LAPORAN KINERJA 2016 Setjen 2016.pdf · REALISASI CAPAIAN DATA DUKUNG standar kompetensi jabatan...

1

Laporan Kinerja Sekretariat Jenderal 2016

SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN LUAR NEGERI

REPUBLIK INDONESIA

LAPORAN KINERJA 2016

2


1


RINGKASAN EKSEKUTIF Jakarta, Mei 2017

Tahun 2016, Sekretariat Jenderal Kementerian Luar Negeri memiliki 2 (dua) sasaran dan 6 (enam) Indikator Kinerja Utama (IKU) sesuai dengan Manual IKU yang telah ditetapkan di Lingkungan Kementerian Luar Negeri. Keenam IKU Sekretariat Jenderal tersebut adalah:

1. Indeks Kepuasan Pegawai;

2. Nilai Hasil Evaluasi Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah Kemenlu dari

KemenPAN dan RB;

3. Opini BPK;

4. Persentase Pejabat yang Telah Memenuhi Standar Kompetensi Jabatan;

5. Persentase Penerapan Cetak biru Strategi Teknologi Informasi dan Komunikasi

Kementerian Luar Negeri;

6. Persentase Pemenuhan Kebutuhan Sarana dan Prasarana.

Dari hasil pengukuran, monitoring dan evaluasi yang dilakukan secara berkala,

selama tahun 2016, Setjen berhasil meraih pencapaian kinerja sebagai berikut:

SASARAN NO INDIKATOR KINERJA

UTAMA TARGET

2016

TARGET REVISI 2016

REALISASI 2016

CAPAIAN 2016

Meningkatnya dukungan manajemen dan teknis pelaksanaan diplomasi Indonesia

1 Indeks Kepuasan Pegawai

58% 58% 53,20% 91,72%

2 Nilai Hasil Evaluasi Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah Kemenlu dari KemenPAN dan RB

BB (73,00)

BB (73,00)

BB (74,21)

101,66%

3 Opini BPK WTP WTP WDP 75%

4 Persentase pejabat yang telah memenuhi standar kompetensi jabatan

60% 60% 48,61%

81,01%

5 Persentase Penerapan Cetak Biru Teknologi Informasi dan Komunikasi Kementerian Luar Negeri

25% 18% 18,6% 103,36%

Capaian Kinerja Sasaran I Sekretariat Jenderal Tahun 2016 90.55%

2


SASARAN NO INDIKATOR KINERJA

UTAMA TARGET

2016

TARGET REVISI 2016

REALISASI 2016

CAPAIAN 2016

Meningkatnya dukungan manajemen dan teknis dalam sarana dan prasarana Kemenlu

6

Persentase sarana dan prasarana Kemenlu dan Perwakilan RI yang dipenuhi

95%

50% 76,47% 152,94%

Capaian Kinerja Sasaran 2 Sekretariat Jenderal Tahun 2016 152,94%

Capaian kinerja yang signifikan dari Sekretariat Jenderal pada tahun 2016 antara

laindari capaian kinerja IKU-6Persentase Sarana dan Prasarana Kemenlu dan Perwakilan RI yang dipenuhi. Selanjutnya, pada IKU-2yakni Nilai Hasil Evaluasi Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah Kemenlu dari KemenPAN dan RB pada Tahun 2016 mendapatkan predikat “BB” dengan nilai 74,21. Nilai ini menunjukkan kenaikan dibandingkan tahun 2015 yang mendapat Nilai Evaluasi AKIP 72,22.

Capaian kinerja untuk IKU “Persentase Pejabat yang Telah Memenuhi Standar

Kompetensi Jabatan” cukup tinggi yaitu 81,01%, mengingat hampir semua jabatan pimpinan tinggi yang kosong pada tahun 2016 telah terisi melalui mekanisme Seleksi Terbuka. Capaian IKU ini juga mengalami peningkatan 75,45% jika dibandingkan pada tahun 2015 dengan angka capaian 11,11%.Selain itu, pencapaian IKU “Persentase Penerapan Cetak biru Strategis Teknologi Informasi dan Komunikasi” pada tahun 2016 yaitu 103,36%, mengalami peningkatan yang signifikan sebesar 10,34% dari capaian tahun 2015 yaitu 93,02%.

Pada tahun 2016 Kemenlu mendapat Opini “Wajar Dengan Pengecualian (WDP)”

dari BPK atas Laporan Keuangan Kemenlu Tahun 2015. Capaian ini turun dibandingkan tahun lalu yang mendapatkan Opini “Wajar Tanpa Pengecualian (WTP)”. Hal ini dikarenakan Kemenlu baru menerapkan sistem akuntansi berbasis akrual dalam pelaporan keuangan tahun 2015.

Sementara itu, dari sisi anggaran, pada tahun 2016 Sekretariat Jenderal

mendapat alokasi anggaran sebesar Rp 967.741.756.000,00. Total realisasi anggaran Sekretariat Jenderal sebesar Rp 726.590.322.064,00. dengan rata-rata realisasi persentase untuk total anggaran adalah sebesar 74,90% pada tahun 2016.

3


BAB I

PENDAHULUAN

I.1. Latar Belakang

Laporan Kinerja Instansi Pemerintah disusun berdasar amanat Peraturan

Pemerintah nomor 8 Tahun 2006 tentang Pelaporan Keuangan dan Kinerja Instansi

Pemerintah; Peraturan Presiden nomor 29 Tahun 2014 tentang Sistem Akuntabilitas

Kinerja Instansi Pemerintah; dan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara

dan Reformasi Birokrasi nomor 53 Tahun 2015 tentang Petunjuk Perjanjian Kinerja,

Pelaporan Kinerja dan Tata Cara Reviu atas Laporan Kinerja Instansi Pemerintah, serta

Permenlu No. 7 tahun 2016 mengenai Pedoman Implementasi Sistem Akuntablitas

Kinerja Instansi Pemerintah (SAKIP) Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan RI.

Laporan Kinerja wajib disusun dan disampaikan untuk melaporkan kinerja sebagaimana

tercermin dalam Rencana Strategis (Renstra) dan dokumen Perjanjian Kinerja (PK).

Sekretariat Jenderal terus berupaya untuk meningkatkan akuntabilitas kinerja

Kementerian Luar Negeri, termasuk dalam proses penyempurnaan dokumen Sistem

Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemeritah (SAKIP) Kementerian Luar Negeri. Dalam

rangka peningkatan akuntabilitas kinerja, Sekretariat Jenderal terus berupaya untuk

mengimplementasikan sistem AKIP dengan baik mulai dari perencanaan, pelaporan,

monitoring serta evaluasi yang berorientasi pada hasil/manfaat bagi negara sesuai

dengan bidang tugas Kementerian Luar Negeri. Hal ini dapat terlihat pada pengelolaan

keuangan maupun kinerja Kementerian Luar Negeri yang dijalankan melalui

pemantauan dan evaluasi sistem pengendalian internal oleh Sekretariat Jenderal melalui

kegiatan Monitoring dan Evaluasi yang dilakukan secara rutin setiap triwulan.

Sebagai bagian dari Kementerian Luar Negeri, Sekretariat Jenderal memiliki

tugas dan fungsi dalam memfasilitasi dan mendukung pemenuhan kebutuhan-

kebutuhan pimpinan Kementerian Luar Negeri. Dalam pelaksanaan tugas tersebut,

Sekretariat Jenderal terus berupaya untuk mewujudkan sistem manajemen kinerja yang

bertumpu pada perencanaan, pengukuran kinerja, pelaksanaan, pengendalian dan

evaluasi internal sesuai dengan SAKIP dalam rangka mewujudkan institusi yang

profesional, bersih dan berwibawa serta menerapkan prinsip-prinsip good governance.

4


I.2. Tugas dan Fungsi

Berdasarkan Peraturan Menteri Luar Negeri Nomor 2 Tahun 2016 Tentang

Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Luar Negeri, tugas dan fungsi Sekretariat

Jenderal adalah:

1. Tugas:

Sekretariat Jenderal mempunyai tugas menyelenggarakan koordinasi pelaksanaan

tugas, pembinaan, dan pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unsur

organisasi di lingkungan Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan Republik

Indonesia.

2. Fungsi:

a. koordinasi kegiatan Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan Republik

Indonesia;

b. koordinasi dan penyusunan rencana, program, dan anggaran Kementerian Luar

Negeri dan Perwakilan Republik Indonesia;

c. pembinaan dan pemberian dukungan administrasi yang meliputi ketatausahaan,

kepegawaian, keuangan, kerumah tanggaan, kerja sama, hubungan masyarakat,

arsip, dan dokumentasi Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan Republik

Indonesia;

d. pembinaan dan penataan organisasi dan tata laksana Kementerian Luar Negeri

dan Perwakilan Republik Indonesia;

e. koordinasi dan penyusunan peraturan perundang-undangan serta pelaksanaan

advokasi hukum;

f. pengelolaan barang milik/kekayaan negara dan layanan pengadaan barang/jasa

Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan Republik Indonesia;

g. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Menteri.

5


I.3. Struktur Organisasi Secara umum, gambaran mengenai struktur organisasi Sekretariat Jenderal di tingkat Eselon II sesuai dengan Peraturan

Menteri Luar Negeri Nomor 07 Tahun 2011 dapat digambarkan sebagai berikut:

6


I.4. Aspek Strategis Organisasi

Sekretariat Jenderal memiliki tugas utama dalam melaksanakan koordinasi

pelaksanaan tugas serta pembinaan dan pemberian dukungan manajemen dan

administrasi Kementerian Luar Negeri.

Dalam tugasnya melaksanakan dukungan manajemen sumber daya manusia,

Sekretariat Jenderal memiliki peranan penting dalam mengelola SDM Kemenlu yang

berkompeten mencakup pegawai Kemenlu yang dibina dan dikembangkan potensinya

serta dapat memenuhi kriteria kondisi internal yang mencakup unsur pengetahuan,

keterampilan, interpersonal dan intrapersonal yang mampu menunjang pencapaian

kinerja organisasi secara optimal.

Sekretariat Jenderal juga memiliki peranan strategis dalam mengelola anggaran

yang optimal dengan penyerapan anggaran yang maksimal serta terpenuhinya target-

target kinerja yang telah ditetapkan. Selain itu, Sekretariat Jenderal juga berperan dalam

pengelolaan sistem informasi manajemen yang terintegrasi, pemanfaatan Teknologi

Informasi dan Komunikasi yang efektif dan efisien dalam rangka mendukung

pelaksanaan strategi Kementerian Luar Negeri. Terintegrasinya sistem informasi

manajemen dapat menghasilkan efektifitas sistem informasi, sehingga pertukaran

data/informasi dapat berlangsung secara cepat dan akurat, untuk dapat mendorong

terciptanya akuntabilitas, transparansi, efisiensi, dan efektivitas kinerja, serta

mendorong peningkatan kualitas pelayanan publik Kementerian Luar Negeri.

Melalui perencanaan organisasi, sumber daya manusia (SDM), dukungan

anggaran, sarana dan prasarana, teknologi informasi serta dukungan teknis lainnya,

Sekretariat Jenderal memliki tanggung jawab dalam mendukung keberhasilan diplomasi

total bagi pencapaian kepentingan nasional sesuai visi dan misi Kementerian Luar

Negeri.

Dalam rangka mewujudkan cita-cita pencapaian kelola pemerintahan yang baik

(good governance) dan mendukung kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi

Kementerian Luar Negeri, Sekretariat Jenderal terus berupaya memantapkan koordinasi

kegiatan serta meningkatkan kualitas penyelenggaraan pengelolaan administrasi umum.

7


BAB II

PERENCANAAN KINERJA

Rencana Strategis

8


PERJANJIAN KINERJA (PK) TAHUN 2016

Program : Dukungan Manajemen dan Pelaksanaan Tugas Teknis Lainnya Kementerian Luar Negeri

Total Anggaran Pusat : Rp 967.741.756.000,-

PERJANJIAN KINERJA TAHUN 2016 SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN LUAR NEGERI

SASARAN PROGRAM

No INDIKATOR SASARAN TARGET

Meningkatnya Dukungan Manajemen dan Teknis Pelaksanaan Diplomasi Indonesia

1 Indeks Kepuasan Pegawai 58% 2 Nilai Hasil Evaluasi Akuntabilitas

Kinerja Instansi Pemerintah Kementerian Luar Negeri

BB (73)

3 Opini BPK WTP 4 Persentase pejabat yang telah

memenuhi standar kompetensi jabatan

60%

5 Persentase penerapan Cetak biru Strategi Teknologi Informasi dan Komunikasi Kementerian Luar Negeri

18%

Meningkatnya dukungan manajemen dan teknis dalam sarana dan prasarana Kemlu

6 Persentase sarana dan prasarana Kemenlu dan Perwakilan RI yang dipenuhi

50%

9


BAB III

AKUNTABILITAS KINERJA

III.1. Capaian Indikator Kinerja Utama Tahun 2016

Sekretariat Jenderal Kementerian Luar Negeri memiliki dua sasaran program pada tahun 2016, sasaran pertama yaituMeningkatnya Dukungan Manajemen dan Teknis Pelaksanaan Diplomasi Indonesia dengan capaian sebesar 90,55%dan sasaran kedua yaitu Meningkatnya dukungan manajemen dan teknis dalam sarana dan prasarana Kemludengan capaian sebesar 152,94%. Pengukuranpencapaian dua sasaran tersebut dicapai dengan meggunakan 6 (enam) Indikator Kinerja Utama, sesuai dengan Manual IKU yang telah ditetapkan oleh Sekretaris Jenderalsebagai berikut:

Tabel Capaian Kinerja Sekretariat Jenderal Tahun 2016

SASARAN ESELON I

IKU TARGET INFORMASI

KINERJA REALISASI CAPAIAN DATA DUKUNG


IKU 1 Indeks Kepuasan Pegawai

58% Hasil Survey Kepuasan Pegawai

2,66 dari skala 5

53,20%

91,72%

Hasil Survey Kepuasan Pegawai

IKU 2 Nilai Hasil Evaluasi Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah Kementerian Luar Negeri

BB (73)

Laporan Hasil Evaluasi Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah Kemenlu dari KemenPAN dan RB

BB (74,21) 101,6

6% 101,66

%

Laporan Hasil Evaluasi Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah Kemenlu dari KemenPAN dan RB

IKU 3 Opini BPK

WTP

Opini BPK atas Laporan Keuangan Kemenlu Tahun 2013

WDP (75%) 75% 75% Laporan Hasil Audit BPK

IKU 4 Persentase pejabat yang telah memenuhi

60%

Jumlah Pejabat (Eselon I s.d. II) di lingkungan

35 48,61

% 81,01

% Database Kepegawaian

10


SASARAN ESELON I



standar kompetensi jabatan

Kemenlu yang telah memenuhi kompetensi jabatan Jumlah Pejabat (Eselon I s.d. II) di lingkungan Kemenlu

72

IKU 5 Persentase penerapan Cetak biru Strategi Teknologi Informasi dan Komunikasi Kementerian Luar Negeri

18%

Sistem Informasi yang diselesaikan

4

18,6%

103,36%

Laporan dari Pusat Komunikasi

Sistem Informasi sesuai Cetak biru Strategi Teknologi Informasi dan Komunikasi

25

Infrastruktur Teknologi Informasi Yang Diselesaikan

4

Infrastruktur Teknologi Informasi sesuai Cetak biru Strategi Teknologi Informasi dan Komunikasi

18

Capaian Kinerja Sasaran 1 Setjen Tahun 2016 90,55%


IKU 6 Persentase sarana dan prasarana Kemenlu dan Perwakilan RI yang dipenuhi

50%

Jumlah pekerjaan pengadaan sarana dan prasarana yang direncanakan

1.157 unit dan 12 paket

76,47%

152,94%

Laporan penyelesaian pekerjaan

11


SASARAN ESELON I



Jumlah pekerjaan pengadaan sarana dan prasarana yang diselesaikan tepat waktu

1.910 dan 9 paket

Capaian Kinerja Sasaran 2 Setjen Tahun 2016 152,94%

SASARAN NO IKU REALISASI

2015 CAPAIAN 2015

REALISASI 2016

CAPAIAN 2016


1 Indeks Kepuasan Pegawai

45% 81,45% 53,20% 91,72%

2 Nilai Hasil Evaluasi AKIP Kemenlu BB

(72,22) 103,17%

BB (74,21)

101,66%

3 Opini BPK* WTP 100% WDP 75%

4 Persentase pejabat yang telah memenuhi standar kompetensi jabatan

5,56% 11,11% 48,61% 81,01%

5 Persentase Penerapan Cetak Biru Teknologi Informasi dan Komunikasi Kementerian Luar Negeri

9,30% 16,91% 18,6% 103,36%

Capaian Kinerja Sasaran I 66,53% 90,55%


6

Persentase sarana dan prasarana Kemenlu dan Perwakilan RI yang dipenuhi

- - 76,47% 152,94%

Capaian Kinerja Sasaran II - 152,94%

*: Opini BPK tahun 2015 (untuk dokumen 2014), tahun 2016 (untuk dokumen tahun 2015)

12


Capaian kinerja Sekretariat Jenderal pada tahun 2016 sebesar 90,55%, untuk sasaran

pertama meningkat signifikan dari tahun 2015 sebesar 66,53%. Pada tahun 2016,

terdapat penambahan IKU padaSekretariat Jenderal yaitu Persentase sarana dan

prasarana Kemenlu dan Perwakilan RI yang dipenuhi dengan capaian sebesar

152,94%.Sehingga didapat rata-rata capaian dari kedua sasaran tersebut sebesar

121,74%. Sejalan dengan Manual IKU Setjen Kemenlu yang telah ditetapkan, maka

pengukuran IKU telah lebih berorientasi kinerja/outcome dan bukan kepada

kegiatan.Perhitungan capaian sasaran telah bororientasi kepada hasil dan sesuai dengan

kriteria IKU yakni SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevan, Time Bound). Grafik

perbandingan capaian kinerja Sekretariat Jenderal dari tahun 2011 hingga 2016 bisa

terlihat seperti dalam gambar di bawah ini:

Capaian sasaran Sekretariat Jenderal diukur dengan 6 Indikator Kinerja Utama (IKU). Pengukuran terhadap masing-masing IKU tersebut adalah sebagai berikut:

1. Indeks Kepuasan Pegawai. Pengukuran untuk IKU tersebut menggunakan

pengukuran dari Hasil Survei Kepuasan Pegawai yang dilakukan oleh Biro

Perencanaan & Organisasi (Kelompok Kerja Reformasi Birokrasi).

13


Penjelasan: Indeks Kepuasan Pegawai dilakukan melalui survei yang ditujukan untuk mengetahui dan menganalisis tingkat kepuasan pegawai Kementerian Luar Negeri terhadap kapasitas organisasi Kementerian Luar Negeri yang meliputi 6 (enam) aspek yaitu: (i) kelembagaan; (ii) kepegawaian/sumber daya manusia; (iii) imbalan; (iv) sarana dan prasarana; (v) pengendalian dan pengawasan; serta (vi) mekanisme dan tata kerja.Ukuran tingkat kepuasan skala Likert (skala terendah 1 yaitu tidak puas dan skala tertinggi 5 yaitu sangat puas)

Aspek pengukuran Laporan Kinerja oleh KemenPAN dan RB menggunakan 5 komponen penilaian yakni Perencanaan Kinerja, Pengukuran Kinerja, Pelaporan Kinerja, Evaluasi

Kinerja, serta Capaian Kinerja. Pada tahun 2017 Kementerian Luar Negeri mendapatkan penilaian untuk LAPORAN KINERJA tahun 2016 dengan poin 74,21 yaitu “BB”

Pengukuran untuk IKU ini menggunakan parameter dari Laporan Hasil Audit BPK. Untuk tahun 2016 Kementerian Luar Negeri mendapatkan Opini Wajar

Dengan Pengecualian (WDP)

Jumlah pejabat (Eselon I & II) di lingkungan Kemenlu yang telah memenuhi kompetensi jabatan x 100 %

Jumlah pejabat (Eselon I & II) di lingkungan Kemenlu

2. Nilai hasil evaluasi Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah Kemenlu dari

KemenPAN dan RB. Pengukuran untuk IKU tersebut menggunakan pengukuran

dari Laporan Hasil Evaluasi Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah Kemenlu

dari KemenPAN dan RB.

3. Opini BPK

4. Persentase pejabat yang telah memenuhi standar kompetensi jabatan. Pengukuran

untuk IKU tersebut adalah sebagai berikut:

5. Persentase Penerapan Cetak Biru Teknologi Informasi dan Komunikasi

Kementerian Luar Negeri. Pengukuran terhadap IKU tersebut menggunakan

rumusan sebagai berikut:

14


Penjelasan: Cetak Biru Teknologi Informasi dan Komunikasi Kementerian Luar Negeri adalah dokumen perencanaan yang berisi identifikasi sistem dan teknologi

informasi yang menyediakan kerangka kerja pengembangan sistem dimaksud secara efisien untuk mendukung dan meningkatkan strategi organisasi.

Persentase penerapan Cetak biru Strategi TIK Kemenlu merupakan informasi tentang realisasi penerapan strategi teknologi informasi dan komunikasi di

Kementerian Luar Negeri.

Penjelasan:

Sarana dan prasarana yang direncanakan x 100 %

Sarana dan prasarana yang direalisasikan

6. Persentase sarana dan prasarana Kemenlu dan Perwakilan RI yang dipenuhi.

Pengukuran terhadap IKU tersebut menggunakan rumusan sebagai berikut:

III.1.1 IKU-1 Indeks Kepuasan Pegawai

Selama tahun 2016, Indeks kepuasan pegawaisebesar 2,66 dari target 2,9. Indeks

kepuasan pegawai diukur dari indeks hasil survei yang mengukur sejauh mana pegawai di

lingkungan internal Kementerian Luar Negeri puas atas kinerja aspek-aspek pelayanan dan/atau

kinerja organisasi secara umum. Sebagai bentuk komitmen Kementerian Luar Negeri dalam

mendorong kemajuan pelaksanaan reformasi birokrasi, Kelompok Kerja Penataan dan

Penguatan Organisasi Tim Pelaksana Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri telah

menyelenggarakan survei tingkat kepuasan pegawai Kementerian Luar Negeri terhadap

kapasitas organisasi Kementerian Luar Negeri.

Tabel Perbandingan Capaian IKU-1

IKU-1 Realisasi

2015

Realisasi

2016

“Indeks Kepuasan Pegawai” 45% 53,20%

Target 55% 58%

Capaian 81,45% 91,72%

15


Aspek organisasi yang menjadi objek survei meliputi unsur kelembagaan,

kepegawaian/sumber daya manusia (SDM), imbalan, sarana dan prasarana, pengendalian dan

pengawasan, serta mekanisme dan tata kerja. Pelaksanaan survei tingkat kepuasan pegawai

terhadap kapasitas organisasi merupakan bagian dari upaya Kementerian Luar Negeri untuk

melakukan perbaikan secara terus-menerus dan berkelanjutan dalam rangka membentuk

organisasi yang efisien dan efektif, tepat fungsi, tepat ukuran dan tepat proses. Pelaksanaan

survei ini merupakan alat ukur bagi Kementerian Luar Negeri untuk melakukan pembenahan

diri dalam rangka meningkatkan kapasitas organisasi yang pada akhirnya akan mendukung

peningkatan kinerja pegawai.

Tingkat Kepuasan Pegawai Kementerian Luar Negeri

Survei tingkat kepuasan pegawai Kementerian Luar Negeri terhadap kapasitas organisasi

Kementerian Luar Negeri diikuti oleh 285 responden pegawai Kementerian Luar Negeri yang

bertugas di Pusat dan Perwakilan RI, yang merepresentasikan 7,9% dari jumlah total pegawai

saat ini. Survei ditujukan untuk mengetahui dan menganalisis tingkat kepuasan pegawai

Kementerian Luar Negeri terhadap kapasitas organisasi Kementerian Luar Negeri yang meliputi

6 (enam) aspek yaitu: (i) kelembagaan; (ii) kepegawaian/sumber daya manusia; (iii) imbalan;

(iv) sarana dan prasarana; (v) pengendalian dan pengawasan; serta (vi) mekanisme dan tata

kerja.

Berdasarkan hasil pengolahan data statistik dengan menggunakan ukuran tingkat

kepuasan skala Likert (skala terendah 1 dan skala tertinggi 5), angka kumulatif tingkat kepuasan

pegawai Kementerian Luar Negeri terhadap kapasitas organisasi Kementerian Luar Negeri

adalah 2,66 atau kurang puas. Rincian tingkat kepuasan pegawai per aspek kapasitas organisasi

adalah sebagai berikut:

a) Tingkat kepuasan terhadap aspek kelembagaan adalah 2,69 (kurang puas);

b) Tingkat kepuasan terhadap aspek kepegawaian/sumber daya manusia adalah 2,51

(kurang puas);

c) Tingkat kepuasan pegawai terhadap aspek imbalan adalah 2.49 (kurang puas);

16


d) Tingkat kepuasan terhadap aspek penyediaan sarana dan prasarana adalah 2,79

(kurang puas);

e) Tingkat kepuasan terhadap aspek pengendalian dan pengawasan adalah 2,60

(kurang puas); dan

f) Tingkat kepuasan terhadap aspek mekanisme dan tata kerja adalah 2,85 (kurang

puas).

Menilik tingkat kepuasan aspek kelembagaan dan kepegawaian/sumber daya manusia

yang memiliki skor yang sama (2,51), menunjukkan bahwa kedua aspek ini saling berkaitan dan

dalam pembenahannya tidak dapat dilakukan secara terpisah. Concern utama yang menjadi

perhatian responden terhadap kedua aspek tersebut juga sama yaitu masalah pembenahan pola

karir BPKRT, Pejabat Komunikasi dan Jabatan Fungsional Diplomat. Hingga saat ini jabatan

fungsional untuk Bendahara Penata Kerumahtanggaan (BPKRT) dan Petugas Komunikasi masih

belum terbentuk, sehingga memunculkan sejumlah pertanyaan responden mengenai kepastian

pola karir kedua rumpun kepegawaian tersebut. Di lain pihak, masalah pola karir jabatan

fungsional diplomat juga menjadi sorotan sejumlah responden. Implementasi UU Aparatur Sipil

Negara dan perkembangan dalam pelaksanaan tugas dan fungsi memunculkan kebutuhan untuk

mengkaji kembali peraturan perundang-undangan yang mengatur tentang Jabatan Fungsional

Diplomat, utamanya adalah revisi terhadap Peraturan Menteri PAN No.

PER/87.1/M.PAN/8/2005 tentang Jabatan Fungsional Diplomat dan Angka Kreditnya.

Pada aspek imbalan merupakan kapasitas organisasi yang memperoleh skor terendah

dari 6 (enam) aspek dimana tingkat kepuasannya yaitu 2,49 atau kurang puas. Rasa

ketidakpuasan responden terhadap aspek imbalan berkaitan erat dengan tunjangan kinerja yang

diterima. Sebagian besar responden berpandangan bahwa penentuan kelas jabatan seharusnya

didasarkan secara obyektif pada beban kerja, jenis dan tingkat kesulitan pekerjaan yang

dilakukan, sehingga tunjangan kinerja yang diterima sesuai dengan yang semestinya diterima.

Sebagian besar responden juga berharap peningkatan remunerasi Kementerian Luar Negeri

dapat segera terealisasi, sehingga berdampak kepada peningkatan tunjangan kinerja yang

diterima. Masukan dari para responden tersebut menegaskan perlunya bagi Kementerian Luar

Negeri untuk melakukan percepatan pelaksanaan reformasi birokrasi pada 8 area perubahan

dan reviu terhadap evaluasi jabatan yang pernah dilakukan pada tahun 2012.

Sarana dan prasarana merupakan aspek kapasitas organisasi yang memperoleh skor

tingkat kepuasan yaitu 2,79. Hal ini tidak terlepas dari sejumlah perbaikan fasilitas umum dan

perkantoran yang secara intensif dan berkesinambungan dilakukan oleh Kementerian Luar

Negeri. Namun masih terdapat berbagai catatan penting dari para responden yang perlu

ditindaklanjuti oleh Kementerian Luar Negeri untuk percepatan pelaksanaannya dan salah satu

yang menjadi sorotan utama adalah masalah perbaikan dan kebersihan kantin.

17


Pada aspek pengendalian dan pengawasan, tingkat kepuasan terendah pegawai adalah

mengenai masalah sistem pengendalian internal pemerintah (SPIP) di Kementerian Luar Negeri

dimana mayoritas pegawai menyatakan kurang puas (2,60). Sebagian besar responden

menyatakan agar penerapan SPIP dapat disosialisasikan secara lebih intensif karena belum

banyak diketahui dan dipahami oleh pegawai. Setiap pimpinan unit organisasi/satuan kerja

pada prinsipnya harus menerapkan SPIP di lingkungan masing-masing untuk mewujudkan

terlaksananya mekanisme akuntabilitas publik melalui penyusunan perencanaan, pelaksanaan,

dan pelaporan kinerja yang terintegrasi.

Terkait aspek mekanisme dan tata kerja, merupakan aspek dengan skor tertinggi yaitu

2,85.Tingkat kepuasan terendah pegawai adalah terhadap peraturan di Kementerian Luar

Negeri yang mengatur mengenai penataan tata laksana dan Standard Operating Procedures

(SOP). Hal ini dapat dipahami karena Kementerian Luar Negeri belum memiliki pedoman

business process dan SOP sebagai panduan dalam penyusunan business process dan SOP di setiap

unit kerja/satuan kerja. Kementerian PANdanRB telah menerbitkan Peraturan Menteri

PANdanRB No. 12 Tahun 2011 tentang Pedoman Penataan Tata Laksana (Business Process) yang

perlu diterjemahkan lebih lanjut ke dalam Peraturan Menteri Luar Negeri. Peraturan Menteri

Luar Negeri ini yang akan menjadi panduan bagi setiap unit/satuan kerja untuk membangun

dan menata tata laksana dalam rangka memberikan dasar yang kuat bagi penyusunan SOP yang

lebih sederhana, efisien, efektif dan akuntabel. Pada tahun 2016, pihak Kementerian PAN dan RB

dan Badan Pusat Statistik (BPS) tidak melakukan survei kapasitas organisasi.

Sebagai langkah kedepan, berpijak dari hasil survei yang telah dilakukan, Kementerian

Luar Negeri akan mengambil langkah solutif sebagai berikut:

a) Penyelesaian pembentukan jabatan fungsional bagi BPKRT dan Petugas

Komunikasi;

b) Revisi terhadap Peraturan Menteri PAN dan RB Tahun 2005 tentang Jabatan

Fungsional Diplomat dan Angka Kreditnya;

c) Peninjauan terhadap evaluasi jabatan (peta jabatan dan kelas jabatan) Kementerian

Luar Negeri;

d) Perbaikan dan kebersihan kantin; memelihara kebersihan, perbaikan, dan

kelengkapan sarana di toilet; melakukan pest control secara berkala; penambahan

dan peremajaan armada bus jemputan; mengoptimalkan fasilitas day-care;

penambahan ruang rapat, serta penyediaan ruang tamu yang memadai;

e) Sosialisasi tentang SPIP secara lebih intensif;

f) Penyusunan penataan tata-laksana (business process) dan pedoman penyusunan

Standard Operating Procedure (SOP) Kementerian Luar Negeri.

18


III.1.2 IKU-2 Nilai Hasil Evaluasi Akuntabilitas Kinerja Instansi

Pemerintah Kemenlu dari KemenPAN dan RB

Berdasarkan Surat Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi

Birokrasi Republik Indonesia nomor B/538/M.AA.05/2017 tanggal 16 Februari 2017

tentang Hasil Evaluasi atas Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, nilai AKIP

Kementerian Luar Negeri tahun 2016 adalah 74,21 dengan predikat BB.Rincian

komponen penilaian AKIP oleh Kementerian PAN dan RB sebagai berikut:

Tabel Penilaian AKIP Kemenlu 2016

Komponen Yang Dinilai

2015 2016

Bobot Nilai Bobot Nilai

a. Perencanaan Kinerja 30 23,42 30 24,27

b. Pengukuran Kinerja 25 17,09 25 18,61

c. Pelaporan Kinerja 15 10,11 15 10,17

d. Evaluasi Internal 10 6,88 10 7,40

e. Capaian Kinerja 20 14,72 20 14,25

Nilai Hasil Evaluasi 100 72,22 100 74,21

Tingkat Akuntabilitas Kinerja BB BB

Capaian kinerja untuk nilai AKIP Kemenlu tahun 2016sebesar 74,21dengan predikat “BB” dari target nilai 73 adalah 101,66%. Nilai tersebut mengalami peningkatan sebesar 1,99% dibandingkan tahun 2015 dengan nilai72,22.


IKU-2 Realisasi

2015 Realisasi

2016

“Nilai hasil evaluasi Akuntabilitas Kierja Instansi Pemerintah Kemenlu dari KemenPAN dan RB”

BB (72,22) BB (74,21)

Target B (70) BB (73) Capaian 103,17% 101,66%

Prestasi “BB” dengan range nilai >70-80 memiliki arti “Sangat Baik”,

menunjukkan tingkat efektivitas dan efisiensi penggunaan anggaran dibandingkan dengan capaian kinerja, kualitas pembangunan budaya kinerja birokrasi dan penyelenggaraan pemerintahan yang berorientasi pada hasil di Kementerian Luar Negeri telah menunjukkan hasil yang sangat baik. Komponen yang menjadi penilaian diantaranya meliputi Perencanaan Kinerja, Pengukuran Kinerja, Pelaporan Kinerja, Evaluasi Internal, dan Capaian Kinerja.

19


Grafik Prestasi AKIP Kementerian Luar Negeri Tahun 2009-2016

Peningkatan nilai evaluasi AKIP Kemenlu tahun 2016 didorong oleh beberapa

faktor antara lain: a) Kemenlu telah menindaklanjuti sebagian besar rekomendasi yang disampaikan

Kementerian PAN dan RB pada tahun sebelumnya. Kondisi yang ingin diwujudkan

oleh Kementerian Luar Negeri selama periode 2015-2019 telah secara baik

dituangkan dalam rencana strategis dalam bentuk tujuan dan sasaran yang telah

berorientasi hasil (result oriented);

b) tujuan dan sasaran tersebut telah diterjemahkan dan diturunkan (cascade) kepada

unit-unit organisasinya serta dituangkan di dalam rencana strategi unit kerja.

Dengan adanya rencana strategis unit kerja, maka diharapkan pembangunan result

oriented government dapat dirasakan bahkan sampai unit terkecil dalam Kementerian

Luar Negeri;

c) Perjanjian Kinerja (PK) telah ditetapkan dari tingkatan Menteri sampai dengan

sebagian Pejabat Pengawas. Dengan ditetapkannya PK sampai dengan pejabat

pengawas, maka diharapkan mekanisme penetapan kinerja pada tingkat individu di

lingkungan Kemenlu akan menjadi lebih mudah dan tepat;

d) Kemenlu juga telah menyusun rencana aksi atas kinerja, untuk memudahkan

pimpinan melakukan pemantauan dan pengendalian capaian kinerja pada tahun

berjalan, namun pelaksanaannya masih belum optimal dan hasil pemantauan

rencana aksi belum sepenuhnya ditindak lanjuti untuk perbaikan;

2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016

PRESTASI 57,27 59,84 59,95 62,93 65,27 72,22 74,21

0

10

20

30

40

50

60

70

80

Re

nta

ng

Nila

i AK

IP

PRESTASI HASIL AKIP KEMLU

PREDIKAT CC

PREDIKAT CC

PREDIKAT CC

PREDIKAT CC

PREDIKAT

B

PREDIKAT BBPREDIKAT

BB

20


e) Indikator kinerja sebagai ukuran keberhasilan tujuan dan sasaran secara berjenjang

sudah diterapkan. Kualitas indikator kinerja tersebut telah memenuhi kriteria

indikator kinerja yang baik dan dapat menggambarkan kondisi yang ingin

diwujudkan, tetapi masih belum dilakukan secara menyeluruh;

f) Indikator kinerja yang ditetapkan juga telah dimanfaatkan pada berbagai dokumen

perencanaan dan penganggaran, baik pada tingkat instansional maupun unit

organisasi;

g) Mekanisme pemantauan dan pengumpulan data kinerja sudah berbasis teknologi

informasi, namun belum dilaksanakan secara terpadu. Ketiadaan sistem informasi

pemantauan kinerja akan menyulitkan pemantauan dan pengendalian kinerja;

h) Penggunaan teknologi informasi dapat memastikan keandalan data kinerja dalam

laporan kinerja. Laporan Kinerja Kementerian Luar Negeri juga semakin membaik

dengan semakin berfokus kepada kinerja serta semakin berkualitas dalam analisis

atas capaian kinerja yang diperjanjikan serta analisis efisiensi penggunaan anggaran;

i) Evaluasi atas pelaksanaan program yang dilakukan oleh setiap penanggungjawab

program maupun belum memberikan hasil yang optimal. Masih dijumpai

ketidakselarasan antara kegiatan, hasil program serta peran yang diemban oleh

setiap unit organisasi. Demikian juga evaluasi kinerja internal, belum mampu

memicu perubahan kinerja organisasi;

j) Pada tingkatan perwakilan, tujuan, sasaran, dan ukuran keberhasilan yang masih

ditetapkan secara seragam pada seluruh perwakilan membuat isu kewilayahan yang

seharusnya berbeda-beda pada setiap negara tidak terlihat.

Berdasarkan uraian di atas, serta dalam rangka meningkatkan efektivitas penerapan budaya kinerja, Kementerian PAN dan RB merekomendasikan beberapa hal sebagai berikut :

a) Menjabarkan lebih lanjut sasaran strategis dan indikator kinerja pada Rencana

Strategis hingga indikator kinerja individu sesuai dengan tugas, fungsi, dan peran

yang diharapkan;

b) Membangun aplikasi pemantauan kinerja yang terpadu, sehingga akan

memudahkan mekanisme pemantauan kinerja dan mekanisme pengumpulan

data kinerja. KemenPAN RB juga menyarankan untuk menyempurnakan aplikasi

tersebut melalui pengintegrasian dengan aplikasi keuangan sehingga informasi

keuangan dan kinerja dapat digambarkan secara lebih komprehensif;

21


c) Menyederhanakan rumusan program dan kegiatan dengan lebih memfokuskan

pada hasil yang diharapkan;

d) Lebih mendorong dan memperkuat penerapan budaya kinerja di lingkungan

Kementerian Luar Negeri, melalui pemanfaatan berbagai dokumen perencanaan

kinerja yang sudah disusun, pemantauan dan penilaian kinerja secara periodik,

mekanisme reward and punishment kinerja, dan sebagainya;

e) Mendorong peningkatan akuntabilitas kinerja perwakilan dengan menetapkan kinerja

atas isu-isu kewilayahan yang diperlukan.

III.1.3 IKU-3 Opini BPK

Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) RI telah memberikan opini atas Laporan

Keuangan Kementerian Luar Negeri pada tanggal 2 Juni 2016.Opini yang diberikan atas

Laporan Keuangan Kemenlu adalah opini Wajar dengan Pengecualian

(WDP).Pencapaian ini merupakan penurunan dari sebelumnya selama 3 tahun berturut-

turut Kemenlu memperoleh opini WTP (Wajar Tanpa Pengecualian).


IKU-3 Realisasi

2016 Realisasi

2015

“Opini BPK” WDP WTP

Target WTP WTP Capaian 75% 100%

Faktor penghambat/kendala dalam mencapai Opini BPK tertinggi yaitu Wajar Tanpa Pengecualian yaitu dengan diterapkannya Sistem Akuntansi Berbasis Akrual untuk pertama kalinya di 2015, terdapat kendala-kendala dalam proses penyusunan Laporan Keuangan TA 2015. Kendala ini juga berdampak atas penurunan opini BPK RI, yaitu:

a) Kendala Administrasi diantaranya Standard Operation Procedure (SOP) yang belum sempurna;

b) Kendala aplikasi yang belum dapat mengakomodir kekhususan transaksi-transaksi yang terdapat pada Laporan Keuangan Kementerian Luar Negeri;

c) Kendala kompetensi Sumber Daya Manusia (SDM) yang perlu lebih ditingkatkan;

d) Kendala jarak jauh dan perbedaan waktu sehingga menghambat komunikasi dan koordinasi dengan Sarker Perwakilan RI di luar negeri;

e) Kendala koordinasi internal Kemenlu.

22


Proyeksi ke depan/hal-hal yang perlu dilakukan untuk mendapatkan Opini BPK

tertinggi yaitu Wajar Tanpa Pengecualian, yaitu:

a) Kemenlu c.q. Sekretariat Jenderal akan segera melaksanakan pelatihan dan bimbingan teknis yang diperlukan guna mempercepat peningkatan kualitas pemahaman para pengelola keuangan di satker-satker atas SAP Basis Akrual.

b) Kemenlu c.q. Sekretariat Jenderal dan Kemkeu c.q. Direktorat Jenderal Perbendaharaan akan segera menyusun panduan teknis terkait di tingkat kementerian yang diperlukan guna memperbaiki proses pencatatan, pelaksanaan dan pelaporan keuangan di satker-satker yang sesuai dengan SAP Basis Akrual.

c) Kemenlu c.q. Sekretariat Jenderal dan Inspektorat Jenderal akan melakukan rekonsiliasi dan monitoring internal Kemenlu, guna memastikan dan menindaklanjuti berbagai temuan BPK yang ada.

d) Kemenlu akan segera menyesuaikan, mengembangkan dan mengoptimalkan pemanfaatan Teknologi Informasi (TI) yang diperlukan guna pelaksanaan SAP Basis Akrual, baik aplikasi internal (SIMKEU, E-Data LK dan aplikasi Puskom lain) maupun eksternal (SILABI, SAS, SAIBA, OM SPAN dan aplikasi Kemkeu lain).

III.1.4 IKU-4 Persentase Pejabat yang Telah Memenuhi Standar

Kompetensi Jabatan

Selama tahun 2016, realisasi “Persentase pejabat yang telah memenuhi standar

kompetensi jabatan” sebesar 48,61% dari target 60% sebagaimana tabel berikut:


IKU-4 Jumlah

2015 Jumlah

2016

“Persentase pejabat yang telah memenuhi standar kompetensi jabatan”

Jumlah Pejabat (Eselon I s.d. II) di lingkungan Kemenlu yang telah memenuhi kompetensi jabatan

4 35

Jumlah Pejabat (Eselon I s.d. II) di lingkungan Kemenlu 72 72

Realisasi 5,56% 48,61% Target 50% 60%

Capaian 11,11% 81,01%

23


Pada tahun 2015, Kementerian Luar Negeri melalui Seleksi terbuka JPT Madya

dan Pratama, telah menempatkan 2 (dua) pejabat pimpinan Tinggi Madya dan 2 (dua )

pejabat Pimpinan Tinggi Pratama yang sesuai dengan kompetensi manajerial, teknis

yang telah ditentukan. Pada tahun 2016, terdapat 8 jabatan Eselon I dan 25 jabatan

Eselon II Kementerian Luar Negeri yang tidak terisi mengingat pejabat sebelumnya

memasuki usia pensiun atau mendapatkan penugasan lain sebagai unsur pimpinan di

Perwakilan RI di Luar Negeri. Terhadap 33 jabatan kosong tersebut, Kemenlu

melakukan Seleksi Terbuka Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama dan Madya tahun 2016.

Proses seleksi tersebut telah dilakukan dengan menggunakan penilaian

kompetensi manajerial, teknis dan sosio kultural sesuai dengan Standar Kompetensi

yang dibutuhkan pada jabatan tersebut. Dari 33 jabatan tersebut, 2 jabatan diantaranya

tidak dapat dilaksanakan mengingat kekurangan peserta seleksi. Sementara itu 31 (tiga

puluh satu) jabatan lainnya yang telah diisi dengan Seleksi Terbuka tersebut yaitu :

a. JPT Madya:

1) Direktur Jenderal Asia Pasifik dan Afrika

2) Direktur Jenderal Amerika dan Eropa

3) Direktur Jenderal Kerjasama ASEAN

4) Direktur Jenderal Protokol dan Konsuler

5) Kepala BPPK

6) Staf Ahli Bidang Manajemen

7) Staf Ahli Bidang Diplomasi Ekonomi

b. JPT Pratama:

1) Kepala Biro Kepegawaian

2) Kepala Biro Keuangan

3) Direktur Asia Selatan dan Tengah

4) Direktur Afrika

5) Direktur Eropa Barat

6) Direktur Amerika Utara dan Tengah

7) Direktur Amerika Selatan dan Karibia

8) Direktur Perdagangan, Perindustrian, Investasi dan HAKI

9) Direktur Pembangunan Ekonomi dan Lingkungan Hidup

10) Sesditjen Kerjasama ASEAN

11) Direktur Kerjasama Ekonomi ASEAN

12) Direktur Mitra Wicara dan Antar Kawasan ASEAN

13) Direktur Perjanjian Politik, Keamanan dan Kewilayahan

14) Direktur Perjanjian Ekonomi, Sosial dan Budaya

24


15) Sekretaris Ditjen IDP

16) Sesditjen Protokol dan Konsuler

17) Direktur Fasilitas Diplomatik

18) Direktur Konsuler

19) Direktur Perlindungan WNI dan BHI

20) Sekretaris Itjen

21) Inspektur Wilayah I

22) Inspektur Wilayah IV

23) Kepala Pusat P2K2 Aspasaf

24) Kepala Pusat P2K2 Amerop

Capaian untuk IKU “Persentase pejabat yang telah memenuhi standar kompetensi

jabatan” cukup baik mengingat hampir semua jabatan pimpinan tinggi yang kosong pada

tahun 2016, telah terisi melalui mekanisme Seleksi Terbuka.Capaian ini juga mengalami

peningkatan sebesar 43.05 % jika dibandingkan pada tahun 2015.

Grafik Perbandingan Capaian Persentase Pejabat yang Telah Memenuhi Standar

Kompetensi Jabatan Tahun 2015-2016

50

60

5,56

48,61

11,11

81,01

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

2015 2016

Perbandingan Capaian IKU-4Tahun 2015 dan 2016

Target

Realisasi

Capaian

25


IKU-4 “Persentase pejabat yang telah memenuhi standar kompetensi jabatan”

merupakan IKU yang baru digunakan dan diukur pada tahun 2015. Dibanding tahun

2015 ketika capaian target persentase “Persentase pejabat yang telah memenuhi

standar kompetensi jabatan” hanya sebesar 5.56%, maka tahun 2016 terjadi

peningkatan mencapai 48.61%. Meski demikian, capaian tersebut belum memenuhi

target yang ditetapkan sebelumnya yaitu 60%.

Peningkatan capaian dengan cukup signifikan ini antara lain dipengaruhi

kesiapan Biro Kepegawaian dalam pengalokasian anggaran untuk pelaksanaan proses

Seleksi Terbuka Jabatan Pimpinan Tinggi pada Tahun Anggaran 2016 dengan total

anggaran mencapai Rp 4.3 Miliar. Selain itu, dilakukan langkah-langkah percepatan

pencapaian dengan cara mengiventarisir jabatan Pimpinan Tinggi Pratama dan Madya

yang kosong pada akhir tahun 2016 dan segera melakukan lelang penyedia Jasa

Assessor pada awal tahun 2016. Tim yang terlibat pada proses Seleksi Terbuka Jabatan

Pimpinan Tinggi TA 2016 terdiri dari perwakilan dari seluruh Satuan Kerja di

Kementerian Luar Negeri.

Jumlah Pejabat yang telah dinilai dan sesuai dengan Standar Kompetensi

dibandingkan dengan jumlah jabatan yang tersedia (Eselon I maupun Eselon II) pada

Tahun 2016 dapat dilihat pada tabel sebagai berikut:

Tabel Jumlah Pejabat yang Dinilai dan Sesuai dengan Standar Kompetensi

No Unit

Jumlah Pejabat telah

dinilai dan sesuai Standar

Kompetensi

Jumlah Jabatan Yang

Tersedia (Eselon I dan

Eselon II)

1 STAF AHLI MENTERI LUAR NEGERI 3 5 2 SEKRETARIAT JENDERAL 3 12

3 DIREKTORAT JENDERAL ASIA PASIFIK DAN AFRIKA

3 7

4 DIREKTORAT JENDERAL AMERIKA DAN EROPA 4 7

5 DIREKTORAT JENDERAL KERJA SAMA ASEAN 4 6

6 DIREKTORAT JENDERAL MULTILATERAL 2 7

7 DIREKTORAT JENDERAL INFORMASI DAN DIPLOMASI PUBLIK

1 6

8 DIREKTORAT JENDERAL HUKUM DAN PERJANJIAN INTERNASIONAL

2 5

9 DIREKTORAT JENDERAL PROTOKOL DAN KONSULER

5 6

10 INSPEKTORAT JENDERAL 4 6

26


No Unit

Jumlah Pejabat telah

dinilai dan sesuai Standar

Kompetensi

Jumlah Jabatan Yang

Tersedia (Eselon I dan

Eselon II)

11 BADAN PENGKAJIAN DAN PENGEMBANGAN KEBIJAKAN

4 5

JUMLAH 35 72

Dalam pencapaian IKU-1 SS-3.1.1.1, Kementerian Luar Negeri menghadapi kendala diantaranya seperti:

a) Seleksi terbuka pada 2 (dua) jabatan yang tidak dapat dilaksanakan, yaitu pada jabatan

Staf Ahli Bidang Polhukkam dan Kepala Biro Perlengkapan mengingat jumlah peserta

seleksi yang tidak memenuhi ketentuan;

b) Kementerian Luar Negeri pada tahun 2015 melakukan restrukturisasi organisasi untuk

mencapai visi misi dan sasaran strategis sesuai Renstra Kemlu 2015 – 2019.

Berdasarkan Peraturan Presiden no. 56 Tahun 2015 tentang Kementerian Luar Negeri

dan Permenlu No. 02 Tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja, restrukturisasi

Kementerian Luar Negeri ini memunculkan jabatan-jabatan baru secara nomenklatur

maupun substansif yang mensyaratkan penyusunan pembaharuan peta dan analisa

jabatan. Oleh karena itu diperlukan penyempurnaan model dan standar kompetensi

jabatan sesuai dengan tugas fungsi baru tersebut;

c) Penyempurnaan model kompetensi dan standar kompetensi jabatan pada setiap jenjang

jabatan di Kementerian Luar Negeri direncanakan akan dilaksanakan pada tahun

2017berdasarkan tugas dan fungsi, proses bisnis, analisa jabatan baru.

Dalam upaya mengatasi kendala yang dihadapi, Kementerian Luar Negeri akan

melakukan beberapa langkah solusi dan proyeksi ke depan sebagai berikut:

a. Langkah Solusi

1. Memprioritaskan penyusunan model dan standar kompetensi jabatan berdasarkan

organisasi dan tata kerja baru Kementerian Luar Negeri berdasarkan Permenlu no. 2

Tahun 2016 yang mulai berlaku 1 Januari 2017 pada triwulan pertama tahun 2017;

2. Pelaksanaan asesmen kompetensi pada pejabat Kementerian Luar Negeri secara bertahap

pada setiap jenjang jabatan struktural dan fungsional. Asesmen dimulai secara bertahap

melalui proses Seleksi terbuka Jabatan Pimpinan Tinggi Madya dan Pratama, dan

kemudian dilanjutkan melalui asesmen kompetensi pada para pejabat Eselon II, III dan

pejabat fungsional diplomat madya (pada tahun 2017), hingga para pejabat Eselon IV, JFT

tingkat muda dan pratama, serta para pelaksana pada tahun-tahun selanjutnya;

3. Dengan disempurnakannya peta jabatan dan standar kompetensi jabatan, serta

pelaksanaan asesmen pada seluruh pegawai maka proses pengangkatan, mutasi dan

promosi pegawai dapat dilaksanakan dengan perencanaan yang matang, yang pada

gilirannya akan menjadikan pencapaian kinerja organisasi lebih optimal.

27


b. Proyeksi ke depan

Pada tahun 2017, Biro Kepegawaian merencanakan untuk menyusun roadmap sumber

daya manusia yang salah satu unsurnya adalah pembentukan Talent Management. Aspek

utama dalam praktek Talent management antara lain adalah pengembangan kepemimpinan

dan pembentukan talent pool. Peta Talenta (talent pool) merupakan proses menempatkan

posisi setiap individu sesuai dengan keahlian, kompetensi, dan kapabilitas dalam sebuah peta

dengan metode Human Asset Value Matriks. Peta talenta sangat diperlukan untuk membuat

keputusan talenta.Human Asset Value Matrix adalah suatu metode yang dapat digunakan

untuk meletakkan posisi pegawai kedalam peta talenta, dengan menggunakan metode

penilaian prestasi dan potensi.

Sehingga, diharapkan ke depannya Biro Kepegawaian tidak hanya dapat menempatkan

pejabat Eselon I dan II sesuai kompetensi melalui seleksi terbuka, namun juga dapat

memetakan seluruh pegawai sesuai kompetensinya serta dapat merencanakan proses

suksesi kepemimpinan.

III.1.5 IKU-5 Persentase Penerapan Cetak Biru Teknologi

Informasi dan Komunikasi Kementerian Luar Negeri

Tabel Perbandingan Capaian IKU 5

IKU 5 Realisasi

2015 Realisasi

2016

“Persentase Penerapan Cetak Biru Teknologi Informasi dan Komunikasi Kementerian Luar Negeri”

9,30% 18,6%

Target 55% 18% Capaian 16,91% 103,36%

Persentase Penerapan Cetak Biru Teknologi Informasi dan Komunikasi adalah

informasi tentang realisasi penerapan strategi teknologi informasi dan komunikasi di

Kementerian Luar Negeri. Formulasi yang dipergunakan untuk mengukur capaian

Indikator Kinerja Utama ini adalah sebagai berikut:

% PPR = (𝑥1 + 𝑦1

𝑥2 + 𝑦2) × 100%

Elemen yang terlibat dalam perhitungan adalah:

1) Penerapan Cetak biru Strategi Teknologi Informasi dan Komunikasi (PPR) dalam

bentuk persentase.

2) Sistem Informasi.

28


a) Sistem Informasi Yang Diselesaikan (𝑥1).

b) Sistem Informasi sesuai Cetak biru Strategi Teknologi Informasi dan Komunikasi

(𝑥2).

3) Infrastruktur Teknologi Informasi.

a) Infrastruktur Teknologi Informasi Yang Diselesaikan (𝑦1).

b) Infrastruktur Teknologi Informasi sesuai Cetak biru Strategi Teknologi Informasi

dan Komunikasi (𝑦2).

Tujuan dipergunakannya Indikator Kinerja Utama ini adalah untuk mendorong

realisasi penerapan strategi teknologi informasi dan komunikasi di Kementerian Luar

Negeri. Pencapaian Indikator Kinerja Utama Persentase Penerapan Cetak Biru Teknologi

Informasi dan Komunikasi Kementerian Luar Negeri pada tahun 2016 adalah sebesar

18,6% dari target 18%(persentase realisasi 103,36 %), sebagaimana tabel berikut:

Tabel Pengukuran Kinerja IKU-5

INDIKATOR KINERJA UTAMA

TARGET INFORMASI

KINERJA JUMLAH REALISASI

DATA DUKUNG

Persentase Penerapan Cetak Biru Teknologi Informasi dan Komunikasi Kementerian Luar Negeri

18%

Sistem Informasi Yang Diselesaikan

4

103,36%

Laporan Pembangunan Sistem Informasi

Sistem Informasi Sesuai RISTIK

25 RISTIK Kemenlu

Infrastruktur Teknologi Informasi Yang Diselesaikan

4

Laporan Pengembangan Infrastruktur TI

Infrastruktur TI Sesuai RISTIK

18 RISTIK Kemenlu

Capaian18,6 %

Upaya peningkatan kapasitas teknologi baik secara infrastruktur, jaringan, dan

aplikasi sesuai panduan Cetak biru Strategi Teknologi Informasi dan Komunikasi

Kementerian Luar Negeri Tahun 2011-2015 agar dapat memberikan layanan yang

optimal kepada pengguna dilakukan oleh Pusat Komunikasi dengan melaksanakan dua

kegiatan, yaitu:

a. Pembangunan Command Center Kementerian Luar Negeri;

b. Pembangunan Infrastruktur Pendukung Command Center Kementerian Luar

Negeri.

29


Capaian kinerja kedua kegiatan di atas secara terinci adalah tersedianya

Command Center Kementerian Luar Negeri dan infrastruktur pendukungnya, terdiri dari:

1. Fasilitas Ruang Command Center;

2. Sistem dan Perangkat Lunak Video Conference (Perangkat Infrastruktur Video

Conference dan Perangkat Infrastructure Recording and Streaming Server);

3. Perangkat Video Conference dan Sound System;

4. Video Wall Display System;

5. Perangkat Lunak Sistem Operasi Server;

6. Perangkat Lunak Advanced Content Analytic dan Crawler;

7. Perangkat Lunak Big Data;

8. Perangkat ApplianceData Warehouse;

9. Perangkat lunak Business Inteligenceand Reporting(Dashboard);

10. Infrastruktur Pusat Data Pejambon (Blade Enclosure, Blade Server, Server Memory,

Lisensi Aplikasi Manajemen Virtualisasi Server, Lisensi Aplikasi Archiving Email,

Distribution Switch, Access Switch, Access Point, UPS 10/15/30 KVA, Sistem

Kelistrikan);

11. Infrastruktur Pusat Data Cijantung (Blade Enclosure, Blade Server, Server Memory,

Lisensi Aplikasi Manajemen Virtualisasi Server, Sistem Kelistrikan)

Kendala yang dihadapi dalam upaya penerapan Cetak Biru Teknologi Informasi

dan Komunikasi Kementerian Luar Negeri adalah:

a. Belum adanya kebijakan tata kelola teknologi informasi dan komunikasi

Kementerian Luar Negeri menyebabkan prioritas pelaksanaan tahapan penerapan

Cetak biru Strategi Teknologi Informasi dan Komunikasi terganggu oleh adanya

permintaan layanan infrastruktur dan aplikasi yang tidak tercantum dalam

dokumen Cetak biru Strategis Teknologi Informasi dan Komunikasi yang harus

didahulukan penyelesaiannya karena arahan pimpinan.

b. Sumber daya manusia yang menangani penerapan Cetak biru Strategi Teknologi

Informasi dan Komunikasi belum seluruhnya mendapat pelatihan dan sertifikasi.

c. Kode sumber yang dibangun sebelumnya oleh pihak ketiga yang ditunjuk oleh

satker pengguna/pemesan aplikasi tidak dibuat di atas platform yang standar

digunakan di Kementerian Luar Negeri.

d. Jumlah anggaran untuk pelaksanaan tahap ketiga (tahun 2016) hanya tersedia

sebesar 50% dan pada bulan Agustus 2016 mengalami pemotongan anggaran

sebesar Rp 4.495.261.000,- dalam rangka implementasi Instruksi Presiden Nomor 4

Tahun 2016 tentang Langkah-Langkah Penghematan dan Pemotongan Belanja

Kementerian/Lembaga Dalam Rangka Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan

Belanja Negara Tahun Anggaran 2016.

30


Langkah perbaikan dalam rangka percepatan pencapaian target kinerja, Pusat

Komunikasi melakukan hal-hal sebagai berikut:

a. Menyelaraskan permintaan satker pengguna terhadap layanan infrastruktur dan

aplikasi baru dengan Cetak biru Strategi Teknologi Informasi dan Komunikasi

Kementerian Luar Negeri Tahun 2011-2015.

b. Memprioritaskan kegiatan dan optimalisasi anggaran untuk melaksanakan

penerapan Cetak biru Strategi Teknologi Informasi dan Komunikasi.

c. Pemutakhiran peta kebutuhan sistem informasi dan infrastruktur teknologi

informasi yang dibutuhkan oleh Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan RI.

d. Melakukan penyusunan draft Cetak biru Strategi Teknologi Informasi dan

Komunikasi Kementerian Luar Negeri Tahun 2016-2020.

Dalam upaya meningkatkan capaian Indikator Kinerja Utama Persentase

Penerapan Cetak biru Strategi Teknologi Informasi dan Komunikasi di masa depan,

kegiatan tahun mendatang akan diproyeksikan pada:

a. Pengesahan draft Rencana Induk Strategi Teknologi Informasi dan Komunikasi

Kementerian Luar Negeri Tahun 2016-2020 dalam bentuk Keputusan Menteri Luar

Negeri.

b. Peningkatan kualitas pengembang sistem informasi untuk lebih mengefektifkan

proses pengembangan aplikasi.

c. Peningkatan koordinasi dengan satker pengguna sehingga kegiatan pengembangan

TIK dapat berjalan sesuai dengan target yang ditentukan dalam Cetak biru

Teknologi Informasi dan Komunikasi.

Perbandingan persentase capaian realisasi Indikator Kinerja Utama Persentase

Penerapan Cetak biru Strategi Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam kurun waktu

2011-2016 adalah sebagai berikut:

INDIKATOR KINERJA UTAMA 2011 2012 2013 2014 2015 2016

Persentase Penerapan Cetak biru Teknologi Informasi dan Komunikasi

N/A N/A N/A N/A 93,02% 103,36%

Indikator Kinerja Utama Persentase Penerapan Cetak biru Teknologi Informasi

dan Komunikasi baru digunakan pada tahun 2015. Terdapat peningkatan capaian

sebesar 10,34 poin dari 93,02% (2015) menjadi 103,36% (2016).

31


III.1.6 IKU-6 Persentase Sarana dan Prasarana Kementerian

Luar Negeri dan Perwakilan RI yang Dipenuhi

Pada tahun 2016 terdapat penambahan satu kegiatan pada Sekretariat Jenderal

Kemenlu yaitu Peningkatan Sarana dan Prasarana Kementerian Luar Negeri Sepanjang

tahun 2016, untuk itu dalam Perjanjian Kinerja Sekretariat Jenderal tahun 2016

terdapat pula penambahan IKU-6 untuk “Persentase pemenuhan kebutuhan sarana dan

prasarana”. Target yang ditetapkan untuk IKU-6 pada tahun 2016 adalah 50% dengan

realisasi sebesar 76,47% memperoleh capaian 152,94% (konversi capaian 120%).

Tabel Capaian IKU 6

IKU 6 Realisasi

2016

“Persentase sarana dan prasarana Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan RI yang dipenuhi”

76,47%

Target 50% Capaian 152,94%

(konversi 120%)

Rincian kegiatan pada IKU-6 “Persentase sarana dan prasarana Kementerian

Luar Negeri dan Perwakilan RI yang dipenuhi” adalah sebagai berikut:

IKU ESELON II KEGIATAN

KODE Target & realisasi Kinerja (akumulatif)

KEG OUTPU

T TARGET TW

4 REALISASI 4

KET (dok, peserta, etc)

PERSENTASE IKU 4

100,00% 76,47%

Prosentase didapat setelah

dikalikan dengan bobot masing-

masing

IKU 4: Persentase sarana dan prasarana Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan RI

yang dipenuhi

1.157 unit dan

12 paket

1.910 unit dan

9 paket

Mengadakan Kendaraan Bermotor Roda 4/6

1305 995 8 9 UNIT

Mengadakan Kendaraan Bermotor Roda 2

1305 995 3 3 UNIT

Mengadakan Komputer 1305 996 155 156 UNIT

Mengadakan Printer 1305 996 60 61 UNIT

Mengadakan Notebook 1305 996 28 28 UNIT

32


Mengadakan Alat Pendukung Pengolah Data

1305 996 40 55 UNIT

Mengadakan Perangkat Lunak 1305 996 177 177 UNIT

Mengadakan Pendingin Ruangan 1305 997 3 4 UNIT

Mengadakan Meubelair Kantor 1305 997 158 523 UNIT

Mengadakan Alat Penyimpanan 1305 997 38 21 UNIT

Mengadakan Peralatan Inventaris Lainnya

1305 997 392 787 UNIT

Mengadakan Inventaris Pengganti bagi Pegawai Lama dan Baru

1305 997 90 85 UNIT

Mengadakan Meubelair Asrama Pusdiklat Cipayung dan Senayan

1305 997 2 1 UNIT

Melakukan Rehabilitasi Gedung dan Sarana Kementerian Luar Negeri

1305 998

5 4 PAKET Melakukan Beli - Cicil Gedung

KBRI London 1305 998

2 1 PAKET Melakukan Pembangunan

Bertahap Sekretariat ASEAN 1305 998

5 4 PAKET

Kegiatan pemenuhan kebutuhan sarana prasarana yang telah berhasil

dilaksanakan diantaranya adalah:

a) Untuk pemenuhan sarana berupa kendaraan kendaraan dinas Biro

Perlengkapan telah melakukan peremajaan kendaraan dinas roda 2 dan

dinas roda 4/6 yang semula direncanakan untuk 11 unit, dengan optimalisasi

yang dilakukan Biro Perlengkapan dapat diperoleh realisasi 12 unit;

b) Dalam hal pengadaan Komputer, printer, Notebook, Alat Pendukung

Pengolah Data, Pendingin Ruangan, Alat Penyimpanan, Peralatan Inventaris

Lainnya dan Penggantian Inventaris Pegawai Lama dan Baru, Biro

perlengkapan telah berhasil melaksanakan pengadaan dengan jumlah total

1.176 unitdari total target 768 unit hal ini dikarenakan adanya optimalisasi

dan penyesuaian akan permintaan kebutuhan pada tahun berjalan serta

dengan adanya penggunaan e-catalog (paket dipisah antara komputer dan

software yang biasanya digabung) sehingga output menjadi lebih besar dari

yang direncanakan;

c) Pengadaan Perangkat Lunak yaitu mencakup pengadaan pengembangan

aplikasi ASN, pengembangan aplikasi SIMPEG, aplikasi software kepegawaian

dan software Microsoft Office, software aplikasi barang persediaan,

Pengembangan Aplikasi Modul Dasbor dan aplikasi Sistem Informasi TP

Baperjakat. Dari yang direncanakan sebanyak 177 berhasil direalisasikan

sesuai dengan rencana;

33


d) Dikarenakan terdapat permintaan kebutuhan tambahan pada tahun berjalan

serta adanya SOTK baru sehingga anggaran meubelair kantor mendapatkan

tambahan anggaran untuk memenuhi kebutuhan tersebut, sehingga realisasi

melebihi target yang direncanakan yaitu 158 unit terealisasi sebanyak 523

unit;

e) Pengadaan Meubelair Asrama Pusdiklat Cipayung dan Asrama Pusdiklat

Senayan mengalami revisi pengurangan anggaran sehingga dari yang

direncanakan dilakukan pengadaan meubelair untuk pusdiklat cipayung dan

asrama pusdiklat senayan menjadi hanya dilaksanakan pengadaan meubel

air untuk wisma pusdiklat cipayung yaitu pembelian 9 sofa sehingga

pencapaiannya sebesar 50%;

f) Pada akhir tahun 2015 telah didapatkan pemenang sayembara pengadaan

gedung KBRI London yaitu PT BNI (Persero) Tbk, pada tahun 2016

direncanakan pelaksanaan pembayaran angsuran dilakukan setiap semester

(2 kali dalam setahun), namun dikarenakan masih terdapat penyelesaian

pengurusan perolehan gedung seperti adanya perubahan gedung KBRI yang

akan dibeli dari yang semula direncanakan sehingga Kementerian Luar

Negeri harus menunggu hasil dari independent appraisers sampai akhirnya

penandatanganan kontrak terlaksana pada triwulan IV. Pada tanggal 1

Desember 2016 telah dilakukan pembayaran angsuran pertama yaitu

sebesar Rp68.142.752.000,00 sehingga pencapaian sebesar 50% dengan

pencapaian fisik sebesar luasan gedung KBRI London yaitu 5.503,7 m2;

g) Untuk Kegiatan Rehabilitasi Gedung dan Sarana Kementerian Luar Negeri

telah dilakukan self blocking anggaran sebesar Rp17.614.000.000,- dari

pembangunan kantin baru untuk rencana pemotongan anggaran sesuai

Instruksi Presiden No. 8 Tahun 2016, sehingga direncanakan akan dilakukan

pada tahun anggaran selanjutnya;

h) Untuk kegiatan Pembangunan Gedung ASEC telah didapatkan 4 paket dari 5

paket yang direncanakan yaitu SK Pengelola Kegiatan Pembangunan Gedung

ASEC, Konsultan Manajemen Konstruksi, Konsultan Perencana dan Konsultan

Analisis Dampak Lingkungan (AMDAL). Konsultan ANDALALIN mengalami

gagal lelang pada tahun 2016 sehingga akan dilanjutkan seleksinya pada

tahun selanjutnya guna memenuhi persyaratan pembangunan gedung.

Disamping capaian sasaran output Biro Perlengkapan yang cukup memuaskan

selama tahun 2016, terdapat beberapa hal positif lainnya yang menandai peningkatan

keberhasilan pelaksanaan kegiatan yang dilakukan Biro Perlengkapan. Capaian tersebut

antara lain adalah sebagai berikut:

34


a) Sebagai unit yang mengelola seluruh pegawai honorer, Biro Perlengkapan

berupaya untuk mengedepankan kepentingan hak normatif dan memberikan

perlindungan sosial ekonomi kepada seluruh pegawai honorer di lingkungan

Kemenlu dengan mengikutsertakan kedalam program Badan Penyelenggara

Jaminan Sosial (BPJS) Ketenagakerjaan serta menanggung biaya tersebut.

Dengan adanya program ini Biro Perlengkapan mendapatkan sertifikat

kerjasama dari BPJS Ketenagakerjaan;

b) Dalam hal pemanfaatan 54 tanah kavling yang dibagikan di tahun 1999

kepada para pegawai Kementerian Luar Negeri untuk didirikan bangunan di

atasnya atas biaya pribadi pegawai yang bersangkutan, telah diketahui

sebanyak 26 (dua puluh enam) pegawai dan mantan pegawai yang

mengalihkan kavling di Komplek Perumahan Pondok Aren, Cipadu,

Jurangmangu dan Kreo kepada pihak ketiga, baik itu menjual maupun

mengontrakkan tanpa persetujuan Kemenlu serta telah dikirimkan surat

somasi keapada masing-masing pihak. Tim Pemeriksa telah dibentuk lintas

satuan kerja terdiri dari Biro Perlengkapan, Inspektorat Jenderal dan

Direktorat Hukum yang telah melakukan pemeriksaan terhadap 17 (tujuh

belas) orang pegawai dan mantan pegawai tersebut sampai akhir tahun 2016.

Untuk 9 (Sembilan) orang lainnya, Biro Perlengkapan telah mengirimkan

suratreminder (peringatan) kepada mereka yang belum memenuhi panggilan

klarifikasi;

c) LPSE telah memperoleh ISO 9001:2015 pada tahun 2016 setelah melakukan

serangkaian kegiatan seperti konsultasi, penyusunan dokumen, dan audit

oleh pihak ketiga pada tahun 2015 yang lalu. Hasil audit untuk sertifikasi ISO

tidak didapatkan temuan-temuan kritikal baik major ataupun minor, hanya

saran perbaikan dan corrective action;

d) Pada Tahun Anggaran 2016 jumlah Pengadaan Barang/Jasa yang telah

dilaksanakan oleh Pokja ULP Kementerian Luar Negeri sebanyak 41 (empat

puluh satu) pengadaan. Angka ini melebihi dari jumlah RUP yang diterima,

yaitu sebanyak 27 (dua puluh tujuh) pengadaan. Hal ini disebabkan adanya

tambahan pengadaan dari Satker diluar RUP yang telah diterima;

e) Unit Layanan Pengadaan (ULP) Kementerian Luar Negeri, yang pengelolaan

anggarannya dibawah tanggung jawab Biro Perlengkapan, mempertahankan

statusnya sebagai salah satu ULP percontohan se Indonesia dengan

terpilihnya kembali untuk masuk dalam program ULP Percontohan yang

diberikan oleh LKPP dan Millenium Challenge Account Indonesia;

f) Disamping keberhasilan tersebut diatas, masih terdapat kewajiban Biro

Perlengkapan yang memerlukan peningkatan di masa mendatang, yaitu

35


mendorong setiap satuan kerja di Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan

RI untuk menyampaikan Laporan Pengawasan dan Pengendalian (Wasdal)

BMN yang wajib dikirimkan setiap tahun ke KPKNL Jakarta I. Berdasarkan

data yang dihimpun Biro Perlengkapan, pada tahun 2016 yang telah

menyampaikan laporan wasdal sebanyak 127 Perwakilan dari 132

Perwakilan;

g) Pengadaan Gedung KBRI London.Dalam rangka efisiensi, efektifitas dan

optimalisasi anggaran dari adanya biaya sewa yang dikeluarkan setiap

tahunnya oleh Kementerian Luar Negeri, Biro Perlengkapan telah

melaksanakan pengadaan/pembelian property di London, Inggris, yang akan

dipergunakan sebagai gedung operasional KBRI London.

Pengadaan/pembelian dimaksud dilaksanakan secara cicil kepada pemenang

sayembara pembiayaan pengadaan gedung KBRI London yaitu PT Bank

Negara Indonesia (Persero) Tbk. Pengadaan ini dilakukan berdasarkan PMK;

h) Biro Perlengkapan selalu berupaya untuk meningkatkan kualitas dan

engagement pegawainya dalam rangka mendorong komitmen kinerja

pegawai menjadi lebih maksimal, sehubungan dengan hal tersebut telah

dilaksanakan kegiatan peningkatan kualitas aparatur Biro Perlengkapan

menuju reformasi dan struktur baru Kementerian Luar Negeri yang diikuti

oleh 200 pegawai Biro Perlengkapan.

Kendala yang kerap ditemui dalam pemenuhan sarana dan prasarana adalah

perubahan spesifikasi yang diminta oleh user namun hal tersebut berhasil diatasi

dengan koordinasi yang intensif dengan user dan penyedia.Pada tahun 2016 terdapat

gagal lelang yang diantaranya adalah pengadaan genset untuk Pusdiklat dan Konsultan

Analisis Dampak Lalu Lintas (ANDALALIN), hal ini dikarenakan tidak ada penyedia

yang memenuhi spesifikasi yang dipersyaratkan.

Pada pelaksanaan pengadaan barang/jasa juga terdapat kendala dan

permasalahan yang dapat mengganggu proses pengadaan serta kinerja ULP selama

tahun 2016 yaitu waktu pelaksanaan pengadaan banyak yang tidak sesuai dengan

jadwal yang telah ditetapkan dalam RUP sehingga terjadi penumpukan paket pekerjaan

dalam satu periode tertentu. Penyampaian kelengkapan dokumen oleh user berdekatan

dengan waktu pelaksanaan lelang/ kegiatan/ pekerjaan sehingga masa persiapan

pengadaan oleh pokja menjadi terlalu singkat.Penyampaian tambahan paket pengadaan

(diluar ULP) mendekati akhir anggaran yang berpotensi besar menyebabkan lelang

gagal yang tidak mungkin dilakukan pelelangan ulang, sedangkan untuk lelang yang

36


berhasil jangka waktu penyelesaian pekerjaan ditetapkan oleh user paling lambat 31

Desember 2016.

Di bidang SDM, kendala yang cukup signifikan adalah tidak terdapatnya staf yang

memiliki latar belakang pendidikan teknik bangunan, otomotif maupun mekanikal

elektrikal juga cukup menjadi kendala utama. Selain itu keanggotaan LPSE bersifat ad

hoc, menyebabkan pelaksanaan tugas dari tim LPSE yang kurang maksimal karena

personil LPSE harus menyesuaikan dengan tupoksi utamanya dan terikat perkerjaan

lain di Satuan Kerjanya masing-masing. Sebaiknya kepada para pegawai yang

diamanahkan untuk bertugas pada LPSE dibebaskan dari tugas-tugas utamanya pada

Satuan Kerjanya seperti halnya di Kementerian dan Lembaga lainnya sehingga dapat

lebih fokus dalam melaksanakan tugas dan kegiatan sehari-hari di LPSE tanpa

terganggu dengan kewajiban tupoksinya di Satuan Kerja lain. Selain itu, dengan

berganti-gantinya personil LPSE setiap tahun, menyebabkan kesulitan dalam

pelaksanaan tugas substansi dan teknis LPSE karena personil baru belum memahami

tupoksi dalam bidangnya masing-masing di LPSE sehingga perlu pelatihan khusus

untuk memberi pemahaman dalam pelaksanaan tugasnya sehari-hari dan perlu waktu

untuk mendalami substansi.Mengatasi kendala tersebut, telah dilakukan langkah-

langkah sebagai berikut:

a) Meningkatkan konsolidasi dan koordinasi dengan seluruh user yang akan

melakukan lelang serta konsultasi kepada LKPP sehingga pelaksanaan lelang

dapat lebih lancar;

b) Melakukan koordinasi lebih lanjut dengan Biro Kepegawaian dan Pusat

Komunikasi terkait perangkapan tugas di LPSE;

c) Menambah jenis pendidikan dan pelatihan keterampilan teknis yang dapat

diikuti untuk meningkatkan kapasitas SDM bagian pemeliharaan;

d) Pengurangan secara bertahap tenaga teknis honorer yang dialihkan ke

penyedia jasa building management system.

37


III.2 Realisasi Anggaran Tahun 2016

Sekretariat Jenderal memiliki tugas dan peranan penting dalam pengelolaan

anggaran yang Optimal di Kementerian Luar Negeri, hal ini dapat dicapai dengan

adanya penyerapan anggaran yang maksimal serta terpenuhinya target-target kinerja

yang telah ditetapkan. Tabel berikut merupakan rincian kegiatan, pagu, perubahan

pagu serta realisasi anggaran Sekretariat Jenderal tahun 2016:

Tabel Realisasi Anggaran Sekretariat Jenderal Tahun 2016

No Kegiatan Pagu Awal Pagu Akhir Realisasi %

1 Pelayanan Administrasi dan Dukungan Teknis Lainnya Kementerian dan Perwakilan

19.635.289.000 19.135.289.000 18.710.437.469 92,15%

2 Pelayanan Administrasi dan Dukungan Teknis Lainnya Menteri Luar Negeri

20.303.325.000 20.303.325.000 15.801.240.053 82,58%

3 Pengelolaan Sumber Daya Manusia Kementerian Luar Negeri

229.847.399.000 235.247.399.000 231.065.250.250 98,22%

4 Pengelolaan Keuangan Kementerian Luar Negeri

166.307.125.000 164.541.778.000 132.682.043.931 80,64%

5 Penyusunan Perencanaan dan Penguatan Organisasi Kementerian Luar Negeri

21.141.890.000 22.180.607.000 19.123.660.194 86,22%

6 Pengelolaan Perlengkapan serta Urusan Rumah Tangga Kementerian Luar Negeri

55.683.843.000 55.683.843.000 49.950.572.076 89,70%

7 Dukungan Sistem Informasi dan Komunikasi Kementerian Luar Negeri

113.481.176.000 113.481.176.000 57.699.369.355 89,54%

8 Peningkatan Kualitas Sumber Daya Manusia Kementerian Luar Negeri dan Kerjasama Pendidikan dan Pelatihan Diplomatik

66.284.157.000 64.440.787.000 102.071.221.680 89,95%

9 Peningkatan Sarana dan Prasarana Kementerian Luar Negeri

275.057.552.000 275.057.552.000 99.486.527.056 36,17%

JUMLAH 967.741.756.000 970.071.756.000 726.590.322.064 74,90%

38


Realisasi anggaran tahun 2016 diukur melalui seberapa besar realisasi anggaran

Sekretariat Jenderal dalam jangka waktu 1 tahun anggaran dilihat dari akumulasi SP2D

melalui aplikasi e-Monev SMARTDirjen Anggaran Kementerian Keuangan dibagi dengan

pagu DIPA Sekretariat Jenderal.

Pada awal Tahun 2016 Sekretariat Jenderal mendapatkan anggaran DIPA sebesar

Rp 967.741.756.000.Pada akhir tahun 2016terdapat perubahan besaran pagu untuk

beberapa kegiatan pada DIPA Sekretariat Jenderal Kementerian Luar Negeri sebesar Rp.

2.330.000.000.Total realisasi anggaran Sekretariat Jenderal pada tahun 2016 sebesar Rp

726.590.322.064 dengan rata-rata realisasi persentase untuk total anggaran adalah

sebesar 74,90%. Rata-rata capaian total anggaran Sekretariat Jenderal Kemenlu tahun

2012-2016 dapat dilihat dalam diagram di bawah ini:

Diagram Perbandingan Rata-rata Capaian Anggaran Sekretariat Jenderal Tahun 2012-2016

Realisasi anggaran pada tahun 2016 mengalami penurunanjika dibandingkan

dengan realisasi anggaran tahun 2015 yaitu90,72%. Kendala pencapaian ini

dikarenakan terdapat perubahan kegiatan dengan adanya penambahan satu kegiatan

Peningkatan Sarana dan Prasarana Kementerian Luar Negeri. Selain itu, terdapat Inpres

04 Tahun 2016 tentang pemotongan anggaran yang berdampak pada belum

maksimalnya pelaksanaan kegiatan dan Inpres 08 Tahun 2016 yang menyebabkan

Perwakilan RI melakukan self blocking anggaran dan melakukan kegiatan secara

selektif.Hal ini berdampak pula pada perubahan besaran pagu untuk beberapa kegiatan

pada DIPA Sekretariat Jenderal Kementerian Luar Negeri yaitu sebesar Rp.

2.330.000.000.

39


Dalam mengatasi kendala tersebut, Sekretariat Jenderal akan mengambil langkah

solutif, antara lain melakukan perbaikan postur anggaran Sekretariat Jenderal agar

dapat mendukung program-program prioritas Kementerian secara optimal tanpa harus

melakukan pengalihan atau revisi anggaran serta lebih meningkatkan kualitas

perencanaan anggaran.

40


BAB IV

PENUTUP

Selama tahun 2016 Sekretariat Jenderal Kementerian Luar Negeri

menjalankan program “Dukungan Manajemen dan Pelaksanaan Tugas Teknis Lainnya

Kementerian Luar Negeri”, yang kemudian dijabarkan menjadi 8 (delapan) Kegiatan

setingkat Eselon II dan I (satu) Kegiatan Perwakilan dan program “Dukungan Sarana

dan Prasarana Aparatur Kementerian Luar Negeri” yang dijabarkan dalam 1 (satu)

Kegiatan setingkat Eselon II dan I (satu) Kegiatan Perwakilan. Dalam upayanya

mencapai sasaran kinerja, masih terdapat kekurangan-kekurangan yang menjadi

kendala utama dalam pelaksanaan kegiatan.

Berbagai upaya telah dilakukan oleh Sekretariat Jenderal demi pencapaian

sasaran kinerja, terutama dalam upaya meningkatkan nilai hasil evaluasi AKIP dan

Opini BPK atas Laporan Keuangan Kementerian Luar Negeri. Namun terdapat

beberapa hal yang perlu mendapat perhatian dalam rangka meningkatkan

akuntabilitas dan kinerja Setjen secara keseluruhan, yaitu perlunya diakukan upaya-

upaya seperti:

1. Penerapan sistem manajemen kinerja berbasis Balanced Scorecard sampai

dengan level individu pegawai Kemenlu, sebagaimana best practices Kementerian

Keuangan, Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK), Kementerian Kelautan dan

Perikanan, Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) yang telah berhasil meraih

Predikat “A” atas AKIP; Dalam kaitan tersebut diperlukan penerapan penetapan

kinerja individu yang terkait dengan kinerja organisasi dan memiliki kesesuaian

dengan indikator kinerja individu level di atasnya, sehingga hasil penilaian

kinerja individu nantinya dapat dijadikan dasar untuk pengembangan karir

individu dan pemberian tunjangan kinerja;

2. Melakukan capacity building dalam bidang akuntabilitas dan manajemen kinerja

dengan melakukan diseminasi, sharing of knowledge, sertifikasi ataupun

pelatihan-pelatihan menunjang, yang diselenggarakan dari mulai tingkat Menteri,

Eselon I, Eselon II, serta bagi pegawai yang memiliki fungsi dalam mengelola

kinerja dan APIP;

3. Membangun aplikasi pemantauan kinerja sehingga akan memudahkan

mekanisme pemantauan kinerja dan mekanisme pengumpulan data kinerja.

KemenPAN RB juga menyarankan untuk menyempurnakan aplikasi tersebut

41


melalui pengintegrasian dengan aplikasi keuangan sehingga informasi keuangan

dan kinerja dapat digambarkan secara lebih komprehensif;

4. Penyegeraan penyusunan dan penyempurnaan model dan standar kompetensi

jabatan di Kementerian Luar Negeri pada triwulan pertama tahun 2016. Dengan

disempurnakannya peta jabatan dan standar kompetensi jabatan maka proses

pengangkatan, mutasi dan promosi pegawai dapat dilaksanakan dengan

perencanaan yang matang, yang pada gilirannya akan menjadikan pencapaian

kinerja organisasi lebih optimal;

5. Adanya urgensi untuk secara progresif meningkatkan kuantitas dan kualitas SDM

Pengelola Keuangan Kemenlu, terutama terkait dengan diberlakukannya SAP

Basis Akrual, yang menuntut pemahaman dan akurasi data-data keuangan yang

tinggi. Keberadaan pengelolaan keuangan (Bendahara dan Penata

Kerumahtangaan/BPKRT) yang terbatas, terutama di Satker Perwakilan yang

hanya memiliki 1 (satu) BPKRT, akan cukup mempersulit pelaksanaan SAP Basis

Akrual ke depannya. Perubahan SAP yang cukup dalam waktu singkat

menyebabkan pemahaman para pengelola keuangan di satker-satker masih

sangat terbatas.

Demikian, dengan tersusunnya Laporan Kinerja Sekretariat Jenderal

Kementerian Luar Negeri tahun 2016, diharapkan pencapaian kinerja dan pelaporan

kinerja Sekretariat Jenderal Kementerian Luar Negeri pada tahun 2017 dapat lebih

baik.

IV.1 Kendala Utama

Dalam penyusunan Laporan Kinerja tahun 2016 ini, sistematika

penyusunannnya telah sesuai dengan kaidah yang ditetapkan. Namun demikian,

masih terdapat kekurangan-kekurangan yang menjadi kendala utama dalam

pelaksanaan kegiatan yang mempengaruhi tingkat capaian sasaran, yakni:

1. Sistem manajemen kinerja di Kementerian Luar Negeri tengah dalam proses

pengembangan yang sangat berdampak luas bagi pengelolaan kinerja di

Kementerian Luar Negeri khususnya di Sekretariat Jenderal;

2. Restrukturisasi organisasi Kementerian Luar Negeri 2015–2019 pada tahun 2016

pada prosesnya akan memunculkan jabatan-jabatan baru secara nomenklatur

maupun substansif yang mensyaratkan penyusunan pembaharuan peta dan

analisa jabatan. Oleh karena itu penyempurnaan model dan standar kompetensi

jabatan serta pelaksanaan asesmen mulai dilaksanakan secara bertahap pada

tahun 2016 sehingga tugas pokok dan fungsi pada jabatan baru belum dapat

dilaksanakan secara efektif;

42


3. Penyampaian tambahan paket pengadaan (diluar ULP) mendekati akhir tahun

anggaran serta penyampaian kelengkapan dokumen oleh user yang berdekatan

dengan waktu pelaksanaan lelang/ kegiatan/ pekerjaanmenyebabkan masa

persiapan pengadaan oleh pokja menjadi terlalu singkat sehingga berpotensi

besar menyebabkan lelang gagal yang tidak mungkin dilakukan pelelangan ulang;

4. Kendala terkait penyelesaian dokumen keuangan tepat waktu yaitu dokumen

keuangan yang berasal dari Perwakilan RI tidak lengkap dan terlambat

disampaikan sehingga dokumen tersebut tidak dapat segera ditindaklanjuti.

IV.2 Pemecahan Masalah

Setelah diadakan evaluasi kinerja secara komprehensif dan disesuaikan

dengan Rencana Strategis Sekretariat Jenderal tahun 2015-2019 dan dengan melihat

pada Kendala Utama yang dihadapi, maka upaya-upaya yang dilakukan untuk

memperoleh hasil pengukuran kinerja tahun 2016 yang lebih akurat adalah:

1. Kemenlumelalui Sekretariat Jenderal telah menyusun rencana aksi atas

pencapaian perjanjian kinerja. Meskipun secara kualitas belum sepenuhnya

memadai, namun rencana aksi yang telah disusun dapat memudahkan pimpinan

untuk melakukan pemantauan dan pengendalian capaian kinerja pada tahun

berjalan;

2. Pembahasan jurnal transaksi akrual di Lingkungan Kementerian Luar Negeri dan

Satker Perwakilan RI di luar negeri;

3. Kemenlu c.q. Sekretariat Jenderal dan Inspektorat Jenderal akan melakukan

rekonsiliasi dan monitoring internal Kemenlu, guna memastikan dan

menindaklanjuti berbagai temuan BPK yang ada;

4. Melakukan prioritasi kegiatan dan optimalisasi anggaran untuk melaksanakan

penerapan Cetak biru Strategi Teknologi Informasi dan Komunikasi;

5. Meningkatkan konsolidasi dan koordinasi dengan seluruh user serta konsultasi

kepada LKPP sehingga pelaksanaan lelang dapat lebih lancar, selain itu

pembuatan sistem informasi manajemen pengadaan barang/jasa Pemerintah

dapat menunjang kinerja serta dapat mengurangi beban biaya penggandaan

dokumen pengadaan.

43


LAMPIRAN

44


45


LAPORAN KINERJA 2016 Setjen 2016.pdf · REALISASI CAPAIAN DATA DUKUNG standar kompetensi jabatan...

Documents

Transcript of LAPORAN KINERJA 2016 Setjen 2016.pdf · REALISASI CAPAIAN DATA DUKUNG standar kompetensi jabatan...