BAB IIPENGAMATAN LAPANGAN

Data-Data Real PerusahaanSistem Pengendalian Perputaran Persediaan Barang yang Belaku Pada Toko Buku Gunung AgungDidalam sistem pengendalian persediaan barang di gudang, pada bagian pembelian di Toko Buku Gunung Agung berperansangatbesardidalam pengaturan perputaran persediaan. Toko Buku Gunung Agung tidak mempunyai karyawan khusus di bagian gudang. Sistem pengendalian perputaran persediaan barang yang berlaku di Toko Buku Gunung adalah sebagai berikut :A. Pemesanan Barang Pada PemasokMemasukkan data kedalam komputer oleh bagian pembelian. Dasarpermintaan barang bersumber dari:a. Purchases Order (PO) Bagian pembelian akan menghubungi supplier yang cocok untuk memesan barang sesuai kebutuhan serta event yang sedang berlangsung. Dalam hal ini, contohnya seperti tahun ajaran baru bagi pelajar Toko Buku Gunung Agung lebih banyak memesan barang yang dibutuhkan. Namun sebelumnya, bagian pembelian memeriksa barang yang ada dirak tersebut dengan Daftar Persediaan di gudang. Apabila terjadi kekurangan jumlah atau tidak adanya barang sesuai pesanan, barang sisa dari kekurangan tersebut tetap harus di antar oleh supplier tetapi pada waktu pemesanan selanjutnya.b. Purchase Requisition (PR) Purhases Requisition dilakukan untuk menyediakan permintaan barang yang telah dibuat, lalu dikirim berurutan kepada bagian pembelian dan store manager untuk mendapat persetujuan. Berdasarkan Purchase Requisition (PR) yang telah diterima, bagian pembelian membuatkan Purchase Order (PO) untuk pemesanan barang yang dibutuhkan kepada supplier lalu dikirim kepada kantor pusat untuk pendataan pembelian tersebut.

B. Penerimaan Barang1. Menerima dan memeriksa surat jalan dari pengirim barang dengan menyatakan jenis dan jumlah barang yang dikirim.2. Meneliti jenis, jumlah, dan kualitas barang yang dikirim apakah sesuai dengan yang tercantum dalam surat jalan dan kondisi baik.3. Apabila barang yang diterima jumlahnya kurang, maka barang akan tetap diterima dan jumlah barang yang telah diterima tersebut dicatat pada faktur.Apabila barang yang dikirim rusak, atau tidak sesuai dengan pesanan, maka harus ditolak. 4. Memberi cap pada surat jalan sebagai tandabarang telah diterima dengan baik.5. Dibuatkan laporan penerimaan barang yang berisi semua barang yang diterima pada hari tersebut dilengkapi dengan harga jumlah dan barang ke komputer yang tersedia di bagian pembelian yang setiap minggunya dibukukan lalu dikirim ke kantor pusat bagian accounting.6. Laporan penerimaan serta Faktur yang diterima disimpan bagian pembelian pada masing-masing file agar memudahkan pencarian jika pemasok (supplier) menukar faktur.

C. Pengaturan dan Penyimpanan Barang1. Memasukan barang pada tempatnya dan diatur peletakannya agar arus barang bisalancarpada saatpenempatandan pengambilannya,dantidakmudah terbakar, rusak atau tercuri.2. Pembagian tempat barang berdasarkan pada jenisnya. Jenis buku ditempatkan sesuai dengan kategorinya seperti majalah, komik, novel, kamus, ensiklopedi, dll. Jenis alat tulis ditempatkan sesuai dengan kategorinya seperti alat kantor, dll.3. Persediaan barang langsung di letakkan pada rak yang sudah tersedia. Jadi tidak ada persediaan di dalam gudang. Jangka waktu pemajangan buku antara 3 sampai 6 bulan.

D. Pelayanan Permintaan Barang1. Menerima permintaan barang dari berbagai konsumen dan Request Requisition (RR) yang telah ditandatangani oleh supervisor alat/buku atau oleh manajer yang sedang bertugas.2. Memeriksa jumlah dan jenis barang yang diminta dan menuliskan jumlah yang dapat dikeluarkan (diberikan), kemudian menandatanganinya.3. Mengambil barang dilokasi penyimpanan, kemudian diserahkan kepadapemesan.4. Mencatat pengeluaran barang pada Daftar Persediaan (Balance of StoresForms).5. Bila barang yang dipesan ternyata kurang, maka dibuatkan PurchaseOrder oleh bagian pembelian.

E. Penanganan pengelolaan persediaan secara fisik1. Memeriksa persediaan barang di rak secara fisik setiap seminggu sekali dan mencatatkanjenis dan jumlah barang tersisa dan terjual.2. Apabila ada sisa buku yang tidak habis terjual atau buku yang sudah tidak up-to-date, akan dilakukan sistem retur/pengembalian kepada supplier.