MODUL :

MENJELASKAN PARADIGMA DAN

FILOSOFI ADMINISTRASI

PERKANTORAN

BERDASAR KURIKULUM

2013

UNTUK SMK dan MAK KELAS X SEMESTER I

MODUL

MENJELASKAN PARADIGMA DAN FILOSOFI

ADMINISTRASI PERKANTORAN

Bidang Studi Keahlian Bisnis dan Manajemen

Program Studi Keahlian Administrasi

Kompetensi Keahlian Administrasi Perkantoran

Untuk SMK dan MAK

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan

Rahmat-nya penulis dapat menyelesaikan modul ini dan dapat di up-load tepat pada waktunya.

Modul ini disusun berdasarkan kurikulum 2013 yang telah ditetapkan pemerintah.

Modul ini merupakan buku pegangan bagi guru dan peserta didik dalam kegiatan belajar

mengajar di sekolah. Materi yang terdapat pada modul ini dititik beratkan pada penjabaran

materi berdasarkan SKKNI (Standart Kompetensi Kerja Nasional Indonesia) sektor jasa

perusahaan di bidang administrasi perkantoran yang dikeluarkan mentri tenaga kerja dan

transmigrasi Republik Indonesia dan Kurikulum Tingkat Satuan Pendidikan (KTSP), sebagai

buku modul tidak menutup kemungkinan untuk memanfaatkan buku-buku penunjang lainnya.

Melalui modul ini penulis berusaha menyajikan materi dengan berbagai model evaluasi

dan penugasan dalam bentuk praktik langsung dengan teknik bervariasi untuk mempermudaha

peserta didik dalam mencapai target-target belajar atau kompetensi yang diharapkan.

Pemanfaatan modul ini dapat dikombinasikan dengan kegiatan belajar mendengarkan materi

yang disampaikan guru dan kegiatan membaca buku-buku sumber lainnya secara mandiri,.

Berbagai kegiatan tersebut diharapkan dapat mendukung kegiatan belajar peserta didik secara

menyeluruh.

Akhir kata, penulis ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu

hingga dapat terselesaikannya modul ini dan tak lupa terimakasih kepada bapak dosen yang telah

menguskan untuk membuat modul ini. Semoga modul ini dapat memberikan manfaat dalam

materi menjelaskan paradigm dan filosofi administrasi perkantoran.

Malang, Desember 2014

Penulis

Daftar Isi Halaman Sampul

Halaman Franci .......................................................................................................i

Kata Pengantar ........................................................................................................ii

Daftar Isi.................................................................................................................iii

Peta Kedudukan Modul..........................................................................................iv

Glosary ....................................................................................................................v

I. PENDAHULUAN

A. Deskripsi......................................................................................................6 B. Prasarat ......................................................................................................6

.............3 ................................4

.........................................................................5

si Perkantoran

si Pekerjaan Kantor dalam Organisasi

ganisasi

nsip Organisasi

. Bentuk-bentuk Organisasi

C. Petunjuk Penggunaan Modul....................................................................6 1. Penjelasan Bagi Peserta diklat atau Peserta Didik 2. Peran Guru Antara Lain

D. Tujuan Akhir ................................................................................E. Kompetensi .................................................................F. Cek Kemampuan...............

II. PEMBELAJARAN

Kegiatan Belajar 1 : Mendiskripsikan Adminidtrasi Perkantoran

A. Tentang Adminstrasi Perkantoran

B. entang Kantor T

C. Pengertian Administra

D. Ruang Lingkup Administrasi perkantoran

Test Formatif

Skala Sikap

Kegiatan Belajar 2 : Mendiskripsikan Fung

A. Pengetian Or

B. Prisnip-Pri

C

D. Pengertian Pekerjaan Kantor

E. Fungsi Pekerjaan Kantor

entifikasi Pekerjaan Kantor

kerjaan Kantor

kerjaan Kantor

. Hasil Jasa Atau Pekerjaan Kantor

III. EVALUASI

tensi Teori

. Uji Kompetensi Ketrampilan

ortofolio

KA

IND

Test Formatif

Skala Sikap

Kegiatan Belajar 3 : Mengid

A. Jenis-jenis Pe

B. Ciri-Ciri Pe

C

Test Formatif

Aktivitas

Portofolio

Skala Sikap

A. Uji Kompe

B

P

DAFTAR PUSTA

EKS

PETA KEDUDUKAN MODUL

 

 

 

Menjelaskan digma 

dan Filosofi P 

Menerapkan Prinsip” 

Kerjasama dg ga dan 

 Para

 A

Menerapkan Keselamatan 

kesehatan kerja dan 

lingkungan (K3LH) 

Mengaplikasikan 

Ketrampilan Dasar

Komunikasi

D    Kole

 

 

Pelanggan

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

GLOSARIUM 

Melakukan Prosedur 

 Administrasi

Membuat

Doku

 

men 

M

S Kantor 

enangani 

urat/Dokumen 

Mengelola Sistem 

Kearsipan 

Mengaplikasikan 

Administrasi 

Perkantoran di 

Tempat Kerja 

Mengoprasikan Aplik

Perangkat Lunak 

asi 

Menangani Pengganda

Dokume

an 

n 

Mengelola Data/ 

Informasi di Tempat Kerja 

Me

Aplik

ngoprasikan 

asi Presentasi 

Mengoprasikan Perjala

Bisnis 

nan 

Mengelola Peralatan 

Kantor  Mengelola Pertemuan 

Rapat 

Mengelola Dana KAS Kecil 

Memberikan pelayanan 

Kepada Pelanggan 

Aset Objektivitas

arta Sikap jujur, tidak dipengaruhi pendapat

lerical work Office Work

Pekerjaan tulis Pekerjaan kantor

Otentik

ertas

Risograph

saling menjaga

tama dlm n

annya persidangan (rapat)

g dibicarakan dan diputuskan

. DISKRIPSI UMUM

H

C

Duplikasi

Penggandaan Asli

E-mail Paperless office

Sarana yang digunakan untuk mengirim Kantor tanpa kertas

Data melalui internet

Job Analysis Paper work

Analisis jabatan Pekerjaan K

Job Description Record

Uraian Pekerjaan Rekaman

Job Specification

Spesifikasi Pekerjaan Mesin FC

Job Evaluasi Sense of beloging

Evaluasi pekerjaan Rasa memiliki,

Lugas

Bersifat apa adanya

Nepotisme

Kecenderungan untuk mengutamakan sanak

Saodara sendiri,teru jabata

Notulen

Catatan mengenai jal

Serta hal yan

A

Kompetensi menjelaskan paradigma dan filosofi ADP ini merupakan kompetensi

wal yang diisyaratkan untuk mempelajari modul selanjutnya. Dalam kompetensi ini siswa akan

empelajari tentang tentang admininstrasi kantor, fungsi kantor, fungsi pekerjaan kantor,

enanganan sarana dan prasarana, serta mengidentikasi persyaratan personil kantor.

si ini penting dipelajari, bahkan kompetensi ini merupakan ujung

mbak pada

ekitar.

NGGUNAAN MODUL

1. Ba

ugas individu atau kelompok dengan baik dan benar

• Ajukan pertanyaan kepada guru / fasilitator jika ada hal-hal yang Anda kurang

enguasai modul ini, Anda dapat meminta kepada guru /

tuk mengukur kompetensi Anda.

etode pemelajaran, cara penilaian, bahan / alat yang digunakan dalam

emelajaran dan durasi waktu pemelajaran serta metode penilaiannya

• Mencatat pencapaian kemajuan siswa, menindaklanjuti dan memberikan umpan

lajar siswa.

a

m

p

Kompeten

to kegiatan administrasi perkantoran. Karena kompetensi iniberkaitan dengan

hubungan antar pribadi dan pelayanan terhadap kolega yang dibutuhkan oleh setiap orang yang

bekerja di suatu organisasi.

B. PRASYARAT

Kemampuan di awal yang diisyaratkan sebelum mempelajari modul ini adalah

siswa harus mampu berkomunikasi dengan baik secara lisan atau tulis dan menguasai norma

yang berlaku di lingkungan s

C. PETUNJUK PE

gi peserta diklat / siswa 

• Bacalah setiap bagian modul ini secara cermat.

• Kerjakan tugas baik t

jelas atau kurang mengerti.

• Apabila Anda sudah m

fasilitator Anda untuk memberikan test akhir un

2. Bagi guru atau instruktur

• Informasikan kepada peserta diklat / siswa bagaimana cara menggunakan modul,

m

p

balik atas pencapaian be

• Memberikan test akhir apabila peserta diklat sudah kompeten dalam penguasaan

modul ini

3. Perlengkapan yang disediakan

Alat :

- LCD

- Komputer

- Printer

- Scanner

Bahan :

ang berhubungan dengan Manajemen dan Administrasi perkantoran

erkaitan dengan internet

ku tentang Manajemen Perbekalan

D. MBELAJARAN

Kom asar 1 : Mendiskripsikan Administrasi Perkanotaran

1. P

perk

2. P fungsi administrasi

ruang lingkup administrasi perkantoran

lam Organisasi

ik dapat menjelaskan prinsip-prinsip organisasi

antor

kantor

a. Buku y

b. Buku yang b

c. Buku-bu

TUJUAN AKHIR PE

petensi D

eserta didik dapat menyebutkan pengertian adminisrasi, kantor, dan administrasi

antoran.

eserta didik dapat meyebutkan unsur-unsur dan

3. Peserta didik dapat menjelaskan

Kompetensi Dasar 2 : Mendiskripsikan Fungsi Pekerjaan Kantor da

1. Peserta didik dapat menyebutkan pengertian organisasi

2. Peserta did

3. Peserta didik dapat menjelaskan bentuk-bentuk organisasi

4. Peserta didik dapat menyebutkan pengertian pekerjaan kantor

5. Peserta didik dapat menjelaskan fungsi pekerjaan kantor dalam organisasi

Kompetensi Dasar 3 : Mengidentifikasi Pekerjaan Kantor

1. Peserta didik dapat mengidentifikasi jenis-jenis pekerjaan k

2. Peserta didik dapat menjelaskan tentang ciri-ciri pekerjaan

3. Peserta didik dapat menjelaskan hasil jasa pekerjaan kantor

4. Peserta didik dapat mempraktikkan pekerjaan kantor

E. STANDAR KOMPETENSI dan CEK KEMAMPUAN

Satandar Kompetensi :Memahami Prinsip-prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran

Kompetensi Dasar 1 : Mendiskripsikan Administrasi Perkantoran

Apakah anda sudah mengetahui tentang Sudah Belum

1 Pengertian administrasi, kantor, dan administrasi

perkantoran?

2 Unsur-unsur dan fungsi administrasi?

3 Ruang lingkup administrasi perkantoran?

Apakah anda telah mampu dan terampil dalam :

1 Mengaplikasikan kegiatan administrasi

2 ikan ruang lingkup administrasi Mengaplikas

perkantoran ?

Apakah anda memiliki sikap :

1 Teliti dan rapi dalam melaksanakan administrasi?

Tindak Lanjut

Jika S dan anda dapat elanjutkan ke

mater

udah : Anda harus dapat menunjukan bukti belaj

i beriktnya

ar m

Jika Belum : Anda harus untuk mengulang dan berlatih kembali secara intensif di bawah

bibim ngan gur/instruktur anda.

Kompetensi Dasar 2 : Mendiskripsikan Fungsi Pekerjaan Kantor dalam Organisasi

Apakah anda sudah mengetahui tentang Sudah Belum

1 Pengertian organisasi dan pekerjaan kantor?

2 Prinsip-prinsip dan bentuk-bentuk organisasi?

3 Fungsi pekerjaan kantor dalam organisasi?

Apakah anda telah mampu dan trampil dalam

1 Membuat struktur organisasi sesuai dengan

bentuk organisasinya?

Apa udah elum kah anda telah memiliki sikap : S B

1 Teliti dan rapi dalam membuat struktur

organisasi?

2 Teliti dan rapi dalam melaksanakan pekerjaan

administrasi?

Tindak Lanjut

Jika r dan anda dapat elanjutkan ke

materi beriktnya

Sudah : Anda harus dapat menunjukan bukti belaja m

Jika kembali secara intensif di bawah

bim ruktur anda.

Belum : Anda harus untuk mengulang dan berlatih

bingan gur/inst

Kompetensi Dasar 3 : Mengidentifikasi pekerjaan kantor

Apakah anda sudah mengetahui tentang Sudah Belum

1 Jenis-jenis pekerjaan kantor ?

2 Ciri-ciri pekerjaan kantor?

3 Perincian Pekerjaan Kantor?

4 Hasil jasa pekerjaan Kantor ?

Apakah anda telah mampu dan terampil dalam :

1 Melakukan pekerjaan kantor

Apa p : kah anda telah memiliki sika

1 Teliti dan rapi dalam melaksanakan pekerjaan

kantor?

Tindak Lanjut

Jika enunjukan bukti belajar dan anda dapat melanjutkan ke Sudah : Anda harus dapat m

materi beriktnya

Jika kembali secara intensif di bawah

bim r/instruktur anda.

Belum : Anda harus untuk mengulang dan berlatih

bingan gu

PEMBELAJARAN II Mendiskripsikan Administrasi Perkantoran

Mendiskripsikan Fungsi Pekerjaan Kantor dalam

Organisasi

Mengidentifikasi Sarana dan Prasarana Administrasi

Perkantoran

Mengidentifikasi Persyaratan Personil Administrasi

Perkantoran

KEGITAN BELAJAR MENDISKRIPSIKAN

1 ADMINISTRASI PERKANTORAN

A. Tentang Administrasi

1. Pengertian Administrasi

  Jika menarik sebuah pengertian administrasi secara teori, banyak definisi administrasi yang di

kemukakan oleh beberapa orang seperti berikut, Menurut Ulbert, “Administrasi secara sempit

didefinisikan sebagai penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis baik internal

.”sedangkan, menurut WH Evans “Administrasi adalah fungsi yang menyangkut

ebut, terdapat dua perbedaan pengertian administrasi yaitu :

Administrasi dalam arti sempit

maupun eksternal dengan maksud menyediakan keterangan serta memudahkan untuk memperoleh

kembali baik sebagaian atau menyeluruh. Pengertian administrasi secara sempit ini lebih dikenal dengan

istilah Tata Usaha”

Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson, “Administrasi adalah cabang ilmu manajemen

yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan dimana pekerjaan

itu harus dilakukan

manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan,

komunikasi, dan ingatan organisasi.”

Menurut George Terry, “Administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian

pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang

telah ditetapkan.” Pada pengertian ters

Menurut Soewarno Handayaningrat mengatakan “Administrasi secara sempit berasal dari kata Administratie (bahasa Belanda) yaitu meliputi kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketki-mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan”(1988:2). Administrasi dalam arti yang lebih luas

as dan fungsi-fungsi dari setiap unit yang ada dalam oraganisasi, serta enetapkan kedudukan dan sifat hubungan antara masing-masing unit tersebut.

t Manajement berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan

emiliki tipe data yang sama ataupun berbeda, walaupun field-field tersebut berada dalam satu ng-masing field dapat diakses secara individual.

itian opini public di antara ereka.

ada adanya proses penyampaian suatu pernyataan oleh seseorang kepada orang in. Jadi dalam pengertian ini yang terlibat dalam komunikasi adalah manusia

iri lingkungannya,

ehingga akan tampak dalam tingkah lakunya yang unik dan berbeda dengan orang lain.

Menurut The Liang Gie mengatakan “Administrasi secara luas adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu”(1980:9). 2. Unsur-Unsur Administrasi Organizing Organizing yaitu mengelompokan kegiatan yang diperlukan, yakni menetapkan susunan organisasi serta tugm Managemenorang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Pengertian Record Recording adalah kumpulan elemen-elemen data yang digabungkan menjadi satu kesatuan, masing-nasing elemen data tersebut dikenal dengan sebutan field. Field data tersebut dapat mkesatuan namun masi Relationship Humas adalah fungsi manajemen dari ciri yang terencana dan berkelanjutan melalui organisasi dan lembaga swasta atau publik (public) untuk memperoleh pengertian, simpati, dan dukungan dari mereka yang terkait atau mungkin ada hubungannya dengan penelm Communication Komunikasi memiliki makna ‘berbagi’ atau ‘menjadi milik bersama’ yaitu suatu usaha yang memiliki tujuan untuk kebersamaan atau kesamaan makna. Komunikasi secara terminologis merujuk pla Personality kepribadian merupakan suatu susunan sistem psikofisik (psikis dan fisik yang berpadu dan saling berinteraksi dalam mengarahkan tingkah laku) yang kompleks dan dinamis dalam dseorang individu, yang menentukan penyesuaian diri individu tersebut terhadaps

Financial Keuangan mempelajari bagaimana individu, bisnis, dan organisasi meningkatkan, mengalokasi,

an menggunakan sumber daya moneter sejalan dengan waktu, dan juga menghitung resiko alam menjalankan proyek mereka. Istilah keuangan dapat berarti:

• Ilmu keuangan dan asset lainnya ajemen asset tersebut

uan atau seni serta proses mengenai perencaanaan dan penyimpanan,penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan

ublic reaction ublic relation adalah usaha yang direncanakan secara terus-menerus dengan sengaja,

2001), ada lima jenis fungsi pendukung administrasi dalam perkantoran, yaitu

dministrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup

g membutuhkan pendapat, keputusan, dan rkantoran yang memadai.

inistrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif uan mengambil keputusan, seperti memuat keputusan pembelian barang.

asi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai keputusan serta keterampilan yang berhubungan dengan orang lain, seperti

dministrasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian,

ruang)

n: tempat bekerja. Pengertian lainnya adalah kantor merupakan atu unit organisasi yang terdiri dari tempat, personil, dan operasi ketatausahaan untuk

organisasi. Tempat adalah ruang, gedung, kompleks, serta perabot dan ti mesin dan perlenngkapan lainnya.

dd

• Man• Menghitung dan mengatur resiko proyek

Logistic logistik merupakan suatu ilmu pengetahpenentuan kebutuhan, pengadaan, material-material / alat-alat. PDefinisi pguna membangun dan mempertahankan pengertian timbal balik antara organisasi dan masyarakatnya. 3. Fungsi Administrasi Menurut Quible (fungsi rutin, fungsi teknis, fungsi analisis, fungsi interpersonal, dan fungsi manajerial. Untuk lebih jelasnya simak uraian di bawah ini · Fungsi rutin Fungsi rutin yaitu fungsi apengarsipan dan penggandaan. · Fungsi teknis Fungsi teknis yaitu fungsi administrasi yanketerampilan pe· Fungsi analisis Fungsi analisis yaitu fungsi admdesertai kemamp· Fungsi interpersonal Fungsi interpersonal yaitu fungsi administrdasar pengambilanmengoordinasi tim. · Fungsi manajerial Fungsi manajerial yaitu apengukuran, dan pemotivasian. B. Tentang Kantor 1. Pengertian KantorMenurut kamus besar bahasa Indonesia (KBBI), kantor adalah balai (gedung, rumah, tempat mengurus suatu pekerjaasumembantu pimpinanperlengkapannya, seperDari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa kantor adalah wadah atau tempat untuk sekelompok orang melakukan kegiatan tata usaha.

2. Tujuan Kantor Tujuan kantor adalah memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman. 3. Fungsi Kantor 1.Menerima Informasi salah satu fungsi kantor yang pertama adalah untuk menerima segala macam bentuk

oran tentang segala acam kegiatan bisnis. Selain menerima informasi yang masuk,kantor juga memiliki fungsi

informasi secara lebih lanjut yang nantinya mungkin akan diminta oleh

ord

asi harus disimpan untuk kepentingan hukum atau sebagai sebuah alat bukti. isamping itu,rekaman/record juga disimpan untuk memenuhi kebutuhan sebuah manajemen

anaan dan pengendalian pada perusahaan.

g eh pihak yang membutuhkan

cara maksimal. Sebagai Contoh, laporan dari sebuah kegiatan promosi yang dilakukan oleh ihak perusahaan dengan cara menyajikan informasi dengan jelas dan dapat dibaca dengan baik.

leh pihak yang menggunakan informasi atau data yang sudah diatur

ta r dan disimpan. Sebagian informasi yang disajikan dapat

ersifat rutin dan sebagian yang lain dapat bersifat khusus atau insidental. Informasi juga dapat au tertulis.

u

ak akan berfungsi sepenuhnya jika dibatasi pada fungsi enerima,merekam,mengatur dan memberi informasi saja. Kantor juga harus dapat melindungi

au data),baik tepat penyimpanannya, maupun isi dari informasi atau k

nformasi,seperti surat,panggilan telepon,pesanan,faktur,dan juga semua lapmuntuk memperoleh manajemen. 2.Merekam Informasi fungsi kantor yang kedua yaitu untuk merekam/menyimpan informasi agar informasi tersebutdapat sesegera mungkin disiapkan apabila pihak manajemen memintanya. Rekaman atua recsemua informDdalam melakukan perenc 3.Mengatur Informasi Kantor berfungsi untuk mengatur segala macam bentuk dari sebuah informasi dengan cara yansistematis agar informasi tersebut dapat dimanfaatkan/digunakan olsepLaporan tersebut dibuat osecara sistematis didalam kantor. 4.Memberi Informasi Kantor berfungsi untuk memberikan informasi kepada pihak yang membutuhkan. Apabula pihak manajemen meminta informasi,kantor memberikan informasi yang dibutuhkan berdasarkan dayang telah diterima,dihimpun,diatubdiberikan secara lisan at 5.Melindungi Aset/Harta Disamping yang fungsi yang lainnya, Kantor juga memiliki fungsi untuk melindungi aset ataharta. Segala macam bentuk informasi/data yang diterima oleh kantor adalah sebuah aset atau harta dari kantor tersebut. Kantor tidmaset atau harta (informasi atdata tersebut sehingga benar benar digunakan untuk kepentingan perusahaan dan informasi tidajatuh kepada pihak pihak yang tidak bertanggung jawab.

C. Pengertian Administrasi Perkantoran 1. William Spriegel dan Ernest Davies

alam buku “Principles of Business Organization and Operation”, anajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti ansportasi, manufakturing, pergudangan, dan enjualan

rol”, manajemen kantor adalah

u “National Office Management Association Report”, alah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan

tor sebagai u manajemen yang

un

n”, administrasi

antoran adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ri suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam pelayanan

bagi pimpinan dan juga

antoran atau kegiatan merencanakan,mengorganisasi (mengatur dan

menyus

1. Kegiatan Kantor a. Perencanaan perkantoran (office planning) 1) Perencanaan gedung

Dmtrp2. George R. Terry Dalam buku”Office Management and Contperencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan 3. Arthur Granger Dalam bukmanajemen kantor adkomunikasi dan perekaman dari suatu organisasi. 4. William Leffingwell dan Edwin Robinson Dalam buku”Textbook of Office Management, manajemen kansuatu fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmberkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pdan dimana pun pekerjaan itu dilakukan. 5. W. H Evans Dalam buku “Administrasi Perkantoran Moderperkantoran sebagai fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan, yaitu proses pengolahan data, komunikasi dan memori organisasi

Dalam arti sempit, administrasi perkketatausahaan daterhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi. Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa administrasi perkmanajemen perkantoran adalah rangkaian

un),mengarahkan,mengawasi (melakukan control),serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan. D. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

2) Tata ruang kantor 3) Penerangan/cahaya 4) Ventilasi 5) Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor 6) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor 7) Anggaran (budgeting) perkantoran 8) Standar kualitas kerja 9) Sistem informasi dan telekomunikasi

erkantoran (office organizing) isien dalam

an kerja yang baik dengan atasan ataupun

n/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan m melakukan

lam melakukan pengawasan

motivasi

da

kan: n dan kesehatan karyawan

g memadai

b. Pengorganisasian p1) Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih eforganisasi/perusahaan 2) Pemeliharaan hubungbawahan 3) Penyediaan peralatajenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalapekerjaan c. Pengarahan perkantoran (office actuating) 1) Penggunaan teknik yang efektif daterhadap bawahan 2) Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan terhadap bawahan 3) Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan 4) Penyatuan visi, misi karyawan dan organisasi 5) Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar 6) Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepakaryawan d. Pengawasan perkantoran (office controlling) 1) Penggunaan peralatan dan perabot kantor 2) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor 3) Kualitas pekerjaan kantor 4) Pelayanan kantor 5) Waktu 6) Biaya perkantoran 2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran a. Lokasi kantor Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor: 1) Faktor keamanan 2) Faktor lingkungan 3) Faktor harga b. Gedung Faktor yang perlu diperhati1) Menjamin keamana2) Memiliki fasilitas yan

3) Harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan)

(office furniture): meja, kursi, rak, laci-laci, dll

an habis pakai lainnya

perabot/perangkat kantor yang menunjang erja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi,

etode kerja dan kebutuhan

satu jawaban yang paling benar,

inistrae, Ad yang berarti , membantu, melayani, atau memenuhi, istilah ini berasal dari

i e. Perancis . Italia . Berikut ini yang termasuk unsure administrasi adalah……

d. Manajerial e. manajemen

. Rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan-karyawan dan mengarahkan segenap fasilitas

ian e. tata usaha

saha d. perbekalan

is sebagai dasar pengambilan n serta ketrampilan yang berhubungan dengan orang lain, disebut fungsi….

. Hal ini merupakan…. saha kantor d. fungsi kantor

n kantor

c. Peralatan 1) Perabotan kantor 2) Perbekalan kantor (office supplies): kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatd. Interior Adalah tatanan pelaksanaan kplafon, jendela, dan hiasan kantor e. Mesin-mesin kantor Disesuaikan dengan prosedur kerja, mkantor TES FORMATIF A. Pilihan Ganda Pilihlah salah 1. Secara etimologi, kata administrasi berasal dari kata Ad dan Mintensif, dan Ministrae yang berartibahasa ….. a. Latin d. Inggris b. Yunanc2a. Analisis b. Teknis c. rutin 3kerja agar tujuan kerjasama dapat tercapai, merupakan unsur administrasi bidang…. a. pengorganisasian d. manajemen b. kepegawac. perwakilan 4. Salah satu fungsi administrasi adalah sebagai…. a. Tata ub. manajerial e. keuangan c. perwakilan 5. Fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analiskeputusaa. interpersonal d. analisis b. rutin e. manajerial c. teknis 6. Kantor sebagai pemberi pelayanan komunikasi dan perekamana. Fungsi tata ub. unsure kantor e. tujuac. pengertian administrasi

7. Kantor mempunyai beberapa fungsi. Berikut ini merupakan fungsi kantor adalah…. n d. perwakilan

ri disebut…..

e. office work

rhadap kegiatan-kegiatan seperti nufacturing, pergudangan, dan penjualan. Hal ini merupakan pengertian

t….

lingkup administrasi yang meliputi kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja

r

d. teknis

n menyusun suatu kerangka yang menjadi wadah bagi setiap kegiatan

yang harus diperhatikan dalam menentukan gedung adalah…

n pusat kota

antor

termasuk dalam perencanaan perkantoran (office planning), yaitu….

e. anggaran

a. tata hubungab. memberi iniformasi c. manajerial c. analisis 8. Iatilah administrasi perkantoran dalam kepustakaan luar negea. office plaining d. office organizing b. office management c. office administrative 9. Manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh tetransportasi, mamanajeman kantor menurua. Goerge R. Terry d. Arthur Granger b. William Spriegel & Ernest e. Edwin Work c. William Leffingwell 10. Ruangperkantoran. Berikut ini yang termasuk salah satu kegiatan kantor adalah…. a. tata usaha d. perencanaan kantob. tata hubungan e. analisis c. Kepegawaian 11. Administrasi mempunyai 5 fungsi pendukung. Fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsiapan dan penggandaan, merupakan fungsi…. a. rutin b. analisis e. interpersonal c. manajerial 12. Rangkaian perbuatadari usaha kerja sama yang bersangkutan, merupakan unsure administrasi bidang…. a. pengorganisasian d. Manajemen b. Kepegawaian e. tata usaha c. perwakilan 13. Faktor-faktora. Memiliki fasilitas seadanya b. Menjamin Keamanan dan kesehatan karyawan c. harga mahal menjamin kualitas d. gedung yang baru dibangun e. dekat denga14. Salah satu sarana fasilitas kerja perkantoran adalah…. a. waktu d. Pengorganisasian kantor b. Pelayanan kantor e. kualitas pekerjaan kc. biaya perkantoran 15. Berikut inia. waktu d. pengorganisasian perkantoran b. pelayanan kantor c. biaya perkantoran

b. Esay Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas serta benar. 1. Jelaskan perbedaan pengertian admi si dalam arti sempit dan dalamnistra arti luas.

. Kantor

. Administrasi perkantoran

The Liang Gie dalam

. Sebut dan jelaskan fungsi administrasi dalam perkantoran.

tujuan kantor

. Sebut dan jelaskan Fungsi kantor

. Sebutkan aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan pekerjaan kantor.

. Sebutkan apa saja yang termasuk dalam sarana fasilitas kerja perkantoran.

. Sebutkan faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan : a. Lokasi Kantor

c. Peralatan d. Interior

0. Sebutkan dan jelaskan ruang lingkup administrasi perkantoran.

2. Jelaskan pengertian : a. Administrasi bc 3. Sebutkan dan jelaskan unsur-unsur administrasi menurut pendapatbukunya Administrasi Perkantoran Moderen. 4 5. Jelaskan 6 7 8 9 b. Gedung e. Mesin-mesin kantor 1

Skala Sikap ) pada kolom skala sikap berikut ini.

No. Pernyataan Sikap Alasan Berilah tanda centang ( √

S AS TB KS TS 1 Unsur administrasi bidang keuangan

mengelola segi-segi pembelanjaan

dalam usaha kerja sama.

2 Administrasi perkantoran sering disebut dengan istilah office work

3 Salah satu fungsi kantor adalah engatur informasi.

m

4 Kantor bertujuan untuk memberikan pelayanan kom

unikasi.

5 Unsur waktu bukan merupakan objek pengawasan dalam bidang manajemen

perkantoran. KeteranganS = uju, t KS = K rang S tuju, T = Tidak Setuju Bandingkan jawaban anda dengan jawaban teman-teman. Diskusikan apabila ada perbedaan jawa n unt u/ instr tur jika men ukan kesulitan.

Set AS = Agak Setuju, TB= Tidak Berpendapa , u e S

ba uk pernyataan tertentu. Mintalah bantuan gur uk em

KEGITAN BELAJAR MENDISKRIPSIKAN

2 FUNGSI PEKERJAAN KANTOR DALAM ORGANISASI

A. Pengertian Organisasi

alam kamus besar Indonesia (KBI) pengertian organisasiD adalah kesatuan (susunan) yang rang dalam perkumpulan untuk mencapai tujuan bersama. Sama terdiri atas bagian bagian o

seperti pengertian ekonomi, definisi organisasi juga merujuk pada beberapa pendapat ahli yang kompeten seperti berikut :

Menurut Chester I.Barnard mengemukakan The Executive, “organisasi adalah suatu

sistem mengenai usaha usaha kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.”

Sedangkan Stephen P.Robbins mengatakan b g

bersama.”

untuk mencapai segala tujuan yang diinginkan.”

dalam buku beliau yang berjudul The Function Of

ahwa “Or anisasi ialah kesatuan aspek sosial yang terkordinasi secara sadar, dengan satu batasan yang cukup relatif dan bisa diidentifikasi, yang bekerja secara relatif dan terus menerus untuk mencapai tujuan kelompok atau tujuan

Menurut J.William Schulze memberikan pendapat, “organisasi adalah suatu penggabungan dari orang orang,benda benda,alat alat perlengkapan,ruang lingkup kerja dan segala hal yang berhubungan dengannya,yang disatukan dalam sebuah hubungan yang teratur dan sangat efektif

Berbeda dengan Sir Stoner mengemukakan, “Organisasi adalah sebuah pola yang menghubungkan orang orang di bawah arahan pimpinan (manager) untuk mencapai atau mengejar tujuan bersama.”

sekelompok orang yang terdiri dua orang atau lebih, secara formal dan dipersatukan dalam sebuah kerjasama dalam untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan

Dari beberapa definisi yang dikemukakan di atas, bisa kita tarik kesimpulan tentang pengertian organisasi yaitu merupakan

bersama.Organisasi dibutuhkan oleh setiap manusia yang memiliki kepentingan dan juga tujuan yang sama, sebagai tempat atau badan dimana mereka saling berusaha untuk mewujudkan tujuan tersebut. Hal tersebut yang menjadi sebab adanya tujuan dari diadakannya sebuah organisasi yang kemudian bisa dikembangkan menjadi struktur organisasi.

Tujuan organisasi bisa terlihat dari sasaran yang harus dilakukan baik dalam tujuan jangka pendek maupun jangka panjang . Berikut ini pengelompokan dari tujuan organisasi dari definisi prioritas tujuan tersebut :

agaimana terciptanya sebuah organisasi tersebut, dan tidak berubah dari waktu ke waktu dan menjadi landasan pertama dalam konstitusi sebuah organisasi.

B. Prinsip-prinsip Organisasi

• Tujuan umum, mengandung pernyataan yang luas atau tujuan dalam skala umum yang menggambarkan b

• Tujuan merupakan gambaran dari apa yang harus dilakukan dengan spesifikasi yang jelas. Laporan setiap tugas terukur untuk mencapai tujuan yang diharapkan dari sebuah kelompok, biasanya memiliki jangka pendek dan batas waktu tertentu.

1. Prinsip Perumusan Tujuan Sebelum suatu organisasi/badan/lembaga,langkah hal pertama yang harus dilakukan adalah membuat tujuan dibentuknya organisasi/badan.lembaga tersebut. Tujuan yang dibuat haruslah

but yang akan menentukan hal-hal yang harus diperbuat atau sangat jelas karena tujuan tersedilakukan oleh organisasi yang telah terbentuk tersebut.

2. Prinsip Pembagian Kinerja Dalam penata laksanaan kegiatan oragnisasi kita harus melakukan pembagian tugas/kerja/unit

ntuk menghindari kemungkinan adanya pekerjaan yang tertumpuk dan terjadinya kelalai dalam ja organisasi.

diberi kekuasaan/ untuk melaksanakan tugas gasnya agar dapat dimintai pertanggung jawabannya

ng telah ditentukan,harus kita pastikan ntuk selalu menjalankan dan melaksanakan sistem pengawasan, karena jika sistem pengawasan

buah organisasi dapat mencapai tujuannya dengan maksimal.

organisasi perlu kita perhatikan suatu efektivitas dan sebuah efisiensi dari seorang emimpin yang dapat membawahi beberapa orang yang dibawahinya sehingga seorang

s kepemimpinannya secara efektif,efisien dan maksimal serta

ahan biasanya mempunyai seorang bos atau tasan. Dari bos tersebutlah kita menerima perintah dan kepada bos tersebutlah kita memberikan

s pelaksanaan pekerjaan kita.

n unit-unit organisasi agar tertuju ada pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan. Adanya pembagian tugas kepada unit unit

g tanpa kita sadari menimbulkan kecenderungan untuk memisahkan diri

Berdasarkan pola hubungan kerja setara alur wewenang dan tanggung jawab, bentuk organusasi nisasi lini/garis, organisasi garis dan staf. Dan organisasi

fungsional. Untuk lebih jelasnya simak pembahsan berikut

ling sederhana. Organisasi dengan jumlah karyawan sedikit dan pemiliknya merupakan pimpinan tertinggi didalam

si yang mempunyai hubungan langsungdengan bawahannya. Di sini setiap

upekerjaan pada sebuah unit ker 3. Prinsip Pendelegasian Kekuasaan/ Wewenang Dalam menjalankan kegiatan,suatu unit harustu 4. Prinsip Tingkat Pengawasan Berjalannya suatu organisasi dalam mencapai tujuan yautidak ada maka tidak mungkin seMaka karena itu,pembuatan organisasi harus memperhatikan aspek dari kemudahan sistem pengawasan 5. Prinsip Rentang Manajemen Dalam suatu ppemimpin dapat melakukan tugadapat melakukan tugas pengawasan secara optimal. 6. Prinsip Kesatuan Pemerintah Dalam menjalankan sebuah organisasi,seseorang bawalaporan pertanggung jawaban ata 7. Prinsip Koordinasi Prinsip kordinasi ada usaha untuk mengarahkan seluruh kegiatapkerja tersebut terkadandari tujuan organisasi secara keseluruhan. Untuk itu, koordinasi diperlukan agar kita terhindar dari sebuah konflik, dengan mengurangi duplikasi tugas, mengurangi pengangguran, dan memperkuat kerjasama.

C. Bentuk-Bentuk Organisasi

dapat dibedakan menjadi orga

1. Organisasi garis Organisasi garis merupakan bentuk organisasi tertua, dan pa

perusahaan/organisabagian-bagian utama langsung berada dibawah seorang pemimipin serta pemberian wewenang

dan tanggung jawab bergerak vertical ke bawah dengan pendelegasian yang tegasjenjang hirarki yang ada. Kebaikan-kebaikan organisasi garis : a. Bentuk organisasi sederhana sehingga mudah dipahami dan dilaksanakan, b. Pembagian tugas serta tc. Adanya kesatuan dalam perintah dadisiplin dan bertanggung jawab, d. Pengambilan keputusan dapat dilaksanakan secara cepat karena komSedangkan kekurangan-kekurangannya adalah : a. Bentuk organisasi tidak fleksibb. Kemungkinan pemimpin untuk bertindak otokratis besar, c. Ketergantungan pada seseorang cukup besar sedidalam garis organisasi “hilang”.

2. Organisasi garis dan staf Dalam organisasi ini ada dua kelom

, melalui

anggung jawab dan kekuasaan cukup jelas n pelaksanaan sehingga mempermudah pemeliharaan

unikasi cukup mudah.

el,

hingga mudah terjadi kekacauan bila seseorang

pok orang-orang yang berpengaruh dalam menjalankan organisasi itu, yaitu :

tugas pokok organisasi dalam rangka pencapaian tujuan, yang

kan tugasnya berdasarkan keahlian yang dimilikinya, orang ini berfungsi staf.

i ini mempunyai kebaikan, seperti : n tugas pokok dan

atang oleh segenap orang

mampuan dan bakat yang berbeda-beda dari anggota organisasi memungkinkan

n mutu pekerjaan yang lebih baik.

nnya..

n tidak selalu jelas. Maksudnya dalam pelaksana tugas – tugas operasional, orang-orang lini atua garis dihadapkan

alam komando yang mempunyai hak rlu pula

a. Orang yang melaksanakandigambarkan dengan garis atau lini. b. Orang yang melakuhanya untuk memberikan saran-saran kepada unit operasional. Orang-orang tersebut disebut Di dalam organisasi garis dan staf : – Terdapat spesialisasi yang beraneka ragam yang dipergunakan secara maksimal. – Dalam melaksakan pekerjaannya, anggota atau lini dapat menerima pengarahan serta informasi dari staf. – Pengarahan yang diberikan staf dapat dijadikan pedoman bagi pelaksana. – Staf mempunyai pengaruh yang besar dalam pelaksanaan pekerjaan. Organisas– Adanya pembagian tugas yang jelas antara orang-orang yang melaksanakapenunjang. – Keputusan yang diambil biasanya telah dipertimbangkan secara myang terdapat dalam organisasi, termasuk staf. – Adanya kedikembangkannya spesialisasi keahlian. – Adanya ahli-ahli dalam staf akan menghasilka– Disiplin para anggota tinggi karena tugas yang dilaksanakan oleh seseorang sesuai dengan bakat kealian, pendidikan dan pengalama

Sedangkan kekurangan dari organisasi ini adalah : – Bagi para pelaksana operasional perbedaan antara perintah dan sara

pada dua macam atasan.yaitu atasan yang terdapat dmemerintah dan pinpinan staf yang meskipun hanya berhak memberikan saran, namun peditaati karna sarannya berdasarkan pada keahlian dan wewenang fungsional. – Saran serta nasehat dari staf mungkin kurang tepat atau sulit dilaksanakan, karna kurangadanya tanggung jawab terhadap perkerjaan.

– Pejabat garis cendrung untuk mengabaikan gagasan dari staf sehingga gagastidak berguna. – Timbulnya kekacauan bila tugas-tugas tidak

3. Organisasi fuOrganisasi dengan bentuk ini merupakan suatu organisasi yang berdasark

an tersebut dapat

dirumuskan dengan jelas.

ngsional an pembagian tugasnya

serta kegiatannya pada spesialisasi yang dimiliki oleh pejabat-pejabatnya. Organisasi ini tidak urtural, tetepai lebih pada sifat dan pungsi yang perlu dijalankan.

b. Spesialisasi karyawan dapat dilakukan secara maksimal. laksanakan atau dijalankan.

asalah tidak jelas siapa yang harus bertanggung jawab penuh.

n. si terlalu

kan suatu pendidikan yang intensif terlebih dahulu.

ri ari

kelompok orang adalah dengan membentuk satu kelompok tetap yang disebut komite.

tara

un kegiatan yang dimaksud

n yang telah ditentukan sebelumnya. Kegiatan tersebut

kan

gka

terlalu menekan hilarki stDalam organisasi ini seorang bawahan dapat menerima beberapa instruksi dari beberapa pejabat serta harus mempertanggung jawabkannya pada masing-masing pejabat yang bersangkutan.

Kebaikan-kebaikan dari pungsional organisasi fungsional : a. Adanya spesialisasi menyebabkan perencanaan tugas dapat dengan baik.

c. Koordinasi antara orang-orang dalam satu funsi mudah did. Pekerjaan mental dapat dipisahkan dari pekerjaan pisik.

Kekurangan – kekurangan orgganisasi fungsional antara lain adalah sebagai berikut : a. Tanggung jawab terbagi-bagi, sehingga jika terjadi satu m

b. Ditinjau dari segi karyawan, banyaknya atasan yang membingungkan, c. Terjadi saling mementinngkan fungsi masing-masing menyebabkan koordinasi yang bersifat menyeluruh sukar dijalankad. Pertukaran (mutasi) pekerjaan sukar dilakukan, karna anggota organisamenspesialisasikan diri dalam satu bidang keahliannya saja, sehingga untuk mengadakan pertukaran jabatan harus dilaku

4. Organisasi komite/panitia : pendapat dari sekumpulan orang biasanya akan lebih baik dapada hasil pemikiran satu orang. Cara yang terbaik untuk menimbulkan kerja sama d

Komite adalah suatu badan yang terdiri dari sekumpulan orang yang diberi kekuasaan tertentudan dengan berunding mereka dapat membuat keputusan bersama-sama. Dengan adanya komite, diharapkan dapat menghilangkan iri hati atau pertentangan diananggota kelompok dan dapat dihindari hambatan-hambatan yang timbul akibat adanya perintahperintah yang simpang siur antara pimpinan yang sesingkat

D. Pengertian Pekerjaan Kantor Secara harfiah, arti bekerja adalah melaksanakan suatu kegiatan. Nam

terfokus untuk mencapai suatu tujua

dilaksanakan mengikuti perencanaan dan prosedur kerja yang telah ditetapkan.

Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain, sehingga menunjuk

adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam ran

penyelesaian sesuatu bidang tugas. Melakukan bidang pekerjaan tersebut dapat diadakan dengan

menggunakan mesin, alat hitung atau metode-metode lain yang dikerjakan dengan tan

Bagi seseorang pegaai kantor, arti bekerja adalah suatu kegiatan/ tugas dengan berpedoman pada

prosedur yang dilakukan dengan proses kerja sama, karenanya setiap pegawai kantor terkait

gan.

pada

dan paper work (pekerjaan kertas).

ngan secara lisan dan pembuatan warkat–

warkat

berkenaan pertama-tama dengan warkat dari badan

usaha p

Kantor

ungsi pekerjaan kantor dalam organisasi, antara lain sebagai berikut :

pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan

tu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan

prosedur kerja.

Pekerjaan perkantoran atau office work dalam bahasa Inggris disebut juga clerical work

(pekerjaan tulis)

George Terry merumuskan pengertian pekerjan perkantoran itu sebagai berikut

Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian ketera

tertulis dan laporan–laporan sebagai cara untuk meringkas warkat tertulis dan laporan

sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan

fakta bagi tindakan control dari pimpinan.

Sebuah pendapat lain dari 2 ahli bernama William Leffingwell dan Edwin Robinson

menerangkan bahwa pekerjaan perkantoran

embuat warkat–warkat, pemakaian warkat warkat, dan pemeliharaannya guna dipakai

untuk mencari keterangan dikemudian hari. Warkat–warkat ini mungkin merupakan sejarah dari

pelaksanaan urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh daftar perhitungan, surat

menyurat, surat perjanjian, surat pesanan, laporan–laporan dan oleh segala macam nota yang

tertulis dan tercetak.

E. Fungsi Pekerjaan

F

1. Memberi pelayanan terhadap

organisasi

2. Menyediakan informasi/ keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan

3. Memban

Tes Formatif

. Pilihan Ganda

atu jawaban yang paling benar.

organisasi berasal dari kata organum yang berarti alat, bagian, anggota atau

e. Belanda

asuk ciri organisasi adalah....

organisasi d. Tujuan individu

ma d. Tujuan individu

i, seor g baw ai satu orang atasan, bararti

ebut menerapkan prinsip....

e. Rentang organisasi

n dari bentuk

e. Garis/lini

rupakan kelebihan dari bentuk

e. Garis/ lini

a

Pilihlah salah s

1. Secara etimologi

badan, berasal dari bahasa....

a. yunani d. Sansekerta

b. latin

c. inggris

2. Setiap oragnisasi selalu mempunyai ciri, berikut ini yang term

a. rentang

b. koordinasi e. Kesatuan pemerintah

c. kerja sama

3. Berikut ini yang merupakan salah satu prinsip organisasi adalah....

a. tujuan bersa

b. pendelegasian wewenang e. Sekelompok orang

c. Kerja sama

4. Jika dalam sebuah organisas an ahan hanya mempuny

organisasi gters

a. kesatuan pemerintah d. Pendelagaisan wewenang

b. koordinasi

c. pembagian tugas

5. Karyawan lebih sulit untuk mengembangkan diri, merupakan kekeranga

organisasi......

a. Staf d. Fungsional dan garis

b. fungsional

c. garis dan staf

6. Spesialisasi karyawan dapat dimanfaatkan lebih maksimak, me

organisasi.....

a. staf d. Fungsional dan garis

b. fungsional

c. garis dan staf

7. Clerical work disebut juga .....

a. pekerjaan tulis d. Pekerjaan kertas

e. Pekerjaan melayani

n informasi bagi karyawan

uhan

aha-usaha kerjasama yang dilakukan oleh dua

finisi organisasi menurut......

istrasi

asi b i pim nan o t keputusan, merupakan

e. Prinsip organisasi

as aris/l i

. Jelaskan pengertian orgasnisasi menurut J. William Schulze.

sip organisasi.

k organisasi.

b. manajemen

c. organisasi

8. Salah satu fungsi pekerjaan kantor dalam organisasi adalah....

a. menyediaka

b. membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keselur

c. mempercepat perkembangan organisasi

d. memberikan pelayanan terhadap karyawan

e. menyediakan staf

9. Organisasi adalah suatu sistem mengenai us

orang atau lebih, merupakan de

a. James E. Mooney d. Chester I. Barnad

b. J. William Schulze e. Kamus admin

c. William Leffingwell

10. Menyediakan inform ag pi rganisasi untuk membua

salah satu.....

a. fungsi pekerjaan kantor d. Prinsip administrasi

b. unsur administrasi

c. kelebihan bentuk organis i g in

b. Esai

1

2. Sebutkan tiga ciri-ciri organisasi.

3. Sebutkan dan jelaskan prinsip-prin

4. Sebutkan dan jelaskan bentu-bentuk organisasi

5. Jelaskan kelebihan dan kelemahan bentuk-bentu

Skala Sikap

Berilah tanda centang (√) pada kolom skala sikap berikut ini.

Pernyataan Sikap Alasan No. S AS TB KS TS

1 Organisasi yang besar cocok menggunakan struktur bentuk garis

2 Penerapan prinsip “the right man on the tuk bentuk

right place” sangat cocok unorganisasi garis dan staf

3 Pada bentuk organisasi fungsional, lebih sulit dilakukan tour of duty

4 sering disebut Istilah pekerjaan kantor dengan tata usaha

5 bergantung

dalam pengambilan

Pimpinan organisasi sangatpada informasi yang disediakan pekerjaan kantor keputusan

Keterangan

= Setuju, AS = Agak Setuju, TB= Tidak Berpendapat, KS = Kurang Setuju, TS= Tidak Setuju andingkan jawaban anda dengan jawaban teman-teman. Diskusikan apabila ada perbedaan

pernyataan tertentu. Mintalah bantuan guru/ instruktur jika menemukan kesulitan.

SBjawaban untuk

KEGITAN BELAJAR MENGIDENTIFIKASI

3 PEKERJAAN KANTOR

A. Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor Pekerjaan kantor penting dilakukan untuk mendukung tugas-tugas utama/ pokok erusahaan agar diperoleh keuntungan yang maksimal. Berikut ini beberapa pekerjaan kantor

n-perusahaan, yaitu menghimpun, mencatat, mengolah, ngga

ncari informasi, membuat kliping, serta mengumpulkan berita an menyusunnya.

pi, mencetak informasi dengan printer atau risograph

pos, faksimile, email dan mendistribusikan informasi

pan surat/arsip, menyimpan data/informasi ke komputer dan menyusun buku di

munikasi

g njualan, keuangan, dan jumlah sarana dan prasarana

pbanyak dilakukan di perusahaame ndakan, mengirim, menghitung, dan pekerjaan lainnya. Simak uraian di bawah ini.

a. Menghimpun Contoh: mengumpulkan data, medb. Mencatat Contoh: membuat surat, notula, mencatat kegiatan, dan membuat tulisan di berbagai media c. Menggandakan Contoh: foto kod. Mengirim Mengirim surat lewate. Menyimpan Contoh: menyimperpustakaan f. Melakukan koContoh: bertelepon, korespondensi, chatting dan teleconference g. MenghitunContoh: menghitung data peh. Pekerjaan lainnya

Contoh: pelayanan tamu, kurir dan petugas kebersihan kantor

Kantor elyanan, terbuka, dan luas dan

ilaksanakan oleh semua fihak dalam organisasi. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut.

ekerjaan kantor merupakan pekerjaan melayani (service work) yang

r yang bersifat melayani menjadikannya merembes pada seluruh bagian di rganisasi/perusahaan. Sifatnya yang melayani dapat merambah ke semua pekerjaan operatif

n penjualan. Jadi pekerjaan perkantoran menjadi saja

sumber: https://www.dkit.ie 3. Dilakukan Semua fihak Karena pekerjaan perkantoran merembes pada semua lini perkantoran, mau tidak mau semua pihak baik dari pimpinan hinggan engerjakan pekerjaan

k atau embur tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai seorang mandor.

B. Ciri-Ciri Pekerjaan Pekerjaan kantor mempunya 3 ciri utama yang bersifat pd1. Bersifat Pelayanan Pekerjaan administrasi perkantoran memiliki ciri mendasar yakni bersifat melayani pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok kantor) dalam mencapai tujuan organisasi. G.R. Terry menuebutkan bahwa pberfungsi memudahkan dan meringankan, serta membantu pekerjaan menjadi lebih cepat dan berdaya guna. 2. Bersifat terbuka dan luas Bagi Organisasi Pekerjaan kantoodalam perusahaan, seperti bagian produksi dalebih bersifat terbuka dan luas sehingga pekerjaan perkantoran juga dapat dilakukan dimanadalam suatu organisasi, tidak terbatas di kantor namun dapat pula diluar kantor itu sendiri.

karyawan paling bawah ikut mperkantoran. Misalnya, seorang mandor pabrik mencatat para pekerja atau karyawan yang tidak masupekerja yang l Berdasarkan ciri-ciri pekerjaan kantor tersebut, kita dapat menarik kesimpulan bahwa pekerjaan

kpunggung bagi organisasi modern. C. Hasil Jasa atau Produk Pekerj

antor pada umumnya merupakan suatu fungsi yang memberikan bantuan dan merupakan tulang

aan Kantor Seperti telah disampaikan sebelumnya bahwa pekerjaan kantor banyak sekali ragamnya,

g), checking(memeriksa), filling( menyimpan),

informasi yang disampaikan

2. Laporan

suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan maupun

A Fungsi laporan :

tanggungjawaban

formasi

an keputusan

seperti typing (mengetik), calculating (menghituntelephoning(menelpon), duplicating(menggandakana), mailing(persuratan), dsb. Dari adanya kegiatan tersebut maka menghasilkan baerbagai macam hasil atau produk. Hasil jasa atau produk pekerjaan kantor tersebut antara lain adalah surat, laporan, formulir, dan berbagai macam dokumen tertulis. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut. 1. Surat

komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau Yaitu media

kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan. 

Laporan adalah

tertulis. Laporan merupakan produk pekerjaan kantor, karena di dalamnya terdapat kegiatan

pencatatan, pengumpulan, pemeriksaan, pengetikan, dan pengolahan data.

1. sebagai bahan per

2. sebagai alat untuk menyampaikan in

3. sebagai alat pengawasan

4. sebagai bahan penilaian

5. sebagai bahan pengambil

B. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan:

. laporan yang dibuat harus jelas dan cermat

mengenai sasaran

n alamat yang tepat

tuk 

paian 

 laporan (baca dimateri komunikasi) 

dalah  lembaran  kartu  aatau  kertas  dengan  ukuran  tertentu  yang  didalmnya  terdapat  data  atau 

g bersifat tetap, dan ada beberapa bagian lain yang akan diisi dengan informasi yang tidak 

nghemat waktu, tenaga dalam hal penulisan serta hemat dalam penggunaan kertas 

n dan pencatatan 

a yang sama 

 kepada beberapa bagian yang berbeda 

diperhatikan dalam membuat formulir : 

1

2. harus mengandung kebenaran dan objektivitas

3. laporan harus lengkap

4. laporan harus tegas dan konsisten

5. laporan harus langsung

6. harus disampaikan kepada orang da

7. laporan sebaiknya disertai saran-saran

8. harus dibuat tepat waktu

C        Jenis‐jenis laporan :

1.      Laporan berdasarkan waktu 

2.      Lporan berdasarkan ben

3.      Laporan berdasarkan penyam

4.      Laporan berdasarkan sifat 

5.      Laporan berdasarkan isinya 

d.      Langkah‐langkah membuat

 

3.      Formulir 

A

informasi yan

tetap. 

a.       Keuntungan membuat formulir : 

1.      Me

2.      Memudahkan dalam penyimpana

3.      Mdanya keseragaman sehingga mengurangi terjadinya penyimpangan 

b.      Fungsi formulir : 

1.      Mencari suatu keterangan tertentu 

2.      Menghimpun dat

3.      Menyampaikan informasi yang sama

4.      Sebagai bukti fisik 

5.      Sebagai dasar petunjuk untuk bekerja 

c.       Hal‐hal yang perlu 

1.      Setiap formulir yang dibuat haruis mempunyai kegunaan yang jelas 

mua informasi harus dibuatkan formulir 

 yang cukjup 

tuk formulir ke luar kantor 

ngan  sebaik mungkin  dan  direncanakan  secara 

mulir, masih banyak catatan tertulis/ dokumen  lain yang merupakan hasil kegiatan pekerjaan 

bar, buku, atau paper. 

masi secara langsung. 

tan berupa tulisan 

tak  atau  tereka  berupa  informasi  yang  telah  terjadi  atau  berkaitan  dengan masa  lalu  yang 

. Pilihan Ganda atu jawaban yang paling benar !

disebut juga ……

kertas e. penunjang

yanan d. mencatat data pembayaran . sebagai duta organisasi e. mencatat pesan pelanggan

2.      perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir, karena tidak se

3.      Ada standarisasi dalam pembuatan formulir 

4.      Informasi dibuat secara tersusun dengan rapi, logis dan praktis 

5.      Formulir dibuat secara sederhana 

6.      Untuk bagian yang akan diisi informasi, perlu disediakan ruang kososng

7.      Harus ada judul nama formulir 

8.      Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuihan 

9.      Cantumkan  nama organisasi un

10.   Perancangan  desain  formulir  harus  dilakukan  de

matang. 

4.      Berbagai macam dokumen tertulis 

Selain for

kantor. Contoh : tabel, peta, grafik, gam

Di samping  itu  terdapat pula produk atau hasil dari pekerjaan kantor  lainnya yang  tidak kalah penting 

yaitu Jasa. Contoh : kegiatan melayani tamu, memberikan infor

5.      Arsip 

Asrip merupakan prosuk dari kegiatan penyimpanan. Arsip merupakan data atau cata

baik  terce

disimpan menurut  suatu  cara  tertentu  sehingga  sewaktu‐waktu dibutuhkan dapat ditemukan kembali 

dengan cepat dan tepat.   

Tes Formatif aPilihlah salah s 1. Pekerjaan kantora. pokok d. objective b.c. sampingan 2. Berikut ini yang merupakan ciri-ciri pekerjaan kantor, yaitu… a. bersifat pelabc. alat bukti otentik

3. Pekerjaan kantor diper a a na dan dapat dilkukan oleh luk n dim na-ma semua bagian dalam atas di ruang kantor saja tetapi bisa dilkukan diluar ruangan sekalipun, ini

erupakan cirri pekerjaan kantor bersifat…..

d. duta organisasi . mailing e. penunjang

a, salah satunya adalah kegitan si dalam bentuk….

. risogrph d. mengirm e-mail

. mbayaran d. laporan penjualan

. calculating e. duplicating

pekerjaan kantor yang paling

. filling d. calculating

u…. mpun data yang sama d. sebagai dasar petunjuk

. mengurangi kegiatan fotokopi e. mencari keterangan tertentu

d laporan penting . Laporan tertulis e. Laporan informative

, merupakan jenis pekerjaan

. mengolah d. menggandakan

t

organisasi, tidak terbma. pelayanan d. dilaksanakan oleh semua fihak b. sebagai duta organisasi e. bernilai historis c. terbuka dan luas 4. Salah satu contoh pekerjaan kantor, yaitu…. a. hiking bc. diving 5. Kegiatan berkomunikasi dapat dilakukan dengan berbagai carkomunikaab. fotokopi e. filling c. diving 6. Berikut ini merupakan hasil dari pekerjaan kantor adalah…a. uang peb 7. Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleg Goerge R. Terry,sedikit dilakukan adalah….. ab. mailing e. duplicating c. typing 8. Berikut ini yang merupakan keuntungan membuat formulir, yaita. menghibc. sebagai bukti fisik 9. Berikut ini jenis laporan berdasarkan penyampainnya adalah….. a. laporan biasa bc. laporan analisa 10. Kegiatan melakukan pencatatn data yang berkaitan dengan angkakantor…. ab. menghitung e. Menyimpan c. Mencata

b. Esai wablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat, jelas, dan benar.

. Jelaskan apa yang dimaksud dengan pekerjaan kantor.

. Sebut dan jelaskan jenis-jenis pekerjaan kantor.

. Sebut dan jelaskan hasil dari jasa pekerjaan kantor.

. Sebutkan langkah-langkah membuat laporan.

ktivitas

. Buatlah contoh formulir (format dapat dicari dari berbagai sumber internet) contoh konsep surat niaga dengan tulisan tangan, kemudian lakukanlah hal berikut :

a. ketiklah konsep surat tersebut dengan menggunakan computer

Buatlah kelompok kerja yang terdiri dari 5 orang.carilah contoh hasil-hasil pekerjaan di lakukan beberapa kantor atau perusahaan seperti surat, formulir, laporan, dan

bagainya. Kemudian susunlah acara secara rapi bukti-bukti tersebut dengan cara ditempel di

kala Sikap No. Pernyataan Sikap Alasan

Ja1 2. Jelaskan tentang pekerjaan kantor yang bersifat pelayanan. 3 4 5 A 12. Buatlah b. Gandakanlah hasil ketikan tersebut dengan menggunakan mesin fotokopi c. Kirimkanlah surat tersebut ke e-mail bapak/ibu gurumu atau melalui facsimile 3. Kumpulkan bakti hasil pekerjaan no 1-2 kapada bapak/ibu gurumu Portofolio kantor yangsekertas HVS A4 dan dijilid. Beri ulasan, tnggapan, atau kesimpulan dari hasil pekerjaanmu. Kumpulkanlah tugasmu kepada bapak/ibu dengan rapid an tepat waktu. S

S AS TB KS TS 1 Pekerjaan kan pekerjaan

organisasiona tor merupakan

l 2 Mailing merupakan pekerjaan kantor

dengan presentase paling besar 3 tor hanya dilakukan Pekerjaan kan

terbatas pada ruang kantor saja 4 rupakan Susunan buku yang teratur me

hasil adanya kegiatan kantor 5 an oleh Kegiatan kantor dapat dilkuk

siapa saja, kapan saja, dan dimana saja

eterangan = Setuju, AS = Agak Setuju, TB= Tidak Berpendapat, KS = Kurang Setuju, TS= Tidak Setuju andingkan jawaban anda dengan jawaban teman-teman. Diskusikan apabila ada perbedaan

pernyataan tertentu. Mintalah bantuan guru/ instruktur jika menemukan kesulitan.

KSBjawaban untuk

EVALUASI III

ji Kompetensi Teori mpilan

UUji Kompetensi Ketera

A. a.

Uji Kompetensi Teori

Pilihan Ganda yang paling benar

dari kegiatan komunikasi di kantor adalah…. d. risograph

. mengirim e-mail e. membuat kliping

di kantor-kantor

. checking d. duplicating

ing

d. 2,3% . 19,6% e. 30%

dalah…. anti oli d. Pasang ban

. Tune up e. cuci mobil

g habis pakai adalah…. d. deks try

. perforator e. rak buku

er, yaitu warna… d. ungu

. hijau e. merah muda

h warna dinding yang u….

. biru d. kuning tua

Pilihlah salah satu jawaban 1. Salah satu contoha. menyimpan data ke computer bc. filling 2. Menurut Goerge R. Terry, pekerjaan kantor yang paling banyak dilakukanadalah….ab. typing e. mailing c. telephon 3. Pekerjaan Typing menurut George mencapai presentase sebesar….. a. 24,6% bc. 40% 4. Berikut ini yang merupakan contoh pekerjaan kantor di bengkel aa. menggbc. mencatat transaksi penjualan 5. Berikut ini yang merupakan perlengkapan kantor yang tergolong barana. amplop bc. stapler 6. Campuran warna merah dan kuning akan menghasilkan warna sekunda. biru bc. oranye 7. Untuk memberikan nuansa sejuk pada ruang kantor, anda dapat memilinetral yaitab. hitam e. cokelat c. merah 8. Tes untuk mengukur bakat pelamar disebut….

a. interest test d. aptitude test . personality test e. tes individu

batan an tugas e. analisis tugas dan jabatan

ebih tinggi dan ar disebut….

. promosi d. demosi

Sebutkan 5 contoh kegiatan penggandaan. . Jelaskan maksud dari pekerjaan kantor bersifat luas dan terbuka.

kan 5 contoh perlengkapan kantor dalam bentuk buku yang harus disediakan di setiap

demosi dan promosi. kerja

uatlah kelompok yang terdiri dari lima orang anggota, kemudian ikuti instruksi berikut: . Carilah contoh perbedaan antara pekerjaan operatif dan pekerjaan kantor yang ada di kantor

.

t/alfamaret ntoh pekerjaan dengan bukti-bukti pendukung berupa foto atau gambar tentu dengan

ng/ dokumen tertulis.

. Buku Induk Barang Inventaris b. Buku Golongan Barang Inventaris

bc. intelegensi 9. Pengertian job analysis yang tepat adalah… a. analisis tugas d. analisis pekerjaan/ jab. penganalisisc. analisa tugas dan pekerjaan 10. Kenaikan jabatan seorang karyawan yang disertai dengan kekuasaan yang ltanggung jawab yang lebih besab. analisis jabatan e. rekruitmen c. seleksi b. Esai 1.23. Sebutkantor dan jelaskan kegunaannya. 4. Sebut dan jelaskan macam-macam personil kantor. 5. Sebutkan 5 contoh kegiatan yang dilkukan dalam rangka memelihara merawat sarana dan prasarana kantor. 6. Jelaskan komponen pelatihan dan pengembangan. 7. Jelaskan perbedaan mutasi biasa dan mutasi promosi. 8. Jelaskan tentang9. Jelaskan penyebab terjadinya pemutusan hubungan10. Jelaskan dasar penurunan jabatan seorang karyawan. B. Uji Kompetesni Keterampilan B1dengan bidang tugas sebagai berikuta. Rumah Sakit b. Sekolah c. Bengkel d. Perusahaan e. Indomarelengkapi coformat penduku 2. Buatlah contoh pencatatan barang inventaris yang ada di kantor (minimal 8 contoh barang) dengan menggunakan : a

c. Buku Catatan Barang Non Inventaris Portofolio

uatlah kelompok yang terdiri dari lima orang anggota, kemudian buatlah laporan sederhana dari eberapa contoh kegiatan berikut ini (pilih salah satu) . Kegiatan 17 Agustus

Keagamaan

gurumu!

Bbab. Kegiatan c. Kegiatan Rekreasi Kumpulkan hasil kerja kelompokmu kepada bapak/ibu

DAFTAR PUSTAKA

he Liang Gie. 1981. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Nurcahaya

uraida, Ida, 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: CV. Haji Masagung

ifikasi-

T N http://administrasiperkantoransmkn1kebumen.blogspot.com/2012/09/iii-mengidentpekerjaan-kantor.html