Kata kunci Abstract
Transcript of Kata kunci Abstract
1
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PRODUKSI YANG TERINTEGRASI UNTUK MENINGKATKAN EFEKTIFITAS DAN
EFISIENSI DI PT. KKM MALANG
Meike Nawir, S.T. Magister Akuntansi / Fakultas Bisnis dan Ekonomika – Universitas Ubaya
Abstrak - Informasi yang cepat dan tepat dari sistem produksi diperlukan dalam pengembangan perusahaan agar efektifitas dan efisiensi dapat tercapai. Salah satu cara yang dapat digunakan untuk tercapainya efektifitas dan efisiensi dalam sistem produksi adalah dengan melakukan pengintegrasian sistem. PT. KKM merupakan sebuah perusahaan manufaktur yang bergerak dalam bidang industri pembuatan furniture. Permasalahan utama yang dihadapi oleh perusahaan adalah ketidakakuratan informasi dalam sistem produksi. Efektifitas yang dapat dicapai dari implementasi sistem produksi yang terintegrasi adalah tercapainya tujuan perusahaan dan adanya pengendalian dalam sistem produksi. Efisiensi yang dapat dicapai dari implementasi sistem produksi yang terintegrasi adalah desain produk yang lebih efisien, informasi inventori yang lebih akurat, perencanaan dan penjadwal produksi yang fleksibel, proses produksi menjadi lebih terkontrol, dan perhitungan biaya produksi yang akurat. Kata kunci: Perancangan Sistem, Siklus Produksi, Sistem Informasi Produksi, Efektif dan Efisien Abstract – Quick and accurate information from the production system is needed
in the development of the company so that the effectiveness and efficiency can be
achieved. Integration system can be used to achieve effectiveness and efficiency in
production system. PT. KKM is a manufacturing company which engaged in the
furniture making industry. The main problem faced by the company is the
inaccurate information in production system. Effectiveness that can be achieved
from the implementation of an integrated production system is the achievement of
corporate objectives and control in production system. Efficiencies that can be
achieved from the implementation of an integrated production system is more
efficient product designs, more accurate inventory information, planning and
flexible production schedule, production processes become more controlled, and
accurate calculation of production costs.
Keywords: System Design, Production Cycle, Production Information System, Effective and Efficient PENDAHULUAN
Sistem informasi dapat digunakan untuk membantu menyediakan
informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan bisnis (David dkk,
1999). Tiga keputusan yang harus diambil terkait dengan sistem produksi adalah
produk yang harus diproduksi, sumber daya yang dibutuhkan untuk membuat
Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.4 No.1 (2015)
2
produk, dan cara untuk mengontrol sistem produksi (Wu, 2000). Proses produksi
dalam perusahaan manufaktur saat ini dihadapkan pada dilema, dimana harus
meningkatkan efektifitas dan efisiensi yang akan berdampak pada peningkatan
produktivitas, peningkatkan kepuasan konsumen, dan peningkatkan daya saing
perusahaan (Sriram, 2005). Efektifitas waktu dan biaya berbicara mengenai
pemenuhan variasi produk yang berkualitas (Sawhney dkk, 2009; Fernades dkk,
2009). Peningkatan kualitas sendiri dapat ditingkatkan melalui desain dan kontrol
kualitas dalam proses produksi yang lebih baik (Wu, 2000). Efisiensi dalam hal
ini adalah pemenuhan permintaan produk yang bervariasi dengan dengan cepat
dan biaya yang rendah (Tam dkk, 2000). Oleh karena itu untuk memenuhi
permintaan tersebut, proses produksi perusahaan harus fleksibel, adaptif, responsif
terhadap perubahan, proaktif, dan mampu memproduksi produk yang bervariasi
dalam waktu yang pendek dan biaya yang rendah (Nagalingam, 1999).
Salah satu cara yang dapat digunakan oleh perusahaan manufaktur dalam
meningkatkan daya saing adalah dengan melakukan pengintegrasian sistem (Marri
dkk, 2003). Keuntungan utama dari penerapan sistem produksi yang terintegrasi
adalah kemampuan untuk mengkombinasikan variasi untuk mencapai fleksibilitas
dan efisiensi (Sohal, 2000). Keuntungan penerapan sistem produksi yang
terintegrasi lainnya adalah peningkatan utilisasi mesin, menurunkan inventori
WIP, meningkatkan produktivitas, menurunkan biaya tenaga kerja, menurunkan
lead time¸ kualitas produk yang konsisten, penggunaan tempat yang lebih sedikit,
dan menurunkan biaya set-up (Gunasekaran, 1997). Industry Week’s 1993
memberitakan bahwa perusahaan dapat meningkatkan 64,5% produktivitas dalam
lima tahun, menurunkan inventori 46,3%, dan menurunkan biaya manufaktur
sampai 30,4% (Attaran, 1997) dengan melakukan pengintegrasian sistem
produksi.
PT. KKM merupakan perusahaan manufaktur yang melakukan proses
produksi furniture. Sistem produksi yang dijalankan di PT. KKM saat ini masih
bersifat manual. Seiring dengan semakin berkembangnya bisnis perusahaan maka
penggunaan sistem manual menimbulkan permasalahan, yaitu sulitnya
memperoleh informasi yang akurat terkait sistem produksi. Tanpa informasi yang
akurat, perusahaan tidak dapat menentukan kebijakan, keputusan bahkan
Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.4 No.1 (2015)
3
peraturan yang dapat menunjang perbaikan maupun perkembangan perusahaan
(Yahya, 2001).
Ketidakakuratan informasi terkait sistem produksi di PT. KKM juga
menimbulkan beberapa permasalahan lain, yaitu proses desain yang tidak efisien,
sering terjadi overstock pada bahan baku maupun barang jadi, proses perencanaan
dan penjadwalan produksi yang lama, tidak adanya tracebility produksi sehingga
biaya produksi suatu produk tidak dapat diketahuinya. Desain produk merupakan
hal yang penting karena desain produk yang efisien dapat membuat proses
produksi menjadi lebih cepat dan lebih hemat dalam biaya produksi (Wang,
2012). Proses desain produk di PT. KKM saat ini membutuhkan waktu yang lama
dan desain yang dihasilkan sering tidak efisien dalam proses produksi.
Permasalahan lain yang sering terjadi adalah seringnya overstock dan out
of stock untuk bahan baku yang disebabkan karena sulitnya untuk memperoleh
data stok akurat yang berdampak pada pembelian bahan baku yang tidak sesuai
dengan kebutuhan. Kesulitan untuk memperoleh infomasi yang akurat juga
berpengaruh pada proses perencanaan dan penjadwalan produksi yang lama dan
cenderung tidak fleksibel. Menurut Jones (2003) dalam proses perencanaan dan
penjadwalan produksi terdapat banyak hal yang harus diperhatikan, yaitu mulai
dari bahan baku yang dibutuhkan, permintaan khusus untuk produk sampai pada
proses produksi produk. Pengumpulan data yang cepat dan akurat sangat
dibutuhkan dalam proses perencanaan dan penjadwalan produksi.
Saat ini, di PT. KKM proses perhitungan biaya produksi juga tidak
dilakukan dengan akurat karena sulitnya untuk memperoleh data terkait produksi.
Tidak adanya infomasi yang akurat terkait biaya produksi menyebabkan
kesalahan dalam penentuan harga jual produk yang berpengaruh langsung pada
kepuasan konsumen. Perbaikan sistem dalam hal teknologi informasi dapat
membantu perusahaan untuk mengumpulkan serta memproses data dengan lebih
cepat dengan tingkat kesalahan yang rendah (Dalci, 2005).
Tuntutan konsumen terhadap mutu produk juga semakin tinggi, dimana
mutu produk yang dihasilkan oleh PT. KKM harus terjamin kualitasnya. Hal ini
dapat dicapai dengan adanya dukungan untuk tracebility data dari produk-produk
yang dihasilkan sehingga apabila terdapat permasalahan pada produk dapat
Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.4 No.1 (2015)
4
langsung ditelusuri kemungkinan penyebab munculnya permasalahan dan
dilakukan perbaikan untuk permasalahan tersebut. Adanya sistem tracebility dapat
membantu dalam pengambilan keputusan sehingga pengambilan keputusan
menjadi lebih cepat dan tepat. Pengambilan keputusan dengan cepat dan tepat
diperlukan untuk mengembangkan perusahaan (Soedjianto, 2006). Departemen
Penjualan saat ini juga dituntut oleh konsumen untuk mengetahui data-data terkait
proses produksi, apakah produk yang dipesan dapat tersedia langsung atau berapa
lama waktu yang dibutuhkan untuk ketersediaan produk yang diinginkan tersebut.
Sistem yang digunakan oleh PT. KKM saat ini belum mendukung tersedianya
informasi yang diinginkan oleh konsumen.
Penelitian yang dilakukan oleh penulis termasuk dalam penelitian
kualitatif interpretatif yang objek penelitiannya adalah siklus produksi PT. KKM.
Tujuan dari penelitian adalah explanatory research, yaitu untuk meningkatkan
pemahaman mengenai analisis dan perancangan sistem produksi sehingga dapat
meningkatkan efektifitas dan efisiensi. Manfaat yang diperoleh dari penelitan ini
bersifat applied research karena hasil dari penelitian ini diharapkan dapat
diterapkan di PT. KKM sehingga dapat membantu dalam pencapaian efektifitas
dan peningkatan efisiensi. Hasil akhir dari penelitian ini juga dapat membantu
memberikan masukan dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan
siklus. METODE PENELITIAN
Tahap awal yang dilakukan oleh penulis untuk mengumpulkan dan
mengolah data adalah melakukan survei awal ke PT. KKM untuk memperoleh
gambaran umum dan permasalahan perusahaan. Selanjutnya dilakukan studi
kepustakaan, wawancara, analisis dokumen, serta observasi yang lebih mendalam
untuk menyelesaikan permasalahan dan menarik kesimpulan terkait penelitian
yang dilakukan.
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian adalah
analisis dokumen, wawancara, dan observasi. Analisis dokumen dimaksudkan
untuk mengetahui gambaran umum perusahaan, yang dimana dokumen yang
digunakan meliputi struktur organisasi, job descriptions karyawan, dan dokumen-
dokumen lain yang digunakan di perusahaan. Metode wawancara yang digunakan
Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.4 No.1 (2015)
5
oleh penulis dalam melakukan wawancara adalah semi-structured interview,
dimana sebagian pertanyaan telah dipersiapkan dan dapat dikembangkan lebih
jauh sesuai dengan hasil wawancara. Wawancara dilakukan dengan pihak-pihak
yang terkait dengan siklus produksi. Observasi dilakukan untuk melihat keadaaan
di PT. KKM guna memahami lebih lanjut pemasalahan yang terjadi sehingga
dapat memberikan penyelesaian dengan lebih baik. Observasi yang dilakukan
meliputi observasi terkait bisnis proses perusahaan, input dan output siklus
produksi perusahaan, pengendalian perusahaan, dan dokumentasi perusahaan.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Rekomendasi yang diberikan terkait permasalahan dalam siklus produksi
PT. KKM meliputi perbaikan pada struktur organisasi, job description, dan
perbaikan pada seluruh aktivitas proses produksi. Rekomendasi untuk struktur
organisasi untuk PT. KKM meliputi penambahan staf PPIC untuk membantu
Direktur Pabrikasi dalam hal perencanaan dan penjadwalan produksi, penambahan
staf HRGA untuk perekrutan dan pengembangan sumber daya manusia, dan
penambahan staf IT untuk membantu sistem informasi yang akan dikembangkan.
Berikut adalah struktur organisasi PT. KKM saat ini dan rekomendasi struktur
organisasi PT.KKM:
Direktur
ManajerPabrikasi
ManajerPengembangan
Produk
StafPembelian
Manajer Keuangan
ManajerGudang
Manajer Penjualan
ManajerProduksi
Staf Staf
ManajerOperasional
Staf
ManajerKualitas
Staf
Staf
Staf
Gambar 1. Rekomendasi Struktur Organisasi PT. KKM
Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.4 No.1 (2015)
6
Direktur Utama
DirekturPabrikasi
Manajer KeuanganManajerGudang
ManajerPenjualan
ManajerProduksi
Supervisor
Supervisor
Direktur Operasional
Staf
Staf
ManajerKualitas
Staf
Karyawan
StafAdmin Gudang
Karyawan
StafAdmin Produksi
ManajerPengembangan
Produk
Staf
Staf PPIC
StafIT
StafHRGA
StafPembelian
Gambar 2. Rekomendasi Struktur Organisasi PT. KKM
Job description PT. KKM saat ini hanya meliputi tugas yang harus
dilakukan oleh masing-masing karyawan, belum ada pembagian yang tertulis
untuk wewenang dan tanggung jawab masing-masing karyawan. Oleh karena itu,
pada job description yang direkomendasikan dibuat lebih detail dengan adanya
tambahan penjelasan terkait tanggung jawab, wewenang, dan tugas yang dibagi
menjadi tugas harian, mingguan, bulanan, dan tahunan.
Rekomendasi yang diberikan untuk proses desain yang baru adalah adanya
keterlibatan dari Departemen Produksi, Departemen Kualitas, dan Departemen
Pembelian dalam desain produk sehingga proses desain produksi dapat menjadi
lebih cepat karena berkurangnya proses untuk revisi desain dan adanya
pengecekan untuk ketersediaan material sehingga apabila desain sudah disetujui
dapat langsung diproduksi. Berikut adalah rich picture untuk aktivitas desain
produk PT. KKM saat ini dan rekomendasi untuk proses desain yang baru:
Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.4 No.1 (2015)
7
Departemen
Keuangan
Departemen
Pengembangan Produk
Departemen
Penjualan
DepartemenProduksi, QC
Spesifikasi dan Desain Produk yang Diinginkan
Draft Desain
Departemen
Pembelian
Direktur
PT. KKM
Keg. Pabrikasi
(Dibwh Pengawasan Mgr Pabrikasi)
Keg. Operasional
(Dibawah Pengawasan Mgr Opr.)
Spesifikasi dan Desain yang Diinginkan Konsumen
Feedback Draft Desain
Draft Desain
Feedback Draft Desain
Desain FinalDesain Final
Manajer Pabrikasi
Desain Final
Des
ain
Fin
al
Pem
belia
n B
ahan B
aku
Estim
asi Biaya
Pro
duksi
Harga Jual
Feedback d
esain
yang e
fektif d
an
efis
ien d
i lanta
i pro
duksi
Harga Jual
Biaya Produksi
Perb
aik
an D
esain
Harga Bahan Baku
Penjualan harus meningkat dan target penjualalan tercapai
Supplier dengan harga murah dan kualitas memenuhi standart
Perhitungan biaya produksi sesuai
estimasi
Keuntungan perusahaan meningkat
Produk dapat diterima pasar
Konsumen
Memproduksi produk sesuai standart yang
diberikan
Saya mengingkan produk dengan desain
yang menarik, berkualitas, dan harga
terjangkau
Gambar 3. Rich Picture Aktivitas Desain Produk di PT. KKM Saat Ini
Departemen
Keuangan
Departemen
Pengembangan Produk
Sistem Informasi
Departemen
Penjualan
DepartemenProduksi, QC, PPIC
Penawaran (Desain Final+Harga Jual)
Spesifikasi dan Desain Produk yang Diinginkan
Harg
a Ju
al
Biay
a Pr
oduk
si
Harga Jual
Data untuk Perhitungan HPP
Baha
n Ba
ku ya
ng
Dipe
rluka
n
Harg
a Ba
han
Baku
Spesifikasi dan Desain yang Diinginkan Konsumen
Desa
in F
inal
dan
Har
ga Ju
al
Trial Desain Produk
Feedback Hasil Tria
l
Desain Final dan Standart P
roduk
Feedback Hasil Tria
l Produk
Departemen
PembelianDirektur
Utama
PT. KKM
Keg. Pabrikasi(Dibwh Pengawasan Dir. Pabrikasi)
Keg. Operasional(Dibawah Pengawasan Dir. Opr.)
Final Desain dan Standart P
roduk
Penjualan harus meningkat dan target penjualalan tercapai
Supplier dengan harga murah dan kualitas memenuhi standart
Perhitungan biaya produksi akurat dan
cash flow terjaga
Keuntungan perusahaan meningkat
Produk dapat diterima pasar dan efisien
dalam proses produksi
Konsumen
Saya mengingkan produk dengan desain
yang menarik, berkualitas, dan harga
terjangkau
Desain efisien (low waste) dan lancar untuk diaplikasikan dalam
proses Produksi
Gambar 4. Rich Picture Rekomendasi Aktivitas Desain Produk di PT. KKM
Rekomendasi yang diberikan untuk proses perencanaan dan penjadwalan
produksi pada sistem yang baru adalah melakukan integrasi sistem perhitungan
stok bahan baku maupun barang jadi dengan sistem perhitungan untuk proses
Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.4 No.1 (2015)
8
perencanaan dan penjadwalan produksi. Proses perencanaan dan penjadwalan
produksi dilakukan dengan membuat MPS dan MRP. MPS berfungsi sebagai
jadwal produksi yang dibuat berdasarkan ROFO dari Departemen Penjualan,
sedangkan MRP untuk perencaan material bahan baku untuk kebutuhan produksi.
Berikut adalah rich picture untuk aktivitas perencanaan dan penjadwalan produksi
PT. KKM saat ini dan rekomendasi untuk proses desain yang baru:
Manajer Pabrikasi
Gdg. Bahan Baku
DepartemenKualitas
Departemen
Pembelian
Biaya Bahan Baku Murah dan Masuk
Tepat Waktu
Forecast
Data Digunakan untuk Membuat Forecast
Keinginan MasyarakatIssue yang Beredar di Pasar
Keadaan Pasar dan Daya Beli
Masyarakat terhadap Produk
Pasar
DepartemenPenjualan
Surat PermintaanPembeian (SPP)
Supplier
RPB Digunakan sebagai
dasar Pembuatan SPPRekapitulasi SPP
Purchase Order(PO)
Mem
bu
at P
O
ber
das
arka
n S
PP
PO dib
erikan
ke Su
pplier
Bahan Baku
Supplier Melakukan Pengiriman Material
Approva
l Mate
rial
yang M
asukD
ilakukan Inspeksi
untuk Material
Material yang Sudah Di-approve oleh QC Disimpan
PT. KKM
Keg. Pabrikasi(Dibwh Pengawasan Mgr Pabrikasi)
Keg. Operasional(Dibawah Pengawasan Mgr Opr.)
RencanaPembelian
Bahan (RPB)
Foreca
st diberik
an ke Manajer
Pabrikasi
Historis Penjualan
G. Barang Jadi
Info
rmas
i Sto
ck B
ahan
Bak
u
Info
rmas
i Sto
k B
aran
g ja
di
JadwalProduksi
Men
jadw
alka
n Pr
oduk
si
Perhitungan Kebutuhan
Bahan Baku dan Waktu
Kedatangan Bahan Baku
Penjualan Meningkat, Forecast Akurat
Order dapat dipenuhi tepat waktu
Material Bahan Baku tidak Lebih dari Kapasitas
Gudang
Permintaan forecast
terpenuhi
Kapasitas Gudang Cukup untuk Menampung
Produk JAdi
Kualitas Bahan Baku sesuai Standart
Gambar 5. Rich Picture Aktivitas Perencanaan dan Penjadwalan Produksi di PT. KKM Saat Ini
Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.4 No.1 (2015)
9
DepartemenPPIC
Gdg. Bahan Baku
Forecast Digunakan untuk
membuat MPS
DepartemenKualitas
Departemen
Pembelian
Biaya Bahan Baku Murah dan Masuk
Tepat Waktu
Sistem Informasi
Historis
Penjualan
Forecast
Data Digunakan untuk Membuat Forecast
Dat
a Fo
reca
st
Dim
asuk
kan
Keda
lam
Sis
tem
Keinginan MasyarakatIssue yang Beredar di Pasar
Keadaan Pasar dan Daya Beli
Masyarakat terhadap Produk
Pasar
DepartemenPenjualan
PPIC membuat MPS
berdasarkan Forecast
RPB Dimasukkan Kedalam SistemPurchase
Requisiton (PR)
Supplier
RPB Digunakan
sebagai dasar
Pembuatan PR
Rekapitulasi PR
Purchase Order(PO)
PO Masuk Kedalam Sistem
Mem
buat
PO
be
rdas
arka
n PR
PO dib
erikan ke
Supplie
r
Has
il In
spek
si
Mat
eria
l
Bahan Baku
Supplier Melakukan Pengiriman Material
PO y
ang
tela
h di
buka
Approval
Materia
l yang
Masu
k
Dilakukan
Inspeksi untuk
Material
Material yang Sudah Di-approve oleh QC
Disimpan
Update St
ok Bah
an B
aku
PT. KKM
Keg. Pabrikasi(Dibwh Pengawasan Dir. Pabrikasi)
Keg. Operasional(Dibawah Pengawasan Dir. Opr.)
Master ProductionSchedule
(MPS)
MPS Dimasukkan Kedalam Sistem
Material RequirementPlanning (MRP)
MRP Dimasukkan
Kedalam Sistem
MPS Digunakan sbg
Dasar Perhitungan MRP
MRP Digunakan sbg
Dasar Pembuatan
RPB Rencana Pembelian Bahan (RPB)
G. Barang Jadi
Update Stok Barang Jadi
Penjualan Meningkat, Forecast Akurat
Order dapat dipenuhi tepat waktu
Kualitas Bahan Baku sesuai Standart
Material Bahan Baku tidak Lebih dari Kapasitas
Gudang
Order dapat Dipenuhi, Tidak
terjadi Out of Stock Material
Pengiriman Lancar, Tidak Ada Selisih Stok
Gambar 6. Rich Picture Rekomendasi Aktivitas Perencanaan dan Penjadwalan Produksi di PT.
KKM
Rekomendasi untuk aktivitas proses produksi yang saat ini belum
terdokumentasi dan adanya waktu proses untuk menunggu perintah terkait produk
yang harus dikerjakan setiap harinya adalah adanya menambah dokumen, yaitu
Production Schedule (PS) untuk produk yang akan diproduksi, Work Order (WO)
yang diberikan sebagai dasar untuk memproduksi pada masing-masing stasiun
kerja, Job Ticket (JT) untuk mencatat kegiatan yang dilakukan oleh masing-
masing karyawan produksi, Route Sheet (RS) untuk mencatat record dari produk
yang diproduksi, Material Requirement (MR) untuk mengetahui bahan baku yang
diperlukan. Berikut adalah rich picture untuk aktivitas proses produksi PT. KKM
saat ini dan rekomendasi yang diberikan dengan mengunakan contoh proses
produksi salah satu produk:
Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.4 No.1 (2015)
10
Manajer Pabrikasi
Gdg. BahanBakuPPIC membuat jadwal
produksi berdasarkan
forecast
JadwalProduksi
Pengiriman Bahan Baku sesuai
Kebutuhan Produksi
AdminProduksi
Diberikan ke Manajer
Produksi
G. Barang Jadi
PengirimanMaterial
ManajerProduksi
SupervisorProduksiPerintah Kerja
Permintaan Material
Bahan Baku+ SST
Filin
g SS
T
Memeriksa Jm
lh
BB
Filing SST
Packing
Drilling
Laminating
Press
Cutting
Edging
Finishing
WIP
WIP
WIP W
IP
WIP
WIP
Per
inta
h K
erja
Perintah KerjaPerintah Kerja
Peri
ntah
Ker
ja
Perintah Kerja
Perintah Kerja
Hasil Produksi Packing berupa Barang Jadi
Pengiriman Produkke Konsumen
Dept.Kualitas
Sam
pling
Aprro
val
Sampling
Aprroval
AprrovalSampling
AprrovalSampling
Produk Jadi+ SST
Produk Jadi Dimasukkan ke Gdg Brg Jadi
Peri
ntah
Ker
ja
ApprovalSampling
Filing SST
Keg. Pabrikasi(Dibwh Pengawasan Mgr Pabrikasi)
Bagian Wood Working
Keg. Produksi(Dibwh Pengawasan Mgr Produksi)
Bagian PackingProses Produksi Berjalan Lancar & Tidak Terjadi
Out of Stock
Kapasitas Gudang Cukup untuk Menampung
Produk JAdi
Dokumentasi SST dan Hasil Produksi
Konsumen
Saya mengingkan produk dengan desain
yang menarik, berkualitas, dan harga
terjangkau
Melakukan Produksi sesuai Jadwal
Produksi
Memproduksi Produk berdasarkan Permintaan
Produk yang Diproduksi Harus Sesuai Standart
Gambar 7. Rich Picture Aktivitas Proses Produksi di PT. KKM Saat Ini
Dept. PPIC
Gdg. Bahan Baku
Sistem Informasi
PPIC membuat MPS
berdasarkan Forecast
Master ProductionSchedule
(MPS)
MPS D
imasu
kan
Kedalam Sist
em
Pengiriman Bahan Baku Sesuai, Informasi Stok
Akurat
AdminProduksi
ProductionSchedule (PS)
Digunakan Untuk Membuat Production Schedule
PS
Dim
asu
kkan
ke
dal
am
Sist
em
G. Barang Jadi
Produk Jadi+ MT
Material Requirement
(MR)
Berdas
arka
n PS
Diket
ahui
Kebutu
han M
ater
ial
Digunakan sebagai Dasar Pengiriman Bahan Baku
Baha
n Ba
ku
yang
Lol
os
Sam
plin
g Q
C
Bahan Baku+ MT
Hasil Produksi Packing Berupa Barang Jadi
Update M
utasi Stok
Produk
Jadi D
imas
ukkan
ke
Gdg Brg
Jadi
Pengiriman Produk ke Konsumen
FilingMT
Update Informasi Stok
Packing
Drilling
Press
Cutting Edging
Finishing
WIP
+ R
S
WIP + RS
WIP
+ R
S
WIP + RS
WIP + RS
WIP + RS
PengirimanBahan Baku
Filin
g MT
Pengirim
an B
ahan
Pack
aging
Laminating
Dept. Kualitas
WOWO+RS
WO
WO
WO
WO
JT
JT
JT
JT
JT
JT
JTFiling MT
Input d
ata JT
dan SR
Input Data Hasil Sampling
Keg. Pabrikasi(Dibwh Pengawasan Dir. Pabrikasi)
Proses Produksi, dilakukan Sampling untuk setiap proses oleh Dept. Kualitas
Keg. Produksi(Dibwh Pengawasan Mgr Produksi)
Bagian Wood Working(Dibwh Pengawasan Spv. Produksi)Bagian Packing(Dibwh Pengawasan Spv. Produksi)
Sampling
Approval
WO
+ S
R
Proses Produksi Berjalan Lancar & Tidak Terjadi
Out of Stock
Kapasitas Gudang Cukup, Informasi Stok
Akurat
Proses Produksi Terdokumentasi
Konsumen
Saya mengingkan produk dengan desain
yang menarik, berkualitas, dan harga
terjangkau
Produk yang Diproduksi Harus Sesuai Standart
WO + SR
Gambar 8. Rich Picture Rekomendasi Aktivitas Proses Produksi di PT. KKM
Rekomendasi untuk perhitungan biaya produksi dimulai dengan
mengumpulkan seluruh informasi yang dibutuhkan untuk perhitungan biaya
produksi yang secara langsung dapat diperoleh dari sistem. Berikut adalah rich
picture untuk aktivitas proses produksi PT. KKM saat ini dan rekomendasi yang
diberikan:
Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.4 No.1 (2015)
11
DepartemenKeuangan
Perhitungan Harga Produksi
Direktur
Departemen
Pengembangan Produk
Etim
asi B
iaya
Prod
uksi
Harga Jual Produk
Departemen
Penjualan
Harga Jual Produk
PT. KKM
Keg. Pabrikasi(Dibwh Pengawasan Mgr Pabrikasi)
Keg. Operasional(Dibawah Pengawasan Mgr Opr.)
Estimasi harga produksi
mendekati aktual
Perhitungan HPP Produk
Harga jual produk rendah agar mudah
untuk dipasarkan
Keuntungan perusahaan meningkat
Gambar 9. Rich Picture Aktivitas Perhitungan Biaya Produksi di PT. KKM Saat Ini
Dept. PPIC
SistemInformasi Dept.
Produksi
Informasi
terkait Proses
Produksi
Job Ticket(JT) + MoveTicket (MT)
Dimasukkan kedalam Sistem sbg Informasi
Terkait Hasil Produksi
HRGA
Jam Kerja Karyawan
Dept. QC
Hasil Sam
pling QC
DepartemenKeuangan
Supplier
Invo
ice
Pem
belia
n
Baha
n Ba
ku
Harga Bahan Baku
Biaya Produksi untuk
Masing-Masing Produk
Informasi K
ebutuhan &
Penggunaan Materia
l
Info terkait Biaya Produksi yang
Terjadi dan Tinjauan Ulang
terhadap Harga Jual Produk
Direktur Utama
PT. KKM
Keg. Pabrikasi(Dibwh Pengawasan Dir. Pabrikasi)
Keg. Operasional(Dibawah Pengawasan Dir. Opr.)
Informasi Penggunaan Material Akurat
Meminimalkan Biaya Produksi,
Memproduksi sesuai Jadwal
Meminimalkan Produk yang Tidak Sesuai Standart
Biaya Produksi Rendah, Harga Jual Sesuai,
Penjualan Naik, Keuntungan Perusahaan
Meningkat
Informasi Jam Kerja Akurat
Perhitungan Biaya Produksi Akurat, Cashflow Lancar
Menyediakan bahan baku dengan harga dan kualitas
yang sesuai
Gambar 10. Rich Picture Rekomendasi Aktivitas Perhitungan Biaya Produksi di PT. KKM
Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.4 No.1 (2015)
12
Berikut adalah context, logical, dan physical DFD dari rekomendasi sistem
produksi yang diusulkan:
Gambar 11. Context DFD pada Sistem Produksi Usulan
1. Desain Produk
2. Perencanaan dan Penjadwal
Produksi
3. Proses Produksi
4. Perhitungan Biaya
Produksi
Departemen Penjualan
Departemen Pembelian
Menginformasikan Kebutuhan Pasar
Menginformasikan Forecast Penjualan
Memberikan Produk untuk Dipasarkan
Menginformasikan Kebutuhan Bahan Baku
Memberikan Bahan Baku untuk Produksi
MF Barang Jadi
MF Karyawan
MF BOM
MF Barang Jadi
MF Operation Process
MF Karyawan MF Bahan Baku
MF BOM
MF Barang Jadi
MF Bahan Baku
TF Cost
Accounting
TF PR
TF MPS
TF MRP
TF PS
TF MR
TF JT
TF MT
TF RS
TF RS
Gambar 12. Logical DFD pada Sistem Produksi Usulan
SiklusProduksi
Dept. Penjualan
Dept. Pembelian
Menginformasikan Forecast Penjualan
Memberikan Produk untuk Pasarkan
Memberikan Bahan Baku untuk Produksi
Memberikan Informasi Kebutuhan Bahan Baku
Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.4 No.1 (2015)
13
Dept. Pengembanga
n Produk
Dept. PPIC
Dept. Produksi, Gudang, Kualitas
Dept. KeuanganDepartemen
Penjualan
Departemen Pembelian
KeinginanKonsumen
Forecast
Produk, MT
MRP, SPP
Bahan Baku, SJ
MF Barang Jadi
MF Karyawan
MF Bahan Baku
TF Cost Accounting
MF BOM
TF PS
TF MR
TF WO
TF MT
MF Operation Process
TF JT
TF MPS
TF MRP
TF PR
IT
JT, SR, MT
PS, MR
TF RS
Data Brg Jadi, BOM, OP
MPS, SPP
JT, SR, MT
Cost Accounting
WO, SR
PS, PO, MRP, MR, OP, BOM
PO
Gambar 13. Physical DFD pada Sistem Produksi Usulan
Informasi pada sistem yang direkomendasikan untuk PT. KKM dapat
dibagi menjadi tiga, yaitu:
a. Master data
Master data yang direkomendasikan untuk PT. KKM terdiri dari master data
karyawan, master data bahan baku, master data barang jadi, master data bill of
material, dan master data operation process.
b. Dokumen
Beberapa dokumen yang direkomendasikan untuk PT. KKM adalah Purchase
Requirement (PR), Master Production Schedule (MPS), Material Requirement
Planning (MRP), Production Schedule (PS), Material Requirement (MR),
Work Order (WO), Job Ticket (JT), Route Sheet (RS), Move Ticket (MT), Cost
Accounting (CA).
c. Laporan
Laporan-laporan yang diusulkan untuk PT. KKM adalah Laporan Mutasi Stok
(Bahan Baku dan Barang Jadi), Laporan Perbandingan Bill of Material,
Laporan Progress Produksi, Laporan Plan vs Usage, Laporan Varians
Produksi, Laporan Hasil Produksi dan Penjualan, Laporan Sampling QC,
Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.4 No.1 (2015)
14
Laporan Komplain Pelanggan, Laporan Kualitas Supplier, dan Laporan Kinerja
Karyawan.
Berdasarkan analisis kelayakan organisasi penerapan sistem informasi di
PT. KKM layak untuk dilakukan karena PT. KKM merupakan perusahaan yang
memiliki visi untuk menjadi perusahaan pemimpin pasar furniture terbesar di
Indonesia Timur. Penerapan sistem usulan pada siklus produksi dapat membantu
tercapainya visi tersebut karena dapat dengan mudah diperoleh informasi untuk
perbaikan dan pencegahan suatu permasalahan sehingga dapat lebih cepat dalam
pengambilan keputusan. Berdasarkan analisis kelayakan operasional penerapan
sistem informasi juga layak dilakukan karena adanya dukungan penuh dari pihak
manajemen. Berdasarkan analisis kelayakan teknis penerapan sistem masih dapat
dilakukan karena untuk penyediaan software dan hardware sangat mudah
diperoleh.
Berikut adalah analisa kelayakan ekonomi untuk penerapan sistem yang
terdiri dari biaya pengembangan dan biaya operasional. Estimasi biaya
pengembangan yang dibutuhkan untuk penerapan sistem produksi usulan di PT.
KKM adalah sebesar Rp. 28.920.894,- dengan rincian, yaitu: biaya pengembangan
hardware sebesar Rp. 15.649.482, biaya pengembangan software sebesar Rp.
10.000.000,-, dan biaya pengembangan jaringan sebesar Rp. 3.271.412,-. Estimasi
biaya operasional yang dibutuhkan untuk penerapan sistem produksi usulan dalah
Rp. 108.306.965,- per tahun dengan rincian, yaitu biaya penambahan personel
sebesar Rp. 96.000.000,- per tahun dan biaya operasional peralatan sebesar Rp.
12.306.965,- per tahun. Berdasarkan hasil wawancara dengan Direktur Utama
untuk besarnya biaya yang dikeluarkan masih memungkinkan untuk dilakukan
pengembangan sistem.
Manfaat yang dapat diperoleh oleh PT. KKM dalam penerapan sistem
dapat dibagi menjadi dua, yaitu manfaat langsung (tangible benefit) dan manfaat
tidak langsung (intangible benefit). Manfaat langsung (tangible benefit)
meruapakan manfaat yang dapat langsung dirasakan dari penerapan sistem. Salah
satu manfaat langsung yang dapat dirasakan adalah proses desain produk menjadi
lebih. Sebelum penerapan sistem hanya dapat menghasilkan 5-8 produk baru,
sedangkan dengan sistem yang baru mungkin dapat menghasilkan 12-15 produk
Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.4 No.1 (2015)
15
baru. Produk baru yang semakin banyak dapat membuat pasar perusahaan dan
penjualan perusahaan menjadi lebih. Estimasi kenaikan jumlah desain baru yang
dapat dihasilkan adalah tujuh desain baru dengan menggunakan asumsi rata-rata
penjualan, rata-rata harga jual, dan rata-rata gross profit dari delapan produk baru
perusahaan untuk tahun 2013 adalah sebesar Rp. 715.176.000,-
Penerapan sistem produksi yang baru membuat informasi terkait stok
bahan baku maupun stok barang jadi dapat diperoleh secara akurat dan real-time
sehingga tidak diperlukannya kartu stok untuk mencatat stok yang ada. Biaya
yang dapat dihilangkan terkait penggunaan kartu stok per bulan adalah Rp.
120.000,-. Penerapan sistem informasi di PT. KKM diharapkan dapat menurunkan
nilai inventori bahan baku slow moving dan dead stock dapat berkurang +/- 5%
yang dimana semula 12,15% turun menjadi +/- 7%. Perhitungan untuk
pengurangan biaya tersebut adalah sebesar Rp. 26.774.060,-
Perencanaan dan penjadwalan produksi pada PT. KKM juga akan menjadi
lebih cepat dibandingkan sebelumnya karena hilangnya aktivitas non-value added
untuk melakukan cek fisik untuk memperoleh data stok yang akurat. Seluruh
informasi yang diperlukan untuk perencanaan dapat diperoleh langsung dari
sistem sehingga dapat proses penyesuaian terhadap suatu perencanaan maupun
penjadwalan menjadi lebih cepat. Aktivitas non-value added lain yang dapat
dihilangkan dengan adanya sistem adalah hilangnya proses menunggu dari
masing-masing stasiun. Informasi yang akurat juga dapat membantu dalam
pelaksanaan proses produksi sehingga menjadi lebih efisien karena dapat dengan
mudah dilakukan perbaikan terhadap proses produksi berdasarkan informasi yang
dimiliki. Informasi yang lengkap dan akurat terkait proses produksi juga membuat
proses perhitungan biaya produksi menjadi lebih mudah, lebih cepat, dan lebih
akurat, sesuai dengan biaya yang dikeluarkan untuk proses produksi tersebut.
Penerapan sistem informasi pada perusahaan sesuai dengan rekomendasi juga
dapat meningkatkan tingkat pengendalian perusahaan terhadap aset perusahaan
maupun pada proses produksi. Tingkat pengendalian yang semakin baik dapat
mencegah terjadinya kecurangan terhadap aset perusahaan.
Manfaat tidak langsung (intangible benefit) merupakan manfaat yang
dirasakan secara tidak langsung dari penerapan sistem atau manfaat yang tidak
Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.4 No.1 (2015)
16
dapat diliat secara nyata. Salah satu manfaat tidak nyata yang diperoleh PT. KKM
dari penerapan sistem adalah loyalitas konsumen yang meningkat. Dengan adanya
sistem tracebility dari produk yang dihasilkan maka seluruh proses produksi
perusahaan dapat ditelusuri dan dilakukan perbaikan untuk proses produksi. Hal
ini menyebabkan kepercayaan konsumen terhadap mutu produk yang dihasilkan
oleh perusahaan akan semakin tinggi.
Kepuasan konsumen juga merupakan salah satu manfaat yang dapat
diperoleh PT. KKM dari penerapan sistem. Hal ini disebabkan karena konsumen
dapat memperoleh informasi terkait proses produksi dari produk yang mereka
inginkan. Selain itu, harga jual yang ditawarkan oleh perusahaan menjadi lebih
realiable, sesuai dengan manfaat yang dapat diperoleh dari produk. Kepuasan
konsumen juga dapat meningkat karena produk yang ditawarkan harganya lebih
murah karena adanya perbaikan yang berkelanjutan pada proses produksi.
Penerapan sistem juga dapat meningkatkan rasa tanggungjawab pekerja
terhadap pekerjaan masing-masing. Hal ini disebabkan adanya informasi yang
jelas dari setiap proses produksi, yaitu siapa yang bertanggungjawab terhadap
produk yang dihasilkan maupun terhadap data yang diinputkan kedalam sistem.
Meningkatkan tanggungjawab pekerja dapat membuat mutu produk yang
dihasilkan pekerja menjadi semakin baik. Seluruh manfaat dari penerapan sistem
informasi sistem produksi di PT. KKM dapat mendukung sasaran strategik
perusahaan untuk menjadi perusahaan perusahaan pemimpin pasar furniture
terbesar di Indonesia.
KESIMPULAN DAN SARAN
Rekomendasi yang diberikan terkait kelemahan yang ditemukan dari
sistem produksi yang digunakan oleh PT. KKM saat ini adalah perancangan
sistem informasi siklus produksi yang terintegrasi. Perancangan sistem informasi
untuk siklus produksi di PT. KKM ini juga meliputi perbaikan struktur organisasi,
melakukan perancangan job description yang baru, perancangan aktivitas desain
produk yang lebih efisien, perancangan aktivitas perencanaan dan penjadwalan
produksi yang lebih cepat dan fleksibel, perancangan proses produksi yang lebih
terkendali, dan aktivitas perhitungan biaya produksi yang lebih akurat. Penerapan
Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.4 No.1 (2015)
17
rekomendasi sistem produksi di PT. KKM memerlukan tambahan biaya yang
cukup besar, akan tetap keuntungan maupun manfaat lain yang diperoleh
perusahaan dari penerapan sistem jauh lebih besar.
Saran yang dapat diberikan peneliti terkait penelitian yang sejenis adalah
akan lebih baik apabila untuk penelitian yang sejenis juga dilakukan pembahasan
terkait perbaikan dari proses produksi untuk mengurangi waktu siklus proses
produksi produk dan dapat juga ditambahkan dengan melakukan perhitungan
biaya produksi dengan menggunakan metode ABM (Activity Based Management).
Selain itu dapat juga dilakukan tambahan pembahasan terkait proses dari produk
yang di-reject dan di-rework sehingga sistem yang dirancang dapat lebih sesuai
dan lebih mudah dalam penerapan sistem.
DAFTAR PUSTAKA
Attaran, M. 1997. CIM: Getting Set for Implementation. Industrial Management
& Data Systems, Vol. 97(1): 3-9
Dalci, I. & Tanis, V.N. 2005. Benefits of Computerized Accounting Information Systems on the JIT Production Systems on the JIT Production Systems. Review of Social, Economic & Business Studies, Vol 2: 45-64
David, J.S., Chery L. Dunn, William E. McCarthy. 1999. The Research Pyramid: A Framework for Accounting Information Systems Research. Journal of
Information Systems, Vol. 13 (1): 7-30
Fernandes, F.C.F., Moacir Godinho Filho, Maurice Bonney. 2009. A Proposal for Integrating Production Control and Quality Control. Industrial Management
& Data Systems, Vol. 109(5): 683-707
Gunasekaran, A. 1997. Implementation of Computer-Integrated Manufacturing: A Survey of Integration and Adaptability Issues. Int. J. Computer Integrated
Manufacturing, Vol. 10(1-4): 266-280
Jones, A. 1989. The Design and Implementation of A System Architecture for Computer Integrated Manufacturing. International Journal of Computer
Integrated Manufacturing, Vol. 2(2): 65-67
Marri, H.B, dkk. 2003. Implementation of Computer-Integrated Manufacturing in Small and Medium Enterprises. Industrial and Commercial Training, Vol 35(4): 151-157
Sawhney, R., dkk. 2009. A Modified FMEA Approarch to Enhance Reliability of Lean Systems. International Journal of Qualitu & Reliability Management, Vol.27 (7): 832-855
Soedjianto, F., Gregorius S.B., Benny S.G. 2006. Pembuatan Sistem Informasi Produksi dan Pengendalian Persediaan: Studi Kasus pada PT. Vonita
Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.4 No.1 (2015)
18
Garment. Seminar Nasional Sistem dan Informatika, Bali. 17 November 2006
Sohal, A.S. 2000. Computer Integrated Manufacturing in the Australian Pharmaceutical Industry. Integrated Manufacturing Systems, Vol. 11(7): 444-453
Sriram, R.S. 2005. Accounting Information System Issues of FMS. Integrated
Manufacturing Systems, Vol 6(1): 35-40
Tam S., W.B. Leem Walter W.C.Chung, Henry C.W.Lau. 2000. An Object-Based Process Planning and Scheduling Model in A Product Design Environment. Logistics Information Management, Vol 13(4): 191-200
Wang, L., X.G. Ming, F.B. Kong, D. Li, P.P. Wang. 2012. Focus on Implementation: A Framework for Lean Product Development. Journal of
Manufacturing Techonology Management, Vol 23 (1): 4-24
Wu, C., dkk. 2007. Computer Integrated Manufacturing. Dalam Handbook of
Industrial Engineering, 3rd ed. Gavriel Salvendy (Editor). John Wiley & Sons: USA, hal 484-529
Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.4 No.1 (2015)