BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Konsep Dasar Sistem

Teori sistem secara umum yang pertama kali diuraikan adalah istilah “SISTEM” yang

sekarang ini banyak dipakai. Banyak orang berbicara mengenai karakteristik sistem dan daur

hidup sistem. Sebuah sistem terdiri dari atas komponen-komponen yang terpadu untuk suatu

tujuan tertentu.

Istilah sistem sekarang ini banyak dipakai untuk kegiatan perekonomian, diantaranya

perbankan, akuntansi, infestor dan masih banyak lagi bentuk sistem yang ada sekarang ini.

Model dasar dari sistem ini adalah masukkan, pengolahan, dan keluaran atau hasil. Akan tetapi

sistem ini dapat dikembangkan hingga menyertakan media penyimpanan.

Untuk memahami lebih dalam lagi mengenai system yang akan dibahas dalam tugas

makalah UAS ini, terlebih dahulu kita harus memahami apa yang dimaksud dengan sistem.

2.1.1 Pengertian Sistem

Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan dan

berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan untuk menentukan dan

menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

Selain pengertian yang diatas sistem juga dapat diartikan adalah suatu seperangakat

unsur-unsur yang terdiri dari manusia, mesin/alat & prosedur serta konsep-konsep yang

dihimpun menjadi satu untuk maksud dan tujuan bersama.

Dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu perkumpulan yang saling berhubungan

antara satu dengan yang lainnya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.

Definisi sistem menurut beberapa pakar :

a. Menurut Raymond Mc Leod sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi den gan

maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.

b. Menurut H.M Jogiyanto (2005:1), system dikelompokkan dengan dua pendekatan, yang

pertam yaitu sistem yang menekankan pada komponen atau elemenya. Sistem yang menekankan

pada prosedurnya adalah suatu jaringan kerja atau prosedur-prosedur yang saling berhubungan,

berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu

sasaran tertentu. Sistem yang menekankan pada komponen-komponen atau elemenya adalah

sistem sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan

tertentu. Kedua kelompok definisi sistem ini dua-duanya benar dan tidak bertentangan, yang

berbeda adalah dari cara pendekatannya.

c. Menurut Gordon B. Davis (2001:1) dalam bukunya menyatakan bahwa sistem bisa berupa

bentuk abstrak atau fisik. Sistem yang abstrak adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan

atau konsepsi yang saling bergantung. Sistem teologi adalah susunan yang teratur dari gagasan-

gasan tentang Tuhan, manusia, dan lain sebagainya. Sedangkan sistem yang bersifat fisik adalah

serangkaian unsur-unsur yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

d. Prof. Dr. Mr S Prajudi Atmosudirdjo (Sutabri, Tata, S.Kom.2005.Analisa Sistem Informasi)

menyatakan bahwa suatu sistem tertentu terdiri dari atas objek-objek, atau unsur-unsur atau

komponen yang saling berkaitan satu dengan yang lainnya.

Bila kita tarik kesimpulan tentang semua pengertian beserta defenisinya diatas. Unsur

yang mewakili suatu sistem adalah masukkan (Input), pengolahan (Processing), dan keluaran

atau hasil (Output).

2.1.2 Karakteristik Sistem

Modal utama sebuah sistem adalah input, proses, dan output. Merupakan sebuah sistem

sederhana, sebab sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukkan dan keluaran. Menurut

Jogiyanto (2005:3-7), suatu sistem mempunyai beberapa karakteristik atau beberapa sifat-sifat

tertentu, yaitu :

1. Komponen Sistem (Component)

Suatu sistem yang terdiri dari sejumlah komponen-komponen yang saling berinteraksi,

dan bekerjasama membentuk satu kesatuan.

2. Batasan Sistem (Boundary)

Ruang lingkup sistem adalah daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang

lain atau sistem dengan lingkungan luar.

3. Lingkungan Luar Sistem (Environments)

Bentuk apapunyang ada diluar sistem atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi

sistem operasi sistem tersebut, disebut dengan lingkungan luar sistem. Environment dapat

merugikan energy bagi sistem tersebut, sedang environments yang merugikan harus

dikendalikan agar tidak menanggung kelangsungan sistem hidup tersebut.

4. Penghubung Sistem (Interface)

Merupakan media penghubung antara subsistem dengan subsistem akan menjadi

masukkan untuk subsistem lainnya. Dengan demikian dapat terjadi satuan integrasi

sistem yang membentuk satu kesatuan.

5. Masukkan Sistem (Input)

Adalah energy yang dimasukkan kedalam sistem, masukkan dapat berupa masukkan

perawatan (maintance input), yaitu energy yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat

beroperasi dan memasukkan sinyal (signal input), yaitu energi yang diproses untuk

mendapat keluaran.

6. Keluaran Sistem (Output)

Adalah hasil energy yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna.

Keluaran ini merupakan masukkan bagi subsistem yang lain atau kepada supra sistem.

7. Pengolahan Sistem (Process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukkan menjadi

keluaran, sebagai contoh sistem akuntansi, sistem ini mengolah data transaksi menjadi

laporan yang dibutuhkan oleh semua pihak manajemen.

8. Sasaran (Objective)

Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran. Apabila suatu sistem tidak mempunyai

sasaran, maka operasi sistem tidak aka nada gunanya. Sasaran dari sistem sangat

menetukan sekali masukkan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan

oleh sistem. Suatu sistem akan dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

2.1.3 Klasifikasi Sistem

Klasifikasi sistem dapat dijelaskan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan

komponen lainnya, karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi

yang ada di dalam sistem tersebut. Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang.

Adapun klasifikasi suatu sistem yang dimaksud adalah sebagai berikut :

1. Sistem Abstrak (Abstarct System)

Sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak ada secara fisik.

Contoh : Sistem teologi

2. Sistem Fisik (Physical System)

Merupakan sistem yang ada secara fisik.

Contoh : Sistem computer.

3. Sistem Alamiah (Natural System)

Sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia.

Contoh : Rotasi bumi.

4. Sistem Buatan Manusia (Human Made System)

Sistem yang dirancang oleh manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan

mesin.

Contoh : Mesin ATM.

5. Determinan Sistem (Sistem Tertentu)

Sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi.

Contoh : Komputer.

6. Probabilistik Sistem (Sistem Tak Tertentu)

Sistem yang kondisinya masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung

kemungkinan (probabilitas).

Contoh : Sistem prakiraan ramalan cuaca.

7. Sistem Tertutup (Closed System)

Sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya serta

bekerja secara otomatis tanpa campur tangan dari pihak luar.

Contoh : Assembling Sistem.

8. Sistem Terbuka (Open System)

Sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.

Contoh : Sistem administrasi kepegawaian.

2.2 Peralatan Pendukung (Tools System)

Tools sistem merupakan alat yang tepat untuk menggambarkan bentuk logika model dari

suatu sistem atau program, dimana simbol-simbol dan lambang-lambang akan menunjukan

secara tepat arti fisiknya. Fungsi peralatan pendukung (Tools System) itu sendiri adalah untuk

menjelaskan kepada user bagaimana fungsi dari suatu sistem informasi dapat bekerja dengan

bentuk Logical Model dan Physical Model. Adapun tools sistem yang dimasukkan pada

perancangan sistem adalah Diagram Alir Data (DAD), normalisai, dan kamus data.

2.2.1 Diagram Alir Data (DAD)

1. Konsep Dasar DAD

Merupakan alat yang digunakan untuk mengambarkan suatu sistem tertentu yang telah

ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa pertimbangan lingkungan

fisiknya. DAD merupakan alat yang dapat menggambarkan arus data didalam sistem dengan

struktur yang jelas. Lebih lanjut DAD juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.

2. Simbol-simbol yang digunakan pada DAD

Dalam diagram alir data terdiri dari simbol-simbol antara lain :

a. Kesatuan Luar (External Entity)

Merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang,

organisasi atau sistem lainnya yang berbeda dilingkungan luarnya yang akan memberikan

inputatau menerima output dari sistem. Dilambangkan dengan ‘kotak rangkap dua’.

b. Arus Data (Data Flow)

Arus dari data yang didapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses system

untuk menunjukkan perpindahan data dari satu titikke titik lain.Dilambangkan dengan ‘tanda

panah’.

c. Proses (Process)

Kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin, atau komputer dari hasil suatu

data yang masuk kedalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.

Dilambangkan dengan simbol ‘bujursangkar dengan sudut membulat’.

d. Simpanan Data (Data Store)

Menggambarkan arus data yang sudah disimpan atau diarsipkan. Dilambangkan dengan

simbol ‘bujursangkar dengan ujung terbuka’.

3. Cara Pembuatan DAD

Dalam membuat diagram alir data ada beberapa teknik atau cara yang digunakan yaitu

sebagai berikut :

a. Top Down Analysis, mulai dari yang umum atau tingkatan yang lebih tinggi, kemudian

diuraikan dan dijelaskan sampai dengan yang lebih detail atau tingkatan yang lebih

rendah.

b. Jabarkan proses yang terjadi didalam diagram alir data sedetail mungkin sampai tidak

dapat terurai lagi.

c. Pelihara konsistensi proses yang terjadi di dalam DAD, mulai dari diagram yang

tingkatannya yang lebih tinggi sampai dengan diagram yang tingkatannya lebih rendah.

d. Berikan label yang bermakna untuk setiap symbol yang digunakan seperti nama yang

jelas untuk external entity, proses, dataflow, dan data store.

4. Tahapan Pembuatan DAD

Adapun unsur-unsur yang merupakan tahapan didalam pembuatan diagram alir data yaitu

sebagai berikut :

a. Diagram Konteks

Dibuat untuk menggambarkan sumber dan tujuan data yang akan diproses atau dengan

kata lain diagram konteks ini menggambarkan sistem secara umum atau global dari

keseluruhan sistem yang ada.

b. Diagram Nol

Diagram nol ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada di dalam diagram

konteks secara rinci.

c. Diagram Detail

Diagram ini mengambarkan arus data secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses

yang ada didalam tahapan Diagram Nol.

5. Aturan main DAD

Adapun aturan main dalam pembuatan Diagram Alir Data (DAD) adalah sebagai berikut:

a. Di dalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan antara external entity dengan

external entity secara lansung.

b. Di dalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan antara data storeyang satu

dengan data store yang lainnya secara langsung..

c. Di dalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan antara data store dengan

external entity secara langsung atau sebaliknya.

d. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan juga data flow yang keluar.

2.2.2 Kamus Data (Data Dictionary)

1. Definisi Kamus Data

Kamus data adalah katalog tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dengan

mengidentifikasi data yang mengalir secara lengkap. Dengan menggunakan kamus data

seorang analis sistem dapat mendefenisikan data yang mengalir system di dalamnya dengan

lengkap, daftar yang terorganisir tentang komposisi dari elemen-elemen data yang

menyimpan dan digunakan diagram-diagram alir data dan spesifikasi-spesifikasi yang rinci

untuk digunakan dalam pemprosesan dan fungsi-fungsi di dalam sistem, pada perancangan

sistem kamus data digunakan untuk merancang input, merancang laporan-laporan, dan

database. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada pada data flow diagram.

Adapun kegunaan kamus data selain yang disebutkan diatas, kegunaannya yaitu sebagai

berikut :

a. Memvalidasi diagram alir data dalam hal kelengkapan dan keakuratan.

b. Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan laporan-laporan.

c. Menetukan muatan data yang disimpan dalam file-file.

d. Mengembangkan logika untuk proses-proses DAD.

2. Isi Kamus Data

Kamus data harus mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatatnya.

Untuk maksud keperluan ini maka kamus data harus memuat hal-hal berikut ini :

a. Nama Arus Data

Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DAD, maka nama arus

data juga harus dicatat di kamus data.

b. Alias atau Nama Lain

Alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ini ada, alias perlu ditulis

karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen satu

dengan yang lainnya.

c. Bentuk Data

Bentuk data ini perlu dicatat karena dapat digunakan untuk mengelompokan kamus data

kedalamnya sewaktu perancangan sistem.

d. Arus Data

Arus data ini menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data menuju, keterangan

arus data ini supaya memudahkan mencari arus data di DAD.

e. Penjelasan

Untuk dapat memperjelas lagi tentang makna dari arus data maka bagian penjelasan dapat

diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.

f. Periode

Digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data harus dimasukan kedalam sistem

dan menunjukkan kapan terjadinya arus data.

g. Volume

Volume yang dicatat di kamus data adalah tentang volume rata-rata dan volume puncak

dari arus data.

h. Struktur Data

Struktur data menunjukan arus data yang dicatat di kamus data terdiri dari item-item data

apa saja. Struktur data terdiri dari elemen-elemen data yang disebut dengan item data,

sehingga secara prinsip struktur dari data ini dapat di gambarkan dengan menyebutkan nama

dari item-item datanya.

3. Notasi Pada Kamus Data

Kamus Data juga mempunyai suatu bentuk mempersingkat arti atau makna dari simbol-

simbol yang dijalankan disebut dengan notasi.

Notasi atau symbol yang digunakan dibagi menjadi 2 (dua) macam, yaitu :

a. Notasi Stuktur Data

Notasi dipergunakan untuk membuat spesifikasi lemen data. Notasi yang umum

dipergunakan adalah :

Tabel II.1 Notasi Struktur Data

Simbol Arti

( ) Pilihan optional

* Keterangan atau catatan

@ Field Kunci

[ ] Polih salah satu pilihan yang ada

{ } Interasi atau Pengulangan proses

| Pemisah pilihan didalam tanda [ ]

+ Dan atau And

= Terdiri dari

b. Notasi Tipe Data

Notasi ini dipergunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun output sebuah

data. Notasi yang umum dipergunakan antara lain :

Tabel II.2 Notasi Tipe Data

Simbol Arti

X Setiap karakter

9 Angka numeric

A Karakter alphabet

Z Angka nol yang ditampilkan dalam spasi kosong

. Pemisah ribuan

, Pemisah pecahan

_ Tanda penghubung

/ Tanda pembagi