…..be sharp

Communication SkillsCommunication Skills

…..be sharp

Communication Skills

(Kemampuan Berkomunikasi)

…..be sharp

1. Apa yang di maksud Komunikasi ?

Komunikasi : proses penyampaian informasi, gagasan dan pemahaman dari seseorang kepada orang lain.

komunikasi adalah proses yang terus-menerus yang melibatkan ketrampilan mengirim dan menerima pesan.

Komunikasi : pertukaran dan aliran informasi dan ide-ide antara seseorang dengan orang lain

…..be sharp

2. Alur Komunikasi

…..be sharp

3. Bentuk Komunikasi

…..be sharp

4. Proses Komunikasi

Proses Komunikasi : serangkaian langkah yang memungkinkan gagasan dalam benak seseorang disalurkan , dipahami dan dilaksanakan oleh orang lain.

Proses penyampaian dan penerimaan informasi dan gagasan sebagai hasil pemikiran , tindakan pengamatan , pembicaraan, mendengarkan, menulis dan membaca.

…..be sharp

Pemaknaan

4.1 Apa yang terlibat dalam Proses Berkomunikasi ?

Ide - yang ada dalam pikiran pengirim informasi. berupa konsep , ide , informasi atau perasaan

Sandi/kode - pesan dikirim ke penerima berbentuk kata atau simbol

Pemaknaan – penerima kemudian menterjemahkan kata atau simbol ke dalam sebuah konsep atau pengertian (informasi).

Ide Sandi

Proses Komunikasi

…..be sharp

4.2 Dua hal yang akan diterima oleh si Penerima :

ISIKONTEKS

                

                                                          

Proses Komunikasi

…..be sharp

Isi adalah kata-kata aktual atau simbol dari pesan (dikenal sebagai bahasa).

Kita seringkali menggunakan dan mengartikan kata-kata secara berbeda-beda , meskipun sederhana bisa menyebabkan salah pengertian.

Dan kebanyakan kata-kata mempunyai banyak arti yang berbeda-beda yang bisa membingungkan.

ISIProses Komunikasi

…..be sharp

Konteks adalah bagaimana pesan disampaikan. Seperti nada bicara , mata pembicara , bahasa tubuh , isyarat tangan , ungkapan emosi (marah, takut , tidak pasti , kepercayaan diri dsb.) Hal itu juga faktor penyebab kesalah pengertian.

Apa yang kita lihat lebih dari yang kita dengar ! Kita percaya akurasi dari prilaku nonverbal lebih dari prilaku verbal !

KONTEKSProses Komunikasi

…..be sharp

Tips :Harus jelas tentang tujuan komunikasi. Contoh : Anda ingin

memberikan informasi? Bertanya ? Memerintah ? Marah ? Dsb.Gunakan gaya bahasa yang mudah dimengerti , sederhana, jelas

(tidak bertele-tele) .Pastikan penerima informasi sudah mengerti maksud anda

Proses Komunikasi

…..be sharp

Tips :Bagaimana anda tahu sudah diterima dengan seharusnya ?

Harus terjadi komunikasi 2 (dua) arah dan ada umpan balik (feedback).

Umpan balik ini akan mengatakan ke pengirim bahwa penerima mengerti pesan tsb. , tingkat kepentingan dan apa yang harus dilakukan .

Proses Komunikasi

…..be sharp

5. Metode Komunikasi Adalah bentuk atau tehnik

penyampaian informasi

Misalnya sikap, tindakan, Misalnya sikap, tindakan, penampilan, pidato , penampilan, pidato , percakapan, diskusi, percakapan, diskusi, dialog, catatan/buku , dialog, catatan/buku , telpon, rekaman, radio, telpon, rekaman, radio, pengeras suara, televisi pengeras suara, televisi dsb.dsb.

…..be sharp

Bagaimana cara memilih metoda yang efektif…?

Lisan ? Tulisan ?

Metoda Komunikasi

…..be sharp

Tulisan jika : tugas berbentuk pesan panjang , atau memerlukan penyimpanan permanen

LisanLisan jika : masalah jika : masalah kecepatan, tidak-kecepatan, tidak-resmi, atau resmi, atau pendekatan pribadi pendekatan pribadi dianggap pentingdianggap penting

Metoda Komunikasi

…..be sharp

6. Hambatan Komunikasi

Budaya

Noise

Diri Sendiri

Pesan

Lingkungan Tekanan

Persepsi

…..be sharp

7. Memperhatikan Secara AktifListening can be our most powerful communication tool ! Be sure to use it !

Mendengarkan adalah proses menerima suara.

Memperhatikan adalah aktivitas menyeleksi , melibatkan menerima dan mengartikan/Menginterpretasikansuara menjadi suatu pengertian.

Mendengarkan = Memperhatikan

…..be sharp

Memperhatikan secara aktif adalah memperhatikan dengan suatu tujuan tertentu.

Dibutuhkan : memperhatikan kata-kata dan pengertian pada konteks informasi.

Mendengarkan banyak bagian dari pesan yang bervariasi , mengerti maksud/point penting dari informasi dan verifikasi dengan memberikan umpan balik.

Memperhatikan Secara Aktif

…..be sharp

Sifat dari Memperhatikan dengan Aktif :

• Tidak menjawab pertanyaan dengan pertanyaan.

Lebih banyak memperhatikan daripada bicara

Tidak memotong kalimat orang lain

Sadar bila terjadi penyimpangan pembicaraan, dan kembali ke topik pembicaraan

Jangan pernah melamun ketika orang sedang bicara

Berikan kesempatan orang lain bicara, jangan mendominasi pembicaraan

Memperhatikan Secara Aktif

…..be sharp

• Jangan menyimpulkan secara dini. Tunggu sampai pembicara selesai berbicara.

Sifat dari Sifat dari Memperhatikan Memperhatikan dengan Aktif :dengan Aktif :

Memberikan umpan balik , tapi bukan memotong terus menerus.

Menganalisa dengan melihat semua faktor yang relevan dan bertanya dengan tidak menyudutkan.

Buat catatan singkat. Hal ini akan memaksa kita tetap kosentrasi.

Memperhatikan Secara Aktif

…..be sharp

8. Umpan Balik (Feedback)When you know something , say what you know . When you don’t know something , say that you don’t know. That is knowledge.

Halo, sudah

mengerti pesan

saya tadi ?

Oh ya sudah, Terima kasih.

…..be sharp

8. Umpan Balik (Feedback)

Pengulangan pesan, ide-ide atau perasaan pengirim pesan dalam kata-kata anda sendiri , bukan sekedar pengulangan kata-kata pembicara.

Anda harus bisa mendefinisikan kata-kata yang anda dengar dan termasuk isi emosinya .

Anda harus konfirmasi timbak balik bila ada yang tidak jelas, ketidakmengertian, kesalahpahaman.

Ulangi terus sampai anda berdua yakin saling mengerti satu sama lain.

…..be sharp

9. Prilaku Non Verbal dalam Berkomunikasi

Kontak Mata : ini sinyal minat/respons dan

tingkat kepercayaan pada pembicara .

Seseorang yang membuat kontak mata membuka jalur komunikasi dan menyampaikan minat , perhatian , sambutan hangat dan tingkat kepercayaan.

…..be sharp

Vocal/Suara : elemen-elemen suara : Nada,

Pitch , warna nada, kekerasan , perubahan nada dll.

Untuk penyampaian yang efektif , pelajari pengunaan variasi elemen-elemen ini dari suara anda.

Suara yang monoton dianggap sebagai membosankan dan menjemukan.

Komunikasi Non Verbal

…..be sharp

Ekspresi Wajah : Senyuman adalah isyarat yang

paling kuat menunjukkan kegembiraan , persahabatan, kehangatan dan kesukaan.

Jadi bila anda sering tersenyum akan dianggap lebih menyenangkan , bersahabat , hangat dan mudah didekati.

Senyum seringkali menular dan orang akan bereaksi menyenangkan. Mereka akan merasa nyaman disekitar anda dan akan mau mendengarkan lebih lanjut.

Komunikasi Non Verbal

…..be sharp

Isyarat : bila anda tidak membuat

gerak isyarat saat berbicara mungkin akan dianggap membosankan dan kaku.

Gaya bicara yang hidup menarik perhatian pendengar, membuat pembicaraan menarik dan memudahkan pemahaman.

Komunikasi Non Verbal

…..be sharp

Orientasi Tubuh dan Postur : Anda mengkomunikasikan

banyak pesan dengan bagaimana anda berbicara dan bergerak.

Berdiri tegak dan menghadap kedepan mengkomunikasikan kepada pendengar bahwa anda bisa dihubungi , terbuka dan bersahabat.

Komunikasi Non Verbal

…..be sharp

10. Petunjuk Komunikasi Yang Efektif

Ketika berbicara atau berusaha menjelaskan sesuatu , tanya kepada pendengar mereka jika masih/bisa mengikuti anda.

Yakinkan sipenerima informasi mempunyai kesempatan/waktu untuk berkomentar atau bertanya.

Empati, Yaitu menempatkan diri anda dalam posisi orang lain – memperdulikan perasaan penerima informasi

…..be sharp

Jelas apa yang di katakan, isi dan tujuan berkomunikasi

Memperhatikan penerima pesan

Pastikan kata-kata anda selaras dengan nada dan gerak tubuh (Prilaku non verbal)

Bervariasi dalam nada dan langkah (tidak membosankan)

Jangan samar-samar/tidak jelas , dilain pihak , jangan terlalu detil sehingga membuat rumit

Jangan mengabaikan tanda-tanda dari kebingungan dari pendengar

Komunikasi Efektif

…..be sharp

11. Pedoman untuk Foreman / Leader untuk menghindari masalah sewaktu memberikan pengarahan, perintah atau Instruksi.

Sampaikan perintah dengan tegas dan jelas

Berhati-hatilah dalam cara menyampaikan perintah

Mintalah umpan-balik segera, deteksi penolakan dan kesalahpahaman segera

Jangan beranggapan karyawan langsung paham

Jangan berikan terlalu banyak perintah

Jangan jadikan perintah hanya sebagai alat menunjukan kekuasaan

…..be sharp

• Jangan hanya memberikan tugas pada karyawan yang rajin

Jangan mencoba menghukum dengan penugasan

Diatas segalanya jangan besar kepala dengan wewenang anda

Berikan rincian yang secukupnya

Pastikan instruksi tidak saling bertentangan dan harus konsisten

Pedoman untuk Foreman/Leader

…..be sharp

12. Model-Model Komunikasi

TIPS : Sebagai seorang pemimpin, anda seharusnya mengerti bahwa saat berkomunikasi , prilaku non verbal dan intonasi suara , seringkali lebih diperhatikan daripada isi / pesan yang anda sampaikan.

Judgmental: Kritik , tidak membangun (Critical-not constructive), negatif, evaluatif

Neutral: Netral , informasi langsung Emotional : mengekspresikan

emosi: menertawakan, kegembiraan, kemarahan, etc.

…..be sharp

Judgmental ModeBersifat kritik, negatif dan

evaluatif. Pembicaraan seringkali menunjukkan dari atas ke bawah.

Komunikasi ini jelas negatif dan mengkritik yang dapat menimbulkan perasaan tertekan dan sedih, dan tanpa informasi bagaimana menindak lanjuti.

Masalah utama dari mode ini adalah tidak ada follow-up (tindak lanjut) , tidak meninggalkan hubungan baik . Juga seringkali tidak bisa memotivasi karyawan.

Laporan ini buruk sekali…, saya kecewa. Kamu tidak mengecek

langsung..!!

…..be sharp

Neutral Mode Mode ini digunakan

mengkomunikasikan informasi secara langsung, berdasarkan fakta yang ada.

Tidak ada unsur penekanan/menyudutkan dari pesan dan tidak ada emosi yang terlibat.

Kritik yang membangun adalah bagian dari Mode Netral ini. Anda dapat memberikan feedback kepada bawahan yang tidak memojokkan atau negatif dengan mode ini

Laporannya tidak seperti biasanya,

tampaknya jika anda edit lagi akan lebih

fokus dan jelas.

…..be sharp

Emotional Mode Mode ini mengekspresikan

emosi , seperti tertawa, kegembiraan, kejutan, keheranan atau kemarahan.

contoh: “Saya suka artikel yang kamu tulis. Kamu melakukan sebuah kerjaan yang fantastic dan benar-benar menunjukkan bahwa kamu siap akan tantangan. Kamu melakukan penelitian yang sempurna. “

“….Laporan Macam apa ini..?!!No meaning..!??

Laporan kamu

sempurna, saya suka.

…..be sharp

13. Jenis Respons

…..be sharp

Tipe-tipe Respons Anda Mau satu tim dengan

saya ..?? Ya.. Anda mau

pergi bareng saya malam ini

?Saya tidak tahu..Direct

Indirect

…..be sharp

Helping

Toxic

Kamu mau lembur lagi

nanti malam..?

Oh, siap pak. jam berapa

sebaiknya saya

datang ?

Sudah sampai mana progressnya..

?

Ah.. belum apa-apa, susah…

kayaknya gak

mungkin bisa…!!

…..be sharp

Identifikasi bentuk komunikasi helping dan toxic respons ini akan membantu anda apakah harus meneruskan komunikasi atau menyudahinya dengan interaksi seminimum mungkin.

Anda harus bisa mengidentifikasi orang disekitar/grup anda untuk menentukan apakah harus disingkirkan dari tim anda atau sebaliknya .

…..be sharp

 Contoh Helping Respon :

Teresa (boss):   ”Saya perlu untuk memangkas budget di tahun depan. Tapi waktu saya sangat sedikit untuk memutuskannya.”

Helen (karyawan): Saya tahu kalau pembuatan budget adalah tanggung jawab anda. Tetapi kalau ada mencari opini yang lain, saya sarankan untuk melihat bagian ‘Training dan Konferensi’ budget, saya pikir mungkin kita bisa bertahan dengan tanpa terlalu banyak perjalanan untuk workshop diluar.”

Teresa : “Terima Kasih Helen. Saya akan pertimbangkan. Saya pikir harus bertanya bagaimana perasaan anggota grup yang lain juga.”

…..be sharp

Contoh Toxic Respon :

Teresa:   ”Saya perlu untuk memangkas budget di tahun depan. Tapi waktu saya sangat sedikit untuk memutuskannya”

Helen : “ Itu mambuat saya sakit! Budget kami selalu dipangkas. Saya dengar eksekutif mau jalan-jalan ke Cancun tahun ini, seperti yang mereka lakukan tahun lalu“

Teresa: “ Memangkas budget sebenarnya masalah karena akan mengurangi kemampuan kita untuk bekerja dengan baik..  Tetapi kita harus memangkas budget bila memang harus dilakukan, mengabaikan perasaan kita tentang itu. Apakah kamu punya pendapat tentang hal ini ? “

…..be sharp