Menggunakan peralatan kearsipan - WordPress.com...dicapai dalam modul ini. Bila masih ragu, tanyakan...

MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 1

Pendidikan Administrasi Perkantoran Fakultas Ekonomi

Universitas Negeri Malang

Menggunakan peralatan

kearsipan

Untuk SMK/MAK X 1

PENYUSUN : YUSI MUTIAFERANI

170412617564


DAFTAR ISI

DAFTAR ISI.......................................................................................................................................... 2

KATA PENGANTAR ........................................................................................................................... 3

BAB I ...................................................................................................................................................... 4

Pendahuluan ............................................................................................................................................ 4

PENDAHULUAN .................................................................................................................................. 5

A. DESKRIPSI UMUM .................................................................................................................. 5

B. PRASYARAT ............................................................................................................................. 5

C. PETUNJUK PENGUNAAN MODUL ..................................................................................... 6

D. KOMPETENSI INTI ................................................................................................................... 7

E . KOMPETENSI DASAR DAN INDIKATOR ......................................................................... 7

F. MATERI PEMBELAJARAN .................................................................................................... 9

BAB 2 ................................................................................................................................................... 10

PEMBELAJARAN ............................................................................................................................. 10

Kegiatan Belajar 1 .......................................................................................................................... 11

A. Pengertian peralatan kearsipan ......................................................................................... 11

B. Macam macam peralatan kearsipan ................................................................................. 11

A. RANGKUMAN ................................................................................................................... 21

KEGIATAN BELAJAR 2 .............................................................................................................. 22

A. Kriteria pemilihan arsip ..................................................................................................... 22

B. Perlengkapan Kearsipan .................................................................................................... 23

RANGKUMAN ........................................................................................................................... 24

Tes Formatif ................................................................................................................................ 25

Kunci Jawaban ............................................................................................................................ 28

PEDOMAN PENILAIAN........................................................................................................... 31

Glosarium ............................................................................................................................................ 38

PENUTUP ............................................................................................................................................ 39

DAFTAR RUJUKAN ......................................................................................................................... 40

LAMPIRAN......................................................................................................................................... 41

2 PLAGIARISM SCAN REPORT ........................................................................................................... 41




KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT yang telah

melimpahkan rahmat, taufik dan hidayahnya sehingga penulis dapat

menyelesaikan modul ini dan dapat diterbitkan tepat pada waktunya. Modul

ini disusun berdasarkan standart isi yang telah ditetapkan oleh pemerintah.

Modul ini merupakan buku pegangan bagi gurru dan peserta dididk

dalam kegiatan belajar mengajar di sekolah. Materi yang terdapat paada

modul ini dititikberatkan pada penjabaran materi berdasarkan kurikulum

2013. Sebagai buku pengangan, modul ini juga tidak menutup kemungkinan

untuk memanfaatan buku-buku penunjang yang lainnya.

Melalui modul ini, penulis dapat berusahan menyajikan materi

dengan berbagai modal evaluaia dan penugasan dalam bentuk praktik

ataupun teori dengan tehnik bervariasi untuk memudahkan peserta didik

dalam mencapai target-target belajar maupun kompetensi yang diharapakan.

Pemanfaatan modul ini dapat dikombinasikan dengan kegiatan

mendengarkan materi yang disampaikan guru dan kegiatan membaca buku-

buku sumber lainnya secar mandiri. Berbagai kegiatan tersebut diharapakan

dapat mendukung kegiatan belajar peserta didik secara menyeluruh.

Modul ini masih jauh dari kata sempurna, untuk itu kami mohon

kritik dan sarap dari para pembaca demi kesempurnaan selanjutnya. Akhir

kata, penulis ucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah

membantu, sehingga terselesaikannya modul ini. Semoga modul ini dapat

memberikan pencerahan dalam pemeblajaran materi penggunaan ala-alat

kearsipan dan ilmu otomatisasi kantor pada umumnya.

Malang, November 2019

Penulis


.

• Deskripsi Umum

• Prasyarat

.

• Petunjuk Umum

• Kompetensi Inti

.

• Kompetensi Dasar dan Indikator

• Materi Pembelajaran

BAB I

Pendahuluan


Kegiatan administrasi selalu ada di semua ruang lingkup kerja atau kegiatan. Administrasi

identik dengan persuratan ataupun ketata usahaan. Kegiatan antara lain terdiri dari kegiatan

pencatatan, menghitung, mengetik, mengarsip, dan sebagainya. Kegiatan tersebut hampir

seluruhnya menggunakan bahan berupa kertas, sehingga produk dari kegiatan administrasi

berupa lembaran kertas yang berisi informasi.

Kegiatan menangani arsip merupakan kegiatan yang sangat penting dalam ketatalaksanaan

kantor. Surat merupakan jantung kegiatan ketata usahaan. Surat – menyurat yang setiap kali

dikelola merupakan sumber informasi yang sangat penting. Jika surat – surat tersebut telah

selesai di proses selanjutnya surat tersebut harus di simpan dengan baik, sebab surat tersebut

menjadi arsip.

Apabila penyimpanan arsip – arsip itu tidak di tangani dengan baik, informasi yang terkandung

di dalam surat /arsip itu akan hilang dan itu adalah kesalahan yang sangat besar.

Oleh sebab itu, sangat penting bagi petugas ataupun karyawan di bidang ketatausahaan atau

administrasi untuk mempelajari tentang arsip. Dengan mempelajari arsip di harapkan akan

lebih memahami tentang pentingnya suatu arsip, serta dapat ikut serta menjaga arsip – arsip

sehingga mempunyai nilai manfaat yang tinggi

PENDAHULUAN

A. DESKRIPSI UMUM

A.

B. PRASYARAT


Kemampuan awal yang disyaratkan sebelum mempelajari modul ini adalah peserta didik harus

memahami manajemen dalam sistem kearsipan sehingga dapat memahami cara – cara

mengarsip.

Petunjuk Bagi Siswa

1. Bacalah dengan cermat modul ini dan pahami dengan baik daftar pertanyaan pada “Cek

Kemampuan” sebagai pengukur yang harus dikuasai dalam modul ini.

2. Diskusikan dengan peserta didik yang lain mengenai yang telah Anda cermati untuk

mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang ingin

dicapai dalam modul ini. Bila masih ragu, tanyakan pada guru/instruktur anda sampai

dapat dipahami.

3. Bila dalam proses memahami materi anda mendapatkan kesulitan, diskusikan dengan

teman-teman anda atau konsultasikan dengan guru/instruktur.

4. Kerjakanlah tugas-tugas, baik secara individu ataupun kelompok dengan jujur dan teliti

serta tanggung jawab.

5. Peserta didik tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya, bila belum

menguasai secara tuntas materi pada kegiatan belajar sebelumnya.

6. Setelah semua modul untuk mencapai satu kompetensi telah tuntas dipelajari, ajukan

uji kompetensi dan sertifikasi.

petunjuk bagi guru

1. Informasikan tentang bagaimana cara menggunakan modul, cara pembelajaran, cara

penilaian, bahan dan alat yang digunakan, dan waktu yang dibutuhkan.

2. Berilah bimbingan kepada peserta didik bila mereka mendapatkan kesulitan.

3. Monitor dan catat kemajuan peserta didik dan berikan feedback atas pencapaian belajar

peserta didik.

4. Selama kegiatan belajarmengajar (KBM), tetaplah berada di dalam kelas/tempat

belajar.

C. PETUNJUK PENGUNAAN MODUL


KI-3 (Pengetahuan) : Memahami, menerapkan, menganalisis, dan mengevaluasi tentang

pengetahuan faktual, konseptual, operasional dasar, dan metakognitif sesuai dengan bidang

dan lingkup kerja Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran pada tingkat teknis, spesifik,

detil, dan kompleks, berkenaan dengan ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan

humaniora dalam konteks pengembangan potensi diri sebagai bagian dari keluarga, sekolah,

dunia kerja, warga masyarakat nasional, regional, daninternasional.

KI-4 (Keterampilan) : Melaksanakan tugas spesifik dengan menggunakan alat, informasi,

dan prosedur kerja yang lazim dilakukan serta memecahkan masalah sesuai dengan bidang

kerja Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran. Menampilkan kinerja di bawah bimbingan

dengan mutu dan kuantitas yang terukur sesuai dengan standar kompetensi kerja.

Menunjukkan keterampilan menalar, mengolah, dan menyaji secara efektif, kreatif,

produktif, kritis, mandiri, kolaboratif, komunikatif, dan solutif dalam ranah abstrak terkait

dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah, serta mampu melaksanakan tugas

spesifik di bawah pengawasan langsung.Menunjukkan keterampilan mempersepsi,

kesiapan, meniru, membiasakan, gerak mahir, menjadikan gerak alami dalam ranah konkret

terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah, serta mampu

melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.

KD INDIKATOR MATERI

3.3 Menerapkan

prosedur

penggunaan

peralatan kearsipan

3.4 Menggunakan

3.3.1. Menjelaskan

pengertian

peralatan kearsipan

Peralatan Kearsipan

1. Pengertian Peralatan

Kearsipan

2. Macam-macam peralatan

Kerasipan

D. KOMPETENSI INTI

E . KOMPETENSI DASAR DAN INDIKATOR


peralatan kearsipan 3.3.2. Menguraikan

macam- macam peralatan

kearsipan

3.3.3. Mengidentifikasi

kriteria

pemilihan peralatan

kearsipan

3.3.4. Mengemukakan cara

penggunaan peralatan

kearsipan

4.3.1. Menunjukan

peralatan- peralatan

kerasipan dengan

tepat sesuai dengan fungsi

penggunaannya

4.3.2. Memilih peralatan

kearsipan

sesuai dengan kriteria

kebutuhan pekerjaan

4.3.3. Menggunakan

peralatan

kearsipan dengan tepat

sesuai fungsi pekerjaan

yang

dilakukan

3. Kriteria Pemilihan

Peralatan Kearsipan


Kegiatan belajar 1

A. Pengertian Peralatan Kearsipan

B. Macam-macam peralatan Kerasipan

Kegiatan belajar 2

A. Kriteria Pemilihan Peralatan Kearsipan

B. Perlengkapan kearsipan

F. MATERI PEMBELAJARAN


pengertian peralatan kearsipan

macam-macam peralatan kearsipan

kriteria pemilihan arsip

perlengkapan kearsipan

BAB 2

PEMBELAJARAN


A. Pengertian peralatan kearsipan

Peralatan kearsipan adalah alat yang digunakan dalam bidang kearsipan. Peralatan

ini pada umumnya tahan lama (dapat digunakan bertahum-tahun) karena dibuat dengan

bahan-bahan yang kuat seperti logam, kayu, aluminium, besi, plastik, dan sebagainya.

Fungsi peralatan kearsipan antara lain: alat penyimpanan arsip, sebagai alat bantu

untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan, serta

sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama.

Terdapat 3 istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, yaitu sebagai

berikut.

a. Pengarsipan horizontal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map

dilakukan secara mendatar (horizontal), dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk

pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam.

b. Pengarsipan vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map

dilakukan secara tegak lurus (vertikal) di mana arsip disusun berderet kebelakang.

c. Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map

dilakukan secara berdiri (lateral) di mana arsip disusun berderet menyamping.

Pekerjaan mengarsip adalah bagian pekerjaan yang ada dalam bidang administrasi,

sehingga peralatan yang digunakan di bidang kearasipan juga sebagian besar

sama dengan yang digunakan dalam bidang ketatausahaan. Dalam hal ini adalah peralatan

yang pada umumnya digunakan untuk kegiatan penyimpanan surat atau berkas-berkas

(arsip).

1.1.1

B. Macam macam peralatan kearsipan

1. Filling cabinet

Filing cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci, tetapi

yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang

lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun vertikal berdderet ke belakang. Filing

Kegiatan Belajar 1


cabinet digunakan untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih aktif.

Filling cabinet

Sumber: https://bagiilmunei.blogspot.com/

Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke

dalam folder gantung (hanging folder). Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak

padat, di samping membuat pekerjaan pencarian menjadi sulit, juga dapat merusak arsip.

sebaiknya arsip yang disimpan tidak lebih dari 4.000 surat, dengan folder sekitar 40-50

folder dan guide 20-40 lembar.

Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri

dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut

digunakan untuk menyangkutkan hanging folder. Biasanya filing cabinet dapat terbuat

dari plastik atau logam, agar lebih kuat.

Penggunaan filling cabinet dilengkapi dengan:

a. Tab. Ialah bagian menonjol di sebelah atas guide atau map berukuran lebih kurang: lebar

1,15 cm, panjang 10 cm. Letak tab tersebut bermacam-macam dari ujung kiri petunjuk

(guide) sampai ke kanan . kegunaan tab adalah untuk mencantumkan pokok masalah, kode

dan tanda-tanda petunjuk lainnya.

b. Sekat atau Guide Sekat atau guide merupakan petunjuk dan pemisah antara kelompok

masalah yang satu dengan kelompok masalah yang lain, sesuai dengan pengelompokan

masalah pada klasifikas arsip.

1) Dibuat dari ikarton tebal (supaya dapat tegak)

2) Memilik ibagian yang menonjol yang dinamakan tab.

Contoh pembuatan/penggunaansekat:

1) Sekat pertama dengan tab pada ujung paling kiri digunakan untuk menyekat kelompok

primer (pokok masalah).

2) Sekat kedua dengan tab pada kedudukan lebih kekanan atau di tengah, digunakan

untuk menyekat antara kelompok sekunder (sub masalah).

3) Sekat ketiga untuk menyekat antara kelompok tersier (sub-sub masalah)

https://bagiilmunei.blogspot.com/


2. Rotary Filling System (Alat Penyimpanan Berputar)

Rotary adalah semacam filing cabinet tetapi

penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini

digerakkan secara berputar, sehingga penempatan dan

penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat

ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam dan besi. Arsip disimpan pada alat ini secara

berputar / lateral.

3. Lemari Arsip

Lemari arsip adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai bentuk dan jenis

arsip. Lemari ini dapat terbuat dari kayu atau besi yang dilengkapi dengan daun pintu yang

berengsel, pintu dorong, atau pun menggunakan kaca. Ada juga yang dibuat untuk

menyimpan banyak arsip Gambar dengan menghemat ruangan, lemari sepertiini yang

dinamakan dengan roll o pack.

Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan

terlebih dahulu arsip dimasukkan ke dalam ordner atau dengan cara ditumpuk mendatar

(horizontal) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke map, berfungs iuntuk menyimpan

berbagai macam bentuk arsip, misalnya: Rol film, Ordner, dan lain-lain.

Rak arsip

lemari arsip sumber: tokopedia.com

sumber: rumahkunto.com

4. Rak Arsip

Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara

menyamping. Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukkan ke dalam

kotak arsip atau ordner. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak

punggung dari ordner atau kotak arsip yang berguna untuk menempelkan label atau judul

dari arsip yang ada di dalamnya. Rak arsip dapat dibuat dari kayu atau besi.


5. Map Arsip

Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton atau plastik yang digunakan untuk

menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50

lembar. Sebaiknya arsip jangan sampai disimpan terlalu banyak sehingga map sulit

ditutup. Map arsip ada beberapa macam, antara lasin sebagai berikut.

a) Stopmap folio, adalah map yang terdapat penutup pada

setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk

menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh.

Biasanya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan

arsip yang sudah inaktif, di mana map yang berisi kumpulan arsip ini akan dibendel

dengan menggunakan tab.

Stopmap folio

Sumber : bagiilmunei.blogspot

b) Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit pada tengah map. Map ini tidak

mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip yang ada di dlamnya digunakan

penjepit. Arsip yang di simpan pada umunya yang bersifat inaktif, tetapi dapat juga

untuk menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu

harus dilubangi dengan menggunakan perforator.

Map snelhecter folder

Sumber : bagiilmunei.blogspot sumber : bagiilmunei.blogspot

c) Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan

kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada penutupnya, maka map ini fungsinya untuk

menyimpan arsip yang akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal.Map ini

mempunyai tab untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder

tersebut.

d) Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung.

Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filing

cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan

kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.


6. Guide

Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang

digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam

penyimpanan arsip. Guide terdiridari 2 bagian, yaitu sebagai

berikut.

a) Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-

tanda, atau indeks (pengelompokan) arsip.

b) Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip-arsip yang ada di

belakangnya.Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip

menggunakan filing cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika penyimpanan

menggunakan ordner atau map snelcter.Guide dapat dibuat dengan berbagai

ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan

menggunakan kertas ukuran folio atau A4, maka badan guide dibuat sesuai

ukuran arsip yang disimpan, tetapi jika arsip ukurannya kecil, maka guide juga

kecil.

Posisi tab guide dapat diatur penempatanny, yaitu sebagai berikut.

a) Guide pertama, yaitu tab guide pada posisi atas sebelah kiri, untuk menuliskan

kelompok utama (main subject).

b) Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk

menuliskan kelompok sekunder (sub subject)

c) Guide ketiga, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk

menuliskan kelompok tersier (sub sub subject) atau untuk yang lebih luas lagi.

7. Ordner

Ordner adalah map besar yang berukuran punggung sekitar 5 cm yang di

dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner akan

terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.

Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga dapat cukup kuat jika

diletakkan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang

lebih 500 lembar arsip/surat.


Untuk memudahkan penghitungan kebutuhan peralatan arsip terutama bila kita

menggunakan peralatan untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan

menggunakan ordner atau sejenisnya, maka perlu diketahui beberapa istilah sebagai

berikut:

a) Dead space

b) Expansion space

c) Pape thickness

d) File thickness

e) .Access Room

8. Stapler

Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan atau mejepit sejumlah

kertas. Stapler digerakkan dengan menggunakan tenaga menusia. Cara kerja dan

komponennya mekanik, serta baru befungsi apabila diisi dengan staples. Stapler dan

staples terbuat dari bahan logam sehingga cukup kuatuntuk digunakan. Alat untuk

melepas staples adalah staples remover.

Jangan memasukkan isi staples melebihi

batasannya, supaya daya lentur per tetap kuat. Jika

terjadi kemacetann di bagian mulut, usahakan tidak

memukul-mukul stapler. Stapler sangat populer

sehingga memiliki banyak nama tidak resmi yang

berasl dari suara yang dikeluarkan saat ini, seperti

jekreken, jepretan, dan cekrekan.

Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi:

a) Stapler kecil, yaitu stapler yang berbentuk kecil dan mampu membendel maksimal

10 lembar kertas.

b) Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20

lembar kertas.


c) Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari

20 lembar kertas

9. Perforator

Perforator adalah alat untuk melubangi

kertas/kartu. Perforator dibedakan antara lain

sebagai berikut.

a) Perforator dengan satu pelubang,

digunakan untuk melubangi kartu

perpustakaan, papan nama, plastik, tickrt

kereta dan lain-lain.

b) Perforator dengan dua pelubang,

digunakan untuk melubangi ketas yang

akan disimpan pada map snelhecter atau ordner.

c) Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan

dimasukkan di dalam ordner

Perforator digerakkan dengan tenaga manusia. Cara kerja dan komponennya

mekanis. Perforator membuat lubang dengan diameter 5 mm. Perforator terbuat dari

logam. Cara kerja menggunakan perforator adalah sebagai berikut.

a) Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimal 10 lembar. Lembar paling atas

dilipat sama sisi untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan.

b) Kertas diletakkan di papan kertas pada tengah sampai tepi kertas menyentuh

batas tepi perforator.

c) Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang

10. Numerator

Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada

lembaran dokumen. Menurut ukuran dan bentunya, numerator

dibedakan menjadi sebagai berikut.

a) Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil

dan terdiri dari 4 hingga 6 digit.

b) Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri

lebih dari 6 digit.

Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponennya mekanis.

Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis dengan cara


menekannya. Jika tidak digunakan, numerator harus disimpan dengan baik lebih

tepatnya tertutup agar tidak kering.

Adapun cara kerja numerator adalah sebagai berikut: a) teteskan tinta pada

bantalan huruf, b) Atur digit awal, c) Cetak nomor dengan cara menekan pada tangkai

numerator

11. Box/ Kotak

Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat

inaktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak

terlebih dahulu disimpan ke dalam folder dan selanjutnya kotak ini akan diletakan

pada rak arsip (lateral berderet ke samping)

12. Alat Sortir

Alat sortir adalah alat yang digunakan

untuk memisahkan warkat atau surat masuk dan

surat keluar yang diterima, diproses, dikirimkan,

dan disimpan ke dalam folder masing-masing.

Alat sortir memiliki beragam bentuk dan bahan,

ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan

sebagainya. Alat sortir ini dapat dibuat dari berbagai bahan yang kuat, misalnya

logam, kayu, plastik, atau karton (kertas tebal).

13. Label

Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul

pada map/folder yang biasanya diletakkan pada bagian tab

dari sebuah folder/guide. Label terbuat dari bahan kertas

sengan berbagai ukuran yang mempunyai perekat pada bagian

belakang, sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan lebel pada

tempat yang diinginkan.

14. Tickler file

Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja

untuk menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil,

seperti lembar pinjams arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo.

Namun demikian, ticler file bisa saja diguanakan untuk menyimpan kartu nama atau

kartu perpustakaan. Di bagian dalam tickler file dilengkapi dengan guide atau


pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip.

Ticler file cardex

15. Cardex (Card Index)

Cabinet Cardex (card index) cabinet adalah alat yang digunakan untuk

menyimpan kartu index yang menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar

memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik yang digunakan

tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi bajaRak/laci kartu

adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak, untuk menyimpan kartukartu

ukuran kecil yang disusun secara vertikal. Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya

laci dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

16. Microfile

Suatu alat untuk memproses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam

ukuran yang diperkecil, untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan.

Microfilm terdiri dari: 1) Alat pemotret, yang menghasilkan foto dalam bentuk klise

(negative film) yang kecil. 2) Rol film, adalah klise (negative film), untuk

menampung hasil pemotretan. 3) Alat pemroses, adalah alat untuk memproses film,

agar dapat ditampilkan pada layar. 4) Alat pembaca dan pencetak, yaitu alat untuk

membaca atau menampilkan gambar/tulisan melalui layar, serta mencetaknya bila

diperlukan.

17. Komputer

Komputer adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan

pekerjaan secara sistematis, berdasarkan instruksi/program yang diberikan, serta

dapat menyimpan da nmenampilkan keterangan bilamana diperlukan.

Sistem computer merupakan gabungan (konfigurasi) dari beberapa bagian,

yaitu:

a. Keyboard (papanketik), terdiridarikunci-kunciataututs-tuts, sebagaialat input

yang berfungsiuntukmemasukkandanmentransmisikan data maupun program

kedalam Central Processing Unit (CPU).


b. Monitor (screen), adalahalaat yang berfungsi menayangkan secara fisual

operasi dari keyboard danhasil pengolahankomputer.

c. Central Processing Unit (CPU), adalah unit yang mengendalikan seluruh opera

sisistem komputer.

d. Punched Card, adalah media input atau output, yang berupa kertas tebal/karton

dengan ukuran tertentu.

e. Printer (mesincetak), adalahperalatan output yang berfungsi untuk mencetak

hasil pengolahan data dari CPU.

f. Kertas Printer, adalahkertas yang dibutuhkan untukmelihathasilcetakan.

g. Disk Drive, adalahtempatuntukmenyimpan disk yang digunakan.

h. Disk, adalah media untukmenyimpan bermacam-macam data. Jadi keterangan

yang akan disimpan di disk, harus diketikdulu.

Ada bermacam-macambentukpenyimpana disk, antara lain :

a. Disk Box storage, yaitusemacamkotak plastic, dandilengkapidengankunci.

b. Disk pocket storage, yaitusemacamdompet yang terbuatdari plastic ataukulit.

c. Disk folder storage, yaitusejenis map yang dapat di gantungpadafiling cabinet

atau semacamnya.

d. Disk lever arch folder strorage, yaitusemacamordneruntukmenampung disk

yang telah ditempatkan pada kantong plastic bening.

18. Alat Penyimpanan Khusus

Alat penyimpanan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip

dalam bentuk-bentuk yang khusus seperti flash disk, CD (compact disk), kaset dan

sebagainya. Alat ini mempunyai beragam bentuk dan desain, karena sangat

tergantung dari perkembangan kemajuan teknologi. Sebelum ada flash disk, untuk

menyimpan data elektronik digunakan disket. Alat ini dapat terbuat dari logam dan

plastik.


A. RANGKUMAN

Peralatan arsip merupakan sarana yang digunakan pada bidang

kearsipan, kualitas peralatan arsip yang baik secara tidak langsung

akan memperlama umur suatu arsip. Peralatan ini pada umumnya

dibuat menggunakan bahan-bahan yang tahan lama seperti, logam,

kayu, alumunium, besi, plastik, maupun bahan kuat lainnya. Macam-Macam Alat Kearsipan: Filing Cabinet, Rotary (alat

penyimpanan berputar), Rak Arsip, Map Arsip, Guide, Ordner,

Stapler, Perforator, Numerator, Kotak (Box), Alat Sortir, Label,

Tickler file, Cardex (card index) cabinet, Alat Penyimpan Khusus


A. Kriteria pemilihan arsip

Sebelum memutuskan pilihan terhadap peralatan yang akan dibeli, beberapa criteria

pada dipertimbangkan, antara lain sebagai berikut:

1. Peralatan harus diselesaikan dengan bentuk dan ukuran fisik arsip seperti peta, surat,

atau foto.

2. Peralatan yang digunakan juga harus memperhatikan sifat arsip yang disimpan

sehingga keamanan informasinya terjamin, seperti untuk menyimpan arsip yang

bernilai guna tinggi, arsip rahasia, atau arsip sangat rahasia.

3. Peralatan yang digunakan harus memperhatikan pertumbuhan atau perkembangan

arsip, seperti kemungkinan jumlah arsip yang terus bertambah setiap tahun atau

perkiraan jumlah rata-rata pertambahannya.

4. Peralatan yang akan digunakan harus memberikan kemudahan, arsip harus dapat

dengan mudah diambil dan ditempatkan kembali pada tempatnya.

5. Peralatan yang akan digunakan harus mempertimbangkan besar ruangan yang

disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan untuk perluasannya.

6. Besar atau kecilnya bentuk organisasi.

7. Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan.

8. Biaya yang tersedia.

Peralatan yang digunakan dalam kegiatan kearsipan memiliki pengaruh besar dalam

keberhasilan kegiatan manajemen kearsipan. Dengan adanya peralatan tersebut, tujuan

kearsipan, yaitu melindungi arsip dari kemusnahan serta dapat menyimpan dan

menemukan arsip dalam waktu yang cepat dan tepat akan lebih mudah tercapai. Oleh

sebab itu, peralatan kearsipan harus benar-benar mendapat perhatian dalam kegiatan

kearsipan. Sebelum membeli atau menentukan peralatan apa yang akan digunakan,

sebaiknya didata terlebih dahulu tentang kebutuhan peralatan/perlengkapan yang

dibutuhkan.

Di bawah ini merupakan kriteria pemelihan peralatan kerarsipan:

1. Bentuk alami arsip yang akan disimpan

2. Ukuran arsip

KEGIATAN BELAJAR 2


3. Jumlah arsip

4. Berat arsip

5. Nilai arsip

6. Frekuensi penggunaan

7. Lama penyimpanan arsip

8. Besar ruangan

9. Kemungkinan perluasan

10. Tipe penyimpanan

11. Letak tempat penyimpanan

12. Letak tempat penyimpanan

B. Perlengkapan Kearsipan

Perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam

kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama

(penggunaan relatif singkat) artinya bahan-bahan ini.

Macam-macam Perlengkapan kearsipan

1. Kartu Index

2. Kartu Tunjuk Silang

3. Lembar Pinjam Arsip

4. Map Pengganti

5. Buku Arsip


RANGKUMAN

Bahan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama (penggunaannya relative singkat).

Bahan kearsipan antara lain: Kartu Indeks, Kartu Tunjuk Silang, Lembar Pinjam Arsip (out slip), Map Pengganti (out folder.

Bahan kearsipan mempunyai beberapa fungsi, diantaranya: a. Sebagai alat bantu pengelolaan arsip. b. Alat untuk memudahkan penyimpanan arsip, bisa juga sebagai

wadah penyimpanan arsip. c. Bahan kearsipan yang baik tentunya akan mendukung

penyimpanan dan pengelolaan arsip.

Essay


A. Pilihan ganda

Pilihlah salah satu jawaban yang benar!

1. Fungsi peralatan arsip adalah sebagai berikut…

(A) Sebagai sarana penyimpan arsip.

(B) Alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan

dibidang kearsipan.

(C) Alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan, sehingga arsip bertahan lama.

(D) Peralatan arsip yang baik tentunya akan mendukung penyimpanan arsip secara

maksimal.

(E) Alat untuk mendukung reputasi perusahaan.

2. Apa yang dimaksud dengan Guide adalah...

(A) Lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral

(menyamping).

(B) Merupakan lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk

atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.

(C) Semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip delakukan secara berputar.

(D) Map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat

besi penjepit.

(E) Alat yang digunakan untuk melubangi kertas arsip

3. Tempat penyimpanan arsip aktif adalah...

(A) filling cabinet, ordner, komputer

(B) filling cabinet, ordner, lemari arsip

(C) filling cabinet, ordner, folder

(D) ordner, box arsip, rak arsip

(E) ordner, folder, box arsip

4. Guide terdiri dari 2 bagian, yaitu…

(A) Tab guide dan badan guide

(B) Guide pertama dan guide kedua

(C) Guide kecil dan guide sedang

(D) B dan C benar

Tes Formatif


(E) Semua benar

5. Alat yang digunakan untuk memberi batasan dan petunjuk dalam penyimpanan arsip

adalah...

(A) Tab

(B) Guide

(C) Folder

(D) Folder tak bergantung

(E) Kartu nama

6. Ada tiga istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, ketiga istilah

tersebut adalah pengarsipan horizontal, pengarsipan vertikal, pengarsipan lateral.Yang

dimaksud dengan pengarsipan lateral adalah…

(A) Penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar (horizontal),

dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak

terlalu dalam.

(B) Penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak

lurus (vertikal) dimana arsip disusun berderet kebelakang.

(C) Sarana yang digunakan pada bidang kearsipan, kualitas peralatan arsip yang

baik secara tidak langsung akan memperlama umur suatu arsip.

(D) Penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri

(lateral) dimana arsip disusun berderet menyamping.

(E) Penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara

berhadapan.

7. Older yang harus disiapkan bila perusahaan ingin menerapkan sistem nomor terminal

digit adalah sebanyak...

(A) 10 buah

(B) 26 buah

(C) 100 buah

(D) 365 buah

(E) 1.000 buah

8. Bila kita menggunakan sistem tanggal dengan menggunakan filling cabinet, judul

lacinya adalah...

(A) Tanggal


(B) Hari ke

(C) Bulan

(D) Tahun

(E) Bulan – tahun

9. Dimanakah arsip kertas dengan lubang di bagian kirinya disimpan?

(A) Brief ordner

(B) Stopmap folio

(C) Snellhecter

(D) Porepel

(E) Rak arsip

10. Lembar kartu kendali terdiri dari tiga warna, lembar pertama berwarna kuning lembar

kedua berwarna hijau dan lembar ketiga berwarna...

(A) Putih

(B) Hijau muda

(C) Merah

(D) Biru

(E) Merah muda

B. Essay

Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan benar dan tepat!

1. Apa yang anda ketahui mengenai pengarsipan Horizontal, Vertical, dan Lateral?

2. Apa yang anda ketahui mengenai map arsip? Dan ada berapa macam map arsip?

Sebutkan!

3. Apa perbedaan antara rak sortir dengan tickler file?

4. apa yang dimaksud perlengkapan kearsipan? Sebutkan contohnya!

5. Analisalah kebutuhan peralatan dan perlengkapan kearsipan!


A. Pilihan Ganda

1. D

2. B

3. B

4. A

5. B

6. C

7. A

8. D

9. C

10. C

B. Essay

1. Pengarsipan horizontal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map

dilakukan secara mendatar (horizontal), dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk

pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam.

Pengarsipan vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map

dilakukan secara tegak lurus (vertikal) di mana arsip disusun berderet kebelakang.

Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map

dilakukan secara berdiri (lateral) di mana arsip disusun berderet menyamping.

2. Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton atau plastik yang digunakan untuk

menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50

lembar. Sebaiknya arsip jangan sampai disimpan terlalu banyak sehingga map sulit

ditutup. Map arsip ada beberapa macam, antara lasin sebagai berikut.

a. Stopmap folio, adalah map yang terdapat penutup pada setiap sisinya. Daun penutup

ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Biasanya,

stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang sudah inaktif, di mana map yang

berisi kumpulan arsip ini akan dibendel dengan menggunakan tab.

Kunci Jawaban


b. Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit pada tengah map. Map ini tidak

mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip yang ada di dlamnya digunakan

penjepit. Arsip yang di simpan pada umunya yang bersifat inaktif, tetapi dapat juga

untuk menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu

harus dilubangi dengan menggunakan perforator.

c. Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas

tebal/plastik saja. Karena tidak ada penutupnya, maka map ini fungsinya untuk

menyimpan arsip yang akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal.Map ini

mempunyai tab untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder

tersebut.

d. Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini

dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab

untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya

3. Rak sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan warkat atau surat masuk dan

surat keluar yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-

masing. Alat sortir memiliki beragam bentuk dan bahan, ada yang berbentuk rak, kotak,

bertingkat, dan sebagainya

Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk

menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar

pinjams arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo.

4. Perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam

kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama

(penggunaan relatif singkat) artinya bahan-bahan ini.

Macam-macam Perlengkapan kearsipan

a. kartu index

b. kartu tunjuk silang

c. lembar pinjam arsip

d. map pengganti

e. buku arsip

5. Sebelum memutuskan pilihan terhadap sesuatu peralatan yang dbeli , beberapa

kriteria perlu dipertimbangkan, antara lain sebagai berikut :


a. Peralatan harus disesuaikan dengan bentuk dan ukuran fisik arsip, seperti peta,

surat, foto dan sebagainya.

b. Peralatan yang digunakan juga harus memperhatikan sifat arsip yang disimpan,

sehingga informasinya terjamin, seperti untuk menyimpan arsip yang bernilai

guna tinggi, arsip rahasia, arsip sangat rahasia, dan sebagainya.

c. Peralatan yang digunakan juga memperhatikan perkembangan atau pertumbuhan

arsip, apakah jumlah arsip terus bertamnah dan berapa banyak rata-rata

pertambahannya.

d. Peralatan yang digunakan harus bisa memberikan kemudahan, arsip harus dapat

dengan mudah diambil dan ditempatkan kembali pada lokasinya.

e. Peralatan yang digunakan harus mempertimbangkan besar ruangan yang

disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan perluasaanya.

f. Bentuk organisasi, apakah bentuknya besar atau kecil.

g. Tingkat perlindungan terhadapa arsip yang disimpan.

h. Biaya yang tersedia.


A. PENILAIAN KOGNITIF

1. Petunjuk penilaian soal pilihan ganda

Nilai = jumlah jawaban benar X 2

2. Petunjuk penilaian soal essay

Kriteria skor soal

No

Soal

Indikator Skor Skor

Maksimal

1 Menyebutkan pengertian dari pengarsipan

Horizontal, Vertical, dan Lateral dengan benar dan

lengkap

10 10

Menyebutkan pengertian dari pengarsipan

Horizontal, Vertical, dan Lateral dengan benar tetapi

kurang lengkap

5

Jawaban salah 1

2 Menyebutkan pengertian dari map arsip dan

menjekaskan macam macam dari map dengan benar

20 20

Menyebutkan pengertian dari map arsip dan

menyebutkan macam macam dari map arsip tetapi

tidak dijelaskan

15

Menyebutkan pengertian saja atau menyebutkan

macam macamnya saja

10

Jawaban salah 1

3 Dapat menjelaskan perbedaan antara rak sortir

dengan tickler file dengan benar dan lengkap

10 10

Dapat menjelaskan perbedaan antara ra sortir

dengan tickler file dengan benar tetapi kurang

lengkap

5

PEDOMAN PENILAIAN


Jawaban salah 1

4 Menjelaskan pengertian perlengkapan kearsipan dan

macam macamnya dengan benar dan lengkap

20 20

Menjelaskan pengertian perlengkapan kearsipan dan

macam macamnya dengan benar tetapi kurang

lengkap

10

Jawaban salah 1

5 Dapat menyebutkan analisa dengan tepat dan benar 20 20

Tidak dapat menyebutkan analisa dengan benar 10

Jawaban salah 1

Rumusan Nilai Akhir

B. PENILAIAN AFEKTIF

Format penilaian sikap:

NO ASPEK PERILAKU YANG DINILAI NILAI

1 2 3 4

1 Disiplin

2 Jujur

3 Tanggungjawab

4 Santun

5 Responsif

Nilai Akhir = nilai pilihan ganda +

skor essay


Indikator Penilaian Sikap

Disiplin

1. Tertib mengikuti instruksi

2. Mengerjakan tugas tepat waktu

3. Melakukan kegiatan yang tidak diminta

4. Membuat kondisi kelas menjadi kondusif

Jujur

1. Menyampaikan sesuatu berdasarkan keadaan yang sebenarnya

2. Tidak menutupi kesalahan yang terjadi

3. Tidak mencontek atau melihat data/pekerjaan orang lain

4. Mencantumkan sumber belajar dari yang dikutip/dipelajari

Santun

1. Berinteraksi dengan teman secara ramah

2. Berkomunikasi dengan bahasa yang tidak menyinggung perasaan

3. Menggunakan bahasa tubuh yang bersahabat

4. Berperilaku sopan

Tanggung Jawab

1. Melaksanakan tugas sebagai anggota kelas

2. Meminta maaf atas kesalahan yang telah dilakukan

3. Mengembalikan barang yang telah dipinjam

4. Memungut samoah yang berserakan

Responsif

1. Tanggap terhadap kerepotan dari pihak lain

2. Berperan aktif terhadap berbagai kegiatan sekolah

3. Bergerak cepat dalam melaksanakan tugas atau kegiatan

4. Berfikir lebih maju terhadap segala hal


No Nama Siswa Disiplin Jujur Tanggungjawab Santun Responsif Nilai Akhir

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

Bubuhkan tanda √ pada kolom-kolom sesuai hasil pengamatan

Rubrik Penilaian Sikap


C. Aspek penilaian

Format penilaian

NO ASPEK PERILAKU YANG DINILAI NILAI

1 2 3 4

1 Kerjasama

2 Mengkomunikasikan pendapat

3 Toleransi

4 Keaktifan

5 Menghargai Pendapat

Keterangan

Masing masing kolom disi dengan kriteria

Nilai akhir = Skor akhir siswa X 100

Skor maksimal

Keterangan ;

4 : sangat sesuai

3 ; sesuai

2 ; cukup

1 ; kurang


No Nama siswa Aspek pengamatan Jumlah

skor

nilai ket

Kerja

sama

Mengkomunikasikan

pendapat

toleransi keaktifan Menghargai

pendapat

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

Rubrik Penilaian Psikomotorik


16

17

18

19

20

21

22

23

24

25


Acces Room : jarak antara file satu dengan file yang lainnya untuk mempermudah

penyimpanan dan pengambilan file

Buku Arsip : buku yang di pergunakan untuk mencatat surat yang akan di simpan

Cabinet :

Dead space : bagian yang tidak dapat digunakan untuk menyimpan media informasi

Expansion Space : bagian yang digunakan untuk menampung arsip dan tambahannya dari

waktu ke waktu

File Thichness : tebal keseluruhan dari media, informasi dan dengan holder secara

menyeluruh

Guide : sekat

Hanging Folder : folder yang mempunyai besi penggantung.

Kartu Index : kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang di simpan, gunanya

sebagai alat bantu untuk menemukan arsip

Kartu tajuk Silang : suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi

untuk menunjukan tempat dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada

tempat yang ditunjukan

Kode : tanda pengenal urusan arsip dari klasifikasi sebagai penuntun ke tempat

arsipnya

Lateral : penyusunan arsip secara menyamping

Map Penganti : berfungsi untuk menggantikan sementara map utama yang berisikan

surat atau arsip-arsip lain yang dipinjam.

Pape Thichness : tebal media informasi

Glosarium


PENUTUP

Setelah menyelesaikan modul ini, maka anda berhak untik mengikuti

uji kompetensi yang telah dipelajari. Dan apabila anda dinyatakan

memenuhi syarat kelulusan dari hasil evaluasi dalam modul ini, maka

anda berhak untuk melanjutkan ke modul berikutnya


DAFTAR RUJUKAN

Amsyah, Zulkifli. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama

Sattar. 2019. Manajemen Kearsipan. Yogyakarta: Deepublish

Suparjati,dkk. 2005. Tata Usaha dan Kearsipan. Yogyakarta : Kanisius

Tasyhar,dkk.2013.Kearsipan 1 bahan ajar kurikulum 2013. Depok : Kementrian

Pendidikan dan Kebudayaan


2 PLAGIARISM SCAN REPORT

4%

Plagiarised

96%

Unique

Date 2019-11-23

Words 922

Characters 6570

Exculde URL None

3 Content Checked For Plagiarism

Peralatan kearsipan adalah alat yang digunakan dalam bidang kearsipan. Peralatan ini pada umumnya

tahan lama (dapat digunakan bertahumtahun) karena dibuat dengan bahan-bahan yang kuat seperti

logam, kayu, aluminium, besi, plastik, dan sebagainya. Fungsi peralatan kearsipan antara lain: alat

penyimpanan arsip, sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah

pekerjaan di bidang kearsipan, serta sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip

tahan lama. Terdapat 3 istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, yaitu sebagai

berikut. a. Pengarsipan horizontal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map

dilakukan secara mendatar (horizontal), dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau

laci yang tidak terlalu dalam. b. Pengarsipan vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan

arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus (vertikal) di mana arsip disusun berderet

kebelakang. c. Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map

dilakukan secara berdiri (lateral) di mana arsip disusun berderet menyamping. Pekerjaan mengarsip

adalah bagian pekerjaan yang ada dalam bidang administrasi, sehingga peralatan yang digunakan di

bidang kearasipan juga sebagian besar sama dengan yang digunakan dalam bidang ketatausahaan.

Dalam hal ini adalah peralatan yang pada umumnya digunakan untuk kegiatan penyimpanan surat

atau berkas-berkas (arsip). B. Macam macam peralatan kearsipan 1. Filling cabinet Filing cabinet, yaitu

lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci, tetapi yang paling banyak digunakan adalah

4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun

vertikal berdderet ke belakang. Filing cabinet digunakan untuk menyimpan arsip atau berkas yang

masih aktif. Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam

LAMPIRAN


folder gantung (hanging folder). Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak padat, di samping

membuat pekerjaan pencarian menjadi sulit, juga dapat merusak arsip. sebaiknya arsip yang disimpan

tidak lebih dari 4.000 surat, dengan folder sekitar 40-50 folder dan guide 20-40 lembar. Dalam laci

filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas

memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan

hanging folder. Biasanya filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam, agar lebih kuat.

Penggunaan filling cabinet dilengkapi dengan: a. Tab. Ialah bagian menonjol di sebelah atas guide atau

map berukuran lebih kurang: lebar 1,15 cm, panjang 10 cm. Letak tab tersebut bermacam-macam dari

ujung kiri petunjuk (guide) sampai ke kanan . kegunaan tab adalah untuk mencantumkan pokok

masalah, kode dan tanda-tanda petunjuk lainnya. b. Sekat atau Guide Sekat atau guide merupakan

petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang satu dengan kelompok masalah yang lain,

sesuai dengan pengelompokan masalah pada klasifikas arsip. 1) Dibuat dari ikarton tebal (supaya

dapat tegak) 2) Memilik ibagian yang menonjol yang dinamakan tab. Contoh

pembuatan/penggunaansekat: 1) Sekat pertama dengan tab pada ujung paling kiri digunakan untuk

menyekat kelompok primer (pokok masalah). 2) Sekat kedua dengan tab pada kedudukan lebih

kekanan atau di tengah, digunakan untuk menyekat antara kelompok sekunder (sub masalah). 3) Sekat

ketiga untuk menyekat antara kelompok tersier (sub-sub masalah) 2. Rotary Filling System (Alat

Penyimpanan Berputar) Rotary adalah semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan

secara berputar. Alat ini digerakkan secara berputar, sehingga penempatan dan penemuan kembali

arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam dan besi.

Arsip disimpan pada alat ini secara berputar / lateral. 3. Lemari Arsip Lemari arsip adalah lemari

tempat menyimpan arsip dalam berbagai bentuk dan jenis arsip. Lemari ini dapat terbuat dari kayu

atau besi yang dilengkapi dengan daun pintu yang berengsel, pintu dorong, atau pun menggunakan

kaca. Ada juga yang dibuat untuk menyimpan banyak arsip Gambar dengan menghemat ruangan,

lemari sepertiini yang dinamakan dengan roll o pack. Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara

berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke dalam ordner atau dengan

cara ditumpuk mendatar (horizontal) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke map, berfungs

iuntuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip, misalnya: Rol film, Ordner, dan lain-lain 4. Rak Arsip

Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara menyamping. Arsip-

arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukkan ke dalam kotak arsip atau ordner. Ordner

atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip yang

berguna untuk menempelkan label atau judul dari arsip yang ada di dalamnya. Rak arsip dapat dibuat

dari kayu atau besi. 5. Map Arsip Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton atau plastik yang

digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-

50 lembar. Sebaiknya arsip jangan sampai disimpan terlalu banyak sehingga map sulit ditutup. Map

arsip ada beberapa macam, antara lasin sebagai berikut. a) Stopmap folio, adalah map yang terdapat

penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya

agar tidak jatuh. Biasanya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang sudah inaktif, di

mana map yang berisi kumpulan arsip ini akan dibendel dengan menggunakan tab. b) Map snelhecter,

yaitu map yang mempunyai penjepit pada tengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup.

Untuk menopang arsip yang ada di dlamnya digunakan penjepit. Arsip yang di simpan pada umunya

yang bersifat inaktif, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di

dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator. c) Folder, yaitu map tanpa

dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada

penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang akan dimasukkan ke dalam kotak

arsip secara vertikal.Map ini mempunyai tab untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di

dalam folder tersebut. d) Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi


penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab

untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.


9%

Plagiarised

91%

Unique

Date 2019-11-26

Words 867

Characters 6247

Exculde URL None


Ordner adalah map besar yang berukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi

penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner akan terlebih dahulu dilubangi dengan

menggunakan perforator. Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga dapat cukup kuat

jika diletakkan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500

lembar arsip/surat. Untuk memudahkan penghitungan kebutuhan peralatan arsip terutama bila kita

menggunakan peralatan untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan menggunakan

ordner atau sejenisnya, maka perlu diketahui beberapa istilah sebagai berikut: a) Dead space b)

Expansion space c) Pape thickness d) File thickness e) .Access Room 8. Stapler Stapler adalah alat yang

digunakan untuk menyatukan atau mejepit sejumlah kertas. Stapler digerakkan dengan menggunakan

tenaga menusia. Cara kerja dan komponennya mekanik, serta baru befungsi apabila diisi dengan

staples. Stapler dan staples terbuat dari bahan logam sehingga cukup kuatuntuk digunakan. Alat untuk

melepas staples adalah staples remover. Jangan memasukkan isi staples melebihi batasannya, supaya

daya lentur per tetap kuat. Jika terjadi kemacetann di bagian mulut, usahakan tidak memukul-mukul

stapler. Stapler sangat populer sehingga memiliki banyak nama tidak resmi yang berasl dari suara yang

dikeluarkan saat ini, seperti jekreken, jepretan, dan cekrekan. Menurut kemampuan dan bentuknya,

stapler dibedakan menjadi: a) Stapler kecil, yaitu stapler yang berbentuk kecil dan mampu membendel

maksimal 10 lembar kertas. b) Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu

membendel 10-20 lembar kertas. c) Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu

membendel lebih dari 20 lembar kertas 9. Perforator Perforator adalah alat untuk melubangi

kertas/kartu. Perforator dibedakan antara lain sebagai berikut. a) Perforator dengan satu pelubang,

digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama, plastik, tickrt kereta dan lain-lain. b)

Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi ketas yang akan disimpan pada map

snelhecter atau ordner. c) Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang

akan dimasukkan di dalam ordner Perforator digerakkan dengan tenaga manusia. Cara kerja dan

komponennya mekanis. Perforator membuat lubang dengan diameter 5 mm. Perforator terbuat dari


logam. Cara kerja menggunakan perforator adalah sebagai berikut. a) Siapkan kertas yang akan diberi

lubang, maksimal 10 lembar. Lembar paling atas dilipat sama sisi untuk menentukan titik tengah, lalu

tepi kertas diratakan. b) Kertas diletakkan di papan kertas pada tengah sampai tepi kertas menyentuh

batas tepi perforator. c) Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang

10. Numerator Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen.

Menurut ukuran dan bentunya, numerator dibedakan menjadi sebagai berikut. a) Numerator kecil,

yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4 hingga 6 digit. b) Numerator besar, yaitu

numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri lebih dari 6 digit. Numerator digerakkan

dengan tangan. Cara kerja dan komponennya mekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan

membuat angka secara otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numerator harus

disimpan dengan baik lebih tepatnya tertutup agar tidak kering. Adapun cara kerja numerator adalah

sebagai berikut: a) teteskan tinta pada bantalan huruf, b) Atur digit awal, c) Cetak nomor dengan cara

menekan pada tangkai numerator 11. Box/ Kotak Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk

menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di

dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder dan selanjutnya kotak ini akan diletakan pada

rak arsip (lateral berderet ke samping) 12. Alat Sortir Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk

memisahkan warkat atau surat masuk dan surat keluar yang diterima, diproses, dikirimkan, dan

disimpan ke dalam folder masing-masing. Alat sortir memiliki beragam bentuk dan bahan, ada yang

berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya. Alat sortir ini dapat dibuat dari berbagai bahan yang

kuat, misalnya logam, kayu, plastik, atau karton (kertas tebal). 13. Label Label adalah alat yang

digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari

sebuah folder/guide. Label terbuat dari bahan kertas sengan berbagai ukuran yang mempunyai

perekat pada bagian belakang, sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan lebel

pada tempat yang diinginkan. 14. Tickler file Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari

kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil,

seperti lembar pinjams arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Namun demikian, ticler

file bisa saja diguanakan untuk menyimpan kartu nama atau kartu perpustakaan. Di bagian dalam

tickler file dilengkapi dengan guide atau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi

petugas arsip. Ticler file cardex 15. Cardex (Card Index) Cabinet Cardex (card index) cabinet adalah alat

yang digunakan untuk menyimpan kartu index yang menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar

memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik yang digunakan tempat menyimpan

kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi bajaRak/laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara

teratur dalam rak, untuk menyimpan kartukartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal. Alat ini

terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat disesuaikan dengan kebutuhan. 16. Microfile Suatu alat

untuk memproses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil, untuk

memudahkan penyimpanan dan penggunaan. Microfilm terdiri dari: 1) Alat pemotret, yang

menghasilkan foto dalam bentuk klise (negative film) yang kecil. 2) Rol film, adalah klise (negative

film), untuk menampung hasil pemotretan. 3) Alat pemroses, adalah alat untuk memproses film, agar

dapat ditampilkan pada layar. 4) Alat pembaca dan pencetak, yaitu alat untuk membaca atau

menampilkan gambar/tulisan melalui layar, serta mencetaknya bila diperlukan.



0%

Plagiarised

100%

Unique

Date 2019-11-23

Words 201

Characters 1627

Exculde URL None


Sebelum memutuskan pilihan terhadap peralatan yang akan dibeli, beberapa criteria pada

dipertimbangkan, antara lain sebagai berikut: 1. Peralatan harus diselesaikan dengan bentuk dan

ukuran fisik arsip seperti peta, surat, atau foto. 2. Peralatan yang digunakan juga harus

memperhatikan sifat arsip yang disimpan sehingga keamanan informasinya terjamin, seperti untuk

menyimpan arsip yang bernilai guna tinggi, arsip rahasia, atau arsip sangat rahasia. 3. Peralatan yang

digunakan harus memperhatikan pertumbuhan atau perkembangan arsip, seperti kemungkinan

jumlah arsip yang terus bertambah setiap tahun atau perkiraan jumlah rata-rata pertambahannya. 4.

Peralatan yang akan digunakan harus memberikan kemudahan, arsip harus dapat dengan mudah

diambil dan ditempatkan kembali pada tempatnya. 5. Peralatan yang akan digunakan harus

mempertimbangkan besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan untuk

perluasannya. 6. Besar atau kecilnya bentuk organisasi. 7. Tingkat perlindungan terhadap arsip yang

disimpan. 8. Biaya yang tersedia. Peralatan yang digunakan dalam kegiatan kearsipan mempunyai

pengaruh besar dalam keberhasilan kegiatan manajemen kearsipan. Dengan adanya peralatan

tersebut, tujuan kearsipan, yaitu melindungi arsip dari kemusnahan serta dapat menyimpan dan

menemukan arsip dalam waktu yang cepat dan tepat akan lebih mudah tercapai. Oleh karena itu,

peralatan kearsipan harus benar-benar mendapat perhatian dalam kegiatan kearsipan. Sebelum

membeli atau menentukan peralatan apa yang akan digunakan, sebaiknya didata terlebih dahulu

tentang kebutuhan peralatan/perlengkapan yang dibutuhkan.

8 Matched Source

Menggunakan peralatan kearsipan - WordPress.com...dicapai dalam modul ini. Bila masih ragu, tanyakan...

Documents

Transcript of Menggunakan peralatan kearsipan - WordPress.com...dicapai dalam modul ini. Bila masih ragu, tanyakan...