4.1. Manajemen Waktu

4.1.1. Lingkup Manajemen Waktu

Manajemen waktu adalah hal yang sangat penting dalam suatu

pelaksanaan proyek untuk mencegah terjadinya kemunduran waktu

penyelesaian pembangunan (project delay) karena berbagai sebab yang

mungkin terjadi saat pelaksanaan. Manajemen dari mulai tahap perencanaan

sampai dengan tahap akhir konstruksi.

Manajemen Waktu Dalam PMBOK

a) Define Activity, yaitu proses mendefinisikan kegiatan secara spesifik

untuk menghasilkan deliverable poryek

b) Sequence Activity, yaitu proses mengidentifikasi dan

mendokumentasikan keterkaitan suatu kegiatan dan kegiatan lainnya

c) Estimate Activity Resoruce, yaitu proses memperkirakan tipe dan

jumlah dari sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan

masing-masing jadwal kegiatan

d) Estimate Activity Duration, yaitu proses memperkirakan durasi dari

suatu kegiatan untuk dapat selesai dengan sumber daya yang ada

e) Develop Schedule, yaitu proses menganalisa keterkaitan antarkegiatan,

keperluan sumber daya, dan batasan jadwal untuk menghasilkan

penjadwalan proyek

f) Control Schedule, yaitu proses memonitoring proyek untuk

memperbarui progress dari proyek dan mengatur perubahan-perubahan

yang terjadi pada jadwal

Manajemen waktu proyek adalah kegiatan-kegiatan yang diperlukan

untuk memastikan waktu atau durasi untuk penyelesaian proyek. Kegiatan yang

dilakukan dapat dibagi menjadi 2 (dua) bagian, yaitu perencanaan dan

pengendalian waktu proyek.

Gambar Bagan Kegiatan Manajemen Waktu Proyek

Perencanaan dan penjadwalan Proyek Konstruksi

Perencanaan adalah alat atau teknik manajemen yang digunakan untuk masa

persiapan, pengorganisasian dan pengendalian lingkup, waktu, biaya dan

organisasi suatu proyek.Dalam perencanan ada beberapa faktor yang dapat

mempengaruhi kulitas perencanaan, antara lain:

Definisi lingkup proyek

Interaksi beberapa komponen proyek

Waktu pelaksanaan dan kegiatan kritis

Anggaran dan biaya proyek

Alur dokumentasi pada organisasi proyek

Penjadwalan adalah perhitungan pengalokasian waktu yang tersedia kepada

pelaksanaan masing-masing bagian pekerjaan atau kegiatan, dalam rangka

penyelesaian suatu proyek sedemikian rupa, sehingga tercapai hasil yang

optimal, dengan mempertimbangkan keterbatasan-keterbatasan yang ada.

Tujuan utama dari penjadwalan yang detail biasanya ialah untuk

mengkoordinasikan aktivitas kedalam master plan untuk menyelesaikan proyek

dengan :

Waktu yang singkat

Biaya optimal

Kualitas sesuai dengan perencanaan

Risiko terendah

Keamanan yang terjaga

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam menyusun penjadwalan proyek, antara

lain:

Durasi rincian kegiatan

Sequence atau urutan dan ketergantungan antar tiap kegiatan

Metode pelaksanaan yang direncanakan untuk pelaksanaan

proyek

Peralatan yang digunakan dalam metode konstruksi

Sumberdaya yang dialokasikan dalam pelaksanaan proyek.

Mendefinisikan Kegiatan

Langkah pertama dari persiapan dari seluruh jenis jadwal adalah

menguraikankomponen-komponen pekerjaan seluruh lingkup pekerjaan. Hal ini

bertujuan untuk membagi setiap aktivitas pekerjaan kedalam skala pekerjaan

yang semakin detail dan kecil sehingga pengendalian akan lebih mudah untuk

dilakukan. Ukuran dari setiap aktivitas itu tergantung oleh bagaimana si

penjadwal menyusun jadwal kegiatannya. Selain itu ukuran aktivitas ini juga

dipengaruhi oleh beberapa faktor lain seperti waktu kegiatan, hubungannya

dengan aktivitas lainnya dan kapan kegiatan ini harus disiapkan, perdagangan,

subkontraktor dan desain.

Data Input

Kegiatan ini didasarkan pada:

a. Dokumen kontrak

b. Hasil survey

c. Spesifikasi

d. Kebijakan perusahaan

e. Faktor-faktor lingkungan perusahaan

f. Proses-proses yang dimiliki organisasi perusahaan

Kemampuan / alat yang digunakan

Proses dalam menentukan aktivitas pekerjaan meliputi:

a. Menguraikan paket pekerjaan menjadi aktivitas-aktivitas

b. Menguraikan aktivitas-aktivitas utama menjadi sub-sub

aktivitas (apabila diperlukan)

c. Menentukan milestone tiap-tiap aktivitas

Output / hasil

Hasil dari kegiatan ini meliputi:

a. Daftar aktivitas (meliputi: kode, PIC dan deskripsi aktivitas)

Daftar Kegiatan adalah daftar lengkap termasuk semua

kegiatan yang diperlukan pada pembuatan jadwal proyek.

Daftar kegiatan mencakup pengenalan kegiatan dan deskripsi

dari ruang lingkup kerja untuk setiap aktivitas dalam detail

yang memadai untuk memastikan bahwa anggota tim proyek

bekerja dan mengerti apa yang diperlukan untuk

menyelesaikan pelaksanaan proyek

b. Daftar milestone tiap-tiap aktivitas

Milestone atau tingkat kejadian penting adalah titik signifikan

atau peristiwa dalam proyek. Daftar tiap aktivitas ini

mengidentifikasi semua dan menunjukkan apakah sebuah

kejadian adalah wajib, seperti yang diperlukan oleh kontrak,

atau opsional, seperti yang didasarkan pada informasi historis

Urutan Kegiatan

Proses urutan kegiatan adalah menentukan jenis ketergantungan

(dependency) atau hubungan (relationship) antara satu kegiatan dengan kegiatan

lainnya. Sehingga interaksi antar kegiatan dapat diketahui dengan jelas.

Terkadang terdapat jenis ketergantungan yang ditentukan dalam kontrak, tetapi

bila tidak, maka yang digunakan adalah data pengalaman proyek yang lalu atau

pertimbangan pakar.

Berdasarkan PMBOK 2008 proses keterkaitan kegiatan (sequence activity)

dengan proses lainnya dalam manajemen waktu proyek dapat digambarkan

dengan bagan sebagai berikut:

Gambar Proses sequence activities

4.1.2. Manajemen Waktu Proyek

Manajemen waktu pada proyek pembangunan Gedung Fasilkom

Universitas Indonesia ini, dibagi menjadi 3 bagian antara lain :

Tahap perencaanaan (Planning)

Tahapan perencanaan meliputi perumusan persyaratan dari bangunan

yang akan dibangun, termasuk penjadwalan kegiatan kegiatan yang akan

dilaksanakan di lapangan dan pembuatan gambar – gambar perencanaan

lengkap dengan persyaratan teknis yang diperlukan. Kegiatan

perencanaan diaplikasikan dengan menentukan metode pelaksanaan yang

tepat sehingga pekerjaan yang sudah direncanakan dapat diselesaikan

sesuai dengan perencanaan.

Tahap pengoraganisasian

Tahap pengorganisasian berupa kegiatan mengatur dan menyusun

organisasi yang akan melaksanakan pembangunan, termasuk mengatur

hubungan kerja di antara unsur – unsur organisasi. Penyusunan organisasi

akan melibatkan unsur – unsur pelaksana pembangunan yang terdiri dari

pemberi tugas (owner), konsultan (designer, supervisor) dan pelaksana

(kontraktor), yang masing – masing mempunyai tugas, kewajiban,

tanggung jawab, wewenang sesuai dengan ketentuan yang telah

ditetapkan.

Tahap pelaksanaan dan pengendalian

Tahapan pelaksanaan dan pengendalian merupakan kegiatan

pengimplementasian dan pengawasan suatu perencanaan yang dibuat

pada proses perencanaan di lapangan. Segala kegiatan dan hubungan

antar kegiatan dalam pelaksanaan diatur dan diawasi sehingga tepat sesuai

dengan apa yang di rencanakan dan meminimalisir sekecil mungkin

terjadinya penyimpangan yang akan menghambat proses pelaksanaan

konstruksi dan juga dapat berpengaruh pada biaya dan mutu.

Kemajuan dari tiap pekerjaan yang dilaksanakan dan akan dilaksanakan

dilaporkan secara berkala (harian, mingguan, dan bulanan) melalui

laporan kerja. Pada pelaksanaan proyek pembangunan Gedung Fasilkom

Universitas Indonesia, diadakan rapat rutin untuk membahas kemajuan

proyek yang dilaksanakan setiap hari Senin.

Manfaat dan Tujuan Manajemen Waktu

Berikut merupakan manfaat dan tujuan dengan adanya manajemen waktu

Sebagai pedoman pada proses pelaksanaan konstruksi di lapangan

Sebagai acuan pengawasan terhadap kegiatan yang merupakan

kegiatan kritis pada proyek yang dapat membuat keterlambatan

pelaksanaan jika terjadi kendala pada pelaksanaanmya

Dapat digunakan sebagai strategi pendanaan proyek, penyusunan

cashflow, dan payment request pada saat konstruksi

Mendefinisikan hubungan antar kegiatan-kegiatan, kapan suatu

pekerjaan dapat dimulai dan kapan suatu pekerjaan harus selesai.

Sehingga tidak ada ketidak pastian waktu pelaksanaan suatu kegiatan

Sebagai pengendalian kegiatan konstruksi yang ada dan menentukan

kegiatan kegiatan yang mungkin harus dipercepat dalam

hubungannya dengan biaya yang dikeluarkan (project crashing)

Jadwal yang selalu diperbaruia selain untuk tindakan koreksi,

berfungsi pula sebagai dokumentasi adanya perubahan-perubahan di

dalam pelaksanaan pekerjaan, keterlambatan yang tidak diharapkan,

perubahan waktu penyelesaian kegiatan, dan adanya change order,

maka pen-dokumentasi-an jadwal awal berikut perubahan

perubahannya dapat dipakai sebagai dokumen historis proyek.

Pelaksanaan Manajemen Waktu dan Pengendalian

Agar proyek tidak mengalami keterlambatan perlu adanya suatu

monitoring dan pengendalian pada pelaksanaan konstruksi. Time scheduling

merupakan cara pengendalian waktu kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan

pada masa konstruksi. Dari jadwal yang telah disusun dapat dilihat kapan

pekerjaan harus mulai dan kapan pekerjaan harus selesai.

Bentuk progres kegiatan dari awal proyek hingga akhir proyek dapat

disajikan dalam kurva s (S-Curve). Kurva s ini dibuat berdasarkan akumulasi

pembobotan kegiatan dari waktu ke waktu. Pembobotan pekerjaan didapatkan

dari biaya kegiatan per biaya total keseluruhan kegiatan.

Beberapa fungsi dari kurva S ini antara lain

Menentukan lama waktu penyelesaian tiap pekerjaan

Melihat progres/kemajuan proyek apakah sesuai dengan jadwal

rencana atau tidak

Menentukan banyaknya sumber daya yang diperlukan untuk suatu

pekerjaan

Kurva S Gedung Fasilkom Universitas Indonesia

Sehingga dengan adanya kurva s ini, dapat terlihat kemajuan progres tiap

waktunya. Dan kumulatif bobot dari waktu ke waktu harus terus ditingkatkan

dan selalu berada diatas garis kurva.

4.1. Manajemen Biaya

Pengendalian biaya dimaksudkan untuk mengetahui besarnya biaya yang telah

dikeluarkan dengan melihat tahap pekerjaan yang telah dicapai. Besarnya biaya ini

dapat dibandingkan dengan Rencana Anggaran Biaya dan Rencana Anggaran

Pelaksanaan (RAP) yang telah disusun. Dari pembandingan ini, dapat diketahui

apabila pada pekerjaan yang telah dilaksanakan tersebut terjadi pembengkakan biaya

atau cost overrun akibat biaya contingency pada setiap item pekerjaan sehingga dapat

dilakukan evaluasi biaya. Evaluasi biaya dilaksanakan secara periodik, dalam hal ini

setiap bulannya. Bila terjadi penyimpangan terhadap rencana, penyimpangan itu

dibahas dan dipelajari penyebabnya oleh tim proyek, kemudian dibuat rencana tindak

lanjut untuk memperbaikinya.

Pengendalian biaya ini biasanya dilakukan dengan membuat rekapitulasi biaya

yang telah dikeluarkan. Setiap dilakukan pembelian material, bagian logistik

mencatat jumlah material yang dibeli dan besarnya biaya yang digunakan. Sedangkan

pengendalian biaya tenaga kerja dilakukan dengan memeriksa daftar presensi pekerja

selama satu minggu dan besarnya biaya yang dikeluarkan untuk membayar gaji

pekerja. Besar total biaya inilah yang akan selalu dikontrol dan dievaluasi sebagai

pengendalian biaya. Selain itu, total biaya yang telah dikeluarkan ini juga dapat

digunakan untuk menyusun kurva-S realisasi dan untuk memperkirakan prosentase

pekerjaan proyek yang telah dicapai.

REKAPITULASI BILL OF QUANTITYPROYEK GEDUNG FASILKOM UNIVERSITAS INDONESIA

REKAPITULASI

BILL OF QUANTITY

PEMBANGUNAN GEDUNG FASILKOM UI

TAHAP 2

 

 

I PEKERJAAN ARSITEKTUR Rp 2,478,973,816.00

II PEKERJAAN STRUKTUR Rp 17,235,589,830.98

III PEKERJAAN MEKANIKAL Rp 538,984,440.00

IV PEKERJAAN ELEKTRIKAL Rp 352,511,250.00

V PEKERJAAN IT Rp 27,573,750.00

   

  SUB JUMLAH   Rp 20,633,633,086.98

  PPN 10%   Rp 2,063,363,308.70

  JUMLAH TOTAL (termasuk pajak)   Rp 22,696,996,395.68

      

  GRAND TOTAL TAHAP 2 Rp 22,696,990,000.00      Jakarta, 25 Mei 2011  PT. PP (Persero) Tbk  Divisi Operasi II                 Ir. Harry Nugroho, MM.  Kepala Divisi          

Proses Pembayaran

Proses pembayaran secara khusus dibahas dalam RKS, berikut merupakan

kutipan secara singkat tentang pembayaran prestasi pekerjaan

Pembayaran prestasi hasil pekerjaan yang disepakati dilakukan oleh

pengguna jasa, apabila penyedia jasa telah mengajukan tagihan

disertai laporan kemajuan hasil pekerjaan;

Pembayaran prestasi hasil pekerjaan hanya dapat dilakukans senilai

pekerjaan yang telah terpasang, tidak termasuk bahan-bahan, alat-alat

yang ada di lapangan;

Pengguna jasa dalam kurun waktu 7 (tujuh) hari harus sudah

mengajukan surat permintaan pembayaran;

Sistem pembayaran prestasi pekerjaan sesuai dengan ketentuan dalam

syarat-syarat khusus kontrak;

Bila terdapat ketidaksesuaian dalam perhitungan angsuran tidak akan

menjadi alas an untuk menunda pembayaran. Pengguna jasa dapat

meminta penyedia jasa untuk menyampaikan perhitungan prestasi

sementara dengan mengesampingkan hal-hal yang sedang menjadi

perselisihan dan besarnya tagihan yang dapat disetujui untuk dibayar

setinggi-tingginya sebesar sesuai ketentuan dalam dalam syarat-syarat

khusus kontrak;

Setiap pembayaran harus dipotong jaminan pemeliharaan, angsuran

uang muka, denda (bila ada), dan pajak;

Untuk kontrak yang mempunyai subkontrak, permintaan pembayaran

kepada pengguna jasa harus dilengkapi bukti pembayaran kepada

seluruh sub kontraktor sesuai dengan kemajuan pekerjaan;

Pembayaran terakhir hanya dilakukan setelah pekerjaan selesai 100%

(seratus persen) dan berita acara penyerahan pertama pekerjaan

diterbitkan.

Sistem Pembayaran dari Owner ke Kontraktor

Berdasarkan Nilai Kontrak (NK) yang distujui, owner memberikan Down

Payment (DP) sebesar 20% dari NK. DP ini akan dikembalikan oleh KSO

secara mengangsur dan dipotongkan ke tagihan. Adapun tagihan dari KSO

dilakukan bulanan, dengan besar tagihan sesuai dengan biaya yang dikeluarkan

pada bulan tersebut. Namun tagihan yang telah dilakukan KSO adalah pada

bulan Desember (tagihan November Desember), Maret (tagihan Januari,

Februari, Maret), Mei (tagihan April Mei), dan seterusnya dilakukan secara

bulanan hingga proyek selesai 100%. Retensi yang disepakati adalah sebesar

5% dari NK. Retensi tidak per tagihan, namum dilakukan langsung pada awal

masa pemeliharaan. Retensi tersebut akan dibayarkan pada akhir masa

pemeliharaan. Masa pemeliharaan disepakati 180 hari.Sistem pembayaran

tersebut tidak terpengaruh harga dan bunga bank berlaku. Sistem penagihan

adalah sebagai berikut:

1. KSO membuat laporan progress bulanan.

2. KSO mengajukan tagihan bulanan kepada Owner dengan

melampirkan laporan progress bulanan.

3. Owner menyerahkan tagihan kepada KPN (Kantor Perbendaharaan

Negara).

4. KPN membayar tagihan bulanan kepada rekening KSO.

Sistem Pembayaran ke Subkontraktor dan Supplier

Sistem pembayaran ke subkontraktor dan supplier telah ditentukan oleh

kebijakan perusahaan-perusahaan yang terikat dalam KSO, dalam hal ini adalah

PT PP dan PT Brantas Abipraya. Kebijakan tersebut adalah sebagai berikut:

1. Tidak ada DP kepada subkontraktor/supplier atas jasa pelaksanaan

dan material konstruksi.

2. Masalah perpajakan ditanggung oleh perusahaan

subkontraktor/supplier masing-masing.

3. Penagihan dilakukan berdasarkan biaya yang telah dikeluarkan.

4. Tagihan diajukan dengan melampirkan progress, berita acara

pekerjaan, dan faktur pajak.

5. KSO membayarkan tagihan ke rekening perusahaan terkait.

6. Pembayaran akan diproses dan akan cari secepat-cepatnya 2 bulan

terhitung dari pengajuan tagihan

Sistem Pembayaran Tenaga Kerja

Pembayaran terhadap tenaga kerja dilakukan KSO terhadap subkontraktor

yang menyediakan tenaga kerja. Pembayaran dilakukan secara transfer ke

rekening Ricky Parulian Malau (15008116) – Adrian Akbar Pratama

(15008124) 70 perusahaan terkait. Pembayaran ke masing-masing pekerja

dilakukan intern perusahaan terkait.

Gambar V.1 Contoh Surat Permohonan Pembayaran