Modul Housekeeping

7/22/2019 Modul Housekeeping

1/41

MODUL HOUSEKEEPINGIKHSAN ARBY


2/41

1

1.1 Pengertian dan Fungsi Department Housekeeping

Dalam bahasa Inggris housekeeping mempunyai arti house berarti rumah, wisma , tempat menginap

atau hotel, sedangkan keeping adalah menjaga , merawat , mengatur , memelihara. Housekeeping

dalam bahasa indonesia disebut dengan tata graha, yang berasal dari kata tata berarti menjaga ,

merawat , mengatur , memelihara, sedangkan graha adalah bangunan , rumah, wisma , hotel. Definisi

tata graha (housekeeping) adalah bagian dari departemen yang bertanggung jawab mengatur atau

menata peralatan, menjaga kebersihan dan kenyamanan, memperbaiki kerusakan dan dekorasi

dengan tujuan agar hotel tersebut tampak rapi, bersih, menarik dan menyenangkan bagi

penghuninya.

Fungsi housekeeping dalam operasional suatu hotel sangat penting disamping mejaga kebersihan dan

kenyamanan serta memperbaiki kerusakan dan memberikan sentuhan dekorasi pada suatu ruangan,

Housekeeping juga diharuskan memiliki perencanaan jangka pendek ataupun jangka panjang dalam

rangka mengatur penggantian furniture atau perlengkapan lainnya seperti vacum cleaner , brushing

mesin dll.

Fungsi management secara umum planning, organizing, staffing, leading and controlling harus

diterapkan secara konsisten, demikian pula dimensidimensi Total Quality Managementdan Total

Quality Servicedi aplikasikan sebagai alat untuk mencapai tujuan organisasi perusahaan tersebut.

Housekeeping Department merupakan organisasi dalam hotel yang memiliki struktur organisasi yang

unik dalam operasional systemmnya karena dipengaruhi besar kecilnya hotel tersebut.semakin besar

atau luas hotel tersebut maka semakin unik pula sistem organisasi operasionalnya.

1.2. Management Housekeeping

Bapak Management Ilmiah Frederick Winslow Taylor yang mencetuskan tentang studi waktu kerjayang dikenal dengan times and motion studies yang dalam perkembangannya merupakan sebagai

metode sistem upah differensiasi .Taylor meyakini karyawan harus dipilh dan dilatih dengan cermat

agar mereka sebagai karyawan, mampu melakukan pekerjaannya dengan baik sesuai dengan minat

dan keahliannya. ( the right man on the right place ).

Do the right things and do the things right yang dikemukakan oleh Bapak Management Modern

Peter Drucker, sebagai landasan konsep effective dan efficiency, sangat tepat untuk diaplikasikan

dalam pengembangan perusahaan. Dengan karyakarya ilmiahnya tentang management peter

drucker telah memberikan kontribusi yang besar dalam mengelola suatu management modern.

Kedua tokoh bapak management diatas yang telah mengemukakan teori-teori managementnya

bisa dijadikan referensi sebagai tata kelola management pada umumnya dan Housekeeping

department khususnya.

Housekeeping Department memiliki karyawan yang cukup banyak, bahkan mungkin merupakan

karyawan terbanyak juka deibandingkan dengan departmentdepartment lainnya , sehingga sangat

cocok menerapkan kedua teori bapak management tersebut diatas, mengapa demikian ?

Housekeeping Department yang dipimpin oleh manager housekeeping atau familiar disebut dengan

Executive Housekeeper dituntut memiliki kecakapan berorganisasi yang mumpuni , Executive

housekeeper harus mampu mengendalikan roda bisnis hotel dalam bidang kenyamanan, Kebersihan


3/41

2

graha untuk setiap tamu baik yang akan menginap atau hanya menikmati fasilitasfasilitas hotel

lainnya seperti restaurant, bar atau spa centernya.

Teori peter drucker do the right things and do the things right ini dapat dijadikan sebagai dasar

untuk seorang pemimpin dalam mewujudkan effective dan efficiency kinerja , sedangakan teori

Frederick W taylor inidainggap penting sebagai alat untuk memotivasi karyawankaryawannya untuk

bisa bekerja mengembangkan keahlian atau skillnya dalam mencapai good career , yang tentunya

meningkatkan upah dan tingkat kesejahteraan yang diharapkan.

Dengan mengapplikasikan system management yang baik diharapkan housekeeping department

dapat memberikan kontribusi yang positive dalam

mencapai tujuan perusahaan yaitu guest satisfaction dan

employee satisfaction serta profit oriented, apabila dilihat

dari segi revenue keseluruhan sebuah hotel,room revenue

merupakan revenue andalan dalam pendapatan

utamanya, disamping department F&B dan outlet lainnya

seperti spa misalnya.

Tingkat hunian atau biasa disebut Occupancy, pada umumnya menjadi acuan untuk revenue.

1.3. Struktur Management Housekeeping

Struktur organisasi management housekeeping pada umumnya menggunakan diagram

hirarki.Diagram chartnya dapat digambarkan sebagai berikut :

Organization chart Housekeeping department

Ada hal yang menarik dalam Housekeeping Department untuk section minibar, beberapa hotel untuk

section minibar menempatkannya ada dibawah t F&B departmentetapi ada juga yang menempatkan

section minibar ini dibawah naungan Housekeeping Department,hal ini didasarkan pada kebijakan

management hotel itu sendiri yang tentunya telah disesuaikan dengan operation system yang

digunakannya.

Executive

Housekeeper

Assistant Executive

Housekeeper

Floor Supervisor Public AreaSupervisor

Order taker Linen Supervisor Horticulturesupervisor

Do the right things , Do

the things right


4/41

3

Begitu pula dengan section swimming pool, pada hotel resort section ini tentunya dibawah naungan

leisure department, akan tetapi untuk hotel yang berkategori bisnis hotel area swimming pool

menempatkan induk organisasinya pada front office department, atau Spa department ,akan tetapi

ada juga beberapa pengelolaan swimming pool ini dibebankan pada F&B department, hal ini

dilakukan dengan alasan bahwa di area swimming pool terdapat pool bar.Sekali lagi hal ini hanyalah

bagian dari kebijakan management hotel itu sendiri yang tentunya dengan berdasarkan effektif dan

effisien operasionalnya.

1.4. Section dalam Housekeeping

Sebagai department yang memiliki ruang lingkup kerja yang luas, ruang lingkup yang dimaksudkan

adalah begitu luas dan banyak area atau ruangan ruangan yang harus dibersihkan, ditata

kenyamanannya, dirawat furniture-furniturenya dan difungsikan sesuai dengan fungsinya.

Housekeeping tentunya harus memiliki team yang sesuai dengan kebutuhan system operasional

untuk menjalankan tugasnya dengan baik.

Area atau ruangan-ruangan yang merupakan ruang lingkup housekeeping dikelompokan sebagai

berikut;

- Public Area meliputi lobby area , Rest room, staircase, terrace, elevator, Musholla, pool area,linen, uniform room,lockers room,basement corridor,

area parking dll.

- F&B outlet seperti restaurant, bar, meeting room,function room , ballroom.

- A&G office seperti General Manager , Assistant executiveManager , F&B director , Finance Director, Director of

sales and Marketing, Public Relation Manager dan

ruangan executive officer lainnya.

- Back Office area seperti Human Resourches , Trainingcenter , Enggineering , Purchasing, Accounting, Cost

Control.

- Floor area seperti guest room, executive launch, pantryarea / station floor , corridor , guest landing.

Area - area yang dikelompokan di atas tersebut merupakan area

yang harus dirawat,dijaga kebersihannya, ditata untuk

kenyamanannya dan mengikuti kaidah GCG ( good corporate

governance ) , AMDAL ( analisis mengenai dampak lingkungan )

dan CSR ( corporate social responsibility ).

Dalam konteks kebersihan ruangan sebaiknya mengikuti aturan standard kebersihan international

yang tidak sekedar bersih tapi sanitasi dan higienisnya harus terjaga, adapun system atau standard

yang dimaksud misalnya penerapan HACCP system atau Good Clinic Practice.

Le Meridien Al Aqah Beach

Resort

Source; own collection


5/41

4

Housekeeping department yang sangat luas dengan area kerjanya , agar fungsinya berjalan dengan

baik maka diperlukan suatu system operasional yang baik, birokrasi yang tepat dan team yang

solid.System management yang baik dapat dilakukan dengan system operasional yang dilaksanakan

dengan komitment yang di patuhi dari management puncak sampai bawah.Komitment Ini sangat

penting sebagai fondasi dari suatu system management, faktor kepemimpinan juga sangat besar

pengaruhnya dalam merealisasikan system management yang sesuai dengan company goal yangdiusung.Birokrasi yang tepat ini merupakan faktor untuk mempermudah menjadikan system kerja

yang effektif dan effisien untuk melayani kebutuhan pelayanan pelanggan / tamu .Tidak sedikit dalam

beberapa hotel system birokrasi sangat rumit dan

berbelitbelit sehingga terkadang kebutuhan untuk

pelayanan terhadap tamu terabaikan, akan tetapi

keuntungan dengan birokrasi yang rumit dan

berbelit-belit dapat menekan tingkat pemborosan

bahkan mencegah penyalahgunaan cost atau adanya

mark up cost.dalam birokrasi yang tepat ini bukan

berarti harus mengesampingkan faktor-faktor yang

membuka peluang pemborosan ataupenyalahgunaan cost, akan tetapi birokrasi yang tepat

ini adalah system birokrasi yang bukan pula harus

dimudah mudahkan tetapi birokrasi yang tepat ini

harus tetap menjaga keseimbangan cost dengan

mengutamakan kualitas pelayanan untuk tamu.

Team yang solid dalam housekeeping department

merupakan gardayang paling depan , oleh karenanya dalam membuat suatu team yang solid harus

merancang dan membagi area tugas dengan fair, oleh karenanya dalam housekeeping department

pembagian section yang secara umum dapat dilihat dari diagram model management yang telah di

kemukakan diatas.

Sectionsection dalam housekeeping dapat di kelompokan seperti di bawah ini :

A. Floor sectionDiatas telah sedikit diuraikan area area mana saja yang harus di jaga kebersihannya, ditata

kenyamanannya, dirawat furniturenya dan difungsikan sesuai dengan fungsi semestinya. Mainly

dalam floor section ini adalah guest room, tentunya dengan tidak mengesampingkan area lainnya

seperti corridor , guest landing, executive launch dan pantry area atau station floor.

Guest Room

Guest room adalah element yang paling penting dalam usaha penginapan, apartment , hotel atausejenisnya.Kebersihan, penataan, penggunaan jenis furniture harus disesuaikan dengan kebutuhan

agar dapat memberikan kenyamanan kepada para tamu yang menginap dan menikmati segala fasilitas

yang terdapat dalam kamar khususnya ataupun fasilitas-fasilitas lain diluar kamar sebagai faktor

pendukung untuk memberikan kepuasan kepada tamu demi memberikan kesan bahwa hotel tempat

dia menginap dapat dijadikan sebagai rumah kedua baginya ( guest ) .

Hal ini tentunya tidak mudah untuk memberikan kesan bahwa hotel tempat dia ( guest )menginap

adalah sebagai rumah kedua baginya, oleh karenanya dibutuhkan kerja keras yang cerdas, kerjasama

antar department yang solid, yang paling penting adalah komitment dari seluruh lapisan dari level

management sampai dengan karyawan level bawah sekalipun, yang harus dipatuhinya.

Royal Carribean Cruiseship

Source; www.royalcarriben.com


6/41

5

Sebelum kita melanjutkan pembahasan tentang fasilitas yang ada dala kamar tamu, alangkah baiknya

kita mengetahui typetype kamar yang kita ketahui di hotelhotel atau kapal pesiar atau sejenisnya,

Typetype tersebut adalah Deluxe atau clasic ini merupakan kamar standard yang artinya fasilitasnya

dengan standard, suite , executive suite, club suite, dan president suite atau penthouse. Akan tetapi

istilah deluxe , suite, executive suite di dalam apartement biasa disebut dengan istilah studio 1, studio

2 atau bed room 1, atau bed room 2, ataumereka memberi istilah type 1, type 2

dsb.akan tetapi untuk standard

kelengkapannya sama dengan hotel, hanya

saja di apartement biasanya dilengkapi

dengan kitchen dan perlengkapannya.

Dalam sebuah kamar hotel ( guest room )

tentunya fasilitas fasilitas yang paling

dominan dan merupakan kebutuhan primer

dan merupakan standard penginapan untuk

seorang tamu seperti fasilitas Bed ( tempat

tidur )yang tentunya dilengkapi dengan bantal( pillow ), selimut ( blanket ), sprei ( bed sheet

)duvet atau bed cover ,fasilitas living room

yang dilengkapi dengan alat elektronic seperti

TV dan telephone, kemudian fasilitas kamar

mandi ( bath room ) tentunya untuk

kelengkapannya disesuaikan dengan kategori penginapan itu sendiri, karena tidak menutup

kemungkinan fasilitas bath room ini akan berbeda cara penataan atau kelengkapannya disesuaikan

dengan prestigous dan kategori hotel tsb.

Kita ambil contoh fasilitas hotel bertarap bintang lima, setiap hotel yang mengkategorikan hotel

berbintang lima, seharusnya dalam pengadaan supplies bath room selain toilet dan shower cabin

fasilitas lainnya yang merupakan standard harus menyediakan berbagai macam Towels ( handuk ) dankelengkapan body care .

Mari kita uraikan kelengkapankelengkapan fasilitas tersebut diatas ;

- Fasilitas tempat tidur ( bed facilities )Bed facilities yang terdapat pada hotel bintang lima mengharuskan mengikuti standard .

Ukuran tempat tidur setiap negara biasanya berbeda-beda, untuk hal ini kita ambil contoh ukuran

yang dipakai pada umumnya di United States America dan negara kita ( indonesia ) .

Ukuran tempat tidur di USA dan Indonesia

Size USA Indonesia

Twin / Single 39 X 75 inch / 97 X 191 cm 100X200 cmQueen 60 X 75 inch / 152 X 191 cm 160X200 cm

Double 54 X 75 inch / 137 X 191 cm 180X200 cm

King size 76 X 80 inch / 193 X 203 cm 200X200 cm

Untuk ukuran bed sheet nya ( sprei ), selimut ( blanket ) pada umumnya dilebihkan panjang dan

lebarnya 70-90 cm dari setiap ukuran tempat tidurnya .

Untuk kelengkapan fasilitas tempat tidur dilengapi dengan duvee atau bed cover .

- Fasilitas living roomFasilitas living room ini yang selain tersedianya satu set meja dan kursi untuk bekerja ( business hotel

)lengkap dengan internet connection , lemari pakaian yang didalamnya dilengkapi dengan gantungan

Khaleej Suite deluxe room

www.emirates alace.com


7/41

6

baju juga safe devosit box ( SDB ), kemudian fasilitas lainnya seperti tempat untuk menyimpan barang

atau koper ( luggage rack ), television, telephone, pensil atau ballpoint, memo pad dan penerangan

atau lampu yang cukup dan persedian candle lengkap dengan matches .

Untuk fasilitas living room ini akan disesuaiken dengan type kamarnya.

- Fasilitas kamar mandi (bathroom )Dalam fasilitas kamar mandi ( bathroom ) yang meliputi toilet , shower cabin, wash basin dan bathtub , harus dilengkapi dengan handuk ( towels ), toilet paper dan tissue paper.

Sebagaimana kita ketahui berbagai macam dan ukuran serta kegunaannya handuk ( towel ) yang

disediakan dalam kamar tamu.

Dibawah ini merupakan ukuran towels ;

Jenis Ukuran

Bath towel 75 x 150 cm

Hand towel 30 x 60 cm

Face towel 30 x 30 cm

Selain towels tersebut diatas bath robe dan bath mat pun tersedia.Kelengkapan lainnya yang di tata dalam kamar mandi ialah kelengkapan peralatan tubuh ( body care).

Kelengkapan body care ini yang disediakan seperti bath gel, shampoo,conditioner, hand soap, body

lotion , cotton bud, tooth brush, shaving kit, shower cap dan sewing kit serta complimentary mineral

water dan tea , coffee sachet.

Selain kelengkapan kamar mandi harus diperhatikan pula kelengkapan lainnya seperti hotel

dictionary, candle and mathes, door knob dan flyerflyer informasi, atau signage Dont Disturb, Please

Make up the room jika masih memakai manual yang di gantungkan di balik pintu.

Hal lainnya yang perlu diperhatikan dalam menata kamar tamu adalah curtain dan black out, ini

terkadang terlupakan dalam menata dan memperhatikan kebersihannya.buatlah record setiap kali

curtain dan black out di cuci.Apabila kamar tamu memiliki balcon maka furniturefurniturenya harus

di perhatikan.

Floor Corridor / gang way

Corridor / gang way harus di perhatikan dalam kebersihannya, jika lantainya beralaskan karpet maka

kegiatan vacuuming harus dilakukan dengan frequensi yang intensif, buatlah record saat carpet

treatment, bisa dengan cara shampoing untuk

menjaga dan merawat karpet tsb, apabila lantai nya

menggunakan marmer atau granit maka lakukanlah

moping dan lakukan polishing treatment untuk granit

atau marmer dan buatlah recordnya .Sepanjang

corridor biasanya dihiasi dengan lukisanlukisan yang

di tempelkan pada dinding kamar , maka

lakukankahkegiatan dusting dengan intensif,

melakukan pengecekan lampu lampu coridor,jika

menemukan salah satu lampu corridor mati maka

segeralah laporkan ke bagian enggineering dengan

mencatatkannya melalui order taker

housekeeping.satu hal yang sering banyak ditemui

Corridor

Source; www.fotosearch.com


8/41

7

dalam corridor adalah terdapatnya room service equipment yang dikeluarkan tamu dengan sendiri

yang diletakan di depan atau disamping pintu kamar, jika melihat hal itu maka segeralah telepone

staff room service untuk merapikannya atau bisa di kumpulkan terlebih dahulu di pantry untuk di clear

up oleh room service staff.

Guest landing area

Lorong corridor tempat menunggu lift atau elevator dalam setiap floor corridor yang biasanya di

lengkapi dengan set meja kursi yang ditata sedemikian rupa untuk memberikan kenyamanan pada

tamu yang sedang menunggu lift. Tamu hotel bisa dengan nyaman menunggu lift dengan nyaman dan

relax tidak perlu berdiri,oleh karenanya penataan guest landing harus ditata sedemikian rupa agar

memberikan kesan nyaman, letakanlah pada set meja flower arrangement dan dilengkapi pot bunga

di sudut ruangan untuk memberikan sentuhan segar pada area nya juga dapat menempelkan lukisan

pada dinding kamar. Perlu diketahui bahwa guest landing area ini selalu tersedia dalam suatu hotel ,

hal ini tergantung pada design arsitektur buildingnya.

Executive lounge

Pada hotel yang memiliki dan mengutamakan prestigous executive lounge dirancang dan design di

salah satu floor yang dinilai sangat ekslusif dengan kesan elegance, luxury, tentunya semua itu

bertujuan agar tamu hotel merasakan

kenyamanan yang luar biasa.Executive

lounge ini biasanya di peruntukan hanya

untuk tamutamu yang berkantong tebal

.Executive lounge atau biasa disebut club

floor yang menawarkan ekslusif service dari

buttler servicenya, fasilitas yang serba

WAH diperuntukan tamu-tamu special

atau vip.Fasilitas yang ekslusif ini sudah

semestinya dirawat dengan sebaik

baiknya, mulai dari furniture, wood art,

lukisan , penataan floristnya serta

kebersihannya harus diperhatikan dengan

intensif.Executive lounge sudah tentu

dilengkapi dengan meeting room, counter mini buffet , counter bar self service, dan rest room, olehkarenanya pada saat happy hour tempatkanlah seorang staff untuk incharge di executive lounge , agar

kualitas pelayanan kebersihan tetap terjaga.

Selain personal service, fasilitas lainnya tersedia seperti meeting room, internet room, business

center, dll. Sebagai tamu yang menginap di club floor mendapatkan keistimewaan seperti cocktail

party dan buttler service.

Al Majelis lounge

Source;www.lemeridienalaqah.com


9/41

8

Pantry / Floor Station

Pantry yang dimaksud disini adalah ruangan untuk Housekeeping menyimpan, mengatur , menata ,

menyusun trolly chart dalam membersihkan kamar tamu.Pantry ini berfungsi sebagai store linen

dimana semua kelengkapan kamar tamu, mulai dari fasilitas tempat tidur, fasilitas kamar mandi,

fasilitas living room dan kelengkapan kelengkapan lainnya disimpan dan disusun sesuai dengan

stock.Kebersihan pantry harus dijaga dengan sebaik mungkin, setiap pantry dilengkapi dengan staff

toilet.jagalah kebersihannya.

B. Public Area SectionDi atas telah di sebutkan beberapa ruangan yang termasuk kategori publi area, dapat dikatakan

seluruh ruangan yang ada di suatu gedung merupakan public area.Tapi disini yang dimaksud area

yaitu suatu ruangan yang intensitas di kunjungi oleh tamu atau staff sangat tinngi. Beberapa ruangan

tersebut akan di uraikan dibawah ini ;

Lobby area

Lobby area ini adalah suatu ruangan yang tingkat kunjungan tamunya sangat tinggi, bahkan hampir

semua tamu yang akan menginap di hotel akan melewati lobby terdahulu.karena di lobby inilah proses

transaksi check- in check out berlangsung pada umumnya.Front office atau front desk sudah tentu di

posisikan di lobby area.Oleh karenanya lobby area ini sangat luas karena lobby ini gerbangnya suatu

hotel untuk menampilkan kesan elegance dan WAH nya.Di lobby area untuk mengeffesienkan dan

mengeffektikan ruangan tersebut menjadi suatu ruangan yang bisa memberikan nilai lebih dalam atri

profit, maka management hotel

biasanya lobby tempat yang

merupakan pusat kegiatan para

tamu hotel management / owner

membuat suatu lounge demi

kenyamanan para tamu dan akan

dikelola oleh F&B department .

Sebuah lobby dalam hotel

berbintang merupakan

refresentatif dari keunikan,

luxury, elegance, dan pelayanan

servicenya untuk setiap tamu

yang berkunjung atau menginap.

Penataan , decoration lobby area

yang syarat dengan kesan

elegance, unik, merupakan tanggung jawab Housekeeping department secara umum, management

hotel akan menrauh besar perhatian pada setiap keindahan, kenyamanan lobby area. Lantai yang

harus selalu bersih dan harus selalu terlihat mengkilap untuk lantai yang terbuat dari marmer yang

berkualitas, lampu-lampu kristal yang berkilauan, lukisan lukisan yang bernilai artistik tinggi,

furniture yang begitu lux, show case barangbarng antik pun melengkapi kemewahannya.

Lobby LMAA

Source; www.lemeridienalaqah.com


10/41

9

Semua itu harus terjaga, terawat dengan baik, housekeeping department menempatkan public area

attendantnya in charge untuk lobby yang bertugas mejaga keberseihannya setiap saat.

Dengan equpiment yang elegance , unik , lux, diatas dimaksudkan bahwa lobby yang merupakan

gerbang untuk memperkenalkan kepada tamu tentang kenyamanan, keindahan hotel tersebut.Lobby

merupakan unsur untuk membuat first impression dalam rangka membuat rapport customers yang

berkunjung. Oleh sebab itu tampilan, perawatan, penataan lobby hotel menjadi sangat penting untuk

diperhatikan.

Restaurant

Outletoutlet F&B merupakan fasilitas pendukung dalam suatu hotel, penataan, lay out, dekorasi

adalah sepenuhnya kewajiban F&B department, namun dalam perawatan furniture, kebersihan

sanitasi yang higienis adalah tugas dan

kewajiban housekeeping.

Housekeeping tidak bertanggung jawab

dengan segala peralatan restaurant seperticrokeries,chinaware dll.

Kewajiban housekeeping untuk restaurant

adalah perawatan furniture, kebersihan

restaurant.

Yang harus diperhatikan dalam merawat

dan menjaga kebersihan restaurant dengan

membuat record saat melakukan special

project misalnya, polishing furniture,

shampoing karpet, brushing pantry service

area, polishing granit.

Function room

Function room yang meliputi beberapa meeting room yang digunakan sebagai fasiltas pendukung

pada umumnya adalah dibawah naungan f&B department akan tetapi untuk perawatan furniture

adalah kewajiban housekeeping. Function

room ini berbeda dengan ukuran luasnya,

mulai dari kapasitas untuk rapat 10 orang

sampai bisa menampung ribuan orang.untuk

acara wedding ceremony atau acara yang

melibatkan lebih banyak orang maka ballroom

yang tepat di gunakan.

Tuigas Housekeeping dalam menjaga dan

merawat fasilitas ini misalnya gunakan metode

record yang untuk melakukan kegiatan

brushing, polishing or shampoing.

Lockers room

Taste Restaurant LMAA

Source ; Own collection

Ballroom Terrace for gala dinner



11/41

10

Lockers room merupakan bagian terprnting dalam tanggung jawab housekepping.Ruangan locker ini

adalah merupakan ruang ganti karyawan untuk mempersiapkan diri sebelum melakukan aktifitas

pekerjaan.

Selain kebersihan lockers ini yang harus diutamakan, kenyamanan, sanitasi dan higienisnya, perlu

diperhatikan.Pada umumnya lockers room baik male atau female harus menyediakan fasilitas toilet,

shower cabin, wash basin dan changing room.Pest control harus dilakukan dengan frequensi yang

tepat demi menjaga kebersihan dan tetap higienis.Begitu pula dengan lemari yang disediakan harus

di tata penempatannya mengikuti kaidahkaidah good clinic practice.

Kegiatan brushing, cleaning, treament harus di buat record,begitu pula untuk setiap kelengkapan

lockers rusak dan harus sesegera mungkin di tangani.hal yang sering terjadi kerusakan dalam

housekeeping seperti toilet tersumbat, wash basin tersumbat, drainase tidak berfungsi sempurna,

supply air panas yang sering bermasalah, dan tidak sedap. Masalah masalah tersebut harus di

tangani dengan sesegera mungkin untyuk menghindari efek yang tidak baik pada kesehatan karyawan.

Selain ruanganruangan tersebut diatas masih banyak lagi ruangan yang harus di jaga kebersihannya,seperti Offices , mushola, parking area dll. Akan tetapi yang paling penting adalah komitment bersama

sama untuk menjaga dan merawat fasiltas tersebut.

C. Order Taker Desk SectionOrder taker desk ini merupakan section yang terdapat di dalam ruangan atau office Housekeeping

department. Order taker desk terlihat simple dalam tugasnya hanya duduk di belakang meja

mengangkat dan menerima order lewat telepone akan tetapi order taker memiliki tanggung jawab

yang besar dalam memberikan informasi tentang status kamar tamu dan tamu VIP yang on board.

Pencatatan setiap order harus details, dan terrecord dengan system administrasi file yang

rapi.Kegiatan order taker memang banyak melibatkan alat elektronik komputer dan tetelpone,

membuat log book setiap transaksi kegiatan operasional.Hal paling penting untuk dikuasai sebagai

order taker officer harus memiliki kecakapan memilih tingkat urgency dan mempunyai jiwa leadership

dalam memutuskan sesuatu case, jika terjadi banyak order pelayanan yang overload. Officer order

taker harus mampu melihat kondisi urgency tersebut. Selain kegiatan melakukan pencatatan setiap

order , order taker officer juga melakukan kegiatan yang berkaitan dengan lost and found procedure

, oleh karena itu seorang order taker officer harus secara intensif melakukan pengecekan terhadap

setiap recorded Lost & Found.

Setiap barangbarang Lost and found memiliki kadar luasa yang harus dikeluarkan jika sang pemilik

( tamu hotel ) tidak mengklaim barang-barangya yang tertinggal tersebut dan ditemukan oleh

karyawan sesuai dengan policy batas lama penyimpanannya. Tentunya saat melakukan pengecekan

dan memberitahukan kepada executive housekeeper untuk barang-barang lost and found yang telah

kadaluarsa masa penyimpanannya, executive housekeeper yang akan memutuskan untuk di keluarkan

dan menjadi hak milik karywan yang menemukannya.

D. Linen and Uniform Section


12/41

11

Section ini merupakan section yang hubungan kerjanya erat dengan laundry department, Linen and

uniform section dalam ruang lingkup kerjanya berhubungan dengan bahan bahan tekstil yang

merupakan kelengkapan sarana kegiatan housekeeping department.Kita mengetahui section linen ini

bertanggung jawab dengan segala kebutuhan linen baik untuk memenuhi kebutuhan dalam

melakukan kegiatan floor section, public area section, F&B operation dan department lainnya yang

membutuhkan supporting dari segi kebutuhan linen. Yang nampak jelas adalah semua karyawan pasti

sangat berhubungan dengan section ini dalam penyediaan uniform.

Floor section membutuhkan stock seperti bed sheet,

pillow case,blanket , curtain , bed cover, duvet, guest

towels, rug , service towel dll.sementara public area

section membutuhkan linen seperti out of service bed

sheet, out of service guest towels, service towels dll, dalam

rangka kelengkapan kegiatan proces cleaning, polishing

dll, untuk F&B operation linen section harus memenuhi

kebutuhan linennya seperti table cloth, table runner,service towel, glass cloth dll.

Perlu di highlight dalam section linen and uniform ini

faktor data inventory sangat penting, karena semua

pemakaian dan stock dalam gudang serta frequensi

pembelian dapat terkontrol dengan baik.

System in out, check details, dalam recorded atau log

book harus valid.

E. Horticulture SectionSection ini berperan dalam memberikan kesan indah, peduli lingkungan, hijau dan artistik. Peran

horticulture memberikan rasa nyaman kepada para tamu, sentuhan artistik seorang florist dalam

merangkai sebuah flower arrangement bisa mempengaruhi tingkat kenyamanan tamu.

Taman yang hijau, pemilihan tanaman yang

bisa memberikan efek relax, pemilihan

tanaman yang memberikan efek positive

akibat dampak rumah kaca, merupakan

salah satu kewajiban section horticulture.

Ruang lingkup horticulture ini sangat luas,

menjangkau hampir semua department

dalam hotel tsb.

Untuk melakukan kegiatan horticulture,

pada umumnya management hotel lebih

memilih out sourching company sebagai

pengelolanya tetapi masih dalam tanggung

jawab Housekeeping department, Florist

section yang akan bertindak sebagai coordinator kegiatan horticulture dalam setiap perencanaa dan

pelaksanaan kegiatannya.

Uniform


Mini Garden

Source ; Rotana al Fujairah/own collection


13/41

12

Kegiatan perawatan, penataan tanaman diluar gedung pada umumnya dipercayakan pada rekanan

perusahaan akan tetapi penataan flower arrangement yang bersipat artistik untuk kebutuhan internal

hotel dilakukan oleh florist attendant .

F. Minibar sectionUntuk struktur organisasi section minibar section pada umumnya berada di bawah naungan

housekeeping department tetapi ada juga yang berada dibawah naungan Food and beverage

department, akan tetapi yang penting untuk

dipahami yaitu cara kerjanya. Entah itu berada di

wilayah Housekeeping atau F&B procedure kerjanya

dalam melakukan kegiatannya sama.

Minibar attendant bertugas mensupply segala

bentuk jenis minuman yang beralkohol ataupun non

alkohol yang dikemas dalam bentuk botol ataukaleng berukuran mini, begitu jpula dengan makanan

kecil ( snack ).Mininbar attendant dalam tugas ke

sehariannya selain melakukan pengecekan apakah

ada minuman atau makanan kecil yang tersdeia di

dalam kamar di consume atau tidaksaat tamu hotel

akan melakukan transaksi check out. Front desk attendant akan menghubungi minibar attendant pada

saat tamu sedang dalam process checking out.Dalam melakukan kegiatan inventory seorang minibar

attendant selain mensesuaikan stock harus melakukan system FIFO untuk menghidari expired product

yang berlebihan yang tidak terjual.

I. TEAM WORK HOUSEKEEPING DEPARTMENT DENGAN DEPARTMENT LAINKeberhasilan dan kesuksesan suatu bisnis usaha tidak ditentukan oleh suatu department saja, akan

tetapi kerjasama antar department yang solid, kompak dan bertanggung jawab.

Pada umumnya setiap department saling memiliki keterikatan hubungan kerja satu sama lainnya,

mereka saling membutuhkan, oleh karenanya membentuk suatu team yang solid, kompak dan

bertanggung jawab bukan hal yang mudah.Pada realita nya sering terjadi konflik antar department,

hal ini adalah sesuatu yang wajar dalam dinamika psikologis pekerjaan. Setiap kepala department ingin

membuktikan kemampuannya masing-masing dalam mengelola departmentnya, menunjukan

prestasi yang mengagumkan dalam bidang pengelolaan cost ataupun menekan budget dan

meningkatkan revenue atau prestigous dalam menganalisa guest comment.Konflik semacam diatas

selama dalam persaingan yang sehat itu sangat baik dalam meningkatkan produktivitas demi

meningkatkan profit.

Housekeeping department dalam melakukan kegiatannya tidak terlepas dari dukungan dari

department lainnya. Sebagaimana Housekeeping department merupakan department central yang

memiliki access hampir dengan semua department yang ada didalam organisasi, baik itu department

Set Minibar


14/41

13

yang berhubungan dengan operasional ataupun department yang berhubungan dengan administrasi

misalnya finance dan human resources.

Secara struktur organisasi perusahaan ( hotel ), Housekeeping department berada di bawah naungan

Room Division Department bersama dengan front office department.

Dalam team work Room Divison setiap department erat sekali keterkaitannya ini bagaikan mata

rantai.kenapa demikian ? jika salah satu mata rantai terputus maka kegiatan bisnis akan terhambat

dengan sendirinya kualitas pelayanan akan mengalami penurunan , yang tentunya akan berakibat

pada proses produktivitas.

Dibawah ini adalah department yang erat hubungan kerjanya dengan Housekeeping department;

Front office department

Hubungan housekeeping department dengan front office departmentmemiliki hubungan emosiaonal

bagaikan dua sisi mata uang, saling membutuhkan, saling keterkaitan satu sama lain tetapi tidaksering pula terjadi konflik.

Housekeeping department berkewajiban membersihkan, menata, memprsiapkan kamar tamu, dan

Front office department menjualnya.

Oleh karenanya hubungan keduanya harus sinergi, memiliki kesamaan visi, semangat yang sama,

dalam tehnik kerja membangun kesamaan maka

agar tidak terjadi missed communication, bentuk

kesamaan inin bisa di tunjukan dengan contohnya

dalam penggunaan istilah dalam system mengenai

up dated status kamar tamu.Istilah istilah laporan

status kamar tamu yangmerupkan abreviation in

harus pahami oleh kedua department tsb.

Adapun istilah istilah itu misalnya Vacant Clean

(VC), Vacant Clean Inspection (VCI), Vacant Dirty

(VD), Sleep out (SO), Occupaid No Lugagge (ONL),

Out of Service (OS), Out of order (OO), Do not disturb

(DND )

Dibawah ini istilahistilah yang biasa digunakan ;

Istilah Abreviation Status Kamar

Vacant Clean VC Kamar siap jual

Front office Attendant

Source; www.wikipedia.com


15/41

14

Vacant Clean Inspection VCI Kamar siap jual akan tetapi masih dalam

keadaan inspeksi/pengecekan lebih lanjut

Vacant Dirty VD Kamar yang siap jual tetapi masih dalam

keadaan belum dibersihkan.

Sleep Out SO Kamar yang sudah di tempati ( terjual ) akan

tetapi tamunya tidak menempatinya, dan

status kamarnya masih occupied

Occupied Occ Kamar yang sudah terjual

Occupied no luggage ONL Kamar yang sudah terjual dan ada

penghuninya akan tetapi tidak membawa

barangbarangnya

Out of service OS Kamar yang untuk sementara tidak untuk

dijual

Out of Order OOO Kamar yang masih dalam keadaan perbaikan

(maintenance )

Dont Disturb DND Kamar yang occupied yang penghuninya

tidak ingin diganggu selain ada permintaan

dari penghuninya

Expected Arrival EA Kamar yang sudah di booking dengan status

confirm.

Expected Departure ED Kamar yang sudah confirm check out.

Demikian diantaranya istilahistilah yang biasa di pakai dalam hubungan keduanya, adapun untuk

kategory VIP pada umumnya management hotel menyusunya dengan kategory kategory yang

dikondisikan dengan market tamu-tamunya.Pada umumnya kategory VIP memiliki tingkatan yang

berbeda-beda dalam memberikan extra service nya.

Selain istilah istilah room status juga type kamar juga harus dipahami kedua department tsb,

misalnya untuk kamar yang memiliki tempat tidur single mereka memakai kode TWN, untuk kamar

yang menggunakan tempat tidur type queen memakai kode QWN, untuk kamar yang memiliki tempat

tidur double mereka menggunaka kode KING, begitu pula dengan type kamarnya mulai dari standard

room atau classic diberi kode misalnya STD atau DLX, untuk Suite atau Executive diberi kode SUT 1,

SUT2 atau EXC1, EXC2 sampai dengan type president suite atau penthouse.

Untuk kodekode tersebut bukan merupakan hal yang baku, management hotel menentukan kode-

kode tersebut untuk di install dalam system.

Daily task yang melibatkan keduanya misalnya dalam membuat laporan status kamar ;

Housekeeping Department, Order Taker officer akan membuat dan melaporkan kepada front desk

attendant mengenai status kamar sesuai dengan Keadaan yang sebenarnya berdasarkan laporan dari

setiap floor supervisor. Hal ini penting supaya front desk attendant bisa mengetahui status Kamar-

kamar yang akan dijual. System pelaporan ini sudah bisa diakses lewat system komputer dengan

cara menggunakan kode-kode tertentu sesuai dengan kecanggihan system yang dipakai.sebagai

referensi system yang biasa di pakai adalah MYOH, FIDELIO dan OPERA.

Dari Front Desk attendant akan melakukan kegiatan yang meliputi hal-hal berikut :


16/41

15

- Mengirimkan daftar penghuni kamar setiap pagi kepada F&B outlet dan Housekeeping ataudepartment lain yang berkaitan dan memiliki kepentingan kerja.

- Mengirimkan daftar kamar-kamar yang akan ditempati oleh tamu,meliputi tamu peroranganTamu rombongan,atau tamu penting (VIP).

- Memberitahukan kepada Housekeeping Department mengenai kamar-kamar yang tamunyasudah check out dan statusnya EA.

- Memberitahu perpindahan tamu dari kamar yang satu ke kamar yang lain jika terjadiperpindahan kamar.

Pada dasarnya Housekeeping department memiliki data tersebut baik secara manual atau akses dari

system hanya saja akan lebih baik hal ini dilakukan untuk mengurangi kecerobohan.apabila terjadi

room discrepancy maka sebaiknya dilakukan investigasi oleh kedua departement tsb.

Selain Front Office department, Sales & Marketing department juga dalam hubungan kerja memilki

kedekatan, hanya saja sales & marketing department akan mendapat kan informasi tentang kamar-

kamar yang siap jual melalui front office department, dan semua pembookingan kamar yang dilakukanoleh sales & marketing department akan melalui dan mekanisme Front office Department yang akan

diteruskan ke housekeeping department.

Laundry Department

Laundry department adalah tetangga terdekat , secara psikologis managementnya hampir memiliki

kesamaan , hanya saja ruang lingkup kerja laundry department tidak seluas housekeeping

department.

Corridor kerja kedua department ini bagaikan adik dan kakak dalam sebuah keluarga, secara design

lokasi housekeeping office selalu berdekatan dengan laundry office, bahkan ada pula sebagian hotelyang menyatukan housekeeping dengan laundry dibawah satu atap housekeeping department.

Hubungan kerja erat yang tampak jelas housekeeping dengan laundry salah satunya supply linen

untuk kebutuhan floor section,public area section, guest laundry, uniform karyawan, kelengkapan

lainnya sebagai tools dalam kegiatan cleaning process.

Engineering Department

Hubungan kerja antara Housekeeping department dengan engineering department merupakan

partner kerja yang tidak akan pernah putus hubungannya.Kerkaitan Housekeeping department

dengan Engineering department sudah merupakan hal yang mutlak, dalam bahasa gurau sudah

kutukan bahwa engineering department akan selalu disibukan oleh pekerjaan housekeeping

department yang begitu tide.

Hubungan kerja dapat dilihat diantaranya sebagai Berikut :

- Perbaikan dan pemeliharaan equipments menyangkut operasional seperti AC, Supply airbersih, listrik .

- Perbaikan perlengkapan Housekeeping yang ada di fasilitas floor section atau fasilitas publicarea .

- Mengerjakan work order dari housekeeping dengan tingkat urgency .- Menginformasikan kepada housekeeping department dan front office department tentang

perbaikan yang memerlukan jangka waktu lama, sehingga status kamar dibuat menjadi Out

of order, dan akan menginformasikan kembali jika sudah selesai dalam maintenance.


17/41

16

- Melakukan program perawatan secara berkala untuk menjaga kondisi furniture, sepertipainting, maintenance AC dll.

Dengan demikian dapat dilihat bahwa antara Housekeeping department dengan engineering

department sangatlah erat. Jika peralatan operasional Housekeeping rusak, secara otomatis

pekerjaan housekeeping akan terganggu. Oleh karenanya housekeeping department akan selalu

memerlukan engineering department.

Food and Beverage Department

F&B department merupakan object paling demandings dalam pelayanan kebersihan, perawatan

peralatan, akan tetapi sudah barang tentu permintaan pelayanan kebersihan ini adalah wajib

hukumnya. Tidak ada kata tidak bisa , tidak ada staff , atau tidak mungkin semua argument

argument itu harus di hilangkan. Housekeeping department yang merupakan pertahanan terdepan

dalam menjaga dan merawat agar peralatanperalatan tetap dalam kualitas baik dan sesuai dengan

umur perlatan tsb harus dapat menunaikan kwajiban itu.

Outletoutlet F&B seperti restaurant, bar, dan meeting room merupakan ruangan ruangan yang

kebersihannya, perawatan furniturenya mutlak harus di jaga dan dirawat.

Tehnik tehnik perawatan seperti polishing, brooming, brushing dll. Dalam memenuhi rangkamenjaga dan merawat harus dilakukan secara intensif dan terrecorded.

Kegiatan housekeeping selain daily task cleaning, seperti melakukan kegiatan special project ini

dimaksudkan agar memilki schedule khusus perawatan sehingga peralatan atau furniture terawat

dengan baik.

Public area section merupakan yang paling dominan hubungan dalam kegiatan pekerjaannya, begitu

pula floor section , linen and uniform section serta florist section terlibat dalam kegiatan pemenuhan

permintaan pelayanan F&B outlet.

Accounting Department section Purchasing

Purchasing section yang di kepalai oleh purchasing manager yaitu merupakan section dalam

acoounting department yang yang sering kali berhubungan dengan Housekeeping Department tentudalam kegiatan operasionalnya akan selalu membutuhkan equipment equipment yang bersipat

jangka panjang atu jangka pendek ( umur equipment). Kebutuhan operation setiap section. Floor

section pasti membutuhkan supply linen, furniture yang memadai dan sesuia dengan kebutuhan

operation, Section public area tentunya membutuhkan chemical yang berkualitas yang low budget

high impact, juga kebutuhan mesin cleaning seperti vacuum cleaner, mop, broom , cloth, sponge,

carpet sweeper dll, untuk linen section kebutuhan linen stock dan semua perlengkapan kamar,

uniform karyawan, alat alat taylor serta kelengkapannya, order taker desk tentu membutuhkan

paper, buku untuk log book, Work order pad, PR ( purchase Requets ) pad dll. Begitu juga dengan

florist membutuhkan aneka ragam bunga, tanaman, pot bunga dll. Kesemua permintaan kebutuhan

itu tidak serta merta dating dengan sederhana tanpa mekanisme yang benar. Purchasing department

merupakan sarana untuk mengakomodir permintaan tersebut. Order taker officer akanmengakomodir segala kebutuhan operational ini dengan mengirimkan PR ( purchase request ) ke

Purchesing officer. Sebaiknya dalam membuat PR ini data stock in out nya serta stock harus valid

berdasarkan inventory yang updated, hal ini untuk mencegah ( avoid ) penumpukan barang yang

useless. Kecenderungan dilapangan yang terjadi pada saat operational yaitu keterlambatan datangnya

barang yang di minta merupakan problem yang biasa di hadapi pada setiap perusahaan, oleh karena

itu sebagai tips agar dalam pemenuhan kebutuhan operational berjalan lancar, kunci utamanya setiap

section harus mempunyai jadwal yang konsisten dalam inventory dan memiliki estimasi yang benar

dalam menentukan barang yang mau di pesan ( order ). Sering kali pada saat melakukan order barang

supervisor section hanya melihat stock yang ada dan assumsi. Pada saat melakukan Purchase Request

selain mencantumkan item yang akan di beli, kuota nya, alangkah baiknya juka kita mengetahui

supplier atau company penyedia atau distributornya hal ini dilakukan agar dala pemesanan bias


18/41

17

effektif dan effisien, ini hanya dilakukan untuk pemesanan barang yang baru atau mengganti kualitas

barang dengan supplier baru.

Purchasing officer akan merasa terbantu jika dalam order suatu barang hari ini minta hari ini ada,

boleh saja dilakukan dengan tingkat pengecualian dan harus melalui approval GM. Barangrang yang

di peasan Housekeeping department setelah melalui mekanisme dan birokrasi yang tepat pada

umumnya akan di distribute ke store, maka Housekeeping staff hanya boleh mengambil setiap

purchase melalui store. Mengapa Demikian ? Setiap barang yang masuk dan keluar yang digunakan

untuk kebutuhan operasional harus terrecord dalam administrasi yang baik dengan memiliki catatan

fisik berupa log book manual, dan secara komputerisasi ( system ). Hal ini sangat penting agar

management puncak khususnya Finance department bias mengopntrol keuangan atau expenses.

Di era sekarang system purchase request sudah lebih maju dengan menggunakan system computer

agar menghemat waktu birokrasi, tetapi perlu di ingat bahwa hal yang manualpun seperti membuat

purchase request harus tetap dilakukan, hal ini di peruntukan mencegah discrepancy dan

penyalahgunaan wewenang.

Accounting Department cost and revenue section.

Perlu diingat bahwa housekeeping adalah salah satu department yang dalam kegiatan bisnisnya

merupakan penyumbang revenue yang cukup tinggi,akan tetapi housekeeping juga merupakan cost

center .selain karyawan yang cukup banyak juga kebutuhan akan peralatanperalatannya cost nya

tinggi.oleh karenanya seorang executive housekeeper harus pandai membaca profit and loss

statement. Dengan mencermati setiap nilai angka yang tertera pada P&L statement tersebut dengan

teliti lalu di sesuaikan data tersebut dengan yang dimiliki internal sendiri, apabila terjadi perbedaan,

sebaiknya clarified terlebih dahulu dengan chief accountant. Yang pada umumnya terjadi adalahkesalahan pada postingan Purchase request kebutuhan operational Housekeeping Department

dengan kebutuhan operational engineering department atau department lainnya.

Accounting department akan memberikan profit and loss statementnya setiap bulan, tentunya

berdasarkan data yang didapat dari purchase department untuk cost utilitiesnya, dan cost of

employee dari Human Resourcesnya serta department lainnya yang terkait.

Selain purchasing, cost and revenue center section section lainnya seperti receiving, store juga kerap

kali berhubungan dengan housekeeping department.

Security Departement

Security Department berkewajiban menjaga keamanan secara keseluruhan atas asset- asset

company, Bukan hanya housekeeping department saja yang berkepentingan semua departmentsangat berkepentingan dengan security department.akan tetapi yang akan kita bahas adalah sekitar

kegiatan housekeeping yang kerap kali berhubungan denga security department. Bentuk kegiatan itu

diantaranya dilibatkannya sebagian besar atau seluruh karyawan housekeeping dan fire team

khususnya bagian evakuasi tamu, kemudian prosedur loss and found yang harus melibatkan security

dan front office department.

Menurut data statistic beberapa hotel yang saya dapatkan , case untuk housekeeping jauh lebih

sedikit dibanding F&B department, akan tetapi case nya walau kecil tapi dalam penyelesain cukup

rumit.

Tentunya security department sudah memiliki mekanisme dan system yang tepat untuk

menyelesaikan setiap case yang muncul.


19/41

18

Selain department department yang telah di uraikan Housekeeping department juga secara

langsung atau tidak langsung memiliki keterikatannya dengan department lainnya yang tidak

diuraikan diatas seperti Sales and Marketing, Public Relation dan Human Resources.

II. JOB DESCRIPTIONPenjelasan tugas atau Job description merupakan hal yang perlu dipahami dalam organisasi

housekeeping department. Job Description merupakan rangkaian atau tugas tugas pekerjaan apa

saja yang harus dilakasanakan sesuai dengan posisinya dan terhadap siapa harus bertanggung jawab.

Struktur organisasi yang tersusun yang disesuaikan dengan factor psikologisnya dan fisiologisnya

diharapkan akan memberikan kesan posistif dalam berorganisasi demi mencapai tujuan.

Penyusunan job description yang baik dan tepat merupakan salah satu kunci dalam mencapai

kesuksesan. Job Description yang teralalu berbelit penuh dengan birokrasi akan menyulitkan dan akan

menghambat pada kegiatan operasional. Job Description ini dimaksudkan agar karyawan atau staff

memahami urutan kerja secara benar, karena job description ini juga yang akan mengukur kualitas

pekerjaan itu sendiri . oleh karenanya setiap karyawan atau staff diwajibkan memahami apa yang

menjadi tugas dan kewajibannya.

Baiklah, kita urutkan job description masingmasing posisi secara phyramid.

Executive Housekeeper

Secara struktur organisasi, Executive Housekeeper adalah orang nomor satu dalam organisasi

housekeeping, wilayah pekerjaannya tentu sangat luas meliputi aspek operational dan administrasi.

Seorang Executive Housekeeper dituntut untuk dapat menganalisa, memprediksi, membuat estimasi

yang benar dan execute yang tepat sasaran. Tanggung jawab yang di embannya sangat besar,

reporting langsung kepada Room Division Manager atau Executive Assistant Manager atau dapat jugalangsung kepada General Manager, hal ini disesuaiken dengan struktur organisasi yang dibuat

management.

Berikut adalah beberapa tugas dan kewajiban pokok seorang executive housekeeper secara garis

besar ;

1. Mengkoordinir seluruh section yang berada dalam organisasi housekeeping department.2. Membuat planning strategy perubahan atau penggantian, penambahan asset untuk semua

section yang tentunya disesuaikan dengan budget yang ditentukan.

3. Membuat dan mengajukan ilustrasi budget.4. Melakukan evaluasi hasil kerja dan mencari metode-metode baru mengenai sistem kerja

maupun alat-alat yang lebih efisien untuk mendapatkan hasil kerja yang maksimal.5. Melakukan obeservasi dan melakukan purchase request untuk kebutuhan barang-barang

(alat-alat) keperluan housekeeping.

6. Melakukan kontrol dalam segi managing cost / penghematan tanpa mengurangi kualitaspelayanan.

7. Melakukan inspeksi dengan metode on the spot cheking.8. Supervisi yang details dan critism terhadap semua kegiatan operational .9. Analisa terhadap segala bentuk keluhan dan action yang tepat dengan memberikan solusi

yang baik.

10.Coaching, Training untuk semua staff housekeeping.11.Melakukan internal meeting yang rutin untuk evaluasi hasil kerja dan solving problem yang

timbul.


20/41

19

12.Secara periodik mengadakan analisa tentang pemakaian barang-barang kebutuhan didepartment houskeeping.

Selain tugas - tugas dan kewajiban yang tertera diatas adapula pekerjaan pekerjaan yang

merupakan tugas dan kewajiban tambahan sebagai seorang executive housekeeper. Tugas itu

diantaranya ;

1. Membantu kelancaran operasional dari berbagai kegiatan yang ada kaitannya denganhousekeeping.

2. Melakukan penilaian dan monitoring penampilan kerja assistant dan semua karyawan3. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.4. Negosiasi dengan supplier.

Assistant Executive Housekeeper

Pada Umumnya tugas dan jabatan assistant executive housekeeper yaitu membantu tugas yang di

embankan kepada Executive housekeeper.Wilayah tugasnya adalah hampir sama dengan tugas dan

kewajiban executive haousekeeper.Posisi yang berhubungan dan merupakan staffnya langsung yaitusemua supervisor section.adapun seorang assistant executive housekeeper bertanggung jawab dan

reporting kepada Executive Housekeeper.

Adapun tugas dan kewajiban pokoknya secara garis besar adalah sbb ;

1. Menerima laporan atau room status dari Front Office department.2. Membuat perencanaan , General cleaning, maintenance, special project , tata ruang dll.3. Mengevaluasi hasil kerja dan mencari metode-metode baru mengenai sistem kerja.4. Mengusulkan dan mengusahakan pengadaan alatalat kerja yang effektif dan effisien dalam

kegiatan housekeeping.

5. Mengawasi dan membuat perencanaan mengenai penambahan asset, gardening termasukbudgetnya yang disesuaikan dengan room occupancy dan pengendaliannya.

6. Melakukan controlling dalam segi penghematan / Managing cost.7. Random checking di semua wilayah kegiatan housekeeping dan dengan metode on the spotchecking

8. Mengawasi dengan details setiap pekerjaan yang dilakukan bawahannya dengan tujuanmembangun kualitas kerja yang baik.

9. Menampung, menganalisa setiap keluhan dari karyawan ataupun tamu dan melakukantindakantindakan untuk solving problemnya.

10.Menyelenggarakan training , coaching dan menthoring untuk semua staff housekeeping.11.Menyelenggarakan internal meeting dalam rangka evaluasi kerja.12.Membuat schedule dan log inventory peralatan housekeeping secara periodeik guna

melakukan analisa tentang pemakaian barang-barang kebutuhan di department

houskeeping.

Selain tugas dan kewajiban diatas, seorang assistant executive housekeeper harus dapat ;

- Membantu kelancaran operasional.- Melakukan penilaian / appraisal penampilan kerja bawahan langsung.- Monitoring masalah produktivitas kerja.- Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.- Menyelenggarakan briefing dan meeting.

Housekeeping Floor Supervisor


21/41

20

Untuk posisi supervisor pada umumnya tugas dan kewajibannya yaitu sama dengan yang memikul

tanggung jawab di public area, floor, Linen, dan florist. Yaitu Melaksanakan seluruh kegiatan

operasional , Membuat administrasi yang baik dan benar, Melakukan pengawasan dan pengecekan

tentang kebersihan, penataan, kelengkapan semua section baik floor, public area,sampai dengan

station atau linen room.

Floor supervisor tugas dan kewajibannya adalah ;1. Menerima Laporan dari Front Desk informasi tamu kamar yang EA, ED, atau status lainnya

yang di distribusikan ke roomboy atau room maid.

2. Melakukan double check untuk kamar-kamar yang telah dibersihkan dan akan siap jual.3. Mencatat dan melaporkan mengenai Missing Article, damages serta hasil perbaikannya.4. Memberikan pengarahan tentang prosedur kerja dan instruksi kepada roomboy and room

maid .

5. Mengawasi operasional dan administrasi serta double check untuk setiap purchase requestuntuk setiap Material Requisition

6. bertanggungjawab atas persediaan Cleaning Supplies, Guest Supplies dan semua storage.7. Menerima laporan kerusakan dan membuat work order.8.

Menghandle Lost and Found.

9. Membuat log inventory linen, guest supplies, cleaning supplies.10.Membuat laporan tentang lost , damage report.11.Membuat time schedule .12. Leading set-up dan clear-up furniture insituasional function .13.Mengatur schedule annual leave karyawan.14.Memerikan perhatian khusus untuk kamar-kamar VIP dan complimentary.15.Bila terjadi hal yang tidak semestinya, dan bukan merupakan kewenangannya maka

diharuskan report ke assistant executive housekeeper atau executive housekeeper.

Selain tugas tugas diatas tsb, seorang supervisor diwajibkan membina kekompakan kerja yang

harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan department lainnya, melakukan penilaianpenampilan kerja staff, menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat, melaksanakan semua

perintah atasan,menyelenggarakan briefing dan meeting internal staff.

Public Area Supervisor

Tugas dan kewajibannya hampir sama dengan floor supervisor, selain tugas pokok publia area

supervisor juga berkewajiban untuk menciptakan keharmonisan kekompakan kerja, penilaian, internal

meeting dll.Adapun yang sedikit membedakannya adalah ;

1. Menerima Laporan event berupa function sheet dari F&B department dan di distribusikan kehouseman.

2. Melakukan double check untuk ruangan ruangan meeting atau F&B outlet yang telahdibersihkan.3. Mencatat dan melaporkan mengenai Missing Article, damages serta hasil perbaikannya.

4. Memberikan pengarahan tentang prosedur kerja dan instruksi kepada houseman.5. Mengawasi operasional dan administrasi serta double check untuk setiap purchase request

untuk setiap Material Requisition

6. Bertanggungjawab atas persediaan Cleaning Supplies, Guest Supplies dan semua storage.7. Menerima laporan kerusakan dan membuat work order.8. Menghandle Lost and Found.9. Membuat log inventory linen, guest supplies, cleaning supplies.10.Membuat laporan tentang lost , damage report.11.Membuat time schedule .12.

Leading set-up dan clear-up furniture insituasional function .


22/41

21

13.Mengatur schedule annual leave karyawan.14.Memerikan perhatian khusus untuk function atau eventevent VIP.15.Bila terjadi hal yang tidak semestinya, dan bukan merupakan kewenangannya maka


Linen SupervisorBegitu pula dengan posisi atau jabatan linen supervisor tugas dan kewajibannya sama dengan floor

supervisor atau public area supervisor. Urutan pekerjaannya sebagai berikut ;

1. Menerima Laporan dari Front Desk informasi tamu kamar yang EA, ED, atau status lainnyayang di distribusikan ke linen attendant .

2. Melakukan double check dan menerima permintaan untuk uniform, linen, towels bersih yangakan digunakan.

3. Mencatat dan melaporkan mengenai , uniform , linen atau towels damages serta hasilperbaikannya.

4. Memberikan pengarahan tentang prosedur kerja dan instruksi kepada linen attendant.5. Mengawasi operasional dan administrasi serta double check untuk setiap purchase request

untuk setiap Material linen.6. Bertanggungjawab atas persediaan Linen Supplies beserta stock, juga uniform karyawan.7. Menerima laporan kerusakan dan membuat work order.8. Membuat log inventory linen, uniform .9. Membuat laporan tentang lost , damage report.10.Membuat time schedule .11. Mengatur schedule annual leave karyawan.12.Memberikan perhatian khusus untuk kamar-kamar VIP dan complimentary.13.Bila terjadi hal yang tidak semestinya, dan bukan merupakan kewenangannya maka


Selain tugastugas diatas tsb, seorang linen supervisor diwajibakan membina kekompakan kerja yangharmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan department lainnya terutama laundry

,memberikan service terbaik dalam pelayanan uniform untuk karyawan, melakukan penilaian

penampilan kerja staff, menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat, melaksanakan semua

perintah atasan,menyelenggarakan briefing dan meeting internal staff.

Florist Supervisor

Untuk penataan, decoration untuk F&B outlet dan guest room yang merupakan tugas dan kewajiban

section Horticulture.

Section yang bertanggung jawab ini disebut dengan posisi florist supervisor yang membawahi staffnya

florist attendant.Seorang florist supervisor di tuntut memiliki keahlian dalam seni menata ruangan,

keahlian membuat flower arrangement.Dibawah ini merupakan beberapa job description untuk seorang florist ;

1. Menerima Laporan event berupa function sheet dari F&B department dan laporan statuskamar.

2. Melakukan pengecekan tanaman atau flower arrangement kamar tamu atau meeting roomdan F&B outlet.

3. Memberikan pengarahan tentang prosedur kerja dan instruksi kepada florist attendant.4. Membuat purchase request untuk setiap kebutuhan berbagai jenis tanaman.5. Bertanggungjawab atas pembuatan mini garden dalam special event.6. Menerima laporan kerusakan equipment dan membuat work order.7. Membuat log stock flower dan equipment .8.

Membuat time schedule .


23/41

22

9. Leading set-up pembuatan mini garden berdasarkan order function sheet .10.Mengatur schedule annual leave karyawan.11.Memerikan perhatian khusus untuk function atau eventevent VIP.12.Bila terjadi hal yang tidak semestinya, dan bukan merupakan kewenangannya maka


Order Taker Officer

Order taker section merupakan section dengan Tugas dan kewajiban secara garis besarnya adalah sbb

;

1. Menerima Laporan Room status dari Front office department , event function sheet dari F&Bdepartment dan di distribusikan kepada setiap supervisor setiap section.

2. Mencatat dan melaporkan mengenai Missing Article, damages serta hasil perbaikannya.3. Menerima setiap order yang memalui dengan sambungan telepon atau direct, untuk

diteruskan atau di follow up.

4. Mengelola administrasi dengan baik .5. Membuat setiap purchase request untuk setiap Material Requisition6. Bertanggungjawab atas persediaan peralatan administrasi ( office ).7. Menerima laporan kerusakan dan membuat work order.8. Menghandle Lost and Found.9. Membuat log inventory linen, guest supplies, cleaning supplies dalam system.10.Membuat laporan tentang lost , damage report.11.Memberikan perhatian khusus untuk function atau eventevent VIP.

Room boy

Room boy yaitu suatu posisi atau jabatan yang dalam bertanggung jawab dalam kebersihan dan

kenyaman khususnya kamar tamu.

Pada umumnya job descriptionnya sbb ;1. Mengecek semua kamar pada permulaan shiftnya dan mengisinya pada Room Boy Sheet

dengan kode yang ditentukan sesuai dengan status nya .

2. Mengambil linen atau towel, cleaning supplies, guest supplies dan perlengkapan atauperalatan kerja lainnya, kemudian diatur ke trolley dan lain-lain.

3. Mengontrol inventory, kondisi kebersihan dan kelengkapan setiap kamar di flornya masing-masing.

4. Membersihkan, mengganti dan melengkapi kelengkapan tempat tidur, bath toom, living roomsesuai dengan standard yang ditentukan.

5. Making bed dengan technik yang benar.6. Mengganti linen atau towel yang kotor di setiap kamar.7.

Melakukan moping, vacuum cleaning dan shampoing carpet.8. Melaporkan segala kerusakan, kehilangan, atau kejadian yang tidak layak kepada floorsupervisor.

9. Menolong Valet (Laundry) untuk mengumpulkan cucian tamu yang dilaundrykan.10.Menolong Room Service mengeluarkan piring atau alat makan yang kotor.11.Merapikan kembali linen atau towel, sisa guest supplies, cleaning supplies, cleaning

equipment ke Station Floor/ pantry masing-masing.

12.Membersihkan atau mengatur kembali trolley chart.13.Menerima dan melaksanakan tugas yang diperintahkan Floor Supervisor.14.Bekerja sama yang baik dengan rekan kerja di Department HK dan Department lainnya.


24/41

23

Public Area Attendant

Staff atau karyawan yang bertanggung jawab atas kebersihan, kelengkapan , kenyamanan ruangan

yang meliputi banyak orang dan kebersihan kantor kantor disebut dengan posisi Public area

attendant.

Dibawah ini beberapa job description seorang public area attendant;

1. Membersihkan seluruh Public Area seperti Office, lobby, restaurant, pub atau lounge, bar,toilet-toilet, meeting room, arcade dan lainnya.2. Membersihkan dan melakukan pemeliharaan furniture, lantai, karpet, kaca-kaca, pintu dan

bingkainya, astray di setiap meja dan standing astray yang ada di Public Area.

3. Memelihara setiap perlengkapan atau peralatan yang digunakannya untuk bekerja.4. In charge pada ruangan yang sednag digunakan untuk kegiatan / event function, meeting,

party dan lain-lain.

5. Membuang sampah-sampah yang ada di setiap astray dan standing astray pada tempatnya.6. Merawat pot tanaman dan membersihkannya dari sampah-sampah di sekelilingnya.7. Merubah dan mengatur kembali susunan tanaman yang sudah tidak sesuai lagi.8. Membersihkan parkir area.9.

Melaporkan segaka kerusakan, kehilangan, kejadian-kejadian yang tidak semestinya kepadaHK Supervisor.

10.Melaksanakan general cleaning sesuai dengan schedule .11.Merencanakan dan melaksanakan Pest Control12.Menerima dan melaksankaan tugas yang diperintahkan public area supervisor.13.Bekerjasama dengan baik dengan rekan kerja department lainnya.III. EQUIPMENT DAN CARA PENGERJAANNYA

Dalam melakukan kegiatannya Housekeeping department identik dengan perlatan-peralatan

kebersihan berupa mesin ataupun manual.Faktor kualitas kebersihan tidak hanya ditentukan dengan

kecanggihan mesin mesin yang modern akan tetapi yang paling penting yaitu faktor Sumber daya

manusia, kualitas skill karyawan housekeeping dalam melaksakan job descriptionnya.Oleh karenanya

Training skill dan knowledge setiap karyawan merupakan faktor yang sangat penting. Konsistensi

training dan modul-modul training yang effektif dan effisien salah satu pendukung mengasah

ketrampilan dan menjaga kualitas pelayanan. Training skill setiap technik dalam kegiatan

housekeeping harus diutamakan, dan secara konsisten dilakukan dengan time schedule yang tepat.

Terkadang dalam keadaan full house terkadang untuk training skill ini terkadang terabaikan

peneyelenggaraannya, adalah hal classic yang beralasan bahwa, kamar penuh, function banyak, staff

libur, dan berbagai alasan lainnya.oleh karenanya jiwa leadership seorang pimpinan harus memiliki

sikap tegas.

Dalam kegiatannya housekeeping department akan selalu identik kegiatan yang menguras energi,

oleh karenanya techniktechnik kegiatan housekeeping yang benar. Penggunaan Technik yang benar

dalam kegiatan housekeeping ini sangat penting menyangkut efek baik atau buruk kesehatan

karyawan housekeeping tersebut. Mengapa demikian ? Tentu hal ini sangat penting mengingat

perlatan yang digunakan dalam kegiatan housekeeping kerap kali menggunakan peralatan yang

berhubungan dengan electricity dan memiliki beban berat yang lumayan.Pengetahuan dan

penguasaan technik yang benar dalam setiap penggunaan peralatan adalah modal dasar sebagai

karyawan housekeeping, dengan pengetahuan dan penguasaan technik yang benar akan menunjang

kualitas pekerjaan itu sendiri.


25/41

24

Selain berpengaruh pada kualitas pekerjaan, dengan penghetahuan dan penguasaan peralatan yang

baik dan benar akan berdampak pada usia peralatan tersebut.Sebaliknya bila seorang karyawan

housekeeping tidak dengan baik menguasai dan memilki pengetahuan tentang pemakaian, technik

pengerjaannya maka kualitas pekerjaan akan buruk serta tidak menutup kemungkinan usia peralatan

tersebut akan dengan cepat mengalami kerusakan.

Jika peralatan dengan cepat akan mengalami kerusakan tentu akan berpengaruh sekali dengan

operasional dan berpengaruh pada expenses housekeeping department.

Beberapa pekerjaan dalam kegiatan housekeeping yang populer atau yang paling sering dilakukan

oleh karyawan house keeping department diantaranya ;

Making Bed

Dalam technik making bed merupakan modal utama untuk seorang room boy atau room maid akan

tetapi sebaiknya setiap karyawan yang berada di bawah naungan Housekeeping Department harus

bisa melakukan making bed ,penguasaan technik making bed bukan hal yang sulit, melelahkan dan

menyeramkan asalkan saja jika dilakukan dengan penguasaan technik yang benar.Memang benar dalam kegiatan making bed jika dilakukan dalam intensitas yang tinggi akan berefek

pada kesehatan, misalnya back pain.

Akan tetapi apabila kegiatan making bed dilakukan dengan baik dan benar bisa mengurangi dampak

negative seperti back pain tersebut.

Ada berbagai technik making bed yang dilakukan, hal ini disesuaikan dengan standard yang di

tentukan. Sebagai ilustrasi making bed pada umumnya menggunakan bed cover dan duvee.

Tahaptahap dalam technik making bed menggunakan bed cover ;

- Kenali jenis bed yang di gunakan ( telah diuraikan berbagai ukuran bed dalam bab RoomFacilities )

- Pilih bed sheet yang sesuai dengan ukuran bed tersebut.- Check seluruh bagian kasur ( matrass ) untuk memastikan bahwa matrass dalam keadaan

kering, tidak ada bagian yang robek, dan pastikan matras bebas dari bug

- Pastikan matrass tertutup dengan bed pad.- Untuk memudahkan proses making bed,

dorong dahulu bed ke depan.

- Sheet pertama di tebar denganmenggunakan technik menjaring seperti

menggunakan jala. Sheet pertama harus

menutupi selutuh bagian matras dengan

posisi bagian jahitan sheet yang terdapat

pada seluruh sisi bed sheet harus

menutup ke bawah.

- Rapihkan bed sheet pertama denganmemasukan semua sisi bed sheet

diantara sisi matras.

- Tebarkan bed sheet kedua dengan menggunakan technik menjala dengan posisi bed sheetjahitannya terbuka ke atas.

Making Bed Process


26/41

25

- Setelah sheet kedua, kemudian tebarkan blanket menutupi bagian bed dengan sisi yang sama,berikan jarak 40 cm pada bagian atas matras.perlu diperhatikan cap blanket di simpan di ujung

paling bawah.

- Kemudian tutup blanket dengan top sheet dengan posisi jahitan linen tertutup ke bawah.- Kemudian lipatkan bed sheet kedua bagian atas untuk menutupi blanket dan top sheet,

masukan semua sisi kiri dan kanan bagian depan matras terlebih dahuku dengan maksimal

sampai sikut sebagai patokannya pada saat memasukkan bed sheet yang masih terurai, untuk

mengencangkan. Hal yang perlu diperhatikan pada saat jongkok dalam merapihkan bed sheet

gunakan lutut sebagai penyangga tubuh jangan berjongkok dengan membungkuk

- Kemudian bagian belakang dirapihkan terlebih dahulu kemudian kedua sampingnya agarmembentuk segitiga dengan sudut 45oatau 90o.

- Kemudian kencangkan semua sisi bagian sampai terlihat kencang dan rapi.- Tutupkan bed cover mulai dari bagian bawah dengan secara teratur setiap sisinya- Pada saat meletakan pillow kedua sisi yang terbuka harus diletakan berhadap-hadapan.- Tutupkan kedua pillow tsb dengan bed cover.

Setelah selesai proses menutup dan merapikan bed cover untuk mempercantik bisa di hias dengan

peletakan cussion diatasnya.

Making bed menggunakan duveet

Pada umumnya techniknya sama dengan technik making bed.

Brushing

Dalam technik brushing ada dua macam cara yaitu technik brushing manual dan brushing dengan

menggunakan mesin. Dalam bahasa indonesia brushingitu artinya menyikat.

Technik brushing pada umumnya dilakukan untuk public area section, kegiatan ini dilakukan sebagai

special project misalnya untuk brushing lantai corridor basement, employee toilet, locker room dan

ruangan-ruangan lainnya.

Tools yang digunakan dalam technique brushing ini disesuaikan dengan

luas area, kondisi area, seberapa kotor ( kita bisa memperkirakannya ),

setelah kita melakukan steps diatas kemudian kita memutuskan dengan

cara apa yang sesuai manual atau memakai mesin brushing dan

menentukan chemical yang semestinya digunakan.

Tools yang diperlukan diantaranya sikat ( hand brush ), mesin sikat,

chemical,sprayer, service towel.

Polishing

Polishing ialah kegiatan yang dilakukan selain membersihkan bertujuan

juga untuk membuat benda kelihatan kinclongserta yang paling utama

dengan polishing menjaga dan mempertahankan kualitas benda itu

sendiri menjadi lebih tahan lama.Kegiatan polishing biasanya dilakukan untuk benda benda

Towel & Sponge

Sprayer


27/41

26

furniture, stainless steel, benda yang berlapis emas, perak dan perunggu, bisa juga lantai granit.Sama

halnya polishing juga bisa dilakukan manual atau menggunakan mesin polishing.

Tools yang digunakan untuk kegiatan polishing diantaranya chemical yang semestinya, service towel,

sprayer , mesin polishing.

Shampoing

Kegiatan shampoing dilakukan untuk membersihkan noda pada lantai berkarpet.Kegiatan ini sama

dengan kegiatan brushing hanya saja dilakukan untuk material berkarpet.Hal ini bertujuan untuk

menghilangkan noda pada lantai berkarpet dan menjadiakn karpet lebih bersih dan wangi.

Tools yang digunakan pada saat kegiatan shampoing diantaranya mesin untuk shampoing, chemical ,

service towel,sponge, blower , signage cleaning process.

Sebelum melakukan kegiatan shampoing carpet sebaiknya carpet dibersihkan terlebih dahulu dengan

vacum cleaner atu dapat juga dapat menggunakan carpet sweeper.

Coating

Process coating melakukan kelanjutan dari process brushing floor.kegiatan ini di peruntukan melapisi

lapisan permukaan lantai dengan special chemical coating process.

Hal ini merupakan rangkain special project dalam kegiatan public area, pada umumnya dilakukan

untuk night shift work. Area atau ruangan pada saat dilakukan process coating harus bebas dari lalu

lalang hal ini sangat berpengaruh pada kualitas process tsb.

Coating process akan menghabiskan waktu minimal 3-4 jam, semakin lama process pengeringan maka

hasilnya akan lebih baik. Setelah benar-benar kering alangkah baiknya area yang di coating agar lebih

kinclonglakukan kegiatan dengan floor cleaning.

Tools yang di gunakan diantaranya mesin brushing, wiping cloth, set of moping, chemical brushing,

chemical coating, service towel.

Technique coating step-stepnya sebagai berikut ;

- Berikan signage ( coating process ) untuk area yang dalam proses coating- Lakukan kegiatan brushing untuk area yang akan di lakukan coating.- Kemudian bersihkan dengan lakukan kegiatan moping yang sempurna.- Setelah area kering lakukan process coating dengan memberikan lapisan chemicalnya dengan

rata pada seluruh area lantai, untuk meratakan cairan chemical coatingnya bisa menggunakan

glass washer cloth.

- Keringkan area coating minimal 3-4 jam danJangan Gunakan Blower.

Vacum Cleaner Carpet Sweeper


28/41

27

Moping

Kegiatan moping merupakan kegiatan yang paling sering di gunakan dalam kegiatan kebersihan.Pada

kegiatan ini perlu diperhatikan dalam kegiatannya yaitu penggantian air dan mop towelnya.

Gunakan technik mundur pada saat kegiatan moping .

Tools yang digunakan ember, mop towel, service towel, chemical.

Sebelum melakukan mopping sebaiknya lantai di bersihkan dahulu dari sampahsampahnya.

Dusting

Kegiatan dusting merupakan kegiatan simple dalam kegiatan

housekeeping.Dusting process hanya menggunakan service

towel.

BroomingKegiatan brooming pada umumnya dilakukan untuk kegiatan

housekeeping baik didalam ataupun di luar gedung seperti

parking area, taman diluar gedung.

Wiping

Begitu pula dengan wiping, kegiatan ini sudah tentu akan dilakukan

oleh setiap karyawan housekeeping.

Vacuming

Kegiatan vacuming sama dengan kegiatan dusting, sweeping hanya

saja kegiatan ini menggunakan alat penghisap debu yang disebut

vacum cleaner.

Pada saat menggunakan vacum cleaner, sering seringlah cek filter

dan kantung debunya yang ada dalam mesin.hal ini dilakukan agar

vacum cleaner digunakan secara maksimal.

IV. SERVICE QUALITYHOUSEKEEPING

Kualitas pelayanan atau service quality merupakan kekuatan

dalam mencapai keunggulan dalam persaingan untuk merebut

hati pelanggan. Kulaitas pelayanan yang dimaksud bukan hany

sekedar pelayanan jasa yang telah di gariskan dan merupakan

standard kerja akan tetapi hakikatnya kualitas pelayanan itu

sendiri harus bisa memberikan pelayanan yang extraordinarydan

bersifat low budget high impact. Industri jasa perhotelan

khususnya sangat mendewakan dengan service quality tersebut.

Broom & Towel

Vacum Cleaner

Mop


29/41

28

Oleh karenanya setiap management hotel baik lokal ataupun international pasti memiliki secret

weapontersendiri dalam melakukan service quality nya.

Management management perusahaan jasa seperti hotel atau restaurant selalu menekankan

kualitas pelayanan dalam kegiatan bisnisnya, karena faktor inilah merupakan faktor utama yang akan

menjalankan roda bisnisnya.Selain service of quality yang menjadi faktor penentu, faktor quality

managementpun penting untuk dilakukan.

Tokohtokoh management seperti Zeitham mengidentifikasikan 5 dimensi dalam kualitas pelayanan.

Lima dimensi tersebut merupakan dasar dari kualitas pelayanan.

Dimensi kulaitas pelayanan menurut zeitham ini adalah ;

1. ReliabilityReliability dalam pelayanan didefinisikan kemampuan mwujudkan pelayanan yang dijanjikan secara

akurat dan terpercaya.

2. ResponsivenessResponsiveness merupakan keinginan dari karyawan untuk membantu customer dengan cepat.

3. AssurancePengetahuan , kompetensi dan kesopanan karyawan untuk memebrikan pelayanan yang jujur kepada

customer.

4. EmphatyEmpathy di definisikan sebagai kepedulian, perhatian yang diberiakn karyawan kepada customernya.

5. TangiblesDidefinisikan sebagai bukti fisik fasilaitas yang disediakan

oleh perusahaan untuk memberikan refresentsi fisik atau

citra jati diri kepada setiap customernya.

Kelima dimensi kualitas pelayanan secara umum yang bisa

di aplikasikan bukan hanya untuk perusahan hotel industry

saja akan tetapi bisa juga untuk perusahaan manufaktur.

Apa hubungannya 5 dimensi kualitas pelayanan dengan

housekeeping department ?

Disadari atau tidak bahwa semua dimensi diatas tersebut

sangat erat kaitannya dengan housekeeping department

bahkan seluruh department dalam perusahaan.Konsep 5 dimensi yang dikemukakan oleh zeitham, mari kita lihat kaitannya setiap dimensi pada

kegiatan housekeeping.

1. ReliabilitySecara umum memiliki arti adalah kehandalan. Di atas didefinisikan kemampuan untuk mewujudkan

pelayanan yang dijanjikan secara akurat dan terpercaya.

Dalam organisasi housekeeping setiap karyawan harus memiliki kehandalan, kecakapan, keterampilan

dan kesigapan yang matang.Department housekeeping yang identik dalam setiap pekerjannnya 90 %

menggunakan energi harus handal dalam menjalankan tugas dan keajibannya.

5 Dimensi Kualitas

Pelayanan :

1. Reliability2. Responsiveness3.Assurance4. Emphaty5. Tangibles


30/41

29

Seorang executive housekeeper misalnya tidak hanya duduk dibelakang meja dan hanya menunjukan

telunjuk saja ke setiap karyawan akan tetapi dia harus turun kelapangan melihat , mengawasi bahkan

membatu karyawannya apabila membutuhkan bantuan dalam menyelesaikan pekerjaannya.Begitu

pula dengan assistant executive housekeeper dan supervisor supervisor lainnya harus dapat

melakukan hal tersebut.umpamakan saja pada situasi yang rush hour semua unsur management

housekeeping tidak memiliki kecakapan, ketrampilan dalam melakukan kegiatan housekeeping,

sementara setiap karyawan sangatlah sibuk dengan pekerjaannya masingmasing dalam melakukan

pelayanan kepada para tamunya, sementara diantara para tamu ada yang dilayani secara cepat dan

personal, apabila dalam keadaan tersebut element managemnet housekeeping tidak dapat

melakukakannya betapa embarassing nya. Oleh karenanya dimensi Kehandalan ini penting untuk

dimiliki oleh setiap karyawan.

2. ResponsivenessResponsiveness merupakan bentuk anticipate karyawan housekeeping dalam menberikan pelayana

yang cepat, sehingga tamu tidak menunggu lama akan pemenuhan kebutuhannya. Misalnya yang

seorang tamu kamar meminta extra amenities untuk ditambahkan didalam kamarnya. Maka dengansigap seorang roomboy atau room maid akan dengan cepat memenuhinya.

Reaksi cepat tanggap ini bukan hanya melayani setiap permintaan tamu akan tetapi dalam setiap

menyigapi setiap keluhan tamu dengan solusi yang tepat.

3. AssuranceYang dimaksud dengan assurance ini adalah Pengetahuan , kompetensi dan kesopanan karyawan

untuk memberikan pelayanan yang jujur kepada customer, Ini merupakan harapan setiap tamu yang

berkunjung.

Product knowledge tentang housekeeping khususnya dan hotel pada umumnya harus di maintain

setiap saat, dengan menonjolkan keterampilan yang kompetensi akan memberikan kesan yang sangat

positif pada setiap tamu ini disebut building rapport.

Dalam process build rapport selain handal, respons, dan kompetensi adalah hal yang paling penting

adalahAttitude.

Attitude merupakan faktor yang paling penting dalam setiap bisnis apapun. Albert Einstein dalam

salah satu quotesnya "Weakness of attitude becomes weakness of character."

Apabila build rapport sudah terbentuk dengan attitude yang baik pada setiap tamu maka secara

automatic roda bisnis telah berjalan dan profitpun akan di capai.

4. EmphatyDefinisi Empathy dalam kegiatan housekeeping adalah sebagai bentuk kepedulian, perhatian yang

diberikan karyawan kepada setiap tamu dalam melayani kebutuhan pelayanan yang berhubungan

dengan tata graha.Sikap empathy tidak mudah untuk dijabarkan karena hal ini sangat erat

hubungannya dengan ketulusan karyawan dalam memberikan perasaan pedulinya terhadap tamunya.

5. TangiblesDidefinisikan sebagai bukti fisik fasilitas public area, guest room , F&B outlet , swimming pool dan

fasilitas lainnya seperti gym , spa , salon dan shoping arcade yang disediakan untuk memberikan

refresentasi fisik atau citra jati diri / profile company nya kepada setiap tamu.

Fasilitas yang terawat, tertata, terjaga kebersihannya, decorasi yang memberikan kenyamanan

kepada setiap tamu merupakan tugas utama sebagai karyawan housekeeping.


31/41

30

Luxury, elegance bisa memberikan value added tersendiri untuk setiap hotel menurut kelasnya.

Selain 5 dimensi kualitas pelayanan atau biasa disebut

dengan SERVQUAL, sureshchandar mengidentifikasi 12

dimensi penting dalam kualitas pelayanan yang

merupakan quality management ( TQM ) dari persefektif

management. Dimensi ini merupakan kerangka kerja

yang terintegrasi dalam mewujudkan goal company.

Dimensi dimensi SERVQUAL tersebut adalah ;

1. Komitment management puncak dan kepemimpinan visioner2. Management sumber daya manusia3. Sistem tehnik4. Sistem informasi dan system analisis5. Benchmarking6. Perbaikan terus menerus dan berkesinambungan7. Focus pada pelanggan8. Intervensi nserikat pekerja9. Tanggung jawab social10.Kepuasan karyawan11.Service scapes12.Budaya pelayanan

Kedua belas system ini yang merupakan kerangka kerja umum dalam sebuah system management,

akan tetapi kedua belas dimensi tersebut di aplikasikan secara sederhana dalam organisasi

housekeeping di yakinkan housekeeping department salah satu department yang kontribusi

pelayanannya memiliki kualitas yang baik.Akan tetapi dalam dalam system management faktor

keberhasilan adalah ditunjukan dari semua department.

Kedua belas dimensi TQS atau TQM, saya akan uraikan dengan ruang lingkup sederhana, mulai dari

executive housekeeper sampai dengan karyawan.

1. Komitment management puncak dan kepemimpinan visionerDimulai dari Executive Housekeeper harus memiliki visi, mengembangkan housekeeping department

adalah department merupakan salah satu department yang perlu dibanggakan. Kualitas kerja setiap

karyawannya sangat baik.Pengetahuan, kompetensi nya juga tidak diragukan.

Visi yang dirancang seorang executive housekeeper harus di ketahui dan diikuti oleh assistantexecutive housekeeper, supervisor semua section sampai tingkat staff lower level.

Oleh karenanya Housekeeping department memulai merancang visi,misinya secara umum.ini

merupakan langkah awal goal setting of organization. Ide ide cemerlang yang dituangkan dalam

merancang visi dan misi salah satu tahap melakukan , perencanaan, strategic, mental dan spiritual

dalam organisasi.Peter drucker sebagai Bapak Management Modern mengatakan A manager is

responsible for the application and performance of knowledge

2. Management sumber daya manusia

A manager is responsible for

the application and

performance of knowledge

Peter drucker


32/41

31

Peranan Human Resources dengan housekeeping department begitu erat, perekrutan, pelatihan,

rewarding merupakan bentuk kerangka kerja dalam peningkatan kualitas pelayanan.Konsep the right

man on the right place yang dicetuskan oleh Frederick W Taylor, merupakan landasan dalam

perekrutan karyawan housekeeping department, Human resources department sebagai gerbang

untuk perekrutan berhak menyaring, menerima karyawan yang sudah sesuai denga kriteria yang

ditetapkan. Hoousekeeping management berhak menentukan kriteria tersebut disesuaikan dengan

kebutuhan operasional. Selain dalam hubungan kerja perekrutan karyawan, pelatihan karywan juga

perlu, training department yang dibawah naungan human resources department berkewajiban

menyelenggarakan training yang bersifat improving product knowledge dan juga training yang bersifat

improving skill. Selain perekrutan , pelatihan karyawan, rewarding dipandang perlu dalam

mengapresiasi setiap kesuksesan karyawan yang telah bekerja keras dan kontribusinya terhadap

perusahaan. Pada housekeeping department executive housekeeper, beserta assistant

exc.Housekeeper dan seluruh section supervisor merancang suatu system rewarding yang

professional, hal ini dmaksudkan merangsang professional karywan dalam meningkatkan kualitas

pekerjaannya. Setelah system rewarding telah dirancang

Modul Housekeeping

Documents

Transcript of Modul Housekeeping