Modul Aplikasi Komputer [TM11]

MODUL PERKULIAHAN

Aplikasi Komputer

Microsoft Access 2010

Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

Fakultas Ekonomi & Bussines

Akuntansi

10MK10230 Wawan Kurniawan S.Kom.

Abstract KompetensiModul ini membahas mengenai pendahuluan tentang cara penggunaan Microsoft Access

Mahasiswa diharapkan dapat mengenal fungsi-fungsi yang ada Microsoft Access

Microsoft ACCESS 2010

1. Pendahuluan

icrosoft Access adalah sebuah program program aplikasi basis data computer

relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga

menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi Microsoft

Office, selain tentunya Microsoft Word, Microsoft Excel dan Microsoft Power Point.Aplikasi

ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan

tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna.

MMicrosoft Access dapat menggunakan data yang tersimpan didalam bentuk format

Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database,

atau semua container basis data yang mendukung standar ODBC (Open Data Base

Connectivity). ODBC adalah : sebuah standarisasi untuk konektifitas antar mesin basis

data. Standar ini menyediakan API (Application Programming Interface)yang dapat

menjalankan dan mengkoneksikan sebuah aplikasi dengan sebuah system manajemen

basis data (SDMBD). Para pengguna programmer yang mahir dapat menggunakannya

untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang komplek.

Gambar 1 Versi-versi Microsoft Access

‘13 2

Aplikasi KomputerPusat Bahan Ajar dan eLearning

Wawan Kurniawan S.Kom http://www.mercubuana.ac.id

2. Pengenalan Database

Data base (Basis data) yang paling, sederhana adalah kumpulan dari tabel. Satu

tabel merepresentasikan suatu entitas tertentu.Suatu entitas terdiri dari beberapa atribut.

Gambar 2 Contoh Struktur DataBase

Keterangan :

a. Tabel Pegawai mewakili entitas Pegawai

b. Atribut-atribut yang ada pada tabel pegawai disebut Field atau Kolom

c. Isi dari masing-masing atribut atau field disebut record atau baris.

Tabel-tabel ada dikumpulkan dalam satu container atau wadah.Wadah inilah yang sering

disebut Database.Jadi dalam satu database terdiri atas tabel pegawai, jabatan, golongan,

absen dsb.

Pengeritan database pada Microsoft Access adalah sekumpulan objek yang terdiri

dari table, query, form, report. Objek-objek ini ditampung dalam suatu wadah atau

database.Jadi dalam Microsoft Access yang dimaksud database adalah kumpulan dari table,

query, form, report.Berikut ini adalah gambar yang menerangkan database didalam

Microsoft Access.

‘13 3



3. Menjalankan MS ACCESS 2010

Klik START pada Windows 7 kemudian cari lah pada All Program kemudian cari

Microsoft Office, yang tampak seperti gambar dibawah ini :

Gambar 3 Menu Start Microsoft Office

Klik Microsoft Acces 2010. Kemudian akan tampil Program Microsoft Access 2010.

Gambar 4 Tampilan Access 2010

a. Menyembunyikan Ribbon

Tampilan awal access sewaktu dibuka akan tampak seperti Gambar 1.3.

Anda dihadapkan pada apa yang disebut Backstage View. Apabila anda

membuka dan mengatifkan sebua database, anda akan dapat melihat ribbon

dan isinya bukan hanya tab.

Jika tampilan Access kurang lebar dan anda ingin menampilkan bagian lain

Access secara lebih baik, anda dapat menyembunyikan dengan

menggunakan tombol CTRL + F1 pada keyboard.

‘13 4



Gambar 5. Ribbon Access 2010

Gambar 6. Ribbon disembunyikan

Untuk memunculkan kembali, anda dapat menggunakan kombinasi tombol

yang sama.

.

b. Membuat Table

Pada saat ingin melakukan sesuatu seperti membuat Access Data Project

mungkin pertama kali akan merasa bingung bagaimana cara memulainya.

Karena tiap kali anda membua Microsoft Access 2010, anda dihadapkan pada

ekstensi file (.accdb). Sebenarnya access 2010 memberi kebebasan untuk

membuat file bertipe tertentu, tidak hanya file database Access 2007, misalnya

membuat file Access Data Base Project (.adp). Caranya adalah :

1. Tutup semua database yang terbuka

2. Klik Tab File.

3. Klik New, hingga tampilannya terlihat seperti gambar :

‘13 5



Gambar 7. Membuat Database (tabel)

4. Berikan nama Database pada kotak File Name, Default file Data yang akan

disimpan pada C:\Users\DeMaster\Documents\

Gambar 8. Create Nama Database

5. Rubah default penyimpanan ke folder yang sudah dibuat, sehingga

memudahkan pencaharian dikemudian hari. Dengan cara Klik Icon Open

Folder, kemudian carilah tempat file dataaccess yang akan disimpan.

‘13 6



Gambar 9. Merubah tempat penyimpanan database

6. Saat ini posisi tempat penyimpanan berada pada “D:\Documents\

windows7_buku\Access\” dengan nama file sementara adalah

“Database1.accdb”.

7. Kemudian Klik “CREATE”

Gambar 10.Membuat Field

8. Kemudian Klik “FILE” dan kemudian pilih “Design File”.

‘13 7



Gambar 11. Design View

9. Kemudian Access akan meminta memasukan nama Tabel, untuk contoh saat

ini ketik “data mahasiswa”.

Gambar 12. Simpan nama Table

10. Kemudian akan masuk kedalam modifikasi table dimana kita harus

memberikan field-field yang nanti nya akan dijadikan record-record didalam

database atau table.

‘13 8



Gambar 13. Membuat Field-field dalam table

11. Buatlah Filed-Field nama yang sudah disedikan didalam masing-masing

kotak

a. Field Name : buat field name yang nanti nya akan dijadikan masukan

data.

b. Data Type : tipe-tipe data.

c. Description : keterangan dari field yang dimasukkan (boleh diisi/boleh

tidak diisi).

12. Field-field yang sudah diberikan nama dan data type nya.

Gambar 14. Field yang sudah selesai dibuat

13. Setiap field yang dibuat, harus ditentukan batas maksimum karakter (huruf)

yang dapat di input. Penentuan batas maksimum dibuat pada field Properties

seperti gambar 17. Field nama telah ditentukkan maksimum huruf yang dapat

dimasukkan adalah 30 huruf, maka pada field properties field size dirubah

menjadi 30.

‘13 9



Gambar 15. Field Properties

Sampai disini sudah dijelaskan bagaimana cara membuat table (database) di

MS ACCESS 2010.

4. Form Tabel

Setelah Database sudah selesai dibuat dan diberikan nama..Selanjutnya adalah membuat

Form atau Tampilan layar.Cara membuatnya adalah sebagai berikut.

a. Membuat Form

1. Jalankan kembali MS ACCESS 2010 anda dan kemudian klik Open, carilah di

folder tempat dimana file database1.accdb tersimpan.

Gambar 16. Database yang selesai dibuat

‘13 10



2. Klik data mahasiswa

Gambar 17. Database data mahasiswa

3. Pilih Tab Create dan klik Form Wizard di group Form

Gambar 18. Tab Create Form Wizard

4. Kemudian setelah memilih dan mengklik Form Wizard akan tampil jendela

form wizard dimana didalam nya terdapat daftar field-field yang akan

digunakan sebagai masukan kedalam form tersebut.

Gambar 19. Field yang akan masukkan kedalam Form

‘13 11



5. Pilihlah semua field yang akan dijadikan Item-Item didalam form dengan

mengklik tanda “>” untuk memilih satu persatu atau tanda “>>” untuk memilih

semua list field tersebut. Kemudian Klik Next.

Gambar 20. Field-field yang sudah diseleksi

6. Setelah mengklik NEXT maka akan muncul bentuk-bentuk form. Ada 4

macam bentuk Form : Coumnar, Tabular, Datasheet dan justified. PIlihlah

Columnar.

Gambar 21 Pemilihan Bentuk Form

7. Berilah judul Form yang sudah selesai di buat, untuk Form ini kita berikan

nama “DATA MAHASISWA”. Pada pilihan “do you want to open the form or

‘13 12



modify the form’s design”? pilih atau klik “Open the form to view or enter

information”.

Gambar 22 Memasukkan Judul Form

Gambar 23 Form yang sudah dibuat

Sebelum data-data tersebut diinput kedalam kotak-kotak yang sudah tersedia,

Kotak Input “NO” akan tampak kata NEW. Artinya Database yang terhubung

dengan Data Mahasiswa ini belum diisi.

Jika form tersebut dibuat dengan FORM WIZARD maka semua bentuk field-field

didalam forum masih sama seperti nama field-field yang ada didalam

databasenya. Untuk itu field-field didalam forum harus dirubah sehingga

gampang dibaca oleh orang lain. Cara untuk merubah nya adalah sebagai

berikut.

‘13 13



1. Pilih File kemudian klik Design View

Gambar 24 Design View Form

2. Setelah Design View dipilih maka form akan dapat diedit sesuai dengan yang

kita kehendaki.

Gambar 25 Edit Tampilan Form

3. Saat kita merubah bentuk form, maka akan tampil Form Design Tools secara

otomatis. Seperti yang tampak pada gambar 28.

‘13 14



Gambar 26 Fungsi-fungsi Icon di Form Design Tools

4. Untuk merubah tampilan isi form tersebut, cukup dengan menyorot field-field

yang diinginkan saja. Untuk contoh ini kita akan merubah Judul Textbox.

Gambar 27 Merubah Judul TextBox

‘13 15



5. Setelah disorot atau dipilih satu persatu judul, klik dua kali pada kotak

judulnya dan kemudian rubah tulisan yang ada. Misalnya No dirubah menjadi

NOMOR, begitu selanjutnya, rubah semua judul field-field yang ada. Ingat!!

Hanya judul field yang dirubah.

Gambar 28 Merubah Nama Field di Form

6. Setelah semuanya dirubah jangan lupa menyimpan form tersebut. Dengan

menekan tombol CTRL + S.

Gambar 29 Judul Field-field yang sudah dirubah

7. Kemudian jalankan form tersebut dengan menekan/klik View dan pilih Form

View sehingga akan didapat hasil seperti gambar 32 dibawah ini.

‘13 16



Gambar 30 Tampilan Form

8. Sekarang coba masukkan data-data yang diminta.

Gambar 31 Input data

b. Menambahkan Button-button pada form

Form yang sudah dibuat dapat dimodifikasi dengan menambahkan button-

button dibawah nya atau diletakkan sesuai dengan keinginan. Cara untuk

menambahkan adalah sebagai berikut :

1. Jika diperhatikan Design Form yang kita buat, terdapat 3 area yaitu :

‘13 17



a. Form Header : Tempat Judul Form

b. Detail : tempat meletakkan isi field-field.

c. Form Footer : Tempat judul atau button-button

Gambar 32. Area Form Design

d. Dari Form Design Tool klik icon Button kemudian letakkan di area Form

Footer. Dan Kemudian Muncul jendela Command Button Wizard

Gambar 33. Jendela Command Button Wizard

e. Pilihlah Record Operations, karena kita akan membuat Button : INPUT,

DELETE kemudian pilih pada kotak Actions : Add new record

‘13 18



Gambar 34. Membuat Button Input Data

f. Kemudian Klik Next dan Pilih Text. Pada kotak Text Ketik : Input Data.

Gambar 35. Memberikan Nama Button

g. Kemudian Next dan terdapat Command 17 biarkan saja kemudian klik Finish,

maka satu button INPUT DATA sudah selesai dibuat. Berikutnya buat Button

Delete dengan cara yang sama . Tetapi pada jendela Acction Pilih Delete

Record.

‘13 19



Gambar 36. Form yang sudah diberikan Button

h. Setelah di buat dua buah BUTTON maka Form tersebut dijalankan dengan

mengklik View – Form View.

‘13 20



Gambar 37. Form View

i. Demikianlah cara dalam membuat Form Tabel sampai bagaimana membuat

button-button Input dan Delete data.

5. Report

MS Access dapat membuat suatu report atau laporan berdasarkan data-data yang telah di

masukkan kedalam table atau database. Cara untuk membuat sebuah laporan sederhana

adalah sebagai berikut :

1. Buka kembali File Database access yang telah dibuat “database1” dan kemudian

akan masuk ke system MS Access 2010.

‘13 21



Gambar 38. Membuat Form Design Data Mahasiswa

2. Kemudian Pilih Create dan Pilih Report Wizard pada Group Reports.

3. Kemudian akan muncul jendela Report Wizard dan masukkan semua Field-field yang

berada didalam kotak Available Fields ke dalam Kotak Selectecd Fields dengan cara

mengklik “>” artinya masukkan field satu persatu dan “>>” masukkan semua fields.

‘13 22



Gambar 39. Seleksi Field yang akan digunakan dalam Report Form

4. Setelah itu semua field-field akan pindah masuk kedalam kotak Selected Fields

dimana field tersebut akan dijadikan judul dan isi dari laporan yang akan kita buat

kecuali NO tidak dimasukkan. Klik NEXT

Gambar 40. Field yang telah diseleksi

5. Kemudian akan muncil Report Wizard dimana sudah terdapat layout Report yang

akan dibuat. Klik Next

‘13 23



Gambar 41. Layout/rancangan report yang akan ditampilkan

6. MS Access akan meminta field-field mana yang akan ditampilkan berurutan pertama

kali berdasarkan abjad (ascending). Untuk contoh ini kita akan menampilkan Nama

dan Tanggal Lahir saja.

Gambar 42. Seleksi Field yang akan ditampilkan isinya secara berurutan

‘13 24



7. Klik Next jika field-field sudah kita pilih untuk tampilkan secara berurutan.

8. Berikutnya Access meminta kita untuk memilih bentuk dari Report tersebut ada 3

pilihan layout :

1. Columnar

2. Tabular

3. Justified

Kita pilih standard yaitu tabular dengan jenis kertas adalah portrait.Kemudian Klik

Next.

Gambar 43. Rancangan Bentuk report

9. Masukkan Judul Report “Report Data Mahasiswa 2012” kemudian klik FINISH

Gambar 44 Menambahkan Judul Report

‘13 25



10. Selesailah dalam pembuatan report sederhana kali ini.

Gambar 45 Report yang sudah dibuat

11. Pada Form View harus ditambahkan 1(satu) button untuk menampilkan Report

secara langsung tanpa harus bersusah payah mencari bagaimana menampilkan

Reportnya. Cukup dengan klik Tombol Lihat Report, maka akan muncul report.

12. Kembali ke menu Form View

13. Pilih Button dan pilih Report Operations, pada menu Actions pilih Preview Report

Gambar 46 Membahkan Button Preview Report

14. Pilih Judul Report yang sudah kita buat tadi “Report Data Mahasiswa 2012”

Kemudian klik NEXT.

‘13 26



Gambar 47 Link ke File Report Form

15. Klik Text dan ketik didalam kotak “Lihat Report” kemudian Next

Gambar 48 Memberikan nama Button

‘13 27



16. Klik Finish dan Jalankan Form View.

Gambar 49 Button Lihat Report yang sudah dibuat

17. Hasil Tekan tombol LIHAT REPORT

‘13 28



Gambar 50 Hasil Report View

‘13 29



Modul Aplikasi Komputer [TM11]

Documents

Transcript of Modul Aplikasi Komputer [TM11]