LPJ-1

Laporan Pertanggungjawaban Ketua Panitia

A. Persiapan

Masa persiapan adalah masa yang penting untuk jalannya suatu acara. Ketua panitia

memiliki tugas serta tanggung jawab dalam beberapa hal, diantaranya :

Mengadakan serta memimpin jalannya rapat kepanitiaan.

Mengkoordinasikan antar kepanitiaan tiap seksi mengenai konsep acara.

Memberikan arahan mengenai kerja panitia (job desk) mulai dari persiapan hingga

akhir acara.

Memutuskan segala hal yang menyangkut dengan keberlangsungan dan kelancaran

acara.

B. Pelaksanaan

Saat waktu pelaksanaan, biasanya ketua tidak dilibatkan secara langsung dalam kerja

lapangan. Ketua panitia lebih berposisi sebagai pengontrol serta pengamat jalannya acara.

Adapun saat pelaksanaan, ketua panitia memiliki tugas dan tanggung jawab, diantaranya :

Mengontrol jalannya acara sesuai dengan konsep awal acara atau tidak.

Mengamati kinerja kepanitiaan saat pelaksanaan acara.

Menjaga kepanitiaan dari segala bentuk gangguan yang mungkin dapat membuat

acara terhambat.

Meluruskan kesalahan persepsi dari panitia atau peserta saat pelaksanaan acara.

Mengevaluasi kerja tiap seksi saat pelaksanaan.

Bertanggung jawab untuk acara yang sedang dilaksanakan.

C. Evaluasi

Evaluasi diri dari ketua panitia diantaranya :

Kurang bisa mengondisikan beberapa panitia yang sulit untuk diatur.

Kurang mengecek ulang kesiapan panitia antar seksi.

Kesulitan untuk mentransfer konsep dari steering committee kepada panitia tiap seksi.

Memiliki kesibukan di tempat lain yang juga tidak dapat ditinggalkan sehingga

terkadang tidak dapat memimpin rapat.

Waktu yang sempit dalam menyiapkan acara sehingga panitia yang dibentuk

cenderung tidak konsisten

Kurang dapat mengkoordinasikan panitia antar seksi terutama saat persiapan.

Kesulitan dalam menentukan waktu rapat, dikarenakan panitia memiliki kesibukan

masing-masing yang berbeda.

D. Solusi

Beberapa hal yang mungkin dapat dijadikan solusi dari kendala diantaranya :

Pembentukan kepanitiaan sebaiknya sejak jauh hari dari acara, sekitar 2 atau 3 bulan

sebelum hari pelaksanaan, tidak membentuk kepanitiaan 1 bulan sebelumnya,

sehingga persiapannya lebih matang.

Konsep kepanitiaan diharapkan telah ditetapkan sebelumnya oleh steering committee.

Diusahakan agar ada semacam perjanjian yang mengikat di awal mengenai

keikutsertaan peserta sehingga tidak ada peserta yang mengundurkan diri di tengah

acara.

Perubahan mengenai konsep acara lebih baik disosialisasikan kepada semua panitia.

E. Rekomendasi

Beberapa rujukan di bawah ini semoga dapat dijadikan rekomendasi untuk

kepanitiaan di acara yang akan datang, diantaranya :

Persiapan harus lebih matang dan konsep kerja dari tiap seksi juga lebih disiapkan

secara matang.

Konsep acara diusahakan jangan sampai mengalami perubahan.

Pemilihan ketua panitia harus melalui rapat pengurus dan disetujui oleh steering

committee.

Persiapan untuk kepanitiaan diharapkan sekitar 2-3 bulan.

Setiap program kerja diharapkan tidak berdekatan sehingga konsentrasi panitia tidak

buyar.

Diusahakan untuk selalu ada peningkatan di tahun-tahun selanjutnya untuk

penyelenggaraan acara ini.

Laporan Pertanggungjawaban Koordinator Lapangan

A. Persiapan

Seksi korlap atau kordinator lapangan pada kegiatan Penerimaan Anggota Baru

mempunyai tugas seperti :

Memastikan acara berjalan dengan lancar.

Mengkondisikan panitia yang lain agar menjalankan tanggung jawab yang sudah

diberikan.

B. Pelaksanaan

Dalam pelaksanaan di lapangan, saya telah berusaha semaksimal mungkin untuk

melaksanakan tugas sebagai panitia PAB dari seksi korlap. Adapun tugas-tugas yang telah

saya lakukan sebagai panitia seksi korlap, antara lain:

Membantu melancarkan acara PAB.

Membantu melancarkan acara Makrab (malam keakraban).

Selain menjalankan tugas sebagai korlap, secara teknis dilapangan korlap juga

membantu kerja panitia-panitia yang lain karena keterbatasan jumlah panitia yang ada.

C. Evaluasi

Pada dasarnya saya sebagai korlap sudah melakukan tugas yang diberikan kepada

saya dengan semaksimal mungkin sesuai kemampuan saya. Panitia yang lain juga sudah

bekerja semaksimal mungkin untuk melancarkan acara PAB 2014. Meskipun masih terdapat

kendala-kendala yang terjadi saat pelaksanaan antara lain :

Kurangnya kordinasi panitia baik saat sebelum acara ataupun saat acara berjalan.

Pengurus susah untuk dikondisikan.

Kurangnya panitia pada seksi perlengkapan sehingga koordinator lapangan harus

terlibat membantu seksi perlengakapan saat acara berlangsung.

D. Solusi

Solusi untuk mengatasi kendala-kendala yang terjadi antara lain :

Antara panitia, pengurus dan peserta harus menjalin kordinasi dengan baik

Dimohon untuk kedepannya, baik untuk panitia ataupun pengurus agar mau

dikondisikan oleh Kordinator Lapangan.

Adanya penambahan panitia pada seksi perlengkapan.

E. Rekomendasi

Dari hasil evaluasi, diharapkan untuk kepanitaan selanjutnya agar dapat memperbaiki

kinerja yang masih jauh dari hasil maksimal atau setidaknya dapat mengurangi masalah-

masalah yang terjadi di kepanitiaan kami sekarang. Oleh karena itu, kami

merekomendasikan:

Pilihlah anggota seksi yang sungguh-sungguh mau bekerja dan mempunyai rasa

tanggung jawab terhadap pekerjaannya sehingga mudah untuk dikoordinasikan.

Kepada pengurus, untuk kedepannya sebelum acara berlangsung dapat diminta

kerjasamanya untuk mengkondisikan diri.

Adanya penyesuaian proporsi kepanitiaan untuk tiap-tiap seksi sesuai dengan tugas

yang dibebankan.

Koordinasi antara sesama anggota seksi lebih ditingkatkan agar semua pekerjaan bisa

terlaksana dengan baik.

Harus saling koordinasi antara panitia lain, agar dalam melaksanakan tugas dapat

saling membantu.

Laporan Pertanggung Jawaban Sekretaris

A. Persiapan

Sebelum terlaksananya acara, sekretaris telah melakukan persiapan diantaranya,

sebagai berikut :

Pembuatan proposal

Notulensi rapat

Pembuatan surat

Pembuatan daftar hadir panitia

Pembuatan daftar hadir peserta

B. Pelaksanaan

Pada saat pelaksanaan apa yang telah dipersiapkan sekretaris sesuai dengan apa yang

telah dipersiapkan.

C. Evaluasi

Kurangnya koordinasi antara sekretaris, humas, dan perlengkapan pada saat proses

peminjaman ruangan

Kesalahan dalam mekanisme pencatatan capross karena kesalahan persepsi

Kesalahan dalam mekanisme penomoran surat

D. Solusi

Lebih ditingkatkan lagi koordinasi antara sekretaris dengan seksi lainnya

Lebih sering bertanya kepada pengurus atau anggota yang berpengalaman dalam

kesekretariatan sehingga tidak terjadi kesalahan

E. Rekomendasi

Dari hasil evaluasi, diharapkan kepanitiaan selanjutnya dapat memperbaiki kinerja

kami yang masih memiliki banyak kekurangan dan dapat memperbaiki kesalahan-kesalahan

yang terjadi dalam kepanitiaan kami sekarang. Oleh karena itu, kami merekomendasikan :

Pilihlah anggota-anggota yang mempunyai tanggung jawab dan bersungguh-sungguh

mau menjadi panitia agar acara bisa terlaksana dengan baik.

Koordinasi dengan seksi lain ditingkatkan agar semua pekerjaan bisa terlaksana

dengan baik dan lancar.

Koordinasi dengan pengurus lebih ditingkatkan lagi agar tidak terjadi kesalahan

mekanisme dalam pelaksanaan tugas.

Data surat-surat keluar

No. Nomor Surat Tanggal Keluar Keterangan

1. 01/PAN.PAB/IX/2013 11 September 2013 Peminjaman Bantuan Alat

Kesehatan kepada UHC

2. 02/PAN.PAB/IX/2013 13 September 2013 Peminjaman Ruang Kuliah I dan

Peminjaman Alat kepada Fakultas

untuk Technical Meeting

3. 03/PAN.PAB/IX/2013 13 September 2013 Peminjaman Ruang Seminar,

Ruang Kuliah VI dan


untuk PAB

4. 04/PAN.PAB/IX/2013 13 September 2013 Peminjaman Alat kepada Fakultas

untuk Makrab

5. 05/PAN.PAB/IX/2013 13 September 2013 Permohonan Surat Tugas

kepada Fakultas

6. 06/PAN.PAB/IX/2013 18 September 2013 Permohonan Dana kepada

Dekan Fakultas

7. 07/PAN.PAB/IX/2013 1 Oktober 2013 Peminjaman Ruang Kuliah II dan


untuk Rapat

8. 08/PAN.PAB/IX/2013 1 Oktober 2013 Peminjaman Bantuan Alat

Kesehatan kepada KSR



untuk Rapat

10. 10/PAN.PAB/IX/2013 2 Oktober 2013 Undangan kepada Anggota

11. 11/PAN.PAB/IX/2013 2 Oktober 2013 Undangan kepada Pengurus

12. 12/PAN.PAB/IX/2013 2 Oktober 2013 Undangan kepada Pembina

13. 13/PAN.PAB/IX/2013 2 Oktober 2013 Undangan kepada Alumni



untuk Rapat Evaluasi

15. 15/PAN.PAB/IX/2013 23 Oktober 2013 Peminjaman Ruang Seminar dan


untuk Rapat Evaluasi

Agenda Kegiatan

No Tanggal Tempat Agenda Kegiatan Hasil

1. 4 September

2014

Sekretariat Rapat Koordinasi Job description

tiap koor

List pembuatan

surat-surat yang

dibutuhkan

Rencana anggaran

dana

Agenda rapat

selanjutnya

2. 7 September

2014

Ruang Kuliah 6 Progress Report Target usda

Tema acara

Kepastian

peminjaman obat

Kepastian

pembicara

3. 13 September

2014

Sekretariat Progress Report Target PDD

Mekanisme acara

dan games

4. 20 September

2014

Ruang Kuliah 6 Progress Report Kepastian harga

konsumsi

Rencana uji coba

games

5. 23 September

2014

Lobi belakang Progress Report Sosialisasi SOP

6. 24 September

2014

Ruang Kuliah 6 Progress Report Konfirmasi alat

dan ruangan untuk

pelaksanaan acara

Kepastian

pendaftar PAB

List panitia yang

jarang hadir dan

akan ditanyakan

kesanggupannya

menjadi panitia

7. 28 Septermber

2014

Persiapan H-1 PAB

8. 2 Oktober 2014 Ruang Kuliah 6 Progress Report Mekanisme jualan

agar target

tercapai

Rekap surat calon

anggota yang

tidak hadir

9. 4 Oktober 2014 Ruang Kuliah 6 Persiapan H-1 Makrab Kepastian alat-alat

perlengkapan

makrab

Kepastian pengisi

PAB susulan

Mekanisme

keberangkatan

Laporan Pertanggungjawaban Seksi Acara

A. Persiapan

Persiapan yang telah dilakukan oleh seksi acara untuk PAB dan MAKRAB adalah

sebagai berikut :

Survei tempat untuk acara makrab

Mengadakan Technical Meeting (TM)

Koordinator bertindak sebagai koordinator lapangan

Membantu seksi perlengkapan dalam hal menyiapkan alat-alat

Berkoordinasi dengan panitia lain, seperti Humas.

Membuat SOP TM

Membuat SOP acara PAB

Membuat SOP acara MAKRAB

Membuat games

Membuat draft penilaian

Membuat persyaratan PAB dan MAKRAB

Membuat daftar kelompok PAB dan MAKRAB

B. Pelaksanaan

Dalam pelaksanaanya kami telah berusaha semaksimal mungkin untuk melakukan

tugas-tugas sebagai seksi acara. Adapun tugas-tugas yang telah di lakukan yaitu :

Menjadi MC

Mengadakan TM

Mengadakan games

Menjadi pembimbing games

Menyematkan pita untuk peserta PAB

Mengkondisikan peserta

C. Evaluasi

Semua anggota dari panitia Seksi Acara pada dasarnya melaksanakan tugasnya,

namun pada saat rapat, banyak di antara kami yang bentrok dengan agenda lain atau jadwal

praktikum, sehingga pada saat ada rapat PAB dan MAKRAB, anggota dari acara tidak

lengkap dan ada terdapat satu anggota yang tidak ada kejelasan, sehingga hanya ada 2

anggota dari Seksi Acara, kami sempat mengalami kesulitan dalam pelaksanaan karena

kekurangan anggota tetapi kami bisa mengatasi masalah tersebut. Berikut ini kendala yang

dihadapi seksi acara, yaitu :

Kurangnya kordinasi antara panitia dengan peserta.

Kurang nya kordinasi antar sesama seksi acara

Pembuatan konsep yang kurang matang

Kurangnya komunikasi antar panitia

tidak berkontribusi sehingga sedikit menghambat kerja dari seksi acara.

D. Solusi

Lebih meningkatkan kedisiplinan dalam melaksanakan tugas.

Harus lebih sering berkordinasi dengan sesama panitia, dan anggota

Lebih matang dalam pembuatan konsep

E. Rekomendasi

Dari hasil evaluasi, diharapkan untuk kepanitaan selanjutnya agar dapat

memperbaikikinerja kami yang masih jauh dari hasil maksimal atau setidaknya dapat

mengurangi masalah-masalah yang terjadi di kepanitiaan kami sekarang. Oleh karena itu,

kami merekomendasikan :

Pilihlah anggota seksi yang memiliki loyalitas untuk bekerjadalam tim dan

mempunyai rasa tanggungjawab terhadap pekerjaannya.

Perbanyak berkordinasi kepada sesame anggota seksi dalam pembagian tugas, agar

semua pekerjaan bisa terlaksana dengan baik.

Harus saling koordinasi antara panitia lain, agar dalam melaksanakan tugas dapat

saling membantu.

Laporan Pertanggungjawaban Seksi Konsumsi

A. Persiapan

Sesuai dengan job desc yang diterima oleh seksi humas, kami jalani dan saya bagi rata

kepada staff humas lainnya. Awalnya humas mendapat dua orang staff dan satu koordinator,

yang terdiri dari dua angkatan 2013 dan satu angkatan 2014 Namun diperjalanan persiapan,

dari staff angkatan 2014 banyak absen pada rapat yang diadakan tetapi masih menjalankan

tugas untuk menjarkom ke panitia perihal kehadiran rapat. Ternyata dia mengundurkan diri

karena dalam kondisi yang kurang sehat. Humas menjarkom panitia dan ataupun pengurus di

setiap agenda rapat yang akan diadakan, dan membantu sekretariatan menghubungi pihak-

pihak yang dibutuhkan tanda tangannya dalam surat-surat keperluan PAB dan Makrab.

B. Pelaksaan

Kejadian dilapangan pada saat PAB, kami yang hanya berisi dua orang menjadi agak

sedikit terteter dengan job desc kami. Di SOP disebutkan bahwa humas hanya transit saja,

padahal harusnya humas berkordinasi dengan acara untuk mengkonfirmasi pengisi-pengisi

acara dan pengisi untuk games. Dengan evaluasi setelah PAB, saat Makrab semuanya lebih

terkendali. Kami sepenuhnya menjalankan tugas dan membantu sebagai timer untuk agenda

acara tertentu yang diisi pengurus.

C. Evaluasi

Kendala yang berarti saat PAB yaitu kelalaian dalam SOP mengenai kondisi humas

yang kebanyakan hanya berada di ruang transit. Kemudian daftar pengisi games yang belum

di bagi kepada humas sehingga humas kurang mengetahui untuk penginformasian kembali

kepada para pengurus. Saat Makrab, tidak ada kendala yang berarti, namun saya sebagai

koordinator harus meminta izin karena ada kepentingan lain di kampus tetapi sudah kami

diskusikan karena setelahnya hanya acara pengukuhan dan dapat dikendalikan oleh staff

humas lainnya.

D. Solusi

Untuk perihal jarkoman, agar tidak memberatkan tiap orangnya, koordinator

membaginya secara rata. Kemudian untuk kesulitan menghubungi pihak-pihak yang ingin

diminta tanda tangannya, sekretariatan juga dapat membantu mengendalikannya karena

keterbatasan waktu dan keperluan dari humas yang dua-duanya dari angkatan 2013.

E. Rekomendasi

Menyangkut masalah komposisi dari seksi humas, sebaiknya dicampur antarangkatan

agar jika diperlukan sesuatu tidak mengalami kendala karena kesibukan yang sama. Untuk

masalah nomer-nomer yang harus dijarkom, sebaiknya diberika sangat diawal pada

koordinator humas agar secepatnya dibagi ke staff humas. Saat operasional, di SOP harusnya

tidak dicantumkan humas untuk transit atau melakukan sesuatu, humas merupakan seksi yang

mobile dari humas siap kapanpun dibutuhkan. Lebih banyak koordinasi dari seksi acara ke

seksi humas, dan jangan diberitahukan secara mendadak kepada humas karena untuk

mengabari pihak-pihak tertantu juga membutuhkan waktu. Acar juga harus mengordinasikan

pada humas sebelum hari H berlangsung agar meminimalisir miss communication yang

terjadi saat acar berlangsung.

Laporan Pertanggungjawaban Seksi PDD

A. Persiapan

Seksi publikasi dokumentasi dan dekorasi pada kegiatan PAB mempunyai tugas

seperti :

Membuat design banner, co-card, pin.

Memesan syal.

Mendokumentasikan semua kegiatan dalam acara PAB.

B. Pelaksanaan

Dalam pelaksanaan di lapangan, kami telah berusaha semaksimal mungkin untuk

melaksanakan tugas kami sebagai panitia PAB dari seksi PDD. Adapun tugas-tugas yang

telah kami lakukan sebagai panitia seksi PDD, antara lain:

Membuat design banner, co-card, pin.

Memesan syal

Mendokumentasikan semua kegiatan acara PAB.

C. Evaluasi

Pada dasarnya semua anggota dari panitia seksi PDD melaksanakan tugasnya. Namun

pada saat rapat, anggota dari PDD jarang hadir dengan berbagai alasan. Sehingga pada saat

ada rapat PDD, anggota dari seksi PDD hanya kordinator saja yang selalu hadir.

D. Solusi

Solusi yang dapat kami berikan yaitu :

Lebih dikoordinasikan kembali antara anggota dari seksi DekDok

Lebih dipersiapkan kembali alat-alat yang dibutuhkan

E. Rekomendasi


kinerja kami yang masih jauh dari hasil maksimal atau setidaknya dapat mengurangi

masalah-masalah yang terjadi di kepanitiaan kami sekarang. Oleh karena itu, kami

merekomendasikan:


tanggung jawab terhadap pekerjaannya.

Banyak-banyak berkordinasi kepada sesama anggota seksi untuk membagi-bagi tugas,

agar semua pekerjaan bisa terlaksana dengan baik.

Laporan Pertanggungjawaban Seksi Konsumsi

A. Persiapan

Seksi Konsumsi pada kegiatan PAB dan Makrab mempersiapkan beberapa rencana

yang berhubungan dengan konsumsi, diantaranya persiapan kami adalah :

Menyusun menu makanan dan snack untuk pelaksanaan acara.

Memesan menu makanan dan snack serta minuman.

Bekerja sama dengan seksi USDA dalam mencari dana untuk kebutuhan konsumsi,

seperti menjual donat/ roti.

Mempersiapkan peralatan yang dibutuhkan yaitu: aqua dus, galon, gelas plastik,

dispenser.

Bekerja sama dengan seksi Perkap dalam penyediaan alat-alat yang akan dibutuhkan

dalam acara PAB dan Makrab.

Sehari sebelum pelaksanaan acara, kami meminta konfirmasi kepada tempat

pemesanan makanan ataupun snack.

B. Pelaksanaan

Dalam pelaksanaan di lapangan, kami telah berusaha semaksimal mungkin untuk

melaksanakan tugas kami sebagai panitia PAB dan Makrab 2014 dari Sie Konsumsi. Adapun

tugas-tugas yang telah kami lakukan sebagai panitia seksi konsumsi, antara lain :

Menghubungi tempat pemesanan makanan untuk membuat makanan dan snack agar

tepat waktu sesuai jadwal yang direncanakan pada SOP.

Menyediakan aqua dus dan galon untuk minum panitia maupun peserta.

Mengambil maknan dan snack ke tempat pemesanan makanan.

Membagikan makanan dan snack pada masing-masing panitia (tanpa snack), peserta

dan beberapa pengurus Korcab.

C. Evaluasi

Evaluasi dari kinerja seksi konsumsi selama berjalannya acara yaitu sebagai berikut :

Kurangnya koordinasi antar sesama sie konsumsi.

Gelas plastik yang disediakan untuk minum panitia tidak digunakan, akibatnya panitia

minum aqua dus.

Tempat pemesanan makanan saat PAB terlalu jauh.

Tempat pemesanan makanan dan snack untuk PAB dan Makrab yang berbeda-beda

tempat.

D. Solusi

Melihat kendala diatas, Sie Konsumsi mempunyai solusi diantaranya:

Lebih ditingkatkan lagi berkordinasi dengan sesama seksi konsumsi dan panitia lain.

Gelas plstik sebaiknya digunakan untuk minum air galon sehingga meminimalisir

pembelian aqua dus.

Mencari tempat pemesanan makanan yang dekat dan disesuaikan dengan harga yang

diminta.

Sebaiknya tempat pemesanan makanan satu tempat saja agar lebih terkontrol dan

efesien.

E. Rekomendasi

Berdasarkan evaluasi tersebut diharapkan untuk kepanitian dalam acara selanjutnya

dapat memperbaiki kinerja kami. Oleh karena itu, kami merekomendasikan pada saat

pemilihan anggota panitia diharapkan memilih anggota:

Yang dapat berkontribusi dengan kepanitiaan.

Yang bertanggung jawab dan sungguh-sungguh atas tugasnya.

Yang disiplin dalam ketepatan waktu.

Yang dapat lebih berkordinasi kepada para peserta dan panitia.

Laporan Pertanggungjawaban Seksi P3K

A. Persiapan

Dalam pelaksanaan kegiatan, kami telah berusaha semaksimal mungkin untuk

melaksanakan tugas kami sebagai panitia Penerimaan Anggota Baru dari seksi P3K, adapun

tugas-tugas yang telah kami lakukan sebagai panitia seksi P3K, antara lain:

Menyiapkan obat-obatan

Membantu seksi perlengkapan dalam hal menyiapkan alat-alat

B. Pelaksanaan

Saat waktu pelaksanaan, seksi P3K berkeliling dari pos ke pos untuk mengawasi para

peserta apabila ada yang sakit. Adapun saat pelaksanaan, seksi P3K memiliki tugas dan

tanggung jawab, diantaranya :

Mengawasi para peserta apabila ada yang sakit.

Mengevaluasi kerja tiap seksi saat pelaksanaan.

Bertanggung jawab untuk acara yang sedang dilaksanakan.

C. Evaluasi

Evaluasi diri dari seksi P3K diantaranya :

Kurang mengecek ulang persediaan obat-obat yang dibutuhkan.

Di tengah persiapan acara ada beberapa panitia terutama seksi p3k yang

mengundurkan diri

Kesulitan untuk membagi tugas dikarenakan terbatasnya panitia.

D. Solusi

Beberapa hal yang mungkin dapat dijadikan solusi dari kendala diantaranya :

Diusahakan agar ada semacam perjanjian yang mengikat di awal mengenai

keikutsertaan panitia yang dapat berkontribusi dalam tugasnya agar tidak lepas dari

tanggung jawabnya.

Membagi tugas antar panitia seksi P3K dengan baik.

E. Rekomendasi

Beberapa rujukan di bawah ini semoga dapat dijadikan rekomendasi untuk

kepanitiaan di acara yang akan datang, diantaranya :

Persiapan harus lebih matang.

Daftar obat-obatan yang dibutuhkan harus lebih lengkap.

Diusahakan jumlah panitia seksi P3K tidak terbatas.

Diusahankan panitia tidak merangkap sebagai panitia di kegiatan lain karena dapat

mempersulit jalannya acara tersebut.

Diusahakan untuk selalu ada peningkatan di tahun-tahun selanjutnya untuk

penyelenggaraan acara ini.

Laporan Pertanggungjawaban Seksi Pendaftaran

A. Persiapan

Persiapan yang telah dilakukan oleh seksi pendaftaran untuk Penerimaan Calon

Anggota Baru adalah menyiapkan draft pengembalian form pendaftaran, draft kehadiran

technical meeting, draft kehadiran PAB, draft kehadiran MAKRAB, kwitansi dan stampel

biosport.

B. Pelaksanaan

Dalam pelaksanaanya kami telah berusaha semaksimal mungkin untuk melaksanakan

tugas-tugas sebagai seksi pendaftaran. Adapun tugas-tugas yang telah di lakukan yaitu :

Membuat draft kehadiran technical meeting.

Membuat draft kehadiran PAB.

Membuat draft kehadiran MAKRAB.

Membuka stand pendaftaran.

Mendata daftar calon anggota baru Bio-sport.

Memberikan informasi serangkaian kegiatan yang akan dilaksanakan dalam

Penerimaan Calon Anggota Baru Bio-sport.

Mendata pemasukan dari hasil pendaftaran.

Adapun anggota yang terdaftar sebagai anggota baru adalah sebanyak 37 orang (tiga

puluh tujuh).

C. Evaluasi

Pada dasarnya anggota dari seksi pendaftaran telah melaksanakan tugasnya dengan

baik. Dalam melaksanakan tugas sebagai seksi pendaftaran kami sering mendapat kesulitan.

Terutama pada saat menjaga stand pendaftaran karena selain tugas seksi pendaftaran sangat

banyak pada saat pra-acara, anggota pendaftaran pun hanya 4 orang, dan dikarenakan

kesibukan masing-masing, anggota seksi pendaftaran sering tidak hadir pada saat menjaga

stand, sehingga kami terpaksa meminta bantuan kepada panitia dari seksi yang lain.

D. Solusi

Melihat kendala diatas, seksi pendaftaran mempunyai solusi diantaranya :

Meminta bantuan kepada panitia dari seksi yang lain.

Koordinasi dengan sesama anggota seksi pendaftaran lebih ditingkatkan lagi.

E. Rekomendasi




merekomendasikan:


tanggung jawab terhadap pekerjaannya.

Setiap seksi harus jelas tugas dan penempatannya.

Harus saling koordinasi antara panitia lain, agar acaranya dapat berjalan sesuai dengan

harapan.

Laporan Pertanggungjawaban Seksi Perlengkapan

A. Perencanaan

Seksi perlengkapan pada kegiatan Penerimaan Anggota Baru meminjam, membeli,

dan menyewa perlengkapan yang dibutuhkan pada kegiatan PAB 2014. Adapun

perlengkapan-perlengkapan yang dibutuhkan pada kegiatan PAB 2014 sebagai berikut :

- Microphone

- Speaker

- Truk

- Perlengkapan games

B. Pelaksanaan

Seksi perlengkapan meminjam perlengkapan dari subbag perkap fakultas Biologi

sehari sebelum kegiatan PAB 2014 dilaksanakan dan tentunya dengan surat peminjaman alat

yang sudah dibuat dan disetujui oleh yang bersangkutan. Seksi perlengkapan juga membeli

perlengkapan yang dibutuhkan untuk kegiatan PAB 2014 sebelum kegiatan dimulai.

C. Kendala

Pada pelaksanaan di lapangan seksi perlengkapan menjumpai beberapa kendala yaitu:

Kurangnya koordinasi antara seksi perlengkapan

Ketidaklengkapan anggota seksi perlengkapan

Kurangnya loyalitas dan kedisiplinan dalam anggota

Kurang paham dalam masalah peralatan

D. Solusi

Melihat kendala di atas, seksi perlengkapan mempunyai solusi diantaranya:

Agar lebih baik lagi dalam koordinasi di intern seksi perlengkapan

Diusahakan untuk anggota selalu lengkap, baik dalam rapat koordinasi, rapat besar

serta saat kegiatan berlangsung. Untuk itu diperlukan kedisiplinan anggota

Agar dalam menjadi seksi perlengkapan harus meningkatkan loyalitas serta

kedisiplinan dalam melaksanakan tugasnya

Lebih memahami lagi masalah tentang peralatan agar tidak ada masalah pada saat

kegiatan berlangsung

Menyiapkan alat-alat dengan kualitas yang baik

E. Rekomendasi

Dalam pelaksanaan seksi perlengkapan, dengan melihat hasil dan kendala yang

dijumpai di lapangan. Seksi perlengkapan merekomendasikan kepada kepanitian selanjutnya,

yaitu:

Sebelum rapat besar diadakan, terlebih dahulu rapat koordinasi dengan anggota

Memilih anggota yang benar-benar mau bertanggung jawab terhadap tugasnya

sebagai seksi perlengkapan

Mempelajari masalah-masalah tentang peralatan

Adanya kordinasi yang baik tentang alat kebutuhan untuk acara

Laporan Pertanggungjawaban Seksi Usaha Dana

A. Perencanaan

Seksi Usaha Dana pada kegiatan Penerimaan Anggota Baru 2014 mempunyai tugas

seperti mencari dana dan sponsor untuk kegiatan Penerimaan Anggota Baru 2014.

B. Pelaksanaan

Dalam pelaksanaan tugas di lapangan, kami telah berusaha semaksimal mungkin

untuk melaksanakan tugas kami sebagai panitia Penerimaan Anggota Baru 2014 dari seksi

Usaha Dana. Adapun tugas-tugas yang telah kami lakukan sebagai panitia seksi Usaha Dana,

antara lain:

Mencari dana.

Berikut perincian dana :

Dana yang dibutuhkan : Rp. 1.000.000

Dana yang didapatkan : Rp. 1.150.000

Dari tugas di atas, berdasarkan perincian dana yang disebutkan, kendala yang

dihadapi adalah surat dan proposal yang terlambat untuk dibagikan, banyaknya pengeluaran

yang tidak jelas, dan anggota yang kurang aktif dilapangan.

Mencari sponsor

Berdasarkan tugas pencarian sponsor, kendala yang dihadapi adalah kurangnya

koordinasi divisi usda kepada pihak sponsor, namun kendala tersebut dapat diatasi dan pihak

pemberi sponsor tetap member sponsor.

C. Evaluasi

Pada dasarnya semua anggota dari panitia seksi Usaha Dana melaksanakan tugasnya,

Namun pada kenyataan di lapangan, beberapa anggota panitia seksi Usaha Dana justru tidak

terlalu ikut berpartisipasi dalam pelaksanaan tugas dari seksi Usaha Dana.

Dalam melaksanakan tugas sebagai seksi Usaha Dana, kami sering mendapat

kesulitan. Kebanyakan kesulitan yang kami hadapi adalah di lapangan. Saat pencarian

sponsor, kendala yang kami hadapi adalah transportasi, karena kebanyakan dari anggota seksi

Usaha Dana tidak memiliki kendaraan bermotor, hanya beberapa saja yang memiliki

kendaraan bermotor. Kesulitan lain yang kami hadapi adalah karena anggota mayoritas

adalah perempuan sehingga sulit untuk melaksanakan tugas yang sukar dilakukan oleh

perempuan.

D. Solusi

Berdasarkan hasil evaluasi dari seksi Usaha Dana, solusi yang kami simpulkan yang

pertama adalah supaya untuk kepanitiaan selanjutnya, anggota seksi Usaha Dana dapat lebih

bekerja sama dan berpartisipasi dalam kegiatan seksi Usaha Dana di lapangan. Kedua, adalah

agar dapat lebih memperkirakan dan memperhitungkan kebutuhan seksi Usaha Dana, seperti

halnya transportasi, seperti motor. Transportasi ini yang kemudian digunakan untuk mencari

sponsor. Ketiga, supaya dapat memperkirakan perbandingan antara anggota perempuan dan

laki-laki yang dibutuhkan oleh seksi Usaha Dana. Hal ini dimaksudkan untuk mempermudah

tugas-tugas yang dilakukan seksi Usaha Dana.

E. Rekomendasi




merekomendasikan:


tanggung jawab terhadap pekerjaannya dan mayoritas anggota Usaha Dana adalah

perempuan.

Banyak-banyak berkordinasi kepada sesama anggota seksi untuk membagi-bagi tugas,

agar semua pekerjaan bisa terlaksana dengan baik.

Untuk Faktor-faktor eksternal yang diluar kewenangan yang berkaitan dengan seksi

Usaha Dana, harus bias diminimalisir ataupun dikontrol.

LPJ-1

Documents

Transcript of LPJ-1