PERENCANAAN AMI-SPMI

TIM PENGEMBANG SPMI KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI

DIREKTORAT JENDERAL PEMBELA JARAN DAN KEMAHASISWAAN

PERENCANAAN AMI 1

PERENCANAAN AUDIT

1. Meliputi semua kegiatan yang dilakukan sebelum Audit Mutu Internal dilakukan.

2. Perencanaan audit yang baik akan menentukan kualitas dan efektivitas pelaksanaan audit.

Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi

PERENCANAAN AMI 2

Langkah-Langkah Membangun Sistem Audit Mutu Internal SPMI

Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi

PERENCANAAN AMI 3

1. Menetapkan kebijakan (policy)

tentang sistem Audit Mutu Internal SPMI

6. Menyiapkan dan melatih para auditor

internal

4. Menyiapkan seluruh instrumen dan/atau

formulir audit

2. Merumuskan standar tentang

sistem Audit Mutu Internal

7. Mensosialisasikan sistem Audit Mutu

Internal SPMI

5. Membentuk unit atau tim atau lembaga pelaksana audit

3. Menyusun atau merumuskan manual Audit Mutu Internal

Standar Audit Internal SPMI

Standar Audit Internal SPMI sebaiknya mencakup: 1) Attributive Standards, yakni standar yang menjadi tolok ukur

untuk organisasi atau pelaksana audit internal. Misal, standar tentang berapa lama visitasi harus dilakukan, jadwal audit, prosedur audit, biaya audit, dsbnya.

2) Performance Standards, yakni standar yang menjadi tolok ukur bagi pelaksanaan audit internal itu sendiri. Misal, standar bahwa audit internal harus dilakukan secara independen, obyektif, dan sistemik;

3) Standards for Auditors, yakni standar bagi para auditor internal yang bertugas melakukan audit. Misal, standar yang menetapkan peran dan tugas auditor; dan standar tentang kode etik auditor.

Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi

PERENCANAAN AMI 4

Metode Audit Internal SPMI

Metode Audit Internal SPMI dapat berupa: a) Tanya jawab langsung secara lisan antara auditor dengan auditee,

dengan berbekal pada sebuah daftar pertanyaan atau program audit yang telah disiapkan sebelumnya, disertai dengan kewajiban bagi auditee untuk mengisi/menulis/menyiapkan instrumen tertulis tertentu.

b) Sama seperti huruf a, tetapi auditee tidak wajib mengisi borang audit;

c) Tanya jawab, pengisian borang atau instrumen audit, disertai dengan visitasi untuk memeriksa dan mencocokan antara pernyataan di dalam borang dengan bukti faktual;

d) Sama seperti huruf c, tetapi tanpa ada visitasi sehingga pemeriksaan hanya dilakukan terhadap dokumen tertulis saja

Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi

PERENCANAAN AMI 5

Instrumen dan/atau formulir Audit Internal SPMI

a. Program Audit

b. Borang Audit

c. Berbagai Formulir dan Surat

d. Laporan audit

Metode audit yang dipilih akan menentukan instrumen dan/atau formulir audit, oleh karena melalui instrumen inilah audit internal dapat dilakukan.

Termasuk ke dalam pengertian instrumen audit ini antara lain:

PERENCANAAN AMI 6

PERENCANAAN AMI 7

Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi

Langkah pertama pada PT, harus ada keputusan manajemen tentang

penentuan kebijakan pelaksanaan Audit Mutu Internal

1. Audit dilakukan berdasarkan siklus SPMI.

2. Audit dilakukan berdasarkan

penugasan/permintaan pimpinan institusi.

PERENCANAAN AMI 8

Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi

Pembagian Peran dalam Perencanaan Audit Mutu Internal (AMI)

Menetapkan kebijakan tentang Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dan Audit Mutu Internal (AMI).

Pimpinan

Institusi

Menyusun mekanisme Audit Mutu Internal, instrumen, lingkup, dan melatih auditor mutu internal.

Unit

Penjaminan

Mutu

Mempelajari mekanisme Audit Mutu Internal, lingkup dan instrumen. Berkoordinasi dengan partner dan melakukan desk evaluation.

Auditor

Mutu

Internal

Kebijakan SPMI

SOP

IK- Instrumen

PERENCANAAN AMI 9

Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi

Kebijakan SPMI dan Audit Mutu Internal (AMI)

Pimpinan

Institusi

1. Dapat dituangkan dalam dokumen Kebijakan SPMI atau

dokumen tentang pola pengelolaan institusi.

2. Berisi tentang penyataan komitmen institusi untuk

melaksanakan SPMI dan melakukan Audit Mutu Internal

secara periodik.

3. Kebijakan Audit Mutu Internal dapat mengacu pada

berbagai praktek baik atau mengembangkan sistem

sendiri.

PERENCANAAN AUDIT MUTU INTERNAL (AMI)

Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi

PERENCANAAN AMI 10

Pelaksanaan audit dipimpin oleh seorang penanggung jawab yang ditentukan oleh institusi.

Mulai permintaan audit dari klien

Sampai dengan pendistribusian laporan audit

PERENCANAAN AMI 11

Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi

SIKLUS AUDIT MUTU INTERNAL

Pihak Manajemen Penentuan Auditor

Pelaporan Hasil Audit

Audit Kepatuhan Audit Dokumen

PERENCANAAN AMI 12

Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi

Tahap Audit

Pimpinan Perguruan Tinggi /Fakultas 1. Menetapkan kebijakan AMI 2. Merencanakan audit Rapat Tinjauan Manajemen 3. Menetapkan lingkup dan area audit

Unit Jaminan Mutu Membentuk Tim Auditor

M 3

M 2 M 4

M5 M 1

M1 : Melakukan Rapat Tim Auditor M2 : Melakukan Audit Dokumen M3 : Menetapkan Jadwal Site Visit M4 : Melakukan Audit Lapangan M5 : Membuat Laporan Audit

TAHAPAN AMI

1

3

2

Langkah Awal Kegiatan AMI

1. Penentuan tujuan dan lingkup audit

2. Identifikasi individu yang bertanggung jawab

pada pelaksanaan audit

3. Penentuan auditor yang tepat

Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi

PERENCANAAN AMI 13

Langkah Berikutnya

1. Identifikasi satuan organisasi yang diaudit

2. Identifikasi dokumen acuan

3. Penentuan tanggal dan tempat audit dilakukan

Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi

PERENCANAAN AMI 14

Pertimbangan dalam Perencanaan AMI

1. Waktu yang diharapkan dan lamanya untuk tiap-tiap

aktivitas audit dipastikan

2. Jadwal pertemuan yang diadakan dengan manajemen

teraudit sesuai

3. Persyaratan kerahasiaan yang ditetapkan

4. Distribusi laporan Audit Mutu Internal dan tanggal

penerbitan yang diharapkan ditetapkan

Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi

PERENCANAAN AMI 15

PERENCANAAN AMI 16

Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi

Jadwal Audit Mutu Internal

Frekuensinya: semesteran, tahunan.

Kegiatan audit di bawah kendali Pimpinan atau Manajer Mutu (Wakil Manajemen).

Tujuannya: ‐ Memeriksa dokumen, hasil dan

proses. ‐ Mengidentifikasi masalah. ‐ Mencari penyelesaian masalah.

Frekuensinya: khusus (untuk bagian yang kritis).

Kegiatan audit di bawah kendali Pimpinan.

Tujuannya: ‐ Menginvestigasi /menyelidiki

masalah. ‐ Mencari penyelesaian masalah.

AMI SESUAI SIKLUS SPMI

AMI PENUGASAN

Penentuan Jadwal Audit Mutu Internal

Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi

PERENCANAAN AMI 17

Jadwal Audit harus mencakup : 1. Unit yang akan diaudit 2. Tanggal pelaksanaan 3. Tempat Pelaksanaan 4. Tim Auditor yang bertugas

Daftar Tilik

Format atau bentuk daftar tilik yang baik akan membantu auditor mutu internal, maka harus: 1. Daftar tilik harus Informatif 2. Daftar tilik harus mudah dipahami 3. Daftar tilik harus sesuai proses utama unit yang

diaudit 4. Daftar tilik harus dapat sebagai alat pemandu

audit visitasi

Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi

PERENCANAAN AMI 18

Contoh Daftar Tilik

Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi

PERENCANAAN AMI 19

No. Referensi

(Butir Mutu) Pernyataan Y T Catatan Khusus

1. Standar 3

Butir 3.6

Sebagian dosen belum

menyampaikan

kontrak perkuliahan

Cek pada RPS dan

jurnal perkuliahan

Pertimbangan dalam Penentuan Auditor Mutu Internal

1. Tidak ada konflik kepentingan 2. Memiliki pengetahuan serumpun dengan area

yang diaudit 3. Menguasai teknik audit 4. Memiliki karakteristik positif 5. Mampu kerja dalam tim 6. Memahami manajemen PT

Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi

PERENCANAAN AMI 20

AUDITOR SEBAGAI SUBJEK PELAKU AUDIT MUTU INTERNAL

AUDITOR

INDEPENDEN

KOMPETEN

• Keterampilan • Keahlian • Kewenangan • Kecermatan

• Tidak memihak • Tidak merugikan

pihak manapun

AMANAH

DIREKTORAT PENJAMINAN MUTU, BELMAWA 2018

PERENCANAAN AMI 22

Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi

Kompetensi

auditor mutu internal

Menentukan kualitas Audit

Mutu Internal

Terima kasih

PERENCANAAN AMI 23