Modul ke:

Fakultas

Program Studi

MANAJEMEN PERSEDIAAN

Perencanaan Kebutuhan Barang (MRP)- Lot for Lot

Prepared by:

Dr. Sawarni HasibuanFEB

Manajemen

www.mercubuana.ac.id

Pengertian MRP• Sistem informasi yang digunakan untuk merencanakan dan

mengendalikan persediaan dan kapasitas (Schroeder, 1994).• Teknik atau prosedur logis untuk menterjemahkan JIP dari

barang jadi menjadi kebutuhan bersih dari beberapakomponen yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan JIP (Orlicky et al.,1994).

• Sistem berbasis komputer yang mendesain bagaimanamemesan dan menjadwalkan permintaan (raw material, komponen, sub assemblies) (Oden et al., 1998).

• Aktivitas perencanaan material untuk seluruh komponen danraw material (bahan baku) yang dibutuhkan sesuai dengan JIP (White et al., 1987).

Pengertian MRP

• Sistem pengendali persediaan yang memungkinkan bagian manufaktur danpembelian memesan barang dalam jumlahdan waktu yang tepat untuk mendukung JIP.

• Dalam sistem ini dilakukan pemesanan-pemesanan dengan pengaturan waktu yang tepat untuk mengendalikan persediaanbahan baku, atau barang dalam proses.

3

TUJUAN MRP• Meminimalkan persediaan

MRP menentukan seberapa banyak dan kapan suatu komponen diperlukandisesuaikan dengan JIP.

• Mengurangi resiko karena keterlambatan produksi dan pengirimanMRP mengidentifikasi banyaknya bahan dan komponen yang diperlukan baikdari segi jumlahnya dan waktunya dengan memperhatikan waktu tenggangproduksi maupun pengadaan komponen.

• Komitmen yang realistisDengan MRP, JIP diharapkan dapat terpenuhi sesuai dengan rencana, sehingga komitmen pengiriman barang dilakukan secara lebih realistis.

• Meningkatkan efisiensiMRP juga mendorong peningkatan efisiensi karena jumlah persediaan, waktuproduksi dan waktu pengiriman barang dapat direncanakan lebih baik sesuaidengan JIP.

MANFAAT MRP• Peningkatan pelayanan dan kepuasan• Peningkatan pemanfaatan fasilitas dan

tenaga kerja• Perencanaan dan penjadwalan persediaan

yang lebih baik• Tanggapan yang lebih cepat terhadap

perubahan dan pergeseran pasar• Tingkat persediaan menurun tanpa

mengurangi pelayanan kepada konsumen

PERMINTAAN DEPENDEN

• Permintaan dependen (Dependent Demand) adalah permintaan untuksebuah jenis barang yang berkaitandengan permintaan jenis barang lain.

• Contoh: permintaan untuk truk F-150 diikuti dengan ban dan radiator.

• Permintaan untuk jenis barang dikatakandependen ketika hubungan antar barang-nya dapat ditentukan.

• Oleh karena itu, ketika manajemen menerimapesanan atau membuat perkiraan untuk permintaanuntuk produk akhir, jumlah yang diperlukan untuksemua komponen dapat dihitung karena semuakomponen merupakan barang dependen.

• MRP telah berkembang menjadi dasar bagiPerencanaan Sumberdaya Perusahaan (Enterprise Resource Planning = ERP) karena menyediakanstruktur bersih untuk permintaan dependen.

• ERP adalah sebuah sistem informasi untukmengidentifikasi dan merencanaan sumberdayapada skala perusahaan yang diperlukan untukmengambil, membuat, mengirim, dan menghitungpesanan pelanggan.

Persyaratan Model PersediaanDependen

1. Jadwal induk produksi (apa yang akan dibuat dan kapan).

2. Spesifikasi atau daftar kebutuhan bahan (bahan dankomponen yang diperlukan untuk membuat produk)

3. Ketersediaan persediaan (apa yang ada di persediaan)

4. Pesanan pembelian yang belum dipenuhi (apa yang beradadalam pemesanan juga disebut tagihan yang dipekirakan)

5. Waktu tunggu (berapa waktu yang dibutuhkan untukmendapatkan berbagai komponen).

JADWAL INDUK PRODUKSI (JIP)

• JIP (Master Production Schedule=MPS)adalah suatu jadwal yang akanmenunjukkan jumlah produk yang akandibuat dalam tiap-tiap periode dengantujuan untuk mengetahui kapasitasperusahaan dalam merencanakanproduksi serta untuk menyusun budget.

Agregat Rencana Produksi

ProduksiKapasitas Persediaan

Pemasaran PermintaanPelanggan

Keuangan Aliran Uang

PengolahanPenampilanPemasok

SDMPerencanaan Staff

ManajemenReturn of invesmentModal

JIP

MRP

Realistis

Laksanakan Perencanaan Kapasitas

LaksanakanPerencanaan Bahan

Teknik Penyelesaian Desain

Tidak

Ganti Kebutuhan

Ganti Kapasitasn

Apakah perencanaanKapasitas dipenuhi

Apakah pelaksanaan memenuhi perencanaanTidak

Proses Perencanaan

• JIP adalah sebuah pernyataan tentang apa yang akandiproduksi, bukan perkiraan permintaan.

• JIP dapat dinyatakan dalam salah satu istilah sbb:1. Membuat berdasarkan pesanan = make to order

(contoh: percetakan, bengkel, restoran mewah)2. Merakit berdasarkan pesanan atau perkiraan =

assembler to order atau forecast (contoh: motor, mobil, restoran siap saji).

3. Membuat simpanan berdasarkan perkiraan= stock to forecast (contoh : baja, bir, roti, lampu, surat kabar).

DAFTAR KEBUTUHAN BAHAN (BILL OF MATERIAL=BOM)

• BOM merupakan suatu daftar barangatau material yang diperlukan bagiperakitan, pencampuran, ataupembuatan produk akhir tersebutdan menunjukkan berapa banyaksetiap komponen dari bagian produkyang akan diperlukan serta merincisemua nama komponen, nomoridentifika-si, dan sumber bahan.

• Informasi yang dilengkapi untuk setiapkomponen ini meliputi sbb :

1. Jenis komponen

2. Jumlah yang dibutuhkan

3. Tingkat penyusunannya

• Struktur produk ini dapat digambarkan se-bagai sebuah pohon dengan cabang-cabangnya sebagai berikut :

• BOM Produk A

• Produk A merupakan produk akhir (level 0) terbentukdari 2 sub-rakitan B dan 4 sub-rakitan C (level 1).

• Setiap sub-rakitan B terdiri dari 1 bagian D, 3 bagian E (level 2).

• Angka dalam kurung menunjukkan jumlah unit komponen yang bersangkutan.

A

B(2) C(4)

D(1) E(3) D(2)

Contoh

Daun Meja

Kaki

Palang PanjangPalang Pendek

Bill of MaterialMeja

Kaki(4)

Palang Panjang(2)

Palang Pendek(2)

Daun Meja(1)

Rakitan Kaki (1)

Contoh 2• Mengembangkan suatu struktur produk dan kebutuhan

bruto. • Speaker Kits, Int. mengemas komponen stereo berkualitas

tinggi untuk pesanan melalui pos. Komponen untuk kit pengeras suara yang terbaik “Awesome” (A), mencakup 2 kit pengeras suara 12 inci standar (B) dengan 3 kit pengerassuara dengan amp-booster (C). Setiap B terdiri dari 2 pengeras suara (D) dan 2 kotak pengiriman yang masing-masing dileng-kapi dengan kit instalasi (E).

• Setiap 3 kit stereo 300 watt (C) memiliki 2 pengeras suarabooster (F) dan 2 kit instalasi (E). Setiap pengeras suarabooster (F) terdiri atas 2 pengeras suara (D) dan 1 amp-booster (G).

• Total untuk setiap “Awesome” adalah 4 pengeras suara 12 inci standar dan 12 pengeras suara 12 inci dengan amp-booster (sebagian besar pembeli akan memerlukan alatbantu dengar dalam waktu 3 tahun penggunaan“Awesome”).

A

B(2) C(3)

E(2) E(2)

0

1

2 F(2)

D(2) G(1) D(2)3

Level

• Setelah struktur produk telah dikembangkan, selanjutnya adalah menentukan jumlah unit dari setiapjenis barang yang diperlukan.

• Untuk memenuhi permintaan pesanan baru sejumlah50 kit suara “Awesome” yang diuraikan sbb:Komponen B: 2 x jumlah A = 2(50)= 100Komponen C: 3 x jumlah A = 3(50)= 150Komponen D: 2 x jumlah B + 2 x jumlah F = 2(100) +

(2)(300) = 800Komponen E: 2 x jumlah B + 2 x jumlah C = 2(100) +

(2)(150) = 500Komponen F: 2 x jumlah C = 2(150) = 300Komponen G:1 x jumlah F = 1(300) = 300

• Sistem MRP:

JIPDaftar Material Daftar Material

PerencanaanKebutuhan Material

RencanaPembelian

Rencana ProduksiJangka Pendek

CATATAN DAFTAR PERSEDIAAN (INVENTORY RECORD)

• INVENTORY RECORD terdiri dari data setiapjenis barang persediaan, dimana setiap jenisbarang persediaan tersebut nantinya akandibutuhkan untuk menentukan jumlahkebutuhan bersih.

• Disamping itu juga berisikan tentang faktorperencanaan yang dilakukan untuk mene-tapkanjumlah waktu untuk merencanakan pemesanan.

DAFTAR PERENCANAAN DAN DAFTAR SEMENTARA

• Daftar perencanaan (planning bill) dibuat untukmemasukkan sebuah induk tiruan ke dalam daftarkebutuhan bahan. Daftar perencanaan ini digunakan :1. Ketika ingin mengelompokkan sub-rakitan sehingga

banyaknya jenis barang yang akan dijadwalkanberkurang.

2. Ketika ingin mengeluarkan “kit” ke departemenproduksi.

Daftar bahan sementara (phantom bill of material)adalah daftar kebutuhan bahan untuk komponen(pada umumnya sub-rakitan) yang ada untuksementara. Komponen-komponen ini langsung menuju keperakitan lain dan tidak pernah disimpan. Oleh karena itu komponen daftar kebutuhan bahansementara diberi kode untuk mendapatkanperlakuan khusus, waktu tunggunya nol danditangani sebagai sebuah bagian terpadu dari baranginduk.

CATATAN PERSEDIAAN YANG AKURAT

• Informasi mengenai apa yang berada dalampersediaan adalah hasil dari manajemenpersediaan yang baik.

• Manajemen persediaan yang baik adalahkebutuhan mutlak bagi sebuah MRP untukdapat bekerja.

• Jika perusahaan belum mencapai 99% ketelitiancatatan, maka perencanaan kebutuhan bahantidak akan bekerja dengan baik.

PESANAN PEMBELIAN YANG BELUM TERPENUHI

• Informasi mengenai pesanan yang belumdipenuhi perlu diketahui sebagai hasilsampingan dari departemen pembeliandan pengendalian persediaan yang dikelola dengan baik.

• Ketika pesanan pembelian dipenuhi, catatan pesanan tersebut dan tanggalpengiriman yang sudah dijadwalkan harustersedia bagi karyawan bagian produksi.

WAKTU TUNGGU UNTUK KOMPONEN

• Ketika para manajer menentukan kapanproduk dibutuhkan, mereka menentukankapan memperoleh produk tersebut.

• Waktu yang diperlukan untukmendapatkan (yaitu: membeli, memproduksi, atau merakit) jenis barangdikenal sebagai waktu tunggu (lead time).

• Waktu tunggu untuk sebuah barang yang diproduksi terdiri atas pemindahan, penyetelanan (dimulainya sebuah produksi), dan perakitan atau waktu pelaksanaan (run time) untuk setiap komponen.

• Untuk sebuah barang yang dibeli, waktutunggunya adalah waktu antara diketahuiadanya kebutuhan yang menghasilkanpesanan dan ketika pesanan tersebut tersediauntuk diproduksi.

Lead Time Pemesanan/Pembuatan

Kegiatan Pekan

Merakit Meja 1

Merakit Kaki 1

Membuat Kaki 1

Membuat Palang Pendek 1

Membuat Palang Panjang 1

Membuat Daun Meja 2

• Lead time untuk pengeras suara Awesome (A).

Komponen Utama Waktu (minggu)

A 1

B 2

C 1

D 1

E 2

F 3

G 2

1 2 3 4 5 6 7 8

A

B

C

D

E

E

F

G

D

1

1

1

2

3

2

2

1

2

Waktu dalam minggu

Struktur Produk Berfase Waktu

STRUKTUR MRPDaftarbahan

Waktu tungguFile induk barang

Datapersediaan

Datapembelian

JIP

Program rencanaKebutuhan bahan

(komputer dan perangkat lunak)

MRP dan laporanperiode

MRP dan laporantunggal

Laporan Pemesanan yg direncanakan

Saran pembeli

LaporanPengecualian

Pesanan terlaluAwal, terlambat

atau tidakdibutuhkan

RENCANA KEBUTUHAN BAHAN BRUTO (GROSS MATERIAL REQUIREMENT PLAN)

• Rencana kebutuhan bahan bruto adalahjadwal yang menunjukkan permintaantotal untuk sebuah barang (setelahdikurangi persediaan di tangan dantagihan terjadwal) dan (1) Kapan harusdipesan dari pemasok, atau (2) Ketikaproduksi harus dimulai untuk memenuhipermintaan pada tanggal tertentu.

• Contoh: Rencana Kebutuhan BrutoKU Uraian

Minggu WaktuTungu1 2 3 4 5 6 7 8

ATanggal dibutuhkanTangal pengiriman pesanan

501 minggu

50

BTanggal dibutuhkanTangal pengiriman pesanan

1002 minggu

100

CTanggal dibutuhkanTangal pengiriman pesanan

1501 minggu

150

ETanggal dibutuhkanTangal pengiriman pesanan

200 3002 minggu

200 300

FTanggal dibutuhkanTangal pengiriman pesanan

3003 minggu

300

DTanggal dibutuhkanTangal pengiriman pesanan

600 2001 minggu

600 200

GTanggal dibutuhkanTangal pengiriman pesanan

3002 minggu

300

RENCANA KEBUTUHAN BAHAN NETO (NET REQUIREMENT PLAN)

• Rencana kebutuhan neto adalah hasilpenyesuaian kebutuhan bruto terhadappersediaan yang telah siap dan penerimaanyang terencana.

• Persediaan di tangan :Barang Persediaan di tangan

A 10

B 15

C 20

D 10

E 10

F 5

G 0

• Contoh: Menentukan kebutuhan netoKomponen B : 2 x jumlah A = 2(50)= 100 Komponen C : 3 x jumlah A = 3(50)= 150 Komponen D : 2 x jumlah B + 2 x jumlah F =

2(100) + (2)(300) = 800Komponen E : 2 x jumlah B + 2 x jumlah C =

2(100) + (2)(150) = 500Komponen F : 2 x jumlah C = 2(150) = 300Komponen G :1 x jumlah F = 1(300) = 300

TEKNIK PENENTUAN UKURAN LOT

• Menurut Heizer dan Render (2005), sebuah sistemMRP adalah cara yang sangat baik untukmenentukan jadwal produksi dan kebutuhanbersih.

• Bagaimanapun, ketika terdapat kebutuhan bersih, maka keputusan berapa banyak yang perludipesan harus dibuat.

• Keputusan ini disebut keputusan penentuanukuran lot (lotsizing decision).

• Ada beberapa jalan untuk menentukan ukuran lot dalam sebuah sistem MRP, yaitu:

1. Lot for LotMetode lot for lot (LFL), atau juga dikenal sabagaimetode persediaan minimal, berdasarkan pada ide menyediakan persediaan (atau memproduksi) sesuaidengan yang diperlukan saja, jumlah persediaandiusahakan seminimal mungkin. Jumlah pesanan sesuai dengan jumlah sesungguhnya yang diperlukan(lot for lot) ini menghasilkan tidak adanya persediaanyang disimpan. Sehingga, biaya yang timbul hanyaberupa biaya pemesanan saja. Asumsi yang ada di balik metode ini adalah bahwa pemasok (dari luar atau dari lantai pabrik) tidak mensyaratkan ukuran lot tertentu; artinya berapapun ukuran lot yang dipilih akan dapat dipenuhi.

• Metode ini mengandung risiko, yaitu jika terjadi keterlambatan dalam pengiriman barang. Jika persediaan itu berupa bahan baku, mengakibatkan terhentinya produksi. Jika persediaan itu berupa barang jadi, menyebabkan tidak terpenuhinya permintaanpelanggan.

2. Metode Economic Order QuantityEconomic Order Quantity adalah salah satu teknik di dalam metode perhitungan

yang digunakan untuk menentukan jumlah dan waktu order suatu material sehingga biaya inventori perusahaan dapat diminimumkan. Berikut ini adalahpenjelasan mengenai metode EOQ :

TC(Q) = purchase Cost + order cost + holding costTC(Q) = P*D + (S*D/Q) + (H*Q)/2Keterangan :

Q = lot size atau jumlah pesanan (unit)D = kebutuhan bahan setiap kali pesanS = biaya order per order (atau biaya setup kalau diproduksi sendiri)P = hargaH = biaya simpan per unit per pesan.

Dengan menggunakan derivative total cost terhadap Q, maka didapatkan :TC(Q) = P*D + (S*D)/Q + (H*Q) / 2dTC/dQ = -(S*D)/Q2 + H/2

Syarat optimal titik kritis dTC/dQ = 0, maka didapatkan :

HDSQ ××= 2

3. Part Period Balancing (PPB)Metode Penyeimbang Sebagian Periode (PPB), merupakan salah satu pendekatan dalam menentukan ukuran lot untuk suatu kebutuhan material yang tidak seragam, yang bertujuan untuk memperkecil biaya total persediaan. Meskipun tidak menjamin diperolehnya biaya total yang minimum, metode ini memberikan pemecahan yang cukup baik.Metode ini dapat menggunakan jumlah pesanan yang berbeda untuk setiap pesanan, yang dikarenakan jumlah permintaan setiap periode tidak sama.

• Ukuran lot dicari dengan menggunakan pende-katan sebagian periode ekonomis(economic part period, EPP), yaitu dengan membagi biaya pemesanan dengan biaya penyimpanan per unit per periode.

n penyimpana Biaya/pemesananpenyetelan BiayaEPP =

CONTOH PNGUKURANLOT FOR LOT (LFL)

• Speaker Kits telah menentukanbahwa satu unit pengeras suara 12 inci, biaya pe-nyetelannya = $100 danbiaya penyimpan-annya = $1 per periode, waktu tunggu = 1 minggu. Jadwal produksi seperti digambarkandalam kebutuhan neto untukperakitan adalah sbb :

Deskripsi 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Kebutuhan Bruto(GR) 35 30 40 0 10 40 30 0 30 55

Penerimaanterjadwal (SR)

Proyeksi persediaandi tangan (POH) 35 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Kebutuhan neto(NR) 0 30 40 0 10 40 30 0 30 55

Penerimaanpesanan terencana(PORec)

30 40 10 40 30 30 55

Pengiriman pesananterencana (PORel) 30 40 10 40 30 30 55

• Solusi penentuan ukuran LFL ditunjukkan padatabel di atas dengan biaya penyimpanan = 0 karena tidak pernah ada persediaan, tetapitujuh penyetelanan terpisah (yang terkaitdengan setiap pesanan) menghasilkan biayatotal = 7 x $ 100 = $700.-

Terima KasihSawarni Hasibuan, Dr.