13.Audit Mutu - SJMP

5/12/2018 13.Audit Mutu - SJMP - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/13audit-mutu-sjmp 1/20

AUDIT MUTU

oleh : Darwin Kadarisman & Tjahja Muhandri

2010

SUPERVISOR JAMINAN MUTU PANGAN

INSTITUT PERTANIAN BOGOR



2

PENDAHULUAN

● Audit mutu adalah suatu penilaian yang sistematis dan bebas untuk

mengetahui apakah persyaratan sistem manajemen mutu telah dipenuhi

● Hasil audit mutu digunakan untuk menilai efektivitas sistem manajemenmutu dan identifikasi peluang untuk perbaikan

● Pelaksanaan audit mutu untuk mencari bukti bahwa :

Implementasi telah sesuai dengan sistem yang dideklarasikan

Aplikasi sistem manajemen mutu memenuhi standar tertentu Seluruh proses telah dikendalikan dengan efektif



3

1. Meningkatkan sistem sendiri

(Menjamin efektivitas dan kesesuaian sistem)

2. Memilih pemasok baru agar mampu memenuhi syarat

3. Menjamin pemasok tetap dapat penuhi syarat

4. Meningkatkan kinerja pemasok

5. Memperoleh sertifikat agar pelanggan percaya terhadap sistem

manajemen mutu yang diterapkan

Alasan Audit



4

QUALITY IMPROVEMENT CYCLE

EXTERNALINPUTS

QUALITYSYSTEM

MANAGEMENTREVIEW

IMPLEMENTATION

EXTERNALAUDIT

INTERNALAUDIT



5

Audit Sistem Menentukan kesesuaian unsur-unsur sistem mutu dengan

persyaratan yang ditentukan (standar)

Menentukan efektivitas implementasi sistem mutu dalam

pencapaian tujuan mutu yang ditentukan

Memverifikasi ketidaksesuaian (non-conformities ) pada audit

sebelumnya

1. Jenis Audit

Berdasarkan Metode Yang Diberikan

I S I



6

Berdasarkan Metode Yang Diberikan (lanjutan)

Audit Proses (disebut juga “compliance”)

Untuk menilai apakah seluruh proses (terutama proses kunci),bekerja dengan baik. Apakah semua prosedur dan instruksi kerja

terdokumentasi efektif

Tujuannya untuk menjawab :

Apakah karyawan bekerja sesuai prosedur dan instruksi kerja

Apakah prosedur, instruksi kerja dan ketrampilan karyawan cukup

untuk menjamin pengendalian proses

Apakah proses efektif dan tujuannya tercapai

Audit Produk

Penilaian independen (bebas) terhadap mutu produk untuk

menentukan kesesuaian dengan spesifikasi (standar)

Mencakup bahan, produk akhir baik pada tahap akhir proses maupun

setelah pengiriman (distribusi, pengecer atau konsumen)



Audit dapat diklasifikasikan menjadi 3 tipe :

1. Audit Pihak Pertama (Audit Internal)

Dilakukan oleh perusahaan sendiri menggunakan staf sendiri

atau sepesialis yang dikontrak sebagai auditor

2. Audit Pihak Kedua (Audit Eksternal)

Diadakan oleh atau atas nama pelanggan terhadap pemasok

atau calon pemasok barang dan jasa

3. Audit Pihak Ketiga (Audit Eksternal)

Perusahaan menyewa suatu perusahaan audit untuk

melakukan audit untuk memeperoleh sertifikat standar

sistem mutu tertentu

Berdasarkan Lingkup Audit



● Independen

Dilaksanakan tanpa bias atau pengaruh agar menghasilkan

laporan yang fair tanpa bias● Perencanaan

Direncanakan secara sistematis sesuai keperluan dan tujuan

organisasi.

● Kompeten

Anggota tim dilatih, kompeten, dan bebas dari pertentangan

kepentingan.

Dasar - Dasar Audit



● Bukti

Kesimpulan dan laporan harus didasarkan pada bukti tercatat

untuk menjamin kehandalan (misal: sampel dokumen, catatan,dan fakta selama audit)

● Integritas

Auditor bekerja dengan etika, tidak bias, melaporkan dengan

jujur, adil, akurat dan tidak ada pertentangan kepentingan.

Dasar - Dasar Audit



10

1. Inisiasi

Dilakukan oleh organisasi audit, termasuk menentukan

tujuan audit, penugasan ketua tim dan pemberitahuan

2. Perencanaan dan Persiapan Oleh tim audit

Menilai dokmentasi (Quality Manual )

Menyusun rencana audit

Menentukan contoh audit (sampling )

Membuat “check list”

3. Pelaksanaan Audit

4. Pelaporan

Tahapan Kegiatan Audit



11

1. Pertemuan Awal (Entry Meeting )

2. Mengumpulkan Fakta dan Data Wawancara, pengujian dokumen, observasi kegiatan

dan kondisi awal kerja

Meneliti indikasi “non-comfornity”

Mencatat semua observasi dan fakta dalam “check list”

Pelaksanaan Audit



12

3. Caucus

Pertemuan diantara tim audit untuk mereview hasilobservasi dan fakta yang diperoleh

Menentukan status temuan menjadi :

“advisory finding”

non-confornity

non-confornity kritis

4. Temu Akhir (Exit Meeting )

Pelaksanaan Audit (lanjutan)



13

● Kaji ulang semua syarat, dengan pengambilan sampel yang diaudit,periksa dan catat bukti kesesuaian

● Buat catatan yg presisi saat wawancara

● Catatan untuk suatu prosedur, bisa digunakan saat audit yang lain,

seperti pengendalian dokumen

● Catatan mencakup aktivitas audit, sampel yang diminta, fakta yang

diperoleh dan bukti objektif yang diperoleh

● Catat ketidak-sesuaian dan kesesuaian sebagai bukti komplitnya audit

● Kerjakan “checklist” berurutan; jika perlu, lebih dalam mengambil data

● Bukti harus diverifikasi (visual, verbal, dokumen, catatan) bukti audit

Teknis Pelaksanaan Audit



14

Informasi dapat diperoleh dan diverifikasi dengan banyak cara:

● Dokumentasi, misal: kebijakan, sasaran, rencana, prosedur, instruksi

kerja, izin, spesifikasi, gambar, kontrak, order

● Catatan, misal: catatan pertemuan, laporan, hasil pengukuran

● Kesimpulan, analisis, pengukuran

Dalam wawancara, pertimbangkan:

● Mengaudit pekerja pada kerjaannya di tempat kerja

● Pada tempat dan waktu kerja normalnya

● Jelaskan mengapa wawancara dicatat

● Dimulai dengan tanya perannya dan penjelasan tugasnya

● Gunakan pertanyaan terbuka; sedikit tertutup; tidak mengarah

Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan Saat Audit



15

● Pendengar yang baik

● Pengamat

● Pencatat yang baik ● Sistematis

● Komunikator yang baik

● Adil

● Berpengetahuan

● Sabar● Gigih

● Independen

● Pandai bicara

● Sopan

● Bersahabat

● Penilai yang baik ● Logis

● Perencana yg baik

● Tepat waktu

● Taktis dan diplomatis

● Percaya diri● Tegas

● Waspada

● Siap

Auditor hendaknya punya pemahaman tentang ketrampilan dan teknik audit:

Kemampuan Mengaudit



16

Tanggung Jawab dan Peran

TIM AUDIT

● Mengikuti persyaratan dan standar pelaksanaan audit

● Menverifikasi unsur-unsur sistem yang ditentukan dan

diimplementasikan dalam lingkup audit

● Mencatat semua hasil observasi secara objektif

● Mengkompilasi dan menganalisis bukti-bukti yang relevan dan

melaporkan kepada manajemen “auditee”.



17

AUDITEE

● Memberikan akses terhadap fasilitas, arsip dan dokumentasi

yang relevan terhadap audit

● Memberikan sumber daya yang diperlukan dan bekerja sama

untuk efektivitas pelaksanaan audit

● Menunjuk pegawai yang sesuai untuk melayani audit dan juru

bicara pada setiap unit kerja yang dikunjungi● Mereview temuan audit dan melakukan setiap tindakan koreksi

(corrective action ) yang disepakati

Tanggung Jawab dan Peran (lanjutan)



18

● Pada akhir audit, Ketua Tim Audit mengumpulkan semua

temuan dan mencapai kesimpulan.

● Ketua Tim mampu beri contoh praktek yang baik dalamorganisasi yang dapat ditiru untuk kegiatan lain

● Jika meragukan (tanpa bukti kuat) tinggalkan !

● Pada pertemuan penutup disetujui auditi. Jika tidak setuju,

harus dituntaskan.

Melaporkan Temuan Audit



19

Setelah semua kegiatan audit selesai dilakukan maka Management

Review dilaksanakan untuk membahas semua hasil audit serta

tindakan perbaikan yang telah dilakukan dalam rangka menjamin

terciptanya perbaikan yang berkesinambungan (continual improvement )

Management Review



terima kasih

13.Audit Mutu - SJMP

Documents

Transcript of 13.Audit Mutu - SJMP