Menyusun SOP.… · Petunjuk Belajar 1) Petunjuk Umum a) Bacalah bahan ajar dengan seksama,...
Transcript of Menyusun SOP.… · Petunjuk Belajar 1) Petunjuk Umum a) Bacalah bahan ajar dengan seksama,...
Standard Operating Procedures | 1
Menyusun SOP (Standard Operating Procedures)
Dwi Kusumaningsih - Dwi Melindawati – Dwi Rahmana
LKS ( Lembar Kerja
Siswa )
Nama : ............................................................
Kelas : ............................................................
No. Absen : ............................................................
Standard Operating Procedures | 1
LEMBAR KERJA SISWA
PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN
Menyusun SOP
Untuk SMK Kelas XI Semester Ganjil
Penyusun:
Dwi Kusumaningsih 160412607011
Dwi Melindawati 160412697921
Dwi Rahmana Putri 160412607070
Standard Operating Procedures | 2
DAFTAR ISI
Petunjuk belajar .....................................................................................1
Untuk peserta didik .............................................................................1
Untuk Pendidik ...................................................................................1
Kompetensi Inti .....................................................................................1
Kompetensi Dasar dan Indikator ...........................................................1
Materi Pembelajaran ..............................................................................1
Paparan Isi Materi .................................................................................1
Pengertian SOP ...................................................................................1
Tujuan Penyusunan SOP ....................................................................1
Jenis-jenis SOP ...................................................................................1
Fungsi SOP .........................................................................................1
Prinsip Penyusunan SOP ....................................................................1
Teknik Penyusunan SOP ....................................................................1
Prinsip Penerapan SOP .......................................................................1
Format SOP ........................................................................................1
Simbol-simbol SOP ............................................................................1
Tugas .....................................................................................................1
Penilaian ................................................................................................1
Daftar Pustaka .......................................................................................1
Standard Operating Procedures | 3
Petunjuk Belajar
1) Petunjuk Umum
a) Bacalah bahan ajar dengan seksama, terutama bagian instruksi.
b) Pahami tujuan anda mempelajari bahan ajar, sasaran yang diharapkan, tingkat
penguasaan yang diharapkan serta waktu yang ditargetkan.
c) Kerjakanlah tugas dan latihan yang terdapat di dalamnya dengan jujur tanpa
melihat kunci jawaban sebelum anda mengerjakannya.
d) Gunakan teknik membaca cepat dalam mempelajari bahan ajar.
e) Laporkan kemajuan anda kepada pendidik sebelum anda melanjutkan ke bahan
ajar selanjutnya.
2) Anda diperbolehkan bertanya kepada pendidik jika dianggap perlu.
3) Usahakan menyelesaikan setiap bahan ajar lebih cepat dari waktu yang ditetapkan.
4) Jika ada bagian yang belum anda pahami, cobalah terlebih dahulu mendiskusikan
dengan teman yang sedang mengerjakan bagian yang sama, sebelum anda bertanya
pada pendidik. Kalu perlu, anda harus berusaha mencari tahu jawabannya pada
sumber yang lain.
5) Tingkat pemahaman minimal yang diharapkan sebesar 75%, jika tingkat penguasaan
anda kurang dari 75%, pelajari materi/bagian-bagian dari bahan ajar yang belum anda
kuasai, atau mintalah saran-saran dari pendidik. Ikuti ketentuan yang berlaku dalam
setiap bahan ajar sebelum anda melanjutkan ke bagian lain atau ke bahan ajar
berikutnya.
Untuk Peserta Didik
Standard Operating Procedures | 4
a) Pendidik harus menguasai sepenuhnya isi bahan ajar dan mempunyai daftar bagian
bahan ajar yang mungkin sulit bagi peserta didik dan mempersiapkan
penjelasan/jawaban yang diperlukan.
b) Pendidik harus mempunyai catatan posisi dan kemajuan setiap peserta didik dan
sekaligus memikirkan sumber informasi lain yang dapat disarankan kepada peserta
didik.
c) Pendidik hendaknya dapat meningkatkan motivasi peserta didik setiap saat terutama
bagi peserta didik yang berhasil (memberi pujian, penghargaan, hadiah kecil, dll).
d) Sebelum memberikan verifikasi keberhasilan peserta didik, pendidik harus
mengevaluasi keberhasilan peserta didik dengan memberikan pertanyaan, otomatisasi
kantor, test dan sebagainya yang telah dipersiapkan terlebih dahulu.
e) Bahan ajar yang digunakan oleh peserta didik harus dimulai secara berurutan.
f) Setiap satu bahan ajar selesai, peserta didik harus melaporkannya kepada fasilitator
dan diverifikasi oleh fasilitator melalui tes sederhana, tanya jawab dan sebagainya.
g) Peserta didik ditugaskan untuk membuat rangkuman setiap bahan ajar yang telah
mereka pelajari.
h) Bahan ajar ini merupakan edisi awal materi kurikulum 2013. Oleh karena itu, pendidik
diharapkan :
Membuat catatan rinci mengenai kekurangan bahan ajar ini
Menambahkan materi yang dianggap lebih baik dari yang ada, sesuai dengan
kondisi setempat.
Untuk Pendidik
Standard Operating Procedures | 5
Kompetensi Inti
KI 1: Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.
KI 2: Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggung jawab, peduli, santun, ramah
lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan pro-aktif) dan
menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa
dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam
menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.
KI 3: Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam ilmu
pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan,
kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta
menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan
bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah
KI 4: Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait
dengan pengembangan dari yang dipelajarinya disekolah secara mandiri dan mampu
melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.
Standard Operating Procedures | 6
Kompetensi Dasar dan Indikator
Menjelaskan pengertian, simbol-simbol, prinsip dan teknik penyusunan SOP (Standar Operating
Procedures) atau POS (Prosedur Operasi Standar)
Menyusun SOP (Standar Operating Procedures) atau POS (Prosedur Operasi Standar)
KD 3.1
KD 4.1
A. Pengertian Standard Operating Procedure (SOP)
B. Tujuan Penyusunan SOP
C. Fungsi SOP
D. Jenis-Jenis SOP
1) Berdasarkan Kegiatan
2) Berdasarkan Besar Kegiatan
3) Berdasarkan Kelengkapan Kegiatan
4) Berdasarkan Jenis Kegiatan
E. Prinsip Penyusunan SOP
F. Teknik Penyusunan SOP
G. Format SOP
H. Simbol-Simbol SOP
Kompetensi Dasar
KD 3.1
Indikator
Standard Operating Procedures | 7
Pengertian Standard Operating Procedure (SOP)
Tujuan Penyusunan SOP
Fungsi SOP
Jenis-Jenis SOP
Prinsip Penyusunan SOP
Teknik Penyusunan SOP
Format dan Simbol-Simbol SOP
Materi Pembelajaran
Standard Operating Procedures | 8
Paparan Isi Materi
Agar kondisi tersebut dapat tercapai, peusahaan harus memiliki pedoman,
aturan atau prosedur kerja tertentu yang bersifat tetap, rutin, dan tidak berubah-ubah
dalam kegiatan setiap unit kerja. Ketika prosedur kerja tersebut dibakukan menjadi
dokumen tertulis, prosedur kerja itu disebut sebagai Standard Operating Procedure
(SOP). Jika diartikan per kata, standard (standar) adalah ukuran tertentu yang dipakai
sebagai patokan yang menjadi acuan pokok yang wajib dipatuhi oleh setiap pimpinan
dan karyawan. Operating (operasional) berkaitan dengan kegiatan atau aktivitas
kerja. Sedangkan, procedure (prosedur) memuat tahapan atau rincian yang
berhubungan dengan proses pekerjaan.
Jadi, SOP merupakan rangkaian tata cara pelaksanaan kerja yang diatur
secara berurutan sehingga terbentuk urutan kerja secara bertahap dalam
menyelesaikan suatu pekerjaan. Beberapa pengertian SOP yang dikemukakan oleh
paa ahli adalah sebagai berikut.
o William Wand Donald dan Paul H. Schwartz
Dalam bukunya yang berjudul Standard Operating Procedurs (SOPs) for
Research in Weed Science Weed Technology (1995) mengemukakan bahwa
Sop adalah perumusan dari prosedur yang digunakan secara berulang-ulang
dalam ukuran yang spesifik atau sebagai suatu contoh yang berisi cara
mengerjakan sesuatu.
o Gereth R. Jones
Dalam bukunya yang berjudul Organizational Theory, Text, and Cases
(2001) mengemukakan bahwa SOP merupakan bagian dari peraturan tertulis
yang membantu mengontrol perilau anggota organisasi. SOP mengatur cara
pekerja untuk melakukan peran keorganisasiannya secara terus-menerus
dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab organisasi.
Pengertian SOP
Standard Operating Procedures | 9
o Istyadi Insani
Dalam Kebijakan Prosedur Operasi Standar Administasi Pemerintahan di
Indonesia (2010) mengemukakan SOP adalah petunjuk tertulis yang
menggambarkan dengan tepat tahapan pelaksanaan tugas, pekerjaan, atau
kegiatan.
o International Organiation For Standardization (ISO) 2001 tentang
Manajemen Mutu
SOP merupakan kehidupan dari sistem manajemen yang berfungsi sebagai
pedoman, prosedur, dan instruksi kerja.
Dapat ditarik kesimpulan bahwa Standard Operating Procedure (SOP)
adalah suatu pedoman yang mengatur tahapan suatu proses atau prosedur pekerjaan
tertentu yang bersifat rutin, tetap, tidak berubah-ubah, dan standar untuk pelaksanaan
prosedur kerja. Ada beberapa istilah lain yang terkait SOP yang peru diketahui:
Standar Prosedur Operasi (SPO), merupakan terjemahan istilah SOP yang
biasa digunakan pada bidang perkebunan.
Prosedur Operasi Standar (POS), merupakan terjemahan istilah SOP yang
biasa digunakan pada bidang keagamaan.
Standar Operasional Baku (SOB), merupakan terjemahan istilah SOP yang
biasa digunakan pada bidang industri.
Prosedur Tetap (Protap), merupakan istilah umum dalam birokras
pemerintahan, khususnya di lingkungan militer dan kepolisian.
Standard Operating Procedures | 10
Adapun tujuan penyusunan SOP adalah sebagai berikut:
1. Karyawan dapat bekerja dengan konsisten pada setiap unit kerjanya.
2. Karyawan dapat mengetahui peran dan fungsinya pada setiap posisi dalam
organisasi atau perusahaan dengan benar.
3. Memperjelas alur tugas, wewenang, dan tanggung jawab stiap karyawan.
4. Melindungi perusahaan dan karyawan dari kesalahan operasional jalannya
organisasi.
5. Menghindari kesalahan, kegagalan, keraguan, duplikasi, dan inefisiensi
(kesalahan penghematan dalam perusahaan).
SOP dibuat untuk dilaksanakan secara tepat dan benar oleh semua pihak yang
ada di perusahaan. Artinya, dalam melaksanakan suatu pekerjaan, langkah atau
tahapannya tidak berubah dan sesuai prosedur kerja yang telah ditetapkan atau
dilakukan. Dengan demikian, ruang lingkup administrasi SOP mencakup semua
proses yang terjadi dalam suatu perusahaan, baik langsung maupun tidak langsung,
internal maupun ekternal.
Selain digunakan untuk menguir kinerja perusahaan atau organisasi publik yang
berkaitan dengan ketepatan program dan waktu, SOP juga digunakan untuk menilai
kinerja yang dilaksanakan setiap unit kerja atau divisi.
Beberapa lembaga atau instansi harus jelas dan tegas dalam menerapkan
SOP, seperti departemen kesehatan, departemen perindustrian, instansi militer, dan
penerbangan karena instansi atau lembaga tersebut memiliki kaitannya dengan
nyawa manusia. Hal yang sama juga berlaku pada departemen pendidikan, yaitu
demi meningkatkan mutu pendidikan.
Agar SOP dapat dilaksanakan secara tepat, beberapa hal yang harus
diperhatikan adalah sebagai berikut:
1. SOP terdokumentasikan dengan baik
2. Memiliki jaringan di setiap unit kerja atau divisi yang ada di dalam perusahaan
3. Ada pernyataan dari seluruh karyawan, mulai dari jajaran direksi hingga
karyawan level bawah, untuk berkomitmen mematuhi dan menjalankan SOP
tersebut.
Tujuan Penyusunan SOP
Standard Operating Procedures | 11
Sebagai acuan kerja, SOP memiliki berbagai fungsi, yaitu sebagai berikut:
a. Memperjelas dan melancarkan pekerjaan dari setiap unit kerja sesuai prosedur
kerja
b. Karyawan lebih disiplin, mandiri, konsisten dalam bekerja, dan tidak tergantung
kepada pimpinan
c. Sebagai landasan hukum jika terjadi kesalahan atau penyimpangan dalam
melaksanakan tugas
d. Karyawan lebih percaya diri dan mandiri sehingga tahu apa apa yang harus
dikerjakan tanpa harus ada intervensi (instrruksi, petunjuk) dari pimpinan
e. Membantu evaluasi setiap proses operasional perusahaan
f. Acuan tertulis dalam menetapkan keijakan perusahaan
Fungsi SOP
Dalam administrasi perkantoran, SOP dibagi berdasarkan kegiatan, besar kegiatan,
kelengkapan kegiatan, dan jenis kegiatan.
JENIS-JENIS SOP
Berdasarkan Kegiatan
Berdasarkan besar
kegiatan
Berdasarkan Kelengkapan
Kegiatan
Berdasarkan jenis
kegiatan
Jenis-jenis SOP
Standard Operating Procedures | 12
A) Berdasarkan Kegiatan
1. SOP Administratif
SOP administratif adalah prosedur operasi standar untuk pekerjaan yang
bersifat administratif. Mutu pekerjaan yang sifatnya umum (tidak detail), melibatkan
banyak orang, atau dilaksanakan lebih dari satu orang, dan banyak digunakan dalam
perusahaan. Contohnya adalah SOP penanganan Surat Masuk, SOP Pemeliharaan
Komputer Kantor, dan SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.
Tahapan pelaksanaan pekerjaan bersifat makro ataupun mikro. Makro berarti
pelaksanaan pekerjaan melingkupi beberapa pekerjaan yang bersifat mikro, yang
berisi kegiatan secara timbal. Sementara itu, mikro berarti pelaksanaan pekerjaan
merupakan bagian dari administrasi makro yang membentuk satu kesinambungan
aktivitas secara lebih rinci.
Beberapa hal yang terdapat dalam SOP administratif, antara lain rencana
proyek, rencana manajemen, penetapan kebutuhan organisasi, perkembangan
informasi dalam rekaman pengolahan, validasi data yang lengkap, dan prosedur
penyesuaian suatu perusahaan atau faktor tertentu.
Dalam penyusunan SOP administratif harus terdapat lima unsur berikut :
A) Halaman judul
B) Daftar isi
C) Prosedur
D) Pemeriksaan atau Pengontrolan
E) Referensi
Berdasarkan Kegiatan
Administratif Teknis
Standard Operating Procedures | 13
Adapun bagian-bagian prosedur dalam SOP administratif adalah sebagai
berikut:
a. Tujuan, yang berisi identifikasi yang akan dicapai.
b. Cakupan, berisi identifikasi jangkauan prosedur yang akan digunakan.
c. Abstrak, berisi ringkasan yang diformat singkat dan keseluruhan prosedur.
d. Definis atau daftar istilah, berisi kata khusus yang digunakan, singkatan atau
akronim yang memiliki arti khusus, dan definisi dari frasa yang digunakan.
e. Penanggung jawab, berisi penjelasan tentang siapa yang bertanggung jawab
dalam tugas, situasi, dan tempat tertentu, siapa yang bertanggung jawab untuk
memberi pelatihan, dan menjelaskan posisi seseorang dengan yang lainnya.
f. Metode, berisi bagian yang mengidentifikasi semua langkah-langkah terkait
dengan prosedur yang dibutuhkan.
g. Kriteria atau daftar aktivitas.
h. Manajemen penyimpanan atau perekaman data.
Bagian pemeriksaan dan pengontrolan dalam SOP administratif berisi hal-hal berikut:
a. Acuan yang jelas mengenai dokumen atau prosedur SOP.
b. Buku acuan yang digunakan.
c. Metode-metode dan literatur yang ditulis sesuai dengan kaidah yang berlaku.
d. SOP sesuai dengan kaidah yang berlaku.
e. Pengambilan kalimat (kutipan) yang panjang disisipkan dalam lembar lain agar
tetap mudah dibaca dan diakses.
Standard Operating Procedures | 14
2. SOP Teknis
SOP Teknis adalah prosedur operasi standar yang dicatat dan diuraikan
secara detail, rinci, dan teliti yang menggambarkan kegiatan yang dilakukan oleh
orang atau satu kesatuan tim kerja untuk berbagai aktivitas di perusahaan sehingga
tidak ada kemungkinan variasi lain. Oleh karena itu, SOP teknis biasanya berisi
instruksi dan ditetapkan dalam pekerjaan bidang keuangan, kearsipan, dokumentasi,
laboratorium, kedokteran, layanan masyarakat, dan kepegawaian. Contohnya SOP
pengagendaan surat, SOP berisi disposisi, dan SOP pengoperasian komputer.
Beberapa hal yang harus diperhatikan terkait SOP teknis adalah sebagai
berikut:
a. Umumnya berisi instruksi.
b. Dibutuhkan untuk mengukur aktivitas data, seperti contoh data jenis,
pemprosesan data, evaluasi data, verifikasi data, risiko tak terduga, dan audit
perlengkapan operasional.
c. Membutuhkan langkah khusus untuk mencapai tujuan, koordinasi, laporan dan
rekaman.
d. Setiap aktivitas harus sesuai dengan gambaran kerja, meskipun formatnya dapat
dimodifikasi, dikurangi, atau diperluas.
Berikut adalah lima hal yang harus ada dalam SOP teknik:
Halaman judul
Daftar isi
ProsedurPengontrolan
Referensi
Standard Operating Procedures | 15
Bagian-bagian prosedur dalam SOP teknik adalah sebagai berikut:
a. Jangkauan dan ketergunaan, menjelaskan tujuan, dan cara pengaturan syarat
prosedur.
b. Abstraksi, merupakan kesimpulan prosedur.
c. Definisi, yang berisi singkatan, identifikasi singkatan, atau terminologi yang
digunakan.
d. Kesehatan dan keselamatan, yang berisi:
Jika karyawan tertimpa musibah, seperti kecelakaan, terluka, atau
meninggal dunia, harus diidentifikasi, dan
Penjelasan jika prosedur dilaksanakan dengan tidak benar.
e. Peringatan
Menggambarkan kegiatan yang didalamnya mungkin terjadi salah satu percobaan,
ada hasil yang tidak valid, atau peralatan tertentu mengalami kerusakan.
f. Gangguan
Menggambarkan segi ketelitian atau adanya beberapa bagian dari proses yang
mungkin terganggu.
g. Tanggung jawab individu
Berisi cara individu bertanggung jawab terhadap tugas yang wajib dikerjakan.
h. Peralatan dan persediaan
Bagian ini berisi materi, peralatan, daftar, dan spesifikasi.
i. Metode
Berisi cara untuk menentukan langkah yang dibutuhkan. Hal yang harus
diperhatikan adalah metode atau instrumen yang digunakan, sampel, persiapan,
permasalahan, software komputer, dan kalkulasi data.
j. Pengaturan data, yang menjadi dasar untuk menentukan perincian data yang
sudah diproses sebelumnya, menentukan bentuk data yang digunakan,
menetapkan laporan yang ditulis, dan menetapkan data dan rekaman dalam
cadangan informasi.
Bagian pengontrolan berisi hal-hal sebagai berikut:
a. Deskripsi persiapan sesuai dengan prosedur pengontrolan, seperti penyesuaian,
penghitungan ulang dan identifikasi ulang.
b. Deskripsi hasil proses diskusi mengenai tujuan.
c. Gambaran keterbatasan data dan tindakan.
d. Gambaran hasil pengawasan
Standard Operating Procedures | 16
Sementara itu, bagian referensi berisi tentang hal-hal berikut:
a. Acuan yang jelas mengenai dokumen atau prosedurnya.
b. Buku acuan yang digunakan.
c. Metode dan literatur ditulis sesuai kaidah yang berlaku.
d. Sop sesuai kaidah yang berlaku.
e. Agar tetap mudah dibaca dan diakses, sisipkan kutipan di lembar lain.
B) Berdasarkan Besar Kegiatan
1) SOP Makro
Yaitu integrasi dan beberapa SOP yang lebih kecil (mikro) yang membentuk
serangkaian kegiatan dan tidak menggambarkan kegiatan yang riil dilakukan oleh
pelaksana. Contoh: SOP pengolahan surat.
2) SOP Mikro
Yaitu SOP yang merupakan gambaran kegiatan dari bagian yang lebih besar
(makro) dan disebut sebagai sub atau bagian SOP. Contoh: SOP pengiriman surat.
MAKRO
MIKRO
Standard Operating Procedures | 17
C) Berdasarkan Kelengkapan Kegiatan
a. SOP Final
Adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya telah menghasilkan
produk utama yang paling akhir atau final dan digunakan untuk produk kerja.
Contoh:
SOP Penyusunan Pedoman merupakan SOP final dari SOP Penyiapan
Bahan Penyusunan Pedoman.
SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis merupakan SOP final dari SOP
Penyiapan Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.
b. SOP Parsial
Yaitu SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan
produk utama atau final dan memiliki rangkaian kegiatan lanjutan yang
mencerminkan produk utama akhir. Contoh:
SOP Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman merupakan bagian (parsial)
dari SOP Penyusunan Pedoman.
SOP Penyiapan Penyelenggaraan Bimbingan Teknis merupakan bagian
(parsial) dari SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.
FINAL PARSIAL
Standard Operating Procedures | 18
D) Berdasarkan Jenis Kegiatan
1) SOP Generik
Adalah SOP yang kegiatannya memiliki kesamaan langkah-langkah sehingga
SOP ini bisa diadopsi di unit kerja lain. Contoh: SOP Pengelolaan Keuangan.
2) SOP Spesifik
Adalah SOP yang kegiatannya memiliki langkah khusus dan kelak dapat
diterapkan di unit kerja lain. Contoh: SOP pelaksanaan Publikasi Hasil Uji
Laboratorium X di Perusahaan Y berlaku pada Laboratorium X di Perusahaan Y dan
tidak berlaku pada laboratorium lainnya.
Generik
Spesifik
Untuk SOP oleh perusahaan, semua prosedur itu dijadikan standar harus memenuhi
beberapa prinsip yang akan ditetapkan, yaitu sebagai berikut:
a) Prinsip efisiensi dan efektivitas, berarti prosedur yang singkat dan cepat dalam
mencapai target pekerjaan serta memerlukan sumber daya yang paling sedikit.
b) Prinsip berorientasi, berarti prosedur yang distandarkan harus mempertimbangkan
kebutuhan pengguna.
c) Prinsip kejelasan dan kemudahan, berarti SOP yang disusun dengan jelas, sederhana,
dan tidak berbelit-belit sehingga mudah dimengerti dan diterapkan.
Prinsip Penyusunan SOP
Standard Operating Procedures | 19
d) Prinsip keselarasan, berarti SOP yang dibuat harus selaras dengan SOP lain yang
terkait.
e) Prinsip keterukuran, berarti hasil, waktu, dan proses pencapaian pekerjaan dapat
diukur kuantitas dan kualitasnya.
f) Prinsip dinamis, berarti prosedur yang distandarkan dapat disesuaikan dengan
kebutuhan kualitas pelayanan yang berkembang.
g) Prinsip kepatuhan hukum, berarti SOP yang disusun telah menjamin prosedur yang
distandarkan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
h) Prinsip kepastian hukum, berarti SOP yang disusun harus ditetapkan oleh pimpinan
sebagai sebuah produk hukum yang harus ditaati dan dilaksanakan, serta menjadi
instrumen untuk melindungi karyawan dari kemungkinan tuntutan hukum.
i) Prinsip transparansi dan keterbukaan, berarti SOP yang dilaksanakan harus jelas
dan siap untuk menerima masukan, baik dari karyawan maupun masyarakat.
Berikut adalah teknik penyusunan SOP:
a. Membentuk Tim dan Kelengkapannya
Tim bertugas mengumpulkan data, mengidentifikasi kebutuhan, menganalisis
prosedur, melakukan pengembangan, melakukan uji coba, melakukan sosialisasi,
memonitor dan evaluasi, melakukan penyempurnaan dan menyajikan hasil-hasil
pengembangannya kepada pimpinan SOP.
Teknik Penyusunan SOP
Standard Operating Procedures | 20
b. Memberikan Pelatihan untuk Anggota Tim
Agar dapat melaksanakan tugas sebaik-baiknya, seluruh anggota tim harus
memperoleh pembekalan yang benar tentang cara menyusun SOP sehingga dapat
disusun petunjuk pelaksanaan penyusunan SOP yang kelak, dapat digunakan oleh
anggota tim dalam melaksanakan tugas.
c. Sosialisasi SOP ke Seluruh Unit
Tujuan sosialisasi SOP adalah agar diketahui oleh seluruh satuan kerja. Jadi,
apabila terjadi perubahan, para pimpinan unit dapat segera mengetahuinya. Pimpinan
puncak dituntut untuk melakukan sosialisasi tersebut.
Standard Operating Procedures | 21
Dalam melaksanakan SOP, terdapat beberapa prinsip yang harus dipenuhi, yaitu sebagai
berikut:
1. Efisien
Setiap aktivitas kerja diharapkan bisa lebih cepat dan tepat SOP dijadikan acuan
agar karyawanmu mampu melaksanakan kerjaan seefisien mungkin dengan
cermat dan tepat.
2. Konsisten
SOP harus selalu dilaksanakan secara konsisten oleh siapapun dalam kondisi apa
pun dalam satu organisasi.
3. Komitmen
SOP harus dilakukan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran karyawan,
mulai dari karyawan yang posisinya paling tinggi hingga karyawan yang
posisinya paling rendah.
4. Mengikat
SOP harus mengikat para karyawan dalam melaksanakan pekerjaannya, sesuai
dengan standar yang telah ditetapkan.
5. Perbaikan berkelanjutan
Dalam melaksanakan pekerjaan, penerapan SOP harus terus disempurnakan agar
dapat menerapkan prosedur kerja yang lebih efisien dan efektif.
6. Memiliki peran penting
Seluruh karyawan mempunyai peran enting. Karyawan yang tidak melaksanakan
perannya dengan baik akan mengganggu proses kerja secara keseluruhan, bahkan
dikhawatirkan akan mengganggu perusahaan.
7. Terdokumentasi
Seluruh prosedur kerja yang telah dibakukan harus didokumentasikan dengan
baik hingga akan menjadi dokumen perusahaan/ organisasi yang permanen.
Prinsip Penerapan SOP
Standard Operating Procedures | 22
Format SOP yang baik adalah dapat menyampaikan informasi yang dibutuhkan
dengan tepat, memfasilitasi, dan mengimplementasikan SOP secara konsisten.
Terdapat empat faktor yang digunakan sebagai pedoman dasar penentuan format
penyusunan SOP perusahaan, faktor-faktor tersebut adalah sebagai berikut:
1. Jumlah keputusan yang akan dibuat dalam prosedur
2. Junlah langkah dan sublangkah yang diperlukan dalam suatu prosedur.
3. Penentuan pelaksanaan SOP
4. Tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan SOP
Adanya isi format SOP secara umum mencakup hal-hal berikut:
1. Persetujuan
Persetujuan ini disesuaikan dengan kondisi setiap perusahaan dan harus ada orang
yang menandatangani SOP tersebut agar dapat menjadi pedoman atau aturan.
2. Tujuan
Tujuan SOP berisi kepentingan pembuatan SOP
3. Definisi
Definisi ini penting untuk distandarisasi agar semua pembaca SOP memiliki satu
pengertian yang sama untuk sebuah istilah yang ada pada SOP.
4. Kebijakan
Yaitu peraturan yang harus disiapkan demi kelancaran pelaksanaan SOP.
5. Penjelasan prosedur
Penjelasan prosedur dapat dibuat dalam bentuk grafik, gambar, narasi atau
petunjuk teknis (instruksi kerja yang sederhana) agar SOP mampu
mengakomodasi semua kebutuhan pembaca.
6. Lampiran
Lampiran dalam SOP berupa contoh formulir dan contoh laporan (bila ada).
Format SOP
Standard Operating Procedures | 23
SOP memiliki berbagai macam format. Berikut adalah beberapa format SOP yang
harus anda ketahui.
1. Langkah sederhana (simple steps)
Simple steps adalah bentuk SOP yang paling sederhana, biasanya digunakan jika
prosedur yang disusun hanya mampu sedikit kegiatan dan memerlukan sedikit
keputusan.
2. Tahapan berurutan (hierarchical steps)
hierarchical steps merupakan pengembangan dari simple steps yang digunakan
ketika prosedur disusun lebih dari sepuluh langkah, membutuhkan informasi lebih
detail, dan sedikit pengambilan keputusan.
3. Grafik (graphic)
Digunakan jika prosedur yang disusun menghendaki kegiatan spesifik dan dengan
banyak langkah.
4. Diagram alur (flowchart)
Sebagai alat bantu dalam komunikasi dalam mengambil keputusan yang banyak
(kompleks) dan membutuhkan alternatif jawaban, seperti jawaban “ya” atau
“tidak”, lengkap tidak lengkap, atau selesai tidak selesai, yang akan mempengaruhi
kegiatan berikutnya.
Standard Operating Procedures | 24
Untuk menyusun SOP yang tepat sasaran, pada umumnya format yang digunakan
adalah diagram alur atau flowchart. Berikut adalah beberapa simbol yang digunakan
dalam penyusunan flowchart:
Simbol-simbol SOP
Standard Operating Procedures | 25
Tugas
Pilihlah Salah Satu Jawaban Yang Paling Tepat !
1. Ukuran tertentu yang dipakai sebagai patokan disebut . . . .
a. Sistem
b. Operasional
c. Standar
d. Manajemen
e. Prosedur
2. Pengertian procedur adalah . . . .
a. Kegiatan atau aktivitas kerja
b. Alur kegiatan yang bersifat rutin
c. Tahapan yang berhubungan dengan pekerjaan
d. Dasar hukum mematuhi standar
e. Pedoman atau acuan pokok
3. Serangkaian instruksi yang dibakukan (terdokumentasi) mengenai proses penyelenggaraan
administrasi perusahaan disebut . . . .
a. Standard Operating Procedure
b. Standar Operasi Baku
c. Sistem Operasi Baku
d. Prosedur Manajemen
e. Prosedur Tetap
4. SOP yang baik haruslah berdasarkan pada tujuan berikut, kecuali . . . .
a. Memudahkan proses pemberian tugas serta tanggung jawab kepada pegawai yang
menjalankannya
b. Memudahkan dalam hal monitoring dan menjalankan fungsi kontrol dari setiap
proses kerja
c. Mempermudah terjadinya inefisiensi proses dalam prosedur kerja
d. Menghemat waktu dalam program training, karena dalam SOP tersusun secara
sistematis
e. Memudahkan proses pemahaman staff (penguasaan tugas) secara sistematis dan
general
PILIHAN GANDA
Standard Operating Procedures | 26
\
5. Perumusan dari prosedur yang digunakan secara berulang-ulang dalam ukuran yang spesifik
atau sebagai suatu contoh yang berisi cara mengerjakan adalah pengertian SOP menurut . . . .
a. William Wand Donald dan Paul H. Schwartz
b. Insani Istyadi
c. Gareth R. Jones
d. Gorfon Allport
e. George Terry
6. Bagian dari peraturan tertulis yang membantu mengontrolperilau anggota organisasi adalah
pengertian SOP yang dikemukakan oleh . . . .
a. Rhenald Kasali
b. Tjipto Atmiko
c. William Wand Donald
d. Paul W. Schutz
e. Gareth R. Jones
7. Istilah umum SOP dalam birokrasi pemerintahan, khususnya di lingkungan militer dan
kepolisian adalah . . . .
a. Standar Operasional Baku
b. Standar Operasi Baku
c. Sistem Operasional Baku
d. Prosedur Manajemen
e. Prosedur Tetap
8. Berikut yang bukan tujuan SOP adalah . . . .
a. Karyawan dapat bekerja dengan konsisten pada setiap unit kerjanya
b. Karyawan dapat mengetahui dengan benar peran dan fungsinya pada setiap posisi
dalam organisasi atau perusahaan
c. Memperjelas alur tugas, wewenang, dan tanggung jawab setiap karyawan
d. Melindungi pemilik perusahaan dari kesalahan administrasi
e. Menghindari kesalahan, kegagalan, keraguan, duplikasi, dan inefisiensi
9. Manfaat dan fungsi SOP adalah . . . .
a. Karyawan dapat bekerja dengan konsisten
b. Sebagai acuan tertulis dalam menetapkan kebijakan perusahaan
c. Mengurangi tingkat kesalahan oleh seorang pegawai
d. Memberikan bebas tugas yang dipikul oleh seorang pegawai
e. Memberikan informasi dalam upaya peningkatan kompetensi pegawai
Standard Operating Procedures | 27
10. Prosedur operasi standar yang tercatat dan diuraikan secara detail, terperinci, dan teliti
serta menggambarkan kegiatan yang dilakukan oleh satu orang atau satu kesatuan tim
kerja untuk berbagai aktivitas di perusahaan sehingga tidak akan ada kemungkinan variasi
lain merupakan pengertian dari SOP . . . .
a. Administratif
b. Teknis
c. Final
d. Parsial
e. Spesifik
11. Perhatikan SOP-SOP berikut.
1) SOP Pengelolaan Surat
2) SOP Pengelolaan Keuangan
3) SOP Pemberian Disposisi
4) SOP Pemeliharaan Komputer Kantor
5) SOP Pengoperasian Komputer
6) SOP Pengagendaan Surat
SOP Teknis ditunjukkan oleh nomor . . . .
a. (1), (2), dan (3)
b. (2), (4), dan (6)
c. (3), (4), dan (6)
d. (3), (5), dan (6)
e. (4), (5), dan (6)
12. Berikut yang bukan prinsip penyusunan SOP adalah . . . .
a. Efisiensi dan efektivitas
b. Berorientasi
c. Kejelasan
d. Mudah dirumuskan
e. Keselarasan
13. SOP yang disusun harus ditetapkan oleh pimpinan sebagai sebuah produk hukum yang
harus ditaati dan dilaksanakan, serta menjadi instrumen untuk melindungi karyawan dari
kemungkinan tuntutan hukum. Hal tersebut merupakan prinsip penyusunan SOP, yaitu . . .
a. Kepastian hukum
b. Keselarasan
c. Kepatuhan hukum
d. Keterukuran
e. Dinamis
Standard Operating Procedures | 28
14. Dalam melaksanakan pekerjaan, penerapan SOP harus terus disempurnakan agar dapat
menerapkan prosedur kerja yang lebih efisien dan efektif. Hal tersebut merupakan prinsip
penerapan SOP, yaitu . . . .
a. Efektif dan efisien
b. Mengikat
c. Terdokumentasi
d. Konsisten
e. Perbaikan berkelanjutan
15. Simbol dalam prosedur kerja berbentuk kapsul memiliki arti . . . .
a. Awal atau akhir aliran proses
b. Simbol inti
c. Input secara manual
d. Simbol inti dua keputusan dalam program
e. Pekerjaan tersebut menunjukkan penyimpanan permanen
16. Simbol dalam prosedur kerja yang berbentuk lingkaran memiliki arti . . . .
a. Lembaran atau halaman yang sama
b. Menggambarkan langkah tersebut lebih terperinci
c. Simbol cakram magnetik
d. Pekerjaan tersebut tidak melibatkan komputer
e. Pekerjaan tersebut menunjukkan penyimpanan permanen
17. Simbol yang melambangkan pengambilan keputusan berdasarkan kriteria atau pertanyaan
tertentu berbentuk . . . .
a. Segiempat
b. Segitiga terbalik
c. Lingkaran besar
d. Belah ketupat
e. Jajar genjang
18. Berikut yang bukan pedoman dasar yang harus ada agar SOP dapat disebut sebagai SOP
yang baik adalah. . . .
a. Jumlah keputusan yang akan dibuat dalam prosedur
b. Hak dan kewajiban pelaksana SOP
c. Tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan SOP
d. Penentuan pelaksana SOP
e. Jumlah langkah dan sublangkah yang diperlukan dalam suatu prosedur
Standard Operating Procedures | 29
19. Pengembangan dari simple steps yang digunakan ketika prosedur yang disusun lebih dari
sepuluh langkah, membutuhkan informasi lebih detail, dan sedikit pengambilan keputusan
adalah format dari SOP . . . .
a. Linier flowchart
b. Branching flowchart
c. Hierarchial steps
d. Pyramid steps
e. Graphic
20. Salah satu kelebihan dari format SOP flowchart adalah . . . .
a. Prosedur dijelaskan secara terperinci
b. Tampilan sangat kompleks
c. Langkah prosedur diuraikan dengan lebih konsisten
d. Pembuatannya lebih mudah
e. Parameter keterukurannya lebih jelas
Jawablah Pertanyaan-Pertanyaan Berikut Dengan Tepat
1. Jelaskan pengertian Standard Operating Procedure berdasarkan pemahaman anda !
2. Jelaskan istilah-istilah terkait SOP !
3. Tuliskan 5 tujuan disusunnya SOP !
4. Jelaskan 3 teknik penyusunan SOP !
5. Jelaskan lima hal yang harus diperhatikan untuk membuat SOP dengan format flowchart !
ESSAY
Standard Operating Procedures | 30
Penilaian
I. PILIHAN GANDA
Jawaban Benar Skor= 1
Jawaban Salah Skor= 0
Total Skor Maksimal= 20 X 1
= 20
II. SOAL ESSAY
Skor Maksimal Soal No 1 = 10
Skor Maksimal Soal No 2 = 15
Skor Maksimal Soal No 3 = 15
Skor Maksimal Soal No 4 = 20
Skor Maksimal Soal No 5 = 20
Total Skor Essay = 80
Total Skor Maksimal = Pilihan Ganda + Essay
= 20 + 80
= 100
Standard Operating Procedures | 31
Daftar Pustaka
Endang, Sri, Sri Mulyani, &Suyetty. 2015. Pengantar Administrasi
Perkantoran. Jakarta: Erlangga