefit kepada karyawannya berupa insentif seperti bonus Gaji dan bonus liburan setiap tahun terhadap tenaga kerja nya yang bekerja keras.Pemeliharaan tenaga kerja sangat penting dilakukan oleh perusahaanguna menjamin agar tenaga kerja yang dimiliki perusahaan tetap terjaga produktivitas, efektivitas, dan efisiensinya untuk tujuan yang di inginkan Bober Cafe.5.Personnel Utilization (Pemanfaatan Sumber Daya Manusia)Proses manajemen sumber daya manusia adalah pemanfaatan tenaga kerja. Perusahaan biasanya melakukan beberapa program untuk tetap memastikan tenaga kerjanya senantiasa sesuai dengan perencanaan strategis, diantara program tersebut adalah promosi, demosi, transfer ataupun separasi. a. Promosi : Bober cafe melakukan pemanfaat sumber daya manusia yang sepertimemindahan atau menaikan jabatan untuk tenaga kerja yang dinilai baik dan memiliki pengaruh besar atas kemajuan Bober Caf. b. Transfer : Bober Caf memindahkan tenaga kerja ke bagian lain apabila pekerjaan tersebut tidak produktif c. Separasi : Bober Caf akan memindahkan beberapa tenaga kerja ke cabang yang lain apabila tenaga kerja terlibat konflik atau masalah atas pekerjaan di Cafe sebelumnya.

Mengelola Keragaman dalam Pekerjaan

Pengertian Keragaman ( The Meaning of Diversity ) Keragaman muncul ketika terdapat perbedaan antara satu anggota organisasi dengan anggota lainnya, antara satu tenaga kerja dengan tenaga kerja lainnya. Keragaman tersebut dapat berupa keragaman dari segi usia, suku bangsa, gender, status, dan lain-lain.

Dampak Keragaman ( The Impact of Diversity ) Keragaman di antara tenaga kerja sesungguhnya dapat dilihat dari dua sisi, yaitu sisi positif sebagai keunggulan kompetitif yang akan memperkuat organisasi atau perusahaan. Dan sisi negatif, yaitu sebagai sumber konflik yang justru akan melemahkan organisasi atau perusahaan.

Keragaman Sebagai Keunggulan KompetitifKeragaman di antara tenaga kerja sesungguhnya dapat dilihat sebagai sebuah keungulan kompetitif jika perusahaan memiliki sistem yang jelas dan transparan bagi seluruh tenaga kerja. seperti keragaman yang terjadi di Bober Cafe keragaman ini terjadi secara sehat antara tenaga kerja yang satu dengan yang lainnya, tenaga kerja menonjolkan kemampuan, ketekunannya di bidang masing-masing secara Kompetitif (positif).

Keragaman Sebagai Sumber Konflik Konflik dapat terjadi dikarenakan faktor etnik, kelompok informal dalam organisasi, maupun faktor-faktor lain yang terkait dengan berbagai keragaman dalam lingkungan pekerjaan dan terutama antartenaga kerja yang dimiliki perusahaan. Suatu konflik di Bober Cafe bisa saja terjadi antara tenaga kerja satu dengan yang lainnya, baik bawahan dengan atasan ataupun dengan tenaga kerja setara yang sama.

Mengelola Keragaman Dalam organisasi

Ada dua hal yang bisa dilakukan agar keragaman dapat membawa organisasi atau perusahaan ke arah pencapaian tujuan, yaitu upaya yang dilakukan secara individual atau strategi individual, dan upaya yang dilakukan oleh organisasi atau pendekatan organisasi.Strategi Individual perlu adanya toleransi dan pengertian dari setiap individu. Agar pengertian dan toleransi dapat terwujud, maka keterbukaan dalam berkomunikasi memegang peranan penting tercapainya pengertian dan toleransi atas keragaman yang ada. Dalam organisasi di Bober cafe antara owner dengan tenaga kerja, tenaga kerja dengan pelanggan, ataupun pelanggan dengan owner terjadi komunikasi yang baik. Bober Cafe menerima pesan dan kesan yang baik dari setiap pelanggan maupun tenaga kerjanya sendiri.

Peran OrganisasiDi antara upaya yang dapat dilakukan adalah dengan adanya regulasi yang adil. Regulasi yang adil akan memelihara hak-hak asasi dari setiap tenaga kerja sehingga mereka merasa aman dalam lingkungan pekerjaannya. Selain itu pula Bober Cafe dapat melakukan sosialisasi terus-menerus mengenai pentingnya kesadaran, pengertian, dan toleransi melalui berbagai jenis pelatihan atau kegiatan yang akan mempertemukan keragaman-keragaman yang ada dalam format kerjasama yang produktif, dan lain sebagainya.