CRITICAL BOOK REVIEW

Oleh : Beslon Samosir NIM. 809225002 Angkatan XVI Tahun 2009

Prodi: Teknologi Pendidikan Program Pasca Sarjana UNIMED

Judul Buku : MEMIMPIN SESUAI AMANAH: Apakah Kepemimpinan Kristiani itu?

Penulis : Pdt. Radesman Sitanggang

Diterbitkan Oleh : L-SAPA, 2006 Pematangsiantar

Ciri-ciri Fisik : halaman sampul x halamam; halaman isi 130 halaman; 14x21 cm termasuk biografi, dilengkapi dengan daftar pustaka

Tinjauan Buku ini hanya pada Bab III : KOMUNIKASI DALAM KEPEMIMPINAN

I. PROSES TERJADENYA KOMUNIKASI.

Komunikasi adalah pengiriman dan penerimaan pesan dari pengirim kepada penerima dengan cara yang tepat sehingga pesan tersebut dapat dipahami. Pada dasarnya dapat disimpulkan proses terjadinya komunikasi adalah (a) Ketika si pengirim pesan (b) menyiapkan pesan (c) untuk diteruskan kepada seseorang atau sekelompok orang melalui suatu saluran, (d) dan sipenerima pesan menafsirkan pesan tersebut (e) untuk diberikan tindakan yang diperlukan sesuai dengan kepentingan pesan itu sendiri. Berdasarkan kesimpulan ini yaitu : a – c dapat diidentifikasi adanya lima unsur-unsur yang utama terdapat dalam komunikasi yaitu: (a) Komunikator atau Communicator yaitu sipengirim pesan,(b) Pesan atau massage yaitu bahan informasi yang disampaikan, (c) Saluran atau Channel yaitu media yang dipergunakan untuk menyampaikan informasi,(d) Komunikan atau Communicatee yaitu penerima pesan, dan (e) Respon yaitu tindakan atau kegiatan yang diperlukan oleh komunikan untuk merespon informasi yang diterima.

Harus diberikan catatan disini bahwa pesan yang disampaikan oleh komunikator tentulah dilatar belakangi oleh keperibadiannya sendiri, begitupun komunikan dalam merespon atau memberikan tindakan yang diperlukan atas informasi yang diterimanya juga dilatar belakangi oleh keperibadiannya sendiri. Walaupun begitu, untuk menempatkan komunikasi yang komunikatif dalam rangka melancarkan tugas-tugas pekerjaan dalam suatu organisasi dapat dilihat berdasarkan azas-azas komunikasi yang efektif. Dalam hal ini paling tidak terdapat tujuh azas-azas dalam komunkasi yang efektif (Nawawi, 1989) yaitu: Kejelasan atau Clearity, Kesesuaian atau Consistency, Kecukupan atau Adequacy, Tepat waktu atau Timing, Penyebaran atau Distribution, Keseragaman atau Uniformity, Menarik dan dapat dimengerti atau Interest dan acceptance.

Pertama: Kejelasan atau Clearity. Setiap pesan atau informasi yang disampaikan oleh

komunikator kepada komunikan haruslah jelas agar maksudnya tidak disalah tafsirkan oleh si komunikan. Pesan informasi yang tidak jelas tentulah dapat terjadi karena berbagai sebab umpamanya dalam lingkungan suatu instansi atau perusahaan, personal yang ditunjuk untuk menyampaikan suatu pesan tidak mampu menyampaikannya sesuai dengan maksud yang sebenarnya. Namun pada sisi yang lain dapat juga terjadi karena pesan yang disampaikan oleh komunikator ditafsirkan lain oleh komunikan karena kemampuannya terbatas untuk menangkap makna yang terdapat dalam pesan yang disampaikan. Dalam rangka menangkap makna tersebut bahasa menempati peran yang penting, baik bahasa lisan maupun bahasa tulisan. Oleh sebab itu penggunaan bahasa dalam rangka penyampaian pesan perlu memperhatikan paling tidak tiga hal. Pertama, kalimat yang dipergunakan haruslah singkat dan sederhana, tidak berbelit-belit. Kedua, mempergunakan kata-kata yang tepat dan istilah-istilahya serasi, tidak berlebih-lebihan. Ketiga, mempergunakan kata-kata dapat dimengerti oleh si penerima pesan.

Kedua: Kesesuaian atau Consistency. Pesan yang disampaikan oleh komunikator kepada komunikan yang secara berulang atau bersambung tidak boleh bertentangan satu sama lain, tetapi haruslah saling menunjang dan saling melengkapi sehingga merupakan satu kebulatan. Dengan perkataan lain, pesan dari satu sumber haruslah secara consistency bilamana disampaikan lebih dari satu kali yaitu pesan kedua dan seterusnya haruslah memperjelas pesan sebelumnya. Dapat saja terjadi bahwa pesan atau informasi ulangan merupakan pembetulan atau koreksi terhadap pesan sebelumnya. Pesan atau informasi yang disampaikan oleh komunikator kepada kornunikan yang secara consistency dalam lingkungan suatu instansi atau perusahaan tentulah sangat bermanfaat dalam rangka peningkatan efisiensi untuk pencapaian tujuan.

Ketiga: Kecukupan atau Adequacy. Pesan yang disampaikan oleh komunikator kepada komunikan haruslah cukup dan lengkap, tidak terlalu banyak tetapi juga tidak terlalu sedikit. Pesan yang terlalu sedikit dapat mengakibatkan kurangnya data yang dibutuhkan dalam mengambil keputusan sebagai respon, namun pada sisi yang lain, pesan yang terlalu banyak dapat menjadi tidak efisien ditinjau darl segi waktu, tenaga dan materi dalam mempersiapkannya, sementara pesan tersebut belum tentu dipergunakan semuanya. Oleh sebab itu azas kecukupan atau adequacy dalam hal ini menekankan dua segi. Seberapa banyakkah pesan atau informasi yang dapat disampaikan oleh komunikator kepada komunikan? Selanjutnya,seberapa jauhkah pesan atau informasi yang diterima oleh komunikan dapat direspon? Sehubungan dengan hal ini komunikator disyaratkan dapat mengetahui dengan jelas siapa yang menjadi komunikannya, dan kapan sebaiknya pesan disampaikan kepada komunikan sehingga dapat direspon sesuai dengan harapan komunikator.

Keempat: Tepat Waktu atau Timing. Pesan atau informasi yang disampaikan oleh komunikator kepada Icomunikan haruslah tepat waktu. Pesan yang berbentuk data haruslah up to date dan disampaikan pada waktu yang tepat kepada komunikan. Tentu pesan yang out of date tidaklah akan bermanfaat bagi komunikan, demikian juga ketika komunikan berhalangan menerima pesan yang disampaikan karena berbagai sebab, umpamanya karena sakit, tugas Iuar dan yang lain tentulah tidak akan bermanfaat untuk disampaikan.

Kelima: Penyebaran atau Distribution. Penyebaran pesan atau informasi darl komunikator kepada komunikan haruslah tepat sasaran khususnya dilingkungan suatu instansi atau perusahaan haruslah mempertimbangkan batas-batas personal yang berhak atau tidak berhak menerimanya. Penerima pesan tidak perlu berlebih-lebihan sehingga orang yang tidak berhakpun ikut menerima p e s a n t e r s e b u t . D e m i k i a n juga tidak boleh terjadi bahwa orang yang berhak menerima pesan. ternyata tidak menerimanya pada waktu yang tepat. Oleh sebab itu penyebaran pesan haruslah tepat sasarannya.

Keenam: Keseragaman atau Uniformity. Pesan yang bersifat umum hendaklah disampaikan dalam bentuk yang seragam dari komunikator kepada komunikan khususnya dilingkungan suatu instansi atau perusahaan. Tujuannya adalah untuk mengarah kepada standarisasi bentuk dan cara penyampaian pesan sehingga dapat menghemat tenaga dan dana karena dapat membatasi jenis-jenis pesan yang disampaikan tetapi juga dapat mempermudah penyampaian pesan kepada komunikan. Umpamanya, keseragaman dalam bentuk blanko sehingga tinggal mengisi pesan sesuai dengan keperluan, istilah-istilah atau singkatan-singkatan, sandi-sandi format surat, symbol, peta, dan sebagainya semuanya sebaiknya disampaikan berdasarkan azas keseragaman.

Ketujuh: Menarik dan dapat dimengerti atau Interest dan Acceptance. Dilingkungan suatu instansi atau perusahaan khususnya, komunikator haruslah berupaya agar pesan yang akan disampaikannya dapat menarik dan mudah dimengerti oleh komunikan. Umpamanya pesan lisan tentulah akan lebih menarik apabila disampaikan dalam suasana yang santai, akrab, terencana dan sistematis kepada komunikan darl pada penyampaiannya dilakukan sebaliknya. Demikian juga pesan dalam bentuk tertulis termasuk apabila mempergunakan media audio-visual, umpamanya dengan gambar, tulisan dan bahasa lisan. Disamping hal-hal diatas, ternyata faktor personal yang menyampaikan pesan sangat besar pengaruhnya kepada komunikan. Umpamanya pesan yang disampaikan oleh seseorang yang berpengaruh dan dapat dipercaya dalam lingkungan suatu organisasi, tentulah akan besar pengaruhnya kepada komunikan dari pada hal tersebut disampaikan oleh seseorang yang tidak berpengaruh dan tidak dapat dipercaya dalam suatu. organisasi.

CATATAN PERKEMBANGAN UNTUKPROSES KOMUNIKASI

Disamping ketujuh azas komunikasi yang efektif di atas, sisi lain yang perlu

dipertimbangkan adalah bahwa pelaku yang berperan dalam proses terjadinya komunikasi

itu adalah manusia, karena itu komunikasi sebenarnya menjelaskan mengapa dan untuk apa

hubungan antar manusia itu terjadi? Tentu dilingkungan suatu organisasi faktor status yang

menyertai seseorang, karena jabatan, pangkat dan yang lain, dapat memberi pengaruh

kepada hubungan antar manusia, baik yang bersifat positif maupun negatif. Ditinjau dari

aspek-aspek manusiawi, tentu setiap manusia memiliki perasaan, pikiran dan kehendak

sendiri. Oleh sebab itu hubungan antar manusia apabila tidak mempertimbangkan perasaan,

pikiran dan kehendak yang lain, itu berarti bahwa hubungan antar manusia tersebut menjadi

tidak manusiawi, padahal hubungan antar manusia yang benar adalah bersedia menghargai

perasaan, pikiran dan kehendak orang lain. Memang tidak perlu seseorang menerima dan

membenarkan perasaan, pikiran kehendak orang lain, tetapi yang diminta adalah setiap

orang dapat mengakui hak orang lain untuk mempunyai perasaan, pikiran kehendak sendiri.

Oleh sebab itu hubungan antara pemimpin selaku komunikator kepada bawahan

selaku komunikan dalam suatu organisasi tidaklah tepat apabila menjadi hubungan

antara subyek penguasa kepada obyek yang dikuasai dengan mengabaikan aspek-aspek

kemanusiawian diatas, tetapi hubungan itu harus mempertimbangkan cara-cara yang etis

dimana satu sama lain dapat menghargai dan mengakui perasaan, pikiran dan kehendak yang

lain. Kalau hal seperti ini mendapat perhatian dilingkungan suatu organis berarti hubungan

antara atasan selaku komunikator kepada bawahan selaku komunikan dalam rangka

melancarkan tugas-tugas pekerja akan menghasilkan dampak yang positif yaitu hubungan

antara atasan kepada bawahan itu akan menjadi hubungan yang bersifat manusia. Dengan

perkataan lain aspek-aspek manusiawi dalam proses komunikasi dilingkungan suatu organisasi

patut dipertimbangan dalam rangka melancarkan tugas-tugas pekerjaan untuk mendukung tujuan

organisasi.

2. TIPE-TIPE KOMUNIKASI.

Dalam hal ini yang dimaksud tipe-tipe komunikasi adalah bentuk-bentuk komunikasi yang dipergunakan dalam suatu organisasi dalam upaya untuk mendukung tujuan-tujuan yang telah ditetapkan o organisasi tersebut. Paling tidak terdapat empat tipe komunikasi dalam organisasi (Kossen, 1983) yaitu: (a) Komunikasi Formal dan Informal, (b) Komunikasi Keatas, Kebawah, dan Horizontal, (c) Komunikasi Lisan dan Tertulis, (d) serta Komunikasi non-Verbal.

Pertama: Komunikasi Formal dan Informal. Dalam komunikasi yang formal, penginiman dan pengiriman pesan dari komunikator kepada komunikan mempergunakan jaringan organisasi struktur formal dan ketentuan-ketentuan yang berlaku dalam suatu organisasi. Sedangkan alat-alat yang dipergunakan. dalam komunikasi formal oleh pemimpin selaku komunikator dan bawahan selaku komunikan adalah surat-surat keputusan, instruksi, perintah, peraturan, pengumuman, surat edaran, maklumat, rapat-rapat kerja, kunjungan kerja, inspeksi dan pengawasan. Selanjutnya adalah komunikasi informal, dalam hal ini pengiriman dan penerimaan pesan darl komunikator kepada komunikan tidak

mempergunakan jaringan organisasi struktur formal ataupun ketentuan-ketentuan yang berlaku dalam suatu organisasi, karena komunikasi informal berada diluar tata cara dan prosedur kerja yang berlaku. Komunikasi informal merupakan perjumpaan antar pribadi dimana satu sama lain dapat saling menghargai dan mengakui perasaan, pikiran dan kehendak masing-masing. Dalam hal ini status yang menyertai seseorang didalam suatu organisasi, umpamanya selaku atasan atau bawahan tidaklah berperan sebagaimana di dalam, komunikasi yang formal, karena di dalam komuniksi informal baik atasan maupun bawahan dapat secara bergantian menjadi komunikator ataupun komunikan. Didalam komunikasi yang informal selaku perjumpaan antar manusia, terdapat kontak pribadi, tukar menukar ide, sendau-gurau, dengar pendapat ataupun dialog antara yang satu kepada yang lain tanpa terikat kepada tata cara protokoler dan prosedur kerja yang berlaku dalam organisasi.

Kedua: Komunikasi Keatas, Kebawah, dan Horizontal. Komunikasi dari bawah keatas atau up ward communication dalam suatu organisasi adalah mengikuti jaringan struktur formal yang dilakukan oleh bawahan selaku komunikator kepada atasan selaku komunikan, biasanya dalam bentuk laporan, saran-saran, usul-usul kepada pihak atasan. Sedangkan komunikasi dari atas kebawah down ward communication adalah juga mengikuti jaringan organisasi struktur formal yang dilakukan oleh atasan selaku komunikator kepada bawahan selaku komunikan, biasanya dalam bentuk instruksi, petunjuk pengarahan, publikasi-publikasi intern dan memo-memo kepada pihak bawahan. Selanjutnya adalah komunikasi horizontal atau horizontal communication, biasanya dilakukan oleh sesama staf yang setingkat ataupun pimpinan yang setingkat. Umpamanya sesama staf pada tingkatan paling bawah, sesama staf pada tingkatan menengah, sesama pimpinan yang pal ing bawah, dan sesama pimpinan pada t ingkat menengah. Pada umumya komunikasi horizontal dilakukan dalam rangka kordinasi kegiatan kerja supaya lebih efektif dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi. Dalam komunikasi horizontal, peran komunikator dan komunikan dilakukan secara berimbang atau bergantian antara seorang kepada yang lain sesuai dengan kebutuhan.

Ketiga: Komunikasi Lisan dan Tertulis. Dalam komunikasi lisan antara komunikator kepada komunikan dapat bertatap muka secara langsung satu sama lain, demikian juga dapat berganti peran satu sama lain sesuai dengan kebutuhan obyek yang sedang dibicarakan. Di dalam komunikasi lisan terdapat kesempatan bagi komunikator untuk menjelaskan obyek yang sedang dibicarakan secara detail, demikian juga bagi komunikan terdapat kesempatan untuk menanyakan atau menanggapi hal-hal yang belum jelas dari obyek yang sedang dibicarakan, sehingga didalam komunikasi lisan sebenarnya terdapat dialog antara komunikator dengan komunikan dan sebaliknya. Namun demikian komunikasi lisan mempunya kelemahan-kelemahan apabila dipandang dari segi keterbatasan manusia untuk merekam dalam alam pikirannya apa yang menjadi obyek pembicaraan kedua belah pihak, Disamping itu pada umumnya apa yang menjadi obyek pembicaraan komunikator dengan komunikan tidak tertata secara sistematis dan tidak dapat didokumentasikan sebagai alat bukti yang otentik. Oleh sebab itu komunikasi lisan haruslah diimbangi dengan upaya-upaya untuk menanggulangi kelemahan-kelemahannya, umpamanya dengan membuat catatan-catatan tertulis ataupun rekaman kaset tentang obyek yang dibicarakan antara komunikator dengan komunikan. Disamping itu komunikasi lisan sebaiknya diikuti dengan komunikasi tertulis untuk mengamankan hal-hal penting dari obyek pembicaraan kedua belah pihak.

Selanjutnya komunikasi tertulis, dalam hal ini informasi bentuk tertulis yang disampaikan oleh atasan selaku komunikator kepada bawahan selaku komunikan, umpamanya surat-surat keputusan, instruksi, perintah, peraturan, pengumuman, surat edaran, maklumat. dan sebagainya. Sedangkan informasi dalam bentuk tertulis yaitu disampaikan oleh bawahan selaku komunikator kepada atasan selaku komunikan, umpamanya laporan-laporan, saran-saran dan usul-usul Dalamkomunikasi tertulis, jangkauannya dapat dilakukan lebih luas dan dalam waktu yang relatif singkat bila dibandingkan dengan komunikasi lisan. Disamping itu, informasi tertulis dapat dijadikan sebagai bahan bukti yang otentik. Namun pada sisi yang lain, terdapat kelemahan-kelemahan pada komunikasi tertulis, yaitu komunikasi tertulis dapat menimbulkan hal-hal yang kurang jelas bagi komunikan, dismaying situ tidal tersedia cukup waktu untuk menanyakan secara langung hal-hal yang kurang jelas itu kepada komunikator. Satu lagi bahwa komunikasi tertulis terkesan dilakukan satu arah.

Keempat: Komunikasi non-Verbal. Dalam hal ini yaitu dimaksud komunikasi non-verbal adalah pesan yang ingin disampaikan oleh komunikator kepada komunikan bukanlah secara lisan ataupun tulisan, tetapi melalui gerakan-gerakan tubuh atau body language yang dapat memberikan pesan-pesan tertentu kepada komunikan. Duncan (1981) menyebutkan lima bentuk komunikasi non-verbal Pertama, Kinesics yaitu berkomunikasi dalam bentuk gerakan badan gerakan tangan, ekpresi muka dan sebagainya. Cara ini bermanfaat untuk mengetahui tingkat penerimaan seseorang tentang sesuatu hal. Apabila seseorang berbicara kepada yang lain dan melihat mitra bicaranya, bersandar ke meja dengan tangan tersusun dan kelihatan sedang berpikir ini dapat member pesan bahwa mitra bicara seseorang sedang mengambil posisi defensif atau sikap bertahan. Kedua Proxemics yaitu berkomunikasi dengan cara menempatkan diri secara fisik kepada mitranya. Umpamanya dalam komunikasi yang menyenangkan akan tampak dengan semakin mendekatnya secara fisik

Tetapi satu sama lain secara fisik semakin menj auh, tentu komunikasi itu memberikan pesan kurang berhasil. Ketiga, Chronemics yaitu dilihat berdasarkan lama tidaknya komunikasi lisan yang sedang berlangsung terputus. Bila terjadi penghentian komunikasi lisan yang sedang berlangsung dalam waktu yang cukup lama, berarti pesan yang disampaikan adalah kekurangpastian. Namun bila komunikasi lisan yang sedang berlangsung berkesinambungan, berarti pesan yang disampaikan adalah bahwa komunikasi lisan yang sedang berlangsung cukup menarik bagi kedua belah pihak. Keempat, Occulesics yaitu berkomunikasi melalui gerakan mata. Pentingnya arti gerakan mata tampak ketika memperhatikan pemain poker. Untuk menutup pandangan lawan dari gerakan mata seseorang yang dapat memberi pesan tertentu, biasanya dengan cara memakai kaca mata hitam Mungkin larangan untuk memakai kaca mata hitam ditempat yang dianggap cukup rahasia, berhubungan kepada pendapat ini. Kelima. Physical Appearance atau penampilan fisik. Bukan rahasia lagi bahwa penampilan seseorang berpakaian dapat mengundang penilaian tersendiri bagi umum. Oleh sebab itu, penampilan fisik seseorang sering kali menyebabkan timbulnya gangguan dalam berkomunikasi kepada yang lain.

3 . K E B I J A K A N D A L A M K O M U N I K A S I .

Dalam hal ini yang dimaksud kebijakan dalam komunikasi adalah rangkaian asas yang menjadi dasar rencana pelaksanaan komunikasi dalam rangka melancarkan tugas-tugas organisasi. Komunikasi selaku pengiriman dan penerimaan pesan dari komunikator kepada komunikan secara tepat dalam lingkungan suatu organisasi, apakah dari atasan kepada bawahan ataupun sebaliknya tentulah memberikan dampak yang besar dalam rangka melancarkan tugas-tugas dalam organisasi untuk mendukung tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Disamping itu, arus informasi melalui pesan yang dikirimkan oleh komunikator dan d i t e r ima o l eh komunikan da l am sua tu o rgan i sa s i dapa t mengintegrasikan sikap pandang seluruh jajaran dilingkungan organisasi tersebut terhadap tujuan-tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi. Oleh sebab itu rangkaian asas yang menjadi dasar rencana pelaksanaan komunikasi dalam rangka melancarkan tugas-tugas organisasi sangatlah penting ditata sedemikian rupa. Paling tidak dapat didaftarkan disini adanya empat rangkaian asas yang menjadi dasar rencana pelaksanaan kom unikasi tersebut (Riberu, 1982) yaitu:Kebijakan tentang bahan, Kebijakan tentang jaringan-jaringan, Kebijakan tentang partisipasi, dan Kebijakan tentang pemanfaatan informasi.

P e r t a m a : K e b i j a k a n t e n t a n g b a h a n . D a l a m h a l i n i y a n g dimaksud bahan adalah pesan yang berisi informasi. Sehubungan dengan hal ini perlu dipikirkan, informasi manakah yang perlu disalurkan dan informasi manakah yang tidak perlu disalurkan Demikian juga, informasi yang manakah perlu disalurkan secara menyeluruh, yang manakah hanya sebahagian, yang manakah harus disertai dengan penjelasan-penjelasan secara detail, dan yang manakah cukup hanya dengan garis besar saja. Hal yang perlu dipertimbangkan di sini ketika mempersiapkan bahan adalah bahwa informasi yang akan disalurkan itu dapat mendorong setiap orang dalam organisasi untuk melancarkantugas-tugas organisasi, disamping situ dapat meningkatkan keikut-sertaan seluruh unsur-unsur yang terkait di dalamnya. Oleh sebab itu apriori merahasiakan segala sesuatu dan hanya menyalurkan, informasi yang mutlak perlu tidaklah tepat. Demikian juga hanya menyalurkan informasi dari atas tanpa mau menampung arus informasi, isi dan bawah tidaklah bijaksana.

Kedua: Kebijakan tentang jaringan-jaringan. Dalam hal iniyang dimaksud jaringan-jaringan adalah bagan yang menggambarkan tali-temali kegiatan-kegiatan didalamnya suatu organisasi. Berkaitan dengan komunikasi perlu dipi kirkan jaringan-j aringan yang manakah yang mau dipergunakan untuk menyalurkan arus informasi sehingga sampai pada tujuan yang benar .

Disamping itu alat-alat apakah yang dipergunakan untuk menyalurkan arus

informasi tersebut . Umpamanya infoirmasi secara lisan dilakukan melalui tatap muka

dan wawancara, sedangkan informasi secara tertulis dilakukan melalui surat-surat, papan

pengumuman, instruksi dan laporan, folders dan majalah. Pada pihak lain tentu dapat

dilakukan tinjauan efisien terhadap jaringan-jaringan dan alat-alat yang dipergunakan untuk

menyalurkan infoirnasi tersebut kepada sasarannya, seberapa jauhkah tingkat efisiensi

jaringan dan alat-alat yang dipergunakan untuk menyalurkan arus informasi kepada

sasarannya? Berdasarkan tinjauan efisiensi ini tentu dapat dilakukan perbaikan-perbaikan

yang dibutuhkan dalam upaya untuk melancarkan arus informasi kepada sasaran

Ketiga: Kebijakan tentang partisipasi. Dalam hal ini partisipasi berarti keikut-sertaan seseorang dalam suatu kegiatan. Berkaitan dengan salah satu dampak yang ditimbulkan oleh kebijakan komunikasi dalam suatu organisasi yaitu bahwa arus informasi yang disalurkan dapat mengintegrasikan sikap pandang seluruh jajaran dilingkungan suatu organisasi kepada tujuan-tujuan yang telah ditetapkan, maka kebijakan tentang partisipasi dalam hal ini adalah untuk meningkatkan keikut-sertaan seseorang terhadap tujuan-tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi. Oleh sebab itu dalam rangka mengembangkan sikap pandang seseorang terhadap tujuan-tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi sebaiknya arus informasi disalurkan sebanyak mungkin. Walaupun demikian, penyaluran arus informasi itu haruslah dalam batas-batas kebijakan clan diskresi atau kebebasan mengambil keputusan sendiri dalam setiap situasi yang dihadapi. Menyalurkan arus infon-nasi hanya yang penting-penting saja atau hanya yang menyangkut tata kerja saja, tidaklah cukup. Dalam hal ini perlu dilihat segi-segi yang kurang penting tetapi dapat memberikan warna clan variasi kepada kehidupan dan tata kerja sehari-hari, umpamanya kejadian-kejadian yang penting menyangkut diri seseorang, data-data biografis, pernyataan-pernyataan simpati dan lain-lain yang kesemuanya ini dapat membuka kemungkinan adanya arus informasi dari bawah, bukan hanya dari atas, dalam upaya untuk memperkuat keikut-sertaan seseorang terhadap tugas-tugas yang ditetapkan oleh organisasi.

Keempat: Kebijakan tentang pemanfaatan informasi. Sebagaimana dikemukakan dalam point satu diatas bahwa arus informasi yang akan disalurkan itu perlu direncanakan sedemikian rupa, maka demikian pula tentang pemanfaatannya perlu direncanakan seteliti mungkin, supaya arus informasi yang mengalir itu tidak hilang begitu saja dan kandas di keranjang-keranjang sampah. Oleh sebab itu diperlukan penataan arus inforrnasi tersebut melalui suatu sistem yang tepat oleh petugas-petugas yang khusus untuk itu. Umpaman bagaimana penyimpanannya, bagaimana menggolong-golongkan subyek-subyek yang terdapat dalam arus informasi tersebut, bagaimana mengusahakan sistem temu-kembali arus informasi yang sudah digolong-golongkan itu secara tepat dan cepat, dan seterusnya. Apabila arus informasi tersebut ditata sedemikian rupa, tentu akan memberikan manfaat yang besar bagi organisasi yang bersangkutan, khususnya terciptanya sebuah unit yang dapat berfungsi sebagai sumber informasi bagi organisasi yang bersangkutan. Berdasarkan peran unit ini, manfaat yang dibutuhkan oleh organisasi sesuai dengan subyek-subyek yang tersedia, akan dapat ditemukan kembali secara tepat dan cepat. Dengan perkataan lain, kebijakan tentang pemanfaatanninformasi dalam hal ini adalah mengacu kepada penataan arus informasi yang tersedia dalam organisasi tersebut untuk didaya gunakan sehingga menghasilkan nilai informasi yang sangat dibutuhkan dalam rang penyusunan kebijakan-kebijakan organisasi.

4. KONIUNIKASI INTERNAL

Dalam hal ini yang dimaksud komunikasi internal adalah pengiriman dan penerimaan pesan dari kelompok pimpinan selaku komunikator kepada bawahan selaku komunikan didalam lingkung suatu organisasi, baik yang bersifat formal maupun informal dalam upaya untuk melancarkan tugas-tugas untuk mendukung tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi. Didalam ilmu Administra komunikasi internal ini disebut human relation atau relasi yang bersifat manusiawi. Mengapa hal ini disebut human relation? Tidak lain karena pendekatan filsafat Administrasi dan managemen modern berorientasi kepada faktor

manusia dalam organisasi. Didalam diri manusia terdapat perasaan-perasaan, pikiran-pikiran, dan kehendak- kehendak yang berpotensi baik secara konstruktif maupun destruktif. Oleh sebab itu adalah menjadi tugas kelompok pimpinan dalam organisasi untuk mengarahkan setiap orang didalam organisasi dengan segala potensi yang melekat pada dilinya melalui pendekatan yang bersifat formal maupun informal untuk mendukung tujuan-tujuan organisasi berdasarkan prinsip-prinsip human relation.

Salah satu tipe komunikasi yang dilakukan dalam lingkungan organisasi seperti clikernukakan dimuka adalah komunikasi formal dan informal. Di dalam komunikasi formal saluran yang dipergunakan untuk pengiriman dan penerimaan pesan dari atasan kepada bawahan dan sebaliknya adalah melalui jaringan organisasi struktur yang formal beserta ketentuan-ketentuan yang belaku dalam organisasi tersebut. Sedangkan di dalam komunikasi informal saluran yang dipergunakan tidak memakai j aringan organisasi struktur formal beserta ketentuanketentuan yang berlaku dalam organisasi tersebut, juga tidak terikat kepada tata cara protokoler dan prosedur keri a yang berkaitan dengan tugas-tugas, melainkan komunikasi informal merupakan peiJumpaan antar manusia dimana satu sama lain dapat menghargai perasaan, pikiran dan kehendak masing-masing. Komunikasi internal dalam hal ini mempergunakan kedua saluran diatas balk yang formal maupun informal yang didasarkan kepada prinsip-prinsip human relation. Paling tidak dapat disebutkan dibawah ini sepuluh prinsip-prinsip human relation (Sondang P.Siagian, 1985) yang dapat diterapkan dalam komunikasi internal oleh kelompok pimpinan dalam upaya mengarahkan bawahan untuk mendukung tujuan-tujuan organisasi seperti dikemukakan dibawah ini.

Pertama: Sinkronisasi antara tujuan organisasi dengan tujuan individu didalam organisasi. Kerangka berpikir yang dipergunakan terhadap pernyataan ini bahwa manusia pada umumnya mempunyai kemampuan yang terbatns, fisik, biologis, maupun mental, sehingga tak mampu untuk memuaskan semua kebutuhannya deng efisien clan ekonomis tanpabekelia sama dengan orang lain. Bekei sama dengan orang lain berarti menggabungkan diri kepada berbagai organisasi. Namun karena manusia pada dasarnya merupakan satu makhluk yang egoistis, maka haruslah dijaga supaya jangan sampai berusaha mencapai tujuan-tujuan pribadinya dengan melupakan apa yang menjadi tugas dan kewajibannya dalam rangka pencapai tujuan-tujuan organisasi. Dengan perkataan lain dapat dikatakan bahwa didalam kehidupan organisasi perlulah dihindari jangan sampai timbul pertentangan antara tujuan-tujuan individu dalam organisasi dengan tujuan-tujuan organisasi itu sendiri. Oleh sebab itu harus diusahakan agar terdapat sinkronisasi antara tujuan organisasi dengan tujuan individu didalam organisasi itu sendiri. Disamping itu harus diusahakan untuk meyakinkan individu-individu didalam organisasi bahwa apabila tujuan organisasi telah tercapai berarti hal itu sekaligus tercapainya tujuan-tujuan individu didalam organisasi tersebut.

Kedua: Suasana kerja yang menyenangkan. Dalam hal ini yang dimaksud suasana kerja yang menyenangkan meliputi:(a) Pekerjaan yang menarik, penuh tantangan dan tidak rutin(a) Hubungan kerja yang intim,

(b) Lingkungan kerja yang membangkitkan kegairahan untuk bekerja, seperti penerangan lampu yang cukup, alat-alat yang lengkap, ventilasi ruangan yang cukup memberi udara segar, dan (c) Perlakuan yang adil.

Ketiga: Informalitas yang wajar dalam hubungan kerja. Suatu organisasi yang balk adalah suatu organisasi yang dipimpin dengan cara-cara yang demokratis. Administrasi dan Managemen yang demokratis sering disebut dengan istilah "open Administration (1) Management", atau "permissive Administration and Managemeni

atau "participative Adminstration and Management". Sikap keterbukaan dari organisasi yang demokratis dimanifestasikan secara khusus dalam hubungan kerja yang informal. Dalam hal ini,semakin baik Adminstrasi dan Managemen suatu organisasi, hubungan kerjanyapun semakin informal tanpa mengabaikan segi formal dari hubungan kerja itu. Memang pimpinan organisasi harus dapat mencapai keseimbangan antara informalitas dan formalitas dalam hubungan kerja. Jika informalitas dibiarkan terlalu menguasai hubungan keda maka rasa hormat kepada pimpinan dapat berkurang. Namun jika formalitas terlalu menonjol maka kekakuan dalam hubungan kerj a akan terasa, akibatnya dalam pelaksanaan aktifitas kerja. Oleh sebab All haruslah diciptakan informalitas yang wajar dalam hubungan kerja.

Keempat: Manusia bawahan bukan mesin. Berbeda dengan uang, mesin, metode, material, dan alat-alat produksi lainnya, manusia ingin diperlakukan secara terhormat. Dalam hal ini kepribadiannya diakui, keinginannya diperhatikan, kebutuhan-kebutuhannya yang material dan non-material dipuaskan, serta kemampuannya dikembangkan secara teratur. Untuk semua hal-hal ini tentulah dibutuhkan pengertian dan penghargaan yang tepat terhadap manusia didalam organisasi.

Kelima: Kembangkan kemampuan bawahan sampai tingkat yang maksimal. Kepada setiap orang yang berada dalam organisasi ha rus d ibe r ikan kesempa tan yang se luas - luasnya un tuk mengembangkan kapasitas mentalnya melalui pendidikan, latihan, baik yang bersifat latihan jabatan atau on the job training maupun yang bersifat of the job training dan cara-cara pengembangan lainnya, tour of duty, tour of area dan lain-lain. Untuk mengembangkan pninsip, yang kelima ini tentulah pimpinan dal am organisasi harus mengetahui bakat dan keahlian bawahannya serta batas-batas kemampuan bawahan agar usaha-usaha pengembangan secara tepat dapat dilakukan.

Walaupun begitu pada pihak lain harus diakui pula bahwa kapast bawahan dapat dikembangkan bukan hanya melalui pendidikan latihan tersebut, tetapi juga melalui auto-didak atau belajar sendiri secara terus menerus.

Keenam: Pekerjaan yang menarik dan penuh tantang: Seseorang yang sungguh-sungguh mau bekerja, tentulah tidak akan, menyenangi apabila pekerjaannya bersifat rutin. Mungkin pekerjaan sedemikian akan segera membosankan bagi seseorang. Nimun sebaliknya, pekerjaan yang interesant atau menarik dan penuh tantangan justru

akan memperbesar kegairahan seseorang untuk bekerja, memperluas imajinasinya, dan mempertajam daya kreasi inisiatifnya dalam aktifitas kerja.

Ketujuh: Pengakuan dan penghargaan atas pelaksanaan tugas dengan baik. Pimpinan dalam organisasi haruslah dapat mengakui dan menghargai pelaksanaan tugas dengan baik yang dilakukan oleh seorang bawahan. Bentuk pengakuan dan penghargaan itu dapat berbentuk kenaikan pangkat luarbiasa, kenaikan gaji berkala luar biasa hadiah uang, surat penghargaan, dan kombinasi dari beberapa hal di atas

Kedelapan: Alat perlengkapan yang cukup. Seri keterlambatan pelaksanaan tugas terjadi karena tidak tersedianya perlengkapan yang diperlukan untuk pelaksanaan suatu tugas. Memang Administrasi dan Managemen beroperasi dalam keadaan yang serba kekurangan, tetapi paling tidak bahwa alat yang minimal yang diperlukan untuk mendukung kelancaran tugas-tugas dengan haruslah disediakan.

Kesembi lan: Set iap orang haruslah di tempatkan ses i dengan keahlian dan kecakapannya, the right man in the place. Sehubungan dengan hal ini sangatlah penting bagi seorang pemimpin untuk mengetahui bakat, kecakapan, keahlian, dan batas- batas kemampuan bawahannya. Dalam organisasi dikenal apa yang disebut occupational incompetence yaitu batas-batas maksimal vang, dapat dicapai oleh seseorang dalam karirnya. Umpamanya, ada yang sangat balk sebagai kepala bagian tetapi tidak mampu menjadi kepala biro. Kalau akliimya dia ditempatkan menjadl kepala biro, maka dia akan mencapai apa yang disebut occupational incompetence, dan akhirnya akan mengalami kehilangan gairah untuk bekella karena dia selalu frustrated, tidak merasa pasti akan tindakan dan keputusannya sehingga berakibat terhadap ketidak beresan dalam pelaksanaan tugastugas.

Kesepuluh: Balas jasa yang setimpal dengan jasa yang diberikan. Kepada setiap orang didalam organisasi haruslah diberikan upah dan gaji yang setimpal dengan jasa yang diberikan dan sekaligus dapat menjamin tingka thidup yang layak bagi setiap pekerja dan keluarganya. Prinsip yang kesepuluh ini merupakan salah satu yang tersulit dipraktekkan oleh negara-negara miskin atau sedang berkembang karena pendapatan perkapita dan nasional yang rendah, perekonomian yang tidak stabil, tingkat produktifitas kerja yang rendah, managerial serta technological skills yang masih kurang, dan lain-lain. Walaupun demikian pimpinan organisasi harus berusaha sedapat mungkin untuk menerapkan balas i asa yang setimpal dengan jasa yang diberikanolehpekelia. Paling tidak untuk upah terendah dalam organisasi tersebut disesuaikan kepada ketentuan pemerintah yaitu apa yang disebut Upah Minimum Regional (UMR) berdasarkan Kebutuban Fisik Minimum (KFM) pekerja. Dalam hal ini KFM pekerja terdiri dari lima komponen yaitu: Kelompok makanan dan minuman, bahan bakar dan penerangan, perumahan dan peralatan, pakaian, dan kelompok lain-lain. Namun harus ditegaskan disini bahwa proses penetapan UMR oleh pemerintah setiap tahun berdasarkan KFM diatas sering terjadi tarik-menarik antara berbagai kepentingan dan diboncengi oleh muatan-muatan tertentu sehingga UMR yang ditetapkan itu bukanlah menggambarkan realitas yang sebenarnya. Oleh sebab itu upah terendah yang disarankan disini didalam suatu organisasi sekali-kali bukanlah untuk mengabaikan tanggung jawab pimpinan dalam organisasi untuk memberlakukan prinsip yang kesepuluh ini yaitu balas jasa yang

setimpal dengan jasa yang dibei-4 oleh pekerja.

5. KOMUNIKASI EKSTERNAL.

Dalam hal ini yang dimaksud dengan komunikasi external adalah' pengiriman dan penerimaan pesan dari kelompok pimpinan organisasi selaku komunikator kepada pihak luar organisasi selaku komunikan baik yang formal maupun yang informal dalam upaya untuk mendapatkan dukungan-dukungan bagi organisasi tersebut. Di dalam ilmu Administrasi, komunikasi external ini disebut public relation atau hubungan terhadap masyarakat. Dalam hal ini pihak luar atau masyarakat selaku komunikan didasarkan kepada tinjauan dari peran suatu organisasi bahwa suatu organinisasi tak dapat hidup tar dukungan organisasi yang lain. Suatu organisasi niaga umpanya yang menghasilkan barang ataupun jasa, tentulah membutuhkan pasaran untuk menjadi tempat penyaluran barang-barang dan jasa-jasa yang dihasilkannya yaitu para pemakai atau pengguna dalam masyarakat. Tanpa kehadiran dan dukungan pemakai dan pengguna ini, tentu suatu organisasi niaga diatas tidak dapat hidup.

Ditinjau dari segipublic relation terdapat dua kategori masyarakat yang menjadi sasaran komunikasi external suatu organisasi yang special public dan general public (Sondang P.Siagian, 1985) Kategori special public adalah mencakup orang-orang, badan-badan dan pihak-pihak tertentu yang mempunyai kaitan erat dan kepentingan langsung kepada organisasi. Umpamanya suatu organisasi niaga tertentu, kategori special public nya adalah mencakup pemerintah, langganan dalam arti pembeli dan suppliers, distributors, dan dealers. Kategori special public ini sangat penting artinya bagi kelangsungan hidup suatu organisasi niaga diatas, maka dukungan dari mereka tentulah mutlak diperlukan. 01 eh karenanya kategori special public ini haruslah mendapat perhatian yang khusus dari pimpinan suatu organisasi niaga menjadi sasaran kegiatan-kegiatanpublic relation. Selanjutnya adalah kategori general public yaitu orang-orang, badanbadan, dan pihak-pihak yang tidak ten-nasuk dalam kategori special public. Dalam rangka untuk mengidentifikasi general public, yang penting diperhatikan adalah bahwa masyarakat luas turut serta dalam menentukan berhak tidaknya suatu organisasi niaga berdasarkan contoh diatas untuk dapat melanjutkan hidupnya. Oleh sebab itu pelaksanaan public relation terhadap kategori general public ini lebih dominan hanyalah bersifat formal

Kegiatan public relation yang dilakukan secara formal oleh pimpinan suatu organisasi dalam prakteknya sehari-hari diserahkan kepada suatu seksi atau bagian tertentu yang khusus mengurusipublic relation atau hubungan masyarakat. Pada dasarriya kegiatannya bersifat infortnatif kepada pihak luar organisasi tentang berbagai aspek dari kehidupan organisasi yang bersangkutan, umpamanya struktur organisasinya, kegiatan-kegiatan pokoknya, kebijaksanaan kebijaksanaannya, barang dan jasa yang dihasilkan yang dapat dinikmati oleh masyarakat, sumbangannya kepada perkembangan masyarakat, tanggungjawab sosial kepada karyawannya dan masyarakat luas, dan lain-lain

yang diduga akan menguntungkan organisasi. Sedangkan bentuk komunikasi yang dilakukan, umpamanya adalah wawancara dengan pers, pers release, penerbitan brosur, iklan, menjadi sponsor pada program TV, Radio dan lain-lain. Pada pihak lain kegiatan public relation yang dilakukan secara informal dapat dikatakan memalui sikap dan perilaku setiap anggota organisasi ketika mereka berada ditengah- tengah masyarakat dalarn kehidupan sehari-hari yang menjunjung tinggi nama baik organisasi. Oleh sebab itu kegiatan public relation yang dilakukan secara informal adalah menonjolkan citra setiap anggota organisasi dalam interaksi sosial dimasyarakat dalam kehidupan sehari-hari.