0

Edition of Collaborative Based Learning

STRATEGIC MANAGEMENT OF PT MULTIFILING MITRA INDONESIA

PROGRAM MAGISTER MANAJEMEN UNIVERSITAS PADJADJARAN

1

KOMPONEN A ANALISIS LINGKUNGAN

A.1. Analisis Kinerja dan Postur Strategik A.1.1. Penjelasan situasi saat ini Arsip perusahaan merupakan jantungnya perusahaan yang menyimpan segala macam rahasia perusahaan. Tidak semua arsip bebas keluar dari perusahaan. Kalaupun ada pastilah harus melalui proses selektif yang ketat dan ijin yang tidak mudah. Hal tersebut dikarenakan dapurnya perusahaan yang memuat segala macam aspek visi misi, strategi perusahaan, keuangan perusahaan dan maju tidaknya sebuah perusahaan tersimpan di dalam arsip. Kecacatan dalam pengarsipan dapat membawa dampak buruk bagi perusahaan seperti kerugian materiil, pemecatan karyawan, hingga teramcam bubarnya sebuah perusahaan. Data-data penting perusahaan tentu harus dijaga kerahasiaannya. Selain orang-orang yang terpercaya, tempat penyimpanan arsip juga menjadi faktor terpenting dalam keamanan arsip. Karena itulah PT Multifiling Mitra Indonesia (MMI) hadir untuk melayani perusahaan-perusahaan yang membutuhkan jasa dalam penyimpanan arsip-arsip perusahaan secara aman dan murah.

Profil Perusahaan

PT Multifiling Mitra Indonesia Tbk. ("Perseroan") merupakan perusahaan yang berbasis di Lippo Cikarang dan bergerak dalam bidang manajemen data dan pengarsipan modern. Perseroan mulai beroperasi secara komersial pada tahun 1993 dan terdaftar di Bursa Efek Indonesia (BEI) pada tanggal 29 Desember 2010. Pada awal kegiatan usahanya, Perseroan bergerak dalam bidang pengelolaan dan penyimpanan arsip. Sejalan dengan perkembangan dunia bisnis dan kebutuhan dari para pelanggan, Perseroan mengembangkan usahanya di bidang jasa lainnya, diantaranya Pengelolaan dan Penyimpanan Surat-surat Berharga, Data Komputer, Jasa Alih Media dan Manajemen Fasilitas. Perseroan mendapatkan Sertifikasi Manajemen Mutu ISO 90001 : 2008 untuk semua jenis kegiatan usahanya. Perkembangan Perseroan disertai dengan jaringan layanan yang tersebar di seluruh kota-kota di Indonesia.

2

Kegiatan usaha Perseroan adalah sebagai perusahaan manajemen

kearsipan modern yang meliputi jasa bidang pengelolaan dan penataan arsip, pembuatan sistem dan prosedurkearsipan dan korespondensi, implementasi penggunaan pengadaan perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware), penggunaan imaging/printing teknologi dan alih media. Perseroan juga melayani jasa penyimpanan data dan arsip meliputi penyelenggaraanusaha dalam bidang jasa penyimpanan data komputer dan kearsipan, termasuk surat berharga, arsip-arsip atau dokumen-dokumen lain dalam bentuk kertas maupun elektronik Produk dan Jasa 1. Jasa Manajemen Arsip

Jasa Manajemen Arsip adalah jasa pengelolaan dan penyimpanan arsip meliputi pembenahan arsip yang belum teratur, memasukkan data dokumen ke system RMS, penempatan arsip di rak, keamanan, pemeliharaan arsip, dan pemusnahan serta penyediaan boks standar Perseroan untuk penyimpanan arsip. Jasa ini didukung dengan 10 (sepuluh)

3

gudang yang berlokasi di Lippo Cikarang, Surabaya, Medan, Bandung, Semarang, Palembang, Balikpapan, Pekanbaru, Makassar dan Bali.

2. Jasa Manajemen Data Komputer Jasa manajemen data komputer adalah jasa pengelolaan dan

penyimpanan backup data komputer yang disimpan dalam media komputer seperti tape, cartridge, DVD, dan lain-lain. Jasa ini meliputi antar jemput backup media setiap hari, penyimpanan di ruang khusus, dan peminjaman backup media.

3. Jasa Manajemen Penyimpanan Surat Berharga Jasa manajemen penyimpanan surat berharga merupakan

pengelolaan dan penyimpanan surat-surat berharga di ruang penyimpanan khusus yang aman dan dapat diandalkan. Jasa ini meliputi pembenahan dokumen yang belum teratur, penyimpanan, dan peminjaman per dokumen apabila diperlukan.

4. Jasa Alih Media (Dokumen Elektronik) Jasa alih media merupakan jasa untuk pengalihan media dari

dokumen kertas ke dokumen elektronik. Jasa yang diberikan meliputi persiapan dokumen, alih media (scanning), sampai dengan indexing dan upload ke server.

5. Jasa Manajemen Slip Edc Jasa manajemen slip EDC merupakan jasa dalam hal pengelolaan dan

penyimpanan slip EDC kartu kredit secara aman dan dapat diandalkan. Jasa yang diberikan mulai dari penyusunan slip yang belum teratur, rekonsiliasi data, penyimpanan, peminjaman dan pemusnahan slip yang sudah habis masa retensinya.

6. Jasa Manajemen Fasilitas

Jasa ini diberikan khusus kepada perusahaan yang sudah punya fasilitas sendiri untuk penyimpanan arsip, dimana MMI memberikan jasa sebagai pengelola dan atau penyelia dokumen.

Komposisi Karyawan

Komposisi dan jumlah karyawan Perseroan (komparatif 2 tahun, yaitu tahun 2011 dan tahun 2012) berdasarkan level jabatan, pendidikan, dan usia adalah sebagai berikut

4

Kepemilikan Perusahaan

5

Wilayah Kerja dan Peta Operasi

6

Lokasi MMI Alamat Area Pelayanan

MMI Cikarang Delta Silicon Industrial Park Jalan Akasia II Blok A7-4A Lippo Cikarang, Bekasi 17550

Jabodetabek dan Purwaakrta

MMI Surabaya Kawasan Industri Ragam Jalan Raya By Pass Krian II Kav. A no. 09 Sidoarjo, Jawa Timur 61262

Jawa Timur

MMI Medan Kawasan Industri Medan Star Jalan Pelita Raya no. 1D Deli Serdang, Sumatera Utara 20362

Sumatera Utara sampai Nangroe Aceh Darusalam

MMI Bandung Kawasan Industri Mekar Mulya Jalan Mekar Raya no. 10 Gede Bage, Bandung, Jawa Barat 40613

Jawa Barat

MMI Semarang Kawasan Industri Candi Gatot Subroto Tahap V, Blok A no. 1 Semarang, Jawa Tengah 50181

Jawa Tengah

MMI Palembang Kawasan Pergudangan Sukarame Jl. Tembus Terminal Alang alang Lebar Gudang Blok B no. 2 Palembang, Sumatera Selatan

Sumatera Selatan

MMI Makasar Komplek Pergudangan KIMA Square Jl. Perintis Kemerdekaan KM.15 Makassar, Sulawesi Selatan

Sulawesi Selatan

MMI Pekanbaru Pergudangan Platinum Regency Jl. Iman Munandar no. 20-21, Harapan Raya Riau, Pekanbaru

Kepulauan Riau dan Sumatera

MMI Denpasar Jl. Raya Dakdakan Kaba-kaba no. 179-180 Banjar Carik Padang, nyambu, Kediri Tabanan, Bali

Bali

MMI Balikpapan Jl. Soekarno Hatta KM. 5 Balikpapan 76126

Kalimantan Timur

Pesaing Perusahaan 1. PT Putraduta Buanasentosa Perusahaan yang bergerak dalam bidang Jasa Penyimpanan dan Perawatan Arsip. Perusahaan didirikan pada tanggal 30 Januari 1995 berdasarkan Akte Pendirian Perusahaan No.79 yang dibuat dihadapan Notaris Basuki Sardi dan telah disahkan oleh Menteri Kehakiman Republik Indonesia dengan penetapan tanggal 15 Nopember 1995. Sejak bulan Agustus 1997 perusahaan telah memulai operasi komersilnya dengan luas gudang sebesar 2.200,-M2 dan dapat menampung sebanyak 167.000 kotak karton arsip.Pada tahun 2001 perluasan gudang arsip ditingkatkan untuk menampung sebanyak 340.000 kotak karton arsip, dan pada akhir 2007 luas gudang arsip ditingkatkan menjadi 7.500 M2 dapat menampung 543.000 box. Gudang tersebut dilengkapi dengan sprinkler dan fasilitas Hydrant. Pada akhir tahun 2005, perusahaan telah melayani lebih dari 262 customer, dan pada akhir tahun 2007 jumlah customer menjadi 301, yang terdiri dari perusahaan menengah dan besar, PMA, perusahaan perdagangan, sekuritas, perbankan, dll.

7

Pada bulan Juli 2002, perusahaan telah memperluas usahanya sampai ke kota Surabaya, Jawa Timur dengan kapasitas simpan sebanyak 50.000 kotak karton arsip. Dan pada Bulan November 2007 perusahaan juga memperluas usahanya kembali di daerah Bandung dengan kapasitas 40.000 box 2. PT. Mitra Data Sarana Dalam fokus pada segmentasi bidang usaha yang dikuasainya PT. Mitra Data Sarana selalu menggali potensi pasarnya. Tepat, Sarat dan Akurat merupakan Visi Mitra Data Sarana dalam membangun layanan prima pada setiap Pelanggan.Adapun produk jasa yang ditawarkan PT. Mitra Data Sarana antara lain :

- Jasa Pembenahan Dokumen/Arsip (Waiting Order) - Jasa Peyimpanan Hard dan Soft Copy Dokumen ( CD/Catridge) - Jasa Pembuatan Jadwal Retensi Dokumen - Jasa Pemusnahan Dokumen - Jasa Alih media / Digitalisasi Dokumen (Masih dalam pengembangan)

3. ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) Lembaga kearsipan di Indonesia, seperti yang kita kenal sekarang ini, secara de facto sudah ada sejak 28 Januari 1892, ketika Pemerintah Hindia Belanda mendirikan Landarchief. Pada tanggal tersebut dikukuhkan pula jabatan landarchivaris yang bertanggungjawab memelihara arsip-arsip pada masa VOC hingga masa pemerintahan Hindia Belanda untuk kepentingan administrasi dan ilmu pengetahuan, serta membantu kelancaran pelaksanaan pemerintahan.Adapun landarchivaris pertama adalah Mr. Jacob Anne van der Chijs yang berlangsung hingga tahun 1905.Pengganti Mr. Jacob Anne van der Chijs adalah Dr. F. de Haan 1905 - 1992 yang hasil karya-karyanya banyak dipakai sebagai referensi bagi ahli-ahli sejarah Indonesia.Pengganti de Haan adalah E.C. Godee Molsbergen, yang menjabat dari tahun 1922 -1937.Pejabat landarchivaris yang terakhir pada masa Pemerintahan Hindia Belanda adalah Dr. Frans Rijndert Johan Verhoeven dari 1937 - 1942. Tahun 1967 merupakan suatu periode yang sangat penting bagi Arsip Nasional, karena berdasarkan Keputusan Presiden 228/1967 tanggal 2 Desember1967, Arsip Nasional ditetapkan sebagai Lembaga Pemerintah Non Departemen yang bertanggungjawab langsung kepada Presiden. Sementara anggaran pembelanjaannya dibebankan kepada anggaran Sekretariat Negara. Penetapan Arsip Nasional sebgai Lembaga Pemerintah Non Departemen diperkuat melalui Surat Pimpinan MPRS No. A.9/1/24/MPRS/1967 yang menegaskan, bahwa Arsip Nasional sebagai aparat teknis pemerintah tidak bertentangan dengan UUD 1945, bahkan merupakan penyempurnaan pekerjaan di bawah Presidium Kabinet. Dengan status baru tersebut, maka pada tahun 1968 Arsip Nasional berusaha menyusun pengajuan sebagai berikut:

8

1. Mengajukan usulan perubahan Arsip Nasional menjadi Arsip Nasional RI;

2. Mengajukan usulan perubahan Prps No.19/1961 menjadi Undang-undang tentang Pokok-pokok Kearsipan.

Usulan-usulan tersebut hingga masa berakhirnya kepemimpinan Drs.R. Mohammad Ali (1970) belum terlaksana. Oleh karena itu Dra. Sumartini, wanita pertama yang menjabat sebagai kepala Arsip Nasional, berjuang untuk melanjutkan cita-cita pemimpin sebelumnya. Atas usaha-usaha beliau, serta atas dukungan Menteri Sekretaris Negara Sudharmono, SH, cita-cita dalam memajukan Arsip Nasional tercapai dengan keluarnya Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971, yang kemudian dikenal dengan Undang-undang tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan. Tiga tahun kemudian, berdasarkan Keputusan Presiden No.26 Tahun 1974 secara tegas menyatakan, bahwa Arsip Nasional diubah menjadi Arsip Nasional Republik Indonesia yang berkedudukan di Ibukota RI dan langsung bertanggungjawab kepada Presiden. Dengan keputusan tersebut, maka secara yuridis Arsip Nasional RI sah sebagai Lembaga Pemerintah Non Departemen.

9

A.1.2.Analisis Kinerja Keuangan Perusahaan

Tabel 1. Tabel Analisis Kinerja Keuangan Perusahaan

Ratio/tahun 2012 2011

Current Ratio 668.51% 1159.67%

Quick Acid Ratio 662.56% 1153.16%

Cash Ratio 508.99% 1000.48%

Cash Turnover 1.89 x 0.77 x

Inventory to Net Working Capital 1.05% 0.62%

Debt to Asset Ratio 14.71% 17.58%

Debt to Equity Ratiio 17.25% 21.33%

Long-term debt to equity ratio 11.13% 14.88%

Times Interest Earned 697.29% 528.31%

Fix Charge Coverage 123.69% 124.21%

Receivable Turnover 6.38 x 5.35 x

Inventory Turnover 66.14 x 53.58 x

Working Capital Turnover 1.28 x 0.64 x

Fixed Assets Turnover 0.61 x 0.99 x

Total Assets Turnover 0.38 x 0.36 x

Gross profit margin 24.42% 25.18%

Return on Investment 7.49% 8.38%

Return on Equity 8.78% 10.16%

Earning per share 160.00% 150.00%

Net Profit Margin 19.68% 23.19%

Price Earning Ratio 123.44 x 166.67 x

Market Book Ratio 1.98 x 2.5 x

Economy Value Added (1,797,126,229) (3,541,656,308)

Market Value Added 3,536,130,000 54,382,800,000

LIQUIDITY RATIO

LEVERAGE RATIO

ACTIVITY RATIO

PROFITABILITY RATIO

BOOK TO MARKET RATIO

10

Tabel 2. Interpretasi Kinerja Keuangan-1 : Liquidity Ratio

Prosentase peningkatan/penurunan

terhadap Tahun 2011

Arti Rasio Interpretasi rasio yang dicapai Implikasi terhadap perusahaan

LIQUIDITY RATIO

Current Ratio - 42 %

Mengindikasikan kemampuan perusahaan dalam membayar hutang jangka pendeknya

Kemampuan perusahaan mengalami penurunan akibat penurunan asset lancar terutama kas dan setara kas karena adanya hutang jangka panjang yang jatuh tempo dan beban operasional yang meningkat akibat pembukaan cabang baru.

Apabila terus terjadi penurunan, maka akan berbahaya terhadap penilaian pemegang saham dan kreditur. Diharapkan apabila kantor cabang yang baru sudah beroperasi optimal, maka cuurent ratio dalam meningkat.

Quick Acid Ratio - 43%

Mengindikasikan kemampuan perusahaan dalam membayar hutang jangka pendeknya menggunakan asset jangka pendek yang lebih lancar

Dkarenakan inventory berupa pesediaan kardus kosong dan perlengkapan lain, tidak mengalami perubahan signifikan, penurunan quick acis ratio perusahaan mengalami hal yang sama dengan current ratio perusahaan.

Sama hal nya dengan current ratio.

Cash Ratio - 56%

Mengindikasikan kemampuan perusahaan melunasi hutang hutangnya dengan mengandalkan kas dan surat berharga yang dimiliki

Kemampuan perusahaan untuk melunasi hutang dengan menggunakan hutang dan surat berharga mengalami penurunan yang semula 10 rupiah untuk 1 rupiah hutang di Tahun 2011 menjadi 5.09 rupiah di Tahun 2012. Karena nilai asset keuangan lainnya mengalami peningkatan, maka penurunan cash ratio lebih diakibatkan oleh penurunan kas dan setara kas.

Apabila cash ratio mengalami peningkatan, maka pembayaran hutang jangka pendeknya akan lebih lancar.

Cash Turnover 144%

Menunjukkan efisiensi perusahaan dalam menggunakan kas untuk menghasilkan pendapatan.

Cash turnover mengalami peningkatan lebih dari 2kali lipat yang berarti perusahaan melalui kebijakan control pengeluaran biaya, telah mengakibatkan efisiensi penggunaan kas.

Semakin tinggi tingkat cash ratio, maka semakin baik bagi perusahaan.

Inventory to Net Working Capital70%

Mengukur kemampuan perusahaan untuk membiayai persediaan (inventory) dari modal kerja bersih yang tersedia.

Rasio ini meningkat meskipun tingkat persediaan mengalami penurunan. Hal ini disebabkan karena penurunan asset lancar.

Pada tahun 2012 ini, rasio telah mencapai 100%, apabila terus mengalami peningkatan sedangkan asset lancar tidak mengalami peningkatan, maka menunjukkan likuiditas rendah dikarenakan pembiyaan untuk persediaan terlalu besar.

11

Tabel 3. Interpretasi Kinerja Keuangan-2 : Leverage Ratio

LEVERAGE RATIO

Debt to Asset Ratio – 16%

Menunjukkan proporsi asset perusahaan yang dibiayai melalui hutang.

Rasio perusahaan mengalami perurunan yang tidak signifikan akibat penurunan liabilitas dan kenaikan asset. Tetapi hal ini menunjukkan kondisi yang baik, karena hanya sebesar 14.71 % asset yang dibiayai dari hutang.

Semakin rendah rasio, maka semakin baik. Jika rasio lebih rendah dari 100%, maka sebagian besar asset dibiayai oleh ekuitas. Jika rasio lebih besar dari 100% berarti sebagian besar asset dibiayai oleh hutang dan ini merupakan kondisi yang tidak baik.

Debt to Equity Ratio -19%

Menunjukkan perbandingan total hutang perusahaan dengan modal perusahaan.

Rasio ini mengalami penurunan karena di tahun 2012, liabillitas jangka pendek perusahaan mengalami penurunan (hutang telah dibayarkan), sedangkan ekuitas mengalami peningkatan. Rasio tahun 2012 sebesar 17% menunjukkan kondisi yang baik dengan kecilnyafinancial leverage yang ditanggung perusahaan.

Apabila rasio ini semakin kecil (kurang dari 50%), maka akan semakin baik, karena berarti perusahaan telah berhasil mengkomposisikan hutang dan modal dengan lebih efisien.

Long-term debt to equity ratio -25%

Menunjukkan perbandingan hutang jangka panjang perusahan dengan modal perusahaan

Penurunan rasio ini dibanding tahun 2011 dkarenakan penurunan hutang bank jangka panjang dan diikuti dengan kenaikan ekuitas. Nilai rasio sebesar 11% (dibawah 50%) menunjukkan kondisi pemodalan perusahaan yang baik.

Apabila rasio ini terus meningkat dan mencapai 50% atau lebih, akan mengkondisikan bahwa komposisi pemodalan perusahaan tidak efisien akibat besarnya hutang jangka panjang.

Times Interest Earned 32%

Mengukur seberapa baik perusahaan mampu memenuhi pembayaran bunga berdasarkan kas yang dihasilkan kegiatan operasional perusahaan.

Nilai rasio ini mengalami peningkatan dikarenakan peningkatan laba usaha dan penurunan biaya keuangan (beban bunga). Rasio 6.97 menunjukkan untuk setiap rupiah kas, perusahaan mampu membayar bunga sebesar 6.97 kali.

Semakin tinggi rasio TIE maka akan semakin baik.

Fix Charge Coverage - 0, 4 %

Mengukur kemampuan perusahaan untuk memnuhi semua kewajiban pembayaran tetap seperti beban oeprasional, umum dan administrasi.

Nilai rasio perusahaan sebesar 124% menunjukkan kemampuan perusahaan yang cukup untuk membayar kewajiban tetapnya (fixed cost). Meskipun mengalami penurunan terhadap tahun 2011, tetapi tidak signifikan.

Semakin tinggi rasio, maka menunjukan kemampuan perusahaan yang semakin baik.

12

Tabel 4. Interpretasi Kinerja Keuangan-3 : Activity Ratio

ACTIVITY RATIO

Receivable Turnover 19%

Mengukur efisiensi berapa banyak pendapatan yang dihasilkan oleh setiap rupiah piutang perusahaan.

Pada tahun 2012, rasio perusahaan sebesar 6.38 x dan mengalami peningkatan dibandingkan tahun 2011 karena peningkatan piutang dan pendapatan perusahaan juga berarti perusahaan semakin efisien dalam menggunkan kas untuk menghasilkan pendapatan.

Semakin tinggi rasio, akan semakin baik, karena berarti perusahaan semakin baik dalam menggunakan kas perusahaan.

Inventory Turnover 23%

Mengukur efisiensi penggunaan persediaan dalam suatu periode untuk mendukung perolehan pendapatan.

Rasio yang dicapai tahun 2012 sebesar 66.14 x dan mengalami peningkatan dibandingkan dengan tahun 2011. Hal ini berarti perusahaan semakin efektif dan efisien dalam mengelola persediaan, yang berupa kardus kosong dan perlengkapan lain untuk mendukung kegiatan pelayanan perusahaan.

Semakin tinggi semakin baik, namun juga perlu dilihat dibandingkan dengan rata-rat industry.

Working Capital Turnover 100%

Mengukur berapa banyak rupiah pendapatan yang dihasilkan oleh setiap rupiah modal kerja pada perusahaan.

Pada tahun 2012, rasio ini mengalami meningkatan 100% dibanding tahun 2011 menjadi sebesar 1.28 x yang berarti perusahaan cukup efisien dalam penggunaan modal kerja untuk menghasilkan pendapatan.

Semakin tinggi permputaran modal kerja maka semakin baik.

Fixed Assets Turnover -39%

Mengukur berapa banyak rupiah pendapatan yang dihasilkan oleh setiap rupiah fixed asset pada perusahaan.

Pada tahun 2012, rasio ini mengalami penurunan menjadi 0.61 x. Hal ini diakibatkan penambahan asset tetap berupa gudang & kantor cabang yang baru belum beroperasi secara optimal.

Semakin tinggi perputarab fixed asset untuk menghasilkan pendapatan maka akan semakin baik, artinya perusahaan dengan maksimal menggunakan asset tetap yang ada untuk menghasilkan pendapatan.

Total Assets Turnover 5%

Mengukur kemampuan perusahaan untuk menggunakan keseluruhan asetnya dalam menghasilkan pendapatan.

Terjadi peningkatan total asset turnover dari tahun 2011 sebesar 36% menjadi 38% di tahun 2012. Namun peningkatan ini tidak signifikan dengan penambahan asset, dikarenakan adanya pembangunan asset yang belum beroperasi secara optimal.

Semakin besar maka semakin baik.

13

Tabel 5. Interpretasi Kinerja Keuangan-4 : Profitability Ratio

PROFITABILITY RATIO

Gross profit margin -3%

Menunjukkan berapa banyak margin yang memungkinkan perusahaan untuk menutup beban-beban perusahaan dan masih dapat memperoleh profit.

Marjin yang diperoleh pada tahun 2012 mengalami penurunan, meskipun tidak signifikan. Hal tersebut dikarenakan kenaikan beban operasional, seperti kenaikan gaji karyawan sesuai UMP dan pembukaan gudang baru. Marjin yang diperoleh sebesar 24.42% artinya perusahaan memiliki 24.42% marjin yang dapat digunakan untuk menutupi beban dan masih menghasilkan profit.

Semakin tinggi rasio ini semakin baik, karena berarti semakin banyak margin yang dapat digunakan perusahaan untuk menutupi beban tanpa kehilangan profit.

Return on Investment -11%

Mengukur seberapa efektif perusahaan menggunakan asset untuk menghasilkan profit.

Pada tahun 2012 ROI mengalami penurunan menjadi 7.49 % dikarenakan penurunan laba bersih perusahaan. Hal ini juga berarti investasi yang dilakukan perusahaan, belum mengalami tingkat pengembalian yang maksimal. Dari rasio yang dicapai perusahaan menunjukkan bahwa perusahaan hanya memperoleh 7.49% dari setiap 1 rupiah pemanfataan asetnya.

Semakin tinggi ROI maka semakin baik dikarenkan pemanfaatan asset terhadap profit semakin maksimal.

Return on Equity – 14%

Menunjukkan tingkat pengembalian dari investasi yang dilakukan shareholder terhadap perusahaan.

ROE Tahun 2012 sebesar 8.78 % menunjukkan setiap shareholder memperoleh pengembalian 8.78% dari setiap investasinya terhadap perusahaan. ROE ini mengalami penurunan dibandingkan tahun 2011 dikarenakan menurunnya tingkat pendapatan akibat belum efektifnya penggunaan modal yang diinvestasikan.

Semakin tinggi semakin baik dan akan semakin banyak shareholder yang tertarik untuk berinvestasi ke perusahaan karena semakin besarnya tingkat pengembalian yang akan diperoleh.

Earning per share 7%

Menunjukkan pendapatan setelah pajak para pemegang saham untuk setiap 1 saham yang dimilikinya.

EPS Tahun 2012 mengalami peningkatan menjadi 160% yang menandakan bahwa perusahaan telah berhasil memberikan manfaat atau kesejahteraan sesuai yang diharapkan oleh para pemegang saham.

Semakin besar maka semakin baik karena manfaat yang akan diterima oleh pemegang saham akan semakin besar. Dilain pihak mereka akan terus berinvestasi di perusahaan.

Net Profit Margin -15%

Menunjukkan berapa banyak profit setelah pajak yang dihasilkan setiap rupiah pendapatan.

NPM mengalami penurunan dikarenakan peningkatan beban perusahaan sehingga laba setelah pajaknya mengalami penurunan. NPM sebesar 19.68 % berarti perusahaan mendapatkan 19.68% profit dari setiap margin pendapatan yang diperoleh perusahaan.

Semakin tinggi semakin baik.

14

Tabel 6. Interpretasi Kinerja Keuangan-5 : Book to Market Ratio

BOOK TO MARKET RATIO

Price Earning Ratio -26%

Menunjukkan penilian pasar terhadap sebuah saham berdasarkan pendapatannya sehingga menunjukkan berapa banyak investor yang bersedia membayar untuk setiap rupiah pendapatan.

PER tahun 2012 mengalami penurunan akibat penurunan harga saham di market meskipun earning per sharenya mengalami peningkatan yang disebabkan oleh penurunan laba perusahaan sehingga mengurangi kepercayaan investor untuk berinvestasi di perusahaan.

Semakin tinggi semakin baik, namun bisa juga dianggap semakin beresiko dibandingkan dengan saham sejenis.

Market Book Ratio -21%

Digunakan untuk mengetahui secara langsung, berapa kali market value suatu saham dihargai dari book value nya.

Nilai MBV pada tahun 2012 sebesar 1.98 x yang artinya nilai saham perusahaan di market dihargai 1.98 kali dibandingkan dengan nilai bukunya. Nilai ini mengalami penurunan dibandingkan tahun 2011.

Apabila nilai MBV masih rendah dibandingkan dengan rata-rata MBV perusahaan yang sejenis, maka harganya masih mungkin mengalami kenaikan. Nilai MBV yang terlalu tinggi akan mengindikasikan adanya peningkatan pembiayaan eksternal perusahaan.

Economy Value Added - 49%

Merupakan alat pengukur kinerja perusahaan yang menilai berhasil atau tidaknya suatu kegiatan atau aktivitas dari sisi kepentingan dan harapan kreditur dan pemegang saham.

Nilai EVA Tahun 2011 & 2012 memiliki nilai negative (< 0) yang menunjukkan perusahaan tidak mampu menghasilkan tingkat kembalian operasi yang melebihi biaya modal. Namun besaran negative EVA pada tahun 2012 menurun disbanding tahun 2011, sehingga bisa dikatakan perusahaan telah memperbaiki tingkat pengembalian operasi.

Apabila bernilai positif (>0), menunjukkan perusahaan berhasil memperoleh nilai tambah dari setiap biaya modal dalam operasinya.

Market Value Added - 93%

Merupakan selisih antara nilai perusahaan (enterprise value) yang merupakan nilai saham beredar ditambah dengan utang dan jumlah modal (capital) yang ditanamkan.

MVA positif menunjukkan perusahaan telah mampu meningkatkan kesejahteraan pemegang saham, meskipun mengalami penurunan yang cukup signifikan dibandingkan tahun 2011 akibat penurunan jumlah saham yang beredar di market.

Semakin tinggi semakain baik.

15

A.1.3. Strategik Posture A.1.3.1. Current Vision

Visi : Jika Tuhan menghendaki, MMI akan menjadi perusahaan

berskala internasional terbaik dalam memberikan solusi dalam pelayanan bidang manajemen kearsipan modern. Analisis kesesuaian antara kinerja keuangan perusahaan dan visi perusahaan yakni dilihat dari kinerja keuangan PT MMI, menunjukkan peningkatan aset tidak lancar sebesar 77,86 % pada tahun 2012, kenaikan ini dikarenakan pembelian aset tetap berupa tanah dan bangunan di Bali dan Lippo Cikarang. Hal tersebut sejalan dengan visi perusahaan untuk memperluas jaringan dalam rangka menjadi perusahaan berskala Internasional.

A.1.3.2. Current Mission Misi : • Dengan menerapkan manajemen profesional, MMI

menjadi mitra kerja bagi pelanggannya dalam bidang manajemen kearsipan modern yang mampu memberikan kemudahan, keamanan, dan keakuratan dengan cara menyediakan pelayanan beragam, berkualitas tinggi, dan sejalan dengan perkembangan teknologi.

• Turut meningkatkan kesadaran masyarakat akan pentingnya manajemen kearsipan modern sebagai sumber informasi dan barang bukti sah melalui kantor cabang operasional yang tersebar luas.

• Memberikan keuntungan bagi para pemegang saham dan kesejahteraan bagi para Karyawan.

Analisis kesesuaian antara kinerja keuangan perusahaan dan misi perusahaan :

Manajemen profesional MMI berdampak pada kinerja perusahaan yang lebih efektif dan efisien, hal ini ditunjukkan secara konkret dengan kenaikan laba usaha sebesar 7,15% menjadi sebesar Rp 13,69 miliar pada tahun 2012 dikarenakan pertumbuhan pendapatan Perseroan disertai dengan kontrol pengeluaran biaya-biaya yang ketat sepanjang tahun 2012

Kesadaran masyarakat akan pentingnya manajemen kearsipan dilakukan dengan cara melakukan promosi dan pengembangan usaha yang dilakukan, antara lain :

16

- Memperluas ekspansi usaha pengarsipan esejumlah kota di Indonesia baik kota-kota dimana Perseroan telah beroperasi maupun daerah strategis baru

- Membangun dan mengembangkan jumlah gudang-gudang penyimpanan baru

- Melakukan inovasi terhadap teknologi informasi

Memberikan keuntungan bagi para pemegang saham dapat dilihat dari PT MMI memberikan kesejahteraan pada karyawan salah satunya dengan selalu menyesuaikan peghasilan karyawan dengan UMP , hal ini dilihat dari laporan beban operasional Perseroan pada tahun 2012 meningkat sebesar 35,98% dibandingkan tahun 2011. Sedangkan bagi pemegang saham, PT MMI telah berhasil mendapatkan laba bersih sebesar 11,03 Milyar dan membagikan dividen pada pemegang saham sejumlah Rp. 1.136.371.500.

A.1. 3. 3. Current Objectives

Tujuan dari perusahaan PT MMI sendiri adalah meningkatkan kredibilitas perseroan serta brand awarness perseroan melalui aktivitas pemasaran yang efektif dan konsisten dan juga semakin efisiennya kinerja Perseroan Efisiensi ini terwujud seiring pertambahan jumlah gudang-gudang penyimpanan dan semakin beragamnya jasa produk yang diberikan kepada pelanggan., hal tersebut ditunjukkan dengan Peningkatan pendapatan, laba usaha, dan aset pada tahun 2012, Di tahun 2012, Perseroan membukukan pendapatan sebesar Rp 56,08 miliar atau meningkat 10,51% dibandingkan tahun 2011 sebesar Rp 50,75 miliar, laba usaha mengalami kenaikan sebesar 7,15% menjadi sebesar Rp 13,69 miliar pada tahun 2012, dan aset tidak lancar naik sebesar 77,86% dari Rp 53,93 miliar pada tahun 2011 menjadi Rp 95,93 miliar pada tahun 2012.

A.1. 3. 4. Current Strategy

Dalam rangka mewujudkan visi sebagai perusahaan berskala internasional terbaik dalam bidang manajemen kearsipan modern, Perseroan juga senantiasa melakukan evaluasi terhadap strategi-strategi usaha yang dilakukan. Sepanjang 2012, strategi yang telah diterapkan Perseroan dan akan terus ditingkatkan di masa depan untuk meningkatkan usahanya demi meraih peluang dan mempertahankan eksistensi Perseroan sebagai perusahaan yang berkelanjutan di bidang jasa pelayanan adalah:

a. Memberikan kepuasan kepada pelanggan dengan berfokus pada produk jasa dan pelayanan prima

b. Terus meningkatkan jumlah pelanggan

17

c. Mengembangkan area dan jaringan layanan d. Menjalin hubungan baik dengan mitra bisnis e. Perencanaan keuangan yang matang f. Mengembangkan teknologi dan sumber daya manusia

Strategi-strategi perusahaan PT MMI telah diterapkan, hal tersebut dapat dilihat dari :

Kemampuan membayar utang dan tingkat kolektibilitas piutang Kemampuan Perseroan Sangat Tinggi dalam melunasi seluruh kewajiban yang diukur dengan membandingkan jumlah aset lancar dibandingkan dengan jumlah liabilitas lancar yaitu sebesar 6,69 kali pada tahun 2012. Sedangkan tingkat kolektibilitas piutang usaha Perseroan berdasarkan umur piutang adalah sebagai berikut: a. sebesar 72,61% merupakan piutang yang belum jatuh tempo b. sebesar 13,20% merupakan piutang berumur satu sampai 30

hari c. sebesar 4,30% merupakan piutang berumur 31 sampai 60 hari d. sisanya sebesar 9,89% merupakan piutang berumur lebih dari

61 hari A.1. 3. 5. Current Policy

Pada tahun 2012, Perseroan sukses mencatat kinerja keuangan yang memuaskan. Permintaan pelayanan jasa pengarsipan terus meningkat dan telah menyokong pertumbuhan kinerja keuangan Perseroan. Perseroan menerapkan strategi yang senantiasa fokus pada usaha untuk memberikan layanan yang mampu memuaskan pelanggan dengan didukung teknologi berkualitas. Konsistensi dalam menerapkan strategi ini disertai dengan keunggulan sumber daya manusia, telah menuntun Perseroan mencapai kinerja keuangan yang menggembirakan. Sepanjang tahun 2012, pendapatan Perseroan terbesar berhasil dicatat dari jasa arsip manajemen dengan meningkat sebesar 16,53% dibanding dengan tahun 2011 dan memiliki lebih dari 400 loyal customer.

Pada tahun 2012, pendapatan dari jasa alih media dan jasa fasilitas manajemen juga meningkat signifikan masing-masing sebesar 54,07% dan 47,52% dibanding tahun 2011. Meski terdapat penurunan pendapatan dari jasa manajemen slip EDC yang disebabkan oleh menurunnya jasa pengambilan slip EDC Perseroan tetap mencatatkan pertumbuhan pendapatan sebesar 10,51% sepanjang tahun 2012.

18

A.1.4. Corporate governance, business ethics & CSR A.1. 4.1.Corporate governance PT MMI

Tata Kelola Perusahaan yang Baik (GCG) merupakan rangkaian mekanisme atau sistem yang mengarahkan dan mengendalikan perusahaan agar sesuai dengan harapan stakeholders. Mekanisme GCG sangat mempengaruhi penetapan dan pencapaian tujuan perusahaan, pembentukan dan pengembangan budaya kerja di lingkungan perusahaan.Oleh karena itu, Perseroan mengacu kepada Pedoman Umum GCG Indonesia serta UU Perseroan Terbatas nomor 40/2007 dalam menerapkan sistem GCG di lingkungan Perseroan.Perseroan meyakini bahwa penerapan GCG secara konsisten akan memberikan nilai tambah sekaligus meningkatkan kredibilitas perusahaan baik di mata dunia usaha secara umum maupun di mata para pemegang saham. Perseroan secara berkesinambungan melakukan sosialisasi penerapan GCG kepada seluruh karyawan. Perseroan juga menginternalisasi sistem GCG dalam setiap proses bisnis dengan mengembangkan struktur dan proses yang memungkinkan check and balances.

Prinsip-prinsip GCG yang diterapkan Perseroan meliputi berbagai aspek sebagai berikut: 1. Transparancy: Keterbukaan dalam melaksanakan proses

pengambilan keputusan dan informasi materiil yang relevan mengenai perusahaan. Keterbukaan juga diterapkan dalam proses penyusunan kebijakan dalam lingkup Perseroan. Pengambilan keputusan dilakukan secara transparan sesuai hirarki kewenangan dan dikomunikasikan kepada pemegang saham dan pemangku kepentingan.

2. Accountability: Pelaksanaan, kejelasan fungsi dan pertanggungjawaban organ sehingga pengelolaan perusahaan terlaksana secara efektif. Perseroan melakukan pembagian fungsi dan tanggungjawab yang jelas dan terukur dalam menerapkan prinsip-prinsip Accountability di dalam Perseroan. Langkah ini diambil agar setiap manajemen Perseroan dapat bekerja dengan efektif.

3. Responsibility: Kepatuhan perusahaan terhadap peraturan dan undang-undang pemerintah yang dikelola secara profesional tanpa benturan kepentingan dan tekanan dari pihak lain. Perseroan juga menerapkan prinsip-prinsip pengelolaan perusahaan yang sehat. Selain itu, Perseroan juga mengembangkan sejumlah program untuk melaksanakan program tanggung jawab sosial perusahaan (corporate social responsibility) dengan memberikan kontribusi kepada lingkungan sekitar dari anggaran Perseroan.

19

4. Independency : Suatu keadaan dimana perusahaan dikelola

secara profesional tanpa benturan kepentingan dan tekanan dari pihak manapun yang tidak sesuai dengan peraturan undang-undang yang berlaku dan prinsip-prinsip korporasi yang sehat.

5. Fairness: Keadilan dan kesetaraan dalam memenuhi hak-hak stakeholders yang timbul berdasarkan perjanjian dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

A.1. 4. 2. Business Ethics & Code Of Conduct Bagi Perseroan, kode etik merupakan perwujudan komitment

perusahaan untuk memastikan penerapan GCG dengan standar tinggi yang mengacu kepada best practices sebagai perusahaan pengarsipan modern yang kredibel dan terpercaya.

Kredibilitas dan kepercayaan publik, pemilik modal, pelanggan, dan pemakai jasa merupakan faktor yang sangat menentukan bagi perkembangan dan kelangsungan usaha Perseroan. Oleh karena itu, selain harus mengikuti peraturan dan perundangan yang berlaku, Perseroan juga menjunjung tinggi norma dan nilai etika. Kesadaran menjalankan etika yang baik akan meningkatkan dan memperkuat citra positif perushaan.

Isi kode etik Perseroan adalah sebagai berikut : “MMI adalah perusahaan terbuka yang mempunyai tanggungjawab terhadap publik, para pelanggan, pemegang saham, dan stakeholders dalam memberikan jasanya dengan standar kode etik dan profesional yang tinggi. Karyawan wajib menghindari semua situasi yang dapat menimbulkan benturan kepentingan antara pribadinya dengan kepentingan MMI/para pelanggannya (conflict of interst). Dalam hal ini, karyawan MMI wajib bertindak melindungi kepentingan dan reputasi MMI dan atau para pelanggannya.”

A.1. 4. 3. Corporate Social Responsibility (CSR) Corporate Social Responsibility (CSR) adalah merupakan isu

penting yang menjadi perhatian dunia usaha hingga saat ini adalah soal tanggung jawab sosial perusahaan sebagai bagian dari konfigurasi hubungan antara dunia bisnis dan masyarakat dan lingkungan. CSR adalah suatu tindakan atau konsep yang dilaksanakan oleh perusahaan, sesuai dengan kemampuannya dalam tujuan tanggungjawab perusahaan tersebut terhadap lingkungan/sosial sekitar atau tanggung jawab sosial perusahaan. Dalam Undang-Undang No. 40 Tahun 2007 pasal 74 ayat (1) tentang Perseroan Terbatas, dijelaskan komitmen perusahaan untuk melaksanakan program CSR yang merupakan sebuah kewajiban bagi perusahaan, yaitu :

20

1. Perseroan yang menjalankan kegiatan usahanya di bidang dan/atau berkaitan dengan sumber daya alam wajib melaksanakan Tanggung Jawab Sosial dan Lingkungan.

2. Tanggung Jawab Sosial dan Lingkungan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan kewajiban Perseroan yang dianggarkan dan diperhitungkan sebagai biaya Perseroan yang pelaksanaannya dilakukan dengan memperhatikan kepatutan dan kewajaran.

3. Perseroan yang tidak melaksanakan kewajiban sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dikenai sanksi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Program-program tanggung jawab social perusahaan dilakukan

oleh PT PKSS seiring dengan praktik bisnis yang dijalankan.Sebagai tanggung jawab moral terhadap lingkungan dan masyarakat sekitar maka pelaksanaan program-program CSR PT PKSS dilakukan secara terus-menerus dan berkelanjutan. Dibawah ini adalah beberapa kegiatan yang dilakukan oleh PT PKSS atas kepedulian nya terhadap masyarakat dan lingkungan sekitar :

People Program CSR Perseroan dalam bidang sosial sepanjang tahun 2012 dilakukan sebagai respon terhadap kebutuhan masyarakat sekitar. Program ini meliputi pemberian dana bantuan terhadap penanganan banjir dan dana bantuan lain yang terkait dengan kegiatan sosial masyarakat sekitar. Salah satu wujud kepedulian sosial Perseroan adalah kontribusinya dalam mengambil bagian secara konsisten dengan bekerja sama dengan Mitra CBn (Cahaya bagi negeri) berupa donasi rutin setiap bulan. Program CSR Perseroan dalam bidang pendidikan sepanjang tahun 2012 dilakukan untuk mendukung pendidikan anak-anak kurang mampu dengan memberikan beasiswa dan sarana-sarana penunjang pendidikan. Program CSR Perseroan dalam bidang keagamaan diberikan secara rutin untuk mendukung acara-acara keagamaan yang diadakan oleh masyarakat. Program ini meliputi pemberian dana santunan anak yatim dan bantuan acara-acara Ramadhan. Profit Perseroan selalu memberikan kontribusi yang nyata dan berarti di masyarakat dan lingkungan dengan tujuan menjadi mitra bagi pengembangan ekonomi masyarakat dengan komitmen mengurangi kemiskinan. Perseroan senantiasa memastikan kelangsungan bisnisnya

21

yakni mencakup aspek-aspek perekonomian dan membawa manfaat baik bagi Perseroan maupun para pemangku kepentingan, dan masyarakat luas. Planet Lingkungan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dalam kegiatan bisnis Perseroan. Perseroan berupaya terus menjaga keseimbangan antara praktik bisnis dan lingkungan sekitar melalui kebijakan dan program yang disusun Perseroan.

A.2. Analisis Lingkungan Internal A.2.1. Analisis Fungsi Bisnis A.2.1.1. Marketing

Analisis lingkungan Internal dari fungsi pembauran pemasarannya dari sisi kelebaran dan kedalaman produknya adalah sebagai berikut :

Tabel 7. Product Mix

Kelebaran Produk

Kedalaman Produk

Jasa Manajemen

Arsip

Jasa Manajemen

Data Komputer

Jasa Manjemen

Surat Berharga

Jasa Alih Media

(Dokumen Elektronik)

Jasa Manajemen

Slip EDC

Jasa Manajemen

Fasilitas

Nilai (Juta Rp.)

32.185.056 5.707.378 5.097.335 4.956.220 1.228.170 3.210.312

A.2.1.3. Finance ‐ Obtaining fund (financing decision)

Sumber pendanaan PT MMI berasal dari hutang dan penerbitan saham.Penawaran umum perdana saham dilakukan pada tanggal 29 Desember 2010. Strategi pendanaan melalui penerbitan saham merupakan salah satu kekuatan pendanaan perusahaan disamping hutang jangka pendek maupun panjang.Hal ini juga dapat dilihat dari kinerja keuangan (financial leverage) yang naik, dimana hal ini berarti untuk penambahan asset perusahaan lebih banyak didanai oleh modal sendiri daripada oleh hutang. Namun hal ini juga berarti resiko yang dimiliki oleh perusahaan meningkat (high risk high return)

‐ Allocating fund (investing decision) Kinerja investasi mengalami peningkatan seiring dengan strategi perusahaan untuk memperluas jaringan. Pembukaan kantor cabang baru beserta gudang sejak tahun 2011 di Semarang, Palembang, Makasar, Medan, Lippo Cikarang, Bali. Selain itu,

22

terdapat kantor cabang dan gudang dalam konstruksi per tahun 2012 di Pekanbaru dan Balikpapan. Hal ini menjadi kekuatan perusahaan untuk meningkatkan pendapatan perusahaan dan peningkatan pembukuan asset tetapnya.

‐ Operation (dividend policy) Kinerja operasi perusahaan mengalami penurunan jika dilihat dari net profit margin yang diperoleh pada tahun 2012 yang disebabkan oleh penurunan laba bersih. Penurunan laba bersih dikarenakan kenaikan beban operasional perusahaan akibat adanya pembukaan kantor cabang dan pembangunan gudang baru serta asset dalam konstruksi, sehingga masih belum bisa menghasilkan pendpatan yang lebih optimal. Dari sisi devidend policy, perusahaan mengambil strategy pembagian deviden yang nilainya mengalami peningkatan tahun 2012.Hal ini menjadi keuntungan bagi perusahaan untuk menaikkan nilai perusahaan dan mempertahankan pemegang saham. Keputusan untuk membagikan saham dibandingkan menahannya untuk investasi dianggap sudah tepat karena ekuitas masih cukup untuk membiayai investasi.

A.2.1.3 Operation Kekuatan strategis fungsi operasi PT MMI meliputi faktor sebagai berikut :

‐ Perancangan jasa yang terus berkembang mengikuti kebutuhan pasar. Pada awal tahun 1993 PT MMI hanya melayani jasa manajemen arsip, namun sampai dengan tahun 2012, PT MMI telah memperluas jasa berdasarkan kebutuhan klien dengan menggunakan perkembangan teknologi informasi.

‐ Mengelola Kualitas Kualitas pelayanan PT MMI diperkuat dengan sertifikasi ISO 9001: 2008 dan penerapan quality management system.

‐ Perancangan proses dan Kapasitas Proses pelayanan jasa PT MMI dirancang dengan memperhatikan keamanan dokumen dan kenyamanan klin. Proses pelayanan dirancang dengan mempertimbangkan proses utama sebagai berikut: 1. Penerimaan dokumen 2. Memasukkan data dokumen ke system RMS 3. Penempatan arsip di rak 4. Keamanan 5. Pemeliharaan arsip

23

6. Pemusnahan 7. Penyediaan boks standar untuk penyimpanan arsip

‐ Strategi Lokasi Penetapan pembukaan lokasi kantor cabang dan gudang menjadi unsure yang startegis bagi PT MMI. Sampai dengan saat ini PT MMI baru memiliki 10 kantor cabang & gudang di Indonesia. Penetapan lokasi berdasarkan perkembangan kota atau daerah bisnis.

‐ Strategi Layout/Tata Letak Untuk mempercepat waktu pelayanan, PT MMI mengatur lay out kerja sesuai dengan proses utama penanangan arsip diatas. Sedangkan pergudangan arsip, diatur berdsarkan abjad nama klien. Dengan penerpan sistem tersebut, diharapkan mempersingkat waktu temu kembali dokumen.

A.2.1.4. HRM

‐ Procurement (HR Planning, recruitment, selection, placement & orientation) Sampai dengan tahun 2012, PT MMI lebaih banyak merekrut karyawan untuk level staff dengan tingkat pendidikan SLTA dan rentang usia 17-30 tahun. Komposisi karyawan selengkapnya sebagai berikut :

24

Kekuatan strategis dari fungsi SDM terkait dengan pengadaan karyawan : 1. Untuk pekerjaan yang bersifat berulang, perusahaan

menetapkan spesifikasi tenaga kerja dengan latar belakang SLTA.

2. Berdasaran data dari Depnakertrans per Agustus 2012, angka bagi PT MMI penganguran terbuka untuk tingat pendidikan SLTA dan berusia 15 – 34 tahun masih banyak, sehingga tingkat ketersediaan tenaga kerja untuk kebutuhan PT MMI masih tinggi.

‐ Development (training & development dan career development) Kekuatan strategis dari fungsi MSDM terkait pengembangan karyawan adalah program pelatihan yang diberikan secara

25

merata kepada seluruh karyawandengan tujuan meningkatkan keterampilan, pengetahuan, dan tingkah laku pegawaisehingga mampu menopang kinerja dan mencapai hasil kerja berbasis performance target. Pengembangan kompetensi karyawan dilakukan dengan dua jenis pelatihan. Pertama, In HouseTraining, meliputi peningkatan kemampuan manajemen umum, manajemen fungsional danprogram perluasan wawasan, manajemen keuangan, audit keuangan, teknologi informasi dansebagainya. Kedua, program pelatihan eksternal yang diselenggarakan oleh pihak luar.PT MMIsecara teratur mengirimkan karyawan untuk mengikuti berbagai pelatihan dan seminar yangdiselenggarakan di dalam maupun luar negeri. Program pelatihan dan pengembangan karyawan yang telah dilaksanakan pada tahun 2012 melibatkan 115 karyawan meliputi:

Fire Fithting & Basic Safety Training

Delegating, Motivating And Empowerment Your Team

Service Excellent (Pelayanan Prima)

Induction Training (Orientation for new employee)

Leadership Development program PT MMI juga menerapkan sistem pelatihan kepada seluruh sumber daya manusia melaluiprogram employee development dan talent management. Untuk mendukung programpeningkatan mutu sumber daya manusia, PT MMI senantiasa melakukan pemantauanberkala terhadap kinerja individu serta evaluasi sumber daya manusia yang dilakukan secaraketat dan berkelanjutan.

‐ Maintenance (compensation, integration dan hubungan dengan labour union) Pemeliharaan kesejahteraan karaywan dilakukan PT MMI dengan senantiasa memenuhi ketentuan-ketentuan Pemerintah yang berhubungan dengankesejahteraan karyawan berupa penyesuaian besaran gaji berdasar Undang-undang TenagaKerja no. 13/2003 tanggal 25 Maret 2003. Peninjauangaji dilakukan minimal sakali dalam satu tahun berdasar keputusan Direksi dan memberlakukanpenyesuaian besaran gaji dan upah sejalan dengan tingkat kinerja karyawan. Paket pengupahanselalu mengacu kepada prinsip dasar pengupahan yang komparatif secara internaldan eksternal di industri yang sama.

26

Perusahaan juga menyediakan sejumlah tunjangan dan fasilitas untuk mendorong motivasi,kinerja, dan produktivitas karyawan. Berbagai tunjangan yang diberikan meliputitunjangan Hari Raya, asuransi penggantian biaya perawatan rumah sakit, asuransi pengobatandan dokter, dana bantuan duka bagi karyawan yang meninggal, penghargaan kepada karyawanberprestasi, bantuan bagi karyawan yang mengalami musibah akibat force majeure dan asuransitenaga kerja melalui Jamsostek, meliputi jaminan kecelakaan kerja, jaminan hari tua, danjaminan kematian. Hal tersebut menjadi kekuatan PT MMI dalam menjaga kepuasan dan engagement karyawannya.

A.2.1.5. Management Information System PT MMI menyadari bahwa management sistem informasi memiliki peranan penting dalam penyampaian jasa ke klien maupun sebagai bagian dari jasa yang ditawarkan PT MMI. Oleh karena itu PT MMI berupaya untuk memiliki teknologi informasi yangfleksibel, handal, dan tepat guna membantu manajemen dalam proses pengambilan keputusan. Saat ini PT MMI telah mengembangkan secara internal sistem teknologi informasi terpusat(centralized). Sistem teknologi yang diterapkan PT MMI mencakup sistem keamanan informasi denganmemantau dan mengevaluasi secara periodik untuk memastikan tingkat keamanan perusahaan. Saat ini, PT MMI memiliki data center yang ditempatkan di lokasi terpisah dengan aksesterbatas untuk menjamin keamanan data. Sistem teknologi informasi PT MMI juga dilengkapidengan sistem Disaster and recovery plan atas sistem informasi yang ada baik di kantor pusatmaupun kantor cabang untuk menjaga informasi dari kerusakan maupun kehilangan.

27

Tabel 8. IFAS Kekuatan PT MMI

Tabel 9. IFAS, Kelemahan PT MMI

Faktor Strategis Internal Bobo

t (B)

Rating (R)

Score (B x R)

KETERANGAN No KELEMAHAN

1 Keterbatasan Jaringan Kantor 0,09 4 0,36 Masih terdapat beberapa daerah yang belum terjangkau perusahaan

2 Segmen masih terbatas 0,07 3 0,21 Masih terkonsentrasi pada perusahaan tertentu

3 Sistem manual pada jasa

pemusnahan arsip 0,05 2 0,10

Perusahaan masih belum mengintegrasikan mesin-mesin berkapasitas tinggi dalam proses pemusnahan arsip

4 Kuantitas dan Kualitas Staf

Perusahaan 0,06 0,12 Kuantitas dan Kualitas staf yang berpendidikan tinggi masih terbatas

5 Keterbatasan Gudang Penyimpanan 0,05 4 0,15 Sebagian besar fasilitas penyimpanan arsip masih menyewa

6 Budaya Perusahaan 0,07 2 0,14 Belum terbentuknya budaya Perusahaan yang dapat menciptakan lingkungan kerja yang produktif

Total Kelemahan (W) 0,39 1,08

TOTAL (S+W) 1 3,21

Faktor Strategis Internal Bobot

(B) Rating

(R)

Score (B x R)

KETERANGAN No KEKUATAN

1 Pengelolaan financial yang efektif 0,11 4 0,39 Dilihat dari nilai kinerja finansial, operasi dan investasi

2 Jumlah competitor masih sedikit 0,12 4 0,48 Kompetitor yang terdapat diindonesia masih dapat dihitung

3 Inovasi Jasa pengarsipan 0,10 3 0,30 Memiliki sejumlah alternatif jenis jasa pengarsipan baik manual maupun elektronik

4 Market Knowledge 0,09 3 0,27 Memiliki kekuatan untuk mengenali profil clien dan kebutuhan yang menjadi target marketnya

5 Memiliki sistem yang termodernisasi 0,11 4 0,39 Didikung oleh sistem IT yang mumpuni

Total Kekuatan (S) 0,61 2,13

28

Keterangan Tabel IFAS : a. Pemberikan Nilai berdasarkan kriteria sebagai berikut :

1 = Kurang Kuat 2 = Cukup Kuat 3 = Kuat 4 = Sangat Kuat

b. Pembobotan diperoleh dengan cara membagi jumlah setiap faktor dengan Total Nilai c. Rating diperoleh dari hasil rata-rata dari nilai responden.

29

A.2.2. Analisis Rantai Nilai (Value Chain) A.2.2.1. Aktifitas Primer A.2.2.1. Aktifitas Pendukung

Tabel 10. Analisis Rantai Perusahaan: Inbound Logistic Aktivitas Penjelasan

Inbound Logistic Infrastruktur PT.MMI termasuk industri dalam bentuk bisnis jasa, dalam hal ini

tidak terdapat bahan baku yang akan diolah menjadi barang jadi. Sehingga logistik masuk dalam PT.MMI berupa kardus penyimpanan dan arsip dari klien.

Manajemen SDM Rekruitment untuk tenaga staff diperoleh dari masyarakat local sekitar kantor cabang dan pergudangan masing-masing wilayah. Hal ini juga menjadi salah satu bentuk CSR perusahaan.

Pengembangan Teknologi Pengembangaan sistem teknologi informasi terpusat(centralized) dengan data center yang ditempatkan di lokasi terpisah dan dilengkapidengan sistem Disaster and recovery plan

Pengadaan Penerapan cost control yang ketat

Tabel 11. Analisis Rantai Perusahaan : Operations

Aktivitas Penjelasan

Operations Infrastruktur Efisiensi layout packaging dan penyimpanan arsip

Penerapan manajemen pengarsipan

Penerapan manajemen back-up data

Alih media (dari dokumen fisik menjadi dokumen elektronik) Manajemen SDM Sertifikasi personil agar dapat melakukan pengawasan kualitas dan

pengembangan produk Pengembangan Teknologi Penggunaan sistem pengarsipan modern

Pemilihan gudang yang strategis (mendekati klien) Pengadaan Minimalisasi sewa gudang penyimpanan arsip dengan tetap

memperhatikan faktor lokasi dan kebutuhan klien

Tabel 12. Analisis Rantai Perusahaan : Outbond Logistics Aktivitas Penjelasan

Outbond Logistics Infrastruktur Ekspansi usaha seiring dengan meningkatnya kesadaran banyak

perusahaan untuk mendelegasikan fungsi-fungsi Pengarsipan dan manajemen data

Manajemen SDM Penerapan sistem kompensasi dengan memperhatikan keadilan eksternal & internal perusahaan

Pengembangan Teknologi Penerapan electronic data transfer Pengadaan kerja sama dengan pelanggan baru dan meningkatkan jumlah

pelanggan, baik di kota-kota di mana perusahaan sudah beroperasi maupun di daerah strategis baru

Long term partnership dengan supplier

30

Tabel 13. Analisis Rantai Perusahaan : Marketing & Sales Aktivitas Penjelasan

Marketing & Sales Infrastruktur Inovasi serta keanekaragaman dari produk jasa penyimpanan file baik itu

secara manual maupun electronik, sehingga memudahkan sertamemeberikan kenyamanan kepada para konsumennya.

Manajemen SDM Penerapan sistem pelatihan kepada seluruh sumber daya manusia melalui program employee development dan talent management.

Pemantauan berkala terhadap kinerja individu

Evaluasi sumber daya manusia yang dilakukan secara ketat dan berkelanjutan.

Pengembangan Teknologi Pengembangan usaha di bidang jasa lainnya, diantaranya pengelolaan dan penyimpanan surat-surat berharga, data komputer, jasa alih media dan manajemen fasilitas.

Sertifikasi Manajemen Mutu ISO 90001 : 2008 untuk semua jenis kegiatan usahanya

Pengadaan Pengadaaan sarana dan pembangunan sistem untuk mendukung pengembangan usaha di bidang jasa lainnya.

Tabel 14. Analisis Rantai Perusahaan : Services Aktivitas Penjelasan

Services Infrastruktur Layanan antar jemput dalam proses pengambilan file yang akan

disimpan digudang maupun yang akan diperlukan jika sewaktu-waktu akan dibutuhkan.

Layanan informasi Customer service Manajemen SDM Pelatihan penanganan keluhan klien terutama untuk personil yang

bertugas sebagai customer service Pengembangan Teknologi Pelaksanaan survey kepuasan klien

Penerapan sistem decision support system dan expert sistem Pengadaan Mengasuransikan gudang arsip terutama asuransi kebekaran dan

bencana alam

A.2.2.3. Value Chain Analysis (Kompilasi)

31

A.2.3. Tangible Intangible Resources & Organizational Capabilities (TIROCA)

Tabel 16. TIROCA No Tangible Resources V R I N Daya Saing

1

Financial Cash Account + - - + CP

Piutang + - - + CP

Kapasitas meminjam + - - + CP

Physical Kemodernan kantor dan fasilitas + - + - CP

Kestrategisan lokasi kantor + + + + SCA

Technological Rahasia dagang + + + + SCA

Proses produksi yang inovatif + - + - CP

Patent - - - - CDA

Hak atas kekayaan intelektual - - - - CDA

Merek dagang + - + - CP

Organisational Keefektifan perencanaan strategis + + - + TCA

Keunggulan sistem pengendalian + - - + CP

Keunggulan sistem evaluasi + - - + CP

2

Intangible Resources V R I N Daya Saing

Human Resources Pengalaman dan kapabilitas + + + - TCA

Kemampuan untuk dipercaya + + + + SCA

Keefektifan tim kerja + - + - CP

Keterampilan manajerial + - + - CP

Innovation & Creativity

Keahlian ilmiah + - - - CP

Keahlian teknis + + - - TCA

Penciptaan ide kreatif + + + + SCA

Reputation Nama merek + + - + TCA

Reputasi (dengan pemasok) + - + + TCA

Reputasi (dengan pelanggan) + + - + TCA

Keandalan produk + + + + SCA

Kinerja mutu produk + + - + TCA

3

Organisational Capability V R I N Daya Saing

Adaptability to consumer

Pelayanan pelanggan yang unggul + - + + TCA

Product Development Process

Kapabilitas pengembangan produk yang unggul

+ - + + SCA

Keinovatifan produk dan jasa + + + + SCA

HRM Process Kemampuan untuk merekrut, memotivasi dan mempertahankan modal SDM

+ - - + CP

Mitra Data Sarana dan Storage Sebagai Pesaing A.3. Analisis Lingkungan Eksternal A.3.1. Analisis Lingkungan Makro (Remote Environment) A.3.1.1. Lingkungan Politik dan Regulasi

Hingga saat ini, PT Multifiling Mitra Indonesia Tbk. (Perseroan) tetap menunjukkan diri sebagai perusahaan manajemen kearsipan paling kuat. Walaupun demikian, kehadiran pesaing dari luar negeri maupun dalam negeri, tetap menjadi perhatian Perseroan. Disamping pesaing juga adanya peraturan-peraturan tentang pengarsipan yang dikeluarkan pemerintah menjadi

32

panduan PT MMI dalam pengembangan usaha dalam penyesuaian regulasi modern. Berikut beberapa kebijakan pemerintah terkait pengarsipan :

1. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Peraturan ini menegaskan bahwa Kegiatan pengarsipan ditingkat nasional merupakan tanggung jawab ANRI. Hal ini mengakibatkan pembatasan pasar untuk PT MMI dalam menangani arsip-arsip pemerntahan, sehingga konsumen terbatas pada perusahaan swasta atau yang tidak bertingkat nasional. Pembinaan kearsipan di tingkat nasional meliputi:

a. koordinasi penyelenggaraan kearsipan nasional; b. pemberian pedoman dan standar kearsipan; c. pemberian bimbingan, supervisi, fasilitasi, dan konsultasi

pelaksanaankearsipan; d. sosialisasi kearsipan; e. pengawasan kearsipan; f. pendidikan dan pelatihan kearsipan; g. perencanaan, penelitian, pengembangan, pemantauan,

dan evaluasi; dan h. akreditasi dan sertifikasi

Dengan adanya pembatasan ini maka target pasar yang diraup oleh PT MMI tidak dapat mencampuri pengelolaan arsip nasional.

2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 TentangKearsipan Undang-Undang ini dimaksudkan untuk memberikan kepastian hukum dalam penyelenggaraan kearsipan nasional.Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berasaskan:

a. kepastian hukum; b. keautentikan dan keterpercayaan; c. keutuhan; d. asal usul (principle of provenance); e. aturan asli (principle of original order); f. keamanan dan keselamatan; g. keprofesionalan; h. keresponsifan; i. keantisipatifan; j. kepartisipatifan; k. akuntabilitas; l. kemanfaatan; m. aksesibilitas; dan n. kepentingan umum

33

Dan berikut peraturan tentang penyelenggara kearsipan yang diatur pemerintah :

(1) Penyelenggaraan kearsipan secara nasional menjadi tanggung jawab ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional.

(2) Penyelenggaraan kearsipan provinsi menjadi tanggung jawab pemerintahan daerah provinsi dan dilaksanakan oleh lembaga kearsipan provinsi.

(3) Penyelenggaraan kearsipan kabupaten/kota menjadi tanggung jawab pemerintahan daerah kabupaten/kota dan dilaksanakan oleh lembaga kearsipan kabupaten/kota.

(4) Penyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi menjadi tanggung jawab perguruan tinggi dan dilaksanakan oleh lembaga kearsipan perguruan tinggi.

(5) Tanggung jawab penyelenggara kearsipan nasional sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip.

(6) Untuk mempertinggi mutu penyelenggaraan kearsipan nasional sebagaimana dimaksud pada ayat (1), penyelenggara kearsipan nasional melakukan penelitian dan pengembangan serta penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan kearsipan.

(7) Peraturuan ini masih dalam proses finalisasi dan kemungkinan terbit dalam bentuk Peraturan Bank Indonesia (PBI) pada Maret 2009. Kebijakan-kebijakan yang dibuat oleh pemerintah dapat mempengaruhi bisnis perusahaan, termasuk implementasi UU, reaksi terhadap aksi teroris, kebijakan perbankan, peraturan nilai tukar uang, situasi politik yang berubah-ubah serta fluktuasi moneter internasional dan pengendalian mata uang. Namun demikian tidak dipungkiri bahwa pemerintah juga berupaya untuk menumbuhkan iklim usaha yang kondusif dengan adanya jaminan untuk melakukan usaha dalam persaingan yang sehat yang dijamin dan tercantum pada UU dan peraturan perbankan yang jelas dan peraturan lainnya.

3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 1997

Tentang Dokumen Perusahaan. Undang-undang ini menjelaskan tentang :

a. Setiap perusahaan wajib membuat catatan. Catatan sebagaimana dimaksud wajib dibuat dengan menggunakan huruf Latin, angka, Arab, satuan mata uang Rupiah, dan disusun dalam bahasa Indonesia.

b. Catatan yang berbentuk neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan atau tulisan lain yang menggambarkan neraca dan laba rugi, wajib ditandatangani oleh pimpinan perusahaan atau

34

pejabat yang ditunjuk di lingkungan perusahaan yang bersangkutan.

c. Catatan sebagaimana dimaksud, wajib dibuat di atas kertas. d. Catatan yang berhak rekening, jurnal transaksi harian atau

setiap tulisan yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban serta hal-hal lain yang berkaitan dengan kegiatan usaha suatu perusahaan dibuat di atas kertas atau dalam sarana lain.

A.3.1.2. Lingkungan Ekonomi Kondisi perekonomian dunia saat ini masih belum stabil yang berdampak pada perekonomian Indonesia yang ikut-ikutan labil.Bank Indonesia (BI) menilai hal ini tidak bisa diatasi dalam waktu dekat. Adanya peningkatan pertumbuhan ekonomi yang diharapkan akan menjanjikan perbaikan kondisi ekonomi dimasa mendatang. Bagi Indonesia, dengan meningkatnya pertumbuhan ekonomi maka harapan meningkatnya pendapatan nasional (GNP), pendapatan persaingan kapita akan semakin meningkat, tingkat inflasi dapat ditekan, suku bunga akan berada pada tingkat wajar dan semakin bergairahnya modal bagi dalam negeri maupun luar negeri. A.3.1.3. Lingkungan Sosial dan Budaya Indonesia menduduki peringkat empat besar dunia dalam jumlah penduduk dimana. Melihat hal ini, tentunya dengan meningkatnya perusahaan-perusahaan yang banyak juga, maka jasa pengarsipan dokumen dapat menjadi salah satu solusi perusahaan dalam mengelola dokumentasi atau pengarsipan data secara lebih mudah dan efisien.

Faktor sosial dan budaya juga akan sangat berpengaruh pada tingkah laku konsumen. Tiap konsumen akan memiliki ciri tingkah laku yang berbeda sebanding dengan adanya perbedaaan latar sosial dan budaya tersebut. Pada kasus ini, konsumen yang menjadi target pasar adalah perusahaan-perusahaan yang dapat dikatagorikan menengah keatas yang memerlukan jasa pengarsipan agar operasional perusahaan berjalan lebih efektif dan efisien.

A.3.1.4. Lingkungan Teknologi Teknologi yang berkembang pesat pada saat ini, mengharuskan perusahaan berdaptasi dan mengaplikasikannya dengan cepat pula. Hal ini dimaksudkan agar perusahaan tidak kalah bersaing dengan perusahaan lainnya dalam hal pemanfaatan teknologi. Selain itu, dengan perkembangan teknologi saat ini konsumen juga cenderung memiliki tuntutan untuk dapat dilayani dengan cepat, efektif dan tentunya memudahkan bagi konsumen. Teknologi tidak hanya bermanfaat bagi pelayanan kepada konsumen, tetapi juga mampu membantu memudahkan operasional perusahaan. Dengan pemanfaatan internet contohnya, seorang pegawai atau pun manajer dapat

35

dengan mudahnya saling menjalin komunikasi, bertukar informasi ataupun data. Pada jasa pengarsipan dapat diterapkan sistem elektronnik dokumentasi, yakni dengan cara memindahkan data-data fisik perusahaan kedalam media elektronik. Hal ini akan jauh lebih mempermudah proses pengarsipan saat ini.

A.3.1.5. Lingkungan Lainnya (ekologi) Menjaga lingkungan dimulai dari karyawan perusahaan yang terus diedukasi agar dalam setiapkegiatan operasional baik itu di kantor maupun di lapangan tidak mengesampingkan aspeklingkungan dan menjaga kelestarian lingkungan. Perusahaan telah menetapkan kebijakan yangterkait dengan lingkungan berupa himbauan yang diterapkan secara ketat untuk melakukanpenghematan energi terutama di lingkungan perusahaan dan pengelolaan limbah kertas dengancara mendaur ulang (Go Green).

36

Tabel 17. EFAS Peluang PT MMI

Faktor Strategis Eksternal Bobot (B)

Rating (R)

Score (B x R)

KETERANGAN

No Peluang

1 Adanya peraturan pemerintah yang mengatur tentang pengarsipan perusahan

0,20 4 0,80 Peraturan pemerintah untuk menuntut pengarsiipan setiap perusahaan

2 Kondisi ekonomi Indonesia yang sedang meningkat walau terkena imbas krisis global

0,05 3 0,15 Pertumbuhan ekonomi menunjukkan pertumbuhan pasar domestik

3 Indonesia sebagai negara terpadat ke 4 di Dunia sehingga merupakan pasar yang menjanjikan

0,05 3 0,15 Dengan jumlah penduduk yang banyak membuat kemungkinan pasar yang lebih besar

4 Teknologi yang berkembang dengan pesat mempermudah jasa pengarsipan elektronik

0,20 4 0,80 Teknologi informatika menjadi pacuan dalam jasa pengarsipan elektronik

Total Peluang (O) 0,5 1,90

Tabel 18. EFAS Ancaman PT MMI

Faktor Strategis Eksternal Bobot (B)

Rating (R)

Score (B x R)

KETERANGAN

No Ancaman

1 Peraturan pengarsipan yang membatasi pengarsipan nasional (pemerintah)

0,30 4 1,20 Peraturan pemerintah yang menyebutkan keterbatasan pada pengarsipan negara (oleh pemerintah sendiri)

2 Adanya krisis ekonomi global 0,05 2 0,10 Krisis global dapat berdampak pada konsumen yang bekerjasama dengan PT MMI

3 Banyaknya kompetitor yang berdatangan baik dari dalam dan luar negeri

0,05 2 0,10 Banyaknya kompetitor dari luar perusahaan baik domestik maupun internasional

4 Perkembangan teknologi juga dapat langsung dimanfaatkan konsumen

0,10 4 0,40 Konsumen dapat memanfaatkan kecanggihan teknologi sehingga tidak membutuhkan jasa pengarsipan

Total Ancaman (T) 0,5 1,60

TOTAL Skor (O + T) 1 3,50

37

A.3.2.Analisis Lingkungan Mikro (Task Environment) A.3.2.1. Consumer (Market) Analysis

Gambar 1. Analisis Konsumen (C1 : Consumen (Market) Analysis)

Tabel 19. Template Analisis Pelanggan (Pasar) Perusahaan

Wilayah Pemasaran

Nama Pelanggan Bisnis

Jenis Produk yang dibeli Kategori Pelanggan (Kelas Low, Medium, High)

RMS VDOC EDOC CDM FM Jawa Barat Banking

CIMB Niaga BNP BCA Sinarmas BTPN Chinatrust Bank BTN Commonwealth Bank Bank Permata

V

V V V V

V V

V

V

V V

Low Low High Low Low Low

Medium Low Low

Insurance Prudential AIA Finance

V V

Medium Medium

Financing Astra Multifinance FIF BAF BCA Finance Toyota Astra Finance

V V V V V

V V

V V

V

Low

Medium High

Medium Medium

Distributor Unilever Amerta Indah Otsuka PT Combhipar PT APL Bandung

V V

V

V

Medium

Low Low

Medium

Others ITB Logistik ITB Adm & Law Coca Cola

V

V

V V

Medium

Low Medium

Nama Jenis Produk

1. Record Management System (RMS)

2. Valuable Document & Computer Data

Management (VDOC)

3. Electronic Document (EDOC)

4. Computer Data Management (CDM)

5. Facility Management (FM)

Nama Konsumen Akhir

1. Banking Company

2. Insurance Company

3. Financing Company

4. Distributor

5. Others (manufacture, logistic, etc.)

B2C

38

Saat ini kebutuhan pengelolaan dokumen sudah banyak beralih dari pengelolaan internal perusahaan ke jasa pengelolaan dokumen (record management). Hal ini disebabkan karena kegiatan ini bukan termasuk core business activity dan dengan diserahkannya kegiatan ini ke pihak ketiga, maka perusahaan dapat mengalokasikan sumber dya lainnya (terutama SDM) untuk melakukan kegiatan core businessnya. Hal tersebut terutama dilakukan oleh perusahaan-perusahaan yang memiliki dokumen dengan volume besar, mobilisasi tinggi dan bernilai tinggi, seperti dokumen nasbah perbankan dan asuransi serta sertifikat jaminan perusahaan financing. Berdasarkan hal tersebut, dapat dinyatakan bahwa PT MMI melayani pasar perusahaan sebagai konsumen akhir atau Business to Customers (B2C) dengan satu atau kombinasi produk PT MMI sesuai kebutuhan. Fenomena pengggunaan jasa pengelolan dokumen saat ini terus meluas, sehingga PT MMI terus menambah kantor cabang dan pergudangan di kota atau ibukota provinsi yang menjadi pusat bisnis, sepeti Bandung, Balikpapan, Surabaya, dll. Pengkategorian pelanggan didasarkan pada banyaknya produk yang digunakan serta volume dokumen yang harus dikelola.Kategori pelanggan tinggi dengan kombinasi produk seperti pada BAF dan BCA.Sedangkan kategori medium sesuai volume dokumen yang besar seperti Prudential, AIA Finance, FIF, dll. A.3.2.2. Competitors (Industry) Analysis A.3.2.2.1. Industry Analysis 1) Threat of New Entrants

Ancaman pendatang baru di industry jasa pengelolaan dokumen masih sangat tinggi dikarenakan rendahnya hambatan masuk pada industry ini, sebagai berikut :

a. Adanya diseconomies of scale dimana perusahaan dapat memilih volume atau banyaknya jasa yang akan ditawarkan berdasarkan ketersediaan biaya perusahaan sehingga pada akhirnya perusahaan dapat memilih segmen klien yang akan dilayaninya.

b. Kemampuan perusahaan melakukan deferensiasi produk sangat jelas tergantung pada segmen klien yang dilayani.

c. Tidak adanya regulasi khusus dari pemerintah yang membatasi pemain dalam industry ini.

2) Rivalry Among Existing Firms Saat ini hanya terdapat 2 perusahaan existing yang memiliki produk yang sama persis dengan PT MMI saat ini , yaitu PT Mitra Data Sarana dan PT Data Storage Service serta dotambah dengan 1 pendatang baru yang memiliki base di Filipina, yaitu Lane Archieves Technology. Selain itu,

39

terdapt beberapa perusahaan dengan berfokus pada satu atau dua produk, seperti produk alih media atau sistem informasinya saja. Jika melihat kondisi di atas, maka dapat dikatakan bahwa persaingan yang terjadi saat ini adalah persaingan monopolistic dimana banyak perusahaan dengan produk heterogen dan biaya masuk/keluar industry rendah.

3) Threat of Subtitue Products Produk pengganti yang bisa muncul dalam bentuk berbeda namun dapat memuaskan klien saat ini hanya berupa pengelolaan dokumen secara mandiri atau internal perusahaan.Namun dengan melihat efisiensi dan efektivitas penggunaan sumber daya, maka ancaman dari produk pengganti hingga saat ini masih rendah.

4) Bargaining Power of Buyers Klien dapat mempengaruhi industri jasa pengelolaan dokumen melalui kemampuan mereka untuk bernegosiasi mengenai rate per volume dokumen dan otomatisasi sistem yang ditawarkan. Kondisi yang memperkuat posisi klien dalam industri ini antara lain:

Klien dapat memilih perusahaan mana yang akan digunakan produkya sesuai kebutuhan perusahaannya. Klien akan cenderung memilih berdasarkan fleksibilitas suatu sistem yang ditawarkan. Suatu sistem yang dapat diadaptasi mengikuti dengan proses bisnis klien, maka sistem tersebut yang akan dipilih.

Klien juga cenderung memilih perusahaan yang memiliki lokasi fasilitas yang terdekat dengan lokasi klien serta tersebar dibeberapa kota (hal ini berlaku untuk klien yang memiliki kantor cabang).

Klien dapat menghentikan penggunaan produkdan pindah ke perusahaan yang lain jika mereka merasa sistem yang mereka dapatkan tidak sesuai dengan yang mereka harapkan.

5) Bargaining Power of Suppliers Barang yang dipasok dalam industry ini meliputi box, peralatan alih media digital (scanner, printing, imaging device), lemari arsip, alat transportasi seperti truk. Pemasok barang-barang tersebut memiliki kemampuan mempengaruhi industry yang medium.Pemasok dapat dengan leluasa manaikkan harga atau menurunkan kualitas barang yang dibeli. Kondisi yang memperkuat hal tersebut antaralain :

Pemasok memiliki diferensiasi produk yang tinggi, dimana tidak hanya dipakai pada industry jasa pengelolan dokumen, namun pada industry yang lainnya juga.

40

Perusahaan bukan pelanggan penting bagi pemasok

Pemasok memiliki ancaman melakukan integrasi vertical ke depan atau mampu menawarkan produknya langsung kepada klien industry jasa pengelolaan dokumen.

Pengaruh tersebut dapat diimbangi dengan jumlah pemasok yang cukup banyak, sehingga perusahaan dapat lebih leluasa menentukan pilihan kerjasama dengan pemasok.

6) Relative Power of Other Stakeholder Stakeholder dari industry ini adalah Pemerintah, Pemegang Saham, Kreditur dan Serikat Pekerja.Kekuatan terbesar untuk mempengaruhi ada pada pemegang saham &kreditur karena nature of business dari perusahaan ini tergantung pada tingkat pemodalan untuk pembangunan fasilitas dan pengembangan produk.

Tabel 20. Analisis Kekuatan Dalam Industri

(C3 :Competitors (Industry) Analysis) Forces Ranking Logic

Threat of New Entrants Medium to high

Industri ini masih akan terus berkembang di Indonesia sejalan dengan kebutuhan perusahaan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas sumber dayanya berfokus pada kegiatan utama perusahaan dan menyerahkan kegiatan supporting seperti pengelolaan dokumen kepada pihak ketiga. Pertumbuhan industry perbankang, financing dan asuransi secara tidak langsung akan mempengaruhi perkemkembangan industry jasa pengelolaan dokumen ini.

Rivalry Among Existing Firms

Medium but increasing

Perusahaan dengan produk belum cukup banyak, namun akan terus bertambah, termasuk dengan masuknya perusahaan asing

Threat of Subtitute Services

Low Dengan sistem dan teknologi yang telah berkembang, maka produk industry ini sulit untuk digantikan dengan pengelolaan mandiri klien.

Bargaining Power of Buyers

Medium but increasing

Klien memiliki alternative produk yang disesuaikan dengan kebutuhan dan harapannya.

Bargaining Power of Suppliers

Medium Supplier memiliki kemampuan tinggi untuk menaikkan harga atau menurunkan kualitas barang yang dipasok dikarenakan barang pasokan yang dibutuhkan dalam industry ini memiliki diferensiasi yang tinggi dan umum. Namun memiliki cukup banyak pemasok.

Relative Power of Other Stakeholder

Medium Pengaruh hanya dating dari pemegang saham dan kreditur terkait pengembangan produk dan penambahan fasilitas pendukung jasa seperti pergudangan (fixed asset)

Kesimpulan : Berdasarkan analisis kekuatan industri di atas, dapat disimpulkan bahwa industry ini akan terus berkembang, terutama seiring dengan perkembangan industry perbankan, financial, asuransi dan distributor di Indonesia. Hal ini disebabkan karena semakin berkembangnya industry tersebut, maka akan

41

semakin banyak dokumen yang terutama surat berharga yang harus dikelola, sehingga secara tidak langsung akan mendorong perkembangan industry jasa pengelolaan dokumen ini. A.3.2.2.2. Strategic Groups

No Perusahaan Lebar Lini Produk Harga Sewa (Box/Bulan)

1 PT Data Storage Service 5 4500

2 PT Multifiling Mitra Indonesia 6 4000

3 PT Mitra Data Sarana 4 4000

4 DIGITAL CABINET™ 6 2500

5 Lane Archive Technologies 5 3000

6 Smart Solution Indonesia 3 2500

Gambar 2. Matriks Kelompok Strategis (Strategic Group) PT MMI

A.3.2.2.3. Key Succes Factor Analysis (KSFA)

Faktor kunci kesuksesan (key success factors) merupakan faktor-faktor penting bagi perusahaan dalam mencapai profitabilitas sesuai yang diinginkan oleh perusahaan dan merupakan variabel yang secara signifikan mempengaruhi posisi persaingan suatu perusahaan dalam suatu industri, termasuk dalam industri pengarsipan. Dalam kasus PT MMI, yang menjadi Key Success Factors antara lain:

42

Tabel 21. Analisis KSFA (Industry Matrix)

Key Success Factor Bobot

PT Multifiling Mitra Indonesia

PT Mitra Data Sarana PT Data Storage Service

Keterangan Rating

Skor Pembobotan

Rating Skor

Pembobotan Rating

Skor Pembobotan

Brand Image 0.20 4 0.80 4 0.80 3.5 0.7 Brand Image merupakan faktor kunci sukses Perusahaan pengarsipan karena image Perusahaan merupakan citra dari penilaiaan lingkungan eksternal

Kualitas layanan 0.25 4.5 1.125 4 1.0 4 1.0 Kualitas layanan merupakan kunci sukses Perusahaan Jasa karena paling banyak memiliki kantor cabang sehingga memungkinkan untuk memberikan pelayanan yang paling maksimal.

Promosi perusahaan 0.20 4 0.80 4.5 0.90 3.5 0.70 Peningkatan budget untuk promosi merupakan hal penting karena mayoritas perusahaan modern sudah tidak mengurusi yang bukan core businessnya, dengan adanya promosi diharapkan dapat menambah klien yang ada.

Diferensiasi Produk 0.15 4 0.60 3.5 0.525 3.5 0.525 Beberapa perusahaan pengarsipan mempunyai deferiansi produk yang hampir mirip sehingga sangat kompetitif dalam hal diferensiasi produk.

Penerapan Sistem Informasi

0.20 3.5 0.70 3 0.60 3 0.60 Sistem informasi yang diterapkan sebagian besar sudah mengikuti perkembangan tehnologi yang di gunakan pada manajemen arsip pergudangan.

TOTAL 1.0 4.025 3.825 3.525

43

A.3.2.3. Collaborators (Suppliers) Analysis A.3.2.3.1. Supply Chain Analysis

Gambar 3. Supply Chain Analysis ( C3: Collabolator Analysis)

Perusahaan

Pemasok

Kardus

PT Sunma Wira Abadi

PT Karya Indah Kotak Mega Mas

PT Pelangi Nusa perdana

Perusahaan

Pemasok

Rak Arsip

PT Mitra Sukses

PT Pandu Dewanata Gemilang

PT Dunia Security

Pemasok

Bidang IT

PT Sarana Sistem Mikro

PT Global Pratama Persada

44

A.3.2.3.2. Industry Value Chain Analysis

Gambar 4. Industry Value Chain Analysis ( C3: Collabolator Analysis)

45

A.4. Analisis Situasional Perusahaan (SFAS Tabel) A.4.1.Strategy Factor Analysis Summary (SFAS)

Tabel 24. Strategy Factor Analysis Summary (SFAS)

Faktor Strategis Bobot (B)

Rating (R)

Score (B x R)

Durasi KETERANGAN

No Ancaman S M L

1 Pengelolaan financial yang efektif 0,08 4 0,32 X Dilihat dari nilai kinerja finansial, operasi dan investasi

2 Memiliki kompetitor yang sedikit 0,12 4 0,48 X Kompetitor yang terdapat diindonesia masih dapat dihitung

3 Memiliki sistem yang termodernisasi 0,08 4 0,32 X Didikung oleh sistem IT yang mumpuni

4 Keterbatasan Jaringan Kantor 0,07 3 0,21 X Masih terdapat beberapa daerah yang belum terjangkau perusahaan

5 Segmen masih terbatas 0,07 2 0,14 X Masih terkonsentrasi pada perusahaan tertentu

6 Adanya peraturan pemerintah yang mengatur tentang pengarsipan perusahan

0,15 4 0,60 X Peraturan pemerintah untuk menuntut pengarsiipan setiap perusahaan

7 Indonesia sebagai negara terpadat ke 4 di Dunia sehingga merupakan pasar yang menjanjikan

0,15 3 0,45 X Dengan jumlah penduduk yang banyak membuat kemungkinan pasar yang lebih besar

8 Teknologi yang berkembang dengan pesat mempermudah jasa pengarsipan elektronik

0,08 4 0,32 X Teknologi informatika menjadi pacuan dalam jasa pengarsipan elektronik

9 Peraturan pengarsipan yang membatasi pengarsipan nasional (pemerintah)

0,10 4 0,40 X Peraturan pemerintah yang menyebutkan keterbatasan pada pengarsipan negara (oleh pemerintah sendiri)

10 Perkembangan teknologi juga dapat langsung dimanfaatkan konsumen

0,10 4 0,40 X Konsumen dapat memanfaatkan kecanggihan teknologi sehingga tidak membutuhkan jasa pengarsipan

TOTAL 1 3,64

46

A.4.2. Review of Mission and Objectives

Faktor strategic yang perlu dilakukan pada jangka pendek Faktor strategic yang perlu dilakukan pada jangka pendek adalah optimalisasi dari investasi pembukaan beberapa kantor cabang baru sehingga bisa meningkatkan kinerja operasi perusahaan dari sisi asset turn over perusahaan. Hal tersebut bisa dilakukan dengan melakukan penetrasi pasar, promosi dan kinerja kemitraan jangka oanjang dengan perusahaan yang memiliki banyak kantor cabang.

Faktor strategic yang perlu dilakukan pada jangka menengah Faktor strategic yang perlu dilakukan pada jangka menengah yaitu : 1. Mempertahankan pangsa pasar sebagai market leader

Startegi mempertahankan pasar sebagai market leader perlu dilakukan mengingat pasar yang masih terbuka dengan pemain yang masih sedikit namun kemudahan untuk masuk ke psar sangat tinggi. Perusahaan dapat melakukansegmentasi produk-produknya dengan menentukan produk difokuskan sebagai “cash cow” yang akan menghasilkan pendapatan terbesar bagi perusahaan dan produk eksklusif yang menjadi perusahaan tetap sebagai market leader.

2. Inovasi sistem pengarsipan dengan selalu mengikuti perkembangan teknalogi Innovasi produk harus terus dilakukan untuk dapat terus memenuhi perkembangan kebutuhan klien seiring dengan perkembangan teknologi, dimana klien semankin mengutamakan kecepatan dan keakuratan data dengan cara yang memudahkan klien.

Faktor strategic yang perlu dilakukan pada jangka panjang Faktor strategic yang perlu dilakukan pada jang panjang, yaitu : 1. Menjaga kepentingan pemegang saham

Perlu adanya strategi untuk terus mempertahankan kepentingan pemegang saham agar tidak menarik kepemilikan saham perusahaan sehingga mempengaruhi ekuitas perusahaan.

2. Menjaga kinerja & nilai perusahaan Sebagai perusahaan yang sudah listing saham, maka perusahaan dituntut untuk terus menjaga kinerja dan nilai perusahaan agar tetap positif sehingga harga saham perusahaan tidak mengalami penurunan.

3. Perluasan segmen dan membuka peluang kerjasama dengan ANRI untuk mengatasi pembatasan pasar akibat regulasi.

47

Regulasi yang membatasi pasar perusahaan hanya pada perusahaan swasta masih memili peluang untuk ditembus, salah satu caranya adalah menjalin kerjasama dengan ANRI selaku perusahaan yang ditunjuk untuk mengelola arsip pemerintah. Kemitraan bisa dilakukan bukan sebagai competitor ANRI, tetapi pendukung atau subcontract bagi ANRI.

48

KOMPONEN B PERENCANAAN (FORMULASI) STRATEGI

B.1. Pemetaan Strategi Perusahaan

49

B.1.1. Corporate Strategy Strategi perusahaan pada akhirnya akan menentukan orientasi

perusahaan terhadap pertumbuhan perusahaan itu sendiri dan industri atau pasar yang akan dimasuki. Strategi perusahaan dapat menyediakan strategik platform atau kapabilitas organisasi untuk mengatasi bisnis di dalam lingkungan yang beragam dengan sekumpulan kemampuan strategis. Semua perusahaan mulai dari perusahaan terkecil yang hanya memproduksi satu jenis produk dalam satu industri saja sampai konglomerat yang memproduksi berbagai produk dalam berbagai industri pada satu waktu harus memperhatikan strategi terbaik apa yang harus di terapkan pada perusahaan tersebut. Berdasarkan analisa SWOT PT. Multifiling Mitra Indonesia melalui analisa lingkungan internal dan eksternal, PT. Multifiling Mitra Indonesia menghadapi beberapa hal penting sebagai berikut:

a. Peluang pasar dalam industri pengarsipan masih luas karena sedikitnya jumlah kompetitor dalam negeri

b. Pangsa pasar PT. Multifiling Mitra Indonesia masih terbatas terkait peraturan pemerintah RI

c. Keterbatasan aset gedung sebagai kunci sukses operasional yang masih dalam tahap pembangunan;

Saat ini PT. Multifiling Mitra Indonesia sudah melakukan Growth Strategy dengan penerapan Concentration dan Diversification. Strategi tersebut menciptakan kekuatan PT. Multifiling Mitra Indonesia dalam hal efisiensi dan kontinuitas distribusi usaha. Strategi Concentration yang dijalankan oleh PT MMI terkait dengan pengembangan secara horizontal dan network, hal ini bisa dilihat dari strategi perusahaan yang sedang membangun gudang-gudang penyimpanan arsip ditiap cabang perusahaan dan juga strategi network dengan cara melakukan pembukaan cabang di wilayah-wilayah baru secara geografis dengan tujuan untung mendatangkan "new costumer'. Sedangkan dari strategi diversification, PT MMI juga mengembangkan strategi capture synergie, strategi ini terlihat dari penambahan jumlah layanan pada jenis jasa pengarsipan yang menunjang dalam kemudahan konsumen dalam mengaarsipkan dokumennya. B.1.2 Business Strategy B.1.2.1. Review of The strategic Business (Unit)

Dalam strategic business, PT MMI menerapkan strategi competitive dan cooperative secara bersamaan. Strategi competitive yang dijalankan terkait dengan strategi exsternal perusahaan pada pesaingnya, sedangkan strategi cooperative berkaitan dengan strategi internal perusahaan dalam mempermudah proses oprasional perusahaan agar tercapai organisasi yang efektif dan efisien.

50

B.1.2.2. Review of The Porter’s Strategy

Michael Porter mengatakan bahwa secara umum strategi perusahaan dalam menghadapi persaingan dapat dibagi menjadi dua macam, yaitu Competitive Strategies atau Cooperative Strategies.

B.1.2.2.1. Competitive Strategy

Dalam menjalankan bisnis strateginya, PT MMI menerapkan strategi competitive dan cooperative secara bersamaan. Strategi commpetitive yang dijalankan dilihat dari cara pemasaran jasa perusahaan yang menekankan pada biaya bersaing yang fokus melayani konsumen-konsumen pada wilayah georafis tertentu. Strategi yang dijalankan juga bersifat Defensive, yakni strategi bertahan yang lebih sering mempertahankan pasar yang telah ada secara konsisten, hal ini karena PT MMI tergolong market leader dibidangnya.

Pada market location tactics, PT MMI menerapkan strategy Defensive tactic dimana perusahaan melakukan pengendalain yang sangat ketat dalam menjaga konsumen-konsumen potensial yang sudah ada, hal tersebut terlihat dalam usaha-usaha perusahaan dalam menerapkan sistem pelayanan paripurna yang terstandardisai (ISO Certificate). Strategi ini juga diaplikasikan karena PT MMI merupakan market leader dibidangnya sehingga harus memasang strategi-strategi antisipasi terhadap pesaing baik pesaing yang sudah ada maupun pesaing yang akan muncul.

B.1.2.2.2. Cooperative Strategy

PT MMI juga menjalankan strategi tipe cooperative, strategi ini merupakan strategi yang bertujuan meningkatkan kerjasama untuk meraih keunggulan bersaing dalam industri. Strategi kerjasama yang diterapkan adalah strategi bekerjasama dengan kemitraan licensing (pemberian ijin), yakni perusahaan pemilik merek (licensor) menawarkan sejumlah asset tidak nyata (merek) kepada perusahaan asing (license) dalam rangka memperoleh royalti. PT MMI saat ini telah memperoleh lisensi dari KODAK (Singapore) Pte sebagai satu-satunya Kodak Authorized Imaging Center di Indonesia. Dengan adanya lisensi ini, PT MMI dapat memberikan berbagai macam jasa digital imaging sebagai salah satu layanan jasa pengarsipan.

51

B. 1.3. Strategi Fungsional Bagan 2. Marketing Strategy

MARKETING STRATEGY

TARGETING

1. Target pasar dari segmen PT MMI

merupakan Spesialisasi Produk,

artinya perusahaan menghasilkan satu

bidang produk pengarsipan dengan

berbagai macam segmen (perusahaan

besar, menengah, maupun kecil).

M1 M2 M3

P1

P2

P3

SEGMENTING

1. Segmentasi PT MMI terfokus

pada pasar bisnis, yakni memiliki

konsumen yang merupakan

perusahaan-perusahaan yang

membutuhkan jasa pengarsipan

eksternal.

2. Segentasi pasar bisnis utamanya

terarah pada faktor demografis,

yang termasuk didalamnya ukuran

dan lokasi perusahaan yang

menjadi faktor dari kriteria

perusahan.

POSITIONING

1. Berdasarkan penempatan posisinya,

PT MMI merupakan market leader

di bidang jasa pengarsipan

perusahaan swasta dengan cakupan

nasional.

52

B.1.3.2. Financial Strategy Bagan 3. Finance Strategy

FUNGSI MANAJEMEN

OPERASI

INVESTASI

Pertumbuhan pasar yang signifikan pada

jasa pengarsipan mendorong PT MMI

untuk mengembangkan kapasitasnya,

oleh karenanya PT MMI melakukan

beberapa penambahan aset seperti :

1. Penambahan Gudang

Penyimpanan

2. Penambahan kendaraan

transportasi

3. Penambahan alat-alat

pengarsipan

4. Penambahan personel

perusahaan

PASAR MODAL

(PT MMI memasuki pasar

modal pada tahun 2010,

sehingga pasar modal menjadi

salah satu sumber pendanaan

perushaan)

KEBIJAKAN DEVIDEN

1. Kebijakan pembagian deviden yang ditentukan

ditentukan dalam Rapat Umum Pemegang Saham

(RUPS ), dan pada 2 tahun terakhir PT MMI

melakukan pembagian dividen pada tahun 2011 dan

2012 masing-masing sebesar Rp 1.136.371.500

dan Rp 11.034.097.119

OPERASI PERUSAHAAN

(Seperangkat Aset Nyata)

PENDANAAN

Pendanaan dilakukan dengan

beberapa cara, diantaranya :

1. Pendanaan dari laba

operasional perusahaan (Firm

Operation)

2. Pendanaan dari hutang jangka

panjang mapun jangka

pendek

3. Pendanaan dari pasar modal

4 3

2 1

II

53

Response

(Faster)

Memiliki keadala dan

kecepatan yang kredibel

dibuktikan dengan ISO

B.1.3.3. Operation Strategy Bagan 4. Operation Strategy

1.3.4. Strategy in HRM Bagan 6. HRM Strategy

Keputusan

Operasi

Pendekatan

CDR

Pendekatan Daya Saing

Competitive Advantage

Memiliki kualitas manajemen yang baik mulai

tahap awal hingga tahap penyimpanan arsip

Memiliki desain dan sistem yang inovatif sehingga

menjadi salah satu nilai tambah perusahaan

Lokasi dan layout perusahaan yang strategis menjadikan

perusahaan memiliki kecepatan dan keandalan yang

timggi dalam melayani konsumen perusahaan

Penjadwalan dan pemeliharaan yang baik menjadikan

PT MMI selalu memberikan pelayanan prima sehingga

menimbulkan image yang baik dan andal di mata

konsumen

Rantai pasok yang efektif dan efisien mendukung

dalam kecepaatan perusahaan

Cost Leadership

(Cheaper)

Tidak

Differentation

(Better)

Memiliki ragam lini

produk dan layana

purna jual yang baik

54

MANEJEMEN

SDM

Pengadaan Mengembangkan perencanaan SDM yang terperinci

meliputi proses identifikasi supply-demand pegawai dari

sisi jumlah maupun kompetensi, desain program-

program pendidikan dan pelatihan, melaksanaan

assessment, pengelolaan kinerja serta perencanaan

suksesi untuk menjamin ketersediaan pegawai secara

berkesinambungan

Pengembangan

1. Membuat Budaya Kerja Perusahaan yang selaras dengan

visi dan misi perusahaan PT MMI

2. Pengadaan Learning Center sebagai sarana untuk

melaksanakan pendidikan dan pelatihan bagi seluruh

pegawai.

3. Meningkatkan kualitas SDM yang profesional melalui

pendidikan dan pelatihan yang berkesinambungan, ikut

serta dalam project team, rotasi/mutasi secara regular

sehingga dapat meningkatkan attitude, skill, dan

knowledge dari setiap pegawai.

Pemeliharaan

1. Mengelola Data Kepegawaian Yang Terintregrasi,

sehingga data kepegawaian dapat tersedia secara cepat,

tepat dan akurat.

2. Menyusun kebijakan kompensasi dan remunerasi

3. Meningkatkan kesejahteraan pegawai

Job analisis & Job description

Pengujian Pegawai & Seleksi

Penyusunan Rencana Pembayaran

Wawancara Calon Pegawai

Analisa Jabatan

Pelatihan&Pengembangan Pegawai

Manajemen Kerja & Penilaian

Career path management e-learning

Insentif Keuangan & Kinerja

Pemberian Manfaat&Pelayanan

Keselamatan & Kesehatan Pegawai

Penetapan remunerasi yg atraktif & kompetitif

55

B.2. Penentuan Alternatif Strategi B.2.1 BCG Matrix

Gambar 5. BCG Matrix (Original) Dengan menggunakan data IFAS dan EFAS, dapat dipetakan posisi perusahaan pada matrix, sebagai berikut :

Interpretasi atas pemetaan : Dari matrix tersebut, posisi PT MMI berada dalam kategori Star dengan strategi pertumbuhan, bersama dengan pesaing lainnya PT Data Storage System, PT Mitra Data Sarana dan PT Lane Archieve Technology, dikarenakan memiliki pangsa pasar yang cukup tinggi meskipun growthnya rendah. Sehingga dapat disimpulkan bahwa PT MMI menghasilkan pendapatan yang besar karena pangsa pasar yang besar, tetapi memiliki beban yang cukup tinggi untuk mengejar laju pertumbuhan yang masih bisa ditingkatkan. Apabila laju pertumbuhan PT MMI tetap, maka akan berpindah kategori menjadi Cash Cow. Alternatif strategi yang diusulkan adalah growth strategy yang dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut: 1. Jangka pendek & menengah :

a. Pengembangan produk Pengembangan produk bisa dilakukan dengan penambahan jenis layanan maupun pengembangan teknologi sistem informasi yang digunakan. Jenis layanan yang bisa ditambahkan seperti software IT kearsipan yang dapat dikembangkan menjadi office automation dan diaplikasikan tersendiri oleh perusahaan. Adapun pengembangan teknologi sistem informasi disesuaikan dengan perkembangan teknologi terbaru, seperti untuk saat ini adalah penyimpanan data berbasis cloud.

56

b. Investasi

Investasi dapat dilakukan dengan pembukaan kantor cabang & gudang baru maupun penambahan luasan gudang yang ada, di kota-kota yang dinilai potensial perkembangan bisnisnya, seperti penambahan kantor cabang & gudang Jakarta Selatan, Jakarta Pusat, Bali, Palembang, dan sebagainya. Investasi juga dilakukan untuk mendukung pengembangan produk, seperti investasi peralatan maupun jaringan teknologi informasi.

2. Jangka panjang dengan Integrasi ke belakang (backward integration) : Box penyimpanan merupakan salah satu peralatan utama dalam kegiatan usaha PT MMI ini, maka salah satu strategi kebelakang adalah mengupayakan kepemilikan atau kendali yang lebih besar atas pemasok box penyimpanan. Kepemilikan dapat berupa akuisisi atau pendirian anak perusahaan pembuatan box, yang selain menyuplai PT MMI, bisa juga masuk dalam industri pengemasan (packaging).

B.2.2 GE Matrix

Gambar 6. GE Matrix Dengan menggunakan data IFAS dan EFAS, dapat dipetakan posisi perusahaan pada GE matrix, sebagai berikut :

Interpretasi atas pemetaan : Dalam matriks di atas, posisi PT MMI berada pada kuadran Va atau poisisi pertumbuhan, yang berarti posisi persaingan perusahaan cukup kuat dalam industry dengan daya tarik yang diatas rata-rata (pemain masih sedikit). Hal ini

57

disebabkan oleh faktor kekuatan internal perusahaan yang tinggi seperti kelengkapan layanan, kualitas produk & pelayanan serta dukungan teknologi informasi yang handal. Alternatif strategi yang diusulkan yaitu integrasi horizontal (horizontal integration) : Berdasarkan regulasi, pengelolaan dokumen di lembaga pemerintahan dilakukan oleh ANRI, sehingga dapat dikatakan hal ini menjadi hambatan PT MMI untuk masuk ke pasar lemabaga pemerintahan dan ANRI secara tidak langsung menjadi pesaing bagi PT MMI. Untuk mengatasi hal ini, PT MMI dapat bekerjasama dengan ANRI, sebagai pihak ketiga, untuk melayani pengelolaan dokumen di lembaga pemerintahan.

58

B.2.3 TOWS Matrix Gambar 7. TOWS Matrix

IFAS EFAS

KEKUATAN (S) 1. Pengelolaan financial yang

efektif (S1) 2. Jumlah competitor masih sedikit

(S2). 3. Inovasi Jasa pengarsipan (S3) 4. Market Knowledge (S4). 5. Memiliki sistem yang

termodernisasi (S5).

KELEMAHAN (W) 1. Keterbatasan Jaringan Kantor

(W1) 2. Segmen masih terbatas (W2) 3. Sistem manual pada jasa

pemusnahan arsip (W3) 4. Kuantitas dan Kuliatas Staff (W4) 5. Keterbatasan Gudang

Penyimpanan (W5) 6. Budaya Perusahaan (W6)

1. Peraturan pemerintah yang mengatur tentang pengarsipan perusahan (O1)

2. Kondisi ekonomi Indonesia yang sedang meningkat walau terkena imbas krisis global (O2)

3. Indonesia sebagai negara terpadat ke 4 di Dunia sehingga merupakan pasar yang menjanjikan (O3)

4. Teknologi yang berkembang dengan pesat mempermudah jasa pengarsipan elektronik (O4)

1. Konsentrasi Horizontal (S2, S3, S4, S5,O1, O2, O3, O4) Menambah kantor & gudang baru, di dalam maupun luar negeri.

2. Financial Strategy (Capital Structure) (S1, O2) Menentukan komposisi struktur modal yang paling tepat antara debt & equity untuk mengoptimalkan value of the firm.

1. Diferentiation Focus (W1, W2, W3,W5, O3, O4) ‐ Mengembangkan

keunikan produk, terutama IT Based untuk melayani sejumlah konsumen tertentu (UKM)

‐ Mengembangkan teknologi untuk pemusnahan arsip untuk meningkatkan response

2. Competency Based HRM

(W4, O1, O3) Menerapkan MSDM BK untuk mendrong peningkatan kualitas karyawan

3. Penyusunan & internalisasi budaya perusahaaan (W6, O1,O3,O4)

1. Peraturan pengarsipan yang membatasi pengarsipan nasional (pemerintah) (T1)

2. Adanya krisis ekonomi global (T2)

3. Banyaknya kompetitor yang berdatangan baik dari dalam dan luar negeri (T3)

4. Perkembangan teknologi juga dapat langsung dimanfaatkan konsumen (T4)

1. Kemitraan strategis (S3, S4, S5, T1, T3) Menjalin kemitraan dengan ANRI untuk menggarap segmen Lembaga/Instansi Pemerintahan (Contract Manufacturing)

2. Diversifikasi Konsentris (S1, S2, S4, T2, T3, T4) Diversifikasi produk utama ke industry IT & packging.

3. Marketing Strategy

(S2, S4, S5, T3, T4) ‐ Segmen berdasar demografis

(pasar bisnis) ‐ Targeting dengan spesialisasi

produk ‐ Positioning keunggulan mutu

& atribut (market leader)

1. Captive Company (Preffered Provider) (W1, W2, W3, T1, T2, T3, T4) Menetapkan diri proiver utama pengelolaan kearsipan pada konsumen yang potensial, seperti perbankan (mulai dari pusat hingga cabang di setiap daerah)

59

B.3. Alternatif Strategi – Pro and Contra Tabel 25. Tabel Penerapan Alternatif Strategi Pro dan Kontra

No Strategi Pro Kontra

S-O Strategy 1 Konsentrasi

Horizontal

a. Untuk menjaring pasar dan meningkatkan sales

b. Menghambat ekspansi kompetitor

a. Membutuhkan kekuatan pemodalan untuk investasi.

b. Belum didukung dengan SDM yang berkualitas.

2 Capital Structure

a. Menjaga agar nilai perusahaan optimal di pasar modal.

b. Menjaga keberlangusng kemampuan operasi perusahaan

Peningkatan resiko perusahaan

W-O Strategy 1 Diferentiation

Focus

a. Meningkatkan daya saing perusahaan

b. Memberikan nilai tambah bagi konsumen

c. Mendukung pertumbuhan perusahaan

a. Membutuhkan biaya yang besar. b. Dibutuhkan investasi untuk market

research dan Product Development

2 Competency Based HRM

a. Peningkatan kualitas karyawan untuk meningkatkan mutu pelayanan

b. Menjaga tingkat kepuasan & engagement karyawan

a. Tahapan implementasi yang panjang b. Terlalu komplek untuk pengelolaan

SDM di perusahaan

3 Penyusunan & internalisasi budaya perusahaan

a. Keseragaman nilai & cara bersikap karyawan perusahaan

b. Mendukung perusahaan untuk mencapai visi, misi dan tujuannya

a. Membutuhkan investasi biaya & waktu

b. Budaya atau cara kerja yang ada saat ini dinilai sudah cukup baik

S-T Strategy 1 Kemitraan

Strategis

a. Kesempatan untuk memasuki pasar yang potensial, namun dibatasi oleh peraturan

b. Menambah jaringan c. Peningkatan sales & pendapatan

a. Bargaining position yang lemah terhadap ANRI

b. Diperlukan penyesuaian sistem terhadap sistem yang berjalan di ANRI, yang berkaibat juga pada kebutuhan biaya & investasi

2 Diversifikasi Konsentris

a. Ekspansi bisnis perusahaan b. Mendukung core bisnis

perusahaan (backward integration)

a. Kesiapan fungsional perusahaan (keuangan, marketing, HR & Operasi)

b. Industri IT & packaging yang sudah mulai jenuh

3 STP Mempertahankan posisi perusahaan sebagai market leader

Membatasi pasar

W-T Strategy 1 Captive Company

(Preffered Provider)

a. Bisa dipastikan konsumen sudah tersedia

b. Hanya membutuhkan sistem standard untuk diterapkan dibanyak tempat (tingkat modifikasi rendah)

Dibutuhkan dukungan dana, infrastruktur & SDM untuk menjangkau banyak daerah sesuai kebutuhan konsumen

Alternatif Strategi BCG Growth Strategy

a. Meningkatkan daya tarik perusahaan di mata konsumen

b. Menghindari posisi perusahaan menjadi cash cow

a. Dukungan Teknologi Informasi yang kuat

b. Dibutuhkan R & D dan market research untuk mengetahui kebutuhan konsumen

Alternatif Strategi GE integrasi horizontal

a. Mempercepat pencapaian visi perusahaan untuk penguasaan pasar nasional kemudian ekpansi internacional

b. Meningkatkan pertumbuhan perusahaan

c. Penguasaan pasar yang selama ini tertutup

a. Dibutuhkan pendekatan dan sosialisasi terhadap ANRI

b. Kesiapan sistem & infrastruktur untuk bisa memenuhi kebutuhan ANRI yang melayani seluruh lembaga pemerintahan di Indoensia

60

B.4. Ranking Strategi Terpilih Tabel 26. Tabel Ranking Rekomendasi Strategi Terpilih

Final Ranking

Selected Strategy Alasan Kode Strategy

1 Konsentrasi Horizontal

Penambahan kantor & gudang baru, baik di kota yang sudah ada cabang maupun yang sama sekali baru, akan membantu meningkatkan pertumbuhan perusahaan dan melakukan penetrasi pasar.

S-1

2 Kemitraan Strategis

Kemitraan strategis dengan ANRI akan membuka kesempatan untuk masuk pasar lembaga/instansi pemerintahan di seluruh Indonesia yang selama ini dibatasi oleh regulasi.

S-2

3 Captive Company Menetapkan diri menjadi provider utama suatu instansi potensial yang memiliki coverage/jaringan di seluruh Indonesia, dapat dikatakan bahwa perusahaan telah memiliki konsumen dan pendapatan yang tetap, selain itu juga mendorong perusahaan untuk memperluas jaringan ke daerah yang dibutuhkan konsumen.

S-3

3 Diferensiasi Meningkatkan fitur dan jenis layanan produk dapat memberikan alternatif bagi konsumen dan memperluas segmen pasar perusahaan

S-4

5 Diversifikasi konsentris

Dengan melakukan komersialisasi produk IT kearsipan tersendiri dan akuisisi industry packaging, dapat mempertahankan posisi persaingan perusahaan sebagai market leader dan mengefisiensikan supply logistik perusahaan dalam menjalankan kegiatan inti perusahaan.

S-5

61

B.5. Integrasi Strategi pada Keuangan Tabel 27. Analisis Situasional Perusahaan (Integritas Strategi pada Keuangan) Ratio / Tahun Realisasi Forecast Target Operational Strategy Strategic Planning

(selected strategy) 2012 2013 (program)

LIQUIDITY RATIO

Current Ratio 668.51% 735.36% naik Menambah kantor cabang & gudang baru

Konsentrasi horizontal

Quick Acid Ratio

662.56% 728.82% naik

Cash Ratio 508.99% 559.88% naik

Cash Turn Over Ratio

1.89 x 2.08 x naik Meingkatkan pemasaran dengan taktik first mover (meningkatkan fitur layanan & pengembangan produk pendukung)

Diversifikasi Konsentris, Diferensiasi

Inventory to Net Working Capital

1.05% 1.15% naik

LEVERAGE RATIO

Debt to Asset Ratio

14.71% 16.18% turun Menaikkan dana Pemegang Saham

Konsentrasi horizontal, Captive Company Debt to

Equity Ratio 17.25% 18.97% turun

Long-term debt to Equity Ratio

11.13% 12.24% turun

Times Interested Earned

697.29% 767.02% naik

Fixed Charge Coverage

123.69% 136.06% naik

ACTIVITY RATIO

Receivable Turn Over

6.38 x 7.02 x naik Meningkatkan volume layanan produk

Konsentrasi horizontal, captive company, kemitraan strategis

Inventory Turn Over

66.14 hari 72.75hari turun - captive company, kemitraan strategis

Working Capital Turn Over

1.28 x 1.41 x naik Meningkatkan volume layanan produk untuk mendapatkan sales yang lebih banyak

Konsentrasi horizontal, captive company, kemitraan strategis

Fix Assets Turn Over

0.61 x 0.67 x naik Pembangunan / Investasi Kantor & Gudang Baru

Konsentrasi Horizontal

Total Assets Turn Over

0.38 x 0.42 x naik Meningkatkan volume penjualan dengan menambah kantor cabang

Konsentrasi Horizontal

PROFITABILITY RATIO

Gross Profit Margin

24.42% 26.86% naik Mempertahankan & meningkatkan pendapatan

Konsentrasi Horizontal, diferensiasi, diversifikasi konsentris

Return on Investment

7.49% 8.24% naik

Return on Equity

8.78% 9.66% naik

62

Earning per Share

160.00% 176.00% naik

Net Profit Margin

19.68% 21.64% naik

BOOK TO MARKET RATIO

Price Earning Ratio

123.44 135.78 naik Konsentrasi horizontal, captive company

Market Book Ratio

1.98 2.18 naik

Economy Value Added

(1,797,126,229)

(1,976,838,852) naik

Market Value Added

3,536,130,000

3,889,743,000 naik

62

KOMPONEN C IMPLEMENTASI STRATEGI

C.1. Organisasi Pelaksana Program C.1.1. Organisation Chart

C.1.2. Job Description Tugas & Tanggungjawab Umum Board of Director 1. Mengurus perusahaan untuk kepentingan perusahaan sesuai dengan

maksud dan tujuan perusahaan. 2. Mematuhi Anggaran Dasar Perusahaan dan peraturan perundang-

undangan yang berlaku. 3. Menyiapkan rancangan rencana jangka panjang, rencana kerja dan

anggaran perusahaan dan menyampaikannya kepada RUPS untuk disahkan.

4. Menyampaikan laporan tahunan kepada RUPS. 5. Menyelenggarakan RUPS tahunan 6. Mewakili perusahaan di dalam dan di luar pengadilan. 7. Menandatangani pakta benturan kepentingan. 8. Bertanggungjawab terhadap pencapaian kinerja perusahaan dari waktu

ke waktu. 9. Wajib menerapkan prinsip-prinsip Good Corporate Governance secara

konsisten dan menjadikan sebagai landasan operasional perusahaan.

63

10. Menjaga informasi perusahaan yang bersifat rahasia, antara lain meliputi

data keuangan, kontrak, SDM, teknis, penjualan, dan data lainnya yang berkaitan dengan proses dan kegiatan perusahaan dan tidak menggunakannya untuk kepentingan pribadi atau golongan.

11. Menyelenggarakan dan menandatangani kontrak-kontrak pengadaan barang dan jasa dengan pihak ketiga sesuai dengan pedoman pengadaan yang berlaku di perusahaan.

12. Melakukan tugas-tugas lain yang ditetapkan dan diputuskan dalam rapat Direksi

Tugas & Tanggungjawab Presiden Direktur 1. Memimpin dan mengkoordinasikan seluruh Direksi dalam pelaksanaan

bisnis perusahaan. 2. Melakukan pengawasan atas kegiatan perusahaan. 3. Bersama anggota Direksi lain, merumuskan dan melakukan hal-hal yang

diatur dalam Anggaran Dasar. 4. Melakukan monitoring dan memastikan pelaksanaan peraturan

perusahaan dan kebijakan. 5. Menyelenggarakan dan menandatangani kontrak-kontrak penjualan

barang dan jasa kepada pihak ketiga sesuai dengan ketentuan / format yang telah ditetapkan dan atau konsultasi dengan fungsi legal.

6. Bertindak sebagai perwakilan perusahaan dalam hubungannya dengan pihak ekstern.

7. Membawahi fungsi SPI, Perencanaan Strategis & Pengembangan Perusahaan dan Sekreatrsi Perusahaan.

8. Merencanakan dan merumuskan kebijakan strategis yang menyangkut pengembangan perusahaan.

9. Membangun sinergi dan melakukan pengembangan usaha agar tercapai hasil bisnis yang optimal dari pelaksanaan seluruh usaha perusahaan dan perusahaan menjadi lebih besar dan lebih baik.

Tugas & Tanggungjawab Direktur Commerce 1. Mengkoordinir perumusan rencana kerja dan anggaran perusahaan dan

strategi jangka panjang dengan bekerja sama dengan Direksi lainnya. 2. Merencanakan, melaksanakan, mengendalikan, dan mengawasi kebijakan

menyangkut operasional divisi. 3. Memonitoring dan mengarahkan proses-proses di seluruh satuan kerja di

dalam Direktorat Commerce. 4. Mengikuti perkembangan dunia usaha yang dapat atau mungkin dimasuki

oleh perusahaan khususnya pasar-pasar baru, produk-produk baru dan kombinasi pasar baru-produk baru

64

5. Melakukan riset dan pengembangan produk layanan perusahaan. 6. Mengesahkan dan menguasai dokumen perusahaan yang berkenaan

dengan kontrak-kontrak perusahaan dengan pihak ketiga yang berhubungan dengan bidang komersial.

7. Menyelenggarakan dan menandatangani kontrak-kontrak pembelian barang dan jasa kepada pihak ketiga sesuai dengan ketentuan/format yang telah ditetapkan dan atau konsultasi dengan fungsi legal

8. Memberikan masukan kepada Presiden Direktur dalam memutuskan hal-hal yang berkaitan dengan bidang komersial.

Tugas & Tanggungjawab Direktur Keuangan 1. Meninjau dan mengajukan usulan RKAP dari seluruh satuan kerja di

dalam Direktorat Keuangan. 2. Merencanakan, melaksanakan, mengendalikan, dan mengawasi kebijakan

operasional di bidang keuangan & akutansi. 3. Mengontrol pendapatan dan pengeluaran, hutang dan piutang, likuiditas

dan pajak. 4. Memberlakukan langkah-langkah yang dapat mengurangi dan

menanggulangi berbagai jenis risiko finansial yang dapat dihadapi oleh perusahaan dengan berkoordinasi dengan Direksi lainnya.

5. Memastikan ketersediaan dana operasional yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk kegiatan operasional sehari-hari dengan melakukan koordinasi erat dengan para pimpinan unit usaha.

6. Memastikan konsolidasi keuangan yang akurat dan tepat waktu untuk keperluan pelaporan kepada Direksi dan Dewan Komisaris Perusahaan.

7. Mengesahkan dan menguasai dokumen perusahaan yang berkenaan dengan kontrak-kontrak perusahaan dengan pihak ketiga yang berhubungan dengan keuangan.

8. Menyelenggarakan dan menandatangani kontrak-kontrak pembelian barang dan jasa kepada pihak ketiga sesuai dengan ketentuan/format yang telah ditetapkan dan atau konsultasi dengan fungsi legal

9. Memberikan masukan kepada Presiden Direktur dalam memutuskan hal-hal yang berkaitan dengan bidang keuangan.

Tugas & Tanggungjawab Direktur SDM & Umum 1. Meninjau dan mengajukan usulan RKAP dari seluruh satuan kerja di dalam

Direktorat Sumber Daya Manusia & Umum. 2. Merencanakan, melaksanakan, mengendalikan, dan mengawasi kebijakan

operasional di bidang: a. Pengelolaan Aset & Infrastruktur b. Pengelolaan sumber daya manusia dan organisasi c. Pengelolaan General Affair

65

3. Mengesahkan dan menguasai dokumen perusahaan yang berkenaan dengan kontrak-kontrak perusahaan dengan pihak ketiga yang berhubungan dengan sistem informasi, infrastruktur, aset dan sumber daya manusia (SDM)

4. Memastikan agar seluruh satuan kerja dalam perusahaan mematuhi peraturan perusahaan terkait infrastruktur, GA & SDM yang berlaku untuk masing-masing fungsi sesuai dengan rencana yang telah disetujui (business unit oversight).

5. Menyusun strategi dan kebijakan pengelolaan SDM di perusahaan berdasarkan strategi jangka panjang dan jangka pendek yang telah ditetapkan sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku agar diperoleh SDM dengan kinerja, kapabilitas dan kompetensi yang sesuai dengan yang diinginkan perusahaan.

6. Mengkoordinasikan dan mengontrol pelaksanaan fungsi SDM & GA (termasuk anggaran) di seluruh perusahaan untuk memastikan semuanya sesuai dengan strategi, kebijakan, sistem dan rencana kerja yang telah disusun.

7. Mengelola dan mengontrol aktivitas sistem informasi, infrastruktur, GA dan sistem SDM untuk memastikan tersedianya dukungan yang optimal bagi kelancaran operasional perusahaan.

8. Menyusun strategi dan kebijakan pengelolaan CSR untuk memastikan semuanya sesuai dengan strategi, kebijakan, ketentuan yang berlaku dan rencana kerja yang telah disusun.

9. Memberikan masukan kepada Presiden Direktur dalam memutuskan hal-hal yang berkaitan dengan bidang SDM & Umum dan CSR.

10. Bertindak sebagai Wakil Manajemen Mutu dalam Sistem Manajemen Mutu & K3L.

66

C.2. Penjadwalan Pelaksanaan Program Tabel 28. Strategi -1 : Growth/Expansion Strategy

Kode Program

Program PIC/DIC Bulan

Budget (Rp) Keterangan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

P1.1 Konsentrasi Horizontal DSPP, DITI, SDDM, Commerce

1,475,000,000

P1.2 Diversifikasi Konsentris DSPP, DITI, DSDM, DGA, DK,

Commerce

3,525,000,000 berlangsung hingga tahun berikutnya maks.3 tahun

Optimal Success Parameter (OSP) Marketing : Bertambahnya jumlah konsumen baru sebanyak 50 konsumen dari 5 cabang baru Peningkatan market share sebesar 5%, tingkat kepuasan pelanggan 80% Penetrasi Pasar Baru Finance : Meningkatnya revenue sebesar 10% HRM : Rekruitment tenaga operasi terseleksi mencapai rasio produktivitas (penambahan biaya karyawan dibanding penambahan laba operasi) mencapai 70% Peningkatan kompetensi & rekomposisi karyawan. Penurunan turn over karyawan Operation : Pick up & Retrieve time menjadi maksimal 2 jam Pengelolaan sistem operasi baru

Distinctive Competency ‐ Financial

Startegi pengelolaan financial yang efektif (financial leverage dan kinerja investasi mengalami peningkatan)

‐ Technological 1. Information System Disaster and recovery plan 2. Powerful recognition engines and verification technology 3. Data Center 4. Alliance with Kodak Authorized Imaging Center

‐ Innovation & creativity 1. Easy and Speedy Retrieval 2. Total Solution in Information & Archive Management

Electronic Document Management

Record Management Services

Valuable Document Management

EDC Slip Management

Facility Management & Data Center Outsourcing ‐ Product development process

1. Penjaminan mutu bersertifikat ISO 9001 : 2000 2. Pengelolaan berdasarkan International Council on Archives, International

Information Management Congress, Associaton for Information and Image Management

67

Tabel 29. Strategi -2 : Kemitraan Strategis

Kode Program

Program PIC/DIC Bulan

Budget (Rp) Keterangan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

P2.1 Consortium atau Contract Manufacturing dengan ANRI

Commerce, DITI, DSDM, DPSPP

1,300,000,000 Waktu yang dibutuhkan untuk penyelesaian maks. 2 tahun

Optimal Success Parameter (OSP) Marketing : Bertambahnya jumlah konsumen dan market share secara signifikan Finance : Meningkatnya revenue secara signifikan HRM : Peningkatan rasio produktivitas karyawan Operation : Desain sistem yang baru

Distinctive Competency ‐ Technological

1. Information System Disaster and recovery plan 2. Powerful recognition engines and verification technology 3. Data Center 4. Alliance with Kodak Authorized Imaging Center

‐ Human resources 1. SDM yang berkualitas melalui employee development & talent

management 2. SDM yang bersertifikat di bidang kearsipan dan sistem infromasi

‐ Reputation 1. Market leader 2. Berkomitmen untuk pelayanan safe storage, keeping the confidentially,

easy, speedy and accurate retrieval ‐ Adaptability to consumer

Menyedian range product yang beragam dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan konsumen, mulai dari document sorting/re-arranging, penyimpanan, pengelolaan, sharing dan konversi digital

68

Tabel 30. Strategi -3 : Captive Company Kode

Program Program PIC/DIC Bulan Budget (Rp) Keterangan

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

P3.1 Provider utama jasa kearsipan (preferred company)

Commerce, DITI, DSDM, DPSPP, DK

1,985,000,000

Optimal Success Parameter (OSP) Marketing : Adanya konsumen tetap Finance : Peningkatan revenue sebesar 8% HRM : Peningkatan rasio produktivitas karyawan 80% Operation : Optimalisasi sistem yang sudah berjalan dengan adanya penambahan load yang ditangani.

Distinctive Competency ‐ Physical

1. Kantor cabang dan pergudangan tersebar hampir di seluruh kota bisnis di Indonesia

2. Di setiap kantor cabang dilengkapi dengan fasilitas pengelolaan dokumen

‐ Technological 1. Information System Disaster and recovery plan 2. Powerful recognition engines and verification technology 3. Data Center 4. Alliance with Kodak Authorized Imaging Center

‐ Organizational 1. Evaluasi kegiatan organisasi, selain oleh KAP juga oleh auditor eksternal

quality management 2. Implementasi strategi untuk mencapai visi perusahaan menjadi

perusahaan berskala international ‐ Human resources

1. SDM yang berkualitas melalui employee development & talent management

2. SDM dengan sertifikasi di bidang kearsipan dan sistem informasi ‐ Reputation

1. Market leader 2. Berkomitmen untuk pelayanan safe storage, keeping the confidentially,

easy, speedy and accurate retrieval ‐ Adaptability to consumer

Menyedian range product yang beragam dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan konsumen, mulai dari document sorting/re-arranging, penyimpanan, pengelolaan, sharing dan konversi digital

69

Tabel 31. Strategi-4 : Diferensiasi

Kode Program

Program PIC/DIC Bulan

Budget (Rp) Keterangan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

P4.1 Diferensiasi jasa kearsipan

Commerce, DPSPP, DITI, DSDM

1,055,000,000

Optimal Success Parameter (OSP) Marketing : Peningkatan konsumen baru sebanyak 10 konsumen tingkat kepuasan pelanggan 65% Finance : Peningkatan revenue sebesar 2% HRM : Peningkatan rasio produktivitas karyawan 60% Operation : Efisiensi pengelolaan dan penanganan produk baru, meningkatkan layanan purna jual

Distinctive Competency ‐ Financial

Startegi pengelolaan financial yang efektif (financial leverage dan kinerja investasi mengalami peningkatan)

‐ Technological 1. Information System Disaster and recovery plan 2. Powerful recognition engines and verification technology 3. Data Center 4. Alliance with Kodak Authorized Imaging Center

‐ Innovation & creativity 1. Easy and Speedy Retrieval 2. Total Solution in Information & Archive Management

Electronic Document Management

Record Management Services

Valuable Document Management

EDC Slip Management

Facility Management & Data Center Outsourcing ‐ Product development process

1. Penjaminan mutu bersertifikat ISO 9001 : 2000 2. Pengelolaan berdasarkan International Council on Archives,

International Information Management Congress, Associaton for Information and Image Management

70

Tabel 32. Total Anggaran yang diusulkan

No. Strategi Program Kode Program Budget (Rp)

1 Growth/Expansion Strategy

Konsentrasi Horizontal P1.1 1,475,000,000 Diversifikasi Konsentris P1.2 3,525,000,000

2 Kemitraan Strategis Consortium atau Contract Manufacturing dengan ANRI

P2.1 1,300,000,000

3 Captive Company Provider utama jasa kearsipan (preferred company)

P3.1 1,985,000,000

4 Diferensiasi Deferensiasi jasa kearsipan P4.1 1,055,000,000 TOTAL 9,340,000,000

Tabel 33. Total Anggaran yang diusulkan

No. Strategi Program Kode Program Budget (Rp)

1 Konsentrasi Horizontal dengan Menambah Kantor Cabang & Gudang Baru

Melakukan analisis studi kelayakan bisnis

Kegiatan 1.1.1 50.000.000

Penetapan lokasi kantor Kegiatan 1.1.2 250.000.000 Melakukan pembangunan atau renovasi kantor & gudang

Kegiatan 1.1.3 1.000.000.000

Pemenuhan SDM untuk cabang baru Kegiatan 1.1.4 100.000.000 Peresmian cabang baru Kegiatan 1.1.5 75.000.000

2 Pengembangan & komersialisasi sistem IT dan packaging

Melakukan studi kelayakan bisnis, termasuk hubungannya dengan mendukung kegiatan intiperusahaan

Kegiatan 1.2.1 300.000.000

Pembentukan manajemen & struktur organisasi

Kegiatan 1.2.2 25.000.000

Perijinan Kegiatan 1.2.3 300.000.000 Persiapan pendanaan Kegiatan 1.2.4 250.000.000 Pengadaan asset fisik operasional Kegiatan 1.2.5 1.000.000.000 Pengadaan SDM Kegiatan 1.2.6 200.000.000 Penyusunan sistem & standarisasi Kegiatan 1.2.7 350.000.000 Project Trial Kegiatan 1.2.8 350.000.000 Mass Production Kegiatan 1.2.9 750.000.000

3 Consorsium atau Contract manufacturing dengan ANRI

Melakukan sosialisasi dan pendekatan kepada Pihak ANRI

Kegiatan 2.1.1 250.000.000

Melakukan analisis studi kelayakan bisnis atas project yang ditawarkan oleh ANRI

Kegiatan 2.1.2 75.000.000

Mempersiapkan sistem, SDM dan infrastruktur sesuai ketentuan ANRI

Kegiatan 2.1.3 750.000.000

Melakukan user acceptance test Kegiatan 2.1.4 75.000.000 Melakukan integrasi sistem Kegiatan 2.1.5 150.000.000

4 Provider utama jasa kearsipan (preferred company)

Melakukan sosialisasi dan pendekatan kepada konsumen potensial

Kegiatan 3.1.1 150.000.000

Melakukan analisis studi kelayakan bisnis

Kegiatan 3.1.2 60.000.000

Mempersiapkan sistem, SDM dan infrastruktur sesuai kebutuhan konsumen

Kegiatan 3.1.3 1.500.000.000

Melakukan user acceptance test Kegiatan 3.1.4 200.000.000 Melakukan integrasi sistem Kegiatan 3.1.5 75.000.000

5 Diferensiasi Jasa Kerasipan

Market Intelelijen & Reserach Kegiatan 4.1.1 100.000.000 Analisis kelayakan produk Kegiatan 4.1.2 50.000.000 Riset & Pengembangan Kegiatan 4.1.3 500.000.000 Pilot project product Kegiatan 4.1.4 250.000.000 Mempersiapkan SDM & infrastruktur Kegiatan 4.1.5 100.000.000 Go live product baru & promosi Kegiatan 4.1.6 55.000.000

TOTAL 9,340,000,000

71

KOMPONEN D EVALUASI DAN PENGENDALIAN STRATEGI

D.1. Pengukuran Kuantiatif D.1.1 Marketing Performance

Indikator keberhasilan marketing dilihat dari pertumbuhan penjualan terkait jumlah konsumen PT MMI lama maupun yang baru bertambah, baik perusahaan skala kecil maupun perusahaan skala besar. Selain itu yang termasuk dalam indikator pemasaran PT MMI adalah survey kepuasan konsumen.

D.1.2 HRM Performance Indikator di bidang Human Resources adalah pemenuhan pegawai (berpengalaman dan fresh graduated) untuk mendukung pertumbuhan bisnis melalui pembukaan kantor cabang baru, selain itu indikator HRM juga terlihat pada rasio produktivitas yang menunjukkan sejauh apa optimalisasi kinerja HRM yang ada.

D.1.3 Operation Management Performance Indikator di Bidang Operation management diantara adalah, pick up & retrieve time yang lebih cepat, desain sistem baru, adanya optimalisasi sistem, dan juga peningkatan kualitas pelayanan purna jual

D.1.4 Financial Management Performance Indikator di bidang Keuangan yaitu bagaimana perusahaan dapat mencapai target revenue sebesar 22% dari penerapan keseluruhan strategi yang direncanakan.

D.2. Pengkuran Kualitatif D.2.1 Survey Kepuasan Pelanggan

PT MMI senantiasa melakukan pengukuran mengenai kepuasan pelanggan melalui program penilaian pelayanan setiap 6 bulan sekali pada konsumen-konsumen yang telah menggunakan jasa pengarsipan perusahaan. Tujuannya agar perusahaan dapat mengetahui nilai perusahaan yang dilihat dari sudut pandang eksternal.

D.2.1 Survey Kepuasan Karyawan PT MMI juga melakukan survey terhadap karyawan internal, tujuannya selain sebagai faktor masukan internal juga agar mengetahui bagaimana pendapat karyawan terhapap perusahaan dan juga agar karyawan lebih terbuka pada sistem yang dijalankan bila dirasa ada kekurangan.

72

D.2 Balance Score Card Gambar 8. Strategy Map PT MMI

73

Tabel 34. Internal Business Process Prospective

Perspective Area

Objectives Measurement Targets Initiatives

Keuangan

Total Revenue 30%

Total revenue Meningkat 22%

Horizontal Growth Strategy, Contract Manufacturing, Captive company Strategy, Differentiation service strategy

Pelanggan

Tingkat kepuasan pelanggan 100%

Kepuasan pelanggan

Tingkat kepuasan pelanggan mencapai 80%

Differentiation service strategy

Bertambah 100 Konsumen Baru

Market shared Konsumen baru sebanyak 50 perusahaan

Preferred company (provider utama jasa pengarsipan)

Proses Bisnis Internal

Menambah jumlah cabang dan unit baru sebanyak 10 lokasi

Tingkat kebutuhan fasilitas

Berjalannya 5 cabang baru di 2013

Horizontal Strategy

Waktu Pelayanan maksimal 1,5 Jam

Waktu Pick Up dan Retrieve arsip

Waktu menjadi maksimal 2 jam

Differentiation service strategy (Peningkatan Layanan Servis)

Mendapatkan pasar pemerintah 10 %

Penetrasi pasar instansi pemerintahan

Dapat pasar pemerintahan minimal 5%

Preferred company (provider utama jasa pengarsipan)

Pembelajaran dan Pertumbuhan

Produktivitas Hingga 80%

Angka Produktivitas Karyawan

Produktivitas karyawan meningkat 70 %

Preferred company (provider utama jasa pengarsipan)

Jumlah Jam Pelatihan Diklat hingga 100 Jam

Jumlah Jam Pelatihan / Orang dalam satu tahun

60 Jam Consortium atau Contract Manufacturing (Meningkatkan karyawan kompeten yang mendukung program)

Rekrutmen Pegawai mencapai 100 orang

Pemenuhan Pegawai yang Berpengalaman (diatas 1 Tahun )

Penambahan 50 Karyawan baru di 5 lokasi

Growth Strategy (Penambahan jumlah karyawan untuk mendukung pertumbuhan perusahaan)