D K M ALFUR Q ANSMAN 3 BANDUNG

SOP KEPANITIAAN 1432

1

DAFTAR ISI

STANDAR OPERASI KEPANITIAAN 2

BAB I PENANGGUNG JAWAB 3

BAB II TIM KONSEPTOR 4

BAB III BADAN PENGURUS HARIAN 5

BAB IV SEKSI-SEKSI 9

BAB V LAIN-LAIN 15

PENJELASAN STANDAR OPERASI KEPANITIAAN 18

DAFTAR LAMPIRAN

LAMPIRAN A ALUR KEPANITIAAN 22

B ALUR TANGGUNG JAWAB

KEPANITIAAN 22

C ALUR PEMBUATAN KONSEP 23

D CONTOH TABEL IKHTISAR KEGIATAN

DAN RUNDOWN 24

E CONTOH TABEL TEKNIS LAPANGAN 23

F TIMELINE KEGIATAN 24

G PANDUAN PEMBUATAN TOR 25

H POSISI RAPAT IKHWAN AKHWAT 26

I TAMBAHAN DARI BLUE PRINT 26

J CONTOH SURAT IZIN KEGIATAN 27

K CONTOH PROPOSAL 28

2

STANDAR OPERASI KEPANITIAAN

DEWAN KELUARGA MASJID AL FURQAN

MUKADDIMAH

“Aku bersaksi tiada tuhan selain Allah dan aku bersaksi Muhammad utusan

Allah.”

“Dan hendaklah ada di antara kamu segolongan ummat yang menyeru kepada

kebajikan, menyuruh kepada yang ma’ruf dan mencegah dari yang munkar,

merekalah orang-orang yang beruntung,”

Dilatarbelakangi keperluan pengurus DKM Al Furqan atas sebuah

petunjuk teknis dalam penyelenggaraan kegiatan kepanitiaan untuk

melaksanakan program kerja DKM Al Furqan, maka disusunlah buku

“SOP Kepanitiaan 1432” ini.

Buku ini merupakan sebuah panduan atas permasalahan-

permasalahan yang terjadi di lapangan ketika pelaksanaan kegiatan

oleh petugas kepanitiaan. Di dalamnya memuat teknik-teknik dasar

kepanitiaan masing-masing seksi.

Dibuat untuk mewujudkan sebuah cita-cita besar, yaitu DKM Al

Furqan profesional, ideal, dan sebagai role model lembaga dakwah

sekolah nasional.

3

BAB I

PENANGGUNG JAWAB

Pasal 1

1. Untuk keperluan pelaksanaan program kerja, ditunjuklah

seorang/beberapa penanggung jawab program kerja oleh pihak

yang memiliki jabatan lebih tinggi dalam struktur kepengurusan

DKM Al Furqan.

2. Penanggung jawab:

a. Sebagai pihak yang memiliki tanggung jawab penuh atas

terlaksananya program kerja yang diamanahkan.

b. Mempertanggungjawabkan kinerjanya kepada pihak yang

memiliki jabatan lebih tinggi dalam struktur kepengurusan

DKM Al Furqan.

c. Berhak membentuk tim konseptor, baik dengan rekrutmen

terbuka maupun tertutup.

d. Dalam kondisi tidak khusus1, penanggung jawab masuk dan

bergabung ke dalam tim konseptor.

3. Dalam kondisi khusus2, pihak yang memiliki jabatan lebih tinggi

dalam struktur kepengurusan berhak mengganti penanggung

jawab dengan alasan yang dapat dipertanggungjawabkan.

4. Standar operasi:

a. Dibentuk di awal kepengurusan setelah Rancangan Besar

Program Kerja (RBPK) dibuat.

b. Tidak eksklusif dan ikut berperan aktif dalam pelaksanaan

program kerja pihak/divisi lain.

1 Kondisi khusus yang dimaksud ada dalam penjelasan. 2 ibid.

4

BAB II

TIM KONSEPTOR

Pasal 2

1. Dalam setiap pelaksanaan kegiatan kepanitiaan perlu dibentuk

sebuah tim kecil yang berfungsi sebagai tim konseptor.

2. Tim konseptor:

a. Sebagai kesatuan kerja prakepanitiaan yang dibentuk oleh

penanggung jawab program kerja.

b. Berada diluar struktur kepanitiaan dan berperan untuk

menyusun konsep dasar acara (waktu pelaksanaan, ikhtisar

kegiatan kasar, seksi yang dibutuhkan berikut deskripsi tugasnya,

dll.).

c. Berisi 5-10 orang, terdiri baik ikhwan maupun akhwat.

d. Melaksanakan rekrutmen terbuka/tertutup untuk mengisi

sumber daya manusia dalam struktur kepanitiaan3.

e. Mengajukan konsep dasar acara kepada petugas kepanitiaan

yang telah terbentuk dengan cara menyelenggarakan rapat

florring konsep bersama seluruh panitia.

f. Berhak meminta Starring Comitte „Komite Pendamping‟ dari

angkatan yang lebih tua.

3. Setelah dibentuk struktur kepanitiaan, tim konseptor dilebur dan

anggota di dalamnya masuk dalam struktur kepanitiaan.

4. Dalam kondisi khusus4, tim konseptor boleh dipertahankan setelah

struktur kepanitiaan terbentuk atau dibentuk ulang setelah dilebur,

dengan catatan bahwa anggotanya tetap masuk dalam struktur

kepanitiaan biasa.

5. Standar operasi:

a. Dibentuk selambat-lambatnya 6 (enam) pekan sebelum

kegiatan berlangsung.

b. Membentuk struktur kepanitiaan selambat-lamabatnya 4

(empat) pekan sebelum kegiatan berlangsung.

3 Syarat seseorang dapat direkrut dalam tim konseptor ada dalam penjelasan. 4 Kondisi khusus yang dimaksud ada dalam penjelasan.

5

BAB III

BADAN PENGURUS HARIAN

Pasal 3

Umum

1. Badan Pengurus Harian (BPH) diangkat oleh tim konseptor dalam

rekrutmen terbuka/tertutup dan bertugas aktif sejak saat itu

hingga selesai kegiatan dan dievaluasi.

2. BPH setidak-tidaknya terdiri dari Ketua Panitia, Bendahara,

Sekretaris dan Komandan Lapangan.

3. Dalam kondisi khusus5, penanggung jawab atas izin dari pihak

yang memiliki jabatan lebih tinggi dalam struktur kepengurusan

dapat mengganti sebagian atau seluruh unsur BPH dengan alasan

yang dapat dipertanggungjawabkan.

Pasal 4

Ketua Panitia

1. Ketua panitia sebagai pihak yang memiliki kekuasaan tertinggi

dalam struktur kepanitiaan, bertugas:

a. Mengkoordinasi semua bidang/seksi dalam melaksanakan

tugasnya masing-masing.

b. Bertanggungjawab atas keberlangsungan rangkaian kegiatan.

c. Memimpin setiap rapat koordinasi panitia.

d. Mengawasi dan mengevaluasi kinerja tiap bidang secara

periodik.

e. Menjadi decision maker bersama BPH (sekretaris dan bendahara)

f. Merancang agenda rapat kepanitiaan.

g. Melaksanakan tugas lainnya yang telah dideskripsikan oleh tim

konseptor.

5 Kondisi khusus yang dimaksud ada dalam penjelasan.

6

2. Standar operasi:

a. Melaksanakan hal wajar tanpa batas yang diperlukan untuk

kepentingan keberlangsungan acara, termasuk menegur dan

menghadiahi panitia lain.

b. Melaksanakan rapat koordinasi secara periodik dan tersusun

jadwalnya.

c. Dekat secara persuasif kepada panitia lain.

Pasal 5

Sekretaris

1. Sekretaris bertugas:

a. Berkoordinasi dengan Biro Administrasi dan Kesekretariatan

(BAK) DKM Al Furqan dalam hal mengeluarkan surat,

menentukan nomor surat, dan perarsipan surat keluar

kegiatan.

b. Mengeluarkan surat6 yang diperlukan untuk kegiatan.

c. Menjadi notulen setiap rapat koordinasi panitia.

d. Mendokumentasikan hasil rapat.

e. Membuat proposal7 dengan berkoordinasi dengan seksi acara.

f. Melaksanakan tugas lainnya yang telah dideskripsikan oleh tim

konseptor.

2. Standar operasi:

a. Persuratan diketahui sepenuhnya oleh BAK.

b. Proposal selesai selambat-lambatnya 2 (dua) pekan sebelum

kegiatan berlangsung.

c. Persuratan izin selesai selambat-lambatnya 3 (tiga) hari

sebelum kegiatan berlangsung.

6 Contoh surat terlampir. 7 Contoh proposal terlampir.

7

Pasal 6

Bendahara

1. Bendahara bertugas:

a. Berkoordinasi dengan Biro Keuangan DKM Al Furqan dalam

hal keluar masuk pendanaan.

b. Mengatur keuangan kegiatan.

c. Menerima dan menyimpan dana yang diperlukan untuk

kegiatan.

d. Melaporkan keuangan.

e. Membuat laporan keuangan yang nantinya diserahkan kepada

dan direkapitulasi oleh sekretaris

f. Menerima daftar kebutuhan dana logistik.

g. Menerima, merekapitulasi dan menyimpan tanda-tanda bukti

pengeluaran

h. Melaksanakan tugas lainnya yang telah dideskripsikan oleh tim

konseptor.

2. Standar operasi:

a. Pendanaan diketahui sepenuhnya oleh Biro Keuangan.

b. Hasil laporan pendanaan dapat diaudit.

Pasal 7

Komandan Lapangan

1. Komandan Lapangan (Danlap) adalah pihak yang memiliki

kekuasaan penuh dan melebihi ketua panitia dalam lingkup

pelaksanaan kegiatan di lapangan, bertugas:

a. Mengeluarkan Teknis Lapangan (Teklap)8 atas dasar konsep

acara yang telah dibuat oleh seksi acara.

b. Memegang komando teknis utama dalam pelaksanaan kegiatan

di lapangan.

c. Mengoordinasikan seluruh seksi ketika di lapangan.

d. Memimpin briefing panitia.

8 Contoh teklap terlampir.

8

e. Mendorong dan mengontrol terlaksananya seluruh deskripsi

tugas setiap seksi dalam kegiatan di lapangan.

f. Bertanggung jawab langsung kepada ketua panitia atas segala

kegiatan di lapangan.

g. Melaksanakan tugas lainnya yang telah dideskripsikan oleh tim

konseptor.

2. Standar operasi:

a. Mengetahui secara detail konsep acara sehingga mengerti

secara utuh teknis lapangan.

b. Teklap selesai dan telah dipublikasi ke panitia lain selambat-

lambatnya 4 (empat) hari sebelum kegiatan berlangsung.

c. Danlap dapat melaksanakan hal lain secara wajar selama

diperlukan untuk kepentingan keberlangsungan acara di

lapangan.

9

BAB IV

SEKSI-SEKSI

Pasal 8

Umum

1. Seksi-seksi yang bertugas ditentukan oleh tim konseptor.

2. Anggota setiap seksi diangkat dalam rekrutmen terbuka/tertutup

dan bertugas aktif sejak saat itu hingga selesai kegiatan dan

dievaluasi.

3. Seksi yang bertugas setidak-tidaknya terdiri dari seksi acara,

logistik, lapangan, publikasi, perizinan dan dokumentasi. Boleh

ditambah, dikurangi, digabung, atau dispesifikasi sesuai

kebutuhan kegiatan kepanitiaan.

4. Deskripsi tugas setiap seksi mengacu pada SOP Kepanitiaan

setelah diolah lebih lanjut oleh tim konseptor.

5. Dalam kondisi khusus9, BPH atas izin penganggung jawab

program kerja dapat mengganti10 sebagian atau seluruh unsur

seksi-seksi yang telah terbentuk dengan alasan yang dapat

dipertanggungjawabkan.

Pasal 9

Seksi Acara

1. Seksi acara bertugas:

a. P : Planning. Mengolah ikhtisar kegiatan kasar dari tim

konseptor ke dalam rundown11 dan merencanakan segala detail

konsep acara, termasuk waktu dan tempat.

b. O : Organizing. Mengkomunikasikan dan mengkoordinasikan

konsep acara pada seksi lain baik dalam rapat koordinasi

maupun dengan cara lain.

9 Kondisi khusus yang dimaksud ada dalam penjelasan. 10 Mekanisme pergantian BPH ada dalam penjelasan. 11 Contoh rundown terlampir.

10

c. A : Actuating. Bertanggung jawab untuk bersama-sama seluruh

seksi dalam komando ketua atau Danlap menjalankan dan

mewujudkan acara secara penuh.

d. C : Controling. Mengontrol jalannya acara agar sesuai dengan

konsep serta mengubahnya jika dalam kondisi khusus.

e. Menyusun mekanisme-mekanisme lain yang diperlukan.

f. Bersama Danlap menyusun Teklap.

g. Jika tidak ada Humas, bertanggung jawab untuk menghubungi

tamu.

h. Melaksanakan tugas lainnya yang telah dideskripsikan oleh tim

konseptor.

2. Standar operasi:

a. Rundown selambat-lambatnya selesai 7 (tujuh) hari sebelum

pelaksanaan acara.

b. Melaksanakan rapat koordinasi yang dipimpin oleh ketua

panitia secara berkala untuk memudahkan florring konsep dari

seksi acara ke seksi lain.

c. Acara secara proaktif melaksanakan koordinasi secara berkala

dengan seksi lain terutama masalah penyediaan logistik dan

publikasi acara baik di dalam maupun di luar rapat sesuai

kebutuhan.

Pasal 10

Seksi Logistik

1. Seksi logistik bertugas:

a. Menerima rincian logistik yang perlu dipersiapkan dari seksi

acara dan seksi lain.

b. Mendaftar barang yang perlu dipinjam dan dibeli.

c. Meminta pendanaan dari bendahara dan menyerahkan tanda

bukti pembelian benda yang dibeli.

d. Bertanggung jawab akan sarana dan prasarana acara.

e. Melaksanakan tugas lainnya yang telah dideskripsikan oleh tim

konseptor.

11

2. Standar operasi:

a. Mendaftar barang yang perlu dipinjam dan dibeli selambat-

lambatnya 5 (lima) hari sebelum pelaksanaan acara.

b. Menyiapkan segala logistik tersedia selambat-lambatnya 10

(sepuluh) menit sebelum acara berlangsung.

c. Mengumpulkan seluruh bukti pembelian dan peminjaman

untuk diserahkan kepada bendahara.

Pasal 11

Seksi Lapangan

1. Seksi lapangan bertugas:

a. Berkoordinasi dengan seksi acara tentang regulasi/mekanisme

acara ketika di lapangan.

b. Berkoordinasi dengan pejabat dan pihak keamanan setempat

untuk kepentingan pengunaan tempat pelaksanaan jika

diperlukan.

c. Survei tempat pelaksanaan kegiatan.

d. Menyiapkan perangkat dan melaksanakan apel jika diperlukan.

e. Mengondisikan situasi dan keadaan kegiatan di lapangan agar

sesuai dengan Teklap.

f. Mengondisiskan panitia ketika rapat berlangsung.

g. Melaksanakan tugas lainnya yang telah dideskripsikan oleh tim

konseptor.

2. Standar operasi:

a. Memahami secara utuh Teklap yang dibuat Danlap.

b. Siap melaksanakan komando tertinggi dari Danlap.

c. Membuat alur regulasi/mekanisme lapangan selambat-

lambatnya 1 (satu) hari sebelum pelaksanaan acara dan

dipahami oleh seluruh anggota seksi lapangan.

d. Telah melakukan survei selambat-lambatnya 3 (tiga) hari

sebelum pelaksanaan acara.

12

Pasal 12

Seksi Publikasi

1. Seksi publikasi bertugas:

a. Membuat konsep publikasi dan melaksanakan publikasi acara

secara efektif dan efisien.

i. Poster

ii. Memo

iii. Jarkom SMS

iv. Spanduk/banner

v. Online publication

vi. Ke kelas-kelas

vii. dll.

b. Meminta pendanaan dari bendahara dan menyerahkan tanda

bukti pembelian benda yang dibeli.

c. Mempublikasikan hal lain yang diminta oleh seksi lain demi

kepentingan berlangsungnya acara.

d. Melaksanakan tugas lainnya yang telah dideskripsikan oleh tim

konseptor.

2. Standar operasi:

a. Untuk acara kaderisasi, melakukan publikasi selambat-

lambatnya 7 (tujuh) hari sebelum pelaksanaan berlangsung.

b. Untuk acara syiar, melakukan publikasi selambat-lambatnya 14

(empat belas) hari sebelum pelaksanaan berlangsung.

c. Melakukan remind dengan melaksanakan publikasi ulang

ketika acara sudah dekat, baik secara berkala maupun tidak.

Pasal 13

Seksi Perizinan

1. Seksi perizinan bertugas:

a. Meminta tanda tangan dan izin yang diperlukan dalam

pemenuhan proposal dan surat perizinan.

13

b. Meminta perizinan tempat pelaksanaan dan hal lain yang

dirasa perlu untuk kepentingan pelaksanaan kegiatan, dengan

membawa surat perizinan.

c. Melaksanakan tugas lainnya yang telah dideskripsikan oleh tim

konseptor.

2. Standar operasi:

a. Menjaga citra baik DKM Al Furqan kepada semua pihak.

b. Izin telah turun selambat-lambatnya 1 (hari) sebelum

pelaksanaan kegiatan.

c. Untuk acara kaderisasi yang dilaksanakan periodik, perizinan

tempat dan peminjaman perangkat kerja ke sekolah dapat

dilaksanakan secara terpadu, satu surat untuk seleuruh izin.

Pasal 14

Seksi Dokumentasi

1. Seksi dokumentasi bertugas:

a. Membuat jurnal kegiatan ketika sedang berlangsung.

b. Memotret atau merekam kegiatan ketika sedang berlangsung.

c. Memublikasikan hasil dokumentasi baik secara luas maupun

hanya kepada pihak terbatas.

d. Melaksanakan tugas lainnya yang telah dideskripsikan oleh tim

konseptor.

2. Standar operasi:

a. Ikhwan hanya boleh mendokumentasikan kegiatan ikhwan,

dan akhwat hanya boleh mendokumentasikan kegiatan

akhwat.

b. Hasil dokumentasi akhwat hanya boleh beredar di kalangan

akhwat secara terbatas.

c. Larangan keras bagi akhwat untuk memublikasikan foto diri

maupun kelompok hasil dokumentasi ke pihak luar secara luas,

termasuk ke media sosial tanpa pembatasan akses.

14

Pasal 15

Seksi Lain

Seksi lain dibentuk oleh tim konseptor untuk kepentingan pelaksanaan

tugas yang lebih spesifik. Tugas dan standar operasi dikeluarkan oleh

tim konseptor sesuai kebutuhan.

15

BAB V

LAIN-LAIN

Pasal 16

Adab Rapat/Syuro

1. Jika terdiri dari unsur ikhwan dan akhwat, rapat dipimpin oleh

ikhwan meski jika ada akhwat yang memiliki jabatan lebih tinggi.

2. Hak tertinggi rapat ada pada pemimpin rapat.

3. Pemimpin rapat berhak menegur hingga mengeluarkan anggota

rapat dari majelis dengan alasan yang dapat

dipertanggungjawabkan.

4. Memulai dengan salam, do‟a, salawat, basmallah, dan

tilawah/tasmi Al Quran dan pembacaan agenda yang akan

dibahas ketika rapat. Jika rapat terdiri dari unsur ikhwan dan

akhwat, pentilawah atau pentasmi dari unsur ikhwan.

5. Diakhiri dengan do‟a kafaratul majelis dan salam.

6. Durasi rapat wajar.

7. Jika terdiri dari unsur ikhwan dan akhwat, kedua pihak setia

menjaga hijab.

8. Sopan dalam berkata dan duduk.

9. Akhwat menjaga suaranya, yakni tidak berteriak dan meninggikan

suaranya.

Pasal 17

Hijab

1. Dalam setiap kegiatan DKM Al Furqan, setiap unsur pengurus

maupun panitia kegiatan wajib menjaga hijab antara ikhwan dan

akhwat.

2. Keperluan untuk menggunakan penghalang berupa kain, papan,

atau benda lainnya ketika rapat atau penyelenggaraan kegiatan

lainnya sehingga ikhwan tidak dapat melihat akhwat dan pula

sebaliknya.

3. Setidak-tidaknya ikhwan dan akhwat dikondisikan agar tidak

saling berhadapan atau menghadap ke arah yang dapat saling

16

berpotongan pandangan dan terdapat jarak yang memisahkan

barisan ikhwan dan akhwat dengan jarak yang wajar dalam rapat

atau kegiatan lainnya.

4. Kewajiban ikhwan dan akhwat untuk saling menundukkan

pandangan dalam interaksi di lapangan.

5. Kegiatan normal akhwat selambat-lambatnya berakhir pukul 18.00

dan diharuskan untuk segera menuju rumah masing-masing.

Pasal 18

Menghubungi Tamu

1. Dalam menghubungi tamu (pemateri, ustadz, trainer, dll.) pihak

penghubung:

a. Menjaga citra baik DKM Al Furqan.

b. Sopan dalam berinteraksi dan berkomunikasi.

c. Menjemput atau mengantar tamu dengan kendaraan layak jika

diperlukan atau diminta.

2. Dalam kondisi tidak khusus agar tidak mengundang tamu secara

mendadak.

3. Jika mengundang tamu untuk menjadi pemateri, diharapkan ada

Term of Reference (TOR)12 yang diberikan kepada pemateri untuk

memudahkan penyamaan keinginan panitia dan materi yang akan

dibawakan.

4. Pemberian ucapan terima kasih baik berupa uang, bingkisan,

makanan, plakat, dsb. diatur kemudian dan disesuaikan dengan

pihak yang diundang.

5. Standar operasi:

a. Menghubungi tamu untuk menjadi pemateri selambat-

lambatnya 3 (tiga) hari sebelum kegiatan berlangsung.

b. Mengingatkan tamu pada 1 (satu) hari sebelum kegiatan

berlangsung.

12 Panduan pembuatan TOR terlampir

17

Pasal 19

Mekanisme Permintaan Dana Alumni

1. Permohonan bantuan dana hanya dapat dilakukan lewat

pengajuan proposal.

2. Proposal untuk donatur alumni diajukan lewat pihak Difa Rali,

tidak diserahkan langsung secara perseorangan.

3. Bantuan dana maksimal memenuhi 50% keperluan dana

kepanitiaan dengan besar nominal wajar.

4. Standar operasi:

a. Proposal baik secara isi dan bagus secara estetika.

b. Diajukan setelah proposal lengkap dan sah.

c. Pengajuan proposal untuk permintaan dana selambat-

lambatnya 10 (sepuluh) hari sebelum kegiatan berlangsung.

18

PENJELASAN

STANDAR OPERASI KEPANITIAAN

DEWAN KELUARGA MASJID AL FURQAN

Pasal 1

Ayat (2)

Kondisi khusus sehingga penanggung jawab tidak bisa bergabung

dalam tim konseptor yang dimaksud dalam butir (d) adalah:

1. Penanggung jawab memiliki amanah lain dengan prioritas lebih

tinggi.

2. Diamanahi hal lain oleh pihak yang memiliki jabatan lebih tinggi

dalam struktur kepengurusan DKM Al Furqan.

3. Atau kondisi lain yang dapat menyebabkan penganggung jawab

tidak dapat bergabung dalam tim konseptor.

Ayat (3)

Kondisi khusus sehingga memerlukan penggantian penanggung jawab

program kerja adalah:

1. Penanggung jawab tidak dapat menjalankan amanahnya.

2. Penanggung jawab memiliki masalah yang dapat menyebabkan

amanahnya terganggu.

3. Penanggung jawab keluar dari kepengurusan DKM Al Furqan.

4. Atau kondisi lain yang mengharuskan penganggung jawab diganti.

Pasal 2

Ayat (2)

Syarat seseorang dipilih menjadi bagian dari tim konseptor oleh

penanggung jawab proker adalah:

19

1. Tidak sedang mengonsep kegiatan lain yang memerlukan fokus

khusus.

2. Berkomitmen dan istiqomah.

3. Tidak sedang terkena masalah/kasus di dalam kepengurusan

DKM Al Furqan.

Starring Comitte bertugas:

1. Menjadi pihak yang berusaha ikut dalam setiap rapat tim

konseptor.

2. Membantu tim konseptor dalam pembuatan konsep kegiatan kasar

atas dasar pengalaman yang dimiliki.

3. Membimbing tim konseptor dalam menyelesaikan tugas lainnya.

Ayat (4)

Kondisi khusus sehingga memerlukan tim konseptor tetap

dipertahankan setelah pembentukan struktur kepanitiaan atau dibuat

ulang setelah dilebur adalah:

1. Kegiatan harus dikonsep ulang.

2. Divisi acara tidak dapat menunaikan amanahnya dengan baik

namun tidak bisa diadakan pergantian anggota seksi karena

pelbagai sebab, sehingga tugas seksi acara diambil alih oleh tim

konseptor.

3. Atau kondisi lain yang mengharuskan tim konseptor tetap

dipertahankan setelah pembentukan struktur kepanitiaan atau

dibuat ulang setelah dilebur.

Pasal 3

Ayat (3)

Kondisi khusus sehingga memerlukan penggantian BPH adalah:

1. Seluruh atau sebagian BPH tidak dapat menjalankan amanahnya.

2. Seluruh atau sebagian BPH memiliki masalah yang dapat

menyebabkan amanahnya terganggu.

20

3. Seluruh atau sebagian BPH keluar dari kepengurusan DKM Al

Furqan.

4. Atau kondisi lain yang mengharuskan seluruh atau sebagian BPH

diganti.

Mekanisme khusus pergantian BPH

1. Penggantian Ketua Panitia

a. Seorang perwakilan anggota kepanitiaan meminta surat

kepada BAK perihal pernyataan permintaan penggantian

Ketua Panitia. Surat berisi alasan dan ajuan calon pengganti.

b. Surat ditandatangani oleh minimal 2/3 anggota kepanitiaan

atau beberapa orang perwakilan.

c. Surat diserahkan kepada Ketua Divisi dengan tembusan

kepada Ketua Umum DKM Al Furqan.

d. Ketua Divisi mengeluarkan Surat Keputusan perihal

penggantian Ketua Panitia, disahkan oleh Sekretaris Umum

dan Ketua Umum DKM Al Furqan.

e. Dalam maksimal 3x24 jam diadakan serah terima jabatan Ketua

Panitia baru dihadapan minimal 2/3 anggota kepanitiaan. Jika

Ketua Panitia lama tidak hadir, cukup diadakan pelantikan.

2. Penggantian unsur BPH biasa dapat dilaksanakan secara komando

mudah oleh Ketua Panitia dengan sepengetahuan seluruh anggota

kepanitiaan.

Seluruh pasal dan kandungan ayat lainnya cukup jelas.

21

LAMPIRAN

22

LAMPIRAN A

ALUR KEPANITIAAN

LAMPIRAN B

ALUR TANGGUNG JAWAB KEPANITIAAN

Kadiv/Kadept memilih penanggung jawab

proker

Penanggung jawab proker melakukan pembentukan tim

konseptor

Tim konseptor membuat rancangan kasar acara

lalu mengadakan rekrutmen panitia

Dibentuk seksi-seksi yang diperlukan

Persiapan dan pelaksanaan acara

Evaluasi

Ketua Umum

Ketua Divisi

Ketua Departemen

Penanggung Jawab Proker

• Tim Konseptor

Ketua Panitia

23

LAMPIRAN C

ALUR PEMBUATAN KONSEP

LAMPIRAN D

CONTOH TABEL IKHTISAR KEGIATAN DAN RUNDOWN

HARI 1 TANGGAL: / / 20

Waktu Kegiatan Tempat Keterangan

07.00-08.00 Apel Pembukaan

08.00-09.00

dst.

LAMPIRAN E

CONTOH TABEL TEKNIS LAPANGAN

HARI 1 | TANGGAL: / / 20 DANLAP: TIMER:

Waktu Kegiatan Logistik Seksi Terlibat

Keterangan Kegiatan

Tempat PJ Ket

06.30-07.00

Briefing Teklap Semua Seluruh panitia mengikuti

briefing

Sekre Masjid

Danlap

07.00-08.00

Apel Pembukaan

Petugas dan

Naskah Apel

Lapangan

Ketua Panitia

Mengondisikan peserta

Mengisi amanat kepada peserta

Lapang parkir

Budi (Lapangan)

dst.

Tim Konseptor

•Ikhtisar Kegiatan Kasar

•6 pekan

Seksi Acara

•Rundown

•7 hari

Danlap

•Teklap

•4 hari

24

LAMPIRAN F

TIMELINE KEGIATAN

Batas Waktu Akhir Perihal

Awal kepengurusan Kadept menentukan PJ setiap proker

6 pekan PJ telah membentu tim konseptor

4 pekan Tim konseptor telah membentuk struktur kepanitiaan beserta SDM-nya

2 pekan Sekretaris telah menyelesaikan proposal

14 hari Publikasi untuk acara syiar

10 hari Mengajukan proposal untuk permintaan bantuan dana kepada alumni

7 hari Publikasi untuk acara kaderisasi

7 hari Seksi acara telah merilis rundown kegiatan

5 hari Logistik telah menyusun daftar logistik

4 hari Danlap telah merilis teknis lapangan (Teklap)

3 hari Telah survei

3 hari Telah menghubungi tamu undangan

1 hari Seksi lapangan telah merilis mekanisme lapangan

1 hari Segala izin telah turun

1 hari Mengingatkan tamu undangan

10 menit Segala logistik telah siap

0 menit Pelaksanaan acara

25

LAMPIRAN G

CONTOH TOR

Tema Sabar dan Syukur

Judul Menyikapi Skenario Allah dengan Sabar dan Syukur

Waktu / Tanggal 15.45 – 17.00 / Selasa, 28 Juni 2011

TIU Memberikan stimulus agar bersyukur ketika mendapat

nikmat, dan bersabar ketika mendapat ujian.

TIK

1. Peserta menyimak mengenai pengalaman pemateri dalam

menyikapi masa transisi sekolah ke kampus.

2. Peserta dapat menyimpulkan apa yang harus dilakukannya

dalam menyikapi hasil SNMPTN, baik buruk maupun baik.

Metode Penyampaian Ta’lim/Ceramah

Durasi Penyampaian 75 menit. Dengan rincian 60 menit materi dan 15 menit sesi

tanya jawab.

Peserta Calon mahasiswa kelas XII SMAN 3 dan 5 Bandung

Kondisi Peserta Seluruh peserta adalah muslim. Baik yang pemahamannya

sudah baik mengenai Islam maupun yang masih umum.

Resume

Latar belakang dipilihnya materi ini adalah untuk

menyiapkan mental peserta yang merupakan siswa kelas 3

yang sedang menanti pengumuman hasil SNMPTN. Juga

berkenaan dengan adanya pembukaan hasil ujian SNMPTN

pada tanggal 29 Juni 2011 (sehari setelah penyampaian

materi ini). Dalam kata lain diharapkan jika mereka berhasil,

syukur yang dipanjatkan dan menambah keimanan kepada

Allah, dan jika kalanya gagal, sabar yang diusahakan dan

menambah keimanan kepada Allah pula.

Materi dapat disampaikan dalam bentuk cerita sharing

pengalaman pemateri ketika masa-masa transisi dari sekolah

ke kampus, dan menarik urgensi sabar dan syukur dari sana.

26

LAMPIRAN H

POSISI RAPAT IKHWAN AKHWAT

LAMPIRAN I

TAMBAHAN DARI BLUE PRINT

Panduan manajemen rencana, manajemen rapat, teknik

problem solving, dan teknik publikasi tertulis secara rinci dalam

BluePrint DKM Al Furqan 1428H

ikhwan akhwat

27

LAMPIRAN J

CONTOH SURAT IZIN KEGIATAN

Bandung, 29 Juni 2007

No. : 66/ DKM AF/ V/ 2007

Lampiran : -

Perihal : Permohonan Penggunaan Tempat

Yth. Wakasek Sarana & Prasarana

SMAN 3 Bandung

Drs. Raekan

Assalamu’alaikum wr.wb

Sehubungan dengan akan diadakannya acara LKOD (Latihan

Kepemimpinan Organisasi Da’wah), kami pengurus DKM Al Furqan meminta izin

untuk menggunakan sarana prasarana berupa

1. Kelas X-6

2. Kelas X-7

3. Kelas XI-4

4. Kelas XI-5

5. Kelas XI-6

Insya Allah kami akan mempergunakan sarana tersebut pada:

hari, tanggal : Sabtu dan Minggu, 30 Juni dan 1 Juli 2007

pukul : 07.00-16.00

Demi kelancaran acara ini, kami berharap Bapak dapat mengizinkannya.

Demikian surat permohonan izin ini kami sampaikan. Atas perhatian Bapak

kami ucapkan jazakallahu khairan katsiraa.

Wassalamu’alaikum wr.wb

Ketua Panitia Sekretaris Umum

Reza Asriandi Ekaputra Septi Dwi Kania P.

NIS 050610156 NIS 050610076

Menyetujui,

Wakasek Sarana & Prasarana

SMA Negeri 3 Bandung

Drs. Raekan

28

LAMPIRAN K

CONTOH PROPOSAL

PROPOSAL LKOD DKM ALF URQAN 1432

29

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh.

Puji dan syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT atas segala

rahmat dan karunia-Nya, sehingga kami dapat menyelesaikan proposal

LKOD ini. Proposal ini kami susun dengan mengharap ridha Allah, agar

pelaksanaan kegiatan ini menjadi sebuah amal yang berguna di jalan-Nya.

Proposal ini merupakan langkah awal kami untuk menyelenggarakan

acara kaderisasi yang berorientasi pada terbentuknya kader-kader yang

walaupun memiliki kuantitas yang kecil tetapi memiliki kualitas yang tinggi

sehingga kader tersebut bisa dianggap siap memikul amanah da’wah

Kami berharap penyelenggaraan LKOD ini akan memberikan dampak

positif bagi semua pihak, serta tujuan awal kami dapat tercapai.

Demikian kata pengantar dari kami, mohon maaf apabila dalam

penyusunan proposal ini terdapat kekurangan atau kesalahan.

Bandung, Juni 2007

Panitia

30

DAFTAR ISI

Kata Pengantar 1

Daftar Isi 2

BAB I PENDAHULUAN 3

1.1 Latar Belakang 3

1.2 Dasar Pemikiran 4

1.3 Tujuan Kegiatan 4

1.4 Target dan Parameter 4

1.5 Sistematika Penulisan 5

BAB II KEGIATAN 6

2.1 Nama Kegiatan 6

2.2 Waktu dan Tempat Kegiatan 6

2.3 Bentuk Kegiatan 6

2.4 Sasaran Kegiatan 6

2.5 Susunan Kepanitiaan 7

2.6 Anggaran Biaya 8

BAB III PENUTUP 9

Lembar Pengesahan 10

31

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Kemajuan zaman yang didukung dengan kuatnya arus globalisasi

disadari atau tidak, lambat laun mulai mengubah kepribadian muslim di

dunia ini. Kuatnya arus modernisasi tanpa diimbangi dengan peningkatan

ilmu Islam mengakibatkan kepribadian muslim semakin jauh dari Al-

Qur’an. Mengejar kehidupan duniawi dan melupakan kepentingan ukhrawi.

Begitu pula dalam pemenuhan kebutuhan fitrah manusia yang

seringkali tidak berlandaskan nilai-nilai Islam. Pada dasarnya, pembelajaran

adalah suatu sarana pengembangan diri yang dapat membangun cita-cta

yang tinggi untuk perkembangan agama islam.

LKOD merupakan salah satu sarana pembinaan keislaman bagi muslim

SMA 3 Bandung agar lebih jelas dan mengerti dalam hal beragama karena

jika semakin banyak memiliki ilmu, maka kehidupan kita akan semakin

terarah menuju tujuan yang tepat yaitu Jannah-Nya. Di dalam acara ini

terdapat banyak hikmah yang dapat diambil, di antaranya yaitu dapat

meningkatkan ukhuwah sesama manusia, peningkatan ilmu Islam, dan juga

dapat menjadi bahan renungan kita atas segala hal yang telah kita lakukan.

Atas dasar itulah pengurus DKM Al-Furqan berniat mengadakan

kegiatan LKOD (Latihan Kepemimpinan Organisasi Da’wah) sebagai sarana

bagi siswa/ siswi muslim kelas X untuk dapat mengetahui, mempelajari,

dan merenungkan serta siap menjadi kader yang memiliki cita-cita besar

juga mampu mengembangkan peradaban Islam.

32

Kami juga berharap agar kegiatan ini dapat memberi pengaruh yang

baik dan meningkatkan kualitas keimanan, ketakwaan, serta ibadah para

peserta khususnya dan warga SMA Negeri 3 Bandung pada umumnya.

1.2 Dasar Pemikiran

Dasar pemikiran diadakannya kegiatan ini adalah sebagai berikut.

1.2.1 “Dan hendaklah takut kepada Allah orang-orang yang

seandainya meninggalkan dibelakang mereka anak-anak yang

lemah, yang mereka khawatir terhadap (kesejahteraan) mereka.

“(An Nisa:14)

1.2.2 “Hai Nabi, kobarkanlah semangat para mukmin untuk

berperang. Jika ada dua puluh orang yang sabar diantaramu,

niscaya mereka akan dapat mengalahkan dua ratus orang

musuh. Dan jika ada seratus orang yang sabar diantaramu,

niscaya mereka akan dapat mengalahkan seribu dari pada orang

kafir, disebabkan orang-orang kafir itu kaum yang tidak

mengerti. ” (Al anfal: 65)

1.2.3 Program kerja Departemen Tarbiyah

1.3 Tujuan

Tujuan diadakannya kegiatan ini adalah untuk mempersiapkan calon

pengurus yang siap menjalankan amanah da'wah.

1.4 Target dan Parameter

Target yang ingin dicapai dengan pelaksanaan kegiatan ini adalah

sebagai berikut.

33

1.4.1 Kompetensi Pengembangan diri personal

1.4.1.1 Menghasilkan kader yang siap mengemban amanah

da’wah

1.4.1.2 Kader yang paham urgensi da’wah

1.4.1.3 Kader yang mempu berkomunikasi dengan tepat

1.4.1.4 Kader yang mampu menjadi pemimpin dirinya sendiri

juga orang lain

1.4.2 Kompetensi Pengembangan diri sebagai tim

1.4.2.1 Menghasilkan tim yang bisa bekerja secara sistematis

1.4.2.2 Menghasilkan tim yang mampu merencanakan

pergerakan organisasi da’wah

1.4.2.3 Dapat melakukan propaganda dan pengendalian media

1.4.3 Kompetensi ke-DKM-an

1.4.3.1 Memahami AD/ART

1.4.3.2 Memahami Blue print

1.4.3.3 Memahami struktur DKM Al Furqan

1.5 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan proposal ini adalah sebagai berikut

Kata Pengantar

Daftar Isi

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

1.2 Dasar Pemikiran

1.3 Tujuan Kegiatan

1.4 Target dan Parameter

34

1.5 Sistematika Penulisan

BAB II KEGIATAN

2.1 Nama Kegiatan

2.2 Waktu dan Tempat Kegiatan

2.3 Bentuk Kegiatan

2.4 Sasaran Kegiatan

2.5 Susunan Kepanitiaan

2.6 Anggaran Biaya

BAB III PENUTUP

Lembar Pengesahan

35

BAB II

KEGIATAN

2.1 Nama Kegiatan

Nama kegiatan ini adalah LKOD (Latihan Kepemimpinan Organisasi

Da’wah).

2.2 Waktu dan Tempat

Kegiatan ini akan diselenggarakan pada

hari : Kamis-Minggu

tanggal : 28 Juni-8 Juli 2007

pukul : 06.00-17.00

Adapun kegiatan ini akan dbagi ke dalam 2 fase :

1. LKOD Rutin

Bertempat di lingkungan sekolah SMA Negeri 3 Bandung.

2. LKOD Intensif

Bertempat di Masjid Al-Mu’minun Lembang.

2.3 Bentuk Kegiatan

2.3.1 LKOD Rutin

Acara ini akan direalisasikan dalam bentuk-bentuk kegiatan

sebagai berikut.

2.3.1.1 Ta’lim/ presentasi

2.3.1.2 Training

2.3.1.3 Workshop

2.3.1.4 Talkshow

2.3.1.5 Simulasi

36

2.3.2 LKOD Intensif

Acara ini akan direalisasikan dalam bentuk-bentuk

kegiatan sebagai berikut.

2.3.2.1 Homecamp

2.3.2.2 Simulasi

2.3.2.3 Workshop

2.3.2.4 Training

2.3.2.5 Coaching

2.4 Sasaran Kegiatan

Sasaran dari kegiatan ini adalah siswa-siswi muslim kelas X SMAN 3

Bandung.

2.5 Susunan Kepanitiaan

Pelindung : Kepala Sekolah SMA Negeri 3 Bandung

Drs. H. Cucu Saputra, M.M.Pd.

Pembimbing : Wakil Kepala Sekolah Urusan Kesiswaan

Dra. Nunung Farida

Pembina DKM Al-Furqan

Drs. Deding Wadjihadin

Penanggung Jawab : Mitratama OSIS LIV SMA Negeri 3 Bandung

M. Alvin D. Q

Sub Penanggung Jawab : Ketua Umum DKM Al-Furqan

Rafi Budi Raspati

Ketua : Reza Asriandi E

Sekretaris : Septi Dwi Kania

Bendahara : Athia Saelan

37

Seksi Acara

Koordinator : M. Tanri Arrizasyifaa

Team Work : R.A. Ekaputra

Hasnah Sakinah

Rahmi Ayu Umami

Septi Dwi Kania P.

Seksi Logistik

Koordinator : Iqbal Pramadita

Team Work : Eneng Siti Saidah

Edwin Fadhillah

Roffianto Adi Nugroho

Edi Gunawan

Cipta Fakar Nurahman

Seksi Evaluator

Koordinator : M. Tanri Arrizasyifaa

Team Work : Yeni Rahmadhani

Pembimbing kelompok

Koordinator : Rafi Budi Raspati

Lutfi Aziz Firdaus

Gatra Kusumah

Nita Rahmalia

Hasnah Sakinah

38

2.6 Anggaran Biaya

RENCANA PENGELUARAN

LKOD Rutin

Pemateri 300.000

Fotokopi diktat materi 250.000

Konsumsi 75.000

Publikasi 5.000

Dokumentasi 20.000

Transkom 20.000

Kesekretariatan 50.000

Intensif

Infaq Lokasi 150.000

Konsumsi Peserta 40x5 @5.000 1.000.000

Konsumsi panitia 25x5 @5.000 625.000

Transport 3 @200.000 600.000

Pemateri 300.000

Biaya tak terduga 339.500

TOTAL Rp 3.734.500

SUMBER PENDAPATAN

Kupon Infaq 200.000

Sumbangan Pengurus 100.000

TOTAL Rp 300.000

DANA YANG DIBUTUHKAN Rp 3.734.500- Rp 300.000

= Rp 3.434.500

39

BAB III

PENUTUP

Demikian proposal LKOD ini kami buat sebagai bagian untuk

melaksanakan kegiatan tersebut dalam rangka mencapai tujuan-tujuan

yang telah kami tetapkan sebelumnya. Kami menyadari bahwa proposal dan

kegiatan yang akan kami laksanakan kelak bukanlah sesuatu yang

sempurna, karena kami masih di dalam proses belajar. Namun, kami akan

selalu berusaha melakukan yang terbaik demi tercapainya tujuan-tujuan

tersebut.

Akhir kata, kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak

yang telah membantu penyusunan proposal LKOD dan kepada semua yang

membantu pelaksanaan kegiatan ini kelak. Harapan kami, proposal dan

kegiatan LKOD dapat membawa manfaat untuk kita semua dan kegiatan ini

selalu diridhai oleh Allah SWT. Amin.

40

LEMBAR PENGESAHAN

Bandung, Juni 2007

Ketua Pelaksana, Sekretaris,

Reza Asriandi E. Septi Dwi Kania P

NIS 050610156 NIS 050610076

Sub Penanggung Jawab,

Ketua Umum DKM Al-Furqan

SMA Negeri 3 Bandung,

Rafi Budi Raspati

NIS 050610240

Penanggung Jawab,

Mitratama OSIS LIV

SMA Negeri 3 Bandung,

M.Alvin D.Q

NIS 050610110

41

Mengetahui,

Pembina DKM Al-Furqan

SMA Negeri 3 Bandung,

Drs. Deding Wadjihadin

NIP 150182789

Wakasek Urusan Kesiswaan

SMA Negeri 3 Bandung,

Dra. Nunung Farida

NIP 130118025

Menyetujui,

Kepala Sekolah

SMA Negeri 3 Bandung,

Drs. H. Cucu Saputra, M.M.Pd.

NIP 131853696

42

Tim SOP Kepanitiaan:

Nama Angkatan No Kontak

Angga Kusumadinata 2010 08562095695

R. Harnandito Y. 2007 085759922925