LAPORAN OBSERVASI PT PERKEBUNAN NUSANTARA III MEDANSENIN, 25 APRIL 2011D I S U S U N Oleh 1. Andi Pargo Simamora (090709031) 2. Heroplin Manik (090709015) 3. M.Rasyad G. (090709040) 4. Yurike Grace Sintha (090709022) 5. Lentina Polinda S. (090709041)

Universitas Sumatera Utara Fakultas Sastra Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi Tahun 201

1

Daftar isiTable of ContentsDaftar isi..............................................................................................................................ii Table of Contents.................................................................................................................ii Kata Pengantar.....................................................................................................................ii BAB I PENDAHULUAN...............................................................................................................4 1.1. Latar Belakang..........................................................................................................4 1.2. Proses........................................................................................................................6 1.3. Tujuan.......................................................................................................................6 1.4. Manfaat.....................................................................................................................7 1.5 Sasaran.......................................................................................................................7 BAB II..................................................................................................................................7 OBSERVASI ARSIP PTPN III...........................................................................................7 2.1. Struktur Organisasi dan Lokasi.................................................................................7 2.1.1. STRUKTUR ORGANISASI PT. PERKEBUNAN NUSANTARA III (PERSERO).................................................................................................................7 2.1.2. Lokasi PT. Perkebunan Nusantara III................................................................8 2.2. Alur Kerja Pengolahan Arsip Statis..........................................................................9 Arsip Statis.......................................................................................................................9 2.3.1. Pengadaan........................................................................................................10 2.3.2. Pengolahan.......................................................................................................10 2.3.3. Layanan............................................................................................................14 2.4. Fasilitas...................................................................................................................15 2.5. Preservasi ...............................................................................................................16 2.6. Jadwal Retensi Arsip (JRA)...................................................................................16 BAB III..............................................................................................................................17 PENUTUP..........................................................................................................................17 Kesimpulan....................................................................................................................17 3.2. Saran......................................................................................................................18 DOKUMENTASI OBSERVASI ARSIP PT PN III MEDAN..........................................19

Kata PengantarPuji syukur dan terima kasih Penulis haturkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas berkat dan karunia-Nya Tim Penulis dapat menyelesaikan tugas ini. Tim Penulis juga mengucapkan terima kasih ii

kepada Orangtua Penulis yang telah memberikan dukungan morilnya sehingga Penulis dapat menyelesaikan tugas ini. Tim Penulis juga berterima kasih kepada Dosen Pembimbing Mata Kuliah Managemen Arsip, yaitu Pak Ishak, dengan semangat memotivasi kami untuk menjadi seorang arsiparis yang terampil dan memiliki ide untuk memlakukan observasi langsung ke lapangan sehingga Tim Penulis dapat mengadakan Observasi sekaligus menambah pengentahuan, melalui kunjungan singkat ini, Penulis mendapat pengalaman dan dapat melihat secara langsung keberadaan dan pengolahan arsip di Daerah Medan khususnya di PT PN III. Kepada Teman-Teman seangkatan dengan Tim Penulis, berkat kerja sama yang baik turut mendukung kelancaran kunjungan ke PT PN III Medan mulai dari ide untuk berkunjung ke PT PN III Medan, Penulis juga mengucapkan terima kasih atas dukungan tersebut. Tim Penulis juga turut berterima kasih kepada Sekretaris urusan Kearsipan, dan Pegawai Depo Arsip. Melalui tulisan ini, Penulis berharap agar pembaca mendapatkan manfaat dan juga motivasi untuk memiliki perasaan Sadar Arsip. Penulis berharap tulisan ini dapat menambah khazanah ilmu bagi setiap pembacanya. Penulis juga minta maaf apabila ada kata-kata yang belum disempurnakan berdasarkan ejaan dalam penulisan karya ini. Medan, 29 April 2011 Tim Penulis

iii

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar BelakangPT Perkebunan Nusantara III disingkat PTPN III (Persero), merupakan salah satu dari 14 Badan Usaha Milik Negara (BUMN) Perkebunan yang bergerak dalam bidang usaha perkebunan, pengolahan dan pemasaran hasil perkebunan. Kegiatan usaha Perseroan mencakup usaha budidaya dan pengolahan tanaman kelapa sawit dan karet. Produk utama Perseroan adalah Minyak Sawit (CPO) dan Inti Sawit (Kernel) dan produk hilir karet. Sejarah Perseroan diawali dengan proses pengambilalihan perusahaan-perusahaan perkebunan milik Belanda oleh Pemerintah RI pada tahun 1958 yang dikenal sebagai proses nasionalisasi perusahaan perkebunan asing menjadi Perseroan Perkebunan Negara (PPN). Tahun 1968, PPN direstrukturisasi menjadi beberapa kesatuan Perusahaan Negara Perkebunan (PNP) yang selajutnya pada tahun 1974 bentuk badan hukumnya diubah menjadi PT Perkebunan (Persero). Guna meningkatkan efisiensi dan efektifitas kegitan usaha perusahaan BUMN, Pemerintah merestrukturisasi BUMN subsektor perkebunan dengan melakukan penggabungan usaha berdasarkan wilayah eksploitasi dan perampingan struktur organisasi. Diawali dengan langkah penggabungan manajemen pada tahun 1994, 3 (tiga) BUMN Perkebunan yang terdiri dari PT Perkebunan III (Persero), PT Perkebunan IV (Persero) , PT Perkebunan V (Persero) disatukan pengelolaannya ke dalam manajemen PT Perkebunan Nusantara III (Persero). Selanjutnya melalui Peraturan Pemerintah No. 8 Tahun 1996 tanggal 14 Pebruari 1996, ketiga perseroan tersebut digabung dan diberi nama PT Perkebunan Nusantara III (Persero) yang berkedudukan di Medan, Sumatera Utara. PT Perkebunan Nusantara III (Persero) didirikan 4

dengan Akte Notaris Harun Kamil, SH, No. 36 tanggal 11 Maret 1996 dan telah disahkan Menteri Kehakiman Republik Indonesia dengan Surat Keputusan No. C2-8331.HT.01.01.TH.96 tanggal 8 Agustus 1996 yang dimuat di dalam Berita Negara Republik Indonesia No. 81 Tahun 1996 Tambahan Berita Negara No. 8674 Tahun 1996.

Visi : Menjadi perusahaan agribisnis kelas dunia dengan kinerja prima dan melaksanakan tata kelola bisnis terbaik Misi : Mengembangkan industri hilir berbasis perkebunan secara berkesinambungan Menghasilkan produk berkualitas untuk pelanggan Memperlakukan karyawan sebagai aset strategis dan mengembangkannya secara optimal Berupaya menjadi perusahaan terpilih yang memberikan imbal hasil terbaik bagi investor Menjadikan perusahaan yang paling menarik untuk bermitra bisnis Memotivasi karyawan untuk berpartisipasi aktif dalam pengembangan komunitas Melaksanakan seluruh aktifitas perusahaan yang berwawasan lingkungan Sebagai Mahasiswi yang menjalani kuliah di Jurusaan Ilmu Perpustakaan dan Informasi, pembelajaran mengenai Manajemen Arsip merupakan bagian dari kurikulum yang ada sehingga kami dituntut untuk dapat memahami dan menguasai penanganan arsip, mulai dari akuisisi, pengelolaan, hingga melakukan disposal telah di pelajari secara teori pada kuliah harian. Namun, prakteknya secara keseluruhan dan melihat secara langsung bagaimana Arsip tersebut dikelolah tidak didapat di kuliah harian.

5

Oleh karena itu, untuk menjadi seseorang yang terampil tidak cukup hanya teori saja melainkan juga prakteknya. Sehingga untuk peninjauan sekaligus kedepannya penulis berharap untuk dapat menyalurkan ilmunya, Tim Penulis memilih PT PN III sebagai tempat observasi. Tim Penulis juga menyadari akan peraturan perundangundangan tentang Arsip yang amat penting bagi kita untuk dikedapan hari nantinya. Maka penulis juga ingin melestarikan Arsip dan bekerja sama untuk gerakan SADAR ARSIP. Hal ini dapat menjadi pengalaman yang dapat diterapkan penulis dalam dunia pekerjaan penulis kelak.

1.2. Proses1. Wawancara 2. Pengamatan/observasi 3. Diskusi kelompok

1.3. TujuanAdapun tujuan dilakukannya study banding ke badan arsip daerah Sumatera Utara ini yaitu : Melihat secara langsung penerapan teori manajeman kearsipan dalam materi kuliah dengan yang ada di lapangan. Untuk mengetahui keadaan arsip di PT PN III Medan Mengetahui cara serta pedoman pengelolahan Arsip di PT PN III maupun JRA. Mengetahui Nilai guna primer dan sekunder arsip pada PT PN III. Mendapatkan pengalaman serta pengetahuan hal yang harus dilakukan sebagai mahasiswa untuk Arsip dan kelak tahu

6

bagaimana agar dapat memotivasi orang lain untuk sadar pentingnya Arsip

1.4. ManfaatManfaat dilakukannya study banding ini yaitu untuk menambah wawasan mahasiswa tentang arsip, khususnya pengolahannya pada BUMN.

1.5 SasaranSasaran Observasi ini adalah : System Pengelolaan pada Arsip PT PN III Medan Koleksi Arsip PT PN III Medan Fasilitas arsip PT PN III

BAB II OBSERVASI ARSIP PTPN III2.1. Struktur Organisasi dan Lokasi2.1.1. STRUKTUR ORGANISASI PT. PERKEBUNAN NUSANTARA III (PERSERO)

7

2.1.2. Lokasi PT. Perkebunan Nusantara III

PT. PERKEBUNAN NUSANTARA III Jl. Sei Batanghari No. 2 Medan 20122 - Indonesia Telephone (+62-61) 8452244, 8453100 Fax. (+62-61) 8455177, 8454728 8

Website : www.ptpn3.com ( English Version) www.ptpn3.co.id( Versi Bahasa Indonesia) Email : kandir@ptpn3.co.id DEWAN KOMISARIS DAN KANTOR PERWAKILAN JAKARTA PT.PERKEBUNAN NUSANTARA III Jln Proklamasi No. 25, Menteng, Jakarta Pusat - Indonesia Telephone : (+62-21) 3923220 Fax : (+62-21) 7210469, 3922940 Email : dekom@ptpn3.co.id kpj@email.ptpn3.co.idm

2.2. Alur Kerja Pengolahan Arsip StatisUnit- Unit Kerja Depo Arsip Di Depo Arsip Diletakkan Pada Arsip Dipilah(Oleh Pegawai) Pengklasifikasian Entri Disimpan Pada Rak

Gudang/Ruang Pengolahan Pegawai Melakukan Deskripsi Arsip Data Dalam Setiap Ruangan Arsip Difolderkan

Nasib Akhir Arsip.

Arsip StatisBerdasarkan UU REPUBLIK INDONESIA No.43 Tahun 2009tentang Kearsipan Bab.1 Ketentuan Umum Pasal 1 Point Ke Tiga. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun 9

tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/ atau lembaga kearsipan.

2.3.1. Pengadaan Dalam pengadaan arsip statis PTPN III, Depo Arsip menerima arsiparsip dari setiap Sub Bagian. Setiap Sub Bagian menyerahkan arsip-arsipnya dalam bentuk manual (kertas) dan kedepannya bagian depo arsip akan menerima arsip dalam format softcopy atau elektronik.

2.3.2. Pengolahan Pengolahan data arsip pada PTPN III, sebelumnya dalam bentuk manual dan diurus oleh unit masing-masing. Namun setelah adanya kerja sama dengan ANRI pada tahun 2009, seluruh arsip-arsip yang ada pada Sub Bagian diserahkan dan dikelola oleh Depo Arsip. Setiap Sub Bagian menyerahkan arsip statisnya dalam bentuk manual (kertas) kepada Depo Arsip kemudian diletakkan di gudang di gudang arsip. Arsip yang masuk ke dalam depo arsip dipilah-pilah mana yang masih bagus bentuk fisiknya lalu dideskripsi ke dalam Lembar Deskripsi Arsip. Seperti gambar dibawah ini :

Lembar Deskripsi Arsip/Dokumen

Nomor sementara

10

Unit Organisasi

Sub Unit Organisasi

Satuan Kerja (SATKER)

Proyek

Kegiatan/Paket

Isi Ringkas

Tgl / Kurun Waktu

s/d

Tk.Perkembangan [Asli] [Copy] [Temb.] [Draft] [Cetakan]

Media

[Kertas] [Foto] [Elektronik] [Kaset] [Film/CD/DVD] [Lain-lain] Bentuk [Pta] [Gambar teknik] Lembar Bendel Sampul Ruang Folder Lemari Folder/Map Rak Ordner Boks

Jumlah Lokasi Sementara Keterangan

Setelah dideskripsi dilakukan pengkelasan,masuk kedalam kelas yang manakah arsip tersebut. Kemudian unit (depo arsip) melakukan entri data arsip tersebut, setelah arsip tersebut telah sesuai dengan pola klasifikasinya entrientri datanya diletakkan pada RECIS(Record Central Informasi System) suatu sistem yang telah ditempahkan pada ANRI khusus untuk PT PN III 11

Medan, kemudian arsip (betuk kertasnya) tersebut disusun ke dalam folder yang mana setiap folder berisi sekitar 10-20 file lalu folderfolder tersebut disusun di dalam rak yang ada pada ruangan yang yang telah ditentukan jenis arsipnya. Misalnya: Ruang 01 = Akuntansi Berisi : Ruang Folder Tahun 1 1 Rak 1 s/d 1 16 Shelf

Klasifikasi CS.01 2002 2008

Dalam pengolahan Data Arsip PTPN III, Depo Arsip mengelola menurut pola klasifikasi arsip yang dikeluarkan oleh ANRI. Arsip diperiksa lagi keadaannya setiap 2 tahun sekali, arsip yang sudah tua kondisi fisiknya, dan tidak dapat digunakan lagi dimusnahkan sedangkan untuk perawatan arsip dilakukan sekali seminggu. POLA KLASIFIKASI DOKUMEN PERUSAHAAN PT. PERKEBUNAN NUSANTARA III-MEDAN SUMATERA UTARA

KODE CS HK HM KL KO KU LU MR

JENIS DOKUMEN/ARSIP CORPORATE SECRETARY HUKUM KEHUMASAN KEMITRAAN &BINA LINGKUNGAN KOMERSIAL KEUANGAN PELAYANAN UMUM KEPATUHAN DAN MANAJEMEN RISIKO 12

OT PA PB PL PN PP PW SI SM TB TK TN TP

ORGANISASI DAN TATALAKSANA PENGELOLAAN AGROWISATA PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN PELELANGAN PENGEMBANGAN PERENCANAAN DAN PENGKAJIAN PENGAWASAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA TRANSFORMASI BISNIS DAN ANAK PERUSAHAAN/CMR TEKNIK TANAMAN TEKNOLOGI PENGOLAHAN

*Keterangan : Setiap kode diikuti nominal Beberapa catatan pengolahan data yang menyangkut konten dan konteks arsip pada PTPN III, adalah sebagai berikut : Arsip Mengenai Barang Klasifikasi arsip mengenai barang, antara lain : 1. KO 2. TP 3. KU 4. Barang dalam konteks PEMERIKSAAN dan PENGAWASAN Arsip Mengenai Produk Hukum Klasifikasi arsip mengenai produk hukum, antara lain : 1. HK 2. KO 3. TN 4. LU 13

Arsip Mengenai Produk Perkebunan dan Pengolahan Klasifikasi arsip mengenai produk perkebunan dan pengolahan, antara lain : 1. KO 2. TN 3. TP

Arsip Mengenai Kinerja Klasifikasi arsip mengenai kinerja, antara lain: 1. PP 2. TN 3. TP 4. SM 5. KU

Arsip Mengenai Anggaran (Keuangan) Klasifikasi arsip mengenai anggaran (keuangan), antara lain : 1. KU 2. TN 3. TP 4. SM

Arsip Mengenai Laporan Klasifikasi arsip mengenai laporan, hampir semua klasifikasi

2.3.3. Layanan Semua arsip statis yang telah disimpan di rak dapat dilayankan, yang menggunakannya adalah pegawai dan staf perusahaan berdasarkan kebutuhan informasi yang diinginkan. Bagi pengunjung atau tamu 14

perusahaan yang ingin meminjam atau melihat arsip tersebut harus mendapat izin dahulu dari Sekretaris Perusahaan bagian Kearsipan. Setiap peminjam datang ke depo arsip dan memberitahu pegawai di depo arsip catatan mengenai arsip yang ia inginkan dalam form yang telah disediakan oleh pegawai pada depo arsip. Dari catatan tersebut pegawai arsip melakukan entry data pada RECIS dan dari RECIS diperoleh dimana arsip tersebut berada dalam rak. Setelah arsip diambil dari rak dan diserahkan kepada peminjam dan masa peminjaman adalah 4 hari, dalam waktu 4 hari harus dikembalikan apabila mau melakukan perpanjangan harus memberitahu kepada pegawai depo arsip. Namun, tidak semua arsip yang dilayankan ada juga beberapa arsip yang disimpan permanen dan di pegang oleh Direktur PT PN III seperti sertifikat-sertifikat tanah dan penghargaan,HGU, surat kontrak dan saham dari pemegang saham. Arsip tersebut tidak disimpan dibagian depo arsip.

2.4. FasilitasAdapun fasilitas arsip dari PT PN III adalah : 1. Satu Gedung untuk depo arsip dimana terdapat 16 ruangan antara lain: 14 ruangan untuk penyimpanan arsip, 1 ruangan untuk pengolahan arsip, dan 1 ruangan lagi untuk staf yang bekerja di depo arsip. 2. Satu AC untuk ruang pegawai dan 2 komputer desktop untuk pengolahan dan sistem temu balik arsip. 3. Satu toilet terdapat di ruang staf.

15

4. Satu dispenser diruang pegawai dan satu mesin penghancur kertas. 5. Tiga meja besar diruang pengolahan tempat meletakkan tumpukan arsip. Satu meja besar diruang pegawai untuk mendukung pekerjaan pegawai. 6. Setiap ruang penyimpanan arsip memiliki rak-rak arsip yang panjang sebanyak 4 rak.

2.5. PreservasiUntuk perawatan arsip yang disimpan diruangan penyimpanan arsip sehingga dapat tetap terjaga keutuhannya dan tidak rusak, pegawai melakukan fumigasi di setiap ruangan setiap 2 tahun sekali. Melakukan injeksi racun anti rayap setiap 2 bulan sekali dilantai, 1 lubang diisi 4/5 liter. Pegawai depo arsip juga melakukan perawatan rutin menggunakan kapur barus setiap minggunya dan menjaga ruangan tetap bersih setiap harinya.

2.6. Jadwal Retensi Arsip (JRA)PT PN III telah memiliki jadawal retensi arsip (JRA) yang dibuat oleh Arsiparis yang dikontrak dari ANRI dan disesuaikan berdasarkan pemberitahuan dari setiap unit mengenai umur arsip yang bersal dari unit kerjanya masing-masing. Ada yang dimusnahkan setelah 1-2 tahun menjadi arsip statis, ada juga yang sampai 5-10 tahun, dan ada juga yang disimpan permanen di depo arsip. Pemusnahan dapat

16

dilakukan dengan memasukkannya kedalam mesin penghancur atau dibakar langsung oleh pegawai di depo arsip.

BAB III PENUTUP

KesimpulanBerdasarkan pengamatan yang telah dilakukan pada Observasi ,Tim penulis dapat melihat bahwa Arsip seperti diteorinya mempunyai nilai guna dan itulah yang Tim penulis lihat pada PT PN III seperti nilai guna sejarah, keuangan/ ekonomi, legal, sebagai bukti transaksi dan riset. PT PN III telah menggunakan pedoman klasifikasi arsip yang disesuaikan berdasarkan kebutuhan perusahaan, dibantu oleh pegawai arsiparis dari ANRI, dikontrak kerja untuk memberi pedoman dan mendeskripsikan arsip serta membuat program akses temu balik arsip, yaitu RECIS, direncanakan kedepannya akan dibuat LAN sehingga setiap unit dapat mengakses langsung arsip yang tersedia pada depo arsip sehubungan keberadaannya. Sehubungan dengan keberadaan arsip pada PT PN III disimpan baik oleh pegawai arsip dan mengenai jadwal retensi arsip dari PT PN III telah dibuat oleh Arsiparis yang dikontrak dari ANRI berdasarkan pemberitahuan setiap unit kerja dan pegawai depo arsip tinggal melaksanakan yang telah tercantum.

17

Meskipun kelihatannya hal yang sepele tetapi Arsip memiliki nilai guna yang besar di waktu yang akan datang, tentunya itu juga sangat berguna bagi perusahaan sebagai bukti legal dan sejarah maupun sumber riset ataupun rujukan kegiatan kerja perusahaan seperti PT PN III yang merupakan perusahaan besar dan adalah milik negara. Hal yang perlu dilakukan adalah gerakan Sadar Arsip yaitu dengan menyerahkan arsip statis pada depo arsip oleh setiap unit dan memberi perhatian pada pegawai arsip pada depo arsip sehingga dapat mengolah arsip dengan baik. Sebagai Mahasiswa/Mahasiwa, penulis juga berharap untuk selalu memberikan tulisan ataupun karyakarya melalui media cetak maupun elektronik untuk memotivasi orang lain pentingnya Arsip.

3.2. SaranMelalui observasi yang dilakukan pada tanggal 25 April 2011, Tim penulis menyarankan agar setiap unit dapat menyerahkan arsip statisnya kepada depo arsip dalam bentuk yang wajar karena arsip bukanlah barang yang tidak berguna atau sebagai sampah belaka. Diharapkan kedepannya setiap unit menyerahkan arsip dalam bentuk elektronik yaitu soft copy untuk menghemat tempat dan efisiensi kerja karena hanya 3 orang pegawai arsip, jika banyak lagi arsip yang perlu diurus maka perlu penamabahan pegawai lagi. Mengingat arsip dalam format kertas sangat rapuh keadaannya perlu perawatan ekstra seperti menjaga temperatur ruangan penyimpanan maka Tim Penulis menyarankan agar setiap ruangan dapat dibuat pada suhu yang cukup dingin tetapi tidak lembab.

18

Karena ruangan begitu banyak untuk penyimpanan arsip sehingga untuk menemukan suatu arsip menjadi tidak efisien maka dengan menjadikan penyimpanan dalam 1 ruangan yang luas dan tidak bersekat-sekat atau beruang-ruang, maka pencarian dapat dilakukan dengan efektif oleh pegawai. Berhubung RECIS masih Local Host, Tim Penulis menyarankan agar dibuat LAN secepatnya sehingga setiap unit kerja pada PT PN III dapat mengakses secara On Line arsip yang tersedia.

DOKUMENTASI OBSERVASI ARSIP PT PN III MEDAN

Didepan depo arsip bersama pegawai 19

Ruang pengolahan

>> File-file yang terdapat dalam folder penyimapanan arsip

RECIS, Guidelines