Strategi penulisan untuk permintaan pesan pesan rutin dan pesan pesan positif (erin)Mulai dengan pernyataan ide pokok yang jelas, diikuti dengan penjelasan secara rinci dan

diakhiri dengan pernyataan yang ramah dan harapan tindakan. Strategi penulisan untuk permintaan rutin dan pesan-pesan positif adalah dengan pendekatan langsung.

Permintaan langsung suatu kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau suatu organisasi (bisnis maupun nonbisnis) kepada pihak lain (seseorang/individu atau organisasi).

+ -1. Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali membaca suatu pesan.

2. Menekankan pada hasil suatu analisis.

3. Menghemat waktu bagi audiens.

1. Orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berpikirnya.2.Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung “to the point”.

Komponen-komponen penting dalam penulisan pesan-pesan poositif :1. Ide-ide pokok yang jelas

menyampaikan informasi mendapatkan tanggapan atau memunculkan sikap yang menyenangkan dari audiens.2. Penjelasan yang rinci Komunikasi yang dilakukan dapat diekspresikan dengan sebuah atau dua buah kalimat, tetapi perlu menjelaskan poin-point secara lengkap.

3. Penutup suratkemukakan keramahan dan tindakan khusus yang diharapkan(tabel pesan rutin dan pesan positif)(+) kedua pesan menggunakan pendekatan langsung, akan tetapi pada bagian pertengahan dari permintaan rutin adalah pendekatan tanya jawab (ask-questions approach), seperti meminta informasi tentang spesifikasi produk, harga produk, cara pembayaran produk, dll.Pesan pesan good news dan goodwillGood news tentang pekerjaan

Menggunakan pendekatan langsung Contoh : penerimaan kerja; kenaikan pangkat/jabatan/posisi; memperoleh bonus kerja;

tunjangan hari raya; kenaikan gaji; dan penghargaan prestasi kerja(+) dalam pekerjaan terdapat good news yang berkaitan dg pekerjaan, baik berupa finansial atau non finansial. (tabel menyusul)

a. Good news tentang produk Menggunakan pendekatan langsung Contoh : pemberian diskon harga produk; membeli produk dengan jumkah tertentu akan

mendapatkan hadiah tertentu (kalender,souvenir aksesoris dll)b. Pesan pesan goodwill Goodwill adalah perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan

bisnis.Pesan-pesan goodwill dapat disampaikan melalui : Pemberian selamat kepada orang lain (kenaikan jabatan)

Penyampaian selamat oleh pimpinan perusahaan kepada para pelanggan maupun pemasok (selamat ulang tahun, ucapan pneyelasain studi dll)

Menulis jawaban positifa. Surat konfirmasi pesanan Biasa digunakan untuk menyatakan bahwa pesanan telah diterima. Menggunakan pendekatan langsungBagian awal : berisi pernyataan kabar baikBagian tengah : kapan pengiriman, harga barang, biaya pengiriman, pajak dan penjelasan

kemungkinan munculnya masalah terhadap barangBagian akhir : meyakinkan kepada audiens apa yang Anda lakukan berikutnya.

b. Menjawab permintaan informasi (poet) Menjawab permintaan dengan penawaran potensial.

konsumen prospektif sering meminta laporan tahunan, katalog, brosur, dll utk membantu mereka mengambil keputusan. Surat tanggapan yang sopan, bersedia membantu dapat menggugah mereka untuk membeli.

Menjawab permintaan Tanpa Penjualanbeberapa permintaan dari luar tidak mempunyai kesempatan untuk menjual suatu produk. Dalam menjawab permintaan tersebut. Dalam menjawab tsb : (1) menjawab semua pertanyaan dgn jujur dan lengkap; (2) berikan kesan yang menyenangkan

Menangani permintaan kredit rutinKredit adalah bentuk kepercayaan yang diberikan oleh suatu lembaga keuangan bank maupun nonbank kepada nasabah untuk berbagai kepentingan. Kebanyakan permintaan kredit bersifat rutin karena merupakan hal yang sudah biasa dalam suatu masyarakat.

a. Persetujuan kreditSurat persetujuan kredit merupakan surat yang memberikan good news kepada pihak lain. Pembuka : ide ide pokok yang berkaitan dengan persetujuan pemberian kredit kepada nasabahPertengahan : batas maksimal jumlah kredit yang diberikan, lama dan jumlah angsuran per bulan, tanggal rekening dikirim, dll.Dalam kaitannya dengan persetujuan akad kredit dengan jumlah plafon tertentu, perlu dilibatkan pihak notaris di wilayah tertentu.

b. Memberikan referensi kreditHal hal yang perlu diperhatikan dalam surat rekomendasi

1. Permohonan surat rekomendasi harus resmi atau disahkan2. Nyatakan sesuai dengan fakta yang ada

Surat rekomendasi dan pemberitahuanDalam surat rekomendasi umumnya menjelaskan berrbagai hal yang berkaitan dengan

masalah kemampuan, kedisplinan, kemandirian, dan sikap postif lainnya yang dapat dipakai sebagai dukungan untuk melanjutkan kariernya.

Karakteristik: Nama lengkap pemohon Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan pemohon Penulis sedang menjawab suatu permohonan atau atas inisiatifnya sendiri Hakikat hubungan antara penulis dan pemohon Fakta fakta yang relevan dengan posisi yang dicari

(+) bentuk informasi positif lainnya adalah surat pemberitahuan tentang diterimanya sebagai pegawai atau keberhasilan melamar suatu pekerjaan.

Strategi pengorganisasian pesan pesan bad news (yoel)Hal yang harus diperhatikan dalam berhubungan denga pihak eksternal, seperti memberikan tanggapan atas keluhan pelanggan daan mengkomunikasikan permasalahan tentang pesanan, ada hal hal yang perlu diperhatikan, seperti :

- Penyampaian bad news - Penerimaan pesan tersebut- Menjaga goodwill sebaik mungkin dengan audiens- Menjaga citra organisasi atau perusahaan sebaik mungkin

a. Menciptakan audience-centered tonedengan tujuan:

– Membantu audiens mengerti bahwa bad news menggambarkan suatu keputusan yang tegas.

– Membantu audiens mengerti keputusan.– Membantu audiens agar tetap memberikan goodwill bagi perusahaan.

b. Memilih perencanaan organisasional(pembahasan tabel)

a. Pendekatan tak langsungMerupakan pendekatan yang paling sering digunakan dalam penulisan bad news, pendekatan ini digunakan untuk menghindari kekecawaan orang lain

- PembukaYaitu menempatkan audiens pada situasi netral melalui pernyataan tanpa beban (buffer) bagi audiens. Hal yang perlu dihindari dalam paragraf pembuka :Mengatakan tidak, menggunakan frase yang tidak relevan, permohonan maaf, penulisan buffer yang terlalu panjang

- Alasan Tahap ini berisi alasan mengapa suatu keputusan tersebut harus diambil, sebelum menyatakan apa keputusan yang sebenarnya. Alasan yang efektif dapat membantu audiens menyadari bahwa keputusan anda adil dan logis

- Bad news Pada tahap ini, kita dapat secara langsung mengemukakakn apa keputusan yang diambil

- Penutup Berikanlah kata penutup yang bersifat positif, hangat, bersahabat, dan menyenangkan. Kita juga bisa memeberikan usulan pemecaha masalah yang dihadapi oleh audiens anda.

b. Pendekatan langsungPendekatan ini memang jarang dilakukan, akan tetapi pendekatan ini memiliki kelebihan yaitu audiens hanya memerlukan waktu singkat untuk sampai kepada ide pokok yang ingin disampaikan. Susunannya antara lain :

- Pernyataan bad news - Alasan pendukung- Penutup yang bersahabat

Pendekatan ini dapat diterapkan jika :

o Penerima senang to the point.o Pesan berpengaruh kecil pada penerima.o Pesan disampaikan secara empati.

Mengkomunikasikan informasi dan jawaban negatif a. Bad news tentang produk Dapat dilakukan dengan pendekatan langsung dan tidak langsung sesuai kebutuhan. Kesalahan

dalam pemilihan pendekatan ini dapat berakibat fatal. Contohnya :- Penyampaian bad news tentang produk bagi pelanggan, lebih baik menggunakan

pendekatan tak langsung. ( contoh, kenaikan harga produk)- Berbeda dengan penyampaian bad news tentang produk seperti kenaikan harga produk tadi

yang ditujukan untuk keperluan internal perusahaan, maka pendekan langsung dapat diterapkan.

b. Penolakan kerja sama Dalam melakukan penolakan kerja sama kita bisa menggunakan pendekatan langsung dan

tidak langsung. Penolakan kerja sama ini biasa dilakukan apabila kerja sama yang akan dilakukan dianggap merugikan pihak lain,Penolakan undangan

Dalam melakukan penolakan atas suatu undangan, dpat dilakukan dengan pendekatan langsung atau tidak langsung. Pemilihan pendekatan ini tergantung pada seberapa dekat hubungan anda dengan pihak lain yang bersangkutan.

Penyampaian bad news ke pelanggan (livia)Hal hal yang perlu diperhatikan agar tetap mendapat perhatian pelanggan dan hubungan bisnis di kemudian hari :

- Tetap bekerja sebaik mungkin agar terwujudnya penjualan ulang (resale)- Tetap menjaga intruksi atau informasi tambahan sejelas mungkin- Tetap optimis dan percaya diria. Bad news tentang pesanan

Jenis bad news yang bisa disampaikan : o Anda hanya dapat memenuhi sebagian produk yang dipesano Anda sama sekali tidak dapat memenuhi semua produk pesananKedua nya ini dilakukan dengan pendekatan tidak langsung.b. Penolakan surat pengaduan dan keluhan

Pendekatan yang bisa dilakukan adalah pendekatan tak langsung, dimana :- Pembuka : sesuatu yang bersifat netral- Pertengahan : penolakan- Penutup : sesuatu yang bersahabat dan menawarkan informasi yang diminati pelanggan,

seperti penawaran produk baru.Penggunaan bahasa yang membawa dampak positif sangat dianjurkan. Apabila menemui kasus pengaduan yag tidak beralasan, maka jelaskan secara rasional alasan mengapa anda menolak.c. Mengganti produk

Penggantian produk bisa saja terjadi apabila pelanggan meminta suatu barang yang tidak lagi di produksi. Hal yang dapat dilakukan adalah dengan menawarkan produk pengganti. Apabila pelanggan menyetujuinya, maka segeralah kirimkan surat dan cara pemesannya ke pelanggan. Pendekatan yang bisa diterapkan adalah pendekatan tak langsung.

d. Tidak memenuhi pesananHal ini bisa saja terjadi saat kita tidak dapat memenuhi pesanan maupun dengan produk pengganti. Cara yang harus dilakukan adalah menyampaikannya dengan pendekatan tak langsung, kemudian memberikan informasi dimana produk tersebut dapat diperoleh.

Bad news tentang oranga. Penolakan menulis surat rekomendasi

Hal ini dapat dilakukan dengan pendekatan langsung maupun tak langsung. Hal yang perlu diperhatikan adalag kemukakakn apa alasan atas penolakan tersebut, serta nyatakan secara ringkas serta jelas.

b. Penolakan lamaran kerja Penulisan surat seperti ini dapat dilakukan dengan dua cara :

- Pendekatan langsung, diterapkan dalam menjawab surat lamaran kerja yang memenuhi syarat

- Pendekatan tak langsung, diterapkan untuk menolak lamaran kerja yang tidak memenuhi persyaratan yang teah ditentukan

c. Surat penolakan kredit

Pada hal ini pendekatan yang digunakan adalah pendekatan tak langsung. Alasan dikeluarkannya surat ini anatara lain persyaratan administrasi yang tidak lengkap, tujuan kredit yang tidak sesuai dengan kebijakan organisasi, atau karakteristik peminjam yang kurang baik.