LAPORAN AKSI PERUBAHAN - jatimprov.go.id

LAPORAN

AKSI PERUBAHAN

UPT LABORATORIUM LINGKUNGAN

DINAS LINGKUNGAN HIDUP

KOTA SINGKAWANG

PELAYANAN JASA LABORATORIUM MELALUI

QUICK INFORMATION SYSTEM

DISUSUN OLEH :

WAN FARDIYANSYAH, ST, M.Eng, M.Sc

NDH. 01

PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN IV

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

PROVINSI JAWA TIMUR

TAHUN 2020

i

LEMBAR PERSETUJUAN

LAPORAN AKSI PERUBAHAN

UPT LABORATORIUM LINGKUNGAN

DINAS LINGKUNGAN HIDUP

KOTA SINGKAWANG

PELAYANAN JASA LABORATORIUM MELALUI

QUICK INFORMATION SYSTEM

DISUSUN OLEH :


NDH. 01

Telah diseminarkan pada tanggal Oktober 2020

Di Badan Pengembangan Sumberdaya Manusia

Provinsi Jawa Timur

Menyetujui,

Coach Mentor

Dr. T. KUNCORO, Drs., M.Si. Ir. FITRIADI, M.Si

NIP. 19580311 198603 1 009 NIP. 19670111 199703 1 001

Pembina Utama ( IV/e ) Pembina ( IV/a )

Widyaiswara Ahli Utama

ii

PERNYATAAN KOMITMEN MENGIMPLEMENTASIKAN

AKSI PERUBAHAN PASCA PELATIHAN

Yang bertanda tangan di bawah ini :

1. Nama : WAN FARDIYANSYAH, ST, M.Eng, M.Sc

N I P : 19810821 200502 1 005

Pangkat / Gol. Ruang : Penata Tk. I / III/d

Jabatan : Kepala UPT Laboratorium Lingkungan Dinas

Lingkungan Hidup Kota Singkawang

Peserta Diklat : PKP Angkatan IV Tahun 2020 (Kontribusi) Provinsi Jawa Timur

Judul Laporan Aksi Perubahan : “PELAYANAN JASA LABORATORIUM MELALUI QUICK

INFORMATION SYSTEM”

2. Nama : Ir. FITRIADI, M.Si

N I P : 19670111 199703 1 001

Pangkat / Gol. Ruang : Pembina / IV/a

Jabatan : Kepala Bidang Pengendalian Lingkungan dan

Konservasi SDA Dinas Lingkungan Hidup Kota

Singkawang Sebagai pejabat yang ditunjuk selaku Mentor atas nama peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas tersebut di atas.

Dengan ini menyatakan komitmen sebagai berikut : 1. Bahwa Aksi Perubahan yang merupakan indikator pencapaian hasil Pelatihan

Kepemimpinan Pengawas akan diintegrasikan dalam Sasaran Kinerja Pegawai,

sehingga memenuhi keberlanjutan dalam pencapaian milestones jangka pendek dan jangka panjang.

2. Bersedia dan sanggup untuk menyelesaikan dan menindaklanjuti target pencapaian milestone aksi perubahan jangka menengah dan jangka panjang karena sejalan dengan visi dan misi organisasi.

3. Akan melaporkan hasil Implementasi Aksi Perubahan jangka menengah dan jangka panjang kepada Penyelenggara Pelatihan Kepemimpinan yang bersangkutan.

Demikian surat Pernyataan Komitmen ini dibuat dengan sebenarnya dan bersedia untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.

Surabaya, 7 Oktober 2020 Mentor, Peserta,

Ir. FITRIADI, M.Si WAN FARDIYANSYAH, ST, M.Eng, M.Sc

NIP. 19670111 199703 1 001 NIP. 19670111 199703 1 001

iii

KATA PENGANTAR

Puji Syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan

rahmat dan hidayahNya sehingga telah tersusun Laporan Aksi Perubahan dengan

judul “PELAYANAN JASA LABORATORIUM MELALUI QUICK

INFORMATION SYSTEM” pada UPT Laboratorium Lingkungan Dinas

Lingkungan Hidup Kota Singkawang.

Laporan Aksi Perubahan ini diharapkan dapat dijadikan sebagai acuan bagi

Pemimpin Aksi Perubahan dan seluruh Stakeholder yang terlibat dalam aksi

perubahan ini sehingga dapat membantu menyamakan persepsi dan membangun

komitmen secara bersama-sama dalam mendukung implementasi aksi perubahan.

Pada kesempatan yang penuh bahagia ini, kami menyampaikan ucapan terima

kasih kepada :

1. Kepala Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Provinsi Jawa Timur

beserta staf dan jajarannya.

2. Bapak Dr. T. KUNCORO, Drs., M.Si selaku coach.

3. Ibu EMY HASTUTI, S.Sos selaku Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota

Singkawang.

4. Bapak Ir. FITRIADI, M.Si selaku mentor.

5. Rekan-rekan Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang yang telah membantu

pelaksanaan rancangan aksi perubahan ini.

6. Seluruh Panitia Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan IV Tahun 2020.

7. Teman-teman peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan IV Tahun

2020 dalam kebersamaan yang sangat baik, dan pihak-pihak lain yang turut

membantu.

8. Keluarga tercinta yang telah memberikan dukungan, motivasi dan do’a hingga

selesainya penyusunan Rancangan Aksi Perubahan ini.

iv

Dalam penyusunan Laporan Aksi Perubahan ini pasti masih terdapat banyak

kekurangan, oleh karena itu saran dan kritik kami butuhkan untuk penyempurnannya.

Akhirnya, dengan memohon petunjuk Allah SWT semoga Laporan Aksi Perubahan

ini dapat memberikan manfaat yang nyata.

Penyusun,


v

DAFTAR ISI

LEMBAR PERSETUJUAN ................................................................................. ii

PERNYATAAN KOMITMEN ............................................................................. iii

KATA PENGANTAR ......................................................................................... iv

DAFTAR ISI ......................................................................................................... vi

DAFTAR TABEL ................................................................................................. viii

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ ix

DAFTAR LAMPIRAN ......................................................................................... x

BAB I PENDAHULUAN ................................................................................ 1

1.1. Latar Belakang............................................................................... 1

1.2. Area dan Fokus Aksi Perubahan ................................................... 4

1.3. Tujuan Aksi Perubahan ................................................................. 4

1.4. Manfaat Aksi Perubahan ............................................................... 5

1.5. Adopsi dan Adapsi Hasil Studi Lapangan ..................................... 5

BAB II PROFIL PELAYANAN PUBLIK ....................................................... 8

2.1. Tugas Pokok Dan Fungsi............................................................... 8

2.2. Pelayanan Publik Sebelum Perubahan .......................................... 9

2.3. Pelayanan Publik Sesudah Perubahan ........................................... 10

BAB III ANALISIS MASALAH ....................................................................... 11

3.1. Permasalahan ................................................................................. 11

3.2. Penyebab Masalah ......................................................................... 13

3.3. Akar Penyebab Masalah ................................................................ 13

3.4. Alternatif Solusi Mengatasi Masalah ........................................... 14

3.5. Solusi Mengatasi Masalah ............................................................. 15

BAB IV STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH ....................................... 17

4.1. Terobosan / Inovasi ....................................................................... 17

4.2. Tahapan Kegiatan .......................................................................... 17

4.3. Sumber Daya (Peta Dan Pemanfaatan) ......................................... 18

BAB V LAPORAN AKSI PERUBAHAN ....................................................... 28

5.1. Deskripsi Proses Kepemimpinan ................................................... 28

5.2. Deskripsi Hasil Kepemimpinan ..................................................... 45

vi

a. Capaian Dalam Perbaikan

Pelayanan Publik 45

b. Manfaat dan Dampak Aksi

Perubahan 49

5.3. Keberlanjutan Aksi Perubahan 51

BAB VI PENUTUP ..................................................................................................................... 53

6.1. Simpulan 53

6.2. Saran 54

vii

DAFTAR TABEL

Tabel 1.1 Kondisi Waktu Pemesanan dan Pengambilan Jasa Layanan

Laboratorium di UPT Laboratorium Lingkungan DLH Kota

Singkawang ........................................................................................ 3

Tabel 1.2 Harapan Waktu Pemesanan dan Pengambilan Jasa Layanan

Laboratorium di UPT Laboratorium Lingkungan DLH Kota

Singkawang ........................................................................................ 3

Tabel 2.1 Data Pelayanan Jasa Laboratorium di UPT Laboratorium

Lingkungan Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang Tahun

2019 .................................................................................................... 9

Tabel 3.1 Parameter AKPL ................................................................................ 11

Tabel 3.2 Analisa Permasalahan Dengan Metode APKL .................................. 12

Tabel 3.3 Analisa Akar Penyebab Masalah Dengan Metode Double I and U.......... 13

Tabel 3.4 Analisis Solusi Mengatasi Masalah Dengan Rumus L, R dan I......... 15

Tabel 4.1 Tahapan Aksi Perubahan .................................................................... 17

Tabel 4.2 Identifikasi Stakeholder...................................................................... 21

Tabel 4.3 Peran Stakeholder ............................................................................... 22

Tabel 4.4 Pengaruh dan Kepentingan Stakeholder ............................................ 23

Tabel 4.5 Strategi Pendekatan Stakeholder ........................................................ 25

Tabel 4.6 Pengklasifikasian Stakeholder............................................................ 26

Tabel 4.7 Target Capaian Aksi Perubahan Kinerja Pelayanan .......................... 26

Tabel 5.1 Hasil Capaian Aksi Perubahan ........................................................... 45

Tabel 5.2 Kondisi Sebelum dan Sesudah Aksi Perubahan ................................. 48

Tabel 5.3 Dampak Implementasi Aksi Perubahan (Jangka Pendek) .................. 50

Tabel 5.4 Hasil Capaian Aksi Perubahan Jangka Menengah dan Jangka

Panjang ............................................................................................... 52

viii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Aksi Perubahan ............................................................. 18

Gambar 4.2 Bagan Kedudukan Stakeholder Aksi Perubahan ....................................... 24

ix

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran I

Lampiran II

Lampiran III

Lampiran IV

Lampiran V

Lampiran VI

Lampiran VII

Lampiran VIII

Lampiran IX

Lampiran X

Lampiran XI

Lampiran XII

Lampiran XIII

Lampiran XIV

Lampiran XV

Koordinasi dan Konsultasi dengan Mentor

Penyusunan Tim Efektif Aksi Perubahan

Penyusunan Draft Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota

Singkawang tentang Tim Efektif

Pengajuan Draft Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota


Pengesahan Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota


Rapat Koordinasi Tim Efektif

Inventarisasi Kebutuhan Data Pendukung Program/Aplikasi Quick

Information System (QIS)

Penyusunan Desain / Flowchart Program/Aplikasi Quick Information

System (QIS)

Rapat Perbaikan Desain / Flowchart Program/Aplikasi Quick


Pembuatan Program/Aplikasi Quick Information System (QIS)

Penyusunan Manual Book Program/Aplikasi Quick Information

System (QIS)

Uji Coba dan Perbaikan Program/Aplikasi Quick Information System

(QIS)

Pengajuan Draft Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota

Singkawang tentang Pemberlakuan Aplikasi Quick Information



System (QIS)

Bimbingan Teknis Program/Aplikasi Quick Information System

(QIS)

Lampiran XVI Sosialisasi Program/Aplikasi Quick Information System (QIS)

Lampiran XVII Penerapan Program/Aplikasi Quick Information System (QIS)

x

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Sesuai dengan Peraturan Walikota Singkawang No. 10 Tahun 2018

tentang Pembentukan Unit Pelaksana Tenis Laboratorium Lingkungan Pada

Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang, salah satu fungsi UPT

Laboratorium Lingkungan yaitu “Pemberian layanan informasi kualitas

lingkungan hidup tingkat tapak”. Hal ini sejalan dengan Peraturan Menteri

Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia

Nomor 11 Tahun 2015 Tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2015-2019,

yang telah menetapkan area perubahan yaitu Peningkatan Kualitas Pelayanan

Publik.

Quick Information System (QIS) merupakan aplikasi pelayanan jasa

laboratorium berbasis website di UPT Laboratorium Lingkungan Dinas

Lingkungan Hidup Kota Singkawang yang dirancang untuk menghimpun

pemesanan layanan pengambilan sampel dan pengujian sampel di

laboratorium.

Quick Information System QIS memberikan fasilitas permintaan

pelanggan yang bermacam-macam sesuai kebutuhan jenis pengujian dan

parameter atau besaran yang diuji. Jenis pelayanan jasa pengujian laboratorium

yang ada pada aplikasi QIS adalah jasa pengambilan sampel dan pengujian

sampel. Dengan QIS, maka pelayanan laboratorium terhadap publik dapat

dilakukan lebih cepat, mudah dan dapat dilakukan dimana saja sehingga dapat

menghemat waktu dan menghemat penggunaan kertas (paperless), serta

berfungsi sebagai dasar pengambilan keputusan bagi langkah pengembangan

pelayanan laboratorium.

Aplikasi Quick Information System (QIS) mampu mempercepat proses

pemesanan layanan pelanggan dengan menggunakan sistem komputerisasi

yang terintegrasi dengan website mulai dari pemesanan pengambilan sampel,

proses pengujian sampel dan terbitnya Laporan Hasil Uji (LHU). Tahap awal

untuk pelaksanaan inovasi ini yaitu dengan membentuk tim efektif untuk

1

2

pembuatan aplikasi Pelayanan Jasa Laboratorium melalui Quick Information

System (QIS). Kemudian dilakukan koordinasi dengan beberapa stakeholders

baik itu internal maupun eksternal dalam pembuatan aplikasi. Sebelum

diimplementasikan, aplikasi dilakukan uji coba, jika ditemukan error atau mall

function maka akan dilakukan perbaikan. Setelah aplikasi selesai dibuat, perlu

ditetapkan operator/admin melalui Surat Keputusan Kepala Dinas Lingkungan

Hidup Kota Singkawang. Pelanggan bisa mendaftar dan melakukan pemesanan

secara langsung melalui website sehingga lebih efisien daripada harus datang

langsung ke kantor. Selain itu, pelanggan juga bisa mengetahui berapa

perkiraan biaya yang akan dikeluarkan sesuai dengan pesanannya. Setelah

pelanggan melakukan pemesanan, petugas administrasi UPT Laboratorium

Lingkungan akan memproses pemesanan tersebut sesuai dengan SOP yang

berlaku apakah diterima atau tidak. Jika pesanan diterima maka pelanggan akan

mendapatkan notifikasi dan melakukan pembayaran pada Bank yang telah

ditentukan dan mengirimkan bukti pembayaran melalui website kembali.

Apabila pembayaran sudah dilakukan maka petugas laboratorium akan

melakukan pengambilan sampel atau pengujian sampel sesuai pesanan dan

UPT Laboratorium Lingkungan akan mengeluarkan Laporan Hasil Uji (LHU)

dan mengupload di website. Pelanggan akan menerima notifikasi bahwa LHU

sudah keluar dan bisa mendownload LHU tersebut melalui website.

Kondisi sebelum perubahan pelayanan jasa laboratorium di UPT

Laboratorium Lingkungan Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang masih

rendah. Hal ini bisa dilihat dari jumlah pelanggan yang mengajukan pelayanan

jasa laboratorium baik itu jasa pengambilan sampel dan jasa pengujian sampel

pada tahun 2019 yaitu 11 (sebelas) pelanggan dan proses pemesanan dan

pengambilan hasil masih dilakukan secara manual. Jarak lokasi kantor yang

cukup jauh dari pusat kota/pemerintahan yaitu sekitar ± 5 km sehingga paling

tidak membutuhkan waktu perjalanan sekitar 15 – 30 menit untuk sampai dan

pulang. Setelah sampai di kantor, pelanggan harus melakukan proses

administrasi terlebih dahulu sebelum di proses oleh petugas. Proses

administrasi ini paling tidak membutuhkan waktu 10 – 15 menit. Petugas UPT

Laboratorium Lingkungan Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang akan

3

memberitahu pelanggan jika pesanan jasa layanan laboratorium sudah selesai

dan bisa mengambil Laporan Hasil Uji (LHU). Setelah mendapat informasi

dari petugas maka pelanggan akan mengambil LHU dengan perkiraan waktu

yang sama pada saat pemesanan yaitu perjalanan sekitar 15 – 30 menit dan

administrasi sekitar 10 – 15 menit.

Tabel 1.1 Kondisi Waktu Pemesanan dan Pengambilan Jasa Layanan

Laboratorium di UPT Laboratorium Lingkungan DLH Kota Singkawang

No Aktivitas Waktu

1. Pemesanan Layanan Jasa

a. Perjalanan 30 Menit

b. Administrasi 15 Menit

2. Pengambilan Hasil Layanan Jasa



Total 1 Jam 30 Menit

Dari tabel 1.1 di atas bahwa pemesanan dan pengambilan layanan jasa

laboratorium di UPT Laboratorium Lingkungan Dinas Lingkungan Hidup Kota

Singkawang masih dilakukan secara manual dan membutuhkan waktu total

sekitar 1 jam 30 menit.

Kondisi sesudah perubahan dengan adanya pemanfaatan Teknologi

Informasi melalui Quick Information System (QIS) pada pelayanan jasa

laboratorium di UPT Laboratorium Lingkungan Dinas Lingkungan Hidup Kota

Singkawang yaitu mempercepat waktu pemesanan dan pengambilan layanan

jasa laboratorium menjadi sekitar 22 menit.

Tabel 1.2 Harapan Waktu Pemesanan dan Pengambilan Jasa Layanan

Laboratorium di UPT Laboratorium Lingkungan DLH Kota Singkawang

No

Aktivitas

Waktu

1. Pemesanan Layanan Jasa



2. Pengambilan Hasil Layanan Jasa



Total 22 Menit

4

Dari tabel 1.2 di atas bahwa dengan adanya pemanfaatan Teknologi

Informasi diharapkan pelayanan publik pada pelayanan jasa laboratorium

menjadi lebih efektif, mudah dan efisien.

Berdasarkan latar belakang yang telah disampaikan diatas maka dalam

Laporan Aksi Perubahan ini penyusun mengambil tema Aksi Perubahan yaitu :

Pelayanan Jasa Laboratorium melalui Quick Information System (QIS).

1.2. Area dan Fokus Aksi Perubahan

Area aksi perubahan ini adalah Pelayanan Jasa Laboratorium. Hal ini

sesuai sejalan dengan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan

Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2015 Tentang Road

Map Reformasi Birokrasi 2015-2019, yang telah menetapkan area perubahan

yaitu Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik. Dengan terlaksananya

peningkatan pelayanan jasa laboratorium ini diharapkan menjadi bahan

masukan dalam pengelolaan pelayanan jasa laboratorium ke arah yang lebih

baik.

Fokus aksi perubahan ini adalah Quick Information System (QIS)

yang merupakan aplikasi pelayanan jasa laboratorium di UPT Laboratorium

Lingkungan Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang berbasis website yang

dirancang untuk menghimpun pemesanan layanan pengambilan sampel dan

pengujian sampel di laboratorium.

1.3. Tujuan Aksi Perubahan

Tujuan dari aksi perubahan ini diklasifikasikan menjadi tujuan jangka

pendek, jangka menengah dan jangka panjang, yaitu sebagai berikut :

a. Jangka Pendek (29 Juli s/d 30 September 2020)

1) Mewujudkan Teknologi Informasi pelayanan jasa laboratorium;

2) Pelaksanaan penerapan aplikasi pelayanan jasa laboratorium melalui

Quick Information System (QIS);

3) Percepatan pelayanan jasa laboratorium.

5

b. Jangka Menengah (sampai dengan 1 tahun)

1) Peningkatan aplikasi pelayanan jasa laboratorium melalui Quick

Information System (QIS) secara konsisten;

2) Peningkatan kepuasan masyarakat/pelanggan terhadap layanan jasa

laboratorium.

c. Jangka Panjang (5 Tahun Setelah Diklat)

1) Pengembangan aplikasi pelayanan jasa laboratorium melalui Quick

Information System (QIS);

2) Pengembangan kepuasan masyarakat/pelanggan terhadap layanan jasa

laboratorium.

1.4. Manfaat Aksi Perubahan

Adapun manfaat dari dilaksanakannya aksi perubahan ini adalah sebagai

berikut :

a. Manfaat Internal :

1) Meningkatkan kualitas pelayanan jasa laboratorium.

2) Memberikan data dan informasi yang cepat untuk keperluan kebijakan

dan pengambilan keputusan.

3) Menghemat penggunaan kertas (paperless).

b. Manfaat Eksternal :

1) Meningkatkan kepuasan masyarakat/pelanggan terhadap layanan jasa

laboratorium.

2) Mempercepat proses pemesanan layanan jasa laboratorium.

3) Mempermudah mendapatkan informasi tentang pelayanan jasa

laboratorium.

1.5. Adopsi dan Adapsi Hasil Studi Lapangan

Study Lapangan merupakan kegiatan yang terkait erat dengan aksi

perubahan peserta pelatihan kepemimpinan. Hasil study lapangan ini merupakan

proses/kegiatan kunjungan ke organisasi mitra untuk mencari dan mempelajari

kunci rahasia keberhasilan, best practice serta berbagai hal yang membuat mitra

6

itu lebih unggul kemudian mengadaptasikan/mengadopsi keunggulan tersebut

untuk dilakukan secara lebih baik dari mitra yang dikunjungi.

Dalam Studi Lapangan Peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas

angkatan IV, Lokus adalah Dinas Penanaman Modal Pelayanan Terpadu Satu

Pintu dan Tenaga Kerja Kota Batu, Fokus : Bidang Ketenagakerjaan dan

dilaksanakan tanggal 13 – 15 Juli 2020.

Berdasarkan hasil identifikasi best practice di Dinas Penanaman Modal

Pelayanan Terpadu Satu Pintu dan Tenaga Kerja (DPMPTSP & Naker) Kota

Batu, maka ada beberapa nilai-nilai best practice yang dapat diadopsi dan

diterapkan dalam aksi perubahan diantaranya adalah :

a. Komitmen Pemerintah yang kuat

Analisa yang dapat ditarik adalah bahwa dalam mewujudkan aksi

perubahan, Pemerintah berkomitmen untuk menjadikan pelayanan jasa

laboratorium menjadi lebih baik, efisien dan efektif serta berguna bagi

masyarakat.

b. Integritas pimpinan yang tinggi

Kepemimpinan yang menginginkan adanya perubahan yang lebih baik,

dimaknai dengan organisasi yang dipimpin oleh individu dengan integritas

tinggi, sehingga staf bawahannya dapat bekerja lebih tenang dan terarah

dalam memberikan pelayanan kepada publik dengan penuh tanggung jawab

berdasarkan ketentuan peraturan yang berlaku.

c. Koordinasi efektif dengan stakeholder

Analisa yang dapat ditarik dari penjelasan best practice ini adalah

bahwa koordinasi menjadi kunci strategis untuk menjalankan program

pemerintah. Melalui koordinasi yang efektif diharapkan mampu

mengkomunikasikan semua stakeholder untuk bersinergi mensukseskan

program kegiatan pelayanan secara optimal khususnya dalam pelayanan jasa

laboratorium melalui Quick Information System (QIS).

d. Mendorong pertumbuhan inovasi

Inovasi, dimaknai dengan adanya upaya untuk terus mengembangkan

diri dan organisasi untuk menjadi lebih baik di masa mendatang, dalam

7

memenuhi tuntutan pelayanan prima lebih cepat dan nyaman dari masyarakat

berdasarkan pemerataan rasa keadilan.

e. Memberikan dukungan sarana dan prasarana

Analisa yang dapat ditarik adalah untuk mewujudkan aksi perubahan

pelayanan jasa laboratorium melalui Quick Information System (QIS) sangat

diperlukan dukungan pemerintah terhadap sarana prasarana, meliputi

pengadaan aplikasi berbasis web, server serta tersedianya anggaran.

f. Meningkatkan profesionalisme dan daya saing SDM

Analisa yang dapat ditarik dari best practice ini adalah untuk

memperlancar pelaksanaan aksi perubahan pelayanan jasa laboratorium

melalui Quick Information System (QIS) perlu dukungan tenaga yang mampu

dan paham terhadap masalah teknologi modern.

BAB II

PROFIL PELAYANAN PUBLIK

2.1. Tugas dan Fungsi Organisasi

a. Tugas Pokok UPT Laboratorium Lingkungan

UPT Laboratorium Lingkungan mempunyai tugas melaksanakan

kegiatan operasional dan/atau kegiatan teknis penunjang dinas di bidang

pelaksanaan pengujian parameter kualitas lingkungan dan melaksanakan

penyusunan SOP laboratorium lingkungan.

Fungsi UPT Laboratorium Lingkungan yaitu:

1) Penyusunan rencana, program dan pelaporan pelaksanaan kegiatan

UPT;

2) Pengkoordinasian pelaksanaan kegiatan UPT dengan unit kerja terkait;

3) Pelaksanaan pengambilan, perlakuan, transportasi dan penyimpanan

contoh uji parameter kualitas lingkungan;

4) Pelaksanaan preparasi, pengujian dan analisis parameter kualitas

lingkungan;

5) Pelaksanaan validasi metode pengambilan contoh uji dan pengujian

parameter kualitas lingkungan, validasi klaim ketidakpastian pengujian;

6) Pelaksanaan perawatan dan kalibrasi peralatan laboratorium

lingkungan;

7) Pelaksanaan pekerjaan pembuatan model simulasi pengendalian

pencemaran lingkungan;

8) Pemberian layanan informasi kualitas lingkungan hidup tingkat tapak;

9) Pelaksanaan inventarisasi sumber-sumber emisi/efluen di daerah tapak;

10) Pemberian bantuan dalam pengawasan terhadap industri dengan

mengambil sampel dan data-data lain;

11) Pelaksanaan dan menjaga komitmen mutu sesuai registrasi sertifikat

akreditasi;

12) Pelaksanaan dokumentasi sistem manajemen mutu laboratorium;

13) Penanganan pengaduan hasil pengujian;

14) Pelaksanaan administrasi UPT;

8

9

15) Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Kepala Dinas terkait

dengan tugas dan fungsinya.

b. Fungsi Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang

Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang mempunyai tugas

membantu Walikota melaksanakan urusan pemerintahan yang menjadi

kewenangan daerah dan tugas pembantuan di bidang lingkungan hidup.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas, Dinas

Lingkungan Hidup Kota Singkawang mempunyai fungsi :

1) Perumusan kebijakan di bidang lingkungan hidup;

2) Pelaksanaan kebijakan di bidang lingkungan hidup;

3) Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan bidang lingkungan hidup;

4) Pelaksanaan administrasi Dinas; dan

5) Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Walikota terkait dengan

tugas dan fungsinya.

2.2. Pelayanan Publik Sebelum Perubahan

Kondisi pelayanan publik pelayanan jasa laboratorium sebelum

perubahan di UPT Laboratorium Lingkungan Dinas Lingkungan Hidup Kota

Singkawang masih rendah. Hal ini bisa dilihat dari jumlah pelanggan yang

mengajukan pelayanan jasa laboratorium baik itu jasa pengambilan sampel dan

jasa pengujian sampel pada tahun 2019 yaitu 11 (sebelas) pelanggan dan proses

pemesanan dan pengambilan hasil masih dilakukan secara manual. Data

pelayanan jasa laboratorium di UPT Laboratorium Lingkungan Dinas

Lingkungan Hidup Kota Singkawang pada tahun 2019 dapat dilihat pada Tabel

2.1 dibawah ini.

Tabel 2.1 Data Pelayanan Jasa Laboratorium di UPT Laboratorium

Lingkungan Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang Tahun 2019

No Pelanggan Jenis Sampel Jumlah Sampel

1. Bidang PLKSDA DLH Kota Air Permukaan 24 Sampel

Singkawang (2 Tahap)

2. Pabrik Kecap Mentari Air Limbah 1 Sampel

3. Tempe Rubyah Air Limbah 1 Sampel

4. Pabrik Tahu Disco Air Limbah 1 Sampel

10

No Pelanggan Jenis Sampel Jumlah Sampel

5. Kecap Rusa Dua Air Limbah 1 Sampel

6. Kecap Laut Mas Air Limbah 1 Sampel

7. Kecap Kambing Dua Air Limbah 1 Sampel

8. Kecap Elang Dua Air Limbah 1 Sampel

9. Kecap Kangguru Air Limbah 1 Sampel

10. Perumahan PIIP Air Limbah dan 2 Sampel

Udara

11. P3KLL KLHK LABLING Uji Profisiensi 2 Sampel

Jarak lokasi kantor yang cukup jauh dari pusat kota/pemerintahan yaitu

sekitar ± 5 km sehingga paling tidak membutuhkan waktu perjalanan sekitar 15

– 30 menit untuk sampai dan pulang. Setelah sampai di kantor, pelanggan

harus melakukan proses administrasi terlebih dahulu sebelum di proses oleh

petugas. Proses administrasi ini paling tidak membutuhkan waktu 10 – 15

menit. Petugas UPT Laboratorium Lingkungan Dinas Lingkungan Hidup Kota

Singkawang akan memberitahu pelanggan jika pesanan jasa layanan

laboratorium sudah selesai dan bisa mengambil Laporan Hasil Uji (LHU).

Setelah mendapat informasi dari petugas maka pelanggan akan mengambil

LHU dengan perkiraan waktu yang sama pada saat pemesanan yaitu perjalanan

sekitar 15 – 30 menit dan administrasi sekitar 10 – 15 menit. Jadi, waktu total

yang diperlukan masyarakat/pelanggan untuk melakukan pemesanan

pengambilan atau pengujian sampel adalah sekitar 1 jam 30 menit.

2.3. Pelayanan Publik Sesudah Perubahan

Pelayanan publik sesudah pelaksanaan aksi perubahan dengan adanya

pemanfaatan Teknologi Informasi melalui Quick Information System (QIS)

pada pelayanan jasa laboratorium di UPT Laboratorium Lingkungan Dinas

Lingkungan Hidup Kota Singkawang yaitu mempercepat waktu pemesanan

dan pengambilan layanan jasa laboratorium menjadi sekitar 22 menit sehingga

pelayanan jasa laboratorium menjadi lebih efektif, mudah dan efisien.

BAB III

ANALISIS MASALAH

5.1. Permasalahan

Sebagai penyedia layanan data baik untuk pemerintah maupun

masyarakat, UPT Laboratorium Lingkungan tidak terlepas dari permasalahan

dalam pelayanannya. Adapun permasalahan pada UPT Laboratorium

Lingkungan Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang antara lain :

a. Rendahnya pelayanan jasa laboratorium terhadap pelanggan.

b. Belum optimalnya sarana dan prasarana pelayanan jasa laboratorium.

c. Kurangnya jumlah personel dan SDM yang terlatih.

Dalam upaya menyikapi isu-isu strategis serta tantangan perubahan dan

perkembangan yang terjadi berdasarkan tugas pokok dan fungsi UPT

Laboratorium Lingkungan, perlu ditentukan skala prioritas yang secepatnya

perlu di atasi. Dari beberapa masalah di atas akan di analisa menggunakan

metode APKL untuk mendapatkan akar permasalahan. Metode APKL

didasarkan pada Aktual, Problematik, Kekhalayakan, dan Layak. Parameter

APKL disajikan pada tabel berikut ini :

Tabel 3.1 Parameter AKPL

No. Indikator Keterangan 1. Aktual (A) Masalah yang sedang terjadi atau dalam proses kejadian,

sedang hangat dibicarakan di kalangan masyarakat, atau isu

yang diperkirakan bakal terjadi dalam waktu dekat. jadi

bukan isu yang sudah lepas dari perhatian masyarakat atau

isu yang sudah basi.

2. Problematik (P) Masalah yang menyimpang dari harapan standar, ketentutan

yang menimbulkan kegelisahan yang perlu segera dicari

penyebab dan pemecahannya

3. Kekhalayakan (K) Masalah yang secara langsung menyangkut hajat hidup

orang banyak, masyarakat pada umumnya, dan bukan hanya

untuk kepentingan seseorang atau sekelompok kecil orang

tertentu saja.

4 Kelayakan (L) Isu yang masuk akal (logis), pantas, realistis, dan dapat

dibahas sesuai dengan tugas, hak, wewenang, dan tanggung

jawab.

Metode APKL dalam penilaiannya menggunakan skala nilai (Rensis

Likert) dengan pembobotan 1 sampai dengan 5, dengan kriteria masing-masing

indikator sebagai berikut :

11

12

AKTUAL :

Nilai 1 : Pernah benar-benar terjadi

Nilai 2 : Benar-benar sering terjadi

Nilai 3 : Benar-benar terjadi dan bukan menjadi pembicaraan

Nilai 4 : Benar-benar terjadi terkadang menjadi bahan pembicaraan

Nilai 5 : Benar-benar terjadi dan sedang hangat dibicarakan

PROBLEMATIK :

Nilai 1 : Masalah sederhana

Nilai 2 : Masalah kurang kompleks

Nilai 3 : Masalah cukup kompleks namun tidak perlu segera dicarikan solusi

Nilai 4 : Masalah kompleks

Nilai 5 : Masalah sangat kompleks sehingga perlu dicarikan segera solusinya

KEKHALAYAKAN :

Nilai 1 : Tidak menyangkut hajat hidup orang banyak

Nilai 2 : Sedikit menyangkut hajat hidup orang banyak

Nilai 3 : Cukup menyangkut hajat hidup orang banyak

Nilai 4 : Menyangkut hajat hidup orang banyak

Nilai 5 : Sangat menyangkut hajat hidup orang banyak

KELAYAKAN :

Nilai 1 : Masuk akal

Nilai 2 : Realistis

Nilai 3 : Cukup masuk akal dan realistis

Nilai 4 : Masuk akal dan realistis.

Nilai 5 : Masuk akal, realistis, dan relevan untuk dimunculkan inisiatif

pemecahan masalahnya.

Adapun analisa penentuan permasalahan utama disajikan pada tabel

berikut ini:

Tabel 3.2 Analisa Permasalahan Dengan Metode APKL

NO

PERMASALAHAN LIKERT SCORE

RANGKING

A P K L TOTAL

1 2 3 4 5 6 7 8

1 Rendahnya pelayanan jasa 5 4 4 4 17 I

laboratorium terhadap pelanggan.

13

1 2 3 4 5 6 7 8

2 Belum optimalnya sarana dan 4 4 4 3 15 III

prasarana pelayanan jasa

laboratorium

3 Kurangnya jumlah personel dan 4 4 5 3 16 II

SDM yang terlatih

Berdasarkan skala likert sebagaimana tabel di atas, maka permasalahan

yang menjadi prioritas adalah rendahnya pelayanan jasa laboratorium

terhadap pelanggan.

5.2. Penyebab Masalah

Munculnya permasalahan pada UPT Laboratorium Lingkungan Dinas

Lingkungan Hidup Kota Singkawang diatas disebabkan oleh hal-hal sebagai

berikut :

a. Pelayanan jasa laboratorium masih secara manual.

b. Belum terakreditasi KAN.

c. Kurang tersosialisasinya UPT Laboratorium Lingkungan ke masyarakat.

5.3. Akar Penyebab Masalah

Akar penyebab permasalahan pada UPT Laboratorium Lingkungan

Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang dilakukan pembobotan dengan

metode Double I and U (Kuncoro, 2018) sebagaimana pada tabel berikut ini.

Tabel 3.3 Analisa Akar Penyebab Masalah Dengan Metode Double I and U

No

Penyebab Masalah

I(Im

pact

)

(In

ten

sita

s)

U(U

rgen

t)

To

tal

Ran

kin

g

Keterangan

I

1 Pelayanan jasa 4 4 5 13 I Pelayanan lambat sehingga

laboratorium masih menghabiskan banyak waktu

secara manual dan tenaga

2 Belum terakreditasi 4 3 5 12 II Pelanggan lebih memilih

KAN laboratorium yang

terakreditasi KAN

3 Kurang tersosialisasinya 4 2 4 10 III Banyak pelanggan yang belum

UPT Laboratorium mengetahui adanya layanan

Lingkungan ke UPT Laboratorium

masyarakat Lingkungan

14

Keterangan :

Metode Double I and U adalah metode pengujian yang menggunakan

parameter :

Impact (I)

Intensitas (I)

Urgent (U)

: Merupakan dampak atau pengaruh suatu masalah terhadap

pelayanan publik.

: Merupakan suatu masalah yang dilihat dari kuantitas waktu

terjadinya masalah pada saat pembentukan layanan publik

: Merupakan suatu masalah untuk dipersepsikan kepentingannya

terhadap pembentukan layanan publik.

Selanjutnya untuk menentukan ranking masalah yang benar – benar

menjadi akar masalah, perlu perhitungan dengan menggunakan Skala Likert

yaitu dengan memilih 1 (satu) sampai dengan 5 (lima) sebagaimana melalui

kategori sebagai berikut :

Skala 1 : Sangat kurang berimpact, sangat kurang Intensitas dan sangat

kurang Urgent

Skala 2 : Kurang berimpact, kurang Intensitas dan kurang Urgent

Skala 3 : Cukup berimpact, cukup Intensitas dan cukup Urgent

Skala 4 : Berimpact, Intensitas dan Urgent

Skala 5 : Sangat berimpact, sangat Intensitas dan sangat Urgent

Sebagaimana hasil analisis masalah dengan menggunakan rumusan

Double I and U (Impact, Intensitas dan Urgent) serta menggunakan skala

likert, maka dapat diketahui akar penyebab masalahnya adalah Pelayanan jasa

laboratorium masih secara manual.

5.4. Alternatif Solusi Mengatasi Masalah

Untuk mengatasi akar penyebab masalah pada UPT Laboratorium

Lingkungan Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang, maka alternatif

solusinya untuk mengatasi masalah dimaksud adalah sebagai berikut :

a. Adanya media pelayanan jasa laboratorium berbasis Teknologi Informasi.

b. Penambahan personel dan pelatihan/bimtek.

c. Peningkatan sarana dan prasarana laboratorium.

15

5.5. Solusi Mengatasi Masalah

Dalam menentukan solusi mengatasi masalah dari berbagai Alternatif

solusi mengatasi masalah dimaksud, dapat menggunakan Rumusan penentu

salah satu solusi mengatasi masalah dengan indikator Leverage (L), Relevan

(R), dan Inovatif (I) (Kuncoro, 2018).

Tabel 3.4 Analisis Solusi Mengatasi Masalah Dengan Rumus L, R dan I

No

Alternatif Solusi

L

R

I

To

tal

Ra

nk

ing

Keterangan

1 Adanya media 4 4 5 13 I Penggunaan media

pelayanan jasa Teknologi Informasi dapat

laboratorium berbasis mempercepat proses

Teknologi Informasi pelayanan

2 Penambahan personel 3 3 3 9 III Hasil pengukuran akan lebih

dan pelatihan/bimtek akurat dengan bertambahnya

personel yang terlatih

3 Peningkatan sarana dan 4 3 3 10 II Jumlah parameter uji

prasarana laboratorium laboratorium akan lebih

banyak

Keterangan :

Dalam Analisis Solusi mengatasi Masalah dapat menggunakan Rumusan

Leverage, Relevan, dan Inovasi (L, R, dan I) dapat dijelaskan sebagai berikut,

yaitu :

a. Leverage (L); merupakan daya ungkit atau sebuah solusi yang mampu

mengungkit suatu masalah terhadap pelayanan publik.

b. Relevan (R); merupakan suatu solusi yang memiliki korelasi dengan

masalah yang mempengaruhi dari perwujudan pelayanan prima.

c. Inovasi (I); merupakan suatu solusi yang berasal dari ide/gagasan yang

direncanakan untuk dikoordinasi dengan stakeholders untuk mengatasi

masalah yang mempengaruhi pembentukan pelayanan publik yang efektif,

efisien dan ekonomis.

Selanjutnya untuk menentukan ranking Solusi mengatasi masalah yang

benar-benar menjadi solusi yang mampu menyelesaikan masalah, perlu

perhitungan dengan menggunakan Skala Likert yaitu dengan memilih 1 (satu)

sampai dengan 5 (lima) sebagaimana melalui kategori sebagai berikut :

16

a. Skala 1 berarti solusi yang sangat kurang memiliki Leverage/Daya Ungkit

dan sangat kurang Relevan serta sangat kurang Inovatif sebagai solusi

mengatasi masalah.

b. Skala 2 berarti Solusi yang kurang memiliki Leverage/Daya Ungkit dan

kurang Relevan serta kurang Inovatif sebagai solusi mengatasi masalah.

c. Skala 3 berarti solusi yang cukup memiliki Leverage/Daya Ungkit dan

cukup Relevan serta cukup Inovatif sebagai solusi mengatasi masalah.

d. Skala 4 berarti suatu solusi memiliki Leverage/Daya Ungkit, dan Relevan

serta memiliki Inovasi untuk mengatasi masalah.

e. Skala 5 berarti merupakan solusi yang memiliki sangat Leverage/Daya

Ungkit dan sangat Relevan untuk menyelesaikan masalah serta solusi yang

sangat berinovasi dalam menyelesaikan permasalahan.

Sebagaimana hasil analisis solusi mengatasi masalah dengan

menggunakan rumusan L, R dan I (Leverage/Daya Ungkit dan Relevan serta

Inovasi) dengan menggunakan skala likert, maka dapat diketahui solusi utama

untuk mengatasi masalahnya adalah :

“Adanya media pelayanan jasa laboratorium berbasis Teknologi Informasi”

BAB IV

STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH

4.1. Terobosan / Inovasi

Salah satu upaya untuk mengurangi permasalahan yaitu dengan cara

menerapkan Teknologi Informasi. Oleh karena itu terobosan/inovasi yang tepat

untuk mengatasi masalahnya adalah Pelayanan Jasa Laboratorium Melalui

Quick Information System (QIS). Quick Information System (QIS) adalah

aplikasi pelayanan jasa laboratorium di UPT Laboratorium Lingkungan Dinas

Lingkungan Hidup Kota Singkawang berbasis website yang dirancang untuk

menghimpun pemesanan layanan pengambilan sampel dan pengujian sampel di

laboratorium. QIS mampu mempercepat proses pemesanan layanan pelanggan

dengan menggunakan sistem komputerisasi yang terintegrasi mulai dari

pemesanan pengambilan sampel, proses pengujian sampel dan terbitnya

Laporan Hasil Uji (LHU).

4.2. Tahapan Kegiatan

Tahapan kegiatan (Milestones) aksi perubahan yang dilakukan dapat

dilihat pada Tabel 4.1 berikut ini.

Tabel 4.1 Tahapan Aksi Perubahan

NO TAHAP UTAMA WAKTU

A. JANGKA PENDEK (29 Juli s/d 30 September 2020)

1. Koordinasi dan konsultasi dengan mentor Minggu IV bulan Juli 2020

2. Penyusunan Tim Efektif Aksi Perubahan Minggu I bulan Agustus 2020

3. Penyusunan draft Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Minggu I bulan Agustus 2020

Hidup Kota Singkawang tentang Tim Efektif

4. Pengajuan draft Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Minggu I bulan Agustus 2020


5. Pengesahan Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Minggu I bulan Agustus 2020


6. Rapat koordinasi Tim efektif Minggu II bulan Agustus 2020

7. Inventarisir kebutuhan data pendukung Minggu II bulan Agustus 2020

program/aplikasi Quick Information System (QIS)

8. Penyusunan desain / flow chart program/aplikasi Quick Minggu II bulan Agustus 2020


9. Rapat perbaikan desain / flow chart program/aplikasi Minggu III bulan Agustus 2020

Quick Information System (QIS)

10. Pembuatan program/aplikasi Quick Information System Minggu IV bulan Agustus 2020

(QIS)

17

18

NO TAHAP UTAMA WAKTU

11. Penyusunan manual book program/aplikasi Quick Minggu II bulan September 2020


12. Uji coba dan perbaikan program/aplikasi Quick Minggu II bulan September 2020


13. PenyusunanDraftKeputusanKepalaDinas Minggu II bulan September 2020

Lingkungan Hidup Kota Singkawang tentang

Pemberlakuan Aplikasi Quick Information System

(QIS)

14. Pengesahan Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Minggu III bulan September 2020

Hidup Kota Singkawang tentang Pemberlakuan

Aplikasi Quick Information System (QIS)

15. Bimbingan Teknis program/aplikasi Quick Information Minggu III bulan September 2020

System (QIS)

16. Sosialisasi Aplikasi Quick Information System (QIS) Minggu III bulan September 2020

17. Penerapan Aplikasi Quick Information System (QIS) Minggu IV bulan September 2020

B. JANGKA MENENGAH

1. Monitoring dan Evaluasi jangka pendek Oktober 2020 – September 2021

2. Peningkatan pelaksanaan program Pelayanan Jasa Oktober 2020 – September 2021

Laboratorium melalui Quick Information System (QIS)

C. JANGKA PANJANG

1. Monitoring dan Evaluasi jangka menengah 2021 – 2026

2. Pengembangan program Pelayanan Jasa Laboratorium 2021 – 2026

melalui Quick Information System (QIS)

4.3. Sumber Daya (Peta dan Pemanfaatan)

Dalam sumber daya yang dimaksud adalah bagaimana melakukan

pemetaan dan pemanfaatan tim efektif baik tim internal maupun tim eksternal.

Hal ini dalam pengelolaan Tim Efektif diperlukan tata kelola aksi perubahan

dan melakukan identifikasi stakeholders, serta pemetaan peran stakeholders

sebagai berikut :

a. Tata Kelola Aksi Perubahan

MENTOR

Ir. FITRIADI, M.Si

COACH Pemimpin Aksi Perubahan DR. T. KUNCORO, Drs. M.Si WAN FARDIYANSYAH, Sekretariat

Widya Iswara Ahli Utama ST, M.Eng, M.Sc

TIM INTERNAL TIM EXTERNAL

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Aksi Perubahan

19

Dari Struktur Organisasi Aksi Perubahan diatas, dapat dijelaskan

perannya sebagai berikut :

1. Mentor : Ir. FITRIADI, M.Si (Kepala Bidang Pengendalian

Lingkungan dan Konservasi SDA).

a) Memberikan arahan dan dukungan atas keseluruhan kegiatan.

b) Memberikan dukungan berkelanjutan selama pelaksanaan kegiatan.

c) Membantu menyelesaikan kendala/hambatan.

d) Memberikan saran dan masukan selama pelaksanaan kegiatan.

2. Pemimpin Aksi Perubahan : WAN FARDIYANSYAH, ST, M.Eng,

M.Sc (Kepala UPT Laboratorium Lingkungan).

a) Berdiskusi dengan mentor untuk menentukan aksi perubahan;

b) Melakukan koordinasi dengan Stakeholder terkait (internal dan

eksternal) untuk melaksanakan aksi perubahan;

c) Menentukan keseluruhan tahapan dalam project charter dengan

mendayagunakan seluruh sumber daya yang dimiliki;

d) Secara aktif melakukan diskusi dengan bertanya atau melaporkan

perkembangan implementasi aksi perubahan kepada coach;

e) Mengacu rumusan milestones dalam project charter sebagai dasar

pencapaian target perubahan;

f) Menggerakkan seluruh elemen stakeholder terkait (internal dan

eksternal) dalam mendukung keseluruhan tahapan implementasi

perubahan;

g) mengevaluasi perkembangan pelaksanaan aksi perubahan;

h) Menyusun laporan aksi perubahan secara lengkap mulai dari proses

penyusunan project charter sampai dengan hasil atau capaian dari

implementasi aksi perubahan, serta deskripsi dan analisis terhadap

critical success factor dan strategi mengatasi kendala yang muncul

selama tahapan ini juga merupakan bagian penting yang harus

tercakup dalam laporan ini;

i) Menyerahkan laporan implementasi aksi perubahan kepada

penyelenggara Pelatihan Kepemimpinan Pengawas pada tahap

evaluasi.

20

3. Coach : DR. T KUNCORO, Drs. M.Si

a) Melakukan monitoring secara regular terhadap kegiatan peserta

selama tahap Laboratorium Kepemimpinan melalui media teknologi

informasi (IT);

b) Memberikan feedback terhadap laporan progress penerapan aksi

perubahan yang disampaikan peserta bimbingan minimal seminggu

sekali;

c) Melakukan intervensi bila peserta mengalami permasalahan selama

tahapan Laboratorium Kepemimpinan;

d) Melakukan komunikasi dengan mentor terkait kegiatan peserta

selama tahap Laboratorium Kepemimpinan;

e) Mengembangkan instrument monitoring dan perekaman terhadap

progress yang dilaporkan oleh peserta bimbingan;

f) Mengkomunikasikan proses, kemajuan dan hasil coaching kepada

penyelenggara Pelatihan Kepemimpinan Pengawas.

4. Tim internal Aksi Perubahan

a) Membantu menuangkan ide dalam perancangan aksi perubahan;

b) Memberikan dukungan secara berkelanjutan selama masa

implementasi.

c) Membantu dalam implementasi pengujian program.

d) Membantu menyelesaikan hambatan yang terjadi

5. Tim Eksternal aksi Perubahan

a) Mendukung Pemimpin Aksi Perubahan dalam mewujudkan aksi

perubahan sesuai dengan kewenangan dan kapasitasnya.

b) Mendukung penyediaan data dan informasi terkait aksi perubahan.

c) Membantu menyelesaikan hambatan yang terjadi.

b. Stakeholder

Stakeholder sebagai kelompok atau individu yang dapat

mempengaruhi dan atau dipengaruhi oleh suatu pencapaian tujuan tertentu.

Ada juga yang mendefinisikan stakeholder merupakan orang dengan suatu

kepentingan atau perhatian pada permasalahan. Stakeholder ini sering

21

diidentifikasi dengan suatu dasar tertentu, yaitu dari segi kekuatan dan

kepentingan relatif stakeholder terhadap isu, dari segi posisi penting dan

pengaruh yang dimiliki mereka.

Stakeholder didefinisikan sebagai “perorangan maupun kelompok

yang tertarik, baik yang berasal dari dalam maupun dari luar organisasi,

yang berpengaruh maupun terpengaruh oleh tujuan-tujuan dan tindakan-

tindakan sebuah Tim”.

Dalam organisasi publik, sangat penting untuk mengetahui siapa

stakeholder yang memiliki kepentingan dan pengaruh terhadap program

yang dimiliki oleh organisasi. Untuk itu perlu dikenali jenis stakeholder

sebagai berikut :

1) Identifikasi Stakeholder

Stakeholder yang terlibat dalam aksi perubahan ini terbagi

menjadi2 (dua) jenis, yaitu :

a) Stakeholder Internal, merupakan pihak yang berada dalam satu

SKPD dengan Project Leader dan terlibat dalam aksi perubahan.

b) Stakeholder Eksternal, yaitu pihak-pihak yang berada di luar SKPD

dengan project Leader dan terlibat dalam aksi perubahan.

Adapun yang termasuk dalam stakeholder internal dan eksternal

sebagaimana dijelaskan dalam Tabel berikut.

Tabel 4.2 Identifikasi Stakeholder

No

Stakeholder Internal

No.

Stakeholder Eksternal

1 Kepala Dinas Lingkungan Hidup 1 Kepala Badan Perencanaan

Kota Singkawang Pembangunan Daerah Kota

Singkawang

2 Kepala Bidang Pengendalian 2 Kepala Badan Keuangan Daerah

Lingkungan dan Konservasi SDA Kota Singkawang

DLH

3 Kepala Seksi Pengendalian 3 Kepala Dinas Komunikasi dan

Pencemaran Lingkungan DLH Informatika Kota Singkawang

4 Kepala Seksi Pengendalian 4 Kepala Dinas Perdagangan,

Kerusakan Lingkungan DLH Perindustrian, Koperasi dan UKM

Kota Singkawang

5 Kepala Seksi Pemeliharaan 5 Kepala Dinas Kesehatan dan

Lingkungan DLH Keluarga Berencana Kota

Singkawang

6 Kepala Sub Bagian Umum dan 6 Kepala Dinas Penanaman Modal

Kepegawaian DLH dan Tenaga Kerja Kota

Singkawang

22

No

Stakeholder Internal

No.

Stakeholder Eksternal

7 Kepala Sub Bagian Tata Usaha 7 Camat se-Kota Singkawang

UPT Laboratorium Lingkungan

8 Lurah se-Kota Singkawang

9 Pelaku Usaha/Kegiatan di Kota

Singkawang

2) Peranan Stakeholder

a) Stakeholder Utama / Kunci

Merupakan stakeholder yang memiliki kewenangan secara legal

dalam hal pengambilan keputusan. Stakeholder kunci yang

dimaksud adalah unsur eksekutif sesuai levelnya, legislatif, dan

instansi.

b) Stakeholder Primer

Stakeholder Primer merupakan stakeholder yang memiliki kaitan

kepentingan secara langsung dengan suatu kebijakan, program, dan

kegiatan. Mereka harus ditempatkan sebagai penentu utama dalam

proses pengambilan keputusan.

c) Stakeholder Pendukung (Sekunder)

Stakeholder yang tidak memiliki kaitan kepentingan secara

langsung terhadap suatu kebijakan, program, dan proyek, tetapi

memiliki kepedulian (concern) dan keprihatinan sehingga mereka

turut bersuara dan berpengaruh terhadap sikap masyarakat dan

keputusan legal pemerintah.

Tabel 4.3 Peran Stakeholder

Stakeholder

Nama Stakeholder

Stakeholder Primer Stakeholders yang langsung dipengaruhi oleh program

yang dijalankan oleh organisasi publik tertentu. Pengaruh

disini dapat bersifat positif maupun negatif

1. Kepala Bidang Pengendalian Lingkungan dan

Konservasi SDA DLH

2. Kepala Seksi Pengendalian Pencemaran Lingkungan

DLH

3. Kepala Seksi Pengendalian Kerusakan Lingkungan

DLH

4. Kepala Seksi Pemeliharaan Lingkungan DLH

5. Kepala Sub Bagian Tata Usaha UPT Laboratorium

Lingkungan

23

6. Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian DLH

Stakeholder Sekunder Stakeholders yang tidak langsung dipengaruhi oleh

program yang dijalankan oleh organisasi publik tertentu.

Pengaruh disini dapat bersifat positif maupun negatif pula

1. Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Daerah

Kota Singkawang

2. Kepala Badan Keuangan Daerah Kota Singkawang

3. Kepala Dinas Komunikasi dan Informatika Kota

Singkawang

4. Kepala Dinas Perdagangan, Perindustrian, Koperasi

dan UKM Kota Singkawang

5. Kepala Dinas Kesehatan dan Keluarga Berencana

Kota Singkawang

6. Kepala Dinas Penanaman Modal dan Tenaga Kerja

Kota Singkawang

7. Camat se-Kota Singkawang

8. Lurah se-Kota Singkawang

9. Pelaku Usaha/Kegiatan di Kota Singkawang

Stakeholder Utama Stakeholders yang memiliki pengaruh /kewenangan legal

dalam hal pengambilan keputusan terhadap program yang

dijalankan oleh organisasi publik tersebut

1. Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang

3) Pengaruh dan Kepentingan Stakeholder

Selanjutnya adalah pengelompokan stakeholder menurut

pengaruh dan kepentingannya, sehingga dapat diketahui kedudukan

stakeholder tersebut dalam aksi perubahan.

Tabel 4.4 Pengaruh dan Kepentingan Stakeholder

No

Stakeholder

Pengaruh

Kepentingan

1 Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota

Tinggi

Tinggi Singkawang

2 Kepala Bidang Pengendalian Lingkungan dan

Tinggi

Tinggi Konservasi SDA DLH

3 Kepala Seksi Pengendalian Pencemaran

Tinggi

Tinggi Lingkungan DLH

4 Kepala Seksi Pengendalian Kerusakan

Tinggi

Tinggi Lingkungan DLH

5 Kepala Seksi Pemeliharaan Lingkungan DLH Tinggi Tinggi

6 Kepala Sub Bagian Tata Usaha UPT

Tinggi

Tinggi Laboratorium Lingkungan

7 Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Tinggi

Tinggi DLH

8 Kepala Badan Perencanaan Pembangunan

Tinggi

Rendah Daerah Kota Singkawang

9 Kepala Badan Keuangan Daerah Kota

Rendah

Tinggi Singkawang

10 Kepala Dinas Komunikasi dan Informatika

Tinggi

Rendah Kota Singkawang

24

No

Stakeholder

Pengaruh

Kepentingan

11 Kepala Dinas Perdagangan, Perindustrian,

Rendah

Tinggi Koperasi dan UKM Kota Singkawang

12 Kepala Dinas Kesehatan dan Keluarga

Rendah

Tinggi Berencana Kota Singkawang

13 Kepala Dinas Penanaman Modal dan Tenaga

Rendah

Tinggi Kerja Kota Singkawang

14 Camat se-Kota Singkawang Rendah Rendah

15 Lurah se-Kota Singkawang Rendah Rendah

16 Pelaku Usaha/Kegiatan di Kota Singkawang Rendah Tinggi

Tabel tersebut mengelompokkan stakeholder menjadi 4 (empat)

jenis kedudukannnya dalam proyek perubahan, yaitu promoters,

defenders, latens dan apathetic, yang selanjutnya digambarkan dalam

bagan kedudukan stakeholder berikut.

Kekuatan

Latens

+ Promoters

1. Kepala Dinas Komunikasi 1. Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota

dan Informatika Kota Singkawang

Singkawang 2. Kepala Bidang Pengendalian Lingkungan dan

2. Kepala Badan Perencanaan Konservasi SDA DLH

3. Kepala Seksi Pengendalian Pencemaran Pembangunan Daerah Kota

Lingkungan DLH

Singkawang

4. Kepala Seksi Pengendalian Kerusakan

Lingkungan DLH

5. Kepala Seksi Pemeliharaan Lingkungan DLH

6. Kepala Sub Bagian Tata Usaha UPT

Laboratorium Lingkungan

7. Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

DLH

-

+

Kepentingan

Apathetic

Defenders

1. Camat se-Kota Singkawang 1. Kepala Badan Keuangan Daerah Kota

Singkawang

2. Lurah se-Kota Singkawang

2. Kepala Dinas Penanaman Modal dan Tenaga

Kerja Kota Singkawang

3. Kepala Dinas Perdagangan, Perindustrian,

Koperasi dan UKM Kota Singkawang

4. Kepala Dinas Kesehatan dan Keluarga

Berencana Kota Singkawang

5. Pelaku Usaha/Kegiatan di Kota Singkawang

-

Gambar 4.2 Bagan Kedudukan Stakeholder Aksi Perubahan

25

Keterangan :

Promoters : influence besar, interest besar, memiliki kepentingan besar

terhadap program dan juga kekuatan untuk membantu

membuatnya berhasil (atau menggagalkannya).

Defenders : influence kecil, interest besar, memiliki kepentingan pribadi

dan dapat menyuarakan dukungannya dalam komunitas,

tetapi kekuatannya kecil untuk mempengaruhi kegiatan.

Latents : influence besar, interest kecil, tidak memiliki kepentingan

khusus maupun terlibat dalam kegiatan, tetapi memiliki

kekuatan besar untuk mempengaruhi program jika mereka

menjadi tertarik.

Apathetic : influence kecil, interest kecil, kurang memiliki kepentingan

maupun kekuatan, bahkan mungkin tidak mengetahui adanya

kegiatan.

4) Strategi Pendekatan Stakeholder

Strategi yang digunakan dalam upaya meningkatkan koordinasi

antar stakeholder, sebagaimana dijelaskan dalam Tabel berikut.

Tabel 4.5 Strategi Pendekatan Stakeholder

Stakeholder

Strategi

- Koordinasi dan konsultasi

Promoters ( + + )

- Melibatkan promotor dalam pengambilan keputusan dalam perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi

- Meningkatkan motivasi dan kompetensi

- Menjaga koordinasi dan komunikasi

Latens (+ −) - Menunjukkan upaya yang dilakukan memiliki efek positif

terhadap isu yang menjadi perhatiannya

Defenders (− +)

- Melaksanakan koordinasi

- Sebagai unsur kolaborasi untuk aksi perubahan

Apathetic (− −)

- Pemberitahuan adanya aksi perubahan

- Permintaan dukungan aksi perubahan

5) Pengklasifikasian Stakeholder

Stakeholder diklasifikasikan berdasarkan jenis dan

kelompoknya sebagaimana tertera pada tabel berikut.

26

Tabel 4.6 Pengklasifikasian Stakeholder

No Stakeholder Jenis Stakeholders Kelompok

Utama Primer Sekunder Stakeholder

A. INTERNAL

1 Kepala Dinas Lingkungan Hidup √

Promoters

Kota Singkawang

2 Kepala Bidang Pengendalian

Lingkungan dan Konservasi SDA √ Promoters

DLH

3 Kepala Seksi Pengendalian √

Promoters

Pencemaran Lingkungan DLH

4 Kepala Seksi Pengendalian √

Promoters

Kerusakan Lingkungan DLH

5 Kepala Seksi Pemeliharaan √

Promoters

Lingkungan DLH

6 Kepala Sub Bagian Tata Usaha UPT √

Promoters

Laboratorium Lingkungan

7 Kepala Sub Bagian Umum dan √

Promoters

Kepegawaian DLH

B. EKSTERNAL

1 Kepala Badan Perencanaan

Pembangunan Daerah Kota √ Latens

Singkawang

2 Kepala Badan Keuangan Daerah √ Defenders

Kota Singkawang

3 Kepala Dinas Komunikasi dan √ Latens

Informatika Kota Singkawang

4 Kepala Dinas Perdagangan,

Perindustrian, Koperasi dan UKM √ Defenders

Kota Singkawang

5 Kepala Dinas Kesehatan dan

Keluarga Berencana Kota √ Defenders

Singkawang

6 Kepala Dinas Penanaman Modal dan √ Defenders

Tenaga Kerja Kota Singkawang

7 Camat se-Kota Singkawang √ Apathetic

8 Lurah se-Kota Singkawang √ Apathetic

9 Pelaku Usaha/Kegiatan di Kota √ Defenders

Singkawang

c. Target Capaian Aksi Perubahan Kinerja Pelayanan

Target capaian aksi perubahan kinerja pelayanan ini sebagaimana

tertera pada tabel berikut :

Tabel 4.7 Target Capaian Aksi Perubahan Kinerja Pelayanan

NO

OUTPUT TARGET CAPAIAN KINERJA

BOBOT

TARGET

PELAYANAN

TARGET

KINERJA

1 Konsultasi dan Koordinasi dengan Mentor 10 % 6 Kali

2 Terbitnya Surat Keputusan Kepala Dinas

Lingkungan Hidup Kota Singkawang tentang 15 % 1 Dok

Tim Efektif

27

NO

OUTPUT TARGET CAPAIAN KINERJA

BOBOT

TARGET

PELAYANAN

TARGET

KINERJA

3 Rapat Koordinasi Tim Efektif 10 %

1 Kali /

8 org

4 Inventarisasi Kebutuhan Data Pendukung 5% 3 Jenis

5 Manual Book Aplikasi Quick Information Sistem 5%

1 Dok (QIS)

6 Uji Coba Aplikasi Quick Information Sistem 5 %

1 Kali (QIS)

7 Terbitnya Surat Keputusan Kepala Dinas

Lingkungan Hidup Kota Singkawang tentang 15 %

1 Dok

Pemberlakuan Aplikasi Quick Information Sistem

(QIS)

8 Bimbingan Teknis Aplikasi Quick Information 5 %

1 Kali Sistem (QIS)

9 Sosialisasi Aplikasi Quick Information Sistem 10 %

1 Kali /

(QIS)

8 org

10 Penerapan Aplikasi Quick Information Sistem 20 %

22 Menit /

(QIS)

Layanan

Jumlah 100%

BAB V

LAPORAN AKSI PERUBAHAN

Memimpin aksi perubahan dibutuhkan strategi kepemimpinan yang baik agar

pelaksanaan program tersebut dapat mencapai sasaran yang diinginkan. Sebagai

seorang pemimpin diharapkan mampu melaksanakan proses mempengaruhi tim

untuk membawa organisasi menuju suatu terobosan baru yang obyektif guna

mencapai tujuan bersama.

Gaya kepemimpinan dari seorang pemimpin yang mampu membuat para

pengikut menjadi lebih menyadari kepentingan dan nilai dari pekerjaan dan

menghimbau kepada para anggota tim untuk tidak mendahulukan kepentingan diri

sendiri dari organisasi merupakan gaya pemimpin transformasional yang akhir-akhir

ini menjadi tren untuk diterapkan. Pemimpin transformasional mengembangkan

ketrampilan dan keyakinan pengikut untuk menyiapkan mereka dalam mendapatkan

tanggung jawab yang lebih banyak dalam sebuah organisasi yang memberikan

wewenang. Karakter tersebut diharapkan mampu mengoptimalkan proses

pelaksanaan aksi perubahan tahap demi tahap sesuai prosedur yang telah ditetapkan.

5.1. Deskripsi Proses Kepemimpinan

Proses Kepemimpinan dalam Pelaksanaan Aksi Perubahan “Pelayanan

Jasa Laboratorium melalui Quick Information System (QIS)” dilaksanakan

selama breakthrough II mulai tanggal 29 Juli 2020 sampai dengan tanggal 30

September 2020. Pelaksanaan aksi perubahan ini dilaksanakan dalam rangka

tercapainya tujuan jangka pendek yaitu :

1. Mewujudkan Teknologi Informasi pelayanan jasa laboratorium;

2. Pelaksanaan penerapan aplikasi pelayanan jasa laboratorium melalui Quick

Information System (QIS);

3. Percepatan pelayanan jasa laboratorium.

Tujuan jangka pendek pada aksi perubahan ini dapat tercapai melalui

beberapa tahapan, yaitu :

1. Koordinasi dan konsultasi dengan mentor.

2. Penyusunan Tim Efektif Aksi Perubahan.

28

29

3. Penyusunan draft Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota

Singkawang tentang Tim Efektif.

4. Pengajuan draft Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota

Singkawang tentang Tim Efektif.

5. Pengesahan Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang

tentang Tim Efektif.

6. Rapat koordinasi Tim Efektif.

7. Inventarisasi kebutuhan data pendukung program/aplikasi Quick

Information System (QIS).

8. Penyusunan desain / flowchart program/aplikasi Quick Information System

(QIS).

9. Rapat perbaikan desain / flowchart program/aplikasi Quick Information

System (QIS).

10. Pembuatan program/aplikasi Quick Information System (QIS).

11. Penyusunan manual book program/aplikasi Quick Information System

(QIS).

12. Uji coba dan perbaikan program/aplikasi Quick Information System (QIS).

13. Penyusunan Draft Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota

Singkawang tentang Pemberlakuan Aplikasi Quick Information System

(QIS) Layanan Jasa Laboratorium.

14. Pengesahan Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang

tentang Pemberlakuan Aplikasi Quick Information System (QIS) Layanan

Jasa Laboratorium.

15. Bimbingan Teknis program/aplikasi Quick Information System (QIS).

16. Sosialisasi program/aplikasi Quick Information System (QIS).

17. Penerapan program/aplikasi Quick Information System (QIS).

Adapun pengalaman memimpin Aksi Perubahan yang berjudul

“Pelayanan Jasa Laboratorium melalui Quick Information System (QIS)”

dapat kami jelaskan sesuai dengan urutan pentahapan aksi perubahan sebagai

berikut :

30

1. Koordinasi dan Konsultasi dengan Mentor

Pada hari Kamis tanggal 30 Juli 2020, Pemimpin Aksi Perubahan

menghadap Bapak Ir. FITRIADI, M.Si selaku Mentor di Ruang Kerja

Kepala Bidang Pengendalian Lingkungan dan Konservasi SDA Dinas

Lingkungan Hidup Kota Singkawang guna melakukan koordinasi dan

konsultasi tentang Pra Pelaksanaan aksi Perubahan agar ada komunikasi

awal untuk melakukan kegiatan tahap berikutnya.

Hasil koordinasi dan konsultasi dengan mentor adalah :

a. Mentor menyetujui adanya aksi Perubahan yang direncanakan oleh

Pemimpin Aksi Perubahan.

b. Mentor memberikan saran kepada Pemimpin Aksi Perubahan untuk

segera melakukan pembentukan Tim Efektif guna kelancaran aksi

Perubahan yang akan dilaksanakan.

Bukti fisik pendukung terdapat pada Lampiran I.

2. Penyusunan Tim Efektif

Sesuai saran dari Bapak Ir. FITRIADI, M.Si selaku Mentor,

Pemimpin Aksi Perubahan melakukan Penyusunan Tim Efektif pada hari

Senin tanggal 3 Agustus 2020 di Ruang Kerja Bidang Pengendalian

Lingkungan dan Konservasi SDA bersama Kepala Seksi Pengendalian

Pencemaran Lingkungan, Kepala Seksi Pengendalian Kerusakan

Lingkungan dan Kepala Seksi Pemeliharaan Lingkungan.

Penyusunan Tim Efektif ini bertujuan mewujudkan terlaksananya

aksi perubahan. Tim Efektif ini sangat berperan dan terlibat langsung

dalam kegiatan aksi perubahan ini. Pemimpin Aksi Perubahan merancang

susunan Tim Efektif yang terdiri dari :

a. Tim Efektif Internal

a. Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang

b. Kepala Bidang Pengendalian Lingkungan dan Konservasi SDA

Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang

c. Kepala UPT Laboratorium Lingkungan Dinas Lingkungan Hidup

Kota Singkawang

31

d. Kepala Seksi Pengendalian Pencemaran Lingkungan Dinas


e. Kepala Seksi Pengendalian Kerusakan Lingkungan Dinas


f. Kepala Seksi Pemeliharaan Lingkungan Dinas Lingkungan Hidup

Kota Singkawang

g. Kepala Sub Bagian Tata Usaha UPT Laboratorium Lingkungan

Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang

b. Tim Efektif Eksternal

a. Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kota Singkawang

b. Kepala Badan Keuangan Daerah Kota Singkawang

c. Kepala Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Singkawang

d. Kepala Dinas Perdagangan, Perindustrian, Koperasi dan UKM Kota

Singkawang

e. Kepala Dinas Kesehatan dan Keluarga Berencana Kota Singkawang

f. Kepala Dinas Penanaman Modal dan Tenaga Kerja Kota

Singkawang

g. Camat se-Kota Singkawang

h. Lurah se-Kota Singkawang

i. Pelaku Usaha/Kegiatan di Kota Singkawang

Dengan tersusunnya keanggotaan Tim Efektif, maka Mentor

menyarankan untuk segera membuat Draft Keputusan Kepala Dinas

Lingkungan Hidup Kota Singkawang tentang Tim Efektif sebagai

kepastian hukum dalam melaksanakan tugas sebagai Tim Efektif.

Bukti fisik pendukung terdapat pada Lampiran II.



Sesuai dengan arahan dan saran dari Bapak Ir. FITRIADI, M.Si

selaku Mentor, Pemimpin Aksi Perubahan pada hari Selasa tanggal 4

Agustus 2020 membuat draft Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup

Kota Singkawang tentang Tim Efektif di Ruang Kerja Kepala UPT

32

Laboratorium Lingkungan bersama Kepala Sub Bagian Tata Usaha UPT

Laboratorium Lingkungan.

Draft Keputusan ini dibuat sebagai kepastian hukum dalam

melaksanakan tugas sebagai Tim Efektif. Isi draft Keputusan ini yaitu tugas

masing-masing anggota Tim Efektif dan kedudukan dari Tim Efektif.

Bukti fisik pendukung terdapat pada Lampiran III.

4. Pengajuan Draft Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota


Setelah melaksanakan Penyusunan Draft Keputusan Kepala Dinas

Lingkungan Hidup Kota Singkawang tentang Tim Efektif Aksi Perubahan

Pelayanan Jasa Laboratorium melalui Quick Information System (QIS),

Pemimpin Aksi Perubahan menghadap Mentor di Ruang Kerja Kepala

Bidang Pengendalian Lingkungan dan Konservasi SDA untuk

mendapatkan masukan, koreksi atau pembetulan jika terdapat kesalahan

dari rancangan Draft tersebut pada hari Rabu tanggal 6 Agustus 2020.

Pada pengajuan rancangan tersebut, Mentor menyetujui Draft

Keputusan tersebut tanpa koreksi, dibuktikan dengan paraf dan dapat

dilakukan pengajuan pengesahan oleh Kepala Dinas Lingkungan Hidup

Kota Singkawang.

Selanjutnya Draft yang sudah diparaf oleh Mentor diajukan kepada

Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang untuk mendapatkan

masukan, koreksi atau pembetulan jika terdapat kesalahan melalui Kepala

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Lingkungan Hidup Kota

Singkawang dengan menggunakan Nota Dinas.

Setelah mendapat persetujuan dari Kepala Sub Bagian Umum dan

Kepegawaian Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang, kemudian Draft

Keputusan dilanjutkan ke Sekretaris Dinas Lingkungan Hidup Kota

Singkawang pada hari Jumat tanggal 7 Agustus 2020. Pemimpin Aksi

Perubahan memberikan penjelasan terkait maksud pembentukan tim, tugas

dari anggota tim serta susunan dan kedudukan tim yang dihadiri oleh

Mentor, Sekretaris dan Kepala Dinas Lingkungan Hidup di Ruang Kerja

33

Kepala Bidang Pengendalian Lingkungan dan Konservasi SDA Dinas


Hasil dari koreksi, Sekretaris dan Kepala Dinas Lingkungan hidup

Kota Singkawang terhadap draft Keputusan Kepala Dinas Lingkungan

Hidup Kota Singkawang tentang Tim Efektif Aksi Perubahan Pelayanan

Jasa Laboratorium melalui Quick Information System (QIS) yang diajukan

adalah dengan menyetujui draft tersebut tanpa koreksi yang dibuktikan

dengan paraf Sekretaris dan pengesahan oleh Kepala Dinas Lingkungan

Hidup Kota Singkawang.

Bukti fisik pendukung terdapat pada Lampiran IV.

5. Pengesahan Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota


Setelah mendapat persetujuan dari Sekretaris Dinas Lingkungan

Hidup Kota Singkawang, Pemimpin Aksi Perubahan menghadap Kepala

Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang pada hari Jumat tanggal 7

Agustus 2020 di Ruang Kerja Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota

Singkawang untuk mendapatkan Pengesahan Keputusan Kepala Dinas

Lingkungan Hidup Kota Singkawang tentang Tim Efektif Aksi Perubahan

Pelayanan Jasa Laboratorium melalui Quick Information System (QIS).

Pemimpin Aksi Perubahan memberikan penjelasan terkait maksud

pembentukan tim, tugas dari anggota tim serta susunan dan kedudukan tim.

Pengesahan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang

tentang Tim Efektif Aksi Perubahan Pelayanan Jasa Laboratorium melalui

Quick Information System (QIS) dengan Nomor : 16 Tahun 2020 tanggal 7

Agustus 2020 menjadi acuan dan dasar yang menguatkan peran anggota

tim dalam melaksanakan tugas terkait persiapan, pelaksanaan, evaluasi dan

pelaporan hasil kegiatan.

Kemudian Mentor memberikan arahan kepada Pemimpin Aksi

Perubahan untuk segera melakukan rapat Koordinasi dengan Tim Efektif

guna kelancaran terlaksananya Aksi Perubahan.

Bukti fisik pendukung terdapat pada Lampiran V.

34

6. Rapat Koordinasi Tim Efektif

Sesuai dengan arahan dan petunjuk Mentor, Pemimpin Aksi

Perubahan melakukan rapat koordinasi tim efektif. Rapat Koordinasi Tim

Efektif dilaksanakan pada hari Rabu tanggal 12 Agustus 2020 bertempat di

Aula Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang dengan mengundang

anggota Tim Efektif.

Pada tahapan ini ada pergeseran stakeholder yang semula Pemimpin

Aksi Perubahan memprediksi tidak mendukung aksi perubahan, akan tetapi

pada saat Pemimpin Aksi Perubahan mengimplementasikan aksi perubahan

ini, dengan upaya Pemimpin Aksi Perubahan mendorong stakeholder

Badan Keuangan Daerah Kota Singkawang akhirnya yang semula tidak

mendukung, kenyataannya lebih punya kepentingan besar dan pindah ke

Defender.

Rapat koordinasi tim efektif dilakukan untuk mengoordinasikan

rencana kegiatan, tugas masing-masing personil yang masuk dalam tim dan

persiapan yang diperlukan sebelum pelaksanaan kegiatan.

Hasil rapat koordinasi disepakati beberapa hal, yaitu :

a. Tim Efektif mulai bekerja tanggal 13 Agustus 2020.

b. Tahapan yang akan dilaksanakan oleh Tim Efektif adalah :

1) Penyamaan persepsi tentang aksi perubahan yang digagas oleh

Pemimpin Aksi Perubahan, inventarisasi permasalahan dan alternatif

solusi.

2) Inventarisasi kebutuhan data pendukung program/aplikasi Quick


3) Penyusunan desain / flowchart program/aplikasi Quick Information

System (QIS).

4) Rapat perbaikan desain / flowchart program/aplikasi Quick


5) Pembuatan program/aplikasi Quick Information System (QIS).

6) Penyusunan manual book program/aplikasi Quick Information

System (QIS).

35

7) Uji coba dan perbaikan program/aplikasi Quick Information System

(QIS).

8) Penyusunan Draft Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota


System (QIS) Layanan Jasa Laboratorium.

9) Pengesahan Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota


System (QIS) Layanan Jasa Laboratorium.

10) Bimbingan Teknis program/aplikasi Quick Information System

(QIS).

11) Sosialisasi program/aplikasi Quick Information System (QIS).

12) Penerapan program/aplikasi Quick Information System (QIS)

Bukti fisik pendukung terdapat pada Lampiran VI.

7. Inventarisasi Kebutuhan Data Pendukung Program/Aplikasi Quick


Menindaklanjuti hasil rapat koordinasi Tim Efektif, maka Pemimpin

Aksi Perubahan bersama Tim Efektif melaksanakan kegiatan inventarisasi

kebutuhan data pendukung program/aplikasi Quick Information System

(QIS) dalam melaksanakan Aksi Perubahan. Kegiatan inventarisasi

kebutuhan data pendukung ini dilaksanakan di Ruang Aula Dinas

Lingkungan Hidup Kota Singkawang pada hari Kamis tanggal 13 Agustus

2020.

Inventarisasi kebutuhan data pendukung tersebut akan digunakan

sebagai bahan perakitan/pembuatan program/aplikasi Quick Information

System (QIS).

Hasil inventarisasi kebutuhan data pendukung program/aplikasi

Quick Information System (QIS) yaitu :

a. Peraturan Walikota Singkawang No. 10 Tahun 2018 tentang

Pembentukan UPT Laboratorium Lingkungan pada Dinas Lingkungan


36

b. Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang Nomor

39 Tahun 2019 tentang Penunjukan Personil Pengelola Laboratorium

Lingkungan pada Unit Pelaksana Teknis Laboratorium Lingkungan

Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang.

c. Standar Operasional Prosedur (SOP) Pelayanan Pengambilan Contoh

dan Analisa Laboratorium UPT Laboratorium Lingkungan Dinas


d. Form Pemesanan Jasa Laboratorium UPT Laboratorium Lingkungan

Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang.

e. Parameter uji laboratorium UPT Laboratorium Lingkungan Dinas



Perubahan untuk melakukan penyusunan desain / flowchart

program/aplikasi Quick Information System (QIS).

Bukti fisik pendukung terdapat pada Lampiran VII.

8. Penyusunan Desain/Flowchart Program/Aplikasi Quick Information

System (QIS)

Pada hari Jumat tanggal 14 Agustus 2020 di Ruang Kerja Kepala

Sub Bagian Tata Usaha UPT Laboratorium Lingkungan Dinas Lingkungan

Hidup Kota Singkawang, Pemimpin Aksi Perubahan mengadakan

koordinasi dengan beberapa anggota Tim Efektif guna melaksanakan

penyusunan desain/flowchart program/aplikasi Quick Information System

(QIS).


Perubahan untuk melakukan rapat perbaikan desain / flowchart


Bukti fisik pendukung terdapat pada Lampiran VIII.

37

9. Rapat Perbaikan Desain/Flowchart Program/Aplikasi Quick


Sesuai dengan arahan dan petunjuk Mentor, Pemimpin Aksi

Perubahan melakukan rapat perbaikan desain / flowchart program/aplikasi

Quick Information System (QIS) yang dilaksanakan pada hari Rabu tanggal

19 Agustus 2020 bertempat di Aula Dinas Lingkungan Hidup Kota

Singkawang dengan mengundang anggota Tim Efektif.

Rapat perbaikan desain / flowchart dilakukan untuk

mengoptimalkan desain / flowchart yang telah dibuat agar bisa digunakan

dalam pembuatan program/aplikasi Quick Information System (QIS).

Hasil rapat perbaikan desain / flowchart disepakati beberapa hal,

yaitu :

a. Ada perubahan/perbaikan desain/flowchart program/aplikasi Quick


b. Flowchart pemesanan jasa laboratorium melalui aplikasi Quick

Information System (QIS) yaitu:

1) Start

2) Login atau Daftar

3) Input Pemesanan

4) Verifikasi Pemesanan

5) Invoice

6) Upload Bukti Pembayaran

7) Verifikasi Pembayaran

8) Pengambilan Sampel dan Pengujian Laboratorium

9) Upload Laporan Hasil Uji (LHU)

10) Download Laporan Hasil Uji (LHU)

11) Selesai


Perubahan untuk melanjutkan ke tahapan pembuatan program/aplikasi

Quick Information System (QIS).

Bukti fisik pendukung terdapat pada Lampiran IX.

38

10. Pembuatan Program/Aplikasi Quick Information System (QIS)

Sesuai dengan arahan dan petunjuk Mentor, setelah bahan input dan

flowchart selesai disiapkan maka Pemimpin Aksi Perubahan melakukan

proses pembuatan program/aplikasi Quick Information System (QIS) yang

dilaksanakan mulai dari tanggal 24 Agustus 2020 sampai dengan 13

September 2020.

Pembuatan aplikasi Quick Information System (QIS) merupakan ini

dari aksi perubahan ini mengingat tersedianya aplikasi Quick Information

System (QIS) ini merupakan hal yang utama.

Selama proses pembuatan aplikasi Quick Information System (QIS),

terjalin komunikasi yang intens antara Pemimpin Aksi Perubahan,

programmer dan Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Singkawang,

baik melalui tatap muka, telepon langsung, Whatshap dan email karena

sangat penting pemahaman yang tepat oleh programmer dan Dinas

Komunikasi dan Informatika Kota Singkawang tentang maksud dan tujuan

pembuatan aplikasi ini.


Perubahan untuk melanjutkan ke tahapan penyusunan manual book


Bukti fisik pendukung terdapat pada Lampiran X.

11. Penyusunan Manual Book Program/Aplikasi Quick Information

System (QIS)

Dalam rangka mendukung kelancaran uji coba dan penerapan

aplikasi Quick Information System (QIS), maka disusun buku panduan

penggunaan (manual book) bagi pengguna untuk memberi bantuan atau

petunjuk bagaimana cara menggunakan aplikasi tersebut.

Pemimpin Aksi Perubahan bersama staf UPT Laboratorium

Lingkungan melakukan penyusunan manual book pada tanggal 14 – 16

September 2020 di Ruang kerja staf UPT Laboratorium Lingkungan.

Penyusunan manual book mempertimbangkan pihak yang menggunakan/

39

mengakses aplikasi Quick Information System (QIS) baik itu stakeholder

internal maupun eksternal dengan susunan sebagai berikut :

a. Halaman Cover

b. Daftar Isi

c. Pendahuluan

d. Tujuan dan Dasar

e. Kategori Pengguna

f. Alur/Flowchart Aplikasi

g. Panduan Penggunaan / Manual

1) Antar Muka Sistem

a) Alamat akses

b) Struktur tampilan halaman utama sistem

c) Struktur menu

2) Akses Tingkat Pengguna

a) Super Admin

b) Admin

c) Admin Harian

d) Supervisor

e) Pelanggan / User

Dengan selesainya manual book, kemudian Mentor memberikan

arahan kepada Pemimpin Aksi Perubahan untuk segera melakukan tahap

berikutnya yaitu uji coba dan perbaikan program/aplikasi Quick


Bukti fisik pendukung terdapat pada Lampiran XI.

12. Uji Coba dan Perbaikan Program/Aplikasi Quick Information System

(QIS)

Setelah aplikasi dan manual book Quick Information System (QIS)

dibuat, maka mulai dilakukan uji coba secara online. Uji coba dilakukan

secara bertahap mulai dari pihak programmer yang bertujuan untuk :

a. Memastikan memenuhi kebutuhan (requirement) yang mendasari

perancangan dan pengembangan perangkat lunak tersebut.

40

b. Memastikan aplikasi berjalan sesuai dengan yang diharapkan.

c. Dapat diterapkan menggunakan karakteristik yang sama.

d. Memenuhi kebutuhan semua pihak yang berkepentingan.

Selanjutnya uji coba dilakukan oleh Pemimpin Aksi Perubahan dan

Tim Efektif terutama pengguna aplikasi pada tanggal 17 September 2020 di

Ruang Kerja Kepala UPT Laboratorium Lingkungan Dinas Lingkungan


Langkah-langkah uji coba sebagai berikut :

a. Login pada alamat domain

b. Membuat/daftar akun User

c. Aktivasi akun User

d. Input pemesanan sebagai User

e. Cek Notifikasi email sebagai User

f. Cek Notifikasi email sebagai Admin Harian

g. Login sebagai Admin Harian

h. Konfirmasi pesanan sebagai Admin Harian

i. Cek Invoice sebagai User

j. Upload bukti pembayaran sebagai User

k. Konfirmasi pembayaran/lunas sebagai Admin Harian

l. Set pesanan aktif sebagai Admin Harian

m. Set pesanan selesai sebagai Admin Harian

n. Upload sertifikat Laporan Hasil Uji sebagai Admin Harian

o. Download sertifikat Laporan Hasil Uji sebagai user

p. Edit profil sebagai User

q. Logout

Selama proses uji coba ini ada sedikit kendala saat melakukan

upload file dokumen pada aplikasi Quick Information System (QIS).

Berdasarkan uji coba penerapan aplikasi Quick Information System (QIS)

tersebut dapat dideskripsikan sebagai kekuatan dan kelemahan aplikasi


Kekuatan aplikasi Quick Information System (QIS) yaitu aplikasi ini

berbasis website sehingga lebih disukai oleh user karena kemudahan dalam

41

penggunaan dan pengembangannya. Secara umum, bahasa pemrograman

yang digunakan adalah bahasa pemrograman yang banyak digunakan oleh

sebagian besar pengembang software, sehingga tidak sulit untuk mencari

orang yang menguasainya (Developer). Aplikasi berbasis website hanya

perlu di-update di satu tempat yaitu server dan kemudian setiap user akan

mendapat update yang sama. Cara ini akan menghemat banyak waktu serta

biaya.

Aplikasi Quick Information System (QIS) ini lebih fleksibel

sehingga bisa diakses dimanapun dan berbagai macam perangkat serta

sistem operasi. Web application bisa diakses melalui komputer

desktop/laptop maupun Smartphone atau tablet secara online.

Kelemahan aplikasi berbasis website ini memerlukan sebuah

koneksi internet ke server secara berkala, membutuhkan waktu untuk

loading dari satu halaman ke halaman lainnya. Aplikasi website kurang

cocok untuk aplikasi yang membutuhkan kecepatan diatas segala-galanya,

atau untuk mengakses dalam jumlah yang sangat besar. Pada aplikasi Quick

Information System (QIS) kadang-kadang user tidak bisa mengakses/login

jika ada gangguan jaringan. Selain itu pada aplikasi ini hak akses modul

untuk masing-masing tingkatan pengguna berbeda-beda.

Dengan selesainya uji coba aplikasi Quick Information System

(QIS), kemudian Mentor memberikan arahan kepada Pemimpin Aksi

Perubahan untuk segera melakukan tahap berikutnya yaitu penyusunan

draft Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang

tentang Pemberlakuan Aplikasi Quick Information System (QIS) Layanan

Jasa Laboratorium.

Bukti fisik pendukung terdapat pada Lampiran XII.



(QIS) Layanan Jasa Laboratorium

Dalam rangka mendukung kelancaran pelaksanaan penggunaan

aplikasi Quick Information System (QIS), maka disusun draft Keputusan

42

Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang tentang Pemberlakuan

Aplikasi Quick Information System (QIS) Layanan Jasa Laboratorium yang

akan dijadikan sebagai dasar hukum penerapan aksi perubahan ini.

Pemimpin Aksi Perubahan bersama staf UPT Laboratorium

Lingkungan melakukan penyusunan Draft Keputusan Kepala Dinas

Lingkungan Hidup Kota Singkawang tentang Pemberlakuan Aplikasi Quick

Information System (QIS) Layanan Jasa Laboratorium pada hari Jumat

tanggal 18 September 2020 di Ruang Kerja Kepala UPT Laboratorium

Lingkungan. Penyusunan draft dilakukan dengan mempertimbangkan

beberapa peraturan perundang-undangan yang relevan digunakan sebagai

landasan hukum pelaksanaan kegiatan.

Bukti fisik pendukung terdapat pada Lampiran XIII.



(QIS) Layanan Jasa Laboratorium

Draft Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota


(QIS) Layanan Jasa Laboratorium selanjutnya disahkan menjadi Keputusan

Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang tentang Pemberlakuan

Aplikasi Quick Information System (QIS) Layanan Jasa Laboratorium

dengan Nomor 19 Tahun 2020 pada hari Selasa tanggal 22 September 2020

di ruang kerja Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang.



(QIS) Layanan Jasa Laboratorium menjadi acuan dasar yang menguatkan

peran anggota Tim Efektif dalam melaksanakan tahap bimbingan teknis,

sosialisasi dan penerapan aplikasi Quick Information System (QIS).


Perubahan untuk segera melakukan kegiatan Bimbingan Teknis


Bukti fisik pendukung terdapat pada Lampiran XIV.

43

15. Bimbingan Teknis Program/Aplikasi Quick Information System (QIS)

Pemimpin Aksi Perubahan melaksanakan Bimbingan Teknis

program/aplikasi Quick Information System (QIS) pada hari Rabu tanggal

23 September 2020 di Aula Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang

yang diikuti oleh para pengelola aplikasi Quick Information System (QIS)

nantinya.

Materi yang disampaikan pada Bimbingan Teknis ini mengacu pada

manual book yang telah dibuat dan menyesuaikan pada masing-masing

pengguna dari aplikasi Quick Information System (QIS).


Perubahan untuk segera melakukan kegiatan Sosialisasi program/aplikasi


Bukti fisik pendukung terdapat pada Lampiran XV.

16. Sosialisasi Program/Aplikasi Quick Information System (QIS)

PemimpinAksiPerubahanmelaksanakansosialisasi

program/aplikasi Quick Information System (QIS) pada hari Jumat tanggal

25 September 2020 di Aula Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang

yang dihadiri oleh Tim Teknis dan internal Dinas Lingkungan Hidup Kota

Singkawang.

Rencananya sosialisasi program/aplikasi Quick Information System

(QIS) akan mengundang stakeholder eksternal, tetapi dengan kondisi

peningkatan pasien Covid-19 di Kota Singkawang apalagi adanya kluster

perkantoran serta pertimbangan dari Mentor dan Kepala Dinas Lingkungan

Hidup, maka sosialisasi hanya dilakukan secara internal Dinas Lingkungan

Hidup Kota Singkawang saja.

Materi yang disampaikan pada sosialisasi ini mengacu pada

Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang Nomor 19

Tahun 2020 tentang Pemberlakuan Aplikasi Quick Information System

(QIS) Layanan Jasa Laboratorium.

Dalam acara ini juga dilakukan penandatangan Keputusan Kepala

Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang tentang Mekanisme

44

Penggunaan dan Pengelola Aplikasi Quick Information System (QIS)

Layanan Jasa Laboratorium.


Perubahan untuk segera melakukan kegiatan penerapan program/aplikasi


Bukti fisik pendukung terdapat pada Lampiran XVI.

17. Penerapan Program/Aplikasi Quick Information System (QIS)

Tahapan terakhir pada Jangka Pendek Aksi Perubahan adalah

Penerapan Aplikasi Quick Information System (QIS) untuk pemesanan jasa

layanan laboratorium di UPT Laboratorium Lingkungan Dinas Lingkungan

Hidup Kota Singkawang. Pemimpin Aksi Perubahan melaksanakan

penerapan ini pada tanggal 28 September 2020 dengan melakukan simulasi

terhadap 5 (lima) pelanggan/user di ruang kerja masing-masing guna

mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melakukan

pemesanan sampel dan pengambilan/download sertifikat LHU melalui

aplikasi Quick Information System (QIS).

Perhitungan waktu dibagi menjadi 2 (dua) tahap yaitu Tahap

Pemesanan yang terdiri dari Login/Daftar, buat Form Pesanan, lihat Daftar

Pesanan dan Logout, sedangkan pada Tahap Download LHU terdiri dari

Login, lihat Sertifikat LHU, download Sertifikat LHU dan Logout.

User No. 1 membutuhkan waktu ± 10 Menit untuk Tahap

Pemesanan dan ± 2 Menit untuk Tahap Download LHU, jadi total waktu

adalah ± 12 Menit. User No. 2 membutuhkan waktu ± 12 Menit untuk

Tahap Pemesanan dan ± 2 Menit untuk Tahap Download LHU, jadi total

waktu adalah ± 14 Menit. User No. 3 membutuhkan waktu ± 15 Menit

untuk Tahap Pemesanan dan ± 2 Menit untuk Tahap Download LHU, jadi

total waktu adalah ± 17 Menit. User No. 4 membutuhkan waktu ± 10 Menit


total waktu adalah ± 12 Menit. User No. 5 membutuhkan waktu ± 13 Menit


total waktu adalah ± 15 Menit. Secara total waktu rata-rata yang

45

dibutuhkan untuk menggunakan aplikasi Quick Information System (QIS)

adalah ± 14 Menit per layanan.

Bukti fisik pendukung terdapat pada Lampiran XVII.

5.2. Deskripsi Hasil Kepemimpinan

a. Capaian Dalam Perbaikan Pelayanan Publik

Tabel 5.1 Hasil Capaian Aksi Perubahan

OUTPUT TARGET CAPAIAN

BOBOT

TARGET

NO

REALISASI

CAPAIAN

KETERANGAN

KINERJA PELAYANAN

TARGET

KINERJA

1. Konsultasi dan Koordinasi 10 % 6 Kali 17 Kali 28,3 % Bukti pada

dengan Mentor Lampiran I sd

XVII

2. Terbitnya Surat Keputusan 15 % 1 Dok 1 Dok 15 % Bukti pada

Kepala Dinas Lingkungan Lampiran V

Hidup Kota Singkawang tentang

Tim Efektif

3. Rapat Koordinasi Tim Efektif 10 % 1 Kali / 1 Kali / 10 % Bukti pada

8 org 10 org Lampiran VI

4. Inventarisasi Kebutuhan Data 5% 3 Jenis 5 Jenis 8,3 % Bukti pada

Pendukung

Lampiran VII

5. Manual Book Aplikasi Quick 5% 1 Dok 1 Dok 5 % Bukti pada

Information Sistem (QIS) Lampiran XI

6. Uji Coba Aplikasi Quick 5 % 1 Kali 1 Kali 5 % Bukti pada

Information Sistem (QIS) Lampiran XII

7. Terbitnya Surat Keputusan 15 % 1 Dok 1 Dok 15 % Bukti pada

Kepala DinasLingkungan Lampiran XIV

Hidup Kota Singkawang tentang

Pemberlakuan Aplikasi Quick

Information Sistem (QIS)

8. Bimbingan Teknis Aplikasi 5 % 1 Kali 1 Kali 5 % Bukti pada

Quick Information Sistem (QIS) Lampiran XV

9. Sosialisasi Aplikasi Quick 10 % 1 Kali / 1 Kali / 10 % Bukti pada

Information Sistem (QIS) 8 org 10 org Lampiran XVI

10. Penerapan Aplikasi Quick 20 % 22 Menit/ 14 Menit/ 22 % Bukti pada

Information Sistem (QIS) Layanan Layanan Lampiran XVII

Jumlah 100% 133,1 %

Keterangan :

1. Melaksanakan Konsultasi dan Koordinasi dengan Mentor

Disetiap tahapan Pemimpin Aksi Perubahan harus berkoordinasi dan

konsultasi dengan mentor, realisasi yang tercapai adalah 17 kali kegiatan dari

target kinerja awal yaitu sebanyak 6 kali sesuai dengan bobot target sebesar

10%. Sehingga diperoleh hasil capaian kinerja sebesar 28,3%.

46



Proses terbitnya Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota

Singkawang Nomor : 16 Tahun 2020 tanggal 7 Agustus 2020 tentang

Pembentukan Tim Efektif Aksi Perubahan Pelayanan Jasa Laboratorium

Melalui Quick Information System (QIS) dimulai dari penyusunan draft,

pengajuan draft, selanjutnya disahkan oleh Kepala Dinas Lingkungan Hidup

Kota Singkawang sebagai dasar Tim untuk melaksanakan kegiatan. Terbitnya

Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang tentang Tim

Efektif yang semula direncanakan sebanyak 1 dokumen terealisasi sebanyak 1

dokumen dan ini sudah sesuai dengan roadmap capaian kinerja sebesar 15%.

3. Melaksanakan Rapat Koordinasi dengan Tim Efektif

Pemimpin Aksi Perubahan melaksanakan rapat koordinasi sebanyak 1 kali

yang semula ditargetkan hanya 1 kali dan sudah sesuai dengan roadmap

capaian kinerja sebesar 10%.

4. Inventarisasi Kebutuhan Data Pendukung

Inventarisasi data pendukung dalam perjalanannya mengalami perubahan dan

perkembangan sehingga yang semula target awal sebanyak 3 jenis data

dengan bobot 5% mengalami penambahan data menjadi 5 jenis dengan

capaian kinerja yang diperoleh sebesar 8,3%.

5. Menyusun Manual Book Aplikasi Quick Information Sistem (QIS)

Buku panduan penggunaan Quick Information Sistem (QIS) yang semula

direncanakan 1 dokumen terealisasi sebanyak 1 dokumen dan ini sudah sesuai

dengan roadmap capaian kinerja. Sehingga semula bobot rencana 5% dan

bobot realisasi 5%.

6. Melaksanakan Uji Coba Aplikasi Quick Information Sistem (QIS)

Pemimpin Aksi Perubahan melaksanakan uji coba Quick Information Sistem

(QIS) sebanyak 1 kali yang semula direncanakan 1 kali dan ini sudah sesuai

47

dengan roadmap capaian kinerja. Sehingga semula bobot rencana 5% dan

bobot realisasi 5%.

7. Terbitnya Surat Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota

Singkawang tentang Pemberlakuan Aplikasi Quick Information Sistem

(QIS)

Proses terbitnya Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota

Singkawang Nomor : 19 Tahun 2020 tanggal 22 September 2020 tentang

Pemberlakuan Aplikasi Quick Information System (QIS) Layanan Jasa

Laboratorium dimulai dari penyusunan draft, pengajuan draft, selanjutnya

disahkan oleh Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang sebagai

dasar penggunaan aplikasi Quick Information Sistem (QIS). Terbitnya

Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang tentang

Pemberlakuan Aplikasi yang semula direncanakan sebanyak 1 dokumen

terealisasi sebanyak 1 dokumen dan ini sudah sesuai dengan roadmap capaian

kinerja sebesar 15%.

8. Pelaksanaan Bimbingan Teknis Aplikasi Quick Information Sistem (QIS)

Pemimpin Aksi Perubahan melaksanakan Bimbingan Teknis aplikasi Quick

Information Sistem (QIS) sebanyak 1 kali yang semula direncanakan 1 kali

dan ini sudah sesuai dengan roadmap capaian kinerja. Sehingga semula bobot

rencana 5% dan bobot realisasi 5%.

9. Pelaksanaan Sosialisasi Aplikasi Quick Information Sistem (QIS)

Pemimpin Aksi Perubahan melaksanakan sosialisasi aplikasi Quick

Information Sistem (QIS) sebanyak 1 kali yang semula direncanakan 1 kali

dan ini sudah sesuai dengan roadmap capaian kinerja. Sehingga semula bobot

rencana 5% dan bobot realisasi 5%.

10. Pelaksanaan Penerapan Aplikasi Quick Information Sistem (QIS)

Penerapan aplikasi Quick Information Sistem (QIS) untuk pelayanan jasa

laboratorium ditargetkan selama 22 menit per layanan dengan bobot target

48

sebesar 20% ternyata realisasinya selama 14 menit per layanan. Sehingga

bobot realisasi yang dicapai adalah sebesar 31,4%.

Sebagai gambaran kondisi sebelum dan sesudah Aksi Perubahan dapat

dijelaskan pada tabel dibawah ini.

Tabel 5.2 Kondisi Sebelum dan Sesudah Aksi Perubahan

Kondisi Sebelum Aksi Perubahan

Kondisi Sesudah Aksi Perubahan

Belum intens melaksanakan Intens melaksanakan koordinasi dan

koordinasi dan konsultasi dengan koordinasi dengan mentor

mentor

Tidak Ada Keputusan Kepala Dinas Pengesahan Keputusan Kepala Dinas

Lingkungan Hidup Kota Singkawang Lingkungan Hidup Kota Singkawang

tentang Tim Efektif tentang Tim Efektif

Belum pernah melakukan rapat Melaksanakan rapat koordinasi

koordinasi dengan tim efektif dengan tim efektif, ada perubahan

posisi stakeholder setelah dilakukan

pendekatan oleh Pemimpin Aksi

Perubahan, terjadi pergeseran dari

Apathetic pindah ke Defender

sebanyak 1 stakeholder

Belum pernah melakukan inventarisasi Melaksanakan pendataan

kebutuhan data pendukung inventarisasi kebutuhan data

pendukung

Belum ada desain / flowchart Ada desain / flowchart

program/aplikasi Quick Information program/aplikasi Quick Information

System (QIS) System (QIS)

Belum pernah melakukan rapat Melaksanakan rapat perbaikan desain

perbaikan desain / flowchart / flowchart program/aplikasi Quick

program/aplikasi Quick Information Information System (QIS)

System (QIS)

Belum ada program/aplikasi Quick Ada program/aplikasi Quick

Information System (QIS) Information System (QIS)

Belum ada Manual Book Ada Manual Book

Belum pernah melaksanakan uji coba Pelaksanaan uji coba aplikasi Quick

aplikasi Quick Information System Information System (QIS)

(QIS)

Belum ada Keputusan Pemberlakuan Pengesahan Keputusan Kepala Dinas

Aplikasi Quick Information System Lingkungan Hidup Kota Singkawang

(QIS) tentang Pemberlakuan Aplikasi

Quick Information System (QIS)

Belum pernah melaksanakan Melaksanakan Bimbingan Teknis

Bimbingan Teknis aplikasi Quick aplikasi Quick Information System

Information System (QIS) (QIS)

49

Kondisi Sebelum Aksi Perubahan

Kondisi Sesudah Aksi Perubahan

Belum pernah melaksanakan Melaksanakan sosialisasi aplikasi

sosialisasi aplikasi Quick Information Quick Information System (QIS)

System (QIS)

Belum melaksanakan penerapan Melaksanakan penerapan aplikasi

aplikasi Quick Information System Quick Information System (QIS)

(QIS) dengan lamanya proses pemesanan

dan pengambilan sertifikat LHU

selama 14 menit per layanan

b. Manfaat dan Dampak Aksi Perubahan

Manfaat dalam Aksi Perubahan ini terdiri dari manfaat internal dan

manfaat eksternal, manfaat internal yang dimaksud adalah manfaat yang ada

kaitan dengan kinerja pelayanan unit kerja dimana Pemimpin Aksi Perubahan

melaksanakan aksi perubahan. Sedangkan dampak aksi perubahan adalah

dampak terhadap kinerja pelayanan publik baik dampak positif maupun dampak

negatif.

1. Manfaat Aksi Perubahan

Dengan dilaksanakan Aksi Perubahan ini, akan memberikan manfaat

dalam pelayanan publik bagi Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang

dalam mengelola pelayanan jasa laboratorium akan lebih baik. Manfaat

dalam Aksi Perubahan ini diklasifikasikan menjadi : a) Manfaat Internal

Pelayanan jasa laboratorium semakin efektif dan efisien sehingga

mempermudah petugas laboratorium dalam menginventarisir pemesanan

pelanggan dan menghemat penggunaan kertas (paperless).

Aksi Perubahan yang dilakukan juga bisa memberikan data dan

informasi yang cepat untuk keperluan kebijakan dan pengambilan

keputusan. Sehingga dapat membantu salah satu indikator kinerja bagi

Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang yaitu Indeks Kualitas Air

(IKA) dan Indeks Kualitas Udara (IKU).

50

b) Manfaat Eksternal

Aksi Perubahan memberikan dampak secara eksternal dalam

meningkatkan kepuasan masyarakat/pelanggan terhadap layanan jasa

laboratorium.

Proses pemesanan layanan jasa laboratorium yang dilakukan oleh

masyarakat/pelanggan akan lebih cepat sehingga bisa menghemat waktu

dan tenaga.

Dengan adanya Aksi Perubahan juga mempermudah

masyarakat/pelanggan dalam memperoleh informasi berkaitan dengan

layanan jasa laboratorium.

2. Dampak Aksi Perubahan

Dampak Aksi Perubahan ini merupakan uraian tentang dampak positif

maupun dampak negatif (merupakan kendala aksi perubahan).

Tabel 5.3 Dampak Implementasi Aksi Perubahan (Jangka Pendek)

No

Tahapan

Dampak

1. Koordinasi dan konsultasi dengan Berdampak positif, karena

mentor telah menerapkan nilai etika

birokrasi pemerintahan.

2. Penyusunan Tim Efektif Aksi Berdampak positif, tim yang

Perubahan disusun sesuai kebutuhan

kinerja tim

3. Penyusunan draft Keputusan Kepala Berdampak positif karena

Dinas Lingkungan Hidup Kota susunan tim efektif sudah

Singkawang tentang Tim Efektif sesuai dan berkaitan dengan

program

4. Pengajuan draft Keputusan Kepala Berdampak positif karena

Dinas Lingkungan Hidup Kota sudah mengikuti aturan tata

Singkawang tentang Tim Efektif naskah dinas yang sudah

ditentukan

5. Pengesahan Keputusan Kepala Dinas Berdampak Positif, karena

Lingkungan Hidup Kota Singkawang pimpinan mendukung

tentang Tim Efektif sepenuhnya

6. Rapat koordinasi Tim Efektif Berdampak positif karena

sudah membangun

kolaborasi

7. Inventarisasi kebutuhan data Berdampak positif karena

pendukung program/aplikasi Quick informasi dari OPD saling

Information System (QIS) mendukung

51

No

Tahapan

Dampak

8. Penyusunan desain / flowchart Berdampak positif karena

program/aplikasi Quick Information tersedianya desain/flowchart

System (QIS) untuk pembuatan aplikasi

9. Rapat perbaikan desain / flowchart Berdampak positif karena

program/aplikasi Quick Information sudah membangun

System (QIS) kolaborasi

10. Pembuatan program/aplikasi Quick Berdampak positif karena

Information System (QIS) pembuatan aplikasi QIS

semakin efektif

11. Penyusunan manual book Berdampak positif karena

program/aplikasi Quick Information adanya panduan dalam

System (QIS) penggunaan aplikasi QIS

12. Uji coba dan perbaikan Berdampak positif karena

program/aplikasi Quick Information aplikasi QIS semakin efektif

System (QIS)

13. Penyusunan Draft Keputusan Kepala Berdampak positif karena

Dinas Lingkungan Hidup Kota adanya dasar hukum

Singkawang tentang Pemberlakuan penggunaan aplikasi QIS

Aplikasi Quick Information System

(QIS)

14. Pengesahan Keputusan Kepala Dinas Berdampak Positif, karena

Lingkungan Hidup Kota Singkawang pimpinan mendukung

tentang Pemberlakuan Aplikasi Quick sepenuhnya


15. Bimbingan Teknis program/aplikasi Berdampak Positif, karena

Quick Information System (QIS) pengguna bisa

mengoperasikan aplikasi

QIS

16. Sosialisasi Aplikasi Quick Information Berdampak Positif, karena

System (QIS) stakeholder mendukung

pelaksanaan aplikasi QIS

17. Penerapan Aplikasi Quick Information Berdampak Positif, karena

System (QIS) aplikasi QIS bisa

meningkatkan pelayanan

jasa laboratorium lebih

efektif dan efisien

5.3. Keberlangsungan Aksi Perubahan

Keberlanjutan Aksi Perubahan ini merupakan tindak lanjut kegiatan

jangka pendek dengan menetapkan target capaian jangka menengah dan jangka

panjang :

52

Tabel 5.4 Hasil Capaian Aksi Perubahan Jangka Menengah

dan Jangka Panjang

NO

OUTPUT TARGET CAPAIAN

BOBOT

TARGET

REALISASI

CAPAIAN

KETERANGAN

KINERJA PELAYANAN

TARGET

KINERJA

JANGKA MENENGAH

1. Monitoring dan Evaluasi Jangka 20 % 6 Bulan 12 Bulan 40 %

Pendek

2. Peningkatan Aplikasi Quick 20 % 1 Paket 2 Paket 40 %

Information System (QIS) Kegiatan Kegiatan

Layanan Jasa Laboratorium

JANGKA PANJANG

1. Monitoring dan Evaluasi Jangka 20 % 12 Bulan 24 Bulan 40 %

Menengah

Pengembangan Aplikasi Quick 30% 2 Paket 4 Paket 60 %

2. Information System (QIS) Kegiatan Kegiatan

Layanan Jasa Laboratorium

BAB VI

PENUTUP

6.1. Simpulan

Berdasarkan hasil implementasi Aksi Perubahan, maka dapat

disimpulkan hal-hal sebagai berikut :

1. Aksi Perubahan berhasil diimplementasikan sesuai dengan kriteria

keberhasilan yang telah ditetapkan karena peran penting mentor dan

stakeholders yang lain, mulai konsultasi dan koordinasi dengan mentor

dengan hasil capaian sebesar 28,3% melebihi target kinerja sebesar 10%;

terbitnya Keputusan Tim Efektif dengan hasil capaian sebesar 15% sesuai

dengan target kinerja sebesar 15%; serta rapat koordinasi Tim Efektif

dengan hasil capaian sebesar 10% sesuai dengan target kinerja sebesar

10%.

2. Pencapaian Kriteria Keberhasilan Aksi Perubahan yang ditetapkan

meliputi: Inventarisasi kebutuhan data pendukung dengan hasil capaian

sebesar 8,3% melebihi 3,3% dari target kinerja sebesar 5%; Manual Book

aplikasi Quick Information Sistem (QIS) dengan hasil capaian sebesar 5%

sesuai dengan target kinerja sebesar 5%; Uji Coba aplikasi Quick

Information Sistem (QIS) dengan hasil capaian sebesar 5% sesuai dengan

target kinerja sebesar 5%; Terbitnya Keputusan Pemberlakuan Aplikasi

Quick Information Sistem (QIS) dengan hasil capaian sebesar 15% sesuai

dengan target kinerja sebesar 15%; Bimbingan Teknis aplikasi Quick

Information Sistem (QIS) dengan hasil capaian sebesar 5% sesuai dengan

target kinerja sebesar 5%; dan Sosialisasi aplikasi Quick Information Sistem

(QIS) dengan hasil capaian sebesar 10% sesuai dengan target kinerja

sebesar 10%.

3. Keberhasilan Penerapan Aplikasi Quick Information Sistem (QIS) yang

semula ditargetkan 22 menit per layanan dengan bobot 20% mengalami

pengembangan menjadi 14 menit per layanan dengan capaian kinerja

sebesar 31,4%.

53

54

6.2. Rekomendasi

Adapun rekomendasi terkait kelanjutan pelaksanaan Aksi Perubahan

dengan judul “Pelayanan Jasa Laboratorium Melalui Quick Information System

(QIS)” pada UPT Laboratorium Lingkungan Dinas Lingkungan Hidup Kota

Singkawang adalah sebagai berikut :

1. Perlu adanya peningkatan pelayanan jasa laboratorium melalui aplikasi


2. Perlu adanya pengembangan aplikasi Quick Information System (QIS)

untuk meningkatkan pelayanan jasa laboratorium sehingga lebih efektif dan

efisien dan perlu adanya integrasi dengan aplikasi retribusi jasa usaha yang

ada di Dinas Keuangan Daerah Kota Singkawang.

3. Aksi Perubahan ini, baik dalam jangka menengah maupun jangka panjang

perlu menjadi agenda pembahasan penyusunan APBD Kota Singkawang

Tahun 2021.

LAPORAN AKSI PERUBAHAN - jatimprov.go.id

Documents

Transcript of LAPORAN AKSI PERUBAHAN - jatimprov.go.id