PERENCANAAN AMI-SPMI
TIM PENGEMBANG SPMI KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI
DIREKTORAT JENDERAL PEMBELA JARAN DAN KEMAHASISWAAN
PERENCANAAN AMI 1
PERENCANAAN AUDIT
1. Meliputi semua kegiatan yang dilakukan sebelum Audit Mutu Internal dilakukan.
2. Perencanaan audit yang baik akan menentukan kualitas dan efektivitas pelaksanaan audit.
Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi
PERENCANAAN AMI 2
Langkah-Langkah Membangun Sistem Audit Mutu Internal SPMI
Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi
PERENCANAAN AMI 3
1. Menetapkan kebijakan (policy)
tentang sistem Audit Mutu Internal SPMI
6. Menyiapkan dan melatih para auditor
internal
4. Menyiapkan seluruh instrumen dan/atau
formulir audit
2. Merumuskan standar tentang
sistem Audit Mutu Internal
7. Mensosialisasikan sistem Audit Mutu
Internal SPMI
5. Membentuk unit atau tim atau lembaga pelaksana audit
3. Menyusun atau merumuskan manual Audit Mutu Internal
Standar Audit Internal SPMI
Standar Audit Internal SPMI sebaiknya mencakup: 1) Attributive Standards, yakni standar yang menjadi tolok ukur
untuk organisasi atau pelaksana audit internal. Misal, standar tentang berapa lama visitasi harus dilakukan, jadwal audit, prosedur audit, biaya audit, dsbnya.
2) Performance Standards, yakni standar yang menjadi tolok ukur bagi pelaksanaan audit internal itu sendiri. Misal, standar bahwa audit internal harus dilakukan secara independen, obyektif, dan sistemik;
3) Standards for Auditors, yakni standar bagi para auditor internal yang bertugas melakukan audit. Misal, standar yang menetapkan peran dan tugas auditor; dan standar tentang kode etik auditor.
Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi
PERENCANAAN AMI 4
Metode Audit Internal SPMI
Metode Audit Internal SPMI dapat berupa: a) Tanya jawab langsung secara lisan antara auditor dengan auditee,
dengan berbekal pada sebuah daftar pertanyaan atau program audit yang telah disiapkan sebelumnya, disertai dengan kewajiban bagi auditee untuk mengisi/menulis/menyiapkan instrumen tertulis tertentu.
b) Sama seperti huruf a, tetapi auditee tidak wajib mengisi borang audit;
c) Tanya jawab, pengisian borang atau instrumen audit, disertai dengan visitasi untuk memeriksa dan mencocokan antara pernyataan di dalam borang dengan bukti faktual;
d) Sama seperti huruf c, tetapi tanpa ada visitasi sehingga pemeriksaan hanya dilakukan terhadap dokumen tertulis saja
Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi
PERENCANAAN AMI 5
Instrumen dan/atau formulir Audit Internal SPMI
a. Program Audit
b. Borang Audit
c. Berbagai Formulir dan Surat
d. Laporan audit
Metode audit yang dipilih akan menentukan instrumen dan/atau formulir audit, oleh karena melalui instrumen inilah audit internal dapat dilakukan.
Termasuk ke dalam pengertian instrumen audit ini antara lain:
PERENCANAAN AMI 6
PERENCANAAN AMI 7
Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi
Langkah pertama pada PT, harus ada keputusan manajemen tentang
penentuan kebijakan pelaksanaan Audit Mutu Internal
1. Audit dilakukan berdasarkan siklus SPMI.
2. Audit dilakukan berdasarkan
penugasan/permintaan pimpinan institusi.
PERENCANAAN AMI 8
Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi
Pembagian Peran dalam Perencanaan Audit Mutu Internal (AMI)
Menetapkan kebijakan tentang Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dan Audit Mutu Internal (AMI).
Pimpinan
Institusi
Menyusun mekanisme Audit Mutu Internal, instrumen, lingkup, dan melatih auditor mutu internal.
Unit
Penjaminan
Mutu
Mempelajari mekanisme Audit Mutu Internal, lingkup dan instrumen. Berkoordinasi dengan partner dan melakukan desk evaluation.
Auditor
Mutu
Internal
Kebijakan SPMI
SOP
IK- Instrumen
PERENCANAAN AMI 9
Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi
Kebijakan SPMI dan Audit Mutu Internal (AMI)
Pimpinan
Institusi
1. Dapat dituangkan dalam dokumen Kebijakan SPMI atau
dokumen tentang pola pengelolaan institusi.
2. Berisi tentang penyataan komitmen institusi untuk
melaksanakan SPMI dan melakukan Audit Mutu Internal
secara periodik.
3. Kebijakan Audit Mutu Internal dapat mengacu pada
berbagai praktek baik atau mengembangkan sistem
sendiri.
PERENCANAAN AUDIT MUTU INTERNAL (AMI)
Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi
PERENCANAAN AMI 10
Pelaksanaan audit dipimpin oleh seorang penanggung jawab yang ditentukan oleh institusi.
Mulai permintaan audit dari klien
Sampai dengan pendistribusian laporan audit
PERENCANAAN AMI 11
Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi
SIKLUS AUDIT MUTU INTERNAL
Pihak Manajemen Penentuan Auditor
Pelaporan Hasil Audit
Audit Kepatuhan Audit Dokumen
PERENCANAAN AMI 12
Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi
Tahap Audit
Pimpinan Perguruan Tinggi /Fakultas 1. Menetapkan kebijakan AMI 2. Merencanakan audit Rapat Tinjauan Manajemen 3. Menetapkan lingkup dan area audit
Unit Jaminan Mutu Membentuk Tim Auditor
M 3
M 2 M 4
M5 M 1
M1 : Melakukan Rapat Tim Auditor M2 : Melakukan Audit Dokumen M3 : Menetapkan Jadwal Site Visit M4 : Melakukan Audit Lapangan M5 : Membuat Laporan Audit
TAHAPAN AMI
1
3
2
Langkah Awal Kegiatan AMI
1. Penentuan tujuan dan lingkup audit
2. Identifikasi individu yang bertanggung jawab
pada pelaksanaan audit
3. Penentuan auditor yang tepat
Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi
PERENCANAAN AMI 13
Langkah Berikutnya
1. Identifikasi satuan organisasi yang diaudit
2. Identifikasi dokumen acuan
3. Penentuan tanggal dan tempat audit dilakukan
Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi
PERENCANAAN AMI 14
Pertimbangan dalam Perencanaan AMI
1. Waktu yang diharapkan dan lamanya untuk tiap-tiap
aktivitas audit dipastikan
2. Jadwal pertemuan yang diadakan dengan manajemen
teraudit sesuai
3. Persyaratan kerahasiaan yang ditetapkan
4. Distribusi laporan Audit Mutu Internal dan tanggal
penerbitan yang diharapkan ditetapkan
Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi
PERENCANAAN AMI 15
PERENCANAAN AMI 16
Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi
Jadwal Audit Mutu Internal
Frekuensinya: semesteran, tahunan.
Kegiatan audit di bawah kendali Pimpinan atau Manajer Mutu (Wakil Manajemen).
Tujuannya: ‐ Memeriksa dokumen, hasil dan
proses. ‐ Mengidentifikasi masalah. ‐ Mencari penyelesaian masalah.
Frekuensinya: khusus (untuk bagian yang kritis).
Kegiatan audit di bawah kendali Pimpinan.
Tujuannya: ‐ Menginvestigasi /menyelidiki
masalah. ‐ Mencari penyelesaian masalah.
AMI SESUAI SIKLUS SPMI
AMI PENUGASAN
Penentuan Jadwal Audit Mutu Internal
Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi
PERENCANAAN AMI 17
Jadwal Audit harus mencakup : 1. Unit yang akan diaudit 2. Tanggal pelaksanaan 3. Tempat Pelaksanaan 4. Tim Auditor yang bertugas
Daftar Tilik
Format atau bentuk daftar tilik yang baik akan membantu auditor mutu internal, maka harus: 1. Daftar tilik harus Informatif 2. Daftar tilik harus mudah dipahami 3. Daftar tilik harus sesuai proses utama unit yang
diaudit 4. Daftar tilik harus dapat sebagai alat pemandu
audit visitasi
Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi
PERENCANAAN AMI 18
Contoh Daftar Tilik
Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi
PERENCANAAN AMI 19
No. Referensi
(Butir Mutu) Pernyataan Y T Catatan Khusus
1. Standar 3
Butir 3.6
Sebagian dosen belum
menyampaikan
kontrak perkuliahan
Cek pada RPS dan
jurnal perkuliahan
Pertimbangan dalam Penentuan Auditor Mutu Internal
1. Tidak ada konflik kepentingan 2. Memiliki pengetahuan serumpun dengan area
yang diaudit 3. Menguasai teknik audit 4. Memiliki karakteristik positif 5. Mampu kerja dalam tim 6. Memahami manajemen PT
Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi
PERENCANAAN AMI 20
AUDITOR SEBAGAI SUBJEK PELAKU AUDIT MUTU INTERNAL
AUDITOR
INDEPENDEN
KOMPETEN
• Keterampilan • Keahlian • Kewenangan • Kecermatan
• Tidak memihak • Tidak merugikan
pihak manapun
AMANAH
DIREKTORAT PENJAMINAN MUTU, BELMAWA 2018
PERENCANAAN AMI 22
Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi
Kompetensi
auditor mutu internal
Menentukan kualitas Audit
Mutu Internal
Top Related