KATA PENGANTAR

Dengan menyebut nama Allah yang maha pengasih lagi maha

penyayang, Penulis mengucapkan rasa syukur kehadirat Allah SWT karena atas

berkat Rahmat-Nya penulis dapat menyusun dan menyelesaikan makalah ini den-

gan baik.

Penulis hanya berharap dengan adanya penulisan makalah ini, semoga

dapat dijadikan acuan bagi para pembaca. Dengan selesainya makalah ini, tidak

lepas dari pesan atau dorongan dan motivasi dari berbagai pihak, untuk itu penulis

ucapkan terimakasih .

Dalam penulisan makalah ini penulis menyadari bahwa masih banyak

kekurangan-kekurangan, untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang

membangun demi kesempurnaan makalah ini, sehingga dapat dijadikan untuk

menambah wawasan dan pengetahuan bagi para pembaca.

Batam, Januari 2014

Penulis

i

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.........................................................................................................i

DAFTAR ISI......................................................................................................................ii

DAFTAR GAMBAR........................................................................................................vii

BAB I PENDAHULUAN...................................................................................................1

1.1 Latar Belakang.....................................................................................................1

1.2 Tujuan..................................................................................................................1

1.3 Rumusan Masalah................................................................................................1

BAB II MICROSOFT OFFICE WORD 2010.................................................................3

2.1 Pengenalan Microsoft Word 2010.......................................................................3

2.2 Mengenal User Interface Ms. Word 2010............................................................4

2.3 Mengenal Ribbon.................................................................................................5

2.4 Operasi Dasar Dokumen Ms. Word 2010............................................................8

2.4.1 Membuka dan Membuat Dokumen Baru.....................................................8

2.4.2 Menyimpan Dokumen..................................................................................8

2.5 Dasar-dasar Editing Teks.....................................................................................9

2.5.1 Menyeleksi Teks..........................................................................................9

2.5.2 Memindahkan dan Menggandakan Teks...................................................10

2.6 Modifikasi Teks.................................................................................................11

2.6.1 Mengaplikasikan Quick Style....................................................................11

2.6.2 Mengaplikasikan Fitur Open Type...........................................................11

2.6.3 Mengaplikasikan Word Art........................................................................12

2.7 Bekerja dengan Kolom dan Tabel......................................................................12

2.7.1 Membuat Kolom........................................................................................12

2.7.2 Membuat Tabel..........................................................................................13

2.7.3 Tabel Sederhana.........................................................................................13

2.7.4 Membuat Tabel dengan Quick Tables.......................................................14

2.7.5 Menyispkan Kolom dan Baris Baru...........................................................14

2.7.6 Mengatur Lebar dan Tinggi Sel.................................................................15

2.7.7 Menghapus Sel...........................................................................................15

2.8 Menambahkan Grafik........................................................................................16

ii

2.8.1 Membuat Grafik.........................................................................................16

2.8.2 Mengedit Data Grafik................................................................................17

2.9 Mencetak dan Distribusi Dokumen....................................................................17

2.9.1 Menggunakan Page Setup..........................................................................17

2.9.2 Tab Margins...............................................................................................18

2.9.3 Tab Paper...................................................................................................19

2.9.4 Tab Layout.................................................................................................19

2.9.4 Mencetak Dokumen...................................................................................20

2.10 Bekerja dengan Diagram dan Charts.................................................................21

2.10.1 Membuat Diagram.....................................................................................21

2.10.2 Mengubah Bentuk Diagram.......................................................................22

2.10.3 Menambahkan Efek pada Diagram............................................................22

2.11 Menggunakan Visual Elements.........................................................................23

2.11.1 Menambahkan Watermark.........................................................................23

2.11.2 Membuat Watermark dalam Bentuk Teks.................................................23

2.11.3 Membuat Watermark dalam Bentuk Gambar............................................25

2.11.4 Menambahkan Simbol...............................................................................25

2.11.5 Menambahkan Equation............................................................................26

2.11.6 Menambahkan Shape.................................................................................26

2.11.7 Menggunakan Screen Clipping..................................................................27

2.12 Membuat Referensi............................................................................................27

2.12.1 Membuat Footnote.....................................................................................27

2.12.2 Membuat Endnote......................................................................................28

2.12.3 Membuat Daftar Tabel...............................................................................28

2.12.4 Mengatur / Mengedit Style Daftar Tabel...................................................30

2.12.5 Meng-update Daftar Tabel.........................................................................30

2.15.6 Menghapus Daftar Tabel............................................................................31

2.15.7 Membuat Kutipan......................................................................................31

2.15.8 Membuat Daftar Pustaka............................................................................32

2.16 Bekerja dengan Mail Merge...............................................................................32

2.16.1 Membuat Mail Merge................................................................................33

2.16.2 Memasukkan Data Penerima ke dalam Dokumen.....................................35

2.16.3 Mencetak Dokumen Mail Merge...............................................................36

iii

BAB III MICROSOFT POWERPOINT 2010..............................................................37

3.1 Pengenalan Microsoft Power Point 2010...........................................................37

3.2 Mempersiapkan Presentasi.................................................................................37

3.2.1 Membuat Presentasi Baru..........................................................................37

3.2.2 Menyimpan Presentasi...............................................................................38

3.2.3 Menyimpan Teks Slide..............................................................................38

3.2.3 Membuat Kode Akses untuk File...............................................................39

3.3 Membuat Slide...................................................................................................40

3.3.1 Mebuat Slide Baru.....................................................................................40

3.3.2 Mengaplikasikan Theme pada Slide..........................................................40

3.3.2 Menambahkan Section pada Slide.............................................................41

3.4 Teks dalam Presentasi........................................................................................41

3.4.1 Menggunakan Fitur Replace Font..............................................................41

3.4.2 Mengubah Spasi Karakter Antar Huruf.....................................................41

3.4.3 Menggunakan Teks Wordart......................................................................42

3.4.5 Mengatur Bahasa Pada teks.......................................................................42

3.4.6 Menggunakan Fasilitas Research...............................................................42

3.5 Paragraf dan Text Box.......................................................................................42

3.5.1 Mengubah Bullet List Berdasarkan Level.................................................42

3.5.2 Menambahkan Gambar Sebagai Background Text Box............................43

3.6 Tabel dalam Presentasi.......................................................................................44

3.6.1 Membuat Tabel..........................................................................................44

3.6.2 Membuat Tabel Excel Spreadsheet............................................................44

3.6.3 Menambahkan Style pada Tabel................................................................45

3.7 Grafik dalam Presentasi.....................................................................................45

3.7.1 Membuat Grafik.........................................................................................45

3.7.2 Menambahkan Judul Grafik dalam Slide Presentasi..................................45

3.7.3 Menambahkan Data Labels........................................................................46

3.7.4 Mengedit Axis Title...................................................................................46

3.7.5 Mengaktifkan Chart Wall dan Chart Floor................................................46

3.7.6 Menghias Judul Grafik...............................................................................47

3.7.7 Membuat Grafik dengan SmartArt............................................................47

3.8 Memulai Presentasi............................................................................................48

iv

3.8.1 Menyediakan Handout dan Mencetak Handout di MS Powerpoint 2010. 48

3.8.2 Menjalankan Presentasi..............................................................................49

3.8.3 Menampilkan Presentasi dalam Format Video..........................................49

BAB IV MICROSOFT EXCEL 2010.............................................................................50

4.1 Pengenalan Microsoft Excel 2010.....................................................................50

4.2 Mengenal Worksheet.........................................................................................50

4.2.1 Menambah Workbook................................................................................50

4.2.2 Mengubah Data..........................................................................................51

4.2.3 Menyimpan Workbok................................................................................51

4.2.4 Membuka Workbook.................................................................................52

4.2.5 Menambah Kolom dan Baris.....................................................................52

4.3 Manajemen Worksheet......................................................................................53

4.3.1 Menambah dan Mengurangi Worksheet....................................................53

4.3.2 Mengatur Susunan Worksheet...................................................................54

4.3.3 Mengelompokkan Workshet......................................................................54

4.4 Bekerja dengan Sel.............................................................................................54

4.4.1 Format Cell Value......................................................................................55

4.4.2 Mengatur Format Data...............................................................................56

4.4.3 Mengatur Warna Sel..................................................................................56

4.5 Melihat dan Mencetak Workshet.......................................................................57

4.5.1 Fitur Zooming............................................................................................57

4.5.2 Menyembunyikan Data..............................................................................58

4.5.3 Menyimpan View Setting..........................................................................58

4.6 Dasar-dasar Formula dan Fungsi.......................................................................58

4.6.1 Membuat Formula Sederhana....................................................................58

4.6.2 Menggunakan Fungsi.................................................................................59

4.7 Memanipulasi Tanggal dan Teks.......................................................................61

4.7.1 Memasukkan Keterangan Waktu Saat Ini..................................................61

4.7.2 Menghitung Jumlah Hari...........................................................................61

4.7.3 Menentukan Tanggal Terakhir Pada Bulan Tertentu.................................61

4.8 Bekerja dengan Tabel.........................................................................................62

4.8.1 Membuat Tabel..........................................................................................62

4.8.2 Mempercantik Tabel dengan Tabel Styles.................................................63

v

4.9. Pivot Table.........................................................................................................63

4.9.1 Membuat Pivot Table.................................................................................63

4.10 Berkolaborasi dengan Orang Lain.....................................................................64

4.10.1 Menambahkan Komentar ke dalam Cell....................................................64

BAB V PENUTUP............................................................................................................65

5.1 Kesimpulan........................................................................................................65

5.2 Kritik dan Saran.................................................................................................65

DAFTAR PUSTAKA.......................................................................................................67

vi

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Tampilan MS Word 2010...............................................................................3

Gambar 2.2 User interface ms word 2010..........................................................................4

Gambar 2.3 Ribbon home...................................................................................................6

Gambar 2.4 Ribbon insert...................................................................................................6

Gambar 2.5 Ribbon page layout.........................................................................................6

Gambar 2.6 ribbon reference..............................................................................................6

Gambar 2.7 Ribbon mailings..............................................................................................7

Gambar 2.8 Ribbon review.................................................................................................7

Gambar 2.9 Ribbon view....................................................................................................7

Gambar 2.10 Teks yang diubah menjadi kolom...............................................................13

Gambar 2.11 membuat quick table...................................................................................14

Gambar 2.12 Insert chart..................................................................................................16

Gambar 2.13 page setup...................................................................................................18

Gambar 2.14 Print preview...............................................................................................20

Gambar 2.15 Pilihan smartart graphic..............................................................................21

Gambar 2.16 tampilan watermark....................................................................................23

Gambar 2.17 Membuat text watermark............................................................................24

Gambar 2.18 Tampilan text watermark............................................................................24

Gambar 2.19 Picture watermark.......................................................................................25

Gambar 2.20 Symbol........................................................................................................26

Gambar 2.21 Simbol equations........................................................................................26

Gambar 2.22 Membuat screen clipping............................................................................27

Gambar 2.23 Tampilan footnote.......................................................................................28

Gambar 2.24 Tampilan endnote.......................................................................................28

Gambar 2.25 Table of contents........................................................................................29

Gambar 2.26 Table of contents........................................................................................30

Gambar 2.27 Membuat source baru.................................................................................32

Gambar 2.28 Mail merge setup........................................................................................33

Gambar 2.29 Mail merge setup starting document..........................................................34

vii

Gambar 2.30 Membuat kontak penerima.........................................................................34

Gambar 2.31 Seleksi printer............................................................................................36

Gambar 3.1Tampilan MS. powerpoint 2010....................................................................37

Gambar 3.2 membuat password.......................................................................................39

Gambar 3.3 Membuat tabel..............................................................................................44

Gambar 3.4 Membuat Handout........................................................................................48

Gambar 4.1 Tampilan Ms. excel 2010.............................................................................50

Gambar 4.2 Workbook baru.............................................................................................51

Gambar 4.3 Menyimpan Workbook.................................................................................52

Gambar 4.4 insert sheet....................................................................................................53

Gambar 4.5 Delete sheet...................................................................................................53

Gambar 4.6 Format Cells.................................................................................................55

Gambar 4.7 Warna cells...................................................................................................57

Gambar 4.8 Zoom.............................................................................................................57

Gambar 4.9 Formula sederhana........................................................................................59

Gambar 4.10 Hasil Formula.............................................................................................59

Gambar 4.11 Insert Function............................................................................................60

Gambar 4.12 Function Arguments...................................................................................60

Gambar 4.13 seleksi tabel.................................................................................................62

Gambar 4.14 Membuat tabel............................................................................................62

Gambar 4.15 Tabel...........................................................................................................63

viii

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pada saat ini kemajuan teknologi, menyebabkan kebutuhan manusia se-

makin bertambah,  terdapat keterkaitan antara kemajuan teknologi dengan bertam-

bahnya kebutuhan manusia, yaitu kebutuhan manusia menjadi lebih mudah untuk

dipenuhi.

Secara tidak langsung manfaat dari berkembangnya teknologi adalah

membantu manusia dalam memenuhi kebutuhan hidupnya. Seperti aplikasi

Microsoft Office, aplikasi ini sangat membantu para pekerja kantoran, mahasiswa,

pelajar, dan masih banyak lagi. Beberapa bagian dari Microsoft Office yang

umum digunakan adalah Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, dan

Microsoft Office Power Point.

1.2 Tujuan

1. Menetahui Sejarah Microsoft Word, Microsoft Excel dan Microsoft Power

Point.

2. Mengetahui definisi dan fungsi Microsoft Word, Microsoft Excel dan

Mikrosoft Power Point.

3. Mengetahui cara menggunakan Microsoft Word, Microsoft Excel dan

Microsoft Power Point dengan baik dan benar.

1.3 Rumusan Masalah

1. Bagaibana Sejarah Microsoft Word, Microsoft Excel dan Microsoft Pow-

erPoint?

1

2. Apa definisi Microsoft Word, Microsoft Excel dan Microsoft Power

Point?

3. Bagaimana cara menggunakan Microsoft Word, Microsoft Excel dan

Microsoft Power Point dengan baik dan benar?

2

BAB II

MICROSOFT OFFICE WORD 2010

2.1 Pengenalan Microsoft Word 2010

Microsoft word 2010 merupakan sebuah program pengolah kata (word

processor) yang diproduksi oleh Microsoft. Microsoft word 2010 bisa anda

temukan dalam paket Microsofto f f i ce 2010 be r s ama be be rapa p rog ra m

l a i nnya , s epe r t i Mi c ros o f t P owe rpo in t 2010 , Microsoft Excel 2010,

Microsoft Access 2010, dan beberapa program lainnya. Microsoftword 2010 ini

hadir sebagai penerus dari versi Microsoft word sebelumnya, aplikasi ini tampil

dengan sejumlah peningkatan kemampuan dan tampilan sehingga semakin memu-

dahkan para penggunanya. Kemampuan ini pula yang menjadikan program ini se-

bagai program pengolah kata tercanggih dikelasnya.

Program Microsoft Word 2010 ini memungkinkan bagi para pengu-

nanya untuk mengolah kata dengan cepat mudah dan dengan hasil yang mengag-

gumkan. Dalam program ini anda bisa melengkapi sebuah dokumen dengan table,

grafik, diagram dan memoles tampilan dokumen dengan beragam pilihan tema.

GAMBAR 2.1 TAMPILAN MS WORD 2010

3

2.2 Mengenal User Interface Ms. Word 2010

GAMBAR 2.2 USER INTERFACE MS WORD 2010

Berdasarkan skema diatas secara garis besar user interface program Ms.

Word 2010 memiliki delapan bagian utama. Berikut bagian-bagian tersebut

1. Tab File

Tab fie disediakan untuk mengakses Backstage View. Backstage View ini

berisi perintah-perintah yang berkaitan dengan manajemen file seperti

Save, Open, Print, Save & Send, serta beberapa perintah lainnya.

2. Tombol Word

Bila anda memilih tombol Word, maka anda akan mendapati opsi Restore,

Minimize, Maximize, Move, Size, dan Close.

3. Quick Access Toolbar

Adalah sebuah toolbar yang disediakan agar anada bisa melakukan akses

secara cepat menuju perintah-perintah tertentu. Secara default, perintah-

perintah yang terlihat pada Toolbar ini adalah perintah Save, Undo, dan

Redo.

4. Title Bar

Title Bar menampilkan keterangan nama dokumen.

5. Tombol Minimize, Restore, dan close

Terdiri atas tiga tombol  yang mengatur jendela Microsoft Word yaitu Min-

imize, Restore/Maximize, dan Close/Exit. Minimize digunakan untuk

mengecilkan atau menyembunyikan jendela Microsoft Word. Restore/Max-

4

imize berfungsi untuk memperbesar kembali jendela Microsoft Word.

Sedangkan Close/Exit berfungsi untuk menutup jendela atau keluar dari

Microsoft Word.

6. Ribbon

Merupakan daerah di atas jendela dokumen yang berisi perintah-perintah

untuk memformat dokumen. Di dalam ribbon terdapat toolbar yang sesuai

dengan kegunaan ribbon tersebut.

7. Status bar

Area di bawah jendela dokumen yang berisi keterangan mengenai jumlah

halaman, letak kursor, jumlah kata, bahasa yang digunakan, jenis tampilan

dokumen, dan ukuran tampilan dokumen/zooming. 

8. Area dokumen

Halaman kosong pada Microsoft Word yang digunakan untuk mengetik

teks, memasukkan objek, atau elemen visual lainnya

2.3 Mengenal Ribbon

Ribbon terdiri dari tab-tab, masing-masing tab berisi perintah yang dip-

isahkan ke dalam beberapa kelompok. Berikut tab-tab default yang terdapat pada rib-

bon:

1. File; disediakan untuk mengakses Backstage View. Backstage View ini

berisi seperti Save, Open, Print dan lainnya.

2. Home; berisi perintah-perintah yang berkaitan dengan teks seperti memilih

jenis, ukuran, dan warna font serta mengatur paragraf, spasi, dan indentasi

GAMBAR 2.3 RIBBON HOME

5

3. Insert; menyediakan pilihan-pilihan untuk menambahkan objek atau elemen

visual ke dalam dokumen seperti Picture, Chart, Table, dan lainnya

GAMBAR 2.4 RIBBON INSERT

4. Page Layout; menyediakan pengaturan yang berhubungan dengan layout

suatu dokumen seperti ukuran kertas, bingkai halaman, dan lain-lain.

GAMBAR 2.5 RIBBON PAGE LAYOUT

5. References; berisi pilihan-pilihan yang digunakan untuk membantu keper-

luan referensi seperti bibliografi, catatan kaki, serta indeks gambar.

GAMBAR 2.6 RIBBON REFERENCE

6. Mailings; digunakan untuk keperluan surat menyurat seperti desain amplop

dan label, pengiriman dokumen melalui e-mail ataupun faximile

6

GAMBAR 2.7 RIBBON MAILINGS

7. Review; menyediakan fasilitas untuk meninjau ulang suatu dokumen (re-

view) seperti memberikan komentar pada teks atau pengecekan pengejaan

dan tata bahasa

GAMBAR 2.8 RIBBON REVIEW

8. View; berisi pengaturan untuk keperluan tampilan dokumen pada saat masih

berbentuk soft copy di dalam komputer seperti menampilkan/menyebun-

yikan ruler dan mengatur zooming.

GAMBAR 2.9 RIBBON VIEW

2.4 Operasi Dasar Dokumen Ms. Word 2010

2.4.1 Membuka dan Membuat Dokumen Baru

Berikut langkah-langkah untuk membuka dan membuat dokumen baru pada Ms.

Word 2010:

7

1. Untuk membuat dokumen baru yang masih kosong, pilih Tab File >

New > Blank Document > Create.

2. Apabila ingin menggunakan template yang sudah disedakan oleh

Microsoft Word, pilih Tab File > New > pilih Sample Templates yang

diinginkan > Create.

3. Untuk membuka file yang sebelumnya sudah disimpan, pilihlah menu

Open pada ikon Word Button.

4. Pilih lokasi penyimpanan file pada kotak Look in, kemudian sorot nama

file yang akan dibuka. Langkah terakhir, klik tombol Open untuk mem-

buka file.

2.4.2 Menyimpan Dokumen

Untuk menyimpan file, klik ikon Word Button, kemudian pilih menu

Save As untuk menyimpan dengan nama dokumen yang berbeda.  Pada kotak

Save in¸tentukan lokasi penyimpanan file. Masukkan nama file pada kotak File

name dan pilih tipe file pada kotak Save as type.

Langkah-langkah diatas adalah cara menyimpan file dengan nama file

yang baru. Untuk menyimpan kembali tanpa mengubah nama file, pilih menu

Save pada ikon .Word Button atau klik ikon Save yang terdapat pada Quick Ac-

cess Toolbar. Secara otomatis, Microsoft Word 2010 akan mempunyai tipe file

docx. Namun dengan kelebihan yang disediakan, kita dapat menyimpan file den-

gan format lain selain doc dan docx, antara lain;

Word Document (*.docx)

Word Macro-Enabled

Document (*.docm)

Word 97-2003 (*.doc)

Word Template (*.dotx)

Word Macro Enabled

Template (*.dotm)

Word 97-2003 Template

(*.dot)

Single File Page

(*.mht;*.mhtml)

Web Page (*htm;*.html)

Rich Text Format (*.rtf)

Plain Text (*.txt)

8

Word XML Document

(*.xml)

Open Document Text

(*.odt)

Works 6.0-9.0 (*.wps)

2.5 Dasar-dasar Editing Teks

2.5.1 Menyeleksi Teks

Dalam proses editing saat ingin melakukan perubahan pada teks

atau paragraf tertentu maka yang harus dilakukan adalah menyeleksi atau

memblok teks atau paragraf tersebut agar tidak mempengaruhi teks lainnya

seperti pada gambar di bawah ini:

Selain dengan menggunakan cara klik dan drag, masih ada beberapa cara yang

bisa dilakukan untuk menyeleksi teks:

1. Klik-ganda pada sebuah kata untuk menyeleksi kata tersebut dengan cepat.

2. Klik sebanyak tiga kali pada sebuah paragraph untuk menyeleksi paragraph

tersebut.

3. Tekan Ctrl, lalu klik pada sebuah kalimat untuk menyeleksinya.

4. Posisikan kursor di awal teks tekan dan tahan tombol Shift lalu tekan tombol

panah ke kanan pada keyboard.

5. Posisikan kursor di awal baris teks tekan dan tahan tombol Shift kemudian

tekan tombol panah ke bawah pada keyboard.

6. Seleksi teks terlebih dahulu dengan menggunakan metode klik dan drag lalu

tekan dan tahan tombol Ctrl+Shift lalu tekan tombol panah ke kanan atau ke

bawah pada keyboard untuk memperluas seleksi teks yang telah dibuat.

7. Tekan Ctrl+A untuk menyeleksi seluruh isi dokumen.

8. Bila ingin menyeleksi paragraph yang memiliki format yang sama maka klik

kursor mouse pada salah satu paragraph pilih tab Home klik tanda panah

pada perintah Select lalu pilih Select TextWith Similar Formatting.

2.5.2 Memindahkan dan Menggandakan Teks

9

Ada tiga metode yang bisa digunakan untuk memindahkan dan

menggandakan teks diantaranya adalah:

A. Metode Klik dan Drag

Metode ini cocok digunakan untuk memindahkan/menggandakan teks pada satu

tampilan layar. Berikut langkah-langkahnya:

1. Arahkan krusor pada teks yang telah terseleksi.

2. Klik dan drag ke lokasi pemindahan teks.

3. Lepaskan tombol kiri mouse setelah mencapai tujuan pemindahan teks

tersebut.

4. Tekan dan tahan tombol Ctrl saat melakukan drag ke lokasi teks yang

baru. Lepaskan tombol kiri mouse dan tombol Ctrl bila telah mencapai

lokasi teks yang baru.

B. Metode Icon Copy, Cut, dan Paste

Metode ini cocok digunakan untuk memindahkan/menggandakan teks antar doku-

men atau antar halaman yang memiliki jarak cukup jauh. Berikut langkah-

langkahnya:

1. Pastikan teks yang ingin digandakan atau dipindahkan telah berada dalam

keadaan terseleksi.

2. Masuk ke dalam Tab Home → Clipboard. Lalu pilih salah satu langkah

berikut:

Pilihlah icon Copy untuk menggandakan teks terseleksi.

Pilihlah icon Cut untuk memindahkan teks terseleksi.

3. Lalu klik Paste

C. Metode Shorcut

Metode ini lebih cepat dan mudah diterapkan. Berikut ini langkah selengkapnya:

10

1. Pastikan teks telah terseleksi.

2. Tekan tombol Ctrl+C untuk menggandakan teks.

3. Atau tekan tombol Ctrl+X untuk memindahkan teks terseleksi.

4. Kemudian bukalah dokumen atau halaman penempatan teks terseleksi.

Lalu tekan tombol Ctrl+V untuk memasukkan teks hasil penggandaan atau pemindahan.

2.6 Modifikasi Teks

2.6.1 Mengaplikasikan Quick Style

Quick style merupakan format teks yang telah disediakan oleh pro-

gram Ms. Word. Dan berikut langkah-langkah pengaplikasikaan quick

style:

1. Bukalah dokumen yang akan diubah stylenya.

2. Buka Tab Home → Styles → Change Styles →Style Set.

3. Pilihlah style yang diinginkan.

2.6.2 Mengaplikasikan Fitur Open Type

Open type merupakan salah satu fitur yang memungkinkan untuk

mengatur dan menentukan teks sehingga tampak lebih professional. Fitur

ini mencakup 4 unsur yaitu ligature, number spacing, number forms dab

staylistic set.

Ligature: untuk mengatur kombinasi karakter dalam tulisan kuno.

Number spacing: untuk mengatur spasi atau lebar jarak antar karakter.

Number form: untuk mengatur posisi karakter dokumen.

Stylistic sets: Untuk mengatur style teks, dimana setiap font memiliki style

yang beragam.

Berikut langkah-langkah pengaplikasian open type:

1. Pilihlah teks yang akan dijadikan objek → Tab home.

11

2. Klik ikon Show the Font dialog box tepatnya disudut kanan bawah kelom-

pok Font.

3. Setelah muncul lalu klik tab Advanced, kemudian disana anda akan mene-

mukan berbagai macam efek yang diinginkan sesuai kebutuhan.

2.6.3 Mengaplikasikan Word Art

Word art merupakan efek spesial yang disediakan MS Word 2010

khusus untuk memodifikasi teks sehingga tampil lebih menarik. Berikut

langkah2 membuat word art:

1. Click menu insert

2. Pilih Wordart pilih salah satu yang diinginkan

2.7 Bekerja dengan Kolom dan Tabel

2.7.1 Membuat Kolom

Berikut langkah-langkah untuk merubah suatu paragraf menjadi kolom:

1. Pilihlah paragraf yang akan dirubah menjadi kolom.

2. Click menu tab Page Layout

3. Pilih Columns yang terletak pada ribbon Page Setup → Colums.

4. Pilih banyak pembagian kolom yang anda inginkan

12

CYBER CREATIVE

GAMBAR 2.10 TEKS YANG DIUBAH MENJADI KOLOM

2.7.2 Membuat Tabel

Tabel berfungsi untuk menampilkan data dalam bentuk matriks.

Untuk membuat table biasanya kita lebih mudah dengan menggunakan

Microsoft Excel. Akan tetapi Microsoft Word juga menyediakan fasilitas

untuk membuat sebuah table. Dimana dalam pembuatan table-nya terhi-

tung lebih mudah daripada dengan menggunakan Word 2003.

2.7.3 Tabel Sederhana

Langkah – Langkah pembuatan table :

1. Klik menu Insert pada ribbon

2. Pilih icon table , kemudian Insert Table

Dalam pembuatan sebuah table disediakan beberapa menu tambahan, antara lain :

1. Insert

Dengan menu Insert kita dapat menambahkan kolom, baris, dan cell pada saat

pembuatan table.

Langkah-Langkah :

Klik kanan pada table Insert Insert …… (sesuai yg anda inginkan)

2. Merge

Dengan Merge kita dapat menggabungkan beberapa kolom/baris menjadi satu.

Langkah-Langkah :

a. Block baris atau kolom yg anda inginkan terlebih dahulu

b. Klik kanan Merge Cells

3. Table properties, digunakan untuk mengatur tampilan table.

Langkah-Langkah :

a. Block tabel terlebih dahulu

b. Klik kanan Table Properties

13

2.7.4 Membuat Tabel dengan Quick Tables

Untuk membuat tabel dengan Quick table, lakukan langkah di

bawah ini :

1. Tempatkan kursor di tempat yang diinginkan

2. Klik tab Insert, di dalam Grup Tables, klik Tables

3. Pilih menu Quick Table lalu pilih tabel yang diinginkan :

GAMBAR 2.11 MEMBUAT QUICK TABLE

2.7.5 Menyispkan Kolom dan Baris Baru

Langkah yang digunakan untuk menyisipkan baris atau

menambah baris baru adalah sebagai berikut :

1. Sorot baris pada posisi mana akan menyisipkan baris baru, misalnya pilih

baris akhir.

2. Klik tab Layout dan dalam grup Rows & Columns, klik ikon Insert

Bellow untuk menyisipkan baris baru yang ditempatkan di bawah

baris yang disorot. Lalu dapat juga memilih Insert Above untuk

menyisipkan baris baru yang ditempatkan di atas baris yang disorot

Sedangkan untuk menyisipkan kolom baru adalah sebagai berikut :

1. Sorot baris pada posisi mana akan menyisipkan kolom baru.

2. Klik tab Layout dan dalam grup Rows & Columns, klik ikon Insert Left

untuk menyisipkan kolom baru yang ditempatkan di sebelah kiri kolom

yang disorot. Lalu dapat juga memilih Insert Right untuk menyisipkan

kolom baru yang ditempatkan di sebelah kanan kolom yang disorot.

14

2.7.6 Mengatur Lebar dan Tinggi Sel

Lebar dan tinggi sel dalam table bukan ukuran mutlak sehingga

bisa mengatur ukuran sesuai kebutuhan. Berikut ini langkah-langkahnya:

1. Pertama posisikan kursor pada sel yang akan diubah ukurannya.

2. Aktifkan tab Layout → Cell Size.

3. Untuk mempertinggi sel, klik anak panah naik turun yang terletak pada

bagian Table Row Height. Dan untuk memperlebar atau mempersempit

lebar sel, lakukan hal yang sama pada cara sebelumnya di bagian Table

Row Widht.

2.7.7 Menghapus Sel

Untuk menghapus sel pada tabel, langkah yang digunakan adalah

sebagai berikut:

1. Posisikan kursor pada lokasi yang ingin dihapus.

2. Klik tab Layout dan dalam grup Rows & Colums, klik ikon delete.

3. Berikutnya, akan menjumpai berbagai pilihan penghapusan yaitu:

Delete Cells berfungsi untuk menghapus sel yang berada dalam tabel.

Delete Columns berfungsi untuk menghapus satu kolom dalam sel

yang telah dipilih.

Delete Rows berfungsi untuk menghapus satu baris tempat dimana kur-

sor diletakkan.

Delete Table digunakan jika ingin menghapus satu tabel sekaligus.

4. Apabila anda memilih opsi Delete Cells, maka anda akan menemukan pili-

han- pilihan sebagai berikut:

Shift cell left

Opsi ini akan menghapus sel pilihan dan membuat sel disampingnya

bergeser ke kiri.

Shift cells up

Berfungsi untuk menghapus sel pilihan dan menggeser di bawahnya

naik keatas menempati posisi pilihan sel sebelumnya.

15

Delete entire row

Berfungsi menghapus satu baris sel yang dipilih.

Delete entire column

Digunakan untuk menghapus satu kolom tempat kursor berada.

2.8 Menambahkan Grafik

2.8.1 Membuat Grafik

Pada MS Word 2010 menyediakan fasilitas Chart untuk membuat

grafik. Untuk membuat grafik, lakukan cara dibawah ini:

1. Letakkan kursor dimana akan disisipkan Chart.

2. Pilih menu Insert, lalu pada grup Illustration klik Chart

GAMBAR 2.12 INSERT CHART

3. Pilih bentuk chart yang diinginkan.

4. Tekan OK maka akan masuk ke dalam tampilan Excel untuk mengisi data

dalam grafiknya,

5. Jika telah selesai, close tampilan Excelnya.

2.8.2 Mengedit Data Grafik

Untuk mengedit data grafik yang telah ditambahkan ke dalam se-

buah dokumen, lakukanlah langkah singkat di bawah ini:

16

1. Klik terlebih dahulu pada grafik, sehingga grafik tersebut berada dalam

keadaan aktif.

2. Kemudian klik Tab Design → Edit Data

3. Setelah itu muncul jendela MS Excel 2010 yang berisi grafik, kemudian edit

sesuai dengan keinginan. Kemudian klik Close di sudut kanan jendela.

2.9 Mencetak dan Distribusi Dokumen

2.9.1 Menggunakan Page SetupPage setup berfungsi untuk menentukan tampilan dokumen ketika

dicetak di atas kertas nantinya. Dengan fasilitas ini, kita bisa mengatur

margin, oriental, skala dan lain sebagainya pada dokumen untuk mendap-

atkan hasil cetakan yang sempuna. Berikut langkah-langkahnya:

1. Pilihlah tab Page Layout → Page Setup. Lantas klik ikon anak panah kecil

yang terletak disisi kanan. Sesaat kemudian kita akan melihat tampilan kotak

dialog Page Setup

GAMBAR 2.13 PAGE SETUP

17

2. Lakukanlah pengaturan melalui kotak dialog ini untuk memperoleh tampilan

yang diinginkan

Kotak dialog Page Setup memiliki 3 tab Margins, tab Paper, dan tab Page Lay-

out.

2.9.2 Tab Margins

Tab Margins dibagi ke dalam beberapa bagian yaitu Margin,

Orientatation, Pages, Preview dan Apply to. Berikut penjelasan:

a. Margins : digunakan untuk mengatur ukuran halaman dokumen dari bagian

teratas, terbawah maupun tepi kiri dan tepi kanan.

b. Orientation : berisikan jenis – jenis orientasi tampilan kertas, yaitu Portrait

dan Landscape.

c. Pages : digunakan untuk menentukan hasil cetakan yang akan diperoleh.

Terdapat 3 opsi pilihan dalam tab Pages ini yaitu:

Normal: untuk mencetak dokumen dalam ukuran default.

Mirror Margins: mencetak dokumen sesuai dengan ukuran margin ang

telah ditentukan sebelumnya.

2 Pages per sheet: untuk mencetak dua halaman dalam satu lembar

kertas.

Book Fold: hasil cetakan yang menyerupai format buku

d. Preview: untuk melihat dokumen sebelum dicetak.

e. Apply to: untuk menentukan pengaplikasian aturan apa hanya diterapkan

pada halaman tertentu atau seluruh dokumen.

2.9.3 Tab Paper

Digunakan untuk mengatur ukuran kertas yang akan digunakan untuk

mencetak dokumen. Berikut uraian tentang masing-masing bagian Tab Paper:

a. Paper Size

Pilihan kertas yang akan dipakai untuk mencetak dokumen. Opsi yang terse-

dia antara lain A4, A3, Legal serta Tabloid. Selain itu kita bisa mencetak

18

dokumen dalam ukuran amplop dengan memilih opsi Envelop #10 dan Enve-

lope Monarch.

b. Paper Source

Digunakan untuk mengetahui pemilihan ukuran kertas yang akan digunakan

dalam pencetakan dokumen.

c. Preview

Untuk memunculkan tampilan dokumen sebelum dicetak.

d. Apply to

Untuk memilih dokumen mana saja yang akan diaplikasikan dengan aturan

yang telah dibuat sebelumnya dan dapat diterapkan untuk seluruh dokumen

atau bagian tertentu saja

c. Print Options

Menampilkan beragam opsi pencetakan dokumen. Seperti gambar, warna

background hingga hidden text.

2.9.4 Tab Layout

Berfungsi untuk mengatur tampilan layout dokumen sebelum dilakukan-

nya proses pencetakan dokumen.

2.9.4 Mencetak Dokumen

Berikut langkah dalam pencetakan dokumen:

1. Buka tab File untuk mengakses Backstage.

2. Pilih opsi Print.

3. Dokumen akan langsung di tampilkan dalam Backstage. Hal ini jelas berbeda

dengan tampilan Ms Word versi sebelumnya yang menampilkan kotak dialog

Print yang terpisah dengan fasilitas Print Preview.

19

GAMBAR 2.14 PRINT PREVIEW

4. Kemudian ke bagian Copies, untuk mengisi banyak dokumen yang akan dic-

etak. Lalu pilih nama printer yang akan digunakan mencetak dokumen pada

bagian Printer.

5. Pada bagian Setting, kita dapat menentukan halaman dokumen yang akan

dicetak. Terdapat 3 opsi yang bisa dipilih yaitu:

Print All Pages: mencetak seluruh halaman dokumen.

Print Current Page: untuk mencetak halaman yang aktif saja.

Custom Range: berfungsi mencetak halaman tertentu secara acak.

6. Jika kita ingin mencetak banyak halaman dalam satu lembar kertas, kita bisa

memilih opus yang tersedia antara lain 2 Pages Per Sheet, 6 Pages Per

Sheet, dan lain sebagainya.

7. Apabila semua opsi telah terisi lengkap, klik ikon Print untuk memulai

proses pencetakan dokumen.

2.10 Bekerja dengan Diagram dan Charts

2.10.1 Membuat Diagram

Untuk membuat sebuah diagram yang memadukan antara gambar

dan teks, berikut ini langkah-langkahnya:

1. Buka tab Insert → SmartArt.

20

2. Selanjutnya akan muncul kotak dialog Choose a SmartArt Graphic, ak-

tifkan kategori Picture kemudian pilih diagram yg diinginkan → OK

GAMBAR 2.15 PILIHAN SMARTART GRAPHIC

3. Klik ikon Insert Picture → Insert Picure, bukalah folder penyimpanan foto

atau gambar yang akan ditampilkan pada diagram → klik tombol Insert.

4. Berilah keterangan pada gambar dengan mengetikan dibagian Text.

5. Jika jumlah shape untuk menampilkan gambar dan teks tidak mencukupi,

maka kita bisa menggadakan dengan metode copy paste.

2.10.2 Mengubah Bentuk Diagram

Kita bisa mngubah bentuk diagram seperti yang diinginkan den-

gan mudah dan cepat. Adapun caranya sebagai berikut

1. Pastikan diagram yang akan diubah dalam kondisi aktif.

2. Bukalah tab Design → More berada pada sudut kanan bawah bagian kelom-

pok Layout.

21

3. Pilihlah salah satu yang diinginkan untuk menggantikan diagram yang sudah

dibuat.

2.10.3 Menambahkan Efek pada DiagramUntuk menambahkan efek pada diagram, lakukan langkah-

langkah berikut:

1. Seleksi diagram yang akan ditambah dengan efek

2. Klik tab Design→More di bagian kelompok SmartArt Style.

3. Deretan style akan muncul, pilih salah satu yang diinginkan dan secara

otomatis diagram langsung berubah sesuai dengan style yang dipilih.

4. Buka tab Format → Shape Effect → 3D Rotation dan pilih salah satu efek

3D.

5. Seketika tampilan diagram langsung berubah seperti gambar di bawah.

2.11 Menggunakan Visual Elements

2.11.1 Menambahkan Watermark

Watermark merupakan tampilan teks dan image yang muncul samar-

samar dalam dokumen yang berfungsi sebagai stempel atau penanda status sebuah

dokumen seperti dokumen yang bersifat rahasia, dokumen yang masih menjadi

draft dan lain sebagainya. Berikut langkah-langkah penggunaan watermark:

1. Aktifkan dokumen yang akan diberi watermark.

2. Klik tab Page Layout → kli ikon Watermark

22

3. Berikutnya, pilih model yang ingin di terapkan. Jika ingin menandai status

dokumen yang bersifat rahasia pilih opsi Confidental.

4. Sesaat kemudian dokumen akan berubah menjadi seperti gambar dibawah ini.

GAMBAR 2.16 TAMPILAN WATERMARK

2.11.2 Membuat Watermark dalam Bentuk Teks

Berikut langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk membuat

watermark dalam bentuk teks:

1. Buka tab Layout → klik ikon Watermark → klik opsi Custom Water-

mark.

2. Muncul kotak dialog Printed Watermark → klik tombol radio Text Water-

mark

GAMBAR 2.17 MEMBUAT TEXT WATERMARK

23

3. Jika ingin menggunakan teks sendiri, kita bisa langsung mengetik pada

bagian Text.

Dan kita dapat mengubah jenis font yang diinginkan, serta mengatur size dan

warna.

4. Pada bagian Layout, klik tombol Diagonal jika ingin menampilkan teks

dalam bentuk diagonal atau memotong dokumen tepat ditengahnya. Sedan-

gkan opsi Horizontal akan memunculkan tampilan secara lurus mendatar.

Terakhir klik tombol OK.

GAMBAR 2.18 TAMPILAN TEXT WATERMARK

2.11.3 Membuat Watermark dalam Bentuk Gambar

Selain teks, watermark bisa ditampilkan dalam bentuk gambar dengan

menerapkan langkah singkat di bawah ini:

1. Klik Custom Watermark → klik tombol radio Picture Watermark →

klik Select Picture

2. Pilih gambar yang akan digunakan sebagai watermark. Klik tombol Insert.

Selanjutnya atur skala yang digunakan sebagai pembanding antara gambar

asli dengan gambar watermark.

3. Selanjutnta, klik tombol Apply untuk melihat hasilnya.

24

GAMBAR 2.19 PICTURE WATERMARK

2.11.4 Menambahkan Simbol

Langkah-langkah penggunaan simbol:

1. Klik tab Insert → klik ikon Symbol

2. Klik More Symbols untuk memunculkan beragam simbol yang tersedia.

3. Klik salah satu simbol yang ingin digunakan → klik Insert.

GAMBAR 2.20 SYMBOL

2.11.5 Menambahkan Equation

Fasilitas Equation menyediakan pilihan beragam operasi matematika

yang memudahkan kita menulis rumus-rumus ilmu eksata. Untuk menyisipkan

tanda Equation, ikuti langkah di bawah ini:

1. Buka tab Insert → klik ikon Equation

2. Klik salah satu operasi matematika yang ingin digunakan.

3. Opsi pilihan akan muncul kedalam dokumen secara otomatis. Selain itu, kita

bisa menggunakan operasi dasar matematika lainnya dengan mengklik ikon

anak panah di sebelah kanan bagian Symbol.

25

GAMBAR 2.21 SIMBOL EQUATIONS

4. Klik opsi pilihan untuk ditampilkan ke dalam dokumen.

2.11.6 Menambahkan ShapeFasilitas Shape digunakan untuk menyisipkan berbagai bentuk objek

menarik kedalam dokumen. Jika ingin menambahkan Shape ke dalam dokumen

Anda, terapkanlah langkah dibawah ini:

1. Letakkan kursor dimana akan disisipkan Shapes.

2. Pilih menu Insert, lalu pada grup Illustration klik Shapes

3. Lalu pilih shapes yang diinginkan.

2.11.7 Menggunakan Screen Clipping

Fungsinya mirip dengan print screen pada keyboard yang diembed dalam

Ms Word sehingga lebih cepat. Langkah-langkahnya sebagai berikut:

1. Aktifkan sebuah dokumen terlebih dahulu.

2. Setelah itu kita bisa membuka file atau folder maupun browser untuk di-

jadikan screen clipping.

3. Buka tab Insert → pilih ikon Screenshot → Screen Clipping.

26

GAMBAR 2.22 MEMBUAT SCREEN CLIPPING

2.12 Membuat Referensi

2.12.1 Membuat Footnote

Footnote pada umumnya berada pada di bagian bawah dokumen.

Berikut langkah-langkahnya:

1. Letak terlebih dahulu kursor pada teks yang akan ditambahkan dengan Foot-

note.

2. Buka tab References → Foot notes → klik ikon Insert Footnote

3. Akan muncul kolom Footnote dibagian bawah dokumen. Akan terlihat

nomor 1 yang menunjukan nomor catatan.

4. Tuliskan catatan dikolom yang tersedia. Jika sudah klik diluar kolom untk

mengakhiri.

5. Letakan pointer mouse di atas teks untuk mengetahui catatan kaki yang sudah

ditambahkan.

27

GAMBAR 2.23 TAMPILAN FOOTNOTE

2.12.2 Membuat Endnote

Langkah membuat Endnote hamper sama dengan membuat Foot-

note hanya saja letak catatan Endnote berada dibagian akhir dokumen.

Berikut langkah-langkah untuk membuat Endnote:

1. Letak terlebih dahulu kursor pada teks yang akan ditambahkan dengan End-

note.

2. Buka tab References → Insert Endnote yang ada dibagian Footnotes.

3. Kemudian dibagian akhir dokumen akan muncul kolom Endnote dan terlihat

nomor i yang menunjukkan nomor catatan.

4. Ketik catatan di kolom yang sudah disediakan.

5. Letakan pointer mouse di atas teks untuk mengetahui catatan kaki yang sudah

ditambahkan.

GAMBAR 2.24 TAMPILAN ENDNOTE

2.12.3 Membuat Daftar Tabel

Apabila dokumen memiliki beberapa bab atau sub bab, kita dapat

membuat daftar tabel untuk mempermudah anda menemukan bagian yang

diingjnkan. Untuk membuat daftar tabel kita dapat memanfaatkan fasilitas

Heading Styles seperti Heading 1, Heading 2, atau Heading 3. Didalam Ms

Word 2010 disediakan 3 jenis daftar tabel yaitu:

28

Automatic Table 1: membuat daftar tabel yang menampilkan heading

contents.

Automatic Table 2: membuat daftar tabel yang menampilkan heading

Table of Contents.

Manual Table: Membuat daftar tabel yang menampilkan heading Table

of Contents yang ditempatkan secara manual.

Di bawah ini adalah langkah-langkah yang bisa dilakukan untuk membuat daftar

tabel:

1. Seleksi teks yang akan dijadikan sebagai Heading untuk ditampilkan di daftar

tabel.

2. Buka tab Home → Styles pilih salah satu opsi yang ada, misalnya Heading

1.

3. Fortmat teks yang diseleksi tadi akan berubah sesuai dengan style yang dip-

ilih sebelumnya.

4. Selanjutnya buka tab References→ Table of Contents → pilih opsi yang di-

inginkan

5. Setelah itu dokumen akan muncul di dalam daftar tabel sesuai jenis yang dip-

ilih.

GAMBAR 2.25 TABLE OF CONTENTS

6. Dengan menekan tombol Ctrl+Click pada heading yang ada di dalam tabel,

maka kita bisa langsung menuju halaman heading tersebut.

2.12.4 Mengatur / Mengedit Style Daftar TabelKita dapat megatur/mengedit style daftar tabel yang sudah tersedia sesuai

keinginan . Dan berikut langakah-langkahnya:

29

1. Klik tab References → Table of Contents → pilih opsi Insert Table of

Contents.

2. Selanjutnya akan muncul kotak dialog Table of Contents.

GAMBAR 2.26 TABLE OF CONTENTS

3. Untuk mengatur jenis garis penghubung antara teks dengan nomor halaman

klik pada opsi Tab leader.

4. Pada bagian General pilih opsi Formats untuk mengubah format tampilan

daftar tabel selanjutanya.

5. Masukkan nilai dalam kotak Show levels untuk mengatur jumlah heading

yang akan ditampilkan di daftar tabel.

6. Pada kotak dialog Table of Contents Options yang muncul, aturlah parame-

ter atau opsi yang ada lalu klik OK.

2.12.5 Meng-update Daftar Tabel

Setiap perubahan yang terjadi pada dokumen akan mempengaruhi

daftar tabel yang ada. Untuk menyesuaikan daftar tabel dengan perubahan

yang terjadi, kita harus melakukan update, beriku langkah-langkahnya:

1. Klik tab Prefernces → Table of Contents → klik ikon Update Table

2. Pada kotak dialog Update Table of Contents yang muncul pilihlah salah

satu opsi yang ada lalu tekan tombol OK

30

Update page numbers only: hanya meng-update nomor halaman.

Update entire table: mengupdate tabel yang dimasukkan

2.15.6 Menghapus Daftar Tabel

Daftar tabel yang ada pada Ms Word 2010 dapat dihapus sewaktu-waktu

sesuai keinginan. Untuk menghapus daftar tabel berikut ini adalah langkah-

langkahnya:

1. Buka tab References → klik ikon Table of Contents yang ada pada bagian

Table of Contents.

2. Kemudian pilih opsi Remove Table of Contents

2.15.7 Membuat Kutipan

Untuk membuat kutipan pada dokumen ikuti langkah-langkah di bawah

ini:

1. Letakkan kursor di tempat yang ingin di tambah dengan kutipan.

2. Buka tab References, kemudain pilih salah satu opsi gaya penulisan yang ada

di dalam kotak kombo Style.

3. Klik Insert Citation yang ada di bagaian Citations & Bibliography dan

pilih Add New Source.

4. Selajutnya akan muncul kotak dialog Create Source. Pada bagian Type of

Source pilihlah salah satu opsi jenis sumber yang di gunakan misalnya Book.

31

GAMBAR 2.27 MEMBUAT SOURCE BARU

5. Setelah selesai maka klik OK maka akan muncul kutipan tersebut secara

otomatis.

2.15.8 Membuat Daftar Pustaka

Daftar pustaka pada umumnya terletak dibagian akhir dokumen.

Untuk membuat daftar pustaka lakukan langkah-langkah berikut:

1. Letakkan kursor di tempat yang ingin ditambah dengan daftar pustaka.

2. Klik tab References, selanjutnya pada bagian Citations & Bibliography klik

ikon Bibliography.

3. Pilih opsi Bibliography.

4. Kalau sudah di dalam dokumen, akan muncul daftar pustaka sesuai data yang

ada di dalam dokumen.

5. Apabila sumber data informasi ada perubahan, kita harus mengupadate den-

gan cara klik opsi Update Citations an Bibliography.

2.16 Bekerja dengan Mail Merge

Mail Merge merupakan gabungan dari dua buah dokumen yaitu Main

Document dan Data Source. Main Document adalah dokumen utama atau doku-

men induk yang isinya sama untuk semua penerima. Data Source adalah dokumen

khusus yang isinya berbeda-beda sesuai data-data setiap penerima seperti nama,

alamat, nomor telepon, dll.

32

2.16.1 Membuat Mail Merge

Dengan Mail Merge kita dapat membuat pesan email, amplop, la-

bel alamat, atau buku katalog. Berikut cara untuk membuat Mail Merge

pada Ms Word 2010:

1. Buka tab Mailings, pada bagian Start Mail Merge → klik ikon Start Mail

Merge → Step by Step Mail Merge Wizard.

2. Di sisi sebelah kanan dokumen, akan muncul panel Mail Merge. Pada bagian

Select document type → Letters . untuk membuat dokumen surat klik Next:

Starting document.

GAMBAR 2.28 MAIL MERGE SETUP

3. Pada bagian Select starting document pilih salah satu opsi yang akan digu-

nakan lalu tekan Next: Select recipients. Ada 3 pilihan yang ada yaitu:

Use the current document: dokumen utama diambil dari dokumen yang

aktif.

33

Start from a tempalate: dokumen utama diambil dari format yang disedi-

akan.

Start from existing document: dokumen diambil dari dokumen lain yang

sudah ada.

GAMBAR 2.29 MAIL MERGE SETUP STARTING DOCUMENT

4. Klik Select recipients dan pilihlah salah satu opsi penerima yang ada yaitu:

Use an existing list: menggunakan daftar penerima yang sudah ada.

Select from Outlook contact: daftar penerima dari kontak yang ada pada

MS Outlook.

Type a new list: membuat daftar penerima baru.

5. Jika belum memiliki daftar penerima, maka kita harus membuat daftar pener-

ima baru pilih Type a new list → Create.

6. Maka akan muncul kotak dialog New Address List → klik Customize

Colums.

GAMBAR 2.30 MEMBUAT KONTAK PENERIMA

34

7. Sesudah itu muncul kotak dialog Costumize Address List. Beberapa tombol

yang terdapat di kotak dialog tersebut adalah:

Add: menambah kolom field.

Delete: menghapus kolom field.

Rename: mengubah kolom field.

Move Up: menambah letak kolom field satu tingkat ke atas.

Move Down: mengubah letak kolom field satu tingkat ke bawah.

8. Lalu klik tombol OK.

9. Lalu kemabali ke kotak dialog New Address List → New Entry. Isikan data

informasi penerima sesuai kebutuhan. Apabila sudah klik OK.

10. Pada Save Address Lis lalu di File name buat nama folder untuk menyim-

pan data-data penerima lalu klik Save.

11. Akan muncul tampilan Mail Merge Recipients → OK.

12. Selanjutnya Next: Write your letter → Next: Preview your letters →

Next: Complete the merge → Print

13. Klik Edit individual letters jika ingin mengubah surat yang dibuat.

2.16.2 Memasukkan Data Penerima ke dalam Dokumen

Setelah membuat daftar data-data penerima, kita dapat mema-

sukkan data-data tersebut ke dalam dokumen. Untuk melkakukannya ikuti

tahap-tahap di bawah ini:

1. Letakkan kursor di tempat yang akan ditambah dengan data penerima.

2. Klik tab Mailings → Insert Merge Field yang ada pada bagian Write & In-

sert Fields.

3. Pada kotak dialog Insert Marge Field yang muncul, pilih opsi field yang

ada dibagian Fields → klik Insert diikuti dengan tombol Close.

4. Pindahkan kursor ketempat lain lalu dengan cara yang sama tambahkan field

lain ke dokumen.

5. Jika sudah di dokumen akan muncul nama field yang ditambahakan dan dita-

mpilkan dengan tanda kurung siku dua ‹‹ ››.

35

2.16.3 Mencetak Dokumen Mail Merge

Apabila kita ingin mencetak dokumen hasil Mail Merge yang

dibuat ikuti perintah-perintah dibawah ini:

1. Klik ikon Finish & Merge dibagian Finish di tab Mailing.

2. Klik Print Documents.

3. Akan muncul kotak dialog Merge to Print. Pilih salah satu opsi pada bagian

Print records lalu klik OK. Ada 3 opsi yang bisa dipilih yaitu:

All: mencetak semua dokumen surat yang ada.

Current record: mencetak dokumen surat yang sedang aktif.

From To: mencetak dokumen sesuai nomor halaman yang ditentukan.

GAMBAR 2.31 SELEKSI PRINTER

4. Klik OK pada kotak dialog.

36

BAB III

MICROSOFT POWERPOINT 2010

3.1 Pengenalan Microsoft Power Point 2010

Powerpoint 2010 adalah salah satu aplikasi Microsoft Office 2010 yang

akan membantu kita menyampaikan informasi dalam bentuk presentasi secara

efektif dan professional. Lebih efektif karena Powerpoint terdiri dari slide-slide

yang disusun secara sistematis sehingga komunikasi akan terarah dengan mudah

dan dipahami audience. Penampilan dalam bentuk slide yang dilengkapi dengan

image, audio, video, clipart dan sebagainya membuat gagasan yang diungkap

menjadi tampak terencana.

GAMBAR 3.1TAMPILAN MS. POWERPOINT 2010

3.2 Mempersiapkan Presentasi

3.2.1 Membuat Presentasi BaruAda 3 jenis template yang ada pada Powerpoint:

Personal Templates: merupakan template yang dibuat dengan style untuk

memenuhi kebutuhan pekerjaan kita.

Sample templates: adalah template dan tema yang terintegarasi dengan Pow-

erpoint saat menginstallnya.

37

On line templates: template yang di download dari Office.com atau source

yang lain.

Presentasi dari Blank Presentation

Berikut langkah-langkah membuat slide presentasi dari awal:

1. Buka akses Microsoft Powerpoint 2010 pada computer dengan klik start → All

programs →Microsoft office → Microsoft powerpoint 2010.

2. Pilih tab File, lalu klik New → Blank presentation. Lalu tekan Create.

Memanfaatkan Templates dan Themes

Berikut langkah-langkah untuk menggunakan templates dan themes:

1. Pilih tab File kemudian klik New, pada kolom Available themes pilih Sample

Templates.

2. Setelah itu pilih salah satu yang diinginkan kemudian klik Create.

3. Demikian pula jika ingin memanfaatkan themes, pada kolom Available tem-

plates and themes pilih themes.

4. Pilih salah satu themes dan klik Create.

3.2.2 Menyimpan Presentasi

Setelah presentasi selesai dikerjakan maka simpanlah presentasi dengan

langkah berikut:

1. Pilih tab file kemudian save.

2. File save as dialog akan muncul. Masukkan nama file ke dalam File Name

box, kemudian pada save as type box pilih powerpoint 97-2003 presentation

apa bila powerpoint anda ingin diakses pada powerpoint versi sebelum 2007,

lalu tekan save pada quick access toolbar untuk menyimpan secara praktis.

3.2.3 Menyimpan Teks Slide

Adakalanya kita membutuhkan sebagian atau keseluruhan teks

yang ada pada tiap slide Powerpoint untuk dibuka diaplikasi lain, misalnya

38

MS Wordm atau aplikasi lainyang mendukung RTF (Rich Text Format).

Berikut langkah-langkahnya:

1. Pilih Outline pada kolom sebelah kiri powerpoint, blok teks yang ingin disim-

pan dalam aplikasi lain.

2. Bila semua teks dibutuhkan tekan Ctrl+A , buka tab file lalu Save as. Beri

nama file lalu Save as type pilih outline / RTF. Kemudian save.

3.2.3 Membuat Kode Akses untuk File

Setiap file dalam Powerpoint dapat dilindungi dengan membuat kode ak-

ses atau password. Hal ini selain melindungi data agar tidak dilihat oleh orang

yang tidak berkepentingan (Open Password) juga melindungi agar tidak diubah

atau diedit (Modify Passwors) dan kita pun bisa menggunakan keduanya.

Langkah-langkah untuk mengelola password sebagai berikut:

1. Buka file Powerpoint → tab File → Save As → Tools → General Options.

2. Jika ingin menggunakan Open Password → Password to Open

3. Jika ingin menggunakan Modify Password → Password to Modify

GAMBAR 3.2 MEMBUAT PASSWORD

4. Klik OK.

39

3.3 Membuat Slide

3.3.1 Mebuat Slide Baru

Dari slide yang masih kosong, kita dapat menampilkan materi presentasi

dari mulai judul hingga poin-point kontennya. Dan berikut langkah-langkah mem-

buat slide baru:

1. Mulailah dengan meluncurkan jendela program MS Powerpoint2010

2. Setelah itu klik kotak teks Clik to add title, lalu ketikan judul dari presentasi

pada kotak teks tersebut.

3. Untuk mengubah jenis font, blog terlebih dahulu teks judul tersebut lalu sorot

kotak kombo font lalu pilihlah jenis font yang diinginkan.

4. Untuk mengatur ukuran font sorot kotak kombo font size kemudian pilih

ukuran yang diinginkan.

5. Untuk menebalkan teks klik ikon Bold, jika ingin memberikan efek bayangan

pada teks judul, klik ikon text Shadow.

6. Sekarang klik kotak teks Clik to add subtitle, jika ingin menambahkan

keterangan yang lain.

7. Berikutnya buatlah slide baru untuk menampilkan konten presentasi dengan

mengklik ikon New Slide di kelompok Slides pada tab Home lalu pilihlah

style slide yang diinginkan.

8. Lengkapi presentasi Anda dengan menambahkan slide-slide guna

menampilkan seluruh konten presentasi dengan langkah yang sama.

3.3.2 Mengaplikasikan Theme pada Slide

Agar slide tampak menarik, kita dapat mengaplikasikan theme

yang bisa dipilih sesuai selera. Berikut langkah yang bisa dilakukan:

1. Mula-mula siapkan slide presentasi yang akan ditambah dengan theme

2. Setelah itu buka tab design kemudian klik ikon More yang terdapat di bagian

kelompok Themes.

3. Sesaat kemudian Anda dihadapkan pada deretan theme slide presentasi, pilih-

lah yang sesuai dengan keinginan.

4. Seketika theme yang dipilih langsung teraplikasi pada slide presentasi.

40

3.3.2 Menambahkan Section pada Slide

Berikut langkah untuk menambahkan section pada slide:

1. Dari panel slides, aktifkan slide yang akan ditambahi section

2. Lalu klik ikon section dibagian kelompok slides tab home pilih Add section

3. Lalu muncul section dengan nama untitle section dan klik kanan nama terse-

but lalu pilih rename section.

4. Ketikanlah judul section slide lalu tekanlah tombol rename.

5. Seketika nama section Langsung berubah sesuai dengan nama yang diten-

tukan

6. Anda bisa menambahkan section untuk mengeelompokkan slide lainnya se-

hingga Anda bisa cepat menemukan slide yang dibutuhkan ketika melakukan

presentasi.

3.4 Teks dalam Presentasi

3.4.1 Menggunakan Fitur Replace Font

1. Mula-mula takan tab Home, kemudian pada bagian Editing klik segitiga ke-

cil di sebelah kanan ikon Replace lalu pilih Replace Fonts.

2. Selanjutnya muncul kotak dialog Replace Font. Pada bagian Replace pilihlah

jenis huruf pengganti yang ingin digunakan pada bagian width.

3. Jika sudah tekanlah tombol replace

3.4.2 Mengubah Spasi Karakter Antar Huruf

1. Klik terlebih dahulu tab home, lalu ikon Character Spacing yang ada di

bagian Font.

2. Selanjutnya pilih salah satu opsi spasi karakter yang ada.

3. Setelah itu jarak spasi karakter antar huruf pada teks dokumen slide presen-

tasiakan diatur sesuai pilihan

41

3.4.3 Menggunakan Teks Wordart

1. Klik tab Drawing Tools Format, lalu pada bagian Wordart Styles klik ikon

more

2. Lalu pilih salah satu jenis teks Wordart yang diinginkan

3. Kemudian teks pada dokumen slide presentasi akan di tuliskan sesuai jenis

teks Wordart yang dipilih.

3.4.5 Mengatur Bahasa Pada teks

1. Seleksilah teks yang akan dikoreksi,lalu buka tab Review.

2. Lalu pada bagian Language klik ikon Language dan pilih opsi Set Proofing

Language.

3. Selanjutnya muncul kotak dialog Language, pilih salah satu bahasa yang in-

gin digunakan lalu klik Ok. Dan teks yang diseleksi akan dikoreksi sesuai ba-

hasa yang digunakan

3.4.6 Menggunakan Fasilitas Research

1. Klik tab Review, lalu pilih ikon Research pada bagian Proofing.

2. Lalu muncul panel research di sebelah kanan dokumen slide presentasi.

3.5 Paragraf dan Text BoxDalam Powerpoint paragraph diartikan sebagai konten teks dalam kotak

teks yang ditampilkan dengan bentuk poin-poin bullet.

3.5.1 Mengubah Bullet List Berdasarkan Level

Secara default bullet yang digunakan pada MS Powerpoint adalah bula-

tan berwarna hitam. Namun, jika dalam satu paragraph harus membutuhkan suatu

materi yang hirarki, dimana bullet level pertama haruslah berbeda dengan level

kedua dan seterusnya. Berikut langkah-langkahnya:

1. Siapkan slide presentasi lalu buka tab view lalu klik Slide master

2. Lalu muncul tab slide master, jika ingin mengubah bullet mulai dari level dua

maka hapus bullet pada level tersebut terlebih dulu.

3. Setelah itu buka Tab Home dan sorot ikon Bullets lalu bentuk bullet yang di-

inginkan.

42

4. Kalau sudah selesai tampilan hierarki bullet pada paragraph powerpoint akan

tampak.

5. Setelah itu keluar dari mode slide master dengan mengklik perintah Close

master view.

6. Sekarang klik bullet pada level pertama kemudian ketikkan teks lalu tekan

tombol enter.

7. Lakukan hal yang sama untuk masukkan materi slide pada bullet level

berikutnya.

3.5.2 Menambahkan Gambar Sebagai Background Text Box

Ada banyak efek yang bisa diaplikasikan pada text box. Salah satu di-

antaranya adalah menambahkan gambar sebagai background. Adapun caranya da-

pat ditunjukkan dalam langkah-langkah berikut:

1. Pastikan teks box terseleksi untuk diberi tambahan gambar.

2. Lalu buka tab Format kemudian sorot ikon Shape Fill → Picture

3. Lalu pilih Insert Picture dan seleksilah salah satu file gambar dan tekan

tombol Insert.

4. Lalu gambar yang dipilih langsung ditampilkan sebagai background text box

5. Lanjutkan dengan membuka tab format dibagian picture Tools

6. Sorot ikon Correction kemudian pilih salah satu hasil koreksi dari gambar.

7. Seketika gambar dalam background text box langsung terkoreksi sesuai den-

gan gambar yang dipilih.

8. Untuk menambahka efek, pastikan text box dalam kondisi terseleksi

9. Sorot ikon Picture Effects → Glow kemudian pilih efek pendaran cahaya

dengan warna yang diinginkan.

10. Jika sudah gambar background dalam text box akan langsung tampak pada

presentasi.

43

3.6 Tabel dalam Presentasi

3.6.1 Membuat Tabel

1. Masuklah kedalam Tab Insert, lalu pilih perintah Table dan sorotlah kotak-

kotak kecil yang muncul.

2. Lalu klik tombol kiri mouse pada kotak terakhir yang di sorot yakni kotak

sudut kanan bawah

3. Setelah itu muncul tampilan awal tabel pada slide presentasi.

4. Jika ingin menggunakan cara kedua maka pilihlah kembali perintah Table dan

klik opsi Insert Table.

5. Atau klik ikon Insert Table yang terdapat ditengah slide

6. Pada kotak dialog Insert Table yang muncul, masukan jumlah kolom di kotak

Number of columns dan jumlah baris di kotak number of rows untuk tabel

yang dikehendaki.

GAMBAR 3.3 MEMBUAT TABEL

7. Jika sudah pilihlah tombol Ok sehingga muncul bentuk awal tabel slide pre-

sentasi.

3.6.2 Membuat Tabel Excel Spreadsheet

Bila kita membutuhkan sebuah tabel yang memiliki kemampuan untuk

penghitungan nilai, maka sebaiknya tambahkanlah tabel Excel Spreadsheet.

Caranya sebagai berikut:

1. Pastikan anda berada pada Tab Insert, lalu pilih perintah table dan klik opsi

Excel Spreadsheet.

2. Setelah itu muncul tabel excel spreadsheet yang berukuran kecil, dan akan

muncul Ribbon Excel di jendela Ms Powerpoint 2010 sehingga bisa digu-

nakan untuk mengolah data didalam tabel Excel.

44

3.6.3 Menambahkan Style pada Tabel

1. Klik terlebih dahulu pada tabel untuk mengaktifkannya.

2. Lalu masukalah ke dalam tab design table tool dan klik ikon More di bagian

Table Styles.

3. Lalu pilih salah satu style yang hendak diterapkan pada tabel.

3.7 Grafik dalam Presentasi

3.7.1 Membuat Grafik

Apabila kita ingin membuat grafik dengan menggunakan aplikasi Power-

point 2010, lakukanlah langkah singkat dibawah ini:

1. Awali dengan mempersiapkan dokumen baru terlebih dahulu.

2. Kemudian aktifkan tab Insert dan klik ikon Chart jikalau sudah.

3. Juga bisa langsung menekan ikon Chart apabila memilih slide presentasi

yang memiliki layout grafik.

4. Pilihlah model grafik yang ingin ditampilkan dalam slide presentasi dan

tekanlah tombol ok jika sudah.

5. Model grafik pilihan Anda akan segera muncul dalam slide presentasi.muncul

pula datasheet yang menyerupai worksheet pada program Excel.

6. Kemudian gantilah data-data dalam worksheet itu dengan data milik anda.

7. Setelah itu anda akan memperoleh tampilan grafik sesuai data yang telah di-

masukkan kedalam worksheet.

3.7.2 Menambahkan Judul Grafik dalam Slide Presentasi

Judul grafik merupakan komponen utama dalam sebuah grafik karena

merepresentasikan sajian data yang akan ditampilkan secara keseluruhan dalam

grafik tersebut. Berikut langkah-langkahnya:

1. Posisikan kursor pada bagian Click to add title.

2. Kemudian klik kotak teks Clik to add title.

3. Lalu ketikan judul grafik pada bagian tersebut.

4. Pilihlah grafik yang memiliki layout dengan tambahan Chart Title.

5. Klik pada bagian Chart Title dan ketikkan judul grafik pada bagian tersebut.

45

3.7.3 Menambahkan Data Labels

Fitur Data Labels memungkinkan kita untuk melihat secara jelas posisi

angka pada tiap-tiap grafik. Sebenarnya, tiap grafik telah menampilkan angka-

angka pada sisi kiri grafik tetapi supaya data dapat ditampilkan dengan jelas, kita

dapat menambahkan angka pada grafik tersebut secara langsung. Berikut langkah-

langkahnya:

1. Awali dengan memilih grafik yang akan di tambahkan label data.

2. Setelah itu, aktifkanlah tab Layout dan klik ikon Data Labels.

3. Jikalau sudah, pilihlah opsi Show.

4. Setelah mengaktifkan opsi tersebut, Anda bisa melihat tampilan angka-angka

yang menyertai grafik itu. Angka-angka itu akan muncul dibagian atas setiap

batang chart.

3.7.4 Mengedit Axis Title

Axis Title berisi keterangan data yang ditampilakan dalam sebuah grafik.

Keterangan berfungsi mempermudah dalam membaca sebuah grafik yang dita-

mpilkan dalam slide presentasi. Gunakanlah langkah-langkah dibawah ini apabila

kita ingin mengesir Axis Title:

1. Pastikan bahwa Anda telah memilih grafik dengan layout yang menampilkan

Axis Title. Lalu klik kotak teks Axis Title.

2. Berikutnya, ketikkan teks atau keterangan yang akan ditambahkan pada

sumbu Y

3. Lalu klik tombol mouse untuk mendapatkan keterangan data yang dikehen-

daki.

4. Terapkanlah langkah yang serupa apabila anda ingin mengedit Axis title pada

sumbu yang lain.

3.7.5 Mengaktifkan Chart Wall dan Chart Floor

Chart Wall merupakan tembok yang berfungsi untuk mengalasi sebuah

grafik dengan tambahan warna tertentu agar lebih jelas tampilannya. Berikut

langkah-langkah yang dapat diterapkan untuk mengatifkan Chart Wall:

46

1. Pilih grafik yang akan ditambahkan Chart Wall Klik tab Layout dan lan-

jutkan dengan menekan ikon Chart Wall.

2. Pilihlah opsi Show Chart Wall untuk melihat tampilan Chart Wall dalam

grafik Anda.

3. Pilihlah opsi None apabila anda ingin menghilangkan tampilan Chart Wall.

3.7.6 Menghias Judul Grafik

1. Seleksilah judul grafik Anda terlebih dahulu.

2. Kemudian aktifkanlah tab Format.

3. Lalu sorot bagian Wordart Styles lalu klik tombol More untuk memunculkan

koleksi huruf cantik dari Wordart.

4. Klik salah satu style yang ingin diaplikasikan pada judul grafik.

5. Sekarang tampilan judul grafik semakin bertambah cantik dengan pilihan hu-

ruf yang berasal dari Wordart.

3.7.7 Membuat Grafik dengan SmartArt

SmartArt berfungsi untuk membantu dalam proses pembuatan grafik agar

lebih cepat dan praktis. Berikut langkah-langkah untuk membuat grafik dengan

SmartArts:

1. Klik tab Insert terlebih dahulu, lalu pilihlah ikon SmartArt Selain itu, anda

juga bisa langsung mengklik ikon SmartArt langsung pada bagian slide pre-

sentasi.

2. Lalu pilih salah satu kategori yang terdapat dalam kotak dialog Choose a

SmartArt Graphic.

3. Kemudian pilihlah model grafik yang dikehandaki. Apabila sudah, tekanlah

tombol OK.

4. Lalu ketikkan data anda pada kotak teks yang muncul disamping tampilan

grafik.

5. Selanjutnya, anda bisamelihat visualisasi data yang ditampilkan melalui

grafik SmartArt.

47

3.8 Memulai Presentasi

3.8.1 Menyediakan Handout dan Mencetak Handout di MS Powerpoint

2010

Handout berisi materi presentasi yang dicetak ke dalam lembaran-lem-

baran kertas. Program MS Powerpoint 2010 menyediakan dua cara untuk menc-

etak handout. Cara pertama bisa dilakukan langsung di jendela program MS Pow-

erpoint 2010 sedangkan cara kedua dilakukan dengan mengekspor handout ke MS

Word 2010.

Untuk mencetak handout langsung di jendela MS Powerpoint 2010, lakukan

langkah berikut:

1. Awali dengan memilih tab file, lalu dengan memilih opsi Print disisi kiri

backstage view.

2. Kemudian dibagian settings, klik kotak kombo Full Page slides dan pilih

salah satu layout untuk hand out di bagian Handouts.

GAMBAR 3.4 MEMBUAT HANDOUT

3. Jika ingin mencetak handout dalam tampilan hitam putih atau grayscale,

maka klik kotak combo Color dan pilihlah opsi Grayscale atau opsi Pure

Black and White.

4. Jika sudah pilihlah tombol Print untuk mencetak handout tersebut.

48

3.8.2 Menjalankan Presentasi

Perintah-perintah yang berkaitan dengan menampilkan slide presentasi bisa

temukan pada Tab Slide Show. Berikut perintah-perintahnya:

1. Pilihlah perintah From Beginning untuk menampilkan slide presentasi dari

awal atau tekanlah tombol F5.

2. Jika ingin menjalankan slide presentasi dari slide lokasi anda berada. Maka

pilihlah perintah From Current atau tekanlah tombol Shift+F5.

3.8.3 Menampilkan Presentasi dalam Format Video

1. Pilihlah tab file dan lanjutkan dengan memilih opsi Save & Send di backstage

View.

2. Pada tampilan berikutnya yang muncul, pilihlah opsi Create a Video.

3. Lalu klik kotak kombo Computer & HD Display dan pilihlah salah satu opsi

metode distribusi yang ingin di gunakan.

4. Setelah itu pilihlah tombol create video.

5. Pada kotak dialog Save as yang muncul, tentukan lokasi penyimpanan untuk

file video presentasi hasil konversi.

6. Lalu pilih tombol save, tunggulah proses konversi selesai dilakukan.

49

BAB IV

MICROSOFT EXCEL 2010

4.1 Pengenalan Microsoft Excel 2010

Ms. Excel 2010 merupakan program bawaan dari Microsoft Of-

fice 2010 yang dikhususkan untuk membuat, mengedit, atau menganalisa

data yang ditampilkan dalam bentuk daftar atau tabel. Dengan Ms. Excel

2010 kita dapat menampilkan data dalam bentuk grafik dan gambar. Se-

buah dokumen Ms. Excel dikenal dengan istilah workbook dan di dalam

workbook terdapat satu atau lebih worksheet.

GAMBAR 4.1 TAMPILAN MS. EXCEL 2010

4.2 Mengenal Worksheet

4.2.1 Menambah Workbook

Meskipun kita sudah membuka dokumen Ms. Excel, kita masih

dapat membuka atau menambahkan dokumen Ms. Excel yang baru.

Berikut ini langkah-langkahnya:

1. Mula-mula buka tab File → New Pada bagian Available Templates pilihlah

opsi Blank workbook lalu klik tombol Create.

50

GAMBAR 4.2 WORKBOOK BARU

2. Berikutnya akan dihadapkan pada halalman Workbook baru yang masih

kosong.

4.2.2 Mengubah Data

Apabila kita ingin mengubah data yang ada di dalam sel, lakukan

dengan cara berikut ini:

1. Klik ganda sel yang datanya ingin kita edit.

2. Selanjutnya hapus data yang ada dan tuliskan data baru yang kita inginkan.

3. Jika ingin mengedit data pada sel-sel yang lain lakukan dngan cara yang

sama.

4.2.3 Menyimpan Workbok

Setelah selesai membuat dokumen Ms. Excel, kita dapat menyim-

pannya kedalam komputer dengan cara yang cepat dan mudah. Ikuti tahap-

tahap berikut untuk melakukannya:

1. Buka tab File → Save.

2. Masukkan nama file yang diinginkan pada kotak File Name.

3. Apabila ingin menyimpan dokumen Ms. Excel ke dalam format file dokumen

yang lain lakukan dengan memilih salah satu opsi pada Save as type → PDF.

51

GAMBAR 4.3 MENYIMPAN WORKBOOK

4.2.4 Membuka Workbook

1. Tekan File → Open.

2. Pilih File document MS.Excel yang ingin Anda buka lalu klik tombol Open.

Klik tombol Save.

4.2.5 Menambah Kolom dan Baris

Kita dapat menambakan kolom baru disebelah kanan atau kiri kolom

yang sudah ada. Selain itu kita juga dapat menambahkan beris baru disebelah atas

atau bawah baris yang sudah ada. Dan berikut langkah-langkahnya:

1. Klik kanan kolom B lalu pilih opsi Insert.

2. Selanjutnya muncul kolom baru disebelah kanan kolom A dan kolom B akan

berubah menjadi kolom C,kolom C berubah menjadi kolom D,kolom D

berubah menjadi kolom E,dan seterusnya.

Jika ingnin menambahkan baris lakukan dengan cara mengklik-kanan nama baris

lantas pilih opsi Insert. Misalnya anda ingin menambahkan bawah dibawah

baris dibawah baris 4,ikuti tahap-tahap berikut ini;

Klik kanan baris 5 pilih opsi Insert.

Setelah itu baris baru yang masih kosong dibawah baris 4 dan 5 akan

menjadi baris 6,dan seterusnya.

52

4.3 Manajemen Worksheet

4.3.1 Menambah dan Mengurangi Worksheet

Jika worksheet default yang tersedia tidak cukup untuk menam-

pung data, maka kita bisa menambah worksheet dalam jumlah yang dibu-

tuhkan. Sebaliknya, jika ternyata jumlah worksheet yang tersedia justru

lebih banyak dari data yang akan dimasukkan maka kita bisa menghapus-

nya. Ikuti langkah-langkah berikut:

1. Buka sebuah Workbook yang secara default telah menyediakan 3 worksheet.

2. Selanjutnya buka Tab Home, lalu sorot perintah Insert dan pilih opsi Insert

Sheet.

GAMBAR 4.4 INSERT SHEET

3. Secara otomatis muncul sheet baru dalam deretan tab sheet. Untuk mengu-

rangi atau menghapus sheet, pastikan tab sheet yang akan dihapus telah aktif.

4. Setelah itu buka Tab Home kemudian sorot perintah Delete dan pilih opsi

Delete Sheet. Seketika sheet yang aktif langsung terhapus dalam deretan tab

sheet.

GAMBAR 4.5 DELETE SHEET

4.3.2 Mengatur Susunan Worksheet

53

Susunan worksheet dalam workbook seringkali tidak beraturan. Hal ini

jadi disebabkan oleh penambahan worksheet yang tidak selalu muncul pada uru-

tan yang diinginkan. Dan untuk membuat worksheet tersusun dengan rapi, maka

ikutilah langkah berikut:

1. Pastikan telah membuka workbook dengan susunan sheet yang tidak beruru-

tan.

2. Klik tab sheet yang akan dipindahkan hingga muncul tanda slider dan sheet

seperti tampak pada ilustrasi berikut. Selanjutnya drag sheet tersebut kearah

atau posisi urutan yang diinginkan.

3. Kalau sudah lepaskan mouse dan otomatis sheet yang dipindahkan langsung

menempati posisi baru seperti berikut.

4. Lakukan hal yang sama pada shet-shet yang lain sehingga susunan sheet

dalam workbook tampak berurutan.

4.3.3 Mengelompokkan Workshet

Untuk menyembunyikan beberapa worksheet sekaligus, kita perlu

melakukan hal yang satu ini yakni mengelompokkan worksheet (grouping). Untuk

lebih jelasnya, lakukan langkah-langkah di bawah ini:

1. Aktifkan salah satu tab sheet, Tekan tombol Shift+klik tab sheet untuk

menyeleksi worksheet secara berurutan.jika ingin menyeleksi worksheet yang

tidak berurutan posisinya, maka tombol Ctrl+Klik.

2. Sekarang seleksilah empat kolom pada baris pertama salah satu sheet. Setelah

itu buka Tab Home lalu sorot ikon Fill Color kemudian pilih salah satu

warna yang di inginkan.

4.4 Bekerja dengan Sel

Sel yaitu perpotongan antara kolom dan baris. Penulisan sel berdasarkan

atas nama kolom dan nama baris. Ada dua macam kategori format sel yang bisa

kita lakukan yaitu Format Cell Values dan Format Cell Appearance.

54

4.4.1 Format Cell Value

Format Cell Value digunakan untuk mengatur format data di dalam sel

seperti data teks, data angka, data tanggal, data waktu, dan lain-lain. Untuk meng-

gunakan format cell ini lakukan langkah-langkah dibawah ini:

1. Seleksi satu atau beberapa sel yang ingin Anda atur formatnya. Lalu tekan

Tab Home. Pada bagian Cells klik ikon Format dan pilih salah opsi Format

Cells.

2. Anda juga bisa juga melakukannya dengan cara mengklik-kanan sel yang su-

dah Anda seleksi lantas tekan opsi Format Cells.

3. Selanjutnya akan muncul kotak dialog Format Cells yang terdiri dari beber-

apa Tab yaitu;

Number: Mengatur format tipe data

Aligment: Mengatur jenis perataan

Font: Mengatur style teks, seperti jenis,ukuran,warna,dll

Border : Mengatur garis tepi pada sel

Fill: Mengatur warna sel

Protection: Melindungi sel dengan mengunci sel atau menyembun-

yikan rumus yang ada didalam sel.

GAMBAR 4.6 FORMAT CELLS

55

4.4.2 Mengatur Format Data

Untuk mengatur format data buka tab Number → Format Cells → Cat-

egory. Berikut format data yang bisa digunakan:

- General: untuk data pada umumnya tanpa format.

- Number: untuk data angka

- Currency: untuk data mata uang. Kita dapat mengatur mata uang yang akan

digunakan dan jumlah angka dibelakang tanda desimal.

- Accounting: untuk data-data akutansi atau keuangan.

- Date: untuk darta-data tunggal berupa tanggal, bulan dan tahun.

- Time: untuk data-data waktu

- Percentage: untuk data-data persentase (%)

- Fraction: untuk data-data pecahan

- Scientific: untuk data-data ilmiah

- Text: untuk data dimana data angka juga akan didefinisikan sebagai data

teks.

- Special: untuk data-data dengan format khusus seperti kode pos, nomor tele-

pon atau kode keamanan

- Custom: untuk data format tertentu

4.4.3 Mengatur Warna Sel

Agar kelihatan lebih menarik kita dapat menambahkan warna pada sel.

Untuk mengatu warna sel lakukan perintah-perintah berikut ini:

1. Klik tab Fill yang ada pada kotak dialog Format Cells.

2. Anda akan dihadapkan pada beberapa bagian pengatguran yaitu;

Background Color: Mengatur warna latar belakang sel.

Pattern Color: Mengatur warna pola yang digunakan pada sel.

Pattern Style: Mengatur jenis pola yang digunakan pada sel.

56

GAMBAR 4.7 WARNA CELLS

4.5 Melihat dan Mencetak Workshet

4.5.1 Fitur Zooming

Fitur zooming dalam Excel memungkinkan kita mengontrol tampilan

data atau cell worksheet pada layar monitor kita. Untuk memaksimalkan fitur

zoom, kita dapat mengeksplorasinya dengan langkah2 berikut:

1. Buka worksheet Anda. Pilih tab view sebagai langkah awal untuk memperbe-

sar tampilan worksheet Anda secara manual. Kemudian klik toolsbar zoom

yang yang bergambar kaca pembesar. Pada dialog box zoom pilih Custom

kemudian isikan angka lalu klik OK.

GAMBAR 4.8 ZOOM

2. Untuk mengembalikan pengaaturan menjadi normal 100% , cara yang paling

cepat klik icon yang bergambar kertas.

3. Untuk memper beasar pada bagian tertentu saja, caranya buatlah range dari

cell yang ingin Anda lihat, kemudian klik Zoom to Selection.

57

4. Untuk dapat memperbesar sehingga 500% klik zoom level yang terletak pada

status bar di sebelah zoom slider.

4.5.2 Menyembunyikan Data

Ketika mengerjakan worksheet yang terlalu panjang atau lebar kadang

kita kesulitan untuk menggerakkan scrollbar. Excel 2010 menyediakan Hiding

Data, yaitu menyembunyikan atau melipat sebuah atau beberapa kolom atau baris

tanpa menghilangkannya. Berikut ini langkah-langkah yang dapat dilakukan:

1. Untuk menyembunyikan kolom adalah klik atau darg (bila banyak) header

yang berupa huruf-huruf, kemudian klik kanan pilih Hide.

2. Kemudian untuk baris, pilih header baris yang terletak disebelah kiri berupa

angka-angka, klik kanan kemudian pilih Hide.

3. Kemudian untuk membuka kembali (Unhide) klik range antara kolom atau

baris yang ingin di tampilkan kemudian klik kanan lalu pilih Unhide.

4.5.3 Menyimpan View Setting

1. Buka worksheet Anda,gunakan Split Window. Klik Tab View → Workbook

View kemudian pilih Custom Views. Untuk melakukan penyimpanan klik

Add…pada add view dialog box.

2. Untuk menampilkan kembali format awal, pilih Custom View lalu klik

“Pakai Split Window” tadi kemudian klik Show.

4.6 Dasar-dasar Formula dan Fungsi

Formula merupakan persamaan yang mengandung symbol atau nilai un-

tuk mengkalkulasi suatu data. Sedangkan fungsi merupakan bagian dari formula.

Namun fungsi digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah penghitungan

data yang lebih spesifik dengan rumus tertentu.

4.6.1 Membuat Formula Sederhana

Ms. Excel memungkinkan kita untuk membuat formula mulai dari yang

paling sederhana hingga kompleks. Biasanya khusus untuk formula kompleks

58

telah disediakan fungsi yang dapat dimanfaatkan secara mudah dan cepat. Berikut

langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam mebuat formula sederhana:

1. Pertama-tama bukalah dokumen MS Excel 2010. Setelah itu posisikan pointer

pada sel yang diinginkan misalnya sel Al.

2. Selanjutnya tekan tombol sama dengan (=) pada keyboard sehingga muncul

sel dan juga formula bar seperti berikut.

GAMBAR 4.9 FORMULA SEDERHANA

3. Setelah itu masukkan bilangan yang menjadi data sumber kalkulasi yakni 86

dan 19 dengan struktur =86-19. Jika sudah tekanlah tombol Enter.

GAMBAR 4.10 HASIL FORMULA

4. Seketika muncul hasiul kalkulasi pada sel yang sama yaitu sel A1. Namun

ketika pointer ditempatkan kembali ke sel tersebut, dalam formula bar menu-

junjukkan formula kalkulasi dari sumber data yang digunakan.

4.6.2 Menggunakan Fungsi

Fungsi dalam program Ms. Excel digunakan untuk melakukan kalkulasi

formula yang sifatnya lebih spesifil. Umumnya fungsi menampilkan formula yang

proses kalkulasinya menggunakan rumus tertentu. Untuk itu lakukanlah langkah-

langkah berikut ini:

1. Pastikan Anda telah menyiapkan data. Posisikan pointer pada sel yang digu-

nakan untuk menampilkan kalkulasi menggunakan fungsi.

2. Setelah itu klik ikon Insert Function yang terdapat pada formula bar.

3. Muncul kotak dialog Insert Function, sorot kotak kombo Or select a cate-

gory kemudian aktifkan Statistical lantas pilih fungsi Median. Kalau sudah

tekanlah tombol OK.

59

GAMBAR 4.11 INSERT FUNCTION

4. Seleksi muncul kotak dialog Function Arguments, klik ikon dikotak Num-

ber 1.

GAMBAR 4.12 FUNCTION ARGUMENTS

5. Dalam sekejap kotak dialog tersebut telah menggulung, seleksilah range sel

sebagai sumber data.

6. Sesudah itu tekanlah tombol enter sehingga kotak dialog Function Argu-

ments meluncur kembali dengan range sel yang telah diseleksi. Tekanlah

tombol OK.

7. Seketika muncul hasil kalkulasi data menggunakan fungsi median pada sel

yang telah ditentukan.

60

4.7 Memanipulasi Tanggal dan Teks

4.7.1 Memasukkan Keterangan Waktu Saat Ini

Pada aplikasi Ms. Excel terdapat dua buah fungsi yang digunakan untuk

memasukkan keterangan waktu pada saaat ini. Berikut ini kedua fungsi tersebut.

Fungsi : TODAY ( ) digunakan untuk menampilkan tanggal hari ini.

Tanggal yang muncul berdasarkan pengaturan tanggal yang digunakan un-

tuk Spread sheet yang secara otomatis dapat melakukan update.

Fungsi : NOW ( ) dipakai untuk menampilkan jam dan tanggal hari ini.

Tanggal dan waktu yang muncul berdasarkan pengaturan tanggal dan

waktu di computer Anda.

4.7.2 Menghitung Jumlah Hari

Fungsi =EDATE( ) digunakan untuk menghitung junlah hari, mulai dari

hari ini hingga beberapa bulan kedepan atau beberapa bulan kebelakang. Fungsi

ini juga bisa digunakan untuk menghitung rentang waktu jatuh tempo pembayaran

atau rentang waktu keterlambatan pembayaran. Berikut contoh penggunaannya:

1. sebuah tanggal di salah satu sel. Pastikan sel ini telah menggunakan format

sel Date.

2. Kemudian masukkan nilai yang menunjukkan jumlah bulan di sel lainnya.

3. Lantas klik sel untuk menampilkan hasil penghitungan.

4. Lanjutkan dengan memasukkan fungsi=EDATE (1/9/2010,B2) di kolom In-

sert Function dan tekanlah tombol Enter. Sementara itu untuk menghitung

rentang waktu beberapa hari kebelakang, masukkan lah nilai minus di sel B2.

4.7.3 Menentukan Tanggal Terakhir Pada Bulan Tertentu

Fungsi =EOMONTH( ) dipakai untuk menemukan tanggal terakhir dibu-

lan tertentu berdasarkan tanggal dan waktu yang telah ditetapkan. Berikut ini con-

toh penggunaanya:

1. Masukkan sebuah tanggal di salah satu sel.

2. Kemudian masukkan kurun bulan tertentu di sel lainnya.

3. Lantas klik di salah satu sel dan masukkan fungsi =EOMONTH (A2,3) di kolom In-

sert Function dan tekanlah tombol Enter.

61

4. Setelah itu Anda akan mendapati tampilan tanggal ini menunjukkan tanggal akhir

bulan setelah kurun waktu 3 bulan sejak tanggal 20/07/2010. Bila Anda ingin

melakukan penghitungan mundur, maka masukkanlah nilai minus. Misalnya -3.

Dengan cara ini akan di peroleh tanggal akhir bulan 3 ke sebelum tanggal

20/07/2010.

4.8 Bekerja dengan Tabel

4.8.1 Membuat Tabel

1. Pastikan bahwa Anda telah mengisikan data dalam worksheet.

2. Kemudian seleksilah data yang akan diubah menjadi tabel.

GAMBAR 4.13 SELEKSI TABEL

3. Cara lain, cukup letakkan pointer pada sel pertama yang memuat data-data

tersebut.

4. Kemudian aktifkanlah tab Insert. Klik ikon Table jikalau sudah.

5. Berikutnya muncul kotak dialog Create Table yang menginformasikan sel-

sel mana saja yang akan diubah menjadi tabel. Lalu klik kotak cek My table

has headers. Lanjutkan dengan menekan tombol OK.

GAMBAR 4.14 MEMBUAT TABEL

6. Sekarang, data dalam sel Anda telah berubah bentuk menjadi tabel.

62

GAMBAR 4.15 TABEL

7. Excel juga menyediakan fasilitas Format as table yang dapat digunakan untuk

membuat tabel dengan langkah mudah. Caranya seleksilah data yang akan di-

tampilkan kedalam bentuk tabel terlebih dahulu.

8. Lalu aktifkan tab Home.

9. Klik ikon Format as Table jikalau sudah.

10. Kemudian klik salah satu model tabel yang dikehendaki dan secara otomatis

data yang disajikan kini berubah ke dalam bentuk tabel pilihan Anda.

4.8.2 Mempercantik Tabel dengan Tabel Styles

Agar tabel menjadi lebih variatif, kita dapat mempercantik tampilannya

dengan memanfaatkan fasilitas Table Styles. Untuk mengetahui penggunaanya

ikuti langkah singkat di bawah ini:

1. Pertama-tama, seleksilah tabel yang ingin diganti formatnya.

2. Berikutnya, tekanlah tab Design. Lantas sorotlah pada bagian Table Styles.

3. Klik tombol More untuk memunculkan beragam model tabel yang dipilh.

4.9. Pivot Table

4.9.1 Membuat Pivot Table

Pivot Table merupakan tabel khusus yang merangkum informasi dari

kolom-kolom tertentu dari sebuah sumber data sehingga informasi yang dita-

mpilkan dalam sebuah tabel akan lebih mudah dipahami.

Berikut ini langkah-langkah untuk membuat Pivot Table melalui Ms. Excel 2010:

63

1. Seleksi sel yang akan diubah menjadi Pivot Table.

2. Aktifkan tab Insert → Pivot Table

3. Pilih opsi Pivot Table → OK

4. Masuk kehalaman Pivot Table yang masih kosong, kemudian pilih item yang

ingin ditampilkan dengan mengaktifkan cek masing-masing opsi pada bagian

Pivot Table Field List.

4.10 Berkolaborasi dengan Orang Lain

4.10.1 Menambahkan Komentar ke dalam Cell

1. Buka workbook → tab Review → New Comment → Insert Comment

2. Tuliskan komentar, lalu klik di luar balloon. Balloon (Balon) yang dimaksud

adalah kotak yang berisi username pengguna excel serta komentar yang

dibuat.

3. Cara untuk mengedit komentar adalah dengan tab Review → Edit Comment.

4. Bila kita ingin melihat semua komentar adalah dengan klik Review → Show

All Comments.

64

BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Dari makalah diatas kita dapat menyimpulkan bahwa pembela-

jaran tentang Microsoft Office 2010 untuk paket aplikasi perkantoran bu-

atan Microsoft dan dirancang untuk dijalankan di bawah sistem operasi

Windows. Beberapa aplikasi di dalam Microsoft Office yang terkenal

adalah Microsoft Word, Microsoft Powerpoint, dan Microsoft Excel.

Ms. Office Word 2010 adalah Program pengolah kata yang lengkap dan

mempunyai begitu banyak fasilitas otomatis dan terbaru dibandingkan dengan Ms.

Office Word versi-versi sebelumnya.

Microsoft PowerPoint 2010: Membuat dan mengedit slide, Desain pre-

sentasi, Master Slide, Photo Album, Transisi slide, Menerapkan Animasi, Persia-

pan presentasi, Berlatih presentasi, Handouts, dan Package for Presentation.

Microsoft Excel 2010: Mengolah data dengan lembar kerja, Mengatur

tampilan, Menggunakan formula, Audit formula, Referensi sel, Format sel, Men-

gatur worksheet, Tabel, Sorting data, Filter data, Chart, PivotTable, dan Menc-

etak.

5.2 Kritik dan Saran

Demikian yang dapat penulis paparkan mengenai materi yang menjadi

pokok bahasan dalam makalah ini, tentunya masih banyak kekurangan dan

kelemahannya, kerena terbatasnya pengetahuan dan kurangnya rujukan atau refer-

ensi yang ada hubungannya dengan judul makalah ini.

Penulis banyak berharap para pembaca yang budiman memberikan kritik

dan saran yang membangun kepada penulis demi sempurnanya makalah ini dan

dan penulisan makalah di kesempatan-kesempatan berikutnya. Semoga makalah

65

ini berguna bagi penulis pada khususnya juga para pembaca yang budiman pada

umumnya.

66

DAFTAR PUSTAKA

Laksamana. (2010). Panduan Cepat Kuasai Microsoft Office Excel 2010. Yo-gyakarta: Baduose Media.

Laksamana. (2011). Panduan Cepat Kuasai Microsoft Office Powerpoint 2010. Yogyakarta: Baduose Media.

Laksamana. (2011). Panduan Cepat Kuasai Microsoft Office Word 2010. Yo-gyakarta: Baduose Media.

67