MEMBANGUN SISTEM INFORMASI SERVICE PADA BENGKEL RESMI SUZUKI RAHARJO MOTOR KALIWUNGU MENGGUNAKAN JAVA

DAN SQL

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Wahyu Kurniawan 07.11.1414

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM

YOGYAKARTA 2011

2

3

BUILDING SERVICE INFORMATION SYSTEM AT SUZUKI OFFICIAL

WORKSHOP RAHARJO KALIWUNGU USING JAVA AND SQL

MEMBANGUN SISTEM INFORMASI SERVICE PADA BENGKEL RESMI SUZUKI RAHARJO MOTOR KALIWUNGU MENGGUNAKAN JAVA

DAN SQL

Wahyu Kurniawan

Jurusan Teknik Informatika

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

The use of information systems in a company today is a very important requirement. Use of such information systems have time and energy efficiency. So UD Raharjo Motor which is one of the Suzuki Official Workshops utilize the information service system as a means of supporting his efforts to compete with its competitors.

System information services at UD Raharjo Motor contains all information relating to the motor, supplies, spare parts and their owners. System information service can be used to store motor track record, so if there are customer complaints can be seen how the previous track record of these motors. Users in this case can include data from the motor which will be served well as data from the owner. This data will be stored in database. In addition, this information system can also incorporate parts of existing data warehouse and see the amount of stock while the price of spare parts, so if customers want to replace parts to see prices in advance, and can be used as a benchmark to order spare parts are depleted its inventory to the Suzuki center .

Making these applications using Netbeans as editor of coding and MySQL as the database used in making this application. Keywords: UD Raharjo Motor, Suzuki Official Workshops, information systems, database, applications.

4

1. Pendahuluan

Dalam ketatnya persaingan usaha jasa perbengkelan, para pengusaha dituntut

untuk melakukan pelayanan yang optimal terhadap para pengguna jasanya. Ketepatan

waktu merupakan salah satu hal yang penting bagi para pengguna jasa perbengkelan.

Seperti halnya bengkel resmi Suzuki “UD Raharjo Motor Kaliwungu” ini yang saya jadikan

objek penelitian. Bengkel ini menyediakan berbagai macam pelayanan, diantaranya dari

mulai pemesanan kendaraan baru, palayanan jasa service (baik ringan maupun berat),

penyediaan suku cadang resmi Suzuki.

Untuk mengelola semua bidang jasa itu, tentunya dibutuhkan tenaga kerja

professional untuk dapat menjalankan usaha tersebut. Selain adanya sumber daya

manusia yang professional, tentunya teknologi informasi juga dibutuhkan untuk

menunjang kelancaran dari serangkaian proses kegiatan yang berjalan dalam

perusahaan ini. Dengan adanya sistem informasi yang memadai, pengelola bengkel

dapat lebih mudah mengorganisir perusahaannya, karena setiap informasi yang

dibutuhkan oleh pengelola dapat diakses dengan mudah. Lain halnya jika bengkel ini

menggunakan sistem lama atau dengan cara manual, (artinya tidak ada sistem informasi

yang mengolah data). Pengelola akan kesulitan untuk melakukan pengolahan data, baik

itu auditing atau sekedar mencari dokumentasi dari kegiatan perbengkelannya, karena

file disimpan dalam lembaran-lembaran kertas yang mungkin saja rusak atau bahkan

hilang.

Kelemahan dari sistem yang ada saat ini adalah rumitnya proses pengelolaan

data administratif maupun data-data penting lainnya, dimana perusahaan ini melakukan

proses pengolahan data secara manual, tentu saja cara ini tidak efektif dan memakan

waktu yang lama, kelemahan lainnya jika menggunakan cara manual yaitu keamanan

data-data kurang terjamin, serta dibutuhkan tenaga ahli yang dapat melakukan proses

pengolahan data, seperti ahli akuntan.

5

2. Landasan Teori 2.1 Definisi Sistem

Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma)

adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama

untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Istilah ini sering dipergunakan

untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model

matematika seringkali bisa dibuat (id.wikipedia.org). Sistem dilihat dari prosedurnya

menurut Jerry FitzGerald, Ardra F. FitzGerald dan Warren D. Stallings, Jr sistem adalah

suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul

bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu

susunan sasaran yang tertentu (Jogiyanto, 2001). Sedangkan Berdasarkan pada

elemen/komponennya sistem merupakan kumpulan dari elemen-elemen yang

berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu.

2.2.1 Informasi

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan

bermanfaat bagi penggunanya. Infomasi adalah hasil proses atau hasil pengolahan data

meliputi : hasil gabungan, hasil analisa, hasil penyimpulan, dan hasil pengolahan sistem

informasi komputerisasi. Informasi adalah segala sesuatu yang ditampilkan oleh

komputer dalam sebuah media penampil tersebut diatas, biasanya sebagai hasil dari

sebuah proses komputasi. Informasi adalah fakta tersembunyi dibalik himpunan fakta

yang sudah dicatat, dan baru diketemukan sesudah diolah atau dicerna Informasi adalah

fakta tersirat yang muncul dalam benak teknisi itu sesudah mencermati dan mengolahnya

dengan tertib, berdasarkan model yang diyakini sebagai hal yang benar ada dalam

keseluruhan persoalan tersebut.

2.2.1 Kualitas Informasi 1. Akurat

2. Relevan

6

3. Tepat Waktu

2.3 Pengertian Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sistem manusia/mesin yang terpadu,

untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan

pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.

2.3.1 Elemen Sistem Informasi Sistem informasi Manajemen terdiri dari elemen-elemen yang terdiri beberapa

elemen fisik seperti :

a) Orang

Orang atau personil yang di maksudkan yaitu operator komputer, analis

sistem, programmer, personil data entry, dan manajer sistem informasi/EDP.

b) Perangkat keras

Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas komputer (pusat

pengolah, unit masukan/keluaran), peralatan penyiapan data, dan terminal

masukan/keluaran.

c) Perangkat Lunak

Perangkat lunak dapat dibagi dalam 3 jenis utama :

a. Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian dan sistem

manajemen data yang memungkinkan pengoperasian sistem komputer.

b. Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan.

c. Aplikasi pernagkat lunak yang terdiri atas program yang secara spesifik

dibuat untuk setiap aplikasi.

d) Basis Data

File yang berisi program dan data dibuktikan dengan adanya media

penyimpanan secara fisik seperti diskette, hard disk, magnetic tape, dan

7

sebagainya. File juga meliputi keluaran tercetak dan catatan lain diatas kertas,

mikro film, an lain sebagainya.

e) Jaringan komputer

Jaringan komputer adalah sebuah kumpulan komputer, printer dan peralatan

lainnya yang terhubung dalam satu kesatuan. Informasi dan data bergerak

melalui kabel-kabel atau tanpa kabel sehingga memungkinkan pengguna

jaringan komputer dapat saling bertukar dokumen dan data.

f) Komunikasi data

Komunikasi data adalah merupakan bagian dari telekomunikasi yang secara

khusus berkenaan dengan transmisi atau pemindahan data dan informasi

diantara komputer - komputer dan pirant-piranti yang lain dalam bentuk digital

yang dikirimkan melalui media komunikasi data. Data berarti informasi yang

disajikan oleh isyarat digital. Komunikasi data merupakan bagian vital dari suatu

sistem informasi karena sistem ini menyediakan infrastruktur yang

memungkinkan komputer-komputer dapat berkomunikasi satu sama lain.

2.4 Konsep Pemodelan Sistem 2.4.1 Flowchart

Flowchart adalah bagan-bagan yang mempunyai arus yang menggambarkan

langkah-langkah penyelesaian suatu masalah. Flowchart merupakan cara penyajian dari

suatu algoritma.

2.4.2 Diagram konteks Diagram konteks adalah tingkatan tertinggi dalam diagram alir data dan hanya

memuat satu proses, menunjukkan sistem secara keseluruhan.

2.4.3 Diagram alir data DFD adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk

menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem,

dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara

data yang disimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut.

8

DFD menggambarkan penyimpanan data dan proses yang mentransformasikan

data. DFD menunjukan hubungan antara data pada sistem dan proses pada sistem.

2.5 Pengertian Basis Data Basis data (database) adalah suatu pengorganisasian sekumpulan data yang

saling terkait sehingga memudahkan aktivitas untuk memperolah informasi.

Untuk mengolah basis data diperlukan perangkat lunak yang disebut DBMS

(database management sistem). DBMS adalah perangkat lunak sistem yang

memungkinkan para pemakai, membuat, memelihara, mengontrol dan mengakses basis

data dengan cara yang praktis dan efisien.

2.5.1 Keuntungan Basis Data

a. Kecepatan dan kemudahan (Speed)

b. Efisiensi ruang penyimpanan (Space)

c. Keakuratan (Accuracy)

d. Ketersediaan (Availability)

e. Kelengkapan (Completeness)

f. Keamanan (Security)

g. Kebersamaan pemakaian (Sharability)

2.6 Perangkat lunak yang digunakan 2.6.1 Pengenalan Java

Java adalah bahasa pemrograman yang berorientasi objek yang diciptakan oleh

Sun Microsystem pada tahun 1995. Sebagai sebuah bahasa pemrograman, Java dapat

membuat seluruh bentuk aplikasi, desktop, web dan lainnya, sebagaimana dibuat

dengan menggunakan bahasa pemrograman konvensional yang lain. Java adalah

bahasa pemrograman yang berorientasi objek (OOP) dan dapat dijalankan pada

berbagai platform sistem operasi. Perkembangan Java tidak hanya terfokus pada satu

sistem operasi, tetapi dikembangkan untuk berbagai sistem operasi dan bersifat open

source.

2.6.1.1 Keunggulan Java 1. Sederhana

2. Berorientasi objek (Object Oriented)

3. Dapat didistribusi dengan mudah

4. Interpreter

9

5. Multiplatform

2.6.2 Pengenalan MySQL MySQL adalah saah satu jenis database server yang sangat terkenal dan banyak

digunakan untuk membangun aplikasi yang menggunakan database sebagai sumber dan

pengelolaan datanya.

2.6.2.1 Kelebihan MySQL 1. Portability

2. OpenSource

3. Multiuser

4. Performace Tuning

5. Interface

3 Analasis dan Perancangan Sistem 3.1 Tinjauan Umum

3.1.1 Sejarah Perusahaan Bengkel Resmi Suzuki adalah tempat perwakilan Suzuki di berbagai daerah di

Indonesia. Pada bengkel ini terjadi proses service kendaraan bermotor baik berat

maupun ringan. Proses service ini sesuai dengan standart prosedur yang telah

ditetapkan oleh PT. SUZUKI INDOMOBIL MOTOR selaku Agen Tunggal Pemegang

Merk (ATPM) dari SUZUKI MOTOR CORPORATION - JEPANG. Setiap bengkel resmi

Suzuki memiliki mekanik yang telah terdidik secara khusus dan memiliki sertifikat

kelayakan melakukan kegiatan proses service. Para mekanik dalam pelayanan

servicenya akan mempergunakan alat serta suku cadang yang tepat, khususnya untuk

sepeda motor Suzuki.

Suzuki Raharjo Kaliwungu sendiri adalah salah satu dari sekian banyak bengkel

resmi Suzuki yang melayani proses service. Didirikan oleh bapak Robby Sugandhi pada

12 April 2005. Dalam menjalankan dealer ini bapak Robby menunjuk seseorang sebagai

kepala cabang, yang saat ini dipegang oleh ibu Ornella Rosy. Dealer ini mampu

10

melakukan pelayanan service berat maupun ringan setidaknya 100 unit dalam setiap

bulannya.

3.2 Analisis Sistem Definisi dari analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang

menguraikan bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai

tujuan mereka. Analisis sistem merupakan tahapan paling awal dari pengembangan

sistem yang menjadi fondasi menentukan keberhasilan informasi yang dihasilkan

nantinya. Tahap ini bisa menjadi tahap yang paling sulit jika klien tidak bisa

mengidentifikasi kebutuhan atau penutup terhadap pihak luar yang ingin mengetahui

detail proses bisnisnya.

3.3 Analisis Kelemahan Sistem

Untuk mengoptimalkan sebuah kinerja sebuah sistem dibutuhkan sebuah analisis

yang mampu memecahkan masalah terhadap sistem, maka sebagai pembanding apakah

sistem yang baru layak ataukah tidak dapat diukur melalui analisis PIECES

(Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service).

1. Analisis Kinerja (Performance)

Adalah kemampuan dalam menyelesaikan tugas bisnis dengan cepat sehingga

sasaran dapat segera tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi dan waktu

tanggap dari suatu sistem.

Kelemahan sistem lama : Waktu yang dibutuhkan untuk membuat sebuah

laporan cukup memakan waktu lama, sekitar 30 menit karena data masih berupa

laporan manual.

2. Analisis Informasi (Information)

Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu

informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timely basis), dan

relevan (relevance).

Kelemahan sistem lama : Penyajian informasi terkadang kurang akurat, karena

data tidak tersusun dengan rapi dan mudah hilang. Serta penyajian informasi

11

tidak bisa tepat waktu karena dibutuhkan waktu yang lama untuk menyajikan

laporan yang masih bersifat manual. Selain itu terkadang data kurang relevan,

contoh : data perbaikan diserahkan ke kepada bagian gudang.

3. Analisis Ekonomi (Economy)

Adalah penilaian sistem dalam pengurangan dan keuntungan yang akan didapat

dari sistem yang baru. Sistem ini akan memberikan keuntungan bukan dari segi

materi semata, tapi dari segi nilai informasi dan kecepatan penyajian informasi.

Kelemahan sistem lama : Biaya untuk pembuatan laporan masih mahal dan

mayoritas biaya untuk alat tulis yang mencapai Rp 3.412.000,00 per tahun.

4. Analisi Kontrol (Control)

Analisis control yaitu bagaimana sistem tersebut dapat mencegah atau

mendeteksi kesalahan sistem, menjamin keamanan data dari akses yang tidak

diijinkan, dan pengamanan data dari kerusakan.

Kelemahan sistem lama : Keamanan data kurang terjamin, karena masih dalam

bentuk manual (kertas - kertas). Serta terkadang data rusak atau hilang akibat

masih berupa bentuk fisik (kertas)

5. Analisis Efisiensi (Eficiensy)

Berhubungan dengan sumber daya yang ada guna meminimalisasi pemborosan.

Efisiensi dapat meliputi sumberdaya yang tersedia seperti manusia, informasi,

waktu, uang, peralatan dll.

Kelemahan sistem lama : karena sistem lama masih menggunakan manual maka

kurang efisien karena memerlukan waktu yang relatif lama dalam setiap

pengerjaannya

6. Analisis Pelayanan (Services)

Dalam suatu perusahaan yang langsung berhubungan dengan konsumen, maka

pelayanan yang prima menjadi prioritas utama untuk memuaskan konsumen.

12

Kelemahan sistem lama : Terkadang pelanggan menunggu karena petugas

sedang melakukan pencatatan data konsumen dan kendaraan. Kurang lebih

waktu yang dibutuhkan sekitar 4-5 menit.

3.4 Perancangan Sistem 3.4.1 Pengertian Perancangan Sistem

Rancangan sistem menurut John Burch dan Gary Grudnitski merupakan

penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa

elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi. Tujuan dari

rancangan sistem adalah untuk memberikan gambaran kepada user dan manajemen

tentang sistem baru yang diusulkan dan memberi ilustrasi yang lengkap pada

programmer yang akan mengimplementasikan sistem.

3.4.2 Flowchart yang diusulkan Flowchart sistem adalah gambaran secara umum bagaimana sistem berjalan.

Adapun flowchart sistem yang diusulkan sebagai berikut :

13

3.4.3 Data Flow Diagram yang diusulkan

.

14

3.5 Perancangan Database Basis data (database) adalah suatu pengorganisasian sekumpulan data yang

saling terkait sehingga memudahkan aktivitas untuk memperolah informasi. Perancangan

database dimaksudkan untuk mendefinisikan isi atau struktur dari tiap-tiap file yang telah

didefinisikan secara umum.

3.5.1 Relasi Antar Tabel

15

4. Implementasi dan Pembahasan

4.1 Instalasi Program Untuk melakukan tahapan implementasi, maka terlebih dahulu harus menginstal

aplikasi yang akan digunakan. Dalam pembuatan aplikasi ini menggunakan XAMPP.

4.2 Pembuatan Database dan Program Pembuatan database dan tabel merupakan langkah awal yang dilakukan dalam

membangun aplikasi basis data. Yaitu akan dimulai dengan langkah pembuatan

database dan dilanjutkan dengan pembuatan tabel serta komponen atributnya. Seperti

telah dibahas sebelumnya bahwa untuk pembuatan database Sistem Informasi Service

menggunakan MySQL dengan nama database suzuki

G 4.3 Pembuatan Form dan Script Program

Untuk dapat mengolah data di dalam database baik insert dan update sebuah

record, maka diperlukan sebuah form untuk media pengolahan record tersebut. Di dalam

sistem penjualan ini salah satu contoh form yang dibuat yaitu form insert konsumen dan

codingnya adalah :

16

4.4 Pengetesan Sistem

Tujuan dari pengetesan sistem ini adalah untuk memastikan bahwa elemen-

elemen atau komponen-komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan rancangan

yang telah dibuat dan sesuai dengan apa yang diharapkan oleh pengguna.Ada dua

metode untuk melakukan pengetesan yaitu pengujian black box testing dan white box

testing.

4.4.1 Black Box Testing Pengujian Black Box Testing berfokus pada fungsi sistem, tentang kesalahan

interface, fungsi, basis data atau kesalahan kinerja sistem. Pengujian ini dilakukan

terhadap seluruh modul yang ada, untuk mencari kesalahan, sehingga apabila ditemukan

kesalahan bisa dilakukan perbaikan.

4.4.2 White Box Testing

Pengujian white box testing adalah pengujian yang dilakukan terakhir sebelum

sistem diimplementasikan.

Cara ini dapat dilakukan dengan cara meninjau langsung kode program yang

ditulis dalam membangun sebuuah sistem informasi. Termasuk di dalamnya komponen-

komponen berupa fungsi (function), prosedur (procedure) ataupun modul-modul eksternal

yang digunakan.

4.5 Manual Program 4.5.1 Menu Login

Tampilan login merupakan syarat untuk memanfaatkan program secara

keseluruhan, dimana yang menggunakan aplikasi ini adalah karyawan yang diberi

wewenang.

17

4.5.2 Menu Utama Jendela menu utama akan muncul apabila user berhasil memasukan password

dengan benar pada form login. Tampilan menu utama ini berfungsi untuk melakukan

pilihan-pilihan dalam rangka menjalankan proses pengolahan data dengan program

aplikasi.

4.5.3 Input Data Konsumen Menu ini digunakan untuk menginputkan data-data barang, seperti kode

konsumen, nama konsumen, alamat konsumen, dan Telpon konsumen. Menu ini

dilengkapi dengan tombol Add, Save, Edit dan Close

18

4.5.4 Data Service

Menu ini digunakan untuk menginputkan data-data service dalam proses service.

Dalam proses service dilengkapi dengan Add, Edit, Save, dan Close.

4.5.5 Tampilan Laporan

Form laporan digunakan untuk mencetak data yang telah diinputkan sebelumnya,

dalam sistem ini terdapat beberapa laporan namun disini hanya ditampilkan laporan data

barang masuk, berikut tampilannya :

19

5 Penutup 5.1 Kesimpulan

Penggunaan sistem yang baru dengan berbasis komputer, diharapkan informasi

yang dihasilkan lebih berkualitas dan dapat membantu dalam pengambilan keputusan.

Karena dalam sistem komputerisasi mempunyai keuntungan yang didapat antara lain:

1. Dapat menyajikan informasi secara cepat,akurat, dan relevan.

2. Dapat menghemat waktu untuk pencariandan pemasukan data.

3. Dapat mengurangi pekerjaan yang berulang-ulang atau dapat mengedit data

dengan mudah.

4. Meningkatkan kinerja dalam rangka melakukan pelayanan dan

menyelesaikan tugas-tugas dengan baik.

5.2 Saran Dengan kesimpulan di atas, penulis memberikan saran-saran sebagai berikut:

a. Untuk mengoptimalkan pekerjaan, sebaiknya sistem informasi service pada

UD Raharjo Motor Kaliwungu yang dilakukan secara manual diperbarui

dengan menerapkan sistem yang terkomputerisasi.

b. Sistem informasi service berbasis komputer yang penulis usulkan dapat

diterapkan dan dapat membantu pihak UD Raharjo Motor Kaliwungu dalam

melakukan pengolahan database serta mampu menyajikan informasi yang

dibutuhkan untuk membantu pengambilan keputusan.

20

DAFTAR PUSTAKA

Al-Fattah, Hanif. 2007, “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan

Bersaing Perusahaan Dan Organisasi Modern”, Andi Offset, Yogyakarta.

Arief, M. Rudyanto. 2005. “Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact SQL

dengan SQL Server 2000”, Andi Offset, Yogyakarta.

Davis, Gordon B, 1995, “Management Information System: Conceptual Foundation,

Structure, and Development”. McGraw-Hill International Book Company.

California.

Indelarko, Hendi. 2005, “Pengembangan Sistem Manajemen Database dengan java 2

(SE/ME/EE)”, Gava Media, Yogyakarta.

Jogiyanto, HM. 2005, “Sistem Teknologi Informasi”. Andi Offset, Yogyakarta.

Kusrini, 2006. “Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data”, Andi Offset,

Yogyakarta.

Kristanto, Andri. 2004, “Rekayasa Perangkat Lunak”, Andi Offset, Yogyakarta.

Prasetyo, Dwi. 2007, “150 Rahasia Pemrograman Java”, Elex Media Komputindo,

Jakarta