LAPORAN TINJAUAN MANAJEMEN - TKP-PPDS

1

LAPORAN TINJAUAN

MANAJEMEN

PROGRAM STUDI

PENDIDIKAN DOKTER SPESIALIS ILMU KESEHATAN MATA

FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA

2017/2018

A. Visi Program Studi

Visi Program Studi Pendidikan Spesialis Ilmu Kesehatan Mata FKUB:

Mewujudkan Institusi Pendidikan Dokter Spesialis Mata bertaraf Internasional

yang melaksanakan fungsi pendidikan akademik profesi, penelitian, dan pengabdian

masyarakat, yang menghasilkan dokter spesialis mata yang unggul dan mampu

bersaing pada era Masyarakat Ekonomi Asean (MEA), beretika dan berjiwa

enterpreneur, serta berorientasi kepada kepentingan masyarakat, pada tahun 2020 -

2025.

B. Misi Program Studi

Misi Program Studi Pendidikan Spesialis Ilmu Kesehatan Mata FKUB: 1. Menyelenggarakan pendidikan di bidang Ilmu Kesehatan Mata berdasarkan standar

kompetensi nasional, dan International Council of Ophthalmology (ICO), dengan

kompetensi unggulan lokal yang menghasilkan dokter spesialis mata yang mampu

bersaing di era MEA. 2. Menyelenggarakan pelayanan kesehatan mata secara profesional, sesuai standar

pelayanan berbasis kompetensi nasional maupun internasional di rumah sakit

pendidikan utama, rumah sakit jejaring, maupun di masyarakat 3. Menyelenggarakan penelitian berupa riset dan karya ilmiah di bidang ilmu kesehatan

mata untuk dimanfaatkan bagi pengembangan ilmu, pendidikan serta pelayanan kepada

masyarakat baik di tingkat nasional dan internasional di bawah payung pohon penelitian

di FKUB.

4. Menyelenggarakan pengabdian di bidang Ilmu Kesehatan Mata yang dibutuhkan

masyarakat, dan berperan aktif pada program pemberatasan kebutaan serta pencapaian

program Vision 2020 . 5. Menyelenggarakan pendidikan etika dan menanamkan jiwa enterpreneur secara

berkesinambungan dan melekat pada seluruh proses pendidikan.

6. Menjalin kemitraan secara nasional maupun internasional dalam meningkatkan mutu

pendidikan,pelayanan,penelitian.

Laporan Tinjauan Manajemen PS PDS Ilmu Kesehatan Mata Tahun 2017/2018

PSPDS Ilmu Kesehatan Mata

Universitas Brawijaya i

LEMBAR PENGESAHAN

1. Jenis Berkas : Laporan Tinjauan Manajemen

2. Nama Unit : Program Studi Pendidikan Dokter Spesialis Ilmu

Kesehatan Mata

3. Nama Institusi : Universitas Brawijaya

4. Penanggungjawab : Dr.dr. Seskoati P, SpM(K) (KPS)

5. Koordinator Penyusun : dr. Ovi Sofia, SpM(K) (Koordinator Pendidikan)

6. Anggota Penyusun : Dr. Safaruddin Refa, SpMKVR

Dr. Hariwati Moehariadi, SpM(K)

Dr. M.Ma’sum Effendi, SpM(K)

DR. Dr. Rosy Aldina, SpM(K)

Dr. T. Budi Sulistya, SpM(K)

Dr. Anny Sulistiyowati, SpM(K)

DR. Dr. Nadia Artha Dewi, SpM(K)

DR. Dr. Debby Shintiya Dewi, SpM(K)

Dr. Lely Retno Wulandari, SpM(K)

Dr. Nanda Wahyu Anandita, SpM(K)

Dr. Aulia Abdul Hamid, SpM

Dr. Herwindo Dicky Putranto, SpM

Dr. Hera Dwi Novita, SpM(K)

Dr. Nina Handayani, SpM(K)

Dr. Titok Hariyanto, SpM

Dr. Mirza Metita, SpM

Dr. Wino Vrieda Vierlia, SpM

7. Periode : Juli 2017 s.d Juni 2018

Malang, 28 Agustus 2018

Pimpinan Unit Kerja,

DR. Dr. Seskoati P.

Sp.M(K)

NIP. 19681023 200501 2 001



Universitas Brawijaya ii

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN................................................................................ i

DAFTAR ISI ...................................................................................................... ii

I. PENDAHULUAN.........................................................................................1

II. LINGKUP BAHASAN ................................................................................. 2

III. PELAKSANAAN ........................................................................................ 3

IV. HASIL .......................................................................................................... 4

1. Hasil Audit Internal .................................................................................. 4

2. Hasil Audit Eksternal ............................................................................... 8

3. Umpan Balik Pelanggan ........................................................................... 9

4. Kinerja dan Evaluasi Proses ..................................................................... 18

5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan .......................................... 26

6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya ................................... 33

7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM .................................................... 37

8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM ............................................. 38

V. PENUTUP ..................................................................................................... 39



Universitas Brawijaya 1

I. PENDAHULUAN

Pendidikan Dokter Spesialis IK Mata di Fakultas Kedokteran Universitas

Brawijaya (FKUB) telah dimulai sejak tahun 2000. Pada tahun 2001 Kolegium

Ofthalmologi Indonesia Mengirimkan Tim Visitasi ke Bagian Ilmu Kesehatan Mata

FKUB, dengan hasil visitasi dan penilaian borang yang menyatakan Bagian Ilmu

Kesehatan Mata FKUB layak menjadi penyelenggara Pusat pendidikan Dokter Spesialis

(PPDS) Ilmu Kesehatan Mata dengan bidang Refraksi lensa kontak dan strabismus

perlu meningkatkan diri agar memenuhi kriteria kelayakan yang telah ditetapkan,

sementara itu peserta didik dapat mengambil pendidikan di bidang tersebut pada

institusi lain yang telah diakreditasi. Dengan adanya hal tersebut, pada tanggal 17

Oktober 2001 Kolegium Oftalmologi Indonesia membuat surat kepada Prof.Dr.H.Asri

Rasad sebagai Ketua Disiplin Ilmu Kesehatan Mata menyatakan bahwa Bagian Ilmu

Kesehatan Mata FKUB layak menjadi penyelenggara Pusat pendidikan Dokter Spesialis

(PPDS) Ilmu Kesehatan Mata yang mandiri, keputusan ini ditindaklanjuti dengan surat

Rektor Universitas Brawijaya no.310/J10/2002, yang ditujukan kepada Dirtjen Dikti

untuk memberikan rekomendasi bahwa Bagian Ilmu Kesehatan Mata FKUB dinyatakan

layak menjadi penyelenggara Pusat pendidikan Dokter Spesialis (PPDS) Ilmu

Kesehatan Mata secara mandiri.

Selanjutnya dibentuk Bagian Ilmu Kesehatan Mata FKUB dinyatakan layak

menjadi penyelenggara Pusat pendidikan Dokter Spesialis (PPDS) Ilmu Kesehatan Mata

pada Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Malang secara mandiri berdasarkan : 1. Surat Keputusan Dari Majelis Kolegium Kedokteran Indonesia (MKKI) nomor :

112/SK/MKKI/2003 tentang pembentukan Pusat Pendidikan Program Studi Dokter

Spesialis Ilmu Kesehatan Mata Pada Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya 2. Surat Keputusan Forum Dekan Fakultas Kedokteran Penyelenggara Program

Pendidikan Dokter Spesialis Nomor : 4674/FD.PPDS/SK/2003 tertanggal 29 Juli 2003

Surat Direktur Jendral Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional Nomor :

1207/D/7/04 tentang ijin penyelenggaraan program Pendidikan Dokter Spesialis Ilmu

Penyakit Mata dan Program Pendidikan Dokter Spesialis Ilmu Telinga Hidung dan

Tenggorok pada Universitas Brawijaya tertanggal 19 Maret 2004




Dalam kepemimpinan Ketua program Studi Pendidikan Spesialis 1 Ilmu

Kesehatan Mata DR. dr. Seskoati Prayitnaningsih, Sp.M(K), mempunyai jumlah staf

dosen pengajar di RS Pendidikan Utama sebanyak 19 orang dan di RS Afiliasi / Jejaring

sebanyak 3 orang. Total mahasiswa aktif tahun akademik 2017/2018 sebanyak 59

peserta didik.

Program Studi PDS I IK Mata -FKUB melaksanakan aktivitas Tri Dharma PT

yang terdiri pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat, penyelenggaraan

seminar atau kuliah tamu dan pengembangan mata kuliah. Semua pelaksanaan

dilakukan sesuai Manual Prosedur yang telah ditetapkan. Selain itu PS melibatkan dan

mengkoordinasikan dosen pengampu dalam hal penyusunan kurikulum, silabus dan

modul. PPDS IK Mata juga meningkatkan kualitas dari staf pengajar dengan

merencanakan untuk pendidikan di setiap staf untuk masing masing sub divisi.

Sistem penjaminan mutu mengacu pada sistem Penjaminan Mutu (SPM)

fakultas dan universitas berdasarkan dokumen mutu yang terdiri dari Manual Mutu

Fakultas, Standar Mutu Universitas dan fakultas. Pengawasan program studi dilakukan

oleh tingkat fakultas melalui audit internal mutu (AIM) program studi. Upaya

pengelolaan mutu pada tingkat PSPDS Ilmu Kesehatan Mta FKUB dilakukan melaui

audit internal yang dikoordinir oleh Gugus Jaminan Mutu FKUB. Audit ini dilakukan

secara berkala setiap tahun dengan auditor internal dari FKUB yang telah ditunjuk oleh

Rektor. Materi audit meliputi borang 3A LAMPTKes dan Standar Mutu UB. Selain itu

Prodi juga melakukan studi umpan balik dari stakeholder.

Berdasarkan laporan audit internal tersebut, Ketua Program Studi dapat

menentukan langkah-langkah yang diperlukan untuk peningkatan mutu pendidikan di

lingkungan program studi. Evaluasi internal PS terhadap implementasi program

dilakukan oleh mahasiswa, dosen, dan tenaga pendidikan. Hasil evaluasi terhadap suatu

program digunakan sebagai dasar untuk perbaikan program selanjutnya. Hasil

monitoring dan evaluasi kegiatan akademik dilaporkan ke Dekan secara berkala.

II. LINGKUP BAHASAN

Dalam melaksanakan tinjauan manajemen PSPDS Ilmu Kesehatan Mata mengacu

pada sistem manajemen mutu (SMM) SNI ISO 9001:2008, dengan ruang lingkup :




1. Hasil audit internal, meliputi temuan-temuan dalam Audit Internal Mutu (AIM) siklus

16 tahun 2017

2. Analisis dan tindak lanjut umpan balik pelanggan. Telah dilakukan kuesioner pada

alumni dan peserta didik PSPDS Ilmu Kesehatan Mata FKUB dan telah dianalisis.

3. Evaluasi kinerja dan kesesuaian hasil yang sesuai dengan capaian target rencana

strategis, program kerja.

4. Tindakan koreksi dan tindakan pencegahan. Mengenali faktor resiko yang akan

mengakibatkan suatu masalah sehingga dapat dilakukan usaha pencegahan sebelum

terjadi masalah. 5. Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya. Melakukan secara berkesinambungan

terhadap tindak lanjut hasil tinjauan manajemen

6. Perubahan yang mempengaruhi kinerja baik internal maupun dari eksternal, seperti

kebijakan universitas tentang perbaruan dari OTK yang dapat mempengaruhi kinerja.

7. Saran dan masukan untuk perbaikan untuk memperbaiki kinerja.

III. PELAKSANAAN

Pelaksanaan tinjauan manajemen Program Studi Pendidikan Dokter Spesialis

Ilmu Kesehatan Mata (PS PDS Ilmu Kesehatan Mata) dilaksanakan setelah hasil Audit

internal Mutu (AIM) siklus 16 oleh Gugus Jaminan Mutu Fakultas Kedokteran

Kedokteran Universitas Brawijaya (GJM FKUB) yang dilakukan pada 30 November

2017. Pertemuan yang dihadiri oleh staf pendidik dan tenaga kependidikan dan juga

perwakilan peserta didik dilakukan untuk membahas tindak lanjut dari hasil audit

tersebut.

Tinjauan manajemen PSPDS Ilmu Kesehatan Mata FKUB dilakukan dalam beberapa

tahapan sesuai manual prosedur (MP) tinjauan manajemen. Proses tinjauan manajemen

PSPDS Ilmu Kesehatan Mata FKUB adalah sebagai berikut :

1. Persiapan tinjauan manajemen. Diawali dengan penyusunan konsep teknis pelaksanaan

tinjauan manajemen, terdiri dari jadwal, data yang diperlukan untuk bahan tinjauan

manajemen dan pembagian tugas. Selanjutnya, peserta rapat rutin PSPDS Ilmu

Kesehatan Mata FKUB memberikan koreksi dan persetujuan terhadap konsep

pelaksanaan tinjauan manajemen.




2. Pelaksanaan tinjauan manajemen. Pengumpulan data terkait program PSPDS Ilmu

Kesehatan Mata FKUB oleh masing-masing bidang dan divisi dalam PSPDS Ilmu

Kesehatan Mata FKUB dengan mengacu kepada sasaran mutu masing-masing. 3. Dalam pelaporan tinjauan manajemen, hasil kompilasi dan analisis efektifitas dan

efisiensi sistem di PSPDS Ilmu Kesehatan Mata FKUB dirumuskan dalam suatu

laporan tertulis. Konsep laporan tertulis tersebut disampaikan kepada semua staf

PSPDS Ilmu Kesehatan Mata FKUB untuk diperiksa ulang. Selanjutnya, revisi

terhadap laporan disampaikan kepada pimpinan FKUB untuk mendapatkan arahan

dan kebijakan terkait organisasi PSPDS Ilmu Kesehatan Mata FKUB.

IV. HASIL

Hasil evaluasi Akademik 2017/2018 Program Studi Pendidikan Dokter Spesialis

Ilmu Kesehatan Mata Tahun 2017 berikut ini disajikan sesuai urutan lingkup bahasan

tinjauan manajemen (lihat Bab II).

1. Hasil Audit Internal

Salah satu bentuk pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) adalah

Audit Internal Mutu (AIM) adalah kegiatan rutin di lingkungan Universitas Brawijaya

termasuk di Fakultas Kedokteran. Universitas Brawijaya melakukan AIM setiap

tahunnya, dimana di tahun 2018 ini memasuki AIM UKPA Siklus 17. Kegiatan ini

merupakan salah satu upaya untuk menerapkan Standar Manajemen Mutu (SMM),

mengendalikan capaian mutu penyelenggraan tri dharma perguruan tinggi dan

membangun budaya mutu melalui SPMI. AIM yang telah dilaksanakan secara

berkesinambungan dalam rangka peningkatan pelayanan kepada pelanggan, penguatan

manajemen administrasi, database yang terintegrasi. Rutinitas audit internal ini

diharapkan menjadi sebuah tradisi dan budaya serta kebiasaan positif untuk

membiasakan diri merencanakan, melaksanakan, dan evaluasi serta pendokumentasian

secara tertib. Selain itu untuk AIM siklus 17 ini diharapkan untuk mempersiapkan

akreditasi prodi berdasarkan risk based audit, mengendalikan target capaian

implementasi SPMI (tinjauan manajemen, verifikasi temuan lama, konversi dokumen

SPMI)




Dalam pelaksanaan AIM Siklus 16 Tahun 2017 ini telah terdokumentasi sejumlah

6 temuan.

PSPDS Ilmu Kesehatan Mata FKUB sebagai salah satu auditee divisitasi pada

tanggal 30 November 2017 oleh Prof. DR. dr. Yuyun Yueniwati, M.Kes, Sp.Rad(K)

dari auditor PJM dan dr. Suryanti Dwi Pratiwi, Sp.P dari auditor internal FKUB.

Lingkup audit internal mutu (AIM) siklus 17 Prodi ini meliputi tindakan koreksi atas

temuan AIM Siklus 16 Tahun 2017, borang 3A LamPTKes standar 3, 4 dan 7, tinjauan

manajemen dan konversi SOP sesuai format Kemenpan RB 15/ 2015. Berdasarkan

hasil visitasi dapat disampaikan bahwa dari temuan AIM Siklus 16 Tahun 2017

sebanyak 23 temuan, didapatkan 6 temuan masih berstatus “open” dan 17 temuan sudah

berstatus “closed”. Temuan yang masih berstatus “open” atau belum terselesaikan ini

meliputi belum adanya Rancangan Pembelajaran Semester (RPS) dan penetapan SKS

oleh kolegium Oftalmologi Indonesia, kurangnya jumlah dosen yang menulis buku,

belum adanya publikasi pengabdian masyrakat di jurnal.

Untuk tindak lanjut hasil temuan tersebut telah dituangkan dalam Borang AIM

UKPA Siklus 16 tahun 2017.




NO Kategori

Temuan, Status Temuan, Nama

Auditor, Tanggal Audit

Bidang yang diaudit

Uraian Ketidaksesuaian dan Saran

Rencana Tindakan Perbaikan atas Temuan

Status

1 KTS / New / SDP, HWB / 12 Nov 2015

(SM-PS-C03) C. Standar Proses [03]

KOI belum membentuk RPS dan menentukan SKS, tetapi proses pembelajaran dibuat dalam bentuk modul yang belum memuat kode MK

Menunggu KOI membentuk RPS dan menentukan SKS

Open


(SM-PS-N03) N. Standar Capaian Penelitian [03]

1 staf dari 18 staf pernah menerbitkan buku populer

Meningkatkan jumlah dosen yang menerbitkan buku

Open

3 OBS / Old/ SDP, HWB / 30 Nov 2017


Dana per dosen belum sampai 18 juta per dosen per tahun

Meningkatkan jumlah dosen yang melakukan penelitian

Open



Hasil penelitian sudah ada bukti ilmiah publikasi, tetapi pengabdian kepada masyarakat belum pernah dipublikasi

Menunggu standart format publikasi pengabdian kepada masyarakat

Open



Ada 1 staf yang menerbitkan buku, sehingga masih 5%

Memacu staff untuk menulis buku

Open


(SM-PS-P01) P. Standar Proses Pengabdian kepada Masyarakat [01]

Draft laporan PKM ada tetapi belum di seminarkan atau melalui proses anti plagiasi

Membuat draft laporan yang sesuai standart format publikasi yang disepakati

Open




NO Kategori Temuan, Status Temuan, Nama

Auditor, Tanggal Audit

Bidang yang diaudit

Uraian Ketidaksesuaian dan Saran

Rencana Tindakan Perbaikan atas Temuan

Status



Hasil PKM ada, tetapi blm dalam bentuk publikasi

Membuat draft laporan yang sesuai standart format publikasi yang disepakati

Open



Hasil PKM ada tetapi belum melalui proses PPAP

Membuat draft laporan yang sesuai standart format publikasi yang disepakati, SOP publikasi sesuai dengan yang dibuat oleh FK

Open


(SM-PS-R03) R. Standar Capaian Pengabdian kepada Masyarakat [03]

Draft hasil PkM ada tetapi belum dipublikasi pada jurnal internasional

Membuat draft laporan yang sesuai standart format publikasi yang disepakati, SOP publikasi sesuai dengan yang dibuat oleh FK

Open




2. Hasil Audit Eksternal

Program Studi PDS Ilmu Kesehatan Mata FK UB saat ini berada dalam fase

pendampingan akreditasi LAMPTKES. Pengajuan akreditasi LAMPTKES telah

dilakukan pada tanggal 20 Maret 2018 dengan nomor surat pengajuan dari institusi

3312/UN10/PP/2018. Pendampingan fasilitator dimulai sejak 30 Mei 2018, yaitu oleh

Prof. dr. Budu Mannyu, Ph.D, Sp.M(K), M.Med.Ed. Audit eksternal sebelumnya

dilakukan oleh Kolegium Oftalmologi Indonesia pada tahun 2013 dan menjalani uji

coba akreditasi LAMPTKES pada tahun 2016.

Selama fase pendampingan fasilitator LAMPTKES terdapat beberapa masukan

bagi program studi, yaitu:

1. Revisi struktur organisasi Program Studi yang menunjukkan hubungan Kepala

Departemen dengan Dekan, begitu juga hubungan Ka SMF dengan RS Pendidikan

Utama.

2. Penjelasan tentang pengembangan dosen tidak tetap melalui jalur PS.

3. Penjelasan tentang pengembangan dosen di RS Jejaring/Afiliasi.

4. Menguraikan tahapan pencapaian kompetensi kurikulum unggulan, yaitu

fakoemulsifikasi dan social enterpreneurship, secara lebih sistematis dan mendetil.

5. Menjelaskan upaya-upaya Program Studi dalam ketercapaian misi dan tujuan bagi

alumni.

6. Linearitas antara data, analisis, dan solusi pada Evaluasi Diri.




3. Umpan Balik Pelanggan

Umpan balik pelanggan secara umum dapat diperoleh dari dua jenis masukan,

yakni pihak eksternal dan pihak internal PSPDS Ilmu Kesehatan Mata FKUB. Umpan

balik pihak eksternal PSPDS Ilmu Kesehatan Mata FKUB diperoleh melalui instrumen

Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM). Umpan balik pihak internal PSPDS Ilmu

Kesehatan Mata FKUB diperoleh dari instrument kuisioner yang disebarkan kepada

para peserta didik , alumni dan para staf pengajar PSPDS Ilmu Kesehatan Mata. Adapun

evaluasi kepuasan pelanggan akan dinilai dari hasil kuisioner yang telah diperoleh

kemudian dianalisa berdasarkan Indeks Kepuasan.

Dari hasil kuisioner yang dibagikan kepada staf pengajar didapatkan rekapitulasi

mengenai sistem kurikulum, seleksi dan mutu peserta didik, sarana dan prasarana

pendidikan, serta sumber daya manusia. Indeks kepuasan dari hasil umpan balik staf

pengajar memiliki nilai yang cukup baik. Didapatkan nilai sebesar 89% yang

menyatakan sistem kurikulum di PSPDS Ilmu Kesehatan Mata baik, dan sebesar 93%

menyatakan seleksi dan mutu peserta didik baik, serta sebesar 88% menyatakan sumber

daya manusia sudah mencukupi. Namun demikian sebanyak 74% menyatakan sarana

dan prasarana pendidikan masih belum memadai untuk pengembangan ilmu peserta

didik dan juga staf pengajar sehingga masih membutuhkan banyak perbaikan.

89% 93% 88%74%

11% 7% 12%26%

sistemkurikulum

seleksi danmutu

peserta didik

sumber dayamanusia

sarana danprasarana

pendidikan

Hasil Kuesioner Staf Pengajar 2017/2018

Baik Tidak Baik




Dari hasil kuisioner yang didapat dari alumni juga didapatkan rekapitulasi

mengenai materi dan ketrampilan yang didapat, kelancaran komunikasi antar alumni

dan staf pengajar, serta sarana dan prasarana sistem pendidikan di PSPDS Ilmu

Kesehatan Mata. Indeks kepuasan dari hasil umpan balik alumni juga memiliki nilai

yang baik. Didapatkan nilai sebesar 96% yang menyatakan puas dengan materi serta

ketrampilan yang telah didapat selama pendidikan, dan sebesar 96% menyatakan

memiliki komunikasi yang baik antar alumni dan staf pengajar. Namun demikian perlu

diperbaiki sarana dan prasarana pendidikan yang ada terkait hasil kuisioner yang

menyatakan sebesar 12% alumni merasa kurang dalam penyediaan fasilitas wetlab

tersebut.

Hasil kuisioner dari peserta didik menunjukkan nilai sebesar 89 % peserta didik

menyatakan sistem kurikulum pendidikan dan performa semua staf pengajar baik.

Peserta didik menilai sarana dan prasarana penunjang proses pendidikan masih kurang

dan perlu ditingkatkan.




Sedangkan, hasil kuisioner yang didapatkan dari pengguna alumni menunjukkan

nilai sebesar 100 % pengguna alumni menyatakan integritas (moral dan etika,

spesialisasi (keahlian berdasarkan ilmu), network dengan disiplin lain (keluasan

wawasan antar disiplin, kepemimpinan, kerjasama dalam tim), kemampuan bahasa asing,

ketrampilan komunikasi dan pengembangan diri baik.




Selain kuisioner tentang proses pendidikan, Program Studi juga terus melakukan

sosialisasi dan membagikan kuisioner tentang pemahaman visi, misi, dan tujuan Program Studi,

baik kepada dosen, peserta didik, tenaga kependidikan, dan paramedis. Pada tahun 2017

Program Studi Ilmu Kesehatan Mata FK UB memiliki visi, misi, dan tujuan baru yang

menyesuaikan dengan visi, misi, dan tujuan Universitas serta Fakultas, dengan

mempertimbangkan kebutuhan masyarakat dan pemenuhan pencapaian kompetensi peserta

didik. Adapun hasil kuisioner pemahaman visi, misi, dan tujuan Program Studi pada tahun

akademik 2017/2018 adalah sebagai berikut:

TABEL HASIL KUESIONER VISI, MISI DAN TUJUAN PRODI IK MATA

UNTUK DOSEN

No. Pernyataan Benar Salah %

1. Visi Program Studi PDS Mata FK Universitas Brawijaya adalah : Pada tahun 2025, menjadi Institusi Pendidikan Dokter Spesialis Mata bertaraf Internasional yang melaksanakan fungsi pendidikan akademik profesi, penelitian, dan pengabdian masyarakat, yang menghasilkan dokter spesialis mata yang mampu bersaing pada era Masyarakat Ekonomi Asean, beretika dan berjiwa enterpreneur, serta berorientasi kepada kepentingan masyarakat.

22 0 100%

2. Salah satu kalimat kunci dalam Misi Program Studi PDS Mata FK Universitas Brawijaya adalah: Menyelenggarakan pendidikan di bidang Ilmu Kesehatan Mata berdasarkan standar kompetensi nasional, dan International Council of Ophthalmology (ICO), dengan kompetensi unggulan dan kompetensi lokal yang menghasilkan dokter spesialis mata yang unggul dan mampu bersaing di era MEA. Kompetensi unggulan yang dimaksud adalah social entrepreneurship.

19 3 86.3%

3. Misi Program Studi PDS Mata FK Universitas Brawijaya juga memiliki kalimat kunci lainnya, yaitu : Menyelenggarakan pelayanan kesehatan mata baik secara individu maupun komunitas secara profesional, sesuai standar pelayanan medik berbasis kompetensi nasional.

13 9 59.1%





4. Dalam bidang penelitian, misi Program Studi PDS Mata FK Universitas Brawijaya adalah : Menyelenggarakan penelitian berupa riset dan karya ilmiah di bidang ilmu kesehatan mata untuk dimanfaatkan bagi pengembangan ilmu, pendidikan serta pelayanan kepada masyarakat baik di tingkat nasional dan internasional di bawah payung pohon penelitian di FKUB. Dalam rangka mencapai Misi tersebut, maka diharapkan semua mahasiswa mempunyai penelitian yang tidak terkait dengan penelitian dosen untuk meningkatkan kemandirian peneliti.

19 3 86.3%

5. Untuk mencapai visi dan misinya, Program Studi PDS Mata FK Universitas Brawijaya mencanangkan sasaran dan strategi yang dituangkan dalam Rencana Strategis Program Studi PDS Mata FK UB.

22 0 100%

6. Sasaran dan strategi Program Studi PDS Mata FK Universitas Brawijaya adalah terselenggaranya pendidikan etika dan perilaku professional secara berkesinambungan selama pendidikan yang terstruktur dan terukur.

22 0 100%

7. Salah satu strategi untuk mencapai Visi menjadi institusi bertaraf internasional adalah meningkatkan keikutsertaan PPDS untuk berpartisipasi aktif dalam seminar internasional.

22 0 100%

Rata - rata 90.24


UNTUK PPDS



50 0 100%






42 8 84%


35 15 70%


37 13 74%


50 0 100%


50 0 100%


50 0 100%

Rata – rata 89.14




TABEL HASIL KUESIONER VISI, MISI DAN TUJUAN PRODI IK MATA UNTUK TENDIK



4 0 100%


2 2 50%


4 0 100%


3 1 75%






4 0 100%


4 0 100%


4 0 100%

Rata – rata 89.28


UNTUK PERAWAT



15 0 100%


12 2 80%






15 0 100%


11 4 73.3%


10 5 66.7%


15 0 100%


15 0 100%

Rata – rata 88.57

87,5

88

88,5

89

89,5

90

90,5

2017/2018

2017/2018 90,24 89,14 89,24 88,57

Dosen PPDS Tendik Perawat




4. KINERJA DAN EVALUASI PROSES

Kinerja dan evaluasi proses PSPDS Ilmu Kesehatan Mata dapat dinilai dari

berbagai aspek meliputi : penilaian capaian program kerja dan capaian indikator kinerja,

temuan audit internal maupun eksternal serta evaluasi umpan balik. PSPDS Ilmu

Kesehatan Mata melakukan perumusan program kerja tahunan yang terukur

berdasarkan hasil evaluasi tahun sebelumnya. Draft program kerja ini disusun oleh tim

RBA, kemudian didiskusikan dan diputuskan pada rapat Prodi yang dihadiri oleh

seluruh staf pengajar. Program kerja tahunan dan Renstra disosialisasikan pada Rapat

kerja yang dihadiri oleh seluruh staf pengajar, alumni, peserta didik, jejaring, pengguna

lulusan, serta Dekanat. Ukuran capaian program kerja di PSPDS Ilmu Kesehatan Mata

FKUB ditentukan dengan memberikan skor sesuai tahapan pelaksanaan programnya

(Tabel 3).

Tabel 3. Bobot Pelaksanaan Program Kerja

Taha Tahapan Program

B Bobot

P

Perencanaan (persiapan, koordinasi, surat tugas, dll)

10 %

D Pelaksanaan

50 %

C

Laporan (kompilasi hasil dan analisis)

30 %

A

Tindak Lanjut (rencana perbaikan, rekomendasi, hasilnya bila ada)

10 %

Total 100 %

Berdasarkan skor tersebut, maka setiap program dapat diukur capaiannya untuk

bahan evaluasi penyusunan program selanjutnya.

Dari pengukuran setiap bidang di PSPDS Ilmu Kesehatan Mata FKUB, dapat

diketahui bahwa rata-rata capaian Program Kerja PSPDS Ilmu Kesehatan Mata FKUB

2017 sebesar 68,41 %. Secara umum, sebagian program kerja telah terlaksana dengan

baik, namun evaluasi dan tindaklanjutnya belum selesai dikerjakan. Berikut ini disajikan

rata-rata capaian program per bidang (Gambar 6).




Selain capaian per bidang dengan rata-rata yang rendah tersebut, juga selaras

dengan ketepatan pelaksanaan sesuai jadwal yang direncanakan. Dengan rata-rata

kesesuaian jadwal hanya 57 %, menunjukkan perlu adanya persiapan yang matang dan

kepatuhan terhadap jadwal yang disepakati.

Tabel 4. Capaian Program Kerja PSPDS IK MATA FKUB 2017

No Program Kerja Skor

1 Bidang Organisasi dan Tata Kerja

1.1 Penyusunan struktur OTK, tupoksi dan pengajuan SK Dekan 100

1.2 Menyelenggarakan rapat prodi rutin tiap bulan 100

1.3 Menyelenggarakan rapat OTK rutin 80

1.4 Mempersiapkan Akreditasi LAMPT-Kes Program Studi 90




1.5 Mengadakan Rapat kerja bersama staf pengajar, mahasiswa, alumni, 90

pengguna lulusan, dosen jejaring dan dekanat

1.6 Evaluasi kelengkapan dan keterlaksanaan dokumen SPMI secara berkala 80

1.7 Meminta dan menganalisis umpan balik dari staf, mahasiswa, alumni, dan 80

pengguna lulusan setiap tahun

2 Bidang Kemahasiswaan dan Lulusan

2.1. Penyusunan panduan sistem rekruitment calon mahasiswa baru 90

2.2 Meningkatkan pencapaian prestasi di bidang nalar, bakat, minat di tingkat 60

nasional dan internasional

2.3 Mengoptimalkan fungsi bimbingan dan konseling 70

2.4 Menyelenggarakan outbond untuk meningkatkan team building 40

2.5 Mengadakan pembekalan cara pemeriksaan, penegakkan diagnose, dan 100

penatalaksanaan dari setiap subdivisi dengan metode belajar aktif bagi

PPDS baru

pada tahap Pengayaan

2.6 Menggunakan evaluasi setiap tahap pendidikan berdasarkan kompetensi 60

KOI dan ICO

2.7 PPDS mengikuti ujian ICO, minimal basic science 10

2.8 Meningkatkan partisipasi alumni pada prodi 90

3 Bidang Sumber Daya Manusia

3.1 Dosen mengikuti ujian ICO, minimal basic science 10

3.2 Meningkatkan jumlah staf pengajar yang bergelar doktor 70

3.3 Meningkatkan jumlah staf pengajar yang bergelar konsultan 90

3.4 Meningkatkan jumlah dosen luar biasa yang memiliki NIDK 30

3.5 Meningkatkan jumlah staf pengajar dengan jabatan akademik minimal 50

lektor kepala

3.6 Mengikutsertakan staf pengajar pada fellowship atau short course 90

3.7 Meningkatkan keterlibatan staf pengajar sebagai pembicara tingkat 100

nasional

3.8 Meningkatkan keterlibatan staf pengajar sebagai pembicara tingkat 80

internasional

3.9 Meningkatkan jumlah publikasi internasional staf pengajar 80




3.10 Melakukan standarisasi dosen jejaring dalam kemampuan mendidik dan 80

fakoemulsifikasi

3.11 Melakukan pelatihan rutin tenaga administrasi 50

3.12 Menambah tenaga administrasi prodi 60

4 Bidang Kurikulum

4.1 Membuat Modul Kuliah Etika dan Perilaku professional, yang dapat 50

dilaksanakan secara berkesinambungan selama masa pendidikan

4.2 Membuat sistem penilaian Etika dan perilaku profesional 60

4.3 Membuat sistem sanksi terhadap pelanggaran etika dan perilaku profesinal 90

4.4 Mengadakan pembekalan cara pemeriksaan, penegakkan diagnose, dan 100

penatalaksanaan dari setiap subdivisi dengan metode belajar aktif bagi

PPDS baru

pada tahap Pengayaan

4.5 Menyusun modul social enterpreneurship 80

5 Bidang Pembiayaan, Sarana dan Prasarana serta Sistim Informasi

5.1 Mengajukan pengadaan alat diagnostik dan terapeutik di RS Pendidikan 90

utama untuk pemenuhan kompetensi standard dan kompetensi unggulan

5.2 Mengajukan pengadaan alat diagnostik dan terapeutik di RS Jejaring 40

untuk pemenuhan kompetensi standard dan kompetensi unggulan

5.3 Evaluasi keterlaksanaan RBA tahunan 40

6 Bidang Penelitian, Pengabdian Masyarakat dan Kerjasama

6.1 Mengaktifkan kerjasama dengan pusat studi dan kelompok kajian terkait 60

pohon penelitian di FKUB

6.2 Peningkatan akses staf pengajar dan peserta didik memperoleh dana 80

penelitian

6.3 Memfasilitasi publikasi pengabdian masyarakat yang di danai UB 65

6.4 Mengadakan kerjasama dengan MEC dan RSUB 60

6.5 Mengoptimalkan aplikasi materi oftalmologi komunitas 80

6.6 Memulai inisiasi kerja sama luar negeri 70




Monitoring Evaluasi Bidang Kemahasiswaan dan Kelulusan Rekrutmen Calon Mahasiswa Baru (Input Pesrta Didik)

Hasil monitoring input peserta didik diperoleh rata-rata ujian masuk PPDS IK

mata masih sesuai dengan syarat nilai batas diterima yang telah ditentukan, dimana

penerimaan di bulan Januari 2017 mempunyai nilai rata-rata yang tinggi, sedangkan

yang terendah di bulan Januari 2018, hal ini sesuai dengan jumlah kandidat yang

diterima, semakin rendah nilai rata-rata ujian masuk jumlah kandidat yang diterima juga

berkurang sesuai persyaratan nilai batas kelulusan penerimaan. Untuk perbandingan

antara jumlah kandidat yang mengikuti seleksi dan yang diterima total mempunyai rata-

rata sekitar 32%, sehingga dapat disimpulkan penyeleksian kandidat sudah cukup baik.

Monitoring Evaluasi proses Pendidikan Tahap Pengayaan




Proses Pendidikan pada tahap pengayaan sudah dipaparkan ilmu pengetahuan

mata dasar dan penguatan pemeriksaan mata, dimana pada tahap akhir pengayaan

dilakukan ujian tulis dan ujian pemeriksaan didapatkan nilai rata-rata baik ujian tulis

maupun ujian pemeriksaan didapatkan peningkatan dari periode Juli 2017 sampai

dengan periode Januari 2018, sedangkan untuk periode Juli 2018 masih berlangsung.

Tahap II Magang I

Monitoring evaluasi proses Pendidikan tahap II magang II dilakukan ujian tiap

divisi, terdiri dari 8 divisi, tetapi pada proses ini belum semua divisi melakukan ujian

secara berkesinambungan, masih didapatkan beberapa divisi yang belum melaksanakan

ujian tahap secara teratur. Masih didapatkan nilai ujian dibawah 60 dan rata-rata nilai

kisaran 60-70, tetapi nilai rata-rata >90 juga diperoleh di bulan Januari-Juli 2017.




Monitoring Evaluasi Proses Pendidikan Tahap II Magang II

Monitoring Evaluasi Tahap II Magang II dilakukan ujian tahap tiap divisi,

dimana masih didapatkan beberapa divisi yang belum melaksanakan ujian secara teratur

dan berkesinambungan, untuk nilai rata-rata ujian yang tertinggi didapatkan nilai > 90 di

periode Juli-Desember 2017, di divisi Neuroophthalmology, sedangkan divisi yang

teratur mengadakan ujian adalah divisi Kornea dan Bedah Refraktif serta divisi Infeksi

Imunologi (IIM).

Monitoring Evaluasi Tahap Mandiri




Untuk tahap mandiri diperolehh indikator dari nilai uian UDOT, Ujian sortcase

ujian video dan ujian OSCE, untuk nilai rata-rata ketiga ujian tersebut didapatkan

peningkatan nilai rata-rata dari periode Januari-Juni 2017 ke periode Juli – Desember

2017, dengan nilai rata-rata tertinggi pada ujian Video periode Juli – Desember 2017

sebesar 86. Hal ini menunjukkan adanya peningkatan kemampuan pengetauan peserta

didik.

Monitoring Evaluasi Output Peserta Didik

Indikator Output peserta didik didapatkan dari nilai rata-rata IPK lulusan dan

rata-rata ketepatan waktu lulusan, asil dari monitoring evaluasi nilai IPK kelulusan

didapatkan nilai rata-rata kelulusan >3,5, sedangkan untuk kelulusan tepat waktu

didapatkan ampir sebagian besar peserta didik mengalami keterlambatan kelulusan,

dengan kelebian waktu bervariasi, terendah kelebihan waktu terendah dengan rata-rata

8,5 bulan.




5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan

Tindakan koreksi di PS PDS I Ilmu Kesehatan Mata FK UB diperoleh dari

temuan audit internal dan eksternal, hasil umpan balik, dan evaluasi program kerja.

Adapun daftar tindakan koreksi dan tindakan pencegahan tersebut adalah berikut.

NO. Masukan Tindakan Perbaikan Status

(Open/closed)

Tindakan

Pencegahan

1. Perlu adanya format khusus

untuk pelaporan yang

terstruktur dan menyeluruh.

Belum ada hasil monev

yang disampaikan UJM

secara tertulis kepada KPS.

Menunggu standart

format khusus untuk

pelaporan yang

tersturuktur dan

menyeluruh dari FK,

selama ini monitoring

evaluasi dilakukan

rutin bersamaan

dengan rapat bagian

dan rapat pendidikan

Closed Follow up ke FK

tentang standar

format pelaporan

monev dari UJM

2. Rapat evalusi kurikulum

dihadiri dan mendapat

masukan dari seluruh staf,

namun belum ada evaluasi

tertulis dari UJM.Perlunya

tindak lanjut UJM yang

berkesinambungan

Menunggu standart

format khusus untuk

pelaporan yang

tersturuktur dan

menyeluruh dari FK,


evaluasi dilakukan

rutin bersamaan

dengan rapat bagian



tentang standar

format pelaporan

monev dari UJM,

mendokumentasikan

aktifitas UJM secara

tersendiri

3. UJM ada, SK masih dalam

proses pengajuan,

pelaksaaan belum efektif

Surat legalisasi UJM

sudah diajukan ke FK,

menunggu legalisasi

Closed Follow up lagi surat

pengajuan legalisasi

SK UJM ke FK, dan

lebih

mengefektifkan

kerja UJM dengan

mendokumentasi


terpisah




NO. Masukan Tindakan

Perbaikan

Status

(Open/closed)

Tindakan

Pencegahan

4. Perlu adanya format

khusus untuk pelaporan

yang terstruktur dan

menyeluruh. Belum ada

hasil monev yang

disampaikan UJM secara

tertulis kepada KPS.

Menunggu standart

format khusus untuk

pelaporan yang

tersturuktur dan

menyeluruh dari FK,


evaluasi dilakukan

rutin bersamaan

dengan rapat bagian



tentang standar format

pelaporan monev dari

UJM

5. Rapat evalusi kurikulum

dihadiri dan mendapat

masukan dari seluruh staf,

namun belum ada evaluasi

tertulis dari UJM.Perlunya

tindak lanjut UJM yang

berkesinambungan

Menunggu standart

format khusus untuk

pelaporan yang

tersturuktur dan

menyeluruh dari FK,


evaluasi dilakukan

rutin bersamaan

dengan rapat bagian



tentang standar format

pelaporan monev dari

UJM,

mendokumentasikan


tersendiri

6. KOI belum membentuk

RPS dan menentukan

SKS, tetapi proses

pembelajaran dibuat

dalam bentuk modul

yang belum memuat

kode MK.

menunggu KOI

membentuk RPS

dan menentukan

SKS,

Open follow up ke KOI

setiap ada rapat

pendidikan, dimana

staff mata UB ada

yang mewakili

menjadi anggota

kepengurusan dalam

KOI





(Open/closed)

Tindakan

Pencegahan

7. Sudah ada program kerja

5 tahun, Belum ada

program kerja tahunan,

dan belum

terevaluasi dengan baik

karena belum pernah

menyelenggarakan rapat

kerja (raker) tahunan,

akan direncanakan untuk

diselenggarakan raker

menyelenggarakan

rapat kerja tahunan

dan menyusun renstra

serta action plan 5

tahunan serta monev

Closed menyelenggarakan

raker tahunan yang

akan dihadiri oleh

seluruh staff stake

holder, alumni serta

pengguna

8. Sudah dilakukan tetapi

dokumen belum dapat

ditunjukkan

(PDPT?)(MSD, 1-1-2016)

Menunjukkan borang

evaluasi diri yang

sudah ada dan sudah

diserahkan ke GJM

untuk pelaporan ke

Dekan

Closed Menunjukkan borang

evaluasi diri yang

sudah ada dan sudah

diserahkan ke GJM

untuk pelaporan ke

Dekan

9. Hasil tracer study (+),

kurang pengguna lulusan

dan belum rutin dan

belum dianalisis

Melakukan analisis

terhadap hasil tracer

studi, melengkapi data

tracer study pengguna

lulusan serta membuat

SOP

Closed Membuat SOP

analisis tracer study

dan melakukan

analisis secara

berkesinambungan

10. Belum ada Doktor, 8

Orang staf (40%) sedang

dalam masa pendidikan

Menghasilkan lulusan

doktor pada tahun

2016, menunggu

legalisasi kebijakan

dari Dekan tentang

penyetaraan

Konsultan setara

doktor

Closed membuat target

mengirimkan staf

untuk pendidikan

doktor yang tertuang

di didalam renstra,

follow up dengan

mengirimkan surat ke

Dekan tentang

kebijakan penyetaraan

tersebut





Perbaikan

Status

(Open/closed)

Tindakan

Pencegahan

11 Belum ada Doktor, masih

dalam tahap pendidikan

menghasilkan

lulusan doktor pada

tahun 2016,

menunggu legalisasi

kebijakan dari Dekan

tentang penyetaraan

Konsultan setara

doktor

Closed membuat target

mengirimkan staf

untuk pendidikan

doktor yang tertuang di

didalam renstra, follow

up dengan

mengirimkan surat ke

Dekan tentang

kebijakan penyetaraan

tersebut,

12 Belum ada Doktor, masih

dalam tahap pendidikan

menghasilkan

lulusan doktor pada

tahun 2016,

menunggu legalisasi

kebijakan dari Dekan

tentang penyetaraan

Konsultan setara

doktor

Closed menghasilkan lulusan

doktor pada tahun

2016, menunggu

legalisasi kebijakan

dari Dekan tentang

penyetaraan Konsultan

setara doktor

13 2 staf dari 18 staf pernah

mempublikasi

internasional

meningkatkan

jumlah staf yang

mempublikasi

internasional

Closed meningkatkan jumlah

staf yang melakukan

publikasi Internasional

14 1 staf dari 18 staf pernah

menerbitkan buku populer

meningkatkan

jumlah dosen yang

menerbitkan buku

Open meningkatkan jumlah

dosen yang

menerbitkan buku

dapat melalui media

FKUB menulis

15 Dosen yang sebagai

presenter oral/poster pada

pertemuan internasional

masih <10%/th (MSD, 1-

1-2016)

meningkatkan

jumlah dosen sebagai

presenter oral/poster

pada pertemuan

internasional

Closed meningkatkan jumlah

dosen sebagai

presenter oral/poster

dengan memberikan

bantuan dana registrasi

dari PS, 2 dosen sudah

sebagai presenter oral





Perbaikan

Status

(Open/closed)

Tindakan Pencegahan

16 Dana per dosen belum

sampai 18 juta per dosen

per tahun

meningkatkan

jumlah dosen yang

melakukan penelitian

Open meningkatkan jumlah

dosen yang melakukan

penelitian, menetapkan

target 10 dosen tiap

tahun, mendorong

dengan melalui dana

BPPM

17 Hasil penelitian sudah ada

bukti ilmiah publikasi,

tetapi pengabdian kepada

masyarakat belum pernah

di publikasi

menunggu standart

format publikasi

pengabdian kepada

masyarakat

Open menunggu sosialisasi

standar format publikasi

pengabdian

masyarakatdari FK,

laporan kegiatan

pengabdian masyarakat

sudah ada

18 Ada 1 staf yang

menerbitkan buku,

sehingga masih 5%

memacu staff untuk

menulis buku

Open mengikuti program

FKUB menulis dari FK

untuk memacu staff

dalam menulis buku,

dimana disediakan dana,

dan dosen pembimbing

serta admin untuk

membantu dalam

penulisan buku

19 Ketua PkM dalam proses

penyelesaian doktor,

pengabdian kepada

masyarakat

dipimpin oleh Konsultan

(sejumlah 12 staf)

menunggu SK Dekan

tentang kesetaraan

Konsultan dengan

doktor, dan tertuang

di buku pedoman

BPPM

Closed menunggu SK Dekan

tentang kesetaraan

konsultan dengan

doktor, mempunyai

target penambahan

jumlah doktor 2

20 Draft laporan PKM ada

tetapi belum di

seminarkan atau melalui

proses anti plagiasi

membuat draft

laporan yang sesuai

standart format

publikasi yang

disepakati

Open melakukan follow up ke

FK tentang standar

format publikasi, yang

menurut rencana akan

diadakan lokakarya





(Open/closed)

Tindakan

Pencegahan

21. Hasil PKM ada, tetapi

blm dalam bentuk

publikasi

membuat draft

laporan yang sesuai

standart format

publikasi yang

disepakati

Open Belum ada standart

format publikasi

22. Hasil PKM ada tetapi

belum melalui proses

PPAP

membuat draft

laporan yang sesuai

standart format

publikasi yang

disepakati, SOP

publikasi sesuai

dengan yang dibuat

oleh FK

Open Melakukan follow up

ke FK tentang standar

format publikasi,dan

SOP publikasi PKM,

yang menurut rencana

akan diadakan

lokakarya

23. Draft hasil PkM ada

tetapi belum dipublikasi

pada jurnal internasional

Membuat draft

laporan yang sesuai

standart format

publikasi yang

disepakati, SOP

publikasi sesuai

dengan yang dibuat

oleh FK

Open Melakukan follow up

ke FK tentang standar

format publikasi,dan

SOP publikasi PKM,

yang menurut rencana

akan diadakan

lokakarya

24. Masih dalam

perencanaan

Melakukan rapat kerja

untuk membicarakan

kurikulum secara

berkala

Closed Melakukan rapat kerja

kurikulum setiap

tahun, dengan

mempertimbangkan

masukan dari alumni

dan peserta didik

25. Belum ada bukti bahwa

ED PS disampaikan

secara rutin kepada

Dekan.

Sudah melaporkan

borang evaluasi diri

ke Dekan melalui

GJM

Closed Sudah melaporkan

borang evaluasi diri

ke Dekan melalui

GJM

26 Belum dilengkapi

dengan tupoksi

personil/jabatan

Mengunggah

tupoksi jabatan ke

website

Closed Tupoksi jabatan

sudah tercantum di

website (profil ->

tugas & fungsi)





Perbaikan

Status

(Open/closed)

Tindakan

Pencegahan

27 Belum ada informasi

profil mahasiswa.

mengunggah profil

mahasiswa ke

website

Closed Mengunggah profil

mahasiswa ke website

28 belum tersedianya manual

prosedur

mengunggah manual

prosedur ke website

Closed Mengunggah MP ke

website

29 Belum ada kerjasama

internasional.

Menjalin kerjasama

dengan institusi

internasional tempat

staf fellowsship

Closed Mengunggah ke

website bila sudah ada

kerjasama internsional

yang terjalin

30 Yang ditampilkan adalah

partisipasi pada seminar,

bukan hasil penelitian

Mengunggah hasil

penelitian dosen ke

website

Closed mengunggah hasil

penelitian dosen ke

website


organisasi penjaminan

mutu.

Mengunggah struktur

organisasi UJM ke

website

Closed Mengunggah struktur

UJM ke website


sistem dokumentasi.

Melaksanakan proses

monev UJM secara

berkala dan tertulis

Closed Mengadakan rapat

evaluasi UJM secara

tersendiri




6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya

Rekomendasi

Tindak

Lanjut

Kendala

Tinjauan

Rencana

No.

Aspek

yang

yang

Manajemen

selanjutnya

SUDAH

dihadapi

Sebelumnya

dilakukan

1. Analisis dan MR Sudah Masih Melakukan

tindak lanjut melakukan terkendala analisis dan tindak

umpan balik umpan balik konsistensi lanjut secara

pelanggan pelanggan, dan target konsisten, dibuat

analisis dan waktu monitoring dan

tindak evaluasi dalam

lanjut pelaksanaannya

serta SOP

2. Evaluasi MR Sudah Beberapa Menentukan

kinerja dan dalam indikator indikator

kesesuaian proses capaian Monitoring

hasil kerja melakukan target masih capaian yang

evaluasi belum dapat terukur didalam

kinerja dan terpenuhi proses pencapaian

kesesuaian target sehingga

hasil dapat mengukur

ketercapaian serta

menyusun SOP

3. Tindak lanjut MR Melengkapi Didapatkan Melakukan

hasil tinjauan laporan perubahan evaluasi tindak

manajemen hasil format lanjut manajemen

tahun tinjauan laporan secara berkala dan

sebelumnya manajemen tinjauan kontinue, didalam

sesuai manajemen pertemuan dan




dengan sebelumnya rapat rutin

format dengan pendidikan,

terbaru, tinjauan bagian/departemen

melakukan manajemen serta rapat tim

usaha AIM siklus monev dan rapat

perbaikan 16, Kerja

terhadap

temuan

yang ada

4. Penyampaian MR Sudah Penyampaian Perlu dibuat suatu

Hasil Tinjauan dibuat hasil tinjauan SOP pelaporan

Manajemen laporan manajemen tinjauan

Kepada hasil kepada manajemen dari

stakeholder, tinjauan stakeholder semua prodi ke

berupa laporan manajemen belum dapat fakultas secara

tercetak atau berupa dilakukan berkala

sosialisasi tatap laporan secara melaporkan

muka atau tercetak, konsisten kepada

melalui serta stakeholder

website atau diunggah

media lain melalui

website

Temuan Analisis dan tindak Lanjut Umpan Balik Pelanggan

Rencana tindak lanjut dilakukan analisis dan tindak lanjut secara konsisten dan

telah dibuat monitoring evaluasi serta SOP tentang pelaksanaannya. Hasil analisis

monitoring evaluasi disajikan dalam bentuk data, grafik dan table serta dilakukan tindak

lanjut yang dibahas di dalam rapat prodi yang dihadiri oleh KPS, staff pengajar, tenaga

Pendidikan untuk menghasilkan solusi dari masukan yang ada.




Evaluasi Kinerja dan Kesesuaian Hasil Kinerja

Sesuai dengan rencana yang dilakukan yaitu menentukan indikator monitoring

capaian untuk mengevaluasi kinerja dan kesesuain hasil kinerja telah dilakukan, seperti salah

satu indikator monitoring evaluasi input, proses dan output untuk peserta didik, sudah dibuat

SOP serta implementasi SOP tersebut telah dilaksanakan. Evaluasi Kinerja dilakukan sesuai

dengan kontrak Kinerja yang telah disepakati oleh fakultas dan universitas, dimana untuk

prodi mata juga disesuaikan dengan renstra yang dibagi menjadi 6 bidang program kerja,

yaitu :

I. Bidang Organisasi dan Tata Kerja

Beberapa program kerja seperti penyusunan struktur OTK, tupoksi dan pengajuan SK

Dekan, menyelenggarakan rapat prodi rutin tiap bulan, menyelenggarakan rapat OTK rutin

dan mempersiapkan akreditasi LAMPT-Kes prodi, mengadakana rapat kerja Bersama staf

pengajar, mahasiswa, alumni, pengguna lulusan, dosen jejaring dan dekanat, evaluasi

kelengkapan dan keterlaksanaan dokumen SPMI secara berkala, dan meminta dan

menganalisis umpan balik dari staf, mahasiswa, alumni, dan pengguna lulusan setiap tahun

mengalami peningkatan target capaian sesuai dengan table capaian kinerja prodi.

II. Bidang Kemahasiswaan dan Lulusan

Untuk program kerja penyusunan system rekruitmen calon mahasiswa baru, mengadakan

pembekalan cara pemeriksaan, penegakan diagnosis, dan penatalaksanaan dari setiap

subdivisi dengan metode belajar aktif bagi PPDS baru pada tahap pengayaan serta

meningkatkan partisipasi alumni telah mengalami peningkatan target capaian, sedangkan

untuk PPDS mengikuti ujian ICO masih belum dapat terlaksana, factor yang dapat

mempengaruhi hal tersebut perlu digali dan dilakukan rencana tindak lanjut.

III. Bidang Sumber Daya Manusia

Program kerja dosen mengikuti ujian ICO, minimal basic science masih belum ada

peningkatan, hal ini dimungkinkan beberapa program kerja seperti meningkatkan staf

pengajar yang menjalani Pendidikan S3 serta pengikutsertaan staf pengajar pada

fellowship atau short course terjadi peningkatan sehingga motivasi dosen untuk

mengikuti ujian ICO berkurang karena kesibukan dalam menjalani tugas belajarnya.

Program kerja meningkatakan jumlah dosen luar biasa yang memiliki NIDK masih

didapatkan kendala dalam bidang admisnistrasi, sehingga rencana tindak lanjut yang

dilakukan yaitu membantu dosen dengan merekrut tenaga administrasi untuk membantu

dosen dalam pengumpulan data administrasi sebagai syarat yang ditentukan.




IV. Bidang Kurikulum

Program kerja dibidang kurikulum tercapaianya target kinerja dalam menyusun modul

social entrepreneur di bidang mata yang merupakan kompetensi local baru. Untuk

kompetensi social entrepreneur ini telah dibuat target capaian tiap tahunnya dan finalisasi

modul social entrepreneur serta implementasi kompetensi oleh PPDS dalam beberapa

program social entrepreneur di bidang mata.

V. Bidang Pembiayaan, Sarana dan Prasarana serta Sistem Informasi

Telah dilakukan program kerja pengajuan alat diagnostic baik di RS Pendidikan maupun

di RS Jejaring untuk pemenuhan kompetensi standart dan kompetensi unggulan,

sementara kendala nya adalah masih belum terealisasi secara keseluruhan untuk

pengajuan alat tersebut. Rencana tindak lanjut yang dilakukan adalah melakukan

advocacy kepada pihak fakultas dalam pemenuhan alat tersebut.

VI. Bidang penelitian, Pengabdian Masyarakat dan Kerjasama

Beberapa program kerja seperti mengaktifkan kerjasama dengan pusat studi dan

kelompok kajian terkait pohon penelitian di FKUB, mengadakan kerjasama dengan MEC

dan RSUB dan memulai inisiasi kerjasama luar negeri telah mencapai target capaian

kinerja,

Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Tahun Sebelumnya

Pada AIM siklus 16 yang dilakukan sebelumnya, tidak didapatkan temuan pada

tinjauan manajemen sebelumnya oleh asesor, tetapi tetap dilakukan evaluasi untuk tinjauan

manajemen melalui rapat rutin Pendidikan, bagian/departemen, rapat kerja yang dihadiri oleh

Kadep, KPS, seluruh staf pengajar, tim monev.

Penyampaian Hasil Tinjauan Manajemen

Penyampaian hasil tinjauan manajemen kepada stake holder telah dilakukan secara

konsisten berupa laporan tercetak, soft file yang dikirim melalui GJM ke pihak fakultas serta

sosialisasi melalui website prodi mata




7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM

Hal-hal yang mempengaruhi SMM di PS PDS I Ilmu Kesehatan Mata meliputi faktor

internal dan eksternal. Kedua faktor tersebut memiliki keterkaitan erat. Dari faktor internal

terjadi perubahan Ketua Program Studi. Dari faktor eksternal terjadi perubahan Organisasi

dan Tata Kelola (OTK) di tingkat Fakultas secara mendasar, sehingga sangat berpengaruh

terhadap manajemen Prodi. Program Studi PS PDS I Ilmu Kesehatan Mata berada di bawah

Jurusan Spesialis dan Subspesialis, dimana sebelumnya berada langsung di bawah Fakultas

Kedokteran UB. OTK baru meniadakan jabatan Sekretaris Program Studi (SPS) sebagai

pembantu KPS, digantikan dengan beberapa Koordinator yang bekerja bersama dengan

KPS, yaitu Koordinator Pendidikan, Tim Kurikulum, dan Tim Monitoring Evaluasi.

Perubahan mendasar pada OTK ini diharapkan dapat meningkatkan performa Prodi,

sehingga berimbas kepada terselenggaranya sistem manajemen yang akuntabel, proses

pendidikan yang berorientasi masyarakat, serta tercapainya program kerja maupun sasaran

mutu. Hal-hal eksternal yang mempengaruhi SMM seperti adanya perubahan system dari

BPJS, rujukan berjenjang sehingga jumlah pasien di rumah sakit rujukan type A berkurang

untuk kasus yang standar sesuai dengan kompetensi PPDS, sehingga diperlukan peningkatan

jumlah rumah sakit jejaring untuk pemenuhan jumlah kasus dan kompetensi dari peserta

didik.




8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM

Secara umum, masukan-masukan dari pelanggan dan hasil kajian PSPDS Ilmu

Kesehatan Mata FKUB untuk peningkatan SMM di PSPDS Ilmu Kesehatan Mata

FKUB adalah sebagai berikut:

1. Meningkatkan suasana akademik dan kebijakan yang mendorong pencapaian

prestasi di bidang nalar, bakat, minat di tingkat nasional dan internasional

2. Menggunakan evaluasi setiap tahap pendidikan berdasarkan kompetensi KOI

secara konsisten

3. Meningkatkan jumlah dosen luar biasa yang memiliki NIDK

4. Meningkatkan jumlah staf pengajar dengan jabatan akademik minimal lektor kepala

5. Menambah tenaga administrasi prodi yang capable

6. Evaluasi keterlaksanaan RBA tahunan secara periodik

7. Meningkatkan upaya perolehan dana untuk pendidikan, penelitian, dan pengabdian

masyarakat secara mandiri

8. Meningkatkan publikasi ilmiah dosen, baik penelitian maupun pengabdian

masyarakat.

9. Memotivasi peserta didik untuk mengembangkan inovasi yang berhubungan

dengan pelayanan kesehatan masyarakat.




V. PENUTUP

Kajian sistem manajemen PSPDS IK Mata FKUB tersebut di atas, menunjukkan

bahwa program dan capaian indikator kinerja PSPDS IK Mata FKUB dapat terlaksana

dengan cukup baik, hal ini mencerminkan bahwa sistem di PSPDS IK Mata FKUB

berjalan cukup efektif. Sistem evaluasi dan monitoring juga telah berjalan baik setelah

terjadi perubahan tata kelola yang signifikan pada tahun 2017.

Pencapaian tersebut merupakan mencerminkan keingian kuat dan hasil

kerjasama seluruh staf PSPDS IK Mata FKUB dalam mencapai Visi dan Misi PSPDS

IK Mata serta meningkatkan mutu lulusan. Dalam keterbatasan sumberdaya manusia

serta dana, PSPDS IK Mata FKUB masih mampu melaksanakan sebagian besar

program kerjanya. Pada tahun 2017-2018 ini, peran alumni dalam menyelesaikan

masalah keterbatasan sarana dan prasarana diagnostik sangat besar.

Perbaikan terutama difokuskan pada proses PDCA yang berkesinambungan dan

konsisten sehingga proses pengembangan prodi dapat terjadi untuk mendukung

tercapainya Visi Misi dan Tujuan PSPDS Mata FKUB. Dalam rangka mengatasi

masalah keterbatasan sarana dan prasarana, koordinasi dengan pengelola program studi

dan kemampuan mencari dana secara mandiri perlu ditingkatkan.

LAPORAN TINJAUAN MANAJEMEN - TKP-PPDS

Documents

Transcript of LAPORAN TINJAUAN MANAJEMEN - TKP-PPDS