SISTEM MANAJEMEN ASETISO 55000

Budi Sutjahjo

KEMENETERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYATBADAN PENINGKATAN PENYELENGGARAAN SISTEM PENYEDIAAN AIR MINUM

WORK SHOP MANAJEMEN ASET 2 - 2019Jakarta 24 SD 25 April 2019

OUTLINE PRESENTASI

•Pendahuluan•Apa yang dimaksud dengan ISO 55000?•Perkembangan ISO 55000• Ikhtisar•Prinsip-prinsip Manajemen Aset•Definisi•Klausa ISO 55000 •Kaitan dengan Pembangunan Berkelanjutan•Tantangan Manajemen Aset

• Tahun 2004, Institute of Asset Manajemen, dari Inggris, dan digabungkan dengan British Standard Instite menerbitikan PAS 55 (Publictly Available Specifications), standar manajemen asset yang pertama tersedia untuk umum untuk mengoptimalkan manajemenaset-aset fisik.

• Hal ini telah terbukti sangat sukses, dengan adopsi yang luas digunkanpada sector transportasi, pertambangan, proses dan industrimanufaktur di seluruh dunia.

• Pemutakhiran pada tahun 2008 (PAS 55:2008) dikembangkan oleh 50 organisasi dari 15 sektor industri di 10 negara

• Internasional Organization for Standardization of (ISO) sekarang telahmenerima PAS 55 sebagai dasar untuk pengembangan dari seri ISO 55000 sebagai standar internasional.

ISO 55000

PERSYARATAN,Persyaratan dan spesifikasi

Sistem Manajemen Aset yangefektif dan terintegrasi,

ISO 55001

PEDOMAN PENERAPAN, Memberikan panduan untuk

Pelaksanaan Sistem Manajemen Aset

ISO 55002ISO 55000

TINJAUAN, PRINSIP dan METODOLOGI,

Memberikmemberikan ikhtisarSistem \ Manajemen Aset Dan

Persyaratan standar dan definisi yang digunakan

PRINSIP DASAR ISO 55000

TERPADU

SISTIMATIK

HOLISTIK

SISTEMIK

BERBASIS

RESIKO

BER-

KELANJUT-

AN

OPTIMAL

JENIS ASET DAN KETERKAITANNYA

KONTEKS UTAMA; tujuan organisasi, kebijakan, regulasi, persyaratan kinerja, manajemen resiko

ASET

FISIK

ASET SDM

ASE

T K

EUA

NG

AN

ASET

INFO

RM

ASI

INTANGIBLE ASET

Biaya siklus hidupasset, kriteria investasicapex, opex, nilai darikinerja aset

Motivasi, komunikasi, peran& tanggung jawab, kompetensi, kepemimpinan, kerjasama tim

Reputasi, citra, moral, kendala, dampak sosial

Kondisi, kinerja, kegiatan, biaya danpeluang

RUANG LINGKUP

MANAJEMEN ASET

SISTEM MANAJEMEN ASET

MANAJEMEN PDAM

MANAJEMEN ASET

SISTEM

MANAJEMEN ASET

ASET

PORTOFOLIO

ASET YANG TERMASUK DALAM LINGKUP SISTEM

MANAJEMEN ASET

KEGIATAN PDAM TERKOORDINASI UNTUK MEREALISASIKAN NILAI

ASET

KETERKAITAN ANTAR ELEMEN UTK

MEMBANGUN KEBIJAKAN MA, TUJUAN MA &

PROSES UNTUK MENCAPAINYA

Sumber : SIO 55000 – 2014, Overview, Probciple, & Methodology

ISTILAH DAN PENGERTIAN DALAM MANAJEMEN ASET

• Aset Portofolio - aset yang merupakan lingkup sistem manajemen aset yang dimiliki oleh sebuah organisasi

• Sistem Aset - aset yang berinteraksi dan/atau saling terkait sehingga dapat memberikan layanan fungsi bisnis yang diperlukan

• Asset Kritis - aset yang diidentifikasi memiliki potensi terbesar untuk mempengaruhi pencapaian rencana strategis organisasi

• Berkelanjutan - mencapai atau mempertahankan optimal kompromi antara kinerja, biaya dan risiko atas siklus hidup aset, sementara menghindari dampak jangka panjang yang merugikan dari keputusan-keputusan jangka pendek

KLAUSA ISO 55000

KLAUSA 1. RUANG LINGKUP

KLAUSA 2. REFERENSI NORMATIF

KALUSA 3. ISTILAH DAN DEFINISI

KLAUSA 4. KONTEKS ORGANISASI

KLAISA 5. KEPEMIMPINAN

KLAUSA 6. PERENCANAAN

KLAUSA 7. DUKUNGAN

KLAUSA 8. OPERASI

KLAUSA 9. EVALUASI KINERJA

KLAUSA 10. PERBAIKAN

KLAUSA ISO 55000

4. KONTEKS ORGANISASI4.1 Memahami konteks organisasi4.2 Memahami kebutuhan & harapan pemangku kepentingan4.3 Menetapkan lingkup sistem manajemen asset4.4. Sistem manajeman aset

5. KEPEMIMPINAN5.1 Kepemimpinan dan komitmen5.2 Kebijakan5.3 Peran, tanggung jawab dan kewenangan organisasi

6. PERENCANAAN6.1 Tindakan untuk mengatasi resiko dan peluang untuk

sistem manajemen aset6.2.1 Tujuan manajemen aset6.2.2 Perencanaan untuk mencapai tujuan manajemen aset

7. DUKUNGAN7.2 Kompetensi7.3 Kesadaran7.4 Komunikasi7.5 Persyaratan informasi7.6.1 Informasi umum yang terdokumentasi7.6.2 Penciptaan dan pemutakhiran informasi yang terdokumentasi7.6.3 Pengendalian informasi yang terdokumentasi

8 OPERASI8.1 Perencanaan dan penegdalian operasi8.2 Manajemen perubahan8.3 Outsourcing

9 EVALUASI KINERJA9.1 Pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi9.3 Audit internal9.3 Kaji ulang manajemen

10 PERBAIKAN10.1 Ketidaksesuaian dan tindakan koreksi10.2 Tindakan Penyesuaian10.3 Perbaikan berkelanjutan ISO 55001

SISTEM

MANAJEMEN

ASET

7 klausua27 elemen

LINGKUP ISO 55000

Kepeimimpinan (Kl 5)• Kepemimpinan dan komitmen untuk AM• Kebijakan (niat) AM• Tanggung jawab/kewenangan yang diterapkan & dikomunikasikan• Selaras antara tujuan perusahaan dan tujuan AM

Perencanaan (Kl 6)• Menetapkan tujuan strategis PDAM• Rencana dan tujuan yang mengkonversi hasil strategis untuk bisnis

dan tindakan taktis di semua tingkat• Mengidentifikasi dan mitigasi risiko• Komunikasi dan keterlibatan

Operasi (Kl 8)• Mengontrol proses untuk memberikan hasil yang ditargetkan di semua fungsi (pengadaan, pemnfaatan, pemeliharaan, penghapuan) • Pertimbangkan bagaimana kegiatan pihak ketiga (outsourcing) dikendalikan dan terintegrasi.

Dukungan (Kl 7)• Menyediakan sumber daya (ketrampilan , IT, $)• Memelihara kapaistas (kompetensi)

Kinerja (Kl 9)• Pemantauan, pengukuran, analisis dan

evaluasi

Perbaikan (Kl 10)• Kesesuaian, kecukupan, dan efektifitas

Sistem Manajemen Aset

4. KONTEKS ORGANISASI

✓ Konteks eksternal mancakup lingkungan sosial, budaya, ekonomi dan fisik, serta peraturan, keuangan dan kendala lainnya.

✓ Konteks internal mencakup budayaorganisasi dan lingkungannya, serta misi, visi dan nilai-nilai organisasi. Stakeholder ada di kedua konteks.

4.1. MEMAHAMI ORGANISASI DAN KONTEKSNYA

Untuk memhami organisasi dan konteksnya, diperlukan;

a) Pernyataan tujuan organisasib) Isu internal dan eksternal, kecenderungan, faktor

pendorong yang berhubungan dengan sasaran yang diharapkan

c) Harapan dan sasaran dari sistem manajemen asetd) Isu internal dan eksternal terkait peluang dan

ancaman sistem manajemen asset untukmemenuhi sasaran diharapkan

Sistem manajemen aset berasal dari dan sejajar dengan tujuan organisasi

4.2. MEMAHAMI KEBUTUHAN DAN PERSYARATAN PEMANGKU KEPENTINGAN

✓ 'Tujuan organisasi' adalah tujuan menyeluruh yang menentukan konteks dan arahan bagi aktivitasorganisasi

✓ 'Tujuan' adalah hasil yang ingin dicapai (bisa strategis, taktis atau operasional)

✓ Harus ditunjukkan bagaimana tujuan pengelolaan asetyang direncanakan tercapai, apakah sesuai dengantujuan Organisasi, sehingga dengan memenuhi tujuanpengelolaan aset, mereka membantu mencapai tujuanOrganisasi.

4.3. MENETAPKAN LINGKUP SISTEM MANEJEMN ASET

✓ Manajemen PDAM harus menentukan ruang lingkup dari sistem manajemen aset, sehingga batas-batas dan penerapannya dapat dengan jelas dikomunikasikan ke pihak internal dan eksternal yang relevan.

✓ Ruang lingkup' adalah luas wilayah atau materiyang berkaitan dengan sesuatu atau yang relevan dengannya

4.4. SISTEM MANAJEMEN ASET

✓ Organisasi harus, membangun, menerapkan,mempertahankan dan meningkatkan Sistem Manajemen Aset sesuai dengan persyaratan termasuk proses-proses yang diperlukan dan interaksinya.

✓ Sistem Manajemen Aset harus dibentuk, dilaksanakan, dipelihara dan terus ditingkatkan.

✓ Sistem Manajemen Aset adalah serangkaian elemen organisasi yang saling terkait dan saling berinteraksi, yang fungsinya adalah untuk menetapkan kebijakan dan tujuan manajemen aset, dan rangkaian proses dan alokasi sumber daya, yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut.

KOMITMEN MANAJEMEN & KEBIJAKAN

5.1. KOMITMEN MANAJEMEN✓ Manajemen Puncak menunjukkan kewenangan,

akuntabilitas, kepemimpinan dan komitmen terhadap sistem manajemen aset dengan secara positif mempengaruhi organisasi

✓ Untuk menenjukkan 'kepemimpinan' berarti mengambil tindakan untuk mengarahkan sebuah kelompok.'Komitmen' menunjukkan dedikasi terhadap Tujuan PDAM dalam penerapan Sistem manajemen Aset.

5.2 KEBIJAKANManjemen Puncak (Direksi) PDAM menetapkan dan mengkomunikasikan kebijakan manajemen aset dari prinsip-prinsip yang harus diambil dalam mencapai tujuan manajemen asset.

5.4. PERAN, TANGGUNG JAWAB DAN KEWEWENANGAN

✓ Tanggung jawab' adalah tugas yang harus dilakukan; 'pihak berwenang’ mendelegasikan wewenang atau hak untuk memberi perintah, membuat keputusan, dan menegakkan ketaatan

✓ Manajemen puncak harus mendokumentasi-kan dan mengkomunikasikan (yaitu setiap orang mengetahui gagasan dan pesan) peran yang dialokasikan dalam organisasi, dan / atau pihak-pihak ketiga (outsource), dengan tanggung jawab dan wewenang yang diperlukan untuk mencapai Srategic AssetManagemnet Plan.

6. PERENCANAAN

Pendekatan untuk menerapkan kebijakan manajemen aset harus didokumentasikan dalam Rencana StrategisManajemen Aset (RSMA/SAMP), dimana rencana terperinci mengenai apa yang harus dilakukan di seluruh organisasi untuk mencapai tujuan SAMP

6.1. Tindakan untuk Mengatasi Risiko dan Peluang untuk

SMA

6.2. Tujuan Manajemen Aset dan Perencanaan Untuk

Mencapainya.6.2.1. Tujuan manajemen aset

6.2.1. Merencanakan Untuk Mencapai Tujuan Pengelolaan Aset.

6.1. TINDAKAN untuk MENGATASI RISIKO dan PELUANG

PDAM perlu merencanakan tindakan mitigasi risiko dan

peluang, pada proses-proses Sistem Manajemen Asset

dengan efektif, diinformasikan dan didokumentasikan.

• Risiko kegagalan asset fisik, seperti kegagalan fungsional, tak terduga, kerusakan, kerusakan berbahaya atau tindakan teroris;

• Risiko operasional, termasuk kontrol aset, faktor-faktor kesalahan manusia dan semua kegiatan lain yang mempengaruhi kinerja, kondisi atau keamanan;

• Peristiwa lingkungan alam (badai, banjir, dll, termasukkemungkinan efek dari perubahan iklim);

• Faktor-faktor di luar kendali organisasi, seperti kegagalanpengadaan barang dan jasa yang disediakan eksternal.

• Risiko pemangku kepentingan, seperti kegagalan memenuhi peraturan, persyaratan kinerja atau risiko reputasi organisasi;

• Risiko yang terkait dengan siklus hidup asset yang berbeda fase.

6.2. TUJUAN MANAJEMEN ASET DAN PERENCANAAN

• Tujuan manajemen aset dan rencana untuk mencapainya.• Tujuan didefinisikan sebagai 'hasil yang ingin dicapai‘

✓ Standar layanan pasokan;✓ Tingkat layanan/pasokan;✓ Keandalan, ketersediaan, ✓ Kemampu-rawatan;✓ Kefungsian;✓ Survivability;✓ Kapasitas output, output kualitas;✓ Kepuasan pelanggan;✓ Keselamatan dan/atau dampak

lingkungan;✓ Legislatif, peraturan atau undang-undang

kepatuhan atau kombinasi dari unsur-unsur di atas.

7. DUKUNGAN

7.1 SUMBER DAYA

7.2 KOMPETENSI

7.3 KESADARAN

7.4 KOMUNIKASI

7.5 INFORMASI YANG

DIDOKUMENTASIKAN

Kerja sama di seluruh organisasi, berbagi sumber

daya, koordinasi dan komunikasi yang diperlukan

untuk sistem manajemen aset guna mencapai tujuan

manajemen aset PDAM

SUMBER DAYA, KOMPETENSI & KESADARAN

7.1 SUMBER DAYASemua sumber daya (manusia, infrastruktur, informasi, keuangan dan fisik) yang diperlukan untuk pembentukan, implementasi, pemeliharaan dan perbaikan berkelanjutan dari Sistem Manajemen Aset.7.2. KOMPETENSIPDAM harus menentukan rangkaian kompetensi yang dibutuhkan untuksemua peran dan tanggung jawab Manjemen Aset, dan kesadaran, pengetahuan, pemahaman, keterampilan dan pengalaman yang dibutuhkan untuk memenuhi persyaratan tersebut, menyediakankandidat yang sesuai, termasuk pemanfaatan keahlian dari luar.7.3. KESADARAN✓ SDMyang bekerja di bawah kendali organisasi harus memiliki

kesadaran yang sesuai dengan kebijakan manajemen aset PDAM, Sistem Manajemen Aset, risiko bisnis dan aktivitas kerja dan perilaku mereka.

✓ Kebutuhan kesadaran akan stakeholder ditentukan oleh peran dan hubungannya dengan organisasi yang memenuhi tujuan manajemen asset.

KOMUNIKASI & KEBUTUHAN INFORMASI

7.4. KOMUNIKASI

✓ Kegiatan manajemen aset harus dikomunikasikan kepada stakeholder terkait secara berkal & terkoordinasi, sebagai bagian integral dari aktivitas manajemen asset.

✓ PDAM harus memiliki rencana komunikasi untuk pertimbangankeputusan stakeholder tentang persyaratan sistem manajemen aset, informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan yang tepat, kapan dan apa yang harus berkomunikasi dengan menggunakan feedback serta metode proses pelaporan.

7.5. KEBUTUHAN INFORMASI

✓ PDAM harus menentukan kebutuhan informasi dengan menggunakan pendekatan sistematis untuk mengidentifikasi informasi aset yang diperlukan dan menetapkan sistem manajemen informasi dan repositori yang sesuai dengan aset, manajemen aset dan sistem manajemen asetnya.

KEBUTUHAN INFORMASI

Informasi yang diperlukan meliputi:

1. Strategi dan perencanaan, 2. Proses dan prosedur manajemen aset3. Sifat fisik teknis & aset, 4. Pemberian layanan dan operasi, 5. Manajemen pemeliharaan, 6. Manajemen kinerja dan pelaporan, 7. Pengelolaan keuangan dan sumber

daya, 8. Manajemen risiko, 9. Kontinjensi dan perencanaan

kontinuitas, 10. Laporan ke manajemen kontrak, 11. Perbaikan berkelanjutan

PDAM harus

menyusun,

mengendalikan

dan

memutakhurkan

informasi yang

dibutuhkan

8. OPERASI

OPERASI MELIPUTI;

• PERANCANGAN,

• ARAHAN,

• IMPLEMENTASI,

• MANAJEMEN PERUBAHAN DAN

• PENGENDALIAN KEGIATAN MANAJEMEN ASET,

(termasuk layanan dan kegiatan pihak ketiga -

outsourcing)

8.1. PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN

PDAM menentukan proses perencanaan dan pengendalian operasional untuk mendukung kegiatan yang dipersyaratkan secara efektif oleh rencana manajemen aset. Termasukpersyaratan untuk perencanaan operasional, pengendalian, sumber daya, pengukuran dan audit manajemen aset dan sistem manajemen asset.

Perencanaan dan pengendalian seluruh siklus hidup aser, termasuk:✓ Pengadaan, akuisisi atau peningkatan aset;✓ Pemanfaatan aset;✓ Pemeliharaan aset;✓ Dekomisioning / Penghapusan

PENGELOLAAN PERUBAHAN dan OUTSOURCING

8.2 PENGELOLAAN PERUBAHAN

✓ PDAM harus mengevaluasi dan mengelola perubahan internal atau eksternal yang mempengaruhi aset, manajemen aset atau sistem manajemen aset dengan menilai risikonya, konsekuensinya di seluruh sistem organisasi, termasuk konsekuensi yang tidak disengaja, dan mengembangkan mitigasi yang tepat dan menerapkannya dengan sukses.

✓ Harus disusun Manajemen Perubahan yang rinci.8.3. OUTSOURCING

✓ Outsourcing berarti kegiatan pengelolaan aset yang dilakukan oleh pihak lain atau penyedia layanan puhak ketiga.

✓ Hal ini memerlukan kesepakatan terdokumentasi mengenai proses / kegiatan outsourcing, tanggung jawab dan wewenang untuk mengelolanya, dan bagaimana alih pengetahuan dilakukan.

✓ Aktivitas 'outsourcing' adalah aktivitas dimana organisasi eksternal melakukan sebagian dari fungsi atau proses organisasi

9.EVALUASI KINERJA

✓ Kinerja sistem manajemen aset harus dievaluasi terhadap tujuan yang ditetapkan khusus untuk sistem itu sendiri (baik ketika ditetapkan, atau mengikuti evaluasi sebelumnya).

✓ Tujuan utama mengevaluasi sistem adalah menentukan apakah dalam mendukung manajemen aset organisasi dan memenuhi tujuan manajemen asetnya, berjalan dengan efektif dan efisien.

9.1. PEMANTAUAN, PENGUKURAN, ANALISIS DAN EVALUASI

✓ Indikator kinerja, baik kuantitatif maupun kualitatif, finansial dan non finansial, untuk dipantau pada tingkat yang sesuai dengan risiko, kompleksitas dan nilai aset.

✓ Proses dan prosedur dikembangkan untuk mengukur, memantau, menganalisa dan mengevaluasi aset, sistem manajemen aset dan aktivitas manajemen asset, secara berkala untuk menentukan seberapa baik kebijakan aset dan Strategic Asset Management Plan terpenuhi. `

✓ Dengan menggunakan indikator kinerja, organisasi mengevaluasi aktivitas manajemen aset untuk memastikan kesesuaian, kecukupan dan efektivitas secaraberkelanjutan.

✓ Bila diperlukan, perubahan dilakukan terhadap kebijakan, tujuan, strategi, dan elemen lain dari Sistem Manajemen Aset untuk meningkatkan keefektifannya dalam memastikan tujuan manajemen aset.

9.2. AUDIT INTERNAL

✓ Melakukan audit internal terhadap sistem manajemen aset, terutama yang terkait dengan aset kritis dan sistem aset, untuk memastikan bahwa sistem pengelolaan aset mencapai tujuan dan rencana serta mengidentifikasi peluang untuk perbaikan.

✓ Audit internal harus dilakukan pada interval yang direncanakan untuk menentukan dan memberikan informasi kepada manajemenpuncak mengenai kesesuaian dan efektivitas sistem manajemen aset, serta memberikan dasar untuk menetapkan tujuan untuk perbaikan berkelanjutan.

10. PERBAIKAN

Perbaikan berkelanjutan adalah konsep yang diterapkan pada aset, aktivitas manajemen aset dan sistem manajemen aset, termasuk aktivitas atau proses outsourcing.

10.1. KETIDAKSESUAIAN & TINDAKAN KOREKSI

✓ Menetapkan rencana dan proses untuk mengendalikan ketidaksesuaian dan konsekuensi yang terkait dengan aset, proses manajemen aset dan sistem manajemen aset, untuk meminimalkan dampak buruk pada organisasi dan terhadap kebutuhan dan harapan stakeholder.

✓ Tindakan korektif adalah tindakan yang dilakukan untuk mengatasi akar penyebab ketidaksesuaian, atau insiden yang diidentifikasi, untuk mengelola konsekuensinya, dan untuk mencegah atau mengurangi kemungkinan pengulangan.

✓ Proses dan prosedur yang terkait ditetapkan, diterapkan dan dipelihara untuk penanganan, penyelidikan dan koreksi ketidaksesuaian, kegagalan fungsional aset, sistem aset dan sistem manajemen aset (SMA)

TINDAKAN PENCEGAHAN & PERBAIKAN BERKELANJUTAN

10.2. TINDAKAN PENCEGAHAN

✓ Tindakan pencegahan, termasuk tindakan prediktif, adalah tindakan yang diambil untuk mengatasi akar penyebab potensi kegagalan atau insiden, sebagai tindakan proaktif, sebelum kejadian tersebut terjadi.

✓ PDAM harus menetapkan, menerapkan dan memelihara proses untuk memulai tindakan pencegahan atau prediksi.

10.3. PERBAIKAN BERKELANJUTAN

✓ Mengadopsi proses keseluruhan organisasi yang berkelanjutan untuk mengidentifikasi, menilai dan menerapkan perbaikan untuk aset, manajemen aset, atau sistem manajemen aset.

✓ Mengumpulkan informasi tentang pengetahuan, teknologi dan praktik baru yang dapat membawa perbaikan yang bermanfaat.

✓ Mengumpulkan data aset , manajemen aset, dan kinerja sistem manajemen aset untuk mengidentifikasi peluang perbaikan terus-menerus.

TERIMA KASIH

35