Organisasi Dan SDM Apotek (Kelompok Penyangga) -- Kelompok 8 -- Manfarkom B

8/10/2019 Organisasi Dan SDM Apotek (Kelompok Penyangga) -- Kelompok 8 -- Manfarkom B

1/36

Makalah Manajemen Farmasi dan Komunitas

Organisasi dan Sumber Daya Manusia di Apotek

Kelompok 8:

Ali Muhammad S 1206312800

Grace Natalia 1206313141

Michelle Gozal 1206313362

Suci Trisnaeni 1206313766

Willy hermawan 1206313873

Yessica lisyana 1106153580

Yiska Nathasa 1206313892

PROGRAM PROFESI APOTEKER

FAKULTAS FARMASI

UNIVERSITAS INDONESIA

DEPOK

2012


2/36

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas

berkat dan kasih-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan makalah

berjudul Organisasi dan Sumber daya Manusia di Apotek. Makalah ini disusun

dalam rangka pemenuhan tugas Manajemen Farmasi dan Komunitas.

Makalah ini berisi tentang apotek, organisasi di apotek, sumber daya manusia

di apotek beserta tugas dan tanggung jawabnya, serta sistem operasional yang ada

dalam pengelolaan apotek.

Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penulisan makalah ini

namun penulis berharap makalah ini dapat berguna bagi setiap pembaca.

Tim Penulis,

2012


3/36

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ii

DAFTAR ISI iii

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang 1

1.2 Rumusan masalah 1

1.3 Tujuan penulisan 1

1.4 Metode penulisan 2

1.5 Sistematika penulisan 2

BAB 2 ISI2.1 Apotek 3

2.1.1 Pengertian apotek 3

2.1.2 Tugas dan fungsi apotek 3

2.1.3 Manajemen fungsi 3

2.2 Struktur organisasi di apotek 4

2.2.1 Struktur organisasi apotek yang ideal 5

2.2.2 Struktur organisasi apotek kecil 6

2.2.3 Maksud dan tujuan struktur organisasi 7

2.3 Sumber daya manusia 7

2.3.1 Pekerjaan kefarmasian 7

2.3.2 Sumber daya manusia di apotek 8

2.3.3 Deskripsi pekerjaan 10

2.4 Sistim operasional 13

2.4.1 Sistim pembelian 13

2.4.2 Sistim gudang 18

2.4.3 Sistim pelayanan dan penjualan 21

2.4.4 Sistim keuangan 26

2.4.5 Sistim pembukuan (ketatausahaan) 28

BAB 3 PENUTUP

3.1 Kesimpulan 32

3.2 Saran 32

DAFTAR PUSTAKA 33


4/36

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Apotek dalam pelaksanaannya membutuhkan pengelolaan sumber daya

manusia yang tepat. Hal tersebut ditunjukkan oleh organisasi yang terdapat di

Apotek. Pengelolaan organisasi di apotek merupakan hal penting yang

membutuhkan pertimbangan serta manajemen yang tepat.

Organisasi dalam apotek bertujuan untuk membagi tanggung jawab

sumber daya manusia di apotek agar setiap orang memiliki tanggung jawab yang

jelas, sehingga pelaksanaannya dapat lebih efektif dan efisien.

Oleh sebab itu diperlukan suatu gambaran mengenai pengelolaan sumber

daya manusia di apotek yang meliputi organisasi, tanggung jawab setiap personel,

serta sistem operasional yang terdapat di apotek. Diharapkan melalui gambaran

yang diberikan, pembaca dapat mengetahui tentang pengelolaan yang harus

dilakukan dalam sistem manajemen apotek sehingga dapat mempertimbangkan

hal-hal terkait dengan sumber daya manusia di apotek dan pengelolaannya.

1.2 Rumusan Masalah

Rumusan masalah yang digunakan dalam makalah ini adalah:

1. Bagaimana gambaran mengenai pengelolaan organisasi apotek?

2. Bagaimana pembagian tugas dan tanggung jawab sumber daya manusia di

apotek?

3. Bagaimana pembagian tugas dan tanggung jawab sumber daya manusia pada

apotek kecil?4. Apa saja hal-hal penting yang terkait dengan sumber daya manusia di apotek?

1.3 Tujuan Penulisan

Adapun tujuan penulisan makalah ini, yaitu memberikan gambaran kepada

pembaca mengenai hal-hal penting terkait pelaksanaan sistem di apotek

berdasarkan tanggung jawab organisasi.


5/36

1.4 Metode Penulisan

Dalam penulisan makalah kali ini, penulis menggunakan metode studi

pustaka, pencarian dari internet, dan diskusi.

1.5 Sistematika Penulisan

Makalah ini terdiri dari tiga bab, bab I yaitu bab pendahuluan yang berisi

latar belakang, rumusan masalah, tujuan penulisan, metode penulisan, dan

sistematika penulisan; bab II yaitu bab isi yang terdiri pengertian, gambaran

organisasi di apotek, sumber daya manusia di apotek, pembagian tugas, dan

sistem operasional, bab III yaitu bab penutup yang terdiri dari kesimpulan.


6/36

BAB 2

ISI

2.1 Apotek

2.1.1 Pengertian Apotek

Menurut PP No.51 tahun 2009, apotek adalah sarana pelayanan

kefarmasian tempat dilakukan praktek kefarmasian oleh Apoteker. Pengertian

apotek menurut Kepmenkes RI No. 1332/Menkes/SK/X/2002 tentang perubahan

Permenkes No. 992/Menkes/Per/X/1993 tentang ketentuan dan Tata cara

pemberian izin apotek :Apotek adalah suatu tempat tertentu, tempat dilakukan

pekerjaan kefarmasian dan penyaluran perbekalan farmasi, perbekalan kesehatan

lainnya kepada masyarakat.

2.1.2 Tugas dan Fungsi Apotek

Berikut ini adalah tugas dan fungsi apotek:

1. Tempat pengabdian profesi apoteker yang telah mengucapkan sumpah

jabatan

2. Sarana farmasi yang melaksanakan peracikan pengubahan bentuk,

pencampuran dan penyerahan obat atau bahan obat

3. Sarana penyalur perbekalan farmasi yang harus menyebarkan obat yang

diperlukan oleh masyarakat secara luas dan merata

2.1.3 Manajemen Fungsi

Dalam mengelola sebuah apotek, berlaku juga cara mengelola fungsi-

fungsi manajemen dalam menyusun rencana kerja (planning) untuk mencapaisuatu tujuan. Karena untuk melaksanakan rencana kerja tidak mungkin dilakukan

oleh satu fungsi, maka organisasi (apotek) membagi-bagi pekerjaan (organizing)

yang ada di apotek dengan tugas, wewenang dan tanggung jawab pada setiap

fungsi. Kemudian masing-masing fungsi melaksanakan rencana kerja (actuating)

sesuai dengan fungsi pekerjaan dan sasaran yang akan dicapainya. Berikut ini

akan dijelaskan mengenai: Struktur organisasi apotek, uraian pekerjaan (job


7/36

description), sistem operasional yang berlaku pada setiap fungsi, dan sistem

pengawasan internal.

Gambar 1. Aplikasi fungsi-fungsi manajemen

2.2 Struktur Organisasi di Apotek

Struktur organisasi adalah bagan yang menggambarkan fungsi-fungsi yang

terdapat dalam suatu organisasi. Seorang APA harus dapat memprediksi dan

membentuk struktur organisasi di apotek, disertai dengan uraian fungsi dan tugas

serta wewenang dan tanggung jawab. Hal ini dilakukan agar dapat mengetahui

kegiatan apa saja yang akan dilakukan dan tipe orang yang bagaimana yang dapat

melaksanakan fungsi kegiatan tersebut, sehingga apotek dapat beroperasi sesuai

dengan rencana.

Planning

ControllingOrganizing

Actuating

FUNGSI-

FUNGSI


8/36

APA (Apoteker)

Fungsi

Pembelian

AA

Fungsi

Gudang (AA)

Fungsi

Penjualan (AA)

Fungsi

KeuanganFungsi

Pembukuan

Asisten ApotekerJuru

Resep

Adm

Pemb

Adm

Penj

Adm

K/B

Adm

Pajak

2.2.1 Struktur organisasi apotek yang ideal

Berikut ini adalah bagan yang menggambarkan struktur organisasi apotek

yang dikatakan ideal.

Gambar 2. Stuktur organisasi apotek yang ideal


9/36

2.2.2 Struktur Organisasi Apotek Kecil

Berikut ini adalah bagan yang menggambarkan struktur organisasi apotek

yang dikatakan ideal.

Keterangan :

1. Urusan pembelian dilakukan oleh A.P.A

2. Asisten Kepala merangkap sebagai Kepala Regu I atau Kepala Regu II, membawahi 1 orangjuru resep dan 1 orang kasir depan yang merangkap uga sebagai penjual obat bebas (H.V)

serta 1 orang tenaga kasar (pesuruh).

Gambar 3. Struktur organisasi apotek kecil

Asisten Kepala

TU Kasir Besar

Kepala Regu I Kepala Regu II

Juru resep

Kasir / H.V

Juru resep

Kasir / H.V

Apoteker Penanggungjawab

Apotek (A.P.A)

Pesuru

Gudang

Pesuru

pagi

Asisten Apoteker

sore

Asisten Apoteker


10/36

2.2.3 Maksud dan tujuan struktur organisasi

Struktur organisasi memiliki maksud dan tujuan berikut :

1. Organisasi harus mempunyai tujuan yang hendak dicapai melalui kerja sama

yang teratur dan kontinu antara karyawan yang bersangkutan. Sebagai

konsekuensinya, untuk mencapai tujuan tersebut harus ada kesatuan pimpinan

(Unity of Command and Unity of Direction)

2. Ada pembagian kerja dan penugasan yang homogen.

3. Ada kesesuaian perimbangan antara tugas, tanggung jawab dan wewenang.

4. Melimpahkan tanggung jawab dan tugas secara tepat dan jelas.

5. Menyusun organisasi dengan mengikuti garis tata hubungan bawah-atasan,

dimulai dari bawah ke atas dan berakhir pada pucuk pimpinan organisasi

6. Pimpinan wajib mengawasi perintah-perintahnya secara organisasional dan

merupakan hubungan integral dari kehidupan organisasi.

7. Beberapa asas harus dipenuhi seperti :

a. Asas tahu diri, yaitu masing-masing warga sadar dan tahu tempatnya di

dalam organisasi dan berpegang teguh pada posisinya.

b. Asas kontinuitas, yaitu tugas tetap berjalan meskipun ada seseorang yang

sakit, cuti dan sebagainya.

c. Asas komunikasi, yaitu adanya pertukaran informasi antara bagian di

dalam organisasi.

d. Asas koordinasi, yaitu merupakan pelengkap dari asas pembagian kerja.

e. Asas saling asuh antar bagian, yaitu dicegah adanya rasa lebih penting

dari bagiannya terhadap bagian lain. Hal ini sangat penting didalam

organisasi yang operasinya kompleks.

f. Asas kehayatan, dimaksudkan seolah-olah organisasi itu hidup atauberhayat. Setiap warganya segera mengatasi keadaan bila terjadi

hambatan atau terjadi rangsangan.

2.3 Sumber Daya Manusia

2.3.1 Pekerjaan Kefarmasian

Berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 51 Tahun

2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian, tenaga kefarmasian adalah tenaga yang


11/36

melakukan pekerjaan kefarmasian, yang terdiri dari apoteker dan tenaga teknis

kefarmasian. Apoteker adalah sarjana farmasi yang telah lulus sebagai apoteker

dan telah mengucapkan sumpah jabatan apoteker, sedangkan tenaga teknis

kefarmasian adalah tenaga yang membantu apoteker dalam menjalani pekerjaan

kefarmasian, yang terdiri dari sarjana farmasi, ahli madya farmasi, analisis

farmasi, dan tenaga menengah farmasi/asisten apoteker. Dalam menjalankan

pekerjaan kefarmasian di fasilitas pelayanan kefarmasian (seperti apotek),

apoteker dapat dibantu oleh apoteker pendamping dan/atau tenaga teknis

kefarmasian. Berikut ini adalah kewenangan apoteker:

1. Mengangkat seorang apoteker pendamping yang memiliki SIPA;

2. Mengganti obat merek dagang dengan obat generik yang sama komponen

aktifnya atau obat merek dagang lain atas persetujuan dokter dan/ataupasien;

dan

3. Menyerahkan obat keras, narkotika dan psikotropika kepada masyarakat atas

resep dari dokter sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Penyerahan dan pelayanan obat berdasarkan resep dokter dilaksanakan oleh

Apoteker.

2.3.2 Sumber Daya Manusia di Apotek

Berdasarkan Surat Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia

Nomor 1027/Menkes/SK/IX/2004 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Standar

Pelayanan Kefarmasian di Apotek, apotek harus dikelola oleh seorang apoteker

yang profesional, yang termasuk ke dalam sumber daya manusia yang melakukan

pelayanan kefarmasian, dengan kompetensi sebagai berikut:

1. Mampu menyediakan dan memberikan pelayanan yang baik.Apoteker sebagai pengelola apotek harus dapat memberikan pelayanan

kefarmasian yang profesional. Dalam memberikan pelayanan, apoteker harus

dapat mengintegrasikan pelayanannya dalam sistem pelayanan kesehatan

secara keseluruhan sehingga dihasilkan sistem pelayanan kesehatan yang

berkesinambungan.

2. Mempunyai kemampuan untuk mengambil keputusan profesional.


12/36

Apoteker harus mampu mengambil keputusan yang tepat, yang berdasarkan

pada efikasi, efektifitas, dan efisiensi penggunaan obat dan alat kesehatan.

3. Mampu berkomunikasi dengan baik.

Apoteker harus mempunyai kemampuan berkomunikasi yang baik dengan

pasien dan profesi kesehatan lainnya secara verbal dan nonverbal, serta

menggunakan bahasa yang sesuai dengan pendengarnya.

4. Menempatkan diri sebagai pimpinan dalam situasi multidisipliner.

Apoteker harus mampu menjadi pemimpin, yaitu mampu mengambil

keputusan yang tepat dan efektif, mampu mengkomunikasikannya, dan

mampu mengelola hasil keputusan tersebut.

5. Mempunyai kemampuan dalam mengelola sumber daya (manusia, fisik,

anggaran) dan informasi secara efektif.

6. Harus dapat dipimpin dan memimpin orang lain dalam tim kesehatan.

7. Selalu belajar di sepanjang kariernya.

Apoteker harus selalu belajar, baik pada jalur formal maupun informal, di

sepanjang kariernya, sehingga ilmu dan keterampilan yang dipunyai selalu

baru (up todate).

8. Membantu memberi pendidikan dan memberi peluang untuk meningkatkan

pengetahuan.

Apoteker mempunyai tanggung jawab untuk mendidik dan melatih sumber

daya yang ada, serta memberi kesempatan untuk memperoleh pengalaman

untuk meningkatkan keterampilan.

Berdasarkan Surat Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia

Nomor 1332/Menkes/SK/X/2002 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri

Kesehatan Republik Indonesia Nomor 922/Menkes/Per/X/1993 tentang Ketentuandan Tata Cara Pemberian Izin Apotek, apoteker yang telah diberi Surat Izin

Apotek (SIA) disebut apoteker pengelola apotek. Apabila Apoteker pengelola

apotek berhalangan melakukan tugasnya pada jam buka apotek, apoteker

pengelola apotek harus menunjuk apoteker pendamping. Apabila apoteker

pengelola apotek dan apoteker pendamping berhalangan melakukan tugasnya,

apoteker pengelola apotek menunjuk apoteker pengganti. Apoteker pendamping

adalah apoteker yang bekerja di apotek di samping apoteker pengelola apotek


13/36

dan/atau menggantikannya pada jam-jam tertentu pada hari buka apotek,

sedangkan apoteker pengganti adalah apoteker yang menggantikan apoteker

pengelola apotek selama apoteker pengelola apotek tersebut tidak berada ditempat

lebih dari 3 bulan secara terus-menerus, telah memiliki Surat Ijin Kerja dan tidak

bertindak sebagai apoteker pengelola apotek di apotek lain.

Berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 51 Tahun

2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian, apoteker juga dapat dibantu oleh tenaga

teknis kefarmasian dalam menjalankan pekerjaan kefarmasian di apotek. Tenaga

teknis kefarmasian terdiri dari sarjana farmasi, ahli madya farmasi, analisis

farmasi, dan tenaga menengah farmasi/asisten apoteker. Sumber daya manusia di

apotek juga dapat mencakup tenaga non kefarmasian, seperti tata usaha, office

boy, dan lain-lain.

2.3.3 Deskripsi Pekerjaan

Deskripsi pekerjaan perlu ditentukan dengan jelas agar tidak terjadi

tumpang-tindih kewajiban dan tanggung jawab atau adanya pekerjaan yang tidak

terselesaikan karena tidak jelas penanggung jawabnya.

Berikut ini pembagian deskripsi pekerjaan personel-personel di apotek:

1. Apoteker Pengelola Apotek (APA)Apoteker

Fungsi dan Tugas APA :

a. Membuat visi dan misi apotek

b. Membuat strategi, tujuan, sasaran dan program kerja yang akan dijalankan

c. Membuat dan menetapkan peraturan atau SPO (Sistem Prosedur

Operasional) pada setiap fungsi kegiatan di apotek

d. Membuat sistem pengawasan dan pengendalian SPO dan program kerjapada setiap fungsi kegiatan di apotek

Wewenang dan Tanggung Jawab APA:

a. Menentukan arah terhadap seluruh kegiatan

b. Menentukan sistem atau peraturan yang akan digunakan

c. Mengawasi pelaksanaan SPO dan program kerja

d. Bertanggung jawab terhadap kinerja yang diperoleh


14/36

2. Fungsi PembelianAsisten Apoteker

Fungsi dan Tugas:

a. Mendata kebutuhan barang

b. Membuat kebutuhan pareto barang

c. Mendata pemasok (supplier)

d. Merencanakan dan melakukan pembelian sesuai dengan yang dibutuhkan,

kecuali ada ketentuan lain dari APA

e. Memeriksa harga, diskon hasil negosiasi dengan supplier

Wewenang dan Tanggung Jawab:

a. Menentukan dan melakukan negosiasi harga beli barang dan masa

pembayaran dengan supplier

b. Bertanggung jawab terhadap perolehan harga beli

c. Bertanggung jawab terhadap kelengkapan barang

3.Fungsi GudangAsisten Apoteker

Fungsi dan Tugas:

a. Menerima dan mengeluarkan berdasarkan fisik barang

b. Menata, merawat dan menjaga keamanan barang


a. Menerima dan mengeluarkan barang

b. Menata dan menjaga keamanan barang

c. Bertanggung jawab terhadap resiko barang hilang dan rusak di gudang

4.Fungsi PelayananAsisten Apoteker

Fungsi dan Tugas:a. Melakukan penjualan dengan harga yang telah ditetapkan

b. Menjaga kenyamanan ruang tunggu

c. Melayani konsumen dengan ramah dan santun

d. Memberikan informasi dan solusi kepada konsumen

e. Membina hubungan baik dengan pelanggan


a. Memberikan diskon sesuai dengan matriks wewenangnya


15/36

b. Memberikan insentif kepada pelanggan sesuai dengan matriks

wewenangnya

c. Menjaga dan memelihara kebersihan dan keamanan barang yang terdapat

di fungsi penjualan

d. Bertanggung jawab terhadap kenyamanan ruang tunggu dan fasilitas

konsumen lainnya

e. Bertanggung jawab terhadap hasil penjualan

f. Bertanggung jawab terhadap kepuasan konsumen

5.Fungsi Keuangan

Fungsi dan Tugas:

a. Membuat rencana aliran kas (cash flow) bulanan dan tahunan

b. Menerima dan mengeluarkan uang dan surat berharga lainnya sesuai

dengan bukti-bukti dokumen yang telah disetujui APA

c. Memelihara dan menjaga keamanan dari resiko kehilangan dan kerusakan

uang dan surat berharga lainnya

d. Menjaga dan memelihara aliran kas agar tidak defisit


a. Mengatur rencana aliran kas melalui penerimaan dan pengeluaran uang

dan surat berharga lainnya

b. Memelihara keamanan uang dan surat berharga lainnya

c. Bertanggung jawab terhadap kondisi aliran kas yang terjadi

6.Fungsi PembukuanTata Usaha (TU)

Fungsi dan Tugas:a. Mengumpulkan, mencatat, melaporkan dan mengarsipkan laporan dengan

benar dan tepat waktu

b. Menjaga dan memelihara keamanan dan kebersihan dokumen apotek dari

resiko kehilangan atau kerusakan

c. Mengawasi pelaksanaan sistem yang telah ditetapkan pada setiap kegiatan

yang ada di apotek



16/36

a. Memeriksa dan mengklarifikasi laporan kegiatan pembelian, penyimpanan

(barang dan uang) dan penjualan

b. Mengawasi pelaksanaan sistem pada seluruh kegiatan

c. Bertanggung jawab terhadap kebenaran dan kecepatan penyajian laporan

hasil kegiatan apotek

d. Bertangung jawab terhadap kebersihan dan keamanan dokumen.

2.4 Sistem Operasional

Sistem adalah cara-cara untuk menjalankan suatu kegiatan. Jadi sistem

operasional apotek adalah tata cara yang ditetapkan dan digunakan dalam

melaksanakan suatu fungsi kegiatan di apotek. Sistem ini menjadi peraturan

(standar) yang wajib dilaksanakan oleh seluruh karyawan dalam menjalankan

fungsi dan tugasnya masing-masing.

2.4.1 Sistem Pembelian

a. Diagram

5

Fungsi

Pembelian

APA

Fungsi

Penjualan

Supplier

(Pemasok)

Barang

Faktur / SP

SP

defecta

SP

2

34

Fungsi TataUsaha

Fungsi

Gudang

Lap HD

OL

Lap HD

1

6

Gambar 4. Sistem pembelian


17/36

b. Standar sistem prosedur operasional :

Tahap 1 : Pengiriman daftar kebutuhan

1. Petugas penjualan membuat daftar kebutuhan barang melalui

dokumen daftar permintaan barang apotek (order list-OL)

2. Mengirim OL ke fungsi gudang

Tahap 2 : Penyiapan defecta

1. Petugas gudang berdasarkan OL menginventarisir saldo

persediaan barang di gudang dan mencatat di defecta barang

2. Mengirimkan defecta ke fungsi pembelian

Tahap 3 : Perencanaan dan pembelian

1. Petugas pembelian menyiapkan surat pesanan (SP), memilih

supplier yang dapat memberikan harga relatif lebih murah

dibandingkan dengan supplier lainnya

2. Melakukan negosiasi mengenai harga, diskon, masa tenggang

pembayaran (tunai atau kredit) dan melaksanakan pembelian

3. Mengirimkan SP yang telah disetujui oleh APA ke supplier

melalui fax, telepon atau diambil sendiri oleh salesman

supplier

Tahap 4 : Pemeriksaan dan penerimaan barang

1. Petugas gudang memeriksa dan menerima fisik barang dari

supplier sesuai dengan SP dan faktur barang

2. Membuat tanda terima barang di faktur (stempel dan tanda

tangan) berdasarkan fisik barang yang diterima

Tahap 5 : Pemeriksaan faktur

1. Petugas pembelian memeriksa jumlah, jenis, harga dan diskonserta masa pembayaran hasil negosiasi dengan supplier

2. Mengirimkan seluruh faktur pembelian barang yang diperiksa

ke fungsi TU

Tahap 6 : Pembukuan

1. Petugas TU berdasarkan faktur yang ada tanda terima gudang

mencatat sebagai pembelian barang di apotek


18/36

2. Membukukan pembelian barang di kartu hutang sebagai hutang

dagang apotek

3. Membuat laporan pembelian dan saldo hutang setiap bulannya

kemudian melaporkannya ke APA

Tabel 1. Laporan Pembelian

Tanggal :

No. Nama

Supplier

Faktur

Komersial

Faktur Pajak Jumlah Rp Keterangan

1

2

34

5

6

7

Dst

Jml

Tabel 2. Kartu Hutang

Nama Supplier :

Alamat/No.telepon :

Tanggal Debet Kredit Saldo Keterangan

c. Sasaran

1. Memperoleh harga barang yang lebih murah (lebih efisien)

2. Dapat melayani kebutuhan konsumen (masuk resep-keluar obat)

d. Kualifikasi (persyaratan)nya antara lain yaitu memiliki :

1. Likuiditas yang baik

2. Petugas yang :

a. Pandai membaca situasi mengenai gejolak harga barang, kapan menimbun

barang harus dilakukan


19/36

b. Pandai dalam bernegosiasi dengan supplier

c. Memiliki data pareto kebutuhan barang

d. Memiliki data pareto pemasok dan sumber pemasok lainnya

e. Memilikiform recordsuplier pareto dan kondisi diskonnya

Tabel 3. Kondisi Diskon Supplier Pareto

Bulan : ............ Tahun

No. Nama Supplier Nama Barang Diskon Kredit

1

2

3

4

5

6

dst

Tabel 4. Data Perolehan HPP

Tahun : ........

TW Omzet (Rp)

000,-

HPP %HPP HPP (%)

tahun lalu

Keterangan

I 250.000 200.000 80.00 75.00 Tidak efisien

II 300.000 240.000 80.00 75.00

III 300.000 240.000 80.00 75.00

IV 200.000 160.000 80.00 75.00

1.050.000 840.000 80.00 75.00 Tidak efisien

Tabel 5. Data Penolakan Resep

Bulan : ............ Tahun : ..............

Tgl R/ Item Dari Dokter Penyebab

1

2

3

4

5

6

7

Jumlah


20/36

e. Indikator :

1. Harga Pokok Penjualan (HPP)

Bila HPP yang diperoleh < dari HPP tahun lalu (HPP apotek pesaing)

maka pembelian berfungsi dengan baik

Bila HPP yang diperoleh > dari HPP tahun lalu (apotek pesaing) maka

pembelian tidak berfungsi dengan baik

2. Jumlah resep yang ditolak

Bila jumlah resep yang ditolak < dari jumlah penolakan tahun lalu maka

pembelian berfungsi dengan baik

Bila jumlah resep yang ditolak > dari jumlah penolakan tahun lalu maka

pembelian tidak berfungsi dengan baik

Faktor-faktor yang harus diperhatikan pada pembelian barang, yaitu:

1. Kondisi keuangan

Kondisi likuiditas keuangan yang baik, selalu tepat waktu membayar hutang,

memberi peluang untuk memperoleh diskon yang lebih besar

2. Jenis sediaan farmasi yang dibutuhkan

Dalam memnentukan jenis sediaan farmasi yang akan dibeli apotek, harus

berdasarkan data yang dibutuhkan oleh konsumen. Data etikal dapat

diperoleh dari resepresep yang masuk ke apotek, sedangkn data OTC dapat

didasarkan pada kondisi pemuukiman di sekitar lokasi apotek dan obat-obat

bebas yang sering diiklankan di media elektronik

3. Jumlah yang harus dibeli

Untuk menentukan jumlah yang harus dibeli, ditentukan berdasarkan data

historis jumlah sediaan farmasi yang dibutuhkan, kebutuhan apotek setiap

bulan, kondisi gudang (ukuran), kondisi diskon, jarak apotek dengan

pemasok, jumlah pemasok, perkembangan kondisi sosial dan politik

4. Jarak apotek dengan pemasok

Jarak apotek yang jauh dari supplier, lamanya waktu pengiriman dan resiko

kehabisan barang dapat dijadikan dasar dalam menetukan jumlah pembelian

5. Kondisi sosial politik


21/36

Kondisi sosial politik yang tidak stabil, masyarakat lebih suka menyimpan

uangnya di bank. Untuk mencegah turunnya nilai uang, membeli dalam

jumlah besar dapat dipertimbangkan

6. Kondisi gudang

a. Kapasitas (ukuran luas) gudang: pembelian barang dalam jumlah besar

yang tidak disesuaikan dengan kapasitas gudang, penyimpanan barang

menjadi tidak baik (mudah rusak) dan rawan kehilangan.

b. Sarana tempat menyimpan obat: harus sesuai dengan sifat obat dan

peraturan yang berlaku seperti: lemari khusus narkotika, kulkas untuk

vaksin, suppositoria, ovula, lemari untuk bahan semi solid (salep)

7. Tanggal daluarsa

Batas tanggal daluarsa obat yang pendek (


22/36


Tahap 1 : Penerimaan barang

a. Petugas gudang memeriksa dan menerima fisik barang dari supplier

sesuai dengan SP dan faktur barang

b. Membuat tanda terima penerimaan barang (stempel gudang dan

tanda tangan penanggung jawab gudang)

c. Menyimpan dan membukukan barang masuk di komputer (dan kartu

stok barang)

Tahap 2 :

a. Petugas gudang memeriksa dan menyerahkan fisik barang ke fungsi

penjualan sesuai dengan OL

b. Membuat tanda terima penyerahan barang (stempel dan tanda tangan

petugas penjualan) di OL

c. Menyimpan dan membukukan barang keluar di komputer (dan kartu

stok barang)

Tahap 3 : Pembuatan laporan mutasi barang

a. Petugas membuat laporan mutasi barang (misalnya setiap 1 atau 3

bulan)

b. Mengirimkan laporan mutasi barang ke fungsi TU

Tahap 4 : Perhitungan stok barang

a. Petugas TU bersama panitia stok opname barang menghitung saldo

fisik barang di gudang (misalnya setiap 1 atau 3 bulan)

b. Membuat laporan berita acara stok opname barang

c. SasaranMencegah kehilangan dan kerusakan barang

d. Kualifikasi (persyaratan)nya antara lain yaitu memiliki :

1. Petugas gudang mempunyai :

Sifat disiplin dalam menjaga keamanan dan kebersihan barang

Pengetahuan tentang produk, agar dapat menyimpan sesuai dengan sifat

dan fungsi barang serta peraturan yang berlaku


23/36

Seni dalam menata barang sehingga dapat memudahkan proses

penyimpanan dan pengeluaran barang

Dataform recordmengenai barang yang rusak dan hilang

2. Gudang yang mempunyai :

Ukuran, tidak terlau besar atau terlau sempit

Fisiknya kokoh, sesuai persyaratan keamanan dan kenyamanan

Rak obat, kulkas, lemari narkotik dan perlengkapan lainnya

Tabel 6. Form Record Barang Hilang dan Rusak

Bulan : ......... Tahun : .............

No Nama Satuan Jumlah Rupiah Penyebab

e. Indikator :

1. Bila tingkat kehilangan, kerusakan barang = 0% (< dibandingkan dengan

tahun lalu) maka gudang berfungsi dengan baik

2. Bila tingkat kehilangan, kerusakan barang > 0% (> dibandingkan dengan

tahun lalu) maka gudang tidak berfungsi dengan baik


24/36

2.4.3 Sistem Pelayanan dan Penjualan

a. Diagram

Gambar 6. Sistem penjualan

b. Standar sistem prosedur operasional

Tahap 1: Penyapaan awal (first greeting)

a. Mengucapkan Selamat pagi/siang/malam atau Ada yang bisa

kami bantu Pak/Ibu(sambil tersenyum)

b. Menerima perminataan konsumen, memeriksa ketersediaan barang

dan menginformasikan tentang harga serta kondisi barang yang

dibutuhkan

c. Memberikan alternatif jalan keluar (solusi) cara memperoleh

barang, bila ada hambatan harga atau ketersediaan barang yang

dibutuhkan konsumen, sesuai dengan kode etik profesi

d. Setelah terjadi transaksi, konsumen memperoleh nomor resep dan

dipersilahkan menunggu di ruang tunggu. Sedangkan untuk

konsumen langganan (kredit), langsung diberikan nomor resep dan

dipersilahkan menunggu diruang tunggu

5

Fungsi Penjualan

Penyiapan

konsumen

Pemeriksaan

Penyerahan konsumen

No.ResepResep2

3 Obat

4 No.Resep

Fungsi

Keuangan

Fungsi Tata

Usaha

5

Uang

SR

1 uang


25/36

e. Mengentri uang hasil penjualan di komputer

f. Memaraf daftar kontrol kegiatannya

Contoh daftar kontrol fungsi pelayanan resep:

Tabel 7. Daftar Alat Kontrol Pekerjaan

Kegiatan Paraf Nama Petugas Keterangan

Pemberi Harga

Penyiap Obat

Pemeriksa Obat

Penyerah Obat

Tahap 2: Penyiapan dan Pemeriksaan Obat

a. Menimbang, mencampur, meracik dan memasukkan obat ke wadah

obat sesuai dengan permintaan resep

b. Memeriksa dan mencocokkan jumlah dan jenis obat dengan

permintaan di resep

c. Memberi etiket (nama, tanggal dan cara pakai) sesuai dengan

permintaan resep

d. Memaraf daftar kontrol kegiatannya

Tahap 3: Penyerahan Obat

a. Memanggil nama konsumen dengan sebutan :

Tuan/Nyonya- Adik/Bayi disertai dengan nomor resepnya

b. Memeriksa ulang kesesuaian antara obat yang akan diserahkan

dengan resepnya

c. Menyerahkan obat kepada konsumen dengan mencocokkan nomor

resep dan nama konsumennya

d. Mencatat alamat dan nomor telepon konsumen

e. Menjelaskan cara, waktu, jumlah pemakaian obat dalam sehari, efek

samping yang mungkin terjadi selama pemakaian obat dan cara

mengatasinya, serta cara menyimpan obat di rumah

f. Memberitahukan nomor telepon apotek yang dapat dihubungi, bila

memerlukan informasi lebih lanjut selama pemakaian obat

g. Memaraf daftar kontrol kegiatannya


26/36

Tahap 4: Penyapaan Akhir (last greetings)

Mengucapkan Terima kasih YaPak/Ibu atau Semoga lekas

sembuh ya (sambil tersenyum)

Tahap 5: Penyerahan uang dan laporan penjualan

a. Menyerahkan uang dan hasil penjualan disertai dengan dokumen

disertai laporan bukti setoran (cash report-CR) kepada fungsi

keuangan

b. Membuat dan mengirimkan laporan penjualan harian (Sales report-

SR) kepada fungsi TU

Tabel 8. Laporan Bukti Penjualan

Hari/Tanggal:

Shift: I/II/III

No.

R/

Ethical Product OTC

produk

Total

0001 Nark Psiko Gen Paten Alk

R/

Rp 0001 Rp Rp

0002 0002

0003 00030004 0004

Dst Dst

Tabel 9. Laporan Bukti Setoran

Laporan Bukti Setoran Tanggal :

Hari :Shift : I/II/III

Hasil Penjualan Tunai : Rp..

Uang Tunai : Rp.. Kartu Kredit : Rp..

Terbilang..

Mengetahui Kasir Penjualan Bagian Keuangan

(Ny.Nani ) (Ny. Ami) (Ny.Rizka)

Kepala Penjualan Kepala keuangan


27/36

c. Sasaran:

1. memberikan kepuasan kepada konsumen

2. meningkatkan jumlah penjualan

d. Kualifikasi (persyaratan) nya antara lain yaitu memiliki:

1. Petugas yang :

a. Cekatan dan terampil agar pelayanannya cepat

b. Ramah, santun dan informatif

c. Tanggap, cepat menangani keluhan dan memberikan alternatif solusi

cara memperoleh obat yang dibutuhkan konsumen

d. Memiliki dataform recordmengenai:

Data jumlah keluhan pasien

Data perolehan penjualan (omzet)

Data penolakan resep

2. Persediaan barang yang lengkap dan harga yang relatif terjangkau

3. Ruang tunggu yang nyaman dan menyenangkan

Tabel 10. Data Keluhan Konsumen

Bulan :.....Tahun....

Tgl Jenis keluhan Penyebab Solusi

1

2

3

Tabel 11. Data Penjualan

Bulan :......Tahun......

Tgl SasaranTotal (A)

RealisasiTotal (B)

%

B/ATunai Kredit Tunai Kredit

1

2

dst

jml


28/36

Tabel 12. Data Penolakan Resep

Bulan :....Tahun....

Tgl R/ Item Dari dokter Penyebab

1

2

Jml

e. Indikator

1. Jumlah keluhan

Bila jumlah keluhan = 0 % ( < dibandingkan dengan jumlah tahun lalu),

maka pelayanan berfungsi baik

Bila jumlah keluhan > 0 % ( > dibandingkan dengan jumlah tahun lalu),

maka pelayanan berfungsi tidak baik

2. Jumlah omset

Bila omzetnya > dari tahun lalu ( > dibandingkan dengan apotek

pesaing), maka pelayanan berfungsi dengan baik

Bila omzetnya < dari tahun lalu ( < dibandingkan dengan apotek

pesaing), maka pelayanan tidak berfungsi dengan baik


29/36

2.4.4 Sistem Keuangan ( Kasir)

a. Diagram

Gambar 7. Sistem keuangan


Tahap 1: Penerimaan uang dan surat berharga lainnya

Petugas keuangan memeriksa dan menerima fisik uang dan surat

berharga lainnya dari petugas fungsi penjualan sesuai dengan CR

atau alat tagih yang lunas (nota inkasso)

Membuat tanda terima penerimaan uang dan surat berharga lainnya

(tanda tangan kasir) di CR.

Menyimpan dan membukukan uang dan surat berharga lainya

masuk di komputer (dan klat kas-bank)

Tahap 2 : Penyerahan uang dan surat berharga lainnya

Petugas keuangan memeriksa dan menyerahkan fisik uang dansurat berharga lainnya ke penerima berdasarkan dokumen

pengeluaran (dokumen biaya variabel dan biaya tetap)

Membuat tanda terima penyerahan uang dan surat berharga lainnya

(tanda tangan penerima) di dokumen pengeluaran

Menyimpanan dan membukukan uang dan surat berharga lainnya

keluar di komputer (dan klat kas-bank)

Tahap 3 : Laporan mutasi uang dan surat berharga lainnya

Fungsi Tata Usaha

Konfirmasi

Penjualan

Konfirmasi

Hutan

PemasokFungsi Penjualan

Fungsi Keuangan

1 CR 2 Faktur

3Rekon Bank

Juru tagih Apotekuang, cek, giro

uang, cek, giro

Nota inkaso Biaya tetap


30/36

Petugas keuangan membuat laporan mutasi uang dan surat berharga

lainnya setiap minggu

Mengirimkan laporan mutasi barang ke fungsi TU

Tahap 4 : Perhitungan stok uang dan surat berharga lainnya

Petugas TU bersama panitia stok opname memeriksa dan

menghitung saldo uang dan surat berharga lainnya yang ada setiap

minggu

Membuat laporan berita acara hasil perhitungan stok opname uang

dan surat berharga lainnya

c. Sasaran :

1. Mencegah kehilangan (kecurian)

2. Mencegah kerusakan (palsu, bencana alam)

d. Kualifikasi (persyaratan) nya antara lain yaitu memiliki :

1. Petugas yang :

Jujur dan disiplin

Berpendidikan menimal D3 ekonomi

2. Ruangan yang :

Memenuhi syarat keamanan dan kenyamanan

Punya alat penyimpanan (brankas)

3. Memiliki form record mengenai:

Data kehilangan/kerusakan uang dan surat berharga lainnya

Data kekurangan (kelebihan) setor kasir

Tabel 13. Data Kehilangan dan Kerusakan

Tahun.....

Bulan kehilangan kerusakan +/- setoran Ket

Jan

Feb

Mar

Des

Jml


31/36

e. Indikator :

1. Bila tingkat kehilangan dan kerusakan uang dan surat berharga lainnya = 0%,

(< dibandingkan dengan tahun lalu), maka fungsi keuangan : berfungsi

dengan baik.

2. Bila tingkat kehilangan dan kerusakan uang dan surat berharga lainya > 0%

(> dibandingkan dengan tahun lalu),maka fungsi keuangan : tidak berfungsi

dengan baik.

2.4.5 Sistem Pembukuan (Ketatausahaan)

a. Diagram

b. Standar sistem prosedur operasional

Tahap 1: Pengumpulan laporan

a. Petugas administrasi :

Mencatat seluruh pembelian barang di kartu hutang

Mencatat laporan pembelian

Membuat laporang hutang yang sudah jatuh tempo

Tata Usaha

Fungsi

Penjualan

Administ

Penjualan

Lap.L/R

Neraca

Cashflow

Faktur / SP

Lap.penj T/KLap.penj T/K

Lap.Piut-Dag

Lap. Pembelian

Lap.Hut-Dag

1

1

2

2

Fungsi

Pembelian

Administ

Pembelian

Gambar 8. Sistem pembukuan


32/36

Membuat laporan saldo mutasi hutang dagang

b. Petugas administrasi penjualan :

Mencatat penjualan tunai berdasarkan Laporan Penjualan Harian

(SR) dan mencatat penjualan kredit di kartu piutang

Membuat laporan penjualan tunai dan kredit

Membuat laporan piutang yang sudah jatuh tempo

Membuat laporan saldo mutasi piutang dagang

c. Petugas administrasi kas-bank :

Mencatat hasil penerimaan (penjualan tunai dan pembayaran

piutang) dan pengeluaran (pembayaran hutang dagang dan biaya

tetap) uang (surat berharga)

Membuat laporan saldo mutasi kas-bank berdasarkan dokumen

penjualan tunai (SR) dan pembayaran piutang (nota inkaso)

serta dokumen biaya variabel dan biaya tetap

d. Petugas administrasi inkaso :

Mencatat dan membukukan mutasi alat tagih

Membuat laporan saldo alat tagih berdasarkan fisik alat tagih

yang ada, setiap bulannya

Tahap 2 : Pemindahan dan pencocokan :

Kepala TU :

a. Memindahkan data dari jurnal ke buku besar

b. Melakukan pencocokkan (judgement) terhadap data dokumen

transaksi yang belum lengkap

Tahap 3 : Penyusunan, pengiriman, pengarsipan, persiapan laporan

Kepala TU :

a. Menyusun laporan laba-rugi

b. Menyusun laporan neraca

c. Menyusun laporan aliran kas

d. Membuat analisa rasio keuangan

e. Mengirim laporan kepada pihak-pihak yang berkepentingan

(pemilik apotek, bank, kantor pajak), setiap tahun

f. Mengarsipkan


33/36

c. Sasaran :

1. Menyiapkan laporan tepat waktu (sesuai dengan target)

2. Menyiapkan laporan tepat isi (sesuai dengan nilai asset)

d. Kualifikasi (persyaratan) nya antara lain yang memiliki :

1. Sistim pembukuan mengenai:

a. Standar prosedur operasional pada setiap fungsi

b. Standar format dokumen pencatatan dan pelaporan yang berlaku pada

setiap fungsi kegiatan

2. Ruangan yang aman dan nyaman

3. Sarana pendukung misalnya : komputer, lemari arsip

4. Petugas yang mempunyai :

a. Sifat jujur dan disiplin dalam melaksanakan pekerjaan

b. Pendidikan akuntansi minimal D3

5. Data form record penyelesaian laporan (time table)

Tabel 14. Data Penyelesaian Laporan

Bulan L/R Neraca CashFlow

Pajak Saldohutang

Saldo piutang

Jan

Feb

Mar

Des

e. Indikator :

1. Laporan dapat diselesaikan tepat waktu

Bila penyelesaian laporan > lama dari tanggal yang ditetapkan, maka TU

: tidak berfungsi dengan baik

Bila penyelesaian laporan > cepat dari tanggal yang ditetapkan, maka TU

: berfungsi dengan baik


34/36

2. Tingkat kesalahan antara fisik asset dengan laporan 0%

Bila tingkat kesalahan laporan = 0% (< dari tahun lalu) maka TU :

berfungsi dengan baik

Bila tingkat kesalahan laporan > 0% (> dari tahun lalu) maka TU : tidak

berfungsi dengan baik


35/36

BAB 3

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

1.Dalam mengelola sebuah apotek, berlaku juga cara mengelola fungsi-fungsi

manajemen, yang meliputi penyusunan rencana kerja (planning) untuk

mencapai tujuan, membagi-bagi pekerjaan (organizing) di setiap fungsi,

melaksanakan rencana kerja (actuating), dan pengawasan setiap pekerjaan

yang dilakukan (controlling).

2.Deskripsi pekerjaan di apotek kecil tetap mengikuti ketentuan yang ada, hanya

saja pembagian tugasnya bisa dirangkap. Yaitu apoteker pengelola apotek,

selain menjalankan fungsinya sebagai apoteker, juga melakukan fungsi

keuangan dan fungsi pembukuan/tata usaha. Sedangkan asisten apoteker

melakukan fungsi pembelian, pelayanan, dan fungsi gudang, jika diperlukan.

3.Hal-hal penting yang terkait sumber daya manusia yang ada di apotek, antara

lain adalah deskripsi pekerjaan yang jelas, sistem operasional untuk

menjalankan apotek, hal ini meliputi kualifikasi pegawai dan indikator

keberhasilan kerja para pegawai tersebut.

3.2 Saran

Pengelolaan organisasi dan Sumber Daya Apotek masih memiliki banyak

kekurangan, oleh sebab itu diperlukan sistem yang lebih baik agar pengelolaannya

dapat lebih baik. Makalah ini masih memiliki banyak kekurangan, oleh sebab itu

masih dibutuhkan tambahan dan perbaikan untuk menambah informasi yang dapatdiberikan kepada pembaca.


36/36

DAFTAR PUSTAKA

Kementerian Kesehatan RI. (2004).KepMenKes RI no: 1027/MenKes/SK/IX/2004

tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek. Jakarta: Departemen

Kesehatan RI.

Umar,M. (2005).Manajemen Apotek praktis, Solo: CV. Ar-Rahman.

Organisasi Dan SDM Apotek (Kelompok Penyangga) -- Kelompok 8 -- Manfarkom B

Documents

Transcript of Organisasi Dan SDM Apotek (Kelompok Penyangga) -- Kelompok 8 -- Manfarkom B