Modul 6 kewirausahaan

25 MODUL KEWIRAUSAHAAN SMK

KELAS XII SEMESTER GASAL

A. KOMPETENSI

1. Standar Kompetensi : Mengelola Usaha Kecil/Mikro

2. Kompetensi Dasar :Mempersiapkan Pendirian Usaha

3. Indikator : Administrasi

MODUL 6

MEMPERSIAPKAN ADMINISTRASI USAHA YANG TELAH DIBENTUK DALAM KEGIATAN USAHA



B. MATERI (Ringkasan)

Fungsi administrasi adalah sebagai alat penolong dalam perencanaan, pelaksanaan dan pengontrolan kegiatan usaha. Sebuah perusahaan memerlukan administrasi yang baik dan efisien untuk mencapai tujuannya, jika tidak dilakukan dengan seksama maka pekerjaan lainnya tidak dapat dilaksanakan secara maksimal. Kegiatan administrasi meliputi : Surat menyurat, kepegawaian, keuangan, produksi, pergudangan, pemasaran dll.

1. Surat Menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi dengan relasi atau perusahaan lain, seperti Surat Penawaran, Surat Pesanan, Surat Perjanjian dsb

2. Pembukuan adalah berfungsi sebagai pencatatan kekayaan, hutang-hutang serta cash flow ( arus kas ) perusahaan.

Manfaat Pembukuan adalah :

• Kita dapat melihat kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan keuangan perusahaan, sehingga dapat diketahui apakah perusahaan maju atau tidak

• Alat untuk Mengontrol dan Mengendalikan Keuangan Perusahaan

Pembukuan menggunakan KONSEP KESATUAN USAHA, artinya pembukuan dalam suatu unit ekonomi tidak boleh dicampur dengan satuan unit lainnya.Mis : Seorang pengusaha memiliki dua usaha, Bengkel dan Toko Suku Cadang. Maka kegiatan pembukuan / akuntansi kedua usaha tersebut harus dipisah.

Macam-macam Pembukuan :

• Neraca ( Buku yang digunakan untuk mengetahui berapa jumlah modal awal dan kekayaan Perusahaan )

• Buku Besar yaitu Buku kas ( Buku untuk mencatat keluar masuknya keuangan ) , Buku Bank, Buku Barang, Buku Hutang, Buku Piutang dll

• Laporan Rugi Laba• Laporan Perubahan Modal• Buku Penjualan, Buku Pembelian dll

3. Administrasi Kepegawaian bertujuan :

• Efektifitas• Terciptanya hubungan kerja yang harmonis• Perkembangan kerja yang maksimal

Pokok Masalah dalam Kepegawaian :

• Susunan Personalia mencerminkan tata hubungan antar bagian. Berikut adalah contoh susunan personalia dalam perusahaan :

http://3.bp.blogspot.com/-JFz_5k4sroM/TZ0nsENkOtI/AAAAAAAAA8A/E6ugdtG9wKM/s1600/SO1.jpeg



• Tugas dan Wewenang, Wewenang adalah hak untuk bertindak atau memberi perintah untuk menimbulkan tindakan dari orang lain. Sumber Wewenang :

- Peraturan perundang-undangan yang berlaku- Posisi seseorang sesuai ketetapan yang berlaku- Pelimpahan wewenang- Perintah dari pejabat yang lebih tinggi

• Perincian Kerja adalah uraian tugas dan wewenang, agar pekerjaan dapat diselesaikan dengan lancer sesuai rencana yang ditetapkan perusahaan.

4. Administrasi Produksi . Kegiatan Administrasi Produksi meliputi aspek-aspek sbb :• Perencanaan Produk Barang atau Jasa yang akan diproduksi• Keputusan perencanaan kapasitas produksi• Sistem Penyediaan, Penyimpanan dan Logistik Produksi• Perencanaan Kebutuhan dan pengawasan ( QC ) Produksi Mis. Perencanaan Kebutuhan

Perusahaan Mebel Yang memproduksi Sofa tamu, Apa Bahan Bakunya ? Apa Bahan Pembantunya ? BAgaimana Teknisnya ? Berapa Cadangan Persediaan ? Tindakan pengawasan dilakukan oleh Pengawas Produksi ( Quality Control )

• Desain Produksi memerlukan inovasi produk dan inovasi proses agar bisa mendorong kemajuan usaha. Inovasi Produk : Pembaharuan dari desain-desain yang sudah ada. Contoh : Motor yang selalu berubah model. Inovasi Proses : inovasi pada proses pembuatan produk, menyangkut peralatan yang digunakan. Contoh : Perusahaan percetakan yang tadinya menggunakan mesin sederhana, kini menggunakan mesin offset yang lebih canggih

5. Adminstrasi Research dan Development ( R&D ) Yaitu penelitian secara terus menerus yang diikuti dengan pengembangan usaha agar lebih maju. Terdapat 2 pendekatan dalam R & D :

a. Pendekatan Non Ilmiah1) Akal sehat yaitu pendapat umum. Contoh : kalo pusing obatnya minum air jahe. Padahal

belum tentu pusingnya akibat masuk angin, bisa jadi karena matanya lelah, tekanan darah rendah dll

2) Prasangka, sesuai dengan kepentingan orang tertentu3) Intuisi, berdasarkan pengalaman atau proses yang tidak disadari4) Penemuan coba-coba dan kebetulan ( trial and error ) Contoh, penemuan tanpa sengaja obat

malaria pada parit yang berisi air pahit dari kulit pohon kina 5) Pendapat otoritas dan pikiran kritis, pendapat orang yang memiliki pengalaman yang

banyak atau telah menempuh pendidikan yang tinggi, sering diterima walau tanpa diuji dahulu.



b. Pendekatan Ilmiah, melalui penelitian ilmiah menggunakan teori-teori tertentu, artinya dilaksanakan secara sistematik dan terkontrol, dan dapat diuji kebenarannya.

Kegagalan sebuah usaha dapat diawali dari tidak adanya sistem administasi yang teratur, akurat, detail, dan rapi untuk dijadikan sebuah alat dalam melakukan analisa kinerja perusahaan dan bagian-bagiannya (departemen, fungsional, dan divisional)

1. AdministrasiKata administrasi berasal dari kata bahasa latin, yaitu ad yang artinya intensif, dan ministare yang artinya adalah melayani, membatu, melengkapi, dan memenuhi. Kata administrasi yang sering digunakan dalam bahasa indonesia berasal dari bahasa belanda yaitu “ administratie” yang dalam bahasa inggris adalah “administration”. Menurut pendapat jhon M. P. Fiffer, administrasi adalah digunakan untuk sistem pencatatan, pengorganisasian , pengelompokan, dan penataan data dari sumber-sumber manusia untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

2. Maksud Dan Tujuan AdministrasiMaksud dan tujuan dari diterapakan administrasi yang baik dan rapi adalah membantu kelancaran usaha dan pengelolaan perusahaan, khususnya dalam pencatatan dan pelaporan hasil usaha. Tujuan penting diterapkan administrsi yang baik adalah sebagai berikut :

Mendapatkan informasi atas kegiatan usaha yang telah dilakukan oleh perusahaan. Mendapatkan data yang akurat dalam tujuan mengambil keputusan strategis (strategic decision

making process) seperti keputusan pemodalan, keputusan investasi, keputusan efisien, dan keputasan penetapan harga .

Penyusun program dalam rencana pengembangan usaha seperti waralaba (franchise) atau lisensi Mengetahui kinerja perusahaan dulu dan sekarang. Memperlancar proses-proses antar bagi dalam menjalakan pekerjaannya.

Adapun kegunaan utama dari catatan administrasi perusahaan adalah sebagai berikut : Administrasi digunakan sebagai alat bukti (catatanya) Administrasi digunakan sebagai alat manajemen (laporanya) Administrasi dibutuhkan sebagai penilian ( catatan dan laporannya)

3. kegiatan administrasiKegiatan administrasi atau tata usaha meliputi seluruh pekerjaan pencatatan yang perlu dilakukan dalam perusahaan, antara lain : Menyelenggarakan pembukuan Membuat daftar gaji karyawan Mencatat penyenggaraan produksi



Melakukan surat-menyurat kedalam dan keluar perusahaan Mencatatan pesanan-pesanan Melakukan pengarsipan dokumen Menyusun rencana anggaran perusahaan

4. Jenis Pencatatan Dalam AdministrasiSistem pencatatan administrasi harus disesuaikan dengan jenis usahanya, administrasi untuk berskala produksi dimulai proses permintaan dan penawaran bahan baku bunga proses pendistribusian, sedangkan untuk usaha yang tidak berskala produksi seperti usaha jasa, perdagangan dan kolsutan tidak ada pencatatan proses produksi. Sistem pencatatan dan administrasi untuk usaha yang berbasis produksi dapat digambarkan sebagai berikut :

a. Pada Bagian Pembelian. Sistem administrasi dan pencatan yang harus diperhatikan pada bagian pembelian antara lain: Surat-menyurat (komersial) Letter of credit (latauc) Buku pembelian dan laporan pembelian Buku pengiriman barang dari pemasok (delivery order) dan tanda terima barang. Order pembelian (purchasenorder) Catatan transaksi pembelian

b. Pada Bagian Proses Produksi. Sistem administrasi yang harus diperhatikan oleh bagian produksi antara lain : Semua kegiatan selama proses produksi Pencatatan mutu hasil produksi Pembuatan surat jalan Pencatatan biaya-biaya selama produksi berlangsung.

c. Pada Bagian Pemasaran Dan Penjualan. Sistem administrasi dan pencatatan yang dilakukan bagian pemasaran dan penjualan, antara lain : Hasil dari kegiatan pemasaran dan penjualan Data penjualan dicatat dalam buku piutang Catatan dari seluruh proses pemasaran dan penjualan yang nantinya di catat kembali oleh

akutansi untuk dihitung pendapatan

d. Pada Bagian Keuangan . sistem pencatatan yang sering digunakan dalam manajemen keuangan biasanya terdiri dari dua jenis, antara lain :



Sistem pencatatan secara continue ( terus-menerus) Sistem pencatatan secara periodic.

e. Persiapan Surat-Menyurat. Sebagai media komunikasi dan informasi, surat memiliki beberapa fungsi, antara lain : Sebagai alat pengingat Sebagai pedoman Sebagi duta organisasi Sebagai alat bukti tertulis Sebagai sarana promosi Pengarsipan Dokumen

Kegiatan kearsipan merupakan salah satu kegiatan administrasi kantor yang sangat penting untuk dilakukan dalam sebuah usaha. Menurut George R. Terry, Ph.D dalam buku office managemenent and control, kearsipan adalah penetapan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik, sesuai dengan aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu . dengan demikian, semua dokumen perusahaan perlu disortir, dicatat, dan disimpan.

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam pengarsipan dokumen, yaitu:1. Pemeriksaan atau penyortiran dokumen2. Pengkodean dokumen3. Penyimpan dokumen4. Pencarian dokumen5. Penemuan kembali dokumen.6. Menginventariskan Kekayan Perusahaan

Menginventariskan kekayaan perusahaan adalah mencatat apa saja harta yang dimilki perusahaan, baik yang berwujud maupun tidak berwujud. Kekayaan perlu dijaga dengan sebaik-baiknya.

Langkah-langkah yang perlu diperhatikan dalam memelihara investaris, antara lain : Menyediakan ruang penyimpan khusus Menyiapkan peralatan sesuai dengan tempatnya Membuat kartu untuk perawatan Menepatkan tenaga terampil dalam penanganan dan pemeliharaan, serta perawatan peralatan Mengadakan pemeriksaan secara teratur Menjaga kebersihan dan keamanan Mengatur penerangan dan suhu ruangan Membuat gudang yang baik untuk menyimpan barang



C. SOAL ( Latihan )

1. Jelaskan apa saja tujuan penting diterapkannya administrasi yang baik. !Jawaban :• Mendapatkan informasi atas kegiatan saa yang telah dilakukan oleh perusahaan• Mendapatkan data yang akurat dalam tujuan untuk mengambil keputusan investar keputusan

efisiensi, dan keputusan penetapan harga• Menyusun ptogram dalam rencana pengembangan usaha seperti waralaba atau license• Mengetahui kinerja perusahaan dulu dan sekarang• Memperlancar proses-proses antarbagian, departeen, dan divisi daam menjalankan pekerjaannya.

2. Sistem pencatatan yang digunakan dalam manajemen keuangan terdiri dari dua jenis sebutkan dan jelaskan !Jawaban :• Sistem pencatatan secara kontinu (terus menerus), meliputi transaksi penjuaan, pembelian,

biaya persediaan, utang, setoran modal hingga administrasi pajak dan surat menyurat• Sistem pencatatan secara periodik. Meliputi laporan laba rugi, laporan neraca, laporan

perubahan modal. Arus perusahaan, hingga laporan posisi kas perusahaan.

3. Jelaskan pengertian administrasi menurut pendapat jhon M. P. Fiffer?Jawaban : Administrasi adalah digunakan untuk sistem pencatatan, pengorganisasian , pengelompokan, dan penataan data dari sumber-sumber manusia untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

4. Jelaskan pengertiaan wewenang dan sebutkan beberapa sumber-suumber wewenang !Jawaban :Wewenang adalah hak untuk bertindak atau memberi perintah untuk menimbulkan tindakan dari orang lain. Sumber Wewenang :

- Peraturan perundang-undangan yang berlaku- Posisi seseorang sesuai ketetapan yang berlaku- Pelimpahan wewenang- Perintah dari pejabat yang lebih tinggi

5. Jelaskan pengertain kearsipan menurut George R. Terry, Ph.D dalam buku office managemenent and control!Jawaban : kearsipan adalah penetapan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik, sesuai dengan aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu . dengan demikian, semua dokumen perusahaan perlu disortir, dicatat, dan disimpan.

Modul 6 kewirausahaan

Education

Transcript of Modul 6 kewirausahaan