Rencana Kerja dan Kepanitiaan

21
Rencana Kerja dan Rencana Kerja dan Kepanitia Kepanitia a a n n Rencana Kerja dan Rencana Kerja dan Kepaniti Kepaniti a a an an

Transcript of Rencana Kerja dan Kepanitiaan

Page 1: Rencana Kerja dan Kepanitiaan

Rencana Kerja dan Rencana Kerja dan KepanitiaKepanitiaaan n

Rencana Kerja dan Rencana Kerja dan KepanitiKepanitiaaan an

Page 2: Rencana Kerja dan Kepanitiaan

Tujuan materi ini : Tujuan materi ini :

1.Anda dapat memahami pentingnya 1.Anda dapat memahami pentingnya rencana kerja dan kepanitiaan rencana kerja dan kepanitiaan sebagai instrumen perencanaan dan sebagai instrumen perencanaan dan manajemen dalam rangka mencapai manajemen dalam rangka mencapai tujuan dan program-program tujuan dan program-program organisasiorganisasi

2.Anda memiliki ketrampilan dasar 2.Anda memiliki ketrampilan dasar dalam menyusun rencana kerja dan dalam menyusun rencana kerja dan kepanitiaan kepanitiaan

Page 3: Rencana Kerja dan Kepanitiaan

Pengantar : Pengantar : Dalam setiap organisasi apapun tentu memiliki cita-Dalam setiap organisasi apapun tentu memiliki cita-cita, visi, misi dan tujuan. Untuk mencapai hal cita, visi, misi dan tujuan. Untuk mencapai hal tersebut diperlukan perencanaan yang kemudian tersebut diperlukan perencanaan yang kemudian diwujudkan dalam bentuk program-program. diwujudkan dalam bentuk program-program. Organisasi di bawah kepemimpinan yang baik akan Organisasi di bawah kepemimpinan yang baik akan melaksanakan sejumlah aktivitas manajemen melaksanakan sejumlah aktivitas manajemen dalam rangka mengoperasionalkan program. Salah dalam rangka mengoperasionalkan program. Salah satu aktivitas penting adalah menyusun rencana satu aktivitas penting adalah menyusun rencana kerja dan kepanitiaan yang baik. kerja dan kepanitiaan yang baik.

Page 4: Rencana Kerja dan Kepanitiaan

Mengapa Menyusun Rencana Kerja ?Mengapa Menyusun Rencana Kerja ?

Kegunaan rencana kerja yang utama adalah Kegunaan rencana kerja yang utama adalah sebagai alat perencanaan dan manajemen sebagai alat perencanaan dan manajemen yang berujung pada perolehan kerangka yang berujung pada perolehan kerangka kerja (framework) untuk perencanaan kerja kerja (framework) untuk perencanaan kerja sekaligus sebagai pengarah dalam sekaligus sebagai pengarah dalam melaksanakan suatu pekerjaan. Rencana melaksanakan suatu pekerjaan. Rencana kerja yang disusun organisasi memberikan kerja yang disusun organisasi memberikan keuntungan dalam mengukur sejauhmana keuntungan dalam mengukur sejauhmana kemajuan (keberhasilan) telah dicapai, kemajuan (keberhasilan) telah dicapai, mendistribusikan pekerjaan pada unit-unit mendistribusikan pekerjaan pada unit-unit yang ada sekaligus pengkoordinasiannya, yang ada sekaligus pengkoordinasiannya, dan mendorong orang-orang atau unit-unit dan mendorong orang-orang atau unit-unit yang ada dalam organisasi untuk bekerja yang ada dalam organisasi untuk bekerja makin baik. makin baik.

Page 5: Rencana Kerja dan Kepanitiaan

Rencana kerja hampir serupa dengan Rencana kerja hampir serupa dengan proposal. Perbedaannya adalah rencana proposal. Perbedaannya adalah rencana kerja didasarkan pada suatu projek kerja didasarkan pada suatu projek (kegiatan) yang akan dilakukan berdasar (kegiatan) yang akan dilakukan berdasar identifikasi tujuan dan dilaksanakan dalam identifikasi tujuan dan dilaksanakan dalam segmentasi waktu dan kegiatan sesuai segmentasi waktu dan kegiatan sesuai proyek atau program itu sendiri. Rencana proyek atau program itu sendiri. Rencana kerja berawal dari identifikasi permasalahan kerja berawal dari identifikasi permasalahan yang harus diselesaikan. Oleh karenanya yang harus diselesaikan. Oleh karenanya tujuan-tujuan dalam rencana kerja harus tujuan-tujuan dalam rencana kerja harus finit, tepat dan dapat diverifikasi. Selain itu finit, tepat dan dapat diverifikasi. Selain itu juga harus dapat menunjukkan sumber daya juga harus dapat menunjukkan sumber daya yang diperlukan, hambatan-hambatan yang yang diperlukan, hambatan-hambatan yang akan dihadapi, rancangan strategi akan dihadapi, rancangan strategi pelaksanaan kegiatan, dan dapat pelaksanaan kegiatan, dan dapat menunjukkan aksi-aksi yang akan dilakukan menunjukkan aksi-aksi yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan kegiatan atau proyek untuk mencapai tujuan kegiatan atau proyek tersebut. tersebut.

Page 6: Rencana Kerja dan Kepanitiaan

Asumsi yang Salah tentang Rencana KerjaAsumsi yang Salah tentang Rencana Kerja

Rencana kerja sering kali dianggap sebagi sesuatu Rencana kerja sering kali dianggap sebagi sesuatu yang hanya berhubungan dengan anggaran dan yang hanya berhubungan dengan anggaran dan jadwal. Ini adalah asumsi yang salah.jadwal. Ini adalah asumsi yang salah.Rencana kerja tidak sekedar terfokus pada anggaran Rencana kerja tidak sekedar terfokus pada anggaran dan waktu pelaksanaan tetapi lebih luas dari itu. dan waktu pelaksanaan tetapi lebih luas dari itu. Rencana kerja yang baik akan berimplikasi luas Rencana kerja yang baik akan berimplikasi luas dalam manajemen suatu kegiatan (proyek). Hal ini dalam manajemen suatu kegiatan (proyek). Hal ini sangat dimaklumi karena dalam rencana kerja sangat dimaklumi karena dalam rencana kerja terdapat informasi-informasi penting yang berkaitan terdapat informasi-informasi penting yang berkaitan dengan deskripsi pekerjaan yang akan dilakukan dengan deskripsi pekerjaan yang akan dilakukan dan tujuan (target/sasaran) yang diharapkan, siapa dan tujuan (target/sasaran) yang diharapkan, siapa yang akan melakukan pekerjaan itu dan pihak mana yang akan melakukan pekerjaan itu dan pihak mana yang terlibat, kapan dan dalam waktu berapa lama yang terlibat, kapan dan dalam waktu berapa lama kegiatan itu dilaksanakan, berapa biaya yang kegiatan itu dilaksanakan, berapa biaya yang diperlukan, indikator-indikator apa yang ditetapkan diperlukan, indikator-indikator apa yang ditetapkan untuk melihat keberhasilan pelaksanaan pekerjaan untuk melihat keberhasilan pelaksanaan pekerjaan tersebut, sarana (media) apa yang dibutuhkan, dan tersebut, sarana (media) apa yang dibutuhkan, dan strategi (pendekatan/metode) apa yang tepat untuk strategi (pendekatan/metode) apa yang tepat untuk mencapai keberhasilan tujuan. mencapai keberhasilan tujuan.

Page 7: Rencana Kerja dan Kepanitiaan

Bagaimana Menyusun Rencana Kerja ?Bagaimana Menyusun Rencana Kerja ?

Ada banyak variasi dan model dalam Ada banyak variasi dan model dalam menyusun rencana kerja. Variasi dan menyusun rencana kerja. Variasi dan model tersebut umumnya bergantung model tersebut umumnya bergantung pada jenis dan skala organisasi serta pada jenis dan skala organisasi serta ruang lingkup kegiatan (proyek) yang ruang lingkup kegiatan (proyek) yang akan dikerjakan. Rencana kerja organisasi akan dikerjakan. Rencana kerja organisasi pemerintah dibandingkan dengan rencana pemerintah dibandingkan dengan rencana kerja organisasi Lembaga Swadaya kerja organisasi Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM) dan organisasi siswa Masyarakat (LSM) dan organisasi siswa tentu ada perbedaannya. Apapun variasi tentu ada perbedaannya. Apapun variasi dan model rencana kerja yang jelas intinya dan model rencana kerja yang jelas intinya adalah pemecahan masalah yang dihadapi adalah pemecahan masalah yang dihadapi organisasi tersebut.organisasi tersebut.

Page 8: Rencana Kerja dan Kepanitiaan

Langkah-langkah alternatif menyusun rencana kerja :Langkah-langkah alternatif menyusun rencana kerja :

1.1. Mulai Identifikasi tugas-tugas/pekerjaan-Mulai Identifikasi tugas-tugas/pekerjaan-pekerjaan yang akan dilakukan untuk pekerjaan yang akan dilakukan untuk selesainya suatu kegiatan yang selesainya suatu kegiatan yang ditetapkan. Makin rinci makin baik. Jangan ditetapkan. Makin rinci makin baik. Jangan lupa untuk melakukan analisis dan forcast lupa untuk melakukan analisis dan forcast untuk tugas-tugas yang akan dilakukan untuk tugas-tugas yang akan dilakukan sehingga kemungkinan-kemungkinan sehingga kemungkinan-kemungkinan yang terjadi dapat diprediksikan dari awal yang terjadi dapat diprediksikan dari awal dan dapat disiapkan antisipasinya.dan dapat disiapkan antisipasinya.

2.2. Urutkan tugas-tugas berdasar mana yang Urutkan tugas-tugas berdasar mana yang lebih dahulu dilakukan dan mana yang lebih dahulu dilakukan dan mana yang belakangan. belakangan.

Page 9: Rencana Kerja dan Kepanitiaan

3. Tetapkan Tujuan/sasaran/target tiap-tiap 3. Tetapkan Tujuan/sasaran/target tiap-tiap tugas tersebut lengkapi dengan indikator tugas tersebut lengkapi dengan indikator untuk mengukur keberhasilan tiap-tiap untuk mengukur keberhasilan tiap-tiap tugastugas

4. Tetapkan waktu untuk masing-masing 4. Tetapkan waktu untuk masing-masing tugas tersebut dan beberapa lama tugas tugas tersebut dan beberapa lama tugas tersebut dilaksanakantersebut dilaksanakan

5. Tuliskan siapa yang akan melaksanakan 5. Tuliskan siapa yang akan melaksanakan tugas tersebuttugas tersebut

6. Tetapkan strategi/metode/sarana/alat yang 6. Tetapkan strategi/metode/sarana/alat yang diperlukandiperlukan

Page 10: Rencana Kerja dan Kepanitiaan

7. Tuliskan pihak-pihak yang akan 7. Tuliskan pihak-pihak yang akan terlibat atau dituju atau terlibat atau dituju atau berpartisipasiberpartisipasi

8. Masukkan langkah-langkah tersebut 8. Masukkan langkah-langkah tersebut dalam matriks maka akan dapatkan dalam matriks maka akan dapatkan draft rencana kerja. Kemudian draft rencana kerja. Kemudian lakukan review secara kritis terhadap lakukan review secara kritis terhadap draft tersebut maka akan dapatkan draft tersebut maka akan dapatkan rencana kerja yang siap rencana kerja yang siap dilaksanakan. dilaksanakan.

Page 11: Rencana Kerja dan Kepanitiaan

Bagian-bagian yang ada dalam Bagian-bagian yang ada dalam suatu rencana kerja modelnya juga suatu rencana kerja modelnya juga

bermacam-macam antara lain : bermacam-macam antara lain :

Page 12: Rencana Kerja dan Kepanitiaan

Model 1 : RENCANA KERJA SEDERHANA Model 1 : RENCANA KERJA SEDERHANA DALAM SUATU KEPANITIAANDALAM SUATU KEPANITIAAN

• • Nama/Deskripsi KegiatanNama/Deskripsi Kegiatan

• • Waktu PelaksanaanWaktu Pelaksanaan

Page 13: Rencana Kerja dan Kepanitiaan

Model 2 : RENCANA KERJA DALAM SUATU Model 2 : RENCANA KERJA DALAM SUATU KEPANITIAANKEPANITIAAN

• • Nama/Deskripsi KegiatanNama/Deskripsi Kegiatan

• • Waktu pelaksanaanWaktu pelaksanaan

• • PelaksanaPelaksana

• • SasaranSasaran

• • AnggaranAnggaran

• • Sarana/PrasaranaSarana/Prasarana

Page 14: Rencana Kerja dan Kepanitiaan

Model 3 : RENCANA KERJA DALAM BENTUK Model 3 : RENCANA KERJA DALAM BENTUK YANG ADVANCEDYANG ADVANCED

• • Abstract or Executive Summary;Abstract or Executive Summary;

• • Introduction and Background (The Problems);Introduction and Background (The Problems);

• • Goals and Objectives (The Outputs);Goals and Objectives (The Outputs);

• • Resources and Constraints (The Inputs);Resources and Constraints (The Inputs);

• • Strategy and Actions (from Inputs to Outputs);Strategy and Actions (from Inputs to Outputs);

• • Appendices (Budget, Schedule and Others).Appendices (Budget, Schedule and Others).

Page 15: Rencana Kerja dan Kepanitiaan

Bagaimana menetapkan sasaran Bagaimana menetapkan sasaran dalam rencana kerja ? dalam rencana kerja ?

Penetapan sasaran haruslah dipikirkan Penetapan sasaran haruslah dipikirkan daridari

aspek dampak yang diharapkan dariaspek dampak yang diharapkan dari

kegiatan yang akan dilakukan. kegiatan yang akan dilakukan.

Page 16: Rencana Kerja dan Kepanitiaan

Sasaran yang ditetapkan setidaknya mengandung Sasaran yang ditetapkan setidaknya mengandung lima unsur berikut :lima unsur berikut :

1.1. Spesific : tidak general, lebih detail, lebih Spesific : tidak general, lebih detail, lebih jelasjelas

2.2. Measurable : dapat diukur pencapaiannya Measurable : dapat diukur pencapaiannya baik secara kualitatif maupun kuantitatifbaik secara kualitatif maupun kuantitatif

3.3. Achievable : tidak terlalu mudah atau sulit Achievable : tidak terlalu mudah atau sulit dicapaidicapai

4.4. Relevant : merupakan penjabaran visi dan Relevant : merupakan penjabaran visi dan misimisi

5.5. Timeliness : memiliki batas/target waktu Timeliness : memiliki batas/target waktu pencapaian pencapaian

Page 17: Rencana Kerja dan Kepanitiaan

Proses Dalam Perencanaan Rencana KerjaProses Dalam Perencanaan Rencana Kerja

1.1. Proses akademis : Perencanaan dilakukan Proses akademis : Perencanaan dilakukan dengan alur berpikir akademik dengan alur berpikir akademik (sistematis, logis, terukur, applicable, dan (sistematis, logis, terukur, applicable, dan memiliki batasan yang jelas), dilakukan memiliki batasan yang jelas), dilakukan oleh anggota/unit organisasi yang secara oleh anggota/unit organisasi yang secara fungsional bertanggungjawab dengan fungsional bertanggungjawab dengan suatu rencana kerjasuatu rencana kerja

2.2. Proses partisipatif : perencanaan Proses partisipatif : perencanaan melibatkan banyak pihak, setidaknya melibatkan banyak pihak, setidaknya anggota organisasi yang bersangkutananggota organisasi yang bersangkutan

3.3. Proses bottom up dan top-down : aliran Proses bottom up dan top-down : aliran proses perencanaan berjalan dari bawah proses perencanaan berjalan dari bawah ke atas atau dari atas ke bawah ke atas atau dari atas ke bawah

Page 18: Rencana Kerja dan Kepanitiaan

Tahapan Dalam Penyusunan Rencana KerjaTahapan Dalam Penyusunan Rencana Kerja

1.1. Penyusunan rancangan rencana kerja : biasanya Penyusunan rancangan rencana kerja : biasanya dilakukan dalam bentuk brainstorming atau dilakukan dalam bentuk brainstorming atau diskusi anggota dalam suatu organisasidiskusi anggota dalam suatu organisasi

2.2. Penetapan rencana : biasanya dilakukan dalam Penetapan rencana : biasanya dilakukan dalam rapat yang didalamnya diputuskan rencana kerja rapat yang didalamnya diputuskan rencana kerja yang akan dilakukan untuk suatu kegiatanyang akan dilakukan untuk suatu kegiatan

3.3. Pengendalian pelaksanaan rencana kerja : Pengendalian pelaksanaan rencana kerja : biasanya dilakukan mulai dari persiapan sampai biasanya dilakukan mulai dari persiapan sampai pelaksanaan suatu kegiatanpelaksanaan suatu kegiatan

4.4. Evaluasi rencana kerja : biasanya dilakukan dalam Evaluasi rencana kerja : biasanya dilakukan dalam beberapa tahap, setidaknya dua tahap, yaitu beberapa tahap, setidaknya dua tahap, yaitu tengah dan akhir kegiatan. Evaluasi berguna tengah dan akhir kegiatan. Evaluasi berguna untuk perbaikan dan mengukur progress report untuk perbaikan dan mengukur progress report dan keberhasilan pelaksanaan suatu kegiatan. dan keberhasilan pelaksanaan suatu kegiatan.

Page 19: Rencana Kerja dan Kepanitiaan

MENYUSUN KEPANITIAANMENYUSUN KEPANITIAAN

Dalam melaksanakan suatu kegiatan atau program Dalam melaksanakan suatu kegiatan atau program organisasi sering menyusun kepanitiaan yang organisasi sering menyusun kepanitiaan yang bertugas sebagai pelaksana program tersebut. bertugas sebagai pelaksana program tersebut. Organisasi yang baik tidak akan menunjuk Organisasi yang baik tidak akan menunjuk kepengurusan panitia (ketua, sekretaris, bendahara kepengurusan panitia (ketua, sekretaris, bendahara dan lain-lain) sama dengan kepengurusan organisasi. dan lain-lain) sama dengan kepengurusan organisasi. Ini sering jadi persoalan karena keterbatasan Ini sering jadi persoalan karena keterbatasan anggota atau alasan kemampuan memenej kegiatan. anggota atau alasan kemampuan memenej kegiatan. Dalam organisasi yang anggotanya terbatas, misal Dalam organisasi yang anggotanya terbatas, misal DKA, OSIS, DKA, OSIS, HMJ, persoalan tersebut sering muncul HMJ, persoalan tersebut sering muncul sehingga orang-orang yang muncul terbatas tertentu sehingga orang-orang yang muncul terbatas tertentu saja. Bagaimanapun hal ini harus dihindari. saja. Bagaimanapun hal ini harus dihindari. Kesempatan harus diberikan kepada orang lain untuk Kesempatan harus diberikan kepada orang lain untuk berlatih dan mengekspresikan kemampuan dirinya. berlatih dan mengekspresikan kemampuan dirinya.

Page 20: Rencana Kerja dan Kepanitiaan

Pilih orang-orang dalam suatu kepanitiaan sesuai Pilih orang-orang dalam suatu kepanitiaan sesuai dengan latar belakang dan reputasi-reputasi orang dengan latar belakang dan reputasi-reputasi orang yang bersangkutan. Ini tidak mudah. Oleh yang bersangkutan. Ini tidak mudah. Oleh karenanya harus dibicarakan bersama dalam forum karenanya harus dibicarakan bersama dalam forum organisasi tersebut.organisasi tersebut.Persoalan atau kesulitan lain yang sering dihadapi Persoalan atau kesulitan lain yang sering dihadapi dalam menyusun kepanitiaan adalah struktur dalam menyusun kepanitiaan adalah struktur panitia yang terlalu besar atau sebaliknya terlalu panitia yang terlalu besar atau sebaliknya terlalu sederhana. Hal ini dapat dihindari jika telah ada sederhana. Hal ini dapat dihindari jika telah ada deskripsi pekerjaan-pekerjaan yang akan dilakukan deskripsi pekerjaan-pekerjaan yang akan dilakukan oleh panitia tersebut. Prinsipnya tergantung pada oleh panitia tersebut. Prinsipnya tergantung pada maksud dan tujuan kepanitiaan itu dibentuk. Hal maksud dan tujuan kepanitiaan itu dibentuk. Hal lain yang penting diperhatikan adalah lain yang penting diperhatikan adalah mendayagunakan dan memfungsikan masing-mendayagunakan dan memfungsikan masing-masing bagian dari kepanitiaan secara efektif. masing bagian dari kepanitiaan secara efektif. Untuk itu orang-orang yang terlibat dalam suatu Untuk itu orang-orang yang terlibat dalam suatu kepanitiaan harus menyadari fungsi dan perannya kepanitiaan harus menyadari fungsi dan perannya masing-masing. masing-masing.

Page 21: Rencana Kerja dan Kepanitiaan

SEMOGA BERMANFAAT.SEMOGA BERMANFAAT.

AMIN YA ROBAL ALAMINAMIN YA ROBAL ALAMIN