KOORDINASI

5/13/2018 KOORDINASI - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/koordinasi-55a754933434f 1/6

KOORDINASI

PENGERTIAN KOORDINASI

Koordinasi didefinisikan sebagai proses pengintegrasian ( penyatuan ) tujuan dan kegiatan

perusahaan pada satuan yang terpisah dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi

secara efisien.

Di dalam suatu organisasi kegiatan-kegiatan di bagi-bagi dan di departementasikan, namun manajer

perlu mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan agar tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif.

Kemampuan manajer untuk mengkoordinasikan secara efektif sebagian besar tergantung dari

bawahan/anggota organisasi untuk menyadari dan mewujudkan komitmennya terhadap organisasi.

Menurut WESTRA: koordinasi dalam bahasa inggris ³coordination´, berasal dari bahasa latin

yaitu: ³CUM´ dan ordinare yang berarti ³penyusunan atau penempatan sesuatu dalam

keharusannya´.

Koordinasi adalah proses pengintergrasian tujuan-tujuan dan kegiatan dari satuan yang terpisah

(unit-unit) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.

Sementara para ahli berkesimpulan bahwa sebenarnya ´ coordinating´ itu sinonim dengan

³managing´ dengan demikian maka seorang manajer juga disebut dengan seorang koordinator

Koordinasi adalah usaha mengharmoniskan atau menserasikan seluruh kegiatan sehingga dapat

mencapai tujuan yang diharapkan

Jadi pengkoordinasian merupakan upaya untuk menserasikan kesatuan-kesatuan , pekerjaan-

pekerjaan dan orang-orang agar dapat berkerja secara tertib dan seirama menuju kearah tercapainya

tujuan tanpa terjadinya kekacauan (chaos) penyimpangan , percekcokkan dan kekosongan kerja

(Uaccum) , jadi koordinasi dapat dimaknai sebagai proses penyatu paduan sasaran dan kegiatan-

kegiatan dari unit-unit lembaga untuk mencapai tujuan lembaga secara efektif dan efisien



I. KEBUTUHAN AKAN MASALAH ± MASALAH PENCAPAIAN KOORDINASI YANG

EFEKTIF

Paul R.Lawrence dan Jay W.Lorch telah mengemukakan empat tipe perbedaan dalam sikap dan

cara kerja di antara bermacam-macam individu dan departemen dalam organisasi yang mempersulittugas pengkoordinasian bagian-bagian organisasi secara efektif, yaitu :

a. Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu. Setiap departemen memiliki pandangan

yang berbeda dalam memcapai tujuan organisasi. Contohnya, bagian penjualan menganggap

diversifikasi harus lebih diutamakan daripada kualitas produk. Bagian pemasaran

menganggap desain produk yang paling esensial.

b. Perbedaan dalam orientasi waktu. Manajer produksi akan lebih memperhatikan masalah-

masalah yang harus dipecahkan segera (jangka pendek). Bagian penelitian dan pengembangan

(R&D) lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang.

c. Perbedaan dalam orientasi antar pribadi. Pada bagian penelitian dan pengembangan, setiap

orang akan berdiskusi dengan santai dalam mencari solusi terbaik. Sedangkan kegiatan

produksi memerlukan keputusan cepat dan komunikasi antara individu didalamnya sangat

tinggi agar proses produksi lancar.

d. Perbedaan dalam formalitas struktur. Setiap satuan organisasi mungkin memiliki metoda dan

standard yang berbeda untuk mengevaluasi karyawan. Departemen produksi mengawasi

kualitas dan kuantitas secara ketat, proses evaluasi dan balas jasa dilakukan secara formal.

Sementara departemen personalian mengevaluasi karyawan dan kualitas kerjanya lebih

longgar selama periode waktu tertentu (evaluasi sekali dalam setahun).



II. PENDEKATAN ± PENDEKATAN UNTUK MENCAPAI KOORDINASI YANG

EFEKTIF

A. Pendekatan Potensi Koordinasi.

Pendekatan koordinasi ini meliputi sistem:

1. Sistem Informasi Vertical.

Adalah suatu sistem di mana informasi dapat di kirimkan ke atas dan kebawah jenjang

organisasi. Misalnya penanganan IDT (inpres desa tertinggal) dari menteri dalam negeri

sampai ke desa tertinggal dan sebaliknya.

2. Sistem Informasi Lateral.

Sistem ini mengabaikan rantai komando. Hubungan lateral (hubungan ke samping atau

sejajar) ini memungkinkan adanya pertukaran informasi yang di butuhkan dapat di

pertanggung jawabkan. Misalnya dalam kasus tanah perlu adanya informasi lateral atau

badan pertanahan nasional, departemen dalam negeri, departemen kehutanan, dan

departemen kehutanan.

3. Sistem Informasi Manajer Penghubung.

Manajer penghubung mempunyai wewenang formal atas semua unit yang terlibat dalam

sebuah proyek. Manajer penghubung perlu di laksanakan apabila di perkirakan

koordinasi secara efektif tidak berhasil di laksanakan.

B. Pendekatan Struktur.

Pendekatan ini di lakukan apabila perusahaan merasakan adanya iklim yang tidak sehat

pada unit-unit karena adanya penunpukan kegiatan pada satu unit. Pendekatan ini di kenal

sebagai organisasi matrik. Yaitu mencirikan adanya satuan tugas atau proyek. Satuan tugas

ini dapat di bubarkan apabila proyek telah selesai.



III. MEKANISME ± MEKANISME PENGKOORDINASIAN DASAR

Berikut adalah bebrapa mekanisme-mekanisme dasar untuk pencapaian koordinasi.

a. Hirarki Manajerial. Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenang formal,

hubungan tanggung jawab dan akuntabilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila

dirumuskansecara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.

b. Aturan dan Prosedur. Aturan-aturan dan prosedur adalah keputusan-keputusan manajerial

yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi

peralatan yang efisien untuk koordinasi.

c. Rencana dan Penetapan Tujuan. Pengembangan rencana dan tujuan dapat digunakan untuk

mengkoordinasi melalui pengarahan seluruh satuan organisasi terhadap sasaran-sasaran

yang sama. Ini diperlukan bila aturan danprosedur tidak mampu lagi memperoses seluruh

informasi yang diperlukan untuk mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan

organisasi.



IV. MENINGKATAN PENDEKATAN KOORDINASI POTENSIAL

Koordinasi ini dapat di tingkatkan melalui dua cara, yaitu:

1. Sistem informasi vertikal.

Adalah peralatan melalui mana data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi.

Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar rantai perintah. Sistem informasi manajemen

telah dikembangkan dalam kegiatan-kegiatan seperti pemasaran, keuangan, produksi, dan

operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan,

koordinasi, dan pengawasan.

2. Hubungan-hubungan lateral (harizontal).

Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi

dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada.

Beberapa hubungan lateral, yaitu:

Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatakan efektivitas dan efisiensi

kerja.

a. Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sahingga mengurangi

panjangnya saluran komunikasi. b. Panitianya dan satuan tugas. Panitnya biasanya diorganisasi secara formal dengan

pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-

masalah khusus.

c. Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau proyek,

perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi

yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.

d. Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan

anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya. Ini diperlukan bila

posisi pengintegrasian yang dijelaskan pada d di atas tidak secara efektif mengoordinasikan

tugas tertentu.

e. Organisasi matriks, suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan penyelesaian

proyek-proyek yang kompleks.



V. PENGURANGAN KEBUTUHAN AKAN KOORDINASI

Bila mekanisme-mekanisme pengkoordinasian dasar tidak mencukupi, kordinasi potensialdapat

ditingkatkan dengan penggunaan metode-metode di atas. Tetapi kebutuhan akan koordinasi yang

sangat besar dapat menyebabkan kelebihan beban, bahkan memperluas mekanisme-mekanisme

pengkoordinasian. Langkah yang paling konstruktif yang dapat diambil dalam menghadapi kasus

ini adalah mengurangi kebutuhan akan koordinasi. Ada dua metode pengurangan kebutuhan

koordinasi, yaitu :

A. Penciptaan sumber daya-sumber daya tambahan.

Sumber daya-sumber daya tambahan memberikan kelonggaran bagi satuan-satuan kerja.

Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas diperingan dan masalah-masalah yang

timbul berkurang.

B. Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri.

Teknik ini mengurangi kebutuhan koordinasi dengan mengubah karakter satuan-satuan

organisasi. Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahi suatu tanggung jawab penuh

salah satu organisasi operasi (perusahaan).

KOORDINASI

Documents

Transcript of KOORDINASI