52

BAB 3

ORGANIZATION-BUSINESS PROCESS MANAGEMENT FOUNDATION

3.1 Organization Foundation

• Internal Aspects of the Organization

Tabel 3.1 Internal Aspects of the Organization

Kekuatan • BINUS University telah mengimplementasikan Sistem

Manajemen Mutu yang berdasarkan pada ISO 9001 Quality

Management System. Sistem Manajemen Mutu ini telah secara

langsung dan berkelanjutan terus meningkatkan kualitas dan

produktifitas manajemen penyekenggaraan perguruan tinggi;

kualias sumber daya, terutama sumber daya manusia, kualitas

konten akademik, kualitas kegiatan belajar-mengajar, penelitian

dan pengabdian masyarakat, serta layanan secara keseluruhan

kepada semua stakeholder di BINUS University.

• Setelah dilakukan studi untuk mempelajari berbagai Sistem

Manajemen Mutu Internasional yang ada, akhirnya diputuskan

bahwa Malcolm Baldridge National Quality Award Criteria

yang telah diakui di dunia internasional, merupakan evolusi

lanjutan dari ISO 9001. Dimana ISO 9001 fokus pada proses,

53

sedangkan Malcolm Baldridge Criteria menambahkan fokus

pada proses tersebut dengan fokus pada hasil. Di Indonesia

sendiri standar Malcolm Baldridge ini juga telah

diimplementasikan dan dikenal sebagai “Indonesian Quality

Award” yang diselenggarakan oleh Kementrian Negara BUMN

untuk meningkatkan kualitas dari Badan Usaha Milik Negara.

Standar ini dinilai paling sesuai bagi kondisi BINUS University

saat ini untuk mencapai visinya ke depan. Sebagai langkah

berikutnya dari implementasi Malcolm Baldridge Criteria

tersebut adalah evaluasi dan sertifikasi dari Badan Sertifikasi

Internasional yang independent dan memiliki reputasi yang baik.

Proses evaluasi lengkap telah dilakukan oleh SGS pada awal

tahun 2008, yang mencakup kriteria yang lebih komprehensif

yang merupakan kombinasi dari ISO 9001:2000 maupun

Education Criteria for Performance Excellence based on

Malcolm Baldridge, terhadap seluruh kegiatan di BINUS

University. BINUS University sebagai institusi pendidikan

pertama di Indonesia yang berhasil mengimplementasikan dan

mendapatkan sertifikasi berdasarkan kriteria Malcolm

Baldridge, Service Excellence dan IWA 2:2007, ini merupakan

tantangan terus berupaya dan berinovasi dalam rangka terus

meningkatkan kualitas pendidikan tinggi di Indonesia, bersama-

sama dengan perguruan tinggi lain, serta bimbingan dan arahan

54

pemerintah. Sebagai kelanjutan dari implementasi Standar

Sistem Manajemen Mutu yang telah ada, BINUS University

telah mencanangkan pula untuk mendapatkan akreditasi

akademik internasional.

• BINUS University dikenal dengan image world-class-nya

• BINUS University dikenal sebagai universitas yang mencetak

tenaga ahli di bidang IT

• BINUS University terhubung dan menjadi salah satu simpul

dalam jaringan INHERENT. Unit Character Building

Development Center (CBDC) merasa perlu untuk mengambil

bagian dalam peningkatan mutu pendidikan tinggi di Indonesia

melalui pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (TIK)

untuk menunjang kegiatan tridarma serta pengelolaan perguruan

tinggi dengan berpartisipasi secara aktif pada program yang

diusulkan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (DIKTI). Salah

satu Program Hibah Kompetisi K-1 dari keikutsertaan BINUS

pada PHK K-1 adalah mengembangkan konten pembelajaran

yang sifatnya terbuka untuk digunakan secara bersama-sama

oleh perguruan tinggi di Indonesia yang terhubung dalam portal

EDUHUB melalui jaringan INHERENT, dan mengembangkan

Virtual Character Education Research Center (VCERC) yang

juga melalui jaringan INHERENT. Dalam pengembangan

konten CBDC bekerjasama dengan Universitas Ciputra

55

Surabaya dan Universitas Santo Thomas Medan. Selain itu,

BINUS University juga menerapkan VRCM (Virtual Research

Center for Management) untuk membantu dan meningkatkan

kualitas penelitian dan komunitas melalui interaksi dengan

univeritas lain, industri dan masyarakat sehingga terjadi

pertukaran pengetahuan

Kelemahan • BINUS University berada di lokasi rawan macet dikarenakan

jalan yang sempit di sekitar area kampus ditambah lagi dengan

semakin banyaknya jumlah mahasiswa.

• Belum berkembangnya budaya riset di antara para mahasiswa

dan dosen menyebabkan kurangnya sumbangan BINUS

University dalam dunia penelitian.

Kompetensi • Dengan dukungan sumber daya manusia dan kompetensi di

bidang teknologi informasi (TI), Direktorat Teknologi

Informasi Bina Nusantara siap membantu masyarakat dan

industri, baik dalam maupun luar negeri, untuk

mengembangkan dan menerapkan teknologi informasi sesuai

dengan kebutuhan masing-masing. Adapun beberapa bidang

yang dapat dibantu oleh Direktorat Teknologi Informasi Bina

Nusantara meliputi penyediaan, pembuatan, pelatihan dan jasa

konsultasi untuk akses jaringan (infrastruktur), sistem

informasi/aplikasi (web based atau desktop application),

content e-learning, video dan animasi. Berkat konsistensinya

56

mengembangkan teknologi informasi, khususnya

pengembangan e-education, nama BINUS kian hari kian

berkibar di dunia cyber. Pada tanggal 9 Desember 2000,

website BINUS mendapat penghargaan 12BC e-Award sebagai

”The Best Indonesian Net Company” untuk kategori

institusi/sektor publik dan organisasi non-profit bidang

pendidikan. Penilaian yang diberikan oleh MarkPlus & Co. dan

12BC (Indonesian Internet Business Community) ini

menunjukan penghargaan sekaligus pengakuan masyarakat atas

performa dan kiprah BINUS di tengah maraknya dunia internet.

• Menyelenggarakan program-program studi yang menunjang

pengembangan dan penerapan Teknologi Informasi

kemampuan berbahasa asing, komunikasi, kepemimpinan

kemampuan berinovasi dan berwirausaha serta berkarakter baik

Keterbatasan • Kualitas pengajar sebagai bagian dari sumber daya intelektual

masih terbatas dan harus terus dibina dan dikembangkan selaras

dengan visi dan misi organisasi

57

• External Aspect of the Organization

Tabel 3.2 External Aspect of the Organization

Kompetisi • Pembelajaran Modern (Multi Channel Learning)

BINUS University menerapkan MCL (Multi Channel

Learning) sebagai metode pembelajaran dengan

menggunakan teknologi terkini sehingga Binusian dapat

belajar dari berbagai dimensi, dimana dan kapan saja.

• Pengembangan Karakter

BINUS University melakukan terobosan dengan

mengadakan kuliah Character Building agar Binusian

menjadi manusia yang smart and good.

• Keahlian Entrepreneurship

Entrepreneurship yang merupakan keahlian yang penting

dewasa ini. Semua universitas terkemuka di dunia

melengkapi mahasiswanya dengan keahlian ini, sehingga

BINUS University menjadikannya sebagai mata kuliah

tersendiri.

• Budaya Belajar

Budaya belajar Binusian yang menerapkan Student

Centered Learning (SCL), Constructivism, dan Deep

Learning

• Kegiatan Mahasiswa

BINUS University mempunyai lebih dari 45 Unit Kegiatan

Mahasiswa dan Himpunan Mahasiswa Jurusan sehingga

58

Binusian memiliki banyak pilihan untuk mengekspresikan

minat dan hobinya.

• Best IT Services

BINUS University memberikan sarana akses intranet dan

internet. Menggunakan fiber optic untuk akses intranet dari

area 5 km di sekitar kampus, dilengkapi infrastruktur

internet dengan bandwith 30 MBps (international link) dan

1 GBps (national link), serta free akses hotspot di kampus

BINUS University.

• Layanan Karir

BINUS University menyediakan layanan karir melalui unit

BINUS Career yang bekerja sama dengan perusahaan

nasional dan internasional.

Dampak

terhadap

Lingkungan

• Dampak BINUS University terhadap lingkungan sekitar

dapat terlihat jelas dari penciptaan lapangan pekerjaan dan

juga bisnis-bisnis yang dikembangkan oleh masyarakat

sekitar dalam kaitannya untuk memenuhi kebutuhan

mahasiswa. Misalnya dengan terbukanya kesempatan

membangun rumah kos, tempat makan, warnet, dll.

• Universitas-universitas lain mulai mendukung kegiatan

belajar-mengajarnya dengan fasilitas e-learning seperti apa

yang telah dilakukan oleh BINUS University sejak lama

• BINUS University dengan Yayasan Mitra Netra

59

meluncurkan perangkat lunak MiBee Braille Converter

(MBC) Versi 4 sebagai bukti nyata kontribusi untuk

melaksanakan ”Tri Dharma Perguruan Tinggi” dan hasil

dari penelitian ini benar-benar bermanfaat bagi masyarakat.

• Berperan dalam kemajuan bangsa melalui bidang-bidang

yang merupakan kompetensi BINUS University sebagai

wujud tanggung jawab institusi, misalnya riset terapan

untuk industri dan program mentoring untuk Usaha Kecil

Menengah (UKM).

• Organization’s Vision and Mission

• Vision

BINUS University memiliki visi BINUS VISION 20/20 “a world-class

University in continuous Pursuit of innovation and enterprise”. Maksud dari visi

Bina Nusantara tersebut yaitu :

- A world class berarti internationally recognized best practices

- Knowledge institution berarti a firm characterized by the utilization of

evolvingknowledge to create economic value through its distinctive

competences.

- Innovation berarti the economically successful introduction and application

of new and existing scientific knowledge for practical Purposes in order

to create superior stakeholder value.

60

- Entreprise berarti innovative business practices relating to an individual or

organization’s capability to drive positive changes in the global market and

environment.

• Mission

Misi BINUS University yaitu:

Bina Nusantara commits to deliver excellence in education and research for the

global community by:

1. Providing a learning experience that encourages and rewards innovation

Definition :

- Applying an international-standard teaching- learning process and

environment

- Life-long globally –oriented journey through student centered learning

- Vibrant learning environment that places greater emphasis on developing

intellectual curiosity, exploration and the spirit of enterprise

- Superior academic quality that inspires, challenges, and develops skills

and values that enables stakeholders to reach their fullest potential

- Excellent and unparalleled service at every touch point

2. Creating high impact applied knowledge

Definition :

- Constructive contribution and effective dissemination to the universal

body of knowledge that is relevant to stakeholders current needs and

emerging trends in line with the spirit of enterprise

61

3. Pursuing a positive contribution to the quality of life

Definition :

- Achieving success through the betterment of peoples lives by discovering

potential and developing high ethical values

4. Contributing to outstanding leadership

Definition :

- Becoming a role-model University in the creation of new opportunities

- Moving towards the future by influencing others to reach shared

Purposes

5. Leading corporate entrepreneurship

Definition :

- Innovative and successful creation of business opportunities to enchance

competitive advantage and strategic renewal

• Goals

Tujuan BINUS University adalah

o World Class :

Graduates of BINUS University will be accepted in the global market and

environment through the highest level of education excellence encompassing

teaching, learning and applied.

o Knowledge Institution :

A University characterized by the utilization of evolving knowledge to create

economic value through its distinctive competence.

62

o Innovation :

The economically successful introduction and application of new and existing

scientific knowledge and teaching- learning process for practical purposes in

order to create superior stakeholder value.

o Enterprise :

Innovative business practices relating to an individual or organization’s

capability to drive positive changes in the global market and environment.

• Objectives

Berikut adalah sasaran yang berorientasi pada Quality Objectives Binus

University antara lain :

- 90% of students graduated on time

- 100% of Study Programs accredited “A” by the Nation Accreditation

Board for Higher Education

- 85% of lecturers having good performance index

- 80% of employees satisfied with the overall University performance

- 80% of lecturers satisfied with the overall University performance

- 80% of students satisfied with the overall University performance

- 80% of graduates employed or becoming entrepreneurs at graduation

77

• Organization Structure

Struktur organisasi BINUS University adalah sebagai berikut :

64

Area yang akan dibahas dalam skripsi ini adalah academic services yang di

dalamnya meliputi unit–unit : AOC (Academic Operation Center) dan SRSC (Student

Registration and Service Center). Academic services merupakan pelayanan akademis

yang diberikan kepada mahasiswa berkaitan dengan kegiatan yang dimulai dari

persiapan perkuliahan, pelaksanaan perkuliahan, persiapan ujian (kelayakan mahasiswa

ikut ujian final), permintaan penggandaan internal soal ujian, pelaksanaan ujian,

pengolahan nilai, penyusunan thesis, serta pendaftaran, persiapan, pelaksanaan sidang

KP, sidang skripsi, dan tugas akhir.

• Organization Name and General Description

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Unit AOC

65

Academic Operation Center (AOC)

Academic Operation Center (AOC) adalah sebuah unit organisasi yang dibentuk dengan

tujuan untuk mendukung proses pembelajaran di BINUS University yaitu dengan

memastikan terlaksananya kegiatan :

• Perkuliahan dan ujian

• Proses pengolahan honor dosen

• Proses pengolahan nilai mahasiswa

Sub unit yang berada dibawah AOC adalah :

• Subbiro Perkuliahan dan Ujian ( Subbiro P dan U )

• Subbiro Nilai Mahasiswa

Subbiro Perkuliahan dan Ujian

Subbiro Perkuliahan dan Ujian beroperasi di 3 kampusyaitu : Kampus Anggrek, Kampus

Syahdan dan Kampus Kijang dengan jumlah karyawan sebanyak 19 personil dan

beroperasi mulai dari pk. 07.00 hingga pk. 21.00.

Unit ini bertanggung jawab penuh terhadap proses kegiatan belajar mengajar yang

diselenggarakan oleh BINUS University mulai dari:

• Persiapan dan pengolahan daftar hadir kuliah mahasiswa dan dosen

• Persiapan dan pengolahan buku dosen

• Persiapan bahan ajar dan peralatan mengajar

• Peminjaman ruang kuliah

66

• Persiapan dan pelaksanaan ujian

• Pengolahan honor dosen

Subbiro Nilai Mahasiswa

Subbiro Nilai Mahasiswa berlokasi di Kampus Anggrek dengan jumlah karyawan

sebanyak 7 personil dan beroperasi mulai dari Pukul. 09.00 hingga Pukul 20.00. Unit ini

bertanggung jawab penuh terhadap proses pengolahan nilai yang diselenggarakan oleh

BINUS University mulai dari:

• Penerimaan nilai dan berkas ujian dari dosen

• Menangani protes nilai dari mahasiswa

• Pengolahan nilai dan laporan hasil studi

• Pengolahan data wisuda

• Pencetakan dokumen kelulusan

• Dokumentasi nilai mahasiswa

67

Gambar 3.3 Struktur Organisasi Unit SRSC

Student Registration and Service Center (SRSC)

Student Registration and Service Center (SRSC) terdiri dari tiga sub unit, yaitu Layanan

Mahasiswa, Layanan Keuangan Mahasiswa, dan Administrasi Registrasi. Sub Unit

Layanan Mahasiswa melayani kebutuhan administrasi mahasiswa, seperti informasi

mengenai registrasi, permohonan cuti kuliah, dan distribusi dokumen seperti Kartu Mata

Kuliah (KMK), surat survei skripsi dan kerja praktek. Mahasiswa dilayani langsung oleh

staf di Ruang Student Service Center Kampus Anggrek. Mahasiswa juga dapat bertanya

melalui internet di BINUS Maya (http://binusmaya.binus.ac.id), staff help desk akan

membantu menjawab. Subunit Layanan Keuangan Mahasiswa melayani mahasiswa

terkait keuangan, seperti informasi pembayaran kuliah, proses auto debet biaya kuliah,

pembayaran cyber@access, dan proses beasiswa prestasi akademik. Subunit

68

Administrasi Registrasi menangani penjadwalan kuliah, ujian tengah dan akhir semester,

serta ujian skripsi dan kerja praktek.

• Strategic Intent

Strategi yang dilakukan dengan dasar orientasi pada Quality Policy,

yaitu:

“By setting up world-class standards in higher education, BINUS University

provides a learning experience that encourages and rewards innovation, and

thus aims to give a positive contribution to the nation through the continued

practice of outstanding leadership and corporate entrepreneurship”

Dalam hubungannya dengan pencapaian tujuan dan sasaran, area

academic services memberikan peranan sebagai berikut :

Terhadap tujuan 100% program studi terakreditasi “A” oleh negara, unit

AOC memastikan bahwa operasional dari kegiatan-kegiatan yang

ditunjang dan dilaksanakan telah memenuhi standar dan kompetensi yang

diperlukan dalam meraih akreditasi sehingga menjadi universitas dengan

World Class Operation Excellence.

80% dosen puas dengan kinerja keseluruhan universitas dicapai dengan

cara subbiro P dan U menjalankan operasional perkuliahan sehari-hari

dengan baik dengan menyediakan keperluan dosen dalam perkuliahan.

Memberikan kemudahan bagi dosen dalam mengoreksi ujian apabila

dosen berhalangan mengambil berkas ujian maka akan diantarkan dengan

kurir.

69

80% mahasiswa puas dengan kinerja keseluruhan universitas, dapat

dilihat bahwa subbiro nilai mahasiswa melayani protes nilai bagi

mahasiswa yang tidak puas dengan hasil ujian dan memastikan berkas

ujian tersebut diperiksa ulang. Subbiro nilai mahasiswa menerima

berbagai keluhan mahasiswa, dan menyelesaikannya untuk memastikan

BINUS Recognition/Alumni Relationship telah memenuhi target yang

diinginkan

• Implementation Strategy

Sejak tahun 1997, BINUS University telah mengimplementasikan Sistem

Manajemen Mutu yang berdasarkan ISO 9001 Quality Management System.

Sistem Manajemen Mutu ini telah secara langsung dan berkelanjutan terus

meningkatkan kualitas dan produktivitas manajemen penyelenggaraan perguruan

tinggi; kualitas konten akademik; kualitas kegiatan belajar–mengajar, penelitian,

dan pengabdian masyarakat; serta layanan secara keseluruhan kepada semua

stakeholder di BINUS University.

Tetapi dalam perjalanan BINUS University dihadapkan pada perubahan

di masyarakat global dan perkembangan ilmu pengetahuan yang begitu cepat,

serta harapan dari seluruh stakeholder dunia pendidikan, terutama pendidikan

tinggi, mulai dari orang tua, mahasiswa, masyarakat, dunia industri, sampai

dengan pemerintah yang semakin kompleks dan maju. Tantangan dan tanggung

jawab yang semakin besar dan terus berubah ini mengingatkan BINUS

University untuk tidak berpuas diri serta secara berkelanjutan, terus–menerus

melakukan langkah–langkah inovasi untuk peningkatan kualitas dan

70

produktivitas manajemen, proses, dan hasil dari pendidikan tinggi. Oleh karena

itu, BINUS University terus–menerus berupaya untuk meningkatkan standar dan

kualitas dari Sistem Manajemen Mutu yang diimplementasikan, yang merupakan

rambu–rambu utama dalam penyelenggaraan pendidikan di BINUS University.

Sejalan dengan itu pula, pada tahun 2007 yang merupakan awal dari fase 25

tahun kedua BINUS, telah dicanangkan Visi 20/20 Bina Nusantara, yang

kemudian diturunkan menjadi Visi 20/20 BINUS University yaitu A World Class

University in continuous Pursuit of innovation and enterprise.

Tantangan untuk mencapai visi tersebut membawa BINUS University

kepada suatu kesimpulan bahwa sistem ISO 9001 yang selama ini telah

dijalankan haruslah didukung dengan standar internasional lainnya. Setelah

dilakukan studi untuk mempelajari berbagai Sistem Manajemen Mutu

Internasional yang ada, akhirnya diputuskan bahwa Malcolm Baldridge Criteria

yang telah diakui di dunia internasional, merupakan evolusi lanjutan dari ISO

9001. Di mana ISO 9001 fokus pada proses, sedangkan Malcolm Baldridge

Criteria menambahkan fokus pada proses tersebut dengan fokus pada hasil. Di

Indonesia sendiri standar Malcolm Baldridge ini juga telah diimplementasikan

dan dikenal sebagai “Indonesian Quality Award” yang diselenggarakan oleh

Kementerian Negara BUMN untuk meningkatkan kualitas dari Badan Usaha

Milik Negara. Standar ini dinilai paling sesuai bagi kondisi BINUS University

saat ini untuk mencapai visinya ke depan.

Sebagai langkah berikutnya dari implementasi Malcolm Baldridge

Criteria tersebut adalah evaluasi dan sertifikasi dari Badan Sertifikasi

Internasional yang independen dan memiliki reputasi yang baik. Proses evaluasi

71

lengkap telah dilakukan oleh SGS pada awal tahun 2008, yang mencakup kriteria

yang lebih komprehensif yang merupakan kombinasi dari ISO 9001:2000

maupun Education Criteria for Performance Excellence based on Malcolm

Baldridge, terhadap seluruh kegiatan di BINUS University.

Bagi BINUS University sebagai institusi pendidikan pertama di Indonesia

yang berhasil mengimplementasikan dan mendapatkan sertifikasi berdasarkan

kriteria Malcolm Baldridge, Service Excellence dan IWA 2 : 2007, ini

merupakan tantangan untuk terus berupaya dan berinovasi dalam rangka terus

meningkatkan kualitas pendidikan tinggi di Indonesia, bersama – sama dengan

perguruan tinggi lain, serta dengan bimbingan dan arahan dari pemerintah.

BINUS University sepenuhnya sadar bahwa hal ini hanyalah merupakan

satu tahapan yang harus dilalui dalam perjalanan panjang untuk meningkatkan

kualitas institusi pendidikan tinggi di Indonesia. Sebagai kelanjutan dari

implementasi Standar Sistem Manajemen Mutu yang telah ada, BINUS

University telah mencanangkan pula untuk mendapatkan akreditasi akademik

internasional.

BINUS University juga menggunakan Balance Scorecard dalam menilai

kinerja manajemennya. Strategi implementasi dengan Balance Scorecard

Approach yang telah dirancang secara harmonis dengan pengembangan

kemampuan dan pengetahuan yang didukung dengan sistem manajemen kualitas

serta langkah-langkah untuk meningkatkan kualitas materi dan sumber daya

manusia. Adapun perspektif yang digunakan dalam BINUS Balance Scorecard

adalah:

72

• Growth (Financial)

• Recognition

• Capability Building and Execution

• Enabler

Gambar 3.4 Balance Scorecard

Pilihan strategi (strategy choice) yang digunakan oleh area academic

services adalah operation excellence.

73

Tabel 3.3 Strategy Choice

Operation Excellence

Proses Kunci

Proses utama yang akan dilakukan oleh area academic

services adalah memastikan bahwa :

• Pemenuhan pelaksanaan operasional akademis

sehari-hari dalam memenuhi kebutuhan dosen

untuk mengajar sesuai dengan prosedur yang

berlaku.

• Memenuhi kebutuhan perkuliahan, ujian dan

pengolahan nilai misalnya menyiapkan fasilitas

perkuliahan dengan lengkap sebelum

perkuliahan berlangsung.

• Melayani keluhan mahasiwa yang ingin protes

nilai sesuai dengan prosedur yang berlaku.

• Melakukan persiapan, pendaftaran, dan

pelaksanaan sidang Kerja Praktek (KP),

skripsi, tugas akhir, dan thesis.

Organisasi dan Skill Dalam kaitannya dengan supplier dalam hal ini dosen,

area academic services menjalankan strategi yang

mendorong hubungan baik dengan dosen dengan

memberikan kelancaran dalam melaksanakan

pengajaran. Selain itu dalam memenuhi kebutuhan

dosen sebagai asset yang berharga dimana

74

kepuasanmereka menjadi salah satu faktor yang

penting bagi universitas juga diberikan berbagai

pelatihan, baik itu tanpa dipungut biaya ataupun

dengan diskon untuk pelatihan tertentu, untuk terus-

menerus mengembangkan keahlian yang dimiliki oleh

dosen.

Variabel Proses Kunci Pengukuran keberhasilan kinerja berfokus pada

kepuasan seluruh Binusian dengan memberikan

layanan yang terbaik dalam kegiatan operasional

sehari – hari dengan seefisien dan seefektif mungkin.

Sistem Manajemen • BINUS University telah mengimplementasikan

Sistem Manajemen Mutu yang berdasarkan

ISO 9001 Quality Management System.

• BINUS University sebagai institusi pendidikan

pertama di Indonesia yang berhasil

mengimplementasikan dan mendapatkan

sertifikat berdasarkan kriteria Malcolm

Baldridge, Service Excellence dan IWA 2:2007

75

• Business Model Context

Customers

Pelanggan dari BINUS University terdiri dari mahasiswa D3, S1 Reguler,

Binus Internasional, Online Learning, serta S2 yang berjumlah kurang lebih

23.000 mahasiswa aktif.

Services/Products

Layanan utama diberikan oleh BINUS University ini sudah pasti dalam

bentuk pendidikan, adapun beberapa layanan pendukung lainnya yaitu

sebagai berikut :

Academic affairs & development

Academic operation & administrative service

Student, alumni & collaboration

Academic support service

Quality

Technology

Program Studi Sarjana (S1) yang ditawarkan pada BINUS University :

1. Fakultas Ilmu Komputer :

a. Teknik Informatika

b. Sistem Informasi

c. Sistem Komputer

d. Komputerisasi Akuntansi

2. Fakultas Sains dan Teknologi :

a. Arsitektur

b. Teknik Sipil

76

c. Teknik Industri

d. Matematika

e. Statistik

3. Fakultas Ekonomi dan Bisnis :

a. Akuntansi

b. Manajemen

c. Manajemen Perhotelan

4. Fakultas Bahasa dan Budaya :

a. Sastra China

b. Sastra Inggris

c. Sastra Jepang

5. Fakultas Komunikasi dan Multimedia :

a. Desain Komunikasi Visual

b. Desain Interior

c. Komunikasi Pemasaran

6. Fakultas Psikologi :

a. Psikologi

7. Program Ganda :

a. Matematika & Teknik Informatika

b. Statistik & Teknik Informatika

c. Akuntansi & Sistem Informasi

d. Manajemen & Sistem Informasi

e. Teknik Industri & Sistem Informasi

f. Teknik Industri & Manajemen

77

Program Studi Pasca Sarjana (S2) Fakultas Ilmu Komputer yang ditawarkan

pada BINUS University yaitu:

1. Magister Teknik Informatika (MTI)

2. Magister Sistem Informasi (MSI)

Program studi yang ditawarkan pada BINUS International yaitu :

Computerter Science (RMIT, Murdoch University, University of

Wollongong)

Information System (Curtin University, Cologne Business School)

Accounting (Curtin University, Cologne Business School)

Marketing (Curtin University, Cologne Business School)

Hospitality & Tourism Management

Desain Komunikasi Visual (Northumbria University, Limkokwing

University)

Bisnis International

Program studi yang ditawarkan pada BINUS Business School yaitu :

1. MM Business Management

Young Professional Program

Professional Program

2. MM Applied Finance

3. MM Strategic Marketing

4. MM Executive

78

Supplier

Supplier BINUS University adalah tenaga pengajar yaitu dosen. Untuk

meningkatkan kualitas secara langsung, signifikan, dan berkesinambungan,

BINUS University mendorong terus–menerus pengembangan skill dan

pengetahuan dari setiap tenaga pengajar dengan memberikan berbagai

pelatihan.

Partners

Untuk meningkatkan kualitas secara langsung, signifikan, dan

berkesinambungan, BINUS University menjalin kerja sama dengan berbagai

lembaga, mulai dari institusi pendidikan, dunia industri, lembaga

pemerintahan, hingga organisasi/asosiasi profesi, baik skala nasional maupun

internasional. Kerjasama yang dilakukan dengan berbagai institusi nasional

dan internasional bertujuan untuk meningkatkan jaringan kerjasama dan

kualitas proses pembelajaran. Secara garis besar inisiatif kerjasama yang

dilakukan telah merambah 4 benua, dan lebih dari 30 negara di dunia dengan

jenis institusi yang sangat bervariasi sehingga semakin meningkatkanya

jaringan kerjasama. Hal ini dilakukan agar pembangunan visi BINUS 2020

menjadi “World Class University” akan terwujud dengan lebih cepat.

Berikut adalah beberapa institusi yang bekerja sama dengan BINUS

University:

Kerja sama dengan institusi-institusi pendidikan, antara lain:

Asia

- Limkokwing University College of Creative Technology, Malaysia

79

- The National University of China Overseas – Hua Da ( Huaqiao

University), China

- The Sirindhorn International Thai-German Graduate School of

Engineering, Thailand

- University Sains Malaysia, Malaysia

- University of Toyama, Jepang

- Xiamen University, China

- Institut Pertanian Bogor, Universitas Gajah Mada, Universitas

Indonesia, dan Univeristas Institut Teknologi Bandung dalam hal

kerja sama akademik.

- Dengan Universitas Kristen Duta Wacana, dalam hal perjanjian

Cisco Networking Local Academy.

Australia

- Curtin University of Technology, Australia

- MacQuarie University, Australia

- Murdoch University, Australia

- The Royal Melbourne Instute of Technology, Australia

- The University of Wollongong, Australia

Eropa

- Cologne Business School, Jerman

- Erasmus University Rotterdam, Belanda

- INHOLLAND University, Belanda

- Northumbria University, Inggris

80

- Netherlands Education Centre, dalam hal pengembangan pusat

informasi pada BINUS Career yang didedikasikan untuk pelajar-

pelajar BINUS.

Amerika

- Simon Fraser University, Canada

Kerja sama dengan industri-industri, antara lain:

- ABN Amro Bank, NV., Jakarta

- AIG Life, PT

- Allianz Indonesia

- Cisco Systems, Inc

- Dell Asia Pacific SDN – Jakarta Representative Office

- Dream Picture 21 Co. Ltd, Korea

- Fullcast Technology Co. Ltd., Jepang

- Geosoft Technical Support (GTS), Singapura

- Global Needs, Inc., Jepang

- JW Marriott Jakarta Hotel

- MKEA Architects, Australia

- Oracle Indonesia, PT

- Plaxis bv, Belanda

- QS Asia Quacquarelli Symonds Pte Ltd, Singapura

- SGS/JAS-ANZ, Swiss

- PT. Acer Indonesia, dalam hal penelitian dan pengembangan di dalam

Teknologi Informasi.

81

- PT. Ad Quantum Advertising, dalam hal kerja sama akademik dan

industri.

- PT. Astra Internasional Tbk, dalam hal penelitian,

pendidikan/pelatihan dan layanan konsultasi.

Kerja sama dengan institusi-institusi pemerintah, antara lain:

- Departemen Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia, dalam

hal pengembangan, pendidikan, dan penelitian di dalam komunikasi

dan teknologi informasi.

- Departemen Tenaga Kerja dan Transmigrasi RI

- Departemen Kebudayaan dan Pariwisata Republik Indonesia

- Dinas Pendidikan Menengah dan Tinggi (DIKMENTI) Provinsi DKI

Jakarta

- Direktorat Jenderal Pemasyarakatan Departemen Hukum dan Hak

Asasi Manusia Republik Indonesia

- Komisi Pemberantasan Korupsi

- Pusat Data dan Informasi Departemen Pertanian (PUSDATIN)

Associations / Organisations / Foundations, antara lain:

- BEA Photographic, dalam hal Program perbaikan gempa bumi di

Yogyakarta.

- Creative Circle Indonesia (CCI), dalam hal kerja sama akademik dan

industri.

- Ikatan Arsitek Indonesia Daerah Jakarta, dalam hal Jakarta

architecture database dan information.

82

New Collaboration, antara lain:

- Macquarie University (Australia), dalam hal Program Ganda :

Graduate Accounting & Commerce Centre (GACC) Programs &

Magister.

- Northumbria University (United States), dalam hal kerja sama

akademik.

- Xiamen University (Cina), dalam hal kerja sama akademik.

Kerja sama BINUS Internasional (BI), antara lain:

- Curtin University of Technology (Australia), dalam hal kerja sama

akademik (Institusi Pendidikan).

- Cisco Sytems, Inc, dalam hal Cisco Networking Academy Agreement

“Standard” (Industri).

- Asian Development Bank / ADB (United States), dalam hal Program

Funding (Association / Organization / Foundation)

Key Differentiators

Yang menjadi kunci perbedaan BINUS University sebagai lembaga dengan

moto People, Innovation, Excellence adalah BINUS University merupakan

lembaga pendidikan yang berbasis pada teknologi informasi. Penggunaan

teknologi informasi pada semua produk dan jurusan menjadi salah satu nilai

tambah bagi pelanggan ataupun calon mahasiswa.

83

Resources

Gedung yang dimiliki BINUS University berjumlah 3 yaitu :

1. Kampus Syahdan

Terletak di Jl. K.H. Syahdan No. 9, Palmerah, Jakarta Barat 11480.

2. Kampus Anggrek

Terletak di Jl. Kebon Jeruk Raya No.27, Kebon Jeruk, Jakarta Barat

11530.

3. Kampus Kijang

Terletak di Jl. Kemanggisan Ilir III No. 45, Kemanggisan / Palmerah,

Jakarta Barat 11480.

Gedung yang dimiliki BINUS International hanya 1 yaitu Kampus JWC

(Joseph Wibowo Center) yang terletak di Jl. Hang Lekir I No. 6, Kebayoran

Baru, Jakarta Selatan 12120.

Gedung yang dimiliki BINUS School yaitu:

1. BINUS School Simprug

Jl. Sultan Iskandar Muda Kav. G-8

Jakarta Selatan 12220

2. BINUS School Serpong

Jl. Lengkong Karya - Jelupang No. 58, Lengkong Karya / Serpong

Tangerang 15322

Gedung yang dimiliki BINUS Center yaitu:

1. BINUS Center Head Office

Jl. KH. Syahdan No. 20

Kemanggisan - Palmerah

84

Jakarta Barat 11480

Phone: (62-21) 5345830 ext 3203

Email: info@binuscenter.com, syahdan@binuscenter.com

2. BINUS Center Grogol

Jl. Kyai Tapa

Ruko Taman Gloria No. 215H

Jakarta Barat 11450

DKI Jakarta, Indonesia

Phone: (62-21) 560 7606, 560 7607

Fax: (62-21) 560 7554

E mail: grogol@binuscenter.com

3. BINUS Center Kedoya

Jl. Panjang

Kedoya Elok Plaza Blok DC No. 45

Jakarta 11520

DKI Jakarta, Indonesia

Phone: (62-21) 580 2803, 580 2819

Fax: (62-21) 582 3623

E mail: kedoya@binuscenter.com

• Key Differentiatiors of the Organization

BINUS University adalah salah satu institusi pendidikan tinggi yang pertama di

Indonesia yang mendapatkan sertifikasi internasional, antara lain:

85

1. ISO 9001:2000

2. IWA 2:2007 (Guidelines for the application of ISO 9001:2000 in

Education)

3. Education Criteria for Performance Excellence based on MBNQA

Criteria

4. Service Excellence Certification Criteria

Pembeda lainnya adalah sebagai berikut :

1. Sistem pembelajaran yaitu Multi Channel Learning yang terdiri dari antara

lain: Self Study, Pembelajaran Self Study, dan Off Class.

2. Infrastructure, application and content yang lengkap dan canggih

3. Digital Library.

86

3.2 Process Foundation

Gambar 3.5 Proses Model

87

Gambar 3.6 Education Value Chain

Dalam industri pendidikan proses rantai nilainya terdiri dari proses inti yang

dimulai dari market dan financial analytical yang menganalisis kondisi pasar

beserta keuangannya, academic development and content preparation yang

menyiapkan kurikulum dan pengembangan akademik, serta facilities

management yang mengelola fasilitas untuk melaksanakan kegiatan

pembelajaran. Ketiga proses tersebut mendukung proses admission yang

menangani penerimaan siswa/mahasiswa baru. Proses admission ini bersama

dengan proses lecturer/teacher dan assistant management yang mengelola para

pengajar yang dibutuhkan akan berlanjut ke proses registration and scheduling

yang menangani kegiatan registrasi dan penjadwalan kegiatan pembelajaran.

Setelah itu proses teaching learning (Multi Channel Learning) yang menangani

kegiatan belajar mengajar yang berlangsung, dimana terbagi ke dalam kegiatan

88

belajar mengajar di kelas dan di laboratorium. Setelah itu terdapat proses

examination and evaluation yang menangani proses ujian dan pengevaluasian

hasil ujian yang pada akhir masa studi siswa/mahasiswa akan berlangsung proses

thesis/graduation, dimana yang mempunyai kegiatan skripsi/tugas akhir dan

kelulusan. Setelah kelulusan terdapat proses alumni yang menangani para

alumni, yang kemudian adanya career development yang membantu

pengembangan karir bagi para lulusan yang bekerja. Pada perusahaan, proses

entrepreneurship yang membantu para alumni yang ingin menjadi wirausaha

(entrepreneur). Adapun Endowment programs menangani program pendanaan

alumni.

Selain proses inti di atas, terdapat proses-proses pendukung yang terdiri

dari, process financial services yang menangani transaksi keuangan,

lecturer/teacher and assistant management services yang menangani transaksi

keuangan, lecturer/teacher and assistant management services yang

memberikan pelayanan berupa pengembangan para pengajar, proses digital

library services yang menyediakan layanan perpusatakaan secara digital, proses

extraculicular and student organization services yang memberikan perayaan

terhadap kegaitan organisasi siswa/mahasiswa, dan government services yang

menangani hubungan dengan industri dan pemerintah serta proses evaluation

management services yang memberikan pelayanan berupa layanan manajemen

pendidikan.

89

Project Start Architecture

Berikut ini adalah timeline schedule pelaksanaan proyek ini :

Tabel 3.4 Timeline Schedule

90

• An Organization Process View

Gambar 3.7 Organization Relationship Map

• A List of end-to-end processes

Daftar end-to-end yang terjadi dalam area academic services adalah sebagai

berikut:

91

- Persiapan Perkuliahan

Persiapan perkuliahan mencakup proses persiapan rapat perkuliahan,

persiapan administrasi perkuliahan, persiapan fasilitas perkuliahan, dan

persiapan perkuliahan MCL.

- Pelaksanaan Perkuliahan

Pelaksanaan perkuliahan mencakup proses perkuliahan rutin, perkuliahan

dimajukan, dan kuliah pengganti.

- Pengolahan Nilai

Pengolahan nilai dilakukan oleh unit AOC yaitu subbiro Nilai Mahasiswa

dan subbiro P dan U. Pengolahan nilai mencakup proses pengentrian nilai

hasil ujian, penghitungan grade mahasiswa, penampungan keluhan protes

nilai mahasiswa, dan pembuatan LHSS/daftar nilai kumulatif.

- Pelaksanaan Ujian

Pelaksanaan ujian dilakukan oleh Subbiro P dan U. Pelaksanaan ujian

mencakup proses pengawasan pelaksanaan ujian, pembuatan dan

pengisian buku acara ujian.

- Permintaan Penggandaan Internal Soal Ujian

Permintaan penggandaan internal soal ujian mencakup proses

permohonan penggandaan dokumen dan proses penggandaan dokumen.

92

- Persiapan Administrasi Ujian

Dimulai dari memeriksa kesiapan administrasi ujian dan fasilitas,

kemudian membuat daftar petugas piket ujian, mengirim disket nilai

untuk dosen dan tanda terima berkas ke Subiro P dan U, sampai

selanjutnya prosedur pelaksanaan ujian (PR-BINUS-05-04)

- Pendaftaran, Persiapan, dan Pelaksanaan Sidang Skripsi dan Tugas Akhir

Jalur kelas Fasilkom

Dimulai dari mahasiswa membentuk kelompok, melakukan bimbingan

skripsi, dan mengumpulkan softcover dan berkas ujian pendadaran,

kemudian pelaksanaan Ujian Pendadaran. Selanjutnya mahasiswa

melakukan perbaikan hasil sidang dan mengumpulkan hardcover

Jalur kelas DKV

Mahasiswa membawa 3 topik beserta perlengkapannya dan melakukan

bimbingan. Setelah itu menjalani ujian pendadaran dan melakukan

perbaikan hasil sidang serta mengumpulkan hardcover

Jalur kelas Khusus

Mahasiswa melakukan bimbingan dan mengumpulkan softcover dan

berkas ujian pendadaran. Kemudian melakukan ujian pendadaran.

Selanjutnya mahasiswa melakukan perbaikan hasil sidang dan

mengumpulkan softcover.

93

- Pendaftaran, Persiapan, dan Pelaksanaan Sidang Kerja Praktek

Proses ini dimulai dari pendaftaran mata kuliah kerja paktek, pengajuan

pembuatan surat pengantar, mendapatkan lokasi kerja praktek dan

membuat laporan kerja praktek, penjadwalan sidang, hingga

pengumpulan hardcover.

- Penyusunan Thesis

Menentukan topik (mengajukan outline) dan pembimbing, melakukan

bimbingan thesis dan mengumpulkan thesis, selanjutnya sidang thesis dan

mahasiswa mengumpulkan hardcover, laporan teknis, dan softcover.

94

3.3 Technology Foundation

• IT Architectural View and Blueprint

Gambar 3.8 Arsitektur Informasi

95

Gambar di atas menunjukkan arsitektur informasi yang digunakan pada BINUS

University. Semua stakeholder mengakses front end system melalui

PC/notebook, handphone (mobile phone), PDA, kios informasi, telepon (voice),

dan report/documents. Front end system berhubungan dengan Backend system

(ERP Education) melalui jaringan, baik jaringan internet, intranet, dan

INHERENT. Infrastruktur jaringan ini meliputi infrastruktur data, infrastruktur

SMS, dan infrastruktur voice. Semua database dan aplikasi disimpan dalam

server.

• Establishment of Required Tools and Technology

Standar yang digunakan antara lain sebagai berikut:

Tabel 3.5 Required Tools and Technology

Aplikasi Sistem Informasi Tools dan Technology yang digunakan

• Vb 6.0 • SQL 2000 • Crystal Report 8.5 • Sheridan • Infragistic • Visual Studio 2003 (CMS dan Forum) • Visual Studio 2005 (Front end)

S1 dan D3

• SOAP • Vb 6.0 • SQL 2000 • Crystal Report 8.5 • Sheridan • Infragistic • Visual Studio 2003 (CMS dan Forum) • Visual Studio 2008 (Front end) • SOAP

Binus International

96

Aplikasi Sistem Informasi Tools dan Technology yang digunakan

• Vb 6.0 • SQL 2000 • Crystal Report 8.5 • Sheridan • Infragistic • Visual Studio 2008

S2

• SOAP

97

• Identification of Existing Relevant Legacy Systems

Legacy system yang dipakai oleh area academic services BINUS University

antara lain sebagai berikut:

Tabel 3.6 Legacy System Academic Services

Bina Nusantara Sistem Informasi yang Digunakan

SI dan D3 1. Siskul: Merupakan sistem informasi perkuliahan

yang dipakai oleh subbiro perkuliahan dan ujian

untuk mengelola persiapan perkuliahan dan

pelaksanaan perkuliahan.

2. Sisfo Nilai: Merupakan sistem informasi nilai yang

dipakai oleh subbiro nilai untuk mengolah nilai dan

meng-upload nilai

3. Jdu: Merupakan sistem informasi jadwal ujian yang

digunakan subbiro perkuliahan dan ujian untuk

pelaksanaan ujian

4. Sisfo BM: Merupakan sistem informasi building

management yang diperlukan pada saat pelaksanaan

ujian dan pelaksanaan perkuliahan untuk

melakukan pengecekan kelengkapan kelas dan

sebagainya

5. Binusmaya: Merupakan aplikasi MCL, dalam

kaitannya dengan area academic services yakni

peng-upload an nilai

98

Bina Nusantara Sistem Informasi yang Digunakan

BINUS International 1. ABIOS (Aplikasi BINUS International

Operational Support): Merupakan aplikasi yang

menangani berbagai operasional yang terjadi dalam

BINUS International.

2. Access BI: Merupakan aplikasi MCL, dalam

kaitannya dengan area academic services yakni

peng-upload an nilai.

S2 1. AS2: Merupakan aplikasi sistem informasi yang

digunakan untuk menangani berbagai operasional

yang terjadi dalam BINUS S2.

2. Magister online: Merupakan aplikasi MCL, dalam

kaitannya dengan area academic services yakni

peng-upload an nilai.

99

• Canonical Data and Data Sources Dictionary

Gambar 3.9 Canonical Data Model

100

• Initial Business Functionality (Service) Portfolio

Tabel 3.7 Bussiness Functionality Portfolio

Business Process Unit Parameter/Business Sevices Student Registration & Services Layanan Mahasiswa create keluhan protes nilai Administrasi Registrasi create data jadwal mengajar sementara save data jadwal mengajar sementara update data on/off pada form jadwal Layanan Keuangan calculate honor mengajar dosen calculate honor pengawas print honor pengawas IDC print laporan status MCL

create jadwal on / off pelaksanaan perkuliahan MCL

Academic Operation Subbiro Perkuliahan dan Ujian create form daftar hadir realisasi SAP dosen

print form daftar hadir realisasi SAP dosen create form perubahan jadwal create data pemeriksaan fasilitas save data pemeriksaan fasilitas print laporan pemeriksaan fasilitas create daftar dosen create transaksi absensi save transaksi absensi print transaksi absensi create form permohonan penggunaan ruang kuliah save form permohonan penggunaan ruang kuliah print form permohonan penggunaan ruang kuliah print daftar hadir mahasiswa create jadwal kuliah pengganti save jadwal kuliah pengganti print jadwal kuliah pengganti print monitoring kehadiran kuliah entry validasi kehadiran dosen dan mahasiswa

print laporan summary ketidak hadiran dosen per minggu

print surat keputusan mengajar update status perkuliahan create jadwal ujian save jadwal ujian

101

print jadwal ujian create daftar gagal kapsel

save daftar gagal kapsel print daftar gagal kapsel create daftar hadir ujian save daftar hadir ujian print daftar hadir ujian create berita acara ujian save berita acara ujian print berita acara ujian create data penyerahan nilai email approval key untuk dosen AOC print laporan realisasi anggaran rapat dosen create anggaran rapat persiapan perkuliahan save anggaran rapat persiapan perkuliahan print laporan anggaran rapat persiapan perkuliahan print laporan pemeriksaan akhir print laporan transaksi MCL

print laporan summary ketidakhadiran dosen by gugus

print summary kehadiran mahasiswa per semester print laporan hasil proses pelaksanaan ujian Staff Data Centre update LHSS / daftar nilai kumulatif Subbiro Nilai Mahasiswa print blanko nilai create laporan nilai print laporan nilai entry perubahan nilai posting perubahan nilai entry mid-final posting mid-final transfer nilai dari web entry koreksi di tempat upload nilai hitung nilai akhir hitung grade hitung IPS/IPK create form protes nilai print form protes nilai create daftar nilai kumulatif print daftar nilai kumulatif print laporan realisasi pengembalian nilai print laporan keterlambatan nilai print laporan summary keterlambatan

102

SRSC Layanan Mahasiswa Cek format dan kelengkapan thesis Cek kelengkapan softcover serta absensi Create rekapitulasi softcover Input data SPP Input nilai skripsi Layanan Keuangan Hitung honor pembimbing Create daftar honor pembimbing Hitung honor penguji Create honor penguji

Administrasi Registrasi Print laporan mahasiswa yang tidak berhak ikut ujian

Create pengumuman mahasiswa tidak berhak ikut ujian

Cek kelengkapan berkas ujian Create laporan persiapan ujian Create surat penunjukan pembimbing Create draft dosen penguji Create surat undangan menguji Cek kualifikasi draft penguji Input rekap nilai Create kalender thesis Create rekap outline Create jadwal sidang Cek registrasi KRS Create memo pengecualian Create surat penunjukkan pembimbing BI ACOP create absensi mahasiswa save absensi mahasiswa print absensi mahasiswa create daftar hadir dosen print daftar hadir dosen create jadwal kuliah pengganti save jadwal kuliah pengganti create jadwal rencana kuliah dimajukan save jadwal rencana kuliah dimajukan create bobot nilai print laporan realisasi serah nilai upload nilai update hasil perubahan nilai calculate grade nilai mahasiswa print LHSS / daftar nilai kumulatif per semester print laporan rekapitulasi nilai create laporan bulanan persiapan perkuliahan print laporan bulanan persiapan perkuliahan

103

• Establishment of Required Technical Project Team

♦ Project Manager

Tugas :

1. Mengelola manajemen proyek

2. Mengelola portofolio aplikasi

3. Mengelola pembagian aplikasi untuk mengisi kebutuhan terhadap

penggunaan aplikasi untuk mempercepat proses bisnis

4. Memastikan pembersihan data hasil konversi dan migrasi data

Learning Support print realisasi anggaran rapat dosen print laporan persiapan perkuliahan create laporan persiapan perkuliahan print laporan persiapan perkuliahan Material Support upload materi kuliah dan silabus Operation Support print rekap kehadiran dosen Finance calculate honor mengajar dosen S2 ACOP create absensi mahasiswa save absensi mahasiswa print absensi mahasiswa create daftar hadir dosen print daftar hadir dosen create jadwal Kuliah Pengganti save jadwal kuliah pengganti create jadwal rencana kuliah dimajukan create bobot nilai update status penerimaan nilai print laporan realisasi serah nilai upload nilai print LHSS / Daftar Nilai Kumulatif print laporan rekapitulasi nilai create laporan bulanan persiapan perkuliahan print laporan bulanan persiapan perkuliahan Learning Support print realisasi anggaran rapat dosen print laporan persiapan perkuliahan Operation Support print rekap kehadiran dosen Material Support upload materi kuliah dan silabus Finance calculate honor mengajar dosen

104

5. Menjaga hubungan baik dengan pemilik (stakeholder)

6. Mengelola perencanaan proyek, dan memonitor proses yang ada

dan memasukan ke dalam cakupan proyek.

7. Berinteraksi dengan manajemen dan pengguna

8. Mengelola timeline schedule agar tetap waktu yang diharapkan

9. Mengelola tim proyek

10. Mendefinisikan, menganalisa dan menyelesaikan masalah

11. Menyiapkan presentasi untuk manajemen.

12. Menetapkan status proyek

13. Menyelesaikan konflik

14. Menyiapkan sumber daya yang dibutuhkan oleh proyek

15. Melakukan proses kontrol dan pengawasan proyek

16. Menyusun laporan akhir pelaksanaan kegiatan analisa dan

perancangan sistem dan melaporkannya kepada manajemen

17. Melakukan koordinasi dengan sesama anggota tim proyek

♦ Business Analyst

Tugas:

o Melakukan survey kebutuhan informasi dengan berbagai cara

seperti:

Memperlajari bisnis dan standar operasional

Wawancara

Kuisioner

o Bersama dengan System Designer menyusun dokumen kebutuhan

bisnis/sistem

105

o Memeriksa kembali kesesuaian sistem yang dirancang oleh

System Designer dengan dokumentasi kebutuhan bisnis/sistem

o Menyusun laporan status perkembangan kegiatan untuk

dilaporkan kepada Project Manager

o Bekerja sama dengan anggota tim lainnya dalam menyelesaikan

tugas

o Menyiapkan presentasi hasil analisa untuk disampaikan kepada

pimpinan

♦ System Analyst

Tugas :

1. Mengumpulkan informasi untuk penganalisaan dan evaluasi

sistem yang sudah ada maupun untuk rancangan suatu sistem

2. Riset, perencanaan, instalasi, konfigurasi, troubleshoot,

pemeliharaan, dan upgrade perangkat keras, perangkat lunak,

serta sistem pengoperasian

3. Melakukan analisis dan evaluasi terhadap prosedur bisnis yang

ada maupun yang sedang diajukan atau terhadap kendala yang ada

untuk memenuhi keperluan data processing

4. Mempersiapkan flow chart dan diagram yang menggambarkan

kemampuan dan proses dari sistem yang digunakan

5. Melakukan riset dan rekomendasi untuk pembelian, penggunaan,

dan pembangunan hardware dan software

106

6. Memperbaiki berbagai masalah seputar hardware, software, dan

konektivitas, termasuk di dalamnya akses pengguna dan

konfigurasi komponen

7. Memilih prosedur yang tepat dan mencari dukungan ketika terjadi

kesalahan, panduan yang ada tidak mencukupi, atau timbul

permasalahan besar yang tidak terduga

8. Mencatat dan memelihara laporan tentang perlengkapan

perangkat keras dan lunak, lisensi situs dan server, serta akses dan

security pengguna

9. Install, konfigurasi, dan upgrade seluruh peralatan komputer,

termasuk network card, printer, modem, mouse dan sebagainya

10. Mampu bekerja sebagai bagian dari tim, misalnya dalam hal

jaringan, guna menjamin konektivitas dan keserasian proses di

antara sistem yang ada

11. Mencatat dan menyimpan dokumentasi atas sistem

12. Melakukan riset yang bersifat teknis atas sistem upgrade untuk

menentukan feasibility, biaya dan waktu, serta kesesuaian dengan

sistem yang ada

13. Menjaga kerahasiaan informasi yang diproses dan disimpan dalam

jaringan

14. Mendokumentasikan kekurangan serta solusi terhadap sistem

yang ada sebagai catatan untuk masa yang akan datang

107

♦ System Designer

Tugas:

1. Membantu Business/System Analyst dalam memperoleh

kebutuhan informasi

2. Membantu Business/System Analyst dalam penyusunan dokumen

kegiatan analisa seperti:

i. Rich picture

ii. Dokumen kebutuhan bisnis/pengguna

3. Membuat rancangan sistem.

4. Menghadiri undangan rapat anggota tim proyek.

5. Menyusun laporan status perkembangan kegiatan perancangan

untuk dilaporkan kepada Pimpinan Business/System Analyst.

6. Bekerja sama dengan anggota tim lainnya dalam menyelesaikan

tugas.

♦ Software Architect

Tugas:

1. Memastikan IT selalu melaporkan dan memberikan dukungan

untuk melayani praktek pembuatan service catalogue dalam

organisasi

2. Memastikan service catalogue selalu jelas, singkat, dan

diperbaharui

3. Memungkinkan untuk kemudahan dalam pencarian dan

pemakaian service

108

♦ Database designer

Tugas:

1. Merancang database yang terstruktur

2. Memastikan database yang ada saling berhubungan dengan

relationship yang benar

♦ Network Specialist

Tugas:

1. Merancang sistem jaringan komputer

2. Memastikan seluruh komputer terhubung ke server

♦ Application developer (programmer)

Tugas :

1. Kode, pengujian dan atasi masalah memanfaatkan program yang

sesuai hardware, database, pemrograman dan teknologi

2. Perbaiki data dan format produk akhir

3. Mempertahankan dan memodifikasi program

4. Membuat perubahan yang disetujui oleh aliran grafik revisi

5. Mengembangkan program rinci logika dan coding perubahan

6. Uji dan mengembangkan program modifikasi

7. Menulis program baru menggunakan kode spesifikasi yang

diusulkan

8. Menganalisa kinerja program dan mengambil tindakan untuk

memperbaiki kekurangan berdasarkan konsultasi dengan

pengguna

109

9. Berdiskusi dengan pengguna untuk mendapatkan kebutuhan

perubahan atau modifikasi program yang sudah ada

10. Menulis dan mempertahankan program dokumentasi

11. Menjaga kerahasiaan mengenai informasi pemrosesan,

penyimpanan atau pengaksesan

12. Mendokumentasikan masalah program dan resolusi untuk

referensi di masa mendatang

♦ System Documentation

Tugas:

1. Bekerja sama dengan anggota tim lainnya dalam menyelesaikan

tugas

2. Menyusun dokumentasi hasil analisa, perancangan dan usulan

rekomendasi ICT

♦ System Testing

Tugas:

1. Memastikan bahwa sistem yang dibangun memenuhi semua

kebutuhan fungsional dari suatu organisasi

2. Memastikan bahwa sistem yang dibangun memenuhi semua

kebutuhan sistem dari suatu organisasi

3. Berkerja sama dengan anggota tim lainnya dalam menyelesaikan

tugas

4. Melakukan pengujian error

5. Membuat laporan hasil pengujian sistem

110

3.4 Business Process Management Foundation

• Definition of Stakeholers Involved or Associated With the Project

Stakeholder yang dimaksud disini adalah semua pihak yang

berkepentingan terhadap BINUS University. Oleh karena itu, yang

termasuk dalam stakeholder yaitu:

o Mahasiswa

Mahasiswa berkepentingan terhadap BINUS University dalam hal

mendapatkan pelayanan berupa pendidikan.

o Dosen

Dosen berkepentingan terhadap BINUS University dalam hal penghasilan

yang didapatkan dari mengajar di BINUS University.

o Orang tua

Orang tua berkepentingan terhadap BINUS University dalam hal kualitas

pelayanan yang diterima oleh anak-anak mereka yang bertindak selaku

mahasiswa di BINUS University.

o Pimpinan

Manajemen berkepentingan terhadap BINUS University dalam hal

penghasilan dan pengakuan yang didapatkan dari keberhasilan dan

perkembangan dari BINUS University sendiri.

o Staff

Staff berkepentingan terhadap BINUS University dalam hal penghasilan

yang mereka dapatkan dari bekerja di BINUS University dan

memberikan pelayanan kepada customer. Karyawan atau staff dalam area

academic service BINUS University yaitu :

111

• Untuk jenjang D3 & S1 :

- Staff pendukung - Staff SRSC

- AOC Manager - Staff Akademis

- Staff AOC - Jurusan

- Rektor - Kajur

- WR II - Dekan

- Staff Subbiro P dan U - Dosen HBA

- Ka. Subbiro P dan U - LRC

- Rektor - Sekretariat Rektorat

- BM - Bagian Pengendalian Dosen

- Petugas Piket - Staff Registrasi

- Pengawas Ujian - LRI

- Subbiro Nilai Mahasiswa - Staff Data Centre

- Ka. Subbiro Nilai Mahasiswa - Staff Subbiro Layanan

• Untuk jenjang S2 (Pasca Sarjana) :

- S2 Coordinator - Lecturer Dev. Staff

- Dean Of BBS - Faculty member of S2

- Head of Learning Support - Operation Manager

- Operation Support - HOS

- BM - Head of ACOP

- Admin Staff - Senior Staff S2

- Program Head - Info Services

- Bagian Finance - Petugas Piket

- Pengawas Ujian - Dean of BBS

112

• Untuk BINUS International :

- Senior Staff BI - BI Coordinator

- Lecturer Dev. Staff - Petugas Piket

- Faculty Member of BI - Head of Learning Support

- HOS - Material Support

- BM - Head of ACOP

- Admin Staff - Bagian Pengendalian Dosen

- Head Of School - Operation Support

- Info Services - Operation Manager

- Pengawas Ujian - Program Head

o Pemerintah

Pemerintah berkepentingan terhadap BINUS University dalam hal

kualitas lulusan yang dihasilkan oleh BINUS University dalam

hubungannya dengan peningkatan kualitas sumber daya manusia

Indonesia.

Adapun pihak pemerintah yang terkait yaitu :

- Kopertis III

- DIKTI

o Industri

Industri berkepentingan terhadap BINUS University dalam hal kualitas

lulusan yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan akan tenaga kerja

yang kompeten.

113

o Asisten

Asisten berkepentingan terhadap BINUS University dalam hal

penghasilan dan pengalaman yang didapatkan dari mengajar di BINUS

University.

• Stakeholder Documented and Agreed Expectations

Ekspetasi – ekspetasi dari stakeholder berdasarkan sasaran mutu yang ingin

dicapai yaitu :

a. Absensi mahasiswa dalam mengikuti perkuliahan dan ujian dengan

menggunakan teknologi RFID dapat membuat operasional perkuliahan

sehari-hari menjadi lebih efisien dan efektif.

b. Dokumen – dokumen perkuliahan seperti buku realisasi SAP dan blanko nilai

dibuat dalam bentuk e-document sehingga lebih efisien dalam proses

pembuatan dan pengisiannya serta pemeliharaannya tidak membutuhkan

space.

c. Penggunaan e-KMK (e-Kartu Mata Kuliah) pada saat pelaksanaan ujian yaitu

dengan cara mengakses KMK yang disimpan dalam PDA reader saat

mahasiswa masuk ke dalam ruang ujian.

d. Pelaksanaan ujian secara online, dimana soal dan lembar jawaban yang

biasanya berbentuk kertas dimasukkan ke dalam komputer.

114

• Process Selection Matrix

Gambar 3.10 Process Selection Matrix

115

• A List of Identified Business Processes and Initial Metrics

Process Worth Matrix

Tabel 3.8 Process Worth Matrix

Worth Processes Asset Liabilities

Proses Persiapan Perkuliahan √ Proses Pelaksanaan Perkuliahan √ Proses Pelaksanaan Ujian √ Proses Pengolahan Nilai √ Proses Persiapan Ujian √ Proses Pelaksanaan Sidang KP, Skripsi, Thesis √ Proses Permintaan Penggandaan Internal Soal Ujian √

• Prioritized Processes for the Elaboration Phase

Prioritas yang diberikan dalam kaitannya dengan ekspektasi stakeholder untuk

dielaborasi adalah:

1. Absensi perkuliahan mahasiswa dengan menggunakan RFID

2. Absensi ujian mahasiswa dengan menggunakan teknologi RFID

3. Realisasi SAP dalam bentuk e-document

4. Blanko nilai dalam bentuk e-document

5. e-KMK

6. Pelaksanaan ujian online

• Project Management (Initial Draft of the Project Plan)

- Project charter document

Gantt chart proyek ERP Education BINUS University yaitu :

116

Gambar 3.11 Gantt Chart

- Project Scope Document

Tujuan dari proyek BPM dalam area academic services ini adalah untuk

membuat proses-proses yang sudah ada berjalan menjadi lebih baik (menjadi

lebih efisien, lebih efektif, meningkatkan kualitas, mengurangi biaya). Ruang

lingkup dari proyek ini meliputi operasional dari area academic services. Tahap-

tahap yang dilakukan dalam analisa dan perancangan ERP Education ini adalah :

Tahap 1 : Organization Foundation Phase

Pada tahap ini, membahas tentang aspek internal dari organisasi yaitu kekuatan,

kelemahan, kompetensi, dan keterbatasan dari organisasi. Kemudian juga

dibahas dari sisi aspek eksternal organisasi yaitu kompetisi organisasi dan

dampak terhadap lingkungan, visi & misi organisasi, serta tujuan dan sasaran

organisasi tersebut. Disamping itu juga disertakan struktur organisasi, nama unit,

dan deskripsi umum dari organisasi, yang dilengkapi dengan penjelasan masing-

masing unit. Pada tahap ini juga dijelaskan strategi apa yang harus digunakan

117

untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi, strategi implementasinya, dan

pemilihan strategi. Selanjutnya dijelaskan tentang kontek model bisnisnya, mulai

dari pelanggan, produk dan pelayanan, pemasok, sampai rekan kerja sama.

Kemudian dijelaskan juga pembeda utama organisasi dan sumber daya apa saja

yang dimiliki organisasi. Dan yang terakhir dari tahap ini dijelaskan strategi

pembeda utamanya.

Tahap 2: Process Foundation Phase

Tahap ini menganalisa proses bisnis yang sedang berjalan untuk dapat

dikembangkan dan digunakan dalam menjalankan proyek. Dalam fase ini,

arsitektur proses yang telah ada saat ini mungkin berubah karena semakin

banyaknya masalah yang dicakup, semakin rinci model proses yang dicakup, dan

semakin banyak proses tambahan dari unit-unit bisnis yang ada. Tahap ini

menghasilkan gambaran keseluruhan proses bisnis yang sedang berjalan, timeline

schedule arsitektur awal proyek, gambaran hubungan antar unit terkait, dan

gambaran arsitektur yang disetujui serta didokumentasikan

Tahap 3: Technology Foundation Phase

Dasar teknologi berisi mengenai gambaran sistem yang sedang berjalan serta

teknologi dan tools yang dibutuhkan oleh BINUS University untuk melayani

semua stakeholder. Selain sistem, teknologi, dan tools yang dibutuhkan disajikan

pula relasi antar entitas data dari unit-unit yang terkait sesuai studi kasus masing-

masing kelompok. Dasar teknologi juga menyajikan Portfolio fungsionalitas

(bisnis awal) yang berisi bisnis fungsional yang dibuat berdasarkan user

118

interface dari sistem yang digunakan oleh setiap proses bisnis dari masing-

masing unit. Untuk mendukung dasar teknologi ini, perlu ditentukan tim proyek

teknis yang berisi aktor-aktor yang dibutuhkan secara teknis dalam proyek ini

serta job description yang merupakan rincian tugas, tanggung jawab, dan

wewenang dari masing-masing aktor.

Tahap 4: BPM Foundation Phase

Merupakan platform dimana proyek BPM dijangkau, dibuat dan diadakan. Fase

ini tidak hanya menyediakan cara untuk memulai proyek, namun juga

melengkapi langkah-langkah yang diperlukan dalam membuat proyek sukses.

Tahap 5: Elaboration Phase

Pada tahap ini, dilakukan pengumpulan transactional information, transactional

data, direct labor, IT cost dan overheads yang didapatkan melalui observasi,

investigasi, analisis dan wawancara terhadap user. Selain itu, juga dilakukan

analisa proses dengan metrics analysis dan people capability matrics, yang

menitikberatkan pada redesign, memberikan usulan prioritas yang

dimungkinkan melalui tahapan leaving the process, improving, amalgamating

with other process, redesigning, total improvement, outsourcing dan insourcing.

Tahap 6: Improvement Phase

Fase ini merupakan tahap pengembangan terhadap sistem, dimana bertujuan

untuk mengubah dari sistem yang lama ke sistem yang baru atau melakukan

modifikasi dari sistem yang lama agar sesuai dengan kebutuhan atau proses

119

bisnis saat ini, yang sesuai dengan pengembangan- pengembangan tahap

elaborasi.

Tahap 7: People and Technology Development Phase

Fase Pengembangan Manusia dan Teknologi perlu dikembangkan secara paralel

walaupun terdiri dari aspek-aspek yang berbeda yang berperan dalam

pengembangan. Se-otomatis apapun proses bisnis dan sebaik apapun struktur

organisasi, manusialah yang menjalankan dan membuat proses itu berjalan

dengan efektif dan efisien. Pengembangan teknologi dilakukan untuk

menyediakan fleksibilitas yang cukup untuk mengatasi perubahan pada bisnis

dan proses bisnis, dengan cara integrasi system internal, otomatisasi proses

bisnis, dan kolaborasi dengan entitas internal.

Tahap 8: Deployment Phase

Fase ini merupakan penindaklanjutan dari pengembangan tahap-tahap

sebelumnya ke dalam sistem baru untuk dijalankan dalam kegiatan operasional.

Fase ini terdiri dari kegiatan pemilihan strategi implementasi (deployment),

pelatihan terhadap calon pengguna sistem baru (staff) agar dapat menjalankan

sistem tersebut dengan baik sekaligus melakukan pengujian terhadap penerimaan

(dukungan) mereka terhadap penggunaan sistem baru tersebut.

Tahap 9: Benefit And Realization Phase

Fase ini sangat penting untuk dilakukan, karena sebuah proyek belum benar-

benar selesai walaupun sistem yang dikembangkan sudah mulai berjalan. Perlu

120

ditetapkan sebuah kerangka untuk mengelola manfaat proyek bisnis, menetapkan

target, ukuran dan berusaha untuk mencapainya. Setelah itu lakukan pengawasan

lebih lanjut terhadap proyek untuk memastikan bahwa semua aktivitas manfaat

yang telah ditetapkan dapat direalisasikan dan tersedianya struktur pengendalian

yang cocok yang dibutuhkan untuk mencapai manfaat tersebut.

Pada fase ini pula perlu dilakukan feedback dan perbandingan antara kasus bisnis

awal dengan hasil aktual dari proyek yang dikembangkan. Sehingga dapat

dilakukan perbaikan ataupun perubahan yang perlu terhadap keadaan berjalan

untuk mencapai hasil yang maksimal.

Tahap 10: Continuous Improvement Phase

Merupakan salah satu fase yang penting karena dalam tahap ini dijelaskan aspek-

aspek pendukung yang dibutuhkan agar pengembangan sistem dapat tetap

berjalan seiring dengan perkembangan dan perubahan bisnis. Untuk itu harus

dipastikan pula bahwa kelangsungan pengembangan proses tersebut menjadi

bagian dari bisnis itu sendiri. Selain itu harus dipastikan juga bahwa investasi

dalam tiap proyek harus dapat di-maintain dan dikembangkan. Proses harus

secara berkesinambungan ditingkatkan dan didesain ulang, apabila sebaliknya

maka akan menjadi kurang optimal.

Langkah-langkah pengembangan berkelanjutan

1. Identifikasi peluang-peluang pengembangan proses dan melakukan pelatihan.

2. Pengelolaan dan peningkatan proses-proses yang ada.

3. Memelihara model proses.

121

- Initial Communications Strategy

Hal yang biasa dilakukan di BINUS University dalam membagikan knowledge

kepada seluruh staff, misalnya dengan cara:

o Membuat aplikasi-aplikasi yang mudah digunakan untuk menjalankan

kegiatan operasional sehari-hari. Pembuatan aplikasi ini akan dibantu oleh

Direktorat Teknologi Informasi BINUS

o Melakukan sharing knowledge yang dapat diadakan secara periodik

mingguan, yang dikenal dengan istilah CSK/Create Sharing Knowledge.

o Penggunaan media BINUS Highlight melalui email untuk setiap user dalam

unit.

- Initial Risk Analysis

Resiko – resiko yang dapat terjadi antara lain :

• Operasional perkuliahan terutama masalah absensi tidak sesuai dengan

kenyataan (adanya kecurangan oleh mahasiswa)

• Dokumen elektronik dapat hilang dan penggunaannya tergantung pada

sistem.

• Penolakan penggunaan e-document oleh dosen dikarenakan sudah

terbiasa dengan penggunaan kerta blanko nilai.

• Tindakan kecurangan yang dilakukan oleh mahasiswa pada saat

pelaksanaan ujian online seperti pemalsuan identitas peserta ujian.

• Mahasiswa yang bukan peserta ujian mengakses e-KMK.

122

Antisipasi awal yang dapat dilakukan untuk mengatasi resiko – resiko di atas

yaitu :

• Dosen melakukan validasi terhadap kehadiran mahasiswa dengan

mengakses lecturer desk yang terhubung pada penyimpanan data Subbiro

P dan U

• Komunikasi mengenai pengembangan yang sedang dilakukan sebagai

salah satu langkah manajemen perubahan.

• Membuat back up bagi e-document secara teratur.

• Pengecekan/validasi peserta ujian dan KMK oleh pengawas