BAHAN BACAAN (B.B.5.1 )

MODUL

PENYIAPAN SARANA KORBAN BENCANA

TAHUN 2015 ( 10 JP @ 45 MENIT )

OLEH : DRS. DARMAWI RANI, M.Si.

B.B. 5.1

SESI. 1.

PENYIAPAN SARANA.

A. PENGERTIAN SARANA.

Terdapat beberapa pengertian sarana terkait dengan bantuan korban bencana

sebagai berikut :

1. Sarana adalah; segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai

maksud atau tujuan. Sarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang bergerak

seperti computer dan mesin-mesin ( Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia

( KBBI ).

2. Sarana adalah ; perlengkapan pembelajaran yang dapat dipindah-pindah seperti

meja, kursi, alat- alat media pembelajaran dan lainnya ( Menurut Peraturan

Menteri Pendidikan Nasional No. 24 tahun 2007 ).

3. Secara umum; sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dan

bahan untuk mencapai maksud dan tujuan dari suatu proses produksi seperti

sabit, cangkul dan lain-lain ( Menurut Peraturan Menteri Pendidikan Nasional No.

24 tahun 2007 ).

4. Sarana/peralatan adalah; segala bentuk alat dan peralatan yang dapat digunakan

untuk membantu penyelamatan dan evakuasi masyarakat terkena bencana,

pemenuhan kebutuhan dasar dan pemulihan segera prasarana dan sarana vital.

Termasuk dalam kategori peralatan ini misalnya; perahu karet, mobil rescue

tactical unit, mobil dapur umum, mobil tangki air, tenda, pompa, peralatan

kesehatan, peralatan komunikasi dan alat-alat berat( Badan Nasional

Penanggulangan Bencana ( BNPB ).

5. Manajemen sarana peralatan adalah suatu proses aktivitas yang berkaitan

dengan pengadaan, penyimpanan dan penyaluran barang bantuan sesuai dengan

jenis, jumlah, waktu dan tempat yang dikehendaki atau diperlukan oleh korban

bencana dan diperlukan untuk memenuhi kebutuhan dasar hidup manusia yang

terdiri dari sandang, pangan dan papan.

B. TUJUAN PENYIAPAN SARANA.

Tujuan penyiapan sarana terhadap korban bencana dalam penampungan

sementara ( shelter ) diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Terwujudnya penjaminan pemenuhan kebutuhan hak berupa fisik, sosial,

keselamatan, keamanan, perlindungan, kenyamanan tempat tinggal

pengungsi yang terkena bencana sesuai dengan standar pelayanan

minimum.

2. Memfasilitasi dan mendukung pelaksanaan pelayanan social yang baik

dalam kegiatan pemulihan masalah psikososial, pendampingan sosial,

advokasi social, penanganan masalah pendidikan anak, kesehatan, dan

ekonomi, sehingga terciptanya kembali normalisasi kehidupan

bermasyarakat korban bencana dalam segala aspek pada wilayah yang

terkena bencana.

C. JENIS SARANA.

Terdapat beberapa jenis sarana yang diperlukan oleh korban bencana yang berada

ditempat penampungan ( shelter ) seperti dibawah ini :

1. Sarana mobilitas/ transportasi berupa mobil dumlap, rescue tactical unit, mobil tanki

air, mobil operasional (truk).

2. Sarana evakuasi kit berupa tenda pleton, tenda dapur umum, tenda regu, tenda

pengungsi/ keluarga, tenda posko/ komando, tenda gulung, velbed, matras, alat

dumlap, tikar dsb.

3. Sarana penerangan berupa listrik, genset, lampu genset, lampu sorot, lampu senter.

4. Sarana komunikasi berupa radio komunikasi, telepon, media elektronik.

5. Sarana ibadah agama Islam berupa ruang sholat, sajadah, mukena, kitab suci al

Quran.

6. Sarana ibadah agama Kristen berupa alkitab, fasilitas lagu rohani.

7. Sarana pendidikan berupa buku – buku pelajaran, meja baca, kursi, papan tulis, tikar,

perpustakaan keliling.

8. Sarana kesenian / hiburan berupa televise, radio, karaoke dan fasilitas musik lainnya.

9. Sarana kesehatan berupa stetoskop, ruang pemeriksaan, thermometer, lemari obat

dan obat – obatan, pembalut wanita, P3K, perawatan bayi, perawatan persalinan,

perawatan ibu nifas, bangsal pemeriksaan.

10. Sarana sanitasi berupa sarana kebersihan seperti tempat sampah, MCK, persediaan

air bersih.

11. Sarana olahraga berupa fasilitas tenis meja, bulutangkis, bola voli, kasti dan

sebagainya.

12. Sarana aksesibilitas penyandang disabilitas berupa kursi roda, kruk, alat bantu

dengar (hearing aid), tongkat netra.

13. Sarana balita berupa box tempat tidur, tempat penyimpanan perlengkapan anak.

14. Sarana rumah tangga berupa lemari pakaian, mebel, tempat tidur.

15. Sarana keamanan berupa perlengkapan keamanan, posko penjagaan keamanan.

1. Prinsip

Prinsip yang digunakan dalam penyiapan sarana bantuan korban bencana,

diantaranya sebagai berikut:

a. Harus dapat memberikan jaminan terpenuhinya kebutuhan dasar secara

layak.

b. Dalam pemulihan sosial yang diberikan harus tepat sasaran tepat waktu dan

tepat bantuan.

c. Bantuan sarana yang diberikan harus cepat dalam rangka merespon

kebutuhan yang sangat mendesak.

d. Penyiapan sarana bantuan korban bencana harus berkualitas baik.

e. Sarana yang diberikan harus akuntabilitas yang artinya dapat dipertanggung

jawabkan secara objektif.

f. Partisipasif yakni harus melibatkan partisipasi dari semua pihak termasuk

korban bencana.

g. Stimulan yakni penyiapan sarana bersifat stimulan bagi korban bencana.

h. Kemandirian yakni bantuan sarana yang diberikan harus mampu

menciptakan kemandirian bagi korban bencana.

i. Meringankan beban penderitaan bagi korban pasca bencana.

j. Kerjasama dan berkoordinasi dengan berbagai pihak terkait.

k. Menghargai kearifan lokal yakni harus menghargai dan menghormati nilai-

nilai lokal yang berlaku.

B.B.5.2.

SESI. 2.

MEKANISME PENYIAPAN SARANA

Pelaksanaan manajemen bantuan sarana bagi korban bencana dilakukan seperti

halnya tahapan manajemen pada umumnya, yaitu adanya tahapan planning, organizing,

actuating dan controlling (POAC). Dalam manajemen penyiapan sarana (logistik)

dilaksanakan dengan proses; perencanaan dan pengadaan barang, penerimaan barang,

penyimpanan barang, pengeluaran barang, pengiriman barang, pembukuan, pelaporan dan

pengawasan.

Mekanisme yang digunakan dalam penyelenggaraan penyiapan bantuan sarana bagi

korban bencana, sebagai berikut :

A. Identifikasi Penyiapan Sarana.

Identifikasi dan pengkajian kebutuhan sarana merupakan langkah awal untuk

mengetahui apa yang dibutuhkan, siapa yang membutuhkan, dimana, kapan dan

bagaimana menyampaikan kebutuhannya. Identifikasi kebutuhan penyiapan sarana

membutuhkan ketelitian dan keterampilan serta kemampuan untuk mengetahui secara

pasti kondisi korban bencana yang akan ditangani.

Untuk mengidentifikasi apa jenis yang dibutuhkan dapat menggunakan formulir

tabel tentang identifikasi kebutuhan seperti dibawah ini :

Tabel 1. Identifikasi Penyiapan Sarana

No Korban bencana Jenis kebutuhan Sarana Jumlah1 Lansia

Kursi roda 10 buah2 Anak Buku – buku pelajaran

Meja bacaKursiPapan tulis

5 paket5 buah5 buah2 buah

3 Balita Tempat penyimpanan perlengkapan anakBox tempat tidur

3 buah3 buah

4 Penyandang cacat Kursi rodaKrukTongkat netraHearing aid

3 buah3 buah5 buah3 buah

5 Perempuan Pembalut wanitaTempat persalinan

3 dus1 ruang

6 Ibu hamil Tempat pemeriksaan kehamilanPeralatan perawatan bayi

1 ruang

2 set

B. Perencanaan Penyiapan Sarana.

1. Perencanaan dalam penanggulangan bencana yang kaitannya dengan penyiapan

sarana bantuan korban bencana adalah suatu upaya-upaya sadar dan sistimatis

yang dilakukan dalam rangka mengidentifikasi, menyiapkan segala kebutuhan

sarana/logistik para korban sesuai kebutuhan untuk dapat dimanfaatkan secara

tepat waktu. Proses perencanaan harus memaksimalkan keterlibatan aktif para

stockehorder termasuk para korban bencana.

2. Tujuan perencanaan penyiapan sarana/fasilitas terkait dengan bantuan bagi

korban bencana, dilakukan dengan cara :

a. Mengetahui jumlah korban bencana yang membutuhkan penyiapan sarana

b. Mengetahui berupa jumlah penyiapan sarana yang dibutuhkan

c. Mengetahui jenis penyiapan sarana yang dibutuhkan

d. Mengetahui cara penyiapan sarana, penyimpanan dan pengeluarannya

kepada korban bencana

e. Mengetahui penanggung jawab kelompok penerima bantuan sarana bagi

korban bencana

3. Perencanaan kebutuhan penyiapan sarana, dihimpun melalui :

a. Rapat koordinasi terhadap informasi mengenai jumlah korban bencana,

pengungsi dan kondisi kerusakan

b. Laporan-laporan dari pihak berwenang dalam penanganan bencana dari

masyarakat

c. Pemberitaan dari media massa

d. Instansi/lembaga terkait dalam penanggulangan korban bencana

e. Tim Reaksi Cepat (TRC) penanggulangan bencana

4. Prosedur perencanaan penyiapan sarana bantuan korban bencana.

Prosedur yang harus dilalui dalam penyiapan sarana bantuan korban bencana

adalah sebagai berikut :

a. Perencanaan penyiapan (pengadaan) sarana dilakukan untuk jangka waktu 1

tahun dengan melaksanakan evaluasi setiap triwulan atau pada saat

terjadinya bencana

b. Masing-masing Kab/Kota di provinsi mendata jenis bencana yang sering

terjadi di wilayah layanannya dalam memastikan rencana penyiapan sarana

yang disesuaikan dengan kebutuhan terhadap bencana yang terjadi

c. Kab/Kota Provinsi berkoordinasi dengan pemerintah Kab/pemerintah Kota

masing-masing untuk mendapatkan data jumlah penduduk terbaru

d. Melakukan kebutuhan fasilitas/sarana (Buffer stock) berdasarkan wilayah

dengan menggunakan standar perhitungan dari Kementrian/Dinas sosial yang

berlaku, contohnya beras 50 ton berupa DO Bulog

e. Mempertimbangkan umur kadaluarsa sarana/barang, sehingga pengadaan

sarana dapat dilakukan dengan seefektif mungkin guna menghindarkan

kekurangan tempat gudang penyimpanan atau sarana/barang kadaluarsa

sebelum disalurkan

f. Mencari alternatif sumber-sumber penyiapan sarana

C. Pengadaan Sarana.

Pengadaan sarana dapat dilakukan sesuai dengan perencanaan yang sudah

dilakukan jenis dan jumlah yang diperlukan sesuai fakta dilapangan. Pengadaan

sarana dapat dilakukan di Pusat dan Daerah, sebagai berikut :

1. Pengadaan sarana dari pusat

Mengkoordinasikan besaran kebutuhan sarana dengan pihak pusat dari

Kab/Kota ke Provinsi dan dari Provinsi masing-masing kepada Kementrian Sosial

dalam jangka waktu setiap bulan sekali pada saat jeda tidak terjadi bencana.

Pengadaan sarana dilakukan 1 bulan sekali pada minggu pertama dan kedua

pada jam-jam kerja pada saat terjadinya bencana. Pengadaan barang dilakukan

secepat mungkin selama 24 jam. Barang-barang/sarana yang diadakan dari

pusat, antara lain:

a. Beras berupa DO

b. Mie instan

c. Lauk pauk

d. Sandang

e. Peralatan dapur umum

f. Peralatan evakuasi

2. Pengadaan Sarana Dari Daerah.

Mengkoordinasikan dengan pihak daerah terkait dengan pengadaan sarana

kebutuhan dasar yang bersifat lokal. Hal ini sangat penting dilakukan untuk

memastikan bahwa pengadaan sarana di daerah berbeda dengan pengadaan

sarana yang dialokasikan dari pusat.

Sarana yang sudah dipersiapkan atau tersedia diharapkan dalam keadaan

baik dan siap disalurkan setiap waktu dibutuhkan. Pada saat jeda tidak terjadi

bencana, pengadaan sarana dapat dilakukan 1 bulan sekali pada minggu pertama

dan kedua pada jam-jam kerja pada saat terjadinya bencana dan dilakukan

dengan secepat mungkin selama 24 jam.

D. Penggudangan /Penyimpanan Sarana.

Penggudangan dalam hal ini adalah tempat penyimpanan sarana bantuan yang

didapat dari hasil pengadaan dan hibah masyarakat dalam dan luar negeri untuk

kemudian dapat disalurkan sesuai permintaan/kebutuhan yang diperlukan bagi

korban bencana yang terdiri dari :

1. Penerimaan

Penerimaan sarana dalam hal ini meliputi; jenis sarana yang di

masukkan/disisipkan ke dalam gudang, jumlah, keadaan sarana, siapa yang

menyerahkan dan siapa yang menerima sarana.

Dibawah ini (Tabel 2) contoh form yang digunakan dalam penerimaan

barang/sarana oleh pihak petugas gudang.

Tabel 2. Penerimaan Sarana

No Barang yang diterima

Jumlah Barang Keadaan Barang

Siapa yang menyerahkan

Siapa yang menerima

2. Penyimpanan sarana

Penyimpanan sarana untuk bantuan bagi korban bencana dalam hal ini

mencakup antara lain; pemilihan tempat, type gudang, kapasitas tampung,

fasilitas penyimpanan, sistem pengamanan dan keselamatan sarana yag di

simpan yang disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku.

Tujuan penyimpanan sarana di gudang antara lain, sebagai berikut :

a. Untuk melindungi sarana/peralatan dari kerusakan, kehilangan maupun

berkurangnya standar mutu sarana

b. Untuk memudahkan penyaluran kepada korban bencana dengan sistim “First

In, First Out”

c. Untuk menjamin ketersediaan sarana/peralatan pada setiap waktu

dibutuhkan.

E. Penyaluran Sarana.

Penyaluran sarana yang disimpan di gudang dapat dilakukan berdasarkan

permintaan yang telah disetujui oleh pejabat yang berwenang dalam

penanggulangan bencana dengan tujuan sasaran menerima bantuan yang tepat,

jumlah dan jenis bantuan sarana yang harus diberikan dengan prinsip yang tepat, ke

tempat yang tepat, dengan jumlah yang tepat/benar, kualitas yang benar, harga

yang tepat serta penerima korban bencana yang tepat.

Prosedur penerimaan dan pengeluaran sarana persediaan yang disimpan di

gudang pada Kementrian Sosial, Dinas/instansi Sosial provinsi, Dinas/instansi sosial

Kab/Kota dan penerima bantuan sarana bagi korban bencana dapat dilihat pada

penjelasan seperti di bawah ini :

1. Prosedur penerimaan barang di Kementerian Sosial

a. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) membuat kesepakatan penyerahan barang

dengan penyedia barang dalam kontrak pengadaan barang.

b. PPK memberitahukan kepada Sekretaris Direktorat Jenderal Perlindungan

dan Jaminan Sosial (SesDitjen. Linjamsos) tentang penerimaan barang di

Gudang Bekasi.

c. SesDitjen memerintahkan Kepala Bagian (KaBag) Umum dan Kepala Gudang

untuk menerima barang.

d. PPK memerintahkan Panitia Penerima Hasil Pekerjaan untuk melakukan

pemeriksaan dan penerimaan barang dari penyedia di Gudang Bekasi.

e. Panitia Penerima Hasil Pekerjaan menerima barang setelah terlebih dahulu

memeriksanya dan mencocokkannya dengan dokumen penerimaan disertai

penandatanganan Berita Acara Serah Terima (BAST) Barang dengan diketahui

oleh Kepala Gudang.

f. Panitia Penerima Hasil Pekerjaan menyerahkan barang disertai dengan BAST

kepada Kepala Gudang dan juga menyanpaikan satu set BAST kepada PPK.

g. PPK menandatangani dokumen BAST barang dan menyampaikannya kepada

Penyedia Barang dan kepada SesDitjen.

h. Kepala gudang memerintahkan Petugas Administrasi Gudang untuk mencatat

mutasi penerimaan barang pada Kartu dan Buku Persediaan serta

memerintahkan Petugas Penata Barang (Stuffing) untuk menata dan

menyimpan barang digudang sesuai dengan kelompok barang.

i. PPK menyerahkan BAST kepada petugas SAI UAKPA/UAKPB.

j. Petugas SAI mencatat transaksi penerimaan barang.

2. Prosedur penerimaan Barang di Dinas/Instansi Sosial Provinsi

a. Kepala Dinas/Instansi Sosial Provinsi memerintahkan kepada Pengelola

Gudang Dinas/Instansi Sosial Provinsi agar mempersiapkan gudang untuk

menerima barang berdasarkan surat pemberitahuan dari Direktur di

lingkungan Ditjen. Linjamsos.

b. Pengelola Gudang dan Petugas Gudang Dinas/Instansi Sosial Provinsi

menerima barang setelah memeriksa dan mencocokkan dengan dokumennya

terlebih dahulu.

c. Pengelola Gudang dan Petugas Gudang Dinas/Instansi Sosial Provinsi

memaraf Surat Penyerahan Barang dan membuat BAST serta

menyampaikannya kepada Kepala Dinas/Instansi Sosial Provinsi.

d. Kepala Dinas/Instansi Sosial Provinsi menandatangani BAST dan

menyampaikannya satu set kepada Penyedia Jasa Pengiriman/Perusahaan

Ekspidisi.

e. Pengelola Gudang dan Petugas Dinas/Instansi Sosial Provinsi melanjutkan

dengan pencatatan mutasi barang pada Buku Persediaan dan Kartu Barang

serta mendokumentasikan bukti-buktinya.

3. Prosedur penerimaan barang di Dinas Sosial Kabupaten/Kota

a. Berdasarkan surat pemberitahuan dari kepala Dinas/Instansi Sosial Provinsi,

maka Kepala Dinas/Instansi Sosial Kabupaten/Kota memerintahkan kepada

Petugas Dinas/Instansi Sosial Kabupaten/Kota untuk mengambil barang dari

Gudang Provinsi.

b. Petugas Dinas/Instansi Sosial Kabupaten/Kota mengambil barang setelah

terlebih dahulu memeriksanya serta menandatangani surat penyerahan

barang dan membuat BAST.

c. Petugas Dinas/Instansi Sosial Kabupaten/Kota membawa barang beserta

BAST untuk ditandatangani oleh Kepala Dinas/Instansi Sosial

Kabupaten/Kota.

d. Petugas Dinas/Instansi Sosial Kabupaten/Kota menyerahkan barang kepada

Pengelola Gudang dan Petugas Gudang Dinas/Instansi Sosial Kabupaten/Kota.

e. Pengelola Gudang dan Petugas Gudang melakukan pencatatan mutasi barang

pada Buku Persediaan dan Kartu Barang.

f. Kepala Dinas/Instansi Sosial Kabupaten/Kota menandatangani BAST dan

mengirimkannya kembali kepada Kepala Dinas/Instansi Sosial Provinsi.

F. Penyiapan sarana bantuan lanjut usia, anak, disabilitas dan perempuan.

Penyiapan sarana bantuan bagi korban bencana dalam tanggap darurat tidak

hanya diperuntukkan bagi korban di masyarakat umum tetapi KemenSos RI juga

diberikan kepada korban bencana anak, lanjut usia, disabilitas dan perempuan.

1. Lanjut usia

Penyiapan sarana bantuan korban bencana lanjut usia dalam situasi darurat

sebagai berikut:

a. Lanjut usia adalah orang yang berusia 60 tahun keatas.

b. Kriteria penerima bantuan sarana, meliputi:

1) Lanjut usia yang mengalami langsung atau tidak langsung bencana alam

yang menimpa dirinya di lokasi bencana alam.

2) Mengalami bencana sosial baik langsung atau tidak langsung di tempat

tinggalnya.

3) Permasalahan khusus yaitu lanjut usia yang permasalahannya seperti

kecelakaan dan kekerasan.

4) Terlantar; dalam perjalanan, keluarga, dibuang oleh keluarganya, terpisah

dari keluarganya, korban penipuan, hidup sebatangkara dalam keadaan

sakit.

c. Bentuk bantuan sarana yang diberikan adalah uang santunan, sembako,

kebutuhan lainnya. Jenis bantuan sarana yang diberikan :

1) Bantuan sosial berupa uang tunai yang diberikan kepada ahli waris bagi

korban meninggal dunia dan kepada yang bersangkutan bagi korban

cacat permanen.

2) Indeks bantuan perorangan Rp. 5.000.000,- (lima juta rupiah)

3) Indeks bantuan lembaga kesejahteraan sosial Rp. 25.000.000,-

d. Anggaran yang digunakan untuk bantuan berasal dari:

1) Anggaran yang terdapat pada DIPA Direktorat pelayanan sosial lanjut usia

Ditjen RehabSos.

2) Anggaran dana hibah dalam negeri melalui anggaran usaha kesejahteraan

sosial (UKS).

3) Dana bantuan dari pihak lain yang sifatnya tidak mengikat.

e. Prosedur pengajuan bantuan dilakukan pada saat:

1) Setelah terjadi bencana baik alam atau sosial (pasca bencana)

2) Pada saat Menteri Sosial kunjungan ke lapangan

3) Lansia yang terlantar maupun di telantarkan

f. Mekanisme ,yakni informasi yang diterima tentang lanjut usia dalam situasi

darurat dari masyarakat, media masa dan sumber informasi lainnya yang

dapat di pertanggung jawabkan

g. Bantuan sarana lainnya yang diberikan kepada korban bencana lanjut usia,

diantaranya:

1) Penyelamatan dan evakuasi ke tempat penampungan sementara

2) Pemulihan kondisi fisik berupa pemberian makanan, lauk pauk, pakaian,

perawatan fisik karena luka fisik dan mental

3) Pemulihan kondisi lanjut usia melalui konseling, bimbingan psikososial

4) Pemulihan kondisi sosial dengan bimbingan sosial untuk keberfungsian

sosialnya

5) Pelayanan advokasi untuk memberikan perlindungan dan pembelaan

haknya

6) Rujukan ke panti sosial, pusat pelayanan trauma lanjut usia dan rumah

sakit dalam kondisi sakit

2. Penyiapan sarana bagi anak

a. Pengertian anak

Anak adalah seorang yang berusia dibawah 18 tahun, kecuali dibawah hukum

yang berlaku untuk anak, usia kedewasaan dicapai lebih awal (pasal 1

Konferensi Hak Anak (KHA) Perserikatan Bangsa-Bangsa)

b. Jenis-jenis sarana pelayanan sosial yang diberikan kepada anak korban

bencana dalam situasi darurat antara lain :

1) Kegiatan psikososial (oleh UNICEF), mencakup:

a. Pengobatan bagi anak yang mengalami gangguan mental seperti

penderita depresi, Post Traumatic Stress Disorder (PTSD) dan lainnya.

b. Pencegahan dan pemulihan bagi anak yang memiliki masalah

penyesuaian diri dengan kegiatan seperti kesenian, olah raga,

bermain, konseling individu dan keluarganya, advokasi sosial, dsb.

2) Kegiatan psikososial pemulihan yang meliputi, memperkuat sistim

pengasuhan anak, memberikan keterampilan untuk mengatasi situasi

sulit, dsb.

3) Penyediaan sarana dalam belajar agam seperti Al-quran, perangkat alat

sholat, dsb.

4) Penyediaan perpustakaan keliling bagi pengungsi anak dengan

menyediakan buku, peralatan meja baca, kursi, tikar, gallon air, gelas

untuk kebutuhan minum anak.

5) Penyediaan sarana untuk belajar keterampilan seperti keterampilan

melipat kertas, membuat terompet dari bahan kertas dan keterampilan

lainnya.

6) Penyediaan sarana kegiatan olah raga selama berada di shelter seperti

untuk berolah raga, senam, sepak bola, bulu tangkis, tenis meja dan bola

kasti.

7) Penyediaan sarana dalam kegiatan perlombaan dalam rangka

menyambut dan memperingati HUT RI atau momen bersejarah lainnya

seperti sarana tenis meja.

3. Penyiapan sarana Disabilitas (penyandang cacat)

a. Pengertian penyandang cacat

Penyandang cacat adalah setiap orang yang mempunyai kelainan fisik

dan/atau mental yang dapat mengganggu atau merupakan rintangan dan

hambatan bagi dirinya untuk melakukan kegiatan sehari-hari secara layak

(UU RI No.4 Tahun 1997).

b. Karakteristik Disabilitas

1) Netra, yang ditujukan pada orang yang tidak dapat melihat atau indera

penglihatannya tidak berfungsi.

2) Disabilitas tubuh, yakni orang yang memiliki kelainan fisik, alat gerak yang

meliputi tulang, otot dan persendian baik dalam struktur atau fungsinya

yang dapat mengganggu atau merupakan rintangan baginya untuk

melakukan kegiatan secara layak.

3) Disabilitas rungu wicara, yakni suatu keadaan cacat dimana tidak dapat

mendengar dan berbicara dengan baik sehingga menjadi hambatan

dalam melakukan kegiatan sehari-hari secara layak.

4) Disabilitas mental, yakni kecacatan secara mental baik berupa kelainan

mental atau jiwa, sehingga tidak dapat mempelajari dan melakukan

perbuatan yang umum dilakukan orang lain secara wajar dalam

kehidupan sehari-hari.

c. Kebutuhan sarana.

Penyiapan sarana yang harus dipenuhi dalam situasi darurat guna

meningkatkan kemampuan mereka dalam menghadapi permasalahan yang

ada, antara lain :

1) Disabilitas netra yakni kebutuhan fisik, psikologis dan sosial, ekonomi,

budaya dan intervensi.

2) Disabilitas tubuh, yakni kebutuhan alat bantu, hubungan sosial,

bimbingan psikososial, aksebilitas, seperti kursi roda, krak, kebutuhan

primer (sandang, pangan, papan, kebutuhan rasa aman, dsb.

3) Disabilitas rungu wicara, yakni kebutuhan alat komunikasi (hearing aid),

aksebilitas, keterampilan dan vokasional, rehabilitasi sosial, dsb.

4) Disabilitas mental, yakni kebutuhan aksebilitas, pendidikan, perawatan,

penempatan pada lembaga pelayanan peerlindungan khusus, kebutuhan

terapi khusus, dsb.

d. Prosedur mendapatkan bantuan yakni pejabat yang berwenang di

pemerintah Kab/kota mengajukan usulan bantuan kepada pejabat yang

berwenang di pemerintah provinsi.

e. Persyaratan mendapatkan bantuan:

1) Laporan jenis kejadian bencana oleh BPBD setempat

2) Daftar nama-nama calon penerima bantuan

3) Surat keterangan kecacatan dari RT/RW

4) Foto copy KTP dan KK

4. Penyiapan sarana korban bencana perempuan dan wanita hamil

a. Karakteristik

Hidup di pengungsian dan tinggal di shelter yang serba terbatas, perempuan

pengungsi menjadi tulang punggung keluarga dengan bekerja apa saja untuk

memenuhi kebutuhan keluarganya.

b. Kebutuhan mendesak bagi perempuan dan ibu hamil di shelter antara lain:

1) Memiliki akses untuk memperoleh seluruh fasilitas umum yang terdapat

disekitar shelter seperti peralatan dapur (panci, wajan, kompor, dsb).

2) Penyiapan tersedianya sarana pelayanan kesehatan reproduksi seperti

pembalut wanita, P3K, dan alat-alat lainnya.

c. Jenis penyiapan sarana yang disediakan, diantaranya:

1) Penyediaan sarana pelayanan kesehatan reproduksi secara tepat waktu

yang dapat mencegah kematian, penyakit, komplikasi kebidanan, infeksi

HIV dan ganguan reproduksi.

2) Layanan konseling, pencegahan aborsi, perawatan infeksi saluran

reproduksi

3) Pelatihan keterampilan usaha ekonomis produktif, terutama bagi

perempuan rawan sosial ekonomi.

4) Penguatan kapasitas perempuan untuk mengelola proses dan hasil dari

pengungsian.

B.B. 5.3.

SESI.3.

PENCATATAN DAN PELAPORAN SARANA

Pencatatan dan pelaporan merupakan suatu komponen pelayanan sosial yang

penting, sebagai kegiatan administrasi. Pencatatan dan pelaporan yang professional harus

lengkap, ringkas, dapat dibaca dan akurat.

Idealnya, suatu system pencatatan dan pelaporan akan menciptakan dokumentasi

yang bermanfaat untuk tujuan: (1) sebagai pertanggungjawaban atas hal-hal yang dilakukan;

(2) menyediakan data yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi perubahan yang

diinginkan, melayani permintaan, dan penyebaran informasi; (3) menyediakan data untuk

kepentingan penelitian; (4) menyediakan data yang mengungkapkan pertimbangan di dalam

membuat keputusan, pengembangan dan monitoring; (5) menyediakan data yang

diperlukan untuk kebutuhan kebijakan; (6) menyediakan informasi yang dapat dimengerti

oleh pengamat dari luar (badan akreditasi, pengacara, perusahaan asuransi, pengendalian

mutu pribadi, dan lain-lain).

Dalam kegiatan bantuan sarana terhadap korban bencana alam, sangat penting

dilakukan pencatatan dan pelaporan sebagai suatu bentuk mendokumentasikan hasil

bantuan sarana bencana secara tertulis yang dapat digunakan sebagai referensi dalam

melakukan kegiatan penyiapan sarana lainnya. Pelaporan merupakan susunan catatan yang

sistematik, realistis, reabilitas yang menjadi hasil pelaksanaan proses kegiatan dari awal

sampai akhir.

Pencatatan dan pelaporan dalam kegiatan penyiapan sarana berfungsi sebagai

pendokumentasian hasil-hasil proses dan langkah pengelolaan penyiapan sarana yang

dituangkan secara tertulis, diharapkan dapat dibaca dan dipelajari kembali oleh pihak lain

yang berkompeten dan menjadi bahan tolak ukur keberhasilan kegiatan penyediaan sarana

itu sendiri. Selanjutnya form yang diperlukan dalam pencatatan dan pelaporan disesuaikan

dengan langkah-langkah kegiatan penyiapan sarana.

Pelaporan barang bantuan logistic/sarana bidang penaggulangan bencana

merupakan suatu informasi tentang bantuan-bantuan yang ada digudang. Dibuat secara

periodik dan berkesinambungan dari proses penerimaan, penataan, pendistribusian,

pengeluaran/penyaluran dan penghapusan barang bantuan sosial.

Administrasi laporan pertanggungjawaban harus sesuai dengan format dan dibuat

secara periodik dan disimpan sebagai arsip. Pembukuan/pencatatan dan pelaporan

dilakukan berdasarkan buku penatausahaan barang persediaan sesuai Peraturan Menteri

Keuangan (PMK) Nomor 171/PMK.05/2007 tentang sistem akuntasi dan pelaporan

keuangan pemerintah pusat, sebagaimana di atur dalam pasal 18 ayat (1) menyebutkan

“setiap kementerian Negara/Lembaga wajib menyelenggarakan SAI untuk menghasilkan

laporan keuangan dan ayat (2) SAI terdiri dari SAK, SIMAK-BMN dan SA-BPP”. Dalam pasal

39 ayat (1) disebutkan setiap unit akuntansi barang melakukan inventarisasi atas BMN yang

dikuasainya, ayat (2) disebutkan “Inventarisasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali dalam lima tahun kecuali untuk persediaan dan

konstruksi dalam pengerjaan dilaksanakan setiap tahun. Pencatatan dan pelaporan

persediaan yang dilaksanakan oleh Kementrian Sosial RI, Dinas/Instansi Sosial Provinsi dan

Dinas/Instansi Sosial Kabupaten/Kota sebagaimana diuraikan berikut ini:

A. Pencatatan dan pelaporan pada Kementerian Sosial RI

Berdasarkan penerimaan dan pengeluaran barang, Kepala Gudang dibantu oleh

Petugas Administrasi Persediaan melakukan pencatatan setiap transaksi persediaan

pada Buku Persediaan yang dilengkapi dengan Buku pembantunya dan Kartu Barang,

yaitu:

a. Buku persediaan

1) Buku Persediaan ini mencatat penerimaan barang,

penyaluran/pengiriman barang kepada Dinas/Instansi Sosial Provinsi dan

saldo barang yang terdapat di gudang Kementerian Sosial RI (Gudang

Bekasi).

2) Buku Persediaan tersebut dilengkapi dengan Buku pembantu sebagai alat

kendali seperti daftar pengiriman barang persediaan kepada setiap

Dinas/Instansi Sosial Provinsi.

b. Kartu Barang

Kartu Barang dibuat untuk setiap jenis barang dan ditempatkan pada setiap

tumpukan barang di gudang yang memuat informasi mengenai mutasi

penerimaan dan pengeluaran barang serta saldo barang.

c. Pemeriksaan fisik persediaan

Setiap akhir semester paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya, Kepala

Satuan Kerja (Direktur) selaku penaggungjawab UAKPB menugaskan Tim

untuk melakukan pemeriksaan fisik persediaan. Pemeriksaan fisik yang

dilakukan bersama dengan Kepala Gudang dilakukan terhadap seluruh

batang persediaan yang tersimpan di gudang dan dituangkan ke dalam Berita

Acara pemeriksaan fisik barang, yang disetujui oleh kepala Satuan kerja

(Direktur) selaku penaggungjawab UAKPB.

d. Laporan persediaan

1) Berdasarkan berita acara pemeriksaan fisik barang setiap akhir semester,

kepala Bagian Umum SesDitjen. Linjamsos menyusun rekapitulasi saldo

persediaan dan menyampaikannya kepada Direktur selaku penanggung

jawab UAKPB yang terkait sebagai bahan penyusun laporan persediaan

untuk menyusun laporan keuangan (SAI). Rekapitulasi saldo persediaan

ini juga mencakup saldo persediaan yang dikelola oleh Kementerian

sosial RI, Dinas/Instansi Sosial Provinsi dan Dinas/Instansi Sosial

Kabupaten/Kota berdasarkan Berita Acara Pemeriksaan Fisik Persediaan

dari gudang kementerian sosial RI, gudang Dinas/Instansi Sosial Provinsi

dan gudang Dinas/Instansi Kabupaten/Kota.

2) Laporan persediaan yang disusun oleh Satker penaggungjawab UAKPB

dibuat menurut sub-kelompok barang dan harus memberikan informasi

tentang jumlah persediaan yang rusak atau using. Laporan persediaan

diperoleh dari rekapitulasi saldo persediaan yang didukung dengan berita

acara pemeriksaan fisik persediaaan yang berasal dari gudang

kementerian sosial RI, gudang Dinas/Instansi Sosial Provinsi dan gudang

Dinas/Instansi Sosial Kabupaten/Kota.

3) Persediaan yang telah usang adalah persediaan yang tidak dapat

dimanfaatkan untuk kegiatan operasional bukan hanya karena usianya

tapi juga karena sudah ketinggalan teknologi atau ketidaksesuaian

spesifikas.

4) System aplikasi persediaan yang dilaksanakan oleh UAKPB akan

melakukan jurnal penyesuaiaan secara otomatis, dan selanjutnya UAKPB

mengirimkan file data jurnal penyesuaiaan kepada UAKPA.

B. Pencatatan dan pelaporan pada Dinas/Instansi Sosial Provinsi

Berdasarkan penerimaan dan pengeluaran barang, pengelola persediaan pada

gudang Dinas/Instansi Sosial Provinsi melakukan pencatatan terhadap seluruh

barang kedalam Buku Persediaan barang dan Kartu Barang, yaitu:

i. Buku persediaan

1) Buku persediaan mencatat penerimaan dan penyaluran kepada

Dinas/Instansi Sosial Kabupaten/Kota yang dibuatkan per jenis barang

untuk setiap Satker Kementerian Sosial yang merupakan sumber

penerimaan barang, yaitu Direktorat Perlindungan Sosial Korban

Bencana Alam (PSKBA) dan Direktorat Perlindungan Sosial Korban

Bencana Sosial (PSKBS).

a) Buku persediaan Dinas Sosial Provinsi untuk barang yang

berasal dari direktorat PSKBA.

b) Buku persediaan Dinas Sosial Provinsi untuk barang yang

berasal dari Direktorat PSKBS.

2) Buku persediaan tersebut dilengkapi dengan buku pembantu sebagai

alat kendali seperti daftar pengiriman barang persediaan kepada

setiap Dinas/Instansi Sosial Kabupaten/Kota.

ii. Kartu barang

1) Kartu barang dibuat untuk setiap jenis barang dan ditempatkan pada

setiap tumpukan barang di gudang yang memuat informasi mengenai

mutasi penerimaan dan pengeluaran barang serta saldo barang.

iii. Pemeriksaan fisik persediaan

1) Setiap akhir semester paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya,

Kepala Dinas Sosial Provinsi menugaskan Tim untuk melakukan

pemeriksaan fisik persediaan (stock opname) terhadap seluruh barang

persediaan yang tersimpan di gudang dan di tuangkan kedalam berita

acara pemeriksaan fisik barang, yang dilakukan bersama dengan

pengelola persediaan/petugas gudang persediaan.

2) Berita acara tersebut dibutkan masing-masing atas persediaan yang

berasal dari Dit. PSKBA dan Dit. PSKBS.

a) Berita acara pemeriksaan fisik yang bersumber dari Direktorat

PKSBA.

b) Berita acara pemeriksaan fisik yang bersumber dari Direktorat

PKSBS.

iv. Laporan persediaan

1) Berdasarkan Berita Acara Pemeriksaan Fisik Barang setiap akhir

semester, Petugas Administrasi persediaan pada Dinas/Instansi Sosial

Provinsi menyusun rekapitulasi saldo persediaan yang dibuatkan

untuk masing-masing Satker sumber persediaan yaitu Dit. PSKBA dan

Dit. PSKBS.

2) Rekapitulasi saldo persediaan ini juga mencakup saldo persediaan

yang dikelola oleh Dinas/Instansi Sosial Provinsi dan Dinas/Instansi

Sosial Kabupaten/Kota berdasarkan Berita Acara Pemeriksaan Fisik

Persediaan dari gudang Dinas/Instansi Sosial Provinsi dan gudang

Dinas/Instansi Sosial Kabupaten/Kota.

a) Rekapitulasi saldo persediaan Direktorat PSKBA

b) Rekapitulasi saldo persediaan Direktorat PSKBS

3) Rekapitulasi saldo persediaan Dinas/Instansi Sosial Provinsi ini

merupakan lampiran laporan persediaan yang disampaikan oleh

Kepala Dinas/Instansi Sosial Provinsi kepada SesDitjen. Linjamsos.

Laporan persediaan harus memberikan informasi tentang jumlah

persediaan yang rusak atau usang. Persediaan yang telah usang

adalah persediaan yang tidak dapat dimanfaatkan untuk kegiatan

operasional bukan hanya karena usianya tapi juga karena sudah

ketinggalan teknologi atau ketidaksesuaian spesifikasi.

a) Laporan persediaan Direktorat PSKBA

b) Laporan persediaan Direktorat PSKBS

c)

C. Jenis-jenis laporan meliputi:

a) Laporan Harian : merupakan laporan untuk mengetahui kondisi stock

berdasarkan data terakhir gudang. Laporan ini dapat mempergunakan kartu

stock barang yang selalu di update pada saat barang masuk dan barang

keluar. Kartu stock harus dilengkapi dengan dokumen penerimaan dan

pengeluaran yang diarsip secara urut berdasarkan tanggal penerimaannya

b) Laporan Bulanan : merupakan laporan untuk mengetahui kondisi stock yang

berdasarkan data terakhir kartu stock barang yang telah dibandingkan

dengan data fisik barang (stock opname bulanan). Laporan ini berfungsi

sebagai alat control bagi Dinas Sosial Provinsi dalam perencanaan pengadaan

dan penyaluran barang bantuan sekaligus untuk mengetahui situasi kondisi

saat ini.

c) Laporan Triwulan : merupakan akumulasi dari laporan bulanan dan hasil

opname fisik barang untuk mengetahui kondisi barang per tiga bulan.

d) Laporan Semester I, II dan Tahunan : merupakan laporan

pertanggungjawaban penggunaan barang milik Negara sesuai dengan standar

akuntansi pemerintah untuk mengetahui situasi dan kondisi barang secara

transparan dan akuntabel berdasarkan pencatatan dan hasil opname fisik

barang sesuai standar akuntansi pemerintah (SAP), sebagai bahan laporan

semester I dan II keuangan pemerintah.

e) Laporan Rekapitulasi : untuk mengetahui frekuensi pendistribusian bantuan

bencana baik di provinsi maupun di kabupaten/kota, yang dilakukan

berdasarkan Berita Acara Serah Terima barang (BAST).

f) Laporan Stock Opname : laporan yang diterbitkan berdasarkan audit stock

opname bersama dengan pimpinan atau atasan langsung dan pemeriksaan

dari badan pengawasan daerah, bila perlu didampingi Inspektorat Jenderal

Kementerian Sosial dan BPKP.

g) Laporan Emergency : laporan tentang kejadian yang sifatnya emergency,

terjadi secara tiba-tiba dan tidak terduga. Laporan ini dibuat berdasarkan

kejadian bencana.

h) Laporan Barang Rusak dan atau Kadaluarsa : merupakan laporan untuk

mengetahui kondisi bantuan yang rusak dan kadaluarsa yang ada di gudang

secara keseluruhan dan pelaporannya dibuat berdasarkan hasil penilaian

petugas gudang dan disertai rencana penghapusan yang dilengkapi dengan

berita acara penghapusan sesuai dengan aturan dan ketentuan yang berlaku.

Jakarta, April 2015.

Penyusun,

Drs. Darmawi Rani, M.Si.