1

TUGAS MAKALAH MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

“MEMILIH ANTARA OUTSOURCING ATAU INSOURCING TEKNOLOGI INFORMASI DI PERUSAHAAN”

DOSEN Dr. Ir. ARIF IMAM SUROSO, MSc (CS)

Disusun Oleh:

ARDI VIRYAWAN

P056131602.E47 ANGKATAN E-47

2014

2

DAFTAR ISI Bab I Pendahuluan

1.1 Latar Belakang………………………………………………………………3 1.2 Permasalahan…………………………………………………….…………3 Bab II Tinjauan Pustaka

2.1 Definisi Outsourcing……………………………………………….………..….5

2.2 Jenis-Jenis Outsourcing…………..……………………………......................5

2.3 TI Outsourcing……………………..……………………………………………6

2.4 Kelebihan Outsourcing di bidang TI…………..………………………..…….7

2.5 Kekurangan Outsourcing TI…………………………………………………11

2.6 Definisi Insourcing………………………………………………....................12

2.7 Kelebihan dan Kelemahan Insourcing…………………………………….12

Bab III Pembahasan

3.1 Outsourcing di Indonesia…………………………………………………....14

3.2 Pro dan Kontra Outsourcing di Indonesia…………………………..……..14

3.3 Solusi dengan Menggunakan Outsourcing……………………………..16

3.4 Solusi dengan Tetap Menggunakan Insourcing……………………...….17

Bab IV Kesimpulan Kesimpulan…………………………………………………………………....…..20 Daftar Pustaka……………………………………………………………….........21

3

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Penyediaan dan pengelolaan Teknologi Informasi (TI) di suatu organisasi atau

perusahaan dapat dilakukan melalui dua cara yaitu outsourcing dan insourcing.

Keduanya memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing dalam implementasinya

tergantung kebutuhan dan sumberdaya yang dimiliki perusahaan. Meskipun demikian,

tujuan yang ingin dicapai tetap satu yaitu peningkatan kinerja perusahaan melalui

pengelolaan tenaga kerja yang efektif dan efisien dengan tetap berfokus pada bisnis

inti. Hal ini tidak terlepas dari penggunaan tenaga kerja yang ada. Kecenderungan saat

ini perusahaan berusaha agar tenaga kerja inti yang ada di lingkungan organisasi

tersebut fokus untuk menangani pekerjaan yang menjadi bisnis inti (core business). Hal

ini menyebabkan pekerjaan yang sifatnya penunjang untuk diserahkan kepada pihak

lain. Hal inilah yang disebut dengan outsourcing.

1.2. Permasalahan

Dalam sebagian besar lingkungan bisnis, sudah menjadi rahasia umum bahwa

perbandingan objektif antara pengelolaan TI secara internal dan layanan

outsourcing TI akan mengungkapkan perbedaan yang signifikan dari segi

keuntungan biaya, kehandalan, kualitas, kecepatan, dan fleksibilitas. Outsourcing

TI memiliki beberapa kelebihan bagi perusahaan dibanding pengelolaan TI secara

insourcing, yaitu memberikan kesempatan untuk meningkatkan operasional dan

dukungan; meningkatkan produktivitas; mengurangi pengeluaran, mendapatkan

akses ke teknologi-teknologi baru, dan untuk meningkatkan tingkat kompetitif di

pasar. Kajian lainnya juga mengungkapkan keuntungan lainnya seperti TI

outsourcing memungkinkan percepatan adaptasi dan transformasi bisnis terhadap

perubahan pasar atau ancaman para pesaing.

4

Salah satu perhatian dalam TI outsourcing adalah pemilihan mitra kerja yang

sesuai, memahami kompleksitas keputusan outsourcing dan memiliki terbukti

pendekatan untuk membantu perusahaan mencapai berbagai manfaat bisnis

dimungkinkan oleh outsourcing.

Dengan kecenderungan perusahaan untuk melakukan outsourcing, apakah

outsourcing di bidang sistem informasi tepat dilakukan mengingat resiko yang

dihadapi ? Dan apakah ada solusi lain selain outsourcing yang lebih tepat untuk

pengembangan sistem dan teknologi informasi ?

5

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Definisi Outsourcing

Terdapat berbagai definisi mengenai outsourcing saat ini. Definisi outsourcing menurut

Suwondo (2003) yang dikutip oleh Dani (2010) adalah “pendelegasian operasi dan

manajemen operasi dan manajemen harian dari suatu proses bisnis kepada pihak luar

(pihak perusahaan outsourcing).”. Sedangkan menurut Indrajit dan Djokopranoto (2003)

yang kembali dikutip oleh Dani (2010) definisi outsourcing adalah “penyerahan aktivitas

perusahaan pada pihak ketiga dengan tujuan untuk mendapatkan kinerja pekerjaan

yang professional dan berkelas dunia”. Sedangkan definisi lain menurut Pfannenstein

dan Tsai (2004) yang dikutip oleh Diah (2008) outsourcing adalah “memindahkan

pekerjaan suatu perusahaan kepada pihak lain dalam waktu yang tertentu”.

Dari semua definisi diatas dapat disimpulkan bahwa dengan melakukan outsourcing

maka terdapat pekerjaan yang diserahkan kepada pihak lain dalam jangka waktu

tertentu. Umumnya pekerjaan yang di-outsourcing-kan adalah pekerjaan yang sifatnya

sebagai penunjang. Tujuannya adalah untuk mendapatkan kinerja pekerjaan yang

professional dan tenaga kerja internal organisasi dapat fokus untuk melaksanakan

pekerjaan intinya (core business). Menurut Dani, (2010) outsourcing mempengaruhi

suatu organisasi secara keseluruhan dalam hal bentuk organisasi, pekerja, cara

operasional, serta cara pengukuran.

2.2 Jenis-Jenis Outsourcing

Dari berbagai definisi diatas dapat disimpulkan mengenai jenis-jenis outsourcing.

Menurut Tauban (2007) yang dikutip oleh Mia jenis-jenis outsourcing terdiri dari :

Total Outsourcing, yaitu penyerahan tanggung jawab sepenuhnya pada layanan

tertentu dalam perusahaan, dalam bidang TI, vendor menyediakan personel,

hardware dan software.

6

Selective Outsourcing, yaitu penyerahan tanggung jawab pada bagian tertentu

pada layanan tertentu dalam perusahaan, disesuaikan dengan bidang keahlian

vendor. Misalnya SAP menyediakan software dan IBM menyediakan hardware.

De facto sourcing, yaitu penyerahan tanggung jawab pada pihak luar

dikarenakan adanya latar belakang sejarah atau politik, dibandingkan dengan

hasil evaluasi objektif. Misalnya dikarenakan salah seorang eksekutif memiliki

perusahaan TI diluar jabatannya, maka perusahaan diarahkan untuk melakukan

outsource pada perusahaan TI miliknya.

2.3 TI Outsourcing

Penggunaan teknologi informasi (TI) di dalam suatu organisasi untuk mendukung

proses bisnis saat ini tidak dapat lagi dikesampingkan. Penerapan sistem informasi

dalam organisasi tidak hanya bertujuan untuk peningkatan efektivitas dan efisiensi

saja, namun juga sebagai enabler dan sebagai competitive advantage organisasi.

Namun untuk mengimplementasikan teknologi dan sistem informasi yang tepat bagi

suatu organisasi bukanlah hal yang mudah. Organisasi harus memperhatikan

dengan seksama aspek pembiayaan dan sumber daya yang dimilikinya. Karena

bukannya tidak mungkin jika organisasi salah melakukan pengelolaannya maka

yang didapat adalah kegagalan implementasi dan pemborosan biaya.

Pengembangan sistem informasi juga tidak terlepas dari outsourcing. Terdapat

berbagai definisi outsourcing yang berkaitan dengan TI. Dibawah ini adalah

berbagai definisi outsourcing yang berkaitan dengan TI yang dikutip oleh Diah

(2008) dari berbagai sumber :

1. TI outsourcing adalah mensubkontrakkan sebuah fungsi IT dari suatu

perusahaan pada vendor eksternal (Khsetri,2007)

2. TI outsourcing berkembang menjadi IS outsourcing. Definisi IS outsourcing

adalah “pemberian tanggung jawab kepada pihak ketiga berhubungan

dengan seluruh atau beberapa komponen spesifik (fisik maupun sumber

daya manusia) dalam IT infrastruktur organisasi” (Menachemi, Burkhardt,

Shewchuk, Burke, dan Brooks, 2007)

7

3. TI outsourcing didefinisikan sebagai “kontrak jangka panjang dimana satu

atau lebih service provider ditugaskan untuk bertanggung jawab mengatur

satu atau lebih operasi dan infrastruktur IS klien” (Chang, 2007).

4. “Offshore outsourcing” adalah pekerjaan outsourcing pada vendor yang

berlokasi di benua yang berbeda dengan klien (Rottman dan Lacity,

2007).

5. Konsep BPO merupakan perkembangan dari IS outsourcing. Perbedaan

antara BPO dan IS outsourcing adalah pada kasus BPO, provider

melakukan kontrol pada keseluruhan baik proses bisnis, sumber daya

manusia, dan teknologi (Menachemi et al., 2007).

6. Business process outsourcing (BPO) didefinisikan sebagai perluasan TI

outsourcing, dimana dalam BPO pihak ketiga bertanggung jawab dalam

melaksanakan beberapa proses bisnis (misal: call center) (Willcocks et al.,

2006; Penter dan Graham, 2007).

7. Offshore software development dalam dunia TI sering dideskripsikan sebagai

outsourcing pembuatan software dan layanan teknis kepada kontraktor atau

fasilitas yang dimiliki sendiri yang berlokasi di negara dengan standar gaji

lebih rendah (Thoms, 2004).

2.4 Kelebihan Outsourcing di bidang TI

Kelebihan outsourcing di bidang TI yang dijabarkan oleh Verizon, salah satu

outsourcing IT Internasional adalah berikut ini :

1. Pendayagunaan tim IT internal secara lebih baik

Biasanya, dukungan sumber daya IT dibagi antara dua tujuan, yaitu

pengembangan sistem informasi yang sesuai dengan pasar dan efiesnsi

operasional. Dengan outsourcing, manajemen dapat berfokus pada

pengembangan sistem yang sesuai pasar tanpa harus memikirkan pelaksanaan

kegiatan operasional. Pelaksanaan operasional seperti memperbarui dari server

8

load balancing, sistem pemantauan dan tuning, perencanaan kapasitas,

membantu operasi meja, dan fungsi-fungsi TI lainnya rutin dapat diserahkan

kepada outsourcing yang berkualitas. Singkatnya, perusahaan bebas untuk

berkonsentrasi pada bisnis inti, dan penyedia outsource dapat berkonsentrasi

pada bisnis intinya, yaitu support sistem operasional sehari-hari.

2. Mengurangi overhead TI

Dengan outsourcing, perusahaan dapat mengurangi atau menghilangkan biaya

administrasi sistem dan jaringan, serta tambahan sistemik dan proses dukungan

sehingga perusahaan dapat melakukan investasi yang lebih besar dalam bisnis

inti seperti akuisisi pelanggan, hubungan manajemen, manufaktur atau kegiatan

distribusi. Sebuah penelitian oleh IDC tentang outsourcing baru-baru ini

menunjukkan bahwa 12 perusahaan yang disurvei menyadari bisnis dapat

bergerak lebih baik dengan mengurangi biaya TI fasilitas sebagai lantai-ruang,

pemanas dan pendingin udara, konsumsi listrik, penggunaan UPS, pencegah

kebakaran, pengarsipan, dan manajemen fasilitas.

3. Mengurangi pengeluaran modal

Outsourcing operasi TI dapat membiayai atau tingkat investasi modal tradisional

di infrastruktur dan migrasi teknologi selanjutnya dapat dibiayai untuk keperluan

operasi. Sebagai manfaat tambahan, Anda dapat membayar biaya operasi ini

pada transaksi per dasar. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengatur

variasi pengeluaran sesuai dengan permintaan atau disesuaikan dengan

kebutuhan pasar.

4. Peningkatan kinerja dan kehandalan TI

Pengurangan bahkan eliminasi kesalahan operasional dan inefisiensi adalah

salah satu keuntungan yang paling penting dari outsourcing. Penyedia

Outsourcing mempekerjakan staf berpengalaman yang mematuhi persyaratan

yang ketat dan terdokumentasi dengan baik dalam buku panduan. Penyedia

Outsource melakukan investasi pada SDM, teknologi, dan proses yang

9

memungkinkan tingkat layanan dan kualitas yang jika dilakukan oleh

perusahaansecara mandiri akan sulit dilakukan karena tingginya investasi.

5. Keunggulan teknologi dari pesaing

Outsourcing menyediakan tidak hanya pada best practice , tetapi juga untuk best

practice yang sedang berkembang secepat best practice tersebut

dikembangkan. Pada era globalisasi strategi bisnis kerapkali dihubungkan

dengan perkembangan teknologi sehingga akses awal untuk kemampuan TI

baru dapat menjadi keuntungan yang berbeda dalam persaingan

memperebutkan pasar.

6. Kontingensi dan kontinuitas Bisnis

Permasalahan utama dalam pengelolan IT secara insource adalah penyedia

beroperasi dalam fasilitas dengan pasokan listrik yang berlebihan, alternatif

sambungan telekomunikasi, dan kelebihan kemampuan prosesing. Pada

tahapan tertentu hal tersebut dapat menyebabkan pemborosan Dengan

outsource masalah-masalah tersebut dapat teratasi. Selain itu outsource dapat

menyediakan system yang melanjutkan operasi bahkan setelah kesalahan besar

atau system kegagalan. Banyak outsource juga memelihara situs pemulihan

bencana yang mereka dapat pindah ke dalam waktu singkat tanpa harus fasilitas

utama terpengaruh oleh suatu gangguan.

(sumber : Verizon Information Technology)

Dari riset yang dilakukan Divisi Riset PPM Manajemen terlihat penerapan

outsourcing di Indonesia sudah begitu tinggi. Hal ini tidak terlepas dari keuntungan

yang didapat dari penerapan outsourcing tersebut. Berikut ini akan dijelaskan

mengenai kelebihan penerapan outsourcing yang berkaitan dengan TI yaitu:

1. Perusahaan dapat berkonsentrasi untuk menjalankan core bisnisnya, bersamaan

waktunya dengan proses instalasi sistem informasi.

10

2. Aplikasi sistem informasi yang dibangun dapat sesuai dengan harapan

manajemen perusahaan, bahkan dapat menjadi competitive advantage

dibandingkan dengan perusahaan lain dengan kemampuan vendor untuk

membangun sistem dengan teknologi terbaru disesuaikan dengan kebutuhan

perusahaan.

3. Perusahaan tidak perlu melakukan investasi yang mahal di bidang teknologi

untuk mengembangkan sistem informasi perusahaannya. Pembangunan SI

dapat diserahkan kepada vendor yang mempunyai core competence di bidang IT

dan mempunyai pengetahuan dan pengalaman di bidangnya. Hal tersebut juga

menghindarkan resiko perusahaan untuk mengeluarkan biaya tambahan karena

kegagalan implementasi SI.

4. Jaminan mutu kualitas dari hasil aplikasi sistem informasi yang dibangun oleh

vendor yang berpengalaman.

Bahkan hal ini diperkuat oleh alasan O’Brian (2007) yang kembali dikutip oleh Dessy

dalam blognya. Berikut beberapa kelebihan dari outsourcing di bidang TI :

1. Mengurangi dan mengendalikan biaya operasional. Pemilihan outsourcing

memang membutuhkan biaya yang mahal pada awal kontraknya, tetapi

pertimbangan resiko yang akan ditanggung oleh perusahaan lebih kecil

dibandingkan dengan membangun sendiri dengan kemampuan kurang akan

mengakibatkan permasalahan di kemudian hari dan berdampak pada segi

pembiayaan perusahaan.

2. Meningkatkan fokus perusahaan pada kegiatan utama usahanya tanpa dibebani

permasalahan pengembangan sistem informasi.

3. Mendapatkan akses terhadap sistem informasi premium atau kelas dunia bagi

penerapan sistem informasi di perusahaannya.

4. Sumber daya manusia dalam perusahaan dapat lebih fokus melakukan

pekerjaan pada kegiatan utama perusahaan tanpa dibebani kegiatan

pengembangan sistem informasi. Tentu saja hal ini diharapkan akan

meningkatkan produktifitas perusahaan.

11

5. Memberi jalan keluar terhadap permasalahan ketidaktersediaan sumber daya

dari perusahaan yang ahli dalam pengembangan sistem informasi, sehingga

dapat mengurangi resiko salah penerapan sistem informasi.

6. Menunjang akselerasi tujuan perusahaan untuk mempercepat mendapatkan

keuntungan/ benefit dengan penerapan sistem informasi yang sesuai.

7. Menghindarkan dari kendali internal mengenai tidak berfungsinya sistem

informasi karena penerapan sistem informasi yang salah atau gagal.

8. Peningkatan benefit perusahaan akan menyebabkan perusahaan dapat

meningkatkan pertumbuhan modal usaha.

9. Berbagi resiko terhadap implementasi sistem informasi antara perusahaan dan

vendor. Kesalahan implementasi tidak ditanggung penuh oleh perusahaan saja,

oleh karena itu dibutuhkan kerjasama yang baik dalam proses perencanaan

sistem informasi antara perusahaan dan vendor.

10. Perusahaan dapat mengontrol pemasukan dan pengeluaran kas dengan

bantuan sistem informasi yang tepat.

2.5 Kekurangan Outsourcing TI

Dengan banyaknya keuntungan dari penerapan outsourcing di bidang TI, namun bukan

berarti outsouring TI tidak mepunyai kekurangan atau kelemahan. Berikut ini dijelaskan

mengenai kekurangan dari outsourcing dibidang TI:

1. Pelanggaran kontrak kerja oleh vendor lebih banyak akan mengakibatkan

kerugian bagi perusahaan. Misalnya hasil aplikasi tidak sesuai dengan harapan

perusahaan menimbulkan kerugian biaya dan waktu.

2. Perusahaan akan kehilangan kontrol terhadap aplikasi sistem informasi yang

dibangun oleh vendor apabila terjadi ganguan pada sistem informasi yang

sangat penting bagi perusahaan. Penanganan gangguan yang hanya dapat

diperbaiki oleh vendor mengakibatkan ketergantungan bagi perusahaan.

3. Perusahaan lain dapat meniru sistem informasi yang dikembangkan oleh vendor

yang sama.

12

2.6 Definisi Insourcing

Kebalikan dari outsourcing adalah insourcing. Umumnya pekerja akan lebih memilih

model ini karena dianggap lebih berpihak kepada mereka. Insourcing adalah suatu

usaha pengembangan SI dan TI dalam perusahaan yang hanya melibatkan sumber

daya di dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan dengan membentuk divisi

khusus yang berkompeten di bidangnya. Insourcing merupakan model pengembangan

dan dukungan sistem teknologi informasi yang dilakukan oleh para pekerja di suatu

area fungsional dalam organisasi (misalnya Akunting, Keuangan, dan produksi) dengan

sedikit bantuan dari pihak spesialis sistem informasi atau tanpa sama sekali. Model ini

dikenal juga dengan istilah end-user computing atau end-user development.

2.7 Kelebihan dan Kelemahan Insourcing

Seperti halnya dengan outsourcing, insourcing juga memiliki kelebihan dan kelemahan.

Insourcing mempunyai kelebihan dan kekurangan seperti yang terlihat di tabel bawah

ini :

Tabel 1 Perbandingan Kelebihan dan Kekurangan Insourcing

Kelebihan Insourcing Kelemahan Insourcing

Requirement dapat dipahami secara jelas. Keterbatasan jumlah dan tingkat

kemampuan SDM yang menguasai

teknologi informasi mungkin tidak

mencukupi untuk membangun sistem yang

sesuai.

Penerapan software/hardware relative lebih

sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Tidak ada batasan biaya dan waktu yang

jelas, karena tidak ada target. Dan

kalaupun ada target, tidak ada punishment

yang jelas ketika target tidak tercapai.

13

Kelebihan Insourcing Kelemahan Insourcing

Mengedepankan peran user dalam

menentukan tujuan dan sasaran

pengembangan infrastruktur sistem,

Minimnya dokumentasi, karena dikerjakan

oleh personel intern.

Meningkatkan partisipasi user dan rasa

memiliki pada infrastruktur yang

dikembangkan.

Kebocoran data mungkin dapat terjadi,

dikarenakan tidak ada reward dan

punishment yang jelas khususnya kepada

karyawan yang menangani proyek SI.

Relatif mempercepat tahapan

pengembangan karena knowledge transfer

yang lebih mudah.

Pengembangan sistem dengan teknik

SDLC cenderung lambat dan mahal.

Respon yang cepat ketika terjadi asalah

dalam sistem.

Resiko kerusakan software/hardware

ditanggung oleh perusahaan, begitu juga

dengan peralatan yang sudah lanjut usia.

Keamanan data relatif terjamin. Perubahan kultur perusahaan relatif lebih

sulit dilakukan jika diatur oleh karyawannya

sendiri.

Cocok untuk pengembangan sistem dan

proyek yang bersifat kompleks

Pengambilan keputusan dapat dikendalikan

oleh perusahaan, tanpa intervensi dari

pihak luar.

14

BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Outsourcing di Indonesia

Menurut riset yang dilakukan Divisi Riset PPM Manajemen (Agustus, 2008) terlihat

bahwa dari 44 perusahaan yang diriset hampir seluruh perusahaan baik dari industri

perbankan, industri alat berat, industri farmasi, industri telekomunikasi, industri kertas,

industri jasa pendidikan, industri pengelolaan karet & plastik dan industri makanan-

minuman telah menggunakan outsource dalam perusahaannya termasuk dalam hal

pengembangan sistem informasinya. Hasil riset dapat dilihat pada gambar 1 dibawah.

Gambar 1. Perusahaan Yang Menggunakan Outsource Berdasarkan Jenis Industri

Sumber : Divisi Riset PPM Manajemen, Agustus 2008

3.2 Pro dan Kontra Outsourcing di Indonesia

Penerapan outsourcing di Indonesia tidak terlepas dari pro dan kontra. Umumnya dari

sisi pekerja yang tidak setuju dengan penerapan outsourcing. Berikut ini perbandingan

15

antara yang pro dan kontra yang dikutip dari berbagai sumber oleh Divisi Riset

Manajemen PPM.

Tabel 1 Pro dan Kontra Terhadap Outsourcing

Pro Outsourcing Kontra Outsourcing

- Business owner bisa fokus

pada core business.

- Cost reduction.

- Biaya investasi berubah

menjadi biaya belanja.

- Tidak lagi dipusingkan

dengan oleh turn over

tenaga kerja.

- Bagian dari modenisasi dunia

usaha (Sumber : Pekerjaan

Waktu Tertentu dan

“Outsourcing,

http://www.sinarharapan.co.

id)

- Ketidakpastian status ketenagakerjaan dan

ancaman PHK bagi tenaga kerja. (Sumber:

http://www.hukumonline.com)

- Perbedaan perlakuan Compensation and

Benefit antara karyawan internal dengan

karyawan outsource. (Sumber: “Outsourcing,

Pro dan Kontra”

http://recruitmentindonesia.wordpress.com)

- Career Path di outsourcing seringkali kurang

terencana dan terarah. (Sumber:

“Outsourcing, Pro dan Kontra”

http://recruitmentindonesia.wordpress.com)

- Perusahaan pengguna jasa sangat mungkin

memutuskan hubungan kerjasama dengan

outsourcing provider dan mengakibatkan

ketidakjelasan status kerja buruh. (Sumber:

“Outsourcing, Pro dan Kontra”

http://recruitmentindonesia.wordpress.com)

- Eksploitasi manusia (Sumber : Pekerjaan

Waktu Tertentu dan “Outsourcing,

www.sinarharapan.co.id)

16

3.3 Solusi dengan Menggunakan Outsourcing

Penerapan outsourcing dalam pengembangan sistem dan teknologi informasi oleh

perusahaan tetap masih tepat. Namun perusahaan perlu memperhatikan hal-hal terkait

dengan kesuksesan dalam penerapan outsourcing TI. Sparrow, 2003 menyatakan

bahwa untuk mendapatkan keberhasilan dalam outsourcing IT, maka hal-hal yang

harus dilakukan adalah :

Menentukan tujuan; tujuan utama-pengurangan biaya; beberapa tujuan – value

for money dan pengembangan teknologi; manajemen krisis- untuk mengatasi

kesulitan keuangan

Memahami tujuan dari para stakeholder

Menganalisa tujuan yang telah ditentukan

Menyeleksi vendor outsource

Benchmarking

Perbaikan internal; staff, system, proses, etc

Menentukan servis yang diinginkan dari vendor outsource

Analisa business case

Mentransfer staff

Manajemen outsourcing (pengelolaan outsourcing, pengukuran keberhasilan,

pembatasan dan alokasi resiko serta pengontrolan)

Dan dalam menentukan vendor hendaknya memperhatikan kriteria-kriteria berikut

a. Pemahaman terhadap kebutuhan bisnis klien

b. Pengalaman dan kompetensi sumber daya manusia

c. Adanya business case yang jelas

d. Adanya perjanjian service level yang jelas

e. Reputasi dan komitmen perusahaan outsourcer, mengingat kontrak IT

outsourcing biasanya dilakukan untuk jangka panjang.

17

3.4 Solusi dengan Tetap Menggunakan Insourcing

Berbeda dengan outsourcing yang menyerahkan pengelolaan IT sepenuhnya pada

pihak ketiga, perusahaan yang menggunakan sistem insourcing akan merancang atau

membuat sendiri sistem informasi yang dibutuhkan dan menentukan pelaksana sistem

informasi. Sebagai contoh, ketika divisi finance membutuhkan sistem ICT untuk di

aplikasikan di dalam divisinya, pihak divisi IT pada perusahaan yang sama akan

membuatkan sistem tersebut untuk divisi finance. Peursahaan akan menggunakan

sistem ini jika memiliki sumberdaya yang memadai dan menginginkan pengawasan

yang lebih terkontrol dibandingkan dengan outsouce ke pihak lain.

Insourcing juga dapat diartikan sebagai transfer pekerjaan dari satu perusahaan ke

perusahaan lain yang masih berada di dalam satu negara. Tren insourcing mulai terjadi

pada tahun 2006 dimana terjadi kekecewaan suatu organisasi atau perusahaan

terhadap sistem outsourcing. Mereka dapat melakukan service kepada konsumen lebih

baik dan dapat melakukan pengontrolan yang lebih baik dengan insourcing.

Berdasarkan studi terbaru, perusahaan-perusahaan di Amerika dan Inggris lebih

banyak menggunakan sisteminsourcing dibandingkan dengan outsourcing. Berikut ini

adalah 4 pola dasar dari pada insourcing (www.accessmylibrary.com) :

1. Adanya permintaan dari eksekutif senior untuk memotong biaya kepada internal

manager IT. Kemudian, pihak IT manager mempersiapkan suatu team yang

akan mempersiapkan penawaran data yang kuat dalam cara mengurangi

biaya.termasuk konsolidasi data utama. Departemen internal IT akan

memutuskan tawaran dan mengkonsolidasi data center, menginstal automation

di dalam tape library, mengatur ulang work flows, menstadarisasikan perangkat

lunak, mengadakan system chargeback baru yang mengurangi permintaan user

yang terlalu banyak.

2. Pihak IT Manager memutuskan kontrak outsourcing yang banyak memiliki

kekurangan dan membangun internal IT di dalam perusahaannya. Oleh karena

itu, pihak IT senior membangun suatu internal IT departemen memiliki kegiatan

antara lain, membeli mesin yang baru, membeli paket software, memperkerjakan

analyst programmer dari pihak vendor outsource. Sehingga pihak pengguna

18

senang dengan pelayanan yang ada, dan biaya IT lebih rendah daripada nilai

kontrak yang pernah ada.

3. Pihak IT Manager harus mempertahankan untuk melakukan insourcing ketika

hasil audit pihak outsourcing menunjukkan adanya kekurangan layanan pada

area aplikasi dan mengarah kepada penyimpanan aplikasi yang besar.

4. Eksekutif senior mengindentifikasi insourcing tidak mengurangi biaya IT yang

signifikan tetapi keputusan untuk mengambil langkah insourcing masih

dipertimbangkan berhasil karena legitimasi perusahaan lebih jauh ke internal

sourcing.

Tabel berikut ini akan menjabarkan beberapa kelebihan dan kekurangan aplikasi IT

insourcing di perusahaan.

Tabel 2. Kelebihan dan Kekurangan IT Insourcing

Kelebihan Kekurangan

1. Sistem dapat diatur sesuai dengan

kebutuhan perusahaan

2. Proses pengembangan sistem dapat lebih

mudah dikelola dan dikontrol

3. Dapat dijadikan sebagai keunggulan

kompetitif.

4. Biaya pengembangannya relatif lebih

rendah karena hanya melibatkan pihak

perusahaan

5. Sistem informasi yang dibutuhkan dapat

segera direalisasikan dan dapat segera

dilakukan perbaikan untuk

menyempurnakan sistem tersebut

6. Dokumentasi sistem lebih lengkap

7. Mudah dimodifikasi dan di-maintain karena

1. Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien

2. belum tentu perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date)

3. Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan

4. Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan sistem informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka

5. Kurangnya tenaga ahli (expert) di

19

dilakukan oleh karyawan internl

perusahaan

8. Adanya insentif tambahan bagi karyawan

yang diberi tanggung jawab untuk

mengembangkan sistem informasi

perusahaan tersebut

9. keamanan data lebih terjamin karena

hanya melibatkan pihak perusahaan

10. Sistem informasi yang dikembangkan

dapat diintegrasikan lebih mudah dan lebih

baik terhadap sistem yang sudah ada

bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan distem dan kesalahan/resiko yang terjadi menjadi tanggung jawab perusahaan

6. Kemungkinan program mengandung bug sangat besar

20

BAB IV

KESIMPULAN

1. Kesimpulan

Perusahaan yang ingin menerapkan outsourcing dalam bidang TI tetap masih layak

digunakan. Mengingat resiko yang dihadapi dalam outsourcing TI lebih tinggi dibanding

dengan outsourcing bidang lain maka perusahaan perlu memperhatikan beberapa

kriteria kesuksesan dalam hal itu, termasuk dalam pemilihan vendor yang tepat.

Pelaksanaan outsourcing TI, secara umum merupakan pilihan yang baik. Terlepas dari

pendapat tentang pelaksanaan outsourcing itu sendiri. Akan tetapi, jika dilihat dari sisi

fokus bisnis dan akses terhadap teknologi terbaru dan best practice-nya, maka

penerapan outsourcing adalah solusi terbaik dari pengembangan sistem informasi.

Penggunaan outsourcing juga bukan pilihan yang bebas resiko. Ketika menggunakan

outsourcing maka secara tidak langsung perusahaan harus bersiap dengan

kemungkinan pengendalian sistem yang dialihkan serta pemilihan vendor outsource

yang memiliki kapabilitas dan kompetensi yang memadai.

Namun apabila perusahaan menerapkan insourcing dalam pengelolaan TI masih

dilakukan dengan mempertimbangkan berbagai hal yang pada akhirnya bermuara pada

tercapainya tujuan perusahaan.

21

Daftar Pustaka

Oetomo, Budi S.D. 2002. Perencanaan & Pembangunan Sistem Informasi. Andi.

Yogyakarta

O’Brien, JA . Marakas, george. 2009. Management Information sistem. Ninth edition.

Mc Graw Hill. Inc Boston

Margarani Muhammad Iqbal. http://margani.blogstudent.mb.ipb.ac.id/

Dani Firmansyah. Pertimbangan Penerapan Insourcing / Outsourcing Sistem dan

Teknologi Informasi Dalam Perusahaan

Dessy. http://dessysetyawati.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/31/penerapan-

outsourcing-pada-sistem-informasi-di-indonesia/

Diah, 2008. Studi pada Information sharing dalam offshore IT outsourcing (Studi kasus

pada tiga perusahaan vendor IT di indonesia)

Mia Widhi Astuti. Pengembangan Sistem Informasi Menggunakan Insourcing,

Outsourcing

PPM Riset Manajemen Outsourcing

Mygreenworld. http://mygreenworld.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/11/outsourcing-

management-on-information-system/#

Faisalansyari's Blog Just another WordPress.com weblog

http://enterpriseinnovation.net/article/benefits-it-insourcing

http://ulyaanisatur.blogspot.com/2013/02/outsourcing-insourcing-dan-co- sourcing.html,

Situs Wikipedia, http://en.wikipedia.org