MENGHITUNG KEBUTUHAN PETUGAS PENGODEAN PASIEN …repository.unjaya.ac.id/2503/2/Yusinda...

MENGHITUNG KEBUTUHAN PETUGAS PENGODEAN PASIEN

JAMINAN KESEHATAN NASIONAL (JKN) BERDASARKAN

METODE WISN DI RS PKU MUHAMMADIYAH

YOGYAKARTA

TAHUN 2016

KARYA TULIS ILMIAH

Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Mencapai Gelar Ahli Madya

Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta

Disusun oleh :

YUSINDA ARGARINI

1 3 1 3 0 2 7

PROGRAM STUDI

REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN (D-3)

SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN

JENDERAL ACHMAD YANI

YOGYAKARTA

2016

iv

KATA PENGANTAR

Puji Syukur kami panjatkan kehadiran Allah SWT, karena atas berkat

rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah yang berjudul

“Menghitung Kebutuhan Petugas Pengodean Pasien Jaminan Kesehatan

Nasional (JKN) Berdasarkan Metode WISN Di RS PKU Muhammadiyah

Yogyakarta Tahun 2016“. Karya Tulis Ilmiah ini disusun sebagai salah satu

syarat mencapai gelar Ahli Madya Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Stikes

A. Yani Yogyakarta.

Penulis menyadari bahwa semua usaha yang telah dilakukan merupakan

hasil kerjasama yang baik dari semua pihak yang telah membantu. Untuk itu,

penulis menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Kuswanto Hardjo, dr., M.Kes selaku ketua Stikes Jenderal Achmad Yani

Yogyakarta.

2. Sis Wuryanto, A.Md PerKes., SKM., MPH selaku ketua Prodi D3 Rekam

Medis dan Informasi Kesehatan Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta

3. Kori Puspita Ningsih, A.Md., SKM sebagai pembimbing utama yang telah

meluangkan waktu, tenaga, pikiran, untuk membimbing peneliti dalam

penyusunan karya tulis ilmiah ini.

4. Ibnu Mardiyoko, SKM., MM selaku penguji yang telah meluangkan waktu,

tenaga, dan pikiran dalam karya tulis ilmiah ini.

5. Staf dan dosen-dosen Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta yang telah

mendukung penyusunan karya tulis ilmiah ini.

6. dr. H. Joko Murdiyanto, Sp.An., MPH selaku Direktur Utama RS PKU

Muhammadiyah Yogyakarta yang telah memberikan izin untuk melakukan

penelitian ini.

v

7. Adi Sumartono, AMd selaku pembimbing lahan yang telah membimbing dan

meluangkan waktu dan pikiran sehingga penelitian ini dapat diselesaikan.

8. Seluruh staf dan pegawai rekam medis RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta

yang telah mendukung dan melancarkan penelitian karya tulis ilmiah ini.

9. Ayah, ibu tercinta dan adik-adik atas doa, motivasi dan kasih sayangnya

untuk kelancaran penyusunan karya tulis ilmiah ini.

10. Seluruh teman-teman rekam medis 2013, atas dukungan dan bimbingan serta

yang telah membantu dalam bentuk doa, motivasi dan kasih sayang dalam

penyusunan karya tulis ini.

11. Semua pihak yang telah banyak membantu secara langsung maupun tidak

langsung, namun tidak dapat disebutkan satu persatu.

Seluruh bantuan baik moral maupun material yang diberikan kepada

penulis, penulis ucapkan terima kasih. Penulis menyadari masih terdapat banyak

kekurangan dalam penyusunan karya tulis ini. Oleh karena itu, penulis

mengharapkan saran dan kritik demi kesempurnaan karya tulis ini. Namun

demikian adanya, semoga karya tulis ini dapat dijadikan acuan tindak lanjut

penelitian selanjutnya dan bermanfaat bagi kita semua terutama bagi ilmu rekam

medis.

Yogyakarta, September 2016

Penulis

Yusinda Argarini

1313027

vi

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ………………………………………………………………i

KATA PENGANTAR ........................................................................................... iv

DAFTAR ISI .......................................................................................................... vi

DAFTAR TABEL ................................................................................................ viii

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. ix

DAFTAR SINGKATAN ........................................................................................ x

DAFTAR KODING ............................................................................................... xi

DAFTAR LAMPIRAN ......................................................................................... xii

INTISARI ............................................................................................................. xiii

ABSTRACT ......................................................................................................... xiv

BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1

A. Latar Belakang ............................................................................................. 1

B. Rumusan Masalah ........................................................................................ 4

C. Tujuan Penelitian ......................................................................................... 4

D. Manfaat Penelitian ....................................................................................... 5

E. Keaslian Penelitian ....................................................................................... 6

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ............................................................................. 9

A. Tinjauan Teoritis .......................................................................................... 9

1. Rekam Medis ............................................................................................ 9

2. Kompetensi Perekam Medis ................................................................... 10

3. Manajemen Sumber Daya Manusia ....................................................... 11

4. Beban Kerja ............................................................................................ 17

B. Landasan Teori ........................................................................................... 24

C. Kerangka Konsep ....................................................................................... 25

D. Pertanyaan Penelitian ................................................................................. 26

BAB III METODE PENELITIAN........................................................................ 27

A. Jenis dan Rancangan Penelitian ................................................................. 27

B. Lokasi dan Waktu Penelitian ..................................................................... 28

C. Subjek dan Objek Penelitian ...................................................................... 28

D. Definisi Operasional................................................................................... 29

vii

E. Teknik dan Alat Pengumpulan Data .......................................................... 31

F. Teknik Pemeriksaan Keabsahan Data ........................................................ 35

G. Metode Pengolahan dan Analisis Data ...................................................... 36

H. Etika Penelitian .......................................................................................... 39

I. Jalannya Penelitian ..................................................................................... 40

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN .............................................................. 43

A. Gambaran Umum Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Yogyakarta ......... 43

B. Hasil Penelitian .......................................................................................... 49

C. Pembahasan ................................................................................................ 70

D. Keterbatasan Penelitian .............................................................................. 78

BAB V PENUTUP ................................................................................................ 80

A. Kesimpulan ................................................................................................ 80

B. Saran ........................................................................................................... 80

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... xv

LAMPIRAN

viii

DAFTAR TABEL

Tabel 4. 1 Perfomance RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta Tahun 2011-2015 49

Tabel 4. 2 Hari Kerja Tersedia Tahun 2015 .......................................................... 50

Tabel 4. 3 Waktu Kerja Tersedia Tahun 2016 ...................................................... 52

Tabel 4. 4 Unit dan Kategori Sumber Daya Manusia ........................................... 55

Tabel 4. 5 Standar Beban Kerja SDM Pengodean Pasien JKN Rawat Jalan ........ 59

Tabel 4. 6 Standar Beban Kerja SDM Pengodean Pasien JKN Rawat Inap ......... 60

Tabel 4. 7 Standar Kelonggaran Pengodean Pasien JKN ..................................... 64

Tabel 4. 8 Kuantitas Kegiatan Pokok (KKP) Pengodean JKN Rawat Jalan ......... 65

Tabel 4. 9 Kuantitas Kegiatan Pokok (KKP) Pengodean JKN Rawat Inap .......... 66

Tabel 4. 10 Kebutuhan Tenaga Pengodean Pasien JKN Rawat Jalan................... 68

Tabel 4. 11 Kebutuhan Tenaga Pengodean Pasien JKN Rawat Inap .................... 69

ix

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2. 1 Kerangka Konsep Penelitian. ........................................................... 25

Gambar 4. 1 Struktur Organisasi RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta ............. 45

Gambar 4. 2 Struktur Organisasi Rekam Medis ................................................... 54

x

DAFTAR SINGKATAN

BPJS : Badan Penyelenggara Jaminan Sosial

HD : Hemodialisa

ICD 9-CM :International Statistical Classification of Diseases and Related

Health Problem 9- Clinical Modification

ICD-10 : International Statistical Classification of Diseases and Related

Health Problem Rev. 10

INA CBGs : Indonesian Case Based Groups

JKN : Jaminan Kesehatan Nasional

KKP : Kuantitas Kegiatan Pokok

MENKES : Menteri Kesehatan

Permenkes : Peraturan Menteri Kesehatan

PKU : Pusat Kesehatan Umat

RM : Rekam Medis

RS : Rumah Sakit

RSUD : Rumah Sakit Umum Daerah

SBK : Standar Beban Kerja

SDM : Sumber Daya Manusia

SDMK : Sumber Daya Manusia Kesehatan

SK : Standar Kelonggaran

SOP : Standar Prosedur Operasional

TPPRJ : Tempat Penerimaan Pasien Rawat Jalan

UU : Undang-undang

WISN : Work Load Indicator Staffing Need

WKT : Waktu Kerja Tersedia

WP : Waktu Pokok

xi

DAFTAR KODING

Koding 1: Waktu kerja tersedia dalam penyelesaian tugas……………………....53

Koding 2: Sistem pembagian uraian tugas di bagian pengodean pasien JKN.......56

Koding 3: Kegiatan pegawai di bagian pengodean pasien JKN…………………57

Koding 4: Pelaksanaan uraian tugas di bagian pengodean pasien JKN.………....61

Koding 5: Kegiatan waktu paling singkat dan paling lama ……………………..62

xii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Surat Ijin Penelitian dari Gubernur DIY

Lampiran 2 Surat Ijin Penelitian dari Dinas Perizinan

Lampiran 3 Surat Ijin Penelitian dari RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta

Lampiran 4 Pernyataan Responden 1

Lampiran 5 Pernyataaan Responden 2

Lampiran 6 Pernyataaan Responden 3

Lampiran 7 Pernyataaan Subjek Triangulasi

Lampiran 8 Pedoman Wawancara

Lampiran 9 Hasil Wawancara Koding 1





Lampiran 14 Checklist Hasil Observasi

Lampiran 15 Perhitungan Waktu Per Kegiatan Koding Rawat Jalan Petugas A

Lampiran 16 Perhitungan Waktu Per Kegiatan Koding Rawat Jalan Petugas B

Lampiran 17 Perhitungan Waktu Per Kegiatan Koding Rawat Jalan Petugas C

Lampiran 18 Perhitungan Waktu Per Kegiatan Koding Rawat Inap Petugas A

Lampiran 19 Perhitungan Waktu Per Kegiatan Koding Rawat Inap Petugas B

Lampiran 20 Perhitungan Rata-rata Waktu Per Kegiatan Koding Rawat Jalan

Petugas A, B, C

Lampiran 21 Checklist Hasil Dokumentasi

Lampiran 22 Struktur Organisasi Rumah Sakit PKU Muh. Yogyakarta

Lampiran 23 Struktur Organisasi Rekam Medis

Lampiran 24 Uraian Tugas Pelaksana Pengodean Pasien JKN

Lampiran 25 SPO Pemberian Kode ICD

Lampiran 26 Data Pelatihan Pegawai Rekam Medis (Januari-Desember) 2015

Lampiran 27 Data Lembur Pegawai Rekam Medis

Lampiran 28 Daftar Hadir Bimbingan

xiii

MENGHITUNG KEBUTUHAN PETUGAS PENGODEAN PASIEN

JAMINAN KESEHATAN NASIONAL (JKN) BERDASARKAN

METODE WISN DI RS PKU MUHAMMADIYAH

YOGYAKARTA

TAHUN 2016

Oleh :

Yusinda Argarini1, Kori Puspita Ningsih

2

INTISARI

Latar belakang : Dalam implementasi jaminan sosial telah diatur pola

pembayaran kepada fasilitas lanjutan adalah dengan menggunakan sistem

kodefikasi dari diagnosis akhir dan tindakan yang menjadi output pelayanan,

dengan demikian tentu dibutuhkan sumber daya manusia (SDM) yang mampu

melakukan pekerjaan sesuai kompetensi dan beban kerja yang ada. Berdasarkan

studi pendahulan Instalasi Rekam Medis RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta

menetapkan sistem baru mulai tanggal 25 Januari 2016 terkait alur dan prosedur

pengodean pasien JKN. Dalam menyelesaikan pekerjaan klaim rawat jalan

petugas terkadang tidak dapat menyelesaikan pada jam kerja produktif karena alur

baru cukup rumit dan membutuhkan waktu cukup lama, ditambah dengan revisi

klaim dari BPJS dari tahun 2015 dan 2016 sehingga setiap hari petugas

menambah jam kerja bahkan sampai 2 shift (14 jam kerja).

Tujuan : Mengetahui jumlah kebutuhan petugas pengodean pasien JKN

berdasarkan metode WISN di RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta.

Metodologi Penelitian : Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif

dengan pendekatan kualitatif dan rancangan cross sectional. Metode

pengumpulan data dengan menggunakan wawancara, observasi dan studi

dokumentasi. Hasil Penelitian : Berdasarkan hasil perhitungan dengan metode WISN dapat

diketahui bahwa waktu kerja tersedia dalam satu tahun adalah 1904 jam/tahun

(6854400 detik/tahun); unit dan kategori SDM yang ada di bagian pengodean

JKN berjumlah 3 orang berlatar belakang pendidikan D3 Rekam Medis dengan

masa kerja 4-16 bulan; standar beban kerja masing-masing kegiatan berbeda-beda;

standar kelonggaran dalam satu tahun adalah 0,1 orang; jumlah petugas

pengodean pasien JKN yang dibutuhkan untuk tahun 2016 adalah 5 orang,

sehingga perlu ada penambahan 2 orang petugas pengodean pasien JKN di RS

PKU Muhammadiyah Yogyakarta.

Kata Kunci : SDM, Pengodean, JKN, WISN.

1 Mahasiswa Program Studi Diploma 3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Jenderal Achmad Yani Yogyakarta.

2 Dosen Pembimbing Program Studi Diploma 3 Rekam Medis dan Informasi

Kesehatan Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Jenderal Achmad Yani Yogyakarta.

xiv

CALCULATING THE NEEDS CODING PATIENTS OFFICERS OF

NATIONAL HEALTH INSURANCE BASED ON WISN

METHOD IN PKU MUHAMMADIYAH

YOGYAKARTA HOSPITAL

YEAR 2016

Oleh:

usinda rgarini Kori uspita ingsih

ABSTRACT

Background: In the implementation of social security has been arranged pattern

of payments to advanced facility is the basic grouping system uses codefication of

the final diagnosis and actions / procedures to be output services, thus certainly

needed human resources (HR) is capable of doing the job according the

competence and existed the workload. Based on the result of proliminary studies

at Installation Medical Record of PKU Muhammadiyah Yogyakarta Hospital

establish a new system started on January 25, 2016 related to patient flow and

coding procedures of JKN. To finished the claim outpatient officer can not

completed the hours of productive work for the new flow because it is

complicated and took a long time, added with a revised claim of BPJS from 2015

and 2016 so every day the officers added more hours and even up to two shifts (14

hours work).

Purpose: To recognize the needs of coding patient officers of JKN based on

WISN method at PKU Muhammadiyah Yogyakarta Hospital.

Research Methodology: This is descriptive research by qualitative approach and

cross sectional design. The method of collecting data using interviews,

observation and documentation.

Results: Based on calculations by WISN method can be seen that the working

time available in a year is 1904 hours / year (6.854.400 seconds / year); units and

categories of human resources in the coding section JKN totaling 3 educational

background D3 Medical Record with tenure of 4-16 months; workload standard

for each activity is different; standard allowances in one year was 0.1 people; the

number of JKN coding officers required for 2016 is 5 people, so it needs no

additional 2 JKN coding officers in PKU Muhammadiyah Yogyakarta Hospital.

Keywords: HR, coding, JKN, WISN.

1 A student of Diploma 3 Medical Record and Health Information Study Program

of Achmad Yani High School Of Helath Science Yogyakarta.

2 A conseling lecture of Diploma 3 Medical Record and Health Information Study

Program of Achmad Yani High School Of Helath Science Yogyakarta.

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Menurut UU No. 44 Tahun 2009 rumah sakit adalah institusi pelayanan

kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara

paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat

darurat. Rumah Sakit sebagai sarana pelayanan kesehatan wajib menyediakan

fasilitas yang diperlukan dalam rangka penyelenggaraan rekam medis.

Menurut Permenkes No. 269/Menkes/PER/III/2008, Rekam Medis adalah

berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,

pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan

kepada pasien. Menurut Hatta (2010) fungsi utama rekam medis adalah untuk

menyimpan data dan informasi pelayanan pasien. Rekam medis memiliki dua

bagian besar yaitu pencatatan dan pengolahan data, pencatatan data meliputi

bagian pendaftaran baik rawat inap, rawat jalan maupun gawat darurat.

Sedangkan pengolahan data meliputi assembling, coding/indeksing,

analising/reporting, filing.

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan No. 55 Tahun 2013 tentang

Pekerjaan Perekam Medis dalam pelaksanaan pekerjaannya, Perekam Medis

mempunyai kewenangan salah satunya yaitu melaksanakan sistem klasifikasi

klinis dan kodefikasi penyakit yang berkaitan dengan kesehatan dan tindakan

medis sesuai terminologi medis yang benar. Kodefikasi penyakit dan tindakan

medis dapat dijadikan sebagai dasar penggantian biaya pelayanan kesehatan

2

dalam hal ini kaitannya dengan keberhasilan klaim Badan Penyelenggara

Jaminan Sosial (BPJS).

Menurut UU No. 24 tahun 2011 tentang BPJS, BPJS adalah Badan

Penyelenggara Jaminan Sosial yang merupakan badan hukum yang dibentuk

untuk menyelenggarakan program jaminan sosial. Jaminan sosial adalah salah

satu bentuk perlindungan sosial untuk menjamin seluruh rakyat agar dapat

memenuhi kebutuhan dasar hidupnya yang layak. Menurut Peraturan Presiden

No. 12 Tahun 2013, dalam implementasi jaminan sosial telah diatur pola

pembayaran kepada fasilitas lanjutan adalah dengan Indonesian Case Base

Groups (INA CBGs) dengan dasar pengelompokkan menggunakan sistem

kodefikasi dari diagnosis akhir dan tindakan/prosedur yang menjadi output

pelayanan, dengan aturan ICD-10 untuk diagnosis dan ICD 9-CM untuk

tindakan/prosedur, dengan demikian tentu dibutuhkan sumber daya manusia

(SDM) yang mampu melakukan pekerjaan sesuai kompetensi dan beban kerja.

Ilyas (2011) berpendapat bahwa SDM memiliki peran sentral pada

perkembangan suatu organisasi. Perencanaan SDM adalah prosess estimasi

terhadap jumlah SDM berdasarkan tempat, keterampilan, dan perilaku yang

dibutuhkan untuk pelayanan kesehatan. Perhitungan jumlah kebutuhan tenaga

berdasarkan beban kerja dihitung berdasarkan kegiatan yang dilaksanakan

dalam satu hari kerja dan tidak mungkin bagi seorang pegawai mengerjakan

seluruh uraian tugas dalam satu hari karena masing-masing uraian tugas ada

waktu pengerjaannya juga. Salah satu metode yang digunakan untuk

melakukan perhitungan jumlah tenaga berdasarkan kebutuhan adalah Workload

3

Indicators of Staffing Need Method (Metode WISN). Metode ini merupakan

salah satu metode yang dianjurkan oleh Departemen Kesehatan Republik

Indonesia melalui Kepmenkes Nomor 81/MENKES/I/2004.

Berdasarkan studi pendahulan yang dilakukan di Instalasi Rekam Medis

RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta pada tanggal 10 Juni 2016 dan hasil

wawancara dengan supervisor bagian coding, peneliti mengetahui bahwa

sebelumnya belum pernah dilakukan perhitungan kebutuhan tenaga pengodean

pasien JKN. Jumlah petugas pengodean pasien JKNdi RS PKU

Muhammadiyah Yogyakarta saat ini berjumlah 3 orang, 1orang khusus

mengerjakan rawat jalan dan 2 orang mengerjakan rawat jalan dan rawat inap.

Sistem kerja terbagi dalam 2 shift, 3 orang shift pagi untuk mengerjakan

pengodean pasien JKN rawat jalan dan rawat inap, dan 1 orang shift siang

untuk mengerjakan rawat jalan. Jumlah rekam medis yang harus dicoding

setiap harinya rata-rata berjumlah ±230 berkas untuk rawat jalan dan ±40

berkas rawat inap. Instalasi Rekam Medis RS PKU Muhammadiyah

Yogyakarta menetapkan sistem baru mulai tanggal 25 Januari 2016 terkait alur

dan prosedur pengodean pasien JKN. Sistem yang baru mengharuskan petugas

untuk melakukan scan pada beberapa berkas penting untuk kepentingan klaim

dan audit BPJS, hal ini memakan waktu yang cukup lama untuk menyelesaikan

pekerjaan tersebut. Selain itu petugas pengodean juga mengerjakan revisi klaim

dari verifikator BPJS ke bagian pengodean JKN dari tahun 2015 dan 2016.

Dalam menyelesaikan pekerjaan klaim rawat jalan petugas tidak dapat

menyelesaikan pada jam kerja produktif, ditambah dengan revisi klaim dari

4

BPJS sehingga setiap hari petugas menambah jam kerja bahkan sampai 2 shift

(14 jam kerja) dan meminta bantuan kepada petugas lain dalam menyelesaikan

pekerjaan. Menurut UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan waktu

kerja lembur hanya dapat dilakukan paling banyak 3 (tiga) jam dalam 1 (satu)

hari dan 14 (empat belas) jam dalam 1 (satu) minggu, hal tersebut

membuktikan bahwa jam lembur petugas pengodean melebihi standar waktu

kerja lembur yang telah ditetapkan oleh pemerintah.

Dengan dilatar belakangi masalah diatas maka peneliti tertarik untuk

mengangkat judul “Menghitung Kebutuhan Petugas Pengodean Pasien

Jaminan Kesehatan Nasional (JKN) Berdasarkan Metode WISN Di RS

PKU Muhammadiyah Yogyakarta Tahun 2016”

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka rumusan masalah dalam

penelitian ini adalah “Berapa jumlah kebutuhan petugas pengodean pasien JKN

berdasarkan metode WISN di RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta Tahun

0 6?”

C. Tujuan Penelitian

1. Tujuan Umum

Mengetahui jumlah kebutuhan petugas pengodean pasien JKN berdasarkan

metode WISN di RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta Tahun 2016.

2. Tujuan Khusus

a. Menetapkan waktu kerja tersedia petugas pengodean pasien JKN di RS


5

b. Menetapkan unit kerja dan kategori SDM petugas pengodean pasien JKN

di RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta.

c. Menyusun standar beban kerja petugas pengodean pasien JKN di RS


d. Menyusun standar kelonggaran petugas pengodean pasien JKN di RS


e. Menghitung kebutuhan tenaga pengodean pasien JKN di RS PKU

Muhammadiyah Yogyakarta.

D. Manfaat Penelitian

1. Bagi Rumah Sakit

a. Mendapatkan gambaran hasil evaluasi mengenai perhitungan dan

perencanaan SDM di RS sesuai dengan beban kerja berdasarkan metode

WISN.

b. Memberi masukan kepada rumah sakit dalam pengambilan keputusan

guna meningkatkan dan mengembangkan mutu pelayanan rumah sakit di

masa yang akan datang.

2. Bagi Peneliti

a. Peneliti dapat mengetahui dan memperkaya wawasan mengenai

pelaksanaan pengodean diagnosis pasien JKN.

b. Peneliti dapat membandingkan antara teori perkuliahan dengan praktik

langsung dalam suatu instansi kesehatan.

6

3. Bagi Institusi Pendidikan

a. Memberikan masukan materi yang berharga sebagai sumber

pembelajaran bagi pendidikan mahasiswa D3 rekam medis.

b. Memberikan tolak ukur sejauh mana ilmu rekam medis dapat diterapkan

rumah sakit.

c. Sebagai bahan referensi sejauh mana perkembangan rekam medis di

rumah sakit.

E. Keaslian Penelitian

1. Malano (2015) dengan judul “ nalisis Beban Kerja etugas T RJ RSUD

Tugurejo Semarang Berdasarkan Metode WIS ada Tahun 0 5”.

Hasil penelitian ini berupa rata-rata waktu per kegiatan petugas dalam

mendaftarkan pasien untuk berobat rawat jalan untuk pasien BPJS adalah

antara 3,07-3,39 menit dan untuk pasien umum/non BPJS antara 1,85-2,38

menit. Karakteristik petugas TPPRJ yaitu umur antara 24-37 tahun,

pendidikan SMA/SMK–S1, jenis kelamin laki-laki dan perempuan dan lama

kerja antara 1,5-12 tahun. Hari kerja efektif dalam 1 adalah tahun 312 hari.

Jumlah standar beban kerja bagi petugas yang melayani pasien BPJS adalah

77.362 dan petugas yang melayani pasien umum/non BPJS adalah 73.927.

Kuantitas pokok kegiatan petugas dalam 1 tahun adalah 82.194 pasien untuk

petugas yang melayani pasien BPJS dan 32.427 pasien untuk petugas yang

melayani pasien umum / non BPJS. Hasil perhitungan dengan metode

WISN diketahui jumlah kebutuhan tenaga kerja TPPRJ yaitu 1 petugas

untuk melayani pasien BPJS dan 1 petugas untuk melayani pasien

7

umum/non BPJS tanpa adanya perhitungan waktu longgar. Persamaan

penelitian yang dilakukan oleh Malano dengan peneliti yaitu sama-sama

ingin mengetahui beban kerja. Sedangkan perbedaan terdapat pada lokasi,

waktu penelitian, objek yang diteliti. Penelitian yang dilakukan oleh Malano

ingin mengetahui beban kerja semua petugas TPPRJ, sedangkan penelitian

ini hanya untuk petugas pengodean pasien JKN.

2. Khubbilah ( 0 4) dengan judul “Perhitungan Ulang Kebutuhan Tenaga

Kerja di dministrasi Medis Rumah Sakit ertamina Cirebon”.

Hasil penelitian ini berupa hasil perhitungan dengan teori WISN,

jumlah seluruhnya 14 orang yang dibutuhkan untuk melakukan kegiatan

yang ada di Administrasi Medis Rumah Sakit Pertamina Cirebon. Dari hasil

perhitungan tersebut tenaga kerja yang berlebih sebanyak 2 orang.

Persamaan penelitian yang dilakukan Khubbilah dengan peneliti yaitu sama-

sama mengetahui perhitungan kebutuhan SDM. Sedangkan perbedaan

terdapat pada lokasi, waktu penelitian, dan objek yang diteliti. Penelitian

yang dilakukan oleh Khubbilah ingin mengetahui kebutuhan SDM di bagian

administrasi medis semua, sedangkan penelitian ini hanya untuk petugas

pengodean pasien JKN.

3. nita ( 0 3) dengan judul “ erencanaan Kebutuhan Tenaga Rekam Medis

dengan Metode Workload Indicators of Staffing Need (WISN) di Puskesmas

Gondokusuman II Kota ogyakarta”.

Hasil penelitian ini berupa uaraian kegiatan tenaga pendaftaran dan

pengelolaan rekam medis di Puskesmas Gondokusuman II yang secara garis

8

besar meliputi kegiatan registrasi pasien serta pengelolaan rekam medis.

Selain itu tenaga pendaftaran dan rekam medis juga turut dalam kegiatan

rapat, lokakarya serta seminar di bidang rekam medis. Berdasarkan hasil

perhitungan kebutuhan SDM dengan metode WISN, kebutuhan tenaga

pendaftaran dan rekam medis yang ideal di Puskesmas Gondokusuman II

adalah 5 orang sedangkan tenaga yang ada berjumlah 3 orang, maka

diperlukan penambahan sebanyak 2 orang. Persamaan penelitian yang

dilakukan oleh Anita dengan peneliti adalah sama-sama ingin mengetahui

uraian pekerjaan dan beban kerja. Sedangkan perbedaan terdapat pada

lokasi, waktu penelitian, dan objek yang diteliti. Penelitian yang dilakukan

oleh Anita ingin mengetahui uraian pekerjaan dan beban kerja semua

petugas rekam medis, sedangkan penelitian ini hanya untuk petugas

pengodean pasien JKN.

43

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Gambaran Umum Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Yogyakarta

1. Sejarah Singkat Rumah Sakit Rumah Sakit PKU Muhammadiyah

Yogyakarta

Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Yogyakarta berdiri sejak 15

Februari 1923 (91 tahun yang lalu pada masa penjajahan Belanda atau 22

tahun sebelum Indonesia merdeka). Rumah Sakit PKU Muhammadiyah

Yogyakarta didirikan atas inisiatif KH. Sujak dengan dukungan dari pendiri

Muhammadiyah yaitu KH. Ahmad Dahlan. Pada awalnya Rumah Sakit

PKU Muhammadiyah Yogyakarta hanya berupa klinik rawat jalan yang

begitu sederhana dengan nama PKO (Penolong Kesengsaraan Oemoem) di

kampung Jagang Notoprajan Yogyakarta, yang diselenggarakan oleh

Persyarikatan Muhammadiyah dengan tujuan menolong kaum dhuafa,

khususnya yang sedang sakit atau tidak mampu untuk berobat.

Berdasarkan profil Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Yogyakarta,

Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Yogyakarta adalah suatu rumah sakit

swasta di Yogyakarta sebagai bentuk amal usaha Pimpinan Pusat

Perserikatan Muhammadiyah di bidang kesehatan yang memiliki dua unit

rumah sakit beralamatkan di Jalan KH. Ahmad Dahlan 20 Yogyakarta,

Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Yogyakarta dan Rumah Sakit PKU

Muhammadiyah Yogyakarta Unit II yang beralamatkan di Jalan Wates Km

5,5 Gamping Sleman.

44

Sejak 1997, Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Yogyakarta sudah

terakreditasi. Pada tahun tersebut level akreditasi baru mendapatkan tingkat

dasar 5 bidang pelayanan. Menginjak tahun 2002 bisa meningkat menjadi

akreditasi 12 bidang pelayanan. Selanjutnya pada tahun 2005 seharusnya

sudah meraih akreditasi lebih tinggi lagi yaitu 16 bidang pelayanan, namun

tidak begitu jelas mengapa pada tahun itu belum berhasil didapatkan.

Pada September 2008, Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Yogyakarta

berhasil meraih sertifikat ISO 9001:2000. Selanjutnya, tidak lama berselang

pada tahun 2010 sertifikat berhasil ditingkatkan dari ISO 9001:2000

menjadi ISO 9001:2008 hingga saat ini.

45

2. Struktur Organisasi Rumah Sakit dan Unit Kerja Rumah Sakit

Struktur organisasi Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Yogyakarta

dipimpin oleh Direktur Operasional yang bertanggungjawab kepada Badan

Pelaksana Harian Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Yogyakarta.

Struktur organisasi Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Yogyakarta.

Gambar 4. 1 Struktur Organisasi RS PKU Muhammadiyah

Yogyakarta

Sumber: Bagian Humas RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta

46

3. Jenis-jenis Pelayanan Kesehatan di Rumah Sakit PKU

Muhammadiyah Yogyakarta

1) Medical Check Up

RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta melakukan pelayanan berupa

pelayanan kesehatan secara preventif, kuratif, dan rehabilitatif melalui

berbagai paket medical check up.

a) Dokter Umum

b) Dokter Gigi

c) Dokter Spesialis/Sub-Spesialis:

(1) Bedah Plastik

(2) Bedah Urologi

(3) Bedah Syaraf

(4) Bedah Orthopedi

(5) Bedah Mulut

(6) Bedah Digestif

(7) Penyakit Dalam

(8) Bedah Anak

(9) Bedah Thorax

(10) Kebidanan & Kandungan

(11) Penyakit dalam

(12) Anak

(13) Syaraf

47

(14) THT

(15) Kulit dan kelamin

(16) Paru

(17) Rehabilitas medik

(18) Rematik

(19) Jiwa

(20) Jantung

(21) Mata

(22) Kardiologi

(23) Ginjal/hipertensi

d) Klinik CVT/HIV/AIDS

Pelayanan Penunjang RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta:

(1) EKG

(2) EEG - Brain Mapping

(3) USG

(4) ESG - Color Dopler

(5) CTG

(6) CT - Scan

(7) Bank Darah

(8) Cuci Darah/ Hemodialisis

(9) Sistokopi/ TURP

(10) Laparaskopi

48

(11) Endoskopi

(12) Bronchoskopi

(13) Gastroduodenoskopi

(14) Audiometri

(15) Spirometri

(16) Frarmasi 24 jam

(17) Radiologi 24 jam

e) Fasilitas:

(1) UGD 24 Jam

(2) Rawat Jalan

(3) Rawat Inap

f) Fasilitas Umum

(1) Parkir

(2) Keamanan 24 jam

(3) Bank

(4) ATM

(a) ATM bank mandiri

(b) ATM bank BNI 46

(5) Masjid Asy-Syifa

(6) Swalayan

(7) Siaran televisi

49

2) Performance RS

Tabel 4. 1 Perfomance RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta

Tahun 2011-2015

No. Indikator Satuan Tahun

2011 2012 2013 2014 2015

1 BOR % 64.02 65.33 69.91 69.91 62.04

2 LOS hari 4.2 4.2 4.2 4.2 4.2

3 BTO kali 55.43 56.66 60.31 59.44 53.34

4 TOI hari 2.4 2.2 1.8 1.9 2.6

5 GDR % 41.63 47.70 44.56 48.91 44.63

6 NDR % 19.10 26.69 26.85 28.72 27.80

Sumber: Bagian Pengolahan Data RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta

B. Hasil Penelitian

1. Menetapkan waktu kerja tersedia petugas pengodean pasien JKN

Menetapkan waktu kerja tersedia bertujuan untuk memperoleh waktu

kerja efektif selama satu tahun untuk masing-masing kategori SDM yang

bekerja di suatu unit atau institusi Rumah Sakit. Dalam menetapkan waktu

kerja tersedia diperlukan beberapa perhitungan variabel-variabel sebagai

berikut:

a. Penentuan Hari Kerja Tersedia (A)

Hasil perhitungan hari kerja pada tahun 2015 adalah hari dengan

rincian jumlah hari kerja tahun 2015 disajikan pada tabel berikut.

50

Tabel 4. 2 Hari Kerja Tersedia Tahun 2015

No. Bulan Hari Hari

Minggu

Hari Kerja

Tersedia

1 Januari 31 4 27

2 Februari 28 4 24

3 Maret 31 5 26

4 April 30 4 26

5 Mei 31 5 26

6 Juni 30 4 26

7 Juli 31 4 27

8 Agustus 31 5 26

9 September 30 4 26

10 Oktober 31 4 27

11 November 30 5 25

12 Desember 31 4 27

Jumlah 313

Jumlah hari kerja dihitung dari jumlah hari dalam satu tahun

dikurangi dengan jumlah hari minggu yang ada dalam satu tahun,

sehingga didapatkan jumlah hari kerja sebanyak 313 hari/tahun (A).

b. Cuti Tahunan (B)

Berdasarkan data di bagian kepegawaian dan hasil wawancara

dengan Responden E di RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta

dinyatakan bahwa setiap pegawai yang sudah bekerja minimal 1 tahun

diberikan hak cuti tahunan selama 12 hari/tahun. (B)

c. Pendidikan dan Pelatihan (C)

Berdasarkan hasil studi dokumentasi yaitu Data Pelatihan Pegawai

RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta Tahun 2015 (Periode Januari-

Desember) diperoleh data bahwa petugas rekam medis menghadiri

pelatihan internal yang dilaksanakan oeh RS PKU Muhammadiyah

51

selama 3 hari, dan pelatihan eksternal selama 2 hari, sehingga diperoleh

total dari hari pelatihan sebanyak 5 hari/tahun. (C)

d. Hari Libur Nasional (D)

Berdasarkan hasil wawancara dengan Responden E diketahui bahwa

RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta mengikuti aturan pemerintah

mengenai hari libur nasional dan cuti bersama. Berdasarkan Keputusan

Bersama Menteri Agama, Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi, dan

Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi

Republik Indonesia Nomor 16 Tahun 2014, Nomor 310 Tahun 2014,

Nomor 07/SKB/MENPAN-RB/09/2014 Tentang Hari Libur Nasional

dan Cuti Bersama Tahun 2015 ditetapkan 19 hari libur nasional. (D)

e. Ketidakhadiran Kerja (E)

Berdasarkan data ketidakhadiran kerja karena alasan sakit, tidak

masuk dengan atau tanpa pemberitahuan/ijin di RS PKU Muhammadiyah

Yogyakarta tahun 2015 diketahui rata-rata ketidakhadiran kerja petugas

yaitu 5 hari/tahun. Hasil wawancara dengan Responden E dijelaskan

bahwa maksimal libur pegawai karena sakit atau ijin apapun yaitu 2 hari,

jika pegawai tidak hadir lebih dari 2 hari akan dihitung cuti.

f. Waktu Kerja (F)

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara dengan Responden D

dan E diketahui bahwa di RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta waktu

kerja yang ditetapkan adalah 7 jam/hari. Waktu kerja terbagi menjadi

52

shift pagi, pukul 07.00-14.00 WIB dan atau shift siang, pukul 14.00-

21.00 WIB. Sedangkan untuk pegawai yang memberikan pelayanan pada

pasien ditetapkan waktu 10 jam kerja untuk shift malam. Dalam

penelitian ini peneliti hanya menetapkan waktu kerja tersedia petugas

pengodean pasien JKN yang bekerja shift pagi dan siang.

Berdasarkan data tersebut, selanjutnya dapat dilakukan perhitungan

untuk menetapkan Waktu Kerja Tersedia (WKT) dengan cara Jumlah Hari

Kerja (A), dikurangi dengan total penjumlahan dari Cuti Tahunan (B),

Pendidikan dan pelatihan (C), Hari Libur Nasional (D) dan Ketidakhadiran

Kerja (E), kemudian dikalikan dengan Waktu Kerja (F). Maka dapat ditulis

Waktu Kerja Tersedia = {A-(B+C+D+E) x F} = {313-(12+5+19+5) x 7}=

272 hari kerja/tahun x 7 jam/hari = 1904 jam kerja/tahun. Adapun penyajian

dalam bentuk tabel adalah sebagai berikut:

Tabel 4. 3 Waktu Kerja Tersedia di RS PKU Muhammadiyah

Yogyakarta Tahun 2016

Kode Faktor Jumlah Keterangan

A Hari Kerja 313 Hari/tahun

B Cuti Tahunan 12 Hari/tahun

C Pendidikan&Pelatihan 5 Hari/tahun

D Hari Libur Nasional 19 Hari/tahun

E Ketidakhadiran kerja 5 Hari/tahun

F Waktu Kerja 7 Jam/hari

Hari Kerja Tersedia 272 Hari/tahun

Waktu Kerja Tersedia 1904 Jam/tahun

114240 Menit/tahun

6854400 Detik/tahun

Sumber: Data Sekunder Bagian Kepegawaian dan Hasil Wawancara

53

Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan dengan responden

diketahui bahwa waktu kerja yang ada telah dirasa cukup untuk

menyelesaikan kegiatan pokok rawat jalan, namun terkadang petugas harus

menambah jam kerja atau lembur untuk menyelesaikan pekerjaan

pengodean pasien JKN rawat inap dan pengerjaan revisi klaim. Berikut hasil

wawancara mengenai waktu kerja yang tersedia untuk menyelesaikan tugas

(Koding 1):

Pernyataan tersebut diperkuat oleh pernyataan Triangulasi sebagai

berikut:

2. Menetapkan Unit kerja dan kategori SDM petugas pengodean pasien

JKN

Langkah selanjutnya adalah menetapkan unit kerja dan kategori SDM,

tujuannya adalah diperolehnya unit kerja dan kategori SDM yang

bertanggung jawab dalam menyelenggarakan kegiatan pelayanan kesehatan

Jadi kalo yang waktunya sudah cukup itu kalo menurut saya yang

rawat jalan, kalo yang pengerjaan revisi itu juga agak sulit kalau

ditetapkan atau dikerjakan pada waktu jam kerja secara rutin itu harus

dikerjakan setelah jam 2 atau yoo... lembur itu sih dan apalagi rawat

inap dan pengerjaan revisi itu yang berkompetensi cuma dua orang…

Responden B

Kalau dilihat sehari-harinya biasanya kita ke revisi yang tidak bisa

terselesaikan saat itu juga, kalo misalnya harian mungkin itu sudah

terselesaikan yaa.. hariannya.. tapi kalo revisi itu perlu waktu, makanya

itu tadi saya sampaikan yang dari masuk pagi kemungkinan bisa nambah

sampe sore..lembur itu untuk pengerjaan revisi.

Triangulasi Sumber

54

pada pasien. Unit kerja yang diteliti adalah unit kerja rekam medis di RS

PKU Muhammadiyah Yogyakarta dan sub unit kerja pengodean pasien JKN

di RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta dengan kategori SDM yaitu

perekam medis dan informasi kesehatan. Berikut struktur oraganisasi unit

kerja rekam medis di RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta:

Gambar 4. 2 Struktur Organisasi Rekam Medis RS PKU


Berdasarkan Pedoman Pengorganisasian Rekam Medis RS PKU

Muhammadiyah Yogyakarta diperoleh data bahwa dalam struktur organisasi

rekam medis pengodean pasien JKN masuk dalam bagian pengelola JKN

dan unit kerja Pengolahan Data dan Pelaporan/Instalasi Rekam Medis.

Pelaksana Pengelola JKN dibagi menjadi dua uraian tugas yaitu coding JKN

rawat jalan dan rawat inap yang memiliki wewenang melaksanakan coding

55

diagnosa dan tindakan medis rawat jalan dan rawat inap pada dokumen

pasien JKN dan bertanggung jawab kepada Supervisi Pengolahan Data dan

Pelaporan.

Berdasarkan hasil wawancara, kategori petugas pengodean pasien JKN

di RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta Tahun 2016 adalah sebagai

berikut:

Tabel 4. 4 Unit dan Kategori Sumber Daya Manusia

Nama Petugas Kategori SDM Pendidikan Lama

Bekerja

Responden A Pelaksana Coding

JKN RJ&RI

D3 RM 1 thn 4 bln

Responden B Pelaksana Coding

JKN RJ&RI

D3 RM 1 thn 4 bln

Responden C Pelaksana Coding

JKN RJ

D3 RM 4 bln

Sumber: Hasil Penelitian

Dari tabel 4.4 dapat diketahui bahwa pada sub unit kerja pengodean

pasien JKN, kategori SDM yang ada yaitu 2 orang sebagai pelaksana coding

JKN rawat jalan dan rawat inap, dan 1 orang pelaksana coding JKN khusus

rawat jalan. Pendidikan SDM di sub unit kerja pengodean pasien JKN

seluruhnya D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan dengan lama kerja 4-

16 bulan.

Berdasarkan hasil studi dokumentasi Pedoman Pengorganisasian

Rekam Medis dan Uraian Tugas Pelaksana Pengelola JKN RS PKU

Muhammadiyah Yogyakarta, persyaratan jabatan untuk staf pelaksana

coding JKN adalah pendidikan minimal D3 Rekam Medis, memiliki

56

sertifikat manajemen RM, berpengalaman di bidangnya dan berkepribadian

baik. Jumlah SDM di bagian pengodean pasien JKN berjumlah 3 orang

sesuai dengan pernyataan responden dan triangulasi. Berikut kutipan

wawancara mengenai sistem pembagian uraian tugas di bagian pengodean

pasien JKN (Koding 2):

Dari hasil wawancara dengan responden dan diperkuat dengan

triangulasi diketahui bahwa petugas pengodean pasien JKN berjumlah 3

orang dengan pembagian tugas shift pagi dan siang. Namun menurut

Responden A penempatan kategori SDM belum merata dikarenakan 2 orang

(Responden A dan B) diperintahkan untuk mengerjakan rawat jalan dan

rawat inap sedangkan 1 orang (Responden C) hanya bertugas di rawat jalan

saja. Hal tersebut dikarenakan Responden C adalah pegawai baru dengan

masa kerja 4 bulan, sehingga belum diperintahkan mengerjakan rawat inap.

Jadi kita koder itu ada 3, dari 3 itu kita bagi menjadi 2 shift, shift

pagi sama shift siang.. shift pagi kita ada 2 kalo shift siang kita satu.

Shift pagi kita menjadi 2 pekerjaan juga, yang satu koding ranap yang

satu koding ralan tapi khusus BPJS yaa..

Triangulasi Sumber

Nah disini itu agak kurang merata soalnya kan ada tiga koder yang

rawat inap itu cuma aku sama RB tok, jadi tiap hari yang disini cuma

aku sama RB. RC blm ini..belum diperintahkan buat ngerjain rawat inap

diatas, jadi RC tiap hari cuma rawat jalan di bawah pagi sama siang.

Responden A

57

3. Menyusun standar beban kerja petugas pengodean pasien

Standar beban kerja merupakan kuantitas beban kerja selama 1 tahun

per kategori SDM. Standar beban kerja untuk suatu kegiatan pokok disusun

berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya (waktu rata-

rata) dan waktu kerja tersedia yang dimiliki oleh masing-masing kategori

SDM. Rumus untuk menghitung Standar Beban Kerja (SBK) adalah sebagai

berikut:

Berdasarkan hasil studi dokumentasi uraian tugas pelaksana coding

dokumen pasien JKN diketahui bahwa kegiatan pokok staf pelaksana coding

pasien JKN antara lain: (a) Coding rawat jalan dan rawat inap dokumen

pasien JKN; (b) entri dan grouping ke dalam software I CBG’s; (c)

membuat laporan harian pasie; (d) melakukan revisi dan/atau konfirmasi

dari verifikator BPJS. Hal tersebut juga disampaikan oleh Responden B dan

Triangulasi Sumber dalam wawancara. Berikut kutipan wawancara

mengenai kegiatan yang dilakukan oleh petugas di bagian pengodean pasien

JKN (Koding 3):

Kegiatannya..ohh yo runtutane yoo.. untuk yang tugas pokok, jadi

kan ada rawat jalan dan rawat inap to, kalo rawat inap inap kita

berkewajiban untuk koding dan grouping dalam I CBG’s naah..kalo

yang rawat jalan prinsipnya sama sih rawat jalan sama rawat inap.

Responden B

58

Responden B dan Triangulasi Sumber menyatakan bahwa kegiatan

yang dilakukan oleh petugas di bagian pengodean pasien JKN adalah

mengode diagnosa yang ada di dokumen pasien JKN rawat jalan dan rawat

inap kemudian melakukan grouping pada software I CBG’s. Selain

kegiatan tersebut tugas pokok di bagian pengodean pasien JKN adalah

menginfokan ke penetapan biaya mengenai jumlah pasien JKN harian

maupun pasien naik kelas dan melakukan revisi klaim dari verifikator BPJS.

Berdasarkan hasil observasi kegiatan yang dilakukan oleh petugas di

bagian pengodean pasien JKN, tugas dibagi menjadi 2 yaitu pengodean JKN

rawat jalan dan rawat inap. Adapun jenis kegiatan, waktu penyelesaian

kegiatan, dan perhitungan standar beban kerja masing-masing kategori SDM

adalah sebagai berikut:

Kegiatannya adalah koding, kalo rawat jalan kita mengkode,

memasukkan pada sistem rumah sakit untuk morbiditasnya. Kemudian

untuk rawat inap, kalo rawat inap kan kita emm.. menerima dokumen

rekam medis dari ee... bangsal, nah itu nanti akan kita koding kemudian

akan kita masukkan ke... I CBG’s kemudian grouping habis itu

nanti akan kita emm..Nah selain itu kan nanti kita juga menginfokan

kepada penetapan biaya, tugas pokoknya itu.. kemudian kalo ada revisi

atau apa kita juga yang akan merevisi.

Triangulasi Sumber

59

Tabel 4. 5 Standar Beban Kerja SDM Pengodean Pasien JKN Rawat

Jalan

No. Kegiatan Waktu

(detik)

SBK

1. Memberikan cap dan tanda tangan

pada formulir verifikasi BPJS

5 1370880.0

2. Melengkapi data sosial pasien JKN 29 236358.6

3. Mengode diagnosis penyakit sesuai

ICD-10 dan tindakan kedokteran

sesuai ICD 9-CM dari dokumen

klaim

79 86764.6

4. Melakukan entri data sosial dan kode

diagnosa ke software My Hospital

32 214200.0

5. Melakukan scan SEP dan form

verifikasi BPJS

52 131815.4


diagnosa ke software My Hospital

untuk pasien HD

23 298017.4


verifikasi BPJS pasien HD

44 155781.8

8. Melakukan grouper file pasien JKN 13 527261.5

9. Back up database I CBG’s 211 32485.3

Sumber: Data Primer Berdasarkan Hasil Observasi

Dari Tabel 4.5 diketahui bahwa kegiatan yang dilakukan oleh petugas

di bagian rawat jalan berjumlah 9 kegiatan dengan waktu yang berbeda

untuk masing-masing kegiatan. Sedangkan berdasarkan hasil studi

dokumentasi uraian tugas pelaksana coding dokumen pasien JKN diketahui

bahwa jumlah kegiatan yang harus diselesaikan oleh petugas di bagian rawat

jalan berjumlah 7 kegiatan. Berikut ini juga disajikan dalam bentuk table

kegiatan-kegiatan yang dilakukan petugas pengodean pasien JKN rawat

inap:

60

Tabel 4. 6 Standar Beban Kerja SDM Pengodean Pasien JKN Rawat Inap

No. Kegiatan Waktu

(detik)

SBK

1. Menarik data pasien pulang dari software My

Hospital

151 45393.4


tindakan ke dalam software I CBG’s

102 67200.0

3. Mengambil rekapitulasi biaya dari penetapan

biaya

461 14868.5

4. Menerima berkas rekam medis dari bangsal

dan memilah berkas pasien JKN dan umum

274 25016.1

5. Menyatukan berkas pasien dengan

rekapitulasi biaya

243 28207.4

6. Mengode diagnosis penyakit sesuai ICD-10

dan tindakan kedokteran sesuai ICD 9 CM

berdasarkan resume medis dan laporan

operasi serta rincian biaya

239 28679.5

7. Melakukan entri kode diagnosis ke dalam

software I CBG’s

68 100800.0

8. Melampirkan resume medis, laporan operasi,

dan data penunjang lain ke dalam dokumen

klaim

91 75323.1

9. Melakukan proses Grouping di software INA

CBG’s

124 55277.4

10. Mencetak laporan individual pasien untuk

dilampirkan ke dalam dokumen klaim

kemudian dicap basah dan ditandatangani

158 43382.3

11. Melakukan scan dokumen klaim dan

menyimpan dalam folder per pasien

147 46628.6

12. Mengolah data pasien naik kelas 688 9962.8

13. Melakukan konfirmasi pasien naik kelas ke

penetapan biaya

17 403200.0

14. Melakukan konfirmasi biaya paket INA

CBG’s ke bagian plafon

528 12981.8

15. Membuat rekapan laporan harian dan

menyerahkannya ke bagian penetapan biaya

sekaligus menyerahkan dokumen klaim yang

sudah dikerjakan kepada verifikator BPJS

884 7753.8

Sumber: Data Primer Berdasarkan Hasil Observasi

Dari tabel 4.6 diketahui kegiatan yang dilakukan oleh petugas

pengodean pasien JKN berjumlah 15 kegiatan, sedangkan dari hasil studi

dokumentasi uraian tugas pelaksana coding dokumen pasien JKN berjumlah

61

10 kegiatan dengan tambahan 3 kegiatan untuk rawat jalan dan rawat inap.

Kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh petugas berbeda dengan uraian tugas

tertulis yang ditetapkan, hal tersebut juga dinyatakan oleh Responden B dan

Triangulasi Sumber. Berikut kutipan wawancara mengenai pelaksanaan

uraian tugas yang telah ditetapkan (Koding 4):

Berdasarkan pernyataan Responden B dan Triangulasi Sumber

diketahui bahwa kegiatan yang dilaksanakan di lapangan berbeda dengan

uraian tugas tertulis yang telah ditetapkan, hal tersebut dikarenakan belum

dilakukannnya evaluasi uraian tugas dan alur prosedur secara resmi.

Evaluasi alur prosedur dilakukan secara mandiri oleh petugas jika ada yang

menyulitkan atau dirasa kurang efektif oleh petugas.

Dari tabel 4.5 dan tabel 4.6 diketahui nilai standar beban kerja untuk

setiap kegiatan. Hal tersebut sesuai dengan kegiatan pokok dan rata-rata

Uraian tugas jelas beda dengan yang telah ditetapkan soalnya

bahkan kita tiap hari itu setidaknya kita melakukan evaluasi. Kiro-kiro

ada yang kurang gak sih.. gimana carane biar kita kerja lebih efektif,

lebih enak gitu, kalo kita misalnya agak kesulitan ya kita lapor ke atasan

buat dimasukkan di forum pas rapas-rapat kayak gitu, agar opo yo?

Perubahannya juga gak Cuma di kita tapi yo juga di lainnya soalnya kan

perubahan di lainnya juga berefek ke kerjaan kita juga to..gituu.. jadi

jawabannya ya gak sesuai.

Responden B

Nah uraian tugas yang digunakan sekarang itu agak berbeda

soalnya seiring waktu pasti ada.. ada apa yo.. perubahan alur..

perubahan dari sistemnya itu sendiri..jadi mungkin kita belum update di

uraian tugas yang tertulis.

Triangulasi Sumber

62

waktu yang digunakan untuk menyelesaikan kegiatan pokok tersebut.

Besarnya Standar Beban Kerja (SBK) diperoleh dari Waktu Kerja Tersedia

(WKT) dibagi dengan rata-rata waktu per kegiatan pokok (WP). Semakin

besar nilai waktu per kegiatan pokok (WP) maka Standar Beban Kerja

(SBK) semakin kecil, sebaliknya jika nilai waktu per kegiatan pokok (WP)

kecil makan Standar Beban Kerja (SBK) akan semakin besar.

Berdasarkan hasil observasi diketahui kegiatan yang membutuhkan

waktu paling cepat untuk kegiatan rawat jalan adalah melakukan cap dan

tanda tangan, sedangkan kegiatan yang membutuhkan waktu paling lama

adalah back up data base. Dalam kegiatan rawat inap kegiatan paling cepat

adalah konfirmasi pasien naik kelas ke bagian penetapan biaya dan waktu

paling lama yaitu pembuatan laporan harian. Sedangkan berdasarkan hasil

wawancara dengan Responden A, B, C, dan Triangulasi menyatakan hal

yang berbeda-beda. Berikut kutipan wawancara mengenai kegiatan dengan

waktu paling singkat dan paling lama di bagian pengodean pasien JKN

(Koding 5):

Paling singkat ki opo.. ngecapi paling singkat, haha paling singkat

ki justru scan, scan apa ini.. scan SEP sama form verifikasi untuk

pelayanan rawat jalan, kalo masalah ngoding dan entrian kan kita juga

masih sering buka ICD kalo misale gak apal, terus masalah kelengkapan

juga kita kadang harus crosscheck-crosscheck itu agak lama juga sih..

terus yang paling lama untuk dilaksanakan okee.. paling lama berati..

pengerjaan revisi….

Responden B

63

Menurut Responden B menyatakan bahwa kegiatan scaning adalah

kegiatan dengan waktu paling cepat. Kemudian untuk kegiatan dengan

waktu lama Responden B dan Triangulasi menyatakan jika dokumen tidak

lengkap maka kegiatan akan membutuhkan waktu lebih lama.

4. Menyusun standar kelonggaran petugas pengodean pasien JKN

Penyusunan standar kelonggaran bertujuan untuk memperoleh faktor-

faktor kelonggaran setiap kategori SDM meliputi jenis kegiatan dan

kebutuhan waktu penyelesaian suatu kegiatan yang tidak terkait langsung

dengan pelayanan kepada pasien akan tetapi menjadi beban kerja bagi

petugas yang ada di unit kerja tersebut. Rumus untuk menghitung Standar

Kelonggaran (SK) adalah sebagai berikut:

Adapun kegiatan yang dapat menjadi faktor kelonggaran di bagian

pengodean pasien JKN RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta disajikan

dalam tabel berikut:

Waktu singkat itu ketika dokumen lengkap, bener-bener lengkap

yaa.. ketika ada dokumen yang kurang lengkap, mungkin dari

admistrasi, mungkin dari persyaratan, mungkin dari resume, diagnosa,

dan sebagainya atau laporan operasi dan sebagainya atau mungkin tadi

setelah kita review atau kita verif kemungkinan ketika kita serahkan

menimbulkan revisi itu bisa lama.

Triangulasi Sumber

64

Tabel 4. 7 Standar Kelonggaran Bagian Pengodean Pasien JKN RS

PKU Muhammadiyah Yogyakarta

No. Faktor Waktu RT

(Jam/tahun)

WKT

(Jam/tahun)

SK

1. Rapat bulanan 1 jam/bln 12 1904 0.0

2. Bimbingan

PKL

1 jam/mgg 104 1904 0.1

Total 0.1

Sumber: Data Sekunder Bagian Diklat dan Hasil Wawancara

Adapun kegiatan yang dapat menjadi faktor kelonggara antara lain: (1)

Rapat bulanan rekam medis yang dilaksanakan setiap bulan sekali, dan

diperlukan waktu satu jam untuk rapat biasanya setiap jam 13.00-14.00

WIB; (2) Bimbingan PKL yang dilaksanakan satu kali dalam seminggu

dengan waktu tiap bimbingan 1 jam, dari data yang diperoleh dari Bagian

Diklat diperoleh jumlah mahasiswa PKL bulan Januari-Juni tahun 2016 di

Instalasi Rekam Medis dengan lama waktu PKL 2 minggu sampai 3 bulan.

Selanjutnya dari data tersebut dilakukan perhitungan dan diperoleh hasil 104

jam/tahun. Dari tabel diatas didapatkan nilai total Standar Kelonggaran (SK)

di Unit Rekam Medis RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta yaitu sebesar

0,1 orang.

5. Menghitung kebutuhan tenaga pengodean pasien JKN

a. Menentukan Kuantitas Kegiatan Pokok (KKP)

Dalam penghitungan kebutuhan SDM di setiap unit kerja selain

harus diketahui kategori SDM per unit kerja, Waktu Kerja Tersedia

(WKT), Standar Beban Kerja (SBK), dan Standar Kelonggaran (SK),

65

juga harus diketahui Kuantitas Kegiatan Pokok (KKP) selama satu tahun.

Kuantitas Kegiatan Pokok (KKP) disusun berdasarkan data kunjungan

pasien yang berasal dari data rekapan kunjungan pasien per bulan. Pada

penelitian ini, peneliti menggunakan data jumlah kunjungan pasien

Triwulan I (Januari-Maret) tahun 2016. Berikut disajikan tabel-tabel

untuk mengetahui kuantitas kegiatan pokok (KKP) dalam satu tahun.

1) KKP Pengodean Pasien JKN Rawat Jalan

Tabel 4. 8 Kuantitas Kegiatan Pokok (KKP) Bagian Pengodean

Pasien JKN Rawat Jalan

N

o. Kegiatan

KKP

(Jan-Mar)

KKP

(Jan-Des)

1. Memberikan cap dan tanda tangan

pada formulir verifikasi BPJS

16899 67596

2. Melengkapi data sosial pasien JKN 16899 67596

3. Mengode diagnosis penyakit sesuai


sesuai ICD 9-CM dari dokumen

klaim

16899 67596

4. Melakukan entri data sosial dan

kode diagnosa ke software My

Hospital

16899 67596


verifikasi BPJS

16899 67596



Hospital untuk pasien HD

4204 16816



4204 16816

8. Melakukan grouper file pasien JKN 16899 67596

9. Back up database I CBG’s 72 288

Sumber: Bagian Pengolahan Data Instalasi Rekam Medis RS PKU


66

2) KKP Pengodean Pasien JKN Rawat Inap

Tabel 4. 9 Kuantitas Kegiatan Pokok (KKP) Bagian Pengodean

Pasien JKN Rawat Inap

No. Kegiatan KKP

(Jan-Mar)

KKP

(Jan-Des)

1. Menarik data pasien pulang dari

software My Hospital

1550 6200

2.

Melakukan entri data sosial dan kode

tindakan ke dalam software INA

CBG’s

1550 6200

3. Mengambil rekapitulasi biaya dari

penetapan biaya

72 288

4.

Menerima berkas rekam medis dari

bangsal dan memilah berkas pasien

JKN

1550 6200

5. Menyatukan berkas pasien dengan

rekapitulasi biaya

1550 6200

6.

Mengode diagnosis penyakit sesuai


sesuai ICD 9 CM berdasarkan

resume medis dan laporan operasi

serta rincian biaya

1550 6200

7. Melakukan entri kode diagnosis ke

dalam software I CBG’s

1550 6200

8.

Melampirkan resume medis, laporan

operasi, dan data penunjang lain ke

dalam dokumen klaim

1550 6200

9. Melakukan proses Grouping di

software I CBG’s

1550 6200

10.

Mencetak laporan individual pasien

untuk dilampirkan ke dalam

dokumen klaim kemudian dicap

basah dan ditandatangani

1550 6200

11. Melakukan scan dokumen klaim dan

menyimpan dalam folder per pasien

1550 6200

12. Mengolah data pasien naik kelas 1550 6200

13. Melakukan konfirmasi pasien naik

kelas ke penetapan biaya

1550 6200

14. Melakukan konfirmasi biaya paket

I CBG’s ke bagian plafon

1550 6200

15. Membuat rekapan laporan harian

untuk bagian penetapan biaya

72 288

Sumber: Bagian Pengolahan Data Instalasi Rekam Medis RS PKU


67

Dapat dilihat pada tabel 4.8 dan 4.9 nilai Kuantitas Kegiatan Pokok

(KKP) selama satu tahun di bagian pengodean pasien JKN rawat jalan

sebesar 67.596 dan rawat inap sebesar 6.024. Besarnya Kuantitas

Kegiatan Pokok (KKP) akan turut menentukan jumlah kebutuhan SDM,

akan tetapi tidak otomatis jika KKP besar nilai kebutuhan SDM juga

besar.

b. Menghitung Kebutuhan Tenaga Pengodean Pasien JKN

Berdasarkan data yang sudah dikumpulkan selanjutnya dilakukan

perhitungan kebutuhan tenaga bagian pengodean pasien JKN dengan cara

berikut:

Berikut hasil perhitungan kebutuhan tenaga pengodean pasien JKN

yang disajikan dalam bentuk tabel:

68

Tabel 4. 10 Perhitungan Kebutuhan Tenaga Pengodean Pasien JKN Rawat

Jalan

No Kegiatan KKP SBK KT

1. Memberikan cap dan tanda

tangan pada formulir verifikasi

BPJS

67596 1370880.0 0.0

2. Melengkapi data sosial pasien

JKN

67596 236358.6 0.3

3. Mengode diagnosis penyakit

sesuai ICD-10 dan tindakan

kedokteran sesuai ICD 9-CM

dari dokumen klaim

67596 86764.6 0.8



Hospital

67596 214200.0 0.3


verifikasi BPJS

67596 131815.4 0.5



Hospital untuk pasien HD

16816 298017.4 0.1



16816 155781.8 0.1

8. Melakukan grouper file pasien

JKN

67596 527261.5 0.1

9. Back up database I CBG’s 288 32485.3 0.0

Total 2.2

Standar Kelonggaran 0.1

Jumlah Kebutuhan Tenaga 2.3

Sumber: Hasil Olah Data

69

Tabel 4. 11 Perhitungan Kebutuhan Tenaga Pengodean Pasien JKN

Rawat Inap

No. Kegiatan KKP SBK KT

1) Menarik data pasien pulang dari

software My Hospital 67596 1370880.0 0.1

2) Melakukan entri data sosial dan

kode tindakan ke dalam software

I CBG’s

67596 236358.6 0.1

3) Mengambil rekapitulasi biaya dari

penetapan biaya 67596 86764.6 0.0

4) Menerima berkas rekam medis

dari bangsal dan memilah berkas

pasien JKN

67596 214200.0 0.2

5) Menyatukan berkas pasien dengan

rekapitulasi biaya 67596 131815.4 0.2

6) Mengode diagnosis penyakit

sesuai ICD-10 dan tindakan

kedokteran sesuai ICD 9 CM

berdasarkan resume medis dan

laporan operasi serta rincian biaya

16816 298017.4 0.2

7) Melakukan entri kode diagnosis

ke dalam software I CBG’s 16816 155781.8 0.1

8) Melampirkan resume medis,

laporan operasi, dan data

penunjang lain ke dalam dokumen

klaim

67596 527261.5 0.1

9) Melakukan proses Grouping di

software I CBG’s 288 32485.3 0.1

10) Mencetak laporan individual

pasien untuk dilampirkan ke

dalam dokumen klaim kemudian

dicap basah dan ditandatangani

6200 43382.3 0.1

11) Melakukan scan dokumen klaim

dan menyimpan dalam folder per

pasien

6200 46628.6 0.1

12) Mengolah data pasien naik kelas 6200 9962.8 0.6

13) Melakukan konfirmasi pasien

naik kelas ke penetapan biaya 6200 403200.0 0.0

14) Melakukan konfirmasi biaya

paket I CBG’s ke bagian

plafon

6200 12981.8 0.5

15) Membuat rekapan laporan harian

untuk bagian penetapan biaya 288 7753.8 0.0

Total 2.6

Standar Kelonggaran 0.1

Jumlah Kebutuhan Tenaga 2.7

Sumber: Hasil Olah Data

70

c. Total Kebutuhan Tenaga Kerja (KT)

Dari tabel 4.10 dan 4.11 dapat diketahui bahwa Kebutuhan Tenaga

Kerja (KT) di setiap unit pengodean pasien JKN di RS PKU

Muhammadiyah Yogyakarta berbed-beda. Hal ini dikarenakan nilai

Kebutuhan Tenaga Kerja dipenagruhi oleh beberapa variabel lain yaitu

Waktu Kerja Tersedia (WKT), waktu untuk menyelesaikan kegiatan

pokok (WK), Kuantitas Kegiatan Pokok (KKP), Standar Beban Kerja

(SBK), dan Standar Kelonggaran (SK). Berdasarkan hasil perhitungan

didapatkan jumlah kebutuhan tenaga kerja bagian pengodean pasien JKN

rawat jalan berjumlah 2,3 orang dan rawat inap 2,7 orang, sehingga

jumlah kebutuhan petugas pengodean pasien JKN adalah 5 orang.

C. Pembahasan


Penyusunan Perencanaan Kebutuhan SDM Kesehatan, salah satu metode yang

digunakan dalam perencanaan SDM kesehatan yaitu analisa beban kerja

kesehatan (ABK Kes). ABK Kes bertujuan untuk merencanakan kebutuhan

SDMK baik di tingkat manajerial maupun tingkat pelayanan, sesuai dengan

beban kerja sehingga diperoleh informasi kebutuhan jumlah pegawai. ABK

Kes digunakan untuk untuk perencanaan kebutuhan SDMK fasilitas kesehatan

yang sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya. Sedangkan dalam penelitian ini

menggunakan metode WISN (Work Indicator of Staffing Need) sesuai dengan

Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor

71

81/Menkes/SK/I/2004 tentang pedoman penyusunan perencanaan sumber daya

manusia kesehatan, dinyatakan bahwa salah satu metode perhitungan

kebutuhan tenaga berdasarkan beban kerja yaitu metode WISN (Work

Indicator of Staffing Need). WISN adalah suatu metode perhitungan kebutuhan

SDM berdasarkan pada beban kerja pekerjaan nyata yang dilaksanakan oleh

tiap kategori SDM kesehatan pada tiap unit kerja di fasilitas pelayanan

kesehatan. Penelitian ini sejalan dengan penelitian Nuryati, dkk (2013) yang

menggunakan metode WISN untuk menghitung kebutuhan tenaga rekam

medis, namun dalam penelitian ini peneliti memfokuskan SDM bagian

pengodean pasien JKN. Kelebihan dari metode ini adalah mudah diporasikan,

mudah digunakan, secara teknis mudah diterapkan, komprehensif dan realistis.

Dalam perhitungan SDM berdasarkan WISN terdapat beberapa langkah yang

harus diperhatikan, yaitu:

1. Menetapkan Waktu Kerja Tersedia

Menurut Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor

81/Menkes/SK/I/2004 tentang pedoman penyusunan perencanaan sumber

daya manusia kesehatan tujuan menetapkan waktu kerja tersedia adalah agar

diperolehnya waktu kerja efektif selama satu tahun untuk masing-masing

kategori SDM yang bekerja di suatu unit atau institusi Rumah Sakit. Dari

hasil perhitungan didapatkan hasil Waktu Kerja Tersedia (WKT) sebesar

1904 jam/tahun atau 6854400 detik/tahun. Jumlah waktu kerja tersedia

diperoleh dari perhitungan menggunakan variabel antara lain: hari kerja, cuti

72

tahunan, pelatihan, libur nasional, rata-rata ketidak hadiran kerja, dan waktu

kerja petugas pengodean pasien JKN di RS PKU Muhammadiyah selama

satu tahun.

2. Menetapkan Unit Kerja dan Kategori SDM


Penyusunan Perencanaan Kebutuhan SDM Kesehatan. Sumber Daya

Manusia Kesehatan yang selanjutnya disingkat SDMK adalah seseorang

yang bekerja secara aktif di bidang kesehatan, baik yang memiliki

pendidikan formal kesehatan maupun tidak yang untuk jenis tertentu

memerlukan kewenangan dalam melakukan upaya kesehatan.

Penetapan unit kerja dan kategori SDM bertujuan untuk memperoleh

unit kerja dan kategori SDM yang bertanggung jawab dalam

menyelenggarakan kegiatan pelayanan kesehatan perorangan pada pasien.

Menurut Ilyas (2011) SDM memiliki peran sentral pada perkembangan

suatu organisasi. SDM merupakan komponen kritis yang berarti tingkat

manfaat sumber daya lainnya tergantung kepada bagaimana kita

memanfaatkan SDM. Dari hasil penelitian diketahui bahwa dalam struktur

organisasi rekam medis pengodean pasien JKN masuk dalam bagian

pengelola JKN dan unit kerja Pengolahan Data dan Pelaporan/Instalasi

Rekam Medis. Pelaksana Pengelola JKN dibagi menjadi dua uraian tugas

yaitu coding JKN rawat jalan dan rawat inap yang memiliki wewenang

melaksanakan coding diagnosa dan tindakan medis rawat jalan dan rawat

73

inap pada dokumen pasien JKN dan bertanggung jawab kepada Supervisi

Pengolahan Data dan Pelaporan. Jumlah SDM yang melaksanakan tugas

sebagai coder pasien JKN berjumlah 3 orang, antara lain: (a) RA merupakan

staf pelaksana coding pasien JKN rawat jalan dan rawat inap dengan latar

belakang pendidikan D3 Rekam Medis, usia 23 tahun, berjenis kelamin

perempuan, dengan masa kerja 1 tahun 4 bulan. (b) RB merupakan staf

pelaksana coding pasien JKN rawat jalan dan rawat inap dengan latar

belakang pendidikan D3 Rekam Medis, usia 24 tahun, berjenis kelamin laki-

laki, dengan masa kerja 1 tahun 4 bulan. (c) RC merupakan staf pelaksana

coding pasien JKN rawat jalan dengan latar belakang pendidikan D3 Rekam

Medis, usia 21 tahun, berjenis kelamin perempuan, dengan masa kerja 4

bulan.

3. Menyusun Standar Beban Kerja

Menurut Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor:

81/MENKES/SK/I/2004, beban kerja adalah banyaknya jenis pekerjaan

yang harus diselesaikan oleh tenaga kesehatan profesional dalam satu tahun

di sarana pelayanan kesehatan. Sedangkan standar beban kerja adalah

banyaknya jenis pekerjaan yang dapat dilaksanakan oleh seorang tenaga

kesehatan profesional dalam 1 tahun kerja sesuai standar profesi dan

memperhitungkan waktu libur, sakit, ijin, cuti, dan lain-lain. Jenis dan

kegiatan petugas diuraiakan dalam Uraian Tugas yang telah ditetapkan oleh

direktur rumah sakit. Hal ini sejalan dengan penelitian Nuryati dkk (2013)

74

yang menjelaskan bahwa Setiap sumber daya manusia memiliki uraian

pekerjaan yang harus mereka gunakan sebagai pedoman dalam menjalankan

tugasnnya. Uraian pekerjaan merupakan ringkasan aktivitas-aktivitas yang

terpenting dari suatu jabatan, termasuk di dalamnya tugas dan tanggung

jawab. Dengan kata lain, uraian pekerjaan menjelaskan tentang apa yang

harus dikerjakan, mengapa dikerjakan, dimana dikerjakan serta bagaimana

cara ringkas mengerjakannya. Dari hasil penelitian diketahui bahwa uraian

tugas yang ada adalah uraian tugas yang dibuat tahun 2014 sebelum

akreditasi dengan sistem dan alur lama. Pada tanggal 25 Januari tahun 2016

dari pihak BPJS menetapkan alur dan prosedur baru mengenai pengodean

pasien JKN. Dalam alur baru ada beberapa tugas tambahan yang harus

dilakukan antara lain scan SEP dan form verifikasi BPJS pasien JKN

poliklnik dan pasien JKN HD dan melakukan grouper file pasien JKN untuk

rawat jalan. Sedangkan tugas tambahan di bagian pengodean pasien JKN

rawat inap yaitu: a) menarik data pasien pulang; b) mengambil rekapitulasi

biaya dari penetapan biaya; c) melakukan grouping I CBG’s; d) scan

dokumen klaim; e) konfirmasi biaya paket I CBG’s. Berdasarkan

wawancara dengan responden dan triangulasi diketahui bahwa uraian tugas

yang ada belum dievaluasi dan dalam melaksanakan pekerjaan, petugas

melaksanakan tugas diluar uraian tugas yang telah ditetapkan. Petugas

hanya melakukan apa yang harus dikerjaan, jika ada kekurangan petugas

akan mengubah alur secara mandiri sesuai dengan kenyamanan petugas

75

dalam menyelesaikan pekerjaan. Dari hasil observasi terdapat satu pekerjaan

yang tidak dilakukan oleh petugas yaitu revisi klaim dari verifikator BPJS.

Berdasarkan keterangan responden dan triangulasi pekerjaan revisi

membutuhkan waktu khusus karena revisi klaim yang kembali dari

verifikator sering datang tiba-tiba dan menumpuk. Revisi yang belum

dikerjaan yaitu dari bulan Juni, pengerjaan revisi sering terlambat dan tidak

sesuai target karena kurangnya petugas dan waktu kerja dalam satu hari

sudah habis untuk mengerjaan tugas yang ada, sehingga jika harus

mengerjakan revisi petugas harus menambah jam kerja atau lembur.

Pengerjaan revisi hanya dikerjakan oleh petugas pengodean pasien JKN

rawat inap dan tidak ada petugas khusus yang mengerjakan revisi, karena

semua revisi klaim kembali ke rawat inap, sedangkan rawat jalan dituntut

untuk real time sehingga tidak dapat membantu mengerjakan revisi klaim.

Dari hasil perhitungan dalam penelitian ini didapatkan standar beban

kerja yang berbeda di setiap jenis kegiatan yang dilakukan. Hal tersebut

dikarenakan waktu dan teknik yang digunakan untuk menyelesaikan setiap

jenis kegiatan oleh masing-masing SDM berbeda-beda dan hasil

perhitungan standar beban kerja disetiap jenis kegiatan juga berbeda-beda.

4. Menyusun Standar Kelonggaran


81/MENKES/SK/I/2004 penyusunan standar kelonggaran bertujuan untuk

untuk diperolehnya faktor-faktor kelonggaran setiap kategori SDM meliputi

76

jenis kegiatan dan kebutuhan waktu penyelesaian suatu kegiatan yang tidak

terkait langsung atau dipengaruhi tinggi rendahnya kualitas atau jumlah

kegiatan pokok/pelayanan. Berdasarkan penelitian yang dilakukan Prasetya

(2015) diketahui bahwa setiap petugas mempunyai faktor-faktor

kelonggaran tersendiri yang berhubuungan dengan stnadar kelonggaran,

Faktor kelonggaran dibagi menjadi dua yaitu faktor kelonggaran kategori

(FKK) dan faktor kelonggaran individu (FKI). Pada penelitian ini 0standar

kelonggaran kategori terdapat kegiatan penunjang penting petugas

pengodean pasien JKN yang meliputi rapat bulanan dan bimbingan PKL.

Dari hasil observasi dan wawancara dengan Triangulasi, beberapa hal yang

dapat menjadi faktor kelonggaran adalah rapat bulanan rekam medis dan

bimbingan PKL. Adapun hasil dari Standar Kelonggaran (SK) di bagian

pengodean pasien JKN RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta adalah

sebesar 0,1 orang.

5. Menghitung Kebutuhan SDM

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan No. 33 Tahun 2015, Perencanaan

Kebutuhan SDMK bertujuan untuk menghasilkan rencana kebutuhan

SDMK yang tepat meliputi jenis, jumlah, dan kualifikasi sesuai kebutuhan

organisasi berdasarkan metode perencanan yang sesuai dalam rangka

mencapai tujuan pembangunan kesehatan. Dalam penelitian Nuryati dkk

(2013) disebutkan bahwa perhitungan SDM bukanlah hal yang ringan. Hal

ini dikarenakan perhitungan SDM harus menggunakan metode perhitungan

77

yang berdasarkan pada beban pekerjaan nyata yang dilakukan oleh setiap

kategori SDM kesehatan pada tiap unit kerja di fasilitas pelayanan. Metode

tersebut harus mudah dioperasikan, mudah digunakan, secara teknis, mudah

diterapkan, komprehensif, dan realistis. Metode yang sesuai untuk kondisi

tersebut adalah metode WISN.


81/MENKES/SK/I/2004 menghitung kebutuhan SDM bertujuan untuk

diperolehnya jumlah dan jenis/kategori SDM yang dibutuhkan untuk

menyelenggarakan upaya kesehatan wajib dan upaya pengembangan selama

kurun waktu satu tahun. Berdasarkan hasil wawancara dengan Triangulasi

diketahui bahwa sebelumnya belum penah dilakukan perhitungan kebutuhan

SDM bagian pengodean pasien JKN. Perhitungan Kebutuhan Tenaga kerja

(KT) dalam penelitian ini menggunakan data yang diperoleh dari langkah-

langkah sebelumnya antara lain: Waktu Kerja Tersedia (WKT), Standar

Beban Kerja (SBK), dan Standar Kelonggaran (SK). Selain itu juga

diperlukan perhitungan mengenai Kuantitas Kegiatan Pokok (KKP) yang

dilaksanakan di bagian pengodean pasien JKN RS PKU Muhammadiyah

Yogyakarta selama satu tahun.

Setelah didapatkan Kuantitas Kegiatan Pokok (KKP) dalam satu tahun

dari setiap aktivitas yang ada di bagian pengodean pasien JKN RS PKU

Muhammadiyah Yogyakarta selanjutnya dilakukan perhitungan kebutuhan

SDM di bagian pengodean pasien JKN RS PKU Muhamadiyah Yogyakarta.

78

Perhitungan kebutuhan SDM dilakukan dengan membagi Kuantitas

Kegiatan Pokok (KKP) dengan Standar Beban Kerja (SBK), kemudian

ditambah dengan Standar Kelonggaran (SK) di bagian pengodean pasien

JKN. Dari hasil perhitungan tersebut, didapatkan jumlah Kebutuhan Tenaga

kerja (KT) berdasarkan beban kerja di bagian pengodean pasien JKN RS

PKU Muhammadiyah Yogyakarta, yang kemudian ditotal menjadi satu

sebagai nilai akhir dari perhitungan menggunakan metode WISN (Workload

Indicator Staffing Need).

Hasil akhir dari perhitungan kebutuhan SDM di bagian pengodean

pasien JKN RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta dengan menggunakan

metode WISN (Workload Indicator Staffing Need) adalah sebesar 5 orang.

D. Keterbatasan Penelitian

Keterbatasan dalam penelitian ini adalah peneliti tidak mendapatkan rata-

rata waktu untuk penyelesaian revisi dari verifikator BPJS, revisi merupakan

salah satu tugas pokok petugas pengodean pasien JKN rawat inap, namun pada

kenyataannya pengerjaan revisi terlambat karena pengerjaan waktu revisi

membutuhkan waktu khusus, waktu kerja selama 7 jam tidak cukup untuk

menyelesaikan tugas pokok dan revisi klaim. Pada waktu peneliti melakukan

penelitian petugas pengodean pasien JKN sedang tidak mengerjakan revisi

klaim karena jika harus mengerjakan revisi petugas harus mengambil lembur.

Revisi yang belum dikerjakan mulai dari bulan Juni. Keterlambatan pengerjaan

revisi disebabkan juga karena beberapa hal. Klaim yang telah dikerjakan oleh

79

petugas pengodean pasien akan dikirim ke bagian penetapan biaya dan

selajutnya ke verifikator BPJS, namun di lapangan pengerjaan klaim oleh

verifikator BPJS tidak bisa berjalan real time, sehingga jika ada revisi klaim

juga akan terlambat diserahkan ke bagian pengodean pasien JKN. Revisi yang

datang sering menumpuk sehigga klaim tidak dapat selesai tepat waktu dan

pending mengikuti klaim tahun berikutnya.

80

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

1. Waktu kerja tersedia di bagian pengodean pasien JKN selama satu tahun

yaitu 1904 jam/tahun atau 6854400 detik/tahun.

2. Pengodean pasien JKN masuk dalam unit kerja Pengolahan Data dan

Pelaporan dan sub bagian pengelola JKN yang dibagi menjadi pengodean

pasien JKN rawat jalan dan rawat inap. Kategori SDM pengelola JKN yaitu

jumlah SDM 3 orang berlatar belakang pendidikan D3 Rekam Medis dan

masa kerja antara 4 bulan hingga 1 tahun 4 bulan.

3. Standar beban kerja yang ada di bagian pengodean pasien JKN berbeda-

beda karena waktu yang digunakan untuk menyelesaikan setiap jenis

kegiatan oleh masing-masing SDM berbeda-beda dan hasil perhitungan

standar beban kerja disetiap jenis kegiatan juga berbeda-beda.

4. Standar Kelonggaran (SK) di bagian pengodean pasien JKN RS PKU

Muhammadiyah Yogyakarta adalah sebesar 0,1 orang.

5. Jumlah kebutuhan SDM di bagian pengodean pasien JKN RS PKU

Muhammadiyah Yogyakarta dengan menggunakan metode WISN

(Workload Indicator Staffing Need) adalah sebesar 5 orang.

B. Saran

1. Diharapkan perhitungan kebutuhan SDM berdasarkan beban kerja dengan

menggunakan metode WISN (Workload Indicator Staffing Need) dapat

dijadikan masukan dalam upaya perencanaan penambahan petugas untuk

meningkatkan kualitas pelayanan rumah sakit.

81

2. Sebaiknya ada petugas khusus yang melakukan revisi dari verifikator BPJS,

sehingga akan lebih fokus dan target kerja dapat tercapai.

3. Sebaiknya dilakukan evaluasi mengenai alur dan uraian tugas pengodean

pasien JKN agar petugas dalam melaksanakan pekerjaannya lebih optimal.

xv

DAFTAR PUSTAKA

Arikunto, Suharsimi. 2010. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktik.

Jakarta: PT Rineka Cipta

Azwar, Azrul. 2010. Pengantar Administrasi Kesehatan. Jakarta: Binarupa

Aksara.

Bunguin, Burhan. 2009. Penelitian Kualitatif. Jakarta: Kencana.

Hasibuan, Malayu S.P. 2016. Manajemen Sumber Daya Manusia Edisi Revisi.

Jakarta: PT Bumi Aksara

Hatta, G. 2010. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan

Kesehatan. Jakarta: Universitas Indonesia

Ilyas, Yaslis. 2011. Perencanaan SDM Rumah Sakit. Jakarta: Pusat Kajian

Ekonomi Kesehatan FKM UI.

Manullang, Marihot. 2008. Manajemen Personalia. Yogyakarta : Gadjah Mada

University Press.

Moleong, Lexy J. 2010. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: PT Remaja

Rosdakarya.

Notoatmodjo, Sukidjo. 2010. Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta: Rineka

Cipta.

Nuryati, dkk. (2013). Perencanaan Kebutuhan Tenaga Rekam Medis dengan

Metode Workload Indicators Of Staffing Need (WISN) di Puskesmas

Gondokusuman II Kota Yogyakarta.Jurnal Manajemen Informasi

Kesehatan Indonesia, ISSN:2337-585X, Vol.1, No.2, Hal. 1-7.

Republik Indonesia. 2004. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.

81 Tahun 2004 tentang Pedoman Penyusunan Perencanaan Sumber

Daya Manusia Kesehatan di Tingkat Provinsi, Kabupaten/Kota serta

Rumah Sakit. Jakarta: DepKes RI.

Republik Indonesia. 2015. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.

33 Tahun 2015 tentang Penyusunan Perencanaan Kebutuhan SDM

Kesehatan. Jakarta: MenKes RI.

Republik Indonesia. 2013. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.

55 Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Rekam Medis. Jakarta: MenKes

RI.

xvi

Republik Indonesia. 2008. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia

Nomor269/Per/MENKES/2008 tentang Rekam Medis. Jakarta: MenKes

RI.

Republik Indonesia. 2009. Undang–undang nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah

Sakit. Jakarta: DepKes RI.

Republik Indonesia. 2011. Undang–undang nomor 24 tahun 2011 tentang Badan

Penyelenggara Jaminan Sosial. Jakarta: DepKes RI.

Republik Indonesia. 2003. Undang–undang nomor 13 tahun 2003 tentang

Ketenagakerjaan. Jakarta: DPR RI.

Sugiyono. 2013. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D. Bandung:

Alfabeta.

Sulistiya, I.A, dan Suharto, Bekti. (2015). Analisis Perkiraan Kebutuhan Tenaga

Kerja Rekam Medis Di TPPRJ Dengan Metode Wisn Di Puskesmas

Mojolaban Tahun 2013. IJMS-Indonesian Journal on Medical Science,

Volume 2, No.1, Hal. 1-6.

Wahono, dan Yuliani, Novita. (2013). Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja Rekam

Medis Bagian Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Di UPT Puskesmas

Pucang Sawit Surakarta. INFOKES, VOL. 3, NO. 2. Hal. 40-46.

MENGHITUNG KEBUTUHAN PETUGAS PENGODEAN PASIEN …repository.unjaya.ac.id/2503/2/Yusinda...

Documents

Transcript of MENGHITUNG KEBUTUHAN PETUGAS PENGODEAN PASIEN …repository.unjaya.ac.id/2503/2/Yusinda...