i

Rezha Muhabid Shofian (MTR0212/S1/NG/0297)Ardhyan Fajar Kristantya (YGY0312/DS/S1/NG/0064)

Installment Management System

Olimpiade Sains dan Teknologi

KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan Alhamdulillah dan memanjatkan puja dan puji syukur

kami kepada Allah SWT. Karena telah memberikan kemudahan dan kelancaran

kepada kami dalam membuat dan menyelesaikan sebuah karya inovasi yang bisa

dimanfaatkan oleh perusahaan tempat kami bekerja yaitu PT PLN (persero).

Ucapan terima kasih juga tidak lupa kami sampaikan kepada bapak Giovany,

bapak Syahrianto, dan rekan-rekan pegawai PT PLN di Rayon Muntok yang telah

membantu kami dan memberikan kemudahan kepada kami dalam menyelesaikan

karya inovasi yang telah diwajibkan kepada kami untuk dapat mengikuti evaluasi

siswa OJT angkatan 31 di PT PLN (persero). Kami berharap semoga karya

inovasi yang telah kami ciptakan ini bisa bermanfaat banyak kepada perusahaan

dan bisa membantu menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang ada di

perusahaan.

Jika ada masukan dan saran untuk dapat memperbaiki karya inovasi ini

menjadi lebih baik, kami akan menerima dengan senang hati.

Pangkalpinang, 10 November 2012

Penyusun

ii

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL................................................................................................i

KATA PENGANTAR ...........................................................................................ii

DAFTAR ISI... .....................................................................................................iii

DAFTAR GAMBAR... .........................................................................................iv

DAFTAR TABEL ..................................................................................................v

I. PENDAHULUAN...........................................................................................1

II. ISU STRATEGIS............................................................................................3

III. PERUMUSAN OFI.........................................................................................6

IV. USULAN AFI..................................................................................................9

V. PENUTUP......................................................................................................14

LAMPIRAN...........................................................................................................15

iii

BAB I

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

Kebutuhan terhadap energi listrik saat ini telah menjadi suatu kebutuhan

pokok yang tidak terbantahkan. Dengan adanya listrik, perekonomian di enegeri

ini akan berjalan lebih baik dan akan meningkatkan kualitas kehidupan

masyarakat. Hal ini sesuai dengan salah satu misi PT. PLN (Persero) yaitu

“Menjadikan temaga listrik sebagai media untuk meningkatkan kualitas

kehidupan masyarakat” dan slogan “Listrik untuk kehidupan yang lebih baik”. PT.

PLN (Persero), sebagai Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak di

dalam bidang pengelolaan listrik, terus berusaha untuk meningkatkan elektrifikasi

di seluruh Indonesia agar semua lapisan masyarakat dapat menikmati listrik. PT.

PLN (Persero) juga terus-menerus berusaha meningkatkan profesionalisme dan

menjadikan kepuasan pelayanan terhadap pelanggan sebagai acuan.

Perkembangan teknologi di Indonesia saat ini mengalami banyak kemajuan,

hal ini dapat terlihat dari penggunaan teknologi-teknologi terbaru di setiap

perusahaan dalam rangka peningkatan kinerja yang lebih baik sehingga

perusahaan tersebut dapat bersaing di era globalisasi saat ini. Penggunaan

teknologi-teknologi terbaru menjadi tren di kalangan perusahaan dalam rangka

meningkatkan gengsi perusahaan. Sesuai dengan visi perusahaan yaitu “Diakui

sebagai Perusahaan kelas Dunia yang Bertumbuh kembang, Unggul dan

Terpercaya dengan bertumpu pada Potensi Insani”, salah satu kriteria yang harus

dipenuhi adalah pemanfaatan teknologi. PT. PLN(Persero) saat ini terus

mengembangkan dan memanfaatkan teknologi-teknologi terbaru untuk

meningkatkan mutu dan kinerja perusahaan. Dalam program transformasi PT.

PLN (Persero), dikemukakan bahwa pada tahun 2012 ini merupakan tahun untuk

melakukan optimalisasi TI (Teknologi Informasi) sebagai pondasi dari program

World Class Service yang dicanangkan pada tahun 2014 nanti. Untuk mencapai

itu semua, PT. PLN(Persero) juga bersiap untuk menghadapi tantangan dengan

1

mempersiapkan insan-insan terbaik yang dilatih dan dibina menggunakan konsep

Human Capital Management System.

Seiring dengan perkembangan teknologi, kualitas pelayanan juga menjadi hal

penting yang perlu dilakukan. Untuk menciptakan pelayanan yang memuaskan

dan memberikan kemudahan pelanggan telah banyak inovasi-inovasi dan

terobosan baru diciptakan oleh karyawan-karyawan PLN, contohnya website PLN

agar dapat memudahkan pelanggan yang berada dimanapun bisa melakukan

proses pendaftaran tenaga listrik dan call centre 123 untuk melayani pelanggan

yang menggunakan saluran telepon.

2. Tujuan Pembuatan Makalah

a) Karya Inovasi sebagai solusi dari permasalahan yang dihadapi perusahaan

dimana siswa OJT ditempatkan.

b) Peningkatan kinerja perusahaan dimana siswa OJT ditempatkan.

2

BAB II

ISU STRATEGIS

1. Analisis Permasalahan

Setelah kami tiba di daerah penempatan On the Job Training (OJT) di

Muntok, kami mencoba untuk melakukan identifikasi terhadap beberapa

permasalahan yang terdapat di PLN Rayon Muntok. Dari pengamatan yang kami

lakukan di Rayon Muntok, kami menyimpulkan bahwa permasalahan-

permasalahan yang ada bukan hanya berasal pihak eksternal tetapi juga dari pihak

internal. Beberapa masalah timbul karena tidak dipatuhinya SOP dan beberapa

lagi timbul karena tidak adanya sistem aplikasi yang memudahkan proses bisnis.

Bebarapa masalah yang kami dapatkan selama OJT di Rayon Muntok antara lain:

1. Kurang tersedianya sumber daya manusia untuk menangani beberapa

pekerjaan yang ada.

2. Arsip pelanggan yang tercecer dan tidak tersusun rapi sehingga sulit dalam

pencarian data pelanggan.

3. Pelayanan yang lama oleh petugas PLN misalnya untuk pemasangan baru.

4. Terbatasnya KWH Meter Listrik Prabayar sehingga banyak daftar antri

bagi pelanggan baru yang akan mamasang listrik.

5. Kurangnya kontrol terhadap pemasangan listrik baru dan migrasi.

6. Banyak pelanggan yang tidak memiliki alamat yang jelas.

7. Data survey gardu pelanggan tidak tepat, sehingga menghambat pencarian

alamat pelanggan.

8. Kesulitan pemasangan baru dan migrasi listrik bagi masyarakat di daerah

yang terpencil.

Dari beberapa permasalah di atas kami menyoroti tentang pelayanan pasang

baru maupun migrasi yang lama. Pelayanan terhadap calon pelanggan yang ingin

pasang baru dan pelanggan yang melakukan migrasi dari listrik pascabayar

menjadi prabayar masih kurang dalam hal waktu pelayanan. Rentang waktu dari

permohonan pasang baru hingga pemasangan kWh lama, sehingga pelanggan

sering mengeluh terhadapa lamanya pelayanan untuk pasang baru maupun

3

migrasi. Apabila permasalahan tersebut tidak segera diatasi akan menimbulkan

citra buruk terhadap PLN. Meskipun sudah ada standar mengenai standar Tingkat

Mutu Pelayanan (TMP), seringkali proses pelayanan melebihi standar TMP yang

telah ditetapkan.

Untuk lebih memudahkan dan mempercepat respon yang akan diberikan

kepada calon pelanggan yang ingin melakukan proses pemasangan baru, maka

kami membuat sebuah inovasi yang dapat memantau proses pemasangan baru

kepada calon pelanggan. Sehingga sejak calon pelanggan mendaftar untuk

mendapatkan aliran listrik dari PLN sampai calon dinyatakan layak pasang dan

pada akhirnya listrik dialirkan ke rumah pelanggan dapat dipantau melalui inovasi

ini, oleh karena itu kami menyebut inovasi ini dengan nama Installment

Management System atau Aplikasi Pemantauan Pasang Baru. Melalui aplikasi ini

juga kita dapat memantau kinerja dari karyawan yang ada di kantor ataupun di

lapangan.

Grafik Pertumbuhan Pelanggan PLN Rayon Muntok

2. Batasan Masalah

Dalam makalah ini, permasalahan hanya dibatasi pada pemantauan proses

pasang baru calon pelanggan PLN Rayon Muntok. Karena pada implementasinya

4

nanti manajer rayon dapat memantau kinerja karyawan dalam pelayanan

pelanggan khususnya dalam hal proses permohonan pasang baru.

5

BAB III

PERUMUSAN OFI (OPORTUNITY FOR IMPROVEMENT)

DAN PEMBAHASAN

Permasalahan-permasalahan yang kami temukan selama OJT di PLN

Rayon Muntok sangatlah bermacam-macam. Untuk itu, kami mencoba untuk

menyoroti masalah mengenai pemantauan pemasangan baru calon pelanggan di

PLN Rayon Muntok. Permasalahannya sangat sederhana, namun apabila

dibiarkan akan menimbulkan dampak yang besar terhadap kinerja dan pencitraan

bagi PLN Rayon Muntok. Masalahnya adalah ketika calon pelanggan telah

mendaftar untuk menjadi pelanggan, respon time yang diberikan oleh karyawan

PT PLN Rayon Muntok masih lambat, kurang terkoordinasi, sehingga calon

pelanggan hanya menunggu dan menunggu tanpa ada kepastian apakah mereka

bisa menjadi pelanggan atau tidak. Dari hal diatas dapat kami simpulkan bahwa

permasalahan pemantauan pemasangan tenaga listrik untuk pelanggan baru yang

kami temukan selama OJT di PLN Rayon Muntok adalah :

1. Pelayanan pasang baru yang tidak dapat diawasi dengan baik.

2. Respon time yang lama diberikan kepada pelanggan

3. Berkas calon pelanggan baru yang terkadang hilang atau terselip.

4. Banyaknya pelanggan yang complain karena belum terlayani dengan

baik.

Kami melihat bahwa permasalahan mengenai proses pemasangan baru dan

respon yang diberikan kepada calon pelanggan sangat tidak diperhatikan oleh

PLN Rayon Muntok. Walaupun sangat sederhana, tetapi permasalahan ini bisa

menciptakan citra yang buruk kepada perusahaan apabila tidak diberikan

perhatian dan penanganan yang serius, karena calon pelanggan akan terus

bertanya-tanya sampai kapan mereka harus menunggu jawaban dari pihak PLN.

Kami menyimpulkan bahwa hal seperti ini perlu mendapatkan perhatian khusus,

untuk itulah kelompok kami mencoba untuk membuat sebuah aplikasi yang

berfungsi agar manager rayon bisa mengetahui kinerja proses pasang baru calon

pelanggan mulai dari permohonan hingga pemasangan di rumah pelanggan.

6

Sehingga pemantauan bisa dilakukan dengan mudah. Nama aplikasi kami ini

adalah Installment Management System (IMS).

Aplikasi ini diharapkan dapat diterapkan diseluruh kantor PLN Wilayah

Babel untuk jangka panjang, agar kedepannya dapat membantu kinerja

perusahaan dalam mengatasi permasalahan mengenai pemantauan terhadap

pelayanan proses pasang baru.

Analisa SWOT

Dari permasalahan yang ada dapat dirumuskan SWOT guna mengatasi

permasalahan proses pelayanan pasang baru yaitu sebagai berikut:

Strenght ( Kekuatan )

1. Dukungan Manajemen PT. PLN(Persero) Area Bangka Rayon Muntok

terhadap perbaikan sistem dan pelayanan proses pasang baru.

2. Dukungan sistem IT yang sudah digunakan di Kantor PLN Rayon Muntok.

Weaknesses ( Kelemahan )

1. Pelayanan proses pasang baru yang kurang baik.

2. Respon time yang lama diberikan kepada pelanggan.

3. Banyaknya pelanggan yang complain karena belum terlayani dengan baik.

Opportunities ( Peluang )

1. Penurunan jumlah calon pelanggan yang komplain karena belum terlayani.

2. Jumlah calon pelanggan baru yang terus bertambah.

3. Perkembangan teknologi yang semakin memberi kemudahan kepada petugas

lapangan dan administrasi dalam memberi laporan.

Threats ( Ancaman )

1. Calon pelanggan masih berpikir bahwa proses pasang baru itu membutuhkan

waktu lama.

2. Adanya keterlibatan oknum calo dalam proses pasang baru.

3. Masih tingginya kepercayaan masyarakat terhadap calo daripada langsung

datang ke kantor PLN dalam hal permohonan pasang baru.

7

Dari analisis SWOT di atas, strategi yang dapat direncanakan adalah:

Strategi SO:

Dukungan Manajemen PT. PLN(Persero) Area Bangka Rayon Muntok

terhadap perbaikan sistem dan pelayanan proses pasang baru serta kemajuan

sistem IT maka penurunan jumlah calon pelanggan yang komplain karena

belum terlayani akan tercapai serta memudahkan petugas dalam memantau

proses pasang baru.

Strategi ST:

Dukungan Manajemen terhadap perbaikan sistem dan pelayanan proses

pasang baru serta kemajuan sistem IT keterlibatan oknum calo akan

dihilangkan.

Strategi WO:

Pengembangan aplikasi akan memberikan manfaat terhadap proses pelayanan

pasang baru dan akan mempersingkat respon time pelayanan.

Strategi WT:

Pengembangan aplikasi akan memberikan informasi yang jelas kepada

pelanggan mengenai proses pasang baru dan menghilangkan keterlibatan

oknum calo.

8

BAB IV

USULAN AFI

(ACTION FOR IMPROVEMENT)

4.1 Tahap Analisis dan Perancangan Sistem

Setelah ditentukan Opportunity for Improvement (OFI) maka dapat dibuat

usulan dan langkah kerja Improvement (AFI untuk Action for). Pada tahap ini

dilakukan penentuan konsep yang meliputi fitur, menu dan desain tampilan yang

akan diimplementasikan ke dalam aplikasi. Fitur yang akan dimasukkan ke dalam

aplikasi adalah:

1. Administrasi Pelanggan

Dalam administrasi pelanggan terdapat fasilitas input permohonan, daftar

permohonan, daftar pelanggan yang diregistrasi, daftar pelanggan yang

sudah dikonfirmasi, daftar pelanggan sudah bayar, dan daftar pelanggan

sudah dimutasi.

2. Pelayanan Teknik

Pada pelayanan teknik terdapat daftar pelanggan yang akan disurvey dan

sudah disurvey, serta daftar pelanggan yang sudah dipasang.

3. Administrasi users

Pada administrasi users terdapat fasilitas untuk membuat user baru yang

akan digunakan untuk masuk ke dalam aplikasi dan admin user bisa

menghapus daftar permohonan yang salah input ke dalam aplikasi.

Menu yang akan diimplementasikan ke dalam aplikasi adalah:

1. Transaksi

Pada halaman transaksi ini terdapat menu input permohonan yang

fungsinya untuk menambahkan permohonan baru, daftar permohonan sedang

disurvey, sudah disurvey, sudah diregistrasi, sudah dikonfirmasi, sudah

dibayar, sudah dimutasi, dan sudah dipasang.

9

2. Semua Transaksi

Halaman Semua Transaksi digunakan untuk melihat semua transaksi

beserta statusnya yang telah diinput ke dalam aplikasi IMS. Pada halaman

ini juga terdapat menu untuk melihat transaksi berdasarkan bulan

permohonan diajukan dan juga menu untuk mencetak daftar transaksi.

3. Cari Transaksi

Halaman ini memuat daftar pelanggan yang telah diinput untuk

permohonan pasang barunya dan sampai mana sejauh ini status dari calon

pelanggan tersebut.

4. Daftar Tunggu

Halaman ini memuat daftar calon pelanggan yang tidak layak untuk

dipasang sementara waktu ini dan masuk dalam daftar tunggu permohonan

calon pelanggan.

5. Users

Halaman ini memuat daftar user yang menggunakan aplikasi ini dan halaman

untuk membuat user baru sesuai dengan tugas dan fungsinya masing-masing.

Desain tampilan dibuat sesederhana mungkin agar mudah dimengerti oleh

pengguna.

Gambar 4.1

10

4.2 Tahap Implementasi

Agar penggunaan aplikasi dapat berjalan dengan baik, maka dibuat Standard

Operasional Procedure (SOP) sebagai berikut:

1. Pada saat pertama kali Installment Management System diinstall, pengguna

harus melakukan setting sebagai berikut:

1. Melakukan installasi web server kemudian menjalankannya.

2. Mengkopi seluruh source code aplikasi dan database ke dalam web server.

3. Setting nama database dalam file konfigurasi database.

4. Menjalankan aplikasi lewat browser dengan alamat

http://localhost/ail/admin.

2. Pada saat memasukkan data pelanggan ke dalam aplikasi

1. Menginput identitas pelanggan dengan lengkap ke dalam permohonan.

2. Jika user ingin melihat jumlah permohonan dapat langsung ke menu daftar

permohonan.

3. Pelanggan yang telah disurvey bisa dilihat di menu daftar telah di survey.

4. Apabila pengguna ingin melihat daftar pelanggan yang telah di registrasi

dan telah membayar dapat langsung melihat di daftar sudah bayar.

5. Apabila pengguna ingin melihat daftar permohonan yang sudah terpasang

dapat melihat langsung di daftar sudah pasang.

6. Pelanggan yang masuk di daftar tunggu karena belum layak untuk

terpasang listrik bisa dilihat di daftar tunggu.

7. Jika pengguna ingin mencetak daftar dari masing-masing sub menu bisa

dicetak melalui symbol print yang ada di setiap menu.

4.3 Tahap Pemrograman atau Coding

Pada tahap ini dilakukan pembuatan sistem secara keseluruhan menggunakan

bahasa pemrograman PHP. Untuk melakukan tahap coding, digunakan software

dan hardware dengan spesifikasi:

11

Software:

1. Macromedia Dreamweaver 8

2. Adobe Photoshop CS3

Hardware:

1. Laptop Thosiba Core i3, Ram 2Ghz

4.4 Program Jangka Pendek dan Jangka Panjang

Program Jangka Pendek

1. Digunakan untuk memonitor kegiatan pasang baru

Dengan mulai digunakannya aplikasi ini dalam kegiatan operasional

pemasangan baru maka akan memudahkan manager atau pihak yang

berkepentingan untuk memonitor kegiatan pasang baru yang ada di rayon

Muntok.

Target :

Program pemasangan baru bisa dilakukan dengan waktu yang telah

ditentukan dan termonitor dengan baik.

2. Merubah system pelayanan pasang baru

Dengan menerapkan aplikasi ini maka system pelayanan yang akan

dilakukan oleh setiap orang yang bertanggung jawab dalam proses pasang

baru akan selalu di update dalam aplikasi ini.

Target :

System pelayanan pasang baru menjadi jelas alurnya.

Program Jangka Panjang.

1. Memonitor kinerja pegawai yang bertanggung jawab dalam proses

pemasangan baru di rayon Muntok, sehingga bisa diketahui kendala apa

saja yang dihadapi dalam proses yang dijalankan baik di lapangan maupun

di kantor rayon Muntok.

12

Target :

Kendala-kendala dalam proses pasang baru pelanggan dapat diketahui dan

kinerja pegawai bisa dikontrol..

2. Membuat SOP yang mengatur pengoperasian aplikasi IMS.

Membuat SOP (Standart Operation Procedure) yang mengatur mengenai

input data seluruh pelanggan kedalam aplikasi IMS yang kemudian

diajukan kepada Manager Rayon.

Target :

Penerapan aplikasi IMS secara terpadu dan adanya control system yang

mengatur mengenai proses input data pelanggan sehingga dapat diterapkan

secara konsisten oleh pegawai PLN yang diberikan tanggung jawab

tersebut.

4.5 Benefit

Installment Management System ini bermanfaat untuk memudahkan user

dalam memonitor kegiatan pasang baru yang diajukan pelanggan kepada PLN dari

saat pengajuan sampai kwh meter terpasang di rumah pelanggan. Aplikasi ini juga

dapat digunakan untuk menilai kinerja pegawai rayon dalam hal pelayanan

pelanggan.

13

BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan tentang Installment Management System pada

makalah ini, aplikasi ini dapat membantu PLN dalam hal:

1. Memonitor kegiatan pasang baru yang diajukan calon pelanggan

2. Memonitor kinerja pegawai di rayon oleh manager rayon

5.2 Saran

Saran yang dapat kami berikan untuk aplikasi ini adalah :

1. Fitur keamanan lebih ditingkatkan sehingga mengurangi risiko cracking

oleh pihak luar.

2. Integrasi aplikasi dengan aplikasi lain yang sudah diterapkan di PLN

misalnya AP2T.

3. Penerapan Installment Management System secara konsisten pada Rayon

Muntok,

4. Selalu memonitor admin yang dipercayakan untuk menjalankan aplikasi

ini agar terhindar dari hal-hal yang tidak bertanggung jawab.

5. Aplikasi ini bisa dikembangkan untuk bisa dimonitor secara online dan

langsung dari kantor wilayah ataupun kantor pusat.

14

LAMPIRAN

Flowchart IMANES

15

Halaman awal

Input permohonan

16

Input data survey

Input registrasi AP2T

17

Konfirmasi ke pelanggan

18

Siap mutasi

Sudah dipasang

19