MANAJEMEN MATERIALPT PETROKIMIA GRESIK

PendahuluanManajemen adalah proses perencanaan,

pengorganisasian dan penggunakan sumberdaya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan

Fungsi dasar dari manajemen :Planning, merencanakanOrganizing, mengorganisasikanActuating, melaksanakanControlling, mengendalikan

Pengertian Dasarmanajemen material

merupakan kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan terhadap kegiatan pengadaan, pencatatan, pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan dan pemakaian material guna mendukung efektivitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi.

Tujuan Manajemen MaterialUntuk mendapatkan:

◦Kualitas yang sesuai.◦Kuantitas yang benar.◦Pada waktu yang tepat◦Pada tempat yang tepat◦Dengan harga yang sesuai

Struktur Logistik dan Pengadaan

Planning

RK

RK

PPJ

PR

BA

PO TBOK

Execution ControllingDep PGMDep PGM Dep Daan

CoordinateKomp Daan

RK : Rencana KerjaPPJ : Permintaan Pengadaan JasaOK : Order KerjaBA : Berita AcaraPR : Purchase RequistionPR : Purchase OrderTB : Terima Barang

Struktur Logistik dan Pengadaan

Struktur Logistik dan Pengadaan

Struktur Logistik dan Pengadaan

Manajemen MaterialKataloging

◦Asset Class ROL

Owner Estimate / Harga Perkiraan Sendiri

Proses Bisnis Pengadaan Barang/Jasa

Struktur Katalog Struktur Katalog penamaan secara

keseluruhan di PKG belum mengikuti standar yang berlaku secara nasional/internasional, seperti NSN (NATO) atau UNSPSC (PBB).

Walaupun demikian, secara komoditas PKG mengikuti sistem yang berbasiskan NATO.

Struktur Katalog Sistem sekuens Part Number PG saat ini:

Sistem 7 digit hanya menandakan running numbers, dari entry Part Number dari awal sampai sekarang, 7 digit sudah menunjukkan : 07XXXX.X berarti sudah 70.000-an item.

Struktur Katalog

MOTOR,ALTERNATING CURRENT -- MOTOR-220KW-600V-3PH-4PL-50HZ-F-IP65-B3 -- GENERAL

KATEGORISASI INVENTORI BARANG( ASSET CLASS )

MATERIAL

ROLROL

INSURANCE(Z)

INSURANCE(Z)

INTRANSIT(I)

INTRANSIT(I)

SURPLUS(E)

SURPLUS(E)

NSI( H )NSI( H )

DESKRIPSI KATEGORI BARANG

KATEGORI BARANG

DESKRIPSI

ROL

Barang yang mempunyai pemakaian rutin atau mempunyai kecenderungan rutin atas dasar usulan dari user, misalnya : Bahan Baku Pelumas Bahan Penolong Beberapa spare part yang C/R nya jelas

INTRANSIT (I)

Barang yang dibeli atas dasar permintaan user yang untuk sementara berada di Gudang PGM, menunggu pengambilan (pemakaian) oleh user sesuai dengan program kerjanya

INSURANCE (Z)

Barang yang mempunyai peranan penting/vital terhadap operasional pabrik, pengadaannya lama/sulit, tidak dapat diprediksi kerusakannya dan perbaikannya membutuhkan waktu yang lama, misalnya : Rotor Compressor & Turbin

NSI (H)Barang yang diadakan berdasarkan permintaan user yang untuk sementara berada di gudang untuk proses verifikasi, kemudian akan langsung di issued setelah verifikasi dinyatakan selesai.

Asset Class Daftar Kategori Katalog

PKG menggunakan kategori katalog (yang kerap transaksi) sbb :

I (Intransit), H (Non Stock Item), H1 (sistem kontrak induk) ROL (Re-Order Level/RO) Z (Insurance) E (Surplus)

Asset Class ROL (Re-Order Level)

Barang yang mempunyai pemakaian rutin atau mempunyai kecenderungan rutin atas dasar usulan dari user, misalnya Bahan baku Bahan penolong Pelumas Beberapa spare part yang C/R (consumption rate)nya jelas

Z (Insurance)Barang yang mempunyai peranan penting/vital terhadap operasional pabrik, pengadaannya lama/sulit, tidak dapat diprediksi kerusakannya dan perbaikannya membutuhkan waktu yang lama, misalnya : Rotor Compressor & Turbin

I (Intransit)Barang yang dibeli atas dasar permintaan user yang untuk sementara berada di gudang, menunggu pengambilan (pemakaian) oleh user sesuai dengan program kerjanya.

Asset Class H (NSI)

Barang yang dibeli atas dasar permintaan user yang langsung dikirim ke user setelah barang diterima.

H1

Barang yang dibeli atas permintaan user yang bersifat consumable ada di dalam kontrak induk dengan rekanan. Barang ini biasanya barang yang umum dengan sumber yang banyak dan frekuensi pengambilan tinggi. Keuntungannya proses pengadaannya cepat, tidak memerlukan gudang penyimpanan (cost turun).

E (Surplus)Barang di gudang yang tidak terpakai dan tidak dimanfaatkan oleh user dalam jangka waktu yang lama, unit equipment/plant yang sudah tidak beroperasi lagi, barang-barang eks-proyek yang disimpan di gudang, barang kategori I yang expired.

Re Order Level - ROLKarakteristik Barang ROL : Proses Perencanaan dan pengendalian

Pengadaan murni oleh Bagian Perencanaan Material

Unit Pemakai beberapa/satu unit pemakai

Frekuensi pengambilan tinggi ---- min 3 kali dalam setahun

Senantiasa harus tersedia dalam jumlah tertentu

Ready Stock bila diperlukan user

Re Order Level - ROLQTY

SS

Ǿ

LTTIME

ROP

QMin

QMax

STOCK-OUT

Re Order Level - ROL Parameter Perhitungan ROL : Laju Pengambilan --- Consumption Rate ( C/R )

Pengambilan rata-rata dari suatu item material/spare part per satuan waktu Lama waktu pengadaan --- Lead Time (LT) Safety Factor ---- SF

nilai yang ditetapkan sebagai faktor pengaman apabila terjadi suatu gangguan terhadap alur proses ROL

Rumusan :

ROP = ( C/R X LT ) + ( SF X [ C/R X LT ] ) Qmin = SF x ( CR x LT ) Qmax = 2 * Q Min ------ atau batasan lain Qorder = Q Max – Q Min

Dimana : ROP = Titik dimana PR Released, ea C/R = Consumption Rate, ea/month LT = Lead Time, month SF = Safety Factor, konstanta umumnya antara 0 ~ 1

Owner EstimateOE ( Owner Estimate) HPS ( Harga Perkiraan Sendiri )

adalah perkiraan harga barang/jasa untuk keperluan proses pengadaan barang/jasa yang didasarkan pada :

Kontrak Price Nilai PO/OK sebelumnya:

Dalam Negeri : Harga + eskalasi 10%/tahun Luar Negeri : Harga + eskalasi 2%/tahun + Custom Cleareance

(15-20% dari harga material) untuk PO Luar Negeri. Apabila tidak ada PO sebelumnya :

Price list terkini Browsing internet Untuk barang fabrikasi, perhitungan secara manual dari harga

raw material + biaya TK + Keuntungan 10%. Inquiry For Budgeting Referensi PO sebelumnya dengan material/barang yang sejenis.

RE ORDER LEVEL - ROL

Upaya untuk menurunkan nilai persediaan : Contract Performance ------ Cooling Water Treatment

Blancket Order ------- Belt Conveyor , Bearing, Spare Part Alat Berat

SPPBC ---- Barang-barang consummable

Contract Price List ----- Roller Conveyor, V-Belt, Gasket Sheet, Chemical Maintenance, Ban dsb

Contract Price List – CPL diupayakan untuk barang-barang umum (standard) dengan source yang banyak dan frekuensi pengambilan yang tinggi. Saat ini diupayakan untuk terus dikembangkan --- dan dilakukan evaluasi efektifitasnya.

Proses Bisnis

MMR/MR

PR RFQ/INQ

BID EV.jika diperlukan

Teknis Nego/E-Auction

PO

Delivery

Gudang

USER

Permintaan PN

Identifikasi & Pembuatan

PN

RK

Harga

Verifikasi Penerimaan Barang

Dep Peminta

Bag. IETBag.Canm

atBag.

Gudang

Dep Daan SupplierDep PGM

Metode Pengadaan Barang/JasaPelelangan Terbuka

◦Nilai > 200 Juta◦Diumumkan secara terbuka di

website/media massaPelelangan Terbatas

◦Nilai > 200 Juta◦ Kemampuan rekanan untuk menyediakan

barang/jasa yang terbatas, rekanan yang terbatas, barang/jasa yang terbatas dan waktu yang terbatas.

◦ Minimal 3 Rekanan yang telah masuk Daftar Rekanan

Metode Pengadaan Barang/JasaPemilihan Langsung

◦ Nilai < 200 Juta.◦ Minimal 2 rekanan yang telah masuk Daftar

RekananPenunjukan Langsung

◦ Barang Kritis dan tidak dapat ditunda◦ Barang Spesifik◦ Barang Knowledge Intensife◦ Apabila Pelelangan dan Pemilihan langsung telah

dilakukan 2 kali◦ Barang yang dimiliki oleh Pemegang HAKI atau

yang memiliki jaminan OEM◦ Barang Repeat Order

Metode Pengadaan Barang/JasaPembelian Langsung

◦Tidak melalui RFQ/Inquiry◦Langsung mendatangi

toko/agen/pemasok◦Barang sifatnya umum, spesifikasi

jelas, ada daftar harga dan nilai < 5 Juta

◦Barang diperlukan segera dan langsung digunakan

Terima Kasih