LOGO

LANGKAH IDENTIFIKASI SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

PUSAT KAJIAN DAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN APARATUR IV

LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA

2014

TAHAPAN PENYUSUNAN SOP ADM. PEM.

PENYUSUNAN

DOKUMENTASI

IDENTIFIKASI

Mengetahui:1. Output dari

Tugas & Fungsi2. Jumlah & Judul

SOP 3. Jumlah SOP

Makro & Mikro

Proses:Pengisian Formulir

Identifikasi

Proses:1. Identifikasi

Kegiatan Awal, Utama & Akhir

2. Identifikasi Seluruh Aktivitas

3. Pembuatan Flowcharts

4. Pengisian Mutu Baku

5. Pengisian Keterangan

6. Pengisian Identitas

Proses:1. Penentuan

Bentuk & Lay Out

2. Pembuatan Halaman Judul

3. Pembuatan Peraturan

4. Pembuatan Daftar Isi

5. Perumusan Penjelasan Penggunaan

6. Pengesahan7. Pendokumen-

tasian

LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

1. Identifikasi Kebutuhan SOP-AP berdasarkan tugas dan fungsi Identifikasi output Identifikasi aspek (prosedur) output; Merumuskan judul SOP-AP.

2. Penyusunan SOP-AP berdasarkan tugas dan fungsi Penyusunan Dokumen Dasar SOP-AP

(Flowcharts, Mutu Baku dan Keterangan) Pengisian Identitas SOP-AP.

IDENTIFIKASI KEBUTUHAN SOP-AP (1)SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

1. Identifikasi Kebutuhan SOP-AP pada hakekatnya adalah mengidentifikasi output yang dihasilkan dari pelaksanaan tugas dan fungsi yang dimiliki, berupa: Output dari Tugas Pokok; Output dari Tugas Tambahan; Output dari Tugas Lain-lain.

2. Output dari tugas dan fungsi meliputi: Output potensial (kemungkinan akan

dihasilkan); Output riil (sudah dihasilkan).

IDENTIFIKASI KEBUTUHAN SOP-AP (2)SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

3. Output yang dihasilkan berdasarkan tugas dan fungsi tidak dibatasi periode waktu (tahun anggaran ataupun tahun perencanaan) karena output tersebut merupakan pencerminan tugas dan fungsi yang tidak dibatasi waktu dan selalu berulang pada periode-periode tertentu.

4. Output yang dihasilkan dalam kurun waktu perencanaan tertentu (5 tahun/1 tahun) merupakan sebagian dari seluruh output yang seharusnya dihasilkan oleh organisasi yang bersangkutan dalam menjalankan tugas dan fungsi yang dimiliki.

IDENTIFIKASI KEBUTUHAN SOP-AP (3)SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

5. Output yang dihasilkan dari pelaksanaan tugas dan fungsi yang dimiliki, berbentuk: Benda (produk)

Produk Baru (Buku, Laporan, Pedoman)Nilai Tambah (Legalisir, Disposisi)

Proses (Bimbingan Teknis, Workshop, Monitoring).

6. Output dari tugas dan fungsi yang diidentifikasi memiliki scope (ruang lingkup) tertentu dan harus bersifat final (tuntas) bukan parsial (sementara). Bila sudah ketemu output parsial maka dapat ditelusur output finalnya.

IDENTIFIKASI KEBUTUHAN SOP-AP (4)SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN6. Output yang dihasilkan dari pelaksanaan tugas

dan fungsi yang dimiliki inilah yang menjadi dasar penentuan aspek (prosedur) dan judul SOP (aspek + output + keterangan).

7. Identifikasi output dari tugas dan fungsi yang diidentifikasi inilah yang merupakan langkah awal dan strategis untuk mulai penyusunan SOP. Keberhasilan penentuan output mempengaruhi keberhasilan dalam penentuan judul SOP dan sekaligus mempermudah dalam langkah identifikasi aktivitas (kegiatan), aktor (pelaksana), dan mutu baku SOP.

8. Untuk mempermudah identifikasi pergunakanlah Formulir Identifikasi yang ada.

FORMULIR IDENTIFIKASI SOP BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI

Keterangan:Kolom 1 Nomor diisi dengan nomor urut tugas (sebaiknya dengan Huruf Kapital A);Kolom 2 Tugas diisi dengan Tugas berdasarkan Peraturan yang ada (sebaiknya diisi sesuai dengan peraturan yang ada

dengan diberi nomor angka Arab, misal: 1,2,3,…);Kolom 3 Fungsi diisi dengan Fungsi berdasarkan Peraturan yang ada (sebaiknya diisi sesuai dengan peraturan yang ada

dengan diberi nomor huruf abjad kecil, misal: a, b, c,…);Kolom 4 Sub-Fungsi diisi dengan Sub-Fungsi yang merupakan bagian dari Fungsi yang ada dengan diberi angka Arab

berkurung satu misal: 1), 2), 3), … (Hal ini bersifat opsional, bila ada dan bila diperlukan terkait dengan kompleksitas fungsi yang dimiliki);

Kolom 5 Output diisi dengan Output yang dihasilkan dari Fungsi/Sub-Fungsi yang ada (Output dapat lebih dari satu, baik yang berupa produk (baru) ataupun berupa nilai tambah (lama/tiruan/copi) dari produk yang sudah ada) dan diberi nomor huruf alfabet berkurung satu, misal: a), b), c), …;

Kolom 6 Aspek diisi dengan Aspek yang terkait dengan Output yang bersangkutan (Aspek ini biasanya berupa fungsi manajemen, misal: penyusunan, pelaksanaan, evaluasi, pelaporan, publikasi, distribusi) dengan diberi nomor angka Arab berkurung, misal: (a), (b), (c), …;

Kolom 7 Judul SOP diisi judul SOP yang terdiri dari unsur Output dan Aspek serta keterangan bila diperlukan , Misalnya: SOP Penyusunan Renstra di Badan Ketahanan Pangan (Penyusunan aspek, Renstra Output, di Badan Ketahanan Pangan Keterangan). Untuk memudahkan dalam menghitung jumlahnya maka sebaiknya diberi angka berurutan dengan angka Arab dari SOP nomor urut pertama (1) s.d. terakhir.

No. Tugas Fungsi Sub-Fungsi Output Aspek Judul SOP

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

LANGKAH-LANGKAH IDENTIFIKASI (1)

1. Mengidentifikasi dan menginventarisasi tugas dan fungsi organisasi;

2. Mengidentifikasi output dari tugas dan fungsi;3. Mengidentifikasi Aspek (prosedur) dari output

final;4. Merumuskan judul SOP berdasarkan aspek dan

output final;5. Mengkategorisasi judul SOP dalam SOP makro

dan SOP mikro;6. Menentukan prioritas penyusunan SOP sesuai

sumber daya yang tersedia;7. Melakukan langkah penyusunan SOP.

LANGKAH-LANGKAH IDENTIFIKASI (2)1. Mengidentifikasi dan menginventarisasi tugas dan fungsi

organisasi (sebaiknya dari unit terendah) berdasarkan Peraturan mengenai Organisasi dan Tata Kerja yang ada (Qanun Aceh No. 10 Tahun 2007 Tentang Baitul Mal, Pergub Aceh No 33 Tahun 2008 SOTK Sekretariat Keistimewaan Aceh dan Pergub Aceh No. 92 Tahun 2008 Tentang SOTK Badan Pelaksana Baitul Mal, Pergub No. 2 tahun 2011 tentang Dewan Pertimbangan Syariah Baitul Mal Aceh) dan tuliskan pada kolom 2 dan 3 pada formulir Identifikasi. Bila ada sub fungsi yang memudahkan untuk mengidentifikasi output maka tuliskan pada kolom 4 (ini bersifat optional);

2. Mengidentifikasi output dari tugas dan fungsi yang berupa benda (produk) atau proses. Bila identifikasi dari struktur terrendah maka output yang didapatkan bersifat sementara (parsial) maka telusuri sampai output final (peningkatan scope);

LANGKAH-LANGKAH IDENTIFIKASI (3)

3. Mengidentifikasi Aspek (prosedur) dari output final. Aspek (prosedur) adalah proses yang harus dilalui sebelum (pra), pada saat (in) dan setelah (pasca) dari output yang bersangkutan.

4. Merumuskan judul SOP berdasarkan aspek dan output final (judul = aspek + output);

5. Mengkategorisasi judul SOP dalam SOP makro dan SOP mikro;

6. Menentukan prioritas penyusunan SOP sesuai sumber daya yang tersedia;

7. Tindak lanjut identifikasi: Langkah penyusunan SOP.

LANGKAH-LANGKAH IDENTIFIKASI (4)

PEMBAGIAN STRUKTUR ORGANISASI

SPESIFIKSTRUKTUR ORGANISASI

SUBSTANSI

Perencanaan Pelaksanaan Evaluasi

FUNGSI MANAJEMEN

Pidana Umum Pidana Khusus

GENERIK

TUGAS & FUNGSI

SOP

LANGKAH-LANGKAH IDENTIFIKASI (5)

IDENTIFIKASI ASPEK DARI OUTPUT (BENDA)

OUTPUTPRA PASCA

Buku

IN

Penyusunan Pendistribusian

Review

LANGKAH-LANGKAH IDENTIFIKASI (6)

IDENTIFIKASI ASPEK DARI OUTPUT (PROSES)

OUTPUTPRA PASCA

Bimtek

IN

Persiapan Pelaporan

Pelaksanaan

LANGKAH-LANGKAH IDENTIFIKASI (6)

1. Identifikasi Kebutuhan SOP-AP berdasarkan tugas dan fungsi

No. Tugas Fungsi Sub-Fungsi Output Aspek Judul

1. Membantu penyiapan Kebijakan SOTK

Menyiapkan kebijakan SOTK

Menyusun RancanganPeraturan mengenai SOTK

Rancangan Peraturan mengenai SOTK

Penyusunan Penyusunan Ranc. Peraturan mengenai SOTK

Penelaahan Penelaahan Ranc. Peraturan mengenai SOTK

Penyampaian Penyampaian Ranc. Peraturan mengenai SOTK

Catatan: Dianjurkan untuk mengidentifikasi out-put final dgn meningkatkan cakupan SOP Judul SOP Final

Out-put Final Aspek Judul SOP Final

Peraturan mengenai SOTK Penyusunan Penyusunan Peraturan mengenai SOTK

LOGOPUSAT KAJIAN DAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN APARATUR IV LAN

LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA2014