UNIVERSITAS INDONESIA

KAJIAN PRA-IMPLEMENTASI OPEN SOURCE ERP PADA

USAHA KECIL DAN MENENGAH (UKM); STUDI KASUS

PERUSAHAAN PENGEMBANG PERANGKAT LUNAK

Oleh:

MUHAMMAD AZANI HS

0906593813

FAKULTAS ILMU KOMPUTER

PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI

JAKARTA

JULI 2011

UNIVERSITAS INDONESIA

KAJIAN PRA-IMPLEMENTASI OPEN SOURCE ERP PADA

USAHA KECIL DAN MENENGAH (UKM); STUDI KASUS

PERUSAHAAN PENGEMBANG PERANGKAT LUNAK

Karya Akhir Ini Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat untuk Memperoleh

Gelar Magister Teknologi Informasi

Oleh:

MUHAMMAD AZANI HS

0906593813

FAKULTAS ILMU KOMPUTER

PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI

JAKARTA

JULI 2011

i

HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS

Karya akhir ini adalah hasil karya saya sendiri,

dan semua sumber baik yang dikutip maupun dirujuk

telah saya nyatakan dengan benar.

Nama : Muhammad Azani Hs

NPM : 0906593813

Tanda Tangan :………………….

Tanggal : 15 Juli 2011

ii

HALAMAN PENGESAHAN

Karya Akhir ini diajukan oleh :

Nama : Muhammad Azani Hs

NPM : 0906593813

Program Studi : S2 Magister Teknologi Informasi

Judul Karya Akhir :Kajian Pra-ImplementasiOpen SourceERP pada Usaha

Kecil dan Menengah (UKM); Studi Kasus Perusahaan Pengembang Perangkat Lunak

Telah berhasil dipertahankan di hadapan Dewan Penguji dan diterima sebagai bagian

prasyarat yang diperlukan untuk memperoleh gelar Magister Teknologi Informasi pada

program studi S2 Magister Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas

Indonesia.

DEWAN PENGUJI

Pembimbing : Dr. Achmad Nizar Hidayanto (...................................)

Penguji : Yudho Giri Sucahyo, Ph.D (...................................)

Penguji : Yova Ruldeviyani, M.Kom. (...................................)

Ditetapkan di : Jakarta

Tanggal : 15 Juli 2011

iii

KATA PENGANTAR

Segala puji hanya bagi Allah Subhanah wa Ta’ala, Rabb semesta alam. Kita memuji-

Nya, memohon pertolongan-Nya dan meminta ampunan-Nya. Kita berlindung kepada-

Nya dari kejahatan diri dan keburukan perbuatan kita. Shalawat serta salam selalu

terlimpah kepada Rasulullah shallallahu’alahi wa sallam beserta keluarga dan

sahabatnya. Beliau-lah teladan sepanjang masa bagi siapa yang ingin menjadikan

ketakwaan sebagai pakaiannya.

Terima kasih penulis ucapkan kepada :

(1) dosen pembimbing, Dr. Achmad Nizar Hidayanto, yang telah meluangkan waktu dan

memberikan bimbingan, ilmu, dan wawasan kepada penulis;

(2) Bapak Yudho dan Bu Yova sebagai penguji, atas segala masukan terhadap penelitian

ini;

(3) pihak pimpinan sekaligus semua karyawan PT. Totalindo Rekayasa Telematika atas

bantuan terhadap penelitian ini; menjadi obyek penelitian dan bekerja sama dengan

penulis dengan mengorbankan waktu dan memberikan informasi yang penulis

butuhkan;

(4) kedua orang tua penulis, Burhanuddin Hs. dan Nurliana, yang telah mendidik dan

memberikan dukungan yang bersifat moril maupun materiil;

(5) Leonny Pramitasari, istri tercinta yang telah mendampingi dan juga memberi

dukungan kepada penulis untuk menyelesaikan penelitian ini;

(6) Muhammad Dzakiy Rosyid, putra tercinta sebagai penawar lelah di saat-saat letih

dalam mengerjakan penelitian ini;

(7) Mohammad Fadela dan Sofia, mertua tercinta yang telah memberikan dukungan

penuh dalam menyelesaikan karya akhir ini; dan

(8) Yuliawati Hs, adik tersayang yang telah memberikan sokongan dalam mengerjakan

karya akhir ini.

Semoga Allah Subhanahu wa Ta’alasemua pihak yang telah membantu, yang penulis

sebutkan maupun tidak sebutkan di sini.

Karya ini penulis persembahkan kepada orang tua dan keluarga kecil penulis, serta UKM-

UKM di Indonesia yang menjadi basis perekonomian masyarakat, dan siapa saja yang

mengambil manfaat dari penelitian ini.

iv

Saran yang membangun penulis harapkan untuk memperbaiki kekurangan-kekurangan

dan menjadi lebih baik di masa depan. Semoga tulisan ini dapat memberikan manfaat

bukan hanya kepada penulis, tetapi juga kepada orang banyak, karena “Sebaik-baik

manusia adalah yang paling bermanfaat bagi orang lain”.

Jakarta, 15 Juli 2011

Penulis

v

HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI

TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS ===============================================================

Sebagai sivitas akademik Universitas Indonesia, saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Muhammad Azani Hs

NPM : 0906593813

Program Studi : S2 Magister Teknologi Informasi

Fakultas : Ilmu Komputer

Jenis karya : Karya Akhir

demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada

Universitas Indonesia Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Non-exclusive Royalty-

Free Right) atas karya ilmiah saya yang berjudul :

Kajian Pra-ImplementasiOpen Source ERP pada Usaha Kecil dan Menengah

(UKM), Studi Kasus Perusahaan Pengembang Perangkat Lunak

beserta perangkat yang ada (jika diperlukan). Dengan Hak Bebas Royalti Noneksklusif

ini Universitas Indonesia berhak menyimpan, mengalihmedia/format-kan, mengelola

dalam bentuk pangkalan data (database), merawat, dan memublikasikan tugas akhir saya

selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis/pencipta dan sebagai pemilik Hak

Cipta.

Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.

Dibuat di : Jakarta

Pada tanggal :15 Juli 2011

Yang menyatakan

Muhammad Azani Hs

vi Universitas Indonesia

ABSTRAK

Nama : Muhammad Azani Hs

Program Studi : S2 Magister Teknologi Informasi

Judul :Kajian Pra-Implementasi Open SourceERP pada Usaha Kecil dan

Menengah (UKM); Studi Kasus Perusahaan Pengembang Perangkat Lunak

Tingkat kegagalan proyek implementasi ERP masih tinggi. Bagaimanapun ERP

memungkinkan organisasi mencapai keunggulan kompetitif organisasi. Untuk alasan ini,

perencanaan implementasi ERP harus dilaksanakan dengan tepat dan menyeluruh untuk pra-

implementasi, implementasi, dan pasca-implementasi.Penelitian ini menyajikan sebuah studi

kasus terhadap sebuah UKM di Indonesia yang berencana mengadopsisistem ERP.

Penelitian dilakukan pada inisial proyek (pra-implementasi ERP), bertujuan untuk menilai

kesiapan perusahaan dan memilihkan paket ERP yang sesuai untuk perusahaan. ANP fuzzy

diguanakan sebagai framework praktis untuk menilai tingkat kesiapan implementasi

ERP.Seleksi paket ERP dibatasi pada open source system yang sesuai bagi organisasi dengan

metode pengambilan keputusan menggunakan AHP. Hasil penelitian menunjukkan

perusahaan yang diteliti belum siap untuk mengimplementasi ERP. Perusahaan memiliki

kelebihan pada area human resources, sedangkan di area lainnya masih lemah. Penelitian ini

merekomendasikan strategi-strategi untuk pencapaian level kesiapan. Sedangkan untuk

pemilihan paket open source ERP, penelitian ini merekomendasikan OpenERP untuk

diimplementasikan di perusahaan.

Kata Kunci: Enterprise Resource Planning (ERP), Usaha Kecil dan Menengah (UKM),

penilaian kesiapan ERP, seleksi open source ERPsoftware, ANP fuzzy, AHP

vii Universitas Indonesia

ABSTRACT

Nama : Muhammad Azani Hs

Program Studi : S2 Magister Teknologi Informasi

Judul : AStudy of Opensource ERP Pre-Implementation On SME; a Case Study

Of Software Developement Company

The rate of failure of ERP implementation projects has been high. However ERP can help

organizations to achieve competitive advantage of organization. For this reason, ERP

implementation planning must be done well and comprehensively for pre-implementation,

implementation, and post-implementation.This paper presents a case study of an Indonesian

SME that planned to adopt ERP system. This research was conducted in the initial stage of

project (pra-ERP implemenation), aims to assist the readiness of company and recommend

the most appropriate ERP package forthe company. ANP used as practical framework for

ERP readiness assessment. ERP package selection was restriced to open source system that

fits the organization, while decisions-making method used is AHP. The result of this

research shows that the company still not ready to implement ERP. The company has

strength on human resources area but has many weaknesses in the rest areas, so itmust be

improved to achieve readiness level. This research recommends some strategies for readiness

achievement. Beside that, this research also recommend OpenERP used by the the company.

Keywords: Enterprise Resource Planning (ERP), Small-Medium Enterprise (SME), Critical

Success Factor (CSF), open source ERP system, fuzzy ANP, AHP

viii Universitas Indonesia

DAFTAR ISI

HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS ................................................................................. I

HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................................................. II

KATA PENGANTAR ........................................................................................................................ III

ABSTRAK .......................................................................................................................................... VI

ABSTRACT .......................................................................................................................................VII

DAFTAR ISI .................................................................................................................................... VIII

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................................................ X

DAFTAR TABEL............................................................................................................................... XI

DAFTAR LAMPIRAN .....................................................................................................................XII

BAB 1 PENDAHULUAN ............................................................................................................... 1

1.1. Latar Belakang Masalah ....................................................................................................... 1

1.2. Permasalahan ........................................................................................................................ 5

1.3. Ruang Lingkup ..................................................................................................................... 5

1.4. Tujuan Penelitian .................................................................................................................. 6

1.5. Manfaat Penelitian ................................................................................................................ 6

1.6. Sistematika Penulisan ........................................................................................................... 7

BAB 2 LANDASAN TEORI .......................................................................................................... 9

2.1. Usaha Kecil dan Menengah .................................................................................................. 9

2.2. Enterprise Resource PlanningSystem ..................................................................................10

2.2.1. Definisi ERP ...............................................................................................................10

2.2.2. Sejarah ERP ................................................................................................................11

2.2.3. ERP Critical Success Factors .....................................................................................12

2.2.4. ERP Readiness Assessment .........................................................................................14

2.2.5. ERP Package Selection ...............................................................................................22

2.2.6. Tinjauan Perangkat Lunak ERP ..................................................................................25

2.3. Road Map Penelitian ERP pada UKM Indonesia ................................................................29

2.4. Analytical Hirarchy Process ................................................................................................30

2.5. Geometric Means .................................................................................................................33

BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN .......................................................................................35

ix Universitas Indonesia

3.1 Tahapan Penelitian...............................................................................................................35

3.2 Rancangan Penelitian ...........................................................................................................37

3.2.1 Rancangan Penelitan ERP Readiness Assessment ...........................................................37

3.2.2 Rancangan Penelitian Open Source ERP Selection Package ..........................................48

BAB 4 OBYEK STUDI KASUS ...................................................................................................62

4.1 Profil Organisasi ..................................................................................................................62

4.2 Visi dan Misi PT. Totalindo Rekayasa Telematika .............................................................62

4.3 Proses Bisnis ........................................................................................................................63

4.4 Struktur Organisasi PT. Totalindo Rekayasa Telematika ....................................................64

BAB 5 ANALISA DAN PEMBAHASAN TINGKAT KESIAPAN IMPLEMENTASI ERP ..65

5.1 Analisa Kesiapan Implementasi ERP ..................................................................................65

5.1.1 Analisa dengan perspektif sub-faktor ..............................................................................65

5.1.2 Analisa dengan Perspektif Faktor ....................................................................................68

5.1.3 Analisa dengan Perspektif Sub-Goal ...............................................................................73

5.2 Rekomendasi untuk Meningkatkan Kesiapan Perusahaan dalam Mengimplementasi ERP 74

5.2.1 Rekomendasi untuk Faktor Project .................................................................................74

5.2.2 Rekomendasi untuk Faktor Visions and Goals ................................................................75

5.2.3 Rekomendasi untuk faktor Systems and Processes .........................................................75

5.2.4 Rekomendasi untuk Faktor Culture dan Structures ........................................................75

5.2.5 Rekomendasi untuk Faktor Human Resources ................................................................76

BAB 6 ANALISA DAN PEMBAHASAN SELEKSI PAKET OPEN SOURCE ERP .............77

6.1 Analisa Hasil Bobot Masing-Masing Kriteria Seleksi .........................................................77

6.2 Analisa Hasil Nilai Masing-Masing Paket Open Source ERP Terhadap Tiap-Tiap Kriteria ..

.............................................................................................................................................79

BAB 7 PENUTUP ..........................................................................................................................94

7.1 Kesimpulan ..........................................................................................................................94

7.2 Saran ....................................................................................................................................95

DAFTAR PUSTAKA ..........................................................................................................................96

LAMPIRAN .......................................................................................................................................100

x Universitas Indonesia

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Hirarki dari Critical Factors untuk ERP Readiness ...................................... 17

Gambar 2.2ANP Framework untuk Readiness Assessment .............................................. 18

Gambar 2.3Fuzzy Membership Function .......................................................................... 21

Gambar 2.4 Model Hybrid untuk Seleksi ERP System ..................................................... 24

Gambar 2.5Tampilan Adempiere ...................................................................................... 26

Gambar 2.6 Tampilan Openbravo ..................................................................................... 27

Gambar 2.7 Tampilan OpenERP ...................................................................................... 28

Gambar 2.8 Bagan AHP ................................................................................................... 31

Gambar 2.9 Contoh Format Kuesioner ............................................................................. 32

Gambar 2.10 Contoh Konversi Nilai Kualitatif-Kuantitatif ............................................. 32

Gambar 3.1 Tahapan Penelitian ........................................................................................ 35

Gambar 3.2 Struktur Hirarki ............................................................................................. 55

Gambar 4.1 Proses Bisnis ................................................................................................ 63

Gambar 4.2 Struktur Organisasi........................................................................................ 64

Gambar 6.1Perkalian Pair-wise Comparison Matrix dengan Bobot Kriteria .................... 92

xi Universitas Indonesia

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1Karakteristik UKM di Indonesia ........................................................................ 10

Tabel 2.2 Sejarah Perkembangan ERP ............................................................................. 11

Tabel 2.3Bobot Global Setiap Sub-Faktor Terhadap Tiga Sub-Goal ............................... 19

Tabel 2.4 Bobot Masing-Masing Faktor Kesiapan Soysa et al. ........................................ 20

Tabel 2.5Variabel Lingustik untuk Mengukur Sub-Faktor dan Skala Fuzzy .................... 21

Tabel 2.6 Skema Penilaian Soysa et al. ............................................................................ 21

Tabel 2.7 Perbandingan Faktor-Faktor dalam ERP Selection ........................................... 23

Tabel 2.8 Hasil Analisis Menggunakan Fuzzy AHP ......................................................... 25

Tabel 2.9 Perbandingan antara Open Source ERP Software ............................................ 28

Tabel 3.1Faktor dan Sub-Faktor Penentu Kesiapan Implementasi ERP .......................... 38

Tabel 3.2 Ringkasan Karakteristik Kesiapan Masing-Masing Subfaktor ......................... 42

Tabel 3.3Representasi Nilai Numerik dari Setiap Level Kesiapan ................................... 46

Tabel 3.4 Skala Fuzzy ....................................................................................................... 46

Tabel 3.5Fungsi Keanggotaan Fuzzy ................................................................................ 47

Tabel 3.6Identifikasi Kriteria yang Relevan ..................................................................... 49

Tabel 3.7Kriteria Terpilih ................................................................................................. 51

Tabel 3.8Pair Wise Comparison Matrix ........................................................................... 56

Tabel 3.9 Contoh Kuesioner Penentuan Bobot Kriteria .................................................... 57

Tabel 3.10 Matriks Pair-Wise Comparison Penentuan Nilai Relatif Alternatif ............... 58

Tabel 5.1Pemetaan Variabel Linguistik ke Nilai Numerik ............................................... 68

Tabel 5.2 Nilai kesiapan masing-masing faktor ................................................................ 70

Tabel 5.3Nilai Numerik dari Setiap Sub -Goal ................................................................. 72

Tabel 5.4 Prioritas setiap Faktor ....................................................................................... 76

Tabel 6.1Nilai Geometric Means dari Penilaian Tiga Expert ........................................... 77

Tabel 6.2 Hasil Kuadrat dari MatriksGeometricMeans .................................................... 78

Tabel 6.3Vektor Hasil Penjumlah Baris dari Matriks Kuadrat ......................................... 78

Tabel 6.4Bobot Masing-Masing Kriteria .......................................................................... 79

Tabel 6.5 5 Besar Kriteria dengan Bobot Tertinggi .......................................................... 79

xii Universitas Indonesia

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Daftar Pertanyaan Readiness Factors.......................................................... 101

Lampiran 2 Daftar Pertanyaan Faktor Kriteria Penilaian ............................................... 105

Lampiran 3 Transkip Wawancara ................................................................................... 124

Lampiran 4 Perhitungan Vektor Eigen untuk Pemilihan Paket ERP ............................. 130

Lampiran 5 Contoh Maturity Level pada COBIT ........................................................... 145

Lampiran 6 Pemetaan Jawaban 3 orangExpert ............................................................... 149

Lampiran 7 Karakteristi Kesiapan Setiap Subfaktor ....................................................... 152