RA LORETTA KARTIKASARI, SE.,M.I.Kom(Dya Loretta)

03 FISIP COMMUNICATION

Program Kelas Karyawan Universitas Mercu Buana Jakarta | 2013

Prolog

Konsep pencarian sponsor sebuah event sebagai aktivitas penggalangan dana dan berperan sebagai pendukung dari segi finansial penyelenggaraan

yang berupa uang tunai maupun barang yang dapat diuangkan atau dihitung sebagai dana pada perkiraan anggaran.

Kini, bila event organizer bartahan pada konsep tersebut, tidak lagi mendapatkan respon positif dari perusahaan calon sponsor.

• event tersebut dirancang secara khusus dan menguntungkan pihak sponsor.S –SPECIFIC

• keberhasilan event tersebut dapat terukur dengan tercapainya target audien yang sesuai dengan harapan sponsor

M-MEASURABLE

• Target yang ditetapkan dapat dicapai dalam pelaksanaan event

A-ACHIEVABLE

• berorientasi pada hasil,event itu akan menghasilkan sesuai dengan yang dibutuhkan oleh calon sponsor

R-Result Oriented

• Memiliki batas waktuT-TIME BOUND

Sasaran sponsorship mengikuti prinsip SMART ,yaitu :

BERDASARKAN BENTUK KONTRIBUSI DAPAT DIKATEGORIKAN MENJADI :

Organisasi • Untuk mendapatkan massa yang akan memberikan dukungan untuk event tersebut, misal:

menjadi peserta pemeran atau pengunjung dari event

Asosiasi Profesi• Suatu perkumpulan dalam bidang profesi atau pekerjaan tertentu memiliki dana dari iuran

anggota dan rutin mengadakan pertemuan secara berkala.

Media Massa• Dapat menjadi sponsor yang akan mempublikasikan dan mempromosikan event tersebut

kepada khalayak.

Kelompok atau Komunitas Tertentu.• Hobi, agama, pecinta seni dan sebagainya

Lembaga dan Instansi Pemerintah.• Badan , lembaga serta instansi milik pemerintah.

Lembaga dan instansi swasta.• Contohnya LSM atau yayasan kemnusiaan yang diprakarsai oleh artis sinetron dan presenter

sekaligus aktivis sosial.

Perusahaan Swasta.• Misalnya supplier, agen dari perusahaan merk terkenal.

Langkah awal , inventarisasi semua sponsor dari berbagaidata, misalnya dari B to B di Internet, dari yellow pages, kartu nama relasi, media massa sepert iklan di majalah, tabloid, dan sumber lainnya.

Buatlah daftar dan informasi terakhir mengenai calon sponsor potensial.

Carilah contact person orang yang menangani hubungan dengan promosi atau orang yang khusus menangani event, mereka mungkin Marrketing Manager, Promotion Manager, Event Coordinator, Tenant Coordinator bahkan General Manager atau Managing Directoruntuk perusahaan yang baru.

Pendekatan awal mengenai kemungkinan mereka untuk berpartisipasi sebagai sponsor untuk event kita (lihat Animonya atau responnya).

Setelah mendapat respon positip jajikan bahwa Eo anda akan segera mengirimkan proposal .Buat proposal sesuai calon sponsor.

Proposal yang dikirimkan, pastikan sampai ke tangan yang bersangkutan.

Pastikan proposal itu sampai dengan menelpon orang yang berkopeten sesegera mungkin setelah proposal dipastikan sudah sampai (jangan lewat dari 2 hari).

Lakukan komunikasi dengan telpon dan butlah janji pertemuan.

Ketika pertemuan untuk membahas proposal.

Untuk pengiriman proposal jarak jauh seperti di luar kota atau luar negeri, dapat dilakukan dengan email atau melalui faximale.

LANGKAH MELAKUKAN/ MENCARI SPONSORSHIP :

Organisasi Profesi

Ide untuk mengadakan sebuah pameran,bisa saja datang dari organisasi profesi tertentu sebagai salah satu kegiatan dari organisasi mereka.Dengan mengalang kerja sama dengan organisasi profesi, banyak kemudahan yang akan kita proleh diantaranya : kita mendapat data base calon peserta pameran atau calon pengunjung pameran, misalnya Pameran Komputer disponsori oleh APKOMINDO (Asosiasi Pengusaha Komputer Indonesia).

Dalam hal ini alangkah baiknya, sebuah pameran mengajak pihak media massa untuk Menggalang kerja sama mempromosikan suatu pameran.Biasanya , Even organizer yang sudah berpengalaman dan terpercaya tidak sulit Menawarkan kerja sama dengan pihak media cetak maupun media elektronik.

Bentuk kerja samanya pihak Evwnt Organizer dapat memasang iklan di media tersebut Pihak media juga disebutkan di setiap bentuk promosi yang dibuat, lisan maupun tulisan.

Selain itu, media juga diberikan kesempatan oleh Event Organizer untuk membagiSample cetak atau diberikan stand khusus di dalam pameran bahkan mengisi acara padaPameran tersebut.

Lembaga Pemerintahan

Untuk pameran-pameran jenis tertentu, memang Event Organizer bekerja sama dengan

Pihak pemerintahan contohnya: pameran hasil-hasil produksi dari daerah tertentu, misalnya

Pameran propinsi Tangerang atau Pameran Produksi Indonesia.

Event Organizer akan mendapatkan sejumlah daftar peserta yang telah direkomendasikan

Oleh pemerintah setempat.

Biayanya selain didapat dari sponsor, bisa juga dari anggaran dari salah satu departemen di

Pemerintahan.

RA Loretta Kartikasari, SE., M.IKom