LOGISTIK DAN DISTRIBUSI GUDANG PERKEBUNAN KELAPA SAWIT

Setiap usaha tentunya punya kebutuhan dan pengeluaran barang atau bahan yang dibutuhkan atau

tidak dibutuhkan. Sebuah perusahaan kelapa sawit melakukan pemenuhan kebutuhannya lewat bagian

pembelian. Pembelian mencari supplier atau pemasok bahan yang dapat ditelusuri kelengkapan profil

perusahaan dan kualitas produknya. Pencarian pemasok bahan diusahakan lebih dari dua atau tiga

supplier agar keseimbangan harga dapat dipilih secara kompetitif. Penerimaan Bahan dari pemasok

dapat dilihat dari slip kertas pemasok yang berisi karakteristik, mutu, & jenis bahan, yang disesuaikan

dengan kesepakatan kedua belah pihak.

Beberapa yang perlu diperhatikan dalam penerimaan barang (Unloading Dock):

1. Slip pengiriman barang yang berisi jumlah barang, jenis, karakteristik dan no PO (Purchase

Order), dalam industry perkebunan biasanya disebut SPB (Surat Pengantar Barang).

2. Kondisi transportasi harus diperhatikan terutama segel yang mengharuskan pemakaian

tersebut.

3. Jumlah dan jenis sesuai nomor PO harus diperiksa kebenarannya

4. Barang yang diterima adalah barang yang sesuai kesepakatan kedua belah pihak dan apabila

barang rusak dalam pendistribusan menjadi tanggung jawab pemasok.

5. Barang ditempatkan pada tempat peruntukannya sesuai jenis dan penanganannya.

Gudang

Pemilihan tipe gudang yang akan dibangun disesuaikan kapasitas bahan keperluan kebun atau

perusahaan. Ada tipe gudang yang sederhana dengan peralatan dan fasilitas seadanya. Tipe yang kedua

yaitu dengan mengikuti ukuran standar pergudangan dan biasanya diterapkan di perusahaan-

perusahaan besar atau perusahaan supply chain dimana tingkat keluar masuknya tergolong tinggi.

Gudang yang kebanyakan kita temui di perkebunan kelapa sawit pada umumnya berbeda dengan

gudang di industry supply chain. Kebanyakan gudang di perkebunan tidak memenuhi standar gudang

dengan pendistribusian yang masih terbatas. Perkebunan lebih memilih gudang tipe sederhana dengan

alasan efisiensi biaya. Kondisi yang sulit dan terbatasnya pengetahuan akan pentingnya pemenuhan

standar gudang kebun membuat beberapa kerugian. Adapun kerugian tersebut diantaranya adalah

a. Rusaknya bahan-bahan yang ada dalam gudang karena pengaturan yang kurang baik

b. Membutuhkan tenaga kerja yang lebih banyak

c. Menimbulkan ancaman pada pekerja gudang

d. Tidak efisien dan menyita waktu

Dalam pembahasan kita pada edisi ini adalah lebih ditujukan kepada gudang dan logistik pupuk.

Gambar 1. Gudang Gambar 2. Gudang pupuk

Sebelum menempatkan barang pada gudang harus terlebih dahulu kita tahu sifat-sifat barang atau

bahan tersebut agar tidak menimbulkan kerugian atau kecelakaan kerja. Di gudang perkebunan yang

sering kita lihat kerusakan terjadi pada pupuk yangmengalami penggumpalan atau pengerasan seperti

batu. Hal ini disebabkan kondisi suhu gudang tidak sesuai dengan temperatur penyimpanan pupuk

tersebut. Kelembaban yang tinggi juga merusak mutu pupuk.

Pengaturan tata letak bahan dalam gudang memerlukan perhatian dan kontrol yang teratur agar setiap

kerusakan atau ketidaksesuaian dapat diketahui dengan mengisi lembar non conformance bahan.

Ketidaksesuaian bahan tersebut segera dilaporkan atau segera diambil tindakan apabila dalam kondisi

masalah kecil.

Penanganan setiap bahan tentu berbeda-beda oleh karena itu kita harus tahu bahan apa yang ada

didepan kita untuk mengambil tindakan. Sebagai contoh bahan-bahan kimia atau obat-obatan sesuai

tingkat resiko perlu penanganan khusus. Pada edisi lain kita akan membahasnya yang disesuaikan pada

standar good manufacturing practices.

Standar Gudang

Ukuran gudang sebenarnya disesuaikan dengan besar kecilnya barang-barang yang akan disimpan atau

kapasitas gudang. Hanya saja yang perlu diperhatikan adalah

a. Bahan yang akan disimpan harus tahu jumlah dan sifat bahan tersebut

b. Adanya pintu loading dock dan unloadin dock yang memenuhi standar atau disesuaikan dengan

ukuran lebar badan pengangkut bahan tersebut.

c. Tinggi gudang dari tanah (dasar) ke lantai gudang harus diperhatikan atau hampir sama tinggi

bak pengangkut dengan tinggi lantai gudang agar keluar masuk barang cepat dan terkendali.

d. Ukuran bangunan gudang juga disesuaikan dengan kapasitas yang akan dimuat, pengaturan

suhu dan akses dalam gudang juga perlu diperhatikan.

Ukuran loading dock:

Tinggi dasar tanah (ground) ke Lantai gudang: 1.2192 m setara tinggi bak truk dengan tanah.

Lebar pintu diukur dari sisi paling luar: 3.5052 m

Lebar dari sisi dalam: 2.286 m

Gambar 4. Ukuran loading dock.

Di luar loading dock dibuat karet pengganjal sebagai pelindung gesekan antara badan truk dengan

tembok gudang demikian juga pada unloading dock. Di beberapa perusahaan terutama industri

makanan perlu dibuat balon udara (safety trap) pada sisi kiri kanan dan atas pintu keluar masuknya

barang. Hal ini diperlukan agar pengaturan suhu tetap stabil dan tidak berpengaruh terhadap produk

tersebut.

Fasilitas Gudang

Beberapa fasilitas yang perlu ada dalam gudang adalah

a. Forklift

b. Hand truck

c. Palet barang

d. Alat safety seperti APAR (alat pemadam api ringan) yang disesuaikan dengan penempatan dan

bahan yang ada

e. APD (alat pelindung diri) seperti sepatu safety, kaca mata pelindung, baju safety, dan helmet

serta musker apabila diperlukan).

f. Alat pengukur suhu (thermometer atau digital)

g. Alat pengatur suhu

h. Ventilasi udara

i. Kontrol Panel dan lain-lain

Gambar 5. Alat Angkat.

Pengeluaran Barang

Sebelum dilakukan loading, terlebih dahulu sudah dilakukan permintaan secara administrasi agar semua

pengeluaran barang terkendali. Dalam system pergudangan dikenal system FIFO (First In, First Out) atau

FEFO (First Expired, First Out). FIFO adalah pengeluaran barang yang lebih dulu masuk dari barang

lainnya dan FEFO adalah mengeluarkan barang yang masa kadaluarsanya sudah hampir habis atau telah

lama digudang.

Gambar 6. Loading/Unloading standar Gambar 7. Loading/Unloading Tidak standard

Keterangan:

Gambar 6. Menunjukkan adanya loading dock yang mempermudah keluar masuk barang

Gambar 7. Menunjukkan truk masuk gudang dan tidak dianjurkan untuk bongkar muat barang

Distribusi Barang

Dalam proses distribusi barang perlu diperhatikan bahwa barang yang dikeluarkan tersebut sudah

tercatat dan layak untuk digunakan. Sering kali dalam kebun karena kondisi tenaga kerja terbatas dan

manajemen gudang kurang baik, pengeluaran barang tidak layak pakai tetap dilakukan karena tuntutan

operasional kebun.

Gambar 8. Distribusi pupuk

Seluruh pupuk yang telah didistrbusikan harus di aplikasikan dan karung goni dikumpulkan untuk

pencatatan yang terkendali.

……….***……..

Author: Jivento Sitindaon / 25 April 2014

Referensi

Data didasarkan pada pengalaman di perusahaan logistik & transportasi dan perkebunan kelapa sawit

dengan pendekatan atau kajian terkini yang mengacu pada good warehouse practices