KATA PENGANTARptpn2.com/wp-content/uploads/2019/01/WBS.pdf · perusahaan kepada pihak yang harus...

19
PTPN II Whistle Blowing System (WBS) Sistem Pelaporan Pelanggaran 2 KATA PENGANTAR PT. Perkebunan Nusantara II memiliki komitmen untuk menerapkan prinsip-prinsip Tata Kelola Perusahaan yang baik (Good Corporate Governance) disingkat GCG secara konsisten dan berkesinambungan serta menjadikan prinsip-prinsip GCG sebagai landasan operasional di lingkungan perusahaan. Pelanggaran terhadap prinsip-prinsip tata kelola perusahaan yang baik, nilai-nilai etika serta peraturan yang berlaku di perusahaan harus dihindari oleh seluruh insan PTPN II. Oleh karena itu sebagai wujud komitmen perusahaan untuk menyediakan system bagi penegakan prinsip-prinsip tata kelola perusahaan yang baik, maka perusahaan menyusun Standard Operating Prosedure (SOP) tentang system pelaporan pelanggaran atau Whistle Blowing System (WBS). Standard Operating Prosedure (SOP) ini diharapkan dapat memberikan kesempatan kepada seluruh insan PTPN II dan pihak eksternal untuk dapat menyampaikan laporan mengenai adanya dugaan pelanggaran terhadap prinsip-prinsip tata kelola perusahaan yang baik. Semua unit kerja di lingkungan PTPN II agar dalam melaksanakan pengelolaan tugas-tugasnya/Informasinya mengacu pada Standard Operating Prosedure (SOP) tentang sistem pelaporan pelanggaran. Tanjung Morawa, 2017 PT PERKEBUNAN NUSANTARA II Komisaris Djafar Badjeber Komisaris Utama Direksi Teten Djaka Triana Direktur Utama

Transcript of KATA PENGANTARptpn2.com/wp-content/uploads/2019/01/WBS.pdf · perusahaan kepada pihak yang harus...

Page 1: KATA PENGANTARptpn2.com/wp-content/uploads/2019/01/WBS.pdf · perusahaan kepada pihak yang harus segera menanganinya secara ... pencurian, penggunaan ... kebenaran dan didasarkan

PTPN II

Whistle Blowing System (WBS)

Sistem Pelaporan Pelanggaran

2

KATA PENGANTAR

PT. Perkebunan Nusantara II memiliki komitmen untuk menerapkan

prinsip-prinsip Tata Kelola Perusahaan yang baik (Good Corporate

Governance) disingkat GCG secara konsisten dan berkesinambungan serta

menjadikan prinsip-prinsip GCG sebagai landasan operasional di lingkungan

perusahaan.

Pelanggaran terhadap prinsip-prinsip tata kelola perusahaan yang baik,

nilai-nilai etika serta peraturan yang berlaku di perusahaan harus dihindari

oleh seluruh insan PTPN II. Oleh karena itu sebagai wujud komitmen

perusahaan untuk menyediakan system bagi penegakan prinsip-prinsip tata

kelola perusahaan yang baik, maka perusahaan menyusun Standard

Operating Prosedure (SOP) tentang system pelaporan pelanggaran atau

Whistle Blowing System (WBS). Standard Operating Prosedure (SOP) ini

diharapkan dapat memberikan kesempatan kepada seluruh insan PTPN II

dan pihak eksternal untuk dapat menyampaikan laporan mengenai adanya

dugaan pelanggaran terhadap prinsip-prinsip tata kelola perusahaan yang

baik.

Semua unit kerja di lingkungan PTPN II agar dalam melaksanakan

pengelolaan tugas-tugasnya/Informasinya mengacu pada Standard

Operating Prosedure (SOP) tentang sistem pelaporan pelanggaran.

Tanjung Morawa, 2017

PT PERKEBUNAN NUSANTARA II

Komisaris

Djafar Badjeber

Komisaris Utama

Direksi

Teten Djaka Triana Direktur Utama

Page 2: KATA PENGANTARptpn2.com/wp-content/uploads/2019/01/WBS.pdf · perusahaan kepada pihak yang harus segera menanganinya secara ... pencurian, penggunaan ... kebenaran dan didasarkan

DAFTAR ISI

Hal

BAB I PENDAHULUAN ………………..………………………………………….......... 1

1. Latar Belakang ……………………………………………………………….. 1

2. Manfaat dan Tujuan Whistle Blowing System (WBS) ………. 2

3. Sistematika Pedoman SOP Whistle Blowing System (WBS)... 3

BAB II STRUKTUR PENGELOLAAN WHISTLE BLOWING SYSTEM (WBS). 4

1. Dewan Komisaris ………….………………………………………….. 5

2. Direksi ……………………………..………………………………………. 5

3. Kepala Bagian SPI……………………………………….…………….. 5

4. Unit Pengelola WBS………..………………………………………… 5

5. Komite Pemantau/Komite Audit ………………………………. 6

6. Peranan Manajer Dalam Penerapan WBS ..………………. 6

7. Sumber Daya ……………………………………………………………. 6

BAB III RINCIAN PEDOMAN WHISTLE BLOWING SYSTEM (WBS) .… 7

1. Pelapor dan Bentuk Pelaporan …………………………………. 7

2. Pelanggaran Yang Dapat Dilaporkan dan Waktu Pelaporan .. 8

3. Kebijakan Perlindungan Pelapor ……………………………….. 8

4. Mekanisme Penyampaian Sistem Pelaporan Pelanggaran …. 8

1) Sarana Penyampaian Laporan ………………………………

2) Komunikasi Dengan Pelapor ………………………..………. 3) Pengelolaan WBS (WBS) ………………………………………

4) Pelaporan pelanggaran oleh anggota Dekom & Direksi..

5) Pelanggaran oleh petugas WBS……………………………..

8

9

9

12

12

5. Laporan Unit Pengelola WBS Kepada Direktur Utama .. 12

BAB IV Istilah-istilah …………………….…………………………………………………. Penutup ……………………………………………………………………………….

13-14

14

i

Page 3: KATA PENGANTARptpn2.com/wp-content/uploads/2019/01/WBS.pdf · perusahaan kepada pihak yang harus segera menanganinya secara ... pencurian, penggunaan ... kebenaran dan didasarkan

PTPN II

Whistle Blowing System (WBS)

Sistem Pelaporan Pelanggaran

1

BAB I

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

Sesuai PerMen BUMN Nomor: Per-01/MBU/2011 tanggal 1 Agustus

2011 tentang penerapan tata kelola perusahaan yang baik (Good

Corporate Governance), maka dalam rangka menerapkan GCG secara

konsisten dan berkesinambungan, perusahaan senantiasa dituntut

untuk melaksanakannya secara transparan dan akuntabel serta

memenuhi ketentuan yang berlaku di perusahaan dalam menjalankan

kegiatan usahanya.

Terkait dengan usaha penerapan GCG, maka salah satu cara yang

efektif untuk mencegah dan memerangi praktek yang bertentangan

dengan GCG adalah melalui mekanisme sistem pelaporan pelanggaran

(Whistle Blowing System).

Whistle Blowing System adalah bagian dari system pengendalian

internal dalam mencegah praktek penyimpangan dan kecurangan.

Sistem ini diharapkan dapat meningkatkan partisipasi pelapor dalam

melaporkan terjadinya pelanggaran serta mendorong budaya

keterbukaan, kejujuran dan mengurangi budaya diam.

Whistle Blowing System dikelola oleh unit pengelola WBS. Peraturan

dan penerapan WBS dapat disosialisasikan dan dievaluasi secara

berkelanjutan kepada seluruh unsur perusahaan PTPN II dan secara

berkala akan dilaksanakan penyempurnaan sistem ini dalam rangka

perbaikan berkelanjutan sesuai dengan perkembangan.

Page 4: KATA PENGANTARptpn2.com/wp-content/uploads/2019/01/WBS.pdf · perusahaan kepada pihak yang harus segera menanganinya secara ... pencurian, penggunaan ... kebenaran dan didasarkan

PTPN II

Whistle Blowing System (WBS)

Sistem Pelaporan Pelanggaran

2

2. Beberapa manfaat dan tujuan Whistle Blowing System

a. Tersedianya cara penyampaian informasi penting dan kritis bagi

perusahaan kepada pihak yang harus segera menanganinya secara

aman.

b. Timbulnya keengganan untuk melakukan pelanggaran dengan

semakin meningkatnya kesediaan untuk melaporkan terjadinya

pelanggaran karena kepercayaan terhadap sistem pelaporan yang

efektif.

c. Tersedianya mekanisme deteksi dini atas kemungkinan terjadinya

masalah akibat suatu pelanggaran.

d. Tersedianya kesempatan untuk menangani masalah pelangggaran

secara internal sebelum meluas menjadi masalah pelanggaran yang

bersifat publik.

Tujuan WBS

Mempermudah manajemen untuk menangani laporan-laporan

pelanggaran secara efektif sekaligus untuk mengurangi kerugian

financial dan non financial serta hal-hal yang dapat merusak citra

perusahaan melalui deteksi dini.

Page 5: KATA PENGANTARptpn2.com/wp-content/uploads/2019/01/WBS.pdf · perusahaan kepada pihak yang harus segera menanganinya secara ... pencurian, penggunaan ... kebenaran dan didasarkan

PTPN II

Whistle Blowing System (WBS)

Sistem Pelaporan Pelanggaran

3

3. Sistematika Pedoman SOP Whistle Blowing System (WBS)

Pedoman SOP ini disusun dalam 4 (empat) bab dengan sistematika

sebagai berikut:

a. Bab pertama, berisi latar belakang, manfaat dan tujuan WBS serta

sistematika pedoman WBS.

b. Bab kedua, berisi struktur pengeloaan WBS yang terdiri dari Dewan

Komisaris, Direksi, dan unit pengelola WBS yang meliputi sub unit

perlindungan pelapor/sub unit administrasi dan sub unit investigasi

serta komite pemantau WBS/komite audit dan sumber daya.

c. Bab ketiga, berisi tentang pelapor dan bentuk pelaporan,

pelanggaran yang dapat dilaporkan dan waktu pelaporan,

kebijakan perlindungan pelapor, peranan manajer dalam

penerapan WBS, mekanisme penyampaian sistem pelaporan

pelanggaran yang meliputi sarana penyampaian laporan,

komunikasi dengan pelapor dan pengelola WBS, pelaporan

pelanggaran oleh Dewan Komisaris, anggota Direksi dan oleh

petugas WBS serta laporan unit pengelola WBS kepada Direktur

Utama.

d. Bab keempat, berisi istilah-istilah dan lampiran.

Page 6: KATA PENGANTARptpn2.com/wp-content/uploads/2019/01/WBS.pdf · perusahaan kepada pihak yang harus segera menanganinya secara ... pencurian, penggunaan ... kebenaran dan didasarkan

PTPN II

Whistle Blowing System (WBS)

Sistem Pelaporan Pelanggaran

4

BAB II

Struktur Pengelolaan Whistle Blowing System (WBS)

RUPS

DEWAN

KOMISARIS

DIREKSI

KEPALA SPI

UNIT PENGELOLA WBS

Kasubbag

Pengawasan Analisa Admi Keu/ Umum /

Sisdur / WhistleBlower

KOMITE PEMANTAU

WBS/KOMITE AUDIT

SUB UNIT PERLINDUNGAN PELAPOR

/SUB UNIT ADMI

Staf Sub Bagian Pengawasan & Analisa

Bidang Keuangan, Admi/

Umum & Sisdur

SUB UNITINVESTIGASI

Staf Sub Bagian Pengawasan & Analisa

Bidang Keuangan, Admi/

Umum & Sisdur

Kasubbag Pengawasan & Analisa

Bidang

Tanaman/Produksi

Kasubbag Pengawasan & Analisa

Bidang Teknik/Pengolahan

KARYAWAN

UNIT KERJA

/MANAJER

UNIT KERJA

/MANAJER

UNIT KERJA

/MANAJER

Page 7: KATA PENGANTARptpn2.com/wp-content/uploads/2019/01/WBS.pdf · perusahaan kepada pihak yang harus segera menanganinya secara ... pencurian, penggunaan ... kebenaran dan didasarkan

PTPN II

Whistle Blowing System (WBS)

Sistem Pelaporan Pelanggaran

5

1. Dewan Komisaris

Melakukan pengawasan atas efektivitas pelaksanaan WBS di PTP

Nusantara II. Monitoring terhadap pelaksanaan WBS dapat

diserahkan kepada komite pemantau WBS/ komite audit.

2. Direksi

Direksi berwenang untuk :

a. Membentuk dan menetapkan unit pengelola WBS.

b. Memutuskan untuk menghentikan serta melanjutkan

pelaporan pelanggaran.

c. Menugaskan tim investigasi untuk melakukan investigasi

d. Memberikan sanksi kepada terlapor atau meneruskan kepada

pihak berwajib.

3. Kepala SPI

a. Melakukan pengawasan atas pelaksanaan WBS yang

dilaksanakan oleh unit pengelola (UP) WBS yang berada di

bawah SPI.

b. Memantau dan mengarahkan tim investigasi yang berada

dibawah SPI dalam melaksanakan investigasi atas instruksi

Direktur Utama.

c. Mengevaluasi efektivitas dan perbaikan program WBS yang

berada dibawah SPI.

4. Unit Pengelola WBS.

a. Menyelenggarakan dan mengelola jalur komunikasi bagi

pelapor untuk melaporkan indikasi awal, melakukan klarifikasi

awal serta melakukan investigasi jika terbukti, atas instruksi

Direktur Utama.

b. Menyimpan dan mengamankan seluruh dokumen yang bersifat

penting dan rahasia.

Page 8: KATA PENGANTARptpn2.com/wp-content/uploads/2019/01/WBS.pdf · perusahaan kepada pihak yang harus segera menanganinya secara ... pencurian, penggunaan ... kebenaran dan didasarkan

PTPN II

Whistle Blowing System (WBS)

Sistem Pelaporan Pelanggaran

6

c. Bertanggung jawab atas pelaksanaan program perlindungan

pelapor terutama aspek kerahasiaan dan jaminan keamanan

pelapor.

5. Komite Pemantau/Komite Audit

a. Memantau dan mengevaluasi efektivitas pelaksanaan WBS

atas kewenangan yang diberikan Dewan Komisaris.

b. Menangani keluhan jika pelapor mendapat ancaman atau

tekanan dari terlapor.

6. Peranan manajer dalam penerapan WBS.

a. Manajer mempunyai kewajiban pengawasan terhadap

karyawan-karyawan dibawahnya serta kewajiban dalam

penegakan kepatuhan dan etika perusahaan dilingkup

kerjanya.

b. Modus yang dapat digunakan adalah mendorong agar setiap

karyawan berkonsultasi dengan atasannya bila melihat adanya

pelanggaran.

c. Apabila atasan langsung karyawan ternyata terlibat dalam

kecurangan maka karyawan melakukan konsultasi dengan

atasan dari atasan yang terlibat.

d. Jika tidak berhasil maka digunakan saluran yang disediakan

oleh sistem pelaporan pelanggaran (WBS).

7. Sumber Daya

a. Jumlah personil yang cukup dan memiliki kwalitas sebagai

petugas perlindungan pelapor/administrasi WBS dan petugas

investigasi.

b. Media Komunikasi (telepon, email, kotak pos) untuk keperluan

pelaporan pelangggaran, baik saluran internal maupun

eksternal

Page 9: KATA PENGANTARptpn2.com/wp-content/uploads/2019/01/WBS.pdf · perusahaan kepada pihak yang harus segera menanganinya secara ... pencurian, penggunaan ... kebenaran dan didasarkan

PTPN II

Whistle Blowing System (WBS)

Sistem Pelaporan Pelanggaran

7

BAB III

RINCIAN PEDOMAN WHISTLEBLOWING SYSTEM (WBS)

1. Pelapor dan Bentuk laporan

Seluruh insan PTP Nusantara II memiliki kewajiban moral untuk

melaporkan terjadinya pelanggaran jika mengetahuinya.

Penyampaian adanya pelanggaran juga untuk mencegah dampak

yang tidak diinginkan menyebar luas, seperti kebiasaan

penerimaan atau pemberian gratifikasi.

A. Pelapor

a) Kalangan internal perusahaan meliputi Dewan Komisaris,

Direksi dan seluruh karyawan.

b) Kalangan eksternal perusahaan meliputi pelanggan,

pemasok, masyarakat, kreditur dan stakeholder lainnya.

B. Bentuk Laporan

a) Pelaporan pelanggaran secara tertulis dan beridentitas.

- Dilengkapi fotocopi identitas pelapor

- Bukti pendukung berupa dokumen yang memuat

indikasi awal yang memberi petunjuk tentang transaksi

yang dilakukan.

b) Pelaporan pelanggaran secara tertulis tetapi tanpa

identitas (Anonim).

Page 10: KATA PENGANTARptpn2.com/wp-content/uploads/2019/01/WBS.pdf · perusahaan kepada pihak yang harus segera menanganinya secara ... pencurian, penggunaan ... kebenaran dan didasarkan

PTPN II

Whistle Blowing System (WBS)

Sistem Pelaporan Pelanggaran

8

- Dilengkapi bukti pendukung yang memuat indikasi

awal yang memberi petunjuk tentang transaksi yang

dilakukan.

2. Pelanggaran yang dapat dilaporkan dan waktu pelaporan.

a. Korupsi, kecurangan, ketidakjujuran.

b. Perbuatan melanggar hukum: pencurian, penggunaan

kekerasan terhadap karyawan atau pimpinan dan pemerasan.

c. Perbuatan yang merugikan perusahaan baik secara financial

maupun non financial.

d. Pelanggaran SOP, terutama pengadaan barang dan jasa.

Waktu Pelaporan.

Pelaporan pelanggaran dilakukan sesegera mungkin dan dalam

waktu tidak lebih dari tiga bulan.

3. Kebijakan Perlindungan Pelapor

Perusahaan berkomitmen untuk melindungi pelapor pelanggaran

yang beritikad baik. Kebijakan ini adalah untuk mendorong

terjadinya pelaporan pelanggaran dan menjamin kerahasiaan dan

keamana pelapor dan keluarganya.

4. Mekanisme penyampaian sistem pelaporan pelanggaran.

1) Sarana penyampaian laporan

Sarana bagi pelapor yang akan menyampaikan pelaporan

pelanggaran yaitu:

a. Surat : Surat resmi ditujukan kepada up WBS, baik diantar

langsung maupun melalui pos perusahaan/kotak pos.

b. Email : [email protected].

c. No. Telp. : Kantor SPI No. 0617942372

d. No. HP : 0812 6982 3315

Page 11: KATA PENGANTARptpn2.com/wp-content/uploads/2019/01/WBS.pdf · perusahaan kepada pihak yang harus segera menanganinya secara ... pencurian, penggunaan ... kebenaran dan didasarkan

PTPN II

Whistle Blowing System (WBS)

Sistem Pelaporan Pelanggaran

9

2) Komunikasi dengan pelapor

a. Komunikasi pelapor dilakukan dengan petugas

perlindungan pelapor/sub unit administrasi yang

menerima laporan pelanggaran.

b. Bila pelapor adalah karyawan perusahaan, maka

perusahaan memberikan informasi perkembangan

penanganan hasil pelaporan pelangggaran tersebut.

Sepanjang laporan yang disampaikan mengandung

kebenaran dan didasarkan data yang valid. Pemberian

informasi ini dilakukan dengan mengingat azas kerahasiaan

antara pelapor dengan perusahaan

c. Pelapor yang berasal dari eksternal perusahaan, kebijakan

komunikasi dengan pelapor dapat diberikan kepadanya

sepanjang ia bersedia menandatangani kesepakatan

tertulis tentang kerahasiaan informasi.

3) Pengelolaan WBS

a. Pengelolaan WBS dilaksanakan oleh SPI PTPN II, yaitu di

bawah Kepala Sub Bagian Whistle Blower yang merangkap

Sub Bagian Admi keuangan/ umum/ sisdur dan

bertanggungjawab kepada Kepala Bagian SPI dan kepada

Direktur Utama secara berjenjang.

b. Unit pengelola WBS membawahi 2 (dua) sub unit yaitu:

Sub unit perlindungan pelapor/sub unit administrasi

Sub unit investigasi

Page 12: KATA PENGANTARptpn2.com/wp-content/uploads/2019/01/WBS.pdf · perusahaan kepada pihak yang harus segera menanganinya secara ... pencurian, penggunaan ... kebenaran dan didasarkan

PTPN II

Whistle Blowing System (WBS)

Sistem Pelaporan Pelanggaran

10

c. Pengelolaan WBS oleh unit pengelola.

Sub unit perlindungan pelapor/sub unit administrasi.

Sub unit ini menerima pelaporan pelanggaran dari

whistle blower yang beridentitas.

Whistle blower menyampaikan pelaporan

pelanggaran melalui media komunikasi yaitu:

telepon, email, kotak pos atau surat resmi yang

diantar langsung atau melalui pos (dibuat tanda

terima pelaporan pelanggaran).

Laporan yang diterima, dilakukan klarifikasi awal

yang meliputi identitas pelapor dan bukti dokumen

(Dibuat berita acara klarifikasi awal ).

Kemudian dilakukan penyeleksian terhadap

laporan pelanggaran apabila ada indikasi awal

pelanggaran maupun tidak maka laporan

diteruskan ke unit investigasi yang selanjutnya

melalui Kepala SPI laporan tersebut disampaikan

kepada Direktur Utama.

Indikasi awal adalah informasi yang ada didalam

pelaporan meliputi:

Permasalahan.

Siapa yang terlibat.

Bentuk dan besar kerugian.

Kapan dan tempat terjadinya.

Bertanggungjawab atas pelaksanaan program

perlindungan pelapor terutama aspek kerahasiaan

dan jaminan keamanan pelapor.

Page 13: KATA PENGANTARptpn2.com/wp-content/uploads/2019/01/WBS.pdf · perusahaan kepada pihak yang harus segera menanganinya secara ... pencurian, penggunaan ... kebenaran dan didasarkan

PTPN II

Whistle Blowing System (WBS)

Sistem Pelaporan Pelanggaran

11

Sub unit investigasi

Dengan adanya indikasi awal, maka sub unit

investigasi/unit pengelola WBS menyampaikan

kepada Kepala Bagian SPI bahwa perlu

dilaksanakan investigasi terhadap pengaduan

tersebut.

Selanjutnya Kepala Bagian SPI memohon izin

kepada Direktur Utama untuk mendapatkan

penugasan melakukan investigasi.

Apabila Direktur Utama memberi instruksi untuk

dilakukan investigasi, maka melalui Kepala Bagian

SPI unit pengelola WBS dalam hal ini sub unit

investigasi melakukan investigasi.

Investigasi dilakukan untuk mencari dan

mengumpulkan bukti-bukti guna memastikan telah

terjadinya pelanggaran (Dibuat berita acara hasil

investigasi atas pelaporan pelanggaran).

Bila terdapat bukti-bukti yang memadai, maka

disampaikan kepada Direktur Utama agar Direktur

Utama menetapkan rekomendasi tindakan

selanjutnya yaitu berupa sanksi sesuai ketentuan

yang berlaku atau diteruskan kepada pihak

penyidik untuk diproses.

Apabila bukti-bukti tidak memadai/mencukupi,

maka proses investigasi dihentikan dan laporan

pengaduan akan ditutup/ tidak dilanjutkan.

Page 14: KATA PENGANTARptpn2.com/wp-content/uploads/2019/01/WBS.pdf · perusahaan kepada pihak yang harus segera menanganinya secara ... pencurian, penggunaan ... kebenaran dan didasarkan

PTPN II

Whistle Blowing System (WBS)

Sistem Pelaporan Pelanggaran

12

4) Pelaporan pelanggaran oleh anggota Dewan Komisaris & Direksi

a. Dalam hal pelanggaran dilakukan oleh anggota Dewan

Komisaris maka laporan pelanggaran tersebut diserahkan

kepada Direktur Utama. Penanganan lebih lanjut atas

laporan pelanggaran tersebut dilakukan oleh Direksi, dan

bila diperlukan investigasi, disarankan untuk menggunakan

investigator/auditor eksternal yang independen.

b. Dalam hal pelanggaran dilakukan oleh anggota Direksi,

atau orang yang mempunyai hubungan khusus dengan

anggota Direksi, maka laporan pelanggaran disampaikan

kepada Komisaris Utama, penanganan lebih lanjut

diserahkan kepada Dewan Komisaris dan bila diperlukan

investigasi, disarankan untuk menggunakan

investigator/auditor luar yang independen.

5) Pelanggaran oleh petugas WBS

Pelanggaran yang dilakukan oleh anggota petugas Sistem

Pelaporan Pelanggaran, maka laporan pelanggaran tersebut

diserahkan langsung kepada Direktur Utama.

Pelaporan yang diterima oleh Tim WBS dari saksi pelapor segera

ditentukan apakah dapat ditindaklanjuti sesuai informasi yang

valid atau tidak ditindaklanjuti karena informasi yang diterima

tidak mempunya kriteria valid.

5. Laporan Unit Pengelola WBS kepada Direktur Utama

Pengelolaan Whistle Blowing System (WBS) dilaporkan kepada

Direktur Utama setiap 3 (tiga) bulan sekali.

Page 15: KATA PENGANTARptpn2.com/wp-content/uploads/2019/01/WBS.pdf · perusahaan kepada pihak yang harus segera menanganinya secara ... pencurian, penggunaan ... kebenaran dan didasarkan

PTPN II

Whistle Blowing System (WBS)

Sistem Pelaporan Pelanggaran

13

BAB IV

ISTILAH – ISTILAH DAN LAMPIRAN

Istilah – Istilah

1. Perusahaan adalah PT Perkebunan Nusantara II yang akan

menggunakan panduan dalam SOP ini.

2. Sistem Pelaporan Pelanggaran (Whistle Blowing System/WBS) adalah

bagian dari sistem pengendalian internal perusahaan dalam mencegah

praktek penyimpangan dan kecurangan serta memperkuat penerapan

praktik good governance.

3. Pelaporan Pelanggaran (Whistle Blowing) adalah pengungkapan

tindakan pelanggaran atau pengungkapan perbuatan melanggar

hukum, melanggar kode etik dan pedoman perilaku etika (Code of

Conduct).

4. Pelapor Pelanggaran (Whistle Blower) adalah orang yang melaporkan

adanya tindakan pelanggaran. Pelapor bisa dari internal perusahaan

atau dari eksternal perusahaan.

5. Korupsi adalah perbuatan yang dilakukan secara curang atau melawan

hukum, dapat dilakukan oleh Dewan Komisaris, Direksi, Kepala Bagian,

Manajer atau Karyawan Perusahaan yang bertentangan dengan

kepentingan perusahaan atau penyalahgunaan wewenang jabatan

yang diberikan dengan tujuan memperkaya diri sendiri, orang lain atau

korporasi.

6. Terlapor adalah Dewan Komisaris, Direksi, Kepala Bagian, Manajer dan

Karyawan Perusahaan serta mitra kerja yang dilaporkan oleh pelapor

terkait dengan perbuatan yang dapat dilaporkan.

Page 16: KATA PENGANTARptpn2.com/wp-content/uploads/2019/01/WBS.pdf · perusahaan kepada pihak yang harus segera menanganinya secara ... pencurian, penggunaan ... kebenaran dan didasarkan

PTPN II

Whistle Blowing System (WBS)

Sistem Pelaporan Pelanggaran

14

7. Indikasi awal adalah informasi yang ada didalam pelaporan,

mengandung hal-hal : permasalahan, siapa yang terlibat, bentuk dan

besar kerugian, kapan serta tempat terjadinya.

8. Pengelola WBS adalah unit yang bertanggungjawab untuk

menyelenggarakan dan mengelola jalur komunikasi bagi pelapor untuk

melaporkan indikasi awal, melakukan klarifikasi awal dan melakukan

investigasi atas pelaporan pelanggaran.

9. Investigasi adalah kegiatan untuk menemukan bukti-bukti terkait

dengan pelanggaran yang dilakukan oleh terlapor.

Penutup

Segala kebijakan yang belum di atur dalam SOP ini mengacu pada

ketentuan yang terdapat pada buku Pedoman Sistem Pelaporan

Pelanggaran (Whistle Blowing System) PTPN II serta adanya ketentuan

bahwa SOP ini akan diubah dan susun kembali sebagaimana mestinya,

apabila dalam pelaksanaannya terjadi ketidaksesuaian ataupun kekeliruan.

Lampiran

1. Tanda Terima Pelaporan Pelanggaran

2. Berita Acara Hasil Klarifikasi Awal Atas Pelaporan Pelanggaran

3. Berita Acara Hasil Investigasi Atas Pelaporan Pelanggaran

Page 17: KATA PENGANTARptpn2.com/wp-content/uploads/2019/01/WBS.pdf · perusahaan kepada pihak yang harus segera menanganinya secara ... pencurian, penggunaan ... kebenaran dan didasarkan

PTPN II

Whistle Blowing System (WBS)

Sistem Pelaporan Pelanggaran

15

TANDA TERIMA PELAPORAN PELANGGARAN

Dengan ini diterangkan bahwa :

Nama Pelapor :

Nomor Kebun/Unit/Lembaga/Organisasi :

Alamat :

Nomor Telepon :

Fax :

E-mail :

Telah menyampaikan laporan pelanggaran tentang

………………. ………………. ……………….

Sarana yang dipergunakan (Chek list √)

a. Telepon

b. E mail

c. Surat dikirim langsung

d. Surat Via Pos

…………………………..

Pelapor

Penerima

Lampiran 2. Berita Acara (BA) hasil klarifikasi awal.

(Unit Admie WBS SPI)

Page 18: KATA PENGANTARptpn2.com/wp-content/uploads/2019/01/WBS.pdf · perusahaan kepada pihak yang harus segera menanganinya secara ... pencurian, penggunaan ... kebenaran dan didasarkan

PTPN II

Whistle Blowing System (WBS)

Sistem Pelaporan Pelanggaran

16

BERITA ACARA

HASIL KLARIFIKASI AWAL ATAS PELAPORAN PELANGGARAN

NO : BA/ / /

Pada hari ini …., tanggal… Tahun…. Telah dilakukan klarifikasi awal atas

pelaporan yang diterima berdasarkan tanda terima pelaporan pelanggaran

tertanggal …., mengenai……

………………. ………………. ……………….

Hasil klarifikasi awal atas pelaporan pelanggaran

a. Identitas pelapor, ada

Tidak ada/anonim

b. Dokumen

laporan,

Lengkap

Tidak lengkap

Tidak ada

Berdasarkan hasil klarifikasi awal, maka atas pelaporan pelanggaran

tersebut telah/tidak sesuai dengan persyaratan sehingga dapat/tidak dapat

ditindak lanjuti dengan proses investigasi.

Sub Unit Perlindungan

Pelapor/Administrasi

Hormat kami

Kepala Sub Bagian SPI

Lampiran 2. Berita Acara (BA) hasil klarifikasi awal.

Page 19: KATA PENGANTARptpn2.com/wp-content/uploads/2019/01/WBS.pdf · perusahaan kepada pihak yang harus segera menanganinya secara ... pencurian, penggunaan ... kebenaran dan didasarkan

PTPN II

Whistle Blowing System (WBS)

Sistem Pelaporan Pelanggaran

17

BERITA ACARA

HASIL INVESTIGASI ATAS PELAPORAN PELANGGARAN

NO : BA/ / /

Pada hari ini …., tanggal… Tahun…. Telah dilakukan klarifikasi awal atas pelaporan yang diterima berdasarkan tanda terima pelaporan pelanggaran

tertanggal …., mengenai……

………………. ………………. ……………….

Berdasarkan PENYAMPAIAN laporan hasil investigasi, maka laporan

pengaduan Nomor……………….. tersebut terbutkti/tidak terbukti,

Kepala Bagian SPI

…………….………

Nama Lengkap

Tim Investigasi :

1. ……………

2. ……………

3. ……………

4. ……………

*) Coret yang tidak perlu

Lampiran 3B.