MAKALAH

PEMERIKSAAN MANAJEMEN

“AUDIT MANAJEMEN TERHADAP KEPASTIAN MUTU

Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Pemeriksaan Manajemen

Dosen Pengampu :

Ibu Nining Ika Wahyuni

Oleh :

Mentari Kurnia Dharmawati 110810301099

Desy Dwi Permatasari 110810301100

Ando Silalahi 110810301105

Rizky An Nizya Nora 110810301130

PROGRAM STUDI S1 – AKUNTANSI

FAKULTAS EONOMI

UNIVERSITAS JEMBER

TAHUN 2014

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Semakin banyaknya perusahaan di Indonesia maka persaingan yang terjadi

akan semakin tinggi. Persaingan dalam merebut pasar mendorong perusahaan

untuk memberikan yang lebih kepada pelanggannya relatif dibandingkan dengan

apa yang diberikan pesaing. Usaha dan operasional perusahaan terfokuskan

kepada keinginan, harapan dan kebutuhan pelanggan (customer focus). Sehingga,

perusahaan perlu membangun suatu sistem kepastian mutu untuk memastikan

bahwa proses-proses yang berjalan di dalam perusahaan dapat menjamin

dihasilkan dan diserahkannya produk yang sesuai dengan spesifikasi pelanggan.

Sistem kepastian mutu merupakan sesuatu yang dinamis. Sistem ini harus

mampu beradaptasi dan berubah untuk mampu menghasilkan produk yang sesuai

dengan keinginan, kebutuhan, dan harapan pelanggan. Sebagai bagian dari

komitmen perusahaan untuk menghasilkan produk sesuai dengan standar mutu

yang telah ditetapkan untuk memenuhi persyaratan pelanggan, secara periodik

dilakukan audit terhadap sistem kepastian mutu yang diterapkan perusahaan.

Dengan demikian Audit kepastian mutu sangat dibutuhkan oleh setiap

perusahaan dalam mengukur suatu kinerja perusahaan. Bagaimana suatu

perusahaan dapat bersaing dengan melihat aspek outcome. Hasil dari efesiensi

dan efektivitas suatu perusahaan dapat diukur dengan input, output dan outcome.

Mutu atau kualitas juga merupakan tolak ukur suatu perusaahan. Dalam makalah

ini akan menjelaskan bagaimana Audit Manajemen Terhadap Kepastian Mutu.

Menjelaskan prinsip dan strategi yang digunakan dalam audit manajemen

terhadap kepastian mutu.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas maka rumusan masalah dari makalah ini

sebagai berikut :

1. Apa pengertian audit kepastian mutu?

2. Apa manfaat audit kepastian mutu?

3. Bagaimana ruang lingkup audit kepastian mutu?

4. Bagaimana strategi pendekatan audit kepastian mutu?

1.3 Tujuan

Berdasarkan rumusan masalah diatas maka makalah ini mempunyai

tujuan.Tujuan dari makalah ini sebagai berikut :

1. Memahami pengertian audit kepastian mutu

2. Memahami manfaat audit kepastian mutu

3. Memahami ruang lingkup audit kepastian mutu

4. Memahami strategi pendekatan audit kepastian mutu

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Audit Manajemen Kepastian Mutu

Audit mutu didefinisikan sebagai proses sistematik, independen dan

terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara

objektif untuk menentukan sampai sejauh mana kriteria audit dipenuhi (BSN,

2002). Audit Sistem Mutu biasanya dilakukan untuk menentukan tingkat

kesesuaian aktivitas organisasi terhadap standar Sistem Manajemen Mutu yang

telah ditentukan serta efektivitas dari penerapan system tersebut.

Sedangkan menurut The International Standard For Terminology In

Quality Manajement, ISO 8402, audit mutu merupakan suatu pengujian yang

sitematis dan independent untuk menentukan apakah aktivitas mutu dan hasil

sesuai dengan pengaturan yang direncanakan, dan apakah pengaturan tersebut

dapat diimplementasikan secara efektif dan cocok untuk mencapai tujuan. Jadi

dalam hal audit ini, auditor menguji kesesuaian terhadap standard system mutu

yang berlaku dan mengedentifikasi perbaikan yang mungkin dilakukan.

Audit sistem kepastian mutu adalah “proses sistematis, mandiri, dan

terdokumentasi untuk memperoleh bukti objektif dan menilainya secara objektif

untuk menentukan sejauh mana kriteria audit yang telah dipenuhi.” Audit ini

dirancang untuk menilai aktivitas, praktik atau kebijakan perusahaan untuk

menentukan apakah perusahaan memiliki kemampuan untuk memenuhi standar

kualitas yang telah ditetapkan dalam operasinya.

Secara garis besar, urutan - urutan dari persyaratan utama ISO dapat

dijelaskan sebagai berikut, (Suardi, 2001) :

a. organisasi dalam usahanya untuk memenuhi tujuannya memerlukan

arahan yang jelas mengenai tujuan organisasi dari pimpinan puncak.

Tujuan organisasi ini dijelaskan dalam visi misi organisasi yang

merupakan perencanaan strategis sebagai wujud tanggung jawab

manajemen (Management Responsibility). Secara lebih detail visis misi

organisasi dijelaskan dalam kebijakan dan sasaran mutu.

b. Untuk mencapai visi misi, organisasi sangat bergantung padam

pelanggannya dan pihak - pihak lain yang berkepentingan seperti

karyawan dan pemegang saham. Oleh karena itu, organisasi terutama

pimpinan puncak harus mengetahui keinginan dan harapan pelanggan di

masa yang akan datang, yang kemudian diinformasikan keseluruh bagian

organisasi.

c. Untuk merealisasikan persyaratan dan harapan pelanggan diperlukan

komitmen pimpinan puncak dalam menyediakan sumber daya (Resources

Management) seperti manusia, peralatan, metode dan keuangan.\

d. Dari perencanaan strategis dan sumber daya yang tersedia dapat

menghasilkan produk jasa (Product Realizement) yang sesuai dengan

persyaratan dan harapan pelanggan.

e. Produk atau jasa yang dihasilkan akan diterima oleh pelanggan. Pada

proses ini dapat dibandingkan antara harapan dan kenyataan

akanproduk/jasa yang diterima pelanggan, sehingga organisasi dapat

mengukur kepuasan pelanggan. Kemudian dilakukan analisis (Analysis)

data dan hasilnya ditindaklanjuti dengan program peningkatan

(Improvement).

f. Dalam menjalankan program peningkatan diperlukan analisa dan

tersedianya sumber daya oleh pimpinan puncak, oleh karena itu komitmen

pimpinan puncak diperlukan untuk menjalankannya dalam proses

peningkatan berkesinambungan terus berlanjut (Continual Improvement)

tanpa henti dengan tujuan akhir mendapatkan keuntungan bagi organisasi.

2.2 Manfaat Audit Manajemen Kepastian Mutu

Audit dirancang untuk salah satu atau lebih dari tujuan berikut :

1. Memeriksa kesesuaian atau ketidaksesuaian unsur-unsur sistem mutu

dengan standar yang telah ditentukan

2. Memeriksa keefektifan pencapaian tujuan mutu yang telah ditentukan

3. Memberi kesempatan teraudit memperbaiki sistem mutu;

4. Memenuhi syarat-syarat peraturan/perundangan.

Berikut ini alasan dalam mengaudit kepastian mutu :

1. Memfasilitasi evaluasi kinerja, sistem kontrol, dan prosedur penjaminan

mutu.

2. Meyakinkan bahwa institusi akuntabel terhadap mutu dan standar yang

telah ditentukan.

3. Meningkatkan kemampuan institusi untuk memprioritaskan lingkup

tertentu dan memfasilitasi pengambilan keputusan.

4. Memudahkan institusi untuk memberikan tanggapan lebih baik terhadap

persyaratan yang diminta audit mutu eksternal serta untuk menilai mutu.

5. Menyediakan sarana untuk identifikasi cara kerja yang baik untuk

disebarluaskan.

Audit sistem kepastian mutu memiliki peranan penting dalam memberikan

kepastian kualitas mutu kepada pelanggan dan proses yang berlangsung di dalam

perusahaan. Hasil audit kepastian mutu adalah laporan yang berisi temuan-temuan

berupa deviasi atau penyimpangan dari standar yang telah ditentukan dan tindakan

korektif yang direkomendasikan kepada manajemen dan fungsi perusahaan yang

terkait.

` Pihak-pihak yang berkepentingan terhadap hasil audit sistem kepastian

kualitas dengan berbagai kepentingan dan tujuannya yaitu perusahaan, pelanggan,

pemerintah, asosiasi, dan lembaga sertifikasi.

Manfaat audit manajemen kepastian mutu sebagai berikut :

1. Menilai ketaatan terhadap prosedur pengendalian mutu dan standar

program mutu.

2. Menilai proses pengembalian keputusan untuk keabsahan.

3. Menilai karakteristik mutu suatu produk serta proses yang berkaitan dengan

spesifikasi dari pelanggan atau pendesain melalui pengendalian dari

inspkesi reguler.

4. Memperbaiki efektivitas dari program manajemen mutu.

5. Mengeksplorasi penyebab kerusakan, keluhan pelanggan dan masalah lain.

6. Memperoleh sertifikasi normal dari program manajemen mutu.

7. Mengarahkan dan memotivasi staff dan manajemen untuk menciptakan

kesadaran mutu.

8. Menunjukkan perhatian manajemen mutu terhadap pemasok untuk

memperoleh perlindungan atas tuntutan liabilitas produk.

9. Memperkenalkan formalitas dan konsistensi dalam program mutu.

10. Melakukan pelatihan dan memberikan pengetahun teknis.

Hasil audit dapat dimanfaatkan untuk berbagai keperluan. Salah satu

manfaat audit yang paling sentral adalah sebagai dasar untuk mengambil

keputusan, melakukan perbaikan, meningkatkan efisiensi dan efektivitas fungsi

organisasi. Dengan informasi hasil penilaian auditor dan rekomendasi yang

disampaikan, akan memungkinkan pimpinan unit operasi melakukan tindakan

perbaikan untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas maupun produktivitas usaha

secara lebih terarah.

` Proses audit merupakan media pembelajaran dan pertumbuhan yang tidak

ternilai harganya bagi para pelaku audit itu sendiri. Karena melalui proses audit,

tejadi proses pemahaman secara mendalam tentang seluk beluk operasi organisasi

serta permasalahan yang dihadapinya, baik permasalahan skala organisasi maupun

permasalahan spesifik yang ada pada setiap fungsi dalam organisasi. Dengan

demikian seorang auditor secara disadari atau tidak telah mempelajari proses

manajemen organisasi secara komprehensif dan manajemen fungsional secara

intensif.

2.3 Ruang Lingkup Audit Manajemen

Tipe audit dapat dibedakan tergantung dari pada obyek dan tujuan audit :

1. Internal dan Eksternal

Audit eksternal dilakukan oleh orang luar terhadap perusahaan. Hasil audit

sering dibagi oleh perusahaan yang diaudit dan pelanggan yang melakukan

audit.

2. Sistem, Produk, Proses, Lokasi, dan Organisasional

Audit ini mensyaratkan keahlian teknologi auditor. Garis dasar (baseline)

dan regular. Baseline audit, biasanya lebih menyeluruh dan intensif. Regular

audit, dapat diperluas dengan audit khusus atau audit ad hoc dengan alasan

kerusakan yang banyak, perubahan-perubahan, dan ketersediaan sumber

daya.

3. Khusus dan komprehensif

Audit khusus (special audits), adalah terbatas. Audit komprehensif

(comprehensive audits), mencakup area - area lain seperti akuntansi, operasi,

dan pemasaran.

Biaya mutu :

1. Biaya pencegahan (prevention cost)

2. Biaya penilaian (appraisal cost)

3. Biaya kegagalan internal (internal failure cost)

4. Biaya kegagalan eksternal (external failure cost)

` Dalam Sistem Manajemen Mutu (SMM) ada beberapa alasan melakukan

audit berkesinambungan. Yaitu untuk melihat efektivitas sistem berdasar

sampling dan lokasi / bagian, walaupun alasan yang pokok memberi jaminan

dan mencegah timbulnya masalah-masalah dan meningkatkan efektivitas SMM

alasan melakukan audit antara lain (Iskandar Indranata, 2006) :

1. Meyakinkan organisasi akan efektivitas dan kesesuaian akan system itu

sendiri.

2. Meyakinkan organisasi dalam memilih pemasok baru, bahwa SMM

pemasok sesuai dengan apa yang diinginkan organisasi.

3. Meyakinkan organisasi bahwa pemasok yang ada masih memenuhi

persyaratan yang ditetapkan organisasi.

4. Memenuhi kesesuaian standar/undang-undang, bahwa organisasi harus terus

menerus mengimplementasikan dan memelihara SMM secara konsisten.

 

Prinsip Audit Manajemen Mutu

Audit mutu didasarkan pada sejumlah prinsip. Ketaatan dan kepatuhan

terhadap prinsip tersebut merupakan prasyarat untuk memberikan kesimpulan

audit yang sesuai dan cukup serta memungkinkan auditor bekerja secara

independen untuk mencapai kesamaan kesimpulan pada situasi serupa. Prinsip

Audit Mutu, secara garis besar terdiri dari dua prinsip yaitu prinsip-prinsip yang

terkait dengan auditor dan prinsip-prinsip yang terkait dengan kegiatan audit.

Prinsip-prinsip yang terkait dengan auditor, yaitu :

a. Kode Etik sebagai Dasar Profesionalisme. Kode Etik merupakan dasar

profesionalisme auditor dalam pelaksaan audit. Profesionalisme dari

seorang auditor tercermin pada sikap dapat dipercaya, memiliki integritas,

dapat menjaga kerahasiaan dan berpendirian. Seorang auditor harus

mampu menunjukkan sikap berpendirian, yaitu sikap mampu memberikan

penilaian yang proporsional dan kontekstual.

b. Menyajikan hasil yang obyektif dan akurat,Seorang auditor berkewajiban

untuk melaporkan hasil temuan audit secara benar dan akurat. Temuan

audit, kesimpulan audit dan laporan audit mencerminkan pelaksanaan

kegiatan audit secara benar dan akurat. Hambatan signifikan yang

ditemukan selama audit dan perbedaan pendapat yang tidak terselesaikan

antara tim audit dan auditi harus dilaporkan.

c. Profesional, memiliki kompetensi sebagai auditor.

Prinsip Audit yang relevan dengan kegiatan audit, yaitu :

a. Independen - auditor (mandiri dan tidak berpihak) tidak melakukan audit

pada area yang bukan tanggungjawabnya.

b. Bukti Obyektif sebagai dasar membuat kesimpulan audit, dapat

diverifikasi dan sample audit yang diambil cukup mewakili

c. Terencana, audit harus terencana secara sistematik sesuai dengan

kebutuhan dan tujuan organisasi.

d. Auditor harus berkualifikasi dan independen

e. Maksud dan tujuan dari audit harus diklarifikasi dan disetujui

f. Audit harus direncanakan dan dipersiapkan secara memadai

g. Orang yang bertanggung jawab atas aktifitas yang akan diaudit harus

secara baik dan diberitahukan sebelum dan sesudah audit

h. Rencana audit dan laporan akhir harus tertulis

i. Auditor harus menindaklanjuti tindakan perbaikan

j. Penilaian terhadap standar harus obyektif, faktual dan apabila mungkin

kuantitatif

k. Audit tidak mengganggu kegiatan operasional yang berjalan

l. Frekuensi, intensitas dan luas audit bervariasi dengan kebutuhan aktual

m. Kertas kerja dan dokumen audit harus disimpan dengan baik dan teratur

n. Uji petik untuk mengumpulkan bukti harus tidak memihak dan dapat

dipercaya

2.4 Strategi Pendekatan Audit Kepastian Mutu

Mengadopsi model PDSA (plan-do-study-act) yang dipopulerkan oleh deming,

audit sistem manajeman mutu dapat mengikuti langkah-langkah beriku:

1. Perencanaan audit

Ada tahap ini auditor melakukan identifikasi terhadap tujuan atau sasaran

organisasi. Perencanaan audit dapat mengidentifikasi 5W + 1H : siapa

(who), apa (what), dimana (where), mengapa (why), dan bagaimana (how),

yang berkaitan dengan objek audit.

2. Pelaksanaan audit

Pelaksanaan audit diawali dengan suatu pertemuan pendahuluan auditor

dengan berbagai pihak yang berwenag untuk membahas tentang ruang

lungkup audit, tujuan, jadwal pelaksanaan, dan rancangan kertas kerja audit

(KKA). Proses audit diawali dengan mereview / memriksa proses, produk,

atau sistem. Setelah mereview proses, auditor mendokumentasikan

berbagai temuan auditnya dalam KKA, yang nantinya akan disajikan dalam

ringkasan umum yang akan dibahas pada pertemuan akhir dengan berbagai

pihak terkait. Dalam waktu yang singkat kemudian auditor menyajikan

laporan tertulis, yang mencatat temuan - temuan audit, kesimpulan audit,

dan rekomendasi yang diberikan.

3. Mempelajari hasil audit

Hasil audit menyajikan informasi tentang kekuatan, kelemahan dan beerapa

bagian yang membutuhkan peningkatan dalam organisasi auditee. Sebagai

respon terhadap laporan audit, pihak-pihak yang terkait kemudian

mengembangkan rencana tindakan perbaikan berdasarkan rekomendasi

yang diberikan auditor. Hasil pengembangan tersebut dirumuskan dan

didokumentasikan dalam suatu rencana tindakan korektif yang akan

diambil.

4. Tindakan perbaikan

Pada tahap ini, organisasi didampingi oleh auditor, mengimplementasikan

rencana tindakan perbaikan yang telah ditetapkan.

Strategi meningkatkan nilai tambah. Berikut ini adalah beberapa strategi

yang dapat dijadikan panduan oleh auditor dalam audit kepastian mutu :

1. Perencanaan Audit

a. Memahami harapan auditee / budaya organisasi

b. Perhatian khusus pada beberapa permasalahan (hasil dari audit

sebelumnya).

c. Analisis resiko berdasarkan sector industry atau khusus terhadap

organisasi auditee.

d. Praevaluasi terhadap peraturan yang berhubungan.

e. Membentuk tim audit yang kompeten untuk mencapai tujuan audit.

f. Mengalokasikan waktu yang cukup.

2. Teknik Audit

a. Fokus pada beberapa proses dengan prosedur yang terbatas.

Mendokumentasikan prosedur, instruksi kerja, daftar pertanyaan, dan

sebagainya sangatlah penting untuk rencana organisasi dan proses

pengendalian.

b. Ingat dan pahami dengan baik prinsip-prinsip managemen kualitas.

c. Gunakan pendekatan PDAC (plan, do, check, act ) untuk mengevaluasi

efektivitas organisasi.

3. Menghubungkan temuan dan pengaruhnya terhadap kemampuan

organisasi menyediakan produk sesuai dengan spesifikasinya Laporan dan

Tindak Lanjut sebagai berikut :

1. Melaporkan secara pantas temuan-temuan audit.

2. Pastikan bahwa beberapa aspek budaya ikut menjadi bahan

pertimbangan.

3. Memberi tekanan terhadap temuan positif sebagai sesuatu yang tepat.

4. Melihat bagaimana solusi yang diusulkan oleh organisasi sebagai

respon terhadap temuan negative berguna.

5. Laporan harus objektif dan berfokus pada audiens yang tepat.

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Dari pembahasan makalah ini mengambil suatu kesimpulan  bahwa Audit

manajemen mutu bertujuan untuk mengindentifikasi kegiatan, program dan

aktivitas manajemen suatu organisasi yang masih memerlukan perbaikan. Dari

hasil identifikasi tersebut diberikan suatu  rekomendasi kepada manajemen

yang nantinya akan digunakan sebagai acuan untuk  perbaikan dan pengelolaan

berbagai program dan aktivitas pada perusahaan tersebut. Berkaitan dengan tujuan

ini titik berat audit diarahkan terutama berbagai objek audit yang diperkirakan

dapat diperbaiki di masa yang akan datang, disamping juga mencegah

kemungkinan terjadinya berbagai kerugian.

Ruang lingkup audit manajemen meliputi seluruh aspek kegiatan manajemen.

Ruang lingkup ini dapat berupa seluruh kegiatan atau dapat juga hanya mencakup

bagian tertentu dari program / aktivitas yang dilakukan. Periode audit juga

bevariasi, bisa untuk jangka waktu satu minggu, beberapa bulan, satu tahun

bahkan untuk beberapa tahun, sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.

1.2 Saran

Kriteria merupakan standar (pedoman,norma) bagi setiap individu/kelompok

di dalam perusahaan dalam melakukan aktivitasnya. Penyebab merupakan

tindakan yang dilakukan oleh setiap individu/kelompok di dalam perusahaan.

Penyebab dapat bersifat positif, atau sebaliknya bersifat negatif. Program/aktivitas

berjalan dengan tingkat efisiensi dan efektivitas yang lebih rendah dari standar

yang telah ditetapkan merupakan akibat negatif dari perilaku individu dan

kelompok. Untuk itulah diperlukan audit sistem mutu demi perbaikan kinerja

organisasi.

DAFTAR PUSTAKA

Bayangkara, IBK. 2008. Audit Manajemen Prosedur dan Implementasi. Jakarta:

Salemba Empat.

P. Siagian, Sondang (2001), Audit Manajemen. Jakarta, Bumi Aksara.

Tunggal, Amin Widjaja (2000), Audit Manajemen Kontemporer. Jakarta, Rineka

Cipta.

http://penulistinta92.blogspot.com/2013/12/auditkepastianmutuolehhasbullah.html

http://yustus09.blogspot.com/2012/05/audit-sistem-kepastian-mutu.html