MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 1
Pendidikan Administrasi Perkantoran Fakultas Ekonomi
Universitas Negeri Malang
Menggunakan peralatan
kearsipan
Untuk SMK/MAK X 1
PENYUSUN : YUSI MUTIAFERANI
170412617564
MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 2
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI.......................................................................................................................................... 2
KATA PENGANTAR ........................................................................................................................... 3
BAB I ...................................................................................................................................................... 4
Pendahuluan ............................................................................................................................................ 4
PENDAHULUAN .................................................................................................................................. 5
A. DESKRIPSI UMUM .................................................................................................................. 5
B. PRASYARAT ............................................................................................................................. 5
C. PETUNJUK PENGUNAAN MODUL ..................................................................................... 6
D. KOMPETENSI INTI ................................................................................................................... 7
E . KOMPETENSI DASAR DAN INDIKATOR ......................................................................... 7
F. MATERI PEMBELAJARAN .................................................................................................... 9
BAB 2 ................................................................................................................................................... 10
PEMBELAJARAN ............................................................................................................................. 10
Kegiatan Belajar 1 .......................................................................................................................... 11
A. Pengertian peralatan kearsipan ......................................................................................... 11
B. Macam macam peralatan kearsipan ................................................................................. 11
A. RANGKUMAN ................................................................................................................... 21
KEGIATAN BELAJAR 2 .............................................................................................................. 22
A. Kriteria pemilihan arsip ..................................................................................................... 22
B. Perlengkapan Kearsipan .................................................................................................... 23
RANGKUMAN ........................................................................................................................... 24
Tes Formatif ................................................................................................................................ 25
Kunci Jawaban ............................................................................................................................ 28
PEDOMAN PENILAIAN........................................................................................................... 31
Glosarium ............................................................................................................................................ 38
PENUTUP ............................................................................................................................................ 39
DAFTAR RUJUKAN ......................................................................................................................... 40
LAMPIRAN......................................................................................................................................... 41
2 PLAGIARISM SCAN REPORT ........................................................................................................... 41
4 PLAGIARISM SCAN REPORT ........................................................................................................... 43
6 PLAGIARISM SCAN REPORT ........................................................................................................... 45
MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 3
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT yang telah
melimpahkan rahmat, taufik dan hidayahnya sehingga penulis dapat
menyelesaikan modul ini dan dapat diterbitkan tepat pada waktunya. Modul
ini disusun berdasarkan standart isi yang telah ditetapkan oleh pemerintah.
Modul ini merupakan buku pegangan bagi gurru dan peserta dididk
dalam kegiatan belajar mengajar di sekolah. Materi yang terdapat paada
modul ini dititikberatkan pada penjabaran materi berdasarkan kurikulum
2013. Sebagai buku pengangan, modul ini juga tidak menutup kemungkinan
untuk memanfaatan buku-buku penunjang yang lainnya.
Melalui modul ini, penulis dapat berusahan menyajikan materi
dengan berbagai modal evaluaia dan penugasan dalam bentuk praktik
ataupun teori dengan tehnik bervariasi untuk memudahkan peserta didik
dalam mencapai target-target belajar maupun kompetensi yang diharapakan.
Pemanfaatan modul ini dapat dikombinasikan dengan kegiatan
mendengarkan materi yang disampaikan guru dan kegiatan membaca buku-
buku sumber lainnya secar mandiri. Berbagai kegiatan tersebut diharapakan
dapat mendukung kegiatan belajar peserta didik secara menyeluruh.
Modul ini masih jauh dari kata sempurna, untuk itu kami mohon
kritik dan sarap dari para pembaca demi kesempurnaan selanjutnya. Akhir
kata, penulis ucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah
membantu, sehingga terselesaikannya modul ini. Semoga modul ini dapat
memberikan pencerahan dalam pemeblajaran materi penggunaan ala-alat
kearsipan dan ilmu otomatisasi kantor pada umumnya.
Malang, November 2019
Penulis
MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 4
.
• Deskripsi Umum
• Prasyarat
.
• Petunjuk Umum
• Kompetensi Inti
.
• Kompetensi Dasar dan Indikator
• Materi Pembelajaran
BAB I
Pendahuluan
MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 5
Kegiatan administrasi selalu ada di semua ruang lingkup kerja atau kegiatan. Administrasi
identik dengan persuratan ataupun ketata usahaan. Kegiatan antara lain terdiri dari kegiatan
pencatatan, menghitung, mengetik, mengarsip, dan sebagainya. Kegiatan tersebut hampir
seluruhnya menggunakan bahan berupa kertas, sehingga produk dari kegiatan administrasi
berupa lembaran kertas yang berisi informasi.
Kegiatan menangani arsip merupakan kegiatan yang sangat penting dalam ketatalaksanaan
kantor. Surat merupakan jantung kegiatan ketata usahaan. Surat – menyurat yang setiap kali
dikelola merupakan sumber informasi yang sangat penting. Jika surat – surat tersebut telah
selesai di proses selanjutnya surat tersebut harus di simpan dengan baik, sebab surat tersebut
menjadi arsip.
Apabila penyimpanan arsip – arsip itu tidak di tangani dengan baik, informasi yang terkandung
di dalam surat /arsip itu akan hilang dan itu adalah kesalahan yang sangat besar.
Oleh sebab itu, sangat penting bagi petugas ataupun karyawan di bidang ketatausahaan atau
administrasi untuk mempelajari tentang arsip. Dengan mempelajari arsip di harapkan akan
lebih memahami tentang pentingnya suatu arsip, serta dapat ikut serta menjaga arsip – arsip
sehingga mempunyai nilai manfaat yang tinggi
PENDAHULUAN
A. DESKRIPSI UMUM
A.
B. PRASYARAT
MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 6
Kemampuan awal yang disyaratkan sebelum mempelajari modul ini adalah peserta didik harus
memahami manajemen dalam sistem kearsipan sehingga dapat memahami cara – cara
mengarsip.
Petunjuk Bagi Siswa
1. Bacalah dengan cermat modul ini dan pahami dengan baik daftar pertanyaan pada “Cek
Kemampuan” sebagai pengukur yang harus dikuasai dalam modul ini.
2. Diskusikan dengan peserta didik yang lain mengenai yang telah Anda cermati untuk
mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang ingin
dicapai dalam modul ini. Bila masih ragu, tanyakan pada guru/instruktur anda sampai
dapat dipahami.
3. Bila dalam proses memahami materi anda mendapatkan kesulitan, diskusikan dengan
teman-teman anda atau konsultasikan dengan guru/instruktur.
4. Kerjakanlah tugas-tugas, baik secara individu ataupun kelompok dengan jujur dan teliti
serta tanggung jawab.
5. Peserta didik tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya, bila belum
menguasai secara tuntas materi pada kegiatan belajar sebelumnya.
6. Setelah semua modul untuk mencapai satu kompetensi telah tuntas dipelajari, ajukan
uji kompetensi dan sertifikasi.
petunjuk bagi guru
1. Informasikan tentang bagaimana cara menggunakan modul, cara pembelajaran, cara
penilaian, bahan dan alat yang digunakan, dan waktu yang dibutuhkan.
2. Berilah bimbingan kepada peserta didik bila mereka mendapatkan kesulitan.
3. Monitor dan catat kemajuan peserta didik dan berikan feedback atas pencapaian belajar
peserta didik.
4. Selama kegiatan belajarmengajar (KBM), tetaplah berada di dalam kelas/tempat
belajar.
C. PETUNJUK PENGUNAAN MODUL
MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 7
KI-3 (Pengetahuan) : Memahami, menerapkan, menganalisis, dan mengevaluasi tentang
pengetahuan faktual, konseptual, operasional dasar, dan metakognitif sesuai dengan bidang
dan lingkup kerja Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran pada tingkat teknis, spesifik,
detil, dan kompleks, berkenaan dengan ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan
humaniora dalam konteks pengembangan potensi diri sebagai bagian dari keluarga, sekolah,
dunia kerja, warga masyarakat nasional, regional, daninternasional.
KI-4 (Keterampilan) : Melaksanakan tugas spesifik dengan menggunakan alat, informasi,
dan prosedur kerja yang lazim dilakukan serta memecahkan masalah sesuai dengan bidang
kerja Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran. Menampilkan kinerja di bawah bimbingan
dengan mutu dan kuantitas yang terukur sesuai dengan standar kompetensi kerja.
Menunjukkan keterampilan menalar, mengolah, dan menyaji secara efektif, kreatif,
produktif, kritis, mandiri, kolaboratif, komunikatif, dan solutif dalam ranah abstrak terkait
dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah, serta mampu melaksanakan tugas
spesifik di bawah pengawasan langsung.Menunjukkan keterampilan mempersepsi,
kesiapan, meniru, membiasakan, gerak mahir, menjadikan gerak alami dalam ranah konkret
terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah, serta mampu
melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.
KD INDIKATOR MATERI
3.3 Menerapkan
prosedur
penggunaan
peralatan kearsipan
3.4 Menggunakan
3.3.1. Menjelaskan
pengertian
peralatan kearsipan
Peralatan Kearsipan
1. Pengertian Peralatan
Kearsipan
2. Macam-macam peralatan
Kerasipan
D. KOMPETENSI INTI
E . KOMPETENSI DASAR DAN INDIKATOR
MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 8
peralatan kearsipan 3.3.2. Menguraikan
macam- macam peralatan
kearsipan
3.3.3. Mengidentifikasi
kriteria
pemilihan peralatan
kearsipan
3.3.4. Mengemukakan cara
penggunaan peralatan
kearsipan
4.3.1. Menunjukan
peralatan- peralatan
kerasipan dengan
tepat sesuai dengan fungsi
penggunaannya
4.3.2. Memilih peralatan
kearsipan
sesuai dengan kriteria
kebutuhan pekerjaan
4.3.3. Menggunakan
peralatan
kearsipan dengan tepat
sesuai fungsi pekerjaan
yang
dilakukan
3. Kriteria Pemilihan
Peralatan Kearsipan
MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 9
Kegiatan belajar 1
A. Pengertian Peralatan Kearsipan
B. Macam-macam peralatan Kerasipan
Kegiatan belajar 2
A. Kriteria Pemilihan Peralatan Kearsipan
B. Perlengkapan kearsipan
F. MATERI PEMBELAJARAN
MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 10
pengertian peralatan kearsipan
macam-macam peralatan kearsipan
kriteria pemilihan arsip
perlengkapan kearsipan
BAB 2
PEMBELAJARAN
MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 11
A. Pengertian peralatan kearsipan
Peralatan kearsipan adalah alat yang digunakan dalam bidang kearsipan. Peralatan
ini pada umumnya tahan lama (dapat digunakan bertahum-tahun) karena dibuat dengan
bahan-bahan yang kuat seperti logam, kayu, aluminium, besi, plastik, dan sebagainya.
Fungsi peralatan kearsipan antara lain: alat penyimpanan arsip, sebagai alat bantu
untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan, serta
sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama.
Terdapat 3 istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, yaitu sebagai
berikut.
a. Pengarsipan horizontal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map
dilakukan secara mendatar (horizontal), dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk
pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam.
b. Pengarsipan vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map
dilakukan secara tegak lurus (vertikal) di mana arsip disusun berderet kebelakang.
c. Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map
dilakukan secara berdiri (lateral) di mana arsip disusun berderet menyamping.
Pekerjaan mengarsip adalah bagian pekerjaan yang ada dalam bidang administrasi,
sehingga peralatan yang digunakan di bidang kearasipan juga sebagian besar
sama dengan yang digunakan dalam bidang ketatausahaan. Dalam hal ini adalah peralatan
yang pada umumnya digunakan untuk kegiatan penyimpanan surat atau berkas-berkas
(arsip).
1.1.1
B. Macam macam peralatan kearsipan
1. Filling cabinet
Filing cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci, tetapi
yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang
lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun vertikal berdderet ke belakang. Filing
Kegiatan Belajar 1
MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 12
cabinet digunakan untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih aktif.
Filling cabinet
Sumber: https://bagiilmunei.blogspot.com/
Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke
dalam folder gantung (hanging folder). Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak
padat, di samping membuat pekerjaan pencarian menjadi sulit, juga dapat merusak arsip.
sebaiknya arsip yang disimpan tidak lebih dari 4.000 surat, dengan folder sekitar 40-50
folder dan guide 20-40 lembar.
Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri
dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut
digunakan untuk menyangkutkan hanging folder. Biasanya filing cabinet dapat terbuat
dari plastik atau logam, agar lebih kuat.
Penggunaan filling cabinet dilengkapi dengan:
a. Tab. Ialah bagian menonjol di sebelah atas guide atau map berukuran lebih kurang: lebar
1,15 cm, panjang 10 cm. Letak tab tersebut bermacam-macam dari ujung kiri petunjuk
(guide) sampai ke kanan . kegunaan tab adalah untuk mencantumkan pokok masalah, kode
dan tanda-tanda petunjuk lainnya.
b. Sekat atau Guide Sekat atau guide merupakan petunjuk dan pemisah antara kelompok
masalah yang satu dengan kelompok masalah yang lain, sesuai dengan pengelompokan
masalah pada klasifikas arsip.
1) Dibuat dari ikarton tebal (supaya dapat tegak)
2) Memilik ibagian yang menonjol yang dinamakan tab.
Contoh pembuatan/penggunaansekat:
1) Sekat pertama dengan tab pada ujung paling kiri digunakan untuk menyekat kelompok
primer (pokok masalah).
2) Sekat kedua dengan tab pada kedudukan lebih kekanan atau di tengah, digunakan
untuk menyekat antara kelompok sekunder (sub masalah).
3) Sekat ketiga untuk menyekat antara kelompok tersier (sub-sub masalah)
MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 13
2. Rotary Filling System (Alat Penyimpanan Berputar)
Rotary adalah semacam filing cabinet tetapi
penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini
digerakkan secara berputar, sehingga penempatan dan
penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat
ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam dan besi. Arsip disimpan pada alat ini secara
berputar / lateral.
3. Lemari Arsip
Lemari arsip adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai bentuk dan jenis
arsip. Lemari ini dapat terbuat dari kayu atau besi yang dilengkapi dengan daun pintu yang
berengsel, pintu dorong, atau pun menggunakan kaca. Ada juga yang dibuat untuk
menyimpan banyak arsip Gambar dengan menghemat ruangan, lemari sepertiini yang
dinamakan dengan roll o pack.
Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan
terlebih dahulu arsip dimasukkan ke dalam ordner atau dengan cara ditumpuk mendatar
(horizontal) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke map, berfungs iuntuk menyimpan
berbagai macam bentuk arsip, misalnya: Rol film, Ordner, dan lain-lain.
Rak arsip
lemari arsip sumber: tokopedia.com
sumber: rumahkunto.com
4. Rak Arsip
Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara
menyamping. Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukkan ke dalam
kotak arsip atau ordner. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak
punggung dari ordner atau kotak arsip yang berguna untuk menempelkan label atau judul
dari arsip yang ada di dalamnya. Rak arsip dapat dibuat dari kayu atau besi.
MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 14
5. Map Arsip
Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton atau plastik yang digunakan untuk
menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50
lembar. Sebaiknya arsip jangan sampai disimpan terlalu banyak sehingga map sulit
ditutup. Map arsip ada beberapa macam, antara lasin sebagai berikut.
a) Stopmap folio, adalah map yang terdapat penutup pada
setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk
menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh.
Biasanya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan
arsip yang sudah inaktif, di mana map yang berisi kumpulan arsip ini akan dibendel
dengan menggunakan tab.
Stopmap folio
Sumber : bagiilmunei.blogspot
b) Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit pada tengah map. Map ini tidak
mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip yang ada di dlamnya digunakan
penjepit. Arsip yang di simpan pada umunya yang bersifat inaktif, tetapi dapat juga
untuk menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu
harus dilubangi dengan menggunakan perforator.
Map snelhecter folder
Sumber : bagiilmunei.blogspot sumber : bagiilmunei.blogspot
c) Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan
kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada penutupnya, maka map ini fungsinya untuk
menyimpan arsip yang akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal.Map ini
mempunyai tab untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder
tersebut.
d) Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung.
Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filing
cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan
kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.
MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 15
6. Guide
Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang
digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam
penyimpanan arsip. Guide terdiridari 2 bagian, yaitu sebagai
berikut.
a) Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-
tanda, atau indeks (pengelompokan) arsip.
b) Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip-arsip yang ada di
belakangnya.Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip
menggunakan filing cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika penyimpanan
menggunakan ordner atau map snelcter.Guide dapat dibuat dengan berbagai
ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan
menggunakan kertas ukuran folio atau A4, maka badan guide dibuat sesuai
ukuran arsip yang disimpan, tetapi jika arsip ukurannya kecil, maka guide juga
kecil.
Posisi tab guide dapat diatur penempatanny, yaitu sebagai berikut.
a) Guide pertama, yaitu tab guide pada posisi atas sebelah kiri, untuk menuliskan
kelompok utama (main subject).
b) Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk
menuliskan kelompok sekunder (sub subject)
c) Guide ketiga, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk
menuliskan kelompok tersier (sub sub subject) atau untuk yang lebih luas lagi.
7. Ordner
Ordner adalah map besar yang berukuran punggung sekitar 5 cm yang di
dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner akan
terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.
Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga dapat cukup kuat jika
diletakkan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang
lebih 500 lembar arsip/surat.
MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 16
Untuk memudahkan penghitungan kebutuhan peralatan arsip terutama bila kita
menggunakan peralatan untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan
menggunakan ordner atau sejenisnya, maka perlu diketahui beberapa istilah sebagai
berikut:
a) Dead space
b) Expansion space
c) Pape thickness
d) File thickness
e) .Access Room
8. Stapler
Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan atau mejepit sejumlah
kertas. Stapler digerakkan dengan menggunakan tenaga menusia. Cara kerja dan
komponennya mekanik, serta baru befungsi apabila diisi dengan staples. Stapler dan
staples terbuat dari bahan logam sehingga cukup kuatuntuk digunakan. Alat untuk
melepas staples adalah staples remover.
Jangan memasukkan isi staples melebihi
batasannya, supaya daya lentur per tetap kuat. Jika
terjadi kemacetann di bagian mulut, usahakan tidak
memukul-mukul stapler. Stapler sangat populer
sehingga memiliki banyak nama tidak resmi yang
berasl dari suara yang dikeluarkan saat ini, seperti
jekreken, jepretan, dan cekrekan.
Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi:
a) Stapler kecil, yaitu stapler yang berbentuk kecil dan mampu membendel maksimal
10 lembar kertas.
b) Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20
lembar kertas.
MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 17
c) Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari
20 lembar kertas
9. Perforator
Perforator adalah alat untuk melubangi
kertas/kartu. Perforator dibedakan antara lain
sebagai berikut.
a) Perforator dengan satu pelubang,
digunakan untuk melubangi kartu
perpustakaan, papan nama, plastik, tickrt
kereta dan lain-lain.
b) Perforator dengan dua pelubang,
digunakan untuk melubangi ketas yang
akan disimpan pada map snelhecter atau ordner.
c) Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan
dimasukkan di dalam ordner
Perforator digerakkan dengan tenaga manusia. Cara kerja dan komponennya
mekanis. Perforator membuat lubang dengan diameter 5 mm. Perforator terbuat dari
logam. Cara kerja menggunakan perforator adalah sebagai berikut.
a) Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimal 10 lembar. Lembar paling atas
dilipat sama sisi untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan.
b) Kertas diletakkan di papan kertas pada tengah sampai tepi kertas menyentuh
batas tepi perforator.
c) Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang
10. Numerator
Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada
lembaran dokumen. Menurut ukuran dan bentunya, numerator
dibedakan menjadi sebagai berikut.
a) Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil
dan terdiri dari 4 hingga 6 digit.
b) Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri
lebih dari 6 digit.
Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponennya mekanis.
Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis dengan cara
MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 18
menekannya. Jika tidak digunakan, numerator harus disimpan dengan baik lebih
tepatnya tertutup agar tidak kering.
Adapun cara kerja numerator adalah sebagai berikut: a) teteskan tinta pada
bantalan huruf, b) Atur digit awal, c) Cetak nomor dengan cara menekan pada tangkai
numerator
11. Box/ Kotak
Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat
inaktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak
terlebih dahulu disimpan ke dalam folder dan selanjutnya kotak ini akan diletakan
pada rak arsip (lateral berderet ke samping)
12. Alat Sortir
Alat sortir adalah alat yang digunakan
untuk memisahkan warkat atau surat masuk dan
surat keluar yang diterima, diproses, dikirimkan,
dan disimpan ke dalam folder masing-masing.
Alat sortir memiliki beragam bentuk dan bahan,
ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan
sebagainya. Alat sortir ini dapat dibuat dari berbagai bahan yang kuat, misalnya
logam, kayu, plastik, atau karton (kertas tebal).
13. Label
Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul
pada map/folder yang biasanya diletakkan pada bagian tab
dari sebuah folder/guide. Label terbuat dari bahan kertas
sengan berbagai ukuran yang mempunyai perekat pada bagian
belakang, sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan lebel pada
tempat yang diinginkan.
14. Tickler file
Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja
untuk menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil,
seperti lembar pinjams arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo.
Namun demikian, ticler file bisa saja diguanakan untuk menyimpan kartu nama atau
kartu perpustakaan. Di bagian dalam tickler file dilengkapi dengan guide atau
MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 19
pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip.
Ticler file cardex
15. Cardex (Card Index)
Cabinet Cardex (card index) cabinet adalah alat yang digunakan untuk
menyimpan kartu index yang menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar
memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik yang digunakan
tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi bajaRak/laci kartu
adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak, untuk menyimpan kartukartu
ukuran kecil yang disusun secara vertikal. Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya
laci dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
16. Microfile
Suatu alat untuk memproses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam
ukuran yang diperkecil, untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan.
Microfilm terdiri dari: 1) Alat pemotret, yang menghasilkan foto dalam bentuk klise
(negative film) yang kecil. 2) Rol film, adalah klise (negative film), untuk
menampung hasil pemotretan. 3) Alat pemroses, adalah alat untuk memproses film,
agar dapat ditampilkan pada layar. 4) Alat pembaca dan pencetak, yaitu alat untuk
membaca atau menampilkan gambar/tulisan melalui layar, serta mencetaknya bila
diperlukan.
17. Komputer
Komputer adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan
pekerjaan secara sistematis, berdasarkan instruksi/program yang diberikan, serta
dapat menyimpan da nmenampilkan keterangan bilamana diperlukan.
Sistem computer merupakan gabungan (konfigurasi) dari beberapa bagian,
yaitu:
a. Keyboard (papanketik), terdiridarikunci-kunciataututs-tuts, sebagaialat input
yang berfungsiuntukmemasukkandanmentransmisikan data maupun program
kedalam Central Processing Unit (CPU).
MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 20
b. Monitor (screen), adalahalaat yang berfungsi menayangkan secara fisual
operasi dari keyboard danhasil pengolahankomputer.
c. Central Processing Unit (CPU), adalah unit yang mengendalikan seluruh opera
sisistem komputer.
d. Punched Card, adalah media input atau output, yang berupa kertas tebal/karton
dengan ukuran tertentu.
e. Printer (mesincetak), adalahperalatan output yang berfungsi untuk mencetak
hasil pengolahan data dari CPU.
f. Kertas Printer, adalahkertas yang dibutuhkan untukmelihathasilcetakan.
g. Disk Drive, adalahtempatuntukmenyimpan disk yang digunakan.
h. Disk, adalah media untukmenyimpan bermacam-macam data. Jadi keterangan
yang akan disimpan di disk, harus diketikdulu.
Ada bermacam-macambentukpenyimpana disk, antara lain :
a. Disk Box storage, yaitusemacamkotak plastic, dandilengkapidengankunci.
b. Disk pocket storage, yaitusemacamdompet yang terbuatdari plastic ataukulit.
c. Disk folder storage, yaitusejenis map yang dapat di gantungpadafiling cabinet
atau semacamnya.
d. Disk lever arch folder strorage, yaitusemacamordneruntukmenampung disk
yang telah ditempatkan pada kantong plastic bening.
18. Alat Penyimpanan Khusus
Alat penyimpanan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip
dalam bentuk-bentuk yang khusus seperti flash disk, CD (compact disk), kaset dan
sebagainya. Alat ini mempunyai beragam bentuk dan desain, karena sangat
tergantung dari perkembangan kemajuan teknologi. Sebelum ada flash disk, untuk
menyimpan data elektronik digunakan disket. Alat ini dapat terbuat dari logam dan
plastik.
MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 21
A. RANGKUMAN
Peralatan arsip merupakan sarana yang digunakan pada bidang
kearsipan, kualitas peralatan arsip yang baik secara tidak langsung
akan memperlama umur suatu arsip. Peralatan ini pada umumnya
dibuat menggunakan bahan-bahan yang tahan lama seperti, logam,
kayu, alumunium, besi, plastik, maupun bahan kuat lainnya. Macam-Macam Alat Kearsipan: Filing Cabinet, Rotary (alat
penyimpanan berputar), Rak Arsip, Map Arsip, Guide, Ordner,
Stapler, Perforator, Numerator, Kotak (Box), Alat Sortir, Label,
Tickler file, Cardex (card index) cabinet, Alat Penyimpan Khusus
MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 22
A. Kriteria pemilihan arsip
Sebelum memutuskan pilihan terhadap peralatan yang akan dibeli, beberapa criteria
pada dipertimbangkan, antara lain sebagai berikut:
1. Peralatan harus diselesaikan dengan bentuk dan ukuran fisik arsip seperti peta, surat,
atau foto.
2. Peralatan yang digunakan juga harus memperhatikan sifat arsip yang disimpan
sehingga keamanan informasinya terjamin, seperti untuk menyimpan arsip yang
bernilai guna tinggi, arsip rahasia, atau arsip sangat rahasia.
3. Peralatan yang digunakan harus memperhatikan pertumbuhan atau perkembangan
arsip, seperti kemungkinan jumlah arsip yang terus bertambah setiap tahun atau
perkiraan jumlah rata-rata pertambahannya.
4. Peralatan yang akan digunakan harus memberikan kemudahan, arsip harus dapat
dengan mudah diambil dan ditempatkan kembali pada tempatnya.
5. Peralatan yang akan digunakan harus mempertimbangkan besar ruangan yang
disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan untuk perluasannya.
6. Besar atau kecilnya bentuk organisasi.
7. Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan.
8. Biaya yang tersedia.
Peralatan yang digunakan dalam kegiatan kearsipan memiliki pengaruh besar dalam
keberhasilan kegiatan manajemen kearsipan. Dengan adanya peralatan tersebut, tujuan
kearsipan, yaitu melindungi arsip dari kemusnahan serta dapat menyimpan dan
menemukan arsip dalam waktu yang cepat dan tepat akan lebih mudah tercapai. Oleh
sebab itu, peralatan kearsipan harus benar-benar mendapat perhatian dalam kegiatan
kearsipan. Sebelum membeli atau menentukan peralatan apa yang akan digunakan,
sebaiknya didata terlebih dahulu tentang kebutuhan peralatan/perlengkapan yang
dibutuhkan.
Di bawah ini merupakan kriteria pemelihan peralatan kerarsipan:
1. Bentuk alami arsip yang akan disimpan
2. Ukuran arsip
KEGIATAN BELAJAR 2
MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 23
3. Jumlah arsip
4. Berat arsip
5. Nilai arsip
6. Frekuensi penggunaan
7. Lama penyimpanan arsip
8. Besar ruangan
9. Kemungkinan perluasan
10. Tipe penyimpanan
11. Letak tempat penyimpanan
12. Letak tempat penyimpanan
B. Perlengkapan Kearsipan
Perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam
kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama
(penggunaan relatif singkat) artinya bahan-bahan ini.
Macam-macam Perlengkapan kearsipan
1. Kartu Index
2. Kartu Tunjuk Silang
3. Lembar Pinjam Arsip
4. Map Pengganti
5. Buku Arsip
MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 24
RANGKUMAN
Bahan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama (penggunaannya relative singkat).
Bahan kearsipan antara lain: Kartu Indeks, Kartu Tunjuk Silang, Lembar Pinjam Arsip (out slip), Map Pengganti (out folder.
Bahan kearsipan mempunyai beberapa fungsi, diantaranya: a. Sebagai alat bantu pengelolaan arsip. b. Alat untuk memudahkan penyimpanan arsip, bisa juga sebagai
wadah penyimpanan arsip. c. Bahan kearsipan yang baik tentunya akan mendukung
penyimpanan dan pengelolaan arsip.
Essay
MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 25
A. Pilihan ganda
Pilihlah salah satu jawaban yang benar!
1. Fungsi peralatan arsip adalah sebagai berikut…
(A) Sebagai sarana penyimpan arsip.
(B) Alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan
dibidang kearsipan.
(C) Alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan, sehingga arsip bertahan lama.
(D) Peralatan arsip yang baik tentunya akan mendukung penyimpanan arsip secara
maksimal.
(E) Alat untuk mendukung reputasi perusahaan.
2. Apa yang dimaksud dengan Guide adalah...
(A) Lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral
(menyamping).
(B) Merupakan lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk
atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.
(C) Semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip delakukan secara berputar.
(D) Map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat
besi penjepit.
(E) Alat yang digunakan untuk melubangi kertas arsip
3. Tempat penyimpanan arsip aktif adalah...
(A) filling cabinet, ordner, komputer
(B) filling cabinet, ordner, lemari arsip
(C) filling cabinet, ordner, folder
(D) ordner, box arsip, rak arsip
(E) ordner, folder, box arsip
4. Guide terdiri dari 2 bagian, yaitu…
(A) Tab guide dan badan guide
(B) Guide pertama dan guide kedua
(C) Guide kecil dan guide sedang
(D) B dan C benar
Tes Formatif
MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 26
(E) Semua benar
5. Alat yang digunakan untuk memberi batasan dan petunjuk dalam penyimpanan arsip
adalah...
(A) Tab
(B) Guide
(C) Folder
(D) Folder tak bergantung
(E) Kartu nama
6. Ada tiga istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, ketiga istilah
tersebut adalah pengarsipan horizontal, pengarsipan vertikal, pengarsipan lateral.Yang
dimaksud dengan pengarsipan lateral adalah…
(A) Penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar (horizontal),
dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak
terlalu dalam.
(B) Penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak
lurus (vertikal) dimana arsip disusun berderet kebelakang.
(C) Sarana yang digunakan pada bidang kearsipan, kualitas peralatan arsip yang
baik secara tidak langsung akan memperlama umur suatu arsip.
(D) Penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri
(lateral) dimana arsip disusun berderet menyamping.
(E) Penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara
berhadapan.
7. Older yang harus disiapkan bila perusahaan ingin menerapkan sistem nomor terminal
digit adalah sebanyak...
(A) 10 buah
(B) 26 buah
(C) 100 buah
(D) 365 buah
(E) 1.000 buah
8. Bila kita menggunakan sistem tanggal dengan menggunakan filling cabinet, judul
lacinya adalah...
(A) Tanggal
MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 27
(B) Hari ke
(C) Bulan
(D) Tahun
(E) Bulan – tahun
9. Dimanakah arsip kertas dengan lubang di bagian kirinya disimpan?
(A) Brief ordner
(B) Stopmap folio
(C) Snellhecter
(D) Porepel
(E) Rak arsip
10. Lembar kartu kendali terdiri dari tiga warna, lembar pertama berwarna kuning lembar
kedua berwarna hijau dan lembar ketiga berwarna...
(A) Putih
(B) Hijau muda
(C) Merah
(D) Biru
(E) Merah muda
B. Essay
Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan benar dan tepat!
1. Apa yang anda ketahui mengenai pengarsipan Horizontal, Vertical, dan Lateral?
2. Apa yang anda ketahui mengenai map arsip? Dan ada berapa macam map arsip?
Sebutkan!
3. Apa perbedaan antara rak sortir dengan tickler file?
4. apa yang dimaksud perlengkapan kearsipan? Sebutkan contohnya!
5. Analisalah kebutuhan peralatan dan perlengkapan kearsipan!
MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 28
A. Pilihan Ganda
1. D
2. B
3. B
4. A
5. B
6. C
7. A
8. D
9. C
10. C
B. Essay
1. Pengarsipan horizontal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map
dilakukan secara mendatar (horizontal), dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk
pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam.
Pengarsipan vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map
dilakukan secara tegak lurus (vertikal) di mana arsip disusun berderet kebelakang.
Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map
dilakukan secara berdiri (lateral) di mana arsip disusun berderet menyamping.
2. Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton atau plastik yang digunakan untuk
menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50
lembar. Sebaiknya arsip jangan sampai disimpan terlalu banyak sehingga map sulit
ditutup. Map arsip ada beberapa macam, antara lasin sebagai berikut.
a. Stopmap folio, adalah map yang terdapat penutup pada setiap sisinya. Daun penutup
ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Biasanya,
stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang sudah inaktif, di mana map yang
berisi kumpulan arsip ini akan dibendel dengan menggunakan tab.
Kunci Jawaban
MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 29
b. Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit pada tengah map. Map ini tidak
mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip yang ada di dlamnya digunakan
penjepit. Arsip yang di simpan pada umunya yang bersifat inaktif, tetapi dapat juga
untuk menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu
harus dilubangi dengan menggunakan perforator.
c. Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas
tebal/plastik saja. Karena tidak ada penutupnya, maka map ini fungsinya untuk
menyimpan arsip yang akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal.Map ini
mempunyai tab untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder
tersebut.
d. Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini
dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab
untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya
3. Rak sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan warkat atau surat masuk dan
surat keluar yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-
masing. Alat sortir memiliki beragam bentuk dan bahan, ada yang berbentuk rak, kotak,
bertingkat, dan sebagainya
Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk
menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar
pinjams arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo.
4. Perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam
kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama
(penggunaan relatif singkat) artinya bahan-bahan ini.
Macam-macam Perlengkapan kearsipan
a. kartu index
b. kartu tunjuk silang
c. lembar pinjam arsip
d. map pengganti
e. buku arsip
5. Sebelum memutuskan pilihan terhadap sesuatu peralatan yang dbeli , beberapa
kriteria perlu dipertimbangkan, antara lain sebagai berikut :
MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 30
a. Peralatan harus disesuaikan dengan bentuk dan ukuran fisik arsip, seperti peta,
surat, foto dan sebagainya.
b. Peralatan yang digunakan juga harus memperhatikan sifat arsip yang disimpan,
sehingga informasinya terjamin, seperti untuk menyimpan arsip yang bernilai
guna tinggi, arsip rahasia, arsip sangat rahasia, dan sebagainya.
c. Peralatan yang digunakan juga memperhatikan perkembangan atau pertumbuhan
arsip, apakah jumlah arsip terus bertamnah dan berapa banyak rata-rata
pertambahannya.
d. Peralatan yang digunakan harus bisa memberikan kemudahan, arsip harus dapat
dengan mudah diambil dan ditempatkan kembali pada lokasinya.
e. Peralatan yang digunakan harus mempertimbangkan besar ruangan yang
disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan perluasaanya.
f. Bentuk organisasi, apakah bentuknya besar atau kecil.
g. Tingkat perlindungan terhadapa arsip yang disimpan.
h. Biaya yang tersedia.
MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 31
A. PENILAIAN KOGNITIF
1. Petunjuk penilaian soal pilihan ganda
Nilai = jumlah jawaban benar X 2
2. Petunjuk penilaian soal essay
Kriteria skor soal
No
Soal
Indikator Skor Skor
Maksimal
1 Menyebutkan pengertian dari pengarsipan
Horizontal, Vertical, dan Lateral dengan benar dan
lengkap
10 10
Menyebutkan pengertian dari pengarsipan
Horizontal, Vertical, dan Lateral dengan benar tetapi
kurang lengkap
5
Jawaban salah 1
2 Menyebutkan pengertian dari map arsip dan
menjekaskan macam macam dari map dengan benar
20 20
Menyebutkan pengertian dari map arsip dan
menyebutkan macam macam dari map arsip tetapi
tidak dijelaskan
15
Menyebutkan pengertian saja atau menyebutkan
macam macamnya saja
10
Jawaban salah 1
3 Dapat menjelaskan perbedaan antara rak sortir
dengan tickler file dengan benar dan lengkap
10 10
Dapat menjelaskan perbedaan antara ra sortir
dengan tickler file dengan benar tetapi kurang
lengkap
5
PEDOMAN PENILAIAN
MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 32
Jawaban salah 1
4 Menjelaskan pengertian perlengkapan kearsipan dan
macam macamnya dengan benar dan lengkap
20 20
Menjelaskan pengertian perlengkapan kearsipan dan
macam macamnya dengan benar tetapi kurang
lengkap
10
Jawaban salah 1
5 Dapat menyebutkan analisa dengan tepat dan benar 20 20
Tidak dapat menyebutkan analisa dengan benar 10
Jawaban salah 1
Rumusan Nilai Akhir
B. PENILAIAN AFEKTIF
Format penilaian sikap:
NO ASPEK PERILAKU YANG DINILAI NILAI
1 2 3 4
1 Disiplin
2 Jujur
3 Tanggungjawab
4 Santun
5 Responsif
Nilai Akhir = nilai pilihan ganda +
skor essay
MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 33
Indikator Penilaian Sikap
Disiplin
1. Tertib mengikuti instruksi
2. Mengerjakan tugas tepat waktu
3. Melakukan kegiatan yang tidak diminta
4. Membuat kondisi kelas menjadi kondusif
Jujur
1. Menyampaikan sesuatu berdasarkan keadaan yang sebenarnya
2. Tidak menutupi kesalahan yang terjadi
3. Tidak mencontek atau melihat data/pekerjaan orang lain
4. Mencantumkan sumber belajar dari yang dikutip/dipelajari
Santun
1. Berinteraksi dengan teman secara ramah
2. Berkomunikasi dengan bahasa yang tidak menyinggung perasaan
3. Menggunakan bahasa tubuh yang bersahabat
4. Berperilaku sopan
Tanggung Jawab
1. Melaksanakan tugas sebagai anggota kelas
2. Meminta maaf atas kesalahan yang telah dilakukan
3. Mengembalikan barang yang telah dipinjam
4. Memungut samoah yang berserakan
Responsif
1. Tanggap terhadap kerepotan dari pihak lain
2. Berperan aktif terhadap berbagai kegiatan sekolah
3. Bergerak cepat dalam melaksanakan tugas atau kegiatan
4. Berfikir lebih maju terhadap segala hal
MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 34
No Nama Siswa Disiplin Jujur Tanggungjawab Santun Responsif Nilai Akhir
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Bubuhkan tanda √ pada kolom-kolom sesuai hasil pengamatan
Rubrik Penilaian Sikap
MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 35
C. Aspek penilaian
Format penilaian
NO ASPEK PERILAKU YANG DINILAI NILAI
1 2 3 4
1 Kerjasama
2 Mengkomunikasikan pendapat
3 Toleransi
4 Keaktifan
5 Menghargai Pendapat
Keterangan
Masing masing kolom disi dengan kriteria
Nilai akhir = Skor akhir siswa X 100
Skor maksimal
Keterangan ;
4 : sangat sesuai
3 ; sesuai
2 ; cukup
1 ; kurang
MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 36
No Nama siswa Aspek pengamatan Jumlah
skor
nilai ket
Kerja
sama
Mengkomunikasikan
pendapat
toleransi keaktifan Menghargai
pendapat
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Rubrik Penilaian Psikomotorik
MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 37
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 38
Acces Room : jarak antara file satu dengan file yang lainnya untuk mempermudah
penyimpanan dan pengambilan file
Buku Arsip : buku yang di pergunakan untuk mencatat surat yang akan di simpan
Cabinet :
Dead space : bagian yang tidak dapat digunakan untuk menyimpan media informasi
Expansion Space : bagian yang digunakan untuk menampung arsip dan tambahannya dari
waktu ke waktu
File Thichness : tebal keseluruhan dari media, informasi dan dengan holder secara
menyeluruh
Guide : sekat
Hanging Folder : folder yang mempunyai besi penggantung.
Kartu Index : kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang di simpan, gunanya
sebagai alat bantu untuk menemukan arsip
Kartu tajuk Silang : suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi
untuk menunjukan tempat dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada
tempat yang ditunjukan
Kode : tanda pengenal urusan arsip dari klasifikasi sebagai penuntun ke tempat
arsipnya
Lateral : penyusunan arsip secara menyamping
Map Penganti : berfungsi untuk menggantikan sementara map utama yang berisikan
surat atau arsip-arsip lain yang dipinjam.
Pape Thichness : tebal media informasi
Glosarium
MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 39
PENUTUP
Setelah menyelesaikan modul ini, maka anda berhak untik mengikuti
uji kompetensi yang telah dipelajari. Dan apabila anda dinyatakan
memenuhi syarat kelulusan dari hasil evaluasi dalam modul ini, maka
anda berhak untuk melanjutkan ke modul berikutnya
MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 40
DAFTAR RUJUKAN
Amsyah, Zulkifli. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama
Sattar. 2019. Manajemen Kearsipan. Yogyakarta: Deepublish
Suparjati,dkk. 2005. Tata Usaha dan Kearsipan. Yogyakarta : Kanisius
Tasyhar,dkk.2013.Kearsipan 1 bahan ajar kurikulum 2013. Depok : Kementrian
Pendidikan dan Kebudayaan
MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 41
2 PLAGIARISM SCAN REPORT
4%
Plagiarised
96%
Unique
Date 2019-11-23
Words 922
Characters 6570
Exculde URL None
3 Content Checked For Plagiarism
Peralatan kearsipan adalah alat yang digunakan dalam bidang kearsipan. Peralatan ini pada umumnya
tahan lama (dapat digunakan bertahumtahun) karena dibuat dengan bahan-bahan yang kuat seperti
logam, kayu, aluminium, besi, plastik, dan sebagainya. Fungsi peralatan kearsipan antara lain: alat
penyimpanan arsip, sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah
pekerjaan di bidang kearsipan, serta sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip
tahan lama. Terdapat 3 istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, yaitu sebagai
berikut. a. Pengarsipan horizontal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map
dilakukan secara mendatar (horizontal), dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau
laci yang tidak terlalu dalam. b. Pengarsipan vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan
arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus (vertikal) di mana arsip disusun berderet
kebelakang. c. Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map
dilakukan secara berdiri (lateral) di mana arsip disusun berderet menyamping. Pekerjaan mengarsip
adalah bagian pekerjaan yang ada dalam bidang administrasi, sehingga peralatan yang digunakan di
bidang kearasipan juga sebagian besar sama dengan yang digunakan dalam bidang ketatausahaan.
Dalam hal ini adalah peralatan yang pada umumnya digunakan untuk kegiatan penyimpanan surat
atau berkas-berkas (arsip). B. Macam macam peralatan kearsipan 1. Filling cabinet Filing cabinet, yaitu
lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci, tetapi yang paling banyak digunakan adalah
4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun
vertikal berdderet ke belakang. Filing cabinet digunakan untuk menyimpan arsip atau berkas yang
masih aktif. Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam
LAMPIRAN
MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 42
folder gantung (hanging folder). Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak padat, di samping
membuat pekerjaan pencarian menjadi sulit, juga dapat merusak arsip. sebaiknya arsip yang disimpan
tidak lebih dari 4.000 surat, dengan folder sekitar 40-50 folder dan guide 20-40 lembar. Dalam laci
filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas
memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan
hanging folder. Biasanya filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam, agar lebih kuat.
Penggunaan filling cabinet dilengkapi dengan: a. Tab. Ialah bagian menonjol di sebelah atas guide atau
map berukuran lebih kurang: lebar 1,15 cm, panjang 10 cm. Letak tab tersebut bermacam-macam dari
ujung kiri petunjuk (guide) sampai ke kanan . kegunaan tab adalah untuk mencantumkan pokok
masalah, kode dan tanda-tanda petunjuk lainnya. b. Sekat atau Guide Sekat atau guide merupakan
petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang satu dengan kelompok masalah yang lain,
sesuai dengan pengelompokan masalah pada klasifikas arsip. 1) Dibuat dari ikarton tebal (supaya
dapat tegak) 2) Memilik ibagian yang menonjol yang dinamakan tab. Contoh
pembuatan/penggunaansekat: 1) Sekat pertama dengan tab pada ujung paling kiri digunakan untuk
menyekat kelompok primer (pokok masalah). 2) Sekat kedua dengan tab pada kedudukan lebih
kekanan atau di tengah, digunakan untuk menyekat antara kelompok sekunder (sub masalah). 3) Sekat
ketiga untuk menyekat antara kelompok tersier (sub-sub masalah) 2. Rotary Filling System (Alat
Penyimpanan Berputar) Rotary adalah semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan
secara berputar. Alat ini digerakkan secara berputar, sehingga penempatan dan penemuan kembali
arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam dan besi.
Arsip disimpan pada alat ini secara berputar / lateral. 3. Lemari Arsip Lemari arsip adalah lemari
tempat menyimpan arsip dalam berbagai bentuk dan jenis arsip. Lemari ini dapat terbuat dari kayu
atau besi yang dilengkapi dengan daun pintu yang berengsel, pintu dorong, atau pun menggunakan
kaca. Ada juga yang dibuat untuk menyimpan banyak arsip Gambar dengan menghemat ruangan,
lemari sepertiini yang dinamakan dengan roll o pack. Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara
berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke dalam ordner atau dengan
cara ditumpuk mendatar (horizontal) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke map, berfungs
iuntuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip, misalnya: Rol film, Ordner, dan lain-lain 4. Rak Arsip
Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara menyamping. Arsip-
arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukkan ke dalam kotak arsip atau ordner. Ordner
atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip yang
berguna untuk menempelkan label atau judul dari arsip yang ada di dalamnya. Rak arsip dapat dibuat
dari kayu atau besi. 5. Map Arsip Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton atau plastik yang
digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-
50 lembar. Sebaiknya arsip jangan sampai disimpan terlalu banyak sehingga map sulit ditutup. Map
arsip ada beberapa macam, antara lasin sebagai berikut. a) Stopmap folio, adalah map yang terdapat
penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya
agar tidak jatuh. Biasanya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang sudah inaktif, di
mana map yang berisi kumpulan arsip ini akan dibendel dengan menggunakan tab. b) Map snelhecter,
yaitu map yang mempunyai penjepit pada tengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup.
Untuk menopang arsip yang ada di dlamnya digunakan penjepit. Arsip yang di simpan pada umunya
yang bersifat inaktif, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di
dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator. c) Folder, yaitu map tanpa
dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada
penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang akan dimasukkan ke dalam kotak
arsip secara vertikal.Map ini mempunyai tab untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di
dalam folder tersebut. d) Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi
MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 43
penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab
untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.
4 PLAGIARISM SCAN REPORT
9%
Plagiarised
91%
Unique
Date 2019-11-26
Words 867
Characters 6247
Exculde URL None
5 Content Checked For Plagiarism
Ordner adalah map besar yang berukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi
penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner akan terlebih dahulu dilubangi dengan
menggunakan perforator. Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga dapat cukup kuat
jika diletakkan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500
lembar arsip/surat. Untuk memudahkan penghitungan kebutuhan peralatan arsip terutama bila kita
menggunakan peralatan untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan menggunakan
ordner atau sejenisnya, maka perlu diketahui beberapa istilah sebagai berikut: a) Dead space b)
Expansion space c) Pape thickness d) File thickness e) .Access Room 8. Stapler Stapler adalah alat yang
digunakan untuk menyatukan atau mejepit sejumlah kertas. Stapler digerakkan dengan menggunakan
tenaga menusia. Cara kerja dan komponennya mekanik, serta baru befungsi apabila diisi dengan
staples. Stapler dan staples terbuat dari bahan logam sehingga cukup kuatuntuk digunakan. Alat untuk
melepas staples adalah staples remover. Jangan memasukkan isi staples melebihi batasannya, supaya
daya lentur per tetap kuat. Jika terjadi kemacetann di bagian mulut, usahakan tidak memukul-mukul
stapler. Stapler sangat populer sehingga memiliki banyak nama tidak resmi yang berasl dari suara yang
dikeluarkan saat ini, seperti jekreken, jepretan, dan cekrekan. Menurut kemampuan dan bentuknya,
stapler dibedakan menjadi: a) Stapler kecil, yaitu stapler yang berbentuk kecil dan mampu membendel
maksimal 10 lembar kertas. b) Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu
membendel 10-20 lembar kertas. c) Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu
membendel lebih dari 20 lembar kertas 9. Perforator Perforator adalah alat untuk melubangi
kertas/kartu. Perforator dibedakan antara lain sebagai berikut. a) Perforator dengan satu pelubang,
digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama, plastik, tickrt kereta dan lain-lain. b)
Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi ketas yang akan disimpan pada map
snelhecter atau ordner. c) Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang
akan dimasukkan di dalam ordner Perforator digerakkan dengan tenaga manusia. Cara kerja dan
komponennya mekanis. Perforator membuat lubang dengan diameter 5 mm. Perforator terbuat dari
MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 44
logam. Cara kerja menggunakan perforator adalah sebagai berikut. a) Siapkan kertas yang akan diberi
lubang, maksimal 10 lembar. Lembar paling atas dilipat sama sisi untuk menentukan titik tengah, lalu
tepi kertas diratakan. b) Kertas diletakkan di papan kertas pada tengah sampai tepi kertas menyentuh
batas tepi perforator. c) Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang
10. Numerator Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen.
Menurut ukuran dan bentunya, numerator dibedakan menjadi sebagai berikut. a) Numerator kecil,
yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4 hingga 6 digit. b) Numerator besar, yaitu
numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri lebih dari 6 digit. Numerator digerakkan
dengan tangan. Cara kerja dan komponennya mekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan
membuat angka secara otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numerator harus
disimpan dengan baik lebih tepatnya tertutup agar tidak kering. Adapun cara kerja numerator adalah
sebagai berikut: a) teteskan tinta pada bantalan huruf, b) Atur digit awal, c) Cetak nomor dengan cara
menekan pada tangkai numerator 11. Box/ Kotak Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk
menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di
dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder dan selanjutnya kotak ini akan diletakan pada
rak arsip (lateral berderet ke samping) 12. Alat Sortir Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk
memisahkan warkat atau surat masuk dan surat keluar yang diterima, diproses, dikirimkan, dan
disimpan ke dalam folder masing-masing. Alat sortir memiliki beragam bentuk dan bahan, ada yang
berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya. Alat sortir ini dapat dibuat dari berbagai bahan yang
kuat, misalnya logam, kayu, plastik, atau karton (kertas tebal). 13. Label Label adalah alat yang
digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari
sebuah folder/guide. Label terbuat dari bahan kertas sengan berbagai ukuran yang mempunyai
perekat pada bagian belakang, sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan lebel
pada tempat yang diinginkan. 14. Tickler file Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari
kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil,
seperti lembar pinjams arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Namun demikian, ticler
file bisa saja diguanakan untuk menyimpan kartu nama atau kartu perpustakaan. Di bagian dalam
tickler file dilengkapi dengan guide atau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi
petugas arsip. Ticler file cardex 15. Cardex (Card Index) Cabinet Cardex (card index) cabinet adalah alat
yang digunakan untuk menyimpan kartu index yang menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar
memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik yang digunakan tempat menyimpan
kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi bajaRak/laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara
teratur dalam rak, untuk menyimpan kartukartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal. Alat ini
terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat disesuaikan dengan kebutuhan. 16. Microfile Suatu alat
untuk memproses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil, untuk
memudahkan penyimpanan dan penggunaan. Microfilm terdiri dari: 1) Alat pemotret, yang
menghasilkan foto dalam bentuk klise (negative film) yang kecil. 2) Rol film, adalah klise (negative
film), untuk menampung hasil pemotretan. 3) Alat pemroses, adalah alat untuk memproses film, agar
dapat ditampilkan pada layar. 4) Alat pembaca dan pencetak, yaitu alat untuk membaca atau
menampilkan gambar/tulisan melalui layar, serta mencetaknya bila diperlukan.
MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 45
6 PLAGIARISM SCAN REPORT
0%
Plagiarised
100%
Unique
Date 2019-11-23
Words 201
Characters 1627
Exculde URL None
7 Content Checked For Plagiarism
Sebelum memutuskan pilihan terhadap peralatan yang akan dibeli, beberapa criteria pada
dipertimbangkan, antara lain sebagai berikut: 1. Peralatan harus diselesaikan dengan bentuk dan
ukuran fisik arsip seperti peta, surat, atau foto. 2. Peralatan yang digunakan juga harus
memperhatikan sifat arsip yang disimpan sehingga keamanan informasinya terjamin, seperti untuk
menyimpan arsip yang bernilai guna tinggi, arsip rahasia, atau arsip sangat rahasia. 3. Peralatan yang
digunakan harus memperhatikan pertumbuhan atau perkembangan arsip, seperti kemungkinan
jumlah arsip yang terus bertambah setiap tahun atau perkiraan jumlah rata-rata pertambahannya. 4.
Peralatan yang akan digunakan harus memberikan kemudahan, arsip harus dapat dengan mudah
diambil dan ditempatkan kembali pada tempatnya. 5. Peralatan yang akan digunakan harus
mempertimbangkan besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan untuk
perluasannya. 6. Besar atau kecilnya bentuk organisasi. 7. Tingkat perlindungan terhadap arsip yang
disimpan. 8. Biaya yang tersedia. Peralatan yang digunakan dalam kegiatan kearsipan mempunyai
pengaruh besar dalam keberhasilan kegiatan manajemen kearsipan. Dengan adanya peralatan
tersebut, tujuan kearsipan, yaitu melindungi arsip dari kemusnahan serta dapat menyimpan dan
menemukan arsip dalam waktu yang cepat dan tepat akan lebih mudah tercapai. Oleh karena itu,
peralatan kearsipan harus benar-benar mendapat perhatian dalam kegiatan kearsipan. Sebelum
membeli atau menentukan peralatan apa yang akan digunakan, sebaiknya didata terlebih dahulu
tentang kebutuhan peralatan/perlengkapan yang dibutuhkan.
8 Matched Source
Top Related