Kajian Manajemen Kepanitiaan Madani

7/26/2019 Kajian Manajemen Kepanitiaan Madani

http://slidepdf.com/reader/full/kajian-manajemen-kepanitiaan-madani 1/5

HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM

Islamic Association of University Students

( H M I )

CABANG MALANG

KOMISARIAT MADANIINSTITUT TEKNOLOGI NASIONAL MALANG

Sekretariat : Perum. Pondok Harapan Indah ( POHARIN ) Blok. D No. 94

MANAJEMENKEPANITIAAN

By : pengurus komisariat Madani

Ada banyak jenis organisasi mahasiswa di Indonesia, baik internal maupun

eksternal kampus. Masing-masing organisasi memiliki aturan dan tujuannya masing-masing. Setiap organisasi akan membumikan misi organisasinya melalui program kerja

dan kerja-kerja nyata. Untuk merealisasikan program kerja tersebut di butuhkan

keterlibatan pengurus, anggota dan warga dalam tubuh organisasi. Menjadi kewajiban

bagi para pengurus untuk merealisasikan proker. Proker juga menjadi salah satu tolak

ukur dalam menilai dan menelisik keberhasilan dalam suatu priode kepengurusan.

Kadar program kerja dalam lintasan bidang dan departemen organisasi

sangatlah berbeda-beda. Ada yang membutuhkan kepanitiaan, tim kecil maupunbeberapa person saja, tergantung seberapa besar beban kerja dari program kerja

tersebut. Biasanya, untuk ukuran kegiatan yang melibatkan banyak anggota,

menghadirkan tokoh lokal maupun nasional, pengunjung dan lain-lain, suatu bentuk

kepanitiaan pelaksana acara adalah solusi untuk suksesi acara tersebut.

Biasanya, atas nama proses kaderisasi, pengurus akan menggerakkan

anggotanya dalam menangani suatu kegiatan acara. Perbedaan antara pengurus dan

panitia adalah terletak pada waktu dan Job Descriptionnya. Panitia memiliki waktu yang relative singkat dan jobdesknya lebih spesifik. Sedangkan pengurus memiliki

waktu yang lebih lama (1 priode) dan jobdesk yang berkelanjutan dan secara umum.

STERRING

COMMITEE

ORGANIZING

COMMITTE

KETUA

PELAKSANA





( H M I )

CABANG MALANG



Sejauh ini, tak ada penilaian hakiki pada organisasi mahasiswa mana yang paling

ideal dalam menjalankan suatu acara. Dan kita boleh saja berkiblat pada semua

organisasi, mengambil energy positif dan di transformasikan pada organisasi yang kita

ikuti. Baik dari segi metode maupun sistem. Masing-masing organisasi memiliki khas

sendiri dalam menjalankannya. Karena dalam masa priodik organisasi manapun selalu

bergerak dinamis maupun statis, karena SDM dalam tubuh organisasi akan selalu

berganti-ganti tiap tahunnya. Jadi, keberhasilan suatu organisasi dalam

memanajemen kegiatan tergantung dari SDM yang ada

***

CATATAN :





( H M I )

CABANG MALANG



Berikut struktur dan job desk kepanitiaan yang sering di gunakan di dalam organisasi

mahasiswa :

1. Definisi kepanitiaan: Sekumpulan individu yang dipilih untuk mengerjakan tugas-

tugas tertentu dalam suatu acara yang direncanakan dengan bidang-bidang

tertentu

2. Fungsi umum kepanitiaan: Membuat dan merencanakan format, desain acara.

Menyempurnakan organisasi panitia. Membangun koordinasi dan kerja sama.

Menetapkan keputusan operasional, Melakukan inventarisasi, publikasi dan

dokumentasi. Melaksanakan tahap-tahap acara. Upgrading, peningkatan dan

evaluasi, dll.

3. Tahapan pembentukan kepanitiaan: Menetapkan tujuan ,sasaran serta target

acara dan kepanitiaan. Observasi dan penyusunan proposal. Menetapkan Sterring

Committee (SC). Menetapkan Organizing Comitee (OC). Merekrut anggota

kepanitiaan. Menegeluarkan SK legitimasi.

4. Sterring Committee (SC): perencana = Penghubung antara organisasi

penyelenggara dengan OC. Merumuskan konsep meliputi : format dan desain

rencana targetan acara (susunan acara, tema, materi dan pemateri, waktu acara).

Menetapkan time schedule atau grand desing. Menetapkan tugas umum OC.

Mengawasi dan mengarahkan kerja OC. Memberikan evaluasi kepanitiaan dan lain-

lain

5. Organizing Comitee (OC): pelaksana = badan yang melaksanakan kegiatan di

lapangan sesuai yang direncanakan ataupun rencana yang sudah terevisi sesuai

rapat kordinasi. Mengadakan koordinasi dengan SC. Memahami Format dan desain

acara. Membuat perencanaan operasional. Mengadakan konsolidasi internal.

Mengimplementasikan susunan acara sesuai yang disusun SC. Menetapkan

keputusan operasional. Mengadakan evaluasi teknis.

6. Struktur kepanitiaan (Secara Umum). Meliputi presidium inti kepanitiaan dan

bidang” yang dibutuhkan sesuai dengan tujuan acara.

7. Job Description

Acuan job description dapat melalui list yang sudah ada Tujuan dari pendeskripsian tugas

1. Agar setiap panitia mengerti (detail) tugas-tugas yang harus diselesaikannya

Agar tidak ada tumpang tindih tugas

2. Agar tidak ada tugas yang terlalaikan

3.

Agar setiap panitia dapat mandiri bekerja (tanpa harus menunggu komando dari

ketua)

4. Agar setiap panitia dapat mengembangkan kreasinya (saat mereka mengetahui

apa yang boleh dilakukan dan apa yang tidak boleh dilakukan)





( H M I )

CABANG MALANG



Contoh kecil Job Description kepanitiaan (bisa berubah & bukan acuan)

Ketua: Berkordinasi dengan sc mengenai teknis kegiatan. Memimpin dan

mengkordinasi kepanitiaan (termasuk menentukan waktu rapat). Memimpin

rapat. Mengkordinasi setiap insirasi dan aspirasi. Mengevaluasi kinerja

anggota. Membangun system kerjasama yang solid. Menyelesaikan

permasalahan semaksimal mungkin. Bertanggung jawab atas seluruh

pelaksanaan kegiatan

Sekretaris: Mengatur persiapan rapat (tempat dan peralatan yang diperlukan;

whiteboard, spidol dan penghapus). Membuat presensi rapat panitia.

Melaksanakan notulensi rapat. Mengeluarkan dan mengumpulkan surat. Menjadi

pusat dan lalu lintas informasi kepanitiaan. Membuat laporan kegiatan.

Bendahara: Menyimpan dan mengatur pemakaian dana keuangan, Melaporkan

kondisi keuangan setiap kali rapat kepanitiaan, Membuat laporan keuangan

Seksi Acara: Membuat time schedule, Mengatur susunan acara dan teknis

pelaksanaan acara yang telah ditetapkan (contoh susunan acara terlampir),

Bertanggung jawab atas jalanya acara, Menyiapkakn bahan dan personal teknis

pelaksanaan acara (korlap,materi, pemateri,petugas, dan peserta),

Menghubungi pemateri, Menyediakan cendramata pemateri, Menentukan

tempat penyelenggaraan acara, Mendata undangan yang akan hadir pada saat

acara pembukaan, Mengevaluasi jalannya acara dan membuat laporan, Mendata

barang-barang yang diperlukan (lcd, wireless, mic, meja kecil, dll…),

Mengevaluasi dan Membuat laporan kegiatan

Seksi Kesekretariatan: Membuat time schedule, Membuat proposal

permohonan dana, Mengumpulkan time schedule dari masing-masing seksi dan

dipublikasikan kepanitia, Berkordinasi dengan sekretaris dalam melaksanakan

tuga-tugasnya, Membuat surat-surat yang dibutuhkan oleh seluruh seksi (surat

permohonan spanduk, permohonan menjadi pembicara, permohonan peminjaman

tempat dll…), Mengadakan fotocopy (jika ada), Menyiapkan kelengkapan panitia

(bedge, sertifikat, notebook, pulpen…), Menangani regestrasi peserta bersama

seksi acara, Menyediakan ATK, Mengevaluasi dan Membuat laporan kegiatan.

Seksi perlengkapan: Membuat time schedule, Mendata dan menyiapkan

barang-barang yang dibutuhkan oleh seluruh seksi (kabel rool, genset, lampu,

meja, jarik, lcd, sound system dll…), Bertanggung jawab atas keberadaan

barang-barang, Menyediakan tempat kegiatan, Mengevaluasi dan Membuat

laporan kegiatan

Seksi Publikasi, dekorasi dan dokumentasi: Membuat time schedule,

Mempublikasikan acara yang akan dilaksanakan (spanduk, pamphlet, poster,

baleho, iklan dll…), Mendekorasi tempat acara, Melakukan dokumentasi setiap





( H M I )

CABANG MALANG



acara termasuk persiapan acara, Mendata barang-barang yang diperlukan dan

mem PJ kan ke anggota (kalau bisa tanpa bantuan perlengkapan), Mengevaluasi

dan Membuat laporan kegiatan

Seksi konsumsi: Membuat time schedule, Menyediakan konsumsi panitia,

peserta dan para undangan, Merencanakan teknis pemberian konsumsi,

Mendata barang-barang yang diperlukan (kalau bisa tanpa bantuan

perlengkapan), Mendata barang-barang yang diperlukan, Mengevaluasi dan

Membuat laporan kegiatan.

Seksi kesehatan dan keamanan: Membuat time schedule, Mendata dan

meyiapkan obat-obatan yang diperlukan, Memberikan layanan kesehatan

kepada panitia dan peserta, Bertanggung jawab atas keamanan selama acara

berlangsung, Mengevaluasi dan Membuat laporan kegiatan.

Seksi humas dan dana: Membuat time schedule, Menyebar undangan,

Menentukan tujuan proposal (permohonan dana ke pemkot bontang, ke hotel

bumi sinyiur, ke pertamina, ke LNG dll…), Menyebar proposal dan mengeceknya

kembali (di PJ kan kesetiap anggota), Menyebarkan list sumbangan dana kepada

panitia (jika perlu), Mengevaluasi dan Membuat laporan kegiatan.[6]

***

Karena tak ada suatu manajemen kepanitiaan yang paling ideal di bumi nusantara ini,

termasuk penyampaian dari penulis, maka mari kita diskusikan bagaimana cara

memanajemen kegiatan acara secara efektif, efisien, edukatif dan mencerahkan

pihak-pihak yang terlibat dari kegiatan tersebut.

__________

Kajian Manajemen Kepanitiaan Madani

Documents

Transcript of Kajian Manajemen Kepanitiaan Madani