Modul Praktikum Manajemen Proyek Sistem Informasi Pertemuan 1
-
Upload
riad-sahara -
Category
Documents
-
view
420 -
download
44
description
Transcript of Modul Praktikum Manajemen Proyek Sistem Informasi Pertemuan 1
MODUL PERKULIAHAN
Praktikum Manajemen Proyek Sistem Informasi
Pengenalan Microsoft Office Project
Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh
Fakultas Ilmu Komputer
Sistem Informasi
01MK18026 Riad Sahara, S. Si
Abstract KompetensiPengenalan Microsoft Office Project sebagai aplikasi perencanaan project sistem informasi
Mahasiswa memahami dan dapat menggunakan aplikasi Microsoft Office Project untuk membuat perencanaan proyek sistem informasi
PendahuluanMicrosoft Project merupakan sebuah program komputer yang berguna untuk
menyusun rencana kerja sebuah proyek. Project, atau biasa disebut dengan proyek,
merupakan suatu rangkaian kerja yang dimulai dari tahap perencanaan hingga sampai
tahap akhir suatu pekerjaan. Suatu pekerjaan dapat disebut sebagai proyek tidak harus
berupa proyek konstruksi gedung atau konstruksi jembatan. Misalnya Anda merencanakan
sebuah event musikpun sudah dapat dikatakan bahwa Anda mempunyai sebuah proyek.
Untuk membuat sebuah proyek, ada beberapa hal yang harus Anda lakukan terlebih
dahulu, yaitu:
a. Melakukan perencanaan, penjadwalan dan juga pelibatan semua orang yang
berkompeten dalam proyek tersebut.
b. Setelah itu masuk pada proses penentuan jenis-jenis pekerjaan (Task), sumber daya
yang diperlukan (Resource) baik sumber daya manusia maupun material, biaya yang
diperlukan (Cost), juga jadwal kerja (Schedule) kapan pekerjaan dimulai dan kapan
pekerjaan sudah harus selesai. Jika semua hal tersebut telah ditentukan dan disetujui
oleh semua pihak maka Anda telah mempunyai rencana dasar (Baseline).
c. Selanjutnya, rencana tersebut dijalankan dan perkembangannya dapat dipantau dalam
sebuah tahapan, Tracking. Apabila pekerjaan belum sesuai maka lakukan penjadwalan
ulang (Rescheduling).
Mengenal Microsoft Office Project Proffesional 2007
Sejalan dengan pesatnya perkembangan software sekarang ini, Microsoft Office
kembali meluncurkan versi terbaru dari Microsoft Project, yaitu Microsoft Office Project
Professional 2007.
Microsoft Office Project 2007 memberikan unsur-unsur manajemen proyek yang
sempurna dengan memadukan kemudahan penggunaan, kemampuan, dan fleksibilitas
sehingga penggunanya dapat mengatur proyek secara lebih efisien dan efektif. Anda akan
mendapatkan informasi, mengendalikan pekerjaan proyek, jadwal, laporan keuangan, serta
mengendalikan kekompakan tim proyek. Anda juga akan lebih produktif dengan
mengintegrasikan program-program Microsoft Office yang familiar, membuat pelaporan
yang kuat, perencanaan yang terkendali dan sarana yang fleksibel.
Microsoft Office Project Professional 2007 juga memiliki kemampuan kolaborasi manajemen
proyek ketika digunakan bersama dengan Microsoft Office Project Server 2007.
2013 2
Praktikum MPSIPusat Bahan Ajar dan eLearning
Riad Sahara, S. Si http://www.mercubuana.ac.id
Berikut ini adalah beberapa fitur dan fasilitas baru yang dapat Anda temukan dalam
Microsoft Office Project Professional 2007:
Pengendalian yang efektif yang meneliti proyek dengan suatu pemahaman yang lebih
baik pada jadwal dan dampak perubahan. Sangat bermanfaat untuk pengendalian
keuangan dan kaya kemampuan analisis.
Anda dapat dengan mudah melacak penyebab terjadinya penundaan suatu pekerjaan
dengan mengacu pada hubungan antar pekerjaan, batas waktu pekerjaan, jadwal
serta hari libur.
Microsoft Office Project akan secara otomatis menandai semua item yang mengalami
perubahan yang Anda buat sehingga Anda dapat memahami dampak dari perubahan
tersebut.
Dapat membatalkan dan mengulangi perubahan tampilan, data, dan pilihan lain
dengan berbagai tingkat pembatalan sehingga Anda dapat mencoba melakukan
beberapa perubahan namun tetap dapat mengembalikannya ke kondisi semula.
Dengan tipe sumber daya cost baru yang dapat ditempatkan di beberapa pekerjaan
dan proyek, Anda dapat mengawasi dengan teliti keuangan proyek serta
mencocokkan dengan data pada sistem akuntansi Anda.
Gambar 1.1 Penambahan tipe resource baru (Cost)
• Anda dapat menggunakan Microsoft Excel dan Microsoft Visio untuk menghasilkan
tabel pivot, grafik dan diagram berdasarkan data proyek dengan menggunakan fitur
tampilan visual report.
2013 3
Praktikum MPSIPusat Bahan Ajar dan eLearning
Riad Sahara, S. Si http://www.mercubuana.ac.id
Gambar 1.2 Visual Report data proyek dengan menggunakan Excel dan Visio
• Laporan akan lebih efektif dengan peningkatan kemampuan penanggalan dan
tampilan efek 3 dimensi pada gantt car.
Gambar 1.3 Kemampuan penanggalan dan tampilan 3 dimensi baru untuk gantt chart
2013 4
Praktikum MPSIPusat Bahan Ajar dan eLearning
Riad Sahara, S. Si http://www.mercubuana.ac.id
• Anggota tim proyek dapat menampilkan atau melaporkan proses dan kemajuan
pekerjaan dari folder Calendar atau Task pada Outlook.
Pendukung Operasi Microsoft Office Project Proffesional 2007
Untuk dapat mengoperasikan Microsoft Office Project Professional 2007, berikut ini
beberapa pendukung operasinya:
• Sistem operasi yang digunakan untuk Microsoft Office Project Profesional 2007
adalah Microsoft Windows XP Professional atau Windows XP Home pada
komputer dengan prosesor Pentium III dan membutuhkan RAM sebesar 256 MB
atau di atasnya.
• Sistem operasi Microsoft Windows Vista juga dapat digunakan untuk Microsoft
Office Project Profesional 2007.
• Untuk kebutuhan monitor, gunakan monitor dengan tipe Super VGA (800X600)
atau yang resolusinya lebih besar.
• Untuk kebutuhan tutorial secara online, Anda dapat menggunakan Internet
Explorer 6.0 atau software lain semisal Mozilla Firefox 3.0.
• E-mail yang terhubung langsung dengan jaringan atau MAPI-compliant e-mail
system.
• Untuk pembuatan kalender kerja dengan Microsoft Office Outlook 2003 atau
Microsoft Office Outlook 2007 sangat dibutuhkan untuk menampilkan dan
melaporkan perkembangan proyek yang sedang dijalankan.
Pengguna Microsoft Office Project Professional 2007 sebaiknya sudah mengenal
sistem operasi Windows dan minimal tahu tentang sistem manajemen proyek.
Hal ini ditekankan untuk lebih mempermudah pengguna dalam pembelajaran dan
penerapan materi secara langsung. Kemampuan bahasa Inggris sangat mendukung
Anda dalam menggunakan berbagai fasilitas serta penggunaan Help dan Index yang
disediakan Microsoft Office Project Profesional 2007.
Mengenal Istilah Dalam Operasi Microsoft Office Project Proffesional 2007
Berikut ini beberapa istilah yang berhubungan dengan Project 2007 beserta penjelasannya
secara singkat:
2013 5
Praktikum MPSIPusat Bahan Ajar dan eLearning
Riad Sahara, S. Si http://www.mercubuana.ac.id
• Task
Task adalah item pendukung utama sebuah proyek atau jenis-jenis pekerjaan dalam
sebuah proyek. Suatu proyek harus berisi lebih dari 1 task agar bisa berjalan dengan
baik.
Gambar 1.4 Contoh tampilan jenis-jenis task
Duration
Duration merupakan jangka waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu
pekerjaan. Misalnya pekerjaan pembersihan lokasi gedung membutuhkan waktu 5
hari, maka pada Microsoft Project 2007, isi durationnya adalah 5 days.
2013 6
Praktikum MPSIPusat Bahan Ajar dan eLearning
Riad Sahara, S. Si http://www.mercubuana.ac.id
Gambar 1.5 Contoh Tampilan Duration
Dalam pengisian duration, Microsoft Project telah menyediakan default satuan
waktu, di antaranya:
Satuan Inisial
menit (minute) mins
jam (hour) hrs
hari (days) days
1 hari penuh (elapsed day) ed
1 minggu penuh (elapsed week) ew
minggu (week) wks
bulan (month) monts
• Start
Start adalah nilai tanggal dimulainya suatu pekerjaan. Pengisian kolom tanggal mulai
hanya dilakukan satu kali, yaitu pada awal proyek. Sedangkan untuk tanggal mulai
pekerjaan-pekerjaan yang lain akan secara otomatis diisikan oleh Microsoft Project
dengan mengacu nilai duration yang dimasukkan.
• Finish
Dalam suatu proyek, biasanya ditentukan kapan suatu pekerjaan harus sudah
terselesaikan. Dalam Microsoft Project 20003, tanggal akhir pekerjaan disebut dengan
2013 7
Praktikum MPSIPusat Bahan Ajar dan eLearning
Riad Sahara, S. Si http://www.mercubuana.ac.id
Finish yang akan diisi secara otomatis dengan perhitungan tanggal mulai (Start)
ditambah dengan lama pekerjaan (Duration). Tampilan Start dan Finish dapat dilihat
pada Gambar 1.6.
Gambar 1.6 Tampilan lembar kerja Start dan Finish
• Predecessor
Predecessor merupakan suatu hubungan/keterkaitan antara satu pekerjaan dengan
pekerjaan lain. Misalnya, pekerjaan pembuatan pondasi (nomor ID 5) baru dapat
berjalan setelah pekerjaan penggalian tanah (nomor ID 3) selesai. Dalam hal ini
pekerjaan penggalian tanah dapat dikatakan sebagai predecessor bagi pekerjaan
pembuatan pondasi.
Gambar 1.7 Tampilan lembar kerja Predecessor
2013 8
Praktikum MPSIPusat Bahan Ajar dan eLearning
Riad Sahara, S. Si http://www.mercubuana.ac.id
• Resources
Penggunaan sumber daya, baik sumber daya manusia maupun material, dalam
Microsoft Project disebut resources. Istilah lain yang sering digunakan adalah
overlocated (pemakaian yang melebihi kapasitas). Sebagai contoh, suatu proyek
hanya memiliki 1 orang tukang kayu sementara dia harus melakukan 2 pekerjaan di 2
tempat yang berbeda. Microsoft Project akan memberikan tanda tersendiri bila salah
satu resources mengalami overlocated.
Gambar 1.8 Tampilan lembar kerja Resource Name
Cost
Cost adalah biaya yang dipergunakan untuk menjalankan sebuah proyek. Perhitungan
biaya dapat dihitung per jam, harian, mingguan, bulanan dan dapat pula berupa biaya
borongan. Untuk perhitungan biaya keseluruhan akan dilakukan sendiri oleh Microsoft
Project dengan catatan seluruh komponen kerja telah dimasukkan ke bagian masing-
masing.
Gantt Chart
Adalah tampilan hasil kerja Microsoft Project dalam bentuk batang horisontal 3
dimensi yang menggambarkan masing-masing pekerjaan beserta durasinya. Selain itu
grafik ini juga menunjukkan hubungan antara pekerjaan yang satu dengan yang lain.
2013 9
Praktikum MPSIPusat Bahan Ajar dan eLearning
Riad Sahara, S. Si http://www.mercubuana.ac.id
Gambar 1.9 Tampilan lembar kerja gantt chart
Pert Chart
Diagram pert chart lebih terfokus pada hubungan antar pekerjaan. Pert merupakan
kependekan dari Program Evaluation Review Technique. Pert chart digambarkan
dalam bentuk diagram network. Kalau gantt chart digambarkan dalam bentuk batang
horisontal maka pert chart digambarkan dalam bentuk kotak, atau biasa disebut node.
Dalam node ini ditampilkan keterangan nama pekerjaan, start, finish serta hubungan
dengan pekerjaan lain.
• Baseline
Baseline adalah suatu rencana, baik jadwal maupun biaya, yang telah disetujui dan
ditetapkan. Baseline digunakan sebagai patokan dan perbandingan antara rencana
kerja yang dipunyai dengan kenyataan di lapangan.
• Tracking
Peninjauan hasil kerja di lapangan dengan rencana semula dalam Microsoft Project
disebut dengan tracking. Dengan tracking Anda dapat membandingkan antara
rencana dasar dengan kenyataaan di lapangan.
• Milestone
Milestone digambarkan dengan nilai durasi 0, karena milestone hanya digunakan
sebagai penanda dari serangkaian pekerjaan bahwa pada waktu tersebut pekerjaan
telah selesai. Sebagai contoh, pekerjaan tanah yang meliputi menggali tanah,
mengurug tanah serta penempatan pasir urugan adalah selama 15 hari, maka dalam
hal ini milestone dapat diletakkan di bawah tanggal akhir pekerjaan tersebut.
Manajemen Proyek
2013 10
Praktikum MPSIPusat Bahan Ajar dan eLearning
Riad Sahara, S. Si http://www.mercubuana.ac.id
Yang membedakan proyek dengan pekerjaan lain adalah sifatnya yang khusus dan
tidak bersifat rutin pengadaannya. Proyek memiliki karakteristik tertentu yang berbeda
dengan pekeijaan lain dalam hal organisasi, pengelelolaan, pemakaian sumber daya, waktu,
kompleksitas dan ketidakpastian sehingga diperlukan suatu cara penanganan tertentu yang
berbeda.
Sedangkan yang dimaksud dengan manajemen proyek adalah kegiatan merencana-
kan, mengorganisasikan, mengarahkan dan mengendalikan sumber daya organi-
sasi/perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu dengan mempertimbangkan waktu dan
biaya.
Kegagalan suatu proyek biasanya terjadi karena kesalahan manajemen, misalnya
pada saat perencanaan terjadi kesalahan identifikasi, baik identifikasi kebutuhan maupun
identifikasi potensi sehingga jadwal yang disusun atau direncanakan tidak sesuai dengan
keadaan yang sebenarnya dan menjadi penyebab kegagalan proyek.
Agar bisa menjadi suatu manajemen proyek yang baik, berikut ini beberapa hal yang harus
diperhatikan dengan sungguh-sungguh:
• Kondisi organisasi proyek tersebut harus tangguh dalam menghadapi kendala
yang mungkin akan muncul, baik kendala yang berasal dari luar maupun yang
berasal dari dalam organisasi itu sendiri.
• Harus akurat dalam menganalisis sumber daya dan biaya. Jangan sampai ada
yang tidak dikenali. Lakukan dengan toleransi keadaan seketat mungkin.
• Apa yang dilaksanakan di lapangan harus benar-benar sesuai dengan apa yang
telah direncanakan.
• Lakukan penyesuaian dan pengembangan sistem agar sesuai dengan
perkembangan proyek sebagai langkah optimasi.
Sebagai langkah berikutnya, Anda dapat melakukan perencanaan proyek dengan
langkah sebagai berikut:
• Penentuan tujuan dan kebutuhan proyek, yaitu hasil akhir, biaya, waktu, dan
target utama.
• Pekerjaan-pekerjaan yang diperlukan untuk mencapai tujuan utama proyek.
Untuk langkah ini Anda perlu memecah pekerjaan besar tersebut menjadi
pekerjaan-pekerjaan yang lebih kecil dengan sistem WBS (Work Breakdown
Structure).
2013 11
Praktikum MPSIPusat Bahan Ajar dan eLearning
Riad Sahara, S. Si http://www.mercubuana.ac.id
• Membuat organisasi proyek untuk menentukan departemen-departemen yang
ada, subkontraktor serta manajer yang bertanggung jawab terhadap aktivitas
pekerjaan yang ada.
• Membuat jadwal setiap aktivitas dengan memperlihatkan waktu dan saat
penyelesai annya.
• Perencanan anggaran dan sumber daya.
• Perkiraan mengenai waktu, biaya dan penyelesaian proyek
Daftar Pustaka
2013 12
Praktikum MPSIPusat Bahan Ajar dan eLearning
Riad Sahara, S. Si http://www.mercubuana.ac.id
MADCOMS, Panduan Lengkap Microsoft Office Project Profesional 2007 / 2007,
Yogyakarta: ANDI, 2007.
Emanuel. Andi Wahju Rahardjo, Toba. Hapnes, Yenni M. Djajalaksana, Panduan Lengkap
Mengelola Proyek dengan Microsoft Project Professional 2007, Yogyakarta : GRAHA ILMU,
2009.
2013 13
Praktikum MPSIPusat Bahan Ajar dan eLearning
Riad Sahara, S. Si http://www.mercubuana.ac.id