Organisation and Management

Principles

Laksmi Karunia TanuwijayaFSM 2 Smt 4 TA 2013-2014

O What is organisation

OOrganisasi adalah suatu keadaan dimana anggotanya secara terus-menerus mengembangkan kapasitasnya guna menciptakan hasil yang benar-benar mereka inginkan. Pola-pola berpikir baru dan berkembang dipupuk, aspirasi kelompok diberi kebebasan, dan orang-orang secara terus-menerus belajar untuk mempelajari sesuatu secara bersama (Peter Senge, 1990)

OOrganisasi adalah sebuah kesatuan yang terdiri dari sekelompok orang yang bertindak secara bersama-sama dalam rangka mencapai tujuan bersama (Burky dan Perry, 1998).

O Theory of management :

Teori managemen adalah landasan yang digunakan dalam menangani persoalan guna meningkatkan produktivitas pekerja, menurunkan biaya produksi, dan menegakkan moral dan motivasi pekerja.

Teori managemen dibagi menjadi dua, yaitu teori managemen klasik dan teori managemen modern.

Teori managemen modern muncul sebagai suatu pemikiran atau ketidakpuasan dan sebuah reaksi atau tanggapan atas teori managemen klasik.

A. Teori Managemen Klasik

Merupakan pengelompokan dari beberapa ide yang berkembang pada akhir tahun 1800 an sampai dengan awal tahun 1900 an. Pelopor dari teori managemen klasik adalah Frederick W. Taylor yang dikenal sebagai penemu teori managemen pengetahuan, Max Weber, Frank dan Lilian Gilbreth, dan Henry Fayol.

Dasar dari prinsip – prinsip teori managemen klasik adalah :

1. Hanya ada satu cara terbaik untuk melakukan setiap pekerjaan.

2. Hanya ada satu cara terbaik dalam menggerakkan organisasi bersama.

3. Organisasi seharusnya diatur dengan rasional dan tidak berdasarkan pada cara/gaya orang tertentu.

Teori managemen klasik dibagi menjadi 3, yaitu:1. Teori klasik2. Teori hubungan manusia3. Ilmu Manajemen

Principal of Classical Management by Henry Fayol :

Terdapat 14 prinsip dalam manajemen klasik oleh Henry Fayol :

1. Pembagian pekerjaan.2. Kewenangan dan tanggung jawab.3. Disiplin.4. Kesatuan perintah.

This specifies that each person should be accountable to only one superior

5. Kesatuan arah

6. Mengutamakan kepentingan umum daripada kepentingan pribadi.

7. Memberikan upah pada pekerja.8. Pemusatan9. Rantai skalar.

O Dalam sebuah rantai skalar, kekuasaan dan tanggung jawab berlangsung secara langsung dalam sebuah garis vertikal dari tingkatan tertinggi organisasi sampai ke tingkatan terendah.

10. Perintah.11. Kesamaan.12. Stabilitas pekerja.

O Pergantian pekerja harus diminimalkan untuk mempertahankan keefisiensian organisasi.

13. Inisiatif.14. Rasa persatuan

O Human Relations Theory :OTeori hubungan manusia berkembang mulai dari tahun 1920-an sampai tahun 1950-an sebagai usaha untuk mengkompensasi kekurangan dari teori managemen klasik.

OTeori hubungan manusia memperkenalkan tingkah laku keilmuan sebagai bagian pelengkap untuk teori organisasi.

OTeori ini berpendapat bahwa keikutsertaan pekerja dalam perencanaan dan pengambilan keputusan memberikan hasil positif dalam semangat juang dan produktivitas.

O Management science theory :

OTeori ilmu managemen menggabungkan beberapa ide dari teori managemen klasik dan teori hubungan manusia.

OTeori ini menekankan penelitian pada tindakan dan penggunaan teknologi untuk membantu manager membuat keputusan. OManagement information systems (MIS)

O Computerized data processing to facilitate management functions

OProgram evaluation and review technique (PERT)

O A management tool used for planning and controlling operations

B. Teori Managemen Modern

Teori managemen modern berkembang karena adanya permasalahan yang kompleks pada organisasi saat ini

Teori managemen modern dibagi menjadi 3, yaitu:

1. Teori sistem2. Teori contingency 3. Teori chaos

O System theory conceptOKonsep teori sistem : sistem berpikir, sistem analisis, dan sistem managemen

OWholism : The systems theory doctrine that the whole of an entity is more than the sum of its parts

Kerjasama dan kesinergisan dalam bekerja sebagai anggota dari sebuah departemen atau kelompok sering menghasilkan sebuah keseluruhan produk yang melebihi jumlah dari kontribusi masing – masing anggota. Bagian terpenting dari konsep teori sistem adalah umpan balik, susunan sistem, saling ketergantungan, dan konsep keseluruhan (wholism).

O Interdependency Saling ketergantungan adalah kunci dari teori sistem.

Unsur dari sebuah sistem mempengaruhi satu sama lain dan saling tergantung satu dengan yang lainnya.

Singkatnya, sebuah perubahan dalam satu bagian organisasi mempengaruhi bagian lain dari organisasi tersebut.

Sebuah perubahan dalam struktur organisasi dan alur kerja dalam sebuah departemen dapat menyebabkan perubahan yang tidak diduga pada departemen lainnya.

O Contingency approach

sebuah pendekatan managemen yang berdasar pada keyakinan bahwa kegiatan seharusnya disesuaikan dengan situasi yang tepat.

O Chaos theory

OThe complex and unpredictable dynamics of systems that recognizes that organizational events are rarely controlled

O Systems approach

Pendekatan sistem adalah suatu bentuk perintah dalam strategi managemen. Pendekatan sistem melibatkan 5 kunci proses esensial :1. Menginginkan hasil2. Lingkungan3. Input4. Operasi5. Managemen

O Manajemen strategis

Managemen strategis mengharuskan manager memimpin organisasi melalui perubahan strategis menurut kondisi yang kompleks dan tidak tentu.

O Strategic plan

Rencana strategis adalah sebuah dokumen tertulis yang menilai keadaan saat ini dari organisasi dan apa yang harus dilakukan untuk memperoleh tujuan, misi, dan tujuan dari organisasi tersebut.

O Strategy formulation

Rumusan strategis adalah berbagai metode yang dapat dilakukan guna membantu manager menentukan strategi dari organisasi.

O Strategic thinking

Pemikiran strategis adalah sebuah proses yang dilakukan terus menerus pada saat melakukan peristiwa penting dengan cara yang komprehensif.

O Strategic success

Kesuksesan strategis adalah sebuah pencapaian tujuan dan sasaran ketika mempertahankan nilai – nilai. Kesuksesan strategis adalah fenomena sementara yang sekali dicapai harus dikejar terus menerus.

O Functions of management

1. Planning2. Organizing3. Staffing4. Directing5. Coordinating6. Reporting7. Budgeting

O Planning : Fungsi perencanaan meliputi beberapa langkah,

termasuk menulis visi, filosofi, semboyan, misi, rencana strategis, rencana lanjutan, kebijakan, prosedur, jadwal, dan peraturan. Kemudian mengimplementasikan, melaksanakan, dan mengontrol perencanaan tersebut.

1. Policies : panduan untuk membuat keputusan.2. Procedures : panduan detail untuk merencanakan

aktivitas yang terjadi secara tetap.3. Standing plans : kebijakan dan prosedur yang tidak

berubah selamanya.4. Single use plan : rencana yang hanya digunakan sekali

atau tidak sering.5. Rules : pernyataan tertulis mengenai apa yang harus

dilakukan dan apa yang tidak boleh dilakukan.

O The planning function involves a sequence of steps, including writing a vision, philosophy, slogan, mission, strategic plans, intermediate plans, policies, procedures, schedules, and rules, and then implementing, following up, and controlling the plans.

O Organizing :Pengorganisasian adalah sebuah fungsi dari managemen yang mempengaruhi perkembangan dari struktur formal dimana pekerjaan dibagi, di definisikan, dan di kooordinasikan.

Terdapat empat langkah untuk mengembangkan rancangan struktur organisasi, yaitu :1. Menentukan dan menetapkan tujuan.2. Menganalisa dan mengklasifikasikan pekerjaan yang harus dilakukan.3. Menggambarkan detail pekerjaan yang harus dilakukan.4. Menentukan dan menetapkan hubungan antara pekerja dan pihak managemen.

O Type of organization

1. Line authority : tiap orang bertanggung jawab pada orang yang tingkatannya diatasnya dalam struktur organisasi.

2. Staff authority : Pimpinan (pengendali, penanggung jawab, penentu tujuan, kebijaksanaan, keputusan), staff (pembantu pimpinan), pelaksana (pelaksana tugas sesuai dengan bagiannya masing – masing).

3. Functional authority : kebijakan yang disusun berdasarkan sifat dan fungsi yang harus dilaksanakan yang terdapat dalam organisasi tersebut.

O Staffing :

Staffing adalah fungsi dari bagian personalia untuk mempekerjakan dan melatih pekerja dan mempertahankan kondisi kerja yang menyenangkan.

O Directing :

Directing adalah sebuah proses lanjutan dari pengambilan keputusan, yaitu menyampaikan keputusan tersebut kepada bawahan, dan menjamin bahawan dapat mengambil tindakan yang tepat.

O Coordinating :

Pengkoordinasian adalah sebuah kegiatan fungsional dari berbagai bagian yang saling berhubungan dalam sebuah proses untuk menciptakan alur kerja yang lancar.

O Reporting :

Reporting adalah suatu kegiatan dimana supervisor, manager, dan bawahan saling menginformasikan hal yang menjadi tanggung jawabnya melalui laporan, penelitian, inspeksi, dan metode lainnya.

O Budgeting :

Budgeting adalah sebuah rencana keuangan, accounting, dan pengontrolan keuangan.

O Skill of manager

1. Technical skills : kemampuan yang mengizinkan pekerja untuk menunjukkan kegiatan yang menjadi spesialisasinya. Keterampilan atau kemampuan untuk menggunakan peralatan-peralatan atau prosedur-prosedur dalam suatu bidang tertentu.

2. Human skills : pemahaman dan motivasi individu dan kelompok.

3. Conceptual skills : pemahaman dan penyatuan semua kegiatan dan kepentingan organisasi terhadap tujuan umum. Kemampuan mental seorang manager dalam mengkoordinasikan dan mengintegrasikan seluruh kepentingan dalam kegiatan organisasi. Bagaimana semua bagian dalam organisasi dapat berjalan bersama melalui keputusan yang berbasis pada kepentingan keseluruhan organisasi.

O Interpersonal roles

1. Figureheads : Melakukan tugas – tugas sebagai sebuah simbol,

menurut hukum yang sah, atau bersifat sosial dikarenakan kedudukan orang tersebut dalam organisasi.

2. Leaders : Menentukan suasana kerja dalam organisasi dan

mengaktifkan bawahan untuk meraih sasaran organisasi.

3. Liaisons : Menciptakan dan menpertahankan kontak di luar

organisasi untuk mendapatkan informasi dan kerjasama.

O Informational roles

1. Monitor : mengumpulkan semua informasi yang berhubungan dengan organisasi.

2. Disseminator : menyalurkan informasi yang berasal dari luar organisasi kepada anggota organisasi.

3. Spokesperson : menyalurkan informasi dari dalam organisasi kepada masyarakat.

O Decisional roles

1. Entrepreneur : memulai pengontrolan perubahan dalam organisasi untuk mengadaptasi dan menyamakan diri dengan perubahan kondisi lingkungan.

2. Disturbance handler : seseorang yang mengendalikan perubahan yang tidak diperkirakan.

3. Resource allocator : pengambilan keputusan bergantung pada prioritas penggunaan sumber daya organisasi.

4. Negotiator : membuat perjanjian dengan individu atau organisasi lain.

O Tools of management

1. Organization chart : sebuah grafik yang menggambarkan pengelompokan dasar dan hubungan antar tingkatan dan fungsi masing – masing tingkatan.

2. Job description : sebuah daftar tugas organisasi, kemampuan, dan tanggung jawab yang berhubungan dengan posisi tertentu.

3. Job specification : sebuah pernyataan tertulis tentang standar minimum yang harus dipenuhi oleh pelamar untuk pekerjaan khusus.

4. Work schedule : sebuah gambaran pekerjaan yang harus dilakukan, langkah – langkah yang harus digunakan, dan jadwal untuk tingkatan khusus.

Terima Kasih

Tetap Semangat