BAB I DESKRIPSI PERUSAHAAN

A. GAMBARAN UMUM BADAN PELAYANAN PERIZINAN TERPADU . Pemberian pelayanan umum oleh aparatur pemerintah kepada masyarakat merupakan perwujudan dari fungsi aparatur Negara sebagai abdi Negara dan abdi masyarakat. Dengan dikembangkannya Keputusan Presiden Nomor 5 Tahun 1994 Tentang Pedoman Penyederhanaan dan Pengendalian Perizinan di Bidang Usaha dan Instruksi Presiden Nomor 1 Tahun 1995 Tanggal 6 Maret 1995 tentang Peningkatan Mutu Pelayanan Aparatur Pemerintah Kepada Masyarakat serta Inmendagri Nomor 25/1998 Tentang Pelayanan Perizinan Satu Atap di daerah maka telah tercipta keseragaman pola dan langkah dibidang pelayanan umum oleh aparatur pemerintah yang dapat dijadikan sebagai suatu landasan atau pedoman bersifat umum. Pelayanan umum adalah segala bentuk kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh instansi pemerintah dipusat, didaerah dan dilingkungan Badan Usaha Milik Negara/Daerah (BUMN/D) dalam bentuk barang dan jasa, baik dalam rangka upaya pemenuhan kebutuhan masyarakat maupun dalam rangka pelaksanaan ketentuan peraturan Perundang-Undangan. Dalam hal pelayanan umum hak dan kewajiban bagi pemberi maupun penerima pelayanan umum harus jelas dan diketahui secara pasti oleh masing-masing pihak, oleh karena itu pelayanan umum harus memperhatikan 3 (tiga ) asas utama, yaitu : 1. Hak dan kewajiban penerima maupun pemberi pelayanan harus jelas dan dipahami masing-masing pihak;

1

2.

Pengaturan setiap bentuk pelayanan harus disesuaikan dengan kondisi kebutuhan dan kemampuan masyarakat untuk membayar berdasarkan dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku;

3.

Mutu dan proses pelayanan harus diupayakan sebaik mungkin agar dapat memberikan keamanan, kenyamanan, kelancaran, dan kepastian hukum yang dapat dipertanggungjawabkan.

Terwujudnya pelayanan masyarakat yang berkualitas (prima) merupakan salah satu ciri Kepemerintahan Yang Baik (Good Govemance). Didasari bahwa peningkatan kualitas pelayanan masyarakat senantiasa harus memperhatikan tuntutan dan dinamika masyarakat yang berada dalam euphoria reformasi, demokrasi, desentralisasi, otonomi daerah dan penegakan HAM. Oleh karena itu peningkatan kualitas pelayanan masyarakat merupakan upaya terus-menerus, berkelanjutan dan dilaksanakan oleh semua jajaran Pemerintah. Dalam hal ini Kementrian Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 63/KEP/M.PAN/7/2003 tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan pelayanan Publik sebagai penyempurnaan Keputusan Men. PAN Nomor 81 Tahun 1993 tentang Pedoman Tata Laksana Pelayanan Umum, antara lain prinsip pelayanan prima berupa suatu tata laksana yang mengandung sendi-sendi : a. b. Kesederhanaan tata cara pelayanan; Kejelasan persyaratan teknis dan administrasi pelayanan publik, Unit Kerja/Pejabat yang berwenang dan rincian biaya pelayanan publik; c. d. e. Kepastian Waktu; Akurasi Produk Pelayanan Publik diterima dengan benar, tepat dan sah. Keamanan;

2

f. g. h. i. j.

Tanggungjawab; Kelengkapan sarana dan prasarana; Kemudahan akses; Kedisiplinan, kesopanan dan keramahan; Kenyamanan.

Agar dapat tercipta keseragaman pola penyelenggaran pelayanan umum dan aparatur pemerintah, khususnya dilingkungan Pemerintah Kabupaten Karanganyar telah diterapkan dan dilaksanakan suatu pola pelayanan umum secara satu atap, terealisasi tanpa melepas tanggungjawab dan kewenangan Dinas/Kantor/Bagian terkait dalam pelaksanaan tugas-tugas pelayanan umum.

B. VISI DAN MISI BPPT Visi Badan Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Karanganyar : Menjadi lembaga pelayanan masyarakat di Bidang Perizinan yang efektif, efisien, ekonomis, transparan dan terbukanya peluang investasi di daerah. Output yang diharapkan adalah dapat memberikan penyederhanaan prosedur/proses perizinan daerah; kepastian dan transparansi biaya maupun waktu; mewujudkan aparatur pemerintahan yang baik dan profesional; peningkatan kepercayaan masyarakat kepada pemerintah dan peran serta masyarakat di bidang pembangunan; peningkatan kesadaran dan kepatuhan masyarakat terhadap perizinan sesuai dengan peraturan perundangundangan yang berlaku; Kabupaten karanganyar sebagai daerah tujuan investasi; kepuasan masyarakat/pelaku usaha dan peningkatan pendapatan daerah guna menunjang kemandirian otonomi daerah.

3

Misi merupakan serangkaian tindakan yang lebih nyata atau sesuatu yang harus diemban untuk mencapai visi. Misi Badan Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Karanganyar yaitu : 1. Menyederhanakan prosedur/proses perizinan daerah; 2. Memberikan kepastian dan transparansi biaya maupun waktu; 3. Mewujudkan tata pemerintahan yang baik dan bersih; 4. Meningkatkan kepercayaan masyarakat kepada pemerintah dan peran serta masyarakat di bidang pembangunan; 5. Meningkatkan kesadaran dan kepatuhan masyarakat terhadap perizinan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku; 6. Menjadikan Kabupaten Karanganyar sebagai daerah tujuan investasi; 7. Meningkatkan Kepuasan masyarakat / pelanggan; 8. Meningkatkan pendapatan daerah guna menunjang kemandirian otonomi daerah.

C. STRATEGI DAN ARAH KEBIJAKAN DAERAH Untuk mewujudkan visi dan misi Badan Pelayanan Perizinan Terpadu ditempuh dengan menetapkan beberapa strategi dan arah kebijakan. Strategi yang akan dilaksanakan adalah sebagai berikut 1. Bagian Sekretariat Program Pelayanan Administrasi Perkantoran a. Penyediaan Jasa Surat Menyurat b. Penyediaan Jasa Komunikasi, Sumber Daya Air dan Listrik c. Penyediaan Jasa Kebersihan Kantor

4

d. Penyediaan Alat Tulis Kantor e. Penyediaan Barang, Cetakan dan Penggandaan f. Penyediaan Komponen Instalasi listrik/Penerangan Bangunan Kantor g. Penyediaan Makanan dan Minuman h. Rapat-rapat Koordinasi & Konsumsi ke Dalam/Luar Daerah Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur a. Pengadaan Kendaraan Dinas Operasional b. Pengadaan Perlengkapan Gedung Kantor c. Pemeliharaan Rutin/Berkala Perlengkapan Gedung Kantor d. Pemeliharaan Rutin/Berkala Kendaraan Dinas/Operasional e. Pemeliharaan Rutin/Berkala Perlengkapan Kantor f. Penduplikatan Informatika g. Pengadaan Sekat Ruang Kantor h. Pengadaan instalasi Listrik, Telepon dan Jaringan Program Peningkatan Disiplin Aparatura. Pengadaan Pakaian Dinas Beserta Perlengkapannya

Dokumen/Arsip

Daerah

Dalam

bentuk

Program Peningkatan Pengembangan Sistem Pelaporan Capaian Kinerja dan Keuangana. Penyusunan Laporan Pengelolaan Keuangan SKPD

2. Bidang Informasi, Pendaftaran dan Penanganan Pengaduan Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur a. Sosialisasi Pelayanan terpadu dan Non Terpadu Satu Pintu

5

b. Pemeliharaan Hardware dan Software SIMTAP c. Jasa Konsultasi atas Pelayanan Berstandar Internasional (ISO 9001-2000) Program Peningkatan Iklim Investasi dan Realisasi Investasi a. Peningkatan Investasi, Intensifikasi Pendapatan Retribusi Perizinan b. Regulasi Perizinan c. Pemeliharaan updating website ossBPPTkra.com d. Monitoring evaluasi dan penanganan masalah perizinan terpadu 3. Bidang Perhitungan Dan Penetapan Program Peningkatan Pengembangan Sistem Pelaporan Capaian Kinerja dan Keuangan a. Peningkatan Pembukuan dan Pelaporan Terpadu dan Non Izin b. Survey/Penelitian Indeks Kepuasan Masyarakat 4. Bidang Penelitian Dan Administrasi Program Peningkatan Iklim Investasi dan Realisasi Investasi a. Inventarisasi data dan survey/peninjauan ke lokasi pemohon perizinan 5. Bidang Penanaman Modal Program Peningkatan Promosi dan Kerjasama Investasi a. Peningkatan kualitas SDM guna peningkatan pelayanan perizinan dan investasi b. Forum komunikasi dalam rangka penanaman modal

6

c. Monitoring dan evaluasi perusahaan PMA/PMDN Program Peningkatan Iklim Investasi dan Realisasi Investasi a. Pelatihan pembuatan proposal dan bimbingan teknis penerapan ISO 9000 b. Pendataan dan identifikasi perusahaan Arah kebijakan dalam usaha untuk mendukung progam dan kegiatan yang telah direncanakan oleh Badan Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Karanganyar agar berhasil dengan mebuat kebijakan yang terdiri dari :1. Kebijakan Internal, yaitu kebijakan SKPD dalam mengelola pelaksanaan

program-program

pembangunan.

Kebijakan

ini

diambil

dengan

memperhatikan potensi, peluang, kekuatan, kelemahan dan kendala yang ada di Badan Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Karanganyar. Kebijakan internal terdiri dari : a. Kebijakan Peningkatan SDM aparatur di bidang perizinan dan bidang investasi yang berkualitas, terampil dan selalu mengikuti perkembangan teknologi Informasi. b. Kebijakan memberikan informasi kepada masyarakat terhadap perizinan yang diselenggarakan BPPT. c. Kebijakan memberikan informasi Peluang Investasi kepada calon investor.2. Kebijakan Eksternal, yaitu kebijakan yang diterbitkan SKPD

D. PROGAM KERJA Untuk memberikan arah dan kejelasan dalam rangka pelaksanaan kegiatan

7

penyelenggaraan pemerintahan maka Badan Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Karanganyar telah menyusun Rencana Kerja / Program seperti terlihat pada tabel 3.1. Program kerja dan kegiatan Badan Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Karanganyar ini disesuaikan dengan tugas pokok dari Badan Pelayanan Perizinan Terpadu yaitu membantu Bupati dalam hal melaksanakan tugas dan fungsi Kegiatan sebagai berikut

pemerintahan dalam hal memberikan pelayanan terpadu dan non perizinan serta penanaman modal. Adapun beberapan program kerja Badan Pelayanan Perizinan Terpadu dalam rangka peningkatan perizinan dan non perizinan maupun penanaman modal di Kabupaten Karanganyar tahun 2009 antara lain sebagai berikut : 1. Program Pelayanan Administrasi Perkantoran a. Penyediaan Jasa Surat Menyurat b. Penyediaan Jasa Komunikasi, Sumber Daya Air dan Listrik c. Penyediaan Jasa Kebersihan Kantor d. Penyediaan Alat Tulis Kantor e. Penyediaan Barang Cetakan dan Penggandaan f. Penyediaan Komponen Instalasi Listrik/Penerangan Bangunan Kantor g. Penyediaan Makanan dan Minuman h. Rapat-Rapat Koordinasi dan Konsultasi Dalam/Luar Daerah 2. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur a. Pengadaan Kendaraan Dinas/Operasional b. Pengadaan Perlengkapan Gedung Kantor

8

c. Pemeliharaan Rutin/Berkala Gedung Kantor d. Pemeliharaan Rutin/Berkala Kendaraan Dinas/Operasional e. Pemeliharaan Rutin/Berkala Perlengkapan Gedung Kantor f. Penduplikatan Dokumen/arsip Dalam Bentuk Informatika g. Pengadaan Sekat Ruang Kantor h. Pengadaan Instalasi Listrik/Telepon Jaringan 3. Program Peningkatan Disiplin Aparatur a. Pengadaan Pakaian Dinas Beserta Perlengkapannya 4. Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur a. Sosialisasi Pelayanan Perizinan dan Non Perizinan Satu Pintu 5. Program Peningkatan Pengembangan Sistem Pelaporan Capaian Kinerja dan Keuangan a. Penyusunan Laporan Pengelolaan Keuangan SKPD b. Peningkatan Pembukuan dan Pelaporan Perizinan dan Non Ijin c. Survey/ Penelitian Indeks Kepuasan Masyarakat d. Pemeliharaan Hardware dan Software SIMTAP 6. Program Peningkatan Promosi dan Kerjasama Investasi a. Peningkatan Kualitas SDM Guna Peningkatan Pelayanan Investasi b. Forkom Penanaman Modal dan Temu Mitra Usaha c. Monitoring dan Evaluasi Perusahaan PMA/PMDN d. Jasa Konsultasi Pelayanan Berstandar Internasional (ISO-9001-2000) 7. Program Peningkatan Iklim Investasi dan Realisasi Investasi a. Inventarisasi Data dan Survey Lokasi Perijinan

9

b. Pelatihan Pembuatan Proposal dan Bimtek Penerapan ISO 9000 c. Pendataan dan Identifikasi Perusahaan

E. ASPEK KEUANGAN Program Pembelanjaan Badan Pelayanan Perizinan Terpadu diarahkan untuk membiayai dan menunjang seluruh kegiatan yang terkait dengan dikukuhnya Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 3 Tahun 2009 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah, Badan Pelayanan Perizinan Terpadu Dan Satuan Polisi Pamong Praja Kabupaten Karanganyar, maka belanja di Badan Pelayanan Perizinan Terpadu dianggarkan di APBD II Kabupaten Karanganyar. Dengan dikukuhkannya Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 3 Tahun 2009 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah, Badan Pelayanan Perizinan Terpadu Dan Satuan Polisi Pamong Praja Kabupaten Karanganyar, maka Badan Pelayanan Perizinan Terpadu merupakan salah satu perangkat Pemerintah Kabupaten Karanganyar di bawah Bupati yang bertugas memberikan pelayanan terpadu dan non perizinan serta penanaman modal. Badan Pelayanan Perizinan Terpadu merupakan unsur pelaksana Pemerintah Daerah dalam pelaksanaan pelayanan perizinan dan non perizinan serta penanaman modal melalui berbagai upaya, didukung dengan tertib administrasi pelayanan, tertib administrasi keuangan, tertib administrasi kepegawaian yang disertai dengan upaya pengawasan internal yang semuanya diharapkan untuk dapat meningkatkan kinerja dalam bidang pelayanan perizinan dan non perizinan. Selain menjadi SKPD yang bertugas melaksanakan kegiatan dari anggaran yang

10

didapat dari APBD, BPPT juga memperoleh pendapatan dari retribusi perizinan dan non perizinan. Program Pelayanan Perizinan dan non Perizinan yang menjadi tugas Badan Pelayanan Perizinan Terpadu sesuai dengan Pasal 2 Peraturan Bupati Karanganyar Nomor 62 Tahun 2009 yakni : a. Izin Peruntukan Penggunaan Tanah (IPPT) ; b. Izin Gangguan (HO) ; c. Izin Mendirikan Bangunan (IMB) ; d. Izin Penggilingan Padi (HULLER) ; e. Izin Usaha Perdagangan (IUP) ; f. Tanda Daftar Perusahaan (TDP) ; g. Tanda Daftar Gudang (TDG) ; h. Izin Industri ; i. Izin Usaha Bidang Pariwisata (Izin Perhotelan, Izin Restoran, Izin Pemondokan, Izin Salon Kecantikan, Izin Hiburan Umum, Izin Usaha, dll) j. Izin Reklame ; k. Izin Pemakaian Kekayaan Daerah ; l. Izin/Rekomendasi Mendirikan Perusahaan Pengangkutan ; m. Izin Trayek ; n. Izin Usaha Sarana Kesehatan Swasta dan Sarana Umum Lainnya ; o. Izin Usaha Jasa Konstruksi ; p. Izin Penyelenggaraan Menara Telekomunikasi; q. Pelayanan Perizinan dan Non Perizinan lainnya yang akan diatur

11

lebih lanjut oleh Bupati. Dalam pelaksanaan dan pengelolaan keuangan, diatur dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah, yang didalamnya berisi petunjuk teknis pengelolaan keuangan yang selanjutnya dilaporkan kepada pemerintah daerah setempat. Sedangkan dasar dalam pembuatan laporan keuangan mengacu pada Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 55 Tahun 2008 tentang tata cara penatausahaan dan penyusunan laporan pertanggungjawaban bendahara serta penyampaiannya kepada pemerintah daerah. Mengacu pada Peraturan Menteri Dalam Negeri tersebut, apabila dalam pengelolaan anggaran dan pelaksanaan kegiatan tersebut terdapat surplus maka akan dikembalikan ke kas daerah. Sedangkan apabila terjadi defisit, maka akan diambilkan dari SILPA (Sisa Lebih Perhitungan Anggaran) periode sebelumnya. Pada tabel 1 menunjukkan alokasi anggaran, realisasi anggaran dan pencapaian standar pelayanan minimal program dan kegiatan Badan Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten

Karanganyar Tahun 2009, dapat dilihat di lampiran.

F. ASPEK SDM1. STRUKTUR ORGANISASI

Struktur

organisasi

Badan

Pelayanan

Perizinan

Terpadu

Kabupaten

Karanganyar diatur dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 3 Tahun 2009 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah, Badan Pelayanan Perizinan Terpadu Dan Satuan Polisi Pamong Praja Kabupaten Karanganyar. Adapun Bagan Struktur Organisasi Badan Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Karanganyar sebagaimana pada lampiran. 12

2. KEPEGAWAIAN Jumlah pegawai yang bertugas di Badan Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Karanganyar dijelaskan sebagai berikut : a. Jumlah Pegawai Jumlah pegawai Di Badan Pelayanan Perizinan Terpadu tahun 2009 terdiri dari: a. PNS b. CPNS c. Honorer Daerah b. Kualifikasi Pendidikan Tabel 1.1 Kualifikasi Pendidikan Pegawai Badan Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Karanganyar Tahun 2009 No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Tingkat Pendidikan 2 SD SLTP SLTA D1 D3 S1 S2 S3 Status Pendidikan PNS 3 2 9 22 10 43 CPNS 4 2 2 HONDA 5 1 1 2 : 43 Orang :2 :2 Orang Orang

Jumlah

c. Pangkat dan Golongan Tabel 1.2 Pangkat dan Golongan Pegawai Badan Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Karanganyar Tahun 2009 No Golongan PNS CPNS 13

1

II

a b c d 1 1 6 17 6 9 3 2

2

III

a b c d

3

IV

a b c d

d. Pejabat Struktural Tabel 1.3 Pejabat Struktural Pegawai Badan Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Karanganyar Tahun 2009 No 1 2 3 4 5 Uraian Eselon I Eselon II Eselon III Eselon IV Staf Jumlah 1 4 9 31 Kepala Badan Kepala Bidang dan Sekretaris Kepala Sub Bagian dan Kepala Sub Bidang Staf Keterangan

Sususan pejabat struktural Badan Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Karanganyar Tahun 2009 sebagai berikut 1. Kepala Badan 2. Sekretaris a. Kepala Sub Bagian Keuangan b. Kepala Sub Bagian Perencanaan 14

c. Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian 3. Kepala Bidang Informasi, Pendaftaran Dan Penanganan Pengaduan a. Kepala Sub Bidang Informasi Dan Pendaftaran b. Kepala Sub Bidang Penanganan Pengaduan 4. Kepala Bidang Penelitian Dan Administrasi a. Kepala Sub Bidang Administrasi Perizinan b. Kepala Sub Bidang Koordinasi Dan Penelitian Lapangan 5. Kepala Bidang Perhitungan Dan Pelaporan a) Kepala Sub Bidang Pelaporan b) Kepala Sub Bidang Perhitungan 6. Kepala Bidang Penanaman Modal a. Kepala Sub Bidang PromosiDan Kerjasama b. Kepala Sub Bidang Pengendalian Penanaman Modal 3. BUDAYA ORGANISASI Budaya organisasi yang tercipta di dalam organisasi Badan Pelayanan Perizinan Terpadu Karanganyar sudah terbentuk, berlaku dan terstruktur secara konsinsten. Pelayanan dilakukan setiap hari Senin - Jumat dengan jam kerja jam mulai 07.15 WIB dan jam sibuk mulai dari jam 08.00 WIB hingga jam 13.30 WIB. Sesuai dengan ketentuan dan peraturan Bupati Karanganyar jam kerja Kantor Pelayanan Perizinan adalah 38 jam perminggu. Jam kerja BPPT memang lebih sedikit dibandingkan kantor pemerintah lainya. Namun hari kerja BPPT 6 hari, karena status kantor yaitu pelayanan masyarakat jadi memang mengharuskan kantor selalu buka.

15

4. JAM KERJA PEGAWAI Tabel 1.4 Jam Kerja Pegawai Hari Kerja Senin - kamis Jumat Sabtu Jam Kerja 07.00 13.30 WIB 08.00 12.00 WIB 07.00 12.00

Setiap hari para pegawai biasa, kontrak maupun struktural mengenakan seragam yang telah ditentukan. Di mana setiap hari seragam yang dikenakan berbedabeda. Berbeda dengan seragam pegawai negeri sipil lainya, seragam BPPT ada 6 jenis yaitu seragam merah tua untuk hari senin, warna biru untuk hari selasa, warna kuning untuk hari rabu, warna ungu untuk hari kamis, hari jumat pakaian olahraga, batik srikandi untuk hari sabtu. Peraturan ini berdasarkan kebijakan dari Kepala BPPT dengan persetujuan Bupati Karanganyar. Seragam BPPT dibuat berbeda dengan PNS lainnya dengan tujuan untuk lebih berbeda dan menciptakan kesan tidak terlalu birokrasi di benak masyarakat. Karena selama ini anggapan masyarakat terhadap PNS selalu kaku, maka BPPT berinisiatif bagaimana mengurangi persepsi masyarakat akan PNS dengan mengubah warna dan kostum pegawai agar masyarakat nyaman dan tertarik datang ke BPPT. Dan untuk melaksanakan kebijakan yang telah ditetapkan pemerintah kabupaten Karanganyar dimana setiap instansi diwajibkan melakukan apel pagi di dinas masing-masing, tidak terkecuali di BPPT yang tiap pagi melakukan rutinitas apel dengan petugas apel yang telah terjadwal. Untuk apel hari Rabu menggunakan bahasa

16

jawa dimana hal ini akan menimbulkan efek kebanggaan kedaerahan sendiri. Di kabupaten Karanganyar pun mewajibkan tiap-tiap instansinya melakukan upacara setiap tanggal 17 untuk memupuk rasa nasionalisme. Di dalam lingkungan kerja di BPPT dikenal dengan istilah per bagian tugas perijinan dimana setiap bagian mempunyai kepala bagian masing-masing yang mengontrol setiap jobdesk masing-masing individu bawahannya. 5. GAYA KEPEMIMPINAN BPPT Karanganyar mempunyai gaya kepemimpinannya demokratis. Di mana gaya kepemimpinan demokratis merupakan kemampuan mempengaruhi orang lain agar bersedia bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan cara berbagai kegiatan yang akan dilakukan ditentukan bersama antara pimpinan dan bawahan. G. ASPEK PEMASARAN 1. Bauran Pemasaran pada Badan Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Karanganyar a) Produk (Product) dari BPPT Karanganyar 1) Pelayanan Perizinan Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) Tanda Daftar Gudang (TDG) Izin Reklame Izin Mendirikan Bangunan (IMB) Izin Pariwisata Izin Usaha Industri (IUI)

17

Tanda Daftar Industri (TDI) Izin Gangguan (HO) Izin Trayek Izin Peruntukan Penggunaan Tanah (IPPT) Izin Bahan Galian Golongan C Izin Tempat Usaha (ITU)

2) Pelayanan Non Perizinan Akte Kelahiran Akte Kematian Akte Perkawinan / Perceraian Akte Pengasuhan Anak

b) Tempat (Place) Lokasi Badan Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Karanganyar terletak di Jalan Lawu, Kecamatan Karanganyar, Kabupaten Karanganyar. Tempat ini sangat mudah dijangkau oleh masyarakat yang ingin melakukan pelayanan proses perijinan, karena lokasinya terletak di jalan utama di Kabupaten Karanganyar.

c) Promosi (Promotion) Melalui website yang bisa diakses lewat situs

www.ossBPPT-karanganyar.com. Melalui sosialisasi langsung kepada masyarakat, dengan 18

menggunakan media spanduk, baliho, dan media-media lainnya. d) Pelayanan Pelanggan (Customer Service) 1. Standar Pelayanan Tempat Pelayanan Terpadu (TPT) Dasar Hukum yang melandasi adalah sebagai berikut: Keputusan Keputusan Menteri Pendayagunaan

Aparatur Negara Nomor: 63/KEP/M.PAN/7/2003 Tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan

Pelayanan Publik yang merupakan penyempurnaan Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 81 Tahun 1993 tentang Pedoman Tata Laksana Pelayanan Umum Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: KEP/25/M.PAN/2/2004 tentang Pedoman Umum Penyusunan Indeks Kepuasan Masyarakat Unit Pelayanan Instansi Pemerintah Surat Edaran Nomor SE-19/PJ.6/1994 tanggal 15 April 1994 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pelayanan Satu Tempat (PST) dalam SISMIOP. 2. Jadwal Pelayanan Jadwal pelayanan BPPT adalah pukul 08.00-14.00 WIB. Keterangan: a) Ketentuan jam kerja kantor tetap mengacu pada

19

ketentuan pelayanan

yang

berlaku,

pembatasan untuk

waktu

dimaksudkan

memberikan

kesempatan persiapan agar pelayanan publik dapat diberikan dengan sebaik-baiknya dan

administrasinya dapat ditata dengan rapi dan teratur. b) Pada jam istirahat (termasuk hari Jumat), BPPT tetap melayani penerimaan surat dan atau laporan sehingga tidak dibenarkan BPPT dalam keadaan kosong, petugas bergantian beristirahat. c) Sebelum jam pelayanan, seluruh petugas BPPT yang bertugas pada hari tersebut wajib menata administrasi yang diperlukan. d) Setelah jam pelayanan, seluruh petugas BPPT menata kembali arsip-arsip administrasi pelayanan pada hari tersebut sebelum jam kerja berakhir. 2. Strategi Pemasaran Agar tercapainya tujuan yang diinginkan, maka diperlukan beberapa strategi pemasaran, yang diuraikan sebagai berikut: a) Meningkatkan kualitas pelayanan Sasaran ini dicapai dengan menjalankan strategi, yaitu: 1) Meningkatkan pelayanan perizinan dengan memanfaatkan teknologi informasi,

20

2) Menyiapkan standar pelayanan, 3) Mempersingkat waktu pelayanan, 4) Meningkatkan dan memperbanyak sarana untuk mendekatkan pelayanan perizinan

kepada masyarakat, 5) Menyiapkan standar penanganan pengaduan masyarakat perizinan, 6) Menyederhanakan formulir dan persyaratan perizinan. b) Meningkatkan efektivitas hubungan masyarakat Strategi ini dicapai dengan menjalankan setrategi, yaitu: 1) Mempublikasikan misi, visi dan nilai, 2) Meningkatkan publikasi kinerja, peran dan manfaat pelayanan perizinan terpadu, 3) Meningkatkan kerjasama dan koordinasi terkait dengan pelayanan

dengan pihak lain dan atau instansi yang terkait.

21

BAB II IDENTIFIKASI MASALAH

A. ASPEK KEUANGAN Sebagai salah satu SKPD (Satuan kerja Perangkat Daerah) Pemerintah Daerah Kabupaten Karangnyar, Badan Pelayanan Perizinan Terpadu (BPPT) bertanggung jawab penuh atas penggunaan, pengelolaan, dan pelaporan anggaran yang diberikan oleh Pemerintah Daerah. Adapun Sumber dana yang digunakan untuk melaksanakan tugas dan fungsi SKPD berasal dari APBD melalui Bendahara Umum Daerah (BUD). Badan Pelayanan Perizinan Terpadu (BPPT) tidak hanya bertindak sebagai pelaksana anggaran dengan melaksanakan kegiatan dan progam kerja yang telah dibuat oleh PPTK, tetapi juga memperoleh pendapatan yang berasal dari retribusi pelayanan. Dari dana yang diperoleh, selanjutnya digunakan untuk pembiayaan belanja langsung dan tidak langsung. Belanja langsung adalah belanja yang terkait secara langsung dengan pelaksanaan progam dan kegiatan SKPD, semisal : honorarium PNS, honorarium non PNS, dan Upah Lembur PNS. Sedangkan Belanja tidak langsung adalah belanja yang tidak terkait secara langsung dengan progam dan kegiatan SKPD, semisal : Gaji PNS dan tunjangan. Dari masing-masing belanja yang telah dilaksanakan, SKPD wajib memberikan laporan atas penggunaan anggaran, laporan pelaksanaan tugas, laporan akuntabilitas kepada Pemerintah Daerah yang diaudit oleh BPK. Dari laporan keuangan tahun 2008, diketahui bahwa dari jumlah anggaran yang ditetapkan tidak terealisasi 100%. Hal ini terjadi karena 2 kemungkinan, yakni karena

22

efisiensi belanja atau karena perencanaan yang kurang matang dari bendahara pengeluaran dan PPTK selaku pembuat anggaran. Pada tahun 2008 terdapat beberapa anggaran yang tidak terealisasi, hal ini mengindikasikan kurangnya perencanaan dalam pembuatan anggaran. Berdasarkan latar belakang di atas, maka masalah yang teridentifikasi adalah anggaran yang tidak terealisasi karena kurangnya perencanaan yang matang dari bendahara pengeluaran dan PPTK selaku pembuat anggaran. B. ASPEK SDM Pola organisasi di BPPT sebenarnya sama dengan pola organisasi lain di pemerintahan Karanganyar yang lain. Sayangnya dalam pelaksanaannya terdapat beberapa masalah-masalah dan penyimpangan-penyimpangan yang timbul dari pola organisasi seperti ini. Pembagian jobdesk atau beban jobdesk yang kurang seimbang antar bagian satu dengan bagian yang lain. Misalnya di bagian IPPT yang hanya diurusi oleh satu orang menyebabkan pekerjaan yang notabene selalu ada akan menjadi tertumpuk karena hanya diurusi oleh satu orang saja. Padahal di bagian lain jobdesk yang tersedia juga tidak terlalu berat tetapi dengan jumlah personil yang sama. Hal ini akan mengakibatkan akan ada banyak waktu yang kosong karena pembagian jobdesk yang kurang merata di beberapa bagian sehingga terjadi penurunan kinerja Di BPPT sendiri mempunyai fasilitas pelayanan yang sangat membantu dalam proses pelayanan misalnya dengan adanya komputer maka proses pengolahan data bisa berjalan dengan cepat. Selain itu ditambah juga dengan progam SIMTAP yang memudahkan para konsumen dalam mengakses data. Akan tetapi kemampuan softskill pegawai dalam penggunaan teknologi dirasa sangat kurang. Apalagi untuk pegawai-

23

pegawai yang bisa dibilang sudah berumur. Jadi untuk melakukan sesuatu yang berhubungan dengan teknologi, misalnya komputer harus bergantung ke pegawai lain yang sekiranya mampu mengoperasikannya dengan baik. Penguasaan softaware pelayananan yang digunakan (SIMTAP) tidak semua pegwai menguasainya sehingga banyak data yang seharusnya sudah ter entry belum bisa diolah karena kurang tenaga peng entry data ke dalam SIMTAP. Padahal SIMTAP sendiri merupakan pelayanan online yang seharusnya mempermudah BPPT dalam mengolah data konsumen bukan malah mempersulit. Selain pegawai tetap, BPPT juga merekrut pegawai kontrak yang biasanya dibutuhkan sebagai tenaga tambahan pengoperasian komputer. Namun yang terjadi adalah kurangnya apresiasi terhadap pegawai kontrak meskipun pegawai kontrak tersebut menunjukkan prestasi kerja yang lebih baik daripada pegawai tetap. C. ASPEK PEMASARAN Peperangan terbesar dalam dunia pemasaran sebenarnya adalah peperangan memperebutkan heartshare konsumen (Murdono, 2003). Namun, merebut heartshare konsumen membutuhkan kerja keras dan komitmen semua staf instansi dalam memberikan produk atau pelayanan yang berkualitas dan mampu memberi kepuasan kepada konsumen. Kondisi tersebut tentunya tidak hanya berlaku di sektor swasta saja. Pada sektor publik, konsumen pelayanan adalah masyarakat yang notabenemerupakan stakeholders pelayanan publik itu sendiri. Padahal, kebijakan untuk mewujudkan birokrasi yang "netral" dalam penyelenggaraan administrasi dan pemerintahan negara, ternyata dalam prakteknya banyak menghadapi rintangan (Mulyadi, 2002). Lebih lanjut, di tengah kerinduan itu, masyarakat sangat merindukan pelayanan publik yang

24

baik, dalam arti proporsional dengan kepentingan, yaitu birokrasi yang berorientasi kepada penciptaan keseimbangan antara kekuasaan (power) yang dimiliki dengan tanggung jawab (accountability) yang mesti diberikan kepada masyarakat yang dilayani. Terlebih, jika diingat bahwa pegawai negeri sebagai aparat birokrasi selain sebagai aparatur negara dan abdi negara, juga sebagai abdi masyarakat. Untuk dapat memberikan kepuasan kepada konsumen yaitu masyarakat terhadap harapan untuk mendapatkan pelayanan publik yang baik, aparat birokrasi memang sangat diharapkan memiliki jiwa pengabdian dan pelayanan kepada masyarakat. Badan Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Karanganyar merupakan lembaga pelayanan publik yang dapat memberikan ruang penghidupan, ruang pengharapan, ruang persahabatan, ruang perhatian yang saling bersinergi antara pemerintah, masyarakat, dan dunia usaha demi terwujudnya masyarakat sejahtera. Sebagai salah satu lembaga pelayanan publik di Kabupaten Karanganyar, Badan Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Karanganyar berniat untuk terus melakukan pembenahan diri dalam rangka optimalisasi pelayanan perijinan kepada masyarakat. Badan Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Karanganyar menyadari sepenuhnya bahwa pelayanan kepada masyarakat perlu terus ditingkatkan sehingga mencapai kualitas yang diharapkan. Berdasarkan latar belakang di atas dan pengamatan selama kegiatan magang ini berlangsung, permasalahan yang teridentifikasi yaitu minimnya sarana informasi dan komunikasi yang memudahkan konsumen untuk mendapatkan pelayanan yang dibutuhkannya, sehingga terkadang calon konsumen yang baru pertama kali datang ke BPPT tidak tahu harus ke bagian mana atau menemui siapa.

25

BAB III LANDASAN TEORI

26

A. ASPEK KEUANGAN Dalam membiayai pengeluaran negara, tentunya pembiayaan tersebut ditopang dari sumber penerimaan negara. Berikut sumber-sumber penerimaan negara: 1). Pajak 2). Kekayaan alam 3). Bea dan cukai 4). Retribusi 5). Iuran 6). Sumbangan 7). Laba dari BUMN 8). Sumber-sumber lain Dari berbagai sumber penerimaan negara tersebut, selanjutnya akan digunakan sebagai anggaran untuk membiayai pengeluaran di masing-masing daerah (APBD). Anggaran merupakan alat penting untuk perencanaan dan pengendalian jangka pendek yang efektif dalam organisasi. Suatu anggaran operasi biasanya meliputi waktu satu tahun dan menyatakan pendapatan dan beban yang direncanakan untuk tahun itu. Anggaran memiliki karakteristik-karakteristik sebagai berikut : a. Anggaran mengestimasikan potensi laba dari unit bisnis tersebut; b. Dinyatakan dalam istilah moneter, walaupun jumlah moneter mungkin didukung dengan jumlah non moneter; c. Biasanya meliputi waktu satu tahun; d. Merupakan komitmen manajemen

27

e. Usulan anggaran ditinjau dan disetujui oleh pejabat yang lebih tinggi wewenangnya dari pembuat anggaran; f. Setelah disetujui, anggaran hanya dapat diubah dalam kondisi-kondisi tertentu; g. Secara berkala, kinerja keuangan aktual dibandingkan dengan anggaran dan varians dianalisis serta dijelaskan. Proses penyusunan anggaran harus dibedakan dari perencanaan strategis dan prediksi 1. Hubungan dengan Perencanaan Strategis Perencanaan strategis adalah proses untuk memutuskan hakikat dan ukuran dari beberapa program untuk memutuskan hakikat dan ukuran dari beberapa program yang harus dijalankan untuk mengimplementasikan berbagai strategi organisasi. Baik perencanaan strategis dan penyusunan anggaran melibatkan perencanaan, namun jenis aktivitas perencanaannya adalah berbeda antara kedua proses tersebut. Proses penyusunan anggaran fokus pada satu tahun, sementara perencanaan strategis fokus pada aktivitas-aktivitas yang mencakup periode beberapa tahun. Perencanaan strategis mendahului penyusunan anggaran dan menyediakan kerangka kerja dalam mana anggaran tahunan dikembangkan. Suatu anggaran intinya, merupakan potongan satu tahun dari rencana strategis organisasi, meskipun proses penyusunan anggaran mencakup lebih dari sekedar mengiris satu potongan. Perbedaan lain antara rencana strategis dan penyusunan anggaran adalah bahwa rencana strategis intinya terstruktur berdasarkan lini produk atau program

28

lain, sementara anggaran terstruktur berdasarkan pusat tanggungjawab. 2. Perbedaan dengan Prediksi Anggaran berbeda dari prediksi dalam beberapa hal. Suatu anggaran adalah rencana manajemen, dengan asumsi implisit bahwa langkah-langkah positif akan diambil oleh pembuat anggaran (manajer yang menyususn anggaran, namun bila di KPT adalah kepala sub bidang keuangan/bendahara) guna membuat kegiatan nyata sesuai dengan rencana; suatu prediksi hanyalah suatu perkiraan akan apa yang mungkin terjadi, tetapi tidak mengandung implikasi bahwa pembuat prediksi akan berupaya untuk membentuk kejadian sehingga prediksinya akan terealisasi. Berbeda dengan anggaran, suatu prediksi memiliki karakteristik sebagai berikut : a. Suatu prediksi bisa dinyatakan atau tidak dinyatakan dalam istilah moneter. b. Dapat digunakan untuk periode waktu kapan saja. c. Pembuat prediksi tidak menerima tanggung jawab untuk memenuhi hasil yang diprediksikan. d. Prediksi biasanya tidak disetujui oleh wewenang yang lebih tinggi. e. Suatu prediksi diperbarui segera setelah informasi baru mengindikasikan adanya suatu perubahan dalam kondisi. f. Varians dari prediksi tidak dianalisis secara formal maupun berkala.

3. Kegunaan Anggaran

29

Penyusunan anggaran operasi mempunyai empat tujuan utama, yaitu: 1) Untuk menyesuaikan rencana strategis; 2) Untuk membantu mengkoordinasikan aktivitas dari beberapa bagian organisasi; 3) Untuk menugaskan tanggung jawab kepada tiap kepala bidang, untuk mengotorisasi jumlah yang berwenang untuk mereka gunakan, dan untuk menginformasikan kepada mereka mengenai kinerja yang diharapkan dari mereka. Tanggung jawab disini merupakan tanggung jawab guna membelanjakan sejumlah tertentu uang untuk tujuan tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya tanpa perlu persetujuan dari wewenang yang lebih tinggi. 4) Untuk memperoleh komitmen yang merupakan dasar untuk mengevaluasi kinerja aktual kepala bidang bagian. Anggaran mencerminkan suatu komitmen oleh pembuatnya dengan atasannya. Oleh karena itu, anggaran menjadi tolak ukur (benchmark)

terhadap mana kinerja aktual dapat dinilai. Komitmen tersebut dapat berubah bila asumsi-asumsi yang mendasarinya juga berubah. Hasil pertama dari penyusunan anggaran mungkin mengungkapkan bahwa kinerja organisasi secara keseluruhan, atau suatu unit bisnis dalam organisasi, mungkin tidak memuaskan. Jika demikian, penyusunan anggaran menyediakan suatu peluang

30

untuk membuat keputusan yang akan meningkatkan kinerja sebelum suatu komitmen dibuat untuk suatu cara operasi yang spesifik selama periode berlangsung. 4. Penganggaran-penganggaran lain 1. Anggaran Modal Anggaran modal menyatakan proyek-proyek modal yang telah disetujui, ditambah jumlah sekaligus untuk proyek-proyek kecil yang tidak memerlukan persetujuan tingkat yang lebih tinggi. 2. Anggaran Neraca Anggaran neraca menunjukkan implikasi neraca dari keputusan-keputusan yang tercakup dalam anggaran operasi maupun anggaran modal. Beberapa bagian anggaran neraca bermanfaat untuk pengendalian manajemen. 3. Anggaran Laporan Arus Kas Menunjukkan berapa banyak uang yang dibutuhkan selama tahun tersebut yang akan dipasok oeh laba ditahan dam berapa banyak, jika ada, yang harus diperoleh dari pinjaman atau dari sumber-sumber luar lainnya. 5. Tinjauan dan Persetujuan Usulan anggaran diajukan melalui beberapa tingkatan yang berjenjang dalam organisasi. Ketika usulan tersebut mencapai puncak dari unit bisnis, analisis mengumpulkan potongan-potongan tersebut bersama-sama dan memeriksa totalnya. 6. Revisi Anggaran Salah satu pertimbangan utama dalam penyusunan anggaran adalah untuk merevisi anggaran setelah disetujui. Jelasnya, jika dapat direvisi sesuai dengan keinginan pembuat anggaran, maka tidak ada gunanya meninjau dan menyetujui

31

anggaran di awal. Dilain pihak, jika asumsi anggaran ternyata menjadi tidak realistis sehingga perbandingan angka aktual terhadap anggaran adalah tidak berarti, maka revisi anggaran mungkin diinginkan. Ada dua jenis umum revisi anggaran : 1. Prosedur yang memungkinkan pemutakhiran anggaran secara sistematis (katakanlah, kuartalan). 2. Prosedur yang memungkinkan adanya revisi dalam keadaan tertentu. 7. Tingkat Kesulitan dari Target Anggaran Anggaran yang ideal adalah anggaran yang menantang tetapi dapat dicapai. Dalam istilah statistik,hal ini dapat diartikan bahwa seorang kepala sub bidang yang berkinerja dengan cukup baik mempunyai kesempatan paling tidak sebesar 50% untuk mencapai jumlah anggaran. Merchant dan Manzoni, dalam suatu studi lapangan atas manajer unit bisnis, menyimpulkan dapat dicapainya anggaran unit bisnis dalam praktik biasanya lebih tinggi dari 50%. Ada beberapa alasan mengapa manajemen senior menyetujui anggaran yang dapat dicapai untuk unit bisnis: a. Jika target anggaran terlampau sulit, kepala sub bidang termotivasi untuk mengambil tindakan-tindakan jangka pendek yang mungkin tidak sesuai dengan kepentingan jangka panjang kantor. Target laba yang dicapai adalah salah satu cara untuk meminimalkan tindakan yang disfunsional ini. b. Target anggaran yang dapat dicapai mengurangi motivasi para kepala sub bidang untuk terlibat dalam manipulasi data (misalnya: provisi

32

yang tidak memadai untuk klaim garansi, piutang tak tertagih, keusangan persediaan, dan seterusnya) untuk memenuhi anggaran. c. Jika anggaran laba unit bisnis mencerminkan target yang dapat dicapai, manajemen senior dapat, pada akhirnya, mengungkapkan target laba ke analisis sekuritas, pemegang saham, dan pihak-pihak eksternal lainnya dengan perkiraan yang wajar bahwa hal tersebut adalah benar. d. Anggaran laba yang sangat sulit untuk dicapai biasanya

mengimplikasikan target penjualan yang terlalu optimis. Hal ini dapat mengarah pada komitmen yang berlebihan atas sumber daya guna mempersiapkan diri untuk aktivitas penjualan yang lebih tinggi. Adalah aneh baik secara administratif maupun poliitis untuk merampingkan operasi jika tingkat penjualan aktual tidak mencapai target yang optimis tersebut. e. Ketika kepala sub bidang dari kantor mampu mencapai dan melebihkan target mereka, ada suasana kemenangan dan sikap positif dalam suatu kantor atau badan. Salah satu keterbatasan dari target yang dapat dicapai adalah kemungkinan bahwa kepala bidang bagian tidak melakukan usaha yang memuaskan ketika anggaran tercapai. Keterbatasan ini dapat diatasi dengan menyediakan pembayaran bonus untuk kinerja aktual yang melebihi anggaran. Jika kepala sub bidang mencapai lebih dari target yang dianggarkan, menajemen senior sebaiknya tidak secara otomatis menaikkan anggaran laba untuk

33

tahun depan. Jika hal ini terjadi, kepala bidang bagian mungkin tidak berkinerja secara maksimal guna menghindari menunjukkan varians menguntungkan yang terlalu besar.

B. ASPEK SDM Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Kinerja Menurut Robert L. Mathis dan John H. Jackson faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja individu tenaga kerja, yaitu: 1. Kemampuan mereka, 2. Motivasi, 3. Dukungan yang diterima, 4. Keberadaan pekerjaan yang mereka lakukan, dan 5. Hubungan mereka dengan organisasi. Berdasarkaan pengertian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa kinerja merupakan kualitas dan kuantitas dari suatu hasil kerja (output) individu maupun kelompok dalam suatu aktivitas tertentu yang diakibatkan oleh kemampuan alami atau kemampuan yang diperoleh dari proses belajar serta keinginan untuk berprestasi. menurut Mangkunegara menyatakan bahwa faktor yang mempengaruhi kinerja antara lain : a. Faktor kemampuan Secara psikologis kemampuan (ability) pegawai terdiri dari kemampuan potensi (IQ) dan

kemampuan realita (pendidikan). Oleh karena itu pegawai perlu dtempatkan pada pekerjaan yang sesuai dengan keahlihannya. b. Faktor motivasi Motivasi terbentuk dari sikap (attiude)

34

seorang pegawai dalam menghadapi situasi (situasion) kerja. Motivasi merupakan kondisi yang menggerakkan diri pegawai terarah untuk mencapai tujuan kerja. Sikap mental merupakan kondisi mental yang mendorong seseorang untuk berusaha mencapai potensi kerja secara maksimal. Motif berprestasi dengan pencapaian kerja. Motif berprestasi adalah suatu dorongan dalam diri seseorang untuk melakukan suatu kegiatan atau tugas dengan sebaik baiknya agar mampu mencapai prestasi kerja (kinerja) dengan predikat terpuji. Selanjutnya Mc. Clelland, mengemukakan 6 karakteristik dari seseorang yang memiliki motif yang tinggi yaitu : 1) Memiliki tanggung jawab yang tinggi 2) Berani mengambil risiko 3) Memiliki tujuan yang realistis 4) Memiliki rencana kerja yang menyeluruh dan berjuang untuk merealisasi tujuan. 5) Memanfaatkan umpan balik yang kongkrit dalam seluruh kegiatan kerja yang dilakukan 6) Mencari kesempatan untuk merealisasikan rencana yang telah diprogamkan Menurut Gibson (1987) ada 3 faktor yang berpengaruh terhadap kinerja : oFaktor individu : kemampuan, ketrampilan, latar belakang keluarga, pengalaman kerja, tingkat sosial dan demografi seseorang. oFaktor psikologis : persepsi, peran, sikap, kepribadian, motivasi dan kepuasan kerja oFaktor organisasi : struktur organisasi, desain pekerjaan, kepemimpinan, sistem penghargaan (reward system)

35

Pelatihan Menurut Maltis ( 2002 )Pelatihan adalah suatu proses dimana orang-orang mencapai kemampuan tertentu untuk membantu mencapai tujuan organisasi. Pelatihan menyediakan para karyawan dengan pengetahuan yang spesifik dan dapat diketahui serta keterampilan yang digunakan dalam pekerjaan mereka saat ini. Selain itu memfokuskan pada individu untuk mencapai kemampuan baru yang berguna baik bagi pekerjaanya saat ini maupun dimasa mendatang. Jenis-Jenis Pelatihan. a. Pelatihan Internal, pelatihan di lokasi kerja ( on the job training ) cenderung dipandang sebagai hal yang sangat aplikatif untuk pekerjaan, menghemat biaya karena tempat pelatihanya dalam kantor sendiri ataupun tidak melibatkan pihak luar. para peserta pelatihan bisa belajar sambil bekerja. Sehingga penyerapan pelatihan bisa lebih efektif. Mis pada pelatihan teknis biasanya bersifat keterampilan misalnya mengoperasikan komputer, mesin elektronik lainnya. b. Pelatihan Eksternal, dapat dilaksanakan dengan beberapa alasan; 1) Lebih mudah bagi atasan untuk menggunakan pelatih dari luar untuk menyelenggarakan pelatihan ditempat dimana sarana pelatihan eksternal terbatas 2) Waktunya tidak memadai untuk persiapan pengadaan materi internal 3) Staf SDM mungkin tidak memiliki tingkat keahlian

36

yang dibutuhkan untuk materi pelatihan dibutuhkan 4) Adanya kuntungan dimana para karyawan berinteraksi dengan para manager dan rekan-rekan kerja dari perusahaan lain dalam suatu program pelatihan yang dilaksanakan diluar.

Analisis Jabatan Analisis jabatan merupakan kegiatan untuk menciptakan landasan atau pedemoman bagi penerimaan dan penempatan karyawan, sehingga dengan demikian kan memberikan pula gambaran spesifikasi jabatan tertentu. Analisis Jabatan secara sistematik meliputi kegiatan mengumpulkan,

mengevaluasi, dan mengorganisasikan jabatan. Informasi yang di kumpulkan melalui analisis jabatan berperan penting dalam perencanaan sdm karena menyediakan data tentang kondisi kepegawaian dan lingkungan kerja. Job Description menjelaskan tentang suatu jabatan, tugas, tanggung jawab, wewenang. Sedangkan Job Specification adalah informasi tentang syarat-syarat yang diperlukan bagi setiap karyawan agar dapat memangku suatu jabatan dengan baik. MANFAAT DAN FUNGSI ANALISIS JABATAN Menurut Nitisemito (1992), analisis jabatan bermanfaat sebagai berikut : Landasan untuk melaksanakan mutasi, Landasan untuk melaksanakan promosi,

37

Landasan untuk melaksanakan training, Landasan untuk melaksanakan kompensasi, Landasan untuk melaksanakan syarat lingkungan kerja; Landasan untuk pemenuhan kebutuhan peralatan Sedangkan fungsi dari analisis jabatan adalah untuk : a. Menentukan basic regional bagi struktur kompensasi, b. Memeperbaiki alur kerja, c. Memberikan data sebagai fungsi saluran komunikasi, d. Menetapkan garis promosi dalam semua departemen dan organisasi, e. Menetapkan standar prestasi kerja yang realistic, f. Merencanakan kebutuhan SDM g. Mengembangkan rencana-rencana pengembangan pegawai, h. Membantu revisi struktur organisasi. SASARAN ANALISI JABATAN a) Menentukan nilai pekerjaan yang memungkinkan untuk pemeliharaan hak pembayaran internal dan eksternal, b) Memastikan perusahaan tidak melanggar ketetapan upah dan imbalan untuk pekerjaan yang sama, c) Membantu supervisor dan pekerja dalam mendefinisikan tugas dan tanggung jawab untuk masing-masing pekerjaan, d) Menyediakan justifikasi untuk eksistensi pekerjaan dan manakala organisasi dalam kodisi fit hingga kondisi istirahat.

38

JENIS ANALISIS JABATAN a) Tradisional Informasi yang dikumpulkan hanya mencakup tanggung jawab, kewajiban dan kualifikasi minimal untuk meleaksanakan suatu pekerjaan dalam jabatan tertentu. Tidak dapat digunakan untuk menyusun deskripsi pekerjaan karena tidak terdapat rincian standar kinerja yang diharapkan. b) Berorientasi Hasil Mencakup harapan organisasi terhadap karyawan Mencakup keterkaitan antara ugas, standar kinerja, kecakapan dan kualifikasi minimal. Gaya Kepemimpinan Pendekatan lain untuk memahami kepemimpinan yang sukses memusatkan diri pada apa yang dilakukan seorang pemimpin antara lain melalui gayanya. Gaya Kepemimpinan adalah suatu cara pemimpin untuk mempengaruhi bawahannya. Peranan-peranan dari gaya kepemimpinan adalah : Peranan utama yang harus dimiliki oleh setiap pemimpin / manajer menurut Henry Mintzberg , antara lain : 1. Peranan Hubungan Antar Pribadi

(Interpersonal Role) Pada peranan ini, menyangkut hal-hal tentang pengembangan antar pribadi. contoh dari pengembangan dirinya adalah eksistensi manajer itu sendiri dengan dunia sekitarnya. Dalam peranan ini dibagi lagi atas tiga peranan, yaitu peranan sebagai : Figurehead : Yaitu dimana manajer bisa mewakili organisasi yang dipimpinnya.

39

contohnya mewakili perusahaannya dalam menghadiri undangan dari perusahaan lain. Leader : Yaitu dimana manajer bisa memimpin organisasi yang dijalaninya. dapat memberi motivasi, mengembangkan dan mengendalikan bawahannya. Penghubung atau liaison manager : Yaitu dimana manajer bisa berinteraksi dengan teman sejawat, staff atau yang lainnya.

2. Peranan

yang

berhubungan

dengan

Informasi (Informational Role) Manajer berhubungan langsung dengan informasi. Pada peranan ini dibagi menjadi tiga peranan, yaitu peranan sebagai : Monitor : Seorang manajer perlu mencari info untuk mengidentifikasi persoalan dan kesempatan-kesempatan yang ada. Dessiminator : Peranan ini melibatkan manajer untuk menangani proses transisi dari info ke dalam organisasi yang dipimpinnya. Juru Bicara atau Spokesman : Peranan manajer ini dimainkan untuk menyampaikan info ke luar lingkungannya 3. Pembuat Keputusan (Decission Role) Peranan ini membuat manajer harus terlibat dalam suatu proses pembuatan strategi dibagi menjadi tiga peranan lagi, yaitu peranan sebagai : Interpreneur : membuat atau memprakarasai perncangan dari banyak perusahaan yang terkendali.

40

Pengahalang Gangguan atau Disturbance Handler : bertanggung jawab jika perusahaannya menghadapi masalah. Pembagi Sumber atau Resources Allocator : memutuskan kemana dananya akan didistribusikan dalam organisasinya. Negosiator : harus aktif dalam arena negosiasi. Dilihat dari segi tipe kepemimpinan, dapat diklasifikasikan menjadi lima tipe utama yaitu tipe otokratis, militeristis, paternalistis, karismatis, demokratis, dan tipeLaissez-faire.

- Tipe Pemimpin Otokratis Tipe pemimpin ini menganggap bahwa pemimpin adalah merupakan suatu hak. Ciri-ciri pemimpin tipe ini adalah sebagai berikut : a. Menganggap bahwa organisasi adalah milik pribadi b. Mengidentikkan tujuan pribadi dengan tujuan organisasi c. Menganggap bahwa bawahan adalah sebagai alat semata-matad. Tidak mau menerima kritik, saran dan pendapat dari orang lain karena dia menganggap dialah yang paling benar. d. Selalu bergantung pada kekuasaan formal Tipe Kepemimpinan Militeristis Yang dimaksud dengan seorang pemimpin tipe militeristis tidak sama dengan pemimpin-pemimpin dalam organisasi militer. Artinya tidak semua pemimpin dalam militer adalah bertipe militeristis. Ciri-ciri pemimpin tipe ini adalah sebagai berikut :

41

a. Dalam menggerakkan bawahan untuk yang telah ditetapkan, perintah mencapai tujuan digunakan sebagai alat utama. b. Dalam menggerakkan bawahan sangat suka menggunakan pangkat dan jabatannya. c. Senang kepada formalitas yang berlebihan d. Menuntut disiplin yang tinggi dan kepatuhan mutlak dari bawahan e. Tidak mau menerima kritik dari bawahan

-

Tipe Kepemimpinan Paternalistis Tipe kepemimpinan Paternalistis, mempunyai ciri tertentu yaitu bersifat fathernal atau kepada ke Pemimpin seperti ini menggunakan Ciri-ciri pemimpin tipe ini adalah sebagai berikut : a. Menganggap bawahannya sebagai manusia yang tidak dewasa. b. Bersikap terlalu melindungi bawahan c. Jarang memberikan kesempatan kepada bawahannya untuk mengambil keputusan. Karena itu jarang dan pelimpahan wewenang. d. Jarang memberikan kesempatan kepada bawahannya untuk mengembangkan inisiatif daya kreasi. e. Sering menganggap dirinya maha tahu.

-

Tipe Kepemimpinan Karismatis Sampai saat ini para ahli Hingga sekarang ini para ahli belum berhasil menemukan sebab-sebab mengapa seseorang pemimpin memiliki karisma.

42

Umumnya diketahui bahwa pemimpin yang demikian mempunyai daya tarik yang amat besar dan pada umumnya mempunyai pengikut yang jumlahnya yang sangat besar, meskipun para pengikut itu sering pula tidak dapat menjelaskan mengapa mereka menjadi pengikut pemimpin itu. Tipe Kepemimpinan Demokratis Tipe kepemimpinan demokratis dianggap adalah tipe kepemimpinan yang terbaik. Tipe kepemimpinan ini selalu mendahulukan kepentingan kelompok

dibandingkan dengan kepentingan individu. Ciri-ciri pemimpin tipe ini adalah sebagai berikut : a. Dalam proses menggerakkan bawahan selalu bertitik tolak dari pendapat bahwa manusia itu adalah mahluk yang termulia di dunia b. Selalu berusaha menselaraskan kepentingan dan tujuan pribadi dengan kepentingan organisasi c. Senang menerima saran, pendapat dan bahkan dari kritik bawahannya. d. Mentolerir bawahan yang membuat kesalahan dan berikan pendidikan kepada bawahan agar jangan berbuat kesalahan dengan tidak mengurangi daya kreativitas, inisiatif dan prakarsa dari bawahan. e. Lebih menitikberatkan kerjasama dalam mencapai tujuan. Tipe Laissez-faire Ciri-ciri pemimpin tipe ini adalah sebagai berikut : a. Kebebasan penuh bagi keputusan kelompok atau individu dengan partisipasi minimal dari pemimpin. b. bahan-bahan yang bermacam-macam disediakan oleh pemimpin yang

43

membuat orang selalu siap bila akan memberikan informasi pada saat ditanya. c. tidak ada partisipasi sama sekali dari pemimpin dalam penentu tugas d. terkadang memberikan komentar spontan terhadap kegiatan anggota. C. ASPEK PEMASARAN KOMUNIKASI PEMASARAN Menurut Shimp (2005), Pengertian komunikasi pemasaran adalah gabungan semua unsur dalam bauran pemasaran merek, yang memfasilitasi terjadinya pertukaran dengan menciptakan suatu arti yang disebarluaskan kepada pelanggan atau kliennya. Bentuk-bentuk utama dari komunikasi pemasaran, yaitu: 1. Penjualan perorangan (Personal Selling) Adalah bentuk komunikasi antar individu dimana tenaga penjual/wiranaga menginformasikan, mendidik, dan melakukan persuasi kepada calon pembeli untuk membeli produk atau jasa perusahaan. 2. Iklan (Advertising) Adalah komunikasi impersonal. Terdapat beberapa tujuan periklanan yaitu sebagai berikut: a. Iklan yang bersifat memberikan informasi (Informative Advertising) Adalah iklan yang secara panjang lebar menerangkan produk jasa dalam tahap perkenalan untuk menciptakan permintaan atas produk tersebut. b. Iklan membujuk (Persuasive Advertising) Adalah iklan yang digunakan dalam situasi persaingan untuk menciptakan permintaan produknya melawan merek yang lain. c. Iklan pengingat (Reminder Advertising)

44

Adalah iklan yang diluncurkan saat produk mencapai tahap kedewasaan tujuannya agar konsumen selalu ingat akan produk tersebut. d. Iklan pemantapan (Reinforcement Advertising) Adalah iklan yang berusaha meyakinkan pembeli bahwa mereka telah mengambil pilihan yang tepat.

3. Promosi Penjualan (Sales Promotion) Adalah semua kegiatan yang dimaksudkan untuk meningkatkan arus barang atau jasa dari produsen sampai pada penjualan akhirnya. Point of sales promotion terdiri dari brosur, information sheets, dan lain-lain. Sales promotion dapat diberikan kepada: 1) Pelanggan (Customer), berupa free offers, samples, demonstrations, coupons, cash refunds, prized, contest (lomba), dan warranties (garansi). 2) Penyalur (Intermediaries), berupa free goods, discount, advertising allowances, cooperative advertising,

distribution contests, awards. 3) Salesman (Sales force), berupa bonus, penghargaan, contest dan hadiah buat tenaga penjual terbaik (prized for best performer). 4. Pemasaran Sponsorship (Sponsorship Marketing) Adalah aplikasi dalam mempromosikan perusahaan dan merek mereka dengan mengasosiasikan perusahaan atau salah satu dari merek dengan kegiatan tertentu.

45

5. Publisitas (Publicity) Seperti halnya iklan, publisitas menggambarkan komunikasi massa; tetapi tidak seperi iklan, dimana perusahaan sponsor tidak mengeluarkan biaya untuk waktu dan ruang beriklan. Publisitas biasanya dilakukan dalam bentuk berita atau komentar editorial mengenai produk atau jasa dari perusahaan. Bentuk-bentuk seperti ini dimuat dalam media cetak ataupun media elektronik secara gratis karena perwakilan media menganggap informasi tersebut penting dan layak disampaikan kepada khalayak ramai.

SERVICE QUALITY Untuk mengukur kualitas layanan diperlukan pendekatan melalui model penentu kualitas jasa dan dukungan dari model penentu mutu produk secara umum. Ada dua model yang dapat dijadikan acuan, yaitu model delapan dimensi kualitas (Garvin, 1993) dan model kualitas jasa (Parasuraman et al., 1988). Model Garvin menyebutkan bahwa kualitas produk ditentukan oleh faktor performance, features, reliability, conformance, durability, serviceability, aesthetics, dan perceived quality. Sedangkan model kualitas jasa dari Parasuraman, Zeithaml dan Berry menetapkan lima dimensi penentu kualitas jasa, yaitu reliability, responsiveness, assurance, empathy, dan tangibles. Model ini sering disebut dengan SERVQUAL. Reliability, didefinisikan sebagai kemampuan untuk memberikan layanan yang dapat diandalkan dan akurat. Hal ini menyangkut menepati janji, janji tentang harga, penanganan keluhan, dll. Responsiveness, dapat dideskripsikan sebagai kesediaan untuk membantu dan

46

memberikan layanan yang tepat bagi konsumen. Dimensi ini menekankan sikap penyedia jasa untuk memperhatikan permintaan, pertanyaan, serta komplain konsumen. Assurance, merupakan dimensi kualitas layanan yang memfokuskan pada kemampuan untuk mendapatkan kepercayaan dan keyakinan pelanggan. Empathy, merupakan dimensi kualitas layanan yang menekankan pada perlakuan konsumen sebagai personal. Tangibles, adalah dimensi kualitas layanan yang merepresentasikan fasilitas fisik jasa. Pengertian Kepuasan Pelanggan Menurut Kotler (1997 : 36) kepuasan pelanggan adalah perasaan senang atau kecewa seseorang yang berasal dari perbandingan antara kesannya terhadap kinerja atau hasil suatu produk dan harapan-harapannya. Menurut F. Gerson (2004 : 3) kepuasan pelanggan adalah kepuasan pelanggan adalah persepsi pelanggan bahwa harapannnya telah terpenuhi atau terlampaui. Seorang pelanggan merasa puas jika kebutuhannya, secara nyata atau hanya anggapan, terpenuhi atau melebihi harapannya. Fredy Rangkuti (2002 : 30) menjelaskan bahwa kepuasan pelanggan didefinisikan sebagai respon pelanggan terhadap ketidaksesuaian antara tingkat kepentingan sebelumnya dalam kinerja aktual yang dirasakannya setelah pemakaian. J. Supranto (2001 : 233), mendefinisikan kepuasan sebagai berikut : Tingkat perasaan seseorang setelah membandingkan kinerja atau hasil yang dirasakan dengan harapannya. Jadi tingkat kepuasan merupakan fungsi dari perbedaan antara

47

kinerja dengan harapan. Faktor-faktor yang mempengaruhi kepuasan pelanggan menurut Rambat Lupiyoadi (2001 : 158) terdapat lima faktor utama yang harus diperhatikan oleh perusahaan, yaitu : A. Kualitas Produk Pelanggan akan merasa puas bila hasil evaluasi mereka menunjukkan bahwa produk yang mereka gunakan berkualitas.

B. Kualitas Pelayanan Terutama untuk industri jasa, pelanggan akan merasa puas bila mereka mendapatkan pelayanan yang baik atau yang sesuai dengan yang diharapkan. C. Emosional Pelanggan akan merasa bangga dan mendapatkan keyakinan bahwa orang lain akan kagum terhadap dia bila menggunakan produk dengan merek tertentu yang cenderung mempunyai tingkat kepuasan yang lebih tinggi. D. Harga Produk yang mempunyai kualitas yang sama tetapi menetapkan harga yang relatif murah akan memberikan nilai yang lebih tinggi kepada pelanggannya. E. Biaya Pelanggan yang tidak perlu mengeluarkan biaya tambahan atau tidak perlu membuang waktu untuk mendapatkan suatu produk atau jasa itu. Pengertian Pelayanan / Jasa

48

Menurut Supranto (2001 : 227) pelayanan merupakan suatu kinerja penampilan, tidak berwujud dan cepat hilang, lebih cepat dirasakan daripada dimiliki serta pelanggan lebih cepat berpartisipasi aktif dalam proses mengkonsumsi jasa tersebut. Menurut Kotler (1994 : 464) dalam J. Supranto (2001 : 227) pelayanan adalah aktivitas atau manfaat yang ditawarkan oleh suatu pihak kepada pihak lain yang pada dasarnya tanpa berwujud dan tidak menghasilkan kepemilikan apapun. Produksinya dapat dikaitkan atau tidak dikaitkan pada suatu produk fisik. Dengan demikian kepuasan pelanggan merupakan fungsi dari kesan kinerja dan harapan (Kotler, 1995). Dalam studi/penelitian ini, yang dimaksud pelanggan adalah masyarakat atau pemohon yang mencari pelayanan perijinan di Badan Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Karanganyar.

49

BAB IV ALTERNATIF PEMECAHAN MASALAH

A. ASPEK KEUANGAN Dari masalah yang ada diatas, maka diperlukan perencanaan penganggaran yang dapat terukur atau disesuaikan dengan kebutuhan dari BPPT, sehingga semuanya dapat sesuai dengan target yang akan dicapai BPPT. Target anggaran yang dapat dicapai nantinya akan mengurangi motivasi para kepala sub bidang untuk terlibat dalam manipulasi data (misalnya: provisi yang tidak memadai untuk klaim garansi, piutang tak tertagih, keusangan persediaan, dan seterusnya) untuk memenuhi anggaran. Karena anggaran merupakan alat penting untuk perencanaan dan pengendalian jangka pendek yang efektif dalam organisasi, dalam hal ini untuk BPPT. Selain itu, untuk bagian penyusunan penganggaran, dibutuhkan pegawai yang paham dengan penyusunan anggaran, apa saja yang dibutuhkan kantor dalam menjalankan kegitannya, seberapa besar target yang harus dicapai selama satu tahun kedepan, dan lain sebagainya. Sehingga semua dapat berjalan sesuai dengan bidangnya

50

masing-masing. B. ASPEK SDM Dari keseluruhan masalah tersebut di atas dapat dilakukan dengan adanya pembuatan job analisis serta job description yang lebih tertata lagi. Sehingga akan terlihat jelas pekerjaan mana yang membtuhkan personil serta kemampuan lebih sehingga dapat terhindar dari wasting time yang malah akan menurunkan kinerja para pegawainya. Selain itu juga sebaiknya ada pelatihan softskill mengenai teknologi minimal tentang komputer sehingga setiap karyawan dapat dapat menggunakan failitas yang telah tersedia (computer) sehingga dapat mempermudah dan mempercepat tugasnya dalam melayani masyarakat. Dan juga progam SIMTAP harus lebih didengungkan lagi sehingga ada kemauan keras dari pegawai untuk mempelajari SIMTAp sehingga tidak hanya beberapa pegawai saja yang menguasai SIMTAP. Lainnya ada semacam progam rewarding bagi para karyawan misalnya bonus atau hanya sekedar pemberian gelar sehingga dapat memacu karyawan bekerja lebih baik lagi dan menciptakan persaingan dalam meningkatkan kinerja mereka. C. ASPEK PEMASARAN Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dirumuskan, maka penulis memberikan analisis dan saran-saran sebagai berikut. Sebagaimana tertuang dalam lampiran keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara KEP/26/M.PAN/2/2004, Transparansi penyelenggaraan pelayanan publik merupakan pelaksanaan tugas dan kegiatan yang bersifat terbuka bagi

51

masyarakat

dari

proses

kebijakan,

perencanaan,

pelaksanaan

dan

pengawasan/pengendaliannya, serta mudah diakses oleh semua pihak yang membutuhkan informasi. Transparansi dalam penyelenggaraan pelayanan publik utamanya meliputi: 1. Manajemen dan Penyelenggaraan Pelayanan Publik Transparansi terhadap manajemen dan penyelenggaraan pelayanan publik meliputi kebijakan, perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan/pengendalian oleh

masyarakat. Kegiatan tersebut harus dapat diinformasikan dan mudah diakses oleh masyarakat; 2. Prosedur Pelayanan Prosedur pelayanan adalah rangkaian proses atau tata kerja yang berkaitan satti sama lain, sehingga menunjukkan adanya tahapan secara jelas dan pasti serta caracara yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu pelayanan. Prosedur pelayanan publik harus sederhana, tidak berbelit-belit, mudah dipahami, dan mudah dilaksanakan, serta diwujudkan dalam bentuk Bagan Alir (Chart Flow) yang dipampang dalam ruangan pelayanan. Bagan Alir sangat penting dalam penyelenggaraan pelayanan publik karena berfungsi sebagai : a.Petunjuk kerja bagi pemberi pelayanan; b.Informasi bagi penerima pelayanan; c.Media publikasi secara terbuka pada semua unit kerja pelayanan mengenai prosedur pelayanan kepada penerima pelayanan; d.Pendorong terwujudnya sistem dan mekanisme kerja yang efektif dan efisien:

52

e.Pengendali (control) dan acuan bagi masyarakat dan aparat pengawasan untuk melakukan penilaian/pemeriksaan terhadap konsistensi pelaksanaan kerja. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan Bagan Alir adalah: 1. Bagan Alir harus mampu menggambarkan proses pelayanan,

petugas/pejabat yang bertanggung jawab untuk setiap tahap pelayanan, unit kerja terkait, waktu, dan dokumen yang diperlukan, dimulai dari penerimaan berkas permohonan sampai dengan selesainya proses pelayanan; 2. Model Bagan Alir dapat berbentuk bulat, kotak dan tanda panah atau disesuaikan dengan kebutuhan unit kerja masing-masing; 3. Ukuran Bagan Alir disesuaikan dengan luas ruangan, ditulis dalam huruf cetak dan mudah dibaca dalam jarak pandang minimal 3 (tiga) meter oleh penerima pelayanan atau disesuaikan dengan kondisi ruangan; 4. Bagan Alur diletakkan pada tempat yang mudah dilihat oleh penerima pelayanan. 3. Pejabat yang Berwenang dan Bertanggung Jawab Pejabat/petugas yang berwenang dan bertanggung jawab memberikan pelayanan dan atau menyelesaikan keluhan/ persoalan/sengketa, diwajibkan memakai tanda pengenal dan papan nama di meja/tempat kerja petugas. Pejabat/petugas tersebut harus ditetapkan secara formal berdasarkan Surat Keputusan/Surat Penugasan dari pejabat yang berwenang. Pejabat/petugas yang memberikan pelayanan dan menyelesaikan keluhan harus dapat menciptakan citra positif terhadap penerima pelayanan dengan memperhatikan :

53

a. Aspek psikologi dan komunikasi, serta perilaku melayani; b.Kemampuan melaksanakan empathi terhadap penerima pelayanan, dan dapat merubah keluhan penerima pelayanan menjadi senyuman; c.Menyelaraskan cara penyampaian layanan melalui nada, tekanan dan kecepatan suara, sikap tubuh, mimik dan pandangan mata; d.Mengenal siapa dan apa yang menjadi kebutuhan penerima pelayanan; e.Berada di tempat yang ditentukan pada waktu dan jam pelayanan. 4. Standar Pelayanan Publik Setiap unit pelayanan instansi pemerintah wajib menyusun Standar Pelayanan masing-masing sesuai dengan tugas dan kewenangannya, dan dipublikasikan kepada masyarakat sebagai jaminan adanya kepastian bagi penerima pelayanan. Standar pelayanan merupakan ukuran kualitas kinerja yang dibakukan dalam penyelenggaraan pelayanan publik yang wajib ditaati oleh pemberi dan atau penerima pelayanan. Standar pelayanan yang ditetapkan hendaknya realistis, karena merupakan .jaminan bahwa janji/komitmen yang dibuat dapat dipenuhi, jelas dan mudah dimengerti oleh para pemberi dan penerima pelayanan. 5. Informasi Pelayanan Untuk memenuhi kebutuhan informasi pelayanan kepada masyarakat, setiap unit pelayanan instansi pemerintah, wajib mempublikasikan mengenai prosedur, persyaratan, biaya, waktu, standar, akta/janji, motto pelayanan, lokasi serta pejabat/petugas yang berwenang dan bertanggung jawab sebagaimana telah diuraikan di atas.

54

BAB V PENUTUP SIMPULAN DAN SARAN Pada bab terakhir ini akan dipaparkan kesimpulan dan saran sebagai bagian akhir dari laporan kuliah kerja manajerial. Kesimpulan ini didasarkan pada hasil pengamatan selama kuliah kerja manajerial dengan pengumpulan data yang telah dilakukan selama KKM berlangsung dan akan menjawab permasalahan yang telah dirumuskan sebelumnya dengan toeri teori yang di peroleh dari berbagai media, sehingga dapat menunjang solusi yang diberikan dalam laporan ini. Selain kesimpulan akan disertakan saran-saran yang diharapkan berguna bagi semua pihak yang berkepentingan. A. ASPEK KEUANGAN Simpulan Agar anggaran yang telah dibuat dapat terealisasi dengan baik maka diperlukan perencanaan penganggaran yang dapat terukur atau disesuaikan dengan kebutuhan dari BPPT, sehingga semuanya dapat sesuai dengan target yang akan dicapai BPPT. Target anggaran yang dapat dicapai nantinya akan mengurangi motivasi para kepala sub bidang untuk terlibat dalam manipulasi data (misalnya: provisi yang tidak memadai untuk klaim garansi, piutang tak tertagih, keusangan persediaan, dan seterusnya) untuk

55

memenuhi anggaran. Karena anggaran merupakan alat penting untuk perencanaan dan pengendalian jangka pendek yang efektif dalam organisasi, dalam hal ini untuk BPPT. Selain itu, dalam penyusunan anggaran, dibutuhkan pegawai yang paham dengan penyusunan anggaran, apa saja yang dibutuhkan kantor dalam menjalankan kegitannya, seberapa besar target yang harus dicapai selama satu tahun kedepan, dan lain sebagainya. Sehingga semua dapat berjalan sesuai dengan bidangnya masingmasing. Saran 1. Di dalam perencanaan penganggaran dibutuhkan suatu ketelitian dan keakuratan yang baik dalam menyusun maupun menghitung anggaran yang dibutuhkan. Diperlukan suatu komunikasi yang baik antara penyusun anggaran dengan pihak atau bagian-bagian yang membutuhkan pengadaaan barang atau anggaran yang untuk pelaksanaan kegiatan kantor. 2. BPPT memerlukan suatu koordinasi agar dalam penyusunan penganggaran dapat sesuai dengan kebutuhan yang benar-benar diperlukan BPPT dan tidak terjadi persamaan kebutuhan yang nantinya membuat pengeluaran anggaran menjadi dua kali lipat dari anggaran yang sesungguhnya. 3. BPPT juga membutuhkan suatu bentuk pelatihan atau training untuk karyawan agar lebih optimal dalam menyusun suatu rancangan anggaran yang baik dan sesuai dengan kebutuhan dan dapat mencapat target yang diinginkan BPPT. B. ASPEK SDM Simpulan Untuk menghadapi perubahan lingkungan kantor yang semakin menuntut

56

pegawai BPPT terus meningkatkan kinerja dan prestasi nya, maka penting memberikan suatu training dan pengembangan kepada seluruh Pegawai BPPT. Apalagi saat ini statusnya saat ini sudah menjadi BPPT yaitu sebuah Badan Pelayanan Perizinan

Terpadu. Kultur kerja yang baru harusnya diimbangi dengan kualitas SDM yang lebih baik lagi. Karena beban kerja pegawai akan semakin berat, dengan pekerjaan mereka yang baru dan memerlukan pemahaman kerja yang lebih tinggi. Maka untuk meningkatkan kualitas SDM para pegawai dapat dilakukan Training yaitu dengan; a. Melakukan penilaian kebutuhan perusahaan, sebelum memberikan training, perlu dilakukan analisis kebutuhan perusahaan, mengkaji proyek pelatihan yang berkaitan dengan tujuan, sasaran, dan strategi kantor. dan mempertimbangkan budaya perusahaan sejalan dengan pelatihan dan pengembangan yang diberikan harus mendukung misi, tujuan dan strategi kantor saat ini dan kedepanya. Perusahaan harus mempertimbangkan sejumlah faktor yang dapat

mempengaruhi persyaratan yang meliputi; 1. Perubahan staf, semakin banyak banyak tenaga kerja baru, semakin besar kebutuhan pelatihan dalam keahlian pekerjaan, 2. Perubahan teknologi, sistem dan proses baru akan membutuhkan staf yang benar-benar terlatih di bidangnya, 3. Perubahan pekerjaan, pekerjaan banyak

57

sesuai terutama

dengan karena

berubahnya perubahan

waktu, pada

organisasi sendiri dan pegawai harus dilatih untuk beradaptasi. b. Setelah mengidentifikasi kebutuhan

perusahaan, kantor menetapkan suatu program pelatihan dan pengembangan. Jika anggaran dana pelatihan terbatas. BPPT bisa melakukan pelatihan dan pengembangan secara internal seperti, 1. pelatihan on the job, untuk karyawan diberikan pelatihan. melaksanakan pekerjaannya sekarang, dilatih sendiri oleh penyelia atau karyawan yang lebih profesional. 2. Melakukan perputaran , untuk seluruh karyawan khususnya bagian pelayanan. pelatihan silang antarjenis pekerjaan. dengan memindahkan karyawan dari satu pekerjaan ke pekerjaan lainya didahului dengan instruksi, 3. Pelatihan Laboratorium, bentuk pelatihan ini dirancang untuk

meningkatkan keterampilan antarpersonal digunakan unuk mengembangkan perilaku yang diinginkan. Pelatihan ini tujuanya untuk memperbaiki keterampilan hubungan antarmanusia. Penting untuk menciptakan

kesingkronisasi pekerjaan antar pegawai di setiap seksi Sehinga pekerjaan lebih efektif. Dan direkomendasikan pada pegawai bagian informasi dan

58

bagian pelayanan, yang secara langsung berhubungan dengan customer. Pelatihan ini penting untuk memperbaiki dan meningkatkan kualitas pelayanan mereka. 4. Pelatihan teknologi, umumya kendala pekerjaan Pegawai BPPT terkendala dalam bidang teknologi. Dalam perubahan yang cepat dibidang teknis seperti keteknikan dan komputerisasi administrasi, dan penggunaan internet. ketertinggalan dapat terjadi dengan cepat. Untuk menggatasi ketertinggalan, karyawan diberikan khursus dasar pengoperasian komputer khususnya bagi pegawai dibagian Tata Usaha , bagian Penetapan, terutama Server. karena berdasarkan pengamatan kami dibagian tersebut masih kurang nya tenaga kerja ahli komputer. Selain itu pembelajaran internet juga sangat penting, dimana karyawan bisa mengadopsi informasi-informasi penting dan update yang sesuai kebutuhan kerja seluruh mereka. Pentingnya Pemberian tambahan insentif untuk pegawai kontrak yang memiliki kineja yang baik tujuanya yaitu untuk lebih memberikan motivasi kepada karyawan kontrak dalam bekerja. terlebih jika beban dan tanggungjawab mereka semakin besar. Walaupun kebijakan pemberian nominal gaji untuk pegawai kontrak, didasarkan oleh peraturan daerah. Tapi tidak ada salahnya jika BPPT mengadakan anggaran insentif bagi karyawan kontrak yang berprestasi. Pemberian insentif didasarkan pada standar kerja yang mencerminkan seberapa jauh keberhasilan sebuah pekerjaan telah dicapai dan standar kerja dikaitkan dengan hasil yang diharapkan dari setiap pekerjaan. Pemberian insentif sebagai tambahan gaji pegawai kontrak, BPPT dapat mengidentifikasi kinerja pegawai berdasarkan penilaian

59

kinerja, yang meliputi kuantitas output, kualitas output ( hasil ), kehadiran ditempat kerja, dan sikap kooperatif. Melalui penilaian kerja, BPPT dapat mengevaluasi kinerja para pegawai kontrak dan menentukan besarnya insentif bagi mereka. sehingga memicu semangat kerja semua para pegawai kontrak untuk meningkatkan loyalitas karyawan kontrak bekerja di BPPT. integritas dan

Saran 1. Sebaiknya BPPT melakukan pembuatan job analisis serta job description yang lebih tertata lagi. Sehingga akan terlihat jelas pekerjaan mana yang membtuhkan personil serta kemampuan lebih sehingga dapat terhindar dari wasting time yang malah akan menurunkan kinerja para pegawainya. 2. Sebaiknya di BPPT ada pelatihan softskill mengenai teknologi minimal tentang komputer sehingga setiap karyawan dapat dapat menggunakan failitas yang telah tersedia (komputer) sehingga dapat mempermudah dan mempercepat tugasnya dalam melayani masyarakat. 3. Dan juga progam SIMTAP harus lebih didengungkan lagi sehingga ada kemauan keras dari pegawai untuk mempelajari SIMTAp sehingga tidak hanya beberapa pegawai saja yang menguasai SIMTAP. 4. Lainnya ada semacam progam rewarding bagi para karyawan misalnya bonus atau hanya sekedar pemberian gelar sehingga dapat memacu karyawan bekerja lebih baik lagi dan menciptakan persaingan dalam meningkatkan kinerja mereka. 5. Pemberian insentif serta bonus serta perbaikan gaji terhadap para pegawai kontrak sehingga mampu menimbulkan loyalitas terhadap BPPT sendiri.

60

C. ASPEK PEMASARAN Simpulan Badan Pelayanan Perizinan Terpadu merupakan perangkat pemerintah daerah yang membantu Bupati dalam menerbitkan perizinan dan non perizinan di daerah dengan sistem satu pintu, yaitu yang proses pengelolaannya mulai dari tahap permohonan sampai terbitnya dokumen dilakukan dalam satu tempat. Penyederhanaan pelayanan ini merupakan upaya peningkatan terhadap waktu, prosedur, dan biaya pemberian perizinan dan non perizinan. Peningkatan kinerja customer service dengan membangun tim kerja yang baik akan lebih memuaskan konsumen dengan kebutuhan yang berbeda, pemberian informasi yang tepat akan lebih menyederhanakan waktu dan prosedur dalam proses perizinan. Adanya bagian baru dalam diri BPPT, yaitu bagian penanaman modal, promosi mengenai potensi wilayah Kabupaten Karanganyar baik dalam hal industri maupun pariwisata semakin memiliki peluang besar dengan memanfaatkan teknologi komputer yang dapat menjangkau wilayah secara global dan dapat meningkatkan kesejahteraan masyarakat. Pemilihan media promosi melalui web dan sarana yang lainnya akan mempercepat proses penyampaian informasi pada masyarakat khususnya investor. Oleh sebab itu, dengan semakin banyaknya informasi yang dibutuhkan oleh konsumen, diperlukan adanya suatu jenis media yang bisa memberikan informasi yang dapat memudahkan konsumen dalam melakukan proses permohonan perijinan pada kantor BPPT. Dengan adanya sebuah Chart Flow, akan menjadi jelas bagaimana alur yang harus dilalui oleh seorang pemohon izin, dari awal sebelum pengajuan izin, pemrosesan, hingga selesainya proses pelayanan perizinan.

61

Saran a. BPPT perlu menyediakan Bagan Alur (chart flow) yang menggambarkan proses pelayanan, petugas/pejabat yang bertanggung jawab untuk setiap tahap pelayanan, unit kerja terkait, waktu, dan dokumen yang diperlukan, dimulai dari penerimaan berkas permohonan sampai dengan selesainya proses pelayanan agar lebih memudahkan konsumen dalam melakukan pengajuan perizinan. Bagan Alur ini juga harus diletakkan pada tempat yang mudah dilihat oleh konsumen / penerima layanan di Badan Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Karanganyar. b. Informasi Pelayanan juga diperlukan untuk memenuhi kebutuhan informasi pelayanan kepada masyarakat. Setiap unit pelayanan instansi pemerintah, wajib mempublikasikan mengenai prosedur, persyaratan, biaya, waktu, standar, akta/janji, motto pelayanan, lokasi serta pejabat/petugas yang berwenang dan bertanggung jawab terkait dengan pelayanan perizinan di Badan Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Karanganyar.

62